PROYECTO GRADO

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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
DESARROLLO DE UN APLICATIVO PARA EL CONTROL DE 
MANTENIMIENTOS DE EQUIPOS Y MAQUINARIA DEL EDIFICIO 
DEL ARCHIVO DE BOGOTÁ
CAROLINA LUQUE EUSSE
UNIVERSIDAD LIBRE
FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
BOGOTÁ D.C.
2008
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
DESARROLLO DE UN APLICATIVO PARA EL CONTROL DE 
MANTENIMIENTOS DE EQUIPOS Y MAQUINARIA DEL EDIFICIO 
DEL ARCHIVO DE BOGOTÁ
CAROLINA LUQUE EUSSE
Tesis de grado para optar el título de Ingeniera de Sistemas e 
Informática
DIRECTOR DE PROYECTO
Ingeniero Gustavo Rivera
UNIVERSIDAD LIBRE
FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
BOGOTÁ D.C.
2008
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 Nota de Aceptación
 
 Presidente del Jurado
 
 Jurado
 
 Jurado
Bogotá D.C., 20 de Noviembre de 2008
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A mis padres Pablo Antonio y Rosa Elena,
a mis hermanos Andrés Felipe y Angélica,
a mi precioso hijo Daniel Alejandro y
a mi esposo Julio Roberto, a todos ellos
gracias por su amor y colaboración, pues ellos
me brindaron una voz de aliento y me
acompañaron hasta el fin de esta etapa.
Carolina
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AGRADECIMIENTOS
Doy gracias a Dios, pues Él es quien permitió que esta etapa llegara a feliz 
término, y quien me iluminó día a día, para que este proyecto de vida se 
hiciera realidad.
A la Universidad Libre de Colombia, pues ella fue el centro de enseñanza 
que labró mis conocimientos.
Al Ing. Gustavo Rivera, quien asesoró mi tesis, brindándome su apoyo y 
consejo para realizar etapa a etapa este trabajo.
Al Archivo de Bogotá, pues fueron pieza fundamental en el desarrollo de 
este proyecto.
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 9
1. MARCO METODOLÓGICO 11
1.1. TÍTULO DEL PROYECTO 12
1.2. PROBLEMA 13
1.2.1. Descripción del Problema 14
1.2.2. Formulación 16
1.2.3. Sistematización 16
1.2.4. Variables del Problema 17
1.3. OBJETIVOS 18
1.3.1. Objetivo General 18
1.3.2. Objetivos Específicos 18
1.4. JUSTIFICACIÓN 19
1.5. DELIMITACIÓN 20
1.6. MARCO REFERENCIAL 21
1.6.1. Antecedentes 21
1.6.2. Marco Conceptual 23
1.6.2.1. Tipo de Investigación 23
1.6.2.2. Técnicas de recolección de datos 23
1.6.2.3. Proceso Metodológico 23
1.6.3. Marco Legal o normativo 24
1.7. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 25
1.7.1. Recursos Humanos 25
1.7.2. Recursos Físicos 25
1.7.3. Recursos Financieros 25
1.8. PRESUPUESTO 26
1.9. CRONOGRAMA 27
2. PLANEACIÓN GENERAL 28
2.1. ANÁLISIS DE VIABILIDAD 28
2.1.1. Viabilidad Operacional 28
2.1.2. Viabilidad Técnica 28
2.1.3. Viabilidad Económica 28
2.2. TALENTO HUMANO 32
2.3. RECURSOS FÍSICOS 33
2.3.1. Hardware 33
2.3.2. Software 33
2.4. METODOLOGÍA DE DISEÑO 34
2.5. GLOSARIO DE TÉRMINOS 38
3. FASE DE ANÁLISIS 56
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3.1. INTRODUCCIÓN A LA FASE DE ANÁLISIS 57
3.1.1. Análisis de encuestas 57
3.2. INFORME DE HALLAZGOS 59
3.3. ESPECIFICACIÓN DE REQUISITOS 61
3.4. DIAGRAMA JERÁRQUICO DE PROCESOS 62
3.5. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA 63
3.6. DIAGRAMA DE CASOS DE USO 64
3.6.1. Actores 64
3.6.2. Casos de uso 64
3.7. Diagrama de Secuencia 70
3.8. Diagrama de Actividades 73
4. FASE DE DISEÑO 80
4.1. INTRODUCCIÓN A LA FASE DE DISEÑO 81
4.2. ITERACIÓN ENTRE TIPOS DE OBJETOS 82
4.3. DIAGRAMAS 83
4.3.1. Diagramas de Estado 83
4.3.2. Diagramas de Colaboración 87
4.3.3. Diagramas de Clase 89
4.4. CONSTRUCCIÓN DE LA BASE DE DATOS 91
4.4.1. Entidad 91
4.4.2. Relación 92
4.4.3. Atributo 92
4.4.4. Tabla 93
4.5. MODELO ENTIDAD – RELACIÓN 94
4.6. DESCRIPCIÓN DE TABLAS 95
4.7. MODELO FUNCIONAL (MAPA DE NAVEGACIÓN) 110
5. FASE DE DESARROLLO 112
5.1. INTRODUCCIÓN A LA FASE DE DESARROLLO 113
5.2. ESTÁNDARES DE AMBIENTE DEL APLICATIVO 114
5.2.1. Título de la Ventana 114
5.2.2. Barras de Herramientas 114
5.2.3. Descripción de Iconos 115
5.2.4. Barra de Estado 116
5.2.5. Elementos de Pantalla 116
5.3. CONSTRUCCIÓN DE LA INTERFAZ GRÁFICA 118
5.4. SEGURIDAD 131
5.5. DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL SOFTWARE 133
5.5.1. Requerimientos Funcionales 133
5.5.2. Requerimientos No Funcionales 133
6. FASE DE PRUEBAS 136
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6.1. INTRODUCCIÓN A LA FASE DE PRUEBAS 137
6.2. TÉCNICAS DE PRUEBAS 138
6.2.1. Pruebas de Caja Blanca 138
6.2.2. Pruebas de Caja Negra 144
7. IMPLEMENTACIÓN 147
7.1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS 148
7.2. INSTALACIÓN 149
7.3. INGRESAR AL APLICATIVO 165
ANEXOS 166
I. DOCUMENTACIÓN 166
II. FORMATOS 166
RECOMENDACIONES FINALES 170
CONCLUSIONES FINALES 171
BIBLIOGRAFÍA 173
INFOGRAFÍA 174
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INTRODUCCIÓN
Como integrante de una sociedad, y consciente de que esa sociedad está 
continuamente en estado de cambio y avance, surgen a diario diferentes necesidades 
de aportar nuevos conocimientos y herramientas que permitan al ser humano seguir 
desarrollándose.
Como aporte a esas necesidades, y consciente de mi deber como ciudadana, surge 
este proyecto, donde se desarrolla y se presenta el soporte documental del aplicativo 
para el Control de Mantenimientos de Maquinaria y Equipos del Edificio del Archivo de 
Bogotá.
El contenido del documento está dividido en siete (7) capítulos, los cuales describo a 
continuación: 
En el capítulo primero se especifica el anteproyecto, el titulo, el problema, los 
objetivos propuestos, la justificación, el impacto esperado, los alcances y limites, el 
marco de referencia, los aspectos administrativos y el cronograma de actividades a 
realizar durante el proyecto. 
En el capitulo segundo se realiza la planeación general del proyecto, teniendo en 
cuenta la viabilidad, los recursos disponibles, el talento humano, la metodología de 
diseño empleada y un glosario de terminología utilizada en el desarrollo de software 
de aplicación.
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En el capítulo tercero se presenta la fase de análisis del sistema, se realiza un informe 
de hallazgos y se hacen los respectivos diagramas para comprender el sistema; además 
se identifican sus necesidades y requerimientos. 
En el capítulo cuarto se realiza el diseño del sistema, construyendo los diagramas que 
identifican los procesos y se hace el diseño de la base de datos. 
El capitulo quinto contiene el desarrollo del sistema, la construcción de la interfaz 
gráfica y el manejo de los elementos y herramientas que componen el módulo de 
Control de Mantenimientos de Maquinaria y Equipos. 
El capitulo sexto comprende los tipos de pruebas realizadas al sistema, los análisis, 
resultados y observaciones hechos a partir de los casos de prueba. 
En el capitulo séptimo se hace una descripción de los procedimientos que se deben 
realizar para hacer la instalación en una máquina.
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1. MARCO 
METODOLÓGICO
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1.1. TÍTULO DEL PROYECTO
“Desarrollo de un aplicativo para el Control de Mantenimiento de Equipos y 
Maquinaria del Edificio del Archivo de Bogotá”
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1.2. PROBLEMA
En la primera administración como Alcalde del distritocapital, el señor Antanas 
Mockus se enfrentó a la problemática archivística de Bogotá y se formuló una 
propuesta de crear un Centro de Memoria y Transparencia de la gestión pública. 
