Resumen - Norma ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística

Vista previa del material en texto

MATERIAL DE APOYO DE LA 
COMPETENCIA ORGANIZACIÓN 
DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 
Versión: 1 
REGIONAL. ATLANTICO 
CENTRO DE COMERCIO Y 
SERVICIO 
NORMA ISAD (G) Fecha: 15/04/2014 
 
 
 
 1 Compiló: Danilo Ulloque Gérman, Profesional en ciencias de la Información. 
 
NORMA ISAD (G) 
 
La Norma ISAD (G) o Norma Internacional General de Descripción Archivística, provee una 
guía para la preparación de la descripción archivística. Se utiliza en conjunto con otras 
normas y estándares de acuerdo con la entidad, institución o país en cuestión, o bien puede 
utilizarse como la base para el desarrollo de normas o estándares nacionales. 
Esta Norma ha iniciado el camino del vacío que la archivística tenía en cuanto a 
normalización de procesos dado que todas las actividades pueden ser objeto de una norma 
cuando son repetitivos, puesto que en todo proceso que se repite múltiples veces para 
obtener el mismo resultado, si se desea que éstos sean idénticos hay que fijar un protocolo 
de actuación único. 
SURGIMIENTO 
La aparición de un cuerpo normativo no jurídico expresamente orientado a la descripción de 
los documentos de archivo estuvo condicionada o motivada por dos factores 
determinantes: 
 Primero: un factor externo y globalizador, impulsado por el rápido desarrollo de las 
nuevas tecnologías de la comunicación, integrado además dentro de todo el vertiginoso 
proceso de la nueva sociedad del conocimiento. De ahí que para la intercomunicación y 
cooperación archivística, a nivel local, regional, nacional e internacional, se hace 
necesario la utilización de un protocolo archivístico, en tal caso de descripción, que sea 
general y universal, y que a su vez permita el control, difusión y comunicación de 
documentos e informaciones. Aquí es donde surge, en este marco global, la Norma 
ISAD (G), como instrumento para la cooperación y desarrollo de la archivística. 
 Segundo: un factor interno unido a la necesidad de trabajar dentro de los propios 
servicios de archivos de forma normalizada. Tal normalización implicará un valor 
añadido al trabajo que hasta ahora se venía realizando y debe afectar no sólo a la 
descripción, sino además a todos los ámbitos del trabajo archivístico. 
La primera versión de la Norma fue publicada en 1994, estableciéndose un periodo de 
revisión cíclico cada cinco años. En este sentido en el año 1998 el Comité de Normas de 
Descripción(ICA/CDS), coincidiendo con la primera revisión, difunde una circular dirigida a 
los miembros de las categorías «A» y «B» del Consejo Internacional de Archivos en la cual se 
http://www.ecured.cu/index.php/Archiv%C3%ADstica
http://www.ecured.cu/index.php/1994
http://www.ecured.cu/index.php/1998
http://www.ecured.cu/index.php?title=Comit%C3%A9_de_Normas_de_Descripci%C3%B3n&action=edit&redlink=1
http://www.ecured.cu/index.php?title=Comit%C3%A9_de_Normas_de_Descripci%C3%B3n&action=edit&redlink=1
http://www.ecured.cu/index.php?title=Consejo_Internacional_de_Archivos&action=edit&redlink=1
 
 
MATERIAL DE APOYO DE LA 
COMPETENCIA ORGANIZACIÓN 
DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 
Versión: 1 
REGIONAL. ATLANTICO 
CENTRO DE COMERCIO Y 
SERVICIO 
NORMA ISAD (G) Fecha: 15/04/2014 
 
 
 
 2 Compiló: Danilo Ulloque Gérman, Profesional en ciencias de la Información. 
 
establecen los criterios que deben de tenerse en cuenta a la hora de remitir las propuestas 
de revisión. 
El ICA/CDS perseguía con los criterios de revisión la estabilidad de la propia Norma ya que 
había que tener en cuenta que una vez publicada y ampliamente aceptada (en muchos 
casos de ha procedido a su aplicación práctica) las variaciones nunca podrían ser 
sustanciales. Por tanto el proceso de revisión no debería de afectar a principios, conceptos y 
estructuras fundamentales que la sustentan, sino más bien debería de consistir en un 
rexamen de la claridad del lenguaje y de los ejemplos, además de la incorporación de 
nuevos elementos de descripción si se estimasen necesarios. 
Como consecuencia de todo el proceso de revisión el Comité de Normas de 
Descripción (ICA/CDS) en la reunión celebrada durante los días 19-22 de septiembre 
de 1999 en Estocolmo, aprobó la nueva versión de ISAD (G), que fue publicada para su 
difusión a principios del año 2000. 
Como resultado de las consideraciones remitidas al Comité de Normas de Descripción del 
CIA (Congreso Internacional de Archivos) la 2da versión de la Norma presenta notables 
diferencias con la anterior, tanto en su configuración formal (áreas y elementos que la 
constituyen), como en los planteamientos generales de objetivos y fines. 
 
