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1 Ofimática 1 Asignatura: Ofimática Elaborada: Ing. Tania Pulla Vásquez, Mgs. / Dic-2017 Semestre: Primero ACTUALIZADA NOV/2019 2 GUÍA DIDÁCTICA CARRERA: Técnico Superior en Gestión de Producción y Servicios NIVEL: Técnico TIPO DE CARRERA: Tradicional ASIGNATURA: Ofimática CÓDIGO ASIGNATURA: GE-S1-COES PRE – REQUISITO: Ninguna CO – REQUISITO: Ninguna TOTAL HORAS: 124 Componente docencia: 48 Componente de prácticas de aprendizaje: 48 Componente de aprendizaje autónomo: 28 NIVEL: Primero MODALIDAD: Presencial DOCENTE RESPONSABLE: Ing. Tania Estefanía Pulla Vásquez, Mgs. Copyright©2019 Instituto Superior Tecnológico Ismael Pérez Pazmiño. All rights reserved. 3 ÍNDICE PRESENTACIÓN ................................................................................................................ 4 ORIENTACIONES PARA EL USO DE LA GUÍA .............................................................. 5 DESARROLLO DE ACTIVIDADES .................................................................................... 7 Unidad didáctica I: Introducción a la Ofimática .................................................................. 7 Unidad didáctica II: Procesador de Texto – Microsoft Word ........................................... 15 Unidad didáctica III: Hojas de Cálculo – Microsoft Excel ................................................ 47 Unidad didáctica IV: Microsoft Power Point ..................................................................... 58 Unidad didáctica V: Introducción a la Web ...................................................................... 65 4 PRESENTACIÓN Esta guía ha sido elaborada con el propósito que sirva como apoyo a los estudiantes que cursan el primer semestre de Técnico Superior en Gestión de Producción y Servicio, siendo un auxiliar útil y didáctico para comprender los contenidos teóricos, prácticos de la asignatura de ofimática. Aquí encontrarás ejercicios que te servirán de herramienta para el estudio previo de los exámenes que se aplicarán durante el semestre a continuación se propone la siguiente guía didáctica con la finalidad que realices en tu casa algunas actividades relacionadas a la asignatura de Ofimática. La asignatura de ofimática es fundamental hoy en día para la formación básica y avanzada de estudiantes en todas las especialidades, siendo así para la carrera Gestión de Producción y Servicio una materia indispensable para el desarrollo de habilidades en dicha área. Por ello la asignatura de ofimática está orientada en acreditar al estudiante para el dominio y uso inteligente de herramientas ofimáticas que incrementen la productividad en el desarrollo de sus actividades. Capaz de dominar todas las herramientas ofimáticas entre ellas procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones, y manipular los servicios de google, permitiendo así agilitar el trabajo cotidiano personal, académico y profesional de cada estudiante. El objetivo de la guía es que el estudiante domine las herramientas ofimáticas de tal manera que pueda manipular, crear, redactar, socializar y organizar documentos de forma profesional. 5 ORIENTACIONES PARA EL USO DE LA GUÍA Antes de empezar con nuestro estudio, debes tomar en cuenta lo siguiente: 1. Todos los contenidos que se desarrollen en la asignatura contribuyen a tu desarrollo profesional, ética investigativa y aplicación en la sociedad. 2. El trabajo final de la asignatura será con la aplicación de la metodología de investigación científica. 3. En todo el proceso educativo debes cultivar el valor de la constancia porque no sirve de nada tener una excelente planificación y un horario, si no eres persistente. 4. Para aprender esta asignatura no memorices los conceptos, relaciónalos con la realidad y tu contexto, así aplicarás los temas significativos en tu vida personal y profesional. 5. Debes leer el texto básico y la bibliografía que está en el syllabus sugerida por el docente, para aprender los temas objeto de estudio. 6. En cada tema debes realizar ejercicios, para ello debes leer el texto indicado para después desarrollar individual o grupalmente las actividades. 7. A continuación te detallo las imágenes que relacionadas a cada una de las actividades: Imagen Significado SUGERENCIA TALLERES REFLEXIÓN TAREAS 6 APUNTE CLAVE FORO RESUMEN EVALUACIÓN 8. Ánimo, te damos la bienvenida a este nuevo periodo académico. 7 DESARROLLO DE ACTIVIDADES Unidad didáctica I: Introducción a la Ofimática Introducción: La ofimática es el conjunto de métodos, aplicaciones y herramientas informáticas que se usan en labores de oficina con el fin de perfeccionar, optimizar, mejorar el trabajo y operaciones relacionados. La palabra ofimática es un acrónimo compuesto de la siguiente manera ofi (oficina) y mática (informática). En referencia a lo anterior, la estructura ofimática abarca desde computadoras, impresoras, escáneres conectados mediante una red de área local hasta teléfonos y equipos de fax. (Significados,2019) En la presente unidad se realizará una introducción a la ofimática, reconocer cuales son las herramientas ofimáticas disponibles en la actualidad para la elaboración de trabajos y proyectos, además de cuál es su importancia en el ámbito laboral y profesional los cuales le servirán para el desarrollo de las actividades académicas y laborales. Los estudiantes al finalizar la unidad estarán en la capacidad de reconocer las herramientas ofimáticas lo cual les permitirá desempeñarse académicamente y futuro desempeño laboral, además de proveerle de recursos básicos para su aprendizaje, el estudiante tendrá la capacidad de reconocer los equipos y elegir la mejor opción al momento de adquirir un computador. Objetivo de la unidad didáctica I: Identificar los componentes básicos de las computadoras, y las herramientas ofimáticas, mediante el análisis responsable de la computadora y la importancia de la ofimática para el buen entendimiento del estudiante. 8 Organizador gráfico de la Unidad didáctica I: Actividades de Aprendizaje de la Unidad Didáctica I: Actividad de Aprendizaje 1 de la Unidad Didáctica I: Orientaciones generales: Recuerde que esta es una guía (pauta) de apoyo por lo tanto es necesario que busque más información fuera de clase, en internet o libros para una mejor comprensión, además tenga en cuenta que el docente estará dispuesto a ayudarle a entender cualquier inquietud, pero el mayor esfuerzo es de usted. ¿Qué es la Ofimática? La palabra ofimática es un acrónimo compuesto de la siguiente manera: • Ofi: (oficina) • Matica: (informática) Es el conjunto de métodos, aplicaciones y herramientas informáticas que se usan en labores de oficina con el fin de simplificar, optimizar y mejorar el trabajo a realizarse. Nos ayuda a realizar diferentes tareas de oficina como la creación de documentos y para mecanizar las tareas más repetitivas que se desarrollan y facilitar el proceso para compartir información entre diversos usuarios. La ofimática nos facilita realizar trabajos, proyectos y nos ayuda a simplificar las actividades. Aplicación de la informática a las técnicas y trabajos de oficina, conjunto de métodos, aplicaciones y herramientas informáticas que se usan en trabajos de oficina principalmente con el fin de perfeccionar, optimizar, mejorar el trabajo a realizarse. Herramientas ofimaticas y sistema operativo Componentes de Hardware y Software Tipos de computadorasINTRODUCCIÓN A OFIMÁTICA Ofimática 9 Importancia Permite organizar documentos y datos Permite el almacenamiento de información de forma digital Facilita el trabajo Permite el acceso inmediato a la información Envía y recibe información de forma rápida Brinda seguridad en el procesamiento de la información AREAS QUE SE APLICAN OFIMATICA: Medicina - Contabilidad – Educativo. La palabra ofimática es un acrónimo compuesto de la siguiente manera ofi (oficina) y mática (informática) También llamado a veces también llamado burótica, automatización de escritorios o automatización de oficinas, designa al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar tareas. La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos. Permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet. Orientaciones tarea Realice un análisis de 150 palabras sobre la forma como contribuye la ofimática actualmente en nuestra sociedad. 