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DISEÑO DE PRESIONES DE SELECCIÓN PARA MEJORAR LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE LA RAMA JUDICIAL EN COLOMBIA: CASO DE ESTUDIO JUAN PABLO MENA CLAVIJO UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ, COLOMBIA 2018 DISEÑO DE PRESIONES DE SELECCIÓN PARA MEJORAR LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE LA RAMA JUDICIAL EN COLOMBIA: CASO DE ESTUDIO JUAN PABLO MENA CLAVIJO ASESOR: CAMILO ENRIQUE OLAYA NIETO PROFESOR ASOCIADO TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MAGISTER EN INGENIERÍA INDUSTRIAL UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ, COLOMBIA 2018 i DEDICATORIA A mi madre y mi hermana, quienes con su amor, dedicación y ejemplo han hecho de mí un ser humano. ¡Las amo! ii AGRADECIMIENTOS A Camilo Olaya, quien no solo asesoró esta tesis, sino que compartió, con la mayor disposición, sus conocimientos. Gracias por su paciencia y compromiso en este trabajo. Al juzgado 18 de Familia de Bogotá, por participar en las actividades que dieron como resultado esta tesis. A Lina Paola Lara, por interceder por mí, por mantener la fe en este trabajo y por retroalimentar mucho más que las palabras aquí escritas. Al Centro de Español de la Universidad de los Andes, por regalarme grandes amigos y experiencias, además de la contribución económica que permitió culminar esta etapa. A Edwin, Juliana, Alejandra, Tania y Ariel, quienes me acompañaron durante este proceso desde el principio. iii Tabla de contenido Introducción .................................................................................................................................... 1 1. Planteamiento del problema .................................................................................................... 2 2. Objetivos ................................................................................................................................. 9 2.1. General ............................................................................................................................ 9 2.2. Específicos ...................................................................................................................... 9 3. Metodología ............................................................................................................................ 9 3.1. Marco Teórico ............................................................................................................... 11 3.2. Conceptualización de los despachos de familia desde un enfoque evolutivo ............... 21 3.3. El Modelo: problema de efectividad como un problema de conocimiento ................... 27 4. Intervención del sistema ........................................................................................................ 41 4.1. Contexto y características de la intervención ................................................................ 41 4.2. Resultados ..................................................................................................................... 43 5. La metodología para el diseño de nuevas presiones de selección ......................................... 45 6. Discusión, conclusiones y recomendaciones ......................................................................... 47 Bibliografía ................................................................................................................................... 50 Anexo 1. Gráficos resultados de las simulaciones ........................................................................ 54 Anexo 2. Imágenes de tableros de gerencia visual – Intervención del Juzgado 18 de familia de Bogotá. .......................................................................................................................................... 60 1 Introducción Durante los últimos años, las diferentes entidades que componen la Rama Judicial en Colombia han mostrado cifras desfavorables en sus indicadores de gestión. Estas cifras muestran acumulación de inventarios, índices de evacuación decrecientes, tasas de atención de los procesos corrientes bajas, disminución de la productividad y una dependencia de procesos adicionales para lograr las metas (Corporación Excelencia en la Justicia, 2016). Al analizar algunas de las causas de esta situación, se encuentra que una serie de políticas equivocadas y el crecimiento de las tutelas juegan un papel importante; sin embargo, se resalta la influencia en estos resultados del esquema de organización centralizado y el desconocimiento de las condiciones del entorno en el que se desarrollan las actividades de cada despacho (Corporación Excelencia en la Justicia, 2016). En relación con lo anterior, esta investigación pretende estudiar cómo se adaptan los despachos a una directriz organizacional y a los entornos propios en los que conviven. Esto a través de un enfoque evolutivo y mediante un caso de estudio. Lo anterior se realiza con la intención de revisar cómo las presiones de selección particulares de algunos de los juzgados (como primer elemento del proceso evolutivo o motivador de la variación) impactan el proceso de variación, selección y retención de las rutinas de los funcionarios y pueden propiciar un mejor desempeño y coordinación de procesos, un aumento de la productividad y, de este modo, contribuir al objetivos estratégico de la Rama Judicial de “promover la coordinación, eficiencia y modernización en la administración de justicia y en las funciones de los organismos de control” (Corporación Excelencia en la Justicia, 2016, p. 84). Para lograr el objetivo propuesto, esta investigación inicia con la contextualización y delimitación del problema, seguida de una revisión de la literatura con la que se pretende explicar los conceptos claves de las teorías evolutivas. Luego, se realiza la conceptualización de los procesos en los despachos judiciales como procesos evolutivos. Posteriormente, se realiza un modelo de simulación que permite explorar algunas de las políticas que se proponen para solucionar el problema. Seguido a esto, se ejecuta una intervención en el Juzgado 18 de Familia de Bogotá y se finaliza la investigación con la discusión y conclusiones del ejercicio. Dentro de los resultados encontrados en esta investigación, se destaca que el enfoque evolutivo es apropiado para abordar estas organizaciones, puesto que el diseño de políticas requiere de un mayor cuidado de las variaciones del entorno. Adicionalmente, con los resultados obtenidos en la intervención, se confirma la posibilidad de diseñar presiones de selección que contribuyan al mejoramiento de los indicadores de gestión y, por ende, a solucionar el problema de efectividad. 2 1. Planteamiento del problema En Colombia existen tres ramas del poder público: ejecutiva, legislativa y judicial. De acuerdo con la Constitución Política de Colombia (1991), esta última rama está constituida, entre otras entidades, por la Corte Suprema de Justicia, el Consejo de Estado, los tribunales y los juzgados (ver gráfica 1). En cuanto a la regulación, el Título VIII de la Constitución establece para la Rama Judicial los requisitos y normativas que rigen a los jueces, además de definir que la administración de justicia es una función pública y que el acceso a la justicia es un derecho. Asimismo, la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia reglamenta los aspectos de organización y funcionamiento de la Rama Judicial, lo que implica una administración centralizada (De Zubiría, 2012). Esta rama del poder público cuenta con más de 25,000 servidores, de los cuales aproximadamente 4,100 ejercen como magistrados o jueces y lideran los procesos al interior de cada despacho (Consejo Superior de la Judicatura, 2014). Gráfica 1. Estructura de la Rama Judicial en la Colombia. Diseño propio con base en: Consejo Superior de la Judicatura, 2014. El estado de derecho tiene como base el acceso a la justicia. Por lo tanto, cada vez más personas acuden a los despachos judiciales. Es por lo anterior que, en los últimos 10 años, el número de procesos que se reciben por año1 ha mantenido una tendencia creciente. Pasó de recibir 1.9 millones de casos en 2007 a recibir más 3 millones de casos en 2015. Esto supone un reto para la entidad en cuanto a la tasa de atención que, a partir del año 2013, ha empezado a decrecer al punto de generar 1 También llamada Tasa de Ingreso 3 un inventario de procesos cercano a 1.7 millones de casos. La tasa de atención solo se mantuvo por encima de la tasa de ingresos durante el plan de descongestión del sistema ejecutado para tramitar más de 3 millones de casos pendientes en 2009 (Consejo Superior de la Judicatura, 2016; Minjusticia, 2015). La siguiente gráfica (Gráfica 2) muestra el comportamiento de las tasas de ingreso y egreso y la acumulación de inventario desde el 2007 hasta el 2015: Gráfica 2. Ingresos, egresos e inventario de procesos judiciales Diseño propio con base en: Minjusticia, 2015. Con base en la lectura de estas cifras, la Corporación para la Excelencia en la Justicia (CEJ) ha propuesto una medición basada en la comparación entre los datos de ingreso y egreso, tanto del periodo corriente como del inventario histórico. A partir de esto, se han definido los siguientes índices sobre la prestación de servicios: Índice de evacuación total: indicador que mide la resolución de casos, sin discriminar entre los procesos del periodo corriente y los de periodos anteriores. Se debe tener en cuenta que, en cumplimiento de los términos procesales establecidos en los códigos de procedimiento, los despachos no tendrán inventario cero. Por lo anterior, es pertinente señalar que el valor esperado de este indicador es del 50% o más; lo cual representa un esfuerzo de los servidores judiciales por evacuar procesos de la carga laboral total (Consejo Superior de la Judicatura, 2017). 