MANUAL DE USUARIO ICONTAB

Contabilidades

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Juan Figueroa

17/1/2024

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Contabilidades

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Sistema Contable Inteligente
iContab 9.0

Vida Delfo Condori Quispe

Manual de Usuario

2 Sistema Contable iContab

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................. 4
1.1. GENERALIDAD DEL PROGRAMA ................................................................................................................. 4
1.2. CARACTERÍSTICAS ....................................................................................................................................... 4

2. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA ....................................................................................................................... 5
2.1. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE ............................................................................................................. 5
2.2. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE .............................................................................................................. 5

3. MODO DE INSTALACIÓN .................................................................................................................................... 6
3.1. INSTALACIÓN EN WINDOWS SIETE, OCHO Y DIEZ ...................................................................................... 6
3.2. CONFIGURACIÓN PARA TRABAJAR EN RED .............................................................................................. 12

4. SISTEMA CONTABLE ........................................................................................................................................ 19
4.1. MANOS A LA OBRA… ................................................................................................................................ 19

5. ARCHIVO .......................................................................................................................................................... 21
5.1. NUEVO ...................................................................................................................................................... 21
5.2. ABRIR ........................................................................................................................................................ 23
5.3. GUARDAR COMO ...................................................................................................................................... 24
5.4. BUSCAR ..................................................................................................................................................... 25
5.5. EXPORTAR BASE DE DATOS A EXCEL ......................................................................................................... 25
5.6. SALIR ......................................................................................................................................................... 25

6. REGISTROS ....................................................................................................................................................... 26
6.1. REGISTRO DE COTIZACIONES .................................................................................................................... 26
6.2. REGISTRO DE COTIZACIÓN........................................................................................................................ 27
6.3. IMPORTAR TIPOS DE CAMBIO DE DÓLAR Y UFV DESDE EXCEL ................................................................. 27
6.4. RESUMEN DE COMPROBANTES ................................................................................................................ 29

7. CUENTAS ......................................................................................................................................................... 30
7.1. PLAN DE CUENTAS .................................................................................................................................... 30
7.2. REGISTRO DE CUENTAS ............................................................................................................................ 32
7.3. SELECCIONAR CUENTAS ESPECÍFICAS ....................................................................................................... 34
7.4. CONFIGURACIÓN DE PLAN DE CUENTAS .................................................................................................. 35
7.5. CONFIGURACIÓN DE CUENTA................................................................................................................... 37

8. LIBROS ............................................................................................................................................................. 38
8.1. LIBRO DIARIO ............................................................................................................................................ 38
8.2. REGISTRO DE COMPROBANTE .................................................................................................................. 40
CONTENIDO
Sistema Contable iContab 3
8.3. LIBRO MAYOR ........................................................................................................................................... 43
8.4. IMPRIMIR LIBRO MAYOR .......................................................................................................................... 46
8.5. LIBRO DE COMPRAS IVA ........................................................................................................................... 47
8.6. LIBRO DE VENTAS IVA ............................................................................................................................... 49
8.7. REGISTRO DE FACTURAS DE VENTAS ........................................................................................................ 51
8.8. INTERFAZ PARA LECTURA DE CÓDIGOS QR .............................................................................................. 52
8.9. GENERACIÓN DE ASIENTOS CONTABLES AUTOMÁTICOS ......................................................................... 53
8.10. BANCARIZACIÓN – LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS ................................................................................. 55
8.11. BANCARIZACIÓN – LIBRO AUXILIAR DE VENTAS ..................................................................................... 57

9. ESTADOS FINANCIEROS ................................................................................................................................... 59
9.1. BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS ............................................................................... 59
9.2. ESTADO DE RESULTADOS ......................................................................................................................... 61
9.3. BALANCE GENERAL ................................................................................................................................... 63
9.4. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO ............................................................................................................... 65
9.5. ESTADO DE EVOLUCIÓN DEL PATRIMONIO .............................................................................................. 67

10. ACTIVOS FIJOS ............................................................................................................................................... 68
10.1. RUBRO DE ACTIVOS FIJOS ....................................................................................................................... 68
10.2. REGISTRO DE RUBRO DE ACTIVOS FIJOS ................................................................................................. 69
10.3. REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS ..................................................................................................................70
10.4. DATOS DEL ACTIVO FIJO ......................................................................................................................... 71
10.5. ACTUALIZACIÓN Y DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................ 72

11. GESTIÓN ........................................................................................................................................................ 73
11.1. FECHA DE INICIO DE GESTIÓN CONTABLE .............................................................................................. 73
11.2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA ....................................................................................................... 74
11.3. SELECCIONAR ASIENTO DE APERTURA ................................................................................................... 75
11.4. ACTUALIZAR SALDOS CONTABLES .......................................................................................................... 76
11.5. GESTIÓN DE PROYECTOS ........................................................................................................................ 78
11.6. REGISTRO DE PROYECTO ........................................................................................................................ 79

12. SISTEMA ........................................................................................................................................................ 80
12.1. CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS DEL SISTEMA.................................................................................. 80
12.2. REGISTRO DE USUARIO ........................................................................................................................... 84
12.3. ELIMINACIÓN DE REGISTROS .................................................................................................................. 85
12.4. MANTENIMIENTO DE BASE DE DATOS ................................................................................................... 86
12.5. ORDENAR COMPROBANTES CONTABLES ............................................................................................... 87

13. AYUDA ........................................................................................................................................................... 88
13.1. AYUDA .................................................................................................................................................... 88
13.2. ACERCA DE… ........................................................................................................................................... 88

4 Sistema Contable iContab

SISTEMA CONTABLE INTELIGENTE
iContab

1. INTRODUCCIÓN
En la actualidad la contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los
procedimientos tecnológicos de la computación, para realizar las actividades contables. Desde este punto de
vista, el registro de las transacciones contables debe ser de una forma sistemática y automatizada, para realizar
la contabilidad de una manera más sencilla, rápida y práctica en corto tiempo a bajo costo para trabajar de
inmediato y mejorar las condiciones laborales.

1.1. GENERALIDAD DEL PROGRAMA
El Sistema Contable Inteligente iContab es un Software que ha sido diseñado en base a los requerimientos del
contexto profesional y laboral de la actualidad, considerando los nuevos cambios tecnológicos y las normativas
contables vigentes, a fin de simplificar las tareas realizadas en el área contable.

Con el Sistema Contable iContab se podrá manejar la contabilidad de una empresa de una forma más sencilla,
generando los reportes necesarios de acuerdo a la información introducida, en forma oportuna y confiable, pues
ha sido diseñado especialmente para que el personal encargado del manejo pueda hacer uso del software sin
dificultad alguna.

1.2. CARACTERÍSTICAS
A continuación se presentan algunas de las características más importantes del Sistema Contable iContab:

Características del Sistema:
 Interface amigable, de fácil uso e intuitivo.
 Diseño estándar de Windows.
 Adaptable a cualquier tipo de Empresa.
 Creación de número ilimitado de Empresas.
 Ilimitado número de periodos contables por Empresa.
 Seguridad y Confiabilidad.
 Creación automática de Informes y Reportes en cualquier fecha.

Características Contables:
 Diseño Inteligente de Plan de Cuentas.
 Apertura de Gestión Contable.
 Asientos Contables de Ingreso, Egreso y Traspaso.
 Libro Diario y Libro Mayor.
 Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.
Sistema Contable iContab 5
 Estado de Resultados.
 Balance General, Comparativo y Re-expresado.
 Estado de Flujo de Efectivo.
 Estado de Evolución del Patrimonio.
 Notas a los Estados Financieros.
 Análisis de Razones Financieras.
 Gráficos de Estados Financieros.
 Actualización y Ajuste de Saldos Contables.
 Libro de Compras y Ventas IVA.
 Interfaz para lectura de Códigos QR.
 Bancarización – Libros Auxiliares de Compras y Ventas.
 Asientos contables automáticos a partir de los libros de compras y ventas.
 Contabilidad por Proyectos.
 Contabilidad en Bolivianos y/o Dólares.
 Activos Fijos
 Actualización de Depreciación de Activos Fijos

2. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
Para un correcto funcionamiento y rendimiento del Sistema Contable iContab se requiere algunas
características mínimas de Hardware y Software.

2.1. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

Memoria RAM: 512 MB o superior.
Espacio en Disco Duro: 25 Megabytes.
Tarjeta de video: 512 MB o superior.
Procesador: 2.8 GHz Pentium IV o superior.

2.2. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

Sistema Operativo: Windows XP/Siete/Ocho/Diez
Programa: Microsoft Excel
Impresora: Controlador de Impresora Predeterminada

Recomendación: Para un buen funcionamiento del Sistema Contable en Windows Siete, Ocho y
Diez, se recomienda aplicar los privilegios de Administrador.