10 Actividad de Aprendizaje 2 de la Unidad Didáctica I: Computadora La palabra computadora proviene del latín “computare” integrada por el prefijo “con” que alude a una reunión de elementos, y por “putare” cuyo significado es “calcular”. En inglés es “computer” y de allí procede nuestro término en español. Un sinónimo de computadora es “ordenador”, palabra que se originó en el francés “ordinateur” derivado en su etimología del latín “ordinator”. Una computadora es un aparato electrónico nacido del progreso tecnológico que ayuda en las tareas cotidianas domésticas, estudiantiles y laborales. (Atom,2017) Tipos de Computadoras Supercomputadoras Macrocomputadoras Según su capacidad o tamaño Minicomputadoras Clasificación de las Computadoras Microcomputadoras Análogas Según su procesamiento y funcionalidad Hibridas Digitales Orientaciones tarea: Realice un organizador gráfico, caracterizando cada uno de los tipos de computadoras, según su capacidad y funcionalidad. 11 Actividad de Aprendizaje 3 de la Unidad Didáctica I: Componentes de Hardware y Software HARDWARE: Es la parte que puedes ver y tocar del computador, es decir todos los componentes de su estructura física entre ellos periféricos de entrada, salida, almacenamiento y comunicación. Ejemplo: CPU, teclado, monitor, scanner, impresora, mouse, micrófono, cámara web, etc. Clasificación de Hardware Periféricos de Entrada: Permite el ingreso de información al computador, ejemplo: teclado, micrófono, mouse. Periféricos de Salida: Permite visualizar o mostrar la información procesada, ejemplo: Impresora, monitor, fax, proyector, auriculares. Periféricos de Almacenamiento: Permite el almacenamiento de la información ingresada, ejemplo: CD, memoria RAM, memoria ROM, pendrive Periféricos de Procesamiento: Se encargan de procesar la información ingresada, ejemplo: procesador, tarjeta gráfica, tarjeta madre. Periféricos de Comunicación: Se encargan de la interconexión entre varios dispositivos de computador, ejemplo: router, switch, antenas. 12 SOFTWARE: Es un programa informático que hacen posible la realización de tareas específicas dentro de un computador. Software envía instrucciones que los componentes de hardware ejecutan, haciendo posible su funcionamiento. Ejemplo: Word, Excel, Power Point, los navegadores web, sistemas operativos entre otros. Clasificación de Software Software de Sistemas: son aquellos que permiten la comunicación entre el usuario y el equipo de cómputo. Ejemplo: Linux — Windows — Android — IOS Software de Aplicación: son aquellos que permiten realizar una tarea específica. Ejemplo: office, buscadores, reproductor de música, juegos. Software de Programación: permiten crear y modificar nuevos programas: java, visual Basic, Ruby, Perl. Los componentes de hardware y software son importantes, porque son aquellos que permiten el correcto funcionamiento del computador. Argumente cual es la importancia de los componentes de hardware y software. 13 Actividad de Aprendizaje 4 de la Unidad Didáctica I: Herramientas Ofimáticas 1. Procesamiento de textos. (Word) 2. Hoja de cálculo. (Excel) 3. Herramientas de presentación. (Power Point) 4. Base de datos. (Acces) 5. Utilidades: agendas, calculadoras. 6. Programas de correo electrónico. (Gmail, Hotmail) WORD: es una a aplicación sumamente poderosa que permite la redacción e impresión de varios tipos de trabajos escritos. En particular posee facilidades que permiten: Establecer márgenes Crear tabla de índices Crear bibliografía Guardar documentos redactados. Recuperar documentos previamente realizados. Revisar la ortografía de un documento Crear tablas, gráficos, dibujos, etc. Se utiliza para la elaboración de informes, cartas, libros, currículum, artículos científicos, incluso al momento de realizar un folleto, un manual, una tesis, monografía o resumen, crear una agenda o un calendario. EXCEL: es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo. A manera de ejemplo, se lista a continuación varios usos que se le puede dar a una hoja de cálculo: Creación de una nueva hoja de cálculo desde cero. Ejecución de cálculos básicos en una hoja de cálculo, como sumar, restar, multiplicar y dividir en una hoja de cálculo. Presentaciones de presupuestos. Funciones de relleno automático de Excel. Creación de directorio telefónico. 14 POWERPOINT: es un programa popular creado por Microsoft. Se trata de un software que permite realizar presentaciones a través de diapositivas. El programa contempla la posibilidad de utilizar texto, imágenes, música y animaciones. ello se necesitan diapositivas que apoyen la presentación de los expositores. Puede realizar diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas, música o sus propias palabras, si lo desea. Principales características: 1. Utilización de plantillas determinadas y personalizadas por los usuarios. 2. Creación de textos con distintos tipos de formato y colores a elegir. 3. Inserción de imágenes atractivas y posibilidad de insertar texto en ellas. 4. Animaciones de las diapositivas, imágenes, textos y objetos. Actividades de auto – evaluación de la unidad I: 1) ¿Por qué es importante la ofimática en la actualidad? 2) ¿Defina la ofimática? 3) ¿Cuáles son las herramientas ofimáticas más importantes? 4) Describa cuales son los periféricos de entrada, salida, almacenamiento y comunicación. 5) Indique como está conformada la clasificación de Software. Actividad final Unidad I: Orientaciones tarea Analice porque son importantes las herramientas ofimáticas en la actualidad en el ámbito educativo y laboral. Mediante un organizador grafico caracterizar cada una de las herramientas ofimáticas. ATENCIÓN: EVALUACIÓN UNIDAD I El docente subirá un cuestionario de preguntas a la plataforma Amauta que ustedes debe resolver. 15 Unidad didáctica II: Procesador de Texto – Microsoft Word Introducción: Actualmente es necesario que un profesional tenga conocimiento sobre la herramienta ofimática Microsoft Word, ya que en la actualidad se trabajan mucho con la herramienta antes mencionada, tanto en el sector educativocomo en el profesional, por lo tanto, esta unidad está orientada a conocer sobre las ediciones básicas, diseños de página, tablas de contenido, encabezados y pie de página, referencias bibliográficas, fundamental para la elaboración de informes profesionales. Objetivo de la unidad didáctica II: Elaborar documentos de forma responsable mediante el uso de un procesador de textos, para el desarrollo de informes contables y artículo científico. Organizador gráfico de la Unidad didáctica II: Ediciones Basicas Combinacion de Correspondencia Encabezado y pie de pagina Interfaz de Word Referencia Bibliografica Organigramas y gráficos estadisticos Tablas de contenido e ilustraciones 16 Actividades De Aprendizaje Tema II Actividad de Aprendizaje I de la Unidad Didáctica II: Desarrollo de contenidos: Formatos de Microsoft Word: DOCX: versión superior al 2007 DOC: versiones anteriores al 2007 PDF: formato de libros JPEG: extensión de fotografías HTML: página web ¿QUÉ ES MICROSOFT WORD? Es un procesador de texto, utilizado para la creación, edición, modificación, y procesamiento de documentos de texto con formato. Es una herramienta que sirve para el manejo de documentos en general, con él podemos manipular desde una carta, memorándum, un reporte, un libro, manual e inclusive el diseño y creación de páginas WEB. Es un programa versátil, flexible, ameno e incorpora estilos, plantillas y hojas modelo, tablas, dibujos e imágenes, gráficos. 17 Elementos de la interfaz de Word 1) Barra de título 2) Barra de acceso rápido 3) Barra de menú 4) Cinta de opciones 5) Regla 6) Barra de desplazamiento 7) Área de trabajo 8) Barra de estado 9) Vista de documento 10) Zoom Barra de título: Muestra el nombre del documento seguido del nombre del programa Barra de Menú: Con sus diferentes fichas, contiene las herramientas de Word, conformados en grupos con botones de comando de acceso directo. Fichas o Pestañas: Están diseñadas para estar orientadas a las tareas Cuadro de control Está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Word y contiene los comandos para el control de la ventana como son Restaurar, Cerrar, Minimizar, etc. Barra de herramientas de acceso rápido: Proporciona acceso rápido a herramientas que se utilizan con frecuencia. Se puede personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido agregándole comandos. Regla: Se utiliza para definir márgenes, sangrías y topes de tabulación. 