2d9b2d_PR-GA-01 Gestión de Compras

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PR-GA-01
11/07/2022
Requisitor Ordenadores de Gasto Analista de Compras 
 Director Administrativo Y De 
Compras
Jefe de Costos y 
Presupuestos
Coordinador 
Administrativo Regional
Proveedor Comité de Compras Líder Centro de Servicios
1 El Requisitor expresa al área Compras la 
necesidad de una compra de producto o 
servicio. 
2 En caso de no tener proveedores que 
cumplan con la necesidad de compra, el 
Requisitor y el Analista de Compras hace 
un mapeo del mercado con el fin de 
buscar los posibles proveedores, que 
cumplan con las necesidades de compra.
3 El Analista de Compras junto con el 
Requisitor, pre-selecciona los posibles 
proveedores, que cumplen con las 
necesidades de compra.
4 Se hace solicitud de cotizaciones de los 
artículos, bienes, productos o servicios 
requeridos siguiendo la política 1.12.
5 El Analista de Compras junto con la 
Dirección Administrativa Y De Compras 
y/o Requisitor, realiza comparación y 
evaluación de las cotizaciones, y analiza la 
mejor opción de precios, calidad, tiempos 
de entrega, plazos de pago, garantías, etc. 
usando el formato FO-GA-06 Matriz de 
Evaluación de Cotizaciones y envían al 
Ordenador del Gasto o al Comité de 
Compras para aprobación. 
6 El Comité de Compras u Ordenador del 
Gasto, evalúan las cotizaciones y 
concepto técnico y aprueban el Proveedor 
que cumpla con las expectativas que se 
tienen de compras. 
7 El Analista de Compras crea el Proveedor 
en el Sistema de Información (Listado 
Maestro de Proveedores) 
8 El Requisitor consulta el presupuesto 
dando clic en el botón Consultar 
Presupuesto en el módulo de CDP. 
9 El Requisitor realiza solicitud de 
disponibilidad presupuestal al Jefe de 
Costos y Presupuestos de acuerdo al IN-
GF-08-Guía Solicitud Presupuestal
10 El Jefe de Costos y Presupuestos verifica 
disponibilidad presupuestal.
En caso de que exista disponibilidad de 
presupuesto en el rubro especificado en la 
solicitud, emite aprobación de 
Disponibilidad Presupuestal, de lo 
contrario el Requisitor debe verificar con el 
ordenador del gasto si existe disponibilidad 
de presupuesto en otros rubros asignados 
para evaluar viabilidad de reasignación 
presupuestal.
VERSIÓN:
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMPRAS
GESTIÓN DE COMPRAS
GESTIÓN ADQUISICIONES E INFRAESTRUCTURA
Atender los requerimientos de las empresas del Grupo, para suministrar los insumos y/o servicios solicitados en un tiempo oportuno, con los requisitos especificados y 
en óptimas condiciones de calidad; apoyados en el mapeo del mercado, asegurando negociaciones económicas y/o beneficiosas para las empresas del Grupo y 
cumpliendo con las políticas de proveedores.
Este procedimiento aplica para todas las empresas del Grupo Prever e inicia con la generación de la requisición, pasando por la cotización y orden de compra; termina 
con la entrega y seguimiento de los productos o servicios solicitados.
RESPONSABLES
CÓDIGO:
VIGENTE DESDE:
Alcance:
ACTIVIDAD
Proceso Asociado:
Objetivo:
Nombre de Procedimiento: 
NO
Solicitar
Disponibilidad 
Presupuestal
Verificar 
disponibilidad
¿Hay 
disponibilidad
de PPTO?
