Utilidades

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Capítulo 
Utilidades 
En este capítulo trataremos: 
Establecer Seguridad en una Base de Datos 
 Compactar y reparar una BD 
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Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Formas de abrir una base de datos 
 
 
Abrir una base de datos de Access desde el Explorador de Windows 
 
En el Explorador de Windows, vaya a la unidad o carpeta que contiene el archivo de 
base de datos de Access que desea abrir y haga doble clic en la base de datos. 
 
Se inicia Access y se abre la base de datos. 
 
 
Abrir una base de datos en Access 
 
Si ya se está ejecutando Access, utilice el procedimiento siguiente para abrir la base de 
datos: 
 
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en 
Abrir. 
 
2. Haga clic en un acceso directo del cuadro de diálogo Abrir o en el cuadro 
Buscar en y, a continuación, haga clic en la unidad o carpeta que contenga la 
base de datos que desee. 
 
3. En la lista de carpetas, vaya a la carpeta que contiene la base de datos. 
 
4. Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos: 
 
 Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo 
predeterminado especificado en el cuadro de diálogo Opciones de 
Access o en el modo establecido por una directiva administrativa. 
 
 Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido 
en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda 
leer y escribir en la base de datos. 
 
 
 
 
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II: Utilidades 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en 
Abrir en modo sólo lectura para abrir la base de datos en acceso de 
sólo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros 
usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos. 
 
 Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en 
Abrir en modo exclusivo para abrir la base de datos en acceso 
exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta en acceso exclusivo, 
cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el 
archivo ya está en uso". 
 
 Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en 
Abrir en modo exclusivo de sólo lectura para abrir la base de datos en 
acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de 
datos pero estarán limitados al modo de sólo lectura. 
 
 
 
Si no puede encontrar la base de datos que desea abrir 
 
1. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el acceso directo Equipo situado a 
la izquierda (o en el cuadro Buscar…, haga clic en Equipo). 
 
 
 
 
 
 
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2. En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en 
la unidad en la que cree que podría estar la base de datos y haga clic en Buscar. 
 
3. Especifique sus criterios de búsqueda y presione ENTRAR para buscar la base de 
datos. 
 
4. Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella en el cuadro de diálogo de 
búsqueda para abrirla. 
 
5. Como la búsqueda se inició en el cuadro de diálogo Abrir, debe hacer clic en 
Cancelar de ese cuadro de diálogo antes de abrir la base de datos. 
 
 
 
Sugerencias: 
 
Para abrir una de las últimas bases de datos que se hayan abiertas, haga clic en el 
nombre de archivo en la lista Abrir base de datos reciente en la página Introducción 
a Microsoft Office Access. Access abrirá la base de datos con la misma configuración 
de opciones que tenía cuando se abrió por última vez. Si no se muestra la lista de 
archivos recientemente utilizados: 
 
1. Haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en 
Opciones de Access. 
 
2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Avanzadas. 
 
 
 
3. En Mostrar, escriba un número en el cuadro Mostrar este número de 
documentos recientes (el máximo es nueve). 
 
 
 
 
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II: Utilidades 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Si está abriendo una base de datos utilizando el comando Abrir, puede ver una 
lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto anteriormente haciendo 
clic en Documentos recientes en el cuadro de diálogo Abrir. 
 
 
 
 
 
Abrir varias bases de datos al mismo tiempo 
 
En una única instancia de Access, puede tener sólo una base de datos abierta a la vez. 
Es decir, no puede iniciar Access, abrir una base de datos y después abrir otra base de 
datos sin cerrar la primera. Sin embargo, puede ejecutar varias instancias de Access al 
mismo tiempo, cada una de ellas con una base de datos abierta. Cada vez que inicia 
Access, abre una nueva instancia de la aplicación. Por ejemplo, para tener dos bases de 
datos de Access abiertas al mismo tiempo, inicie Access y abra la primera base de 
datos y, a continuación, inicie una nueva instancia de Access y abra la segunda base de 
datos. 
 
 
 
Para disponer más de una ventana de Access en mosaico 
 
1. Para aquellos programas que no desea organizar en mosaico, haga clic en el 
botón Minimizar de la esquina superior derecha de la ventana. 
 
2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la barra de tareas de Windows 
y, a continuación, haga clic en Mosaico vertical. 
 
Después de haber dispuesto las ventanas en mosaico, puede copiar y pegar datos más 
fácilmente, así como arrastrar y colocar objetos de base de datos en las bases de datos 
de Access. 
 
