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FACULTAD CIENCIAS EMPRESARIALES Y ADMINISTRACIÓN DPTO. CONTABILIDAD Y FINANZAS PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL. CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 TESIS PRESENTADA EN OPCIÓN AL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y FINANZAS Autora: Indira Laukión Borjas Tutora: MsC. Adonais Rojas Leyva HOLGUÍN 2018 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 PENSAMIENTO «Yo planifico, tú planificas, ellos planifican, nosotros planificamos, ¿quiénes deciden?» Anónimo PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 DEDICATORIA A mi mami querida por ser mi apoyo y por su esfuerzo y sacrificio incondicional, por ser mi ejemplo y mí fuerza. A mi papá por estar siempre a mi lado. PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 AGRADECIMIENTOS A mi tutora, por su confianza, por compartir sus conocimientos y experiencia en el desarrollo de este trabajo. A mi familia, por el optimismo, el ánimo, la perseverancia y apoyo constante. A los que de una forma u otra me han alentado en este camino. A todos, GRACIAS PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Resumen Obtener un procedimiento integrador basado en las principales fases para la correcta planificación y contribuir con esto al mejor desempeño de la organización, a partir del diagnóstico estratégico de la entidad, de manera que facilite lograr un mayor grado de eficacia en la gestión empresarial es el tema que aborda la presente investigación. Actualmente es de máxima prioridad la búsqueda de alternativas que permitan elevar a un nivel superior la gestión de las empresas, no enfocado en la gestión misma, sino, con la vista puesta en el desempeño y los resultados de la organización, de ahí surge el Problema científico ¿Cómo contribuir a la mejora del proceso de planificación de la empresa y con ello a un desempeño superior de la organización?, se puntualizó el objeto de la investigación (El proceso de la planificación empresarial) y el campo de acción (El diseño de un procedimiento integrador para la planificación empresarial). Se realizó el estudio de los fundamentos teóricos generales y sobre la base de la realidad identificada se planteó la Hipótesis (Si la Empresa Constructora de Obras de Ingeniería No 17 de Holguín alcanza un estadío superior en la conformación de la planificación empresarial, mediante el empleo de un procedimiento integrador, entonces, se contribuirá a elevar la eficacia de sus resultados tras la búsqueda de la excelencia organizacional) y el objetivo de la investigación (diseñar un procedimiento integrador para el proceso de planificación). La elaboración del procedimiento, el desarrollo de sus fases y tareas permitieron llegar a las conclusiones y recomendaciones de este trabajo. PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Índice Introducción ............................................................................................................................................ 1 Capítulo I: Marco teórico-práctico referencial de la planificación de la empresa ........................ 5 1.1 Los principales conceptos de planificación. ............................................................................... 5 1.1.2 Planificación Empresarial. ............................................................................................................... 8 1.2 El lugar de la planificación en la organización ........................................................................... 9 1.2.2 Niveles dentro de una organización ......................................................................................... 9 1.3 Planificación Financiera. Métodos y herramientas de confección. ....................................... 13 1.4.1 Base legal vigente sobre planificación en Cuba ................................................................... 14 1.4.2 Regulaciones en el sector de la construcción ....................................................................... 16 1.5 Diagnóstico de la entidad caso de estudio ............................................................................... 17 1.6 Conclusiones parciales ................................................................................................................ 22 Capítulo II. Procedimiento para la Planificación Empresarial ....................................................... 23 Introducción .......................................................................................................................................... 23 2.1 Presupuesto teórico y metodológico del procedimiento propuesto ...................................... 23 2.2 Metodología propuesta para el desarrollo de la investigación. ............................................. 25 2.2.1 Fase I. Génesis .......................................................................................................................... 25 2.2.2 Fase II. Diseño del procedimiento para la planificación empresarial. ............................... 28 2.2.3 Fase III. Evaluación del procedimiento propuesto ............................................................... 29 2.2.4 Fase IV. Implementación y Control ......................................................................................... 30 2.3 Aplicación de la metodología de la investigación para el diseño del procedimiento para la planificación empresarial. ................................................................................................................... 32 2.3.1 Fase I: Génesis .......................................................................................................................... 32 2.3.2 Fase II. Diseño del procedimiento para la planificación empresarial. ............................... 35 2.3.3 Fase III Evaluación del procedimiento propuesto ................................................................ 57 2.3.4 Fase IV. Implementación y Control ......................................................................................... 58 Conclusiones ........................................................................................................................................ 59 Recomendaciones ............................................................................................................................... 60 Bibliografía Anexos 1 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Introducción En los momentos actuales en que se mueve la economía internacional y específicamente la cubana, dotada además de particularidades especiales por el régimen social en el que se desarrolla; es de máxima prioridad la búsqueda de alternativas que permitan elevar a un nivel superior la gestión de las empresas, no enfocado en la gestión misma, sino, con la vista puesta en el desempeño y los resultados de la organización. Lograr que las entidades operen con mayor efectividad, así como se adapten a los cambios repentinos del entorno y de esta manera aseguren financiera y materialmente las actividades potenciales, a través de un uso adecuado de los recursos y una disminución de los gastos, es el reto de estos días. De ahí la necesidad e intencionalidaddel nuevo modelo económico cubano que se proyecta a través de los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución, que, en el Capítulo I Modelo de Gestión Económica, Lineamientos Generales, donde se señala, entre otros: “Lograr que el sistema empresarial del país esté constituido por empresas eficientes, bien organizadas y eficaces, y serán creadas las nuevas organizaciones superiores de dirección empresarial. Se desarrollará la cooperación entre las empresas para garantizar mayor eficiencia y calidad. Se elaborará la norma jurídica que regule todos estos aspectos”. El éxito de toda organización depende cada vez más de la correcta planificación y organización de los procesos materiales, financieros y humanos y otros aspectos componentes de la organización (misión, visión, objetivos estratégicos y acciones estratégicas). En la bibliografía se señala: este resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso, siendo precisamente este enfoque responsable de localizar y aglutinar los esfuerzos en la mejora de un conjunto integrado de unidades, cargos, áreas y funciones de una manera sistémica y no de manera individual, como se ha venido haciendo tradicionalmente. (Golinelli, G. M, Pastore, A., Gatti, M., Massaroni, E., & Vagnani, G. 2011). Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además, los planes son la guía para que (1) la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la 2 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos. Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre otros. En el lenguaje cotidiano el término hace referencia al estudio de la circulación del dinero entre los individuos, las empresas o los distintos Estados. Así, las finanzas aparecen como una rama de la economía que se dedica a analizar cómo se obtienen y gestionan los fondos. Por su parte las finanzas corporativas o empresariales, se centran en las formas que tienen las empresas para crear valor mediante el uso de recursos financieros. Inversión, financiación, beneficios y dividendo son algunos de los conceptos vinculados a esta área. De ahí que la planificación financiera sea el proceso de elaboración de un plan financiero integral, organizado, detallado y personalizado, que garantice alcanzar los objetivos financieros determinados previamente, así como los plazos, costes y recursos necesarios para que sea posible. Integrando la planificación de objetivos y metas con la base económica, o sea, los fondos para respaldarla y a su vez crear más valor. En Cuba, el proceso de planificación ha sido influenciado por las diferentes etapas y situaciones vividas a lo largo de los años. En este tiempo se han realizado controles gubernamentales, auditorias, inspecciones, entre otras, que han trasmitido señales de incoherencia entre las actividades clave de la gestión empresarial, resultados productivos, los objetivos, plan financiero de la empresa, su ejecución y correcto cumplimiento, evidenciando la necesidad de estudiar las causas y condiciones que lo propician. La eficiencia en las entidades parte de una correcta planificación de sus actividades, esto se muestra en la elaboración de la planificación empresarial. Se propone iniciar el proceso de manera correcta, desde la planeación estratégica de la entidad hasta la confección de los planes técnicos económicos, lo más apegado a la realidad de la organización y su entorno, trabajando en bases objetivas, sustanciales y veraces, con datos y estimaciones de acuerdo a las bases productivas conciliadas y sostenidas en recursos financieros, materiales y humanos. En aras de profundizar en la investigación se parte de la revisión documental (Actas de los Consejos de Dirección del año 2017, Informe resumen del estado de la entidad discutido en Enero 2018, Planes aprobados 2017 y 2018, Informes de la ejecución y cumplimiento del Plan 2017, Contratación de las obras para los planes 2017 y 2018, Planeación estratégica y Expediente de Perfeccionamiento Empresarial), la consulta a expertos y 3 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 el intercambio con el personal de la entidad, donde se evalúan dos vertientes de la investigación: la primera soportada en lo regulado en la base legal vigente (Resolución 276/2003 del Ministerio de Economía y Planificación, Indicaciones Generales sobre la Planificación Empresarial y el Decreto 281/2007 Consejo de Ministros, “Reglamento para la Implantación y Consolidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Estatal” Modificado por los Decretos 284/10, 323/14 y 334/17 todos del Consejo de Ministros), más las indicaciones del Órgano Superior de Dirección al cual pertenece la entidad caso de estudio y en segundo lugar las insuficiencias que se detectan: carencias en la conformación del plan 2017 (sufre tres modificaciones sustanciales en cuanto a volúmenes de producción y otros indicadores), no cuentan con un procedimiento integrado para la planificación (poseen instrucciones y métodos fragmentados para las diferentes fases de esta), no participan de manera activa todas las áreas implicadas, ni cuentan con análisis efectivos de los renglones que integran el plan, así como la planificación se realiza mayormente sobre índices y no sobre necesidades basadas en los presupuestos por obras y estadísticas de consumo, también se detectan insuficiencias en el cumplimiento de los planes sobre todo a nivel de UEB, problemas organizativos que han provocado paralizaciones de obras e incumplimientos de la planificación técnica. De manera que se puede definir la situación problémica de la forma siguiente: Actualmente la Empresa Constructora de Obras de Ingeniería No 17 de Holguín no cuenta con un procedimiento integrado que sirva de guía para la planificación, lo que afecta la finalidad de la organización que es fundamentalmente la eficacia de sus actividades potenciales, la obtención de utilidades y un mayor aporte a la sociedad. Trayendo como problema social el impacto negativo del aporte de la entidad a la sociedad, al no obtener los resultados planificados, así como al no concluir obras de impacto social. En correspondencia con lo anterior se identifica el problema científico siguiente: ¿Cómo contribuir a la mejora del proceso de planificación de la empresa y con ello a un desempeño superior de la organización? El objeto de investigación está determinado por el proceso de la planificación empresarial, y como objetivo general: diseñar un procedimiento integrador para el proceso de planificación, y como campo de acción el diseño de un procedimiento integrador para la planificación empresarial. En correspondencia conel objetivo general se plantea la hipótesis siguiente: Si la Empresa Constructora de Obras de Ingeniería No 17 de Holguín alcanza un estadío superior en la conformación de la planificación empresarial, mediante el empleo de un procedimiento integrador, entonces, se contribuirá a elevar la eficacia de sus resultados tras la búsqueda de la excelencia organizacional. 4 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Para dar cumplimiento al objetivo que se propone y comprobar la veracidad de la idea a defender en la investigación se plantean las tareas investigativas siguientes: 1. Elaborar el marco teórico referencial de la investigación a partir de las tendencias actuales sobre planificación empresarial 2. Diseñar un procedimiento integrador, basado en las principales fases para la correcta planificación 3. Evaluar el procedimiento propuesto con expertos de la Empresa Constructora de Obras de Ingeniería No 17 de Holguín, entidad caso de estudio, como forma de comprobación de la idea que se defiende al inicio de la investigación. En el desarrollo de la investigación se utilizaron métodos teóricos y empíricos. Entre los métodos teóricos se desarrolló: el análisis y síntesis de la información obtenida a partir de la revisión de la literatura y la documentación especializada, así como, de la información obtenida de los especialistas consultados; el sistémico- estructural-funcional para abordar todos los procesos y sistemas involucrados en la temática estudiada, el enfoque de sistema: al contemplar el objeto de estudio como un sistema con sus elementos, interrelaciones y cualidad sistémica. Como métodos empíricos se utilizaron la medición y comparación para establecer el desempeño de la unidad organizativa, además del histórico lógico e hipotético deductivo. Los principales resultados de la investigación se manifiestan en: Se crea un procedimiento integrador que permite ejecutar el proceso de conformación de la planificación, planteado con los cambios del modelo económico cubano. La Empresa Constructora de Obras de Ingeniería No 17 de Holguín cuenta con un procedimiento como guía a la correcta planificación, incidiendo de manera positiva en la conformación de los planes y el cumplimiento de sus actividades. La tesis está estructurada además de esta introducción, en donde se presenta el diseño de la investigación, en dos capítulos. En el Capítulo l se abordan los principales conceptos que sustentan el marco teórico-referencial de la investigación. En el Capítulo ll se propone un procedimiento integrador para la planificación empresarial. El trabajo cuenta además con conclusiones y recomendaciones, derivadas de la investigación; la bibliografía consultada y finalmente, un grupo de anexos como complemento de los resultados expuestos. 5 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Capítulo I: Marco teórico-práctico referencial de la planificación de la empresa El objetivo de este capítulo es elaborar el marco teórico referencial de la investigación a partir de las tendencias actuales sobre planificación empresarial. En la figura 1.1 se ilustran los momentos descritos en la estrategia seleccionada y además el diagnóstico realizado sobre proceso de planificación empresarial en la ECOI 17. Figura 1.1Hilo conductor para la elaboración del capítulo 1. 