Descarga la aplicación para disfrutar aún más
Vista previa del material en texto
UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias de la Educación Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa Adaptación de formatos de archivo en la oficina del Instituto Nacional de Educación Básica, Jornada matutina de Melchor de Méncos Peten (Informe de Práctica Profesional Dirigida) María Angélica Mercado Aldana Melchor de Méncos, Peten, junio 2015 Adaptación de formatos de archivo en la oficina del Instituto Nacional de Educación Básica, Jornada matutina de Melchor de Méncos Peten (Informe de Práctica Profesional Dirigida) María Angélica Mercado Aldana Licda. Aura Leticia Monterroso Barco (Asesora) Melchor de Méncos, Peten, junio 2015 Autoridades de la Universidad Panamericana M. Th. Mynor Augusto Herrera Lemus Rector Dra. hc. Alba Aracely Rodríguez de González Vicerrectora Académica M.A. César Augusto Custodio Cóbar Vicerrector Administrativo EMBA. Adolfo Noguera Bosque Secretario General Autoridades de la Facultad de Ciencias de la Educación Licda. Sandy Johana García Gaitán Decana DICTAMEN DE APROBACIÓN INFORME DE PRÁCTICA PROFESIONAL DIRIGIDA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN UNIVERSIDAD PANAMERICANA ASUNTO: María Angélica Mercado Aldana Dictamen No. 001 7:§109/2014 Estudiante de la carrera de Licenciatura en Pedagogía y Administración Educativa, de esta Facultad, solicita autorización para realizar Informe de .Práctica Profesionalpirigid~ para coJI1plytar requisitos dy graduación. · ··· · · . - Después de haber ~sfildiado el anteproyecto pre~entado a<esta · Decanatutá pata cumplir los requisitos para elab~rar:Ipforme qe Práctica Profesional Dirigida; que es requerigo para obtener el título de Licenciat~r~en'~edagogía.y Admini_stración Educativa. Se resuelve: · .· l. El anteproyiet? presentado con elpcnnbre ele: Adaptación de formatos de archivo en la oficina del.Instituto Nacional de Educación Básica, Jornada matuth1áde Melchor de Méncos Peú~n~ Está enmarcado;dentr(? d~ los conceptos requeridos para la elaboración del Informe cfo Prá9tica Profesional Dfrigida. 2. La temática ~e ~hfoca en temas sujetos alcampod(;) investigación con el marco científico requerido. 3. Habiendo cumplid<? C()n lo descrito en el reglamento de egr:((~O _de la Universidad Panamericana en. <op,c.iQiws de Egreso, artículo No. 5 del incisq á),al g). 4. 1/1 e.e archivo UNIVERSIDAD PANAMERICANA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN. Guatemala veintinueve de marzo del año dos mil quince.------------------------------------------- En virtud del I Melchor de Mé cumple con los anterior se exti correspondiente. e.e. Archivo ión de formatos da matutina de, ercado Aldana, ación Educativa, · versidad. Por lo con el proceso UNIVERSIDAD PANAMERICANA, FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN. Guatemala, veintidós de mayo dos mil quince.------------------------------ En virtud del Inf<¡>rrfi~::a~(P,iá:b,iid~~fófesional Di~igi<l,h~bó~ ~itern~:' Ádapti~ión de formatos de archivo en la ofi~hia del Imitituto Nacional de Educación Básica, Jornada matutina de ' ' Melchor de Mé~co~·I>,etén, presentado por el estudiante. María Angélica ·.Mercado Aldana, previo a optar al fil~~ó'.acacl~mib~ de Licenciatur3: e11 P~~ifgogía y Admirii~Jración Educativa, reúne los requisit~st~cnicos y de conteriigo ,~stablecidos por la Universld~c:l, y con el requisito de Dictamen de ¡\s~sÓr (a) y Revisor (a),:s~·áutóriza la impresión delÓnforme de Práctica Profesional Dirigid.a.' e.e. Archivo Contenido Resumen i Introducción ii Capítulo 1 1 Marco contextual 1 1.1. Descripción del tipo de institución 1 1.2. Reseña histórica 1 1.3 Misión y Visión 2 1.3.1 Visión 2 1.3.2 Misión 2 1.4. Estructura organizacional 3 1.5 Ubicación geográfica 4 Capítulo 2 5 Diagnostico institucional 5 2.1 Descripción de la metodología aplicada 5 2.1.1. Técnicas 5 2.1.2 Instrumentos 6 2.1.3 Informantes 7 2.1.4 Unidad de análisis 7 2.2. Resultado del diagnóstico institucional 8 Capítulo 3 9 Sistematización de la práctica 9 3.1. Desarrollo de la práctica 9 3.1.1. Área trabajada 9 3.1.2. Actividades desarrolladas 9 3.1.3. Lecciones aprendidas 10 3.1.4. Propuesta de mejora 10 3.1.4.1 Fundamentación de la práctica administrativa 11 12 13 14 15 41 41 42 43 Conclusiones Recomendaciones Referencias bibliográficas Apéndice Anexos Anexo 1 Cartas de las autoridades educativas Anexo 2 Ficha informática del estudiante Anexo 3 Constancia de que se realizaron las 200 horas de práctica Anexo 4 Galería fotográfica 44 i Resumen La administración se entiende como un proceso, ya que en ella se realizan funciones en cierto orden y secuencia, por lo tanto la administración no es estática, debido a esto se hace necesario que constantemente se esté replanteando. Este proceso será de carácter permanente, interrumpido y sistemático, el cual tiende al logro de un objetivo por parte de personas que aportan su esfuerzo y conocimiento de acuerdo a acciones interrelacionadas y coordinadas, es decir acciones planificadas organizadas, dirigidas y controladas. La práctica Profesional Dirigida, se llevó a cabo en el Instituto Nacional de Educación Básica Jornada Matutina, ubicado en Barrio Santa Elena Melchor de Mencos Peten. Se realizó con el principal propósito, de evidenciar los conocimientos adquiridos durante la formación académica, poniéndolos en práctica a través de una contextualización del de los mismos, haciendo uso de valiosos instrumentos para la recolección de datos, entre ellos cabe mencionar la observación física del