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Sistema de Gestión on line de inventarios basado en 
el Flujo Logístico aplicado a la Librería de la CUJAE 
 
Ana Julia Acevedo Urquiaga, José Antonio Acevedo Suárez y Yuander Aguilar Cordero 
 
 
Resumen. A pesar del desarrollo y posibilidades actuales 
de las TIC los sistemas de gestión de inventarios 
mantienen enfoques tradicionales, en el caso de la Librería 
de la CUJAE se han detectado un gran número de 
deficiencias relacionadas, fundamentalmente con la 
gestión de inventarios, que afectan la calidad del servicio 
brindado en la misma. 
La mejora del servicio a los usuarios ha determinado la 
necesidad de desarrollar un nuevo sistema organizativo 
basado en el uso del sistema InterCompras® Inventario lo 
cual constituye el objetivo de la investigación. 
Tradicionalmente cuando se habla de inventarios se 
piensa en almacenes, pero con la aplicación del Modelo de 
Flujo Logístico se puede situar el inventario en cualquier 
proceso, con lo que se logra tener conocimiento y control 
del inventario de todos los procesos, no solo de los 
almacenes como sucede con los modelos tradicionales de 
inventario. De esta forma se controla el inventario en 
todas las áreas de la librería, así como los libros que se 
encuentran en manos de los usuarios. 
En el trabajo se describen las principales características 
del sistema y el modelo conceptual de la gestión 
informatizada del flujo logístico, la situación actual del 
proceso librería, el concepto del nuevo sistema de 
organización y de gestión de la librería y los resultados 
esperados en la mejora del servicio, el control y la gestión 
de los inventarios. 
 
Palabras Claves: flujo logístico, gestión de inventarios, 
sistema informático. 
I. INTRODUCCIÓN 
 
A pesar del desarrollo y posibilidades actuales de las TIC 
los sistemas de gestión de inventarios mantienen enfoques 
tradicionales de las transacciones basadas en el uso de 
reportes escritos; en ocasiones de forma paralela al empleo de 
sistemas informatizados, las transacciones de punto a punto, 
manejo manual de normativas, débil coordinación del flujo en 
la red de procesos, y toma de decisiones off-line e 
independientes en cada proceso, lo que genera excesos de 
inventarios, falta de disponibilidad al cliente y elevados 
costos. 
Este problema se encuentra dado por la siguiente situación 
problémica: 
 Desarrollo actual de las TIC: la Internet de alta 
velocidad, las tecnologías de Radio Frecuencia (RFID), los 
dispositivos inalámbricos, los nuevos códigos de barra, etc., 
brindan nuevas posibilidades a la gestión y al flujo físico 
 El control clásico de inventario básicamente en 
almacenes y gestionado de forma independiente en cada punto 
de la Cadena de Suministro. 
 Necesidad de incrementar la rotación de inventario en las 
empresas. En la actualidad los grandes inventarios son un 
problema casi generalizado, esta situación conlleva a serios 
problemas económicos, financieros y organizativos para todas 
las entidades del país. 
 Las exigencias actuales de Control Interno se han hecho 
más complejas y diversas hasta llegar a una gran variedad de 
normas que tienden al aumento. Además las exigencias al 
control al flujo de productos también van en aumento. 
 Los nuevos controles exigidos, como por ejemplo la 
trazabilidad se están convirtiendo en requerimientos 
internacionales. 
 La correcta aplicación de la Logística debe permite 
acelerar la velocidad de los flujos y aumentar la continuidad 
del flujo al poderse obtener la información en cualquier 
momento y desde cualquier punto de la Cadena de Suministro 
de una forma rápida y con un formato estándar. 
 Demandas Ecológicas: Necesidad de reducir el consumo 
de papel y energía para disminuir el efecto invernadero. 
 Eficiencia: Reducir los gastos de administración. 
Tomando como referencia toda la cadena de suministro es 
posible también disminuir el ciclo de gestión al acercar el 
proveedor al cliente final. 
 El impacto de la globalización: La gran extensión 
geográfica de las cadenas de suministro genera necesidades 
de un dominio del flujo físico e informativo en todo el 
sistema; lo cual se ve limitado por el escaso aprovechamiento 
de las TIC que hace el enfoque tradicional de gestión. 
 InterCompras® Inventario 2
La crisis energética sumada a la crisis ambiental exige 
reducción drástica del consumo de materiales en la 
administración, lo cual junto a la necesidad de reducir los 
recursos inmovilizados en los flujos materiales y la revolución 
en las TIC determina la necesidad de pasar a la gestión online 
sin papeles. 
En el caso específico de la Librería de la CUJAE se han 
detectado un gran número de deficiencias relacionadas, 
fundamentalmente con la gestión de inventarios, que afectan 
la calidad del servicio brindado en la misma. 
El objeto de estudio de esta investigación se encuentra 
enmarcado en las redes de procesos para el suministro de 
productos y servicios de la Librería de la CUJAE, 
apoyándose en el Modelo de Flujo Logístico (MFL). 
Los objetivos generales que persigue el presente trabajo 
son: 
1. Explicar la aplicación del Modelo de Flujo Logístico a 
través del sistema InterCompras® Inventario. 
2. Describir la aplicación del sistema InterCompras® 
Inventario la Librería de la CUJAE 
 