6 Sistema Contable iContab
3. MODO DE INSTALACIÓN
3.1. INSTALACIÓN EN WINDOWS SIETE, OCHO Y DIEZ
La instalación del Sistema Contable iContab es totalmente sencilla e intuitiva. Para realizar la instalación con un
Sistema Operativo en Windows Siete, Windows Ocho o Windows Diez, se debe ejecutar el archivo
“instalador_iContab9.exe” con privilegios de Administrador, es decir, hacer “clic derecho” sobre el archivo y
Ejecutar como Administrador.

Luego aparecerá la siguiente ventana para confirmar la instalación del programa, presione el botón Si para
continuar:

Posteriormente el programa de instalación visualiza la ventana de Bienvenida al asistente de instalación.

Sistema Contable iContab 7
Presionar el botón Siguiente para continuar, y aparecerá el cuadro para seleccionar la Carpeta de Destino
donde se instalará el programa.

Pulsar el botón Siguiente, para continuar y seleccionar la Carpeta de Menú Inicio del programa.

Presionando el botón Siguiente se desplegará la ventana para Crear un ícono en el Escritorio.
8 Sistema Contable iContab

Pulsar el botón Siguiente para que aparezca la ventana Listo para Instalar donde se confirma los parámetros
de instalación del programa.

Hacer clic en el botón Instalar, para comenzar con el proceso de instalación de los archivos necesarios para el
funcionamiento del programa.
(En caso de que aparezca una ventana con el mensaje “Una instancia del servidor se está ejecutando”,
presionar Aceptar para continuar).

Sistema Contable iContab 9

Para terminar la instalación presionar el botón Finalizar.

Importante..!
Una vez finalizado la instalación del Sistema Contable iContab, debe configurar la compatibilidad del programa
y asignar privilegios de Administrador. Es necesario e importanterealizar este procedimiento la primera vez,
para ejecutar el Sistema Contable de forma correcta.
Hacer clic derecho en el ícono del Sistema Contable iContab, y hacer clic en Propiedades.

10 Sistema Contable iContab
Luego aparecerá la ventana de Propiedades con distintas pestañas.

Seleccionar la pestaña Compatibilidad y seleccionar la casilla del Nivel de Privilegio para Ejecutar este
programa como administrador.

Finalmente presione Aceptar, y el programa ya estará configurado para funcionar correctamente.

Sistema Contable iContab 11
Una vez que haya realizado la instalación y configuración correctamente, puede empezar a utilizar la aplicación;
se desplegará la ventana de Registro de Usuario.
El nombre de Usuario por defecto es ICONTAB

Para facilitar su uso no existe Contraseña, pero se puede agregar posteriormente para dar mayor seguridad de
acceso al programa.

12 Sistema Contable iContab
3.2. CONFIGURACIÓN PARA TRABAJAR EN RED
Una de las bondades del Sistema Contable iContab, es su característica de ser un Sistema Contable Multi-
empresa, es decir, se puede crear varios archivos de distintas empresas y centralizar toda esa información en
un servidor o máquina principal, para que las demás computadoras o estaciones de trabajo puedan acceder a
los archivos desde la red.
Para trabajar en red, es bastante sencillo, simplemente debe instalar el Sistema Contable iContab en todas las
computadoras para que puedan trabajar de forma local o en red, posteriormente debe realizar la configuración
del servidor.

Importante!
Para trabajar con el Sistema Contable iContab en un entorno de Red, el servidor o equipo principal debe
cumplir de forma “obligatoria” con los siguientes requisitos de configuración:

1. Los archivos o bases de datos deben estar almacenados el servidor o máquina principal, en la Raíz de
la “Unidad C:” o en la “Unidad D:”.
2. La carpeta en el servidor donde se encuentran los archivos, debe estar compartida con privilegios de
“Control Total” para lectura y escritura.
3. Debe configurar el “Firewall de Windows” del servidor o máquina principal, para permitir la conexión
entrante de las estaciones de trabajo.

Para una mejor comprensión del usuario, a continuación se describe los pasos para configurar el Firewall de
Windows en distintos sistemas operativos.

Sistema Contable iContab 13
Configuración del Firewall en Windows XP:
En Windows XP la configuración es bastante sencilla, para ello ingrese al siguiente menú:
Inicio  Panel de Control  Firewall de Windows

Seleccionar la opción “Desactivado” tal como se muestra en la ventana:

Presione el botón “Aceptar”, después de realizar esta configuración ya está listo para trabajar en red.

14 Sistema Contable iContab
Configuración del Firewall en Windows Siete, Ocho y Diez:
Para configurar el Firewall en los Sistemas operativos de Windows 7, 8 y 10 se realizan algunos pasos
adicionales, para ello debe ingresar al menú:

Inicio  Panel de Control

En el Panel de Control se muestran todas las opciones de configuración del sistema operativo, seleccione la
opción de “Firewall de Windows”.

En la ventana del “Firewall de Windows”, en el menú de la izquierda debe seleccionar la opción “Configuración
Avanzada”.
Sistema Contable iContab 15

En la ventana de “Configuración Avanzada”, primero seleccionar “Reglas de entrada” en el menú izquierdo y
luego pulsar “Nueva regla” en el menú que aparece en la derecha.

Se visualizará un asistente para realizar la configuración, seleccionar la opción de “Programa”, luego el botón
“Siguiente”.
16 Sistema Contable iContab

Luego seleccione la opción “Todos los programas”, luego el botón “Siguiente”.

Posteriormente seleccione “Permitir la conexión”, y a continuación presione el botón “Siguiente”.
Sistema Contable iContab 17

En la pantalla Perfil, dejar todas las opciones marcadas y pulsar Siguiente.

En el cuadro de Nombre, coloque el nombre: Sistema Contable iContab, de forma opcional puede colocar una
breve descripción.

18 Sistema Contable iContab

Finalmente presione el botón “Finalizar”, con estos pasos ya se tiene configurado el Sistema Contable para
trabajar en un entorno de Red.

Sistema Contable iContab 19
4. SISTEMA CONTABLE
Entorno de Aplicación Principal
Toda la información relacionada con la contabilidad de la empresa se encuentra centralizado en la aplicación,
donde se registra: las cotizaciones diarias, el Plan de Cuentas y el Libro Diario, con esta información se
desarrolla todo el proceso contable generando: el Libro Mayor, Balance de comprobación de sumas y saldos,
Estado de Resultados, Balance General, Estado de Flujo de Efectivo y finalmente el Estado de Evolución del
Patrimonio. Además cuenta con otras herramientas adicionales como: búsquedas y opciones importantes del
sistema para mejorar el funcionamiento y la seguridad de la aplicación.

El entorno principal del Sistema Contable iContab está conformado por una barra de menús, barra de
herramientas para acceso rápido a las operaciones más comunes, y un espacio o área de trabajo,
posteriormente se explicará en detalle el funcionamiento de cada una de los Sub-Menús.

4.1. MANOS A LA OBRA…
El manejo del Sistema Contable iContab es bastante sencillo, para comenzar por primera vez, se deben seguir
los siguientes pasos:

1. Crear un nuevo Archivo para la contabilidad.
Ir al menú: Archivo  Nuevo

2. Definir el Inicio de Gestión Contable:
Ir al menú: Gestión  Fecha de Inicio de Gestión Contable

3. Ingresar los Datos Generales de la Empresa:
Ir al menú: Gestión  Datos Generales de la Empresa
20 Sistema Contable iContab
4. Ingresar y llenar el Plan de Cuentas, esta opción es la más importante, se recomienda estructurar
un buen Plan de Cuentas, ya que la información que genere el Sistema Contable iContab,
dependerá de la organización de este Plan de Cuentas.
Ir al menú: Cuentas  Plan de Cuentas

5. Seleccionar las Cuentas Específicas, estas cuentas sirven para identificar las cuentas de
Resultados que contienen la Pérdida o Utilidad de la Gestión, también se identifica las cuentas
Impositivas para generar los asientos contables de Compras y Ventas.
Ir al menú: Cuentas  Seleccionar Cuentas Específicas

6. Realizar la Configuración del Plan de Cuentas, para definir de que tipo es cada una de las cuentas:
Ir al menú: Cuentas  Configuración de Plan de Cuentas

7. Registrar los Asientos o Comprobantes Contables de las transacciones realizadas en la Empresa
desde el Libro Diario.
Ir al menú: Libros  Libro Diario

8. Seleccionar el Número de Asiento o Comprobante contable que contiene el Asiento de Apertura:
Ir al menú: Gestión  Seleccionar Asiento de Apertura

9. Generar los Libros Contables Principales:
Ir al menú: Libros  Libro Mayor

10. Generar los Estados Financieros.
Ir al menú: Estados Financieros  Estado de Resultados
Ir al menú: Estados Financieros  Balance General
Ir al menú: Estados Financieros  Estado de Flujo de Efectivo
Ir al menú: Estados Financieros  Evolución del Patrimonio

Para mayor comodidad del usuario, en la presente obra se describe a detalle cada uno de los Menús
anteriormente mencionados, se recomienda dar una lectura de todas las opciones y bondades que ofrece el
Sistema Contable iContab, para aprovechar al máximo sus funcionalidades.

