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MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO EN EL SERVICIO DE FISIOTERAPIA DEL CENTRO DE MEDICINA DEL EJERCICIO Y REHABILITACIÓN CARDIACA, CEMDE S.A. JANETH PÉREZ RODRIGUEZ CAROLINA TAMAYO QUIRAMA UNIVERSIDAD CENTRO DE ESTUDIOS DE LA SALUD CES FACULTAD DE SALUD PÚBLICA POSGRADO DE AUDITORÍA EN SALUD MEDELLIN 2012 MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO EN EL SERVICIO DE FISIOTERAPIA DEL CENTRO DE MEDICINA DEL EJERCICIO Y REHABILITACIÓN CARDIACA, CEMDE S.A. JANETH PÉREZ RODRIGUEZ CAROLINA TAMAYO QUIRAMA Monografía para optar por el título de Especialista en Auditoría en Salud. Asesor: Doctor Hermes Moreno Ruiz Odontólogo – Especialista en Gerencia de la producción y mejoramiento continuo. UNIVERSIDAD CENTRO DE ESTUDIOS DE LA SALUD CES FACULTAD DE SALUD PÚBLICA POSGRADO DE AUDITORÍA EN SALUD MEDELLIN 2012 3 TABLA DE CONTENIDO pág. INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 10 1 OBJETIVOS ....................................................................................................... 12 1.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................... 12 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ........................................................................... 12 2 MARCO TEORICO ............................................................................................. 13 2.1 LA CALIDAD ................................................................................................... 13 2.1.1 La calidad orientada a la atención del paciente. .......................................... 14 2.1.2 Calidad y satisfacción. ................................................................................ 17 2.2 LA EVALUACIÓN DE LA CALIDAD EN LA ATENCIÓN MÉDICA ................. 18 2.3 EL SERVICIO Y LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO .................................... 20 2.3.1 Servicio al cliente.. ....................................................................................... 21 2.4 EL CLIENTE ................................................................................................... 22 4 2.4.1 Las necesidades del cliente. ....................................................................... 22 2.4.2 Clientes internos. ......................................................................................... 23 2.4.3 Clientes externos. ......................................................................................... 23 2.5 CÓMO CONOCER LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO ................................ 24 2.5.1 La satisfacción.. ........................................................................................... 24 2.5.2 La insatisfacción........................................................................................... 25 2.5.3 Para conocer la satisfacción del usuario. .................................................... 26 2.5.4 Las encuestas. ............................................................................................. 28 2.5.5 Usuario satisfecho........................................................................................ 29 2.6 LAS CAUSAS MÁS COMUNES DE INSATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES EN LAS EMPRESAS DE SALUD. ......................................................................... 30 2.7 SATISFACCIÓN Y FISIOTERAPIA................................................................. 34 2.8 LA INSTITUCIÓN ............................................................................................ 35 2.8.1 Portafolio de servicios .................................................................................. 35 2.8.2 Pensamiento estratégico institucional .......................................................... 36 5 3. MARCO LEGAL ........................................................................................... 38 4. DISEÑO METODOLOGICO PRELIMINAR .................................................. 44 4.1 ENFOQUE METODOLOGICO DE LA INVESTIGACIÓN ............................... 44 4.2 TIPO DE ESTUDIO ......................................................................................... 44 4.3 POBLACIÓN REFERENCIA ........................................................................... 44 4.4 MUESTRA ...................................................................................................... 44 4.5 CRITERIOS DE INCLUSION Y EXCLUSION ................................................. 45 4.5.1 Criterios de inclusión. ................................................................................... 45 4.5.2 Criterios de exclusión.. ................................................................................. 45 4.7 PRUEBA PILOTO ........................................................................................... 46 4.8 APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO ............................................................... 46 5. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS ........................................... 47 5.1 CARACTERISTICAS DE LA MUESTRA POBLACIONAL .............................. 47 5.2 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA CON LA ENCUESTA .. 49 6 5.3 COMPARACIÓN DE RESULTADOS .............................................................. 55 5.4 OBSERVACIONES REALIZADAS POR LOS ENCUESTADOS ..................... 56 6. CONCLUSIONES .............................................................................................. 57 7. RECOMENDACIONES ...................................................................................... 59 8. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................... 61 ANEXOS ................................................................................................................ 63 7 LISTA DE GRÁFICOS pág. Gráfico 1. Proporción de edades en pacientes encuestados ................................. 47 Gráfico 2. Proporción de género en la muestra poblacional .................................. 48 Gráfico 3. Proporción de afiliación a entidades de salud ....................................... 48 Gráfico 4.Proporción de satisfacción durante la solicitud de citas, el registro en recepción para acceder al servicio y la señalización existente ............................. 50 Gráfico 5. Proporción de satisfacción respecto a la puntualidad............................ 51 Gráfico 6. Proporción de satisfacción con el trato recibido .................................... 52 Gráfico 7. Proporción de satisfacción con las instrucciones recibidas durante las sesiones de fisioterapia.......................................................................................... 53 Gráfico 8 Proporción de satisfacción con la infraestructura y la institución ............ 54 8 RESUMEN Objetivo: Realizar una medición, a través de una herramienta objetiva, del nivel de satisfacción de los pacientes del Centro de Medicina del Ejercicio y Rehabilitación Cardíaca (CEMDE) de Medellín Colombia, en el período comprendido entre junio y agosto de 2012, y a partir de los resultados sugerir recomendaciones que permitan mejorar la calidad del servicio. Métodos: Estudio descriptivo. Análisis empírico-analítico de datos provenientes de 304 encuestas realizadas a usuarios del servicio de Fisioterapia en el período citado. La meta de satisfacción establecida fue 95% de respuestas positivas en las variables evaluadas. Resultados: Todas las variables relacionadas con la infraestructura estuvieron por debajo de la meta, destacándosepor su baja calificación la ventilación (satisfacción: 48,03%). Con respecto al servicio, el trato recibido (96,71%-100%) y la facilidad en el registro (97,7%) alcanzaron la meta, mientras variables como claridad en instrucciones (91,78%), facilidad para solicitar citas (87,83%) y puntualidad (68,75%), estuvieron por debajo de ésta. Entre las observaciones se destacan sugerencias sobre mejoría de insumos y distribución de pacientes. 96,71% de los usuarios recomendaría la institución. Conclusiones: El servicio de fisioterapia del CEMDE presenta en general un nivel aceptable de satisfacción del usuario. Mientras la mayor falencia está en la infraestructura, el servicio es percibido como adecuado, lo que lo lleva a un reconocimiento positivo por parte de éste. Conocer la percepción del usuario permite identificar debilidades y plantear acciones para corregirlas, optimizando así la calidad de la atención. Palabras clave: Satisfacción, Servicio, Usuario, Infraestructura, Calidad, Fisioterapia. 9 ABSTRACT Objective: To measure the level of customer´s satisfaction in the Exercise Medicine and Cardiac Rehabilitation Center (CEMDE) in Medellin Colombia, during the period of time between June and August of 2012 and, from the obtained results, suggest improvements to service quality. Methods: A descriptive study was carried out based on empirical-analytical scrutiny. The data was obtained from 304 individual surveys conducted in the Physical Therapy service users during the mentioned period of time. Established satisfaction goal was 95% of positive responses to the evaluated variables. Results: All infrastructure-related variables were below target, specially mentioning ventilation for its low rating (satisfaction rate: 48. 