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Farm Hosp 1995; 19 (1): 24-30ORIGINALES TRIALS®: APLICACION INFORMATICA PARA DISPENSACION Y CONTROL DE MEDICAMENTOS EN FASE DE INVESTIGACION CLINICA Idoate García, A.*, Doctor en Farmacia, Consultor; Giráldez Deiró, J.*, Doctor en Farmacia, Director; Idoipe Tomás, A.**, Doctora en Farmacia, Jefa de Sección; Garrido-Lestache, S.***, Licenciada en Biológicas, Monitor de ensayos clínicos. *.Servicio de Farmacia. Clínica Universitaria de Navarra. **.Servicio de Farmacia. Hospital Miguel Servet. ***.Unidad de Farmacología Clínica. Glaxo, S. A. Correspondencia: Antonio Idoate García. Servicio de Far- macia. Clínica Universitaria de Navarra. Avda. Pío XII, 36. 31008 Pamplona. Comunicación preliminar en forma de póster en el XXXIX Congreso de la SEFH. Palma de Mallorca, octu- bre 1994. Proyecto financiado mediante una beca de Laboratorios Glaxo, S. A. Fecha de recepción: 30-12-1994. Palabras clave: Ensayos clínicos. Informática. Dispensación de medicamentos. Gestión. Resumen: Se ha desarrollado una aplicación informática ( T r i a l s®) orientada a facilitar la dispensación y control de los medicamentos en investigación clí- nica en los servicios de farmacia (SF) hospitala- ria, normalizando los procedimientos y aseguran- do la calidad de la información registrada en el ensayo clínico (EC). El diseño y análisis funcional del programa ha si- do realizado por un grupo de trabajo formado por farmacéuticos de hospital en colaboración con la industria farmacéutica. La aplicación se ha desa- rrollado en lenguaje C++, utilizando dB-Vista 3.21 A como base de datos, en sistema operati- vo MS-DOS y utilizable en redes compatibles Net Bios (Novell, Lan Manager). Para la gestión de los medicamentos se han dife- renciado tres tipos básicos de EC: aleatorizado predefinidos por el promotor, aleatorizados por el SF y no aleatorizados. En todos ellos la dispen- sación puede ser individualizada (al paciente) o global (al investigador). En cada ensayo se han diferenciado tres fases: registro e identificación de las características del EC, gestión de mues- tras y finalización del EC. El registro de las características del EC establece el esquema posterior de funcionamiento de la aplicación en base al diseño del ensayo. La gestión de muestras incluye los procesos de recepción, dispensación y devolución de medica- mentos, tanto entre el SF y el paciente o investi- gador como con el promotor, controlando la in- clusión y aleatorización de pacientes. El sistema mantiene el control de estocks por ensayo con alarmas por existencias y caducidades. La finalización del EC supone la cancelación de las operaciones de gestión, emisión de balances y preparación de devoluciones al promotor. La información escrita suministrada por el siste- ma incluye formularios de dispensación/devolu- ción de medicamentos, movimientos de almacén, control de estocs y caducidades, así como hojas informativas para pacientes en EC. El sistema presenta datos estadísticos de actividad del SF en relación a los ECs. Key words: Clinical trails. Computers. Drugs dispensation. Management. Summary: An application software (Trials®) aimed at facilita- ting dispensation and control of drugs under clini- cal research in hospital pharmacy services (PS), standardizing procedures and assuring the qua- lity of the information recorded in clinical trails (CT) is described. The design and functional analysis of the pro- gramme have been performed by a work group formed by hospital pharmacist in cooperation with drug industry. The application has been de- veloped in C++ language, using dB-Vista 3.21 A as database, in MS-DOS operative system and to be used in compatible nets Net Bios (Novell, Lan Manager). For the management of drugs, three basic types of CTs have been differenciated: randomized 000 - r - - - je - te a a - p- - s y e- n n Farm Hosp 1995; 19 (1) 25 INTRODUCCION La correcta gestión de los medicamentos en inve gación clínica en los hospitales tiene una repercus directa sobre la calidad de los resultados del estudio. Esta actividad es tradicionalmente responsabilid del farmacéutico y así viene recogido en la legislaci actual sobre ensayos clínicos en España (1, 2). Sin