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I UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA ESCUELA DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE MICROS, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS TESIS: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE UNA PEQUEÑA EMPRESA: CASO RESTAURANTE DE MARISCOS QUE PARA OBTENER EL GRADO DE MAESTRO EN ADMINISTRACIÓN DE MICROS, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS PRESENTA: ANTONIO GUTIÉRREZ FÉLIX DIRECTOR DE TESIS: DR. HÉCTOR GABRIEL ZAZUETA BELTRÁN GUASAVE, SINALOA, ENERO DE 2018 II CARTA CESION DE DERECHOS En la Ciudad de Guasave el día 20 del mes febrero del año 2018, el (la) que suscribe Antonio Gutiérrez Félix alumno (a) del Programa de Maestría en Administración de Micros, Pequeñas y Medianas Empresas con número dc cuenta 0066981-4, de la Unidad Académica Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas, manifiesta que es autor (a) intelectual del presente trabajo de Tesis bajo la dirección de Dr. Héctor Gabriel Zazueta Beltrán y cede los derechos del trabajo titulado "ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE UNA PEQUEÑA EMPRESA: CASO DE RESTAURANTE DE MARISCOS", a la Universidad Autónoma de Sinaloa para su difusión, con fines académicos y de investigación por medios impresos y digitales. La Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México) protege el contenido de la presente tesis. Los usuarios de la información contenida en ella deberán citar obligatoriamente la tesis como fuente, dónde la obtuvo y mencionar al autor intelectual. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o no modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. Antonio Félix Gutiérrez UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA III A mi esposa Edith, a mis hijos, José Pablo y Antonio IV AGRADECIMIENTOS Agradezco a Dios primeramente por darme la vida, por protegerme y darme fuerzas para alcanzar este objetivo, y porque siempre me ha llevado por el sendero correcto. A mis padres José Ángel y Lucila, que gracias al amor que siempre me han brindado, me han motivado toda la vida a seguirme superando. A mi esposa Edith, por los días que hizo el papel de madre y padre, para que yo tuviera tiempo de hacer este trabajo de investigación, gracias amor por tu paciencia y comprensión. A mis hijos José Pablo y Antonio, por ser mi inspiración. A mis abuelos y a mi tío Adán, por todos esos viernes que llegaba tarde a sus casas y me daban asilo. A mi asesor de tesis el Dr. Héctor Gabriel Zazueta Beltrán, por su asesoría siempre dispuesta, que sin sus valiosos consejos y recomendaciones no hubiese sido posible llegar a buen puerto, “la penúltima”. A mis lectores que compartieron sus conocimientos conmigo para hacer posible la conclusión de esta tesis, a la Dra. María de los Ángeles Cervantes Rosas y al MC. Esteban Otoniel Moreno López. A la Universidad Autónoma de Sinaloa, por abrirme sus puertas de nuevo para seguir con mí proceso de formación académica, somos grandes, somos UAS, “Sursum Versus”. V Resumen La implementación de la administración financiera en las Micro, Pequeñas y Medianas empresas, es un medio, que deben utilizar los empresarios, para disminuir la incertidumbre de la toma de decisiones financieras. Se llevó a cabo una investigación cualitativa, descriptiva y exploratoria, con el propósito central de determinar la manera en que se lleva a cabo la administración financiera de un restaurante de mariscos, MiPyME, ubicado en Sinaloa de Leyva, Sinaloa, México. Se diseñó una entrevista de 65 reactivos para recopilar información cualitativa sobre los siguientes rubros importantes en la administración financiera de una empresa: La administración del efectivo, administración de bancos, administración de los pagos, administración de las compras, administración de las operaciones del almacén, administración de las ventas, administración de las nómina, administración de las obligaciones fiscales y patronales, elaboración de estados financieros y utilización de tecnología en el registro de operaciones financieras. En los resultados de la investigación se muestra la situación que guarda la empresa en los anteriores rubros de la administración financiera, así como los posibles problemas que podrían generarle, también se plantean estrategias de mejora para cada situación. Palabras clave: Administración financiera, MiPyME, estrategias de mejora. VI Abstract The implementation of financial management in Micro, Small and Medium Enterprises is a means that entrepreneurs must use to reduce the uncertainty of financial decision making. A qualitative, descriptive and exploratory research was carried out, with the central purpose of determining the financial management of a seafood restaurant (small enterprise), located in Sinaloa de Leyva, Sinaloa, Mexico. An interview of 65 questions was designed to collect qualitative information on the following important topics in the financial management of a company: Cash management, bank management, payment management, purchasing management, warehouse operations management, sales management, payroll management, management of tax and employer obligations, preparation of financial statements and use of technology in the registry of financial transactions. The research results show the situation that the company keeps in the previous items of the financial administration, as well as the possible problems that could generate it, also the author suggest strategies of improvement for each situation. Key words: Financial management, Small Enterprice, improvement strategies VII ÍNDICE INTRODUCCIÓN ___________________________________________________________ 1 CAPÍTULO I _______________________________________________________________ 4 PROTOCOLO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN _______________________ 4 1.1. Antecedentes del problema de investigación____________________________________ 4 1.1.1. Planteamiento del problema de investigación________________________________ 5 1.2. Justificación de la investigación _____________________________________________ 7 1.3. Preguntas de investigación _________________________________________________ 8 1.4. Objetivos de la investigación ________________________________________________ 8 1.5. Metodología de la investigación _____________________________________________ 9 CAPÍTULO II ______________________________________________________________ 11 MARCO TEÓRICO REFERENCIAL ___________________________________________ 11 2.1. Definiciones y funciones de las finanzas ______________________________________ 11 2.2. Fuentes de financiamiento en las empresas privadas ____________________________ 12 2.2.1. Financiamiento a corto plazo ___________________________________________ 14 2.2.2. Financiamiento a largo plazo ___________________________________________ 16 2.3. Administración financiera _________________________________________________ 17 2.3.1. Definiciones y utilidad de la administración financiera _______________________ 18 2.3.1.1. Planeación financiera ______________________________________________ 19 2.3.1.2. Control financiero ________________________________________________ 22 2.4. Administración financiera y la contabilidad ___________________________________ 22 2.4.1. Riesgo y rendimiento financiero _________________________________________ 24 2.4.2. Estrategias de administración financiera __________________________________ 26 2.5. Administración de liquidez y de activos circulantes _____________________________ 32 2.5.1. Administración del capital de trabajo _____________________________________ 32 2.5.1.1. Administración del efectivo _________________________________________ 33 2.5.1.2. Cuentas por cobrar ________________________________________________36 2.5.1.3. Administración y control de inventarios _______________________________ 39 2.6. Administración de pasivos circulantes _______________________________________ 42 2.6.1. Cuentas por pagar ____________________________________________________ 43 VIII 2.7. Administración y análisis financiero _________________________________________ 44 2.7.1. Información financiera ________________________________________________ 44 2.7.1.1. Postulado básico de entidad ________________________________________ 47 2.7.1.2. Estado de situación financiera _______________________________________ 47 2.7.1.3. Estado de resultados _______________________________________________ 49 2.7.2 Análisis financiero ____________________________________________________ 49 CAPÍTULO III _____________________________________________________________ 53 DESARROLLO DE UN ESTUDIO EMPÍRICO __________________________________ 53 3.1. Perfil de la empresa estudiada ______________________________________________ 53 3.1.1. Antecedentes históricos _______________________________________________ 55 3.1.2. Filosofía de la empresa ________________________________________________ 56 3.1.2.1. Misión y Visión __________________________________________________ 56 3.2.2.2. Valores centrales _________________________________________________ 57 3.1.3. Estructura organizativa ________________________________________________ 57 3.2. Metodología de la investigación ____________________________________________ 58 3.2.1. Diseño y aplicación de la herramienta de investigación _______________________ 59 3.3. Situación de la administración financiera de la empresa estudiada __________________ 60 3.3.1 Administración del efectivo _____________________________________________ 61 3.3.2. Administración de bancos ______________________________________________ 62 3.3.3. Administración de los pagos ____________________________________________ 63 3.3.4. Administración de las compras __________________________________________ 64 3.3.5. Administración de las operaciones de almacén _____________________________ 66 3.3.6. Administración de las ventas ___________________________________________ 67 3.3.7. Administración de la nómina ___________________________________________ 69 3.3.8. Situación fiscal y obligaciones patronales _________________________________ 70 3.3.9. Elaboración, presentación e interpretación de estados financieros. ______________ 71 3.3.10. Utilización de tecnologías para llevar a cabo la administración financiera. _______ 71 3.4. Análisis, diagnóstico y acciones para mejorar la administración financiera de la empresa estudiada __________________________________________________________________ 72 3.4.1. Administración del efectivo ____________________________________________ 72 3.4.2. Administración de bancos ______________________________________________ 77 IX 3.4.3. Administración de los pagos ____________________________________________ 80 3.4.4. Administración de las compras __________________________________________ 83 3.4.5. Administración de operaciones de almacén________________________________87 3.4.6. Manejo de las ventas __________________________________________________ 91 3.4.7. Manejo de nómina ___________________________________________________ 94 3.4.8. Obligaciones fiscales y patronales _______________________________________ 96 3.4.9. Elaboración, presentación e interpretación de estados financieros _______________ 99 3.4.10 Utilización de tecnologías para llevar a cabo la administración financiera _______ 100 3.5. Conclusiones de la investigación ___________________________________________ 101 3.6. Limitaciones de la investigación ___________________________________________ 105 3.7. Futuras líneas de investigación ____________________________________________ 105 ANEXOS ________________________________________________________________ 107 REFERENCIAS ___________________________________________________________ 112 X INDICE DE FIGURAS Figura 3.1. Organigrama del restaurante “El Ostionero”…….……………….……………….58 Figura 3.2. Formato de caja chica sugerido a la empresa estudiada…………………………..74 Figura 3.3. Formato de caja registradora sugerido a restaurante “El Ostionero”……………..75 Figura 3.4. Formato de historial de ventas sugerido a la empresa estudiada…………………76 Figura 3.5. Formato de relación de cheques emitidos restaurante de mariscos “El Ostionero”……………………………………………………………………………………79 Figura 3.6. Formato nómina mariscos “El Ostionero”………………….…………………….82 Figura 3.7. Listado de faltantes de inventario…………………….………………………….86 Figura 3.8. Requisiciones de mercancías de almacén…………………………………………89 Figura 3.9. Reporte de entradas y salidas diarias de mercancías del almacén……….……….90 Figura 3.10. Comanda restaurante de mariscos “El Ostionero”………………………………93 XI ÍNDICE DE TABLAS Tabla 3.1. Matriz de acciones estratégicas sugerida para la administración del efectivo……..77 Tabla 3.2. Matriz de acciones estratégicas sugeridas para la administración de bancos……..80 Tabla 3.3. Matriz de acciones estratégicas para la administración de los pagos……………..83 Tabla 3.4. Matriz de acciones estratégicas para la administración de las compras……….87 Tabla 3.5. Matriz de acciones estratégicas para la administración de las operaciones de almacén……………………………………………………………………………………….91 Tabla 3.6. Matriz de acciones estratégicas para la administración de las ventas……………..94 Tabla 3.7. Matriz de acciones estratégicas para la administración de la nómina………….….96 Tabla 3.8. Matriz de acciones estratégicas para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y patronales………………………………...……………………………………………………98 Tabla 3.9. Matriz de acciones estratégicas para la información financiera………………...…99 Tabla 3.10. Matriz de acciones estratégicas para el uso de tecnología en la administración financiera…………………………….………………………………………………………101 1 INTRODUCCIÓN La administración financiera debe estar presente en todos los negocios, con el fin de administrar de la mejor manera posible los recursos financieros. En el presente, todas las empresas, desean obtener utilidades que les ayuden a sobrevivir y a crecer, para lograrlo, la administración financiera juega un papel importante y primordial, ya que con ella se puede conocer la situación que guarda la empresa y determinar las ganancias obtenidas, las pérdidas, el comportamiento de las ventas, las compras, los gastos, entre otras operaciones importantes de la empresa. Por lo anterior, la administración financiera es un factor determinante para alcanzar el éxito de una organización, sobre todo en las Micros, Pequeñas y Medianas Empresa (MiPyME), donde los escasos recursos financieros con los que cuentan deben ser administrados con la mayor eficiencia posible, para lograr en primera instancia sobrevivir, luego mantenerse y en última instancia generar utilidades que les permitan lograr su desarrollo. En la pequeña empresa, en base a la experiencia del director de tesis como consultor de PyMEs, la administración financiera no resulta evidente dado que no se cuenta con el personal especializado para llevar a cabo el proceso integral de recopilación, ordenamiento, registro, presentación e interpretación de la información financiera. En su lugar, es el empresario quien toma las decisiones financieras en función de las circunstancias emergentes en un tiempo determinado. Por lo anterior, resulta importante realizar investigaciones que estudien la forma en que las PyMEs realizan la administración financiera y que además planteen acciones estratégicas para que mejoren en esta fundamental área. 2 Está investigación es presentada en tres capítulos. En el primero de ellos se desarrolla lo concerniente a un protocolo metodológico de investigación,se inicia con antecedentes del problema de investigación, luego un planteamiento del problema que contempla las principales dificultades de la administración financiera en las MiPyMEs, se justifica la investigación, se plantean las preguntas de investigación y los objetivos correspondientes, también se da una idea general de la metodología que se utilizó en éste trabajo de investigación. En el segundo capítulo se presenta un marco teórico que aborda la conceptualización de la administración financiera, en lo concerniente a la administración del efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, estados financieros, etc., con el fin de sentar las bases teóricas de la investigación. En el tercer y último capítulo, se desarrolla un estudio empírico, donde primeramente se señala el perfil de la empresa estudiada, se explica la metodología aplicada, se analiza la situación de la administración financiera de la empresa objeto de estudio, en los rubros de manejo de efectivo, manejo de bancos, manejo de pagos, manejo de compras, administración de las operaciones de almacén, manejo de las ventas, manejo de nómina, situación fiscal y obligaciones patronales, elaboración, presentación e interpretación de estados financieros y la utilización de la tecnología para llevar a cabo la administración financiera. Finalmente, se tiene el apartado de conclusiones donde se responden puntualmente las preguntas de investigación. La lectura de este trabajo será de utilidad para profesores y estudiantes interesados en la temática de la administración financiera de MiPyMEs, así como para empresarios pequeños y medianos que deseen conocer sobre esta importante temática e implementar acciones de mejora en la misma. 3 CAPÍTULO I PROTOCOLO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN 1.1. Antecedentes del problema de investigación Según Flores (2015), las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MiPyMEs), constituyen el motor de crecimiento económico de las naciones, en tal sentido, son la nueva fuerza productiva de la economía, fomentan la creación de empleos, forman empresarios y constituyen una fuente de recursos humanos para las grandes empresas. En la actualidad, las MiPyMEs son capaces de 4 tomar los riesgos y pueden adaptarse más fácilmente que las grandes empresas a las condiciones del mercado gracias a su menor tamaño. El mismo autor cita que en México las MiPyMEs generan más de la mitad de los empleos y aportan un porcentaje considerable en el PIB. En su mayoría se enfocan en los sectores servicios, comercio y manufactura. En la medida en que las MiPyMEs logren una mejor administración financiera podrán alcanzarán los objetivos que permitan lograr su desarrollo. De acuerdo con los Censos Económicos 2009, para clasificar a las MiPyMEs existen varios criterios (empleo, ventas, activos, etc.). Aunque existe una definición especifica de lo que es una MiPyME, aun así, todas las definiciones tienen en cuenta la variable número de trabajadores o empleo, en combinación con el nivel de ventas y valor de sus activos. Según la Encuesta Nacional sobre Productividad y Competitividad de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (ENAPROCE) en el año 2014, existían en México más de 4 millones de MiPyMEs, de las cuales el 97.6% eran micro, el 2% pequeñas y el 0.4% medianas. Para López (2008), el desafío de estas empresas desde el ámbito financiero, consiste en tomar decisiones de inversión en tiempo y dinero, que les permitan alcanzar el éxito. Sin embargo, la administración financiera actual en las micros, pequeñas y medianas empresa, carece de los elementos informativos necesarios que les ayude a tomar las mejores decisiones. Así mismo, cualquier organización para sobrevivir y ser productiva, requiere de una adecuada y eficiente administración financiera que permita alcanzar las metas y objetivos propuestos, de acuerdo a las oportunidades y amenazas del medio en el que se encuentre inmersa. Según, Comisión