03%). Concerning to service, treatment from personnel (96.71%-100%) and ease in the registry (97.7%) achieved the goal, while variables such as Clarity of instructions (91.78%), ease to request appointments (87.83%) and punctuality (68.75%) were below it. From the general observations it is important to highlight some suggestions about supplies improvement and patient distribution. Finally, 96.71% of customers would recommend the institution. Conclusions : CEMDE’s Physical Therapy service has a generally acceptable level of customer´s satisfaction. While the main pitfall lies in infrastructure, customer service is perceived as adequate, what confers it a positive recognition. Realizing user´s perception allows identifying weaknesses and proposing actions to amend them, this way optimizing health care quality. Key words: Physical Therapy, Satisfaction, Service, Customer, Infrastructure, Quality. 10 INTRODUCCIÓN El hombre como ser perteneciente a un proceso evolutivo y cambiante, ha ido clasificando a través del tiempo sus necesidades fundamentales, les asigna un valor a cada una de ellas según se lo permite su nivel cultural, edad, estilo de vida y estrato socioeconómico, elevando así, como usuarios, las exigencias para las instituciones prestadoras de servicios o fabricantes de productos que las satisfacen.(1) La satisfacción es una percepción subjetiva del cliente post servicio o producto, no influenciable y de difícil medición, pero a través de los atributos de calidad se puede realizar una aproximación adecuada de su nivel. En la actualidad esto es indispensable para sobresalir en el mercado de los servicios de salud en donde el aumento de planes de beneficios complementarios que traen la medicina prepagada y las pólizas hacen al usuario entrar a la búsqueda de una excelente atención en salud, cumpliendo sus expectativas y cubriendo sus necesidades. En Colombia, el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad, establece los requerimientos para que los diferentes actores cumplan con las expectativas del cliente, de una manera segura, constante y con altos niveles de calidad, conduciendo a las instituciones de salud en organizaciones altamente competitivas, confiables, eficaces y efectivas, donde su eje central es el usuario y su familia. Por lo anterior es relevante conocer la percepción y necesidades del cliente actual y potencial de las instituciones, y así poder evaluar e identificar las variables que pueden generar una atención en salud de baja calidad en los directamente involucrados, quienes reciben los servicios, los pacientes. El obtener este conocimiento permite no solo cumplir con los requisitos exigidos en la normatividad colombiana, sino ser una institución que se preocupa por el bienestar de los usuarios y la calidad en la prestación de los servicios. Esta postura otorga una real importancia a la capacidad de su recurso humano para conseguirlo, e involucra a toda la organización en el logro del objetivo. Todo esto lleva al enfoque del problema objeto de la presente monografía, el cual se basa en la medición de la satisfacción del usuario en una Institución Prestadora de Servicios de Salud, en este caso El Centro de Medicina del Ejercicio y 11 Rehabilitación Cardiaca, CEMDE, institución que ha crecido considerablemente durante los últimos años, no solo en su estructura física y recurso humano, sino en el número de servicios que presta; paralelo a ello ha aumentado el número de pacientes atendidos diariamente en sus instalaciones. Esta medición contribuye a definir los parámetros que la lleven a alcanzar un nivel de calidad óptimo según las características de la población que atiende, descifrando la percepción de los diferentes usuarios frente a la institución, para satisfacer sus necesidades y expectativas. En la actualidad el centro cuenta con una encuesta única para todos los servicios, que no posee base metodológica ni escogencia de la muestra, además con una escala de calificación no adecuada para la definición del nivel de satisfacción; es ambigua entre el “insatisfecho y satisfecho” para la escogencia del encuestado y permite identificar solo algunas variables de la posible satisfacción o insatisfacción sin tener en cuenta los atributos de calidad. No posee un proceso riguroso y documentado para la tabulación de los datos, obteniendo información poco confiable. Esto demuestra el poco conocimiento que tiene la institución sobre la satisfacción de sus usuarios, de las características y el nivel de calidad con que se prestan los servicios, por lo que fue importante la recopilación de diferentes fuentes de información tanto primarias como secundarias, sobre la medición de la satisfacción de los usuarios, el cliente, la calidad y la evaluación de la calidad en los servicios de salud. A partir de ahí se tomaron los conocimientos necesarios para los cambios propuestos en la herramienta de medición del nivel de satisfacción de los usuarios en CEMDE, basándose además en los atributos de calidad, en las expectativas y necesidades de los usuarios a partir de variables como la edad, el sexo, estrato socioeconómico, tipo de afiliación (EAPB o particulares). Con este instrumento afinado, que pretende resultados más objetivos y con la implementación de las acciones pertinentes, se alcanza un nivel de calidad superior en la prestación de los servicios y se mejora la aceptación del usuario. Tener un concepto claro de la percepción de los clientes y orientar la organización hacia el cumplimiento de sus necesidades y expectativas, permite conservarlos mediante su fidelización y atraer clientes potenciales, sobresalir en el mercado por sus servicios y lograr un renombre a nivel regional y nacional. 12 1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL Realizar una medición, a través de una herramienta objetiva, del nivel de satisfacción de los pacientes del Centro de Medicina del Ejercicio y Rehabilitación Cardíaca (CEMDE) de Medellín Colombia, en el período comprendido entre junio y agosto de 2012, y a partir de los resultados sugerir recomendaciones que permitanmejorar la calidad del servicio. 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS • Realizar cambios en el instrumento de evaluación, diseñando una encuesta que mida en forma cuantitativa del grado de satisfacción con respecto a diferentes variables que tienen en cuenta las necesidades del paciente. • Evaluar el grado de satisfacción del usuario que recibe los servicios de fisioterapia en CEMDE por un periodo de 3 meses. • Identificar los aspectos que generan mayor satisfacción e insatisfacción en los usuarios del servicio de fisioterapia. • Sugerir con base en el análisis de resultados de este estudio, las recomendaciones pertinentes que contribuyan al mejoramiento de la calidad en la prestación del servicio de fisioterapia en la institución. 13 2 MARCO TEORICO 2.1 LA CALIDAD Puede definirse la calidad como “la totalidad de los rasgos y características de un producto o servicio, que se refiere a su capacidad para satisfacer necesidades expresadas o implícitas”(2). Esta definición sugiere que según las necesidades que se quiera satisfacer y el usuario al que pertenecen estas, la calidad del producto o servicio debe ajustarse a los requisitos y medidas establecidas para esta satisfacción. El usuario es quien califica el nivel de calidad, determina los requisitos y atributos que dan valor y sirven de referente a los modelos de sistemas de calidad. Por lo tanto podemos decir que la satisfacción, la calidad y la fidelización son influenciables por diferentes factores, tanto internos como externos, que incluyen el tipo de necesidad, la preferencia del usuario y las experiencias propias o ajenas sobre el producto o servicio. La calidad debe estar orientada al cliente, implica estar a la vanguardia en los desarrollos tecnológicos, poseer innovación para sorprender dando una respuesta rápida y flexible por encima de sus expectativas. No debe convertirse en un simple cumplimiento de especificaciones técnicas, de pasos en procesos, o en solo una identificación y disminución de fallas para cumplir con una normatividad exigida o para eliminar las quejas de los usuarios(2) . Es ir más allá al simple hecho de corregir fallos. La verdadera dimensión de la calidad es subjetiva y se forja una expectativa de calidad que procede de tres fuentes(2): • Necesidades personales: esperan encontrar un producto que las satisfaga. • Expectativas: las experiencias de los servicios que transmiten terceras personas crean expectativas de calidad de los servicios. Empleando esta información como punto de referencia para hacer comparaciones entre lo esperado y lo recibido. • Experiencia: Las adquisiciones continuadas permiten fijarse un nivel de calidad que se emplea como punto de referencia. En cuanto el servicio se aleje de ese nivel de calidad habitual, se apreciarán diferencias de calidad.(2) 14 Esta dimensión muestra al cliente como el principal actor y observador de la calidad en el producto final sin que intervenga directamente durante su producción, es quien define la creación y el objetivo de la institución, y quien de manera subjetiva e inconscientemente permiten una sostenibilidad en el mercado de la misma a través de los calificativos dados. 