4 Productividad: la medición de la productividad se basa en las decisiones que culminan un proceso. De esta manera, el índice de productividad contabiliza la cantidad de procesos evacuados, sentencias, mensualmente en promedio por despacho judicial. El índice de evacuación parcial efectivo: se mide para atenuar el impacto que tiene el traslado interno de procesos de los despachos permanentes a los de descongestión y para poder contar con una medición efectiva del comportamiento de la gestión de los despachos en cada año, es decir, mide la atención de procesos corrientes (Consejo Superior de la Judicatura, 2015). La medición de los índices propuestos por la CEJ, para los últimos 5 años, se muestra a continuación: Tabla 1. Indicadores de gestión de la Rama Judicial. *Cifras correspondientes al primer semestre de 2017. Diseño propio con base en: Consejo Superior de la Judicatura, 2017. Las cifras anteriores muestran una deficiencia en la efectividad de los procesos la Rama Judicial. Esto se manifiesta en: la acumulación de inventarios por encima del valor esperado, puesto que el índice de evacuación total se ubica por debajo de un 50% (34% para el último semestre de 2017) y su tendencia es decreciente; una tasa de atención de los procesos corrientes por debajo del 85%, lo que representa acumulación de este tipo de procesos; una disminución de la productividad; y una dependencia de procesos adicionales para lograr las metas, solo se lograron los valores esperados durante el plan de descongestión. Al continuar con el análisis de esta problemática, se puede adjudicar la falta de efectividad a una serie de políticas equivocadas, procesos no estandarizados y un crecimiento de las tutelas2, procesos que se deben atender con prioridad. En este ámbito, la CEJ analizó el órgano judicial para la construcción de un plan estratégico y encontró que: 2 Constitución Política de Colombia, artículo 86. Toda persona tendrá acción de tutela para reclamar ante los jueces, en todo momento y lugar, mediante un procedimiento preferente y sumario, por sí misma o por quien actúe a su nombre, la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales, cuando quiera que éstos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública. […] En ningún caso podrán transcurrir más de diez días entre la solicitud de tutela y su resolución (1991). 5 El diseño de las políticas de descongestión ha sido equivocado, pues no genera incentivos para la productividad de los jueces y no tiene sustentos estadísticos sólidos. Adicionalmente, los tiempos procesales no se cumplen, a pesar de ser amplios y permitir aplazamientos en determinadas ocasiones. Actualmente no es posible analizar el comportamiento de los tiempos y costos procesales en el tiempo ya que los diferentes estudios realizados por el CSdJ [Consejo Superior de la Judicatura] no tienen una metodología estandarizada y entre los estudios no existe trazabilidad. Otro desafío en materia de efectividad es la tendencia de crecimiento en el número de tutelas que actualmente representa el 32% de los procesos que ingresan a la Rama. En primer lugar, esto puede ser indicativo de una percepción ciudadana de la ineficacia de los demás procesos y puede desnaturalizar su propósito. Esto, a su vez, genera una presión importante para el sistema pues, al tratarse de una acción preferente, se modifica el orden del reparto y puede generar congestión de los demás procesos. (Corporación Excelencia en la Justicia, 2016, p. 5) A las anteriores causas expuestas se suman otras como las fallas en la administración de la Rama Judicial y en el gobierno, las falencias en tecnologías de información y gestión de datos y la falta de herramientas técnicas que faciliten la labor del juez. Estas y otras causas se son resumidas por la CEJ en la siguiente tabla (Tabla 2): Tabla 2. Causas de pérdida de efectividad en la administración de justicia en Colombia Diseño propio con base en: Corporación Excelencia en la Justicia (CEJ), 2016. 6 En estas circunstancias, la pérdida de efectividad puede ser atribuida, también, al esquema organizacional centralizado a través del Consejo Superior de la Judicatura, entidad que establece los modos de operación de forma genérica para los diferentes despachos. Lo anterior se debe a que se desconocen, por parte de la administración central, las presiones y las condiciones del entorno a las que están sometidos los centros de operación y que generan inconvenientes en el cumplimiento de las metas. En este sentido, la CEJ demostró que la congestión estaba localizada en algunas ciudades específicas y también variaba de acuerdo al tipo de proceso judicial (Corporación Excelencia en la Justicia, 2016). El comportamiento de los indicadores en las principales ciudades de Colombia evidencia resultados variados de una política generalizada, en este caso, el plan de descongestión. Por ejemplo, en Medellín, esta política no tuvo mayor impacto en la variación del inventario, solo disminuyó en un 10%, y la tasa de egresos se mantuvo, en promedio, un 3% por encima de los ingresos. Por su parte, Bogotá logró una reducción del 32% del inventario con una tasa de egresos promedio de 2% por encima de los ingresos. Barranquilla logró un 60% de reducción de inventarios con una tasa de egresos significativamente más alta que los ingresos, en promedio 14% más alta (Minjusticia, 2015). Gráfica 3. Indicadores de las principales ciudades colombianas. Diseño propio con base en: Minjusticia, 2015; Consejo Superior de la Judicatura, 2017. Las variaciones en los resultados asociadas al contexto se pueden notar incluso en ciudades cercanas. Este es el caso de los municipios aledaños a la ciudad de Bogotá. En municipios como Fusagasugá, se logró una reducción del inventario del 16%, aun cuando la tasa de ingreso se mantuvo por encima de la tasa de egreso; mientras que, en Zipaquirá, se redujo el inventario en un 44%, con una tasa de egreso apenas seis puntos porcentuales por encima de la tasa de ingreso, o en Soacha se logró una reducción del 56% del inventario (Minjusticia, 2015). 7 Como lo menciona la CEJ, estas variaciones en los resultados de las políticas y, en general, en el desempeño de entidades judiciales responden, además de la ubicación geográfica, a la instancia en donde se resuelve el proceso y la especialidad del derecho. En este sentido, el índice de evacuación parcial efectivo (IEPE) en juzgados es más alto para los procesos civiles que para los procesos de familia. Asimismo, este indicador en el Tribunal Superior es más alto para procesos laborales que para procesos penales y civiles. La siguiente tabla (Tabla 3) resume las cifras para el IEPE en el año 2014: Tabla 3. Índice de evacuación parcial por especialidad-despacho (2014). Diseño propio con base en: Consejo Superior de la Judicatura, 2015. Al precisar este análisis en los casos que se resuelven en los juzgados, en la especialidad de Familia, se encuentra que los índices de evacuación efectivo son bajos, cercanos al 50% en los despachos de Bogotá. Como se muestra en la Tabla 4, el panorama de los últimos años para esta especialidad solo ha sido sobresaliente en Santander y medianamente aceptable en Medellín. Todos estos síntomas confirman la necesidad de intervenir el sistema para lograr los resultados esperados por la administración. Tabla 4. Índice de evacuación parcial familiares-juzgados (2013-2015). Diseño propio con base en: Minjusticia, 2015. De la anterior revisión se puede identificar que el problema en la efectividad corresponde a un problema de ingeniería. Esto se debe a que, como lo propone Koen (2003), cumple con las cuatro características principales de este tipo de problemas. La primera de ellas es la necesidad de cambio. Es evidente la brecha que existe entre los resultados y las metas propuestas para la institución. La Civil Familiar Laboral Penal Corte Suprema 91.60% 52.83% 83.53% Trib. Superior 95.20% 105.26% 97.51% Juz. Circuíto 92.80% 77.90% 84.19% Juz. Municipal 93.30% 89.40% 95.84% % IEPE 82.49% Especialidad Entidad Judicial 2013 2014 2015 Medellín 75% 69% 79% Barranquilla 67% 70% 60% Bogotá 64% 77% 54% Bucaramanga 86% 89% 78% Cali 82% 54% 63% Ciudad % IEPE de procesos familiares-juzgados 8 segunda característica corresponde a los recursos disponibles. En este caso, por ejemplo, los recursos con los que cuentan los juzgados se ajustan a la estructura organizacional de planta completa (8 funcionarios) o de planta disminuida (6 funcionarios), a los tiempos de procesamiento establecidos por ley y a los tiempos de la vigencia, que fija el intervalo de tiempo para el cumplimiento de las metas. La siguiente característica que convierte a este problema en un problema de ingeniería es que se precisa de la mejor solución. En este sentido, esta solución será la que combine el cumplimiento de los objetivos y la utilización apropiada de los recursos, además de estar sujeta a los conocimientos y capacidades de quien la diseña. Será aquella que acerque a las organizaciones al cumplimiento de las metas estratégicas. Finalmente, el entorno en el que se desarrolla la actividad de los juzgados se reconoce como un ambiente de incertidumbre. Esta última característica está presente en aspectos políticos (cambios de gobierno), ambientales (situaciones críticas de la ciudad, grupos armados, violencia) y organizacionales (incapacidades, renuncias o cambio de directriz). Para revisar de forma práctica este problema, esta investigación se ubica en el contexto del despacho 18 de familia de Bogotá. Este despacho ha mostrado un incremento del inventario hasta el año 2015 y entradas superiores a las salidas, lo que ubica su productividad cerca al 65% (cifras no oficiales, obtenidas con la información estadística entregada por el despacho) (Gráfica 4). Este despacho, además, muestra algunas otras causas de la pérdida de efectividad identificadas por la CEJ como la falta de controles y de incentivos para aumentar la productividad; falta de un diseño arquitectónico adecuado, puesto que la distribución física aumenta el número de desplazamientos de los funcionarios; y fallas en la divulgación y control de las estrategias y metas organizacionales, dado que estas no son conocidas por todo el equipo o el control no se realiza de forma periódica Gráfica 4. Indicadores del Juzgado 18 de familia de Bogotá 2010-2017. Diseño propio con base en información entregada por el juzgado. 