Económica para América Latina (CEPAL), en el año 2003, en promedio el 80% de las PyMEs fracasa antes de los cinco años y el 90% de ellas no llega a los 10 años, mientras que en los países subdesarrollados entre un 50% y un 75% dejan de existir durante los tres primeros años, y sólo del 10% al 20% permanece al cumplirse el quinto año. 5 Debido a la importancia de las MiPyMES, el gobierno mexicano debe realizar acciones a través de programas bien encaminados que las ayuden a sobrevivir y permanecer en el mercado por largos años. 1.1.1. Planteamiento del problema de investigación Según López (2008), uno de los principales problemas de administración financiera en las MiPyMEs es que quienes las dirigen toman decisiones por instinto, donde no siempre se obtiene el resultado deseado, esto derivado de la falta de planeación por parte del empresario quien no tiene claro los objetivos de la empresa y están concentrados principalmente en las actividades operativas del negocio, sin llevar una planeación financiera básica. El mismo autor señala que el análisis y la planeación financiera, son actividades inexistentes en las pequeñas organizaciones, reflejándose en problemas que pueden llegar a representar el fracaso de una empresa. “Debido a que los empresarios están concentrados principalmente en obtener recursos mediatos para poder realizar gastos operativos, es difícil que tenga la intencionalidad de desarrollar planes financieros cuando no se tiene conocimiento sobre cómo realizarlos, cuando los problemas cotidianos abruman la capacidad de decisión de los empresarios y cuando se tienen problemas básicos para generar ingresos. Sin embargo, ello no debe implicar que no se deban tomar decisiones financieras en el corto plazo basándose en la planeación financiera como una herramienta útil”. Para Gitman (2003), “la contabilidad es el lenguaje de las finanzas porque proporciona datos financieros a través del estado de resultados, del balance general, y del estado de cambios en la situación financiera”. De acuerdo con Block y Hirt (2005), el administrador financiero debe saber cómo interpretar y usar estos estados financieros al asignar los recursos financieros de las empresas de tal modo, que generen el mejor rendimiento posible en el largo plazo. En esta perspectiva, para Flores (2015), las empresas también presentan problemas para la ejecución y control financiero, entre los que están el manejo inadecuado de los créditos y las cobranzas, desconocimiento del estado financiero de la empresa, gastos innecesarios, mal manejo de los inventarios, falta de controles administrativos, etcétera. 6 Adicionalmente, Perdomo (2004), sostiene que el control financiero, estudia y evalúa simultáneamente el análisis y la planeación financiera, para corregir las desviaciones entre cifras reales y proyectadas, para poder alcanzar los objetivos propuestos por la empresa, mediante la acertada toma de decisiones. En la realidad es observable que la falta de políticas de crédito y cobranza trae consigo otorgamiento de créditos que con el tiempo se volverán cuentas incobrables, que afectarán fuertemente el desempeño financiero de la entidad. Para tomar la decisión de dar crédito a un cliente, se debe evaluar las condiciones económicas del mismo y poder determinar si tiene la capacidad para hacer frente a la deuda en el plazo señalado. Por otro lado, Flores (2015), menciona que el empresario MiPyME llega a endeudarse sólo por la oportunidad que le brindan algunas instituciones financieras en el otorgamiento de crédito, y al no tener un adecuado plan de crecimiento o mejora para el negocio, solicita créditos y utiliza el dinero para sus gastos personales, provocando problemas de liquidez al afrontar la empresa la deuda personal del empresario, al no existir una separación de las finanzas personales delas finanzas del negocio. Para las PyMES el acceso al financiamiento, puede ser la diferencia entre renacer, crecer o morir (Tramite,pymes, 2013), sin dinero no hay posibilidad de incrementar los inventarios, la producción o expandir el número de productos, el crecimiento suele exigir considerables aportes de capital, para obtenerlo es necesario muchas veces recurrir a préstamos bancarios, líneas de crédito, financiación, proveedores o alguna otra clase de endeudamiento; obtener financiamiento es una herramienta que las PyMEs deben manejar de forma adecuada, mantener un adecuado control del capital necesario es la forma más eficaz de gerenciarlas. Cabe considerar también, la carga tributaria a la que están sometidas, lo cual es un impedimento para asentarse de forma estable en el mercado. En el presente existe un sin número de regulaciones que a las MiPyMES por su dimensión le cuesta cumplir, como lo es el Impuesto Sobre la Renta (ISR), Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto Sobre Nómina (ISN), así como también las regulaciones laborales que implican pagos de seguridad social (IMSS) y de 7 vivienda (INFONAVIT), compromisos que se convierten en una carga para la estructura de los costos de la empresa. Ante la anterior problemática, es necesario llevar a cabo una investigación que permita conocer la situación que guarda una MiPyME en su planeación financiera, para poder observar la forma en que registra, recopila, procesa, interpreta y presenta la información financiera. 1.2. Justificación de la investigación Está investigación se justifica, debido a la importancia de poder sugerir una mejor manera de administrar, desde el punto de vista financiero, una pequeña empresa dedicada al sector restaurantero, caso concreto restaurante de mariscos, en tal sentido, esta investigación proporciona al empresario MiPyME, alternativas reales de manejo financiero, poniendo énfasis en el registro de operaciones y en la separación de las finanzas personales de las finanzas del negocio. El autor brinda acciones estratégicas de mejora en la administración financiera de la empresa estudiada, las cuales son viables y fáciles de implementar. Este trabajo tiene como propósito desarrollar una alternativa contable financiera, que permita a la entidad caso de estudio, llevar control de sus operaciones, que apoye al empresario a contar con información suficiente y oportuna en cualquier momento, para tomar decisiones acertadas, que permita el desarrollo de la empresa. La importancia de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas como unidades de producción de bienes y servicios, en nuestro país y el mundo, justifica la necesidad de llevar a cabo investigaciones para conocer su problemática y hacer propuestas de mejoramiento. Esté trabajo servirá a estudiantes y profesores que deseen obtener conocimiento de las MiPyMEs y su administración financiera. 1.3. Preguntas de investigación Para conocer la problemática anterior, se procura dar respuesta a las siguientes interrogantes de investigación: 8 1. ¿Cómo se registran las principales operaciones financieras de la empresa estudiada? 2. ¿Qué grado de separación se presenta entre las finanzas del negocio y las finanzas del propietario? 3. ¿De qué manera se presenta y se interpreta la información financiera de la empresa? 4. ¿De qué manera se ordena, se registra, se interpreta y se declara la información financiera relacionada con las obligaciones fiscales y patronales de la empresa estudiada? 5. ¿Qué estrategias se pueden recomendar a la empresa estudiada para mejorar su administración financiera? 1.4. Objetivos de la investigación De igual manera, para cumplir con el propósito de esta investigación, se pretende lograr los siguientes objetivos: 1. Identificar la manera en que la empresa estudiada registra sus principales operaciones financieras. 2. Determinar el nivel de separación existente entre las finanzas de la empresa y las finanzas personales de sus directivos. 3. Identificar la forma en que la empresa presenta e interpreta su información financiera. 4. Determinar la situación que guarda la empresa en el ordenamiento, registro, interpretación y presentación de información financiera útil para sus declaraciones fiscales y patronales. 5. Elaborar estrategias y proponerlas para mejorar la administración financiera de la empresa estudiada. 1.5. Metodología de la investigación La investigación científica, en palabras Cortés e Iglesias (2004), surge de la necesidad del hombre de dar solución a los problemas más acuciantes de la vida cotidiana, de conocer la naturaleza que lo rodea y transformarla en función de satisfacer sus intereses y necesidades. El carácter de la investigación científica es creativo e innovador aplicando lo último del conocimiento científico. La Metodología es la ciencia que enseña a dirigir determinado proceso 9 de manera eficiente y eficaz para alcanzar los resultados deseados y tiene como objetivo proporcionar la estrategia a seguir en el proceso. De acuerdo a las características que presenta este trabajo de investigación “Administración Financiera de una Pequeña Empresa: Caso Restaurante de Mariscos”, se llevó a cabo a través de un enfoque cualitativo del tipo descriptivo, exploratorio. Se utilizó como herramientas de recopilación de datos, la observación y la entrevista en profundidad. Según Robles (2011), la entrevista en profundidad se basa en el seguimiento de un guión de entrevista, en él se plasman todos los tópicos que se desean abordar a lo largo de los encuentros, por lo que previo a la sesión se deben preparar los temas que se discutirán, con el fin de controlar los tiempos, distinguir los temas por importancia y evitar extravíos y dispersiones por parte del entrevistado. Con la aplicación de las herramientas para la recolección de datos en esta investigación, se obtuvo información que permite conocer las situaciones, actitudes y toma de decisiones relacionadas con la administración financiera por parte del directivo de la empresa estudiada, identificando sus áreas de oportunidad y aportando posibles acciones de mejora. La herramienta utilizada aborda el manejo de caja chica, uso de máquina registradora, manejo de cuenta bancaria, control de las cuentas por cobrar y por pagar, manejo del almacén, control de compras y gastos, así como, del cumplimiento de sus obligaciones fiscales y patronales. La herramienta se aplicó en tres visitas al dueño del negocio a intervenir, sacando cita con anterioridad. 