1.1 Los principales conceptos de planificación. Entre las definiciones existentes sobre el término plan el diccionario de la Real Academia Española lo define como: suele referirse a un programa o procedimiento para conseguir un determinado objetivo, como, por ejemplo: Un plan de acción, un modelo sistemático que detalla qué tareas se deben llevar a cabo para alcanzar un objetivo, para lo cual se establecen metas y tiempos de ejecución. Escrito en el que sumariamente se precisan los detalles para realizar una obra. (www.rae.es). Se le conoce tanto como planificación, planeación o planeamiento, generalmente en países de habla hispana, pero en el sentido más universal, implica tener uno o varios objetivos en común, junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente. Principales conceptos de planificación Planificación Financiera. Métodos y herramientas. El lugar de la planificación en la organización La planificación en Cuba. Conclusiones parciales Diagnóstico de la entidad caso de estudio. zim://A/Planeamiento.html http://www.rae.es/ 6 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Otras definiciones, más precisas, incluyen "La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos". (Ackoff, Russell. (2002) El paradigma de Ackoff.Popis). Va de lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La acción de planear en la gestión se refiere a planes y proyectos en sus diferentes ámbitos, niveles y actitudes. También se traduce como: el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige a una organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto. Muchos son los autores que por la importancia del tema han conceptualizado sobre el proceso de planificación, así tenemos, por ejemplo: Smith (2006) advierte que el término planificación estratégica se considera típicamente como un proceso formal, dilatado, complejo y costoso que se realiza por los ejecutivos de una organización o por una élite -grupo de planificadores-; que sesga su potencialidad como proceso interactivo y participativo. Steiner (1983) la define como “el proceso de identificar y establecer los objetivos y metas de una organización”. Serna, (1994) plantea que es un proceso mediante el cual una organización define su visión de largo plazo y las estrategias para alcanzarlas a partir del análisis de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Contreras (2000) lo define en mayor medida con enfoque de proceso como la determinación de la visión, misión, objetivos, políticas y estrategias de la organización. Según García, F. (1994) la estrategia es un conjunto de decisiones coherentes, unificado e integrado, generalmente recogido en un plan formal, que: determina y revela el propósito de la organización en términos de objetivos a largo y corto plazo, programas de acción y prioridades en la asignación de recursos, reconoce los segmentos de negocio donde la organización está operando en la actualidad e identifica los nuevos segmentos donde debería operar en el futuro, intenta alcanzar, en relación con sus competidores una ventaja competitiva sostenible a largo plazo en cada uno de sus negocios, pretende responder a las amenazas y oportunidades que plantea el entorno, y a las fortalezas y debilidades internas de la organización. zim://A/Estrategia_empresarial.html zim://A/Mapa_estrat%C3%A9gico.html zim://A/Mapa_estrat%C3%A9gico.html 7 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 La planificación debe contener los objetivos, que es lo que se plantea y hacia dónde quiere llegar. Cuestionar como es que logrará hacer sus objetivos y aplicarlos de una forma correcta. Ser auto críticos y estar abiertos a la creatividad y tener las ganas de aplicar nuevas ideas. Saber con qué recursos se cuenta y cuales hacen falta y ante todo estar dispuesto al cambio.Saber quiénes integrarán el proceso y que rol se les asignará dentro del mismo. Conocer la misión y visión de la misma. Analizar y fijar estrategias adecuadas a la empresa, tomar decisiones relevantes para lograr transformaciones más concretas y darle seguimiento para en caso de ser necesario realizar las correcciones pertinentes de la relación entre el ser humano. Dado que la mayor parte de las veces puede tratarse de un proceso en la toma de decisiones, se pueden distinguir varias etapas dentro de la planificación: Identificación del problema. Desarrollo de alternativas. Elección de la alternativa más conveniente. Ejecución del plan. Toma de decisiones. En los casos de la planeación reactiva y operativa no se hace un enfático uso en la toma de decisiones, ya que es lineal y sólo administra los procesos en curso de alguna organización o sistema. El caso de la planeación táctica, estratégica y normativa, puede requerir los conceptos de toma de decisiones por lo complejo y amplio. De alguna manera se utiliza la planeación en la vida cotidiana, en sus diferentes expresiones, pero es muy importante distinguir las características en el entorno o medio ambiente que se desenvuelven, ya que no es lo mismo decidir por una persona que por miles de personas. Cada escenario es muy diverso; de allí la importancia de la planeación. Estilos de planeación Russell L. Ackoff (Ackoff, Russell. "Redisigning the future". New York/London.1974) identifica en la planeación cuatro actitudes generales, dependiendo del tipo de enfoque que se le otorgue. Estas actitudes pueden encontrarse mezcladas en diversas proporciones dentro de una organización, y pueden variar dependiendo de la situación: Inactiva Los inactivistas están satisfechos con situación actual y creen que cualquier intervención en el curso de los eventos resultará en empeorar su situación. Buscan estabilidad y supervivencia por lo que se los considera mayormente conservativos y 8 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 enfocados en el presente. En esta categoría no existe la planeación, ya que el objetivo máximo es mantener a la organización con la menor cantidad de cambios posibles. Reactiva Los re-activistas prefieren un estado anterior al que ahora se encuentran y están convencidos de que la situación está yendo de mal en peor. Su planeamiento se centra en el pasado, por lo que generalmente produce desprecio hacia las nuevas tecnologías y prácticas que no fueron integradas exitosamente al modelo de la compañía o que no resultaron como se esperaba dentro del ámbito en el que se encontraba. Proactiva Los proactivistas se centran con la mirada al futuro y en las posibles oportunidades que éste ofrece. Intentan optimizar la cantidad de circunstancias en las que podrían obtener ventajas más adelante, por lo que su sistema de planificación se basa en predecir y prepararse lo mejor posible y la calidad de los resultados es proporcional a la calidad de este proceso y a la velocidad de readaptación de la organización. Interactiva Los interactivistas también se centran en el futuro. La diferencia radica en que ese futuro es fabricado gracias a las acciones del: Se intenta “prevenir” y no “prepararse” para las crisis futuras además de “crear” y no “explotar” posibles oportunidades. Dentro de la planificación interactiva se considera al futuro como algo dinámico y maleable. Tipos de planes Por su marco temporal, pueden ser de corto, mediano y largo plazo. Por su especificidad y frecuencia de uso, pueden ser específicos, técnicos o permanentes. Por su amplitud, la planeación puede indicar la necesidad de planes: estratégicos, tácticos, operativos y normativos. El primero y el último se realizan a largo plazo, el segundo en el mediano plazo y el tercero en el corto plazo. 1.1.2 Planificación Empresarial. El sistema de planeación empresarial es la conjunción de distintos tipos de planes, reforzados en la idea de su necesaria coherencia e integración. En la Resolución 276/2003 del Ministerio de Economía y Planificación el término se explica como: “el instrumento de dirección básico, que coordina e integra los aspectos productivos, 9 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 económicos, sociales y financieros, potenciando la iniciativa y los esfuerzos de la empresa en el cumplimiento de sus funciones y objetivos económicos, con el máximo de eficiencia y la activa participación de los trabajadores” Se evalúa además como: “un enfoque temporal llamado “horizontes de planificación”, del cual se entiende el inicio de un proceso desde la planeación estratégica, cuya principal expresión es el Plan Financiero anual. 1.2 El lugar de la planificación en la organización 1.2.2 Niveles dentro de una organización La planificación vista en el ámbito empresarial de la cúspide a la base puede verse establecida en cuatro escalas: Estratégica Es el proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la dirección a largo plazo de una entidad estableciendo objetivos específicos en el desempeño, tomando en cuenta circunstancias internas y externas para llevar a cabo los planes de acción seleccionados. Esto suele llevarse a cabo dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el más alto nivel de mando, la cual se realiza por medio de tácticas y procedimientos empleados para el logro de un objetivo específico o determinado, se planifica a largo plazo más de 5 años. Táctica La parte táctica de planear debe ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizando la toma de decisiones, determinando las acciones. Y es sistémico, ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas, visto desde un punto de vista sistémico. Es iterativo, ya que se proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y correcciones. Es una técnica cíclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta. Es dinámica e interactiva con los demás, y es una técnica que coordina varias actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos deseados. La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser asimilada por la parte intermedia o táctica. Se debe convertir e interpretar en las decisiones estratégicas, del nivel más alto, en planes concretos en el nivel medio. Se convierte en planes que se pueden emprender y, a su vez, subdividir y detallar en planes operacionales a ejecutarse en el nivel operativo. Operativa