9 2. Objetivos 2.1. General Proponer presiones de selección que motiven la variación en función de mejorar la productividad y hacer frente a las presiones negativas que causan la deficiencia o incumplimiento de las metas en el Juzgado 18 de familia de Bogotá con base en el análisis del problema desde una perspectiva evolutiva. 2.2. Específicos Establecer los elementos específicos que convierten la situación en un problema de evolución del conocimiento con base en la epistemología evolutiva propuesta por Campbell (1987) y la identificación las características que permiten el análisis desde este enfoque: unidad de selección, presiones de selección y procesos de variación, selección y retención. Validar, medir y clasificar, en positivas y negativas, las presiones a las que ha respondido y responde actualmente el juzgado objeto de estudio y que impactan el desempeño de procesos de la organización. Diseñar un modelo de simulación que describa el proceso de evolución de conocimiento dentro de la organización y que permita experimentar con las políticas que se diseñen para mitigar el problema. Establecer una metodología para la intervención del despacho con el ánimo de hacer extensiva la solución planteada a otros juzgados. 3. Metodología Como toda organización, los despachos que pertenecen a la Rama Judicial buscan cumplir con una serie de objetivos y mediciones que caracterizan su gestión. Para esto, se establecen planes de acción que, en su mayoría, se plantean de forma genérica, es decir, se trazan directrices globales que deben ser ejecutadas por cada uno de los establecimientos involucrados. Sin embargo, como lo muestran algunas cifras del Sistema de Estadísticas en Justicia, los resultados de aplicar una directriz general son diferentes y dependen de la ciudad, la especialidad en derecho e, incluso, del despacho. Como ejemplo de esta situación, el plan de descongestión ejecutado hasta el año 2013 no tuvo el mismo impacto en la reducción de inventarios en Medellín, Bogotá o Barranquilla (aproximadamente 10%, 32% y 60%, respectivamente) (Minjusticia, 2015). 10 Ante este panorama, nuevos estudios apuntan a la aplicabilidad de la teoría de la evolución, propuesta por Darwin, en un contexto organizacional. Extrapolar conceptos biológicos a procesos administrativos. Este acercamiento es posible puesto que un juzgado corresponde a un sistema social, el cual debe su comportamiento a la interacción entre los individuos que participan en él y a la búsqueda de objetivos particulares e institucionales que pueden o no estar en conflicto (Olaya, Guzmán, y Gomez-Quintero, 2017) . Del mismo modo, este tipo de problemas puede asemejarse a un proceso de evolución del conocimiento donde el aprendizaje se constituye como el resultado de la interacción de mecanismos de variación, selección y retención de los cuales emerge el código de la organización (Campbell, 1987; Stoelhorst, 2006). En este ámbito, la variación se entiende como diferentes modos operativos que responden a presiones de selección naturales y artificiales en el sistema; la presencia de criterios de selección se presenta escogencia de la mejor práctica para llevar a cabo las funciones; y los mecanismos de propagación, retención, están presentes en la difusión y generación de culturas organizacionales al interior de cada despacho. En relación con lo anterior, esta investigación pretende estudiar cómo se adaptan los despachos a una directriz organizacional y a los entornos propios en los que conviven. Lo anterior con la intención de revisar cómo las presiones de selección particulares de algunos de los juzgados (como primer elemento del proceso evolutivo o motivador de la variación) impactan el proceso de variación y selección de las rutinas de los funcionarios y pueden propiciar un mejor desempeño y coordinación de procesos, un aumento de la productividad. Así, se requiere determinar qué situaciones son las que mayor impacto generan en las actividades diarias. En este orden de ideas, el proyecto espera contribuir al objetivos estratégico de la Rama Judicial de “promover la coordinación, eficiencia y modernización en la administración de justicia y en las funciones de los organismos de control” (Corporación Excelencia en la Justicia, 2016, p. 84). Se debe aclarar que, si bien las actividades para llevar a término un proceso judicial están dispuestas por ley, existen micro pasos que quedan a disposición de quien ejecuta la tarea. Así, es en este tipo de rutinas que se centra esta investigación, sobre las cuales interesa saber sus procesos de variación, selección y retención. 11 Para lograr este objetivo, este proyecto se desarrollará en las siguientes etapas: Gráfica 5. Resumen metodológico. Diseño propio. 3.1. Marco Teórico La siguiente gráfica (Gráfica 6) resume los conceptos teóricos en los cuales se basa esta investigación. Este mapa servirá de guía para la comprensión de las secciones siguientes, puesto que resumen aquellos conceptos claves que se tendrán en cuenta en la caracterización de la organización desde el enfoque evutivo. Gráfica 6. Resumen del marco teórico. Diseño propio. 12 3.1.1. Teorías evolutivas Para empezar, es necesario colocar en contexto dos teorías evolutivas que han tenido un amplio impacto a lo largo de la historia. La primera de ellas, la teoría de evolución propuesta por Lamarck, supone un proceso de adaptación a través de la instrucción recibida del entorno, que se realiza a lo largo del ciclo de vida y luego se hereda. Las adaptaciones son consecuencia de un uso y desuso de los rasgos fisiológicos y están ligadas al contexto (Brownlee, 2007). Como lo resume Mayr (1982) “Para Lamarck el ambiente y sus cambios tenían prioridad. Así, se produjeron necesidades y actividades en el organismo y estas, a su vez, causaron variación adaptacional” (Como cita Olaya, 2008, p. 134). En contraste con la teoría de Lamarck, la teoría evolutiva propuesta por Darwin supone una acumulación de variaciones leves sucesivas y una competencia continua por la supervivencia en contextos de recursos limitados. En este caso, la variación no es causada ni directa ni indirectamente por el entorno; sin embargo, la selección de las variaciones que sobreviven sí están definidas por su adaptación al entorno (Brownlee, 2007; Olaya, 2008). Esta investigación se desarrolla en el contexto de la teoría propuesta por Darwin. Así, al realizar un análisis más detallado de esta teoría, se identifican cuatro conceptos claves en su definición: La reproducción, el individuo crece, evoluciona y hereda sus variaciones exitosas; la variación, pequeños cambios que son acumulados y que proporcionan una ventaja competitiva; la competencia, ligada a la capacidad de reproducción y la lucha por la supervivencia; y, finalmente, la selección natural que conduce a la extinción de las formas menos mejoradas (Brownlee, 2007). No obstante, la evolución suele resumirse en tres procesos básicos: variación, selección y retención. Aquí, el concepto de competencia se asocia a la selección y la reproducción se asocia al proceso de retención, donde se asegura que los cambios adaptativos se acumulen a lo largo de generaciones (Dewitte y Verguts, 1999). En esta misma línea, Lewontin (1970) propone tres principios con los que se pueden asociar y describir las etapas del proceso evolutivo. 1. Diferentes individuos en una población tienen diferentes morfologías, fisiologías y comportamientos (variación fenotípica). 2. Diferentes fenotipos tienen diferentes tasas de supervivencia y reproducción en diferentes entornos (adaptación diferencial). 