embargo, las particulares características de e productos y la variedad de esquemas de dispensa existente en los ensayos clínicos hacen que su ges requiera una consideración especial respecto a la g tión habitual de medicamentos en el hospital. La calidad y homologación de los resultados del e tudio estará condicionada al cumplimiento de las Bu nas Prácticas Clínicas (BPC) en su desarrollo, lo q implica, entre otros aspectos, el trabajar con unos p cedimientos normalizados (PNT) y el mantenimien de un registro de la utilización de los medicamento aspectos ambos de aplicación a las actividades pro del farmacéutico en el ensayo clínico (3). Por todo ello, y a la vista del incremento constan de esta actividad en los SF, parece interesante el d rrollar métodos e instrumentos de trabajo que ayude farmacéutico a aumentar su eficiencia en relación a participación en la investigación clínica en el hospital Con este objetivo se ha realizado una aplicación formática denominada Trials®, orientada a facilitar la dispensación y control por el SF de los medicamen en investigación clínica, normalizando los proced mientos y asegurando la calidad de la información gistrada en el ensayo clínico. pre-defined by the sponsor, randomized by the PS and no randomized. In all of them, dispensa- tion may be individualized (to the patient) or ove- rall (to the investigator). Three stages have been considered in each trial: record and identification of the characteristics of the CT, management of samples and CT completion. The record of the CT characteristics establishes the subsequent functioning scheme of the appli- cation on the basis of the study design. The ma- nagement of drugs includes the steps of receipt, dispensation and return of drugs both between the PS and the patient or investigator and the sponsor, controlling the inclusion and randomiza- tion of patients. The system keeps control of stocks by trial with warnings for stocks and expi- rations. The CT completion involves the cancellation of all operations of management, issue of balances and preparation of returns to the sponsor. The written information provided by the system includes drug dispensation/return forms, move- ments of store supplies, stock and expiry dates control, as well as informative sheets for the CT patients. The system shows statistical data of the activities of PS regarding CTs. Farm Hosp 1995; 19: 24-30 sti- ión ad ón stos ción tión es- s- e- ue ro- to s, pias te esa- n al su . in- tos i- re- METODOS El diseño y análisis funcional del programa ha sido realizado por un grupo de trabajo de la SEFH (Socie dad Española de Farmacia Hospitalaria) integrado po farmacéuticos con experiencia suficiente en investiga ción clínica en el hospital, en colaboración con respon sables de investigación de la industria farmacéutica. Para asegurar la difusión y compatibilidad de la apli cación el programa ha sido desarrollado en lengua C++, utilizando dB-Vista 3.21 A como base datos, en sistema operativo MS-DOS y utilizable en redes com patibles Net Bios (Novell, Lan Manager). La entrada de datos al sistema se realiza median acceso a diccionarios (tablas) orientadas al usuario. L aplicación incluye sistemas de seguridad en el acceso la información, revisión de los datos introducidos en re lación a las características del ensayo y numerosas o ciones de emisión de la información registrada (lista dos, estadísticas e informes). La aplicación está orientada a su utilización en lo SF (básicamente en la gestión de los medicamentos) no debe por ello considerarse como un sistema para s guimiento y/o registro de los resultados encontrados e el ensayo clínico. DESCRIPCION DEL SOFTWARE El esquema general de trabajo de la aplicació Trials® se describe en la figura 1. Figura 1.—Esquema general de trabajo de Trials®. 