2.1.1 La calidad orientada a la atención del paciente. En esta área la evaluación de la calidad debe apoyarse en una definición conceptual y operativa de lo que significa la "calidad de la atención médica". En este aspecto fundamental se presentan muchos problemas, pues la calidad de la atención es una idea difícil de definir. Tal vez la definición más conocida sea la de “Lee y Jones" en forma de ocho "artículos de fe", algunos enunciados como atributos o propiedades del proceso de la prestación de atención y otros, como metas u objetivos de ese proceso. Estos "artículos" transmiten claramente la impresión de que los criterios de calidad no son nada más que juicios de valor que se aplican a distintos aspectos, propiedades, componentes o alcances de un proceso denominado atención médica. En ese sentido, la definición de calidad puede ser casi cualquier cosa que se quiera que sea, si bien por lo común es un reflejo de los valores y metas vigentes en el sistema de atención médica y en la sociedad más amplia de la que ésta es una parte. (3) La calidad es dificultoso definirla en la prestación de un servicio y más aún de salud, cuando los usuarios ya vienen con una predisposición a este, esperando siempre algo negativo por las diferentes historias o ciclos de servicio vividos o recibidos por los demás, y condicionando el calificativo final. Los artículos de fe, que ayudan a orientar la calidad en la atención del paciente se pueden formular de la siguiente manera:(4) • La atención médica correcta se limita a la práctica racional de la medicina, sustentada en las ciencias médicas. En la medicina moderna no tienen lugar los charlatanes, curanderos o magos: cualquier sistema de prevención, diagnóstico o tratamiento que no se fundamente en la observación racional y la deducción, adquiere un carácter azaroso que es incompatible con una buena atención médica, y confiere una base muy poco sólida para la adquisición de salud. 15 • Una buena atención médica enfatiza la prevención. La medicina preventiva de ninguna manera está confinada a las "actividades de salud pública". Las ideas de prevención y promoción de la salud deben alcanzar todas las ramas de la medicina. De hecho, en un sentido estricto toda la medicina es preventiva. Existen unos cuantos remedios específicos para el tratamiento de las enfermedades; el propósito de este tratamiento es ayudar al cuerpo y a la mente en la recuperación de la salud, interfiriendo con el progreso del padecimiento, previniendo las complicaciones y, en última instancia, posponiendo la muerte. Prevención, diagnóstico y tratamiento son aspectos inseparables de la ciencia y el arte de la medicina. Tienen un fin común -la promoción y el mantenimiento de la salud- y comparten un mismo cuerpo de conocimientos. • La buena atención médica exige una cooperación inteligente entre el público general y los profesionales de la medicina científica. La atención médica no depende sólo de la profesión médica; es poco lo que puede hacer el mejor de los doctores con un paciente que no sigue sus indicaciones. La cooperación de los pacientes es tan importante como la eficiencia de los médicos y la disponibilidad y excelencia de los servicios. • La buena atención médica trata al individuo como un todo. "Las enfermedades no son individuales, si no estados diversos de los individuos". Cada persona enferma presenta un problema único, que cada médico aborda a su manera. Para que la atención sea adecuada es indispensable que el paciente sea visto como persona, miembro de una familia específica que vive en un medio ambiente determinado. Todos los factores relativos a su salud mental y emocional tanto como fisiológica, se deben tomar en cuenta para la prevención, el diagnóstico y el tratamiento. Se debe tratar a la persona enferma o lesionada, y no a la condición patológica que le aqueja. Así, por ejemplo, puede ocurrir que a pesar de que en términos médicos estrictos una paciente debería ser hospitalizada, se descubre que la atención especializada intrahospitalaria es más perjudicial que benéfica por la aprehensión que le provoca la sola idea de abandonar su hogar. En un caso así, una buena atención médica bien podría prescribir la estancia domiciliaria. • Una buena atención médica mantiene una relación personal cercana y continua entre médico y paciente. La compleja naturaleza del ser humano y lo intrincado de las relaciones entre el cuerpo y la mente, entre las personas y el todo, determinan que la primera premisa básica de la buena atención médica consista en una profunda familiaridad con la personalidad y las costumbres del 16 paciente. El médico familiar es la persona mejorcalificada para supervisar la salud de los miembros de una familia, diagnosticar sus enfermedades y manejar su tratamiento. Ningún grado de especialidad técnica, ni combinación alguna de aparatos de laboratorio es tan útil en el diagnóstico de muchos padecimientos, como el conocimiento personal de la historia clínica del paciente, su situación familiar y sus idiosincrasias físicas y mentales. • La buena atención médica funciona en coordinación con el trabajo social. "Donde existe amor por el hombre, existe también amor por este arte". Pero el amor al hombre debe ser iluminado por el entendimiento y debe tomar en cuenta el medio social en que vive y sus necesidades económicas. Por mucho tiempo se ha reconocido la relación entre pobreza y enfermedad. Las malas condiciones de vida debilitan la resistencia del cuerpo a las infecciones, y la ventilación inadecuada, el hacinamiento y la desnutrición son aliadas proverbiales de la enfermedad. El valor de la atención médica entre las clases más pobres se vuelve relativo en tanto que después de un cierto tratamiento el paciente es mandado de regreso al mismo medio que propició su padecimiento. Si bien la medicina no es capaz de curar el desempleo o abolir la miseria, mucho es lo que se puede hacer en cooperación con las instituciones de asistencia social para mejorar el nivel de salud de los sectores más pobres de la sociedad. • La buena atención médica coordina los diferentes tipos de servicios médicos. La práctica de la medicina incluye una amplia variedad de servicios, de la erradicación de agentes insalubres a la punción de abscesos subcutáneos. Necesariamente estos servicios son proporcionados por una gran diversidad de agencias e instituciones, e involucran diferentes métodos y tipos de organización. Muchos de los servicios sólo se otorgan a nivel de comunidad, como la recolección de estadísticas vitales y la inspección de leche y otros alimentos, por ejemplo. Otros, como las amigdalectomías, sólo pueden prestarse a nivel individual. Y otros más, aunque en términos técnicos podrían brindarse individualmente, por razones de tipo social o económico carecen de efecto si no son canalizados a través de organizaciones colectivas y servicios públicos. Para que la atención médica sea adecuada se requiere de una coordinación estrecha entre las agencias e instituciones encargadas de proveer los servicios médicos. 17 • Buena atención médica significa que todos los servicios de la medicina científica moderna pueden ser aplicados a las necesidades de salud de todas las personas. Desde el punto de vista de la sociedad como un todo, los aspectos cualitativos de la atención médica no se pueden disociar de sus aspectos cuantitativos. Independientemente de la perfección técnica que pueda lograrse en el tratamiento de un caso individual, la medicina no cumple adecuadamente su función mientras esa misma perfección no esté al alcance de todos los individuos(4). Estos artículos de fe nos enfocan a definir la metodología de evaluación de la calidad con base en la formación científica del profesional más la unión de todos los servicios principales y de apoyo que participan en la atención que busca una adecuada salud y una mejor calidad de vida de la población. Debe estar por encima de las creencias populares sobre diversos tipos de curación y sanación, pero sin olvidar que el individuo, su familia y su comunidad deben ser vistos no como conceptos, casos o enfermedades sino con la verdadera dimensión de ser humano en el cual intervienen factores psicológicos, sentimentales, económicos y sociales en su condición actual de salud. 2.1.2 Calidad y satisfacción. Ambos conceptos están interrelacionados, van de la mano, porque la calidad produce satisfacción, es tanto un antecedente como un consecuente de la misma y los modelos de satisfacción pueden ser denominados de calidad de servicio percibida ya que lo que se evalúa es un servicio y no un bien de consumo; por lo tanto, la calidad de servicio es lo que influye sobre la satisfacción que se experimenta. A su vez, la satisfacción influye en la evaluación a largo plazo de la calidad de servicio percibido. La satisfacción a partir de calidad según la define el cliente es lo que permite comprender perfectamente las dimensiones de la calidad: la calidad del producto y la calidad del servicio. 2.1.3 Calidad y servicio. La calidad de servicio supone la valoración de que un producto es útil, fácil de manejar y cumple la función encomendada, pero también que proporciona sensaciones placenteras, obteniendo los resultados planeados inicialmente, proporcionando satisfacción al cliente externo, interno, y a los miembros de la institución en términos de rentabilidad e imagen en el mercado, para esto debe seguirse una orientación al consumidor y así conocer sus demandas en las diferentes dimensiones, la cual puede comprobarse en el resultado positivo de su medición. 18 La comparación entre servicio deseado con lo recibido permite evaluar la calidad del servicio. Habrá calidad cuando las percepciones sobre lo recibido cumplan o superen las expectativas de los esperado(2). 