Posteriormente, durante el gobierno del Alcalde Enrique Peñalosa, se convocó a un 
concurso para seleccionar un proyecto arquitectónico para construir un edificio sede 
del Archivo de Bogotá, la cual inició en el segundo mandato del Alcalde Antanas 
Mockus en septiembre de 2001 y finalizó en abril de 2003.
La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, mediante la expedición del 
Decreto 331 del 2003, por el cual se adoptó la estructura interna de la entidad, creó la 
Dirección Archivo de Bogotá como ente rector del Sistema Distrital de Archivos, en 
cumplimiento de la Constitución Política, la Ley General de Archivos (594 de 2000) y 
los respectivos planes de desarrollo y ordenamiento territorial del Distrito Capital.
Para lograr eficientemente el propósito de “Mejorar la administración documental y la 
organización de los archivos en el Distrito Capital, a través del Sistema de Archivos de 
la Administración Distrital, así como, la puesta al servicio de la ciudadanía de los 
fondos documentales y las colecciones con valor patrimonial que sean acopiados por la 
Dirección Archivo de Bogotá y definir estrategias de divulgación cultural y apropiación 
social de la memoria para la ciudad“, es necesario satisfacer las necesidades esenciales 
de funcionamiento que genera la operación del edificio sede, levantado en un lote de 
15.695 metros cuadrados con un área construida de 21.841 M2 , conformado por un 
edificio de ocho pisos con 56 depósitos y una capacidad aproximada de 1.250 metros 
lineales de documentos cada uno; un edificio técnico y administrativo de tres pisos que 
alberga los laboratorios, talleres de restauración, conservación, reproducción de 
documentos y oficinas administrativas; un edificio de servicios al ciudadano con sala de 
consulta y de exposiciones y un edificio de servicios complementarios con un auditorio 
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para 193 asistentes y tres aulas de conferencia. Adicionalmente, posee tres zonas de 
parqueo para 200 vehículos y un vestíbulo principal que comunica los cuatro edificios.
Para satisfacer los requerimientos de sostenibilidad del edificio en cuanto a su 
funcionamiento, se cuenta con máquinas y equipos propios de un edificio con tales 
características, que son indispensables para el correcto funcionamiento de las 
actividades diarias que allí se realizan; dichos elementos no cuentan con una base de 
datos que integre toda su historia clínica, lo que hace dispendioso el control de los 
mismos, pues esta información se encuentra almacenada en carpetas de cartón por 
contrato y separadas.
1.2.1. Descripción del problema
Como se comentó en el párrafo anterior, la historia de los equipos y maquinaria, no 
cuenta con los suficientes recursos informáticos para tener mejor accesibilidad a su 
información, pues su disponibilidad está sujeta a espacios y contenedores físicos que 
no lo permiten. Esta información está basada en cantidades, referencias, marcas, 
mantenimientos correctivos, mantenimientos preventivos, historial de 
mantenimientos, entre otros aspectos fundamentales para llevar el control oportuno 
de los equipos.
Por lo tanto, llevar de manera lógica, ordenada y sistematizada este inventario, es 
prioridad para el Archivo de Bogotá con el fin de mejorar la productividad y efectividad 
de estas máquinas.
Se cuenta con la siguiente información referente a los equipos que son indispensables 
para el correcto funcionamiento del edificio y que permiten que la misión del Archivo 
de Bogotá se cumpla a cabalidad:
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Mantenimiento preventivo de equipos y máquinas que hacen parte de la edificación
Los equipos y máquinas adquiridos por el Consorcio Construcciones Distritales con 
quienes se suscribió el contrato de obra pública 1-093-2001 del 1 de junio de 2001, 
cuyo objeto fue ejecutar por el sistema de administración delegada, la construcción de 
la obra negra, las instalaciones técnicas, los acabados y las obras exteriores y 
complementarias del Proyecto para la construcción de la sede del Archivo de Bogotá, 
tienen un valor de adquisición de MIL QUINIENTOS OCHENTA Y TRES MILLONES 
NOVECIENTOS TREINTA Y CINCO MIL CIENTO DOS PESOS CON SESENTA Y NUEVE 
CENTAVOS ($1.583.935.102.69), tal como se muestra a continuación:
Cuarto frío $10.672.000.00
Ascensores de pasajeros, montacargas y 3 
montalibros
$258.448.000.00
Planta eléctrica $195.237.727.00
Cinco electrobombas de agua $20.000.000.00
Equipo de seguridad y control $559.184.924.29
Equipos de aire acondicionado y 
ventilación mecánica
$190.687.168.40
TOTAL $1.583.935.102,69
Para el mantenimiento de estas máquinas y equipos, que incluya la provisión de 
repuestos y mantenimiento no preventivo, es necesario un presupuesto de 
$212.130.000.oo.
DESCRIPCIÓN VALOR TOTAL
CANTIDAD / 
JORNADAS
VALOR UNITARIO
Mantenimiento preventivo y 
correctivo de 5 ascensores maraca 
Mitsubishi del Archivo de Bogotá
$ 26.400.000,00 12 $1.950.000,00 
Mantenimiento preventivo y 
correctivo de los equipos de 
bombeo del Archivo de Bogotá
$ 7.840.000,00 12 $320.000,00 
Mantenimiento preventivo del 
sistema de seguridad del Archivo 
de Bogotá, incluidos repuestos, 
$ 
100.000.000,00
2 $50.000.000,00 
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visitas no programadas y 
actualización tecnológica
Mantenimiento preventivo y 
correctivo del cuarto frío y de 
desinfección del Archivo de Bogotá 
$ 960.000,00 6 $160.000,00 
Mantenimiento preventivo y 
correctivo de los equipos de 
ventilación mecánica y aire 
acondicionado del Archivo de 
Bogotá
$ 53.400.000,00 12 $3.450.000,00 
Mantenimiento preventivo y 
correctivo de la planta eléctrica del 
Archivo de Bogotá
$ 6.380.000,00 12 $240.000,00 
1.2.2. Formulación
Este proyecto pretende realizar un análisis, diseño y desarrollo de un aplicativo, que 
permita el control de la maquinaria y equipos del edificio del Archivo de Bogotá para 
que su manejo sea productivo para el personal.
1.2.3. Sistematización 
¿Trasladar la información que existe en la actualidad en papel, a una base de datos 
sistematizada, permitirá al usuario final tener un mejor control de la maquinaria y 
equipos que posee el edificio del Archivo de Bogotá?
¿Existen las herramientas necesarias para implementar un aplicativo que permita 
realizar el control de maquinaria y equipos?
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1.2.4. Variables del problema
Variable 
dependiente
Variable 
independiente
Variable 
interviniente
Variable
Maquinaria y 
equipo
X
Control de 
mantenimiento de 
equipos y 
maquinaria
X
Capacitación al 
personal
X
Manuales X
Inventario de 
maquinaria y 
equipos
X
Inventarios X
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
1.3. OBJETIVOS
1.3.1. Objetivo General
Desarrollar un aplicativo para el Control de Mantenimiento de Equipos y Maquinaria, 
para el edificio del Archivo de Bogotá.
1.3.2. Objetivos específicos 
• Realizar el análisis preliminar para hallar requerimientos del sistema a 
desarrollar.
• Realizar el diseño y desarrollo del aplicativo.
• Crear una base de datos donde se registrarán toda la información concerniente 
con cada uno de los equipos y máquinas que operan en el edificio del Archivo 
de Bogotá.
• Realizar un manual de usuario que contenga todos los aspectos del aplicativo.
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1.4. JUSTIFICACIÓNSiguiendo la misión del Archivo de Bogotá, de custodiar la memoria de nuestra ciudad, 
se hace indispensable que desde el mantenimiento de los equipos y maquinaria, los 
cuales son parte fundamental para el correcto funcionamiento del edificio, se cuente 
con los instrumentos necesarios para que estos equipos se mantengan de forma 
ordenada y coherente y que se cuente con una base de datos lógica que permita 
almacenar la información correspondiente a cada bien.
Teniendo esto claro, el objetivo del presente trabajo intenta cubrir esta necesidad 
latente con la creación de la base de datos que permitirá al usuario final disponer de 
esta herramienta para facilitar su trabajo y garantizar que cada máquina y equipo 
tenga su respectivo mantenimiento al día.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
1.5. DELIMITACIÓN
La delimitación tanto física como espectral para el desarrollo del proyecto se presenta 
a continuación:
Tiempo: 2008
Espacio: Bogotá D.C., Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Dirección 
Archivo de Bogotá.