3. Hay una correlación entre padres e hijos en la contribución de cada uno a las generaciones futuras (la adaptación es hereditaria). (p. 1) 13 Otro de los elementos representativos de la teoría evolutiva de Darwin es que la variación es “ciega”, no aleatoria. Esta aclaración se debe a que, en la variación aleatoria, toda variación generada tiene igual probabilidad de ser seleccionada y es producto de una búsqueda de objetivos relacionados a una función de recompensa específica; en contraste, la variación ciega se produce sin un conocimiento previo de cuáles variaciones serán seleccionadas y replicadas, incluso todas pueden ser eliminadas. La variación ciega es producida independiente del entorno y sin correlación con la solución. Finalmente, la variación ciega es direccionada por variaciones fallidas anteriores, a través de un veto a nuevos intentos de plantear la misma solución insatisfactoria (Beer, 1966; Campbell, 1960). Del mismo modo en que la teoría evolutiva propone una nueva definición de la variación, también destaca dos conceptos básicos para su entendimiento. El primero de ellos es la unidad de selección, unidad básica de los organismos en la cual se origina el cambio y que puede ser heredada. Por ejemplo, los genes o la información genética son unidades de selección para el caso de los organismos vivos. En adición a esta definición, autores como Lewontin (1970) han propuesto que la unidad de selección no necesariamente responde a una unidad de información física (genes), sino que también es aplicable a conceptos abstractos como los pensamientos o creencias en general. El segundo concepto básico para el entendimiento de la teoría evolutiva es la presión de selección, que hace referencia al factor que propicia o incentiva a que el organismo varíe. Como lo enuncia Darwin (1859): Parece claro que los seres orgánicos, para que se produzca alguna variación importante, tienen que estar expuestos durante varias generaciones a condiciones nuevas, y que, una vez que el organismo ha empezado a variar, continúa generalmente variando durante muchas generaciones […] El cambio de condiciones de vida es de suma importancia en la producción de la variabilidad, tanto actuando directamente sobre el organismo como indirectamente influyendo en el aparato reproductor […] La variabilidad está regida por muchas leyes desconocidas, de las cuales la del crecimiento correlativo es probablemente la más importante. Algo -cuánto, no lo sabemos- puede atribuirse a la acción determinada de las condiciones de vida. (p. 8,39) Aquí, Darwin propone que las condiciones del entorno pueden ser catalizadoras del proceso de variación. Ante esto, cabe aclarar que, aunque el entorno no tiene relación con la forma en que el organismo varía, sí constituye un factor que propicia el proceso de variación. Es decir, el proceso de variación sí puede ser producto de un agente externo, ligado a las condiciones del entorno o a la acción acumulada de la selección. Adicionalmente, se debe reconocer que, aunque se puede establecer 14 una relación entre la presión de selección y la evolución del rasgo – variación que ha sido seleccionada y heredada –, esta evolución se logra por la acción de fuerzas que actúan a lo largo de la historia y, por lo tanto, puede estar asociada a más de una presión de selección (Keeley, Pausas, Rundel, Bond, y Bradstock, 2011). Finalmente, sobre el concepto de presión de selección, se debe destacar que las presiones pueden ser usadas para conducir la evolución en beneficio de una población. Un ejemplo de lo anterior se identifica en la evolución de las especies domésticas. El hombre, a través de la generación de condiciones particulares y la selección acumulada, ha guiado el proceso de evolución de algunos animales para que estos actúen en su beneficio. En palabras de Darwin (1859): Uno de los rasgos característicos de las razas domésticas es que vemos en ellas adaptaciones, no ciertamente para el propio bien del animal o planta, sino para el uso y capricho del hombre. […]si comparamos el caballo de carro y el de carreras, el dromedario y el camello, las diferentes castas de ovejas adecuadas tanto para tierras cultivadas como para pastos de montañas, con la lana en una casta, útil para un caso, y en la otra, útil para el otro; cuando comparamos las muchas razas de perros, cada una útil al hombre de diferente modo; cuando comparamos el gallo de pelea, tan pertinaz en la lucha, con otras castas tan poco pendencieras, con las «ponedoras perpetuas» -everlasting layers- que nunca quieren empollar[…] La clave está en la facultad que tiene el hombre de seleccionar acumulando; la naturaleza da variaciones sucesivas; el hombre las suma en cierta dirección útil para él. En este sentido puede decirse que ha hecho razas útiles para él. (Darwin, 1859, p. 28) 3.1.2. Aplicaciones de la Teoría Evolutiva Una vez precisados algunos términos de la teoría evolutiva propuesta por Darwin, se debe dar paso a su aplicabilidad. Los conceptos de la selección natural, aunque desarrollados en el campo de la biología, han sido extendidos y aplicados en otros dominios como la psicología, la epistemología y el estudio de organizaciones (Dewitte y Verguts, 1999). Esto se logra gracias a que, según lo plantea Darden y Cain (1989), es posible establecer elementos transversales a un proceso de selección natural. En consecuencia, para realizar una comparación con el proceso de selección natural, es necesario llevar a cabo un proceso de abstracción. “Una vez construida la abstracción, esta proporciona una herramienta útil para analizar la naturaleza de otras teorías de selección y puede ser útil en nuevos casos de construcción teórica” (Darden y Cain, 1989, p. 106). Entre los elementos que permiten realizar un símil con la teoría evolutiva se encuentran: 15 Las precondiciones: que establecen la existencia de unidad de selección, elemento susceptible a la variación, y un factor crítico propuesto por el entorno, presión de selección, que impulsa el proceso de variación. La interacción selectiva: que permite ver cómo el individuo sobrevive y cómo los cambios se reproducen o heredan. Sobre este elemento (Darden y Cain (1989) reconoce que los cambios pueden ser acumulación de cambios más pequeños (retención) en una ventana de tiempo amplía. Además de esto, aclaran que la interacción puede ser analizada desde la perspectiva del individuo o el entorno, en términos de la propiedad de cambio (propia del individuo) o del factor crítico proporcionado por el entorno. Con base en estos elementos, se han propuestos, por ejemplo, teorías de selección en los procesos de la generación de anti-cuerpos y las respuestas neuronales (Darden y Cain, 1989). En otros campos del conocimiento, se ha usado incluso para explicar la evolución de las teorías científicas y los sistemas económicos (Campbell, 1997; Dopfer y Potts, 2004). Además de las extensiones nombradas anteriormente, la selección natural también se ha utilizado para el entendimiento de algunos fenómenos sociales. Un ejemplo de esto se ve reflejado en lo dice Franklin (2005): “mi conciencia evolucionó de alguna manera. Puesto que proporciona un modelo mundial tan estable, parecería ser una probable presión evolutiva” (p. 117) [énfasis añadido]. En este contexto sociocultural, se puede distinguir entre los procesos de variación que ocurren entre los grupos sociales, en la forma de la organización social y en elementos culturales (Campbell, 1965). Para que la analogía tenga sentido, es importante identificar los elementos por los cuales se considera la evolución sociocultural como un proceso evolutivo. En consecuencia, se debe establecer cuáles son los fenómenos socioculturales que varían (unidad de selección), cuáles son los recursos que proponen una competencia por la supervivencia (criterios de selección) y qué mecanismos son usados para replicar y almacenar las variaciones exitosas. Con respecto al primer elemento, Schatzki (2001) identifica las ideas como el factor constituyente del dominio de la cultura, es decir, como la unidad de selección. Estas ideas, a las que también se les denomina “memes”, determinan la actividad humana, la cual a su vez es el principal promotor de los aspectos socioculturales. En cuanto al criterio de selección, este puede ser interpretado como los beneficios comunes a los diferentes miembros de la organización social y que requieren de un comportamiento coordinado para ser alcanzados (Campbell, 1965). Finalmente, los mecanismos de propagación se evidencian en los valores conductuales de la comunidad, el establecimiento de una cultura propia del sistema social. 16 Del mismo modo en que se realiza un acercamiento al campo sociocultural con un enfoque evolutivo, Campbell (1987) realiza este proceso en un contexto epistemológico. De este modo, el proceso de variación-retención-selección puede ser homologado a procesos epistemológicos como el aprendizaje, el pensamiento y la ciencia. Este autor afirma que “el proceso de variación ciega- selección-retención es fundamental para inducir todos los logros, todo incremento genuino en el conocimiento, todo incremento en el ajuste de un sistema al entorno” (p. 56) [énfasis añadido]. En consecuencia, en la evolución del conocimiento, es posible establecer mecanismos que introducen la variación, que generan una selección consistente y que propagan aquellas variaciones seleccionadas. Estas dos teorías evolutivas son la base el entendimiento de una organización o empresa como un sistema evolutivo. Primero, puesto que la entidad es un sistema social. Es decir, cumple con la definición propuesta por Lapointe (1998): Un sistema social es una actividad humana compuesta por dos o más individuos interdependientes que interactúan. Los miembros del sistema social están unidos a través de ideales/valores compartidos y conjuntos de comportamientos aceptables o tolerados mutuamente, que permiten o prescriben actividades humanas para la realización de propósitos dentro de ambientes dados. (p. 195) Segundo, debido a que todos los procesos que se llevan a cabo dentro de una organización corresponden a un conocimiento particular, un know-how, que ha sido producto de un proceso de ensayo y error y de sobrevivencia de las estrategias que mejor se adapta al entorno. Este conocimiento es heredado y se mantiene en un proceso de constante cambio, es decir, se asemeja a un proceso de aprendizaje. 3.1.3. Organización evolutiva Como se mencionó anteriormente, es posible realizar un acercamiento a las organizaciones desde un enfoque evolutivo, puesto que se pueden asemejar a un proceso de evolución cultural o del conocimiento y estas entidades corresponden a un sistema social. Desde el punto de vista del aprendizaje organizacional, el aprendizaje se constituye como el resultado de la interacción de mecanismos de variación, selección y retención de los cuales emerge el código de la organización (la estrategia oficial). Este elemento proporciona estabilidad en la interacción con el medio ambiente a través del tiempo (Stoelhorst, 2006). 