Aplicaciones_informaticas_para_la_inserc

Vista previa del material en texto

APLICACIONES INFORMÁTICAS PARA LA INSERCIÓN LABORAL 
DE LOS DOCUMENT CONTROLLERS EN EL ÁMBITO DE LA 
INGENIERÍA INDUSTRIAL 
Zuriñe Piña Landaburu 
Universidad Complutense de Madrid 
Investigación presentada en las I Jornadas de Estudiantes de Ciencias de la 
Documentación (Universidad Complutense de Madrid, 2017) 
1. Introducción 
Actualmente, las ingenierías industriales se postulan como excelentes ámbitos 
complementarios para incorporar a los profesionales de la información. Se trata de un área 
que ofrece opciones laborales para estos profesionales, debido a la existencia de una figura 
que, hoy en día, se considera fundamental para el desarrollo exitoso de un proyecto 
industrial: el document controller. 
A pesar de ser un perfil muy solicitado en el ámbito laboral, no es un concepto muy 
reconocido dentro de las Ciencias de la Información, lo que se evidencia en la escasez de 
literatura científica sobre el tema y que los recién graduados no han recibido una formación 
específica para este tipo de trabajo. Por tanto, la fuente principal para la información que se 
expone a continuación ha sido obtenida de un recurso electrónico especializado en perfiles 
profesionales del área de la ingeniería industrial, los distintos programas formativos que 
existen y en la descripción que puede verse de este perfil en la página web de Mentor 
Group, además de la propia experiencia profesional. 
Según podemos observar en la descripción de este perfil profesional ofrecido por 
Mentor Group, se trata de un profesional que trabaja bajo la supervisión del Project 
Manager y se responsabiliza de gestionar y mantener segura la documentación generada por 
el equipo de proyecto, los contratistas y los suministradores, para que todas estas partes 
implicadas puedan recuperarla de forma rápida y eficiente. 
Entre sus responsabilidades está el control de todos los aspectos relacionados con 
la documentación de proyectos simultáneos, para lo que es necesario utilizar distintos 
métodos y sistemas. También debe ser capaz de preparar, actualizar y aplicar 
Procedimientos de Control de Documentación que se alineen con el sistema de control 
 
 
documental de su compañía y asegurar que el servicio de control de documentación es 
adecuado a las necesidades de cada proyecto, y reportar la situación al Project Manager. 
Por supuesto, debe asegurar la calidad del formato de la documentación para los 
clientes, crear carpetas para la clasificación de los distintos documentos y tener una perfecta 
cooperación con el Project Manager para asegurar la integración del estatus del proyecto. 
También es importante asegurar que todas las plantillas de los documentos cumplen los 
estándares y ofrecer un soporte de control documental para el resto de los miembros del 
equipo (The Mentor Group, 2015). 
Dentro de un proyecto de ingeniería industrial se genera, a diario, una cantidad 
ingente de documentación. Se trata de documentación cuya gestión implica la labor diaria 
de uno o varios profesionales, popularizando esta figura, ya conocida en el ámbito 
anglosajón, como se ve en la descripción del curso de formación de document controllers 
en el ámbito industrial organizado por la Sociedad Española de Documentación e 
Información Científica (SEDIC). Es necesaria la participación de documentalistas y 
gestores de información en conjunto con equipos de ingeniería y gestores de calidad, así 
como gestores de proyectos (SEDIC, 2016). 
Por su parte, en el programa formativo de Consepsys, que es una empresa 
especializada en ofrecer servicios de Document Control a empresas del sector industrial y a 
organizar formación, observamos que entre las capacidades profesionales del document 
controller está la identificación del documento, su clasificación y seguridad, la gestión de la 
documentación a lo largo de todo su ciclo documental y su distribución. También es 
importante que conozca cómo gestionar la documentación final, los procesos 
documentales del proyecto y los Sistemas Electrónicos de Gestión Documental 
(Consepsys, 2017). Es un perfil multidisciplinar y adaptable; es necesario un ajuste 
constante de sus capacidades a las exigencias del proyecto y del cliente, siendo habitual 
realizar estancias en el extranjero (My Oil and Gas Career, 2017). 
Es también muy necesario tener un alto nivel de idiomas; es imprescindible un 
excelente dominio del inglés. Esto se debe a que una gran parte de los proyectos de 
ingeniería industrial se realizan el extranjero y a que la mayoría de los clientes lo son. Un 
ejemplo son las empresas líderes en extracción, refinamiento y exportación de energías 
fósiles, que en la mayoría de los casos son de países de Oriente Medio. Siendo el inglés la 
moderna lingua franca, no es de extrañar la necesidad de profesionales con un nivel fluido de 
este idioma. Es habitual la necesidad de un nivel mínimo de C1. 
 