Sistema Contable iContab 21
5. ARCHIVO
En el menú Archivo se encuentran las Opciones Generales del programa en el que se presentan los siguientes
sub-menús tales como Nuevo, Abrir, Guardar Como y Buscar.

5.1. NUEVO
Haciendo clic en esta Opción se crea un nuevo archivo de base de datos, para crear una Nueva Empresa o
iniciaruna nueva Gestión Contable, para ello se despliega una ventana con las siguientes opciones de
selección:

 Archivo Nuevo en Blanco: Crea un nuevo archivo totalmente en blanco.
 Archivo Nuevo con Plan de Cuentas: Crea un nuevo archivo manteniendo una copia idéntica del Plan de
Cuentas del archivo en el que está posicionado actualmente.
 Archivo Nuevo con Plan de Cuentas y Cotizaciones de Dólar y UFVs: Crea un nuevo archivo
manteniendo una copia exacta del Plan de Cuentas y las Cotizaciones de Dólar y UFVs del archivo en el
que está posicionado actualmente.
 Re-Apertura de Gestión, se mantiene el Plan de Cuentas: Crea un nuevo archivo manteniendo una
copia idéntica del Plan de Cuentas del archivo con el que está trabajando actualmente, además se genera
de forma automática el asiento de apertura de la nueva gestión contable.

Una vez que seleccione la opción de su preferencia, presione el botón Continuar, posteriormente se mostrará
un cuadro de diálogo, en el que debe seleccionar la dirección e introducir el nuevo nombre del archivo.

22 Sistema Contable iContab

Una vez ingresado el nombre, presionar el botón Guardar para crear el archivo, y finalmente se mostrará un
mensaje de confirmación si todo está correcto.

A partir de este momento ya puede comenzar a trabajar con un nuevo archivo para una nueva empresa. Una de
las ventajas del Sistema Contable iContab es que el programa puede crear un número ilimitado de empresas y
periodos contables.
Sistema Contable iContab 23
5.2. ABRIR
Con esta opción se puede abrir cualquier archivo que corresponda al Sistema Contable iContab, sin importar la
ubicación del archivo, es decir, el archivo puede estar almacenado en cualquier lugar del Disco Duro o Flash
Memory, por lo tanto es una facilidad para trabajar con la empresa correspondiente.

Presionar Abrir para que el Sistema pueda leer los datos y configurar el Sistema. Si el archivo se ha abierto
correctamente entonces se mostrara un mensaje de confirmación.

24 Sistema Contable iContab
5.3. GUARDAR COMO
El Sistema Contable iContab permite realizar una Copia del Archivo con el que se esté trabajando en ese
momento, esta es una gran ventaja, pues permite realizar copias de seguridad para conservar la información
financiera, también es útil para guardar y luego abrir el archivo en otra Computadora que tenga instalado el
Sistema Contable iContab.

Presione el botón Guardar y una vez guardado el archivo en la dirección seleccionada se desplegará un
mensaje de confirmación.

Sistema Contable iContab 25
5.4. BUSCAR
En esta sección se encuentra una ventana de Búsqueda, en el cual se puede introducir la Razón Social, Glosa
o un Monto determinado de un Comprobante o Asiento; en base a este dato se realiza la búsqueda en todo el
Libro Diario y se muestra todos los comprobantes que tengan algún parecido o coincidencia con el carácter
introducido.

Descripción de Botones:
 Buscar: Realiza la búsqueda y muestra todos los comprobantes encontrados con la coincidencia del
carácter ingresado.
 Mostrar Asiento: Muestra el Asiento o Comprobante en detalle del Número de Asiento seleccionado.
 Imprimir: Muestra una vista previa de impresión de los registros encontrados en la búsqueda.
 Cerrar: Cierra la ventana actual, sin mostrar más información.

5.5. EXPORTAR BASE DE DATOS A EXCEL
Este menú tiene la funcionalidad de exportar la base de datos de la empresa, a un formato de Microsoft Excel.

5.6. SALIR
Termina la ejecución del programa, es decir cierra la aplicación, conservando por defecto la ruta del último
archivo o base de datos para el siguiente inicio de sesión.
26 Sistema Contable iContab
6. REGISTROS
En este menú se presentan opciones generales de registros, tales como las cotizaciones de dólar y UFV’s,
además de los registros de comprobantes contables anulados.

6.1. REGISTRO DE COTIZACIONES
En esta sección se encuentra un registro de todas las cotizaciones de Tipos de Cambio de Dólares y UFV por
día.

Descripción de Botones:
 Nuevo: Abre una ventana para ingresar una nueva cotización de Tipo de Cambio de Dólares y UFV’s para
un determinado día.
 Modificar: Modifica o edita una Cotización actual.
 Eliminar: Elimina del registro la cotización para el día seleccionado.
 Importar Datos: Abre una ventana para importar datos de Tipo de Cambio de Dólar y UFV’s desde
Microsoft Excel.
 Cerrar: Cierra la ventana actual.

Sistema Contable iContab 27
6.2. REGISTRO DE COTIZACIÓN
En esta ventana se introducen los datos de una cotización para una fecha determinada.

Descripción de Botones:
 Guardar: Almacena la cotización de Dólar y UFV para la fecha determinada.
 Cancelar: Cierra la ventana, sin realizan ningún cambio.

6.3. IMPORTAR TIPOS DE CAMBIO DE DÓLAR Y UFV DESDE EXCEL
En esta ventana se puede realizar la importación de los datos de tipos de Cambio de Dólar y UFV’s de toda una
gestión o un periodo contable, con la finalidad de facilitar el trabajo contable.
Para importar los datos se debe seguir las siguientes recomendaciones, a fin de no provocar errores de datos:

 Se recomienda que los datos a importar deben estar en formato de Microsoft Excel 2003, 2007, 2010 o
2013.
 Los Datos deben estar almacenados en la “Hoja 1”.
 Es importante que el separador decimal sea el punto (.) ya que es el estándar de formato de números a
nivel mundial. (En caso de que su ordenador no esté configurado correctamente, revisar la
configuración en: Inicio  Panel de Control  Configuración Regional y de Idioma 
Personalizar).
 No debe existir nombres de Columnas o encabezados.
 El orden de los datos debe ser: Fecha, Cotización de Dólar, y Cotización de UFV.

28 Sistema Contable iContab

Descripción de Botones:
 Importar de Excel: Abre el cuadro de dialogo “Selección de Archivos”, para que seleccione el archivo que
contiene los datos de Tipo de Cambio y UFV, y presionando el botón Aceptar se realiza la importación de
Datos.
 Cerrar: Cierra la ventana, sin realizar ninguna importación de datos.

Sistema Contable iContab 29
6.4. RESUMEN DE COMPROBANTES
En la pestaña de Cantidad de Comprobantes, se muestra un resumen de la cantidad de comprobantes de
ingreso, egreso y traspaso agrupados por mes, para llevar un control del número de registros contables
realizados.
Además, en esta ventana se muestra la información de todos los comprobantes o asientos eliminados o
anulados. Es útil cuando se desea conocer cuáles son los números de comprobantes vacíos o en blanco, así de
esta forma se puede llevar un registro para el control interno de la contabilidad y evitar duplicar comprobantes.

Descripción de Botones:
 Imprimir: Muestra una vista previa del reporte de la cantidad de comprobantes de ingreso, egreso y
traspaso.
 Cerrar: Cierra la ventana actual.

30 Sistema Contable iContab
7. CUENTAS
En este menú se encuentran todas las opciones referentes a la codificación y estructura del Plan de Cuentas de
la empresa, también se encuentran las opciones de configuración de la cuenta de resultado y la clasificación de
las cuentas por rubros.

7.1. PLAN DE CUENTAS
Información Técnica Contable
El plan de cuentas es una herramienta muy útil para el registro de transacciones bajo un título de cuenta común.
Debe tener las siguientes características.

 Debe partir de lo general a lo particular.
 Su diseño debe permitir cumplir con los diferentes objetivos de la contabilidad.
 El plan de cuentas debe ser flexible, esto significa que le permita a futuro ampliar y mejorar el mismo en
función a los cambios que se den en la entidad.
 La clasificación debe ser adecuada a las normas de la teoría contable.
 El plan de cuentas debe establecer una jerarquía de acuerdoal nivel, desde el nivel superior, hasta el
último nivel.
 Debe existir claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas.

El Plan de Cuentas es el corazón del Sistema Contable, por lo tanto se recomienda elaborar y estructurar un
buen Plan de Cuentas, ya que el mismo servirá como base para generar los Estados Financieros de acuerdo a
las características de codificación, además será utilizado en la empresa por varias gestiones.

Descripción de la ventana del Plan de Cuentas
En esta ventana se muestra el plan de cuentas de la empresa, que ha sido definido por el usuario, agrupados
de acuerdo al tipo de cuenta, que puede ser: ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO, INGRESO, o GASTO.