II. ALGUNAS DEFICIENCIAS ENCONTRADA EN LALIBRERÍA 
DE LA CUJAE 
A. Deficiencias organizativas 
No se cumple con el horario de trabajo establecido de 8 
horas diarias por el Ministerio del Trabajo por mala 
organización de la jornada laboral. 
En las áreas de pre-despacho no se encuentran 
conformados los módulos docentes y de libros que 
posteriormente serán distribuidos, para así facilitar y agilizar 
el servicio. Esta situación demuestra el escaso uso de esta 
área en el cumplimiento de los propósitos para la cual fue 
creada que es facilitar el despacho de los módulos a los 
clientes. 
Los libros que son devueltos por los estudiantes son 
clasificados por ellos mismos en las áreas destinadas para 
esta actividad. 
Actualmente no existe un método que asegure la devolución 
de los libros que se encuentren prestados al terminar cada 
semestre. Por este motivo los estudiantes permanecen con el 
préstamo hasta el inicio del próximo semestre cuando se 
presenta a recibir los nuevos libros, y en ocasiones pasan los 
semestres sin que el estudiante se presente a devolver los 
libros. Esta situación provoca la no disponibilidad de alguno 
de los textos prestados para la distribución a otros estudiantes. 
Además cunado el estudiante recibe un préstamo debe recoger 
todos los libros del modulo no permitiéndole al estudiante 
seleccionar los libros que realmente necesita. 
B. Deficiencias en la calidad del servicio 
Los clientes no pueden arribar en cualquier momento del 
curso para recibir el servicio, solo los días que están 
establecidos para cada una de las especialidades a las que 
pertenecen. 
No existe flexibilidad en la entrega de los libros, ya que no 
se encuentra a consideración del estudiante la cantidad de 
libros que extraerá en el préstamo, de acuerdo a las 
necesidades que el mismo presenta o desea cubrir en ese 
momento, con la obligatoriedad en su lugar de tomar el 
módulo que le corresponde en su totalidad de acuerdo al año 
académico en que se encuentra. 
El tiempo que como promedio se demora la atención a un 
cliente sobrepasa los 8 minutos y el tiempo de espera por el 
servicio (tiempo en cola) puede sobrepasar las dos horas en 
los períodos críticos de entrega, es decir a inicios de cada 
semestre; septiembre-noviembre y enero-febrero. 
C. Deficiencias en la gestión de inventario 
No se utiliza ningún método o sistema que garantice una 
eficiente gestión y mantenimiento de los Inventarios en la 
Librería. No se hace uso de las Tarjetas de Estiba, las cuales 
posibilitan el control y la información de la existencia de 
libros y otros materiales que permanecen en inventario. 
Desconocimiento de las cantidades de libros que por titulo 
han sido entregadoscomo materia prima dado el mal estado 
técnico de los mismos, o aquellos con los que ya no se cuenta 
debido a su perdida. Esto significa que cada vez que se 
necesite tener conocimiento del número de libros que están 
presentes en Librería, se tenga que realizar el conteo físico de 
estos, datos que no se deben considera confiables debido a la 
gran cantidad de ejemplares existentes. 
La cantidad en inventario de aquellos libros que se 
encuentran en préstamo (no físico), solo se puede verificar a 
través del conteo cada una de las Tarjetas de Control de 
préstamo de Literatura Docente. 
Por la no existencia de control de inventario no se puede 
entregar el 10% de inventario mensual al departamento de 
Inventario del Instituto. 
Los Ajustes de inventarios periódicos no se pueden realizar 
y solo ocurren una vez al año cunado se hace el inventario 
general en librería. 
III. SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO LIBRERÍA DE LA 
CUJAE 
Se ha realizado un diagnóstico a la situación actual de La 
Librería de la CUJAE, la cual pertenece a la Dirección de 
Abastecimiento Técnico Material (ATM) del Instituto. En 
dicho diagnóstico se refleja la caracterización del objeto de 
estudio, que parte de la definición de los clientes que 
demandan los servicios que actualmente en ella se brindan, la 
descripción de su entorno y de las diferentes actividades que 
se ejecutan para la posterior prestación del servicio, a fin de 
determinar cuáles son las principales deficiencias existentes y 
proponer oportunidades de mejoras para las mismas. 
A. Estructura organizativa 
La Librería de la CUJAE está compuesta por un 
Administrador, un Jefe de Almacén, y por el personal que 
trabaja en cada una de las áreas destinadas para la atención a 
los clientes, que son en estos momentos 4 dependientes. La 
estructura organizativa presente en la misma es vertical, ya 
que no existe una línea de mando amplia, y son pocos los 
niveles jerárquicos existentes en la misma, tal como se 
muestra a continuación en la figura 1. 
 InterCompras® Inventario 3
Figura 1. Estructura Organizativa de la librería de la CUJAE. 
 