predio que ocupa la institución educativa con el propósito de enfocar y direccionar de una mejor manera el proceso de practica administrativa, teniendo una visión clara de lo que es la institución educativa, los servicios que presta y sobre todo la problemática a la que se enfrenta en su devenir diario, y así poder fortalecer el quehacer administrativo, promoviendo el profesionalismo y la dedicación. Como parte del proceso administrativo y con vista en promover mejoras y soluciones para los problemas que enfrenta la institución educativa en cuanto a sus procesos administrativos se propone fortalecer el orden y la limpieza en la oficina administrativa de la institución educativa en cuestión, a través de una adaptación en el formato de archivos de la misma, de tal manera que la búsqueda y ordenamiento de los distintos expedientes, se realice de forma sencilla y sobre todo con mayor rapidez, orden y limpieza. ii Introducción La Practica Administrativa en sus diferentes etapas, es la parte esencial por medio de la cual se adquiere la primera experiencia dentro de los distintos procesos que se llevan en una institución ya sea pública o privada, es totalmente práctica, técnica y abstracta en el ejercicio para una futura profesión netamente administrativa. El curso de Práctica Administrativa Supervisada está compuesto de tres etapas: Primera: Diagnostico Institucional: que consiste en observar completamente la infraestructura en donde será ejecutada la etapa final con la finalidad de conocer el ambiente y al personal que labora en ella. Segunda: Asistencia Técnica: En esta etapa se inicia prestando asistencia en algunos de los procesos técnicos y administrativos que tiene a su cargo el jefe inmediato. Tercera: Practica Directa: Esta es la fase final en la cual se realizan todas las tareas o procesos puramente administrativos que se llevan en la oficina. 1 Capítulo 1 Marco contextual 1.1. Descripción del tipo de institución El instituto de Educación Básica Jornada Matutina se encuentra ubicada en el barrio santa Elena, Melchor de mencos, peten. Brinda servicio al Nivel Medio Básico de Primer Grado a Tercer Grado. Se trabaja en la Jornada Matutina de Lunes a Viernes enun horario de 07:00 a.m. 12:00 p.m. Los períodos de 7:00 a 9:55 am son de 35 minutos cada uno, y de 10:30 a 12:00 am son de 30 minutos cada uno. Cuenta con un amplio predio escolar, consta de seis edificios de los cuales tres se encuentran tres en funcionamiento, cuenta con catorce docentes teniendo a su cargo veinticinco periodos. Uno de los objetivos del centro educativo es preparar jóvenes para el nivel medio, por valores naturales y culturales de la región y el escaso rendimiento educativo que existe en el país. En los últimos años se ha alcanzado un nivel de crecimiento en la población estudiantil y donde nace una visión diferente donde podíamos ir más allá, y a través de las necesidades de la población. 1.2. Reseña histórica El Instituto Nacional de Educación Básica inicia sus labores el 03 de enero de 2009 con los servicios educativos de: Ciclo Básico, tomando en cuenta el aumento el crecimiento de la población, se determinó la creación y funcionamiento del Centro Educativo, llevando el nombre de INSTITUTO NACIONAL DE EDUCACION BASICA JORNADA MATUTINA INEB J. M. Estando presente el CTA. de Melchor de Mencos, los primeros docentes que iniciaron su labores siendo ellos: cinco docentes del año 2009. 2 En el presente año tomando en cuenta que no había director se realizó la propuesta al Catedrático aceptando y tomando los dominios sobre el Establecimiento. En este tiempo de servicio educativo se han profesionalizado a más de 50 jóvenes. En el presente años contamos con un nivel de crecimiento en la población estudiantil y donde nace una visión diferente donde podíamos ir más allá, y a través de las necesidades de la población. 1.3. Misión y Visión 1.3.1 Visión Ocupar en los siguientes años, el primer lugar en cuanto a educación Básica dentro del municipio, brindando servicio educativo con alto rendimiento académico, con instalaciones dignas, aulas equipadas, materiales educativos diversos y docentes altamente calificados, egresados de las universidades del país con visiones de superación en el campo pedagógico. 1.3.2 Misión Brindar educación de calidad a los jóvenes del municipio, con una sólida formación en cada disciplina con principios éticos y sociales, que les permita desarrollar sus aptitudes y capacidades para que sus egresados sean capaces de desempeñarse exitosamente en educación básica, formando mejores jóvenes y ampliando su conocimiento y así sean competentes para trabajar por el bien de su propia comunidad en un futuro. Aprovechar responsablemente la educación para mejorar su calidad de vida, a través de espacios educativos, materiales, equipo informático, uso de nuevas tecnologías de la información y de la comunicación y métodos pedagógicos acordes a sus necesidades específicas. La transformación de los estudiantes para que sean competitivos y con valores, en un ambiente que favorece su integridad física, mental y emocional, considerar como fin primordial la integración de la persona ante una sociedad multicultural. 