Sistema Contable iContab 31

Descripción de Botones:
 Seleccionar Raíz: Este botón sirve para posicionarse al inicio de todos los niveles del plan de cuentas, es
decir presionando este botón no se selecciona ninguna cuenta, por lo tanto su utilidad radica en que se
pueden crear “cuentas principales” de nivel 1.
 Expandir Todo: Expande todo el árbol del plan de cuentas.
 Contraer Todo: Agrupa o contrae el árbol del plan de cuentas.
 Nuevo: Abre una nueva ventana para ingresar una nueva cuenta.
 Modificar: Abre la ventana para modificar la cuenta actual seleccionada.
 Eliminar: Elimina definitivamente la cuenta seleccionada del plan de cuentas.
 Imprimir: Genera una vista previa del reporte del plan de cuentas para mandar a la impresora.
 Excel: Exporta el Plan de Cuentas a un formato de Excel.
 Cerrar: Cierra la ventana actual.

32 Sistema Contable iContab
7.2. REGISTRO DE CUENTAS
Información Técnica Contable
La cuenta es la principal herramienta de registro de operaciones del sistema contable. Las cuentas de manera
general se clasifican en:

a) Cuentas de Balance.
b) Cuentas de Resultado.

a) Cuentas de Balance
Las cuentas de balance son llamadas también reales, muestran información referida a la situación financiera de
la entidad a una determinada fecha y está conformada por el Activo, Pasivo y Patrimonio Neto.

 Activo: Son los bienes, valores y derechos que tiene una entidad a una determinada fecha, y a su vez
esta cuenta se sub-clasifica:
Activo Corriente: Su convertibilidad en efectivo no debe ser mayor a un año o gestión.
Activo No Corriente: En este grupo se encuentran los activos e inversiones cuyo uso es
prolongado y superan el año.

 Pasivo: Son las obligaciones que tiene la entidad para con terceros a una determinada fecha, también
podemos mencionar que son el origen de los recursos de la entidad y se puede sub-clasificar a la vez
en:
Pasivo Corriente: Esta cuenta agrupa a las obligaciones que deben ser cubiertas por la
entidad en el periodo de una gestión o año.
Pasivo No Corriente: Son las obligaciones que tienen vencimiento mayor a una gestión o año.

 Patrimonio Neto: Está constituido por los aportes de los socios o propietarios de una empresa y la
evolución de patrimonio (pérdida o ganancia) y los ajustes que correspondan.

b) Cuentas de Resultado
Estas cuentas representan los valores monetarios del movimiento económico de una entidad a una fecha
determinada, también podemos señalar que muestra el resultado de las operaciones por un determinado
periodo y está constituido por los ingresos y egresos.

 Ingreso: Surgen productos de operaciones regulares de la empresa por ejemplo la venta de productos,
prestación de servicios, etc.
 Gasto: Representan el costo por utilización de servicios para generar ingresos.

Sistema Contable iContab 33
Descripción de la ventana de Registro de Cuentas
En esta ventana se ingresa una nueva cuenta que se adicionará al Plan de Cuentas General, bajo las siguientes
características:

 Número de Cuenta: Es el número codificado que identifica a una cuenta única, que puede ser de cualquier
nivel, y que además no debe repetirse.
 Nombre de Cuenta: Es la descripción o nombre que se asigna a una cuenta para poder identificarlo con
mayor facilidad.
 Tipo: El tipo de cuenta es un campo definido para conocer a que tipo corresponde esta cuenta, que puede
ser: ACTIVO, PASIVO, CAPITAL, INGRESO o GASTO.
 Nivel: Es un número que identifica a qué nivel pertenece una cuenta, y debe ser clasificado de acuerdo al
tipo de cuenta, tal como se muestra a continuación:
1 1º Representa la clase de cuenta.
01 2º Representa el grupo de la clase de cuenta.
01 3º Representa el subgrupo de la clase de cuenta.
01 4º Representa la cuenta del mayor principal.
001 5º Representa la cuenta de movimiento.

 Cuenta Mayor: Es el número de cuenta codificado, al cual la cuenta actual mayoriza, esta cuenta mayor
siempre es de un nivel inferior al de la cuenta actual. Ejemplo:
Cuenta actual 1010201002 (Nivel 5)
Cuenta mayor 1010201 (Nivel 4)

Descripción de Botones:
 Guardar: Almacena los datos introducidos o modificados en registro de cuentas.
 Cancelar: Descarta los cambios, sin guardar.

34 Sistema Contable iContab
7.3. SELECCIONAR CUENTAS ESPECÍFICAS
Esta opción es bastante importante, pues en ella se define cual es la cuenta de “Resultado de la Gestión”, es
decir, aquella que contiene la Utilidad o Pérdida del periodo contable. Es recomendable seleccionar esta cuenta,
para que la Utilidad o Pérdida que proviene del Estado de Resultados pueda ser incorporada en el Balance
General de forma automática, y así mantener la igualdad del Activo con el Pasivo y Patrimonio Neto.
Además también se identifica la cuenta de “Resultados Acumulados” que sirve para realizar el asiento de re-
apertura de una nueva gestión contable.
También se debe seleccionar las cuentas de Crédito y Débito Fiscal, para generar los asientos contables
automáticos a partir del Libro de Compras y Ventas.

Descripción de Botones:
 Seleccionar Cuenta: Abre la ventana que muestra todo el Plan de Cuentas, para que el usuario pueda
seleccionar la cuenta específica.
 Guardar: Guarda y conserva los cambios realizados en la cuenta específica.
 Cancelar: Cierra la ventana, sin realizar ninguna modificación en la cuenta seleccionada.

Sistema Contable iContab 35
7.4. CONFIGURACIÓN DE PLAN DE CUENTAS
Información Técnica Contable
Para realizar una correcta clasificación del Plan de Cuentas, se debe identificar a que tipo o clase corresponde
una determinada cuenta, de acuerdo a sus características pueden clasificarse como:
 Flujo de Efectivo (Efectivo, Operación, Inversión, Financiamiento).
 Moneda (Bolivianos, Dólares).
 Rubro de Ajuste (Monetario, No Monetario).

Flujo de Efectivo:
La clasificación de las cuentas para el Flujo de efectivo son:
 Efectivo: Comprende todas las disponibilidades, efectivo en caja y bancos, sobregiros bancarios o
avance de cuentas, caja de ahorros y los depósitos a plazo fijo a corto plazo.
 Operación: Está formado por las principales actividades operativas de la empresa que producen
ingresos ordinarios suficientes para liquidar los préstamos, mantener la capacidad operativa de la
empresa, pagar dividendos y hacer nuevas inversiones sin recurrir a fuentes externas de
financiamiento. Generalmente está compuesto por las Cuentas de Activo Corriente y Pasivo Corriente,
también se incluye la cuenta de Resultado de la Gestión.
 Inversión: Conforman la adquisición y ventas de activos y otras inversiones a largo plazo. Los flujos de
efectivo representan erogaciones que tienen la intención de generar ingresos en el futuro.
Frecuentemente está compuesto por las Cuentas del Activo No Corriente.
 Financiación: Constituyen actividades que dan por resultado cambios en el tamaño y composición del
capital contable y los préstamos de la Empresa. Generalmente está compuesto por las Cuentas del
Pasivo No Corriente y el Patrimonio Neto.

Moneda:
El tipo de Moneda de las Cuentas puede clasificarse en:
 Bolivianos: Está compuestopor todas aquellas cuentas en las que se realiza las transacciones u
operaciones en la Moneda de Cuenta vigente del país.
 Dólares: Está constituido por todas las cuentas que tienen operaciones o transacciones en Moneda
Extranjera.

Rubro de Ajuste:
Se realiza la clasificación en Cuentas Monetarias y No Monetarias:
 Monetario: Se los define como aquellos que representan moneda de curso legal, si bien son los
afectados por la inflación, no es necesario re-expresarlos por inflación ya que están valuados siempre a
moneda de cierre. Por ejemplo: todas las disponibilidades, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.
 No Monetario: Son los que conservan su valor intrínseco en épocas de inflación, por lo tanto, deben
ser re-expresados en moneda constante para reflejar dicho valor. Por ejemplo: los Activos Fijos,
Inventarios, y en general todas las cuentas de Patrimonio y de Resultados.

36 Sistema Contable iContab
Descripción de la ventana de Configuración de Plan de Cuentas
En esta ventana se realiza la configuración y clasificación de todas las cuentas, para determinar el rubro en el
Flujo de Efectivo, moneda y el rubro de Ajuste. Toda esta información es necesaria para elaborar el Estado de
Flujo de Efectivo y realizar el Ajuste y Actualización de los Saldos Contables.

Una de las ventajas en la Configuración de las Cuentas, es que se puede realizar directamente haciendo clic
derecho sobre cualquier cuenta para configurar su tipo y aplicar esos cambios a todas las demás sub-cuentas
que están por debajo de la cuenta padre, ya que el Sistema Contable iContab está diseñado para facilitar la
tarea contable y optimizar el tiempo de trabajo.

Descripción de Botones:
 Configurar Cuenta: Abre una ventana para realizar la configuración de la cuenta seleccionada.
 Imprimir: Genera una vista previa del Plan de Cuentas en Detalle para mandar a impresora.
 Cerrar: Cierra la ventana actual.