17 El aprendizaje organizacional se centra en cómo los individuos u organizaciones interpretan la información y cómo logran la adaptación a través de la variación ciega. En palabras de Stoelhorst (2006): Las variaciones se generan cuando el rendimiento no alcanza los niveles de aspiración específicos, lo que desencadena rutinas de búsqueda impulsadas por los problemas […] las variaciones de los procedimientos operativos siguen heurísticas bien entendidas e implican investigaciones localizadas que cesan cuando se encuentran soluciones satisfactorias. Después de la lógica de prueba y error, una falla de los procedimientos podría resultar en su reemplazo por otros nuevos, lo que genera una mayor variación […] Desde la perspectiva del desarrollo del conocimiento, la variación aumenta en condiciones de confusión cognitiva y malentendidos, como cuando el conocimiento adquirido a través de los límites del grupo o de la organización debe integrarse en los mapas y creencias causales existentes. (p.23) [traducción propia]. Este tipo de variación implica que el aprendizaje organizacional no tiene un vínculo directo con el éxito, es decir, algunas de las variaciones generadas pueden alejar a la organización de los niveles de aspiración específicos que pretende alcanzar (Aldrich y Ruef, 2006). Las variaciones en el aprendizaje organizacional son seleccionadas de acuerdo con compatibilidad de la información y las creencias con el conocimiento real, la estrategia oficial. Esta selección ocurre cuando se comparan los resultados de las acciones de la organización con los niveles de aspiración predeterminados (Aldrich y Ruef, 2006; Stoelhorst, 2006). El siguiente paso en el proceso evolutivo es la retención. Aquí las acciones que tienen éxito se mantienen y las fallidas dan origen a nuevas variaciones. Esta retención se evidencia en la alteración de la cultura organizacional: su sistema de creencias, mapas causales y otros aspectos de la estructura del conocimiento. “[El] aprendizaje se materializa en conjuntos de comportamientos de roles interconectados, respaldados por descripciones de trabajo, socialización, programas de capacitación, reglas escritas y otras manifestaciones externalizadas de lo aprendido” (Aldrich y Ruef, 2006, p. 48 citando a March et al., 2000). Desde el punto de vista social, la empresa se visualiza como una colección de individuos interdependientes con patrones compartidos de cognición y creencia, cuyos comportamientos son el resultado de la interacción entre la empresa y el entorno. En este sentido, el análisis se enfoca en comprender cómo se estructuran los patrones de acción recurrentes o “capacidades organizacionales”, los cuales varían de acuerdo a la presión de selección, de carácter interno, ejercida por el código organizacional (Stoelhorst, 2006, p.23). Asimismo, en el contexto social, la organización puede ser modelada como una entidad administrada, lo cual implica que el código de la organización puede ser 18 manipulado, arbitrariamente, por la alta gerencia para cambiar las capacidades de la empresa y no solo es un resultado del proceso evolutivo (Stoelhorst, 2006). Una vez se entiende que la organización puede ser abordada desde la teoría evolutiva, es necesario precisar cuál sería entonces la unidad de selección, aquel elemento base donde ocurre la variación. En este aspecto existen dos líneas de investigación que, para efectos de esta tesis, pretenden ser combinadas. La primera de estas líneas es la concepción de las rutinas como unidad de selección. De acuerdo con Nelson y Winter (1982) “[el] término general para todos los patrones de comportamiento regulares y predecibles de las empresas es rutina” (p. 14). Estos autores utilizan este término para incluir desde rutinas técnicas (en un nivel operativo), por ejemplo, los procedimientos de contratación, producción o administración de inventarios; hasta las políticas de la organización (en un nivel gerencial), como las políticas de innovación, publicidad y estrategias comerciales. Para Nelson y Winter (1982): Las rutinas son el equivalente a los genes en la evolución biológica. Son una característica persistente del organismo y determinan su posible comportamiento (aunque el comportamiento real también lo determina el entorno); son heredables en el sentido de que los organismos del mañana (ej.: una nueva planta) comparten características con los actuales; y son seleccionables en el sentido de que los organismos con ciertas rutinas pueden hacerlo mejor que otros y, si es así, su importancia relativa en la población (industria) aumenta con el tiempo. (p. 14) [traducción propia] Las rutinas de una empresa definen una lista de funciones que determinan lo que hace la empresa en función de diversas variables externas e internas. Estas combinan la experiencia y el nuevo conocimiento y son una solución válida al problema que propicia el aprendizaje (Aldrich y Ruef, 2006, p. 48). Por tal razón, las rutinas o “programas de rendimiento” (Aldrich y Ruef, 2006) pueden ser usadas por la organización cada vez que sea necesario, cada vez que se identifique una señal del entorno a la cual la rutina da respuesta. El proceso de variación en las rutinas ocurre en la presencia de una presión de selección proporcionada por la escasez de recursos por los que compite la empresa (a nivel externo) y la búsqueda problemática, rutina de nivel superior mediante la cual la empresa busca modificar sus rutinas "operativas" o de menor nivel (a nivel interno) (Nelson y Winter, 1982; Stoelhorst, 2006). Posteriormente, para que una rutina sea seleccionada, esta debe cumplir con un beneficio anticipado o meta, que se establece con anterioridad. 19 Según Nelson y Winter (1982) las rutinas organizacionales se pueden homologar a las habilidades individuales, por lo tanto, es posible realizar un acercamiento al rol que desempeñan las rutinas organizacionales desde el análisis del comportamiento individual. En consecuencia, la retención se puede asociar a procesos individuales de generación de hábitos, “la idea de que las organizaciones “recuerden” una rutina en gran medida ejercitándola es muy parecida a la idea de que un individuo recuerde habilidades ejercitándolas” (p. 99). Lo anterior implica que la retención depende en gran medida de la práctica y, por lo tanto, es difícil asegurar que todo el conocimiento de una compañía está documentado formalmente. Tanto en el ámbito individual como organizacional, la evaluación detallada del comportamiento hábil o rutinario son una base para comprender el funcionamiento efectivo de un individuo u organización en un entorno particular (Nelson y Winter, 1982). La otra línea de investigación que interesa para determinar la unidad de selección en el análisis de las organizaciones es la propuesta por Burgelman (1991). Este autor afirma que la fuente de variación en las empresas proviene de la iniciativa estratégica: “los miembros de la organización toman iniciativas estratégicas que compiten por la atención y los recursos gerenciales en el entorno de selección interna de la empresa” (Stoelhorst, 2006, p. 22). Estas iniciativas se seleccionan al interior de la organización y se retienen en la estrategia oficial de la empresa (Burgelman, 1991, p. 250) . Este autor reconoce dos tipos de iniciativas que influyen en la configuración de las actividades de la empresa. La primera de estas es la iniciativa inducida por la estrategia oficial, en este caso, la divulgación de la estrategia organizacional hace las veces de presión de selección y su despliegue, en todos los niveles de la empresa, genera variaciones en las iniciativas parcialmente determinadas (acordes al plan estratégico). El otro tipo de iniciativa es la iniciativa autónoma, la cual es motivada internamente por el individuo en función realizar las tareas asignadas de la mejor manera (según el individuo) y está compuesta por acciones fuera de la estrategia oficial (Burgelman, 1991). Las iniciativas, de cualquier tipo, que lograr atraer recursos, ser replicadas o llamar la atención de los gerentes se almacenan mediante la incorporación a la estrategia oficial de la organización, la cual articula “el carácter, los objetivos y los dominios de la organización” (Burgelman, 1991, p. 68). Por lo anterior, en cualquier momento en el tiempo, la totalidad de la actividad estratégica suele ser una mezcla de comportamiento estratégico inducido y autónomo. Al utilizar la iniciativa estratégica como unidad de selección, la empresa puede verse como un entorno de selección en el que los individuos compiten por el avance profesional. Por lo tanto, se puede identificar que la selección opera simultáneamente en dos niveles: dentro de la empresa (en los 20 individuos) y en la empresa como un todo (en la estrategia oficial). Este tipo de entendimiento de la unidad de selección permite reconocer que, además de los recursos disponibles, los detalles y el resultado del proceso estratégico son determinantes importantes de las actividades específicas emprendidas por las empresas. Además de describir el funcionamiento interno de la empresa en términos de selección, en este enfoque, las organizaciones que crean suficiente holgura en su proceso de estrategia, que estimulan la variedad en las iniciativas autónomas, tienen más probabilidades de adaptarse (Burgelman, 1991; Stoelhorst, 2006). Otra característica del enfoque de iniciativas estratégicas es que se puede identificar, dentro de la compañía, una competencia de los funcionarios por hacer notar sus ideas o estrategias y lograr que sean replicadas y adoptadas en la estrategia oficial. Esta