Temática: gestión de maquinaria y equipos para lograr control sobre dichos bienes.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
1.6. MARCO REFERENCIAL
1.6.1. Antecedentes
La Dirección Archivo de Bogotá es una dirección perteneciente a la estructura orgánica 
de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, la cual cuenta con la siguiente 
misión:
Misión del Archivo de Bogotá
El Archivo de Bogotá, general e histórico de la ciudad, tiene como misión la protección 
de los recursos documentales del Distrito Capital, con el propósito de garantizar la 
transparencia, accesibilidad y conservación de la información de interés para el 
gobierno y el estudio de la ciudad. En este sentido, el Archivo de Bogotá rige el Sistema 
de Archivos de la Administración Distrital; acopia, conserva, organiza y sirve fondos y 
colecciones con valor patrimonial, y difunde la memoria contenida en el acervo 
documental en beneficio de las entidades de la administración distrital, investigadores 
y estudiosos de la ciudad y toda otra persona interesada en conocer la historia de 
Bogotá.
La dirección Archivo de Bogotá se encuentra dentro de la estructura orgánica de la 
Secretaría General de la Alcaldía Mayo de Bogotá, como se muestra a continuación:
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Estructura orgánica Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá
Como se puede apreciar en el organigrama, la Dirección Archivo de Bogotá, pertenece 
a la estructura de la Secretaría General y es fundamental para el cumplimiento del plan 
de desarrollo de este gobierno, pues la gestión documental es un eje básico en los 
procesos de gobernabilidad. 
La Dirección Archivo de Bogotá, está dividida en dos subdirecciones: Subdirección de 
Administración de Archivos SAAD y la Subdirección Técnica.
 
1.6.2. Marco conceptual
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1.6.2.1. Tipo de investigación: el tipo de investigación que aplica para el 
presente proyecto es de tipo cuantitativa, pues el producto es 
cuantificable y medible.
1.6.2.2. Técnicas de recolección de datos: para obtener la información necesaria 
del aplicativo, se utilizarán como técnicas, la entrevista y la encuesta; 
además se tendrá en cuenta los documentos y manuales que maneje el 
Archivo de Bogotá para el manejo de sus equipos y maquinaria.
1.6.2.3. Proceso metodológico
OBJETIVOS ESPECÍFICOS PROCESO METODOLÓGICO
Realizar el análisis preliminar para 
hallar requerimientos 
Entrevistar y aplicar una encuesta al 
personal encargado de las tareas de 
control, con el objetivo de realizar un 
diagnóstico del estado actual del 
proceso de mantenimiento de 
maquinaria y equipos; además utilizar 
y recurrir a los manuales y 
documentos que maneje el Archivo de 
Bogotá para el funcionamiento de la 
maquinaria y equipos del edificio.
Realizar el diseño y desarrollo del 
aplicativo
Se utilizará para el modelamiento, los 
diagramas de UML a que haya lugar
Crear una base de datos donde se 
registrarán toda la información 
concerniente con cada uno de los 
equipos y máquinas que operan en el 
edificio del Archivo de Bogotá
En SQL Server se construirá la base de 
datos relacional que contendrá toda la 
información necesaria para el sistema
Realizar un manual de usuario que 
contenga todos los aspectos del 
prototipo
Dejar una guía soporte que 
documente todo el proceso de 
construcción del prototipo
1.6.3. Marco legal o normativo
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
El presente está amparado bajo la ley 734 de 2002, mediante la cual se integran los 
deberes consignados en la Ley 190 de 1995, el capítulo segundo, artículo 34 de los 
deberes de todo servidor público, en los incisos 21 y 22, los cuales rezan:
21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar 
que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han 
sido destinados.
22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a 
su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.
Concepto 75 de 2003 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.: derecho de 
petición en donde se hace un análisis jurídico sobre el nivel ocupacional de un 
empleado y los potenciales bienes que este tenga a cargo.
1.7. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
Para el desarrollo del presente proyecto, se tienen los siguientes aspectos 
administrativos, fundamentales para evaluar la viabilidad y factibilidad del proyecto:
1.7.1. Recursos humanos
1. Equipo de investigación: es una investigación de tipo individual realizada por 
Carolina Luque Eusse
2. Asesores o directores: el trabajo está dirigido, en el Archivo de Bogotá, por el 
administrador del edificio, y por parte de la universidad, el Ing. Gustavo Rivera.
1.7.2. Recursos físicos
Para el desarrollo del proyecto se requiere un computador y elementos de papelería; 
esto se muestra en el cuadro del presupuesto. 
1.7.3. Recursos financieros
Los recursos financieros del proyecto son aportados por la persona que desarrolla el 
proyecto: Carolina Luque Eusse.
1.8. PRESUPUESTO
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
RUBROS CANTIDAD ELEMENTO FUENTES VALOR
Personal
Investigador 1
Hora 
ingeniero 
($45.000 
hora, 384 
horas)
Universidad 
Libre
$17.280.000
Equipos
1 Computador 
personal
Investigador $2.500.000
Materiales
2 Resmas de 
papel
Investigador $25.000
2 Cartuchos de 
tinta
Investigador $200.000
Gastos varios Investigador $500.000
Movilización
Transporte de 
la 
investigadora 
para el 
desarrollo de 
cada etapa 
del proyecto
Investigador $300.000
TOTAL $20.805.0
00 
1.9. CRONOGRAMA
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
Ver anexo Nº 3, en donde se especifica la actividad a desarrollar junto con la fecha y el 
plazo para cumplirla, dependiendo de cada etapa del desarrollo del proyecto.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
2. PLANEACIÓN 
GENERAL
2. PLANEACIÓN GENERAL
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
Teniendo en cuenta que la fase de planeación es una de las más importantes en el desarrollo 
de cualquier proyecto, se hace necesario entrar a detallar algunos aspectos importantes, 
después de tener plenamente identificada, analizada y entendida la situación problema del 
aplicativo para el Control de Mantenimientos de Equipos y Maquinara del Edificio delArchivo 
de Bogotá; ahora procederé a identificar y explicar algunas actividades:
• Análisis de Viabilidad
• Recurso Humano
• Recursos Físicos
• Metodología de Diseño
2.1. ANÁLISIS DE VIABILIDAD
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
2.1.1. Viabilidad Operacional
El desarrollo del Aplicativo para el Control de Mantenimientos de Equipos y 
Maquinaria del Edificio del Archivo de Bogotá, cuenta con una operatividad óptima, 
pues el aplicativo, funcionará de forma independiente de cualquier otro aplicativo 
que allí opere.
El Aplicativo, estará basado en estándares de programación y métricas de desarrollo 
de software, lo cual permitirá implementar en cualquier entidad que requiera de 
este tipo de sistemas para administrar los mantenimientos de sus recursos.
2.1.2. Viabilidad Técnica
Durante el análisis del presente proyecto no se encontraron dificultades relevantes 
para la puesta en funcionamiento del aplicativo, por el contrario se evidencian 
diferentes medios y disponibilidad para la implementación del mismo.
De esta manera, el sistema permitirá la consulta y registro de toda la información 
pertinente a los mantenimientos de equipos y máquinas, además la actualización de 
los mismos, haciendo de esta herramienta una importante arma para el control y 
administración de los funcionarios encargados de dichos bienes.
Por otra parte, en el edificio se cuenta con tecnología apropiada para la 
implementación de este tipo de sistemas de información.
2.1.3. Viabilidad Económica
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
La totalidad del proyecto será financiado por la estudiante de la Universidad Libre 
de Colombia Carolina Luque Eusse, como proyecto de grado, lo cual será 
beneficioso para la entidad, pues no tendrán que aportar recursos para el desarrollo 
del aplicativo.
2.2. TALENTO HUMANO
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
Para el desarrollo del aplicativo para el control de Mantenimientos de Maquinaria y 
Equipos, trabajarán las siguientes personas: 
a) Equipo de Investigación 
• Carolina Luque Eusse, estudiante de Ingeniería de Sistemas e Informática de la 
Universidad Libre. 
• Ingeniero Gustavo Rivera, profesor de Ingeniería de Sistemas e Informática de 
la Universidad Libre. 
b) Director de Proyecto 
Ingeniero Gustavo Rivera, profesor de Ingeniería de Sistemas e Informática de la 
Universidad Libre. 
c) Otros
Personal que labora en el edificio del Archivo de Bogotá
2.3. RECURSOS FÍSICOS
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
Para el desarrollo del aplicativo, se cuenta con los siguientes recursos tanto de 
hardware como de software para el correcto desempeño del proceso. Estos 
recursos son:
2.3.1. Hardware
• Procesador: AMD Athlon 64
• Memoria RAM: 959 MB
• Disco Duro: Enhaced IDE 5400 RPM SATA
• Uso: Desarrollo de Software y Documentación
2.3.2. Software
• Sistema Operativo Windows Vista Home Basic, Microsoft office Home 
Vista Basic, Oracle JDeveloper 10.1.3.4, SQL Server Express 2005, Visual 
C # Express 2008.