000te a tre- ica- is- to en la les tán ón de- o de - re- sti- stro y/o tos ión pa- n a- - 26 Farm Hosp 1995; 19 (1) del Registro de un ensayo clínico La información registrada en el sistema para cada e sayo clínico incluye: — Datos de identificación del ensayo.Contiene la información general del ensayo clínico y sus respons bles (promotor, monitor, investigadores y servicios cl nicos que intervienen). — Características de diseño.Incluye la informa- ción existente en el protocolo en relación a los objet vos del estudio, diseño (según objetivos, centros par cipantes, metodología y tipo de enmascaramiento), s jetos participantes y tipo de aleatorización si existe. La información registrada incluye también la situa ción administrativa del ensayo (autorizaciones por CEIC y autoridades sanitarias), cuya conformidad e confirmada para proceder al inicio (gestión de mue tras) del ensayo. Las figuras 2 y 3muestran, respectivamente, la in- formación incluida al registrar un ensayo clínico en e sistema en relación a la identificación del mismo y su características de diseño. — Esquema de dispensación.Para cada ensayo se define un esquema de dispensación (representación g fica del protocolo de disensación que se sigue en el tudio), que incluye un calendario con las visitas y la entregas de los medicamentos a los pacientes. En la definición de un esquema de dispensación pu den intervenir los siguientes elementos: Figura 2.—Información registrada en la identificación del en- sayo clínico. Figura 3.—Información registrada sobre las características d diseño del ensayo clínico. n- a- í- i- ti- u- - el s s- l s rá- es- s e- • Grupo de dispensacióno conjunto de juegos (sets) de dispensación distintos que recibe un pacien lo largo del ensayo. • Juego de dispensación (set).Unidad física indi- visible de elementos que se suministran en una en ga. Puede contener uno o varios envases de med ción. • Envase de medicación.Cada uno de los elemen- tos que componen el juego de dispensación. • Unidad de dispensación.Es la forma galénica unitaria contenida en un envase de medicación. Gestión de medicamentos en ensayo Incluye las tres funciones básicas de recepción, d pensación y devolución que permiten en su conjun realizar la gestión de estocks de los medicamentos ensayo clínico y mantener un registro detallado de utilización de estos medicamentos por los responsab del ensayo y/o los sujetos participantes (figura 4). Los procesos de gestión de los medicamentos es condicionados por el tipo o modelo de randomizaci utilizado en el ensayo y el esquema de dispensación finido. La recepciónde medicamentos de un ensayo clínic incluye una gestión diferenciada por lotes, control existencias y caducidades. La dispensaciónpuede realizarse al sujeto o al in vestigador. En el primer caso requiere la inclusión p via del paciente en el ensayo y en el segundo el inve gador debe estar autorizado en el momento del regi del ensayo. En los ensayos aleatorizados el sistema controla propone el número de aleatorización para los suje asignados al ensayo clínico y limita a esta asignac las futuras operaciones con medicamentos para el ciente una vez aleatorizado (figura 5). En la devolución de medicamentos se contempla dos situaciones: — Devolución al SF de los medicamentos dispens dos y no consumidos por el paciente. — Devolución por el SF al promotor de los medica e Figura 4.—Esquema general de la gestión de muestras ensayo clínico. 000 s- os - - , - - li- e tos r e y a- Farm Hosp 1995; 19 (1) 27 mentos caducados, no consumidos por el paciente o dispensados. En el primer caso el sistema permite comprobar q la devolución corresponde a una dispensación anter aceptando unidades de medicamento que fueron d pensadas como parte integrante de un juego de disp sación. Ello permite llevar un registro exacto de la m dicación utilizada por el paciente (figura 6). En las devoluciones al promotor el sistema perm actualizar las existencias del estock como consecuen de incidencias (caducidades, deterioros...) y realizar cierre del ensayo y devolución de la medicación s brante, emitiendo un balance final de la gestión de muestras durante el ensayo clínico. Todas estas operaciones una vez realizadas queda chivadas en los correspondientes ficheros históricos, donde pueden recuperarse para consulta o corrección Base de datos de pacientes El sistema gestiona y mantiene una base de da con las características personales y de identificación los pacientes que participan en un ensayo clínico. Ca sujeto es asignado a un ensayo clínico. El sistema c trola y evita la asignación simultánea a más de un es dio y permite el seguimiento de un paciente a lo larg del estudio en función del esquema de dispensación finido. Figura 5.