 
Además de los idiomas y de la experiencia, habitualmente solicitada para todo tipo 
de trabajos, las habilidades informáticas directamente relacionadas con este sector son 
también imprescindibles. Al tratarse de un puesto de trabajo que implica la gestión de 
grandes volúmenes de documentación, hoy en día la mayoría de las empresas han adoptado 
el uso de softwares de gestión de la información, de manera que se pueda optimizar el 
proceso y facilitar el trabajo a los profesionales. 
En la mayoría de los casos se trata de sistemas que, además de la gestión de la 
totalidad de documentación de los proyectos, tienen también una plataforma de búsqueda y 
consulta de la misma. Se trata de sistemas que tienen, habitualmente, un uso intuitivo y 
amigable, de manera que los usuarios –en este caso, el resto del equipo del proyecto y, con 
las limitaciones pertinentes, los activos externos- puedan acceder directamente la 
documentación que necesitan. Es labor de los document controllers el mantenimiento, 
actualización y solución de incidencias de estas plataformas. 
1.1 Objetivos 
El objetivo principal de este trabajo es llevar a cabo un estudio de las aplicaciones 
tecnológicas más solicitadas en el ámbito de la ingeniería industrial para el perfil de 
document controller, de manera que se pueda adecuar la formación y el reciclaje 
profesional de los documentalistas de cara a su adaptación a este perfil. 
Se ha decidido desarrollar este estudio debido a la necesidad de que tienen los 
futuros documentalistas y profesionales en activo que deseen dedicarse a la ingeniería 
industrial como document controllers de conocer sus aspectos informáticos. Es necesario 
conocer estas herramientas tecnológicas, siendo imprescindible un análisis de las 
necesidades del mercado laboral actual. Así, los futuros document controllers pueden llevar 
a cabo una adaptación formativa fundamentada. Este análisis se ha realizado mediante el 
estudio de las aplicaciones informáticas solicitadas en las ofertas de trabajo existentes para 
el perfil de document controller en las ingenierías industriales. 
2. Metodología 
Se ha analizado la totalidad de ofertas de esta área en las páginas Recbib, Docuweb 
y Bibliojobs, desde enero de 2014 hasta enero de 2016, definiendo los softwares más 
solicitados y explicando brevemente sus características. Se han seleccionado estas páginas 
por su calidad y reconocimiento a la hora de dar a conocer las ofertas laborales del sector. 
 