B. Clientes de la librería. 
Actualmente la librería del Instituto solo brinda servicio a 
los estudiantes del Curso Regular Diurno y del Curso por 
Encuentro del Instituto, con una matricula actual de 6101 y 
2068 estudiantes, respectivamente. Además se deben prestar 
los servicios a los profesores en caso de que requieran algún 
libro de texto para la elaboración de sus clases o de su 
investigación, pero esto sucede de forma aislada y no esta 
debidamente controlado. 
C. Servicios brindados en la librería 
La Librería de La CUJAE ejecuta un servicio de apoyo al 
proceso docente e investigativo del centro, al cumplir la 
importante función de entrega de materiales a los estudiantes y 
profesores. 
Los servicios que se brindan en la librería son: 
 Préstamo de libros de textos, al inicio de cada semestre. 
 Recogida de los libros prestados al finalizar cada 
semestre. 
 Entrega del modulo docente a estudiantes. Formado este 
ultimo por lápices, libretas y otros. 
D. Organización actual de la librería de la CUJAE. 
La Librería ofrece sus servicios de lunes a viernes en dos 
horarios de atención comprendidos entre las 9:30 a.m. y 11:00 
a.m. y la 1:00 p.m. y las 3:30 p.m. La atención a los clientes 
se realiza directamente en 4 puestos de trabajo con sus 
respectivas áreas cada uno. En cada área son colocados los 
libros de texto organizados por títulos, mediante el uso paletas 
de intercambio. Cada puesto de atención brinda servicio a un 
grupo de especialidades por lo que se encuentran subdividida 
las áreas de atención de la siguiente forma. 
 