3 1.4. Estructura organizacional 4 1.5 Ubicación geográfica 5 Capítulo 2 Diagnostico institucional 2.1 Descripción de la metodología aplicada La Dirección educativa coordina una gran diversidad de servicios estudiantiles y está presente desde el proceso de admisión hasta la titulación. Entre sus principales funciones destacan las siguientes: Lleva a cabo el proceso de admisión, registra y actualiza los expedientes de cada estudiante, es el vínculo con la Secretaria de Educación Pública, tanto para efectuar los trámites individuales por alumno como para mantener al corriente los registros y actualizaciones de los planes de estudio, es la encargada de organizar y coordinar los procesos de inscripción y reinscripción, es la única entidad oficial que puede expedir constancias de estudios y calificaciones, ya que es la Dirección que registra y resguarda la historia académica de todos los alumnos, es la Dirección que vigila el cumplimiento del Reglamento de Alumnos, por lo que es también la encargada de aplicar las sanciones académicas cuando un alumno entra en problemas con la Institución, ya sea por un mal desempeño académico o por faltas de probidad, situación que incluso puede llevar a que un alumno sea dado de baja temporal o definitivamente, es la responsable de la oficina del Servicio Social. 2.1.1. Técnicas Durante la práctica se observó una etapa importante en la formación y preparación de todo profesional antes del ejercicio del mismo, esto permite conocer fortalezas y debilidades que éste posee. Siendo así un proceso de desarrollo intelectual y personal que favorece la adquisición de herramientas para la futura aplicación en el trabajo docente, siendo así las experiencias compartidas con los estudiantes, catedráticos, director y la comunidad educativa del nivel básico. 6 2.1.2 Instrumentos Tabla 1 Ficha informativa NO. Aspecto observado respuesta Observaciones y/o comentarios 1. Dimensiones promedio de la oficina N-S 6.70mts. O-E 8.60Mts. Espacio está un poco pequeño para la dirección. 2. Ubicación: Muy buena Buena Regular mala Está en orillas del área se mantiene en silencio. 3. Ventilación: Suficiente Aceptable No aceptable Suficiente por sus amplias ventanas. 4. Iluminación: Suficiente aceptable No aceptable Suficiente por sus amplias ventanas. 5. Sala de estar: Si No No cuenta con sala de estar. 6. Cuenta con servicio de internet: Si No 7. Cuenta con servicios audiovisuales: Si No Estado 8. Tiene suficiente agua entubada: Si no En horarios específicos. 9. El edificio es: Oficial privado 10. Otros aspectos que no se consideraron en esta guía de observación. Fuente: Elaboración Propia. Año 2014 _______________________________________ _________________________________ Firma i Sello del Centro Educativo VO. BO. Catedrático-Supervisor UPANA 7 2.1.3. Informantes Al entrevistar a dos personas que se han dedicado a la dirección de dicha institución educativa, se puede decir que el concepto gerente son personas que desempeñan su labor son los directivos dela institución encargados de velar por el cumplimento del centro educativo. De esta manera, el programa de trabajo de la materia contempla en una primera unidad conceptos fundamentales de la administración y los procesos que lo acompañan: la planeación, la organización y la gestión como factores determinantes para explicar a la administración escolar. 2.1.4 Unidad de análisis La oficina administrativa es el lugar donde se lleva a cabo un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la institución, para analizar y proponer alternativas visibles de solución que ayuden a la erradicación de los mismos. Surge como necesidad institucional por detectar los problemas de la institución y sus administradores. Así como las necesidades de adaptación de un futuro. Comprende el estudio de las funciones asignadas al área objeto de estudio, así como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeño de su labor. El intercambio propicia el acercamiento con la comunidad local y con las regionales del país, sin olvidar que debe hacer un acercamiento a las tendencias del mundo moderno. Esas aspiraciones deben conjugarse con las necesidades del país por construir una sociedad más justa, equitativa, solidaria y pacífica que cree el marco adecuado para la convivencia armoniosa en su carácter pluriétnico, multilingüe, respetuoso de todas y todos sus miembros sin distinción de género, edad, condición social, creencias entre otros. 8 La estrategia se estructuro con elementos teóricosy reflexiones que permitan al docente comprender mejor la realidad de la educación y aceptar el reto de aprovechar las condiciones favorables de la escuela y la comunidad, así como, superar aquellas limitaciones que interrumpen en el aprendizaje de las y los administradores. El mejoramiento del ambiente y el espacio escolar, se considera como una fuente de riqueza, como una estrategia educativa y como un instrumento que respalda el proceso de aprendizaje al ofrecer propuestas y ocasiones para que se dé el intercambio de información y de recursos. 2.2. Resultado del diagnóstico institucional FORTALEZAS OPORTUNIDADES Cuenta con un personal a la vanguardia de la tecnología. Ubicación no céntrica por ruidos Contar con edificio propio. Un centro de cómputo. DEBILIDADES AMENAZAS Estructura deteriorada. No cuenta con amurallado. Ingreso de personas ajenas al establecimiento por falta de muralla. Estructura deteriorada. 9 Capítulo 3 Sistematización de la práctica 3.1. Desarrollo de la práctica Se realizaron 200 horas de actividad en las cuales se propusieron múltiples actividades en apoyo de todo lo que se desarrolla en la oficina administrativa, proponiendo nuevos conocimientos adquiridos en el proceso de formación, y promoviendo experiencias nuevas en la construcción del profesionalismo administrativo., El área de enfoque fue en el aspecto técnico administrativo, en la cual se apoyó en la revisión de documentos y constancias de inscripciones constancias de buena conducta, permisos para alumnos, plan de estudios y programas. 