—Propuesta para selección de juegos de dispens ción (ensayos predefinidos). Figura 6.—Registro de devoluciones a farmacia (ensayo predefinidos). no ue ior, is- en- e- ite cia el o- las n ar- de . tos de da on- tu- o de- Finalización y cancelación de un ensayo clínico La interrupción de los procesos de gestión de mue tras en un ensayo clínico se ha contemplado desde d aspectos: — Cancelación.Operación que supone la suspen- sión temporal de un ensayo, imposibilitando las opera ciones de gestión (recepción, dispensación y devolu ción). El ensayo puede activarse posteriormente. — Finalización. Operación que supone la suspen- sión definitiva del ensayo (por finalización). Controla la devolución de la medicación sobrante al promotor emite los informes de cierre del ensayo y archiva la in formación correspondiente al ensayo en un fichero his tórico de donde puede recuperarse para consulta. Imp ca, al igual que en el caso anterior, la interrupción d todas las operaciones posteriores con los medicamen del ensayo. Información suministrada por el sistema Independientemente de la información accesible po pantalla, el sistema proporciona diversos modelos d información escrita que se describen en la Tabla 1. — Listados. Correspondientes a las características de los ensayos registrados, movimientos de almacén operaciones de control de los medicamentos (caducid des, obsolescencias, etc.). a- s Tabla 1. Información escrita suministrada por Trials® Listados de — Recepción de muestras. — Dispensación de muestras. — Devolución de muestras. — Balance por ensayo. — Obsolescencias. — Localización en almacén. — Existencias en almacén. — Dispensaciones. — Caducidades. — Situación administrativa de los EC. — Pacientes incluidos en EC. Estadísticas — Estadística global de los EC. — Estadística de la actividad del SF (operaciones). — Estadística de situación administrativa de los EC. — Otras estadísticas: • EC por grupos terapéuticos. • EC por servicios. • EC por promotores. • EC por investigadores. Informes — Hoja de datos del EC. — Hoja informativa para el paciente. — Formulario de recepción de muestras del promotor. — Formulario de devolución de muestras al promotor. 000 is- on- de ua- ue i- de el l o ta lo or- así do r de- i- el . icas , su la s- or) eto sa- el s a- co is- a- is- en- na- 28 Farm Hosp 1995; 19 (1) - — Estadísticas.El sistema permite la realización inmediata, con criterios de selección definibles por usuario, de estadísticas relativas al conjunto de los sayos registrados, a la actividad y operaciones gene das por ellos, a su situación administrativa y en re ción a sus responsables (promotores, investigadore servicios). — Informes. Destinados a mejorar la información del personal que interviene en el ensayo (hoja de dat y del paciente (hojas de dispensación con instrucc nes), así como formularios relativos a la recepción y devolución de medicamentos entre el promotor y Servicio de Farmacia. Utilidades El sistema dispone de configuraciones definibles p el usuario y las utilidades relativas a la seguridad en acceso a la información (password) y seguridad de datos (back-up). En cada pantalla de registro de operaciones pue solicitarse la opción de ayudaque explica el funcion miento y los comandos de ejecución de las distint operaciones. RESULTADOS Y DISCUSION La informatización de las actividades del SF en rel ción a los ensayos clínicos ha sido descrita previame por otros autores (4, 5, 6), con un planteamiento en neral ajustado a las necesidades específicas del hos donde se realizaba la aplicación. Nuestro grupo de trabajo ha pretendido que Trial® fuese en su diseño una aplicación flexible para adapt se a las necesidades de una mayoría de hospitales, lo que se ha limitado a contemplar las operaciones q más frecuentemente asume el SF en su participación los ensayos clínicos y que básicamente consisten gestión de los medicamentos en investigación, mante miento de un registro individualizado de la utilizació de estos medicamentos y el suministro de informaci en relación al ensayo clínico. La primera dificultad ha sido contemplar las múlti ples posibilidades existentes en la presentación de medicamentos que intervienen en un ensayo clínico. Figura 7.