2.4. METODOLOGÍA DE DISEÑO
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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
En el proceso de análisis, diseño y construcción de software, se refleja el influjo de 
diversas herramientas que existen en el mercado tecnológico para la ejecución de las 
mismas. Los profesionales de esta materia, utilizan para sus desarrollos algunas 
herramientas diseñadas especialmente para colaborar en el trabajo y de esta manera 
permitir capturar información sobre los requerimientos del negocio, estructuras de 
datos acordes con los requerimientos y que además, generan el código del programa, 
tanto del lado del cliente, como del lado del servidor. Así hacer el trabajo más gráfico y 
permitir tener el control sobre el desarrollo de sistemas de información. 
Se utilizará para el desarrollo del aplicativo para el Control de Mantenimientos de 
Maquinaria y Equipos, el modelo en cascada.
Como tal, esta metodología especifica cada una de las etapas del ciclo de desarrollo de 
sistemas. Cada etapa define las tareas (actividades) y entregables (productos). 
A continuación, esquematizo la estructura del desarrollo del proyecto, basándome en 
el ciclo de un aplicativo, modelo en cascada:
34
PLANEACIÓN
ANÁLISIS
DISEÑO
DESARROLLO
IMPLEMENTACIÓN
DISEÑO DE CASOS DE USO, SECUENCIA, ACTIVIDADES
DIAGRAMAS DE ESTADO, COLABORACIÓN Y CLASES, 
MODELO E/R Y FUNCIONAL
CONSTRUCCIÓN INTERFAZ, PRUEBAS
DOCUMENTACIÓN
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
El ciclo de vida de un aplicativo se compone de las siguientes etapas: 
• PLANEACIÓN
Esta etapa es vital para el proceso de desarrollo de software, pues en ella se tiene por 
objetivo lograr entender y comprender las necesidades de la organización y de su 
entorno, en el cual funcionará el aplicativo.
Se utilizan algunas técnicas de recolección de información, con las cuales se detallan 
los primeros requerimientos de la organización para el aplicativo. 
• ANÁLISIS
Identificación de requerimientos. La etapa de análisis toma y verifica los 
descubrimientos de la etapa de planeación y expande estos en suficiente detalle para 
asegurar la precisión de los modelos de la empresa, posibilitando un fundamento 
sólido para el diseño, dentro del alcance de la organización y tomando en cuenta 
35
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
sistemas existentes. Se realiza otra serie de entrevistas ya no a un nivel directivo como 
en la anterior, sino a un nivel operativo y técnico. 
• DISEÑO 
La etapa de diseño toma los requerimientos y el modelado de la etapa de análisis y 
determina la mejor manera de satisfacerlos, logrando niveles de servicios acordados, 
dados el ambiente técnico y las decisiones previas en los niveles requeridos de 
automatización. 
• DESARROLLO 
En esta etapa de desarrollo, se codificarán y probarán los nuevos programas, usando 
herramientas apropiadas. Esta etapa involucra planeación, diseño de la estructura del 
sistema, codificación, prueba de unidades y enlaces, pruebas del sistema y un enfoque 
disciplinado en la realización del trabajo y en el control de versiones del sistema y 
pruebas. Los resultados de esta etapa son los programas debidamente probados y la 
base de datos afinada. 
• DOCUMENTACIÓN 
Uno de los productos fundamentales para un uso y un mantenimiento efectivos y 
eficientes de los sistemas programados son los manuales. 
Esta metodología incluye una etapa dedicada a esta actividad tan importante y hace 
hincapié para que en su elaboración se consideren el estilo de trabajo y las 
necesidades propias de los usuarios que utilizarán y mantendrán el sistema. 
Esta etapa se realiza al mismo tiempo que la de construcción. Los manuales, resultados 
de esta etapa, se elaboran a partir de las especificaciones de diseño, de los programas 
36
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
realizados y del análisis del estilo de trabajo y nivel de competencia de los usuarios y 
operadores de los sistemas. 
• IMPLEMENTACIÓN 
En esta etapa se realizan todas las tareas necesarias para la implementación y 
proporciona un periodo inicial de soporte al sistema. La transición debe llevarse a cabo 
con una interrupción mínima de la organización, y debe dejar a los usuarios listos para 
explotar el nuevo sistema. Como en el caso del presente trabajo solo se llega a la etapa 
de desarrollo y documentación, se harán simulaciones de implementación.
• PRODUCCIÓN 
Finalmente, en la etapa de producción se asegura que el sistema funcione 
correctamente en la mayoría de los casos. Para esto se realizan nuevas pruebas, se 
reevalúan los resultados y se hacen refinamientosdel sistema, los cambios necesarios 
deberán ser introducidos sin afectar a los usuarios, y deberá conseguirse la máxima 
confianza de los usuarios. El resultado de esta etapa será el sistema listo para su 
operación. Se aclara que en el desarrollo del presente proyecto solo se llegará a la 
construcción pero no se pondrá en producción; sin embargo, se realizarán las 
especificaciones necesarias para el caso de ponerlo en funcionamiento.
37
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
2.5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
A continuación, se definirán algunos términos utilizados durante el desarrollo del 
proyecto y en la Ingeniería de Software para una comprensión y contextualización más 
claros para el desarrollo del aplicativo MEM.
• ARQUITECTURA DE COMPUTADORES
Es el diseño conceptual y la estructura operacional fundamental de un sistema de 
computadora. Es decir, es un modelo y una descripción funcional de los 
requerimientos y las implementaciones de diseño para varias partes de una 
computadora, con especial interés en la forma en que la unidad central de proceso 
(CPU) trabaja internamente y accede a las direcciones de memoria.
También suele definirse como la forma de seleccionar e interconectar componentes de 
hardware para crear computadoras según los requerimientos de funcionalidad, 
rendimiento y costo.
La segmentación de instrucciones es similar al uso de una cadena de montaje en una 
fábrica de manufacturación. En las cadenas de montaje, el producto pasa a través de 
varias etapas de producción antes de tener el producto terminado. Cada etapa o 
segmento de la cadena está especializada en un área específica de la línea de 
producción y lleva a cabo siempre la misma actividad. Esta tecnología es aplicada en el 
diseño de procesadores eficientes.
A estos procesadores se les conoce como pipeline processors. Estos están compuestos 
por una lista de segmentos lineales y secuenciales en donde cada segmento lleva a 
cabo una tarea o un grupo de tareas computacionales. Los datos que provienen del 
exterior se introducen en el sistema para ser procesados. La computadora realiza 
38
http://es.wikipedia.org/wiki/Microprocesador
http://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADa
http://es.wikipedia.org/wiki/Producci%C3%B3n_en_cadena
http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Cadena_de_montaje&action=edit&redlink=1
http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Manufacturaci%C3%B3n&action=edit&redlink=1
http://es.wikipedia.org/wiki/F%C3%A1brica
http://es.wikipedia.org/wiki/Hardware
http://es.wikipedia.org/wiki/Memoria_%5C(inform%C3%A1tica%5C)
http://es.wikipedia.org/wiki/CPU
http://es.wikipedia.org/wiki/Requerimiento_%5C(sistemas%5C)
http://es.wikipedia.org/wiki/Computadora
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
operaciones con los datos que tiene almacenados en memoria, produce nuevos datos 
o información para uso externo.
Las arquitecturas y los conjuntos de instrucciones se pueden clasificar considerando 
los siguientes aspectos:
 Almacenamiento de operandos en la CPU: dónde se ubican los operandos 
aparte de la memoria.
 Número de operandos explícitos por instrucción: cuántos operandos se 
expresan en forma explícita en una instrucción típica. Normalmente son 0, 1, 
2 y 3.
 Posición del operando: ¿Puede cualquier operando estar en memoria?, o 
deben estar algunos o todos en los registros internos de la CPU. Cómo se 
especifica la dirección de memoria (modos de direccionamiento 
disponibles).
 Operaciones: Qué operaciones están disponibles en el conjunto de 
instrucciones.
 Tipo y tamaño de operandos y cómo se especifican.
Almacenamiento de operandos en la CPU 
La diferencia básica está en el almacenamiento interno de la CPU.
Las principales alternativas son:
 Pila
 Acumulador
 Conjunto de registros
 Características
En una arquitectura de acumulador un operando está implícitamente en el acumulador 
siempre leyendo e ingresando datos. (Ej.: calculadora Standard -estándar-)
39
http://es.wikipedia.org/wiki/Acumulador_%5C(inform%C3%A1tica%5C)
http://es.wikipedia.org/wiki/Pila
http://es.wikipedia.org/wiki/CPU
http://es.wikipedia.org/wiki/Memoria_%5C(inform%C3%A1tica%5C)
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
En la arquitectura de pila no es necesario nombrar a los operandos ya que estos se 
encuentran en el tope de la pila. (Ej.: calculadora de pila HP)
La Arquitectura de registros tiene solo operandos explícitos (es aquel que se nombra) 
en registros o memoria.
Ventajas de las arquitecturas 
 Pila: Modelo sencillo para evaluación de expresiones (notación polaca 
inversa). Instrucciones cortas pueden dar una buena densidad de código.
 Acumulador: Instrucciones cortas. Minimiza estados internos de la máquina 
(unidad de control sencilla).