3.1.1. Área trabajada Aprendí a administrar el tiempo los recursos del trabajo, durante la etapa de observación, se observaron varios problemas que hay en el centro educativo. Se adquirió una experiencia muy bonita, ya que se tiene el privilegio de trabajar como docente, pero no se tiene claro todos los procesos y gestiones que se trabajan en la dirección y administración de los centros educativos. Permitió, conocer y aprender a elaborar documentos que desconocía de la administración, orden y control de los libros que estaban desactualizados. 3.1.2. Actividades desarrolladas Inscripción de alumnos Limpieza de archivos A ordenar expedientes A llenar fichas A levantar actas por entrega de expedientes A ordenar libros A ordenar expedientes Actas de cierre de labores 10 3.1.3. Lecciones aprendidas Principales resultados esperados por acción a ejecutar: Aprendí a ordenar como inscribir a los alumnos de primer ingreso. A elaborar documentos como actas de cierre de labores. Elaboración de notas. A ingresar notas al sistema Aprendí a ordenar documentos como lo son los expedientes. 3.1.4. Propuesta de mejora Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. Determina que las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación y la preservación del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los creadores de los documentos. Al tratarse de documentos electrónicos, la función de la adaptación de formato de archivo va a ser sometida a ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su preservación, su acceso y su uso. No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato papel. 11 3.1.4.1 Fundamentación de la práctica administrativa Este tipo de administración es la que se ejerce en el proceso de enseñanza aprendizaje, internamente y externamente, haciendo uso de la administración, como también de los todos los procesos educativos. Etapas de la Administración Planeación, esta etapa permite prever el tiempo en el cual se realicen actividades en un determinado tiempo, organización: permite el orden, en el cual se realizaran las actividades de establecidas. Ejecución: en esta etapa se realiza todo lo ya establecido, con un tiempo específico para cada actividad. Dirección: es la etapa que guía que es lo que se hará y en el momento en que se realizará de acuerdo a la planeación. Control: permite que todo se haga dentro del establecido. Principios de la Administración según Henry Fayol División del trabajo y especialización: son las tareas que realizan las personas para aumentar la eficiencia. Autoridad: el gerente es la autoridad, es el derecho de dar órdenes y el poder de esperar obediencia de los empleados, con responsabilidad como consecuencia natural de la autoridad e implica el deber de rendir cuentas. Ambas deben estar equilibradas entre sí. Subordinación del interés individual al bien común: este tipo de interés deben ser generales y deben estar por encima de los intereses particulares. Remuneración: debe haber (en cuanto retribución) satisfacción justa y garantizada para los empleados y para la organización. Centralización: concentración de la autoridad en el orden jerárquico de la organización. Unidad de Dirección: es la asignación de un jefe y un plan a cada grupo de actividades que tengan el mismo objetivo. Jerarquía: toda organización tiene un orden en el personal. Proceso de diseñar y mantener un ambiente en que las personas trabajando en grupos alcanzan con eficiencia unas metas y objetivos seleccionados. Es algo dinámico, ya que el entorno va cambiando. 12 Conclusiones Para una buena administración es importante la planificación, organización y que estas esté integrada con las demás aéreas, para unificar las metodologías y la forma de trabajo teniendo una meta clara de hacia dónde van los objetivos y las operaciones de la institución. Para esto es necesario capacitar al personal del área de planeamiento y administrativo con las nuevas tecnologías acorde con la planificación. La meta principal de la administración de las operaciones es ayudar a comprender y/o utilizar las operaciones como un arma competitiva. A través de un buen manejo del diseño, dirección y control sistemático de la administración. 13 Recomendaciones Que el personal administrativo le dé un buen uso a la herramienta de formatos utilizados en administración. La integración de personal a través de teorías, herramientas y técnicas, ayuda a resaltar la importancia estratégica que tiene esta materia en las operaciones cotidianas de la administración de personal imperante en las pequeñas y medianas empresas administrativas. La implementación del sistema de integración de personal contribuye a la generación de ventajas competitivas en la empresa objeto de estudio y en consecuencia del personal operativo que lo conforma. 14 Referencias bibliográficas Alvarado Oarce, Otoniel (2000). Administración de Personal. Aproximación al campo Educativo. Udegraf S.A., Primera Edición. Lima Perú. Pp. 145. Arroyo Valenciano, Juan Antonio. 