Los planes o planificación operativa se dan en los empleados, en el nivel más bajo de la organización. Realiza un microplaneamiento de las organizaciones de carácter 10 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 inmediato, que detalla cómo deberán alcanzarse las metas. En realidad, todos los puntos de la base de la planeación se dan en el nivel operativo, lo que en gran medida influye y determina, en conjunto con la parte táctica, la obtención de resultados. La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente racionalizados y sometidos a un proceso reduccionista típico del enfoque de sistema cerrado. Se organiza con base en los procesos programables y las técnicas computacionales. Se trata de convertir una idea en realidad, o ejecutar el propósito de una acción a través de varias vías, se trabaja a corto plazo generalmente a menos de 1 año. Normativo Se refiere a la conformación de normas, políticas y reglas establecidas para el funcionamiento de una organización. Se apoya en la conformación de estándares, metodologías y métodos para el correcto funcionamiento de las actividades planeadas. La parte normativa se refiereal establecimiento de reglas y/o leyes y/o políticas dentro de cualquier grupo u organización, sobre todo para mantener el control, seguimiento y desarrollo de la planeación, así como el desarrollo de las normas y políticas establecidas. La planeación está estrechamente vinculado con el diseño de la estructura organizativa. Se aplica en áreas muy específicas, que generalmente son las que vigilan y definen aspectos que en otros niveles no es posible delimitar. Al evaluar la planificación según la naturaleza de la organización, se deberán aplicar un conjunto de planes alineados para su actuación. Propósitos o Misiones - La misión o el propósito identifica la función o tarea básica de una empresa o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de operación organizada tiene propósitos o misiones. En cada sistema social las empresas tienen una función o tarea básica que les asigna la sociedad. Objetivos - Los objetivos o metas son los fines a los que se dirige la actividad: son los resultados a lograr. Representan el fin hacia el que se encamina la organización, la integración de personal, la dirección y el control. Los objetivos de la empresa son el plan básico de la misma, un departamento puede tener también sus propios objetivos. Naturalmente, sus metas contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, pero los dos grupos de metas pueden ser diferentes por completo. Estrategias - Denotan casi siempre un programa general de acción y un despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios. Se definen como el resultado del proceso a decidir sobre los objetivos de la organización, sobre los cambios en éstos, sobre los recursos usados para alcanzarlos y sobre 11 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 las políticas que han de regular la adquisición, el uso y la disposición de estos recursos. Políticas - Son también planes en el sentido de que son enunciados generales o maneras de entender que guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma de decisiones, éstas delimitan el área dentro de la cual una decisión ha de ser tomada y aseguran que esté de acuerdo y contribuya a los objetivos. Son declaraciones o interpretaciones generales que guían o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Las políticas definen un área dentro de la cual se va a tomar una decisión y aseguran que ésta sea consistente con un objetivo y contribuya al logro del mismo. Las políticas ayudan a decidir temas antes de que se conviertan en problemas, hacen que sea innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes, con lo que permiten a los gerentes delegar autoridad y mantener control sobre lo que hacen sus subordinados. Procedimientos - Son planes que establecen un método requerido de manejar las actividades futuras. Son guías para la acción más que para el pensamiento, detallan la forma exacta en que deben llevar a cabo ciertas actividades. Son sucesiones cronológicas de acciones requeridas. Los procedimientos cruzan las líneas de los departamentos. Por ejemplo, en una compañía industrial el procedimiento para manejar los pedidos con seguridad incluirá al departamento de ventas, el de finanzas, al departamento de contabilidad, al departamento de producción y el departamento de transportación. Reglas - Explican con claridad las acciones requeridas o las acciones que no se deben llevar a cabo, sin permitir la discreción en esto. Son el tipo de plan más sencillo. Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guían la acción sin especificar un orden de tiempo. El procedimiento se podría considerar como una serie de reglas. La regla puede o no formar parte de un procedimiento. La esencia de una regla es que refleja una decisión administrativa de que se tiene que llevar a cabo o que no se tiene que llevar a cabo una cierta acción. Es necesario asegurarse de distinguir entre reglas y políticas. El propósito de las políticas es guiar la toma decisiones al señalar áreas en las que los gerentes pueden usar su discreción. Las reglas, aunque también son guías, no permiten flexibilidad en su aplicación. Programas - Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos. reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción; por lo general están respaldados por presupuestos. 12 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Presupuestos - Es una declaración de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. Se puede considerar como un programa llevado a números. El presupuesto se puede expresar en términos financieros o en términos de horas de trabajo, unidades de producto, horas-máquina, o cualquier otro término medible numéricamente. El presupuesto es necesario para el control pero no puede servir como estándar de control sensible a menos que refleje los planes. Por lo general un presupuesto pone en práctica un programa pero puede ser en sí mismo un programa. La preparación de un presupuesto depende de la planeación, el presupuesto es el instrumento de planeación fundamental de muchas compañías y las obliga a realizar por anticipado una recopilación numérica del flujo de efectivo, gastos e ingresos, desembolsos de capital, utilización del trabajo o de horas máquina esperada. Una de las principales ventajas de la elaboración de presupuestos es que obliga a los directivos a planear. El doctor Alexis Codina en su libro sobre la planificación establece como principales funciones de la planeación: La planeación es necesaria en todos los ámbitos de la vida humana: lo personal, lo laboral, lo social, y en todo tipo de organización. El empleo de la palabra planeación incluye un principio de aplicación: la racionalización, relacionada con el cumplimiento de la máxima: "Eficacia y eficiencia". 13 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 1.3 Planificación Financiera. Métodos y herramientas de confección. El desarrollo de todo tipo de planeación, por su amplitud, debe seguir una serie de pasos, se debe realizar una acotación del alcance, el tiempo, el lugar, la definición de los medios y los recursos con que se cuentas, esto implica realizar un análisis previo del lugar donde se aplicará. Se puede continuar realizando un diagnóstico de la situación, donde se vean: Los recursos; Lo interno y externo (el medio ambiente incluido); Las oportunidades y fortalezas, las debilidades y amenazas. Todo planteamiento es acotado, por lo que es necesario el desarrollo de los puntos anteriores para poder definir una forma de solucionar un problema y lograr su alcance deseado. Si se cuenta con una propuesta de solución, pasamos a la parte del desarrollo, en la cual es necesario definir el enfoque a utilizar, indicando dentro del desarrollo un bosquejo general de lo que se realizará incluso la amplitud a utilizar: estratégico, táctico, operativo. Se requiere hacer uso de metodologías, modelos, métodos y estándares existentes, principalmente en lo que respecta a la confección. 1.4 La planificación en Cuba La planificación en Cuba, como sistema socialista, tiene sus orígenes hace ya más de 50 años, cuando el 11 de marzo de 1960 se creó oficialmente la Junta Central de Planificación siendo el primer organismo dedicado a esta actividad formalmente constituido por la Revolución. En los inicios el modelo centralizado de planificación, desarrollado en la Unión Soviética y después en Europa del Este, se consideró paradigma de la Planificación pero la vida demostró que desde los años 50 tenía una serie de limitaciones para posibilitarel desarrollo, desde entonces se analiza como perfeccionar esa Planificación Socialista, y en esa época se abre la discusión llamada: debate de las reformas económicas delos años 60. El pensamiento del Ché se inserta en ese debate y lo reproduce en Cuba entre 1963 – 1965 con una concepción diferente, una concepción centralizada pero a la vez flexible, que es el sistema de financiamiento presupuestario, no sólo como un modelo de construcción económica, sino como un modelo que propone conciliarlos intereses económicos con los intereses políticos. Fue la época de los planes especiales, cuando se buscaba vincular más directamente al desarrollo del país, aquellas ramas y sectores claves dela economía, trabajando directamente de forma planificada con cada uno de ellos. 