NO
VINCULACIÓN 
DE
PROVEEDORES
INICIO
Mapear el 
mercado 
Pre-
seleccionar
proveedores
Solicitar 
cotizaciones
Evaluar 
cotizaciones
Aprobar
Proveedor
Solicitar 
cotizaciones
Expresar
necesidad de 
compra
Evaluar 
cotizaciones
Aprobar
Proveedor
Mapear el 
mercado 
Pre-
seleccionar
proveedores
Evaluar 
cotizaciones
1
2
SI
Consultar 
presupuesto
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PR-GA-01
11/07/2022
VERSIÓN:
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMPRASCÓDIGO:
VIGENTE DESDE:
Requisitor Ordenadores de Gasto Analista de Compras 
 Director Administrativo Y De 
Compras
Jefe de Costos y 
Presupuestos
Coordinador 
Administrativo Regional
Proveedor Comité de Compras Líder Centro de Servicios
11 El Ordenador del Gasto solicita a Gerencia 
de Finanzas y Control la autorización para 
reasignar presupuesto de otros rubros al 
rubro solicitado para que pueda realizar 
nuevamente el trámite de solicitud a la 
Jefatura de Costos y Presupuestos.
En caso de que la Gerencia de Finanzas y 
Control autorice, el Jefe de Costos y 
Presupuesto realiza reasignación 
presupuestal y emite el documento de 
Disponibilidad Presupuestal. 
12 El Jefe de Costos y Presupuestos emite 
aprobación de Disponibilidad Presupuestal 
y se envía automáticamente correo de 
autorización o rechazo al requisitor.
13 Las solicitudes aprobadas generan la 
requisición y los cargos responsables u 
ordenadores del gasto reciben las 
solicitudes de requisiciones para 
aprobación. (Ver Responsables de 
aprobación en Política 1.12)
Si aprueba la requisición continua, de lo 
contrario finaliza el procedimiento.
14 El Analista de Compras debe revisar en la 
Plataforma CDP, que las Ordenes de 
Compra cumplan con el procedimiento y 
que se encuentre en estado Esperando 
Aprobación.
Para los casos en que sean necesarias 
aclaraciones, se escalan al respectivo 
requisitor.
15 El Director Administrativo Y De Compras 
aprueba la orden de compra.
En caso de ajustes, le solicita al Analista 
de Compras las correcciones. 
16 El Analista de Compras envía orden de 
compra al Proveedor. 
17 El proveedor realiza la entrega del 
producto o servicio bajo los parámetros 
establecidos en la compra y solicita el 
número de recepción. 
18 El Director Administrativo Y De Compras 
o Requisitor recibe el producto o servicio 
completo y perfecto, y gestiona en el 
Sistema de Información la opción 
Elementos Recibidos y entrega el número 
de recepción al Proveedor. 
19 En caso de inconsistencias, el Coordinador 
Administrativo o Requisitor ejecutan el 
Instructivo de Recepción y Verificación 
de Productos o Servicios. 
20 En caso de que sea un equipo o 
maquinaria, el Coordinador Administrativo 
hace entrega a la sede respectiva con el 
manual de uso, ficha técnica o 
capacitación.
21 El Líder de Centro de Servicios recibe el 
equipo o maquinaria y hace la entrega a 
la(s) persona(s) que lo utilizará(n), 
diligenciando el formato FO-GA-28 Acta 
de Entrega de Equipos y Maquinaria
RESPONSABLES
ACTIVIDAD
Revisar
solicitudes 
Generar orden 
de compra 
Hacer
seguimiento a 
orden de 
compra 
Autorizar
orden de 
compras
¿Aprueba?
Solicitar 
autorización 
Recibir 
producto o 
servicio
Ejecutar
instructivo
Inconsistencias
SI
NO
¿Hay 
disponibilidad
de PPTO?
SI
NO
Emitir 
autorización
3
Entregar pedido 
¿Correcciones?
SI
Enviar orden 
de compra
Recibir 
producto o 
servicio
Inconsistencias
NO
Ejecutar
instructivo
SI
¿Equipo o
Maquina?
Entregar
equipo al 
colaborador
Entregar a la
Sede 
SI
NO
NO
FIN
1
SI
2
3
NO
3
3
3
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PR-GA-01
11/07/2022
VERSIÓN:
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMPRASCÓDIGO:
VIGENTE DESDE:
3 01/02/2020Inclusión desde la actividad 2 a la 8. y de la 14 a la 20. 
POLÍTICAS 
1. POLÍTICAS GENERALES 
1.1 Todo proceso de compra de insumos o servicios deben ser tramitados a través de la herramienta de OPEN ERP, sin ninguna excepción. Queda totalmente prohibido la compra de 
insumos o servicios fuera del proceso autorizado y aprobado. Cualquier compra que no sea realizada acorde a esta directriz será considera hecha a título personal y no será respaldada por 
las empresas del Grupo. 