 
Se han seleccionado veintinueve ofertas, y veinte cumplían con la condición de solicitar el 
conocimiento de aplicaciones informáticas. 
Por supuesto, esto no implica que estas ofertas sean las únicas que existen; es 
probable que existan otras ofertas a las que no se ha tenido acceso en páginas de búsqueda 
de empleo, redes sociales laborales (como Linkedin) o de manera indirecta; por ejemplo, 
dando a conocer perfiles profesionales de conocidos o antiguos compañeros. Esta 
delimitación se debe a que, en las páginas de ofertas de empleo generalistas,es habitual 
eliminar la oferta o limitar su acceso una vez cumplimentada la plaza. Por tanto, se ha 
considerado más seguro acceder sólo a fuentes especializadas. 
En relación a la delimitación temporal, se ha decidido llevar a cabo una selección de 
dos años en un periodo cercano en el tiempo debido a las cambiantes necesidades de este 
entorno laboral. Dado que el objetivo de esta investigación es ofrecer directrices prácticas, 
consideramos más útil llevar a cabo esta delimitación. 
La razón por la que esta delimitación se ha llevado a cabo entre enero de 2014 hasta 
enero de 2016 ha sido la siguiente: si bien no podemos saber con seguridad el estado actual 
de estas ofertas, se ha observado que, teniendo en cuenta que como mínimo fueron 
publicadas un año antes de la creación de este estudio, es muy improbable que hayan 
sufrido alguna modificación que afecte a la seguridad de la información a la que se accede, 
bien porque las plazas hayan sido cubiertas o bien porque no se hayan encontrado los 
perfiles adecuados. Dado que es necesario que sean convocatorias cerradas para que no 
exista la posibilidad de cambios, se ha decidido que la delimitación temporal tenga en 
cuenta el aspecto de la cercanía y el de la seguridad. 
El acceso a las ofertas ha consistido en analizar de manera individual cada una de 
las ofertas publicadas, estudiando de forma específica las que se perfilen como propias del 
ámbito laboral que estamos estudiando. A la hora de analizar dichas ofertas laborales, se ha 
dado una especial importancia a la información relacionada con las habilidades 
informáticas, sin dejar de lado un análisis transversal: si bien el estudio de la totalidad de los 
aspectos profesionales de los documentalistas en el ámbito de la ingeniería industrial 
implica una investigación más profunda, se ha considerado interesante aprovechar no dejar 
de lado estos aspectos, para tener una información más contextualizada y abrir posibles vías 
secundarias de investigación. 
 
 
Tras este análisis, se ha llevado a cabo un estudio de las tecnologías que se solicitan 
para acceder a este tipo de puestos. En algunos casos ha sido un análisis poco claro, debido 
a la ambigüedad de la información disponible; por ejemplo, en el caso de las ofertas que 
solicitan profesionales con experiencia en gestores documentales, no es posible saber con 
exactitud a qué gestores se refieren. 
3. Resultados 
Tras llevar a cabo el análisis que hemos explicado anteriormente, se ha accedido a 
veintinueve ofertas diferentes. A continuación, mostramos los resultados que se han 
obtenido, mediante una exposición de las tecnologías de gestión documental solicitadas. 
Documentum. Se trata de un software de gestión de documentación, en el que se 
pueden gestionar tanto el contenido como los atributos del mismo: por ejemplo, entrada, 
salida, flujo de trabajo y gestión de las versiones (IBM, 2004). 
Estructura: Se trata de un sistema de cliente-servidor con tres niveles, construida 
sobre una base de datos relacional. Estamos ante un software de gestión documental 
(Trafton, 1999), lo que significa que ofrece un soporte en el que se puede guardar la 
documentación. En lugar de archivar los documentos importantes en un sistema de 
carpetas, las compañías lo hacen en sus sistemas de gestión documental. 
Características: La característica principal de Documentum es que permite que los 
miembros del equipo y el document controller siempre puedan acceder a los archivos. Se 
agiliza el acceso y el trabajo en equipo, manteniendo la seguridad. 
Ofrece una gran seguridad, ya que previene que un usuario individual o grupo de 
usuarios pueda ver un documento y permite personalizar los accesos. Otra característica es 
el control de las versiones; cuando se realiza un cambio se guarda como una nueva versión, 
siendo posible acceder a las versiones anteriores, manteniendo los cambios y las versiones 
finales. Tiene un sistema de búsqueda que funciona mediante el uso de una palabra o frase 
de cada documento, y/o con atributos asignados. Se puede filtrar mediante rangos 
temporales, y ofrece el uso de un flujo de trabajo para la aprobación de un documento. 
Cada usuario tiene un inbox propio, en el que están los documentos que precisan su 
aprobación, y puede comentar, aprobar o rechazar el documento de forma automatizada. 
Finalmente, el sistema de notificación de eventos notifica a los miembros sobre cambios en 
sus documentos (Trafton, 1999). 
 