TABLA I 
DISTRIBUCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO 
Especialidades Puesto de trabajo 
Eléctrica-Biomédica-
Telecomunicaciones-Automática 
1 
Civil-Hidráulica-Arquitectura 2 
Industrial-Informática 3 
Mecánica-Química 4 
Cada puesto de trabajo tiene establecido los días de la 
semana en que serán atendidos los estudiantes de cada una de 
las especialidades que lo integran. Información esta que se 
encuentra detallada en la parte delantera de La Librería. 
Para la distribución de los textos, cada dependiente se apoya 
en el uso de las Tarjetas de Control de Préstamo de Literatura 
Docente (TCPLD), independientes para cada estudiante, 
donde se registra la salida y entrada de la bibliografía. Para 
realizar esta actividad cada dependiente posee las 
descripciones de los módulos docentes y de libros que deben 
ser otorgados a cada estudiante de acuerdo a sus 
características (tipo de curso, especialidad, año y semestre). 
En cada área, se lleva a cabo la actividad de clasificación 
de los libros por título a partir del momento en que se efectúa 
la devolución del préstamo. Actividad que puede ser ejecutada 
por el propio estudiante. 
E. Actividades que anteceden a la prestación de los 
servicios. 
Cada semestre La Librería es la encargada de entregar los 
diferentes módulos de libros y módulos docentes que en su 
conjunto están concebidos para cada estudiante. 
Cada uno de estos conjuntos se distingue por los tipos de 
libro y las cantidades tanto de estos últimos, como de 
materiales docentes que lo integran, debido a la diferencia en 
los planes de estudio de cada especialidad y al tipo de curso. 
Aunque en determinados años, distintas especialidades 
requieren de los mismos libros, como es el caso de los libros 
de Calculo, Física y Química, entre otros, que son básicos 
para todas las ingenierías en los primeros años de la carrera. 
La confección de los módulos debe llevarse a cabo de la 
forma más organizada posible, determinándose previamente 
los libros y los materiales que los formarán, en 
correspondencia con las disponibilidades y la matricula de 
estudiantes a que deben ser otorgados. La encargada de llevar 
a cabo la actividad de confección de módulos es la Jefa de 
Literatura Docente (JLD), la cual pertenece a la Vicerrectoría 
Docente del Instituto. La JLD es la encargada de determinar: 
 La cantidad de módulos que deberán ser entregados, de 
acuerdo al pronóstico de matricula, estregado a ella por el 
Departamento de Estadística del Instituto. 
 Los libros que deberán formar parte de cada módulo. 
 A partir de los parámetros anteriormente fijados, las 
cantidades totales de libros por título que se necesitan. 
Posteriormente pasa a comprobar si de pueden cubrir las 
necesidades, dadas las disponibilidades de libros con que 
cuenta en esos momentos la Librería y el Almacén de libros de 
ATM. 
Con el fin de obtener esta información, la Jefa de LD envía 
a la Librería y al Almacén de ATM el listado del plan 
bibliográfico actualizado de los libros que deben ser 
entregados. En este listado aparece reflejado de forma 
consecutiva el código, el nombre y el autor de cada libro. Una 
vez que este documento llega a su destino, el Jefe de Almacén 
o responsable a cargo debe determinar la cantidad de cada 
uno de esos materiales que se encuentran físicamente. 
En La Librería, para poder disponer del número exacto de 
cada libro que se pide en el listado, el Almacenero de la 
misma debe realizar el conteo de los textos y materiales, ya 
que en esta no se utilizan tarjetas de estiba o algún sistema que 
permita gestionar las cantidades de libros existentes de forma 
rápida y precisa. El control de las cantidades se lleva a partir 
de los vales de salida que le son entregados a la 
Administradora, en los cuales aparecen reflejados los totales 
de libros que fueron enviados por el almacén en cada pedido. 
 InterCompras® Inventario 4
Después de realizado este proceso y ya introducido todos 
los datos necesarios en ambos listados, estos regresan a la 
JLD. 
En el caso de los libros que han sido extraídos por los 
estudiantes, se determinará las cantidades totales de cada uno 
de ellos que se encuentran en esta situación y estas cifras 
indistintamente se multiplicarán por un coeficiente del 80 %; 
lo cual dará como resultadolos totales de materiales 
bibliográficos que probablemente no serán devueltos por 
diferentes causas, para de esta forma tener el estimado de 
libros con los que no se podrá contar para la siguiente 
distribución. 
Posteriormente la JLD verificará mediante el listado 
entregado por la librería, si dado el Inventario físico que posee 
se puede dar lugar a satisfacer totalmente las necesidades. De 
no ser así, se comprobará a través del listado entregado por 
ATM si este dadas sus existencias puede hacer entrega los 
libros necesarios a Librería para poder efectuar la distribución 
completa de los libros a todos los estudiantes. 
El pedido de libros al almacén se realiza mediante una 
solicitud de materiales que entrega la JLD a la Vicerrectoría 
Económica, la cual aprueba o rechaza esta solicitud al almacén 
de libros de ATM. En ATM se realiza el Vale de Salida 
correspondiente y el jefe de almacén hace el pre-despacho en 
correspondencia con la. 
En el momento que son entregados los libros a la librería 
con el resto de la documentación pertinente, la administradora 
procede a realizar una recepción a ciegas para comprobar que 
la cantidad corresponda con la cifra reflejada en el vale. 
Posteriormente firma cada uno de los documentos, dejando en 
su poder una copia, y las dos restantes las envía al jefe del 
almacén de libros, el cual archiva uno en su consecutivo de 
vales de salida de almacén, y a la JLD y el original es 
encomendado a contabilidad. 
Inmediatamente el Jefe de almacén de la Librería clasifica 
los libros y los almacena, y una vez dada la orden de entregar 
estos, realiza el pre-despacho de los mismos para así facilitar 
la posterior distribución a los estudiantes. 
En el caso de aquellos libros que no se pueda hacer su 
entrega total dado que no alcanzan para todos, la JLD decide 
no entregar la cantidad existente e informa de esta situación al 
Vicedecano Docente de la Facultad o Facultades que 
presenten este problema para que ellos determinen el 
tratamiento que se le dará a esta situación. 
Para darle una futura solución a este problema la JLD se 
apoya en el plan de publicaciones que realiza cada año el 
Ministerio de Educación Superior (MES). Plan que esta 
soportado por una base de datos donde aparecen los títulos de 
aquellos libros con que cuenta el Ministerio en ese momento, 
y de acuerdo a las necesidades que presente el Instituto y las 
que el MES pueda sufragar, se efectúan los pedidos. 
Cuando el libro solicitado al Ministerio llega al Almacén, el 
personal de ATM le envía un reporte a la JLD, en el cual 
aparece la cantidad de libros que fueron recibidos con el título 
de los mismos, y cada jueves la JLD informa al puesto de 
mando de Dirección del MES la relación de libros que ya 
fueron entregados. 
Para el caso en que se determine por alguna facultad 
sustituir algún libro, se reunirá la comisión de carreras para la 
toma de esta decisión y seguidamente se le informará a la JLD 
por escrito la determinación tomada, así como los datos del 
libro que será sustituido y del correspondiente que se deberá 
entregar, para que de esta forma ella realice los cambios 
pertinentes en el módulo. 
F. Ejecución actual del servicio. 
Cuando el cliente accede a La Librería para recibir el 
préstamo, la dependiente toma su carné de estudiante para 
hacer la búsqueda de la TCPLD que le corresponde, donde 
aparecen los datos del estudiante, los prestamos realizados y 
las devoluciones, así como los textos que no han sido 
entregados por diversas causas. 
Posteriormente, mediante la TCPLD, se verifica que los 
libros que serán devueltos se corresponden con aquellos que 
fueron prestados en titulo y cantidad, para así poder realizar la 
entrega de los libros del semestre en curso y depositar en los 
puestos de clasificación los libros entregados por el 
estudiante. Si el estudiante posee algún o algunos textos 
pendientes de entrega debido a su perdida, la dependiente le 
conformara un vale para cada uno de los libros que se 
encuentren en esa situación, para el estudiante se dirija a la 
caja central y pague el o los libros correspondientes, y solo 
después de la verificación del recibo de pago emitido por la 
caja, se le podrá hacer entrega del préstamo de libros que este 
ha solicitado, dado el semestre y el año en que el mismo se 
encuentra. 
IV. MODELO CONCEPTUAL DE LA GESTIÓN INFORMATIZADA 
DEL FLUJO LOGÍSTICO 
La necesidad de desarrollar un Modelo de Gestión online 
del Flujo Logístico viene dada por la agudización de la 
contradicción entre el uso de modelos clásicos de 
administración de los flujos, las exigencias derivadas de la 
crisis energética y ambiental y las nuevas posibilidades que 
han surgido con el desarrollo de las TIC. A pesar de existir los 
medios para ello no se mantiene un seguimiento permanente y 
online del movimiento, inmovilización y traza de los 
productos a lo largo del sistema logístico. 
Tradicionalmente cuando se habla de inventarios se piensa 
en almacenes, pero con la aplicación del Modelo de Flujo 
Logístico se puede situar el inventario en cualquier proceso, 
con lo que se logra tener conocimiento y control del 
inventario de todos los procesos, no solo de los almacenes 
como sucede con los modelos tradicionales de inventario. 
El MFL es un modelo basado en sustituir el control de 
inventarios por el control del flujo material en la cadena de 
suministro, lo que significa que al lograr una correcta gestión 
de la forma en que avanzan por el canal logístico los 
productos o servicios se puede sustituir el control clásico de 
inventario. 
Con la aplicación de este modelo en el sistema 
InterCompras® Inventario se puede controlar y gestionar el 
inventario en aquellos procesos en los que tradicionalmente no 
se hace. Además de esta forma se pueden mejorar las formas 
de gestión de los inventarios en la empresa, al disminuir las 
compras innecesarias a los proveedores que en ocasiones se 
realizan por no saber exactamente las existencias, la 
disponibilidad y la ociosidad de productos en cada uno de los 
 InterCompras® Inventario 5
procesos de la empresa. Cuando un cliente, ya sea interno o 
externo, hace una solicitud de materiales se puede situar el 
pedido en el proceso que realmente tenga la disponibilidad 
para su satisfacción acortando de esta manera el tiempo de 
espera del cliente. 
Todos los elementos que intervienen en el flujo logístico 
pueden comunicarse entre ellos y tener acceso a la 
información que necesitan en cualquier momento y desde 
cualquier punto. Por otra parte se logra un trabajo uniforme en 
todos los procesos con la creación de los catálogos de los 
productos y las normas de inventario, y se logra la 
centralización y unificación de los principales modelos 
(documentos) y procedimientos de inventario de los procesos 
de la empresa. 
Con la correcta utilización del MFL en el sistema 
InterCompras® Inventario se puede obtener una disminución 
del ciclo informativo dentro del ciclo logístico y un ahorro de 
material de oficina al hacer más eficiente el intercambio de 
información de forma electrónica. Todo esto trae como 
consecuencia una reducción en los costos de inventario, 
mayor eficiencia en la gestión de los procesos y un aumento 
en la satisfacción del cliente. 
V. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA INTERCOMPRAS® 
INVENTARIO 
El desarrollo del sistema InterCompras® Inventario esta 
basado en tecnologías de código abierto por lo que el uso de 
este significa para nuestro país. Sobre esta base se eligieron 
varias tecnologías: bases de datos MySQL 5.0 y lenguaje Web 
Php 5, JavaScript, Smarty y Ajax. 
El sistema InterCompras® Inventario esta diseñado sobre la 
base del empleo de un Sistema de Administración de 
Contenidos (CMS) que posibilita reutilizar varios elementos. 
Además el CMS OpenStar fue desarrollado sobre la base del 
PostNuke, posee una robusta arquitectura modular orientada a 
objetos que facilita el desarrollo del sistema. 
Como OpenStar está desarrollado sobrela base del 
PostNuke, tiene dos estructuras para los módulos; la estructura 
básica de PostNuke y los módulos que emplean la librería 
v4b. En esta librería contiene varias clases con 
funcionalidades generales como manejo de conexiones, 
trabajo con fechas y otras. Esta es la librería que se he 
empleado para el desarrollo de los módulos específicos de 
gestión de inventarios. 
Los módulos de OpenStar tienen una estructura estándar 
que es la siguiente: 
 Una carpeta classes donde se encuentran las definiciones 
de las clases de entidad relacionadas con el módulo. 
 Carpeta pnimages para las imágenes que se emplean 
únicamente en ese módulo 
 Carpeta pnlang los ficheros de definición de cada 
lenguaje donde se especifica el significado en cada idioma de 
cada una de las etiquetas empleadas únicamente en ese 
módulo. 
 Carpeta pntemplates para los templates o HTML que 
contienen los formularios e interfaces gráficas del módulo. 
 Ficheros pnuser y pnadmin para el control de las 
interfaces de usuario y de administrador respectivamente. 
 Ficheros pnuserform y pnadminform para el 
procesamiento de los formularios de usuario y administrador 
respectivamente. 
 Ficheros pnuserapi y pnadminapi para las funciones 
específicas o adicionales del negocio para los usuarios y 
administradores respectivamente. 
 Fichero pninit de instalación, iniciación, actualización y 
desinstalación del módulo. 
 Fichero pntables con la estructura de la s tablas que 
emplea directamente el módulo. 
 Fichero pnversion para el registro de versiones del 
módulo. 
Contactos Proveedores
Acta Recepción
Informe Recepción
Orden Despacho
Vale de Salida
Solicitud Transferencia
Solicitud Insumo
Transferencia
Ajustes Inventario
Factura
Submayor Inventario
Nomencladores
Clasificadores
Tipificadores
Ministerios Clientes
Empresas
Catálogo Productos
Catálogo Procesos
Flujo Productos
Contactos Proveedores
Acta Recepción
Informe Recepción
Orden Despacho
Vale de Salida
Solicitud Transferencia
Solicitud Insumo
Transferencia
Ajustes Inventario
Factura
Submayor Inventario
Nomencladores
Clasificadores
Tipificadores
Ministerios Clientes
Empresas
Catálogo Productos
Catálogo Procesos
Flujo Productos
Acta Recepción
Informe Recepción
Orden Despacho
Vale de Salida
Solicitud Transferencia
Solicitud Insumo
Transferencia
Ajustes Inventario
Factura
Submayor Inventario
Nomencladores
Clasificadores
Tipificadores
Ministerios Clientes
Empresas
Catálogo Productos
Catálogo Procesos
Flujo Productos
 