10 11 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO REFERENCIAL 2.1. Definiciones y funciones de las finanzas Para Gitman (2003), las finanzas se definen como el arte y la ciencia de administrar el dinero. Virtualmente todos los individuos ganan u obtienen dinero y lo gastan o lo invierten. Las finanzas están relacionadas con el proceso, las instituciones, los mercados y los instrumentos implicados en las transferencias de dinero entre individuos, empresas y gobiernos. Mientras que para Ochoa (2002), las finanzas es la rama de la economía que se relaciona con el estudio de las actividades de inversión tanto en activos reales como en activos financieros, y con la administración de los mismos. Por su parte, León (1999) plantea que el objetivo básico que se debe perseguir a través de las finanzas es la maximización del valor de la empresa, lo cual considera los siguientes aspectos: Tener en cuenta el valor del dinero a través del tiempo, considerar el grado de riesgos de los ingresos, tener presente que la calidad y programación de los flujos de efectivo cambian en el futuro. Aspectos con los cuales se logra que la empresa crezca y permanezca en el mercado, lo cual es el objetivo primordial de cualquier compañía. Adicionalmente, Mariño y Medina (2009) sostienen que las finanzas son consideradas como una categoríahistórico económica porque se ubican en el espacio y en el tiempo, y porque se dan en el marco de las relaciones monetario-mercantiles. También son una categoría de valor, porque se encuentran ligadas al movimiento del valor en su forma monetaria con la obtención, empleo y creación de fondos monetarios. Además, Ochoa (2002) manifiesta que las finanzas se dividen en tres grandes áreas: a) Inversiones, b) Instituciones y mercados financieros y c) Finanzas corporativas o administración financiera de las empresas. 12 Por último, Besley y Brigham (2009) expresan que en términos simples las finanzas conciernen a las decisiones que se toman en relación con el dinero o, con más exactitud, con los flujos de efectivo. Las decisiones financieras tienen que ver con cómo se recauda el dinero y como lo usan los gobiernos, las empresas y los individuos. 2.2. Fuentes de financiamiento en las empresas privadas Según Jiménez et al. (2013), para las PyMEs el acceso al financiamiento puede ser la diferencia entre renacer, crecer o morir (Tramite,pymes, 2013), sin dinero no hay posibilidad de incrementar los inventarios, la producción o expandir el número de productos, el crecimiento suele exigir considerables aportes de capital, para obtenerlo es necesario muchas veces recurrir a préstamos bancarios, líneas de crédito, financiación, proveedores o alguna otra clase de endeudamiento, obtener financiamiento es una herramienta que las PyMEs deben manejar de forma correctamente. Por su parte, Van y Wachowicz (2002) sostienen que las tasas declaradas (nominales) de interés que se aplican a la mayoría de los prestamos mercantiles se determinan mediante un proceso de negociación entre prestamistas y prestatarios. En cierta medida, los bancos tratan de variar las tasas de interés según la solvencia de los clientes: cuanto más baja sea esta, más altas serán las tasas. Dichas tasas también fluctúan según las condiciones del mercado. Por su lado, Molina et al. (2011) manifiestan que la financiación y programas de apoyo del gobierno a la innovación se abordan como un factor determinante para lograr la innovación y para el incremento del rendimiento y asegurar la subsistencia. Las fuentes de financiación más utilizadas por orden de importancia son en primer lugar los beneficios no distribuidos ya que no generan costos, seguida de la financiación bancaria a largo plazo y la ampliación de capital, no existiendo diferencias con el tamaño y antigüedad de las empresas, excepto la financiación a través de proveedores de activo fijo para las medianas y las maduras. El apoyo gubernamental ha sido solicitado sólo por el 21% de las PyMEs, lo que puede ser motivado por la falta de difusión e información a las empresas, así como por los requerimientos establecidos y trámites burocráticos. La distribución del apoyo ha sido mayor en relación inversa el tamaño y a la 13 antigüedad lo cual indica la prioridad dada a las empresas nuevas y más pequeñas dado su vulnerabilidad económica y financiera. Además, Mariño y Medina (2009) plantean que lo primero que se debe hacer es determinar las fuentes de financiamiento: externas: provenientes del proceso de la actividad ordinaria de la empresa o del uso del financiamiento ajeno con costo explícito. De esta existen financiamiento automático o vía proveedores, que se define como “financiamiento que aportan los proveedores y otros acreedores a la empresa como consecuencia de sus actividades ordinarias”, donde se incluyen las cuentas por pagar con sus posibles descuentos, y financiamiento vía entidades de crédito. Los mismos Mariño y Medina (2009), expresan que el financiamiento proviene de la parte no repartida de los ingresos que toma forma de reservas, dividendos por pagar o entrada de nuevos socios. Luego se debe definir el plazo del financiamiento: A corto plazo: cualquier pasivo originalmente programado para ser reembolsado dentro de un año y son divididas en: sueldos e impuestos acumulados, crédito, proveedores, préstamo bancario a corto plazo. A largo plazo: se definen como la deuda que tiene un vencimiento mayor a un año. Por su parte, Van y Wachowicz (2002) expresan que las diferencias de riesgo entre el financiamiento a corto y largo plazo se deben equilibrar con las diferencias en el costo de los intereses. Cuanto más prolongado sea el calendario de vencimiento de la deuda de una empresa, más costoso resultará el financiamiento. Además de los costos de los préstamos a largo plazo, que por lo general es más elevado, es posible que las compañías acaben pagando intereses sobre sus deudas cuando no requieran fondos. En consecuencia, existen incentivos de costos para financiar los requerimientos de fondos a corto plazo. Mientras que Block y Hirt (2005), sostienen que aquellos que tienen una necesidad continua de disponer de fondos prestados para operar sus empresas se encuentran expuestos al riesgo resultante de los cambios en las tasas de interés. Una forma de reducir parcialmente ese riesgo es a través de las actividades de cobertura que se dan en el mercado de futuros financieros. La cobertura significa celebrar una transacción que reduce en forma parcial o total un riesgo de exposición anterior. 14 Por último, Van y Wachowicz (2002) manifiestan que si una empresa está segura con respecto a su demanda de ventas en el futuro, de la consecuente recuperación de las cuentas por cobrar y de su esquema de producción, podrá hacer que su calendario de vencimiento de la deuda corresponda exactamente al esquema de flujos netos de efectivo futuros. En términos generales, cuanto más corto sea el calendario de vencimiento de la deuda de una empresa, mayor será el riesgo de que esta sea incapaz de pagar el capital y los intereses. En el caso de las PyMEs, Ivanova y Rangel (2005) sostienen que estos empresarios creen que el problema más importante es la falta de financiamiento, mientras que los investigadores están seguros de que el problema principal es la falta del desarrollo de los recursos humanos, se requiere personal que optimice la gestión del efectivo, si no hay liquidez se tendrá que recurrir al crédito, algo muy cierto es que para los bancos entregar créditos a personas que no están capacitadas para gestionarlos o para operarlos, puede resultar una salida más contraproducente que benéfica. 2.2.1. Financiamiento a corto plazo Para Van y Wachowicz (2002), los pasivos comerciales son una forma de financiamiento a corto plazo común para casi todas las empresas. De hecho, son la fuente más grande de fondos a corto plazo para las compañías. En las economías avanzadas, casi a ningún consumidor se le exige que pague los bienes cuando le son entregados, si no que se les concede un breve periodo de aplazamiento antes del pago. Durante dicho lapso, los vendedores les otorgan crédito. Debido a que los proveedores son más liberales en la extensión del crédito que las instituciones financieras, las compañías -especialmente las pequeñas- recurren mucho al crédito comercial. Los mismos autores expresan que entre los tres tipos de crédito comercial (cuentas abiertas, documentos por pagar y aceptaciones comerciales), las cuentas abiertas son las más comunes. En este esquema, los proveedores envían los productos a los consumidores y adjuntan una factura en la que se especifican los artículos remitidos, el monto total que se adeuda y los términos de la venta. Este tipo de crédito debe su nombre al hecho de que los consumidores no suscriben ningún instrumento formal de deuda en el que se demuestre la suma adeudada al proveedor. Por lo general, este último extiende un crédito basado en una investigación crediticia 15 del consumidor. Los créditos de cuenta abierta aparecen en el balance general de los consumidores como cuentas por pagar. Continuando con los mismos investigadores, éstos citan que en algunos