El control administrativo

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Conceptos 
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. 
Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa" (p. 654).
Según Henri Fayol, el control en una empresa consiste en que todo se efectúe de acuerdo con el plan que ha sido adoptado, a las órdenes dadas y a los principios establecidos. Su objeto es señalar los errores a fin de que sean rectificados y prevenir de que ocurran nuevamente.
Ahora bien, el control administrativo es la etapa de la gestión administrativa que se refiere a la evaluación de procesos y del rendimiento administrativo, así como de la identificación de desviaciones y posibles anomalías. Dentro de la teoría y los estudios económicos y empresariales, el control administrativo se considera una de las fases que componen el proceso administrativo.
Mediante las funciones de control, las distintas organizaciones persiguen vigilar su funcionamiento. Es decir, establece patrones de seguimiento que permitan observar el rendimiento de la compañía. El motivo principal de su existencia es la valoración de parámetros que informen de un correcto funcionamiento a la hora de perseguir su misión o su actividad económica.
Todo gerente necesita monitorear y evaluar las actividades de sus empleados. El control ayuda a que la empresa pueda tomar medidas correctivas, de acuerdo con el cronograma preestablecido, para evitar contingencias o pérdidas a futuro.
El control administrativo con ayuda de las tecnologías empresariales y la transformación digital es importante porque:
· -Permite crear y ejecutar conocimientos relevantes sobre la forma correcta de utilizar y optimizar los recursos que están disponibles para operar una organización.
· -Otorga efectividad al esfuerzo humano.
· -Permite el crecimiento sostenible.
· -Genera información relevante sobre la forma correcta de tratar los recursos operativos, especialmente los recursos humanos que son un elemento indispensable en cualquier organización y deben ser atendidos por su reflexión y posible migración a otras organizaciones.
· -Mide el desempeño y crea información relevante para realizar los cambios relevantes que mejoran el funcionamiento de las organizaciones.
· -Reduce los costos operativos.
La naturaleza del concepto de control supone la existencia de objetivos y planes dado que no se puede controlar sin que haya planes que definan lo que debe ha- cerse. El control verifica si la ejecución está acorde con lo planificado (De Zuani, 2005).
El alcance del control ayuda a las pymes a determinar qué gerentes y líderes son responsables de los empleados en todos los departamentos, lo que facilita la delegación de tareas y la mejora de la productividad. Esta noción también puede aumentar la rendición de cuentas dentro de una organización. El concepto de "rango de control" se refiere al número de empleados que dependen de un gerente o líder dentro de una organización. 
El alcance del control es simplemente la cantidad de personal que depende de un gerente. Algunas empresas también tienen un rango de control ideal, que es la cantidad de informes que creen que un gerente puede administrar de manera efectiva.
Las técnicas y sistema de control son en esencia los mismos para controlar el efectivo, los procedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad del producto y cualquier otra cosa. El proceso de control básico, en cualquier parte que se encuentre y sea lo que sea que se controle, incluye tres pasos:
 1) establecer estándares.
 2) medir el desempeño contra estos estándares.
 3) corregir variaciones de los estándares y planes.
Existen dos clases comunes de sistemas de control, sistemas de lazo abierto y sistemas de lazo cerrado. En los sistemas de control de lazo abierto la salida no interviene en la acción de control; mientras que en los de lazo cerrado si se va a requerir conocer la salida para ejercer el control del sistema. Un sistema de lazo cerrado es llamado también sistema de control con realimentación.
-Sistema de control de lazo abierto
Es aquel sistema en el cual la salida no tiene efecto sobre el sistema de control, esto significa que no hay realimentación de dicha salida hacia el controlador para que éste pueda ajustar la acción de control.
Ejemplo: Una lavadora "automática" común, ya que ésta realiza los ciclos de lavado en función a una base de tiempo, mas no mide el grado de limpieza de la ropa, que sería la salida a considerar.
Estos sistemas se caracterizan por:
· -Ser sencillos y de fácil mantenimiento.
· -La salida no se compara con la entrada.
· -Ser afectado por las perturbaciones. Estas pueden ser tangibles o intangibles.
· -La precisión depende de la previa calibración del sistema.
· -Son eficaces en los sistemas de control automático.
· -Es muy fácil e intuitivo manejar estos sistemas.
· -Tienden a no tener mucha seguridad ante errores y perturbaciones.
· -El éxito al cumplir una tarea depende directamente de la calibración y de la programación; puede tener altas o bajas probabilidades de funcionar con eficacia.