Sistema Contable iContab 37
7.5. CONFIGURACIÓN DE CUENTA
En esta ventana se realiza la Configuración de cada cuenta para seleccionar su tipo o clasificación. Nótese que
en la ventana existe una casilla que por defecto está habilitada “Aplicar Cambios a esta Cuenta y a todas las
Sub-Cuentas”; esta casilla está diseñada para facilitar la configuración, pues todos los cambios que se realicen
en la cuenta “padre”, serán aplicados también a los descendientes o sub-cuentas.

Descripción de Botones:
 Guardar: Almacena los cambios en la configuración de las cuentas.
 Cancelar: Descarta los cambios, sin guardar.

38 Sistema Contable iContab
8. LIBROS
En esta opción se encuentran los libros contables de mayor importancia o uso, tales como el Libro Diario, Libro
Mayor y los Libros de Compras y Ventas, siendo indispensables en el proceso contable.

8.1. LIBRO DIARIO
El libro diario es el primer registro formal, en el que se muestran las operaciones y/o transacciones comerciales
de la empresa.
Para mostrar el libro diario, en esta ventana se ingresa el tipo de libro diario que se desea visualizar, además de
especificar un rango de fechas para mostrar solamente las transacciones que se realizaron en ese periodo.

Descripción de Botones:
 Aceptar: Abre la ventana del Libro Diario con la información seleccionada.
 Cancelar: Cierra la ventana actual, sin mostrar más información.

Una vez presionado el botón “Aceptar”, se abre la ventana donde se muestra todos los registros del Libro Diario,
con los parámetros definidos anteriormente; puede desplazarse por todos los registros utilizando la barra de
navegación que avanza al siguiente comprobante o al anterior comprobante.

Sistema Contable iContab 39

Descripción de Botones:
 Buscar: Busca el número de asiento o comprobante introducido en el campo de búsqueda bajo los
parámetros definidos en la ventana anterior, en caso de encontrar el registro, despliega la información del
asiento; caso contrario, muestra un mensaje de que el registro no existe, en este caso pruebe cambiando
los parámetros del libro diario volviendo a la ventana anterior.
 Seleccionar Asiento: Despliega una ventana con una lista de todos los asientos o comprobantes para
luego visualizarlos.
 Copiar Asiento: Este botón está diseñado para realizar una copia del asiento contable seleccionado y
generar un nuevo asiento con las mismas características, es bastante útil para generar asientos contables
recurrentes o repetitivos en los cuales tan solo varía los importes.
 Nuevo: Abre la ventana de registro de comprobante en blanco, para introducir un nuevo asiento.
 Modificar: Abre la ventana de registro de comprobante con la información actual, para realizar su
modificación.
 Eliminar: Elimina definitivamente el comprobante actual, desplegando previamente un mensaje para
confirmar la eliminación del asiento actual.
 Imprimir: Imprime solo el comprobante actual, con un formato de Comprobante.
 Imprimir Comprobantes: Imprime todos los comprobantes del rango de fechas seleccionado, separando
cada comprobante en una hoja diferente.
 Imprimir Libro Diario: Imprime todos los comprobantes de forma correlativa, realizados entre las fechas
seleccionadas, en formato de Libro Diario.
 Cerrar: Cierra la ventana del libro diario.

40 Sistema Contable iContab
8.2. REGISTRO DE COMPROBANTE
Información Técnica Contable
El asiento es el registro de las transacciones de manera formal y en forma cronológica.
El primer asiento o “asiento inicial” corresponde al registro de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio que se
encuentran en el Balance Inicial.
En base a documentación fuente y luego del análisis de la transacción, aplicando la teoría del cargo y abono, se
registra en el libro diario el correspondiente asiento, para ello los títulos de las cuentas se extraen del plan de
cuentas.

Descripción de la ventana de Registro de Comprobante Diario
En esta ventana se introduce o crea un nuevo asiento o comprobante diario de acuerdo a las características de
la transacción, a continuación se describe de manera detallada las características de esta ventana:

 Comprob Nro.: En este campo se crea de forma automática el número de asiento de acuerdo al tipo de
asiento, es decir, es el número de registro que se asigna a la transacción contabilizada, bajo el siguiente
formato:

Nro. Comprob: 1-090001

Donde: 1 Tipo de Comprobante (Ingreso, Egreso o Traspaso)
09 Mes
0001 Número de Comprobante o Asiento

 Tipo de Comprobante: Este es un campo predefinido para seleccionar el tipo de asiento, que puede ser
de: INGRESO, EGRESO o TRASPASO.
 Fecha: Se selecciona los datos del año, fecha y día del registro contable.
 T.C. $us: Se introduce el tipo de cambio de Dólar oficial a la fecha del registro del asiento.
 T.C. UFV: Se introduce el tipo de cambio oficial de UFV a la fecha del registro del asiento.
 Razón Social: Este campo sirve para introducir el nombre o razón social a quien está dirigido este asiento
o comprobante, una de las ventajas de esta opción es que despliega los nombres más utilizados para
facilitar el trabajo contable.
 Glosa: Se introduce y se describe de manera breve el motivo del registro que se está efectuando.
 Proyecto: Esta casilla está diseñada para Empresas que manejan su contabilidad por proyectos, obras,
trabajos o sucursales.
 Cheque Nro: Se introduce en Número de Cheque asociado al comprobante.
 Convertir Moneda: Si se habilita esta opción entonces al presionar la tecla “Enter” o “Intro” se realiza la
conversión de Bs. a $us y viceversa, en caso de que este deshabilitado, no se realiza ninguna conversión.
Esta opción es muy útil para evitar y solucionar problemas de redondeo de cifras.
 Total: Son campos que se generan automáticamente y que reflejan la suma de las transacciones
registradas, estos totales deben ser iguales tantoen el lado del Debe, como en el lado del Haber, para
cumplir con la Partida Doble.
 Diferencia: En este lugar se muestra la diferencia que existe entre el Debe y Haber, con la finalidad de
simplificar el análisis de la información de las transacciones contables.
Sistema Contable iContab 41

Descripción de Botones:
A continuación se explican las acciones que realiza cada uno de los botones de la ventana:
 Guardar: Guarda el asiento o comprobante actual, almacenándolo en el libro diario.
 Cancelar: Descarta los cambios o modificaciones, sin guardar.

Descripción de Acciones (Clic Derecho):
 Seleccionar Cuenta: Despliega el conjunto de cuentas de movimiento para poder seleccionar la cuenta
deseada e introducirla al registro en el campo CUENTA y NOMBRE DE CUENTA.
 Insertar Factura de Compra: Esta opción está diseñada para registrar los datos de una Factura de
Compra y generar en ese mismo instante el asiento contable. (Debe estar habilitado la opción
INTERACTIVO en la Configuración de Parámetros del Sistema).
 Insertar Factura de Venta: Esta opción está diseñada para registrar los datos de una Factura de Venta y
generar automáticamente el asiento contable. (Debe estar habilitado la opción INTERACTIVO en la
Configuración de Parámetros del Sistema).
 Insertar Fila: Inserta una fila o registro en blanco en la fila seleccionada.
 Eliminar Fila: Elimina del asiento, la fila o registro seleccionado.

42 Sistema Contable iContab
 Calculadora: Muestra una calculadora para realizar operaciones básicas y posteriormente introducirlas al
comprobante en la fila y columna seleccionada o posicionada.

 Valor Neto 87%: Esta opción sirve para calcular automáticamente el 87% de cualquier monto que se
encuentre en una celda determinada, facilitando así el cálculo de las operaciones de Compra y Venta más
utilizadas.
 IVA 13%: Al igual que la opción anterior, calcula el 13% de cualquier monto en una celda determinada, esta
opción está especialmente diseñada para calcular el IVA del Crédito o Débito Fiscal.
 IT 13%: Esta opción calcula el 13% del monto en una celda específica, utilizada generalmente para calcular
el valor del Impuesto a las Transacciones.
 Insertar Saldo: Permite insertar el Saldo de la Cuenta seleccionada, calculado a la fecha del asiento
contable.

Sistema Contable iContab 43
8.3. LIBRO MAYOR
El libro mayor es el registro que resume y clasifica todas las operaciones registradas en el libro diario. A la
actividad de traspaso de las cuentas del libro diario al mayor se denomina “mayorización”. El libro mayor es un
registro que acumula todos los importes asentados en el libro diario con su correspondiente saldo: “deudor” o
“acreedor”; este proceso se realiza mediante las referencias cruzadas.
Para mostrar el Libro Mayor, se ingresa el rango de fechas del periodo para el que se desea mostrar el libro
mayor, además de especificar el tipo de moneda. Si está trabajando en una contabilidad por proyectos, obras o
trabajos, debe seleccionar el proyecto correspondiente.

Descripción de Botones:
 Aceptar: Abre la siguiente ventana con la información seleccionada.
 Cancelar: Cierra la ventana actual, sin mostrar más información.
Una vez presionado el botón “Aceptar”, se abre la ventana que muestra información detallada de las
transacciones realizadas con una determinada cuenta, mostrando los saldos de las cuentas desde un rango de
fecha especificado; en esta ventana solo se muestran las cuentas de movimiento.