2.2 LA EVALUACIÓN DE LA CALIDAD EN LA ATENCIÓN MÉDICA (3) La evaluación de la atención médica, siempre se ha hecho en términos de recuperación, restauración de las funciones, supervivencia y mejoramiento de la calidad de vida en el paciente, utilizando frecuentemente estos como indicador de la calidad de esa atención. El uso de los resultados como criterio para estimar la calidad de la atención médica ofrece innumerables ventajas. Pero pocas veces se cuestiona la validez de utilizar los resultados como dimensión de la calidad. Tampoco la estabilidad y validez de los valores de recuperación, restauración, supervivencia y calidad de vida plantean ninguna duda en la mayoría de las situaciones y culturas. Por otra parte, los resultados tienden a ser bastante concretos y, como tales, sujetos aparentemente a una medición más precisa. Para medir la calidad de la atención, en primer lugar, habrá que determinar si el resultado de la atención es, en realidad, la medida que corresponde utilizar, puesto que los resultados reflejan no sólo el poder de la ciencia médica de alcanzar determinados efectos en ciertas condiciones dadas, sino también el grado en que se ha aplicado, en los casos objeto de estudio la, "medicina científica" como se la concibe actualmente. Pero, precisamente, el objetivo puede ser separar estos dos efectos. En algunas ocasiones, un determinado resultado puede no ser pertinente, por ejemplo, cuando se elige la supervivencia como criterio de éxito en una situación que no es mortal, pero que puede conducir a una condición de salud subóptima o invalidante'". En el resultado pueden influir muchos otros factores además de la atención médica, por lo que, si se quiere llegar a conclusiones válidas, habrá que tener cuidado para mantener constantes todos los demás factores distintos de la atención médica, como por ejemplo factores propios de los pacientes. Si bien algunos resultados son por lo general fáciles de medir sin lugar a error (la muerte, por ejemplo), la medición de otros que no fueron definidos con tanta precisión puede resultar difícil. Entre estos se incluyen las actitudes y 19 satisfacciones de los pacientes, la readaptación social, la discapacidad y rehabilitación física. Por último, si bien los resultados considerados en conjunto podrían ser indicativos de buena o mala atención, no permiten conocer en qué consisten las deficiencias o ventajas a las que se podría atribuir un resultado determinado ni en qué momento del proceso de atención sucedieron. Al presentar todas estas limitaciones al uso de los resultados como criterios para evaluar la atención médica no se ha querido demostrar que los resultados son inadecuados como indicadores de la calidad, sino subrayarque se los debe utilizar con discernimiento. Los resultados siguen siendo en general los indicadores definitivos para dar validez a la eficacia y calidad de la atención en los servicios de salud, utilizándolos de manera adecuada y hacia un objetivo. Otra forma de enfocar la evaluación consiste en examinar el proceso mismo de prestación, en lugar de los resultados. Esta posición se justifica porque lo que interesa no es el poder de alcanzar los resultados previstos, sino determinar si se ha aplicado una "buena" atención médica. Las estimaciones se fundan en consideraciones como el grado de adecuación, integridad y minuciosidad de la información obtenida mediante la historia clínica, el examen físico y las pruebas diagnósticas; la justificación del diagnóstico y el tratamiento; la competencia técnica en la aplicación de los procedimientos diagnósticos y terapéuticos, incluso los quirúrgicos; las pruebas del manejo preventivo del paciente en condiciones de salud y de enfermedad; la coordinación y continuidad de la atención; el grado en que la atención resulta aceptable para el destinatario (percepción) y muchas otras. Este enfoque requiere que se especifiquen con gran detenimiento los criterios que se usarán en la evaluación. Las estimaciones de la calidad obtenidas sobre esta base son menos estables y definitivas que las derivadas de la medición de los resultados. No obstante, pueden ser más pertinentes a la cuestión que nos ocupa: establecer si se presta adecuadamente el servicio médico. Este análisis del proceso y los resultados significa una mera separación entre medios y fines. Es una cadena ininterrumpida de medios antecedentes seguida de fines intermedios los que, a su vez, son medios para otros fines. La salud misma podría ser un medio para alcanzar aun otro objetivo. Varios autores han señalado que esta formulación ofrece un enfoque valioso para “la evaluación"; la que podría considerarse como la medición de los puntos finales del procedimiento e incluirse 20 bajo el encabezamiento general de "proceso" porque se funda en consideraciones similares con respecto a los valores, criterios y validación (3). Una tercera manera de abordar la evaluación es estudiar no el proceso de atención en sí mismo, sino las situaciones en que tiene lugar y los medios y procedimientos de los que es el producto. Esto podría denominarse a grosso modo evaluación de la estructura, aunque también puede abarcar procesos administrativos de distinta índole, que prestan apoyo y orientación a la provisión de atención. La evaluación así entendida se basa en aspectos tales como la adecuación de las instalaciones y los equipos; la idoneidad del personal médico y su organización; la estructura administrativa y el funcionamiento de programas e instituciones que prestan atención en salud; la organización fiscal y varios más. Se da por sentado que si se cuenta con las condiciones y los medios adecuados, la buena atención en salud y satisfacción del usuario estará asegurada. Este enfoque tiene la ventaja de que se refiere, al menos en parte, a información bastante concreta y accesible. Sin embargo, presenta el inconveniente importante de que con frecuencia la relación entre la estructura y el proceso o entre la estructura y el resultado no está bien establecida(3). 2.3 EL SERVICIO Y LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO Un servicio es una actividad o beneficio, que una parte pueda ofrecer a otra, que implica alguna interacción con clientes de manera directa o indirecta, y en el cual el resultado no es una transferencia de propiedad pero puede estar o no íntimamente asociado con un producto físico. Las características más importantes del servicio son: • Intangibilidad: los servicios son en gran medida abstractos, significa que no se puede apreciar con los sentidos antes de ser adquirido. • Inseparabilidad: los servicios por lo general se producen y consumen al mismo tiempo, con participación del cliente en el proceso. No puede separarse los servicios del cliente y del prestador, que es quien lo produce. • Heterogeneidad o inconsistencia: los servicios no están estandarizados y tienen alta variabilidad por ser heterogéneos. Un mismo servicio puede variar según quien lo proporcione. 21 • Caducidad: no es posible almacenar los servicios en una bodega ni inventariarlos. 2.3.1 Servicio al cliente. Es una herramienta importante del servicio y primordial en las empresas y organizaciones del día a día. Es el conjunto de actividades interrelacionadas que se ofrece con el fin de que el cliente obtenga el producto o servicio en el momento y lugar adecuado con las características que satisfaga sus necesidades y/o expectativas, como consecuencia del precio, la imagen, la experiencia y la reputación de la empresa. El buen servicio al cliente es una herramienta con mucho potencial y que ha ganado mucha importancia por los diferentes niveles de calidad establecidos actualmente. Su correcto desempeño permite al oferente vender con beneficio, además de ser una puerta abierta para lograr un acercamiento con el usuario, escuchar y conocer sus necesidades. Posibilita difundir la imagen de la empresa, obtener información adecuada del mercado o sus clientes y apoyar la publicidad y/o promociones que la empresa realiza para atraer los clientes potenciales, ya que captar a un nuevo cliente es aproximadamente seis veces más caro que mantener a uno. El servicio al cliente es una filosofía que va más allá de la "capacidad de respuesta a las necesidades del cliente" y el "enfoque del cliente", no es solo limitarse a recibir las quejas de los usuarios. Amplía el enfoque influyendo en todos los ámbitos, desde la forma en que el personal saluda hasta el ambiente reinante en la sala de espera y la forma en la que se manejan las quejas/reclamos/sugerencias de una manera pertinente y oportuna, sin servilismo con el usuario ni diosificando al personal asistencial. Debe ayudar a cada persona a beneficiarse, no solamente de los servicios inmediatos que vino a buscar, sino a nivel de toda la gama de servicios que ofrece la institución. Aún puede llevar a la introducción de nuevos servicios o productos para cubrir las necesidades expresadas por los clientes, haciendo que se diferencien notablemente en el trato ofrecido a ellos (cortesía, atención rápida, confiabilidad, atención personalizada, personal bien informado, simpatía entre otros.), lo cual es un factor determinante para lograr la fidelización de los mismos al oferente. Es necesario escuchar al cliente para enfocarse verdaderamente en servir y satisfacer sus necesidades, y este es el objetivo primordial del servicio al cliente. 22 2.4 EL CLIENTE El cliente es el centro en torno al cual gira siempre la política de cualquier empresa, institución o mercado, es el patrón que da lugar al beneficio empresarial(5)(6). Los clientes de los productos o servicios de la empresa tienen una serie de características que es necesario tener en cuenta, lo hacen un ser bastante imprevisible, pero no se debe olvidar que la razón de ser de la empresa es la satisfacer sus necesidades, ante el que se supeditan todos los procesos, incluidos los referentes a la fabricación y selección de los productos y servicios que se ofertan y, por supuesto, la relación con el cliente. Es alguien cuyas necesidades y deseos deben ser satisfechos; también es indispensable conocer quiénes son los clientes ya sean internos o externos y el orden en que sus necesidades y deseos deben satisfacerse, es un paso crítico para determinar cómo debe proyectarse la institución. Un cliente normalmente no expresa sus deseos, salvo cuando no está satisfecho, no siempre sabe lo que quiere, pero adquiere lo que le gusta y en el momento que los necesita de acuerdo a sus exigencias, dispuesto a cambiar de producto o institución al mínimo fallo detectado, por lo cual se considera único yquiere ser tratado diferente a los demás, y cuando no se siente satisfecho lo proclama perjudicando a la empresa. 