 
 
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Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Crear un acceso directo en el escritorio para abrir un objeto de base de datos 
 
Puede crear un acceso directo en el escritorio para abrir un objeto de base de datos de 
Access (por ejemplo, un formulario o informe). La base de datos se puede almacenar 
localmente en el equipo, remotamente en un servidor de archivos de red o en un 
directorio compartido. 
 
1. Abra la base de datos que contiene el objeto para el que desea crear un acceso 
directo. 
 
2. Cambie el tamaño de la ventana de Access y minimice cualquier otra ventana 
abierta para poder ver el escritorio detrás de la ventana de Access. 
 
3. En el panel de exploración, busque el objeto para el que desea crear el acceso 
directo. 
 
4. Arrastre el objeto del panel de exploración al escritorio. Cuando suelte el botón 
del mouse, se crea el acceso directo en el escritorio. 
 
5. Si desea el acceso directo en una ubicación distinta al escritorio, utilice el 
Explorador de Windows para mover el acceso directo a la ubicación deseada. 
 
Si hace doble clic en el acceso directo, Access abre la base de datos en donde está 
almacenado el objeto y lo muestra. Si Access ya está ejecutándose y el objeto asociado 
con el acceso directo se encuentra en otra base de datos distinta a la base de datos 
actualmente abierta, se inicia una instancia nueva de Access. Para abrir el objeto en una 
vista específica en Access, haga clic con el botón secundario del mouse en el acceso 
directo y, a continuación, seleccione la vista que desee. 
 
 
 
Seguridad 
Office Access 2007 proporciona un modelo de seguridad mejorada que ayuda a 
simplificar el proceso de aplicar seguridad a una base de datos y de abrir una base de 
datos con la seguridad habilitada. 
 
A continuación aparece una lista de las nuevas funciones de seguridad d e Office 
Access 2007: 
 
 Posibilidad de ver los datos, incluso cuando no se deseahabilitar ningún 
código deshabilitado de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) o 
ningún componente deshabilitado de una base de datos. En Microsoft 
Office Access 2003, si se establecía el nivel de seguridad en Alto, había que 
firmar código y confiar en una base de datos para poder ver los datos. En 
Office Access 2007, se pueden abrir bases de datos y ver los datos sin tener 
que habilitar la base de datos. 
 
 Mayor facilidad de uso. Si se colocan archivos de bases de datos (ya sea 
con el formato de archivo de Office Access 2007 o formatos de archivo 
anteriores) en una ubicación de confianza, como una carpeta de archivos o 
un recurso de red designados como seguros, esos archivos se abrirán y se 
ejecutarán sin que se muestre ningún mensaje de advertencia o sin que se 
pida que se habilite contenido deshabilitado. Asimismo, si se abren bases de 
datos de las versiones anteriores de Access, como .mdb o .mde, en Office 
 
 
 
74 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
II: Utilidades 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Access 2007, esas bases de datos llevan firma digital y se ha optado por 
confiar en el publicador, esos archivos se ejecutarán sin que sea necesario 
tomar decisiones en materia de confianza. No obstante, recuerde que el 
código de VBA de una base de datos firmada no se ejecutará hasta que se 
confíe en el publicador y tampoco se ejecutará si la firma digital deja de ser 
válida. Una firma pierde su validez cuando un usuario que no sea el 
firmante altera el contenido de una base de datos. Para obtener más 
información sobre la firma de bases de datos, vea la sección Cómo funciona 
la seguridad con las bases de datos de las versiones anteriores de Access 
que se abren en Office Access 2007. 
 
 Si no sabe con seguridad si un certificado es de confianza, el artículo Cómo 
saber si una firma digital es de confianza proporciona información general 
acerca de la comprobación de las fechas y otros elementos de un certificado 
para saber si es válido o no. 
 
 Centro de confianza. El Centro de confianza es un cuadro de diálogo que 
proporciona una sola ubicación para definir y cambiar la configuración de 
seguridad de Access. Se usa el Centro de confianza para crear o cambiar las 
ubicaciones de confianza y configurar las opciones de seguridad de Office 
Access 2007. Esa configuración afecta a la manera en que las bases de 
datos nuevas y existentes se comportan cuando se abren en esa instan cia de 
Access. El Centro de confianza contiene asimismo lógica para evaluar los 
componentes de una base de datos y determinar si es seguro abrir la base de 
datos o si el Centro de confianza debe deshabilitarla y dejar que el usuario 
decida si desea habilitarla. Para obtener información sobre el uso del Centro 
de confianza con Access, vea la sección Usar una base de datos de Office 
Access 2007 en una ubicación de confianza, que aparece más adelante en 
este artículo. 
 