Figura 2. Módulos desarrollados y clases relacionadas con los módulos de 
inventario. 
VI. CONCEPTO DE NUEVO SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y 
GESTIÓN DE LA LIBRERÍA 
La librería brinda servicio de préstamo (la entrega y 
recogida) de libros de textos y la entrega de materiales para el 
insumo de estudiantes y profesores para apoyo al proceso 
docente e investigativo del Instituto. Los estudiantes acceden 
a recibir el servicio en cualquier momento del curso con 
independencia de la carrera o año académico. Los profesores 
recibirán de igual forma sus módulos de materiales, lo cual 
antes se realizaba en la tienda de ATM. 
La librería brinda servicio de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 
4:00 p.m., exceptuando el mes de agosto. 
En la organización de la librería se habilita un área para la 
exhibición y toma de libros y otros materiales por estudiantes 
y trabajadores, lo cual permite poner a disposición de los 
usuarios materiales que ya no forman parte del plan de estudio 
y que tiene existencias en inventario. 
El sistema de gestión de la librería se apoya en el software 
InterCompras® Inventario a través del cual: 
 La JLD establece y actualiza de forma regular los 
módulos de estudiantes, los cuales pueden ser consultados al 
mismo tiempo por los trabajadores de la librería, del almacén 
y los Vicedecanos Docentes de cada facultad o el personal 
autorizado al efecto. 
 