2009 Blog: administración de la educación Republica de Colombia Barcos, Santiago José(2002), “El proceso administrativo” (FCE-UNLP, 2004). Barcos, Santiago José: “Diagnostico Institucional”, chile Cassagne, Juan Carlos2002, Derecho Administrativo, Buenos Aires, séptima edición. Camus, Guillermo. Administración Integral en la Empresa. (2001) Ed. Trillas, México, 183 Daft Richard L.; Marcic Dorothy (2006). Introducción a la administración, Ed. Thompson, México, p. 573 Fundación Este País, (2008), El Reto de la Economía del Conocimiento” México, Fundación Este País. p. 110 Hitt, Ireland, Hoskisson,(2008)..Administración estratégica. Ed, Barcelona España. Milla Gutiérrez, Artemio; Martínez Pedrós, 2005 Daniel. La Elaboración Del Plan Estratégico Y Su Implantación A Través Del Cuadro De Mando Integral. Ed, Republica de Bolivia. Gareth R. Jones, Jennifer M. George, 2006. Administración Contemporánea. Ed, Cecsa. México, p. 479 15 Apendice Propuesta Adaptación de formatos de archivos en oficina (Informe práctica Profesional Dirigida) María Angélica Mercado Aldana Melchor de Mencos, Peten, Mayo 2,015 16 Resumen El siguiente trabajo consistió en la aplicación de una propuesta de mejora del proceso de administración a través de la adaptación de formato para archivos , la cual permite implementar un adecuado sistema de control en la administración basado en estrategias medibles a través el diseño de objetivos que son reducidos en indicadores. Esta investigación se consideró proyecto tipo factible, por ser una propuesta, además este proyecto engloba tanto en un estudio de campo como documental. Para la recolección de la información, se evaluaron los distintos procesos llevados a cabo en proceso administrativo, además se realizaron entrevistas tanto estructuras como no estructuradas del personal, esto permitió diagnosticar la situación actual, para que posteriormente se presentara la propuesto de mejora. 17 Introducción En la actualidad, es indispensable para una organización hacer uso de herramientas que permitan llevar a cabo el cumplimiento de actividades de los procesos que desarrollan, que sean capaza de controlarlas y sean capaces de obtener buenos resultados de las mismas, a esto puede llamarle guía de adaptación didáctico y digitalización de documentos de la administración, el cual permite llevar información del cumplimiento de los objetivos fijados para una buena administración que permitan alcanzar metas y cumplir con el éxito esperado Implementar el uso de una guía didáctica de adaptación de documentos de administración, es una estrategia de organización o proceso en un conjunto de medidas de actuación, las cuales proporcionan la estructura necesarias para la mejora de la organización o institución. 18 Justificación Es preciso decir, que la implementación de la adaptación de formatos en la administración de un sistema de control de actividades didácticas, es una decisión estratégica de la institución para realizar eficazmente el desarrollo de su actividad y sus respectivas funciones. Por lo tanto, el presente trabajo de tiene como base esencial diseñar una propuesta de mejora al sistema de la administración en la institución, utilizando la metodología guía de adaptación de documentos de la administración, con la finalidad de evaluar y controlar las actividades que lleven a cabo, para así promover acciones dentro del proceso de mejora continua en función los resultados obtenidos. Las razones por las cuales la administración exige unas mejoras que sean competitivas siendo eficaces y eficientes por la modernización de sistemas administrativas. 2. Objetivos 2.1. Objetivo general Diseñar una propuesta de mejora al sistema de control de administración utilizando una guía de adaptación didáctica y digitalización de documentos de la administración. Proponer mejoras al sistema de la administración y sus funciones. 2.1 Objetivos específicos Diagnosticar la situación actual del manejo de la información y de las actividades ejecutadas en el área administración de la institución. Determinar los procesos empleados para organizar y archivar la información digital, de esta manera proponer los aspectos que puedan mejorarse en los mismos. Diseñar formatos para la mejora continua de los procesos administrativos, los cuales formatos documentos y las carpetas, los cuales serán descritos en dicho manual. Estructurar el manual de procedimientos para el manejo de los documentos, formatos y carpetas pertenecientes al área administrativa de la institución. 19 Planificación del taller de Socialización Que atreves de estos formatos se mas fácil la administración de dicho empresa con la ayuda de dichos funcionarios y así hacer más fácil su funcionamiento. Recursos • Director • Catedráticos • Estudiantes • Padres de familia Tecnológico • Impresora • Energía eléctrica • Internet • Establecimiento • Computadora Metodología Aplicada Se ha utilizado como metodología para la elaboración de formato de archivos diferentes documentos para un mejor funcionamiento de la administración, con el fin de lograr unos mejor funcionamientos para el uso de los funcionarios. 20 Planeamiento del problema La propuesta o programa de adaptación de formatos de archivo de dio a base de algunos problemas que se dieron durante la práctica administrativa profesional dirigida en la dirección del Instituto Nacional de Educación Básica Jornada Matutina, en los trabajos realizados, en el cual carecían de dichos formatos para un mejor funcionamiento en administración educativa. 