 Para obtener información general sobre el uso del Centro de confianza, vea 
el artículo Ver la configuración de seguridad y privacidad en el Centro de 
confianza. 
 
 Menos mensajes de advertencia. En las versiones anteriores de Access, 
aparecía una gran variedad de mensajes de alerta: la seguridad de macros y 
el modo de recinto de seguridad, para citar sólo dos. De forma 
predeterminada, si se abre una base de datos de Office Access 2007 fuera 
de una ubicación de confianza, se ve una sola herramienta denominada 
barra de mensajes. 
 
 
 
 Si se sabe con certeza que se puede confiar en la base de datos, se puede 
usar la herramienta Barra de acciones del documento para habilitar los 
componentes deshabilitados, es decir, consultas de acción (consultas que 
agregan, eliminan o cambian datos), macros, controles ActiveX, 
expresiones (funciones que se evalúan como un solo valor) y código de 
VBA, cuando se abre una base de datos que contiene uno o varios de esos 
componentes. 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 75 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Nuevas formas de firmar y distribuir los archivos creados con el formato de 
archivo de Office Access 2007. En las versiones anteriores de Access, se 
usaba el Editor de Visual Basic para aplicar un certificado de seguridad a 
los componentes individuales de las bases de datos. En Office Access 2007, 
se empaqueta la base de datos y, a continuación, se firma y se distribuye el 
paquete. Si se extrae una base de datos desde un paquete firmado hasta una 
ubicación de confianza, la base de datos se ejecuta sin que se muestre la 
barra de mensajes. Si se extrae una base de datos desde un paquete firmado 
hasta una ubicación que no es de confianza, pero se confía en el certificado 
del paquete y la firma es válida, no es necesario tomar ninguna decisión en 
materia de confianza. Cuando se empaqueta y se firma una base de datos 
que no es de confianza o que contiene una firma digital no válida, es 
preciso usar la barra de mensajes para confiar en la base de datos cada vez 
que se abre, a menos que se coloque la base de datos en una ubicación de 
confianza. 
 
 Algoritmo más seguro para cifrar las bases de datos con formato de archivo 
de Office Access 2007 que usan la característica de contraseña. Al cifrarse 
una base de datos, se codifican los datos de las tablas y se ayuda a evitar 
que usuarios no deseados lean los datos. 
 
 Nueva subclase de acciones de macro que se ejecutan cuando se deshabilita 
una base de datos. Estas macros más seguras contienen asimismo funciones 
de tratamiento de errores. Además, las macros (incluso las que contienen 
acciones que Access deshabilita) se pueden incrustar directamente en 
cualquier propiedad de formulario, informe o control que funcione 
lógicamente con un módulo de código de VBA o una macro de una versión 
anterior de Access. 
 
 
 
Por último, recuerde estas reglas a medida que avance: 
 
 Si se abre la base de datos en una ubicación de confianza, se ejecutan todos 
los componentes sin que sea necesario tomar ninguna decisión en materia 
de confianza. 
 
 Cuando se empaqueta, se firma y se implementa una base de datos de una 
versión anterior de Access (.mdb o .mde), se ejecutan todos los 
componentes sin que sea necesario tomar ninguna decisión en materia de 
confianza si la base de datos contiene una firma digital válida de un 
publicador de confianza y se confía en el certificado. 
 
 Si se firma y se implementa una base de datos que no es de confianza en 
una ubicación que no es de confianza, el Centro de confianza deshabilita la 
base de datos de forma predeterminada y se debe optar por habilitar la base 
de datos cada vez que se abre. Para obtener más información, vea la sección 
Habilitar contenido deshabilitado al abrirse una base de datos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
76 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
II: Utilidades 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Cifrar una Base de Datos mediante contraseña 
 
Se cifra una base de datos de Microsoft Office Access 2007 cuando se necesita ocultar 
datos e impedir que usuarios no deseados abran la base de datos. 
 