2.4.1 Las necesidades del cliente. Todos los clientes tienen necesidades que han de ser satisfechas así no sean implícitas y las características y objetivo del producto o servicio han de ser satisfacerlas. Esto se aplica a los dos tipos de clientes, tanto a los clientes internos como a los externos. En el caso de los clientes externos, la respuesta satisfactoria es determinada por el producto o servicio recibido además que contribuye a su fidelización con la institución. En el caso de los clientes internos, la respuesta satisfactoria es determinada por la competitividad de la empresa en cuanto a productividad, calidad, rendimiento, ambiente laboral, remuneración salarial entre otros factores; así como elevar el nivel moral que reflejan los servicios y/o departamentos internos. Con base en esto, todo el análisis que gira en torno a la calidad y la satisfacción se basa en las percepciones del cliente acerca del servicio o el producto. El concepto básico es el de "servicio percibido" tal como se analiza en el modelo de las brechas sobre la calidad en el servicio, sobre las cuales influye(2): • No saber lo que el cliente espera. • No seleccionar el diseño ni los estándares del servicio correctos. 23 • No entregar el servicio, sin los estándares del servicio correctos. • Adecuar lo prometido con lo ofrecido y entregado. 2.4.2 Clientes internos. Los clientes internos son aquellas personas dentro de la empresa o institución, que por su ubicación en el puesto de trabajo, sea operativas, administrativas o ejecutivo, recibe de otros algún producto o servicio, el cual debe utilizar para alguna de sus labores. En toda empresa hay departamentos y personas que suministran productos a otros. Los que lo reciben se llaman “clientes`” a pesar del hecho de que ellos no son clientes en el sentido habitual, es decir aunque no compren el producto. Por mucho tiempo se le ha dado una mayor importancia al cliente externo, que al cliente interno, pero sin un cliente interno satisfecho y motivado difícilmente lograremos un cliente externo satisfecho, además que los clientes internos tienen un interés vital de tipo financiero, dentro de la empresa. (1). Los clientes internos y externos se encuentran vinculados por al menos dos elementos fundamentales: • Si bien los trabajadores constituyen la fuente de generación de la ganancia de las entidades, esta no se materializa sino es a través del intercambio con los clientes externos. • Al tiempo que el mantenimiento e incremento de la adquisición de los productos o servicios de las entidades por parte de los clientes externos depende de su satisfacción, esta se encuentra directamente vinculada a la satisfacción del cliente interno(7). 2.4.3 Clientes externos. Son aquellos que no pertenecen a la empresa u organización y van a solicitar un servicio o a comprar un producto. Son las personas por las que la empresa se construye y tiene razón de ser. Conseguir los mejores clientes es uno de los pasos importantes para hacer crecer una empresa. El camino para llegar a ese punto es contratar y conservar a los mejores empleados. Cuando un trabajador se siente satisfecho está en mejores condiciones de prestar un servicio de calidad, brinda un mejor trato y amabilidad, es más ágil y diligente, y por sobre todas las cosas, no se deja condicionar por la falta de recursos, fallas tecnológicas u organizativas, por lo que mantendrán el negocio atractivo para los dueños, los inversionistas, los proveedores y los compradores. 24 Se puede concluir que los clientes / consumidores contribuyen uno de los principales activos de la empresa conjuntamente con su fuerza laboral y capacidad de dirección. 2.5 CÓMO CONOCER LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO 2.5.1 La satisfacción. Es una respuesta de carácter emocional o cognoscitivo, una percepción de un hecho ocurrido en un tiempo determinado posterior al consumo de un bien o servicio, a una selección determinada, o basado en la experiencia acumulada acerca del comportamiento de un producto. Ésta es influenciada significativamente por la evaluación que hace la persona sobre las características del servicio o producto, si llena o no las expectativas ya sean creadas o infundadas, y por el nivel del estado de ánimo de la persona; se basa en la valoración de los atributos y características de los productos o servicios, la confirmación de las expectativas y los juicios de inquietud, solapando los procesos que subyacen del consumo y la satisfacción(2)(8)(9). Está conformada por los siguientes elementos: • El rendimiento percibido: es el "resultado" que el usuario "percibe" que obtuvo en el producto o servicio que adquirió. Este tiene las siguientes características: o Es determinado desde el usuario y no de la empresa. o Parte de las percepciones del cliente, no necesariamente en la realidad. o Es modificado por las opiniones de otras personas que influyen en el usuario. o Puede ser determinado luego de una exhaustiva investigación que comienza y termina en el "usuario". • Las expectativas: son lo que los clientes esperan conseguir de algo. Las expectativas de los usuarios se producen por el efecto de una o más de las siguientes situaciones: o Promesas que hace el empleado o la misma empresa acerca de los beneficios que brinda el producto o servicio. o Experiencias de compras o servicios anteriores. o Opiniones de amistades, familiares, conocidos y líderes de opinión. o Promesas que ofrecen los diferentes competidores existentes en el mercado.(10) 25 2.5.2 La insatisfacción. Se puede definir como un sentimiento de malestar o disgusto que se tiene cuando no se colma un deseo o no se cubre una necesidad. La insatisfacción produce inquietud o sufrimiento. No obstante, el hombre siempre tenderá a ir buscando mejores maneras de estar satisfecho, por lo que en su naturaleza está estar constantemente inquieto y en constante expectativa de peligro por perder la poca o mucha satisfacción que esté experimentando en su presente, comprometiendo de esta manera el grado de felicidad final que se obtiene(11). En la prestación de un servicio o entrega de un producto determinado, en ocasiones es inevitable la insatisfacción de estos por no lograr cumplir sus expectativas. Algunos motivos que generan insatisfacción se presentan a continuación: • El precio: cuando se descubre otra institución que ofrece un servicio igual o similar a un menor precio. En cualquier caso las diversas investigaciones muestran que el precio no es el principal factor de decisión para la mayoría de los consumidores comparando con la calidad del servicio o producto. • La variabilidad de los precios: los cambios en los precios en el interior de una institución frente al mismo producto o servicio. • Importancia psicológica: los que son muy deseados generan menos disonancia. La insatisfacción dependerá de la importancia concedida al producto o servicio y de la vinculación emocional con el mismo. • Prestaciones: cuando el consumidor considera que las prestaciones o productos recibidos no son las adecuadas. • Número de alternativas: dependerá de la percepción de alternativas deseables y la accesibilidad a estas. • Credibilidad de la fuente de información: debe percibir la experiencia, capacidad y veracidad del empleado que le presta el servicio que cubrirá sus expectativas, en caso contrario se crea duda e insatisfacción • La comunicación por parte de otros proveedores: cuando el consumidor a partir de la información recibida del vendedor espera unas ciertas condiciones o características y estas no se cumplen con lo prometido desde la oferta(12). 26 2.5.3 Para conocer la satisfacción del usuario. Hay que tener en cuenta que es un parámetro que ha sido siempre parte del eje central de las políticas comercialesen las instituciones u organizaciones, y en Colombia es parte importante para cumplir con los requisitos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud, en el cual el usuario es el pilar fundamental y la base del mismo. Las necesidades de conocer la satisfacción de los clientes o usuarios que se presentan actualmente en las diferentes áreas de consumo y servicio han favorecido a la formulación y construcción de diversos tipos de métodos y procedimientos para medir el grado de satisfacción de los clientes o usuarios, pero tal vez en la realidad actual, la mayoría de organizaciones no están preparadas todavía para abordar este aspecto con el grado de profundidad y rigor metodológico que merece. La consecución de este objetivo, sólo puede ser juzgada tomando como referencia un estándar de comparación y el proceso de evaluación de la satisfacción implica como mínimo la intervención de dos estímulos: un resultado y una referencia o estándar de comparación, incluyendo un rango de respuesta más amplio que la mera sensación de contento(2). A continuación se hará una descripción de algunos métodos para la medición y el análisis de la satisfacción de los clientes (2)(13): • Sistema de quejas y sugerencias: se emplean diferentes medios, como buzones, números de teléfonos especiales, tarjetas o formularios para llenar con sugerencias o quejas, entre otros. • Paneles de clientes: se selecciona un grupo de clientes que conozcan suficientemente el producto y así se obtiene sugerencias y opiniones sobre el mismo periódicamente, a partir de la experiencia de cada cliente, para poder obtener un análisis dinámico que nos permita observar tendencias y establecer conclusiones. La información puede ser obtenida a través de cualquier canal. Como inconveniente, debemos indicar que el hecho de seleccionar clientes determinados con gran experiencia, conduce a despreciar a los nuevos clientes y en especial a la primera impresión causada por el producto o servicio. Las conclusiones no son aplicables a la totalidad de