21 CARTA CIRCULAR Se utiliza principalmente para hacer el papel de carta comercial para anunciar algún evento a otras empresas o personas (cambio de domicilio social, inauguraciones, lanzamiento de productos...). Por otro lado también sirve para dar instrucciones, procedimientos u órdenes sobre algún tema. En este caso es normal que vayan enumeradas correlativamente. Su presentación suele ser bastante sobria. ASINQUE Empresa de publicidad Avd. Gaviota 5, 7º J 04008 Almería. Señor Adolfo Martínez Ruiz Calle Paloma 6 04008 Almería 24 de marzo de 2004 ASINQUE Estimado señor Martínez, Nos dirigimos a usted para notificarle el reciente cambio de domicilio de nuestra empresa. Actualmente estamos situados en la calle Gaviota número 5, 7º J, en Almería. Esperamos poder seguir ofreciéndole nuestros servicios y recibiendo su confianza desde nuestras nuevas instalaciones. Le agradecemos la atención prestada. Cordialmente ASINQUE. Directora gerente. Ruth Manzanares Ruiz. 22 HOJA DE TRÁMITE DE LA PRÁCTICA PRE-PROFESIONAL SOLICITUD DE PRACTICAS PRE-PROFESIONALES SEÑOR JEFE DE LA OFICINA ADMINISTRATIVA DE PERSONAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA: S.J. Yo,…………………………………………………….. Con DNI Nº…………………. Con domicilio en……………………………………………….. Teléfono……………., ante usted con el debido respeto me presento y expongo: Que, estando cursando el…………………., del (la)……………………………………. En la carrera profesional de ……………………………………………………………, necesito realizar prácticas pre-profesionales, motivo por el cual, solicito a Ud. me permita realizarlas en la Universidad Nacional Agraria La Molina durante el (los) …………… mes(es), en el área de ………………………………………………………. Para lo cual, me comprometo a cumplir con seriedad, discreción y honestidad las actividades que me asignen. POR LO EXPUESTO: Pido a Ud. se sirva considerarme. La Molina,…… de…………........ De……….……………………………… FIRMA DNI Nº……………………. 23 Adjuntar: Carta de presentación del Instituto o Universidad Original del Certificado de Estudios ó Consolidados de Notas de los dos últimos semestres o ciclos (para los alumnos de la UNALM puede ser del impreso de intranet con sello de la Oficina de Estudios) Copia DNI II) DEL JEFE DE LA UNIDAD Visto la solicitud del postulante…………………………………………………………… Esta Jefatura aprueba la realización de Prácticas Pre-Profesionales en el área de ……………………………………………………………………………, por un período de ………………………meses, a partir del …………………..…al …………..………… …………………………………… Firma Jefe de la Unidad Se adjunta: Plan y Programa de Practicas Pre-Profesionales La Molina,…… de…………........ De………. DEL JEFE DE LA OFICINA ADM. DE PERSONAL Con la aprobación del Jefe de la Unidad de ……………………………………………. Esta Jefatura procede a realizar los trámites respectivos para la realización de Prácticas Pre-Profesionales del Sr.(a), Srta. ………………….…………………………… 24 …………………………………………………………………………………………… Firma Jefe de la Unidad La Molina,…… de…………........ De………. CARTA DE COMPROMISO DEL PRÁCTICANTE Yo,…………………………………………………….. Con DNI Nº…………………. Con domicilio en……………………………………………….. Teléfono……………., estudiante del…………………………………………………………………………………. (Ciclo/Universidad ó Instituto) Me comprometo a cumplir con las siguientes obligaciones: 1. Desarrollar las Prácticas Pre-Profesionales con disciplina y dedicación. 2. Cumplir con el Plan y Programa de Prácticas definido por el Jefe de la Unidad. 3. Tener la responsabilidad del cuidado y buen uso de los equipos y bienes que se me asigne. 4. Reponer y/o reparar el equipo o bien que sufra pérdidas y/o daños por negligencia de mi parte. El incumplimiento de estas obligaciones conlleva a la pérdida del derecho de la práctica, previo Informe del Jefe de la Unidad. La Molina,…… de…………........ De………. ……………………………… FIRMA DNI Nº…………………… 25 ACTA DE ENTREGA DE CARGO 1. LUGAR Y FECHA: _____________________________________________________ 2. DEPENDENCIA: ________________________________________________________ 3. DATOS DEL CARGO QUE SE ENTREGA: Nº PLAZA : _____________________________ GRADO Y SUBGRADO : _____________________________ DENOMINACIÓN : _____________________________ FUNCIÓN : _____________________________ 4. DATOS DEL TRABAJADOR QUE ENTREGA EL CARGO: NOMBRES Y APELLIDOS : _______________________________________________ SITUACIÓN DE LOS TRABAJOS ENCOMENDADOS (incluir trabajos pendientes, si los tuviera): _________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ RELACIÓN DE EXPEDIENTES Y/O DOCUMENTOS A SU CARGO: _________________________________________________________________________ 26 RELACION DE UTILES DE ESCRITORIO: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ RELACION DE MOBILIARIO, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA (Adjuntar inventario de control de bienes): _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 27 DATOS DEL TRABAJOR O FUNCIONARIO QUE RECIBE EL CARGO: NOMBRES Y APELLIDOS : _______________________________________________ CARGO : ____________________________________________ OBSERVACIONES DEL TRABAJADOR QUE ENTREGA EL CARGO: _________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ DEL TRABAJADOR QUE RECIBE EL CARGO: _________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ASIMISMO, ME COMPROMETO A ENTREGAR MI FOTOCHECK EL DÍA ........../……../…….(último día útil de trabajo) SIENDO MI DNI Nº ………..………………. Y AUTORIZANDO LA RETENCIÓN DEL TRÁMITE DE NO CUMPLIR CON ESTE REQUISITO. La Molina,……….de………….