14 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Sin embargo, a partir de 1994-1995 se plantea la necesidad de retomar, tener una visión de conjunto y trazar, bajo nuevas condiciones, el modo de operar de la economía. Se trazan los métodos, las técnicas que cambian totalmente ante el nuevo contexto, pues si antes el centro era el balance material, a partir de ese momento es el Presupuesto de Ingresos y Gastos en Divisas. A partir de esta fecha la planificación en Cuba se convierte además de un proceso técnico-económico y organizativo que ayuda a las organizaciones a encausar sus acciones en el cumplimiento de sus objetivos a corto y mediano plazo, en un proceso político-ideológico que expresa la voluntad de priorizar el aporte de las organizaciones estatales a la sociedad por encima de cualquier interés colectivo o individual y para asegurar el desarrollo de las mismas en correspondencia con los requerimientos de la economía nacional. Para la Planificación, los órganos y organismos toman en cuenta documentos rectores tales como: • Las Directivas para la elaboración del Plan y del Presupuesto del estado del año en cuestión, aprobadas por el Gobierno. • Instrucciones Generales para la elaboración del Plan emitidas por el Ministerio de Economía y Planificación (MEP). • Las Directivas específicas y complementarias emitidas por Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) para la elaboración del Presupuesto del Estado. • Indicaciones específicas para la elaboración del Plan y el Presupuesto del Estado, emitidas por su organismo superior. • El Plan para el año en curso, los resultados del control de su ejecución y los estimados de su cumplimiento. • Las proyecciones estratégicas y otras a mediano plazo y perspectivas más inmediatas, expresadas en los planes de negocios. • Los Programas Estratégicos de Desarrollo Económico en los que se inserte la organización empresarial. • Los planteamientos de los trabajadores en las asambleas por la Eficiencia Económica. 1.4.1 Base legal vigente sobre planificación en Cuba La revisión bibliográfica y examen al Consultor electrónico de la Casa Consultora DISAIC permite establecer que la legislación vigente en el país es: Antes de 1994 Después de 1994 Sobre la planificación económica «Plan Único de Desarrollo Económico» «Un plan que garantice el desarrollo programado del país» 15 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Decreto Ley 252/2007, Consejo de Estado, “Sobre la continuidad y el fortalecimiento del sistema de dirección y gestión empresarial cubano” Modificado por Decreto Ley 276/2010 Decreto 281/2007 Consejo de Ministros, “Reglamento para la Implantación y Consolidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Estatal” Modificado por los Decretos 284/10, 323/14 y 334/17 todos del Consejo de Ministros Resolución 276/2003 Ministerio de Economía y Planificación, “Indicaciones Generales sobre la Planificación Empresarial” Resolución 177/2016 Ministerio de Finanzas y Precios “Metodología para la planificación del presupuesto del estado del año 2017” Resolución 243/2016 Ministerio de Finanzas y Precios, Modificar el artículo 65 de la Resolución No. 177/2016 (Modifica Resolución 177/2016) Resolución 873/2016 Ministerio de Finanzas y Precios, Metodología para la planificación del presupuesto del estado del año 2017 (Modifica Resolución 177/2016) Resolución 375/2017 Ministerio de Finanzas y Precios, Metodología para el proceso de planificación del presupuesto en los niveles presupuestarios correspondientes a los titulares del presupuesto y sus entidades De manera general establecen la planificación como uno de los subsistemas del Sistema de Dirección y Gestión estatal del país, las características principales del proceso de planificación, comprende desde la concepción de la proyección macroeconómica hasta las etapas de notificación, desagregación y programación mensual de ingresos y gastos del Presupuesto del Estado. Es un proceso de enmarcamiento en los niveles macro, mezo y micro, lo que constituye un balance desde la planeación estratégica, de ingresos y gastos a nivel de país hasta el nivel empresarial, para el que se tienen en cuenta las restricciones de la economía y las capacidades productivas, según corresponda. Las etapas de notificación, desagregación y programación mensual de ingresos y gastos, se regulan en la Ley Anual del Presupuesto del Estado y las normas complementarias. Constituye la base para la sistematización de todas las acciones que procedan, con el objetivo de determinar el Anteproyecto de Presupuesto del Estado, para el ejercicio fiscal en cuestión. 16 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 1.4.2 Regulaciones en el sector de la construcción La planificación de la entidad es regulada directamente por las indicaciones de su Órgano Superior de Dirección Empresarial (OSDE) Construcción y Montaje: Dirigir, coordinar y controlar el proceso desde la elaboración de la proyección estratégica, del plan anual, de los presupuestos de la empresa y las unidades empresariales de base que agrupa en correspondencia con los lineamientos y enmarcamientos emitidos Presentar y defender el plan y presupuesto de ingresos y gastos, ante su Organización Superior Distribuir los niveles de actividad y directivas a sus unidades empresariales de base, controlar y garantizar su cumplimiento, evaluando y respondiendo por los resultados obtenidos en el cumplimiento del plan, de la proyección estratégica, de los presupuestos de ingresos y los objetivos de trabajo de la empresa y de las unidades empresariales de base. Informar de acuerdo a los requerimientos de los Consejos de Administración ya sean Provinciales o Municipales. Responder y evaluar los resultados económicos y financieros de toda la empresa en su conjunto y de las unidades empresariales de base que agrupa. Los documentos rectores para la elaboración del plan y el presupuesto son los siguientes: Lineamientos y Políticas Las Directivas para la elaboración del plan Indicaciones Metodológicas. Que incluye el calendario general Objetivos de las diferentes áreas Los planteamientos de los trabajadores en las Asambleas de Eficiencia. Además, establece tener en cuenta durante esta etapa: Análisis del cumplimiento de los lineamientos y políticas y las acciones a ejecutar para alcanzarlas. El análisis de la eficiencia económica alcanzada y las medidas que deben adoptar para su incremento sostenido, incluyendo el reordenamiento de la producción y el redimensionamiento empresarial, de manera que las tareas relacionadas con el aumento de la eficiencia sean el objetivo fundamental del plan y su punto de partida. Análisis de los Estados Financieros y las medidas para mejorar sus resultados alcanzados, así como las medidas para mejorar la calidad y oportunidadde la contabilidad. Actualizar el plan de negocios que constituye la expresión concreta de la estrategia de la organización para obtener financiamiento a partir de su presentación a posibles clientes e inversores, debe mantenerse actualizado por la empresa de forma permanente, con un horizonte a mediano plazo (2 o 3 años). Se elabora para cada servicio constructivo a ejecutar, a partir de 17 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 detectar necesidades no cubiertas o insatisfechas de mercado y por tanto se está ante una oportunidad de negocio, que se deberá avalar con un estudio de factibilidad económico y financiero. Conciliaciones con sus clientes y suministradores que requieran para la correcta fundamentación de su propuesta de plan; así como establecer la política de suministro a aplicar para garantizar el abastecimiento adecuado y evitar interrupciones innecesarias. Los planteamientos de los trabajadores en las asambleas por la eficiencia económica. 1.5 Diagnóstico de la entidad caso de estudio Para el diagnóstico de la entidad se emplea el utilizado por esta en la evaluación de su estrategia, sostenido en la consulta a expertos. Se crea un grupo de trabajo compuesto por 7 miembros: 1. Director de la entidad 2. Director Económico de la empresa 3. Director de Recursos Humanos de la empresa 4. Director Departamento de producción y negocio 5. Representante de las organizaciones políticas (PCC, UJC) 6. Representante de las organizaciones de masas (Sindicato) 7. Consultor de la consultoría económica CANEC. Se emplea como base del diagnóstico la evaluación realizada para la elaboración de la estrategia empresarial de la entidad. Diagnóstico estratégico Amenazas: 1- Incumplimiento de la planificación a nivel de UEB. 2- Incumplimiento de los inversionistas con lo pactado en el contrato. 3- Exceso de reuniones externas. 4- Los gastos de salario que concibe el Precons II no absorben los incrementos salariales producidos en el país. 5- Exceso de información al organismo superior. 