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MODULO ATENCIÓN AL CLIENTES PARA PODÓLOGOS OBJETIVOS GENERALES Comprender que ofrecer un servicio de excelencia es necesario y que se logra cuando todos como un grupo deciden adoptarlo y aplicarlo. Comprender que el servicio de excelencia se viabiliza cuando podemos ubicarnos en el lugar del cliente. Conocer cómo identificar las necesida des de sus clientes, y comprender que tienen la a utoridad para resolverle sus problemas. Aprender a lidiar con clientes difíciles. OBJETIVOS GENERALES Comprender cuáles son sus roles y responsabilidades en este proceso. Desarrollar u n plan de acc ión personali zado para aplicar estos conocimiento s en sus resp ectivas áreas . LOGÍSTICA DEL TALLER Servicio de excelencia Nuestra responsabilidad Claves para lograr un servicio de excelencia Identificar las necesidades del cliente Mi compromiso Servicio de excelencia empatía DINÁMICA GRUPAL PARA MI UN SERVICIO DE EXCELENCIA ES… QUÉ ES SERVICIO DE EXCELENCIA experiencia nosotros cliente negativapositiva ASEGURA NUESTRO CRECIMIENTO COMO ORGANIZACIÓN Nos diferencia de la competencia Fomenta lealtad de clientes Clientes satisfechos Ventaja competitiva EJEMPLO DE ATENCIÓN INEFICIENTE Ver video ¿QUÉ ES UN CLIENTE? Es la persona más importante en cualquier negocio. No depende de nosotros; nosotros dependemos de él. No interrumpe nuestro trabajo; es el propósito del mismo. Nos hace un favor cuando nos llama; nosotros le hacemos un favor cuando contestamos su llamada. SERVICIO AL CLIENTE Es cualquier tipo de intervención que se lleve acabo entre un representante de una compañía y un cliente. Este contacto puede ser: Personal Por teléfono Por correo Éste es uno de los factores más importantes para determinar el éxito de una compañía. Un cliente satisfecho regresa y refiere a otras personas. EMPATÍA REQUISITO PRIMORDIAL Ubicarnos en el lugar del cliente. •“Ponernos en los zapatos del cliente”. RECOMENDACIONES Trata a tu cliente en la manera en que te gustaría te trataran. Demuéstrales interés genuino. Da la milla extra. Muéstrate amigable y accesible. Llama al cliente por su nombre. Agradece al cliente el que este haya seleccionado nuestros servicios. Recuerda que el cliente es nuestra razón de ser. IDENTIFICANDO LAS NECESIDADES DEL CLIENTE Interés genuino ¿Deleite? ¿Insatisfacción? Primera impresión Interacción (Procesos) Resultados/Experiencia Percepción del cliente Comunicación (verbal, no verbal) Cortesía tacto, respeto Interacción (Procesos) Resultados/ Experiencia Proyección(ima gen, sonrisa, apertura DINÁMICA GRUPAL Mencione cuáles son las quejas más comunes de los clientes. NUESTROS ROLES Y RESPONSABILIDADES ROLES RESPONSABILIDADES Representante de la institución Reforzar el servicio de excelencia Proveedor de servicios y ayuda Apoderarnos para ayudar y resolverle al cliente Parte de un equipo de trabajo en la institución. Proactivamente hacerse disponible al cliente. Líder en el cambio hacia un servicio de excelencia. Lograr experiencias inolvidables. Lograr experiencias inolvidables. DECÁLOGO DE LA ATENCIÓN AL CLIENTE 1. El cliente por encima de todo. 2. No hay nada imposible cuando se quiere. 3. Cumple todo lo que prometas. 4. Solo hay una forma de satisfacer al cliente, darle más de lo que espera. 5. Para el cliente tu marcas la diferencia. 6. Fallar en un punto significa fallar en todo. 7. Un empleado insatisfecho genera clientes insatisfechos. 8. El juicio sobre la calidad de servicio lo hace el cliente. 9. Por muy bueno que sea un servicio siempre se puede mejorar. 