Existen 3 tipos de formato de presentación del Libro Mayor, tal como se describe a continuación:

Formato de Mayores: La particularidad de este formato es que se presenta en forma de “T”, considerando los
Acumulados Anteriores al periodo contable, y también mostrando la Suma de Débitos y Créditos del Periodo, el
Total Acumulado a la fecha y finalmente el Saldo de la Cuenta. Útil para realizar análisis temporales del
movimiento de cada cuenta.

44 Sistema Contable iContab

Formato de Saldo Contínuo: En este formato se presenta el movimiento de la cuenta en el periodo de tiempo
seleccionado, calculando el saldo después de cada registro o asiento contable, para conocer el desarrollo y
movimiento de la cuenta.

Sistema Contable iContab 45
Formato de Saldos Mensuales: La utilidad de este formato de Libro Mayor, radica en que muestra los saldos
de la cuenta en forma mensual, siendo muy útil para realizar conciliaciones y verificaciones por mes.

Descripción de Botones:
 Buscar: Buscar el número de cuenta introducido en el campo de texto, en caso de encontrar esta cuenta,
muestra todo su movimiento y sus saldos; en caso contrario, despliega un mensaje de “no encontrado”.
 Seleccionar Cuenta: Muestra el plan de cuentas en forma de árbol, para seleccionar una cuenta y mostrar
el movimiento de la cuenta.
 Mostrar Asiento: Muestra el asiento o comprobante en detalle de la fila seleccionada.
 Excel: Exporta el Libro Mayor a un formato de Archivo de Microsoft Excel.
 Imprimir: Muestra una vista previa de impresión del mayor de la cuenta actual.
 Imprimir Mayores: Muestra la ventana para seleccionar el rango de cuentas, para realizar la impresión del
Libro Mayor en forma global.
 Cerrar: Cierra la ventana actual.

46 Sistema Contable iContab
8.4. IMPRIMIR LIBRO MAYOR
Esta ventana está diseñada para seleccionar un rango de cuentas del Libro Mayor, que permitirá imprimir en
forma global por tipos de cuentas.

Descripción de Botones:
 Imprimir: Muestra una vista previa de impresión del rango de cuentas seleccionado.
 Cancelar: Cierra la ventana actual.

Sistema Contable iContab 47
8.5. LIBRO DE COMPRAS IVA
El libro de Compras IVA es un registro de todas las operaciones de Compra que realiza una empresa o
institución en un determinado mes o periodo de tiempo. En este libro se registra las todas las facturas recibidas
para que posteriormente puedan ser exportadas en el formato correspondiente según normativa vigente.

Descripción de Botones:
 Nuevo: Abre la ventana para el registro de una nueva factura de compra.
 Modificar: Abre la ventana para la modificación de una factura de compra.
 Eliminar: Elimina definitivamente la factura de compra seleccionada.
 Imprimir: Imprime todas las facturas del mes o periodo actual en formato del Libro de Compras IVA.
 Importar de Excel: Abre un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo de Microsoft Excel e importar los
datos de las facturas. Para realizar la importación de forma correcta, es importante que los datos estén sin
encabezado y en el formato establecido por normativa vigente.
 Importar de TXT: Muestra un cuadro de diálogo que permite importar el Libro de Compras desde un
archivo de texto. Es importante que los datos a importar estén separados con el carácter de pipeline y con
el formato según normativa vigente.
 Exportar a Excel: Realiza la exportación de todos los registros de facturas de compra del mes y gestión
seleccionado a un archivo de Microsoft Excel. La exportación se realiza de acuerdo a normativa vigente.
 Exportar TXT: Realiza la exportación de todos los registros de facturas de compra del mes y gestión
seleccionado en un archivo de Texto (*.txt). La exportación se realiza de acuerdo a normativa vigente, en el
siguiente formato:
compras_mmaaaa_nit.txt
 Generar Asientos: Esta opción permite generar los asientos contables de forma automática para el mes
seleccionado. Estos asientos se generan a partir del Libro de Compras. Se recomienda que se utilice esta
función después de enviar el Libro de Compras. (Para utilizar esta funcionalidad, debe estar habilitado la
opción AUTOMÁTICO en la Configuración de Parámetros del Sistema).
 Cerrar: Cierra la ventana del libro de compras.
48 Sistema Contable iContab
Descripción de Acciones (Clic Derecho): Asignar Cuentas Contables: Muestra la ventana para asignar las cuentas contables a las facturas de
compras.
 Asignación Automática de Cuentas: Este submenú es útil para asignar cuentas contables de forma
automática a las facturas de compras, en base al número de NIT, considerando la información de las
cuentas contables de las facturas de meses anteriores.
 Deshacer Generar Asientos: Esta opción sirve para deshacer los asientos contables que se generaron
automáticamente, es decir, coloca la columna CONTABILIZADO en blanco y elimina los asientos contables
relacionados a las facturas, para volver a generar nuevamente los asientos contables de egreso.

Registro de Factura de Compra:
Para registrar una Factura de Compra, se debe presionar el botón Nuevo, y se desplegará una ventana para
ingresar los datos de la factura.

Descripción de Botones:
 Seleccionar: Despliega la ventana del Plan de Cuentas.
 Guardar: Guarda los datos introducidos en el Libro de Compras IVA.
 Cancelar: Cierra la ventana actual, sin guardar los datos.

Sistema Contable iContab 49
8.6. LIBRO DE VENTAS IVA
El libro de Ventas IVA es un registro de todas las operaciones de Venta que realiza una empresa o institución
en un determinado mes o periodo de tiempo. En este libro se registra las todas las facturas emitidas para que
posteriormente puedan ser exportadas en el formato correspondiente según normativa vigente.

Descripción de Botones:
 Nuevo: Abre la ventana para el registro de una nueva factura de venta.
 Modificar: Abre la ventana para la modificación de una factura de venta.
 Eliminar: Elimina definitivamente la factura de venta seleccionada.
 Imprimir: Imprime todas las facturas del mes o periodo actual en formato del Libro de Ventas IVA.
 Importar de Excel: Abre un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo de Microsoft Excel e importar los
datos de las facturas. Para realizar la importación de forma correcta, es importante que los datos estén sin
encabezado y en el formato establecido por normativa vigente.
 Importar de TXT: Muestra un cuadro de diálogo que permite importar el Libro de Ventas desde un archivo
de texto. Es importante que los datos a importar estén separados con el carácter de pipeline y con el
formato según normativa vigente.
 Exportar a Excel: Realiza la exportación de todos los registros de facturas de venta del mes y gestión
seleccionado en un archivo de Microsoft Excel. La exportación se realiza de acuerdo a normativa vigente.
 Exportar TXT: Realiza la exportación de todos los registros de facturas de venta del mes y gestión
seleccionado en un archivo de Texto (*.txt). La exportación se realiza de acuerdo a normativa vigente, en el
siguiente formato:
ventas_mmaaaa_nit.txt
 Facturas en Blanco: Muestra una ventana para registrar las facturas de ventas no utilizadas, anuladas o
extraviadas.
 Generar Asientos: Esta opción permite generar los asientos contables de forma automática para el mes
seleccionado. Estos asientos se generan a partir de las facturas válidas del Libro de Ventas. Se recomienda
que se utilice esta función después de enviar el Libro de Ventas. (Para utilizar esta funcionalidad, debe
estar habilitado la opción AUTOMÁTICO en la Configuración de Parámetros del Sistema).
 Cerrar: Cierra la ventana del libro de ventas.
50 Sistema Contable iContab
Descripción de Acciones (Clic Derecho):
 Asignar Cuentas Contables: Muestra la ventana para asignar las cuentas contables a las facturas de
ventas.
 Asignación Automática de Cuentas: Este submenú es útil para asignar cuentas contables de forma
automática a las facturas de ventas, en base al número de NIT, considerando la información de las cuentas
contables de las facturas de meses anteriores.
 Deshacer Generar Asientos: Esta opción sirve para deshacer los asientos contables que se generaron
automáticamente, es decir, coloca la columna CONTABILIZADO en blanco y elimina los asientos contables
relacionados a las facturas, para volver a generar nuevamente los asientos contables de ingreso.

Registro de Factura de Venta:
Para registrar una Factura de Venta, se debe presionar el botón Nuevo, y se desplegará una ventana para
ingresar los datos de la factura.

Descripción de Botones:
 Seleccionar: Despliega la ventana del Plan de Cuentas.
 Guardar: Guarda los datos introducidos en el Libro de Ventas IVA.
 Cancelar: Cierra la ventana actual, sin guardar los datos.

Sistema Contable iContab 51
8.7. REGISTRO DE FACTURAS DE VENTAS
Esta ventana está diseñada para registrar facturas no utilizadas, anuladas o extraviadas, desde un determinado
número de factura.