1.2 Toda compra de insumos y/o servicios debe estar soportada por una orden de compra, contrato, otro sí y/u oferta mercantil.
Ordenes de Compra
Cotizaciones
Autorización de presupuesto
Tiempo medio de compras
Compras completas
Compras perfectas
Tiempo medio de entrega proveedor
ENTREGABLES / SALIDAS:
INDICADORES DE SEGUIMIENTO:
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Rige a Partir de:
MELISSA MARTINEZ LAMBIS
 Director Administrativo Y De Compras
LORENA DÍAZ
Analista Mejora Continua
ADRIANA REDONDO GÓMEZ
Vicepresidente de Finanzas y Control 
IN-GF-08 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
PR-GA-02 Vinculaciónde Proveedores
PR-GF-01 Gestión de Facturación de Proveedores
FO-GA-18-Cronograma Gestión de Compras
FO-GA-28 Acta de Entrega de Equipos y Maquinaria
05/04/2021
FO-GA-06-Matriz Evaluación de Cotizaciones
IN-GF-08-Guía Solicitud Presupuestal
06/04/2021
06/04/2021
Fecha de elaboración:
Fecha de revisión:
1
2
3
1
Aprobado por:
Elaborado por:
Revisado por:
CONTROL DE CAMBIOS
18/10/2016
18/10/2016
23/10/2017
23/10/2017
01/02/2020
Cambio Propuesto 
Inclusión de actividades 1, 2 , 3, 4. Verificación de disponibilidad de presupuesto para realizar requisición. 
Modificación de actividad 13, 14 y 15. Evidencia de responsables en el seguimiento de ordenes de compras retrasadas. 
Se realizan cambios en las políticas relacionadas a la inclusión de las actividades. 
18/10/2016
Fecha de aprobación:
Eliminación de la actividad 5, automáticamente con las solicitudes de disponibilidad presupuestal aprobadas, se genera 
la requisición.
Inclusión de la política 1.7 y 1.9.
Inclusión desde la política 1.10 a la 1.15. y la política 2.11
Versión Anterior 
1
3 Ajuste en los cargos de requisitores y aprobadores del gasto política 1.3 y 1.21 31/03/2020
4 Cambio de Siempre S.A. a Siempre S.A.S. 18/06/2020
2
5 Cambio en el listado de Aprobadores en la Política 1.22. 11/07/2022
5 Cambio en el listado de Requisitores en la Política 1.3. 11/07/2022
5 Ajuste en la política 1.20 e inclusión de la política 1.21 y 1.23. 11/07/2022
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VERSIÓN:
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMPRASCÓDIGO:
VIGENTE DESDE:
1.3 Cualquier solicitud de compra deberá gestionarse con los requisitores autorizados dentro de las empresas del Grupo, quienes serán los únicos encargados de centralizar las solicitudes 
de compra de cada una de las regionales designadas y acogiéndose a los cronogramas internos del área de Compras. Los requisitores autorizados se muestran a continuación:
Coordinador Administrativo Cali
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Cali
Coordinador Administrativo Eje Cafetero
Coordinador Administrativo Medellín
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Medellín
Profesional Administrativo Bogotá
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Bogotá
MERCADEO
Profesional de Mercadeo
Director de Estrategia Digital / Coordinador de 
Investigación de Mercados
REQUISITORES CIUDADES EMPRESA
PAPELERÍA, ASEO, CAFETERÍA, ÚTILES Y CONSUMIBLES
EQUIPOS, MANTENIMIENTO Y REPUESTOS DE CÓMPUTO 
Y COMUNICACIÓN 
VENTAS Coordinadores de Ventas
PROYECTOS
TODAS TODAS
CONTRATOS
Asistente Administrativo Cali
Asistente Administrativo Eje Cafetero
Asistente Administrativo Medellín
Asistente Administrativo Bogotá
EQUIPOS, MANTENIMIENTO Y REPUESTOS PARA 
MAQUINARIA DE CENTROS DE SERVICIO
Analista de Hardware
SERVICIOS Y OTROS
Cali
Eje Cafetero
Medellín
Bogotá
DOTACIÓN, BOTIQUÍN Y S.O. Coordinador de Salud Ocupacional
EQUIPOS, MANTENIMIENTO Y REPUESTOS DE MUEBLES 
Y ENSERES
Coordinador Administrativo Cali
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Cali
Coordinador Administrativo Eje Cafetero
Coordinador Administrativo Medellín
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Medellín
Profesional Administrativo Bogotá
SIEMPRE S.A.S.