6- Situación económica y política internacional. 7- Bloqueo económico y financiero por parte del gobierno de los E. U. 18 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 8- Poca autonomía de la empresa. 9- Déficit de piezas y recursos necesarios para la actividad de equipos en el mercado. 10- Falta de mercado aprobado en el territorio para la actividad de Movimiento de Tierra. 11- Existencia de tres monedas (CUP, CUC, CL) Oportunidades: 1- Aplicación en el territorio de la voluntad hidráulica. 2- Construcción de obras de la batalla de ideas. 3- Perspectivas en el desarrollo turístico en la región. 4- Desarrollo científico técnico 5- Existencia de centro de capacitación para cuadros y profesionales del sector. 6- Nuevas firmas comercializadoras. 7- Construcción de obras de proyecto urbanístico. Debilidades. 1- Incumplimiento de los planes productivos en unidades físicas. 2- Paralizaciones de obras por insuficientes recursos debido a incumplimiento de los proveedores 3- Insuficiente estimulación material y moral tanto a los trabajadores como a los cuadros 4- Problemas organizativos en cuanto a la transportación del personal a obras 5- En ocasiones los recursos materiales no se entregan en el tiempo establecido acorde a la programación de las obras, trayendo como consecuencia atrasos en el cumplimiento de lo contratado 6- Poco conocimiento de la actividad Logística en la UEB de Aseguramiento, encargada de la garantía de materiales 7- Desbalance tecnológico en todas las actividades que ejecuta la empresa por obsoleto equipamiento y roturas de los mismos. 8- Falta de integralidad respecto al conocimiento de actividades de otras áreas en los mandos intermedios. 9- No está implementado el sistema de costos relativos a la calidad 10- No se han implementado las NC 3000, la documentación se actualiza según lo establecido por las normas. 11- No se ha certificado el cumplimiento de las Normas de Medio Ambiente a través de las NC-ISO 14001: 2004. 12- Desmotivación de los trabajadores de la UEB de Hidrología por bajo incentivo salarial, al estar penalizados por no cumplir con el plan económico. 19 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 13- Aunque están establecidos los canales de comunicación interna, ésta es insuficiente. 14- Insuficiente oferta en los mercados de insumos varios, aun cuando se aprueban las inversiones. 15- Problemas de calidad en la ejecución de las obras 16- Violaciones de los procedimientos de trabajo 17- Insuficiente grado de conocimiento de algunos directivos sobre los análisis económicos – financieros. 18- Debilidad técnica a pie de obra. 19- Aunque están identificados los procesos en la entidad, la gestión es más bien por funciones. 20- Pérdida de la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad por la ISO. Fortalezas: 1- Fuerza laboral directa capacitada y experimentada. 2- Cohesión del consejo de dirección. 3- Actitud positiva del colectivo de trabajadores ante las tareas planteadas. 4- Reconocido prestigio en el entorno en las actividades de asfalto y obras de la defensa. 5- Aplicación del Perfeccionamiento Empresarial. 6- Fuerza de trabajo disciplinada. 7- Está registrada la Propiedad Industrial. 8- Desarrollo en las tecnologías de las infocomunicaciones. Criterios escogidos para la elaboración de la matriz DAFO Externo Amenazas: 1- Bloqueo económico y financiero por parte del gobierno de los E. U. 2- Puestos de trabajo más atractivos. 3- Falta de mercado en el territorio para la actividad de Movimiento de Tierra. 4- Existencia de tres monedas (CUP, CUC, CL) Oportunidades: 1- Aplicación en el territorio de la voluntad hidráulica. 2- Perspectivas en el desarrollo turístico en la región. 3- Construcción de obras de proyecto urbanístico. 4- Desarrollo científico técnico 20 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Interno Debilidades: 1- Incumplimiento de los planes productivos en unidades físicas a nivel de UEB 2- Paralizaciones de obras por insuficientes recursos, debido, principalmente a incumplimiento de los proveedores 3- Desmotivación de los trabajadores de la UEB de Hidrología por bajo incentivo salarial, al estar penalizados por no cumplir con el plan económico 4- Problemas organizativos desde el proceso de contratación hasta la ejecución de las obras. Fortalezas: 1- Actitud del colectivo de trabajadores ante las tareas planteadas 2- Aplicación del Perfeccionamiento Empresarial 3- Desarrollo en las tecnologías de las infocomunicaciones 4- Fuerza laboral capacitada y experimentada Matriz DAFO Oportunidades Totales Amenazas Total 1 2 3 4 1 2 3 4 F o rt a le z a s 1 6 7 6 6 25 8 8 6 6 28 2 6 7 6 6 25 8 8 6 6 28 3 6 7 6 6 25 8 8 6 6 28 4 7 8 7 7 29 9 9 7 7 32 Totales 25 29 25 25 104 33 33 25 25 116 D e b ili d a d e s 1 7 8 7 7 29 8 8 6 6 28 2 7 8 7 7 29 8 8 6 7 29 3 6 7 6 6 25 7 7 6 6 24 4 6 7 6 6 25 7 7 6 6 24 26 30 26 26 108 30 30 22 22 109 51 59 51 51 212 67 67 51 51 225 Cuadrantes I-Ofensiva = (FO) II- Defensiva= (FA) III-Supervivencia= (DA) IV- Adaptativa= (DO) La Empresa está ubicada en el cuadrante II - (FA), su estrategia priorizada es defensiva. La Empresa se encamina a: 21 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 1- Consolidarel sistema de dirección y de gestión empresarial 2- Perfeccionar el proceso de planificación empresarial, permitiendo la correcta organización de sus actividades 3- Saneamiento: Balance de carga y capacidad de la fuerza de trabajo. 4- Elevar la efectividad en los procesos de trabajo. 5- Evaluación del cumpliendo desde su radio de acción, con la Implementación de los lineamientos. Los elementos anteriores indican que la Empresa debe dirigir sus mayores esfuerzos a reducir amenazas y explotar fortalezas. El escenario más probable en que desarrollará sus actividades sugiere la necesidad de un conjunto de estrategias, para ello se profundiza el análisis, determinando un orden de prioridades. (FO) – Estratégia Ofensiva= 104 = 23% 437 (FA) – Estratégia Defensiva = 116 = 26% 437 (DA) - Estratégia Supervivencia = 109 = 24% 437 (DO) - Estratégia Adaptativa = 108 = 24% 437 Dentro de esto destacar que la consulta a expertos y el intercambio con el personal de la entidad han detectado también insuficiencias en la conformación del plan, no cuentan con un procedimiento integrado para la planificación, no participan de manera activa todas las áreas implicadas, no se cuenta con análisis efectivos de los renglones que integran el plan, así como la planificación se realiza mayormente sobre índices y no sobre necesidades basadas en los presupuestos por obras y estadísticas de consumo, también se detectan insuficiencias en el cumplimiento de los planes sobre todo a nivel de UEB, problemas organizativos que han provocado paralizaciones de obras e incumplimientos de la planificación técnica. Enmarcado además en la necesidad de cumplimentar lo que establece la base legal vigente y las indicaciones del Órgano Superior de Dirección, en cuanto a que las empresas en 22 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 perfeccionamiento empresarial deben contar con los procedimientos propios que regulen el proceso de planificación. 1.6 Conclusiones parciales Dentro de la planeación, es inevitable dejar de hacer mención de lo siguiente: 1. La incidencia del proceso administrativo como sistema dentro del planeamiento y la organización. 2. La amplitud del proceso de planeación. 3. El tipo de planeación en el tiempo, largo plazo, mediano plazo, corto plazo. 4. Componentes de la planeación estratégica: misión, valores, visión, propósitos. 5. Objetivos específicos, metas, modelos, políticas y normas. 6. Análisis de la propuesta de solución, elección de la propuesta de solución. 7. Factores medibles internos y externos, características de la solución. 8. Actitud del plan, principios de la planeación. 9. Definición de algún otro enfoque agregado. 10. Filosofía a utilizar. 11. Desarrollo del plan, implementación y evaluación. Otro tipo de características que distinguen a la planeación es la existencia del tomador de decisiones, cuando se realiza la planeación es necesario que exista un fuerte compromiso por parte de todos los integrantes en la organización; en la planeación plan es lo más importante, y todos los integrantes deben conocerlo. El país cuenta con base legal reglamentaria que permite la guía para la confección de un procedimiento que sirva de traje a la medida a las entidades. La entidad posee un banco de problemas asociado al proceso de planificación empresarial, el cual debe comenzar a solucionarse desde la confección de un procedimiento integrador que rija el tema según lo que establece la base legal vigente. 23 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Capítulo II. Procedimiento para la Planificación Empresarial Introducción Los objetivos de este capítulo son: diseñar un procedimiento integrador, basado en las principales fases para la correcta planificación y evaluar el procedimiento propuesto con expertos de la Empresa Constructora de Obras de Ingeniería No 17 de Holguín, entidad caso de estudio, como forma de comprobación de la idea que se defiende al inicio de la investigación. 