CARACTERÍSTICAS Y APLICACIÓN 
La norma basa su método de descripción en el principio archivístico universalmente 
aceptado de respeto al origen y orden natural de los documentos, que en la descripción 
normalizada se concreta mediante la programación de la descripción que va de lo general a 
lo particular (descripción global/descripción multinivel). 
La ISAD(G) contiene reglas generales para la descripción archivística que pueden aplicarse 
con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo. 
Estas reglas forman parte de un proceso dirigido fundamentalmente a: 
 garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas; 
 facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de 
archivo; 
 compartir los datos de autoridad; 
http://www.ecured.cu/index.php?title=Comit%C3%A9_de_Normas_de_Descripci%C3%B3n&action=edit&redlink=1
http://www.ecured.cu/index.php?title=Comit%C3%A9_de_Normas_de_Descripci%C3%B3n&action=edit&redlink=1
http://www.ecured.cu/index.php/1999
http://www.ecured.cu/index.php/Estocolmo
http://www.ecured.cu/index.php/2000
http://www.ecured.cu/index.php?title=Comit%C3%A9_de_Normas_de_Descripci%C3%B3n&action=edit&redlink=1
 
 
MATERIAL DE APOYO DE LA 
COMPETENCIA ORGANIZACIÓN 
DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 
Versión: 1 
REGIONAL. ATLANTICO 
CENTRO DE COMERCIO Y 
SERVICIO 
NORMA ISAD (G) Fecha: 15/04/2014 
 
 
 
 3 Compiló: Danilo Ulloque Gérman, Profesional en ciencias de la Información. 
 
 hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un 
sistema unificado de información. 
Para el cumplimiento de lo anterior las reglas identifican y definen 26 elementos de de 
descripción que pueden combinarse entre sí para constituir la descripción de una entidad 
archivística. la estructura y contenido de la información de cada uno de estos elementos 
deberá formularse de acuerdo con las normas nacionales aplicables en cada país. 
Como reglas generales que son, pretenden ser aplicables del modo más amplio posible a las 
descripciones de archivos sin tener en cuenta el volumen y la naturaleza de la unidad de 
descripción. Sin embargo, esta norma no define los formatos de edición ni el modo de 
presentación de estos elementos, por ejemplo, inventarios, catálogos, listas, entre otros. 
ESTRUCTURA 
La ISAD (G) está configurada en 3 partes: 
 Objetivo General: busca dar respuesta al proceso de descripción archivística, mediante 
representaciones formales de descripciones (unidades de descripción) de agrupaciones 
documentales o documentos obtenidos de la correcta combinación de los elementos 
que constituyen la Norma, cuyo fin no es otro hacer accesible cualquier documento de 
archivo mediante una descripción que permita claramente identificar y entender el 
contexto en el cual han sido generados. 
 Reglas de Descripción: constituyen una parte más del proceso de descripción que 
permiten: 
la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas. 
facilitar la recuperación e intercambio de información sobre la documentación de 
archivo. 
hacer posible el compartir los encabezamientos autorizados. 
posibilitar la integración de las descripciones de diferentes archivos dentro de un 
sistema de información unificado. 
Estas reglas rigen la recogida de información para cada unode los 26 elementos de 
descripción que pueden combinarse para constituir una unidad de descripción. 
 Elementos de Descripción: constituyen la base de las reglas de descripción y se agrupan 
en siete áreas de descripción. 
 
 
MATERIAL DE APOYO DE LA 
COMPETENCIA ORGANIZACIÓN 
DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 
Versión: 1 
REGIONAL. ATLANTICO 
CENTRO DE COMERCIO Y 
SERVICIO 
NORMA ISAD (G) Fecha: 15/04/2014 
 
 
 