casosse recurre a pagarés en lugar de crédito a cuenta abierta. El consumidor suscribe un documento con el que se documenta la deuda al proveedor. En él se estipula el pago de la obligación en determinada fecha futura. Dicho esquema se aplica cuando el proveedor desea que el consumidor reconozca formalmente su deuda. Por ejemplo, es posible que el proveedor desee que el consumidor firme un pagaré si venció su cuenta abierta. Adicionalmente, las empresas grandes y bien establecidas a veces solicitan préstamos a corto plazo mediante papel comercial y otros instrumentos del mercado de dinero. El papel comercial es un pagaré negociable a corto plazo sin garantías (o colateral) que se vende en el mercado de dinero. Debido a que estos documentos son instrumentos del mercado de dinero, solo las compañías más solventes pueden recurrir el papel comercial como fuente de financiamiento a corto plazo. Para Van y Wachowicz (2002), conviene clasificar los préstamos mercantiles en dos categorías: préstamos sin garantías y prestamos con garantías (colateral). Casi sin excepción, las instituciones financieras no ofrecen préstamos sin garantías, por el simple hecho de que los prestatarios que merecen un préstamo sin garantías pueden conseguirlo a un costo menor con un banco comercial. Además, los mismos autores manifiestan que las cuentas por cobrar son uno de los activos más líquidos con los que cuentan las empresas. En consecuencia, son una garantía aceptable para los préstamos a corto plazo. Mientras que Gitman (2003), considera que las cuentas por pagar son la principal fuente de financiamiento no garantizado a corto plazo para empresas comerciales. Resultan de las transacciones en las que se compra la mercancía, pero no se entrega una nota firmada que demuestre la obligación del comprador con el vendedor. De hecho, el comprador acepta pagar 16 al proveedor la cantidad requerida de acuerdo con las condiciones de crédito establecidas normalmente en la factura del proveedor. Para Van y Wachowicz (2002), el inventario de materias primas y productos terminados es un activo razonablemente líquido y, por lo tanto, sirven como garantía de préstamos a corto plazo. Por su parte, Block y Hirt (2005), sostienen que, para protegerse contra el peligro de no ser capaz de proporcionar un financiamiento adecuado a corto plazo en periodos de dinero escaso, el administrador financiero puede basarse en fondos a largo plazo para cubrir algunas necesidades a de materias primas. Por último, Block y Hirt (2005), expresan que los bancos pueden proporcionar fondos para el financiamiento de las necesidades estacionarias, para la expansión de las líneas de productos, y para el crecimiento a largo plazo. El banquero típico prefiere un préstamo autoliquidable en el cual el uso de los fondos asegurará un esquema de pagos automáticos e internamente incorporados. En realidad, las dos terceras partes de los créditos bancarios son a corto plazo. 2.2.2. Financiamiento a largo plazo Según Sánchez (2007), no se puede desconocer que las pequeñas y medianas empresas son un factor fundamental en la generación de empleo y en el crecimiento. Es innegable, que las PyMEs es el segmento empresarial que más obstáculos afronta para su desarrollo y uno de estos obstáculos es el del financiamiento, sobre todo el de largo plazo, ya que es con éste que se puede soportar la inversión y el crecimiento en los negocios. Por su parte, Block y Hirt (2005) manifiestan que para adquirir fondos a largo plazo, la empresa generalmente debe acudir a los mercados de capitales con una oferta de bonos o acciones o debe colocar en forma privada obligaciones a un plazo más prolongados con compañías de seguros, con individuos acaudalados, y así sucesivamente. Una gran cantidad de negocios de tamaño pequeño no tienen acceso a dicho capital a largo plazo y se ven forzados a depender de una manera muy importante de préstamos bancarios y de créditos comerciales a corto plazo. 17 2.3. Administración financiera Para Gitman (2003), la administración financiera se refiere a los deberes del administrador financiero en la empresa. Los administradores financieros administran activamente los asuntos financieros de todo tipo de empresas financieras y no financieros, privados y públicos, grandes y pequeños, lucrativos y no lucrativos. Desempeñan una gran variedad de tareas financieras como planeación, extensión de crédito de los clientes, evaluación de grandes gastos propuestos y la consecución de dinero para financiar las operaciones de la empresa. En los últimos años, el cambio económico y los entornos reguladores han incrementado la importancia y la complejidad de los valores del administrador financiero. Como resultado, muchos altos ejecutivos han surgido del área de las finanzas. Por su parte, Besley y Brigham (2009) manifiestan que la administración financiera se enfoca en las decisiones que las empresas toman respecto de sus flujos de efectivo. En consecuencia, la administración financiera es importante en cualquier tipo de empresas, sean públicas o privadas, que manejan servicios financieros o fabriquen productos. El tipo de tareas que abarca la gama de la administración financiera va desde tomar decisiones, como ampliar la planta, hasta elegir qué tipo de título emitir para financiar tales ampliaciones. Los gerentes de finanzas también tienen la responsabilidad de decidir los términos del crédito que podrán ofrecer a sus clientes, el tamaño del inventario que la empresa debe manejar, cuánto efectivo debe tener disponible, si es conveniente adquirir otras empresas (análisis de fusiones), y que parte de las utilidades de la empresa se reinvertirán en el negocio y cuánto pagar como dividendos. Por su lado, Gitman (2003) sostiene que el administrador financiero es quien pone énfasis sobre todo en los flujos de efectivo, la entrada y salida de efectivo. Mantiene la solvencia de la empresa planificando los flujos de efectivo necesarios para satisfacer sus obligaciones y para adquirís activos necesarios para cumplir con los objetivos de la empresa, utiliza esta base de efectivo para reconocer los ingresos y los gastos sólo respecto de los flujos positivos y negativos de efectivo reales. Independientemente de sus pérdidas y ganancias, una empresa debe tener suficiente flujo de efectivo para cumplir con sus deudas conforme se venzan. 18 Además, Block y Hirt (2005) sostienen que la muy amplia meta de una empresa puede reducirse a un punto específico de atención si se afirma que el administrador financiero debe tratar de maximizar la riqueza de los accionistas de la empresa mediante el logro del más alto valor posible para el negocio. Por último, Gitman (2003) sostiene que además de la intervención continua en el análisis y planeación financiera, las actividades primarias del administrador financiero son la toma de decisiones de inversión y de financiamiento. Las decisiones de inversión determinan la combinación y tipo de activos que posee la empresa. Las decisiones de financiamiento determinan la combinación y tipo de financiamiento que utiliza la empresa. 2.3.1. Definiciones y utilidad de la administración financiera Según Perdomo (2004), administración en general es la “ciencia que tiene por objeto coordinar los elementos humanos, técnicos, materiales e inmateriales de un organismo social, público o privado, para lograr óptimos resultados de operación y eficiencia”. El mismo autor cita que la administración financiera es una fase de la administración en general, que tiene por objeto maximizar el patrimonio de una empresa a largo plazo, mediante la obtención de recursos financieros por aportaciones de capital u obtención de créditos, su correcto manejo y aplicación, así como la coordinación eficiente del capital de trabajo inversiones y resultados, mediante la presentación e interpretaciónpara tomar decisiones acertadas. Mientras que para Van y Wachowicz (2002), la administración financiera se refiere a la adquisición, el financiamiento y la administración de activos, con algún propósito en general en mente. Entonces, la función de los administradores financieros en lo tocante a la toma de decisiones se puede dividir en tres áreas principales: las decisiones de inversión, las de financiamiento y la de administración de los activos. Por su lado, Gitman (2003) plantea que el objetivo de la administración financiera a corto plazo es administrar cada uno de los activos circulantes de la empresa (inventarios, cuentas por cobrar, 19 efectivo y valores negociables) y los pasivos circulantes (cuentas por pagar, cargos por pagar y documentos por pagar) para alcanzar un equilibrio entre la rentabilidad y riesgo que contribuya positivamente al valor de la empresa. 2.3.1.1. Planeación financiera De acuerdo con Perdomo (2004), la planeación financiera estudia, evalúa y proyecta conceptos y cifras que prevalecerán en el futuro de una empresa. La planeación financiera es una herramienta o técnica que aplica el administrador financiero, para la evaluación proyectada, estimada o futura, de un organismo social, público o privado. Mientras que Lopez (2008), manifiesta que el análisis y la planeación financiera, son actividades básicas de la función financiera que son inexistentes en las pequeñas organizaciones, reflejándose en problemas que pueden llegar a representar el fracaso de una empresa. Debido a que los empresarios están concentrados principalmente en obtener recursos mediatos para poder realizar gastos operativos, es difícil que tenga la intencionalidad de desarrollar planes financieros cuando no se tiene conocimiento sobre cómo realizarlos, cuando los problemas cotidianos abruman la capacidad de decisión de los empresarios y cuando se tienen problemas básicos para generar ingresos. Sin embargo, ello no debe implicar que no se deban tomar decisiones financieras en el corto plazo basándose en la planeación financiera como una herramienta útil. Por su lado, Perdomo (2004), sostiene que los planes financieros son “programas cronológicos” cuantitativos en tiempo y dinero, con el objeto de precisar el desarrollo de las actividades de la empresa. Poniendo como ejemplo los siguientes: a) Correctivos: 1. Tendientes a asegurar el cumplimiento de los objetivos señalados de otros planes, en los casos de desviaciones señaladas por los mecanismos de control. 