10. Cuando se trata de satisfacer al cliente, todos somos un equipo. DESTREZAS DE COMUNICACIÓN PARA EL SERVICIO EXCELENTE Diagnosticar. Escuchar. Preguntar. Sentir EL ROL DEL PERSONAL DE ATENCION Contener al cliente. Asesorarlo. Resolver Hacer seguimiento CLAVE #1: EL SERVICIO ES UNA ACTITUD Su actitud es importante para determinar qué tan efectivo es en cualquier situación dada. Muchas personas creen que no pueden hacer nada respecto a la forma en que se sienten. Usted puede cambiar esta forma de pensar esforzándose un poco y optando por no dejar que sus sentimientos afecten su actitud. CLAVE #2: ACÉRQUESE Y COMUNÍQUESE Servir a los clientes efectivamente involucra intercambiar información. Desarrollar sus habilidades de comunicación le ayudará a servir a sus clientes efectivamente. Piense que éstas son herramientas dentro de una caja de servicios al cliente, que lleva con usted todo el tiempo CLAVE #3: LO QUE USTED SABE, HACE LA DIFERENCIA Debe poder contestar las preguntas, dar buenas indicaciones, saber dónde encontrar las cosas, entender qué es posible ofrecer y qué no es posible ofrecer y por qué. Nunca le diga: “No sé” a un cliente y después váyase . Averigüe la respuesta y comuníquesela al cliente CLAVE #4: LA PRIMERA IMPRESIÓN CUENTA ¿Qué clase de impresión da? Los clientes muchas veces emiten juicios sobre su institución y sus empleados acerca de esa primera impresión. CLAVE #5: SUS NORMAS PERSONALES Usted le dice mucho a los demás en formas no verbales. Los indicios que transmite tienen un impacto directo en la forma en que los clientes lo percibe, así como los servicios que proporciona. Es importante que entienda cuáles son sus normas personales y qué tipo de señales transmite. CLAVE #6: TOME LA INICIATIVA Los clientes quieren lo que quieren, a la hora que lo quieren, y están contando con usted para que le resuelva. Aprender a tomar la iniciativa con cada cliente significa aceptar la responsabilidad para asegurarse que el cliente esté completamente satisfecho y hacerlo sin que se lo pidan. EL PUBLICO ACTUAL ES Mas dificl de satisfacer Mas exigente Menos paciente Menos tiempo Mas iformados EL PÚBLICO PIDE QUE: Lo escuchemos Lo conozcamos Lo comprendamos Lo ayudemos Seamos responsables Lo orientemos No seaamos indiferentes con el Lo sorprendamos EL MOMENTO DE CONTACTO: LA EXPERIENCIA CON EL PÚBLICO Existen muy pocas oportunidades para crear una muy buena experiencia. o Utilice los sentidos o Los afectos o El pensamiento o El conocimiento, o Las interacciones o Todas las que el cliente perciba o Trabaje todas EXPERIENCIAS CON EL PÚBLICO o El vivir una buena experiencia con el público le permitirá suministrarle una proposición de valor. o Esto se puede lograr con cualquier servicio. o De esta forma podrá satisfacerlo plenamente. o Brinde proposiciones de valor reconocidas. EL MOMENTO DE CONTACTO: ¿QUÉ ES LA EXPERIENCIA? Son conocimientos adquiridos a lo largo de distintos momentos de contacto y que a través de los cuales las actividades futuras se realizarán en base a los mismos MOSTRAR UNA ACTITUD POSITIVA Demuestre. Entusiasmo Refuerce su actitud todo el tiempo ya que el publico quiere quedarse con lo mejor de nosotros y no con lo peor Completamente Insatisfecho Completamente Satisfecho 1 5 4 3 2 GRADO DE SATISFACCIÓN DEL PÚBLICO CLASES DE PÚBLICO EL ENOJADO Transmiten dos mensajes: Uno que tiene que ver con los hechos El otro con sus sentimientos. Depende de nosotros trascender los sentimientos para lograr obtener los hechos que necesite para solucionar el problema. Al tratar con este tipo de personas, no niegue su enojo, diciendole: "No hay motivo para enojarse" sólo lo enojará más. Algunas de las formas de tranquilizar a una persona enojada son: Mantenga el control. No se involucre emocionalmente. Ayude a que la persona se sobreponga a su enojo No haga promesas que no pueda cumplir. Ponga más atención en lo que puede y no en lo que no es posible responder. Pregúntele a la persona cómo le agradaría que se solucionara su problema.35 Estas personas se complacen en las discusiones. Si usted les asegura que un suéter es blanco, ellos dirán que es rojo. Son agresivos y probablemente no estén de acuerdo o discutan cada cosa que usted diga. Al tratar con estos individuos siga las siguientes reglas: Hable suavemente Pídales su opinión Concéntrense en los puntos que estén de acuerdo. "Cuente hasta diez" EL DISCUTIDOR Estos individuos pueden acaparar mucho de su tiempo si se lo permite. Trate de mantener en mente que la razón por la que estas personas hablan tanto es que se encuentran solas. Al tratar con estos individuos siga las siguientes reglas: Maneje el tiempo de