competencia se fortalece con la motivación interna o los mecanismos de compensación que diseñe la empresa, es decir, estos mecanismos son una presión de selección. En este sentido Burgelman (1991) expone que: Se espera, por lo tanto, que la alta dirección establezca un contexto estructural que abarque los mecanismos administrativos (Bower 1970) y culturales (Ouchi 1980). Los mecanismos administrativos incluyen, entre otros, los sistemas de planificación estratégica y control, los enfoques para medir y recompensar a los gerentes y las normas que rigen la asignación de recursos. Los mecanismos culturales incluyen, entre otros, rituales de socialización y normas de conducta (qué hacer y qué no hacer). (p. 244) El diseño de los mecanismos debe mantener un nivel de coherencia con la estrategia oficial para lograr un acoplamiento entre la estrategia organizacional y las iniciativas estratégicas de los gerentes en los diferentes niveles jerárquicos (Burgelman, 1991). Finalmente, en el enfoque propuesto por Burgelman (1991), se destaca que la supervivencia de la organización depende del ajuste y la renovación de las estrategias. En este aspecto, las iniciativas inductivas facilitan la especialización y las iniciativas autónomas ayudan en los procesos de innovación (Burgelman, 1991; March, 1991). Renovar la estrategia utilizando la experimentación interna y la selección, el ensayo y error, le permite a la organización permanecer adaptable en un rango más amplio de variación ambiental y un horizonte de tiempo más largo (Burgelman, 1991). Como se ha expuesto, existen dos formas de conceptualizar la unidad de selección dentro de la organización como “máquina de Darwin”. Aunque autores como Stoelhorst (2006) muestran estas formas como distantes, es posible realizar una homologación entre ellas, la cual es conveniente para este trabajo de investigación. Nelson y Winter (1982) reconocen que la rutina puede ser asociada a cualquier regla o patrón de comportamiento y por lo tanto la rutina puede ser representada en un 21 objetivo o norma gerencial o en una heurística de trabajo. Para estos autores, la rutina debe entenderse como las “disposiciones relativamente constantes y heurísticas estratégicas que dan forma al enfoque de una empresa” (p. 15). Esto quiere decir que las rutinas se asemejan fácilmente a una intención estratégica (Burgelman, 1991) o, en sentido opuesto, se puede decir que una intención estratégica es una rutina. Lo anterior da origen a entender toda heurística, meta u objetivo de alto nivel como una estrategia oficial y toda rutina generada en un nivel más táctico como una iniciativa estratégica inducida o autónoma. Un ejemplo de esta homologación se ve en lo expresado por Nelson y Winter (1982) en cuanto a la intención de los funcionarios a mantener y replicar sus propias estrategias: El director ejecutivo con experiencia en finanzas traerá un conjunto diferente de heurística a su trabajo que uno cuyos antecedentes estén en producción. El gerente que se transfiere a una nueva organización traerá consigo algunas de las heurísticas que parecían funcionar en su empleo anterior. (p. 133) La situación descrita es comparable con idea de que los funcionarios compiten por lograr que las iniciativas autónomas sean adoptadas por la estrategia oficial, en la propuesta por Burgelman (1991). 3.2. Conceptualización de los despachos de familia desde un enfoque evolutivo Desde el punto de vista teórico se ha conceptualizado una organización como una máquina de Darwin, un sistema donde ocurren procesos de variación, selección y retención. Ahora, desde la praxis, es de interés para esta investigación lograr identificar en los juzgados de familia las características que convierten a la entidad en una organización donde evoluciona el conocimiento. Para esto, es necesario mostrar cómo ocurren cada una de las etapas del proceso evolutivo y cuáles son las evidencias de este proceso. 3.2.1. El juzgado como un sistema social En primer lugar, se debe ilustrar la idea del juzgado como una organización social. Lapointe (1998), enuncia que: Un sistema social es una actividad humana compuesta por dos o más individuos interdependientes que interactúan. Los miembros del sistema social están unidos a través de ideales/valores compartidos y conjuntos de comportamientos aceptables o tolerados mutuamente, que permiten o prescriben actividades humanas para la realización de propósitos dentro de ambientes dados. Las interrelaciones a propósito y las interacciones dinámicas creativas de los miembros (componentes vivos) generan procesos cruciales, que producen propiedades emergentes únicas y completas. []… Se compone de individuos con propósitos propios, organizados como una entidad holística que tiene sus propios 22 propósitos, y opera como un componente de grupos sucesivamente más grandes de sistemas dedicados a funciones por las cuales alcanzan sus propósitos propios, incrustado en un sistema social humano multicultural con propósitos propios. []… La existencia de un sistema social se mantiene a través de relaciones simbióticas con sus miembros y entornos humanos y naturales circundantes… (p. 195) [énfasis añadido] De este modo, los juzgados de familia encajan en esta definición debido a que: son más de 300 juzgados a nivel nacional, todos con una planta de personal variable entre seis y ocho colaboradores. Algunos de estos juzgados están operando desde hace más de 20 años y otros llevan poco más de 4 años de servicio, lo cual ha generado que los juzgados tengan, cada uno, una forma de operación particular y, por lo tanto, una cultura organizacional distinta. Además, algunos de los juzgados han definido políticas de operación como el cierre de procesos diarios, visitas específicas de archivo, distribución de casos por nivel de experiencia, entre otras reglas que forman su estrategias y valores corporativos, los cuales guían a los funcionarios que participan del sistema. Otro indicio de que es un sistema social es que los colaboradores de cada juzgado responden a incentivos propios (salarios, estabilidad laboral, beneficios, etc.) y, como organización, cada juzgado busca cumplir con las metas establecidas por el órgano de administración centralizada. Finalmente, los juzgados son parte de un sistema mucho más grande, el sistema judicial, y su forma de operación también está ligada a las diferentes ciudades y condiciones ambientales donde se ubican (Juzgado 06 de familia de Bogotá, Juzgado 18 de familia de Bogotá, Juzgado 26 de familia de Bogotá, comunicación personal, marzo de 2018). 3.2.2. Procesos de variación, selección y retención en las rutinas y reglas Como se ha demostrado, un juzgado es un sistema social. El paso siguiente es validar si se cumplen cada una de las etapas del proceso evolutivo. Al realizar un proceso de abstracción en este sistema, se identifica como unidad de selección a las rutinas o, como se explicó en la sección anterior, las estrategias dentro de cada juzgado. Estas rutinas se ven reflejadas en las políticas dictadas por los líderes de cada juzgado, los jueces y secretarios. Por ejemplo: el orden de priorización de procesos, la asignación de funciones, las reglas de distribución y la estrategia para cumplir con las metas trimestrales que establece la Ofician de Reparto son algunos de los lineamientos que estos líderes dan a su equipo de trabajo (A. Rodríguez; L. E. Molano, comunicación personal, marzo de 2018). En un nivel más operativo, las rutinas se pueden asociar a las estrategias individuales de los funcionarios para llevar a cabo su trabajo, como es el caso de la generación de formatos de operación para el seguimiento del flujo de trabajo, las reglas de desplazamiento para consultar decisiones o realizar 23 procesos de validación y firma, los horarios de ingreso y salida del despacho y el orden en que gestionan su inventario de tareas diarias (Juzgado 06 de familia de Bogotá, Juzgado 18 de familia de Bogotá, Juzgado 26 de familia de Bogotá, comunicación personal, marzo de 2018). Así como se establece una unidad de selección, también es posible identificar presiones que generan variación en estas rutinas. Dentro de estas presiones están: la experiencia o capacitación de los funcionarios, las incapacidades o licencias, el tamaño de la planta, las órdenes del juez, el número de procesos en inventario, la locación y la afluencia de público a las oficinas, entre otras. Estas presiones son particulares de cada juzgado, por sus condiciones ambientales, y han motivado modelos de operación distintos. Por ejemplo, el juzgado 18 de familia de Bogotá realiza una distribución de los procesos entre los sustanciadores tomando como regla de decisión la experiencia y capacitación de los funcionarios, por su parte, el juzgado 06 de familia de Bogotá distribuye equitativamente los procesos que entran al despacho (Juzgado 06 de familia de Bogotá, Juzgado 18 de familia de Bogotá, comunicación personal, marzo de 2018). La descripción de las presiones de selección ha expuesto, en algún grado, los procesos de variación que ocurren al interior de cada juzgado. Los procesos de ensayo y error ocurren de manera constante dentro de la organización y se pueden observar en rutinas como: la forma en que se atienden a un cliente; en el cubrimiento de tareas por parte de los funcionarios, en ausencia de uno de sus compañeros; y en el alistamiento de los documentos para cada proceso. También, es posible identificar variaciones entre juzgados, por ejemplo, en la forma de atender las audiencias, en la asignación de tareas a los funcionarios, en la programación de estas tareas, entre otras actividades. En lo que respecta al proceso de selección, existen algunos criterios generalizados en los juzgados: el tiempo que consume la estrategia, el cumplimiento de las metas y la calidad de los de procesos. También, existen algunos otros criterios que son determinados de forma individual, como el caso de la comodidad que ofrece al funcionario la estrategia y la facilidad con que la pueda ejecutar. Asimismo, existen criterios de selección externos principalmente enfocados en la alineación estratégica de los diferentes juzgados con lo que determina el órgano de administración centralizada, en este caso se evidencian las metas institucionales, capacidad máxima de respuesta de los juzgados determinada de forma anual, las vigencias y los tiempos procesales (Juzgado 06 de familia de Bogotá, Juzgado 18 de familia de Bogotá, Juzgado 26 de familia de Bogotá, comunicación personal, marzo de 2018). 