2.1 Presupuesto teórico y metodológico del procedimiento propuesto El desarrollo del procedimiento se ha realizado sobre las bases teóricas siguientes: Teoría o enfoque de sistema: la estrategia de trabajar con un enfoque funcional de sub-optimización, tiene como fin el alineamiento de los procesos en forma vertical, lo cual crea pobres flujos de coordinación horizontales, consumiendo enormes cantidades de tiempo, recursos y esfuerzos, para que los resultados sean: cantidades de trabajo esperando en fila, manejo de materiales inadecuado, excesivos inventarios, mal manejo de pedidos, facturas no despachadas correctamente y a tiempo, pobre comunicación entre departamentos y un sin fin de problemas que al final, redundan en insatisfacción de clientes y pobres resultados financieros. Lo que significa entrar en la polémica entre organización funcional o por procesos, la cual tiene ya muchos años de historia, desde el propio nacimiento de la administración científica y de la estructura organizacional, impulsada por autores tales como: Adam Smith, Frederick Taylor, Henri Fayol, Henry Gantt, Henry Ford y otros. El éxito radica en eliminar de la alta gerencia, los viejos paradigmas gerenciales ocasionados por conceptos como: la teoría de la conspiración o la fuerza subversiva y crear una cultura enfocada en la ejecución de la estrategia, la creación de valor y el logro de efectividad organizacional. 24 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 La clave del alineamiento horizontal, es que “ve a la organización como un proceso o como una cadena de eventos interrelacionados, que genera valor para los clientes, la cual cruza horizontalmente a la estructura, a través de un flujo de trabajo multifuncional”. • Enfoque del sistema de dirección y gestión empresarial cubano: se expresa al considerar que, cada empresa, de acuerdo con su tecnología, diseña estrategia, estructura y sistemas organizativos, evaluando permanentemente nuevas formas de organización, redimensionando aquellos procesos que no alcanzan los niveles de rentabilidad previstos, así como los que han perdido su competitividad. (Consejo de Ministros (CM) 2007; Amaro Quiñones, 2010.) En la concepción e integración del sistema de dirección y gestión empresarial cubano, la planificación ocupa un lugar central para el desarrollo de los objetivos y procesos, como se muestra en la Figura 1. Figura 1: Relación de la planificación con los componentes de las organizaciones 25 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 2.2 Metodología propuesta para el desarrollo de la investigación. El procedimiento que se conforma cuenta con tres (3) fases, y en cada una de ellas se delimitan objetivos y pasos, además de técnicas y herramientas para la materialización y puesta en práctica. 2.2.1 Fase I. Génesis Objetivos: 1) Establecer las condiciones organizativas necesarias que contribuirán a la solución del problema. 2) Determinar el estado de la planificación en la entidad, principales desajustes que limitan el desempeño, el logro de la misión y alcance de la visión de la empresa/organización. Aspectos a considerar: Comprende la formación de un equipo de trabajo interdisciplinario, compuesto porno más de siete integrantes, en función del tamaño de la empresa, y en su mayoría miembros del Consejo de Dirección. Así mismo, deben poseer conocimientos sobre: temas contables financieros, productivos, de capital humano y el sistema general de dirección y sus sistemas, contar con la presencia de algún experto (interno y/o externo) con amplios Fase I: Génesis Paso 1. Creación y capacitación de un equipo de trabajo. Paso 2. Diagnóstico de la entidad caso de estudio. Fase II. Diseño del procedimiento integrador para la planificación empresarial. Paso 1. Parámetros y componentes para el diseño del procedimiento integrador para la planificación empresarial. Paso 2. Diseño del procedimiento integrador para la planificación empresarial Fase IV. Implementación y Control Paso 1. Implementación y puesta en práctica del procedimiento propuesto. Paso 2. Control de la evolución de la planeación en la entidad. Fase III. Evaluación del procedimiento propuesto Paso 1. Evaluación del procedimiento propuesto por expertos de la entidad. 26 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 conocimientos sobre diagnóstico y diseño de procedimientos y nombrar a un miembro del Consejo de Dirección como coordinador del proyecto. Igualmente, debe establecerse una planificación del proyecto para las reuniones y dinámica de trabajo del equipo y el desarrollo de este teniendo en cuenta las fases, actividades y acciones definidas en el procedimiento. Técnicas y herramientas a utilizar: Consulta documental (estrategia de la organización, documentos normativos de los sistemas y subsistemas, procedimientos existentes). Análisis grupal de los elementos de la planificación. Técnicas para la aproximación del consenso en el grupo. Los principales resultados de esta fase están dados por: Determinación del estado de la entidad Conformar un grupo de trabajo para el desarrollo del procedimiento a crear. Paso 1. Creación y capacitación del equipo de trabajo El inicio de la actividad investigativa está dado por la constitución de un equipo de trabajo, multidisciplinario, donde se combinen diversas competencias, relacionadas con el proceso de administración, gestión del cambio, gestión económica, de capital humano, los intereses de los trabajadores, los organismos superiores, entre otros. En correspondencia con lo anterior, se recomienda: Buscar un equilibrio entre la iniciativa de los jóvenes y la experiencia por antigüedad en la organización. El número de personas para integrar este equipo de trabajo debe estar entre 5 y 7 personas, lo que asegura la necesaria diversidad de conocimientos e intereses y más podría dificultar la comunicación y el logro del consenso. Solicitar la participación de un agente externo en este equipo de trabajo buscando una mayor objetividad e imparcialidad, así como experiencia en el tema. Puede ser un asesor de alguna consultoría especializada en el tema. 27 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Para asegurar un dominio homogéneo de este equipo de trabajo se deben desarrollar acciones de capacitación dirigida a dotar a los integrantes de conocimientos relacionados con: Generalidades sobre la base teórica y conceptual de la planificación empresarial. La base legal vigente en el país que regula el tema a tratar La misión de la organización La situación económica financiera de la entidad y el país Las técnicas de comunicación, trabajo en grupo y búsqueda de consenso Los parámetros para la confección del procedimiento de planificación empresarial. Con este fin se deberán desarrollar acciones de capacitación bajo la modalidad de aprender haciendo, mediante talleres, y clases prácticas donde se combine armónicamente los conocimientos teóricos con las peculiaridades prácticas de la entidad, ejecutándose simultáneamente el trabajo. Paso 2. Diagnóstico de la entidad caso de estudio. Antes de adentrarse en cualquier idea de análisis o mejoramiento de la planificación empresarial, resulta imprescindible, la identificación de la dirección o rumbo estratégico de la organización, por lo que se considera necesario el conocimiento de los principales elementos que componen la estrategia; visión-plazo de vigencia, objetivos estratégicos, misión, valores, procesos (estratégicos, clave y de apoyo) y proyección de los objetivos a corto plazo (próximo) año que se identifican en la organización, ya que esta constituye un componente en la estrategia de las entidades. Principales técnicas/herramientas a utilizar: 1. Consulta documental (estrategia de la organización) 2. Análisis grupal de los elementos de la planificación 3. Técnicas para la aproximación del consenso en el grupo 4. Identificación de las fortalezas y debilidades. 28 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Este procedimiento para la planificación empresarial, tiene entre sus aspectos no solo la planificación financiera sino todos aquellos procesos y actividades necesarias a planificar. 2.2.2 Fase II. Diseño del procedimiento para la planificación empresarial. Objetivo: Diseñar el procedimiento para la planificación empresarial que permita el mejoramiento de los procesos económicos, productivos, materiales y humanos de la entidad, contribuyendo a eliminar los desajustes que limitan el desempeño y el logro de la misión y alcance de la visión. Aspectos a considerar: características y rasgos de la propuesta y su correspondencia con los requerimientos declarados por la base legal vigente y la entidad. Sostenibilidad de la propuesta en el tiempo, las condiciones actuales y los cambios futuros, mejora continua. Técnicas y herramientas a utilizar: dinámica del equipo de trabajo, técnicas de consenso, dinámicas con directivos de la entidad (Consejo de dirección ampliado), documentos, variantes y sus indicadores. Paso 1. Parámetros y componentes para el diseño del procedimiento para la planificación empresarial. La identificación de los parámetros y componentes para el diseño del procedimiento es necesario tener en cuenta lo que regula la base legal vigente en cuanto a su contenido, de la misma forma se debe tener en cuenta las regulaciones de calidad en la conformación de documentos de la entidad. Técnicas y herramientas a utilizar: Revisión documental (legislación vigente sobre el tema, manual de normas y procedimientos de la empresa, plan financiero del año, indicaciones para la conformación del plan financiero emitidas por el OSDE de Construcción y Montaje), dinámica del equipo de trabajo, técnicas de consenso, dinámicas con especialistas y directivos de la empresa. 