2. Tendientes a asegurar el cumplimiento de objetivos modificados, respecto a los planes originales cuando las desviaciones detonadas por los mecanismos de control, 20 se juzguen imposibles o incosteables de corregir total o parcialmente, sea por lo tanto necesario o más conveniente modificar las metas y objetivos originales. b) De desarrollo: 1. Tendientes a lograr objetivos de expansión: penetración de mercado, desarrollo de productos nuevos para el mismo mercado, o desarrollo de nuevos mercados para los mismos productos, o bien, una combinación de estos objetivos. 2. Tendientes a lograr objetivos de diversificación: nuevos productos para nuevos mercados. Según el mismo autor, los métodos de planeación financiera son el orden que se sigue para separar, conocer y proyectar los elementos descriptivos y numéricos, necesarios para la evaluación futura de una empresa, entre los que destacan: a) Del punto de equilibrio. b) De planeación de utilidades. c) Del apalancamiento y riesgos de operación. d) Del apalancamiento y riesgo financiero. e) Del pronóstico financiero. f) Del estado de origen y aplicación de los fondos pro-forma. g) Del flujo de efectivo pro-forma. h) Del estado de resultados pro-forma. j) Del estado de situación financiera pro-forma. 21 k) Del estado de origen y aplicación de los recursos pro-forma. El mismo Perdomo (2004), propone las siguientes partes del proceso de planeación financiera: a) Fines: Especificar metas y objetivos. b) Medios: Elegir políticas, programas, procedimientos y prácticas, con las que habrán de alcanzar los objetivos. c) Recursos: Determinar tipo y cantidades de los recursos que se necesitan, al igual que definir cómo se habrá de adquirir o generar y como se habrán de asignar las actividades. d) Realización: Delinear los procedimientos para tomar decisiones, así como la forma de organizarlos para que el plan pueda realizarse. e) Control: Delinear un procedimiento para prever o detectar los errores o las fallas, así como para prevenirlos o corregirlos sobre una base de continuidad. Según Correa et al. (2010), existen falencias comunes (usuales) de los emprendedores al momento de realizar la planeación financiera: Falencia No. 1. Proyecciones de ingresos muy elevadas que no son acordes con los costos y gastos. Falencia No. 2. Falta de presupuestos de capital para la adquisición de propiedad, planta y equipo teniendo en cuenta la obsolescencia de los activos iniciales. Falencia No. 3. Distribución de utilidades sin tener en cuenta el flujo de caja libre del proyecto (decisión basada sólo en la utilidad neta). Falencia No. 4. Crecimientos en ventas que superan la capacidad instalada sin planes de ampliación en planta Falencia No. 5. Pérdidas iniciales que generan causal de disolución por su representatividad frente al capital 22 Falencia No. 6. Deficiente estimación de los costos. Falencia No. 7. El endeudamiento en el largo plazo pierde importancia y en algunos casos tiende a “cero”. Los mismos autores sostienen que la falta de formulación de un plan de negocios dificulta la puesta en marcha de la empresa, por lo que su supervivencia y posterior crecimiento y desarrollo se ven afectados. Sugiriendo que es importante realizar una evaluación previa, algo así como un diagnóstico, a fin de conocer las condiciones y situaciones a las que está y estará sujeta la empresa, y de esta manera poder cuantificar y controlar los posibles riesgos asociados a la operación normal de ésta. 2.3.1.2. Control financiero De acuerdo con Perdomo (2004), el control financiero estudia y evalúa simultáneamente el análisis y la planeación financiera, para corregir las desviaciones entre cifras reales y proyectadas, para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa, mediante la acertada toma de decisiones. Mientras que para Rivera y Ruiz (2011), el diagnóstico financiero es un instrumento que se usa para evaluar el desempeño de las empresas; es requerido por todos los accionistas para la toma de decisiones. No obstante, para su ejecución se encuentran diversos obstáculos que limitan su logro, comenzando por las restricciones de la información contable y del mercado, y extendiéndose por las presiones que generan las altas exigencias del medio altamente competitivo, que busca información inmediata, pertinente y confiable. 2.4. Administración financiera y la contabilidad De acuerdo con Nuño (2012), la pequeña empresa adquiere la obligación de presentar la información financiera del negocio, llamada contabilidad externa o contabilidad financiera, de manera comprensible, comparable, que pueda interrelacionarse con otras de manera conjunta, simultánea e interactiva. 23 Por su parte, Ochoa (2012) plantea que la contabilidad es, según el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), una técnica para registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos monetarios, las transacciones que realiza una empresa y los eventos de carácter financiero que la afectan. La contabilidad representa un instrumento de gran ayuda para la gerencia y otras personas interesadas en una empresa, pues les permite fundamentar el proceso de toma de decisiones. Se comunica por medio de informes contables, esto es, la información financiera, quees un conjunto integrado por estados financieros y notas de los mismos que expresan la situación financiera, los resultados de operación y los cambios en la situación financiera de una empresa. Adicionalmente, Farfán (2010) manifiesta que desde la perspectiva de la teoría de la agencia, la contabilidad tiene como principal función informar al propietario o propietarios de una entidad sobre la administración qué se ha hecho de sus recursos, de manera que les sea posible controlar el buen manejo de los mismos, el mantenimiento y el crecimiento de su patrimonio desde una perspectiva financiera, para así, de esta forma, evaluar la efectividad de la persona encargada de esta labor, es decir, del administrador. Relacionado con lo anterior, Block y Hirt (2005) sostienen que la contabilidad es el lenguaje de las finanzas porque proporciona datos financieros a través del estado de resultados, del balance general, y del estado de cambios en la situación financiera. El administrador financiero debe saber cómo interpretar y usar estos estados financieros al asignar los recursos financieros de las empresas de tal modo que generen el mejor rendimiento posible en el largo plazo. Las finanzas establecen un vínculo con la teoría económica en virtud de las cifras de la contabilidad, y todos los administradores corporativos ya sea de las áreas de producción, ventas, investigación, de mercadotecnia, de administración, o de planeación estratégica a largo plazo debe ser lo que significa asesorar y cuantificar el desempeño financiero de la empresa. Según Nuño (2012), el sistema contable cumple con la función de recolección de información de las operaciones de la empresa, de control de las operaciones contables, financieras y administrativas de la pequeña empresa y este sistema permite contestar las siguientes preguntas: - ¿Qué hace? 24 - ¿Cómo lo hace? - ¿De qué forma se controla el efectivo? - ¿Cómo se controlan las ventas y la facturación? - ¿Cómo se clasifican los activos fijos? - ¿Cuáles son sus controles generales? Entre otras. El mismo Nuño (2012), plantea como importante la pregunta ¿Cómo inicia la instalación de un sistema de registro contable? Conociendo a la empresa, sus características, sus necesidades de información, además: - Con la información básica de la empresa se diseña la lista de chequeo. - Posteriormente se elabora un catálogo de cuentas flexible que contenga las cuentas necesarias para el registro de las operaciones de la empresa, en función de su giro, con la finalidad de llevar un control y facilitar el registro. - Ya que se tiene la claridad de qué información será necesaria en el sistema contable, se procede a elaborar formularios que permitan recoger la información confiable y oportuna de las operaciones de la empresa. Entre los principales formularios está el recibo, la factura, órdenes de compra, el despacho de almacén, notas de débito, notas de crédito, cheques, rembolsos, requisiciones, etc. - El siguiente paso es determinar o diseñar un sistema de registro, ya sea manual o en forma electrónica. 