—Esquema de dispensación de un ensayo clínico el en- ra- la- s y os) io- /o el or el los de a- as a- nte ge- pital s ar- por ue en en ni- n ón - los Así, para el establecimiento de los «esquemas de d pensación» ha sido necesario definir una serie de c ceptos (grupos y juegos de dispensación, envases medicamentos y unidades de dispensación) que adec damente utilizados por el farmacéutico creemos q permiten incluir en la aplicación cualquier ensayo clín co, independientemente del formato de presentación las muestras o de su diseño (figuras 7 y 8). Ello implica la necesidad de un estudio profundo d protocolo por el farmacéutico, preferiblemente junto a investigador y al monitor, previo al registro del ensay y recepción inicial de los medicamentos, que permi establecer el esquema de dispensación que regirá a largo del estudio de acuerdo con la presentación y f ma de entrega de los medicamentos por el promotor, como de las pautas de dispensación del investigador. Un segundo aspecto no menos importante ha si considerar la aleatorización y su influencia posterio sobre la dispensación de los medicamentos. Se han finido por ello tres modelos básicos de ensayos clín cos: 1. Ensayos con aleatorización «predefinida» por promotor. 2. Ensayos con aleatorización «a definir» por el SF 3. Ensayos no aleatorizados. Cada uno de estos modelos presenta característ especiales en relación a la recepción de las muestras dispensación y la forma y momento de asignación de randomización. Los ensayos con aleatorización «predefinida» por el promotor se caracterizan porque los juegos de di pensación (medicamentos entregados por el promot están asignados a un número de aleatorización concr en el momento de su recepción en el SF. En estos en yos, que pueden considerarse mayoritarios cuando promotor es la industria farmacéutica y el estudio e comparativo y ciego, existe un solo grupo de dispens ción, ya que tanto los pacientes como el farmacéuti aparentemente están recibiendo o dispensando lo m mo (juegos idénticos con distinto número de aleatoriz ción) en todos los casos. En losensayos con aleatorización «a definir» por el SF pueden establecerse uno o varios grupos de d pensación. Los juegos de dispensación deben ser id tificables para la persona que dispensa y no son asig . Figura 8.—Detalle de la composición de un juego de dispen sación. 000 as ac- , y ífi- par- ee- far- te ctos de que . la de nal ca- el el ea utas i- er la ver- rjan aria nto el - en- to for- de 20 l to Farm Hosp 1995; 19 (1) 29 a- dos a un número de aleatorización hasta el momento la dispensación, siendo por consiguiente dispensable cualquier paciente de un mismo grupo. Implica el m nejo de una tabla de aleatorización por el investigad y/o dispensador. En ambos modelos de estudios aleatorizados ha s necesario contemplar la coexistencia en el estudio «fases abiertas», ya sea previas a la aleatorización ( lavados, tolerancia, etc.) o posteriores a la misma. En los ensayos no aleatorizadosse realiza una re- cepción global de los medicamentos que intervienen el estudio (con control de lotes y caducidades en la cepción y dispensación), siendo dispensados en bas la prescripción médica de acuerdo con el protocolo. Un tercer aspecto importante ha sido el mantenimie to de un registro de todas las operaciones realizadas los medicamentos de un ensayo clínico que permite seguimiento individual de las actuaciones realizadas pendientes de realización con un paciente que intervie en el estudio, así como la emisión de los distintos info mes (Drug Accountability Reports) relativos a la gestió de los medicamentos depositados en el SF (figura 9). Este registro individualizado y el establecimiento d un procedimiento normalizado de trabajo para el SF relación a la gestión de los medicamentos en investig ción (independientemente del diseño y responsables estudio), creemos que puede ser una de las principa aportaciones de esta aplicación. Por último se ha puesto especial interés en el tra miento de la información registrada en el sistema, c una triple finalidad: administrativa, de actividad y d mejora de la calidad. La cada vez mayor incidencia de los ensayos clínic sobre las actividades del SF demanda la utilización recursos, tales como la informática, que permitan a viar el tratamiento administrativo que esta activida conlleva. La información escrita suministrada por sistema incluye formularios de recepción/devolución d muestras, movimientos de almacén y control de estoc y caducidades. Esta mayor incidencia hace necesario cuantificar l operaciones que para el SF supone su implicación los ensayos clínicos del hospital, para una mejor g tión de los recursos existentes o demanda de nuevas cesidades. Por ello el sistema incorpora estadísticas lativas al conjunto de los ensayos clínicos registrado Figura 9.