1. Abra la base de datos que desee cifrar en modo Exclusivo. 
 
¿Cómo se abre una base de datos en modo Exclusivo? 
 
a. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga 
clic en Abrir. 
 
b. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el archivo que desee abrir y, 
a continuación, seleccione el archivo haciendo clic en él. 
 
c. Haga clic en la flecha situada junto al botón Abriry, a continuación, 
haga clic en Abrir en modo exclusivo. En la siguiente ilustración se 
refleja el menú. 
 
 
 
2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de 
base de datos, haga clic en Cifrar con contraseña. 
 
 
 
Aparece el cuadro de diálogo Establecer contraseña para la base de datos . 
 
3. Escriba la contraseña en el cuadro Contraseña, escríbala de nuevo en el cuadro 
Confirmar y, a continuación, haga clic en Aceptar. 
 
 
 
Utilice contraseñas seguras que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, 
números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no combinan 
estos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5 y de 
contraseña no segura, Casa27. Las contraseñas deben tener 8 o más caracteres. 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 77 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Una frase con 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más 
información, vea Ayudar a proteger la información personal con contraseñas 
seguras. 
 
Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede 
recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la 
información que ayudan a proteger. 
 
 
 
Descifrar una base de datos 
 
1. Abra la base de datos cifrada de la misma manera que se abre cualquier otra 
base de datos. 
 
Aparece el cuadro de diálogo Solicitud de contraseña. 
 
 
 
2. Escriba la contraseña en el cuadro Escriba la contraseña de la base de datos 
y, a continuación, haga clic en Aceptar. 
 
 
 
Quitar contraseña de una Base de Datos 
 
Cuando se quita una contraseña de una base de datos, se puede restaurarla en cualquier 
momento (o usar otra contraseña) repitiendo los pasos descritos en la sección Cifrar 
una base de datos mediante una contraseña, que aparece anteriormente en este artículo. 
 
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en 
Abrir. 
 
2. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el archivo que desee abrir y, a 
continuación, seleccione el archivo haciendo clic en él. 
 
3. Haga clic en la flecha situada junto al botón 
Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en 
modo exclusivo. En la siguiente ilustración se 
refleja el menú. 
 
4. En la ficha Herramientas de base de datos, 
en el grupo Herramientas de base de datos, 
haga clic en Descifrar base de datos. 
 
 
 
 
 
78 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
II: Utilidades 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Aparece el cuadro de diálogo Anular la contraseña establecida para la base 
de datos. 
 
 
 
5. Escriba la contraseña en el cuadro Contraseña y, a continuación, haga clic en 
Aceptar. 
 
 
 
Uso del centro de confianza 
 
El Centro de confianza es donde puede encontrar la configuración de seguridad y 
privacidad de los programas de 2007 Microsoft Office system. Los niveles de 
seguridad Muy alta, Alta, Media y Baja utilizados en versiones anteriores de Office se 
han reemplazado ahora por un sistema de seguridad más sencillo. 
 
1. Siga estos pasos en estos programas de 2007 Microsoft Office system: 
 
Word, Excel, PowerPoint o Access 
 
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en 
Opciones de Nombre del programa, donde Nombre de programa es el 
nombre del programa que está utilizando, por ejemplo, Opciones de 
Access. 
 
2. Haga clic en Centro de confianza y, a continuación, en Configuración del 
Centro de confianza. 
 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 79 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Compactar y reparar una BD 
Para garantizar un rendimiento óptimo, se recomienda compactar y reparar los archivos 
de Microsoft Access con regularidad. Asimismo, si se produce un problema grave 
cuando está trabajando con un archivo de Access y el programa intenta recuperarlo, 
puede aparecer un mensaje de error que indique que la operación de reparación se 
canceló y que debe compactar y reparar el archivo. 
 
Precaución Al compactar un archivo de Microsoft Access ubicado en un volumen qu e 
utiliza el sistema de archivos NTFS, Access quita el archivo existente y lo reemplaza 
por el archivo compactado. A continuación, aplica los permisos de archivos 
predeterminados al nuevo archivo. Si el archivo es una base de datos de Access, utilice 
la seguridad por usuarios de Access en lugar de los permisos de nivel de archivo. En 
caso contrario, utilice permisos de carpetas. Para obtener más información sobre el 
sistema de archivos NTFS y los permisos de carpetas, vea la Ayuda de Windows. 
 
Para compactar y reparar una base de datos de Access, debe tener permisos de Abrir o 
ejecutar y de Abrir en modo exclusivo. 
 