 
Alfresco. Es un software de gestión de contenidos realizado en código libre y 
orientado al mundo empresarial. 
Estructura: Está basado en Java (Alfresco, 2000), con estructura cliente-servidor y 
basado en una base de datos relacional. Es de código libre. 
Características: Su principal ventaja es su seguridad, ya que coloca la gestión de 
documentos bajo el control de la empresa y maximiza el valor del contenido integrándolo 
en los procesos. Su sistema de búsqueda permite la búsqueda instantánea, con filtros y 
sugerencias, y se estructura mediante una serie de carpetas inteligentes que agrupa los 
ficheros según su razón de ser. Es muy similar a Documentum en este aspecto. Otra 
característica es el acceso móvil y la integración con las aplicaciones de productividad 
(Alfresco, 2017). 
El contenido se encuentra integrado en los procesos, de manera que puede seguir el 
flujo de trabajo del proyecto o el ciclo de vida del documento. Los documentos se pueden 
enriquecer con metadatos y propiedades, lo que ayuda a su identificación, y al tener 
integrados los flujos de trabajo se simplifica la revisión y aprobación de documentos, 
mientras que las definiciones de procesos personalizadas agilizan las actividades 
relacionadas. Se pueden aplicar acciones automáticas para las tareas repetitivas. En relación 
a la seguridad, Alfresco ofrece diversas capas de permisos de acceso que controlan el 
acceso, modificación y eliminación. Como tiene un sistema de versiones de documentos, 
incluida la funcionalidad de retroceso completo, simplifica el seguimiento y protege su 
integridad. 
DCMT. No se ha podido determinar cuál es el software que corresponde a estas 
siglas. Consideramos probable que sea un software de gestión documental particular de una 
organización, siendo difícil conocerla si no se tiene relación directa con la misma. 
Senet. Se trata de un software de gestión documental desarrollado para la empresa 
española Sener. Está basado en Java y se accede en línea. Dado que es un software de una 
empresa, su descripción se realiza basándose en su uso profesional. 
Estructura: Tiene un sistema cliente-servidor con accesibilidad en línea y está 
basada en una base de datos relacional. 
Los documentos se guardan en una estructura personalizada para cada proyecto, 
permitiendo personalizar los accesos y manteniendo las distintas versiones. Su sistema de 
búsqueda se basa en palabras clave y/o atributos añadidos al documento, además de 
 
 
permitir diversos filtros. También tiene un flujo de aprobación del documento, así como un 
sistema de alertas por correo para los miembros de dicho flujo. 
Aconex. Es una aplicación para la gestión de proyectos de construcción e 
ingeniería, que tiene en cuenta aspectos como el control de calidad, flujos de trabajo y 
gestión de la documentación, entre otros (Aconex, s.f.). Es una plataforma completa; 
observa las características y necesidades de estos proyectos, debido a su especialización. 
Estructura: Se trata de una plataforma en la nube escalable y adaptable a cada 
proyecto de ingeniería, de tipo Software-as-a-Service. 
Características: Permite un acceso directo a los documentos por parte de todos los 
activos del proyecto, posibilitando personalizar los accesos. Al estar en la nube, permite 
gestionar documentos sin límite de cantidad, tipo o participantes, ahorrando tiempo. Es 
una plataforma muy segura, ya que sólo la información que está explícitamentecompartida 
está disponible para otros miembros. Otra ventaja es su sistema automatizado de creación 
de Transmittals, que son los documentos que identifican la trasmisión de un documento de 
proyecto y necesarios en todos ellos. 
Tiene un sistema de procesos simplificados y permite gestionar documentos 
iconográficos, como planos, sin importar su formato. Por esta misma razón, permite ver 
planos y modelos 3D directamente en el navegador. Su buscador se basa en un sistema de 
metadatos y palabras clave; además, es accesible en plataformas móviles y se actualiza de 
forma automática. Otro aspecto es que ofrece control sobre las versiones de los 
documentos, si bien se mantiene la información siempre actualizada, y no permite 
borrarlos. La documentación se ordena según su tipología, disciplina y aspectos similares, y 
su estructura permite identificar, definir y gestionar interfaces de proyectos Oil & 
Gas. Tiene un sistema de comunicación de procesos y de minutado de reuniones. 
Otras habilidades informáticas. Es importante tener en cuenta que, si bien el uso 
de gestores documentales es una característica solicitada, no es el único aspecto informático 
que se tiene en cuenta de cara a este tipo de perfiles. Hay que tener en cuenta que, en 
algunas ofertas, se solicita el conocimiento de gestores documentales sin especificar el tipo 
concreto. También se ha observado la solicitud de conocimiento de herramientas como 
Acrobat, Office, bases de datos, Access, Excel y Thinkproject. 
Después de este análisis preliminar de las aplicaciones tecnológicas solicitadas, se 
ofrecen los resultados obtenidos. Existen ofertas en las que se han solicitado más de una 
 