acuerdo a la demanda. Muestre interés, pero deje claro que usted debe atender a otras personas. EL CONVERSADOR Al quejoso habitual no le gusta nada. No permita que este individuo lo desaliente o deprima. Asuma que esto es simplemente parte de su personalidad. Al tratar con estos individuos siga las siguientes reglas: Cuando el quejoso habitual llama, intente separar las quejas legítimas de las falsas. Evite ponerse a la defensiva, no importa lo que diga. Déjelo hablar. Si la queja es válida, tome los pasos adecuados para resolver el problema EL QUEJOSO HABITUAL Estos son individuos que lo interrumpen cuando usted se encuentra en medio de una conversación con otra persona. Demandan su atención inmediata al sentir inseguridad. Al tratar con estos individuos siga las siguientes reglas: Trátelos con el mismo respeto que a cualquier otra persona, pero no acceda a sus demandas. Puede lograrlo concentrándose en sus necesidades y no en sus modos. EL EXIGENTE Si usted se da cuenta de cómo son en realidad estas personas le resultará más fácil tratar con ellos. Se presentan como arrogantes y con una seguridad personal absoluta. Sin embargo, por debajo, se sienten solos e inseguros. Al tratar con estos individuos siga las siguientes reglas: No trate de "ponerlos en su lugar", ¡no lo haga!. Un recurso mucho más efectivo es el de ser amable, excepcionalmente amable, comenzarán a otorgarle el mismo respeto que usted les ofrece a ellos. EL GROSERO U OFENSIVO LA CURVA DE LA IRA Molesto Enojado Indignado Colera Ira Violencia Conflicto Lo que “escucha” en función de lo que decimos o hacemos Lo que el cliente ve a partir de lo que le mostramos Lo que percibe en función de cómo se los decimos El resultado del momento de contacto depende de:El resultado del momento de contacto depende de: Por la vista 40 % (gestos, posturas, expresiones) Por lo que siente 25 % (aromas, sabores) Por lo que oye 35 % (vocabulario, tono, lenguaje) ¿CÓMO PERCIBE EL CLIENTE? El principal motivo por el que se alcanza el descontento del cliente: NO MOSTRAR INTERES ! EL ROL DEL PERSONAL DE ATENCION https://www.youtube.com/watch?v=J7QRduVQg-k https://www.youtube.com/watch?v=l8eCbu0Vxpo www.youtube.com/watch?v=7LwMz9qAIi0 www.youtube.com/watch?v=957K4buuyL4 VIDEO https://www.youtube.com/watch?v=J7QRduVQg-k https://www.youtube.com/watch?v=l8eCbu0Vxpo http://www.youtube.com/watch?v=7LwMz9qAIi0 http://www.youtube.com/watch?v=957K4buuyL4 LA EFICIENCIA EN LA ATENCIÓN DE CLIENTES Sólo será posible como efecto del cambio en las conductas individuales de las personas». Por lo tanto, la diferen ciación radica fundamentalmente en reflejar una mentalidad competitiva y abierta hacia el cliente asumiendo una renovada actitud personal de servicio y cali dad en la atención de clientes, tanto internos como externos. CÓMO SON LOS CLIENTES ANTES • Clientes sumisos • Pocos informados • Leales a largo plazo CLIENTE MENOR VALOR AHORA • Clientes más agresivos. • Más informados y con más conocimiento. • Peligra la lealtad, mayor decisión de elegir. CLIENTE MAYOR VALOR EL PARADIGMA En consecuencia; el cambio de Paradigmas lo invita a replantearse y a revisar sus antiguas creencias para modificarlas por otras nuevas más eficientes exitosas Ayer. el cliente era una molestia. Hoy. el cliente es un gusto atenderlo Ayer, el cliente decía: «Ojalá, usted re cuerde. que aún soy cliente». Hoy. él dice: «Si usted me recuerda, yo lo recuerdo a usted». Ayer, atender bien al cliente bastaba Hoy, Ud. debe demostrarle su apre cio, hacerlo sentir importante. Ayer, no importaba perder un cliente. Hoy, hacemos lo imposible por re tenerlo. Ayer, sólo se detectaban necesidades del cliente. Hoy, más que eso, se deben satisfa cer sus reales necesidades y sorpren derlo. ¿CUÁLES SON LAS MOTIVACIONES DE NUESTRO CLIENTE? Cuando hablamos de motivación, nos referimos a la comprensión y explicación del "por qué" y "cómo" la conducta humana toma una orientación específica. No es posible comprender las relaciones entre las personas sin un conocimiento mínimo de aquello que las motiva en su comportamiento. El tema es importante no sólo