JESA S.A.
PREVER S.A.
PREVER S.A.
COFRES, CENIZARIOS Y URNAS
EQUIPOS, MANTENIMIENTO Y REPUESTOS PARA 
VEHÍCULOS
Cali
Eje Cafetero
Medellín
Bogotá
Cali
Eje Cafetero
Medellín
Bogotá
TODAS
TODAS
Cali
Eje Cafetero
Medellín
Bogotá
TODAS
Cali
Eje Cafetero
Medellín
Bogotá
SIEMPRE S.A.S.
JESA S.A.
PREVER S.A.
PREVER S.A.
Coordinador Administrativo Cali
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Cali
Coordinador Administrativo Eje Cafetero
Coordinador Administrativo Medellín
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Medellín
Profesional Administrativo Bogotá
TODAS
TODAS
SIEMPRE S.A.S.
JESA S.A.
PREVER S.A.
PREVER S.A.
SIEMPRE S.A.S.
JESA S.A.
PREVER S.A.
PREVER S.A.
TODAS
TODAS
SIEMPRE S.A.S.
JESA S.A.
PREVER S.A.
PREVER S.A.
TODAS
SIEMPRES.A.
JESA S.A.
PREVER S.A.
PREVER S.A.
Coordinador Administrativo Cali
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Cali
Coordinador Administrativo Eje Cafetero
Coordinador Administrativo Medellín
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Medellín
Profesional Administrativo Bogotá
Coordinador Administrativo Cali
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Cali
Coordinador Administrativo Eje Cafetero
Coordinador Administrativo Medellín
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Medellín
Profesional Administrativo Bogotá
Coordinador Funeraria Bogotá
Cali
Eje Cafetero
Medellín
Bogotá
Coordinador Administrativo Cali
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Cali
Coordinador Administrativo Eje Cafetero
Coordinador Administrativo Medellín
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Medellín
Profesional Administrativo Bogotá
Coordinador Funeraria Bogotá
TODAS
TODAS
ELEMENTOS PARA SERVICIOS
(laboratorio y consumo interno, construcción inmobiliario)
Coordinador Administrativo Cali
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Cali
Coordinador Administrativo Eje Cafetero
Coordinador Administrativo Medellín
Auxiliar Administrativo y de Infraestructura Medellín
Profesional Administrativo Bogotá
Coordinador Funeraria Bogotá
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VERSIÓN:
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMPRASCÓDIGO:
VIGENTE DESDE:
1.11 Toda requisición de insumos y servicios debe contar con la aprobación del área solicitante dentro de la Plataforma CDP - Certificados de Disponibilidad Presupuestal
1.7 Solo se recibe facturas por fuera del cronograma establecido con autorización de la Gerencia de Finanzas y Control.
1.8 En los casos que la solicitud presupuestal o la requisición no sea aprobada, el Requisitor debe solicitar nuevamente disponibilidad de presupuesto.
1.9 Toda requisición debe estar totalmente avalada por el Jefe de Costos y Presupuesto de la compañía, con la aprobación de la solicitud presupuestal.
1.10 La Dirección de Tesorería tendrá acceso al sistema de solicitudes presupuestales para la planeación de recursos y programación de pagos.
1.12. Cuando el valor del anticipo de la compra supere un monto mayor a 3 SMMLV, se deberá constituir póliza de buen manejo del anticipo.
1.13. El número de cotizaciones requeridas para realizar la compra de insumos o servicios es:
• Una (1) cotización para compras menores a tres (3) SMMLV
• Dos (2) cotizaciones para compras mayores a tres (3) SMMLV hasta seis (6) SMMLV
• Tres (3) cotizaciones para compras mayores a seis (6) SMMLV.