 4 Compiló: Danilo Ulloque Gérman, Profesional en ciencias de la Información. 
 
Áreas de Descripción 
 Identificación: contiene la información esencial para identificar la unidad de 
descripción. 
 Código de referencia: Identificar unívocamente la unidad de descripción y 
establecer el vínculo con la descripción que la representa. 
 Título: Denominar la unidad de descripción. 
 Fecha(s): Identificar y consignar la(s) fecha(s) de la unidad de descripción. 
 Nivel de descripción: Identificar el nivel de organización de la unidad de descripción. 
 Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o 
dimensiones): Identificar y describir la extensión física o lógica y el soporte de la 
unidad de descripción. 
 Contexto: contiene la información relativa al origen y custodia de la unidad de 
descripción. 
 Nombre del o de los productor(es): Identificar al productor (o productores) de la 
unidad de descripción. 
 Historia Institucional / Reseña Biográfica: Proporcionar la historia institucional o los 
datos biográficos del productor (o productores) de la unidad de descripción para 
situar la documentación en su contexto y hacerla más comprensible. 
 Historia archivística: Proporcionar información sobre la historia de la unidad de 
descripción que sea significativa para su autenticidad, integridad e interpretación. 
 Forma de ingreso: Identificar la forma de adquisición o transferencia. 
 Contenido y Estructura: contiene la información relativa al objeto y organización de la 
unidad de descripción. 
 Alcance y contenido: Proporcionar a los usuarios la información necesaria para 
apreciar el valor potencial de la unidad de descripción. 
 Valoración, Selección y Eliminación: Proporcionar información sobre cualquier 
acción de valoración, selección y eliminación efectuada. 
 Nuevos Ingresos: Informar al usuario de los ingresos complementarios previstos 
relativos a la unidad de descripción. 
 Organización: Información sobre la estructura interna, la ordenación y/o el sistema 
de clasificación de la unidad de descripción. 
 Acceso y Utilización: contiene la información relativa a la accesibilidad de la unidad de 
descripción. 
 
 
MATERIAL DE APOYO DE LA 
COMPETENCIA ORGANIZACIÓN 
DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 
Versión: 1 
REGIONAL. ATLANTICO 
CENTRO DE COMERCIO Y 
SERVICIO 
NORMA ISAD (G) Fecha: 15/04/2014 
 
 
 
 5 Compiló: Danilo Ulloque Gérman, Profesional en ciencias de la Información. 
 
 Condiciones de acceso: Informar sobre la situación jurídica y cualquier otra 
normativa que restrinja o afecte el acceso a la unidad de descripción. 
 Condiciones de reproducción: Identificar cualquier tipo de restricción relativa a la 
reproducción de la unidad de descripción. 
 Lengua / escritura(s) de los documentos: Identificar la(s) lengua(s), y/o escritura(s) y 
sistemas de símbolos utilizados en la unidad de descripción. 
 Características físicas y requisitos técnicos: Dar información acerca de cualquier 
característica física importante o requisito técnico que afecte al uso de la unidad de 
descripción. 
 Instrumentos de descripción: Identificar cualquier tipo de instrumento de 
descripción relativo a la unidad de descripción. 
 Documentación Asociada: contiene la información relativa a aquellos documentos que 
tienen una relación significativa con la unidad de descripción. 
 Existencia y localización de los documentos originales: En el caso de que la unidad 
de descripción esté formada por copias, indicar la existencia, localización, 
disponibilidad y/o eliminación de los originales. 
 Existencia y localización de copias: Indicar la existencia, localización y disponibilidad 
de copias de la unidad de descripción. 
 Unidades de descripción relacionadas Identificar las unidades de descripción 
relacionadas. 
 Nota de publicaciones: Identificar cualquier publicación que trate o se base en el 
uso, estudio o análisis de la unidad de descripción. 
 Notas: contiene información especial y aquella otra que no ha podido incluirse en 
ninguna de las demás áreas. 
 Notas: Dar información que no hay a podido ser incluida en ninguna de las otras 
áreas. 
 Control de la Descripción: contiene la información relativa al cómo, cuándo y quién ha 
elaborado la descripción archivística. 
 Nota del Archivero: Explicar quién y cómo ha preparado la descripción. 
 Reglas o normas: Identificar la normativa e en la que está basada la descripción. 
 Fecha(s) de la(s) descripción(es): Indicar cuándo fue elaborado y/o revisado la 
descripción. 
En cualquier descripción puede utilizarse cualquiera de los 26 elementos de la descripción, 
aunque solo una parte de ellos debe necesariamente utilizarse en todos los casos. Para el 
 
 
MATERIAL DE APOYO DE LA 
COMPETENCIA ORGANIZACIÓN 
DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 
Versión: 1 
REGIONAL. ATLANTICO 
CENTRO DE COMERCIO Y 
SERVICIO 
NORMA ISAD (G) Fecha: 15/04/2014 
 
 
 