para el saber científico, lo es también para el quehacer laboral; un vistazo a cualquier empresa revela de inmediato que algu nos trabajan más que otros. Se ha preguntado usted: ¿cómo es que algunos de sus compañeros de trabajo aparecen tan motivados. en tanto otros parecen care ntes de motivación Así como sus compañeros de trabajo: es decir. sus clientes internos y usted mismo se sienten más o menos motivado en determinadas circunstancias. tam bién ocurre lo mismo con sus clientes externos. MOTIVACIÓN La motivación se refiere a aquellas condiciones o estados internos que dan energía al organismo y conducen hacia una conducta dirigida a determinados objetivos DOS ASPECTOS CLAVES EN LA COMPRENSIÓN DE LOS PROCESOS MOTIVACIONALES SON: a) El aspecto energético o de vigor conductual, es decir, la fuerza con que está motivada esta conducta. b) El aspecto direccional de la conducta. es decir, el propósito que la motiva. Es decir la motivación es: MOTIVACION = ENERGIA + DIRECCION EJEMPLO Si un cajero en su sección al proceder al arqueo de su caja muestra energía y entusiasmo (aspecto energético) para asegurarse de la precisión de su trabajo (aspecto direccional), decimos que su conducta está motivada. INCENTIVO Es importante diferenciar la motivación de un incentivo. El incentivo es el objeto situado en una meta utilizado para influir o dirigir la conducta motivada EJEMPLO Mientras más ventas haqa, mayor será mi commission EL MOTIVO El motivo es un impulso, fuerza o estado de tensión del organismo que le hace actuar. EJEMPLO Graficaremos este concepto con un ejemplo general de fácil comprensión. Ha hecho una clase de cardio en un gimnasio y le da sed y necesita tomar agua, entonces su sed seria un motivo para tomar agua. LA TEORÍA DE MASLOW Una Teoría sobre la motivación es la Teoría de la Jerarquía de Necesidades de A. Maslow que incluye los motivos biosociales innatos en el hombre (biológicos) y modificados por los cambios que el ambiente puede realizar y los psicosociales que son aprendidos y modelados culturalmente. Estas necesidades las ordenó de mayor a menor en cuanto a que al satisfacer las primeras surgen las siguien tes. ESTA TEORÍA SUPONE QUE EN CADA SER HUMANO EXISTE UNA JERARQUÍA DE CINCO NECESI DADES LAS CUALES GENERAN SUS RESPECTIVAS MOTIVACIONES. Necesidades fisiológicas: Necesidades básicas como hambre. sed. abri go. sexo y otras necesidades corporales. Necesidades de seguridad: Dicen relación con la seguridad y la protec ción en contra del daño físico y emocional. Necesidades de amor y pertenencia: Abarcan afecto. aceptación. perte nencia y amistad. Necesidades de estima: Consideran factores internos de estimación como respeto de sí mismo. autonomía y factoresde estima como reconocimiento y atención. Autorrealización: Este quinto nivel y el más alto solo puede ser satisfecho una vez todas las demás necesidades han sido suficientemente alcanzadas. Es la sensación de haber llegado al éxito personal. LOS 5 NIVELES DE LA PIRÁMIDE DE MASLOW SON LOS SIGUIENTES: Observe que los dos niveles inferiores corresponden a los motivos biosociales y los tres superiores a los motivos psicosociales. TE HAS SENTIDO ALGUNA VEZ FRUSTRADO? El concepto de frustración está directamente asociado al de motivación. Una frustración es cualquiera interferencia en la satisfacción de un motivo EJEMPLO Si una adolescente pasa largo tiempo preparándose para asistir a una fiesta, comprando ropa y yendo a la peluquería, y luego se le dice que ha sido postergada, ella se sentirá frustrada ¿CÓMO PUEDO HACER SENTIR MEJOR A MIS CLIENTES? Conociendo y comprendiendo por qué reaccionamos como lo hacemos. Existen muchas formas de reaccionar frente a la frustración. No obstante, estas reacciones podrían clasificarse del siguiente modo: 1. REACCIONES ORIENTADAS A LA REALIDAD: Son intentos para modificar o suprimir la situación de frustración. Entre las reacciones más comunes está la agresión y la retirada. EJEMPLO En un Centro de Pagos, un cajero pone el cartel "Pase a otra Caja, Por Favor", el cliente que tenía el turno de pasar al ser frustrado su paso, probablemente hará algún comentario desagradable respecto del cajero, o haga algún gesto que indique claramente su desagrado. 