18 Iniciadores de cuadros de diálogo: Son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en un Iniciador de cuadros de diálogo se abre un cuadro de diálogo o un panel de tareas. Barra de estado: Muestra la página actual, el idioma y los botones de visualización del documento, así como también una barra de desplazamiento que permite aplicar Zoom a la página, para agrandar o alejar la imagen. Botones de Vistas de Documento: Cambian la vista de diseño del documento a vista de diseño de impresión, lectura de pantalla completa, vista de diseño Web, vista de esquema o vista de borrador. Actividad de Aprendizaje II de la Unidad Didáctica II: Ediciones Básicas Listas Cuando es necesario enumerar diferentes elementos en los documentos, Word no sólo reconoce números para crear listas, sino que también se puede utilizar letras o incluso algunos símbolos con los cuales se resaltará los elementos que conforman la lista. Orientaciones tarea Investigue y realice una breve descripción de cada una de las fichas que aparecen de forma estándar en Word. (Inicio, Insertar, Diseño, Formato, Referencias, Correspondecia, Revisar, Vista) 19 Lista con Viñetas. Para crear una lista, primero escribe la información. Después selecciona el texto de la lista y aplícale un formato de viñetas. Para activar el formato de viñetas, utiliza el botón Viñetas de la ficha Inicio del grupo Párrafo. En este momento tú lista está con la viñeta predeterminada, para cambiar el símbolo que aparece como viñeta: Selecciona el texto de la lista y da clic en la punta de flecha del botón Viñetas, a continuación, te aparecerá un menú como el siguiente: Ilustración 1: Listas con Viñetas Desde este menú puedes seleccionar el símbolo que quieres que aparezca en la lista. Si ninguna de las opciones te satisface, o quieres cambiar el formato de la viñeta, da un clic en la opción Definir nueva viñeta En la ventana “Definir nueva viñeta”, si lo deseas puedes establecer una nueva viñeta empleando el botón Símbolo o Imagen, cada uno abre una ventana con todos los símbolos o imágenes disponibles. Con el botón Fuente puedes modificar cualquier otro formato de carácter como el tamaño o color. Esta opción sólo cambia el formato del carácter que se usa como viñeta, no todo el texto. También cuentas con la posibilidad de darle alineación izquierda, centrada o derecha a la viñeta que vas a emplear. Si estás escribiendo con formato de lista, al presionar Enter automáticamente te aparecerá la siguiente marca de la lista (la viñeta). Si ya no deseas incluir más elementos en la lista, tienes que presionar dos veces la tecla Enter. Word brinda una gran variedad de diseños para las viñetas, permitiendo incluso la configuración de una imagen como viñeta. 20 Lista Multinivel Para poder generar una lista multinivel puedes seguir el siguiente procedimiento: 1. Escribe la información 2. Selecciona el texto de la lista y da clic en la punta de flecha del botón "Lista multinivel” de la ficha Inicio del grupo Párrafo. A continuación, se despliega un menú como el siguiente: 3. Selecciona el estilo de lista multinivel que deseas. En este momento tú lista está en un solo nivel. Para crear diferentes niveles es necesario aumentar o disminuir sangría. 4. Cambia de nivel los elementos de la lista que tú consideres con la tecla Tab o el botón Aumentar sangría del mismo grupo. Si al momento de establecer los niveles te equivocaste y avanzaste un nivel de más podrás regresar al nivel anterior con la combinación de teclas Shift + Tab o el botón Disminuir sangría del mismo grupo. Orientaciones tarea Investigue el procedimiento para establecer una viñeta personalizada en Word con el logo del INSTIPP y desarrolle un ejemplo. 21 Secciones En Word hay formatos que por defecto se aplican a todas las páginas de un documento, y si una página cambia lo hacen todas. Ejemplos de esto son los encabezados y pies de página, los bordes o la orientación de la página; si cambiamos la orientación de una hoja y la colocamos en horizontal, todas las páginas del documento adoptan la misma orientación. Las secciones permiten crear distintas partes en un documento de forma que podamos aplicar formatos incompatibles entre sí. Para crear una sección dentro de un documento de Word nos vamos a la ficha Diseño de página, grupo Configurar Página y a la opción Saltos. Los diferentes saltos de sección que podemos insertar son: Orientaciones tarea En un documento de Word realice un listado de términos relacionados con su carrera aplicando distintos niveles. Secciones son utilizadas por Word para diferenciar o separar ciertas partes del documento donde se gestionan propiedades diferentes en lo relativo a tamaños y orientaciones de hoja y diferentes contenidos de encabezado y/o pie de página. 22 Página siguiente inserta un salto de sección y la nueva sección se inicia en la página siguiente. Puede usarse para definir diferentes encabezados o pies de página. El salto de sección continuo inserta un salto de sección y la nueva sección se inicia en la misma página. Este puede usarse para variar el formato dentro de la mismapágina como, por ejemplo, usar dos columnas en la primera parte de la página y una columna en la segunda parte. El salto de sección de página par (o impar) inserta un salto y hace que la nueva sección comience en la siguiente página par (o impar) que le corresponda. Puede servirnos, por ejemplo, para forzar que un capítulo de un libro empiece en una página impar, aunque el capítulo anterior se haya terminado también en una página impar. Además, para gestionar bien las secciones es conveniente que en la barra de estado de Word aparezca información sobre la sección en la que se encuentra el cursor. Para eso hacemos clic con el botón derecho sobre la barra de estado y activamos la opción Secciones. 23 En documentos muy extensos de texto es una práctica muy habitual insertar una página en horizontal con tablas o gráficos, y continuar después el documento con las páginas en vertical. La opción Orientación de páginas de Word permite cambiar la posición de una página de vertical a horizontal; pero tiene un inconveniente, el cambio se hace para todas las páginas del documento, porque es una herramienta que por defecto actúa sobre el documento completo. Por lo tanto, es necesario crear una sección para separar el documento en partes y poder aplicar formatos incompatibles entre sí. Supongamos que tras la página 5 de un documento, hay que insertar las páginas 6 y 7 en horizontal, y volver a la vertical en la página 8. Con el cursor en la página 5, vamos a Diseño de página, Saltos, Página siguiente, en la barra de estado aparecerá Sección: 2 y Página: 6. Ahora vamos a Diseño de página, Orientación, Horizontal, el cambio solo afecta a la sección 2, y continuará activo hasta nueva orden. Al terminar la página 7 volvemos a Diseño de página, Saltos, Página siguiente y estaremos en la página 8 y la sección 3. Ahora Diseño de página, Orientación, Vertical, y volveremos a cambiar a la orientación del principio. Así pues, tenemos un documento con este esquema: Sección 1, páginas 1-5, orientación vertical Sección 2, páginas 6-7, orientación horizontal Sección 3, paginas 8 en adelante, orientación vertical Tablas Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se puede insertar texto, números o gráficos. Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u ordenar una lista de nombres. Siga las instrucciones a continuación para la aplicación de Secciones. 24 Crear tablas Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña Insertar > grupo Tablas > botón Tabla. Allí encontraremos las tres posibles formas de crear tablas: 1. Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla. Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará en naranja la selección que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la selección se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el ejemplo de la imagen estaríamos creando una tabla de 2x2. ARTICULO VALOR PC $500 LAPTOP $1200 2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que permite especificar el número de filas y columnas para la tabla. 3. La tercera opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. El cursor tomará forma de lápiz y simplemente iremos dibujando las líneas que la formarán. Esta opción es más lenta, pero puede resultar muy útil para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes. Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla. En su pestaña Diseño > grupo Dibujar bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarán a dar la distribución deseada a la tabla. 25 El modo correcto de proceder es elegir el estilo, grosor y color del borde y a continuación pulsar Dibujar tabla para empezar a dibujar. Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el dibujo del cursor y nos permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella. Alineación. Cuando insertamos una tabla en nuestro documento es importante que tengamos en cuenta su alineación con respecto a la página y con respecto al texto que la rodea. Para hacerlo, hacemos clic en cualquier zona de la tabla para tener acceso a las Herramientas de tabla. En la pestaña Presentación> grupo Tabla haremos clic en el botón Propiedades. O bien seleccionamos Propiedades de tabla en el menú contextual de la tabla. Se abrirá la ventana que vemos en la imagen. Ahora basta con hacer clic en el icono adecuado para especificar un Ajuste de texto (Ninguno o Alrededor) y una Alineación (Izquierda, Centro o Derecha). 