 Registro: Modelo más general para el código de instrucciones parecidas. 
Automatiza generación de código y la reutilización de operandos. Reduce el 
tráfico a memoria. Una computadora actualmente tiene como estándar 32 
registros. El acceso a los datos es más rápido...
Desventajas de las arquitecturas 
 Pila: A una pila no se puede acceder aleatoriamente. Esta limitación hace 
difícil generar código eficiente. También dificulta una implementación 
eficiente, ya que la pila llega a ser un cuello de botella.
 Acumulador: Como el acumulador es solamente almacenamiento temporal, 
el tráfico de memoria es el más alto en esta aproximación.
 Registro: Todos los operadores deben ser nombrados, conduciendo a 
instrucciones más largas1.
1 Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Arquitectura_de_computadores
40
http://es.wikipedia.org/wiki/Arquitectura_de_computadores
http://es.wikipedia.org/wiki/Notaci%C3%B3n_polaca_inversa
http://es.wikipedia.org/wiki/Notaci%C3%B3n_polaca_inversa
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
• BASE DE DATOS 
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un 
mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este 
sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su 
mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En 
la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la 
electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), 
que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
Existen unos programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado 
SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida 
y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y 
administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. 
También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de 
almacenar la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos 
se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los 
datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos 
de Carácter Personal (LOPD)2.
Tipos de Bases de Datos 
Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al criterio 
elegido para su clasificación:
2 Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos
41
http://es.wikipedia.org/wiki/Ley_Org%C3%A1nica_de_Protecci%C3%B3n_de_Datos_de_Car%C3%A1cter_Personal
http://es.wikipedia.org/wiki/Ley_Org%C3%A1nica_de_Protecci%C3%B3n_de_Datos_de_Car%C3%A1cter_Personal
http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_gestores_de_bases_de_datos
http://es.wikipedia.org/wiki/Softwarehttp://es.wikipedia.org/wiki/Electr%C3%B3nica
http://es.wikipedia.org/wiki/Inform%C3%A1tica
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
Según la variabilidad de los datos almacenados:
Bases de datos estáticas
Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar 
datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el 
comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y 
tomar decisiones.
Bases de datos dinámicas
Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, 
permitiendo operaciones como actualización y adición de datos, además de las 
operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de 
datos utilizada en un aplicativo de una tienda de abarrotes, una farmacia, un 
videoclub, etc.
Según el contenido:
Bases de datos bibliográficas
Solo contienen un surrogante (representante) de la fuente primaria, que permite 
localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información 
sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada 
publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, 
pero nunca el texto completo, porque si no estaríamos en presencia de una base de 
datos a texto completo (o de fuentes primarias—ver más abajo). Como su nombre lo 
indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de 
análisis de laboratorio, entre otras.
Bases de datos de texto completo
Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las 
ediciones de una colección de revistas científicas.
42
http://es.wikipedia.org/wiki/Decisiones
http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Proyecciones&action=edit&redlink=1
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Directorios
Un ejemplo son las guías telefónicas en formato electrónico.
Bases de datos o “bibliotecas” de información Biológica
Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente de las 
ciencias de la vida o médicas. Se pueden considerar en varios subtipos:
 Aquellas que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas.
 Las bases de datos de rutas metabólicas
 Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales 
sobre estructuras 3D de biomoléculas
 Bases de datos clínicas
 Bases de datos bibliográficas (biológicas)
Modelos de Bases de Datos
Además de la clasificación por la función de las bases de datos, éstas también se 
pueden clasificar de acuerdo a su modelo de administración de datos.
Un modelo de datos es básicamente una “descripción” de algo conocido como 
contenedor de datos (algo en donde se guarda la información), así como de los 
métodos para almacenar y recuperar información de esos contenedores. Los modelos 
de datos no son cosas físicas: son abstracciones que permiten la implementación de un 
sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos, y conceptos 
matemáticos.
Algunos modelos con frecuencia utilizados en las bases de datos:
43
http://es.wikipedia.org/wiki/Algoritmo
http://es.wikipedia.org/wiki/Gu%C3%ADa_telef%C3%B3nica
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
Bases de datos jerárquicas
Artículo principal: Base de datos jerárquica
Éstas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su información en 
una estructura jerárquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar 
a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de información puede tener varios 
hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no tienen hijos se 
los conoce como hojas.
Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que 
manejan un gran volumen de información y datos muy compartidos permitiendo crear 
estructuras estables y de gran rendimiento.
Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar 
eficientemente la redundancia de datos.
Base de datos de red
Artículo principal: Base de datos de red
Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la 
modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios 
padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico).
Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una solución 
eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad que significa 
administrar la información en una base de datos de red ha significado que sea un 
modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios finales.
Base de datos relacional
Artículo principal: Modelo relacional
Artículo principal: Base de datos relacional
Éste es el modelo más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y 
administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por 
Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en 
44
http://es.wikipedia.org/wiki/San_Jos%C3%A9_%5C(California%5C)
http://es.wikipedia.org/wiki/IBM
http://es.wikipedia.org/wiki/Edgar_Frank_Codd
http://es.wikipedia.org/wiki/1970
http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos_relacional
http://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_relacional
http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos_de_red
http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos_jer%C3%A1rquica
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su idea 
fundamental es el uso de “relaciones”. Estas relaciones podrían considerarse en forma 
lógica como conjuntos de datos llamados “tuplas”. Pese a que ésta es la teoría de las 
bases de datos relacionales creadas por Edgar Frank Codd, la mayoría de las veces se 
conceptualiza de una manera más fácil de imaginar. Esto es pensando en cada relación 
como si fuese una tabla que está compuesta por registros (las filas de una tabla), que 
representarían las tuplas, y campos (las columnas de una tabla).
En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia 
(a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la 
considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario 
esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada 
mediante “consultas” que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la 
información.
El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es 
SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar 
implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos 
relacionales.
Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le 
conoce como normalización de una base de datos.
Durante los años ‘80 (1980-1989) la aparición de dBase produjo una revolución en los 
lenguajes de programación y sistemas de administración de datos. Aunque nunca debe 
olvidarse que dBase no utilizaba SQL como lenguaje base para su gestión.
Bases de datos multidimensionales
Artículo principal: Base de datos multidimensional
Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como 
creación de Cubos OLAP. Básicamente no se diferencian demasiado de las bases de 
datos relacionales (una tabla en una base de datos multidimensional podría serlo 
45
http://es.wikipedia.org/wiki/Cubo_OLAP
http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos_multidimensional
http://es.wikipedia.org/wiki/DBase
http://es.wikipedia.org/wiki/Normalizaci%C3%B3n_de_una_base_de_datos
http://es.wikipedia.org/wiki/SQL
http://es.wikipedia.org/wiki/Campo_%5C(base_de_datos%5C)
http://es.wikipedia.org/wiki/Registro_%5C(base_de_datos%5C)http://es.wikipedia.org/wiki/Edgar_Frank_Codd
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también en una base de datos multidimensional), la diferencia está más bien a nivel 
conceptual; en las bases de datos multidimensionales los campos o atributos de una 
tabla pueden ser de dos tipos, o bien representan dimensiones de la tabla, o bien 
representan métricas que se desean estudiar.
Bases de datos orientadas a objetos
Artículo principal: Base de datos orientada a objetos
Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informáticos orientados a 
objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y 
comportamiento).
Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los 
conceptos importantes del paradigma de objetos:
 Encapsulación - Propiedad que permite ocultar la información al resto de los 
objetos, impidiendo así accesos incorrectos o conflictos.
 Herencia - Propiedad a través de la cual los objetos heredan 
comportamiento dentro de una jerarquía de clases.
 Polimorfismo - Propiedad de una operación mediante la cual puede ser 
aplicada a distintos tipos de objetos.
En bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre 
los datos como parte de la definición de la base de datos. Una operación (llamada 
función) se especifica en dos partes. La interfaz (o signatura) de una operación incluye 
el nombre de la operación y los tipos de datos de sus argumentos (o parámetros). La 
implementación (o método) de la operación se especifica separadamente y puede 
modificarse sin afectar la interfaz. Los programas de aplicación de los usuarios pueden 
operar sobre los datos invocando a dichas operaciones a través de sus nombres y 
argumentos, sea cual sea la forma en la que se han implementado. Esto podría 
denominarse independencia entre programas y operaciones.
46
http://es.wikipedia.org/wiki/Polimorfismo
http://es.wikipedia.org/wiki/Herencia_%5C(programaci%C3%B3n_orientada_a_objetos%5C)
http://es.wikipedia.org/wiki/Encapsulaci%C3%B3n_%5C(programaci%C3%B3n_orientada_a_objetos%5C)
http://es.wikipedia.org/wiki/Programaci%C3%B3n_orientada_a_objetos
http://es.wikipedia.org/wiki/Programaci%C3%B3n_orientada_a_objetos
http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos_orientada_a_objetos
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
Bases de datos documentales
Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más 
potentes. Tesaurus es un sistema de índices optimizado para este tipo de bases de 
datos.