 InterCompras® Inventario 6
 
Figura 3. Descripción de las interacciones con el sistema InterCompras® 
Inventario para la gestión de los módulos. 
1. Verificar los módulos existentes 
2. Confeccionar o modificar módulos 
3. Comprobar existencia en proceso Almacén de Libros y 
en proceso Librería, de ser necesario solicitar libros al MES. 
 
 Se controla el inventario de cada titulo y de cada 
material, lo que permite automáticamente determinar las 
disponibilidades existentes de cada texto y material y solidar 
al almacén directamente por la administradora de la librería 
del material en caso de insuficiente disponibilidad para 
cumplir con la demanda. 
 
 
Figura 4. Descripción de las interacciones con el sistema InterCompras® 
Inventario para la gestión de la disponibilidad en la librería para satisfacer las 
solicitudes de módulos por los estudiantes y trabajadores. 
1. Verificar existencias del Proceso Librería 
2. Si es necesario solicitar Transferencia desde el Proceso 
Almacén de Libros. 
 
 Se tiene un registro de los estudiantes y trabajadores con 
acceso al servicio de librería, especificando para cada uno el 
módulo a que tiene derecho a acceder. 
 La librería se organiza de forma tal de forma que el 
estudiante o trabajador obtenga por autoservicio el módulo 
que le corresponde, dirigiéndose al punto donde confirma en 
el sistema la entrega. Aquí el estudiante o trabajador se 
identifica en el sistema con su carné mediante el scanner de 
código de barra conectado al sistema, mostrando en pantalla el 
módulo a que tiene acceso para su verificador por el empleado 
de la librería. 
 
 
Figura 5. Descripción de las interacciones con el sistema InterCompras® 
Inventario para realizar un préstamo 
1. Identificar al estudiante o trabajador y verificar los 
préstamos que tiene y los módulos a que tiene derecho. 
2. Informar al despachar los módulos o libros que debe 
entregar al solicitante. 
3. Entregar libros al solicitante 
4. confirmar prestamos 
5. Las transacciones quedan registradas en la 
contabilidad; puede ser a través de un servicio Web. 
 
 El estudiante o trabajador puede solicitar todo el módulo 
o parte del mismo. 
 En el sistema al conformar cada módulo se define el 
coeficiente para el pago por el estudiante o trabajador (precio 
a pagar = precio recursos x coeficiente). El coeficiente puede 
ser mayor o igual a cero. 
 El pago deberá hacerlo el estudiante o trabajador en el 
momento de recibir el módulo si es insumo o en el momento 
de la devolución (si es un préstamo) de aquellos recursos que 
no devuelve. Las Órdenes de Paga pendientes de cada 
estudiante o trabajador son visibles desde la Caja Central con 
un acceso al sistema, donde al realizarse el pago se da por 
terminada la misma. 
 