26 Mover libremente una tabla Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto, es el de poder moverla. Al pasar el ratón sobre la superficie de la tabla, veremos que aparece un icono en la esquina superior izquierda. Si hacemos clic en él y lo arrastramos lograremos mover la tabla. Ajustar tamaño También al pasar el ratón sobre la superficie de la tabla, apreciaremos un icono en la esquina inferior derecha. Si hacemos clic en él y lo arrastramos podremos modificar de forma sencilla y visual el tamaño de la tabla. Deberemos tener en cuenta que el sistema siempre modificará la altura del borde inferior y la anchura del borde derecho. De esta forma su posición no variará, ya que el punto que indica la posición de la tabla es la esquina superior izquierda. Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla. La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Desplazarse: para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor. Para desplazarse Presione las teclas Una celda a la izquierda MAYÚS + TAB Una celda a la derecha TAB Una celda arriba flecha arriba Una celda abajo flecha abajo Al principio de la fila Alt + Inicio Al final de la fila Alt + Fin Al principio de la columna Alt + RePág Al final de la columna Alt + AvPág Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila. Ofimática 27 Seleccionar: para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se coloreará. Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna se coloreará. Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic. También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar. Borrar: Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. Combinar y dividir En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino combinarlas de forma que, por ejemplo, una fila contenga una única celda queocupe lo mismo que las del resto de filas. O bien para conseguir el efecto totalmente opuesto, que una celda se divida en dos o más celdas sin afectar al resto. Ofimática 28 Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaña Presentación > grupo Combinar. El botón Combinar celdas sólo estará activo si hay más de una celda seleccionada en la tabla. Esto es así, obviamente, porque antes de nada debemos indicar cuáles queremos combinar. Dividir celdas mostrará una ventana donde especificar en cuántas secciones dividir la celda seleccionada. El ejemplo anterior mostraba una división en dos columnas y una fila, pero perfectamente podríamos haber realizado una división horizontal en dos filas y una columna. Por último, Dividir tabla separará la tabla en dos, siendo la primera fila de la segunda tabla aquella que se encuentre seleccionada o con el punto de inserción. Alineación y dirección del texto Ya hablamos anteriormente de cómo alinear la tabla con respecto al texto que la rodeaba y a los márgenes de la página. Nos queda ver la alineación interna de sus propios elementos, es decir, la alineación del contenido de las celdas con respecto a éstas. Lo haremos desde la pestaña Presentación > grupo Alineación. Los primeros nueve botones representan cada una de las alineaciones posibles, que son las combinaciones de alineación horizontal (izquierda, centro y derecha) y vertical (superior, medio e inferior). Lo único que hay que tener en cuenta, como siempre, es que las celdas a las que se quiera aplicar la alineación estén seleccionadas con anterioridad. Con el botón Dirección del texto, en cambio, lo que hacemos es que el texto aparezca en la dirección que señalen las flechas, que por defecto será horizontal hacia la derecha (dirección de lectura occidental). Las posibilidades son tres: Ofimática 29 Por último, comentar que desde el botón Márgenes de celda podremos asignar un margen fijo a las celdas de toda la tabla, así como definir el espaciado entre celdas. Tamaño de las celdas Cuando creamos una tabla el tamaño que se establece a las celdas suele ser siempre el mismo. Pero es posible que, al introducir contenido en sus celdas, el tamaño se vaya ajustando y la tabla se vaya deformando. Desde la pestaña Presentación > grupo Tamaño de celda, podemos controlar el aspecto que tendrán las celdas. Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele ser pulsar sobre el borde y arrastrarlo hasta que quede con el tamaño deseado. El único inconveniente es que esto lo haríamos totalmente a ojo y para cada una de las filas o columnas. Si lo que queremos es modificarlo con valores exactos o sobre un conjunto previamente seleccionado, utilizaremos las flechas que permiten ir cambiando el valor en cm. Las opciones de distribución también pueden resultar muy interesantes. Toman como referencia el tamaño total de la tabla y lo dividen por el número de filas o columnas (según el tipo de distribución que utilicemos). De esta forma conseguimos una distribución uniforme y exacta. La herramienta Autoajustar también puede ser muy útil, especialmente la opción de ajustar el tamaño al contenido de la celda. Desarrolle el ejemplo propuesto es la siguiente imagen Ofimática 30 A M A U T A Taller W o rd imágenes Interfaz OFIMATICA Imágenes Word permite insertar imágenes en un documento fácilmente. Para ello tenemos que irnos a la pestaña de insertar. Una vez ahí, nos dirigimos al grupo de herramientas de ilustraciones. Encontraremos un botón llamado imágenes. Al hacer clic en el botón de imágenes se nos abrirá una nueva ventana. En ella seleccionaremos la imagen que queremos insertar en el documento. Ofimática 31 Una vez seleccionada hacemos clic en el botón insertar de abajo a la derecha y la imagen se insertará. Aparecerá además una nueva pestaña, formato. En ella podremos realizar cambios en la imagen. El primer grupo de herramientas que encontraremos es el de ajustar. La primera opción es la de quitar fondo. Con ella podemos quitar el fondo de una imagen. Correcciones nos permite modificar la nitidez, el brillo y el contraste. Color cambia el tono y la saturación. Los efectos artísticos añaden diferentes efectos a la imagen. Comprimir imágenes reduce el tamaño de las imágenes. Cambiar imagen, cambia la imagen que tenemos seleccionada por otra, pero manteniendo el formato y tamaño de la primera. Restablecer imagen nos permite deshacer todos los cambios que hemos realizado a la imagen. Ofimática 32 El segundo grupo de herramientas es el de estilo de imagen. El primer apartado nos permite añadir estilos a la imagen que hemos insertado. El contorno de imagen nos permite modificar los bordes de la imagen, así como el color o el grosor. Efectos de la imagen nos permite añadirle a la imagen diferentes efectos como la sombra, 3D, iluminación o bordes suaves. El diseño de imagen convierte la imagen insertada en un elemento gráfico de SmartArt con el que podremos ponerle un título o modificar el tamaño de las imágenes con facilidad. El tercer grupo de herramientas es el de organizar. La posición permite modificar en que parte del documento va a aparecer la imagen insertada. Ajustar el texto nos permite modificar el texto para que se adapte a la imagen insertada. Traer adelante o enviar atrás, envía la imagen delante o detrás del texto o de otra imagen. Panel de selección muestra una ventana a la derecha del documento en donde aparece todos los objetos que tenga el documento, con lo que se facilita la selección de uno o varios objetos o imágenes. Alinear objetos nos permite alinear las imágenes a los bordes, márgenes u a otros objetos. Agrupar objetos nos facilita seleccionar varias imágenes para poder realizar cambios a varias simultáneamente. Girar objetos nos permite rotar las imágenes. Ofimática 33 Y el último grupo de herramientas es el de tamaño. Recortar nos permite eliminar parte de una imagen que hemos insertado. Las otras opciones son las de alto y ancho, con ellas podemos modificar el alto y el ancho de la imagen. Combinación de Teclas que se aplican en Word Ofimática 34 Actividad de Aprendizaje III de la Unidad Didáctica II: ¿Cómo insertar encabezado y pie de página? Con la opción encabezados y pies de página, se podrá incluir además de números de página, total de páginas, texto que se repita en todas las páginas de un documento, fecha, hora, utilizando el espacio del margen superior y del margen inferior respectivamente. Crear encabezado y pie de página 1. Seleccionar en la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página. 2. Seleccionar el tipo de encabezado o Pie de Página que se desee insertar. Al activar la opción, se mostrará el tipo de Encabezado o Pie de página seleccionado, así como las opciones disponibles en una ficha adicional Diseño. 3. Escribir el texto que se desea para el Encabezado o Pie de página. 