……del………… 28 FIRMA DEL TRABAJADOR FIRMA DEL FUNCIONARIO O TRABAJADOR QUE ENTREGA EL CARGO QUE RECIBE EL CARGO JEFE INMEDIATO SUPERIOR FIRMA SOLICITUD DE PERSONAL ADMINISTRATIVO UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANA FECHA DÍA MES AÑO No. CARACTERÍSTICAS SOLICITADAS: CATEGORÍA Y NIVEL JORNADA DE TRABAJO Y TIEMPO HORARIO Y DÍAS CONTRATACIÓN DIURNA TIEMPO COMPLETO DE LAS HRS. TIEMPO INDETERMINADO NOCTURNA A LAS HRS. TEMPORAL MIXTA MEDIO 29 TIEMPO PRÓRROGA DO LU MA MI JU VI SA FECHA DE INICIACIÓN DE LABORES DÍA MES AÑO FECHA DE TERMINACIÓN DE LABORES EN CASO DE CONTRATACIÓN TEMPORAL DÍA MES AÑO ADSCRIPCIÓN: UNIDA DIVISIÓN, DIRECCIÓN O COORDINACIÓN DEPARTAMENTO O SECCIÓN OTRO No. DE PLAZA REQUISITOS DE ESCOLARIDAD Y EXPERIENCIA: FUNCIONES A REALIZAR: VERIFICACIÓN CONTROL PLANTILLA OBSERVACIONES: SELLO Y FIRMA ESTE DOCUMENTO NO DEBERÁ PRESENTAR TACHADURAS NI ENMENDADURAS DEPENDENCIA SOLICITANTE COORDINADOR O DIRECTOR Vo. Bo. SECRETARIO DE LA UNIDAD SUBDIRECTOR DE RELACIONES DE TRABAJO Providencia Administrativa DF-25-2013 30 Visto que los artículos 1 al 3 de la Ley de Telecomunicaciones vigente disponen como un derecho ciudadano el acceder en igualdad de condiciones a los servicios de telecomunicaciones y a recibir un servicio de calidad, eficiente e ininterrumpido, con excepción de las fallas que el servicio por su propia naturaleza presenta. Visto que los artículos del 1 al 5 disponen la obligación de los prestadores de servicio de telecomunicaciones a respetar los derechos de los usuarios proporcionándoles información clara, veraz y objetiva sobre las características de los productos y servicios que ofrecen. El Secretario de Comunicaciones, en el ejercicio de sus atribuciones resuelve, mediante esta Providencia Administrativa, dictar las siguientes Normas para la conexión y uso de Internet en la ciudad. Artículo I. El objetivo de estas Normas es la creación de un sistema de control de Redes, Dominios y direcciones IP. Artículo II. Esta Secretaría establecerá, mediante licitación pública, al o los proveedores que deberán prestar el servicio de Internet en la Ciudad. Artículo III. Es responsabilidad del Secretario de Obra Pública el desarrollar la infraestructura, dentro de los siguientes 4 años, para que la ciudad cuente con una red de acceso a Internet que sea gratuita y de alta calidad. Artículo IV. Para garantizar la continuidad del servicio se crea la Subsecretaria de Servicios de Internet de la Ciudad, como parte de la Secretaria de Comunicaciones. La presente Providencia Administrativa entrará en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la ciudad. 31 Comuníquese y publíquese. Memorándum México, D. F. a ___ de ______ de _____. Lic. Carlos Salvatierra Montano Gerente de Relaciones Industriales Presente Le comunico que durante el período del 10 al 31 de marzo próximo, se deberá revisar el Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comité Ejecutivo de la Sección XXIV del Sindicato de Trabajadores de la República Mexicana, por lo que, deberá tener contemplado las estrategias de incremento de sueldo y prestaciones, previa consulta con el suscrito. Atentamente El Gerente de Planta Suroeste Ing. Armando Astudillo Carta de solicitud México, 22 de Setiembre de 2010 A la atención: Sección finanzas y créditos Banco Caja Fuerte Inviolable y CIA. Calle sin ladrones esquina el pescado no. 244 A 39135 México Muy estimado señor: 32 Me dirijo ante usted con el fin de felicitarlo por la graduación de su hijo mayor y en mi carácter de cliente de su prestigiosa casa bancaria, aprovecho la oportunidad para solicitarle una nueva entrevista con el fin de conversar sobre el ofrecimiento de trabajo que me hicieron el mes pasado. Adjunto a esta carta mi portafolio y currículo y aprovecho para desear el arribo a un pronto acuerdo entre ambos. Desde ya muy agradecido por el tiempo concedido y reciba mis más sinceros saludos para usted y su familia. Atentamente, Mauricio Merengue de Corazón 33 Acta En la Ciudad de México, siendo las 8:40 horas, del día 10 de septiembrede 2010, en las oficinas del área de Recursos Humanos de la Empresa Ejemplo de S.A. de C.V., ubicada en el domicilio de Calle Sauzales #10, Col. La Paz, Deleg. Xoxchimilco, 01020, México, D.F. se reunen los señores Juanito de la Rosa Sánchez, quien ocupa el puesto de Gerente de Relaciones Públicas, María del Mar Ramírez Sánchez, quien ocupa el puesto de Auxiliar de Medios, Isela Rosas Díaz quien ocupa el puesto de Gerente de Recursos Humanos y Sergio del Río Pérez como Secretario de Conflictos del Sindicato, con la finalidad de investigar los hechos que se suscitaron el día 9 de septiembre del año en curso a las 13:50 horas en relación con el trabajador María del Mar Ramírez Sánchez quien ocupa el puesto de Coordinador de Medios.----------------- El Sr. Juanito de la Rosa Sánchez declara que:(se describen los hechos tal y como ocurrieron señalando hora, fecha, lugar y descripción detallada.)------------- La Sra. María del Mar Ramírez Sánchez declara que: (se describen los hechos tal y como ocurrieron señalando hora, fecha, lugar y descripción detallada.)------------- Habiéndose hecho del conocimiento de los participantes la razón de la reunión y el levantamiento de la presente acta con la siguiente sanción (se describe la sanción que procede con base en la trascendencia del hecho ocurrido y lo estipulado en el Código de Conducta y/o Reglamento Interior de Trabajo de la Empresa) para (se pone el nombre del empleado sancionado) y con las declaraciones anteriores se da por concluida la presenta acta y se firma de conformidad por los particpantes en ella:-------------- (Nombre, firma y puesto de los participantes). 