24 El último elemento del proceso evolutivo dentro de los juzgados de familia es la retención y replicación de rutinas o estrategias. Aunque los juzgados no cuentan con un sistema específico para la documentación y estandarización de procesos, como un sistema de gestión de calidad, cada uno mantiene sus rutinas exitosas de diferentes formas. Por ejemplo, el juzgado 18 de familia de Bogotá ha documentado las funciones de cada cargo y el juzgado 06 de familia de Bogotá mantiene sus propios formatos para el seguimiento de casos. En general, la memoria es uno de los principales mecanismos para conservar el conocimiento de la institución. En adición a lo anterior, la replicación de algunas rutinas se da por imitación en las labores compartidas o por la capacitación directa en los procesos de entrega de cargo. A niveles más altos se pueden identificar procesos de capacitación colectiva como los que mantiene la Rama para los jueces, en materia administrativa, y la creación de jurisprudencia (Juzgado 06 de familia de Bogotá, Juzgado 18 de familia de Bogotá, Juzgado 26 de familia de Bogotá, comunicación personal, marzo de 2018). 3.2.3. Ampliación de las presiones de selección existentes en los juzgados de familia Al profundizar en la conceptualización de los procesos que se ejecutan en los juzgados como procesos evolutivos, se consideró la identificación y clasificación de las presiones de selección a las cuales se enfrentan los juzgados que participaron en el estudio. En este ámbito, se encontró que las presiones, dependiendo de qué impacto generan en los funcionarios, pueden ser clasificadas como: positivas, negativas y neutras. Las primeras corresponden a situaciones donde los funcionarios perciben una mejora en su trabajo o un alivio en la carga laboral. Las segundas son aquellas que, aunque producen variación, son reconocidas como un castigo o como una carga adicional. Finalmente, las presiones neutras no suponen una reacción del funcionario, puesto que estos las asocian de forma implícita a su trabajo o actividad diaria. Es necesario aclarar que, en algunos casos, las presiones pueden hacer tránsito de positivas a negativas (o viceversa), dependiendo de la ausencia o presencia de la característica que facilita o entorpece el trabajo. De acuerdo con lo anterior, a continuación, se describen algunas de esas principales presiones que auto reconocen los funcionarios o que se evidencian en los acercamientos realizados a los despachos, con base en la información recolectada de los juzgados 06, 18, 26 y 31 de familia de Bogotá y el juzgado 36 laboral de Bogotá: 25 Presiones positivas La experiencia: Ante la presencia de la experiencia, las variaciones que se generan son recibidas positivamente por los funcionarios. Lo anterior tiene origen en que el camino de ensayo y error, recorrido por quién tiene la experiencia, aumenta la expectativa sobre el beneficio de las variaciones que se implementan. Además de esto, cuando la distribución de tareas se realiza con base en la experiencia, los flujos de procesos mejoran y los funcionarios se sienten cómodos en lo que realizan, debido a que conocen el proceso. Metas internas: la divulgación de las metas del juzgado, por ejemplo, la directriz de cierre de los procesos que ingresan al despacho de forma diaria, también es interpretada de forma positiva. Esto se debe a que los funcionarios encuentran apropiado conocer los objetivos del juzgado y evitar el cambio de rutinas sin conocer hacia dónde están encaminadas. Esta presión hace partícipe al funcionario en la planeación estratégica y esto se asocia a un reconocimiento. Auto-reflexión y retos personales: esta presión, corresponde al análisis individual sobre los procesos que se ejecutan. Este análisis deriva en cambios en las rutinas de trabajo, los cuales son tomados de forma positiva, puesto que parten de una iniciativa propia. A priori, las variaciones generadas buscan mejorar la actividad cotidiana y generar satisfacción al funcionario. Planta completa: cuando el juzgado cuenta con una planta de personal completa, la división del trabajo es visualizada de forma equitativa. Las tareas están discriminadas y, desde la comparación con otros juzgados, los funcionarios entienden esta situación como una ventaja que mejora su actividad diaria, puesto que disminuye la carga. La ausencia de esta característica es considerada una presión negativa. Ambiente laboral: aunque son muchas las variables que se asocian a esta presión, cuando los empleados reconocen que en su ambiente laboral se comparte el conocimiento, se trabaje en equipo, se promueve el reconocimiento y se puede proponer cambios, estos generan variaciones auto-motivadas y, por lo tanto, fácilmente aceptadas. 26 Presiones negativas Orden del juez: es una de las presiones más comunes dentro del juzgado. La percepción de esta presión por parte de los funcionarios es negativa, debido a que produce una variación no esperada, un cambio de prioridad y la interrupción, en algunos casos, de las tareas en curso. Además, la orden generalmente está asociada a la inmediatez para su ejecución y a un corto plazo para finalizar la tarea. Esta situación puede ser amplificada si el ritmo de trabajo del juez es mayor al del funcionario que debe cumplir con la actividad, ya que implica una adaptación de los tiempos de trabajo para el funcionario. Cambio al sistema oral: esta metodología de trabajo que inició en el año 2015, para algunos de los funcionarios generó cargas adicionales, debido a que, hasta el agotamiento de los procesos escritos, se debe trabajar en el cierre de ambos tipos de procesos. Esto con el agravante de que por lo menos dos funcionarios deben salir del despacho a la atención de audiencias, incluido el juez, lo que supone una tarea adicional de cubrimiento de tareas o el retraso de la salida de procesos por dificultad en los trámites de aprobaciones y firmas. Procesos prioritarios: el aumento de las tutelas se convierte en una presión negativa para los funcionarios. Estas deben ser tramitadas en un menor tiempo y no suponen una disminución de los procesos normales, es decir, deben tramitar las tutelas y los procesos normales de forma simultánea, lo cual se asumen como una sobre carga. La llegada de este tipo de procesos, por ende, modifica la planeación del juzgado a todo nivel e interrumpe otras actividades. Atención al público: la presencia de las partes en los juzgados y la solicitud de trámites adicionales por parte de estos modifica el orden en que se ejecutan las tareas. En ocasiones, dependiendo del número de personas en la ventanilla de atención, más de un funcionario debe dejar sus actividades y dar respuesta a las solicitudes de las personas allí presentes. Para quien no tiene a cargo la tarea de atender el público, el dejar de lado su trabajo para suplir esta tarea se considera una actividad que no agrega valor. Desorden y desplazamientos: en los despachos donde los expedientes no tienen reglas claras para su almacenamiento o donde estas reglas se rompen, se generan cambios en las rutinas debido a que se lentifican los procesos de ubicación. El tiempo consumido por la actividad de búsqueda, que no está contemplado dentro de la planeación habitual de los funcionarios, imposibilita el cumplimiento de sus metas y, por lo tanto, produce inconformidad. Por otra 27 parte, estos procesos de búsqueda aumentan el número de desplazamientos dentro y fuera del juzgado. Así, cuando se requiere un desplazamiento al archivo central, la ausencia del funcionario que realiza esta tarea causa un aumento de la carga para quien tiene que suplir sus labores. Presiones neutras Como se mencionó antes, estas presiones son aquellas que el funcionario considera que hacen parte de la cotidianidad del cargo que ejecuta. En este tipo de presiones no se profundizará en las consecuencias de su presencia, puesto que no implican un beneficio o un perjuicio para el equipo de trabajo. Aunque, en ocasiones, pueden provocar que los tiempos de ejecución se prolonguen, estos retrasos son aceptados por el funcionario. Algunos ejemplos de estas presiones son: el inventario de trabajo, la antigüedad de los procesos, la hora del día en que se recibe el reparto, el vencimiento de las tutelas y las correcciones a los documentos que se producen en el cumplimiento de las tareas. 