los clientes. • Encuestas de satisfacción a clientes reales e históricos: Constituyen un método directo, de forma sistemática, para conocer el grado de satisfacción de los usuarios, y constituyen una fuente de inestimable valor para estos fines. Consiste en la realización de cuestionarios cortos de satisfacción a los clientes de la empresa o institución seleccionados a partir de criterios objetivos previamente definidos que permiten obtener la opinión de los clientes en un momento determinado del tiempo posterior a la compra del producto o servicio. Se pueden enfocar a clientes nuevos, clientes actuales que están reduciendo su volumen de consumo y clientes que han dejado de consumir el producto, 27 para evitar su deserción y determinar los elementos que llevan a un cliente a demandar y a dejar de demandar un producto al mismo tiempo y se obtiene de este modo una idea de qué elementos influyen en la imagen de la institución y en qué medida afectan los niveles de fidelización. Su desventaja son las diferentes tipologías de clientes a analizar obligan a definir muy bien la información que se precisa de cada tipo de cliente y a abstraerla con precisión para poder enunciar conclusiones generalmente aceptables. Al mismo tiempo, no siempre se consigue que respondan a los cuestionarios, la dificultad estriba en obtener un índice suficiente de clientes que respondan para poder aceptar la muestra como significativa del total de los clientes de la organización. • Encuestas al personal: en los casos en que determinados empleados estén en contacto directo con el cliente, se puede realizar encuestas a estos empleados con el fin de obtener una información directa sobre la opinión de éstos últimos. Como limitación cabe mencionar que las conclusiones a las que se puede llegar nunca estarán exentas de cierto grado de subjetividad en tanto en cuanto se está analizando lo que los empleados creen que los clientes opinan. • Sesiones de grupo: reuniones con grupos reducidos de clientes, centradas en aspectos muy concretos del producto o servicio, en las que los participantes pueden aportar mucha información, pero con el inconveniente que suponen las barreras de comunicación abierta, ya que algunos se cohíben por el posible señalamiento posterior y la limitación en la generalización de las conclusiones. • Revisiones particulares: son reuniones periódicas individuales con clientes seleccionados en las que se tratan con mucho detalle una gran selección de aspectos relacionados con el producto o servicio de una manera formal a partir de la necesidad de obtener información sobre una serie de datos previamente definidos para poder identificar expectativas reales del cliente. Como limitación cabe plantear la dificultad del método en términos de coste, disponibilidad de los participantes y la generalización de las conclusiones. • Investigaciones de mercado: investigaciones sobre la totalidad de consumidores reales y potenciales del producto o servicio con el fin de evaluarlos con los ofrecidos por la competencia e identificar de este modo oportunidades y amenazas. Es favorable como método de estudio generalizado pero no permite obtener información detallada ni concreta sobre los propios clientes, sus necesidades y expectativas. • Cliente oculto: el evaluador se hace pasar por cliente de la empresa y simula una compra para valorar los aspectos relacionados con la misma, generalmente a nivel de valoración del servicio. Esta técnica permite evaluar la atención al cliente, el trato con el personal, y otro aspectos relacionados con el servicio pero requiere un gran esfuerzo en definir las bases del estudio con el objeto de que las conclusiones no sean mal interpretadas entre el personal afectado. • Informes del personal en campo: se analiza determinados aspectos en contacto directo con el cliente en el mercado para conocer la opinión directa que el producto merece y así poder retroalimentarnos. Es necesario volcar la 28 información obtenida tal como se ha recibido para poder luego tratarla si deseamos llegar a conclusiones relativamente válidas aceptando en todo momento las críticas que puedan surgir. • Análisis de medidas operativas: sistema de análisis a través de indicadores u otros métodos de seguimiento y medición, aplicadas a todas las operaciones que afectan en mayor o menor medida la satisfacción del cliente. La dificultad se halla en determinar cuáles son los indicadores críticos que aportaran información adecuada y real de manera que exista una relación directa entre la opinión de los clientes y las tendencias reflejadas por los indicadores, además de la construcción del indicador, el cual puede ser variable por subjetividad. • Clientes perdidos: mediante el conocimiento de los problemas confrontados por aquellas personas que han decidido cambiar de establecimiento, marca o producto. El empleo de diversas escalas, el uso de cuestionarios estructurados y el análisis estadístico forman parte del instrumental técnico aplicado independientemente de la perspectiva teórica desde la que se estudia la satisfacción del cliente (2)(13). En el presente trabajo se enfocará la medición del nivel de satisfacción en la encuesta como fuente primaria de recolección de información. 2.5.4 Las encuestas. Son instrumentos de investigación descriptiva, con un método de recolección de información específica y sistemática de tipo cuantitativa en una muestra representativa de la población. Estas se clasifican en cuatro tipos: • Encuestas basadas en entrevistas cara a cara o de profundidad: consisten en entrevistas directas o personales con cada encuestado. Son controladas y guidadas por el encuestador, y puede recoger mayor información que por otros medios como el teléfono y el correo. • Encuestas telefónicas: es una entrevista por vía telefónica con cada persona encuestada, con la cual se puede abarcar ungran número de personas en menos tiempo y es de fácil administración pero debe ser corta para no generar molestias en el encuestado. • Encuestas postales: es el envío de un cuestionario a los encuestados, se les pide que los llenen y los remitan a la empresa o una casilla de correo, ya sea el tradicional o el electrónico. En este tipo de encuesta se puede obtener más sinceridad con las respuestas por no tener la presión directa del encuestador pero se corre el riesgo de tener poca respuesta. 29 • Encuestas por internet: se realiza mediante la colocación de un cuestionario en una página web o se envía a los correos electrónicos predefinidos. Se puede tener una amplia cobertura, ahorro de tiempo y bajos costos, a pesar de esto tiene la desventaja de que no siempre se puede verificar la identidad del encuestado(6)(14). 2.5.5 Usuario satisfecho. Para una institución el esfuerzo humano y el valor económico que requiere la captación de un nuevo cliente y su fidelización es grande, por lo tanto debe ser posible demostrar los verdaderos beneficios que genera esto a largo plazo y determinar qué es lo que los clientes valoran del producto o servicio, de manera continua, dinámica, progresiva y adaptable, para mantenerlo por más tiempo como consumidor, pues sus necesidades y deseos son cambiantes lo que obliga a mantenerse continuamente informado sobre ellas y adaptarse. Tener un usuario satisfecho es la esencia del enfoque de la empresa en el Cliente. Esto se logra cuando las expectativas previas a la compra o recepción del producto o servicio sean igualadas o superadas consiguiendo de esta manera la fidelidad, que permanezca por más tiempo seleccionando la misma institución o producto para satisfacer sus necesidades. Algunos beneficios que se obtienen con la satisfacción de los usuarios son los siguientes: • Aumento de las ventas, ya sea por la compra repetitiva del mismo producto, cada vez que se presenta de nuevo la necesidad o debido a las compras cruzadas, lo que conlleva adquirir otros productos de la empresa. Por esto, la empresa obtiene como beneficio la fidelidad del cliente y la posibilidad de venderle el mismo u otros productos o servicios adicionales en el futuro. • Transmisión de boca a boca mediante la figura de los clientes apóstoles que predican a los cuatro vientos las bondades de la empresa influyendo de forma positiva en la decisión de compra de otros clientes (familiares, amistades y conocidos). Es una forma de comunicación y difusión gratuita que se debe generar y potenciar estableciendo los mecanismos adecuados para que se produzca aprovechando sus ventajas, mediante herramientas actuales como los blogs, redes sociales y los foros que son lugares propicios para que se desarrolle. • La competencia: el cliente satisfecho deja de lado a la competencia. Por tanto, la empresa obtiene como beneficio un determinado lugar (participación) en el mercado(5). 30 Los aspectos esenciales que pueden llevar a un usuario satisfecho son: • Son las personas más importantes para cualquier organización • Un usuario no depende de la organización, es la organización quien depende del usuario. • Un usuario no interrumpe el trabajo, sino que es la finalidad del mismo. • No se le está haciendo ningún favor al servirle, sino que esa es el deber del empleado. • Son seres humanos llenos de necesidades y deseos. La labor es satisfacerlos • Merecen el trato más amable y cortés • Atender a los demás como a usted le gustaría ser atendido Hay un solo modo de definir el propósito y la razón de ser de la empresa: crear y mantener un cliente, y esto se logra con un usuario satisfecho. 