 
 
Compactar y reparar el archivo de Access con el que está trabajando 
 
1. Si va a compactar una base de datos compartida de Microsoft Access que está 
ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, asegúrese de que ningún 
otro usuario la tiene abierta. 
 
2. En el menú Office, seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en 
Compactar y reparar base de datos 
 
 
 
 
 
80 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
II: Utilidades 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Compactar y reparar un archivo de Access que no está abierto 
 
1. Cierre el archivo de Microsoft Access que tiene abierto. Si va a compactar una 
base de datos compartida de Access que está ubicada en un servidor o en una 
carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro usuario la tiene abierta. 
 
2. En el menú Office, seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en 
Compactar y reparar base de datos. 
 
3. En el cuadro de diálogo Base de datos a compactar, especifique el archivo de 
Access y, a continuación, haga clic en Compactar. 
 
4. En el cuadro de diálogo Compactar la base de datos en, especifique un 
nombre, una unidad y una carpeta para el archivo de Access compactado. 
 
5. Haga clic en Guardar. 
 
Si utiliza el mismo nombre, unidad y carpeta, y la base de datos de Access o 
proyecto de Access se compacta con éxito, Microsoft Access reemplaz a el 
archivo original por la versión compactada. 
 
 
 
Compactar y reparar un archivo de Access automáticamente cada vez que se 
cierre 
 
La compactación no tiene lugar si cierra una base de datos compartida de Access 
mientras otro usuario la tiene abierta. 
 
1. Abra la base de datos de Access o proyecto de Access que desee compactar 
automáticamente. 
 
2. En el menú Office, haga clic en Opciones de Access. 
 
 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 81 
 
 
 
 
 
Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3. Haga clic en Base de Datos Actual 
 
4. Active la casilla de verificación Compactar al cerrar. 
 
 
 
Nota: Para detener el proceso de compactación y reparación, puede presionar la 
combinación de teclas CTRL+ENTER o la tecla ESC. 
 
 
 
Convertir a otras versiones 
 
 
Características nuevas del formato de archivo de Office Access 2007 
 
 
 
Campos de búsqueda multivalor 
 
La mayoría de los programas de base de datos, incluidas las versiones anteriores de 
Access, sólo permiten almacenar un valor único en cada campo. Sin embargo, en 
Office Access 2007 puede crear ahora un campo de búsqueda que le permite almacenar 
más de un valor en cada campo. En efecto, crea una relación de varios a varios en cada 
campo y oculta los detalles de la implementación mediante tablas de sistema. 
 
Por ejemplo,suponga que tiene una tabla Tareas con un campo de búsqueda que ha 
utilizado para asignar la tarea a un empleado. ¿Qué ocurre si tiene una tarea que debe 
asignar a varios empleados? En las versiones anteriores de Access, tendría qu e 
configurar una nueva tabla de referencias cruzadas para almacenar cada combinación 
de tarea y empleado, y revisar a continuación los formularios e informes para utilizar la 
nueva estructura de datos. En Office Access 2007, es mucho más sencillo si se 
implementa un campo de búsqueda multivalor. En lugar de seleccionar únicamente un 
elemento en una lista desplegable, ahora cada elemento de la lista tiene una casilla de 
verificación para que pueda seleccionar todos los que desee. Las selecciones múltiples 
se muestran en el campo, separadas por comas. 
 
 
 
Tipo de datos Datos adjuntos 
 
El nuevo tipo de datos Datos adjuntos permite almacenar fácilmente todos los tipos de 
documentos y archivos binarios de la base de datos sin necesidad de sobrecargar la 
 
 
 
82 SENATI-Computación e Informática 
 
 
 
 
 
 
II: Utilidades 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
base de datos. Los datos adjuntos se comprimen automáticamente cuando así se 
requiere para racionalizar el uso del espacio. Puede anexar un documento de Microsoft 
Office Word 2007 a un registro o guardar una serie de imágenes digitales. Puede 
incluso anexar varios datos adjuntos a un único registro. 
 
 
 
Integración con Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 y Microsoft Office 
Outlook 2007 
 
En el pasado, los archivos Access se habrían bloqueado en Windows SharePoint 
Services 3.0 y Office Outlook 2007 porque se podría incluir código no seguro en una 
base de datos de Access. Office Access 2007 implementa un nuevo formato qu e 
permite que el código se compruebe como seguro o se deshabilite. De esta forma la 
integración de las bases de datos de Access con Windows SharePoint Services 3.0 y 
Office Outlook 2007 es mucho más completa, y también permiten programas antiviru s 
para inspeccionar con más facilidad los archivos de base de datos de Access. 
 