1.5 Toda compra urgente o prioritaria requiere de la aprobación escrita de la Gerencia del área usuaria y la validación de la Dirección Administrativa Y De Compras.
1.6 La Dirección Administrativa Y De Compras debe comunicar anualmente o cuando haya actualización, el cronograma establecido para las generación de solicitudes de compras.
1.4. Las requisiciones de aprobación automáticas serán las de los siguientes rubros, de cualquier monto: aseo, combustible, impuestos, seguros, servicios públicos, telefonía fija, móvil e 
internet, vigilancia. 
1.5. Otras requisiciones de aprobación automática serán las de los siguientes rubro, de montos menores o iguales a $1.500.000: afiliaciones, arrendamiento de equipos cómputo, 
arrendamientos, bienestar, call center, capacitación, celestial, club beneficios, cofres, comisiones, convención, correos portes y telegramas, dotación, elementos de aseo y cafetería 
(Servicios), elementos de laboratorio, elementos de servicio, ferretería, gastos de proyectos operación, gastos legales, honorarios, insumos mascotas, lápidas, licencias, mantenimiento, 
mantenimiento de vehículo, misa y exequias, otros, pacto colectivo, papelería, prefabricados, publicidad, salud ocupacional, servicios varios, software, temporales, transporte fletes y 
acarreos, urnas, útiles y papelería, velones y hábitos. 
1.20. La compra de artículos recurrentes se debe soportar con una negociación anual, respaldada en un contrato, otrosí y/o listado de precios.
1.21. Toda compra debe contar con las debidas aprobaciones de acuerdo a las siguientes cuantías y responsables de aprobación:
1.21.1 Sin importar el monto, toda solicitud de CDP debe ser aprobada por el Jefe de Costos y Presupuesto.
1.21.2 Sin importar el monto, si el Ordenador del Gasto no cuenta con los conocimientos técnicos específicos, la(s) propuesta(s) entrará(n) a ser evaluada(s) por el Comité de Compras.
1.21.3 Sin importar el monto, si la(s) propuesta(s) esta(n) relacionada con Proyectos Estratégico, pasará(n) a ser evaluada(s) por el Comité de Compras.
1.21.4 Si el valor supera los cincuenta millones de pesos ($50.000.000), la(s) propuesta(s) pasará(n) a ser evaluada(s) por el Comité de Compras y deberá(n) llevar el VoBo de la 
Gerencia de Finanzas y Control.
Nota: Las personas que conforman el comité de compras contarán con conocimientos técnicos o específicos para la decisión de la compra e incluso podrán asistir los proveedores para 
la presentación de la propuesta.
1.14. Todo proveedor convocado a participar en proceso de cotización deberá acogerse a la siguiente política:
1.14.1 Al ser convocado todo proveedor deberá remitirse a los términos solicitados, adjuntando en la cotización el valor en pesos colombianos, condiciones comerciales, condiciones de 
entrega y garantía del producto.
1.14.2 Para el pago de un anticipo a un Proveedor, éste debe presentar póliza de buen manejo de anticipo por el 100% del valor del mismo, con una vigencia de 3 meses adicionales a la 
fecha de entrega del bien o servicio.
1.14.3 El proveedor al presentar la propuesta certifica la disponibilidad de los elementos en la cantidad y calidad requeridos de acuerdo a la negociación pactada.
1.15. El Analista de Compras deberá propender por la consecución de proveedores con cobertura nacional.
1.16. Los elementos y/o servicios que requieran especificaciones técnicas puntuales en las sedes, como los mantenimientos de los hornos, maquinaria, locativos que requieren visitas 
previas, diagnósticos o conceptos técnicos, deben ser apoyadas por la gestión de los Coordinadores Administrativos en cada una de las Regionales, dando cumplimiento a las cotizaciones. 
Estas cotizaciones (mínimo 3) deben contener ítems comparativos, plazos de pago, condiciones comerciales, garantía, y demás. En formato PDF para que desde el área de compras sea 
validado y comparado.
1.17. La Dirección Administrativa Y De Compras, tendrán máximo dos (2) días hábiles para realizar la aprobación de cotización.