Estos sistemas no requieren datos de salida, ya que solo requieren una buena lectura de los valores de entrada
Sistema de control de lazo cerrado
Son los sistemas en los que la acción de control está en función de la señal de salida; es decir, en los sistemas de control de lazo cerrado o sistemas de control con realimentación, la salida que se desea controlar se realimenta para compararla con la entrada (valor deseado) y así generar un error que recibe el controlador para decidir la acción a tomar sobre el proceso, con el fin de disminuir dicho error y por tanto, llevar la salida del sistema al valor deseado.
 Sus características son:
· -Ser complejos y amplios en cantidad de parámetros.
· -La salida se compara con la entrada y para realizar el control del sistema.
· -Ser más estable a perturbaciones y variaciones internas.
· -Los sistemas de control en lazo cerrado tienden a ser más seguros y estables ante errores de modelo y perturbaciones.
· -Tiene una mayor complejidad, ya que, tienen detrás un gran trabajo, tanto en el hardware como en el software.
· -Tienden a manejar una mayor cantidad de parámetros para realizar una acción o determinar una decisión.
La característica más importante dentro de este tipo de sistemas es que estos necesitan obligatoriamente datos de salida, ya que son necesarios para comparar los datos de esta salida con los datos de entrada.
Si no se tienen datos de salida, los sistemas se mantienen en reposo.
Un ejemplo de un sistema de control de lazo cerrado sería el Calentador de agua termotanque de agua que utilizamos para bañar.
Por otro lado, el diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en función de un objetivo fijado por la administración, determinando el conjunto de acontecimientos que se desea sucedan en el futuro. Una vez más queda demostrada la interacción entre planeación y control. En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables.
El registro de operaciones se conoce bajo este término a un método analítico de control implementado en empresas de diversos niveles que busca registrar de manera detallada y organizada todos los movimientos contables realizados en un determinado periodo de tiempo. Dicho en otras palabras, se trata de una documentación en la cual se contemplan todos los datos inherentes al flujo de dinero dentro de la empresa, lo que incluye tanto ingresos de dinero como egresos de este y de mercancías generales.
El objetivo de esto es tener una visión acertada y unificada dentro de la empresa sobre los clientes, los bienes que se les han ofrecido y qué se ha pedido a los proveedores, de forma tal que se entienda la situación económica de la empresa en un solo documento.
Los registros obligatorios
Se trata de aquellos que son un requisito legal, por lo cual la empresa debeobligatoriamente reportar información sobre estos a entidades gubernamentales y se dividen en:
· -Libro diario: en este documento se ordena la información de las operaciones comerciales realizadas por día, debe estar por orden cronológico toda la información y actualizarse a medida que se realicen las operaciones según lo establecido en la ley.
· -El libro de inventarios y balances: para este documento se consideran simplemente todos los detalles inherentes al inventario o patrimonio de la empresa, lo cual quiere decir registrar cualquier adición o modificación del volumen actual del inventario y registrarlo en función de su fecha.
Registros de operaciones de tipo no obligatorio
Un elemento importante para saber qué es el registro de operaciones es que cada empresa se reserva el derecho de crear técnicas o reglas propias y estas se conocen como documentación no obligatoria, estos son algunos de los documentos más comúnmente utilizados:
· -Balance: en este formato se señala todo activo y pasivo que tiene una empresa al momento de su realización.
· -Estado de flujos de efectivo: se trata de un registro detallado sobre el manejo de efectivo de la organización, tanto su entrada como salida.
· -Estado de resultados: aquí se hace un estudio analítico comparando los ingresos y los gastos de la empresa, incluyendo deudas y saldo pendiente para evaluar la rentabilidad.
La evaluación de resultados ayuda a determinar si realmente se han logrado los beneficios esperados de un programa (es decir, si el programa ha cumplido con su propósito o no). Una evaluación cuidadosamente diseñada con una cantidad suficiente de participantes también puede responder a preguntas más detalladas que ayudarán a ajustar el contenido y la forma del programa.
 Por ejemplo: ¿Quién se beneficia más de este programa? 
¿Cuáles son las características de las participantes que se asocian con los resultados positivos y las deserciones? 
¿Qué fue lo más útil y lo menos útil para las participantes?)
En una evaluación de resultados se pueden recolectar datos de:
· -Observaciones durante las sesiones del programa (generalmente con escalas de calificación)
· -Estudios de caso, tales como descripción narrativa del caso típico de una mujer que busca asistencia cuando recién llega, durante el programa y después de completarlo.