 
 
Trabajar con los datos de SharePoint sin estar conectado 
 
Puede desconectar las listas de SharePoint con un solo clic mediante Office Access 
2007. Trabaje con los datos en Access y, despu és, sincronice los cambios, o bien, 
vuelva a conectarse más adelante con el sitio de SharePoint. 
 
 
 
Seguimiento del historial de los campos Memo 
 
Los campos Memo sirven para almacenar grandes cantidades de información. En 
Office Access 2007, puede definir una propiedad (SóloAnexar (AppendOnly)) que 
obligue a Access a conservar un historial de todos los cambios efectuados en un campo 
Memo. A continuación, puede ver un historial de esos cambios. Esta característica 
admite la función de control de versiones de Wi ndows SharePoint Services 3.0, por lo 
que puede utilizar Access para realizar un seguimiento de los cambios realizados en un 
campo de varias líneas de texto almacenado en una lista de SharePoint (siempre que el 
campo tenga la opción Anexar cambios al texto existente establecida en Sí). 
 
 
 
Tablas vinculadas 
 
Puede vincular una tabla con un formato anterior de Access a una base de datos de una 
versión posterior de Access, pero no puede vincular una tabla de una versión posterior 
de Access a una base de datos de una versión anterior de Access. Por ejemplo, puede 
crear un vínculo desde una base de datos .accdb a tablas de otra base de datos .accdb o 
a tablas de una base de datos .mdb, pero no puede crear un vínculo desde una base de 
datos .mdb a tablas de una base de datos .accdb. 
 
 
 
Réplica 
 
La réplica no se admite en el formato de archivo de Office Access 2007. Puede utilizar 
Office Access 2007 para replicar una base de datos creada en un formato de archivo 
anterior, pero no la creada en el formato de Office Access 2007. 
 
 
 
SENATI-Computación e Informática 83 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Archivos de información de grupo de trabajo (MDW) 
 
Los archivos de información de grupo de trabajo almacenan información para bases de 
datos seguras. No se ha realizado ningún cambio en el formato de archivo .mdw en 
Office Access 2007. El administrador del grupo de trabajo de Office Access 2007 
creará archivos .mdw idénticos a los que se crearon en Access 2000 a través de Access 
2003, y los archivos .mdw creados en las versiones anteriores se pueden utilizar en las 
bases de datos de Office Access 2007. 
 
 
 
Bloqueo de archivos 
 
Cuando se abre una base de datos, un archivo de bloqueo controla el bloqueo de 
archivos. Cuando se abre un archivo .mdb, Access crea y abre un archivo de bloqueo 
.ldb. Esto ocurre aunque utilice Office Access 2007 para abrir un archiv o de base de 
datos .mdb. Por ejemplo, cuando se abre el archivo Db1.mdb, Access crea y abre un 
archivo llamado Db1.ldb que controla el bloqueo. En el caso de aquellos archivos 
creados en formato de archivo de Office Access 2007 (archivos .accdb), Access 
controla el bloqueo creando y abriendo un archivo con una extensión de nombre de 
archivo de .laccdb. Por ejemplo, si se abre Db1.accdb, Access crea y abre un archivo de 
bloqueo llamado Db1.laccdb. Al igual que en los archivos .ldb, los archivos .laccdb se 
eliminan automáticamente cuando todos los usuarios cierran la base de datos. 
 
Al mantener archivos de bloqueo independientes para los archivos de Office Access 
2007 y para los archivos creados en versiones anteriores de Access, es posible tener 
ambos archivos Db1.mdb y Db1.accdb abiertos en Office Access 2007 al mismo 
tiempo, sin crear conflictos en el archivo de bloqueo, porque se crean dos archivos de 
bloqueo distintos. Es posible tener el mismo archivo .mdb abierto en Office Access 
2007 y en una versión anterior de Access al mismo tiempo, mientras las dos versiones 
utilizan el mismo archivo de bloqueo .ldb. 
 
 
 
Los formatos ACCDB y MDB 
 
Office Access 2007 incluye nuevas extensiones de archivo: 
 
 ACCDB Extensión de archivo para el nuevo formato de archivo de Office 
Access 2007. Sustituye a la extensión de archivo MDB. 
 