29 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Los principales resultados de esta etapa están dados por el detalle de los parámetros a tener en cuenta y que se convertirán en los acápites del procedimiento, así como los componentes de la planificación que se evaluarán en este. Paso 2. Diseño del procedimiento para la planificación empresarial. Se conformará el procedimiento teniendo en cuenta los resultados de la fase anterior, así como, de la primera etapa de la fase en curso. Se confecciona el procedimiento de acuerdo a los acápites consensados y los componentes a contener. Principales técnicas/herramientas Hoja de balance. Identificar las ventajas (elementos positivos) y desventajas (elementos negativos) de cada una de las propuestas, respecto a la actual y respecto a los requerimientos del sistema de dirección organizacional, factibilidad de implementación de la variante en lotecnológico, económico y social. Dinámica de grupo. Entre los integrantes del equipo de trabajo para la fundamentación y posterior selección de la variante a proponer. Los principales resultados de esta fase son: Presentar el procedimiento para la planificación empresarial a la administración de la empresa que contribuya al mejoramiento del desempeño organizacional. 2.2.3 Fase III. Evaluación del procedimiento propuesto Para la evaluación del impacto del procedimiento en la entidad se emplea la consulta a expertos, por no contar con el tiempo suficiente para medir la evolución del comportamiento de la planificación en dos periodos. 30 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Paso 1. Evaluación del procedimiento propuesto por expertos de la entidad. Principales técnicas/herramientas Hoja de balance. Identificar las ventajas (elementos positivos) y desventajas (elementos negativos) esperadas una vez aplicado el procedimiento, respecto a la situación actual y respecto a los requerimientos del sistema de dirección organizacional, factibilidad de implementación en lo tecnológico, económico y social. Dinámica de grupo. Entre los integrantes del equipo de trabajo para la fundamentación y posterior caracterización del resultado a obtener. Los principales resultados de esta fase son: Presentar la evaluación de los posibles aportes del procedimiento para la planificación empresarial de la empresa como contribución al mejoramiento del desempeño organizacional. 2.2.4 Fase IV. Implementación y Control Objetivo: Establecer en la práctica el procedimiento para la planificación empresarial a través de su legalización mediante resolución del Director General y evaluar el comportamiento de la planeación en la entidad en el tiempo. Aspectos a considerar: Correspondencia del procedimiento con las necesidades de la entidad y los requerimientos declarados por la base legal vigente. Técnicas y herramientas a utilizar: técnicas de consenso, dinámicas con directivos de la entidad (Consejo de dirección). Para la puesta en práctica es necesario la asignación de responsabilidades y tareas a las personas involucradas en el proceso de planificación de la entidad. Paso 1. Implementación y puesta en práctica del procedimiento propuesto. El procedimiento será expuesto ante los miembros del Consejo de dirección de la entidad, para su puesta en práctica mediante resolución del Director, se empleará para guiar la planificación en el segundo semestre del año 2018 y para planificar el 2019. 31 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Principales técnicas/herramientas a utilizar: tormentas de ideas, técnicas de consenso y dinámica con directivos. Los principales resultados de esta fase son: La aplicación parcial del procedimiento a partir del segundo semestre del año, y su empleo como base regulatoria para la planificación del año 2019. Paso 2. Control de la evolución de la planeación en la entidad. El procedimiento consta para cada uno de los diferentes planes y fases con métodos de evaluación y control. Los planes relacionados a la planeación estratégica se evalúan por el OSDE, anualmente, los planes técnicos económicos se miden según los indicadores planificados y aprobados en el proceso, los objetivos y metas en relación a los valores estimados de cumplimientos una vez aprobados por los niveles correspondientes. La dimensión humana se evalúa a través de aspectos cualitativos en cuanto a satisfacción laboral, compromiso de los trabajadores con la entidad y otros, regulados por las áreas de Capital Humano. La evaluación conjunta de estos factores sirve de mecanismo de medida y control del desarrollo de la entidad en el sistema de planeación. Principales técnicas/herramientas a utilizar: Evaluación de los aspectos cuantitativos (indicadores económicos, físicos, tecnológicos, aquellos que marcan y miden el proceso de transformación de materias, materiales, esfuerzo físico e intelectual en valores monetarios, escalas físicas y de energía) y las dimensiones humanas, relacionales, culturales, políticas, éticas y comportamentales (aumento de las capacidades de organizar, mandar y controlar en los sujetos que ejercen la función de planificación y en las masas en general desde cada puesto de trabajo) 32 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Conclusiones parciales 1. Sobre la base del estudio de los diferentes enfoques, metodologías, procedimientos, se diseña un procedimiento para la planificación empresarial, integrado por un conjunto de fases y actividades con consideraciones específicas, al mismo tiempo se incluyen un conjunto de herramientas técnicamente fundamentadas. 2. El procedimiento general para la planificación empresarial, les permiten a las entidades: • Disponer de una guía que unifique y regule el proceso de planificación en la entidad y sus Unidades Empresariales de Base, que facilite el mejoramiento de su gestión organizacional • Cumplir lo regulado en la base legal vigente sobre contar con un procedimiento integrador para la gestión de sus procesos, aumentando las posibilidades de mejoramiento de la eficiencia y eficacia en la organización • Contribuir al mejoramiento continuo de la entidad a través del perfeccionamiento de la planificación. 3. Los rasgos y características que presenta el procedimiento le confieren la posibilidad de adecuarse a condiciones concretas de las organizaciones. 2.3 Aplicación de la metodología de la investigación para el diseño del procedimiento para la planificación empresarial. 2.3.1 Fase I: Génesis Paso 1: Creación y capacitación del equipo de trabajo Para diseñar el procedimiento para la planificación empresarial se constituyó un equipo de trabajo conformado por siete (7) compañeros: Director de la entidad Director Económico de la empresa Director de Recursos Humanos de la empresa 33 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Director Departamento de Producción y Negocio Representante de las organizaciones políticas (PCC o UJC) Representante de las organizaciones de masas (Sindicato) Consultor de la consultoría económica CANEC. Mediante las sesiones de trabajo con el equipo formado se concretan los temas a tratar así como las frecuencias y formas de realización, es necesario aclarar que el Capítulo I del presente trabajo de investigación por constituir un resumen actual y profundo de las tendencias del entorno así como los cambios del modelo económico cubano sirve de material de estudio. Se fomentan conocimientos y habilidades en: El trabajo en grupo La creatividad y la comunicación Homogeneidad en el conocimiento sobre la aplicación del procedimiento para medir el grado de alineación. 34 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL / CASO ESTUDIO EMPRESA CONSTRUCTORA DE OBRAS DE INGENIERÍA No17 Se conforma además la planificación del proyecto de la siguiente forma: No Actividad Fecha Cumplimiento Participantes Responsable 1 Creación y capacitación del grupo de trabajo Recursos a Emplear: Medios Informáticos Papel Local 05/01/2018 Director General Miembros Consejo Dirección Representantes Organizaciones de Masas Consultor CANEC SA Especialista Perfeccionamiento Empresarial 2 Diagnóstico del estado de la planificación en la entidad. Recursos a Emplear: Local Documentos normativos de la entidad relacionados con el tema (Estrategia de la entidad, Manuales, procedimientos, descripción de cargos, y otros, base legal vigente) 15/01/2018 Director General
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