Actualizar_una_lista_desplegable_automaticamente

Vista previa del material en texto

Actualizar una 
lista desplegable 
automáticamente 
Excel básico. 
DESCRIPCIÓN BREVE 
Vamos a ver cómo podemos actualizar una 
lista desplegable de tres formas distintas. 
Miguel Angel Franco Garcia 
Excel básico. 
 
P á g i n a 1 | 12 
 
Actualizar una lista 
desplegable 
automáticamente 
Lista desplegable basada en una tabla 
Cuando creamos una lista desplegable en Excel, y, queremos que sus 
elementos se actualicen automáticamente, debemos modificar un poco la 
manera en que creamos la lista. 
En esta ocasión, revisaremos dos métodos para hacer que nuestras listas se 
actualicen automáticamente al agregar o quitar elementos del origen de los 
datos. 
El primer método que vamos a usar es crear una lista basada en una tabla, 
y, el segundo método es crear una lista basada en un rango dinámico, es 
decir, con una formula. 
Comencemos con el primer método, lo primero que tenemos que hacer es 
seleccionar una celda dentro del rango, vamos a la pestaña Insertar, y, 
pinchamos en Tabla. 
 
P á g i n a 2 | 12 
 
 
 
 
En la pestaña Diseño, podemos ver el nombre de la 
tabla. 
 
 
 
 
P á g i n a 3 | 12 
 
Ahora, debemos de seleccionar la celda donde queremos crear la lista. 
 
Iré a la pestaña Datos, y, a Validación de datos. 
 
Se abrirá el cuadro de dialogo, pinchamos en Permitir, y, elegimos Lista. 
 
P á g i n a 4 | 12 
 
 
Pinchamos en Origen, y, seleccionamos el rango de datos que conformara 
la lista. 
 
 
 
 
 
 
 
P á g i n a 5 | 12 
 
Aceptamos, y, ya tenemos nuestra lista creada. 
 
Ahora voy a añadir una categoría nueva, al pulsar <Enter> vemos que ha 
tomado el formato de la tabla, si volvemos a ver nuestra lista, veremos que 
ese nuevo elemento ha sido añadido 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
P á g i n a 6 | 12 
 
La técnica que acabamos de utilizar solo será valida si la tabla esta en la 
misma hoja, si la tabla esta ubicada en otra hoja, esta no se actualizara 
automáticamente, pero afortunadamente existe una solución, para ver esta 
otra técnica, iré a la hoja 3, donde tengo una copia de los datos de la 
categoría, y, los convertiré en una tabla, así que iré a la pestaña Insertar – 
Tabla. 
 
 
 
P á g i n a 7 | 12 
 
Ahora, iré a la hoja 1, a la celda C3.
 
Iré a Datos, y, Validación de datos, en Permitir seleccionare Lista, y aquí es 
donde esta la diferencia con el método anterior, porque vamos a usar la 
función INDIRECTO, de la siguiente manera. 
 
Esta sentencia significa, cargue la columna CATE de la tabla4. 
 
 
 
 
 
 
P á g i n a 8 | 12 
 
Vemos que la lista se ha creado y cargado correctamente. 
 
Si ahora vamos a la hoja cate, vemos la tabla4. 
 
Si quito algunos elementos, y, vuelvo a abrir la lista, veremos que los 
elementos eliminados ya no salen. 
 
P á g i n a 9 | 12 
 
Si añadimos elementos, estos se mostrarán. 
 
Estas técnicas, solo serán posibles si está en formato tabla, pero las tablas 
fueron introducidas a partir de la versión 2007, antes no era posible crear 
tablas, pero existía otro método para solucionar esto, que es con una 
formula, CONTARA y DESREF. 
La función CONTARA dentro de un rango cuenta las celdas que estén 
ocupadas, así que podemos usarla para saber la cantidad de elementos de 
una lista. 
En la celda H1, pondré la siguiente formula. 
 
Nos da como resultado 4, es decir, la lista esta compuesta por cuatro 
elementos. 
 
Ahora, voy a agregar un nuevo elemento a la lista. 
 
Ahora, aparece el numero 5, es decir, la lista esta formada por 5 elementos. 
P á g i n a 10 | 12 
 
Si se dan cuenta, cuando nos muestra el número, va incluido el encabezado, 
y, no queremos que aparezca en la lista, por lo que restamos 1 a CONTARA. 
 
 
Además de la función CONTARA, usaremos también la función DESREF, que 
nos ayudara a crear un rango de celdas, indicándole el numero de filas 
previamente, ahora, elimino el contenido de la celda H1, porque solo la he 
puesto, para que veáis como funciona. 
Ahora, crearemos nuestra lista desplegable, entonces me coloco en la celda 
C2, voy a Datos – Validación de datos, elegimos la opción Lista, y, en 
Origen ponemos lo siguiente. 
 
Que significa, colócate en la celda F2, mueve cero filas hacia abajo y cero 
columnas, es decir, quédate en F2, ahora le especifico el rango a tomar, que 
es el resultado de la función CONTARA, en este caso, 4, y, numero de 
columnas 1, es decir, la misma. 
 
 
P á g i n a 11 | 12 
 
Aceptamos, y, abrimos la lista, veremos que se rellena correctamente. 
 
Si ahora agregamos algún elemento más, veremos que se actualiza correctamente. 
 
Ya que este método no usa tablas, es la única forma de actualizar la lista 
desplegable, si la versión es anterior a 2007. 
Con esto, hemos visto tres formas de actualizar una lista desplegable. 
 
 
 
 
 
 
 
 
P á g i n a 12 | 12