4. Aplicar el formato de caracteres y de párrafo deseados. Insertar número de página 1. En la ficha Insertar en el grupo Encabezado y Pie de página hacer clic en el botón. 2. Seleccione la opción, conforme a la posición deseada. 3. Seleccionar el estilo de la posición del número de página seleccionada. 4. Personalizar el formato de número de página, en el cuadro de lista desplegable de Formato del número. 5. Presionar ENTER o hacer clic en el botón Ofimática 35 Elementos de la ficha Diseño de herramientas para Encabezado y pie de página Algunos elementos de la ficha de Diseño que se activa al modificar las herramientas del Encabezado y Pie de página, son: ¿Cómo configurardiseño a las páginas? Los márgenes predeterminados pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades particulares: Para configurar los márgenes 1. Seleccionar la ficha Diseño de Página 2. En la regla vertical y horizontal, colocar el puntero del mouse en los límites de éstas. 3. Hacer clic y sin soltar arrastrar el mouse hasta la medida deseada Otra forma de colocar margen a las paginas es: 1. Seleccionar la ficha Diseño de Pagina, en el iniciador de cuadro de dialogo configurar página 2. Elegir la ficha ¨Margenes¨ 3. Escribir o elegir con los botones incremento o decremento la medida de margen que se desee en los cuadros ¨Superior¨,¨Inferior¨,¨Izquierdo¨ y ¨Derecho¨ 4. En la seccion ¨Orientacion¨ elegir el boton Vertical u Horizontal. 5. Presionar ENTER o hacer cli en el boton Aceptar. Ofimática 36 Configurar los margenes del encabezado y pie de página 1. Seleccionar la ficha Diseño de Pagina, en el iniciador de cuadro de dialogo “Configurar Pagina”. 2. Elegir la ficha “Diseño”. 3. Escribir o especificar con los botones incremento o decremento en la seccion ¨Desde el borde¨ la medida del margen del encabezado y del pie de deseado. Intercambiar márgenes Word tiene la facultad de imprimir hojas por ambos lados, intercambiando los márgenes entre las páginas nones y pares. 1. Seleccionar la ficha Diseño de Pagina, en el iniciador de cuadro de dialogo ¨Configurar Pagina¨ 2. Seleccionar la ficha ¨Márgenes¨ 3. En la sección ¨Paginas¨ seleccionar la opción ¨Márgenes simétricas¨, del cuadro de las listas desplegables ¨Varias páginas¨ 4. Presionar ENTER o hacer clic en el botón ACEPTAR. Al activar esta opción los nombres de los márgenes ¨izquierdo¨ y Derecho¨ cambiara a ¨Interior y ¨Exterior¨. ¿Cómo imprimir un documento en Word? Word permite imprimir el documento completo o cualquier parte de éste (páginas continuas o discontinuas) 1. Hacer clic en la ficha Archivo 2. Hacer clic en el comando Imprimir 3. Definir las características de la impresión en la sección “Configuración:” 4. Hacer clic en el botón Imprimir. Ofimática 37 Actividad de Aprendizaje IV de la Unidad Didáctica II: Gráficos SmartArt Un elemento gráfico SmartArt es una representación visual de la información que se puede crear de forma fácil y rápida eligiendo entre los diferentes diseños, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente. Al crear un elemento gráfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo de elemento gráfico SmartArt, como Proceso, Jerarquía, Ciclo o Relación. Cada tipo de elemento gráfico SmartArt contiene varios diseños diferentes. Una vez elegido el diseño, es muy fácil cambiar el diseño o tipo de elemento gráfico SmartArt. La mayor parte del texto y el resto del contenido, así como los colores, estilos, efectos y el formato de texto, se transfieren automáticamente al nuevo diseño. También puede agregar y quitar formas en un elemento gráfico SmartArt para ajustar la estructura del diseño. A continuación, aprenderá a crear un gráfico SmartArt: 1) Haga clic en la ficha Insertar. 2) En el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt. 3) 4) En el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt, haga clic en algún elemento gráfico. 5) Elige algún gráfico a insertar. 6) Haga clic en Aceptar. 7) En el Panel de texto, Escribir aquí el texto, escriba algún texto en especial. Ofimática 38 Realizar el siguiente organigrama empresarial. Ofimática 39 Actividad de Aprendizaje V de la Unidad Didáctica II: Crear una Tabla de contenido Aplicar estilos de título Seleccione el texto que desea incluir en la tabla de contenido y, luego, en la pestaña Inicio, haga clic en un estilo de título, como Título 1. Haga esto con todo el texto que quiera mostrar en la tabla de contenido. Por ejemplo: Si escribe un libro con capítulos, puede aplicar el estilo Título 1 a los títulos de los capítulos. Puede aplicar el estilo Título 2 a los títulos de las secciones en esos capítulos. Agregar la tabla de contenido Word utiliza los títulos del documento para generar una tabla de contenido automática que se puede actualizar cuando cambie el nivel, la secuencia o el texto del título. Haga clic en el lugar donde desea insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento. Haga clic en Referencias > Tabla de contenido y, luego, seleccione un estilo de Tabla de contenido automática de la lista. Si desea aplicar formato o personalizar una tabla de contenido, es posible hacerlo. Por ejemplo, puede cambiar la fuente, la cantidad de niveles de título y si desea mostrar líneas de puntos entre las entradas y los números de página. Ofimática 40 Actualizando una tabla de contenido Una vez insertado su tabla de contenido en el documento este contiene todos los temas basados en los estilos y el número de página correspondiente. En realidad lo que acaba de insertar en su documento es un campo y este puede ser actualizado. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido se encuentra el comando Actualizar tabla, haga clic en él. Dentro de cuadro de diálogo Actualizar la tabla de contenido puede elegir la opción Actualizar solo los números de página si ha cambiado la posición de los temas, pero si ha modificado el nombre de un tema este no se actualiza. Si el tema era “Trabajando con Outlook” y acaba de cambiar a “Conociendo Outlook” es mejor usar la opción Actualizar toda la tabla para que muestre los resultados adecuados. Ofimática 41 Actividad de Aprendizaje VI de la Unidad Didáctica II: Referencias bibliográficas Una referencia bibliográfica es un conjunto mínimo de datos que permite la identificación de una fuente publicada o sin publicar o una parte de la misma. Por publicación se entienden tanto monografías, como obras colectivas, actas de congresos y las comunicaciones correspondientes, artículos de revistas, artículos de periódico. Antes de agregar una referencia bibliográfica se necesita trabajar en la cita y luego se generará la bibliografía al final del documento. Pasos para crear una cita 1) Nos colocamos en la pestaña referencias. 2) Colocamos la información que queremos citar. 3) Luego insertar cita. 4) Después clic en agregar nueva fuente. 5) Aparece un cuadro donde modificaremos nuestra cita como deseamos. 6) Acepta, y se creara la cita. Ofimática 42 Crear un Hipervínculo Al igual que una página Web, puedes agregar hipervínculos a tus documentos, ya sea para ingresar a una información externa, por ejemplo en una página Web, o quizá para dirigirse a un lugar del mismo documento. Para crear un hipervínculo hacia una página web, realice los siguientes pasos: 1° Seleccione una palabra. 2° Haga clic en la ficha Insertar. 3° En el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo. 4° En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, verifique que esté activo la opción Archivo o página web existente. 5° Haga clic en dirección y escriba una página Web. 6° Haga clic en Aceptar. Una vez haya sido aplicado el hipervínculo, el texto presentará un subrayado y posiblemente un color diferente a lo establecido. Señale el texto con hipervínculo y aparecerá una etiqueta mostrando la dirección del enlace. Puede pulsar Ctrl + Clic para acceder al enlace agregado. Crear un hipervínculo a un lugar dentro del documento Puede crear un hipervínculo hacia un lugar dentro del documento. Antes de hacerlo, el documento puede ser Marcado o simplemente los textos tener el estilo de Título. Ahora siga estos pasos para crear un hipervínculo a un lugar en este documento. Ofimática 43 1. Seleccione una palabra. 2. Haga clic en la ficha Insertar. 3. En el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo. 4. En el cuadro de diálogoInsertar hipervínculo, verifique que esté activo la opción Lugar de este documento. 5. Haga clic en el Título o Marcador deseado. 6. Haga clic en Aceptar. Agregar un marcador Seleccione el texto o el elemento al que desee asignar un marcador o haga clic en el lugar donde desee insertar un marcador. En la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en Marcador. En Nombre del marcador, escriba o seleccione un nombre. Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir números. No se puede incluir espacios en el nombre de un marcador. No obstante, se puede utilizar el carácter de subrayado para separar palabras, por ejemplo, "Primer_título". Haga clic en Agregar. Ofimática 44 Actividad de Aprendizaje VII de la Unidad Didáctica II: Crear una combinación de correspondencia Existen momentos en el que desea crear un documento que sirva como plantilla para todos los destinatarios. Cuando utiliza la herramienta de combinación de correspondencia puede utilizar un documento con un formato adecuado y luego vincularse con los destinatarios alojados en una base de datos (que puede ser un archivo de Excel), después de combinarlo, puede, imprimir los documentos diferentes para cada destinatario. Para crear una combinación de correspondencia puede seguir una serie de 6 pasos, entre ellas encontrar el documento con el que va a trabajar y la lista de destinatarios que se agregaran al documento. Comience con su documento y agregue destinatarios Lo primero que debe hacer para iniciar una combinación de correspondencia es escribir su documento que servirá como el mensaje que se enviará a sus respectivos destinatarios. Este mensaje puede ser una carta, una invitación a una fiesta de cumpleaños, o un agradecimiento, etc. Observe la siguiente imagen el cual muestra el documento base. Ahora debe usar o crear una base de datos. En la ficha Correspondencia en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, seleccione Seleccionar destinatarios. Desde esta lista de opciones, puedes elegir si escribir una lista nueva de destinatarios, seleccionar una existente o manejar la lista de contactos de su Outlook. Ofimática 45 La opción Usar una lista existente o Elegir de los contactos de Outlook permiten obtener datos externos de sus respectivos programas, la primera opción se puede conectar a una lista de Excel o una base de datos de Access. En caso de que seleccione Escribir una nueva lista, aparecerá una ventana donde podrá agregar una lista de destinatarios como si fuese una lista en Excel. Una vez rellenado los campos necesarios pude Aceptar.«Nombre» Insertando campos a su documento base Ahora que ya tiene su documento base y que ya seleccionó su lista de destinatarios o creó una nueva, es hora de manejar los campos. En la ficha correspondencia en el grupo escribir e insertar campos, use los comandos necesarios para agregarlo en el lugar adecuado de su documento. La lista de opciones que se despliega en el comando Insertar campo combinado es basada a las columnas agregadas en su origen de datos. Finalizar la combinación Ahora simplemente tiene que finalizar su combinación de correspondencia desde el grupo Finalizar. Desde aquí podrá crear documentos individuales para cada destinatario, imprimirlos o enviar mensajes de correo electrónicos masivos. Saltos de sección: Use los saltos de secciones para dividir y dar formato a documentos. Puede dividir secciones, por ejemplo, en partes o capítulos y agregar formato a cada una de ellas, encabezados y pies de página o bordes de página. Ofimática 46 Actividades de auto – evaluación de la unidad II: 1. ¿Cómo crear un marcador? 2. ¿Para qué se utiliza el hipervínculo? 3. ¿Porque es importante configurar el margen de una página? 4. ¿Cómo podemos colocar encabezado y pie de página? 5. ¿En qué consisten los saltos de sección? 6. Describa cuales son los tipos de índices que se pueden insertar en Word. 7. ¿Qué podemos desarrollar con la opción Combinación de correspondencia? Actividad final Unidad II: Es impórtate que el estudiante tenga conocimientos básicos sobre diseños de página, tablas de contenido y referencias bibliográficas, para la elaboración de documentos profesionales. Orientaciones tarea Redacta un oficio aplicando formato (Tamaño y tipo de letra, negrita, cursiva, subrayado, color a la letra, encabezado y pie de página). Realizar un oficio y aplicar correspondencia con una lista de 6 destinatarios, y hacer captura de pantalla del proceso paso a paso. ATENCIÓN: EVALUACIÓN UNIDAD I El docente subirá un caso práctico a la plataforma Amauta que ustedes debe resolver. Ofimática 47 Unidad didáctica III: Hojas de Cálculo – Microsoft Excel Introducción: Hoy en día es fundamental conocer sobre las funcionalidades que brinda el Excel, para la elaboración de informes estadísticos, y la correcta aplicación de fórmulas, que permitan resolver problemas contables. Por esta razón en esta unidad se les dará a conocer las definiciones básicas y todo lo relacionado a Excel. Objetivo de la unidad didáctica III: Aplicar cálculos matemáticos y estadísticos mediante las hojas de cálculo para la elaboración de cuadros estadísticos de forma confidencial. Organizador gráfico de la Unidad didáctica III: Basicas Matematicas texto Fecha y Hora Logicas Tablas dinámicas - Encabezado y pie de página Funciones Configuración de página Ordenar y filtrar Gráficos estadísticos Introducción a Excel Ofimática 48 Actividades De Aprendizaje Tema III Actividad de Aprendizaje I de la Unidad Didáctica III: Desarrollo de contenidos: Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo. Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Establecer una contraseña en una hoja de cálculo de Excel Para cifrar el libro y establecer una contraseña para abrirlo: 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office (Archivo) , seleccione Proteger Libro, luego, haga clic en Cifrar con contraseña. 2. En el cuadro Contraseña, escriba una contraseña y, luego, haga clic en Aceptar. Puede escribir hasta 255 caracteres. 3. En el cuadro Volver a escribir la contraseña, vuelva a escribir la contraseña y haga clic en Aceptar. 4. Para guardar la contraseña, guarde el archivo. Quitar la protección con contraseña de una hoja de cálculo de Excel 1. Utilice la contraseña para abrir la hoja de cálculo. 2. Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Proteger Libro y, luego, haga clic en Cifrar documento. 3. En el cuadro de diálogo Cifrar documento, en el cuadro Contraseña, elimine la contraseña cifrada y, luego, haga clic en Aceptar. 60 Primero te invito a definir para que sirve Excel y su importancia en la actualidad. Ofimática 49 4. Guarde la hoja de cálculo. Establecer una contraseña para modificar una hoja de cálculo de Excel Además de establecer una contraseña para abrir una hoja de cálculo de Excel, puede establecer una contraseña para permitir que otros usuarios modifiquen la hoja de cálculo. 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office (Archivo) , haga clic en Guardar como y, en la parte inferior del cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Herramientas. 2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones generales.Se abre el cuadro de diálogo Opciones generales. 3. En las opciones de uso compartido de archivos, en el cuadro Contraseña para modificar, escriba una contraseña. 4. En el diálogo Confirmar contraseña, vuelva a escribir la contraseña. Haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en Guardar. Cambiar el nombre de la hoja Como ya se sabe, en Excel creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2. Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar enero, la segunda febrero. La longitud máxima del nombre de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos: Ofimática 50 El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos: Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre. Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Cambiar el nombre de la hoja, dentro del apartado Organizar hojas. Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal como: Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO. El segundo método es mucho más directo y rápido: Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta. Escribir el nuevo nombre de la hoja. Pulsar INTRO. Cambiar el color a las etiquetas de hoja Excel también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de cálculo. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio. 2. Elegir la opción Color de etiqueta. Aparecerá otro submenú. 3. Seleccionar el color deseado. Aquí te mostramos como quedarían si colorearemos las etiquetas de las hojas. Es posible que no aprecies el cambio mientras la hoja que hayas coloreado esté activa. Selecciona otra para ver los cambios aplicados. Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos, pero en vez de elegir un color, elegimos la opción Sin color. Otra forma de cambiar el color es hacer clic con el botón derecho sobre la propia etiqueta. En el menú contextual encontrarás la opción Color de etiqueta. Componentes de una formula consiste en cinco elementos: Operadores: Estos incluyen símbolos tales como + (para sumar) y * (para multiplicar). Ofimática 51 Referencia de celdas: Estos incluyen nombres de celdas y rangos que pueden referirse a celdas en la hoja actual, celdas en otras hojas en el mismo libro, o incluso celdas en una hoja de otro libro. Valores o cadenas de texto: Los ejemplos incluyen 7.5 (un valor) y “Resultado final” (una cadena, encerrada en comillas). Funciones y sus argumentos: Estos incluyen funciones tales como SUMA o PROMEDIO y sus argumentos. Los argumentos de las funciones aparecen en paréntesis, y proporcionan ingreso para los cálculos de las funciones. Paréntesis: Estos controlan el orden en el cual las expresiones dentro de una formula son evaluadas. Actividad de Aprendizaje II de la Unidad Didáctica III: Diferencia entre formulas y funciones. Formulas: ingresa el usuario y está conformado por operandos (valores) y los operadores que son los signos (+, -, /, x). Por ejemplo: =(A1+A2+A3+A4) Funciones: están predeterminadas en Excel y está conformado por el nombre de la función y el argumento. Por ejemplo: =SUMA(A1:An) Ingresar una fórmula FUNCIONES MATEMATICAS Se clasifican en: 1) Suma: =SUMA(A1:An) 2) Resta: =(A1-An) 3) Multiplicación: =PRODUCTO(A1;An) 4) Exponente: =POTENCIA(A1;A2) 5) División: =COCIENTE(A1;A2) 6) División: =RESIDUO(A1;A2) 7) MAX(rango_valores): Muestra el número máximo de un rango de valores. Para poder insertar una formula o una función es importante colocar en la celda al inicio el signo igual (=) Ofimática 52 Por ejemplo: =MAX(A1:A5) 8) MIN(rango_valores): Muestra el valor o cantidad mínima de un rango de valores. Por ejemplo: =MIN(A1:A5) 9) CONTAR(rango_valores): muestra el número de celdas que contienen valor numérico. Por ejemplo: =CONTAR(A1:A5) FUNCIÓN PROMEDIO La función Promedio permite obtener la media aritmética. Lo que hace esta función es sumar todos los valores de un rango y dividirlos entre el número de los mismos. La función Promedio puede ahorrar este trabajo, mejor aun cuando tiene una lista de alumnos demasiado extensa. Puede utilizar lo siguiente: =PROMEDIO(Rango), vea la siguiente imagen. FUNCIONES DE TEXTO 1) CARÁCTER (valor numérico): Devuelve el carácter especificado por el número de código establecido en su pc. 2) Por ejemplo =CARÁCTER (64) = @ 3) CONCATENAR (´´textos´´, ´´texto2´´): Une dos o varios elementos de texto en una sola celda. Ofimática 53 4) 5) MAYUSC (texto): Convierten una cadena de texto en letras mayúsculas. 6) MINUSC (texto): Convierte una cadena de texto en letras minúscula. 7) NONPROPIO (texto): Convierte una cadena de texto en mayúscula o minúscula según corresponda, la primera letra de cada palabra en mayúscula y las demás en minúsculas. FUNCIONES DE FECHA Y HORA 1) HOY ( ): Muestra la función, presenta la fecha actual del sistema. 2) AHORA ( ): Muestra la fecha y hora del sistema. 3) HORA ( ): Muestra solamente la hora del sistema. FUNCIÓN LOGICA La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación. La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación. Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado. Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma. Ofimática 54 Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango. Actividad de autoevaluación 1) Mencione 4 funciones matemáticas que usted conozca, su estructura y definición. 2) Indique cuales son las funciones de texto su estructura y definición. 3) Indique la diferencia entre formulas y funciones y realizar un ejemplo. Actividad de Aprendizaje III de la Unidad Didáctica III: Tablas Dinámicas Una tabla dinámica es una forma de visualizar información de forma compacta muy útil para tomar decisiones. Eso significa que, para crear una tabla dinámica, primero necesitamos información. Pero no de cualquier manera. Lo que hace falta es información agrupada o, en palabras de Excel, una “Tabla”. De modo que creamos una tabla cualquiera, no necesariamente orientada al trabajo. Por ejemplo, abajo se observa el entrenamiento de una persona durante varias semanas. Hemos apuntado el día, los minutos de entrenamiento, las calorías que da una aplicación y el tipo de deporte. ¿Por qué esto es útil? Ofimática 55 Imaginemos que podemos obtener la media de calorías quemadas al correr y al montar en bicicleta, por separado. O qué día dedicamos más tiempo a entrenar. Para averiguarlo pulsamos en cualquier lugar de nuestra tabla y, en el panel superior de Excel pulsamos sobre “INSERTAR” y “Tabla Dinámica”. Actividad de Aprendizaje IV de la Unidad Didáctica III: Gráficos Estadísticos Crear un gráfico estadístico en Excel 1. En el menú Ver, haga clic en Diseño de impresión. 2. En la pestaña Gráficos, en Insertar gráfico, haga clic en un tipo de gráfico y luego en aquel que desea agregar. 3. En Excel, reemplace los datos de muestra con los datos que desea representar en el gráfico. Investigar, comoestá conformada las partes de la tabla dinámica. Ofimática 56 Actividad de Aprendizaje V de la Unidad Didáctica III: Ordenar y Filtrar ORDENAR Es un parte esencial del análisis de datos, consiste en copilar una lista de niveles de datos de mayor a menor, ordenar por filas, por colores, por iconos. Con esta funcionalidad se puede poner en orden alfabético una lista de datos. Existen tres formas de ordenar • Alfabéticamente (ascendente, descendente) • Por su color, tanto de relleno como de fuente • Ordenar personalizada. FILTRAR Los filtros facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para trabajar con el mismo. El subconjunto de datos filtrados muestra las filas que cumplen el criterio que se especifica. Orientaciones tarea Crear un acta de calificaciones, utilizando Excel, en donde se detalle el nombre, calificación de primer semestre y segundo semestre, obtener el promedio de las dos calificaciones utilizando la función Promedio, en donde se indique si el estudiante aprueba si su calificación final es igual o superior a 7, caso contrario reprueba la asignatura. Utilizar la función SI para que aparezca “REPRUEBA” o “APRUEBA” Observar el siguiente link en youtube, sobre el proceso para ordenar y filtrar datos en Excel: https://www.youtube.com/watch?v=ElWveAQUyps https://www.youtube.com/watch?v=ElWveAQUyps Ofimática 57 Actividades de auto – evaluación de la unidad III: 1) ¿Qué es Excel? 2) ¿Cuál es la extensión de excel? 3) ¿Para qué nos sirve la función de Max y Min? 4) ¿Qué función cumple carácter, mayus? 5) Realice un ejemplo aplicando la función SI. Actividad final Unidad III: ATENCIÓN: EVALUACIÓN UNIDAD III El docente subirá un caso práctico a la plataforma Amauta que ustedes debe resolver. Ofimática 58 Unidad didáctica IV: Microsoft Power Point Introducción: En la siguiente unidad se explica paso a paso la forma correcta de insertar objetos, animaciones y transiciones, las cuales son fundamental para desarrollar presentaciones de buena calidad y con estilo, las cuales pueden ser utilizadas en todos los trabajos que se realice a nivel educativo y profesional. Objetivo de la unidad didáctica IV: Realizar presentaciones claras y con estilo creativo, mediante el uso de la herramienta power point, para la presentación de trabajos administrativos. Organizador gráfico de la unidad didáctica IV: Interfaz de Power Point Animaciones y Transiciones Microsoft Power Point Botones de acción, hipervinculos Multimedia Ofimática 59 Actividades De Aprendizaje Tema IV Desarrollo de contenidos: Power Point Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el resto del programa. La ventana de Power Point está conformado por: 1. La barra de título 2. La barra de acceso rápido 3. La Barra de Opciones 4. La barra de esquemas 5. Los Botones de vistas 6. El área de notas CAMBIAR DE VISTA El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visión particular de cada una de las diapositivas como una visión global de todas ellas, así como reproducir la presentación para ver el resultado al final. Desde las opciones de la cinta Casi todas las vistas se encuentran en la ficha Vista. Aquí encontramos algunas vistas más además de las que ya aparecían en la barra inferior, como la Página de notas o las Vistas patrón. Ofimática 60 La única vista que no se encuentra aquí es la de Presentación. Puesto que se trata de una vista muy importante, porque nos permite ver el resultado final tal cual lo verá nuestro público, posee una ficha propia llamada Presentación con diapositivas. En ella encontraremos distintas formas de ejecutarla. Puedes añadir una diapositiva de dos formas: Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio. Bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada. Imprimir Para imprimir una presentación podemos pulsar las teclas CTRL+P o ir a la pestaña Archivo y seleccionar Imprimir. Verá una pantalla similar a la siguiente. A la derecha podrá ver una vista previa de las diapositivas tal y como se imprimirán. Si te gusta el resultado será suficiente con pulsar el botón