1.18. El encargado en el momento de la recepción del pedido deberá comprobar que corresponda a las cantidades, marcas y calidades establecidas en la orden de compra y remisión o 
guía de despacho del proveedor, y devolverá productos que estén deteriorados o no correspondan a la compra. Para los casos en que las cantidades no correspondan a la orden de 
compra devolverá el pedido al proveedor.
1.19. Para los casos de entregas por transportadoras y/o en caja sellada, se procede a recibir la mercancía. Una vez verificado el contenido, si se encuentra una inconformidad, notificará y 
documentará la inconsistencia vía correo electrónico al Coordinador Administrativo o Requisitor, con copia al proveedor. En un tiempo no mayor a 24 horas hábiles.
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VERSIÓN:
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMPRASCÓDIGO:
VIGENTE DESDE:
ELEMENTOS PARA SERVICIOS
(laboratorio y consumo interno, construcción inmobiliario)
Director de Servicio Regional Suroccidente
Director de Servicio Regional Regional Eje Cafetero
Director de Servicio Regional Regional Noroccidente
Director de Servicio Bogotá
Cali
Eje Cafetero
Medellín
Bogotá
SIEMPRE S.A.S.
JESA S.A.
PREVER S.A.
PREVER S.A.
1.22. Los únicos Ordenadores del Gasto que pueden aprobar compras, teniendo en cuenta las cuantías establecidas; responden a la siguiente tabla:
EQUIPOS, MANTENIMIENTO Y REPUESTOS PARA 
VEHÍCULOS
Director de Servicio Regional SuroccidenteDirector de Servicio Regional Eje Cafetero
Director de Servicio Regional Noroccidente
Director de Servicio Bogotá Bogotá
Cali
Eje Cafetero
Medellín
Bogotá
SIEMPRE S.A.S.
JESA S.A.
PREVER S.A.
PREVER S.A.
CONTRATOS ADMINISTRATIVOS Gerencia de Finanzas y Control TODAS TODAS
CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIO Gerente de Operaciones TODAS TODAS
CONTRATOS JURÍDICOS Director Jurídico / Profesional Jurídico TODAS TODAS
SIEMPRE S.A.S.
JESA S.A.
PREVER S.A.
PREVER S.A.
PROYECTOS APROBADORES CIUDADES EMPRESA
PAPELERÍA, ASEO, CAFETERÍA, ÚTILES Y CONSUMIBLES Director Administrativo Y De Compras TODAS TODAS
MERCADEO Director de Mercadeo TODAS TODAS
TODAS
SERVICIOS Y OTROS Director Administrativo Y De Compras TODAS TODAS
EQUIPOS, MANTENIMIENTO Y REPUESTOS DE MUEBLES 
Y ENSERES
 Director Administrativo Y De Compras TODAS TODAS
EQUIPOS, MANTENIMIENTO Y REPUESTOS PARA 
MAQUINARIA DE CENTROS DE SERVICIO
Director de Servicio Regional Suroccidente
Director de Servicio Regional Eje Cafetero
Director de Servicio Regional Noroccidente
Director de Servicio Bogotá Bogotá
Cali
Eje Cafetero
Medellín
Bogotá
SIEMPRE S.A.S.
JESA S.A.
PREVER S.A.
PREVER S.A.
DOTACIÓN, BOTIQUÍN Y S.O. Gerente Talento Humano TODAS TODAS
EQUIPOS, MANTENIMIENTO Y REPUESTOS DE CÓMPUTO 
Y COMUNICACIÓN 
Gerente Talento Humano /Director de TIC TODAS TODAS
COFRES, CENIZARIOS Y URNAS
Director de Servicio Regional Suroccidente
Director de Servicio Regional Eje Cafetero
Director de Servicio Regional Noroccidente
Director de Servicio Bogotá Bogotá
Cali
Eje Cafetero
Medellín
Bogotá
VENTAS Gerente Comercial Nacional TODAS
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VERSIÓN:
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMPRASCÓDIGO:
VIGENTE DESDE:
1.23. Se debe informar y solicitar la aprobación a la Coordinación Ambiental para las actividades y el mantenimiento de las herramientas/equipos que se relacionan a continuación:
º Cambio termocuplas y otros elementos.
º Mantenimientos correctivos.
º Mantenimientos preventivos.