34 Carta de renuncia México D.F. a 13 de Septiembre de 2008 JUAN GONZALEZ (nombre del empleador) Por medio de la presente le comunico que por convenir así a mis intereses particulares, con esta fecha he resuelto dar por terminada voluntariamente la relación laboral y/o contrato individual de trabajo que me unía con usted(es) en términos de la Fracción I del artículo 53 de la Ley Federal del Trabajo. Le manifiesto expresamente que durante el tiempo que presté mis servicios, nunca sufrí riesgo de trabajo alguno, de igual modo a la fecha no se me adeuda prestación alguna de ningún tipo, y por último y en virtud de esta renuncia voluntaria no me reservo acción o derecho que ejercitar de ninguna naturaleza en el futuro, ni en contra suya ni de su negocio, ni de su representante legal, ni de ninguna otra persona que hubiere sido mi patrón. Ratificada que fue la presente en todas sus partes la firmo cruzando el texto y al calce para constancia. ATENTAMENTE. Nombre Apellido Paterno y Materno ( Nombre del Trabajador ) TESTIGO 35 Carta de entrega México D.F. a 12 de junio de 2008. Nombre Cliente Ejemplo de Carta Entrega S.A. de C.V. Av. Siempre Viva 21 0445 Madrid, España. P r e s e n t e Por medio de la presente Yo, Mauricio del Moral, hago entrega de la propiedad del dominio www.ejemplo.com a Ejemplo de S.A. de C.V., firmando al calce como representante y validando la entrega, Nombre del Cliente. Los datos de acceso a la configuración del dominio son: Registrante: www.nic.mx Usuario: ejemplo Contraseña: entrega Se recomienda el cambio inmediato de la contraseña. 36 BUENO POR $3,500.00 RECIBÍ del Sr. Mario Moya Juárez, la cantidad de $3,500.00 (TRES MIL QUINIENTOS PESOS 00/100), como adelanto al importe total del contrato de compra-venta por el terreno ubicado en Calzada de Tlalpan # 550, Col. Nativitas, celebrado el día 5 de agosto de 1997. México, D.F., a ARTEMIO IZQUIERDO ARANA El Vendedor C México D.F. a 19 de Enero de 2007 37 A QUIEN CORRESPONDA: Me complace indicar que conozco al Sr. Jorge Andrés Calvo Gálvez, portador del documento de identidad XXXXXX, y puedo dar fe de sus cualidades morales y alto espíritu de superación personal. El Sr. Jorge Andrés Calvo Gálvez laboró bajo mi supervisión durante un período de dos años y medio, como Asistente de Ventas, y su desenvolvimiento resultó muy satisfactorio tanto para el firmante como para la compañía que representó. Una de las principales cualidades del Sr. Jorge Andrés Calvo Gálvez, y que creo la hacen muy valiosa para cualquier empresa, es su gran disponibilidad para trabajar en equipo y su agradable don de gentes. Vale indicar que la razón de su salida de esta empresa, dos meses atrás, se debió a razones familiares y por decisión propia. Sé que Jorge Andrés Calvo sabrá cumplir a cabalidad con las tareas que le fueren encomendadas, por lo que gustosamente la recomiendo. Firmo para lo pertinente a los diecinueve días de Enero de 2007, en la ciudad de México D.F. Mauricio del Moral Durán Director General 38 Circular México D.F. a 27 de febrero de 2014 A todos nuestros proveedores: Por medio de esta circular les informamos a todos nuestros proveedores que debido a los ajustes realizados de nuestra empresa, y a las reformas en materia fiscal, solicitamos que manden sus facturas y sus archivos xml correspondientes, todos estos serán enviados a nuestra dirección de correo electrónico que es la siguiente: correo@ejemplode.com.ejemplo Sin otro asunto por el momento, les agradecemos la atención prestada y su amable disposición. Atte. ejemplode.com 39 Conclusiones Las dependencias que se detectaron y que interactúan con del departamento de administración de la institución, quien suple a este con información e instrucciones, para ellos planificar, coordinar y ejecutar sus planes de acción, que luego repercutirán en la institución. Se ordenaron y se clasificaron las carpetas de los documentos que contienen documentos de la administración. Todos los archivos de información administrativas responden, así como las carpetas, a un código y descripción por nombre, el cual no se repite y permite su acceso y búsqueda de manera eficaz 40 Recomendaciones Implementar los procedimientos propuestos, para una mejor administración, el manual debe estar disponible, de tal forma a que pueda ser consultado en cualquier momento por el personal encargado de la administración. Es recomendable realizar seguimiento constante a la utilización de los instrumentos para recabar toda información carente al manual, como tiempos de ejecución de actividades. 41 Anexos Anexo 1 Cartas de las autoridades educativas 42 Anexo 2 Ficha informática del estudiante FICHA INFORMATICA DEL ESTUDIANTE 1. Datos Personales Del Estudiante a. Nombre completo del/la estudiante practicante: María Angélica Mercado Aldana b. Carne:___1017193_______________________________________________ c. Fecha de Nacimiento:________6/02/1979________Edad:___35_____Años d. Dirección: Colonia Villa Linda, Melchor de Mencos, Petén________________ e. Números de Teléfono: ________________ Móvil__3220 3018___________ f. Dirección Electrónica: __angelicamercado53@hotmail.es_________________ 2. Datos del centro educativo en donde realizó la Práctica Docente a. Nombre del centro educativo: Instituto Nacional de Educación Básica Jornada Matutina _______________________________ Nombre del Jefe Inmediato: _ Lica. Ingrid Argentina Garcia Lara______________ b. Dirección: Barrio Santa Elena, Melchor de Mencos, Peten._______________ c. Números de teléfonos:__4893 6340_____________________________ d. Dirección electrónica:____________________________________________ 3. Datos de la Practica: a. Periodo del:___ 29/09/2014 al 24/11/2014_______________________ 3. Nombre del jefe inmediato y/o supervisor: Por la Institución Educativa. Nombre y Firma _ Llica. Ingrid Argentina Garcia Lara Por la universidad panamericana: Nombre y firma __Licda. Aura Leticia Monterroso__Lugar y Fecha del Informe: ___Melchor de Mencos, Petén, 14/02/2015_______________ 43 Anexo 3 Constancia de que se realizaron las 200 horas de práctica 44 Anexo 4 Galería fotográfica
Compartir