Figura 6. Descripción de las interacciones con el sistema InterCompras® 
Inventario para devoluciones de préstamos y pago de elementos no devueltos 
o de insumo. 
 InterCompras® Inventario 7
1. Identificar al estudiante o trabajador y verificar los 
préstamos que tiene. 
2. Entregar libros al despachador 
3. Informar de entrega 
4. Confirmar devolución 
5. Verificar Orden de pago pendientes de ese trabajador o 
estudiante 
6. efectuar pago 
7. Verificar paga y devolución de todos los elementos del 
préstamo y terminar préstamo 
8. Las transacciones quedan registradas en contabilidad; 
puede ser a través de un servicio Web. 
 
 Un estudiante para poder ratificar su matrícula o recibir 
su titulo de graduado debe haber devuelto los textos recibidos 
en préstamo en el curso que concluye lo cual puede ser 
verificado por las secretarias docentes al acceder por la red al 
sistema para verificar la cancelación de préstamos de los 
estudiantes. 
 Cada trabajador o estudiante puede visualizar por la red 
en cualquier momento los recursos que ha recibido para 
insumir y los prestamos que posee. 
 
 
Figura 7. Descripción de las interacciones con el sistema InterCompras® 
Inventario Verificación de préstamos 
1. Ver préstamos activos o inactivos. 
2. Verificar entrega de librospara ratificar matrícula o 
entrega de título. 
 
VII. CONCEPTOS CLAVES 
 Flujo Logístico: Es la forma en que avanzan por el canal 
logístico los productos o servicios. Se ejecuta mediante el 
movimiento de determinados lotes de productos a través de 
distintos procesos. 
 Inventario: Según lo planteado por el MFL el inventario 
no solo cuenta con los productos que se encuentran en 
almacén o inmovilizados, este lo componen todos los 
productos que se encuentran en el flujo logístico. Los 
productos del flujo logístico pueden ser para ensamble, 
movimiento de productos, descomposición, transformación 
(reempaque) o dinero. 
 Trazabilidad: Según el Comité de Seguridad 
Alimentaria de AECOC, “Se entiende como trazabilidad 
aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que 
permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de 
un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de 
suministros en un momento dado, a través de unas 
herramientas determinadas”. [2] 
Según la Organización Internacional de Estándares (ISO): 
“La Propiedad del resultado de una medida o del valor de un 
estándar donde este pueda estar relacionado con referencias 
especificadas, usualmente estándares nacionales o 
internacionales, a través de una cadena continua de 
comparaciones todas con incertidumbres especificadas”. [3] 
Desde el punto de vista de la gestión de la información, la 
trazabilidad consiste en asociar sistemáticamente un flujo de 
información a un flujo físico de mercancías de manera que se 
pueda recuperar en un instante determinado la información 
requerida relativa a los lotes o grupos de productos 
determinados. 
 Gestión online: Es un nuevo concepto de trabajo que 
está ligado al concepto e-Business, o negocio electrónico, que 
se define como la integración de personas, procesos y 
tecnología orientadas a realizar negocio, y representa una 
herramienta muy valiosa por facilitar las mejoras en los 
procesos de negocio de las empresas. Se accede a la 
información sin tener que preocuparse por nada más, con una 
disponibilidad de 24h los 365 días del año. 
 Logística: Conjunto de medios y métodos necesarios 
para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un 
servicio, especialmente de distribuciones. Es todo movimiento 
y almacenamiento que facilite el flujo de productos desde el 
punto de compra de los materiales hasta el punto de consumo, 
así como los flujos de información que ponen el movimiento 
en marcha, con el fin de dar los niveles adecuados de servicio 
al consumidor a un coste razonable. Según el Council of 
Logistics Management (CLM), “Aquella parte de los procesos 
de la Cadena de Suministro que planifica, implementa y 
controla de manera eficaz y eficiente el flujo directo y reverso 
y el almacenaje de productos y servicios con su información 
relacionada entre el punto de origen y el punto de consumo 
para cumplir con los requerimientos de los clientes”.[4] 
 Integración de las Cadenas de Suministro: mediante la 
integración de la cadena de suministro, las relaciones con los 
clientes y la gestión financiera, es posible tener un control 
pleno de los eventos de la empresa y lograr los resultados que 
busca. Una mayor productividad de los individuos y los 
equipos, la racionalización de las operaciones y una 
colaboración más eficaz dan como resultado un rendimiento 
sustancial de las inversiones. 
 Control interno: “El control interno, es un instrumento 
eficaz para lograr la eficiencia y la eficacia en el trabajo de las 
entidades.” 
1. Confiabilidad de la información. 
2. Eficiencia y eficacia de las operaciones. 
3. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas 
establecidas. 
4. Control de los recursos de todo tipo a disposición de la 
entidad. [5] 
 Gestión del conocimiento: es la gestión de los activos 
intangibles que aportan valor a la organización al momento de 
obtener capacidades y competencias esenciales distintivas. La 
gestión del conocimiento, como proceso de identificación, 
captura, organización y diseminación de los datos claves y la 
información necesaria para ayudar a la organización a 
responder a las necesidades de los clientes, busca la 
 InterCompras® Inventario 8
perpetuación y la materialización del potencial de las 
organizaciones. [6] 
VIII. CONCLUSIONES 
Mediante la implantación del Sistema Informático para la 
Gestión de Inventarios InterCompras® Inventario y e nuevo 
modelo organizativo que lo sustenta, se logrará gestionar de 
manera general la cadena de suministros de productos y 
servicios de la librería de la CUJAE a través del Modelo de 
Flujo Logístico. 
El sistema asegura que de forma flexible y segura los 
trabajadores puedan acceder desde cualquier punto del ciclo 
logístico a la información que les atañe sobre el inventario de 
la librería y que puedan ejecutar las actividades que les 
correspondan sobre el mismo. Además, mediante él se podrán 
generan reportes que faciliten la planificación, el control y 
toma de decisiones sobre la gestión de los inventarios de la 
entidad. 
Al desarrollarse el sistema en plataforma Internet queda 
facultado para brindar información del estado de cada uno de 
los productos durante todo su recorrido por el ciclo logístico 
de la entidad, no solo en el almacén. Por otra parte permite 
disminuir el flujo informativo pues la información se trasmite 
de forma más rápida y se puede generar o acceder a ella desde 
cualquier punto con acceso para ello. 
Garantiza una disminución considerable del consumo de 
materiales de oficina al eliminar las Tarjetas de Control de 
Préstamo y otros papeles innecesarios. 
Se puede mantener un control confiable de los libros que se 
encueran en la librería y en manos de los estudiantes. Además, 
se puede mantener un registro fiel y minucioso de la 
distribución física de los lotes de libros en el área de la librería 
y del almacén de la misma. 
La selección tecnológica realizada garantiza que el producto 
pueda usarse en cualquier plataforma y que se encuentre libre 
de costos por cuestiones de licencias, ya que el sistema ha sido 
desarrollado completamente sobre plataforma de software 
libre. 
REFERENCIAS 
[1] Acevedo José A.; Gómez, Martha ''Gestión de inventarios”. 
LOGESPRO, CETA, La Habana, abril del 2001 
[2] AECOC. "Conceptos generales sobre Trazabilidad." 
www.aecoc.es/web/codificacion.nsf/WPT/925B46B62071AAB5C1256F2E00
506B2E?OpenDocument. 
[3] ISO “International vocabulary of basic and general terms in metrology” 
www.ntmdt.ru/download/vim.pdf 
[4] CSCMP, "Supply Chain Management and Logistics Management 
Definitions" http://cscmp.org/aboutcscmp/definitions/definitions.asp 
 [5]Control Interno, http://micro.isch.edu.cu/Control_Interno/ 2005 
[6] Fernández J. “Los campos de acción de la gestión del conocimiento.” 
Capital Humano 2000; 124:64-5 
 