2.4.1. Riesgo y rendimiento financiero Según Bloch y Hirt (2005), la administración financiera ha centrado la atención en las relaciones de riesgo y rendimiento y en la maximización del rendimiento para un nivel determinado de riesgo. Para Gitman (2003), el riesgo en el contexto de la administración financiera a corto plazo, es la probabilidad de que una empresa no pueda pagar sus deudas a su vencimiento. Se dice que una empresa que no puede pagar sus deudas a su vencimiento es técnicamente insolvente. En general, se supone que cuanto mayor es el capital de trabajo neto de una empresa, mas bajo es 25 su riesgo. En otras palabras, cuanto más capital de trabajo neto tiene la empresa, tiene mayor liquidez y, en consecuencia, su riesgo de ser técnicamente insolvente es más bajo. Según Toro y Palomo (2014), las PyMEs suelen tener una cierta ventaja adaptativa para cambiar rápidamente su estructura productiva en el caso de variar las necesidades del mercado, lo cual suele ser más difícil en una gran empresa. Entre ellas mencionan las siguientes: - Las empresas pequeñas tienen más dificultad de encontrar financiamiento a un costo y plazo adecuado, debido a su mayor riesgo, y para seleccionar esto recurren a las entidades financieras - Son empresas con mayor rigidez laboral y con dificultades de encontrar mano de obra especializada, por lo que la formación previa del empleado es fundamental para ellas. - Debido al pequeño volumen de beneficios que presentan estas empresas no pueden dedicar fondos a la investigación; sin embargo, en muchos casos son innovadoras en procesos y productos. - Por su tamaño, poseen una cartera reducida de clientes Por su parte Beltrán (2004, citado por Toro y Palomo, 2014), sostienen que otras desventajas que presentan este tipo de organizaciones son las siguientes: - La falta de planeación estratégica, lo que se convierte en una limitante para la inserción en un contexto internacional y pone en riesgo su continuidad en un mercado nacional. - Es difícil el acceso a las líneas de crédito y, por tanto, no es posible la inversión en tecnología, capital de trabajo y conocimientos. - La gestión administrativa, financiera, contable y operativa es muy informal y de manera intuitiva. Notándose como un punto importante el último de ellos, el cual tiene relación con los objetivos que persigue esta investigación. 26 2.4.2. Estrategias de administración financiera De acuerdo con Perdomo (2004), las estrategias financieras son decisiones financieras en la planeación y control de alto nivel; de suma importancia para la vida de la empresa y determinante para la consecución de recursos y objetivos a largo plazo. Son tomadas por la más alta autoridad dentro de la organización de la empresa, ya sea el “Consejo de Administración”, o bien, por el “Gerente General” denominado también “Presidente”, o por la “Comisión Ejecutora de Consejo”, etc. El mismo Perdomo (2004), plantea que las estrategias financieras de una empresa, pueden resumirse en términos de objetivos, políticas y planes. Los objetivos financieros son los fines o metas viables y cuantificables que pretende alcanzar una empresa. Es decir, lo que desea llevar a cabo una empresa, por lo cual debe analizar su situación financiera a través de los siguientes indicadores: a) Rendimiento sobre la inversión b) Índice de endeudamiento total (apalancamiento financiero) c) Relación de capital de trabajo d) Relación del pasivo a plazo mayor de un año, con respecto al activo fijo e) Existencia en caja y bancos, en relación con el volumen de ingresos f) Rotación de cuentas por cobrar g) Rotación de inventarios h) Dividendos por acción i) Porcentaje de dividendos sobre las utilidades j) Porcentaje de utilidad bruta o de contribución marginal sobre las ventas k) Porcentaje de utilidad sobre ventas l) Tasas de interés sobre créditos a corto, mediano y largo plazo m) Mezcla o composición de los créditos bancarios El mismo autor señala que las políticas financieras son “reglas y principios generales que sirven de guía al pensamiento y la acción de subordinados”. Es decir, las actividades que deben desarrollarse en la empresa, proporcionando los siguientes ejemplos: 27 a) Sobre endeudamiento con bancos: 1. Especie de moneda 2. Monto mínimo y máximo en cada banco 3. Tasa máxima de interés 4. Plazos mínimos y máximos 5. Formas de amortización de los créditos y garantías máximas a otorgar 6. Restricciones aceptables en los contratos de crédito 7. Características de las instituciones bancarias, con las que debe contratarse 8. Cuadro de otras condiciones aceptables en los contratos de crédito b) Sobre endeudamiento con proveedores y acreedores: 1. Plazo para el pago de facturas por compra de materialesy abastecimiento, recibos o facturas por presentación de servicios 2. Descuentos por pronto pago 3. Condiciones para la documentación de adeudos c) Sobre pago de impuestos: 1. Pagos dentro de los términos normales 2. Pagos diferidos 3. Pagos anticipados d) Sobre financiamiento de adquisición de activo fijo: 1. Negociación de plazos con proveedores 2. Negociación de créditos bancarios a tasas especiales, otorgadas por los organismos promotores de exportación por los países de origen (en los casos de importación de equipo) e) Sobre la estructuración de las deudas a plazo mayor de un año: 1. Clases de contratos de crédito 2. Emisión de obligaciones 3. Tipos de interés 4. Plazos para el pago de interés y de las amortizaciones de capital 5. Garantías especificas 6. Restricciones aceptables 28 7. Cuadro general de condiciones aceptables en los contratos de crédito f) Sobre dividendos 1. Condiciones bajo las cuales procederá el pago de dividendos por razones bursátiles y dentro de las restricciones de los contratos de crédito 2. Monto máximo de los dividendos, en términos de montos por acción y de porcentaje sobre las utilidades del ejercicio al que se refieren 3. Cuadro de condiciones dentro de las cuales, procede decretar dividendos en acciones g) Sobre aumentos de capital social pagado: 1. Condiciones dentro las cuales procede el buscar financiamiento de las necesidades de capital fijo y de capital de trabajo, mediante suscripciones adicionales de acciones y su correspondiente exhibición o pago 2. Formas de buscar la suscripción de las acciones 3. Condiciones a satisfacer, en el caso de acciones cotizadas en bolsa y cuya emisión para oferta al público deba ser aprobada por la Comisión Nacional de Valores 4. Circunstancias en la que procede la fijación de una prima sobre el valor de las nuevas acciones h) Sobre la existencia en caja y bancos: 1. Establecimiento de normas para el manejo y protección de las existencias en efectivo, y para los depósitos en las cuentas bancarias y el retiro de fondos 2. Normas para la operación con los bancos, con los que deberá tratarse 3. Determinación de los servicios, que deberán requerirse con los bancos y normas para llegar a acuerdos sobre los saldos compensatorios, que deban mantenerse en cada uno de ellos i) Sobre créditos y cobranzas: 1. Condiciones bajo las cuales la empresa podrá efectuar ventas a crédito y determinación de los criterios generales para calificar la solvencia de los clientes 2. Determinación de las tasas de interés que deban cargarse sobre los saldos insolutos a cargo de los clientes en condiciones normales y en casos de mora 3. Normas a observar en la actividad de cobranza 4. Criterios para la evaluación de riesgos en materia de otorgamiento de créditos y establecimiento de normas para fijar los límites por cliente 29 j) Sobre inversiones de sobrantes temporales de fondos en tesorería: 1. Criterios para seleccionar el tipo de inversiones a realizar y para la determinación de plazos máximos, en función de las distintas tasas de rendimiento 2. Criterios para pagar obligaciones de distinto tipo con anterioridad a su vencimiento, en función a las tasas de descuento a obtener k) Sobre niveles de inversión de capital de trabajo en inventarios: 1. Determinación de criterios para fijar los límites mínimos y máximos de existencias por artículo, para su aplicación en programas de optimización de inventarios 2. Determinación de criterios para fijar los mínimos y máximos por pedidos y concertar las frecuencias de entrega 3. Condiciones bajo las cuales, procede a efectuar compras en exceso de los límites normales 4. Condiciones bajo las cuales, deben suspenderse las compras aun cuando las existencias se encuentren bajo los niveles mínimos 5. Condiciones en las que procede, adquirir mercancías en consignación 6. Criterios para decidir la conveniencia de sustituir determinados artículos, por otros de diferentes características y precios, así como, sustituir compras de importación por compras a proveedores nacionales, o viceversa. l) Sobre inversiones en activo fijo: 1. Condiciones bajo las cuales procede la reposición de equipo o de instalaciones, en vez de continuar su utilización con los consiguientes gastos de mantenimiento 2. Criterios para decidir sobre la sustitución de equipo o instalaciones por otros, que permitan una mejoría en la calidad, en el volumen de producción o incorporen otro tipo de ventajas 3. Criterios para la selección de proveedores o contratistas para el suministro de equipos y diseño o construcción de las instalaciones, dentro de las limitaciones de la tecnología que se haya decidido utilizar 4. Criterios para decidir sobre la conveniencia de realizar inversiones para fabricar algún componente o producto, o realizar determinado proceso industrial o comercial, en vez de adquirir de terceros tales componentes, productos o servicios m) Sobre depreciación de activos fijos y amortización de cargos diferidos: 30 1. Determinación de métodos a seguir para depreciaciones, amortizaciones, tasas para aplicar, criterios para optar entre aplicar métodos y tasas aceptables para efectos fiscales, o para aplicar métodos y tasas técnicamente más aconsejables, así como para optar por métodos de depreciación acelerada 2. Criterios para determinar las bases que se utilicen para calcular la depreciación cargable a los costos de fabricación y a los gastos de operación n) Sobre revaluación de activos fijos: 1. Condiciones bajo las cuales procede contabilizar el incremento experimentado en el valor de terrenos, edificios, mobiliario, equipos e instalaciones 2. Casos en los que procede promover la capitalización de los superávits por revaluación 0) Sobre la revelación de la información 1. Criterios para identificar la información que deba restringirse en las comunicaciones al personal, a los miembros de la dirección, de los consejos de administración, a