Base de datos deductivas
Un sistema de base de datos deductivas, es un sistema de base de datos pero con la 
diferencia de que permite hacer deducciones a través de inferencias. Se basa 
principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos. También 
las bases de datos deductivas son llamadas base de datos lógica, a raíz de que se 
basan en lógica matemática.
Gestión de bases de datos distribuida
La base de datos está almacenada en varias computadoras conectadas en red. Surgen 
debido a la existencia física de organismos descentralizados. Esto les da la capacidad 
de unir las bases de datos de cada localidad y acceder así a distintas universidades, 
sucursales de tiendas, etcétera3.
• CALIDAD DEL SOFTWARE 
La calidad del software es una preocupación a la que se dedican muchos esfuerzos. Sin 
embargo, el software casi nunca es perfecto. Todo proyecto tiene como objetivo 
producir software de la mejor calidad posible, que cumpla, y si puede supere las 
expectativas de los usuarios.
3 Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos
47
http://es.wikipedia.org/wiki/Usuario
http://es.wikipedia.org/wiki/Software
http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos
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Calidad 
 Es la aptitud de un producto o servicio para satisfacer las necesidades del 
usuario.
 Es la cualidad de todos los productos, no solamente de equipos sino también de 
programas.
En el desarrollo de software, la calidad de diseño acompaña a la calidad de los 
requisitos, especificaciones y diseño del sistema. La calidad de concordancia es un 
aspecto centrado principalmente en la implementación; Si la implementación sigue al 
diseño, y el sistema resultante cumple con los objetivos de requisitos y de 
rendimiento, la calidad de concordancia es alta.
Calidad de software
Características propias del software aquellas que tu quieres controlar y asegurar, el 
software es un producto inmaterial que no se fabrica, tampoco se degradan 
físicamente, sino que se desarrolla; El software puede tener errores, incidencias pero 
no son similares a lo que cualquier equipo de carácter físico.
La calidad del software se encuentra a la par con la calidad tradicional, pero un paso 
atrás, debido a que la calidad tradicional tiene varias décadas de historia, mientras que 
la calidad de software tiene 50 a 60 años.
Certificación del software
Consecuencia de un proceso que es asegurar la calidad pero nunca es el objetivo final. 
La calidad de software no se certifica, lo que se certifica son los procedimientos para 
construir un software de calidad, los procedimientos deben ser correctos y estar en 
función de la normalización (ISO 9000, CMMI,...)
48
http://es.wikipedia.org/wiki/CMMI
http://es.wikipedia.org/wiki/ISO_9000
http://es.wikipedia.org/wiki/Normalizaci%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Programa_inform%C3%A1tico
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
Normativa ISO 9000
Pone a disposición de un auditor o certificador los procesos internos, de forma que 
este indique si cumple o no la normativa al 100%, audita el sistema; Si los resultados 
son positivos se emite la certificación y cada cierto tiempo se tiene que renovar; La 
certificación es costosa, a consecuencia de costes que ocasionan la lejanía y el tiempo 
de duración de proceso (aprox. 6 meses). Se certifica la empresa y la metodología para 
el desarrollo de la aplicación.
Medición del software
En el software lo que se mide son atributos propios del mismo, se descompone un 
atributo general en otros más simples de medir, a veces se mide bien o mal ya que la 
descomposición del atributo genérico de calidad en otros sub-atributos se torna irreal, 
se mide con datos estadísticos no avalados, es imposible decir que la medición se hace 
en forma correcta.
El concepto de medida va de más a menos, va de lo general a lo concreto y lo concreto 
es asociado a la métrica, cuya combinación te daría el nivel de calidad o seguridad de 
tu producto. Las ciencias bien estructuradas se basan en medidas bien echas, se basan 
en la matemática.
Tipos de medidas
 Número de errores durante un periodo determinado.
 Fallo en la codificación o diseño de un sistema que causa que el programa no 
funcione correctamente o falle.
 Tamaño de un producto informático (líneas de código)
 Métrica de punto función (IBM): relaciona funcionalidades que ofrecía.
 Estimación de costes y esfuerzos.
49
http://es.wikipedia.org/wiki/IBM
http://es.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9trica_de_punto_funci%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Ciencia
http://es.wikipedia.org/wiki/Seguridad_inform%C3%A1tica
http://es.wikipedia.org/wiki/Estad%C3%ADstica
http://es.wikipedia.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_inform%C3%A1tica
http://es.wikipedia.org/wiki/ISO_9000
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 COCOMO
Utilidad de la medida del software
Consecuencia de su proceso interno de asegurar la calidad, cuantificar los atributos 
que constituyen la calidad para el usuario final, ahí tenemos los resultados 
cuantitativos. Saber que aquello que al usuario final le interesa lo tenga o no un 
producto y permitacuantificar almacenar otros productos.
 Normativa ISO 9126, medida de la calidad de software descomponiendo 
atributos, para no tener márgenes de error e interpretación.
 Atributo de funcionalidad.
 Atributo de capacidad de respuesta frente a errores externos.
 Atributo de nivel de seguridad. La calidad no puede existir sin seguridad, un 
producto sin seguridad seria un producto sin calidad. El observador o 
usuario final indica que atributos más o menos importantes de seguridad4.
• COMPUTADOR 
Una computadora (del latín computare -calcular-), también denominada ordenador o 
computador, es una máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos 
en información útil. Una computadora es una colección de circuitos integrados y otros 
componentes relacionados que puede ejecutar con exactitud, rapidez, y de acuerdo a 
lo indicado por un usuario o automáticamente por otro programa, una gran variedad 
de secuencias o rutinas de instrucciones que son ordenadas, organizadas y 
sistematizadas en función a una amplia gama de aplicaciones prácticas y precisamente 
determinadas, proceso al cual se le ha denominado con el nombre de programación y 
al que lo realiza se le llama programador. La computadora, además de la rutina o 
programa informático, necesita de datos específicos (a estos datos, en conjunto, se les 
4 Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Calidad_de_software
50
http://es.wikipedia.org/wiki/Programa_%5C(computaci%C3%B3n%5C)
http://es.wikipedia.org/wiki/Programador
http://es.wikipedia.org/wiki/Programaci%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema
http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Orden
http://es.wikipedia.org/wiki/Instrucci%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Rutina
http://es.wikipedia.org/wiki/Secuencia
http://es.wikipedia.org/wiki/Circuito_integrado
http://es.wikipedia.org/wiki/Datos
http://es.wikipedia.org/wiki/Electr%C3%B3nica
http://es.wikipedia.org/wiki/M%C3%A1quina
http://es.wikipedia.org/wiki/Idioma_lat%C3%ADn
http://es.wikipedia.org/wiki/Calidad_de_software
http://es.wikipedia.org/wiki/ISO_9126
http://es.wikipedia.org/wiki/Usuario
http://es.wikipedia.org/wiki/COCOMO
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conoce como “Input” en inglés) que deben ser suministrados, y que son requeridos al 
momento de la ejecución, para proporcionar el producto final del procesamiento de 
datos, que recibe el nombre de “output”. La información puede ser entonces utilizada, 
reinterpretada, copiada, transferida, o retransmitida a otra(s) persona(s), 
computadora(s) o componente(s) electrónico(s) local o remotamente usando 
diferentes sistemas de telecomunicación, pudiendo ser grabada, salvada o almacenada 
en algún tipo de dispositivo o unidad de almacenamiento
La característica principal que la distingue de otros dispositivos similares, como una 
calculadora no programable, es que puede realizar tareas muy diversas cargando 
distintos programas en la memoria para que el microprocesador los ejecute5.
• HARDWARE 
Corresponde a todas las partes físicas y tangibles de un computador, sus componentes 
eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos; contrariamente al soporte 
lógico intangible que es llamado software. El término proviene del inglés[1] y es 
definido por la RAE como el “Conjunto de los componentes que integran la parte 
material de una computadora” [2] , sin embargo, es usual que sea utilizado en una 
forma más amplia, generalmente para describir componentes físicos de una 
tecnología, así el hardware puede ser de un equipo militar importante, un equipo 
electrónico, un equipo informático o un robot. En informática también se aplica a los 
periféricos de una computadora tales como el disco duro, CD-ROM, disquetera 
(floppy), etc. En dicho conjunto se incluyen los dispositivos electrónicos y 
electromecánicos, circuitos, cables, armarios o cajas, periféricos de todo tipo y 
cualquier otro elemento físico involucrado.