 
 
Ana Julia Acevedo Urquiaga. 3 de 
diciembre de 1984, Ciudad Habana. 
Graduada de Ingeniería Informática en 
el año 2007. Se desempeña como 
desarrolladora de sistemas 
informáticos del Grupo de Desarrollo 
de Sistemas Económicos perteneciente
a la Vicerrectoría Económica del Instituto Superior 
Politécnico “José Antonio Echeverría”. 
Profesora Adiestrada de Sistemas Informativos para la 
Dirección y de Programación en la Facultad de Ingeniería 
Industrial. 
Ha cursado diferentes cursos de Postgrado: Comunicaciones 
Inalámbricas, Arquitectura de Redes TCP/IP, Modelación 
matemática, Redes de área amplia, Contabilidad general, 
Metodología para el trabajo científico, entre otros. 
Reside en Calle 7ma. Entre 4ta. y 6ta. no. 4808, Ciudamar, 
San Miguel del Padrón, Ciudad Habana. Correo electrónico: 
anajulia@economia.cujae.edu.cu 
 
 
 
José A. Acevedo Suárez. Nació en 1955 en 
Matanzas, Cuba. Ingeniero Industrial (1976) 
en la Universidad de La Habana, especialista 
en dirección empresarial en Alemania. 
Doctor en Ciencias Técnicas (1986). Doctor 
en Ciencias (2008). Premio Nacional de 
Ciencia 2003 otorgado por la Academia de 
Ciencias de Cuba.Premios en varios Forum 
de Ciencia y Técnica. Profesor Titular de la 
CUJAE. Profesor de Logística, Economía y 
Organización de la Producción. Profesor en 
Colombia, Bolivia, y Venezuela. 
Vicepresidente del Centro Europeo 
Latinoamericano de Logística y Proyectos 
Ecológicos (CELALE). E.mail: 
acevedo@tesla.cujae.edu.cu 
 
 
Yuander Aguilar Cordero. Nació en Camagüey, Cuba. Ingeniero 
Informático. Especialista del Grupo de Desarrollo de Sistemas Económicos 
(GDISEC). Autor de diversos sistemas informáticos para la gestión económico 
financiera. Premiado en variso Forum de Ciencia y Técnica. E.mail: 
yuander@economia.cujae.edu.cu 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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