º Calibración de Analizador de Gases y Datalogger 
(incluyendo envío al proveedor).
º Cambio de filtros analizadores.
º Trámite de pruebas isocinéticas semestrales.
º Programación fumigaciones trimestrales en cada 
sede.
º Mantenimientos trimestrales y cuatrimestrales, 
dependiendo de la sede.
º Adecuaciones generales.
TANQUES ALMACENAMIENTO 
DE AGUA
HORNOS
LABORATORIOS DE TANATOPRAXIA
RESIDUOS
PTARD
(CM Ermita)
ACTIVIDADES / EQUIPOS / HERRAMIENTAS
FUMIGACIONES
º Pagos seguimientos a permisos: emisiones, 
vertimientos, concesiones de aguas subterráneas y 
superficiales, aprovechamiento forestal.
º Pagos otros cobros ambientales (sanciones y/o 
multas).
º Pagos solicitud y/o renovación de permisos a las 
autoridades ambientales de la jurisdicción.
º Pagos de tasas retributivas.
PERMISOS AMBIENTALES
º Mantenimientos y/o adecuaciones a componentes: 
panel eléctrico, bomba, flujómetro, recubrimiento, 
etc.
ALJIBES
VERTEDERO
(Quebrada La Fe)
º Adecuaciones punto captación de agua y tubería.
º Adecuaciones generales.
º Compra flujómetro.
º Tala o poda autorizada por la autoridad ambiental 
de la jurisdicción.
º Adecuaciones a sedes según requerimientos de la 
Secretaría de Salud de la jurisdicción.
ÁRBOLES
SANEAMIENTO BÁSICO
º Compra de químicos para unidades funcionales.
º Adecuaciones generales.
º Caracterización de vertimientos inicial y anual 
consecuentemente.
º Gestión de residuos peligrosos.
HIDRÓLISIS ALCALINA
º Mantenimiento semestral de aspiradoras e 
inyectoras.
º Caracterización anual de vertimientos.
º Mantenimiento trimestral de trampa de grasas.
º Adecuaciones generales (cambio camillas, 
instalación de gabinetes, extractores, etc).
º Cambio de gestor externo para el tratamiento y 
disposición final de residuos peligrosos.
º Compra de recipientes para almacenamiento.
º Adecuaciones a Unidad Técnica de Residuos.
º Compra elementos adicionales para 
almacenamiento de residuos.
º Caracterización semestral de vertimientos.
º Mantenimiento semestral: extracción de lodos.
º Detergentes a utilizar para lavar las prendas de los 
operarios (siempre deben ser biodegradables).
º Adecuaciones a las unidades que la componen.
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VERSIÓN:
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMPRASCÓDIGO:
VIGENTE DESDE:
2.8. Para insumos en los cuales no se cuenta con proveedores nacionales se tendrá que recurrir a proveedores locales, previa autorización de la Dirección Administrativa Y De Compras.
2.9. Las cotizaciones deben ser por escrito dirigidas a nombre del área de Compras, deben ser claras y legibles, sin enmendaduras y debidamente firmadas. Deben contener como mínimo 
la descripción técnica y detallada del producto, la cantidad, el valor unitario, los descuentos, forma de pago, fecha límite de entrega, garantías y condiciones especiales. Se aceptarán 
cotizaciones vía e-mail en formato PDF.
2.10. Las cotizaciones deben ser de diferentes proveedores con homologación de las características de los productos o servicios solicitados.
2.11. El proveedor deberá radicar la factura en las oficinas destinadas para su proceso de pago, adjuntando orden de compra, número de recepción y remisión entregada en su totalidad y 
a su completa satisfacción.
2.12. Todo proveedor nuevo se le debe aplicar el procedimiento "PR-GA-02 Vinculación de Proveedores" y registrarlo en el Sistema de Información (Listado Maestro de Proveedores) 
2.13. El proveedor que ofrezca participación, bonificaciones o regalos en dinero o especie; con el fin de ser beneficiado con una negociación quedará automáticamente vetado de cualquier 
tipo de negociación o vínculo comercial con las empresas del Grupo, por cinco (5) años.
2.14. Aquellos usuarios que no son requisitores, pero que por el desarrollo de sus funciones requieren insumos o servicios, deberán gestionar su requerimiento por medio del requisitor 
asignado a su área de acuerdo a la estructura de las empresas del Grupo. 