 
tecnología o incluso ninguna en concreto; el hecho de que los resultados sean mayores a las 
veintinueve ofertas a las que se ha tenido acceso se debe a ello. Se muestra una tabla con las 
aplicaciones solicitadas y sus ocurrencias. 
Aplicación Ocurrencia 
Documentum Doce ofertas. 
Alfresco Cuatro ofertas. 
Gestores de documentación Tres ofertas. 
Bases de datos Dos ofertas. 
DCMT Una oferta. 
Senet Una oferta. 
Acrobat Una oferta. 
Office Una oferta. 
Access Una oferta. 
Excel Una oferta. 
Thinkproject Una oferta. 
Aconex Una oferta. 
Ninguna Nueve ofertas. 
Tabla 1. Ocurrencias de las aplicaciones en las ofertas 
4. Conclusiones 
En primer lugar, se observa la preponderancia del sistema Documentum como la 
aplicación informática más valorada. Es un sistema conocido y utilizado en el ámbito de la 
ingeniería industrial por su escalabilidad, su fácil aplicación a los documentos y series 
documentales de proyecto de ingeniería industrial y su uso intuitivo. Esto se aplica a la 
segunda categoría de gestores documentales más solicitados, ya que su base tecnológica es 
la misma. En consecuencia, la conclusión principal para ofrecer directrices para la inclusión 
laboral en este ámbito es el conocimiento de este tipo de tecnologías. 
Otro aspecto observado es la necesaria multidisciplinaridad de este tipo de 
profesionales. Sin duda, el uso de gestores documentales es muy recomendable, pero esto 
no implica dejar de lado la formación en tecnologías más generalistas pero no por ello 
menos necesarias, como las bases de datos o el paquete Office. Podemos concluir que el 
profesional adecuadamente especializado debe tener tanto habilidades informáticas 
especializadas como generales, así como un continuo reciclaje profesional, debido a la 
continua actualización tecnológica. 
 
 
En relación a este reciclaje, la utilización práctica de estas tecnologías es la opción 
más eficaz. Sin embargo, para la inserción laboral es necesario que exista un bagaje anterior, 
de cara a la empleabilidad y a su adaptación al puesto. Se recomienda una formación doble: 
en primer lugar, consideramos imprescindible que los planes de estudio tengan en cuenta 
estas necesidades, que son teóricas, técnicas y prácticas. 
El aspecto teórico implicaría el conocimiento especializado de la labor de gestión 
documental y de proyectos en estas de empresas; el aspecto técnico, al uso de los gestores 
documentales y tecnologías afines, y el práctico, la aplicación de estos conocimientos a 
supuestos prácticos similares a los que se encuentran en el entorno laboral. Esta formación 
también es aplicable a titulados e incluso a profesionales que deseen un reciclaje laboral; 
para ello, se pueden realizar cursos de reciclaje profesional. 
Por otra parte, este estudio se ha realizado de manera transversal, por lo que 
ofrecemos algunas conclusiones secundarias respecto al perfil demandado en el entorno, 
aunque un estudio pormenorizado implicaría otra investigación. En primer lugar, se ha 
observado la constante exigencia de un nivel alto de inglés. En la práctica totalidad de las 
ofertas analizadas se solicitan perfiles con un inglés muy alto o incluso nativo. 
Esto resulta lógico debido al carácter fundamentalmente internacional de este tipo 
de proyectos, por lo que también se tiene en cuenta, como punto positivo, el conocimiento 
de un tercer idioma, como el francés. Es imprescindible que la adecuación de estos 
profesionales de cara a su inclusión laboral se lleve a cabo teniendo en cuenta los aspectos 
tecnológicos y los lingüísticos. En algunos casos, se ha preferido reseñar la importancia de 
los idiomas en lugar de la necesidad de estudios especializados. 
Este hecho nos lleva a una nueva conclusión: si bien los estudios relacionados se 
han visto generalmente solicitados, en algunos casos no se han pedido como algo necesario 
e, incluso, se han solicitado perfiles no relacionados con el mundo de las Ciencias de la 
Información. Esto implica un desconocimiento y/o una falta de interés, cosa que no ocurre 
en otras profesiones. Si bien es importante reseñar la responsabilidad de las empresas en el 
conocimiento de los perfiles que solicitan, sería recomendable que se lleve a cabo una 
mejora en la difusión de nuestros estudios y profesión. 
 