—Seguimiento de las dispensaciones por pacien en un ensayo clínico. de s a a- or ido de pre- en re- e a n- con el y ne r- n e en a- del les ta- on e os de li- d el e ks as en es- ne- re- s, número y complejidad de las operaciones realizad con los mismos y responsables de esta demanda de tividad (servicios clínicos e investigadores). Cada SF mediante el empleo de factores de valoración espec cos, puede cuantificar en cada hospital el coste de su ticipación para cada ensayo y en su conjunto (figura 10). Es sin embargo en la mejora de la calidad donde cr mos que es necesario aumentar la participación del macéutico en la investigación clínica. No es infrecuen observar un desconocimiento generalizado de aspe básicos de la medicación utilizada o del protocolo dispensación por parte de algunas de las personas intervienen en las distintas fases de un ensayo clínico Por ello nos ha parecido interesante incorporar a aplicación la posibilidad de emitir «hojas resumen» los datos básicos del ensayo que informen al perso sanitario que interviene en el mismo acerca de las racterísticas fundamentales del estudio. Igualmente sistema permite registrar información de interés para paciente en relación al medicamento utilizado, ya s en relación a los posibles efectos adversos y sus pa de comportamiento como en relación al modo de adm nistrar el medicamento. Esta información puede s emitida y entregada al paciente en el momento de dispensación. Finalmente es necesario resaltar que esta primera sión de la aplicación Trials® está sujeta a la inclusión de todas aquellas sugerencias y modificaciones que su como consecuencia de su empleo en la práctica di con objeto de lograr que finalmente sea un instrume para la mejora de la eficiencia de la participación d farmacéutico en la investigación clínica del hospital. En conclusión, Trials® es una aplicación orientada a fa cilitar las actividades del SF en relación a los medicam tos en investigación clínica, así como el funcionamien según procedimientos normalizados asegurando la in mación registrada y el cumplimiento de los requisitos BPC en relación a la gestión de estosmedicamentos. BIBLIOGRAFIA 1. Ministerio de Sanidad y Consumo. Ley 25/1990, de de diciembre, del Medicamento. «Boletín Oficial de Estado» n.° 306, 22 de diciembre. 2. Ministerio de Sanidad y Consumo. Real Decre te Figura 10.—Estadística global de actividad (operaciones re lizadas). 30 Farm Hosp 1995; 19 (1) 561/1993, de 16 de abril, por el que se establecen los requisitos para la realización de ensayos clínicos con medicamentos. «Boletín Oficial del Estado» n.° 114, 13 de mayo de 1993. 3. Vallvé C: Buena práctica clínica. Recomendaciones internacionales en investigación terapéutica. En: Far- maindustria. Serie científica. Madrid, 1990. 4. Oliveras J, Jodar R y Suñé J M: Programa informático aplicado al control de ensayos clínicos. Farm Hosp 1990; 14: 83-7. 5. Cauet D, Fontan J E, Huchet J y Larrouturou Ph: G. E. T.: Gestion des essais therapeutiques or specific soft - ware for management and dispensation of clinical t r i a l s . 21st European Symposium on Clinical Phar- macy. Copenhagen, 1992. 6. Cauet D, Fontan J E, Huchet J y Larrouturou Ph: Quality assurance in clinical trials management: Presentation of computerized system. 21st European Symposium on Clinical Pharmacy. Copenhagen, 1 9 9 2 . Indice General Sumario Num. 1-95 TRIALS: APLICACION INFORMATICA PARA DISPENSACION Y CONTROL DE MEDICAMENTOS EN FASE DE INVESTIGACION CLINICA INTRODUCCION METODOS DESCRIPCION DEL SOFTWARE RESULTADOS Y DISCUSION BIBLIOGRAFIA
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