5 Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Computadora
51
http://es.wikipedia.org/wiki/Perif%C3%A9rico
http://es.wikipedia.org/wiki/Cable
http://es.wikipedia.org/wiki/Diskette
http://es.wikipedia.org/wiki/Diskette
http://es.wikipedia.org/wiki/CD-ROM
http://es.wikipedia.org/wiki/Disco_duro
http://es.wikipedia.org/wiki/Perif%C3%A9rico
http://es.wikipedia.org/wiki/Robot
http://es.wikipedia.org/wiki/Hardware#cite_note-defRAE-1
http://es.wikipedia.org/wiki/Computadora
http://es.wikipedia.org/wiki/Real_Academia_Espa%C3%B1ola
http://es.wikipedia.org/wiki/Hardware#cite_note-0
http://es.wikipedia.org/wiki/Idioma_ingl%C3%A9s
http://es.wikipedia.org/wiki/Software
http://es.wikipedia.org/wiki/Microprocesador
http://es.wikipedia.org/wiki/Calculadora
http://es.wikipedia.org/wiki/Computadora
http://es.wikipedia.org/wiki/Unidades_de_almacenamiento
http://es.wikipedia.org/wiki/Telecomunicaci%C3%B3n
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
El hardware se refiere a todos los componentes físicos (que se pueden tocar), en el 
caso de una computadora personal serían: Unidades de disco, monitor, teclado, placa 
base, el microprocesador, etc. En cambio, el software es intangible, existe como 
información, ideas, conceptos, símbolos, se podría decir: lo que no tiene materia. Una 
buena metáfora sería un libro: las tapas, hojas y la tinta son el hardware, mientras que 
el contenido en las palabras, oraciones, párrafos (información) son el software. Como 
analogía: Una computadora sin software sería tan inútil como un libro con páginas en 
blanco6.
Hardware típico de un 
computador PC
1. Monitor
2. Placa base
3. CPU
4. Memoria de computadora 
(RAM)
5. Tarjeta de expansión
6. Fuente de alimentación
7. Disco óptico
8. Disco duro
9. Teclado
10. Mouse
• INGENIERIA DE SOFTWARE 
Es la disciplina o área de la informática que ofrece métodos y técnicas para desarrollar 
y mantener software de calidad.
6 Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Hardware
52
http://es.wikipedia.org/wiki/Software
http://es.wikipedia.org/wiki/Inform%C3%A1tica
http://es.wikipedia.org/wiki/Mouse
http://es.wikipedia.org/wiki/Teclado_de_computadora
http://es.wikipedia.org/wiki/Disco_duro
http://es.wikipedia.org/wiki/Disco_%C3%B3ptico
http://es.wikipedia.org/wiki/Fuente_de_alimentaci%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Tarjeta_de_expansi%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Random_access_memory
http://es.wikipedia.org/wiki/Memoria_de_computadora
http://es.wikipedia.org/wiki/CPU
http://es.wikipedia.org/wiki/Placa_base
http://es.wikipedia.org/wiki/Monitor_de_computadora
http://es.wikipedia.org/wiki/Software
http://es.wikipedia.org/wiki/Hardware
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
Esta ingeniería trata con áreas muy diversas de la informática y de las Ciencias de la 
Computación, tales como construcción de compiladores, Sistemas Operativos, o 
desarrollos Intranet/Internet, abordando todas las fases del ciclo de vida del desarrollo 
de cualquier tipo de Aplicativo y aplicables a infinidad de áreas (negocios, investigación 
científica, medicina, producción, logística, banca, control de tráfico, meteorología, 
derecho, Internet Intranet, etc.)7.
• SISTEMAS DE GESTION Y CONTROL DE INVENTARIOS 
Es un conjunto de políticas y controles que supervisa los niveles de inventario y 
determina cuales son los niveles que deben mantenerse, cuando hay que reabastecer 
y de que tamaño deben ser los pedidos8.
El aplicativo que se desarrollará tiene relación con el manejo de inventarios, ya que se 
pretende realizar un control de los mantenimientos que se le realizan a las máquinas y 
equipos del edificio del Archivo de Bogotá. 
• SOFTWARE 
La palabra «software» se refiere al equipamiento lógico o soporte lógico de un 
computador digital, comprende el conjunto de los componenteslógicos necesarios 
para hacer posible la realización de una tarea específica, en contraposición a los 
componentes físicos del sistema (hardware).
Tales componentes lógicos incluyen, entre otros, aplicaciones informáticas tales como 
procesador de textos, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a 
7 Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Dise%C3%B1o_de_software
8 SISTEMAS DE GESTION Y CONTROL DE INVENTARIOS. “GESTION DE LA PRODUCCION”, Capitulo 9. La 
gestión de inventarios. 
53
http://es.wikipedia.org/wiki/Procesador_de_textos
http://es.wikipedia.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_inform%C3%A1tica
http://es.wikipedia.org/wiki/Hardware
http://es.wikipedia.org/wiki/Ciencias_de_la_Computaci%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Ciencias_de_la_Computaci%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Inform%C3%A1tica
http://es.wikipedia.org/wiki/Dise%C3%B1o_de_software
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
edición de textos; software de sistema, tal como un sistema operativo, el que, 
básicamente, permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando 
la interacción con los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, también 
provee una interface ante el usuario.
Software es el producto en la Ingeniería de Software9.
• UML 
Lenguaje Unificado de Modelado (UML, por sus siglas en inglés, Unified Modeling 
Language) es el lenguaje de modelado de sistemas de software más conocido y 
utilizado en la actualidad; está respaldado por el OMG (Object Management Group). Es 
un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema de 
software. UML ofrece un estándar para describir un “plano” del sistema (modelo), 
incluyendo aspectos conceptuales tales como procesos de negocio y funciones del 
sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes de programación, 
esquemas de bases de datos y componentes de software reutilizables.
Es importante resaltar que UML es un “lenguaje” para especificar y no para describir 
métodos o procesos. Se utiliza para definir un sistema de software, para detallar los 
artefactos en el sistema y para documentar y construir. En otras palabras, es el 
lenguaje en el que está descrito el modelo. Se puede aplicar en una gran variedad de 
formas para dar soporte a una metodología de desarrollo de software (tal como el 
Proceso Unificado Racional o RUP), pero no especifica en sí mismo qué metodología o 
proceso usar.
UML no puede compararse con la programación estructurada, pues UML significa 
(Lengua de Modelación Unificada), no es programación, solo se diagrama la realidad 
9 Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Computer_software
54
http://es.wikipedia.org/wiki/RUP
http://es.wikipedia.org/wiki/Object_Management_Group
http://es.wikipedia.org/wiki/Software
http://es.wikipedia.org/wiki/Modelado
http://es.wikipedia.org/wiki/Ingenier%C3%ADa_de_Software
http://es.wikipedia.org/wiki/Computer_software
http://es.wikipedia.org/wiki/Interface
http://es.wikipedia.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_inform%C3%A1tica
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_operativo
http://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_sistema
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
de una utilización en un requerimiento. Mientras que, programación estructurada, es 
una forma de programar como lo es la orientación a objetos, sin embargo, la 
orientación a objetos viene siendo un complemento perfecto de UML, pero no por eso 
se toma UML sólo para lenguajes orientados a objetos
UML cuenta con varios tipos de diagramas, los cuales muestran diferentes aspectos de 
las entidades representadas.
Los Diagramas de Estructura enfatizan en los elementos que deben existir en el 
sistema modelado:
 Diagrama de clases
 Diagrama de componentes
 Diagrama de objetos
 Diagrama de estructura compuesta (UML 2.0)
 Diagrama de despliegue
 Diagrama de paquetes
Los Diagramas de Comportamiento enfatizan en lo que debe suceder en el sistema 
modelado:
 Diagrama de actividades
 Diagrama de casos de uso
 Diagrama de estados
Los Diagramas de Interacción son un subtipo de diagramas de comportamiento, que 
enfatiza sobre el flujo de control y de datos entre los elementos del sistema modelado:
55
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_estados
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_casos_de_uso
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_actividades
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_paquetes
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_despliegue
http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Diagrama_de_estructura_compuesta&action=edit&redlink=1
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_objetos
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_componentes
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_clases
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
 Diagrama de secuencia
 Diagrama de colaboración
 Diagrama de tiempos (UML 2.0)
 Diagrama de vista de interacción (UML 2.0)10
3. FASE DE 
ANÁLISIS
10 Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Lenguaje_Unificado_de_Modelado
56
http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Diagrama_de_vista_de_interacci%C3%B3n&action=edit&redlink=1
http://es.wikipedia.org/wiki/Lenguaje_Unificado_de_Modelado
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_tiempos
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_colaboraci%C3%B3n
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_secuencia
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
3.1. INTRODUCCIÓN A LA FASE DE ANÁLISIS
Para lograr obtener la información necesaria para diseñar y desarrollar el aplicativo 
para el Control de Mantenimientos de Equipos y Maquinaria, se procedió a realizar un 
análisis de las diferentes actividades que se desarrollan en el proceso para poder 
implementarlas en el nuevo sistema.
Para ello, se emplearon herramientas de recolección de información, tales como: 
entrevista a usuarios involucrados en el proceso y encuestas11 aplicada a usuarios 
finales del sistema.