· -Formularios de evaluación y medición pre y post del resultado esperado.
La retroalimentación indica un método de control de sistemas, a través del cual, los resultados derivados de una actividad se reintroducen de nuevo en el sistema con el objetivo de mantener un control y una optimización de su comportamiento. 
También la retroalimentación empresarial es un proceso en el que los gerentes y los empleados ofrecen comentarios que permiten hacer cambios positivos en el trabajo de los diferentes departamentos que ayuden a lograr los objetivos de la organización.
Este proceso se realiza en conjunto, por lo que cada integrante de los diferentes departamentos debe estar dispuesto a colaborar y ofrecer comentarios verdaderos que ayuden al desarrollo de todos.
Ventajas de la retroalimentación empresarial
· Permite establecer los objetivos de la organización y alinear a todos los empleados para trabajar por un mismo objetivo. 
· Los empleados podrás colaborar en la creación de estrategias y te ayudarán a ver un panorama más amplio de la organización.
· Te permite mejorar los procesos de la organización y tener una cultura laboral positiva que permita la retención de empleados.
· El proceso de comunicación continua te ayudará a anticipar la solución de problemas que puedan presentarse.
· Podrás identificar cuáles son las áreas dentro de la organización que necesitan un ajuste y trabajar para solucionarlo.
· La retroalimentación empresarial ofrece a los empleados un feedback constante que les permita aprovechar mejor sus fortalezas y concentrarse en su crecimiento.
La retroalimentación empresarial es muy importante para diferentes áreas de un negocio, es una oportunidad para conocer los distintos esfuerzos que se llevan a cabo.
Por ejemplo, si las empresas desean reducir los costos de contratación deben enfocarse en la satisfacción de empleados para aumentar la tasa de retención. Para lograrlo es necesario compartir información que les permitan crecer en un ambiente que se encuentra en cambios constantes. 
Es importante que el proceso de retroalimentación empresarial sea continuo. Si lo que deseas es aumentar el compromiso de los empleados, debes mantenerlos satisfechos y obtener sus comentarios te ayudará a encontrar las herramientas para lograrlo. 
Con la retroalimentación de empleados, los gerentes pueden abordar los problemas que surjan dentro de sus áreas y solucionarlos lo más pronto posible, lo cual beneficiará a toda la organización.
Pasos para realizar un proceso de retroalimentación empresarial:
· Identifica el problema: Este primer paso te ayudará a identificar cuáles son las áreas dentro de la organización que necesitan ajustes.
· Comunica la información: Posteriormente, es necesario que comuniques a los empleados cuáles son esos problemas que resaltaron. Es importante ser objetivo y neutro en el comportamiento para generar confianza.
· Analiza las causas del problema: Después de obtener la información, es importante identificar cuáles son las razones por las que surge este problema.
· Invita a los empleados a colaborar en el proceso de evaluación: Tanto como tú, permite que ellos se evalúen, a sus compañeros y a la gerencia. Una evaluación 360 grados te ayudará a lograrlo de forma eficaz.
· Permite que los empleados participen en la solución: Además de ofrecer posibles soluciones al problema, permite que los empleados aporten sus ideas para solucionarlo. De esta forma sentirán que pertenecen a la empresa y que ayudaron a resolver el problema.
· Establece los objetivos: Después de obtener los comentarios de los empleados, establece objetivos claros y crea un plan que permita ejecutarlos de forma correcta.
· Realiza un seguimiento: El proceso es continuo, por lo que es necesario darle seguimiento al plan de acción y resolver los pequeños problemas que surjan durante el camino. Solo de esta forma podrás asegurar el logro de los objetivos.
En conclusión, podemos definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura de la propia empresa, siendo control uno de los pasos más importantes para que una empresa pueda seguir operando de manera correcta y eficiente.
Anexos
https://economipedia.com/definiciones/control-administrativo.html
https://www.autonoma.pe/blog/control-administracion-empresas/
https://blog.corponet.com/la-importancia-del-control-administrativo
https://estudyando.com/alcance-del-control-en-la-administracion-definicion-desventajas-y-ventajas/
https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_control
https://amplificadores.info/sistemas-de-control
https://www.grandespymes.com.ar/2012/09/10/diseno-del-control-administrativo-etapas-del-diseno-de-control/
https://www.euroinnova.do/blog/que-es-el-registro-de-operaciones
https://www.endvawnow.org/es/articles/1469-evaluacin-de-resultados.html
https://www.questionpro.com/blog/es/retroalimentacion-empresarial/