2.6 LAS CAUSAS MÁS COMUNES DE INSATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES EN LAS EMPRESAS DE SALUD. Todas las empresas de salud cometen errores en la calidad del servicio, que en general son causa de insatisfacción con el servicio, y esos errores deben servir para aprender sobre ellos y el como lograremos reducirlos o si es posible desparecerlos de la cultura de la empresa. Por eso es importante que los conozcamos. Son los siguientes (15): • Apatía: es todo lo contrario a la empatia, que significa acople de personalidades, importancia en la relación humana. Los pacientes dicen que la apatía les causa mucha insatisfacción porque captan la indiferencia con la cual los atiende bien sea el personal asistencial (médicos, enfermeras, farmaceutas, etc) y/o el personal administrativo cuando le explican algo al paciente. Esa sensación de indiferencia que uno como paciente siente, y mucho más enfermo, realmente genera verdadera frustraciones con la calidad del servicio y los pacientes de hoy en dia están poco dispuestos a tolerarla. • Desaire: tienden a expresarlo los pacientes como una sensación de aburrimiento porque se dan cuenta que bien sea que el personal asistencial o el administrativo, desean salir rápidamente de su caso, es decir, por el hecho de que el caso es de poca importancia o porque es tan complejo, que nadie quiere dedicarle buen tiempo. Esa sensación de “desechado”, es francamente muy insatisfactoria para el paciente, que incluso puede agravar médicamente 31 más su situación llevándolo a un severo estado de depresión. Este error de servicio debe ser rápidamente detectado y corregido, porque es uno de los que más hace daño a la imagen de la empresa y del profesional en el mercado. • Frialdad en la atención: es el que más tristeza me da encontrar en las empresas de salud. Ello porque lo que le paciente expresa es que se siente tratado como un “objeto”, una “cosa”, un “número”. Es muy común que en las rondas médicas de los hospitales y las clínicas, se haga referencia a “el caso de la cama 35” o el “sindrome del tumor raro” que todos los profesionales y estudiantes deben ver porque es muy escaso y solo se ve en libros. En las aseguradoras de salud, ese caso “de alto riesgo” lo analizaremos después para ver si le autorizamos o no el servicio. La tristeza de encontrar las quejas de los clientes sobre esta causa común de insatisfacción del servicio, es el hecho de que no existen muchas veces las más mínimas normas cívicas de educación con el paciente y su familila. No lo saludan, no se los mira a los ojos, no se les estrecha la mano, no se les manifiesta ni el más mínimo consuelo. Entonces una empresa bien orientada hacia la calidad del servicio como el principal elemento competitivo ¿debería realizar esfuerzos e invertir dinero en un proceso educativo muchas veces con personas con educación superior universitaria, como lo son la mayoría de los profesionales de la salud y muchos empleados del área administrativa? Estoy seguro que la respuesta es SI, aunque aparentemente estos aspectos deberían venir “prefabricados” desde la formación en el hogar de las personas. • Aire de superioridad: este aspecto que es histótico en todas las sociedades humanas, de darle el poder al médico y volverlo como un profesional de alto estatus, en muchas ocasiones se ha vuelto contra los mismos pacientes, porque él médico (y otros profesionales de la salud) por sus conocimientos propios que se relacionan con la vida y con la muerte, actúan con un aire de superioridad con el cual, según dicen los pacientes se sienten inferiorizados y atemorizados si preguntan o sugieren algo sobre su condición médica. La prepotencia y la arrogancia son dos posturas del ser humano, que se vuelven un verdadero problema de servicio para las empresas de salud, ya que precisamente por ser actitudes, no son fáciles de modificar. El conocmiento que tenemos de los seres humanos en cualquier campo de las ciencias se ponen al servicio de la sociedad, es para eso precisamente, y no es para inferiorizar a la gente. Cuando la empresa realiza un esfuerzo por cambiar esas actitudes de los empleados que la tienen y que son fácilmente identificables por sus compañeros 32 de trabajo y por los clientes y estos no cambian, es mejor cambiarlosa ellos por otras personas. Existe una frase en el mundo de las empresas que dice que “cambias o te cambian” y en un mercado competitivo basado en la calidad del servicio, las empresas con estas actitudes dificilmente se mantendrán en el mercado, ya este se encargara de cambiarlas por otras donde la sensación de humillación no se presente. Tampoco la actitud de servicio de parte de los empleados consiste en el servilismo, es decir la humillación en el sentido contrario, del empleaado ante el paciente. • Robotismo: cualquier actividad humana es suceptible de rutinizarse y de volverse mecánica, incluso aspectos tan humanos como el amor, el sexo, las realaciones interpersonales, pueden volvérsenos aspectos rutinarios y aburridos. Cuando esto sucede, el paciente lo detecta, aunque no muy fácil muchas veces, pero al detectarlo, se nota que no hay una expresión de individualidad para con el cliente, es decir la sonrisa, la manera de explicar lo que el paciente tiene se hace “cmo redactándolo de memoria” según dicen los pacientes. Esto puede conducir a serios errores de servicio, por ejemplo en el laboratorio clínico, en donde pueden confundirse las muestras o en cirugía en donde pueden pasarse por alto ciertas condiciones especiales que no son de la actividad diaria del quirófano. Debemos estar atentos entonces a este aspecto y muy pendientes del clima organizacional de la empresa, para observar el porque de la rutinización de uno o varios empleados. • Reglamentismo: sin duda este aspecto siempre será molesto desde la óptica del cliente, pues el hecho de tener que cumplir con un papeleo no es muy agradable. También hay que reconocer que se requiere información básica para poder realizar la atención del paciente, pero no es en muchas ocasiones esto lo que molesta al cliente, sino que para acceder a un servicio o para que su aseguradora de salud le autorice un servicio, le exigen en muchas ocasiones requisitos que pueden parecer poco importantes, pero como el cloiente no los puede cumplir, no se les presta el servicio. Incluso en casos de urgencias NO vitales, no se atiende el paciente porque no tienen la autorización firmada, o porque es fin de semana o porque no contestan en la central de autorización. Dejemos un aspecto claro y es que toda la organización requiere de normas y procesos de autorización para un normal funcionamiento, pero podríamos tener la habilidad de resolver el proceso administrativo después de atender el paciente. Es a esto que se refieren los pacientes cuando manifiestan sus quejas de servicio por 33 ésta causa. No se trata de relajar las normas siempre, sino en casos excepcionales, ya que en muchas ocasiones es la salud y la vida del paciente lo que esta en juego y será más fácil excusar un error administrativo que una complicación. • Evasivas: es este el último error de servicio que más comúnmente refieren los clientes en las entidades de salud. Su nombre lo dice todo, cada que se acude a la prestación de un servicio, siempre habrá una disculpa para no atender al paciente o para atenderlo mal. Es muy común en las empresas de salud estatales y en las que buscan la mediocridad. Además es muy molesto que una entidad se posicione como altamente evasiva de su responsabilidad y esto díficilmente esta dispuesto a tolerarlo el mercado. También este error de servicio es una clara señal de que la empresa de salud, tiene serías deficiencias estructurales y la gerencia debe estar muy atenta a ello(15). Lo más importante al detectar estos errores de servicio, es que la organización aprenda de ellos y logre corregir al máximo aquellos que sean los que más comúnmente se presenten en ella. En la mayoría de los casos, los datos obtenidos de quejas, reclamaciones y/o sugerencias del paciente, no son sistematizadas y analizadas adecuadamente, por lo que la información obtenida de estos es errónea o insuficiente, lo que conlleva a una inadecuada o una no identificación de las falencias en la atención prestada hacia el usuario, y por lo tanto no se puede generar planes de mejora adecuados si no hay información correcta o acertada sobre esta, trayendo como consecuencia el descontento del paciente, la poca aceptabilidad con el servicio, el profesional a cargo o la institución misma, y llevar a una pérdida del cliente. En el caso de CEMDE, los datos internos de la institución no son suficientemente claros e independientes para cada uno de los servicios, la información está limitada por el método y el contenido generalizado de la encuesta, además no evalúa las necesidades del usuario y/o acompañantes, además que esta es realizada por el profesional que prestó el servicio, dio de alta o realizó el examen diagnostico. 34 En algo que concuerdan diversos autores, es que la realización de una encuesta en una institución, independiente de su área, es algo más que la simple redacción de un cuestionario y su entrega a todos los usuarios en el momento del alta. 2.7 SATISFACCIÓN Y FISIOTERAPIA Al realizar consultas en diversas bases de datos sobre estudios previos realizados para conocer la satisfacción de los usuarios en los servicios o salas de fisioterapia a nivel nacional y mundial, solo se obtuvo un hallazgo, corresponde a una investigación realizada en el Hospital General Dr. Juan Burno Zayas Alfonso de Santiago de Cuba. En éste trabajo se expresa que “Poco a poco la rehabilitación va incorporando nuevos aparatos y, evidentemente, este desarrollo tecnológico comienza a ampliar las posibilidades terapéuticas en las diferentes enfermedades que requieren la atención del fisioterapeuta. Ante esta realidad es conveniente comenzar a ocuparse del futuro de la profesión médica para su práctica eficiente, ya sea en equipamientos o desarrollo del capital humano. Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, entonces resulta bueno comprender el actual estado del arte de la fisioterapia para pensar en su posterioridad.” (16) Con base en este planteamiento realizaron una investigación entre los prestadores y los usuarios en la sala de Fisioterapia entre los meses de julio a septiembre del año 2010. Con la consideración de las dimensiones operacionales (equipos, tecnología y procedimientos) y relacionales (correlación entre los integrantes del personal respecto a la asistencia). “Durante el análisis de los resultados determinaron que los servicios ofrecidos a los pacientes eran muy cálidos, pero poco técnicos; sin embargo, los usuarios estuvieron satisfechos con estos”.(16) En esa investigación concluyen que “Puede decirse que la actividad de los servicios ofrecidos en la sala de fisioterapia fue muy cálida hacia los pacientes, pero poco técnica por los prestadores”.(16) 35 2.8 LA INSTITUCIÓN El Centro de Medicina del Ejercicio y Rehabilitación Cardiaca, CEMDE S.A., fue una idea concebida por los doctores Carlos José Jaramillo Gómez (Medico cardiólogo), Nicolás Jaramillo Gómez (Medico cardiólogo), Emilio Cadavid Guzmán (Medico deportologo), Carlos Alberto Restrepo Restrepo (Medico deportologo) y el señor Luis Fernando Arenas, la cual se materializó el 19 de mayo de 1987, cuando la institución inició actividades en un local bajo arriendo en el Gimnasio El Molino, sede Laureles, y bajo el nombre de Cemde Ltda. El 30 de noviembre de 1991 Cemde Ltda. cambia su razón social a sociedad anónima denominada CEMDE S.A. Luego de 5 años de funcionamiento en este lugar toman la decisión de trasladarse de sede, y el 15 de diciembre de 1992 se trasladó a su sede actual ubicada en la Calle 33A No.70A 175. En vista de la gran afluencia de usuarios y la demanda de sus servicios, el 15 de octubre de 2005 amplio sus instalaciones al inmueble vecino, duplicando así el área de atención de sus servicios y para el año 2009 este espacio había sido triplicado con la adición de una tercera casa. Actualmente cuenta en su estructuraasistencial y administrativa con una planta laboral de más de 50 personas. 2.8.1 Portafolio de servicios. La institución presta servicios en el campo asistencial, investigación clínica y docencia, los cuales se describen a continuación: • Asistencial: realiza consulta especializada de cardiología, medicina interna, medicina deportiva, fisiatría, vascular periférico, toxicología, ortopedia y diabetología. • Apoyo diagnostico en cardiología no invasiva como electrocardiograma con lectura por médico cardiólogo, prueba de esfuerzo cardiológica y de medicina deportiva, eco-cardiografía doppler color, eco cardiografía stress y con dobutamina, monitoreo holter 24 horas, monitoreo presión arterial 24 horas, 36 test de mesa basculante (Tilt Test), duplex / triplex. Apoyo diagnostico en otras áreas con electromiografía. • Fisioterapia y acondicionamiento músculo articular, programa de rehabilitación cardiaca, programa de ejercicio en entidades especiales como son obesidad, osteoporosis, disautonomia, diabetes y se realiza prescripción del ejercicio. Consulta y seguimiento de Nutrición y Dietética. • Investigación clínica: desarrolla diversos protocolos en investigación clínica especialmente en enfermedades cardiocerebrovasculares, metabólicas y osteomusculares. • Docencia: cconvenios docente servicio con importantes Universidades del departamento Los clientes están ubicados en algunos municipios del departamento de Antioquia, como Medellín, y su área Metropolitana. Presta sus servicios a empresas promotoras de servicios de salud, entidades de Medicina Prepagada, aseguradoras de servicios de salud, empresas privadas y públicas, usuarios particulares, casas farmacéuticas y CRO, instituciones educativas y estudiantes. Requerimientos del cliente: “Nuestros servicios son prestados en forma eficiente, oportuna y eficaz, buscando la satisfacción de nuestros clientes y pacientes, desplegando nuestros valores: respeto, sensibilidad y compromiso profesional”. 2.8.2 A continuación se describe el pensamiento estratégico institucional, como parte de su direccionamiento • Misión: “Somos una IPS ambulatoria con énfasis en medicina del ejercicio, cardiología clínica, diagnostico cardiovascular no Invasivo, rehabilitación cardiaca y áreas afines, dispuesta a satisfacer su necesidad de atención con calidad, respeto, sensibilidad y compromiso profesional, reconocidos en el medio por nuestra experiencia e interés en el avance del conocimiento en salud, participando en docencia e investigación clínica”. • Visión: “Ser en el 2015 la primera elección de usuarios particulares, entidades prestadoras de salud (EPS), aseguradoras, empresas públicas y privadas y otras IPS en segundo nivel de complejidad para la atención integral de pacientes con enfermedades cardiovasculares y osteomusculares con 37 reconocimiento en docencia e investigación clínica por parte de las universidades y Casas farmacéuticas”. • Valores institucionales : Respeto Sensibilidad Compromiso profesional • Política de calidad : “En CEMDE S.A., estamos comprometidos con la prestación de servicios asistenciales de investigación clínica y docencia en forma oportuna, confiable y competente para satisfacer las necesidades de nuestros usuarios. Contamos con un recurso humano idóneo y en permanente capacitación con el objetivo de mejorar cada día nuestros servicios, apoyados en tecnología e instalaciones adecuadas”. • Objetivos de calidad: o Ser reconocidos como la institución prestadora de servicios de salud ambulatorios más confiables y que brinde satisfacción y tranquilidad a nuestros usuarios. o Impulsar y promover las competencias en el recurso humano de la organización. 38 3. MARCO LEGAL A continuación se expone el marco legal del estudio, teniendo en cuenta la normatividad vigente en el país. La LEY 100 del 23 de diciembre de 1993 se crea para definir el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. El Sistema de Seguridad Social Integral en Colombia, fue instituido por la Ley 100 de 1993 y reúne de manera coordinada un conjunto de entidades, normas y procedimientos a los cuales podrán tener acceso las personas y la comunidad con el fin principal de garantizar una calidad de vida que esté acorde con la dignidad humana; se apoyará en el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el Estado y la sociedad desarrollen haciendo parte del Sistema de Protección Social junto con políticas, normas y procedimientos de protección laboral y asistencia social. Los siguientes son los principios para la prestación de servicios del Sistema de Seguridad Social Integral en Colombia: Eficiencia, Universalidad, Solidaridad, Integralidad, Unidad y Participación La ley 100 de 1993, en al artículo 159 y 198 al 200 expone las garantías de los afiliados en el sistema general de seguridad social en salud. Estas garantías hacen referencia a la organización, atención y prestación de los servicios del Plan Obligatorio de Salud por parte de la entidad promotora de salud respectiva a través de las instituciones prestadoras de servicios adscritas en los términos, normas y niveles de calidad que permitan su análisis periódico y las cuales El Ministerio de Salud defina teniendo como prioridad la satisfacción del usuario a través de una completa información sobre este y su estado de salud, y mediante la participación de los afiliados en las diferentes instancias y entidades involucradas en la prestación del servicio. 39 La Resolución 2542 de 1998 reglamenta el “Sistema Integral de Información para el Sistema General de Seguridad Social en Salud - SIIS.” El SIAU o Sistema Integral de Atención al Usuario, es una iniciativa gerencial diseñada por el Ministerio de salud para contribuir al estudio del mercado, la cual tiene como punto de partida la información que proporcionan los usuarios en las peticiones (demandas, quejas, reclamos ó sugerencias) que sobre la prestación de servicios formulan a las instituciones de diversos niveles en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Tiene como alcance, orientar decisiones gerenciales para solucionar problemas, aplicando herramientas de gestión y control de la calidad para el mejoramiento institucional. El DECRETO 1011 del 3 de abril de 2006 establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud, con incremento de las exigencias en los niveles y estándares de calidad para los prestadores de servicios de salud, las entidades promotoras de salud, las administradoras del régimen subsidiado, las entidades adaptadas, las empresas de medicina prepagada y a las entidades departamentales, distritales y municipales de salud. Se concibe como el conjunto de instituciones, normas, requisitos, mecanismos y procesos deliberados y sistemáticos que desarrolla el sector salud para generar, mantener y mejorar la calidad de los servicios de salud en el país, entendiendo esta como la provisión de servicios de salud a los usuarios de manera accesible, oportuna, segura, continua, pertinente y equitativa, a través de un nivel profesional óptimo, teniendo en cuenta el balance entre beneficios, riesgos y costos, con el propósito de lograr la adhesión y satisfacción de dichos usuarios mediante la adopción por parte de las diferentes entidades de criterios, indicadores y estándares que les permitan precisar los parámetros de calidad esperadas por los usuarios, evaluando continua y sistemáticamente la satisfacción de los usuarios, con respecto al ejercicio de sus derechos, al acceso, oportunidad y a la calidad de sus servicios. La RESOLUCIÓN NÚMERO 1043 del 3 de abril de 2006 establece las condiciones que deben cumplir los prestadores de servicios de salud para habilitar sus servicios e implementar el componente
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