Imprimir que hay en la zona superior y dispondrá de tu copia impresa. Vista preliminar Como hemos dicho, en la zona de la derecha de la ventana de impresión vemos la vista preliminar de la diapositiva. Podemos cambiar de una diapositiva a otra a visualizar: Moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la vista previa. Bien escribiendo el número de la diapositiva a visualizar o haciendo clic en las flechas desde la zona inferior Ofimática 61 Encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la diapositiva . Lo haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el marcador. El botón de la derecha permite ajustar la diapositiva para que se vea entera con un sólo clic. ¿Qué y cómo imprimir? En la ventana de impresión, dentro de la sección Configuración, encontramos un menú que por defecto muestra seleccionada la opción Diapositivas de página completa. Sin embargo, este menú dispone de otras opciones muy interesantes, que vamos a ver en este apartado. Insertar sonidos Para insertar un sonido en una presentación muestra la ficha Insertar y en el grupo Multimedia despliega el menú Sonido. Las distintas opciones te permitirán escoger el origen del sonido que deseas insertar. Audio de archivo: abre un cuadro de diálogo para escoger el archivo de audio del disco duro. Permite varios formatos distintos: midi, wav, wma, adts, aiff, au, mp3 y mp4. Audio de imágenes prediseñadas: mostrará el panel de la galería multimedia. La única diferencia será que en el desplegable Los resultado debe ser tipo audio seleccionado únicamente el tipo de archivos Audio. Es decir, que sólo se mostrarán los audios de la galería. Como siempre, se incluirá en la diapositiva activa al hacer clic en cualquiera de ellos. Ofimática 62 Grabar audio: abre la grabadora de sonidos de Windows, que es realmente muy simple. Lo único que hay que hacer es pulsar el botón de Grabar y empezará a grabarse cualquier sonido detectado por el micrófono. Para finalizar la grabación, pulsamos el botón Parar . Y si queremos escuchar el resultado, pulsaremos el botón de Reproducción . El sonido se incluirá en la diapositiva en el momento en que aceptemos el cuadro de diálogo. Reproducción del sonido Por defecto el sonido que insertamos se ubica en una diapositiva en concreto y se reproduce al hacer clic sobre su icono. Pero eso no tiene por qué ser así. Cuando hacemos clic en el icono que representa al sonido en la diapositiva aparecerán las Herramientas de audio. En la ficha Reproducción podremos escoger el Volumen de reproducción y cuándo debe iniciarse el sonido durante la presentación. Automáticamente reproducirá el sonido nada más mostrar la diapositiva. Al hacer clic, la opción por defecto, lo reproducirá al pulsar sobre su icono. Reproducir en todas las diapositivas nos permite, por ejemplo, incluir una canción que vaya reproduciéndose a lo largo de toda la presentación, de fondo. En los casos en que reproduzcamos el sonido de forma automática o a lo largo de toda la presentación, suele ser aconsejable activar la opción Ocultar durante la presentación. Así no se mostrará el icono del altavoz. En estos casos también es útil activar la opciónRepetir la reproducción hasta su interrupción, así no nos tendremos que preocupar si la canción termina antes de que pasen las diapositivas. Ofimática 63 Orientaciones tarea Crear una presentación de Power Point 10 diapositivas sobre resumen de su vida, en donde inserte texto, imágenes, animaciones y transiciones a los objetos insertados. INSERTAR Y REPRODUCIR VIDEOS Insertar vídeos en la presentación es muy similar a insertar sonidos. En la ficha Insertar y en el grupo Multimedia despliega el menú Vídeo. Las distintas opciones te permitirán escoger el origen del sonido que deseas insertar. Vídeo de archivo: permite escoger el archivo del disco duro. Permite varios formatos distintos: asf, avi, mpeg, movie, wmv y mp4 También permite la inclusión de películas flash. Botones de Acción Ahora veremos que algunas de ellas son especiales ya que no son meramente decorativas, sino que cumplen función de enlace, de hipervínculo. Estas formas son las llamadas: Botones de Acción. Se insertan de igual manera que el resto de las Formas. Pestaña Insertar / clic en Formas Damos clic en la forma elegida (Categoría Botones de Acción) Actividades de auto – evaluación de la unidad IV: 1) ¿Cuál es utilidad de power point? 2) ¿Qué función cumple los botones de acción? 3) ¿Indique el proceso para insertar sonido a una diapositiva? Ofimática 64 4) ¿Indique el proceso para insertar un video a una diapositiva? 5) ¿Pasos para insertar una transición? Actividad final Unidad IV: ATENCIÓN: EVALUACIÓN UNIDAD IV El docente subirá un caso práctico a la plataforma Amauta que ustedes debe resolver. Ofimática 65 Unidad didáctica V: Introducción a la Web Objetivo de la unidad didáctica V: Manipular el internet, mediante el uso de navegadores web, para la manipulación honesta de las herramientas online en el ámbito educativo y profesional. Organizador de la unidad didáctica V: Introducción al Internet Servicios de Google Creación de correo electrónico Gestores de búsqueda Ofimática 66 Actividades De Aprendizaje Tema V Desarrollo de contenidos: ¿Qué es el internet? El nombre Internet procede de las palabras en inglés Interconnected Networks, que significa “redes interconectadas”. Internet es la unión de todas las redes y computadoras distribuidas por todo el mundo, por lo que se podría definir como una red global en la que se conjuntan todas las redes que utilizan protocolos TCP/IP y que son compatibles entre sí. En esta “red de redes” como también es conocida, participan computadores de todo tipo, desde grandes sistemas hasta modelos personales. En la red se dan citas instituciones oficiales, gubernamentales, educativas, científicas y empresariales que ponen a disposición de millones de personas su información. Internet fue el resultado de un experimento del Departamento de Defensa de Estados Unidos, en el año 1969, que se materializó en el desarrollo de ARPAnet, Navegadores Web Un navegador web (en inglés, web browser) es un software, aplicación o programa que permite el acceso a la Web, interpretando la información de distintos tipos de archivos y sitios web para que estos puedan ser visualizados. La funcionalidad básica de un navegador web es permitir la visualización de documentos de texto, posiblemente con recursos multimedia incrustados. Además, permite visitar páginas web y hacer actividades en ella, es decir, enlazar un sitio con otro, imprimir, enviar y recibir correo, entre otras funcionalidades más. Los documentos que se muestran en un navegador pueden estar ubicados en la computadora donde está el usuario y también pueden estar en cualquier otro dispositivo conectado en la computadora del usuario o a través de Internet, y que tenga los recursos necesarios para la transmisión de los documentos (un software servidor web). Herramientas de Google Google Apps es un conjunto de aplicaciones que nos permite organizar de forma sencilla todo nuestro trabajo, y la comunicación entre los distintos trabajadores con diversas Ofimática 67 herramientas para la gestión del correo electrónico, mensajería instantánea, planificación de reuniones y tareas, generación de documentos. Servicios de Google Google Search Engine. Google Search Engine es el motor de búsqueda más popular y ampliamente utilizado en el mundo. Google Chrome. Google Chrome es el navegador web más rápido del mercado y fue desarrollado por Google. Gmail. YouTube. Google Adsense. Google Drive. Google Adwords. Orientaciones tarea Investigar el proceso para crear una cuenta de correo electrónico en Gmail. Realizar captura de pantalla paso a paso. Tener en consideración que la cuenta de correo tenga su nombre. Mediante un organizador gráfico, detalle los servicios más importantes que tiene Google en la actualidad y para qué sirven. Ofimática 68 Actividades de auto – evaluación de la unidad V: ¿Qué es el internet? ¿Cuál son los navegadores más utilizados? Mencione los servicios que usted conoce con las que se puede trabajar en Google. Actividad final Unidad V: BIBLIOGRAFÍA Olaya, Silvia García. 2006. Guía visual de introducción a la informática. España : Anaya Multimedia, 2006. 8441519412, 9788441519411. Nevado, Cristina. Office 2016. Primera Edición. Anaya Multimedia. 2016 Dick López. 2006. Ofimática Manual del Estudiante, ISBN N 9972-47-123-3 2013. SERVICIO TÉCNICO AVANZADO. Buenos Aires Argentina : Manuales USERS, 2013. 978-987-1949-19-9. Pulla Vásquez, Tania. 2017. Guia didáctica de Ofimatica. ATENCIÓN: EVALUACIÓN UNIDAD V El docente subirá un cuestionario de preguntas a la plataforma Amauta que ustedes debe resolver.
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