 ACCDE Extensión de archivo de los archivos de Office Access 2007 que se 
encuentran en modo de sólo ejecución. A todos los archivos ACC DE se les ha 
quitado el código fuente de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Los 
usuarios de archivos ACCDE sólo pueden ejecutar el código VBA, no 
modificarlo. ACCDE sustituye a la extensión de archivo MDE. 
 
 ACCDT Extensión de archivo de Plantillas de base de datos de Access. 
 
 ACCDR ACCDR es una nueva extensión de archivo que permite abrir una 
base de datos en modo de tiempo de ejecución. Cambiando simplemente la 
extensión de archivo de una base de datos de .accdb a .accdr, puede crear una 
versión "bloqueada" de la base de datos de Office Access 2007. Puede 
modificar la extensión de archivo de nuevo a .accdb para que recupere toda su 
funcionalidad. 
 
 
 
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II: Utilidades 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Archivos ACCDE 
 
Un archivo .accde es la versión de Office Access 2007 del archivo .mde en versiones 
anteriores de Access. Es una versión bloqueada del archivo .accdb original. Si el 
archivo .accdb contenía código de VBA, sólo se incluye el código compilado en el 
archivo .accde y por tanto, el usuario no puede consultar ni modificar el código de 
VBA. Además, los usuarios del archivo .accde no tienen permisopara realizar 
modificaciones de diseño en los formularios o informes. Puede crear archivos .accde a 
partir de archivos .accdb mediante el siguiente procedimiento: 
 
 
 
Crear un archivo ACCDE en Office Access 2007 
 
1. En Office Access 2007, abra la base de datos que desea guardar como un 
archivo .accde. 
 
2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de 
base de datos, haga clic en Crear ACCDE. 
 
3. En el cuadro de diálogo Guardar como, desplácese a la carpeta en la que desea 
guardar el archivo, especifique un nombre para el archivo en el cuadro Nombre 
de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar. 
 
 
 
Convertir una base de datos al formato de archivos de Access 2007 
 
Puede convertir bases de datos de versiones anteriores de Access al formato de archivo 
de Microsoft Office Access 2007, abrir bases de datos de versiones anteriores de 
Access sin convertirlas y cambiar el formato de archivo predeterminado para las 
nuevas bases de datos que cree. 
 
Convertir una base de datos de Access a un formato de archivo diferente. 
 
 
 
1. Si el archivo que desea convertir no está abierto, haga clic en el Botón de 
Microsoft Office y haga clic en Abrir. Busque el archivo y, a 
continuación, haga doble clic en él para abrirlo. 
 
Si se muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos y se le solicita 
que actualice la base de datos, significa que el formato de archivo de la base de 
datos que está abriendo es anterior a Access 2000. Para continuar, haga caso 
omiso de la sección Abrir archivos de versiones anteriores de Access en Office 
Access 2007. 
 
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Guardar como y, a 
continuación, en Guardar base de datos en otro formato, haga clic en el 
formato al que desee convertir el archivo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Microsoft Office 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Por ejemplo, puede hacer clic en Formato de archivo actual para guardar la 
copia en el mismo formato que el original, o puede elegir uno de los otros 
formatos de archivo. 
 
Es importante tener en cuenta que si está abierto algún objeto de la base de 
datos cuando utiliza el comando Guardar base de datos en otro formato, 
Access le pedirá que lo cierre para poder crear la copia. Haga clic en Sí para 
que Access cierre los objetos, o bien, haga clic en No para cancelar todo el 
proceso. Si es necesario, Access le pedirá que guarde los cambios. 
 
3. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre de archivo para la 
copia de la base de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, 
haga clic en Guardar. 
 
Access crea una copia de la base de datos y después la abre. Access cierra 
automáticamente la base de datos original. 
 
Si tiene una base de datos de Office Access 2007 (.accdb) que desea guardar en un 
formato de archivo anterior de Access (.mdb), podrá hacerlo siempre que la base de 
datos .accdb no contenga campos de búsqueda multivalor, datos sin conexión o datos 
adjuntos. Si intenta convertir una base de datos .accdb que contenga alguno de estos 
elementos a un formato de archivo .mdb, Access mostrará un mensaje de error. 
 
 
 
Abrir archivos de versiones anteriores de Access en Office Access 2007 
 
Al abrir una base de datos .mdb en formato de archivo Access 97 o Access 95, Access 
muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos, donde se le solicita que 
actualice la base de datos. 
 
 
 
 
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