 
6. Referencias bibliográficas 
 
 
Aconex (s.f.). “Gestión de documentos”. <https://aconex.com/es/document-
management-software> [Consulta: 31/03/2017] 
Alfresco (2000). “Alfresco: Software para ECM y BPM”. 
<https://www.alfresco.com/es/alfresco-software-para-ecm-y-bpm> [Consulta: 
03/03/2017] 
Alfresco (2000). “Alfresco: Capabilities of the document management system”. 
<https://www.alfresco.com/es/capabilities/document-management> [Consulta: 
01/04/2017] 
Bibliojobs (2017). “Documentación”. <http://bibliojobs.net/> [Consulta: 15/01/2017] 
Consepsys (2017). “E-learning”. <https://www.consepsys.com/> [Consulta: 01/04/2017] 
Docuweb (2017). “Ofertas de trabajo”. <http://www.docuweb.es/category/ofertas-de-
trabajo/> [Consulta: 27/01/2017] 
IBM (2007). “¿Qué es Documentum?”. 
<http://www.ibm.com/support/knowledgecenter/es/SSEPGG_8.2.0/com.ibm.db2.ii.do
c/opt/c0007264.htm>. [Consulta: 30/01/2017] 
My Oil and Gas Career (2017). “Document Controller”. 
<http://www.myoilandgascareer.com/role/document-controller#role_accordion1> 
[Consulta: 06/02/2017] 
RecBib (2017). “Empleo”. <www.recbib.es> [Consulta: 22/01/2017] 
SEDIC (2016). “Document controllers en el ámbito industrial”. 
<http://www.sedic.es/document-controllers-ambito-industrial/> [Consulta: 02/04/2017] 
The Mentor Group (2015). “Document controller – Job description” <http://mentor-
group.org/careers/document-controller-job-description/> [Consulta: 01/04/2017] 
Trafton, M. (1999). “What is Documentum?” 
<https://www.bluefishgroup.com/insights/articles/what-is-documentum/> [Consulta: 
01/04/2017] 
https://aconex.com/es/document-management-software
https://aconex.com/es/document-management-software
https://www.alfresco.com/es/alfresco-software-para-ecm-y-bpm
https://www.alfresco.com/es/capabilities/document-management
http://bibliojobs.net/
https://www.consepsys.com/
http://www.docuweb.es/category/ofertas-de-trabajo/
http://www.docuweb.es/category/ofertas-de-trabajo/http://www.ibm.com/support/knowledgecenter/es/SSEPGG_8.2.0/com.ibm.db2.ii.doc/opt/c0007264.htm
http://www.ibm.com/support/knowledgecenter/es/SSEPGG_8.2.0/com.ibm.db2.ii.doc/opt/c0007264.htm
http://www.myoilandgascareer.com/role/document-controller#role_accordion1
http://www.recbib.es/
http://www.sedic.es/document-controllers-ambito-industrial/
http://mentor-group.org/careers/document-controller-job-description/
http://mentor-group.org/careers/document-controller-job-description/
https://www.bluefishgroup.com/insights/articles/what-is-documentum/