2. REACCIONES DE MECANISMOS DE DEFENSA: Son distorsiones de la realidad provocadas por mecanismos defensivos inconscientes, de los que no tenemos control ni nos damos cuenta. A) LA RACIONALIZACIÓN: Cuando racionalizamos encontramos razones lógicas, pero falsas, para nuestra conducta pasada, presente o futura. Estas razones nos protegen al evitamos admitir nuestra debilidad y nuestras fallas. EJEMPLO Un cliente dificil se comporta groseramente e insulta a un ejecutivo de atención al cliente, este último no es capaz de manejar bien la situación, opta por quedarse callado. Posteriormente, se siente frustrado pero se autojustifica diciendo: "no podía decir nada, el cliente siempre tiene la razón". AUTOJUSTIFICACIÓN Una fábula cuenta que una zorra inten tó muchas veces alcanzar unas apetito sas uvas en el parrón, cuando se agotó de saltar, comentó frustrada ¡ ... qué importa ... las uvas estaban verdes!". B) LA PROYECCIÓN: Este mecanismo de defensa inconsciente consiste en atri buir lo que uno cree o piensa de las actitudes y los rasgos personales propios a otras personas. EJEMPLO Un facilitador que reiteradamente comenta los atrasos de horario de sus compa ñeros: sin embargo suele llegar atrasado a las reuniones . C) EL DESPLAZAMIENTO: Consiste en descargar sentimientos reprimidos gene ralmente de hostilidad, sobre objetos menos peligrosos que los que inicialmente provocaron las emociones. En otras palabras. "si una persona más fuerte que yo me causa irritación la descargo contra una persona inocente más débil que YO. EJEMPLO Su Jefe le ha llamado la atención por una situación ocurrida en su oficina, esto le causa irritación. Al término de su jornada, se dirige al supermercado y des carga su rabia en contra del muchacho que ayuda con los empaques. EN POCAS PALABRAS Usted como facilitador de una empresa debe estar orientado hacia el cliente, así como deben estarlo todas las empresas de servicios de hoy De nuestros clientes depende la supervivencia de nuestra Organización ¿Ha escuchado usted? Es el cliente el que paga nuestro sueldo. Este juicio sostiene una gran verdad. nos debemos a ellos. NOS ORIENTAREMOS AL CLIENTE. EN LA MEDIDA QUE CONOZCAMOS Y COMPRENDAMOS: Qué es motivación. Cuáles son las motivaciones humanas de nuestros clientes internos y ex ternos. Que sin el respaldo y la cooperación de nuestros clientes internos es difícil satisfacer a nuestros clientes externos. Que las reacciones ante las frustraciones de nuestros clientes internos y externos así como las mías propias, tienen explicación en la teoría de la con ducta humana y que no conllevan nada PERSONAL. es decir. no constituyen ataques personales. RESUMEN La motivación humana se refiere a aquellas condiciones o estados inter nos que activan o dan energía al organismo en función de un comportamiento dirigido a determinados objetivos Los incentivos son los objetos situados en una meta utilizados para influir o dirigir la conducta motivada. Un motivo es un impulso, fuerza o estado de tensión del organismo que le impele actuar. Existen motivos biosociales y psicosociales, los primeros son innatos en el hombre, (vienen "impresos") y modificados por influencias sociales y/o am bientales; los segundos son aquellos que no poseen fundamento orgánico, sino que son aprendidos y modelados culturalmente. Maslow propuso una Jerarquía de Necesidades que asciende en el nivel de motivaciones. Estas son necesidades humanas fisiológicas básicas, de seguridad, de amor, y pertenencia, de estima y de autorrealización. Una frustración es cualquier fracaso en la satisfacción de un motivo, tam bién designa las consecuencias o el estado interno resultante de las dificultades que salen al paso de una conducta motivada. Existen diversas reacciones a la frustración, algunas tratan con la realidad (agresión, retirada). otras son mecanismos defensivos contra la ansiedad resul tante de la frustración (racionalización. proyección, desplazamiento). 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