los accionistas, a los banqueros, a los acreedores, a las autoridades gubernamentales y al público en general 2. Criterios para determinar el grado en que la información financiera, o no financiera pueda afectar de alguna manera la posición financiera de la empresa, en las comunicaciones a los distintos grupos de personas o entidades interesadas en la empresa, deba o ser explicita y breve o profusa o) Sobre el aseguramiento contra riesgos 1. Criterios para contratar o no seguros contra riesgos de diverso tipo: daños materiales en los activos tangibles, perdidas en cobro de créditos, perdidas de utilidades resultantes de siniestros, compras de futuros de divisas para eliminar los riesgos de devaluaciones monetarias sobre pasivos contraídos en moneda extranjera, reclamaciones en caso de responsabilidad civil por daños y perjuicios a terceros, etc. 2. Criterios para la constitución de reservas de seguro propio, en los casos en que no se contrate la protección de los riesgos con compañías aseguradoras Adicionalmente, para el mismo Perdomo (2004), la estrategia financiera, como parte integrante de la estrategia en general de la empresa, se forma mediante un proceso: 31 a) Premisas: 1. Definición de los valores de los altos dirigentes y principales accionistas de la empresa 2. Definición de propósitos socio-económico fundamental de la empresa 3. Examen analítico del entorno económico, social y político, para determinar y evaluar oportunidades y condicionales 4. Caracterización del perfil de competencia, mediante un análisis de las fuerzas y debilidades de la empresa b) Planeación: 5. Determinación de la misión o de las misiones, que se deberán realizar (necesidades del mercado a satisfacer con los productos o servicios de la empresa: línea de negocios) 6. Formulación de los objetivos económicos a largo plazo, los objetivos de flexibilidad, losobjetivos no económicos (los que no se derivan directamente, del objetivo económico básico de la empresa) y las responsabilidades y restricciones 7. Formulación de las políticas básicas y de los principales programas, procedimientos y prácticas, que deberán aplicarse para alcanzar los fines estratégicos 8. Formulación de las estrategias, o sea, el conjunto de acciones específicas que se deberán realizar, para alcanzar los objetivos, y determinación de los recursos que deberán aplicarse 9. Determinación de los subojetivos, subpoliticas y subestrategias que deberán construir la programación, así como los programas a mediano plazo 10. Determinación de las metas a corto plazo, de los procedimientos, de los planes tácticos y de los planes programados que deberán construir la planeación, así como, los planes a corto plazo c) Implementación y revisión: 11 Diseño de la estructura para toma de decisiones, de la estructura de la organización para la implementación de los planes y de la estructura de los sistemas de información 12 Diseño de los procedimientos para la revisión y evaluación de los planes (procedimientos de control, para asegurar la realización de los planes, que permitan prevenir o corregir las faltas en su diseño o en su realización) 32 Y para concluir, Perdomo (2004) manifiesta que los factores claves del éxito de las empresas, actualmente son: la creatividad, la capacidad para innovar, la capacidad administrativa, la responsabilidad ante nuevas condiciones, tanto económicas como tecnológicas, y la capacidad para anticiparse a las necesidades del cliente. 2.5. Administración de liquidez y de activos circulantes El efectivo y la inversión en activos son dos rubros importantes en la administración financiera para cualquier empresa. Para Gitman (2003), una consideración importante para todas las empresas es la capacidad de financiar la transición de efectivo a inventarios, a cuentas por cobrar y nuevamente a efectivo. Existen varias estrategias para administrar los activos circulantes a fin de reducir la cantidad de financiamiento que se necesita para apoyar este ciclo. Además de administrar efectivo, las empresas también deben administrar las cuentas que por lo común representan su mayor inversión en activos circulantes, inventarios y cuentas por cobrar. 2.5.1. Administración del capital de trabajo De acuerdo a lo planteado por Van y Wachowicz (2002), los conceptos principales de capital de trabajo neto son dos: el capital de trabajo neto y el capital de trabajo bruto. Cuando los contadores usan el término de capital de trabajo, por lo general se refieren al capital de trabajo neto, que es la diferencia en pesos entre el activo y el pasivo circulante. Mientras que para Gitman (2003), el capital de trabajo neto se define como la diferencia entre los activos y pasivos circulantes de la empresa, cuando los activos circulantes superan a los pasivos circulantes, la empresa tiene un capital de trabajo neto positivo, cuando los activos circulantes son menores que los pasivos circulantes, la empresa tiene un capital de trabajo neto negativo. Por su parte, Van y Wachowicz (2002) sostienen que cuando se determina la cantidad, o nivel, adecuado del activo circulante, se debe tener en cuenta el equilibrio entre la rentabilidad y el 33 riesgo. La forma de financiar los activos de una empresa implica una compensación entre el riesgo y la rentabilidad. Por último, para Block y Hirt (2005) la administración del capital de trabajo implica el financiamiento y la administración de los activos circulantes de la empresa. Por lo que es importante que el ejecutivo financiero dedique más tiempo a la administración del capital de trabajo que a cualquier otra actividad. Los activos circulantes por su propia naturaleza, están cambiando cada día, si no es que cada hora, y se deben de tomar decisiones administrativas. 2.5.1.1. Administración del efectivo Según Díaz (2012, citado por Jiménez et al. (2013), muchas PyMEs cierran en su despegue, ya sea porque no generan el efectivo suficiente, o no lo pudieron conseguir prestado o si lo consiguieron esto empeoró la situación del servicio a la deuda, lo anterior lleva a la pregunta ¿Todo gerente de PyME debe conocer de gestión financiera? definitivamente sí, antes de solicitar crédito la gerencia debe saber manejar el efectivo que se tiene, basados en la información contable. La importancia del ciclo de caja en la PyME De acuerdo con Amat (2002, citado por Jiménez et al. 2013), para la empresa es muy importante conocer el tiempo que pasa desde que invierte dinero en el activo corriente de la empresa hasta que lo recupera, es lo que se conoce como el ciclo de caja, antes de solicitar un crédito, se debe contar con un análisis de los estados financieros proforma, los cuales aportan muchos indicadores, especialmente los que tienen que ver con el manejo del efectivo, el cálculo del ciclo de caja es causa de preocupación y problema a resolver por parte de los gerentes PyME. Por su parte Gitman (2003), sostiene que un inadecuado manejo del ciclo de caja ocasiona la falta de liquidez y no se tendrá suficiente capital para atender los pagos en el corto plazo, si el dinero no alcanza se tendrá que solicitar crédito, de no obtenerlo la PyME empezará a incumplir con los pagos. Según el mismo autor, existen diferentes formas en que se puede lograr que el 34 efectivo obtenido al final del periodo sea superior al efectivo inicial. Entre ellas destacan las siguientes: 1. Disminuir el efectivo gastado, es decir, tomando acciones para ahorrar tanto en costos (de adquisición de las materias primas y de los costos directos) como en gastos. 2. Aumentar el efectivo entrante (ingresos) mediante acciones como el aumento de precio de los productos y servicios que la empresa ofrece, aumento en los ingresos diferentes, aquellos que están relacionados directamente con la actividad de la empresa (inversiones, intereses, etc.) y/o mejorar el proceso de generación. 3. Recuperar efectivo. Adicionalmente a los puntos anteriores, se debe considerar que la empresa maneja efectivo, tanto de entrada como de salida, que están orientados por la operación con actores fuera de la empresa; es decir, con clientes, proveedores principalmente. Esta cantidad de efectivo se refiere, por ejemplo, a los créditos otorgados a los clientes, a los créditos otorgados por los proveedores. La condición ideal en el caso de recuperación de efectivo es que el plazo de pago otorgado por parte del proveedor sea igual a la suma del tiempo total de producción del producto más el plazo otorgado al cliente para su pago. De tal forma que los recursos invertidos para producir serían sumamente bajos. Con estas acciones el efectivo recuperado podría utilizarse para reinsertarse dentro del ciclo de generación de efectivo y así aumentaría el efectivo dentro de la empresa. Por su lado, Van y Wachowicz (2002) plantean que el propósito del estado de flujos de efectivo es informar sobre las entradas y salidas de efectivo de una empresa, durante cierto lapso de tiempo, distribuidas en tres categorías: actividades operativas, de inversión y de financiamiento. La administración del efectivo implica el cobro, desembolso e inversión de efectivo en forma eficiente. Por lo general, el departamento de tesorería de las compañías es responsable de su sistema de administración de efectivo. Adicionalmente, según Besley y Brigham (2009) las empresas por lo general conservan efectivo por las siguientes razones: 35 1. Los saldos de efectivo son necesarios para las operaciones de negocios, porque los pagos se deben hacer en efectivo y las entradas de efectivo se depositan en una cuenta. Los saldos de efectivo asociadas a los pagos y la cobranza de rutina se conocen como saldos de transacciones. 2. Un banco a menudo requiere que una empresa
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