Descripción de Botones:
 Guardar: Guarda los datos introducidos de las facturas de ventas no utilizadas, anuladas o extraviadas.
 Cancelar: Cierra la ventana actual, sin guardar los datos.

52 Sistema Contable iContab
8.8. INTERFAZ PARA LECTURA DE CÓDIGOS QR
Interfaz para lectura de Códigos QR:
El Sistema Contable iContab, como una más de sus ventajas, incluye una interfaz para lectura de Códigos QR
(Quick Response), esta función permite leer los códigos QR de las facturas computarizadas utilizando un
dispositivo denominado “Lector de Códigos QR”.
Para utilizar este interfaz, simplemente debe posicionar el cursor en la casilla en blanco, luego leer los códigos
QR con un dispositivo para lectura de Códigos QR, posteriormente se registrará de forma automática los datos
de la factura.

Dispositivo Lector de Códigos QR:
Existen una variedad de dispositivos para leer los códigos QR, sin embargo, es recomendable e importante que
los dispositivos tengan ciertas características para la correcta lectura del Código QR en las facturas
computarizadas.
Estas características se presentan a continuación:
 Se recomienda que el “teclado físico” de la computadora sea en “Español”.
 La “Configuración del Teclado” en el Sistema Operativo también debe ser en “Español”. (Panel de
Control  Configuración Regional y de Idioma)
 El dispositivo “Lector de Códigos QR” debe necesariamente y de forma obligatoria tener agregado un
sufijo de “Retorno de Carro” (Tecla Enter).

Las características mencionadas anteriormente, dependerán del fabricante del dispositivo, por lo tanto, se
recomienda verificar previamente la compatibilidad del “Lector de Códigos QR” y leer detenidamente su manual.

Sistema Contable iContab 53
8.9. GENERACIÓN DE ASIENTOS CONTABLES AUTOMÁTICOS
Asignar Cuentas Contables:
El Sistema Contable iContab, permite automatizar la elaboración de los asientos contables para cada factura,
ya sea de Compra o Venta.
Para utilizar esta funcionalidad, debe estar habilitado la opción AUTOMÁTICO en la “Configuración de
Parámetros del Sistema”, posteriormente en la Ventana de Libro de Compras o Ventas, se debe presionar clic
derecho en la columna “Cuenta Debe” o “Cuenta Haber” tal como se muestra a continuación:

Al seleccionar el submenú “Asignar Cuentas Contables”, se muestra la siguiente ventana, en el cual se puede
apropiar la Cuenta DEBE o HABER, según sea una factura de Compra o Venta. Este procedimiento se realiza
antes de generar los asientos contables automáticos.

54 Sistema Contable iContab
Generar Asientos Contables Automáticos:
Una vez que se ha apropiado las Cuentas DEBE y HABER a todas las facturas de Compra o Venta, se procede
a Generar los Asientos Contables Automáticos.
Para realizar esta operación debe ingresar a la ventana de Libro de Compras o Ventas, y hacer clic en el botón
“Generar Asientos”, luego se muestra la ventana que permite decidir al usuario la modalidad para generar los
asientos contables.

Seleccione la modalidad que vea conveniente para generar los asientos contables, estos pueden generarse por
cada factura, agrupado por día,o agrupado por mes.
Presione el botón Generar para completar la operación de generación de asientos contables automáticos.
Se recomienda realizar esta operación cuando tenga los Libros de Compras y Ventas totalmente correctos.

Sistema Contable iContab 55
8.10. BANCARIZACIÓN – LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS
En esta ventana se presenta el Libro Auxiliar de Compras, para realizar la Bancarización de transacciones y
operaciones de compra de bienes o servicios cuyos montos sean iguales o superiores a Bs. 50.000, que
involucren la erogación de recursos económicos a través de medios de pago, sean estos al contado o al crédito
de acuerdo a normativa vigente.

Descripción de Botones:
 Nuevo: Abre la ventana para el registro de una nueva transacción de compra.
 Modificar: Abre la ventana para la modificación de una transacción de compra.
 Eliminar: Elimina definitivamente la transacción de compra seleccionada.
 Imprimir: Genera una vista previa de impresión de todas las transacciones de compra del mes o periodo
actual.
 Importar de Excel: Abre un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo de Microsoft Excel e importar los
datos de las transacciones de compra. Para realizar la importación de forma correcta, es importante que los
datos estén sin encabezado y en el formato establecido de acuerdo a normativa vigente.
 Exportar TXT: Realiza la exportación de todos los registros de transacciones de compra del mes y gestión
seleccionado en un archivo de texto plano (*.txt). Los datos se exportan de acuerdo a norma vigente, con el
siguiente formato:
compras_auxiliar_mmaaaa_nit.txt
 Exportar a Excel: Realiza la exportación de todos los registros de transacciones de compra del mes y
gestión seleccionado a un archivo de Microsoft Excel. La exportación se realiza de acuerdo a normativa
vigente.
 Cerrar: Cierra la ventana del Libro Auxiliar de Compras.

56 Sistema Contable iContab
Para registrar una transacción u operación de Compra, se debe presionar el botón Nuevo, y se desplegará una
ventana para ingresar los datos de la transacción.

Descripción de Botones:
 Guardar: Guarda los datos introducidos en el Libro Auxiliar de Compras.
 Cancelar: Cierra la ventana actual, sin guardar los datos.

Sistema Contable iContab 57
8.11. BANCARIZACIÓN – LIBRO AUXILIAR DE VENTAS
En esta ventana se presenta el Libro Auxiliar de Ventas, para realizar la Bancarización de operaciones de venta
que tienen un importe mayor o igual a Bs. 50.000, estas operaciones deben estar respaldadas por un medio
fehaciente de pago de una entidad de intermediación financiera, según establece la norma.

Descripción de Botones:
 Nuevo: Abre la ventana para el registro de una nueva transacción de venta.
 Modificar: Abre la ventana para la modificación de una transacción de venta.
 Eliminar: Elimina definitivamente la transacción de venta seleccionada.
 Imprimir: Genera una vista previa de impresión de todas las transacciones de venta del mes o periodo
actual.
 Importar de Excel: Abre un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo de Microsoft Excel e importar los
datos de las transacciones de venta. Para realizar la importación de forma correcta, es importante que los
datos estén sin encabezado y en el formato establecido de acuerdo a la norma.
 Exportar TXT: Realiza la exportación de todos los registros de transacciones de venta del mes y gestión
seleccionado en un archivo de texto plano (*.txt). La exportación se realiza de acuerdo a la norma, bajo el
siguiente formato:
ventas_auxiliar_mmaaaa_nit.txt
 Exportar a Excel: Realiza la exportación de todos los registros de transacciones de venta del mes y
gestión seleccionado a un archivo de Microsoft Excel. La exportación se realiza de acuerdo a normativa
vigente.
 Cerrar: Cierra la ventana del Libro Auxiliar de Ventas.

58 Sistema Contable iContab
Para registrar una transacción u operación de Venta, se debe presionar el botón Nuevo, y se desplegará una
ventana para ingresar los datos de la transacción.

Descripción de Botones:
 Guardar: Guarda los datos introducidos en el Libro Auxiliar de Ventas.
 Cancelar: Cierra la ventana actual, sin guardar los datos.

Sistema Contable iContab 59
9. ESTADOS FINANCIEROS
Uno de los objetivos más importantes de la contabilidad es realizar todo el proceso contable para generar los
Estados Financieros, tales como el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos que sirve para verificar que
se cumple la partida doble, y también generar el Estado de Resultados y Balance General como producto del
ciclo contable, los cuales sirven para tomar decisiones en la Empresa y mejorar su Estado Financiero.

9.1. BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS
El balance de Comprobación de Sumas y Saldos está compuesto por la suma de los totales de los débitos y
créditos de las diferentes cuentas del mayor, posteriormente se calcula la diferencia entre estos montos para
determinar el saldo de cada cuenta. El trabajo se realiza luego de haber trasladado los importes de los asientos
registrados en el libro diario a los mayores principales.
En esta ventana se debe introducir el rango de fechas y el tipo de moneda, en el cual se desea conocer el
balance de comprobación de sumas y saldos, además se puede seleccionar que nivel de cuentas se desea
mostrar.

Descripción de Botones:
 Aceptar: Abre la siguiente ventana desplegando la información con los parámetros establecidos en esta
ventana.
 Cancelar: Cierra la ventana actual, sin mostrar más información.

60 Sistema Contable iContab
Una vez presionado el botón “Aceptar”, se muestra la ventana con la información bajo los parámetros
establecidos anteriormente.

Descripción de Botones:
 Excel: Exporta el balance de comprobación de sumas y saldos en formato de Microsoft Excel.
 Imprimir: Imprime el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.
 Cerrar: Cierra la ventana actual.

Sistema Contable iContab 61
9.2. ESTADO DE RESULTADOS
El Estado de Resultados es también conocido como de Pérdidas y Ganancias, rendimiento, estado de Ingresos
y Gastos. Es un estado dinámico, mediante el cual se determina el resultado obtenido en un determinado
periodo para conocer si existe utilidad o pérdida.
Para generar el Estado de Resultados se debe ingresar la fecha de inicio y fin del periodo del que se desea este
informe, además de seleccionar el tipo de moneda y el nivel hasta donde se mostrará el Estado de Resultados.