3.1.1. Análisis de encuestas
A continuación se realiza un análisis de las encuestas realizadas al personal involucrado 
con las actividades de control de mantenimientos de maquinaria y equipos.
11 Formato de encuesta anexo al final del documento
57
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
58
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
3.2. INFORME DE HALLAZGOS
Después de realizar los respectivos análisis en cuanto a levantamiento de 
información de refiere en el Archivo de Bogotá, se pudo identificar que 
actualmente, no se lleva un registro automatizado de los diferentes 
mantenimientos que se le realizan a los equipos y maquinaria del edificio, lo cual no 
permite agilizar la gestión de control de dichos bienes por parte del administrador 
del edificio, lo que permite concluir que se requiere un software que permita el 
control ordenado de los mantenimientos que se le realicen a estas máquinas y 
equipos.
Las siguientes situaciones se detectaron en el proceso de levantamiento de 
información:
• El edificio del Archivo de Bogotá cuenta con maquinaria y equipos que 
garantizan el correcto funcionamiento de las instalaciones físicas del mismo, y 
las condiciones ambientales adecuadas para salvaguardar el acervo documental 
que aquí se custodia.
• El número aproximado de equipos y maquinaria que posee el edificio, oscila 
entre 45 y 50 máquinas y equipos.
59
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
• El personal del edificio que está involucrado con el manejo de las máquinas y 
equipos es: 1 técnico de mantenimiento y el administrador del edificio.
• Actualmente, se realizan los registros de los inventarios de los equipos y 
maquinaria en una hoja de cálculo de Excel.
• No existeun sistema que permita tener el control de los mantenimientos que 
se le realizan a las máquinas y equipos que existen en el edificio del Archivo de 
Bogotá, lo cual imposibilita al administrador, tener un control de los 
mantenimientos ya realizados o hace dispendioso su trabajo, pues esta 
información se encuentra en carpetas físicas de las interventorías de los 
contratos, lo cual hace necesario la creación de un aplicativo que permita hacer 
del control de dichos bienes.
• Se requiere una base de datos confiable que almacene los datos de inventario y 
del historial de mantenimientos realizados a los bienes.
• Se requiere una alarma que le informe al administrador, diariamente que 
mantenimientos se deben realizar y de qué bienes.
• Manejo de programación de mantenimientos y visitas de los proveedores de 
servicios.
60
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
3.3. ESPECIFICACIÓN DE REQUISITOS
El continuo desarrollo tecnológico hace necesario que se implemente un nuevo 
aplicativo que le permita al Archivo de Bogotá, conocer el estado de los 
mantenimientos y tener un control sobre dichos mantenimientos. Para el desarrollo 
del sistema, se implementará la notación UML que representa gráficamente los 
conceptos principales de la orientación a objetos, inicialmente se realizaran los 
Casos de Uso de acuerdo a los eventos y los usuarios que intervienen en el 
desarrollo de los procesos, a través de estos se logrará la gestión y/o control de: 
• Inventario de cada bien, con su historia clínica, es decir, fechas, tipos, nº 
contrato, repuestos, entre otras características propias de cada bien.
• Mantenimientos realizados por cada máquina o equipo
• El tipo de mantenimiento que se realiza
• Fecha en que se realiza el mantenimiento
• Nombre del proveedor del mantenimiento
• Observaciones del informe de servicio
• Fecha del próximo mantenimiento
• Mantenimientos programados
• Repuestos que se incluyeron durante el mantenimiento
61
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
3.4. DIAGRAMA JERÁRQUICO DE PROCESOS
A continuación, se describe el diagrama de procesos que se lleva a cabo en el aplicativo 
de Control de Mantenimientos de Maquinaria y Equipos del edificio del Archivo de 
Bogotá.
62
CONTROL DE 
MANTENIMIENTOS DE 
MAQUINARIA Y EQUIPOS
Registrar bienes 
en inventario
Registrar 
características
Realizar 
mantenimiento 
respectivo
Actualizar 
ingreso a 
base de datos
Verificar 
historial de 
mantenimiento
Actualizar 
registro de 
repuestos nuevos
Registrar 
mantenimientos
Realizar 
programación de 
mantenimientos 
futuros
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
3.5. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
El aplicativo para el control de mantenimientos de maquinaria y equipos, consta de 
2 procesos pilares para el correcto funcionamiento de la información; ellos son: 
Registrar bienes en inventario y registrar mantenimientos.
El primer proceso es llevado a cabo por el administrador, quien es el encargado de 
ingresar la información referente a las características propias de cada bien; en este 
proceso se lleva a cabo el registro de características y la actualización de nuevos 
bienes que ingresen al edificio.
El segundo proceso es desarrollado y gestionado por el personal operario, quienes 
son los encargados de realizar la respectiva verificación y aprobación del 
mantenimiento que previamente le ha realizado el personal proveedor del equipo.
Cuando el operario ha verificado que el mantenimiento efectivamente se realizó a 
satisfacción, inmediatamente lo debe ingresar a la base de datos y actualizar los 
registros de mantenimientos, anotando los repuestos que se le incluyeron dentro 
del mantenimiento; además debe suscribir la fecha del próximo mantenimiento 
sobre el elemento objeto de verificación.
63
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
El sistema permitirá entonces realizar informes acerca de inventarios, 
mantenimientos realizados, mantenimientos programados, exportar a Excel o pdf 
para generar informes.
3.6. DIAGRAMA DE CASOS DE USO
Un diagrama de Casos de Uso describe lo que hace un sistema desde el punto de vista 
de un observador externo; su razón de ser se concentra en un Que hace el sistema, a 
diferencia de otros diagramas UML que intentan dar respuesta a un Como logra su 
comportamiento el sistema.
Un diagrama de casos de uso muestra, por tanto, los distintos requisitos funcionales 
que se esperan de una aplicación o sistema y cómo se relaciona con su entorno 
(usuarios u otras aplicaciones)12.
3.6.1. Actores
Los actores son una entidad, que representan un tipo de usuario del sistema, el cual, 
interactúa con algún uso que se describe dentro del sistema. Los actores se 
representan como una silueta humana, pero no en todos los casos son personas, 
también actores pueden serlo, entidades, máquinas, bases de datos, etc.
3.6.2. Casos de uso
12 Tomado de http://tvdi.det.uvigo.es/~avilas/UML/node25.html
64
http://tvdi.det.uvigo.es/~avilas/UML/node25.html
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
Un caso de uso es una tarea que debe poder llevarse a cabo con el apoyo del sistema 
que se está desarrollando, mediante la interacción del caso con el actor. Se representa 
mediante una elipse con el nombre del caso de uso en su interior. El nombre del caso 
de uso debe representar la tarea específica que el actor desea llevar a cabo mientras 
usa el sistema.
A continuación, se describe mediante tres diagramas de Casos de Uso, las tareas que 
realiza el aplicativo de Control de Mantenimientos de Maquinaria y Equipos del edificio 
del Archivo de Bogotá; el primero es el caso de uso principal y los dos siguientes los 
secundarios:
Diagrama de caso de uso principal Control de Mantenimientos de Maquinaria y 
equipos
Empresa: Archivo de Bogotá Nº Caso de Uso: 1
• Caso de Uso: Control de Mantenimientos de Maquinaria y Equipos
• Actores participantes: Administrador edificio13, técnico mantenimiento14, base 
65
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
de datos 
• Condición inicial: 
1. Tener la necesidad de adquirir una máquina o equipo para el correcto 
funcionamiento de las instalaciones del edificio del Archivo de Bogotá.
• Flujo de eventos:
2. Realizar la compra del bien necesario para el buen funcionamiento de las 
instalaciones.
3. Inventariar el equipo o máquina que se ha comprado.
4. Cuando sea el momento realizar el respectivo mantenimiento preventivo.
5. Registrar en base de datos los mantenimientos realizados para dejar 
precedente de dicho mantenimiento.
• Condición de salida:
6. Hacer el registro en base de datos de los mantenimientos realizados.
• Requerimientos especiales:
7. Los registros de bienes en inventario solo se pueden realizar por el 
administrador del edificio. 
8. El registro de los mantenimientos realizados solo lo puede realizar el 
técnico de mantenimientos, luego de hacer la verificación de que se ha 
realizado efectivamente el mantenimiento.
9. Para que un mantenimiento realizado sea ingresado al aplicativo, debe ser 
previamente verificado y aprobado por el técnico de mantenimientos del 
Archivo de Bogotá.
13 Administrador edificio: encargado de la administración de los bienes
14 Técnico mantenimiento: encargado de la operación de los equipos y máquinas
66
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
Diagrama de casos de uso de Registro de Bienes en Inventario
Empresa: Archivo de Bogotá Nº Caso de Uso: 2
• Caso de Uso: Registrar de bienes en inventario
67
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE MANTENIMIENTOS -MEM
• Actores participantes: Administrador edificio, base de datos 
• Condición inicial: 
1.