3.3. El Modelo: problema de efectividad como un problema de conocimiento Los modelos de simulación son utilizados como herramientas de experimentación para entender las dinámicas, relaciones y comportamientos de un sistema. Este tipo de modelos pueden, incluso, mostrar comportamientos no esperados, que emergen gracias a la heterogeneidad de los agentes y a sus interacciones. Según Lozares (2004), la simulación es especialmente apropiada para tratar los fenómenos no lineales y complejos que presentan en un sistema social, característica que cumplen los juzgados y que se ha mostrado con anterioridad. Además de esto, estas herramientas, desde el punto de vista de la ingeniería, facilitan el diseño de soluciones (Olaya et al., 2017) y, por lo tanto, también es conveniente para el desarrollo de este estudio. Aunque existen múltiples sistemas de modelación, para esta investigación se hará uso de la Simulación Basada en Agentes (ABM), la cual permite explicar el comportamiento del sistema como una propiedad que emerge por las acciones individuales de quienes participan en él. Así, se pretende experimentar con el sistema y observar cómo varían los comportamientos, una vez se establece una nueva regla o política. Desde este enfoque, se generan diferentes escenarios que ayudan a entender y explorar posibles soluciones a al problema del conocimiento organizacional que ocurre en los juzgados de familia. 28 Como se ha mencionado antes, las metas dentro de los juzgados constituyen la estrategia oficial de la organización y el despliegue de esta, en el nivel operacional, presiona la variación en las intenciones estratégicas o rutinas de los funcionarios. La experiencia de los participantes de manera natural e inevitable da lugar al aprendizaje (Pentland y Feldman, 2008) y las variaciones seleccionadas establecen un nivel de conocimiento para el juzgado, el cual se espera sea cada vez más próximo al conocimiento que da como resultado el cumplimiento de la estrategia oficial. Es por lo anterior que este sistema se modela con base en la propuesta de evolución del conocimiento de Miller y Martignoni (2016), quienes, a su vez, se guían del modelo de March (1991). Este modelo experimenta con la combinación de iniciativas estratégicas inducidas y autónomas (de explotación y exploración) para apoyar la gestión del conocimiento dentro de una organización. Para esta investigación, el modelo de Miller y Martignoni (2016) se refuerza con algunas propiedades del aprendizaje y el olvido que se pueden evidenciar en el contexto de los juzgados de familia. La primera de las propiedades que se incluye en el modelo es el decaimiento en la capacidad de aprendizaje y memoria que ocurre con el envejecimiento (Curran, 1997). De acuerdo con Jovic y McMullin (2011) a pesar de que el talento, las habilidades y las actitudes son distribuidas desigualmente y pueden cambiar en el tiempo, existen disminuciones relativas a la edad. Incluir este factor se debe a que los funcionarios de la entidad envejecen y las tecnologías para la prestación del servicio avanzan rápidamente, además de que uno de los mecanismos principales de retención en esta organización es la memoria. Huppert y Kopelman (1989) realizaron diferentes experimentos con grupos de adultos de diferentes edades. Particularmente, ellos se enfocaron en la medición de las capacidades de aprendizaje visual y espacial. Sus conclusiones muestran que las capacidades de aprendizaje en estas áreas pueden disminuir entre un 16% y un 30% con el paso del tiempo. El envejecimiento provoca un déficit y rápido olvido en materia visual y espacial (Huppert y Kopelman, 1989, p. 857- 858). En esta misma línea, Vakil y Agmon-Ashkenazi (1997) encontraron en su revisión de la literatura que lo expuesto anteriormente también se cumple para el aprendizaje de secuencias. Mostraron nuevamente que los adultos jóvenes tienen una reacción más rápida que los adultos mayores. Estos autores se enfocan en el aprendizaje procedimental y la habilidad para solución de problemas. En este caso, las capacidades de aprendizaje en relación al tiempo podían disminuir entre un 16% - 20 y, en otras clases de conocimiento puede llegar hasta un 50%. 29 Posteriores investigaciones en la realización de tareas múltiples, indican que los individuos, con el paso del tiempo acumulan conocimiento que les permite llevar a cabo este tipo de tareas, sin embargo, su tiempo de ejecución aumenta (Sit y Fisk, 1999). Más recientemente, Brickman y Stern (2010) realizaron diferentes pruebas a grupos de adultos mayores y adultos jóvenes. Entre las mediciones realizadas, contemplaron la capacidad de retención (memoria), el aprendizaje y utilización de palabras y la memoria laboral. El estudio identificó que los adultos mayores tienen un peor desempeño en las tareas de memoria en largo plazo, comparado con adultos jóvenes. También, que la memoria laboral muestra un decaimiento con la edad y la pérdida de la capacidad de memoria hace que decaigan otros dominios cognitivos. La segunda propiedad incluida en este modelo es el liderazgo. La presencia de agentes con esta característica se convierte en una presión de selección, puesto que, como lo dice Nelson y Winter (1982): “el gerente que se transfiere a una nueva organización traerá consigo algunas de las heurísticas que parecían funcionar en su empleo anterior” (p. 133) y esto, combinado con una posición de poder, causará una variación en las rutinas de resto del personal. En este ámbito, son varias las investigaciones que demuestran una relación entre el liderazgo y el aprendizaje organizacional. Gallego y Gil (2012) afirman que “el liderazgo: es la clave para el éxito del aprendizaje organizativo; se requiere un estilo de liderazgo participativo, con altos niveles de facilitación, que consiste en atender a las necesidades individuales de aprendizaje”. También, estos autores enfatizan en esta habilidad como un potencializador, debido que promueve compartir ampliamente en la organización de aprendizaje y el desarrollo de capacidades en todos los miembros. Miguel-Dávila, Martín-Sánchez y Rodrígues (2014) también encuentran evidencia empírica entre el liderazgo y el aprendizaje organizacional en su revisión de la literatura. En la misma línea de ideas, Chemers, Watson y May, (2000) realizan un estudio de esta competencia en las fuerzas militares. A través de diferentes tareas, con presencia y ausencia de líderes, encuentran que el liderazgo puede mejorar el desempeño del equipo hasta en un 30%. Posteriormente, Srivastava, Bartol y Locke (2006) realizan una estimación de la contribución del liderazgo al aprendizaje. Estos autores afirman que el liderazgo incrementa la autonomía de los empleados. En su estudio de cómo se comparte el conocimiento encuentran que el líder juega un papel importante en este aspecto, favoreciendo el aprendizaje hasta en un 40%. Un tercer elemento que se incluye en este modelo es manipulación de la estrategia oficial, el código organizacional, que ocurren por parte del órgano de gestión centralizada, siguiendo lo propuesto por 30 Burgelman (1991). Aquí, la modificación de las metas y estrategia de alto nivel, al igual que planes temporales como el de descongestión, presionan la variación de las rutinas en los juzgados. Aunque en el modelo original propuesto por March se intenta incluir este elemento como la turbulencia del entorno que puede ocurrir en cualquier periodo con una probabilidad p, en este modelo se quiere validar el efecto de la periodicidad con que, arbitrariamente, se cambia esta esta estrategia por parte de la alta gerencia. En resumen, el modelo de simulación se constituye para la experimentación de políticas asociadas a la presencia de líderes y los cambios programados de la estrategia oficial. Por lo demás, se asumen válidas las conclusiones, parámetros y rangos que utilizan Miller y Martignoni (2016) en el modelo base, aunque se complementan con algunas propiedades del aprendizaje y el olvido que estaban por fuera. Por tal razón, se realiza una comparación de los resultados de este modelo con los de Miller y Martignoni (2016) para generar las conclusiones. El diagrama UML que describe el modelo se presenta a continuación (Gráfica 7): Gráfica 7. Resumen del marco teórico. Diseño propio. 3.3.1. Los agentes Tanto los agentes como los métodos y las medidas de desempeño utilizadas en este modelo corresponden a las propuestas por Miller y Martignoni (2016). De estos autores se toma toda la información con respecto a las tasas de aprendizaje y olvido y los rangos en los cuales se mueven estos atributos. Así mismo, se toma la información base para el diseño de los procedimientos que 31 cambian estos atributos a lo largo de la simulación. Para complementar, las nuevas características asociadas a los agentes (la edad, la pérdida de capacidad de aprendizaje y la definición de si es un líder o no) se basan en la revisión teórica descrita en el apartado anterior. Entorno: consiste en un vector aleatorio de creencias de dominio 𝑧. Este se modificará en el tiempo de acuerdo al parámetro “cambiar_estrategia”. Todas sus dimensiones deben estar inicializadas en −1 𝑜 1. Este elemento se entiende como la rutina que asegura el cumplimiento de la estrategia oficial, es decir, es la rutina a la cual deberían acercarse los agentes. Empleados: son el equivalente a los miembros de la organización. El número de miembros 𝑛 se define en la inicialización. Estos individuos tienen un vector de creencias inicial de acuerdo a un parámetro 𝑦 (0 ≤ 𝑦 ≤ 𝑧) que indica el número de creencias diferentes de cero (−1 𝑜 1). Lo anterior supone que, si 𝑦 < 𝑧, un número equivalente de dimensiones iguales a diferencia entre 𝑧 y 𝑦 deberán estar inicializadas en cero. A lo largo del tiempo, la variable 𝑦𝑖 medirá el número de creencias diferentes de cero, dado que el vector de creencias iniciales es modificado por el aprendizaje y el olvido. Los agentes son clasificados en dos grupos, adultos jóvenes y adultos mayores. Por lo anterior, y con la intención de agregar heterogeneidad, cada individuo tendrá una tasa de aprendizaje particular dependiendo del grupo donde se clasifique. Los adultos jóvenes aprenderán a con una tasa 𝐴𝑗~𝑁(𝜇𝑎 , 𝜎𝑗) y,
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