Descripción de Botones:
 Aceptar: Abre la siguiente ventana desplegando el Estado de Resultados, con la información de los
parámetros establecidos en esta ventana.
 Cancelar: Cierra la ventana actual, sin mostrar más información.

En esta ventana se muestra el Estado de Resultados en formato de reporte, con las cuentas de Ingresos y
Gastos, bajo los parámetros establecidos anteriormente, además se calcula la utilidad o pérdida del periodo
seleccionado.

62 Sistema Contable iContab

Descripción de Botones:
 Excel: Exporta el Estado de Resultados en formato Excel.
 Imprimir: Imprime el Estado de Resultados.
 Gráficos: Genera los gráficos del Estado de Resultados.
 Cerrar: Cierra la ventana actual.

Sistema Contable iContab 63
9.3. BALANCE GENERAL
El Balance General es un estado financiero estático, que muestra la posición o situación financiera de la
empresa a una determinada fecha, en este estado se presentan las cuentas reales o de balance (Activo, Pasivo
y Patrimonio Neto).
En la ventana se debe introducir la fecha y el tipo de moneda para preparar el Balance General, también se
puede seleccionar el proyecto si es que la empresa maneja contabilidad por proyectos, obras o trabajos;
además se puede especificar hasta qué nivel se desea presentar el Balance General.
Unade las grandes ventajas del Sistema Contable iContab es que se puede realizar Balances Comparativos,
es decir comparar la situación financiera de la empresa al inicio de la gestión contable con el Balance General al
final de la gestión, también se puede re-expresar los saldos del Balance Inicial o de Apertura, para ello es
importante seleccionar si se va a re-expresar los saldos “Desde la fecha de apertura” o “Un día antes de la
fecha de apertura”, esto dependerá de las políticas contables de la empresa y la normativa vigente.

Descripción de Botones:
 Aceptar: Abre la siguiente ventana desplegando el Balance General con la información de los parámetros
establecidos en esta ventana.
 Cancelar: Cierra la ventana actual, sin mostrar más información.

64 Sistema Contable iContab
Una vez presionado el botón “Aceptar”, se muestra el Balance General en formato de reporte, a una
determinada fecha, y expresado con el tipo de moneda seleccionado anteriormente.

Descripción de Botones:
 Excel: Exporta el Balance General en formato Excel.
 Imprimir: Imprime el Balance General.
 Gráficos: Genera los gráficos del Balance General
 Razones: Genera un reporte de Análisis de Razones Financieras.
 Notas EF: Genera las Notas a los Estados Financieros en formato de Word.
 Cerrar: Cierra la ventana actual.

Sistema Contable iContab 65
9.4. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
El Estado de Flujo de Efectivo es un estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en
las actividades de operación, inversión y financiación. Un Estado de Flujo de Efectivo es de tipo financiero y
muestra entradas, salidas y cambios netos en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante
un período contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final.
Para generar el Estado de Flujo de Efectivo se utiliza el método Indirecto, para tal propósito se debe introducir la
fecha y el tipo de moneda, además se puede seleccionar el proyecto y el nivel para generar el estado.
Otra de las grandes bondades y capacidades del sistema contable iContab, es que puede realizar el Estado de
Flujo de Efectivo re-expresado, de acuerdo a las normas contables actuales, es decir que se actualiza los
saldos del Balance Inicial o de Apertura, además es importante seleccionar si se va a re-expresar “Desde la
fecha de apertura” o “Un día antes de la fecha de apertura”, esto dependerá de las políticas contables de la
empresa.

Descripción de Botones:
 Aceptar: Abre la siguiente ventana desplegando el Estado de Flujo de Efectivo con la información de los
parámetros establecidos en esta ventana.
 Cancelar: Cierra la ventana actual, sin mostrar más información.

66 Sistema Contable iContab
Una vez presionado el botón “Aceptar”, se muestra el Estado de Flujo de Efectivo por el método Indirecto, a una
determinada fecha, y expresado con el tipo de moneda seleccionado anteriormente.

Descripción de Botones:
 Excel: Exporta el Estado de Flujo de Efectivo en formato Excel.
 Imprimir: Imprime el Estado de Flujo de Efectivo.
 Cerrar: Cierra la ventana actual.

Sistema Contable iContab 67
9.5. ESTADO DE EVOLUCIÓN DEL PATRIMONIO
Conocido también como Estado de cambios en el Patrimonio Neto, es un estado básico que muestra las
modificaciones y variaciones ocurridas durante la gestión contable, en las cuentas que componen el Patrimonio
Neto.
Para generar el Estado de Evolución del Patrimonio se debe especificar la fecha y el tipo de moneda.

Descripción de Botones:
 Aceptar: Abre la siguiente ventana mostrando el Estado de Evolución del Patrimonio con la información de
los parámetros establecidos en esta ventana.
 Cancelar: Cierra la ventana actual.

Una vez presionado el botón “Aceptar”, se muestra el Estado de Evolución del Patrimonio, donde las columnas
representan la Cuentas de Patrimonio y las filas representan las variaciones o modificaciones que ha sufrido
cada cuenta durante la gestión contable a una determinada fecha.

Descripción de Botones:
 Excel: Exporta el Estado de Evolución del Patrimonio en formato Excel.
 Imprimir: Imprime el Estado de Evolución del Patrimonio.
 Cerrar: Cierra la ventana actual.
68 Sistema Contable iContab
10. ACTIVOS FIJOS
En este menú se encuentran las opciones relacionados a la administración de los Activos Fijos o Bienes de Uso
de la empresa, la definición de los rubros, y la actualización y depreciación de los Activos Fijos.

10.1. RUBRO DE ACTIVOS FIJOS
En esta sección, se realiza el registro del Rubro de los Activos Fijos que se utiliza en la empresa, y la vida útil
de cada uno de ellos.

Descripción de Botones:
 Nuevo: Abre una ventana para registrar un nuevo rubro.
 Modificar: Modifica o edita el nombre del rubro.
 Eliminar: Elimina del registro el rubro seleccionado.
 Imprimir: Muestra una vista previa del reporte de los rubros.
 Cerrar: Cierra la ventana actual.

Sistema Contable iContab 69
10.2. REGISTRO DE RUBRO DE ACTIVOS FIJOS
En esta ventana se realiza el registro del Nombre del Rubro, el Identificador se genera automáticamente para
llevar un control administrativo correcto de todos los activos fijos, también se define el tiempo de vida útil de
cada activo fijo.

Descripción de Botones:
 Guardar: Almacena el registro del rubro.
 Cancelar: Cierra la ventana, sin realizan ningún cambio.

70 Sistema Contable iContab
10.3. REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
En esta ventana, se muestra el registro de todos los activos fijos o bienes de uso que posee la empresa en la
gestión actual, clasificados de acuerdo a su rubro, ya sea que están dados de alta o baja, para realizar un
control efectivo de todos los activos fijos.

Descripción de Botones:
 Nuevo: Abre una ventana para registrar un nuevo activo fijo.
 Modificar: Modifica o edita el nombre del activo fijo.
 Eliminar: Elimina del registro el activo fijo seleccionado.
 Imprimir: Muestra una vista previa del reporte de los activos fijos.
 Excel: Exporta los registros de los activos fijos a un formato de Excel.
 Cerrar: Cierra la ventana actual.

Sistema Contable iContab 71
10.4. DATOS DEL ACTIVO FIJO
En esta ventana se realiza el registro de los datos del Activo Fijo, generando automáticamente un número de
Ítem que permite controlar adecuadamente los bienes de uso, también se ingresa la fecha, el valor inicial y la
depreciación acumulada inicial del activo fijo.

Descripción de Botones:
 Guardar: Almacena los datos del activo fijo.
 Cancelar: Cierra la ventana, sin realizan ningún cambio.

72 Sistema Contable iContab
10.5. ACTUALIZACIÓN Y DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
En esta ventana se debe introducir la fecha para realizar la actualización y depreciación de los activos fijos, y
también definir el valor residual para los bienes de uso.

Descripción de Botones:
 Aceptar: Abre la siguiente ventana desplegando el Cuadro de actualización y depreciación de activos fijos,
con la información de los parámetros establecidos en esta ventana.
 Cancelar: Cierra la ventana actual, sin mostrar más información.

Una vez presionado el botón “Aceptar”, se muestra el Cuadro de actualización y depreciación de los Activos
Fijos, a una determinada fecha.

Descripción de Botones:
 Imprimir: Muestra una vista previa del reporte del cuadro de actualización y depreciación de activos fijos.
 Excel: Exporta el cuadro de actualización y depreciación de activos fijos a un formato de Excel.
 Cerrar: Cierra la ventana actual.
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11. GESTIÓN
En este menú se encuentran las opciones para definir todos los parámetros correspondientes al inicio del
periodo contable, la información general de la empresa, actualización de saldos contables y