2.15. El área de compras deberá garantizar la consecución de los proveedores idóneos para el suministro de insumos o servicios.
2.16 Si el proveedor esta relacionado con trabajo en alturas, manejo de residuos peligrosos u otros específicos, se debe adjuntar en la documentación requerida el documento vigente que 
certifique el trabajo a realizar. 
2. POLÍTICAS PROVEEDORES
2.1. Todos los proveedores deben entregar la documentación requerida: formato de vinculación, autorización de manejo de datos personales en original para ser registrados en el Sistema 
de Información (Listado Maestro de Proveedores) .
2.2. Está prohibido el fraccionamiento o la parcialización del costo total de una compra a un mismo proveedor evitando las instancias de aprobación. Aplica desde la requisición hasta la 
generación de la orden de compra.
2.3. El porcentaje máximo aprobado para pago de anticipo a proveedores es del 40% del valor total de la compra antes de IVA, cualquier modificación al porcentaje debe ser avalado por la 
Dirección Administrativa Y De Compras.
2.4. Toda relación comercial de un empleado del Grupo con familiares en primero y segundo grado de consanguinidad debe ser aprobado por la Gerencia de Centro de Servicios 
Compartidos o la Gerencia de Finanzas y Control. Es responsabilidad de cada uno de los empleados reportar a la Dirección Administrativa Y De Compras el vínculo de consanguinidad, el 
no hacerlo es una omisión al procedimiento. 
2.5. Proveedor al cual se le haga efectiva una póliza de cumplimiento quedará automáticamente vetado por 1 año y su nueva vinculación será evaluada por la Dirección Administrativa Y De 
Compras.
2.6. Todo ex- empleado del Grupo que quiera ofrecer los servicios como proveedor debe ser avalado directamente por la Dirección Administrativa Y De Compras.
2.7. Para toda negociación anual se debe establecer un contrato, otrosí y/ o listado de precios donde se definan los parámetros de nivel de servicio acordados con cada proveedor. 
(Tiemposde entrega, disponibilidad de stock, garantías, tiempos de respuesta, calidad, características del producto, unidad de medida, forma de pago etc.).
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VERSIÓN:
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMPRASCÓDIGO:
VIGENTE DESDE:
Actividades que lleva a cabo internamente una empresa para responder y satisfacer las necesidades de un cliente. 
11. Requisición:
Documento que respalda la solicitud al área de Compras de un insumo o servicio, autorizado por la Gerencia correspondiente. 
12. Requisitores:
Son las personas asignadas por las empresas del Grupo, para realizar las solicitudes de compra por medio de las requisiciones y a su vez recepcionar, almacenar, administrar y 
supervisar los bienes y productos. 
GLOSARIO DE TÉRMINOS 
1. Centro de Costos:
Es una división que genera costos para la organización, pero sólo indirectamente le añaden beneficio o utilidad. 
2. Calidad:
Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos exigidos.
3. Insumo:
Conjunto de atributos tangibles e intangibles que satisfacen las necesidades de la empresa, puede ser un artículo, producto y/o bien. 
10. Servicios:
7. Compra:
Acción de adquirir un insumo o servicio a cambio de un precio en dinero.
8. Compra Urgente y/o Prioritaria:
Acción de adquirir un insumo o servicio, que necesita ejecutarse dentro un periodo de tiempo menor a dos días, por el alto impacto en la prestación del servicio o riesgo para la compañía, 
requiere atención inmediata.
9. Vinculación de Proveedor:
Es el proceso que realiza un tercero con el fin registrarse como proveedor de las empresas del Grupo. 
5. Mapeo del Mercado:
Es la acción que responde a investigar e identificar en el entorno, el tercero(s) que más se adaptan a los requerimientos o necesidades de bienes o servicios establecidos por los 
requisitores.
6. Proveedor:
Persona natural o jurídica que suministra insumos o servicios, cumpliendo con los requisitos establecidos por la compañía. 
4. Orden de Compra:
Solicitud escrita a un proveedor por determinado insumo o servicio, a un precio convenido. Especificando condiciones comerciales negociadas. 
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