 6 Compiló: Danilo Ulloque Gérman, Profesional en ciencias de la Información. 
 
intercambio internacional de la información descriptiva se consideran esenciales tan solo los 
siguientes elementos: 
 código de referencia 
 título 
 productor 
 fecha(s) 
 extensión de la unidad de descripción 
 nivel de descripción 
ALCANCE 
Se dirige a lo que se denomina "descripción formal o definitiva", es decir, la que tiene lugar 
cuando los documentos han sido organizados y las unidades o entidades a describir han sido 
determinadas, respetando el principio de lo general a lo particular. 
 La unidad fundamental de descripción es el fondo o conjunto de documentos , 
orgánicamente creados y/o acumulados , respetando el principio de origen y 
procedencia, sin tener en cuenta la forma o el soporte, y usados por una familia, un 
particular o una institución en el desarrollo de sus funciones. 
 El fondo puede ser descrito como un todo en una única descripción o representado 
como un todo en sus partes en una organización jerárquica a varios niveles de 
descripción : descripción multinivel. 
 La recuperación de información se consigue por medio de la creación de "puntos de 
acceso" que deben reflejar el principio de procedencia. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MATERIAL DE APOYO DE LA 
COMPETENCIA ORGANIZACIÓN 
DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 
Versión: 1 
REGIONAL. ATLANTICO 
CENTRO DE COMERCIO Y 
SERVICIO 
NORMA ISAD (G) Fecha: 15/04/2014 
 
 
 
 7 Compiló: Danilo Ulloque Gérman, Profesional en ciencias de la Información. 
 
PARTE DE LO GENERAL A LO PARTICULAR ES UNA NORMA PARA LA DESCRIPCIÓN MULTINIVEL Y 
TIENE 7 AREAS Y 26 ELEMENTOS: 
 
 
 
 
 
 
 
 
1 
 
 
 
 
 
 
 
AREA DE IDENTIFICACIÓN 
Código(s) País/localidad/Archivo/código clasificación 
Título/Nombre Nombre a la unidad de descripción. Puede ser 
título formal o título atribuido 
Fecha(s) Año-mes-día. Lugar 
Nivel de descripción Fondo 
Subfondo 
Serie 
Subserie 
Unidad documental: simple y compuesta 
Volumen y soporte Mts. lineales, folios, cajas 
 
 
 
2 
 
 
 
AREA DE CONTEXTO 
Nombre del productor(es) Institución o persona responsable de la 
producción 
Historia institucional Breve historia o biografía del productor o 
biografía del coleccionista. 
Historia archivística Intervenciones archivísticas 
Forma de ingreso Transferencia 
Donación 
Compra y otras y fechas de ingreso 
 
 
 
 
3 
 
 
 
 
AREA DE CONTENIDO Y 
ESTRUCTURA 
Alcance y contenido Resumen del contenido 
Valoración y selección. Eliminación Conservación permanente 
Eliminación justificada 
Y cuantía. 
Tablasde valoración 
Nuevos Ingresos Previsión de nuevos ingresos 
Sistema de organización Cuadro de clasificación 
Ordenación de las series y cualquier otra noticia 
sobre la forma de organización. 
 
 
 
4 
 
 
 
AREA DE CONDICIONES DE 
ACCESO Y UTILIZACIÓN 
Condiciones que rigen el acceso Legislación y normativa 
Condiciones que rigen la 
reproducción 
Legislación y normativa. 
Lengua /Escritura Especificar el idioma y la escritura 
Características físicas, requisitos 
técnicos 
Cualquier característica física que no esté dicha 
en otro elemento. 
Instrumentos de descripción Enumerar y precisar instrumentos de descripción. 
 
 
 
5 
 
 
 
AREA DE DOCUMENTACIÓN 
ASOCIADA 
Existencia y localización de los 
documentos originales 
Indicar cuando es microfilme dónde esta el 
original 
Existencia y localización de copias Indicar dónde hay copias de lo descrito. 
Unidades de descripción 
relacionadas 
Indicar qué unidades de descripción facilitan 
información complementaria. 
Notas de publicaciones ISO 690 
6 AREA DE NOTAS Notas Incluir cualquier observación en otros Archivos 
 
 
7 
 
 
AREA DE CONTROL 
Nota Archivero Nombre del archivero que ha hecho la 
descripción. 
Reglas y convenciones Indicar la Norma en la que se realizó la 
descripción 
Fecha de las descripciones Año-mes y día. Indicar cuándo se hizo la 
descripción 
 
 
 
MATERIAL DE APOYO DE LA 
COMPETENCIA ORGANIZACIÓN 
DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 
Versión: 1 
REGIONAL. ATLANTICO 
CENTRO DE COMERCIO Y 
SERVICIO 
NORMA ISAD (G) Fecha: 15/04/2014 
 
 
 
 8 Compiló: Danilo Ulloque Gérman, Profesional en ciencias de la Información.