Descarga la aplicación para disfrutar aún más
Vista previa del material en texto
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES - PUYO FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA C.P.A PROYECTO DE EXAMEN COMPLEXIVO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A. TEMA: “SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA- CEMVIVP” AUTORA: TLGA. VILLAMARIN JIPA MARCIA JUDITH ASESOR: ING. MG. PAREDES CRUZ RENATO ESTUARDO Ambato – Ecuador 2016 - 1 - APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN CERTIFICACIÓN: Quién suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente trabajo de titulación realizado por la señora Marcia Judith Villamarin Jipa, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría C.P.A, Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema “SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE LA COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA-CEMVIVP, ha sido prolijamente revisado, y cumple con los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes - UNIANDES, por lo que apruebe su presentación. Ambato, Julio de 2016 _______________________________ Ing. Renato Estuardo Paredes Cruz, Mg. ASESOR - 2 - DECLARACIÓN DE AUTORÍA Yo, Marcia Judith Villamarin Jipa, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y Auditoría C.P.A, Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS C.P.A, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva responsabilidad. Ambato, Julio de 2016 _________________________________ Tlga. Marcia Judith Villamarin Jipa CI. 150065296-9 AUTORA - 3 - DERECHOS DE AUTOR Yo, Marcia Judith Villamarin Jipa, declaro que conozco y acepto la disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El patrimonio de la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella. Ambato, Julio de 2016 _________________________________ Tlga. Marcia Judith Villamarin Jipa CI. 150065296-9 AUTORA - 4 - DEDICATORIA Este trabajo realizado previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad Superior Auditoría y Finanzas C.P.A, se lo dedico a Dios y a toda mi familia, a mis padres por sus esfuerzos de brindarme la oportunidad de realizar mis estudios en su totalidad, por estar junto a mí en todo momento, a mis hermanas y hermanos por su perseverancia. Agradezco toda su colaboración y consejos los cuales los llevare siempre presente para un adecuado desempeño en mi vida diaria. A ti, hija mía de mi corazón Dulcce Danna, tan chiquita, mi fortaleza y bendición te amo. Marcia Judith Villamarin Jipa - 5 - AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por darme la oportunidad de vivir día a día, por iluminar y guiar mi camino el cual me permitió continuar con mis proyectos y metas, a mi familia por ser el apoyo tanto emocional como económico y por depositar toda su confianza y esperanza en mí. Así también un eterno agradecimiento a esta Universidad “UNIANDES”, a nuestros Docentes por impartir sus conocimientos adquiridos mediante sus técnicas de enseñanza, especialmente a mi asesor Ing. Mg. Renato Paredes por ser un apoyo fundamental para culminar este proyecto Marcia Judith Villamarin Jipa - 6 - INDICE GENERAL PORTADA CERTIFICADO DE ASESORÍA DECLARACIÓN DE AUDITORÍA DEDICATORIA AGRADECIMIENTO INDICE GENERAL RESUMEN EJECUTIVO EXECUTIVE SUMMARY CONTENIDO INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 1 TEMA ....................................................................................................................... 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................. 1 SITUACIÓN PROBLEMÁTICA............................................................................. 3 PROBLEMA CIENTÍFICO ..................................................................................... 4 IDENTIFICACIÓN EN LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN .................................. 4 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA ..................................................................... 4 JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD, ACTUALIDAD E IMPORTANCIA DEL TEMA .............................................................................................................. 5 OBJETIVOS ............................................................................................................ 5 Objetivo General....................................................................................................... 5 Objetivos Específicos ............................................................................................... 6 IDEA A DEFENDER ............................................................................................... 6 VARIABLES DE INVESTIGACIÓN ..................................................................... 6 - 7 - CAPITULO I. .......................................................................................................... 7 1. MARCO TEÓRICO ............................................................................................. 7 1.1 ¿Qué es el Control?....................................................................................... 7 1.1.1 ¿Qué es el control interno? ........................................................................... 7 1.2 Conceptos Generales .................................................................................... 8 1.2.1 Control interno .............................................................................................. 8 1.2.2 Importancia del control interno y de la admnistración del riesgo .................. 9 1.2.3 Estructura del control interno propuesta por el modelo COSO .................. 10 1.3 Auditoria ..................................................................................................... 14 1.3.1 Clasificación de la Auditoria ......................................................................... 15 1.3.2 Auditoria Interna............................................................................................ 15 1.3.3 Auditoria Externa o independiente ............................................................... 16 1.4 Auditoria administrativa .................................................................................. 16 1.4.1 Objetivo ........................................................................................................ 16 1.4.2 Indicador ....................................................................................................... 16 1.4.2.1 Características ............................................................................................ 17 1.4.3 Indicadores Financieros ................................................................................ 17 1.5 El Informe ........................................................................................................18 1.5.1 Tipos de Informe ........................................................................................... 18 1.5.1.1 Informe general........................................................................................... 19 1.5.1.2 Informe ejecutivo ....................................................................................... 20 1.5.1.3 Informe de aspectos relevantes .................................................................. 20 1.6 Eficacia ............................................................................................................ 21 1.7 Eficiencia ......................................................................................................... 21 - 8 - CAPITULO II ............................................................................................................. 22 2. MARCO METODOLÓGICO ............................................................................ 22 2.1 Antecedentes ............................................................................................... 22 2.2 Tipos de investigación ..................................................................................... 23 2.2.1 Investigación Exploratoria ............................................................................. 23 2.2.2 Investigación Descriptiva .............................................................................. 23 2.3 Técnicas e instrumentos de investigación ....................................................... 23 2.3.1 Investigación de Campo ............................................................................... 23 2.3.2 Encuestas ....................................................................................................... 23 2.4 Población ......................................................................................................... 24 2.5 La Muestra ....................................................................................................... 24 2.5.1 Cálculo de la Muestra .................................................................................... 24 2.5.2 Análisis e Interpretación de Datos ................................................................ 26 CAPITULO III ....................................................................................................... 34 3. MARCO PROPOSITIVO ................................................................................. 34 3.1 Introducción ..................................................................................................... 34 3.2 Antecedentes ..................................................................................................... 34 3.2.1 Visión para la compañía CEMVIVP ............................................................ 35 3.2.2 Misión de la compañía CEMVIVP ............................................................... 35 3.2.3 Organigrama funcional para la compañía CEMVIVP .................................. 36 3.3 Indicadores Financieros como Elementos de Control ..................................... 51 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................... 55 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 56 LINKOGRAFÍA ..................................................................................................... 57 ANEXO………………………………………………………………………….58 - 9 - INDICE DE GRÁFICOS ENCUESTAS Gráfico Nº 01 ......................................................................................................... 26 Gráfico Nº02 .......................................................................................................... 27 Gráfico Nº 03 ......................................................................................................... 28 Gráfico Nº 04 ......................................................................................................... 29 Gráfico Nº 05 ......................................................................................................... 30 Gráfico Nº06 .......................................................................................................... 31 Gráfico Nº 07 ......................................................................................................... 32 Gráfico Nº08 .......................................................................................................... 33 INDICE DE TABLA Tabla N.01 Clasificación de la Auditoria ............................................................... 15 Tabla N.02 Nómina General CEMVIVP ................................................................ 24 Tabla N.11 Fases del Modelo ............................................................................... 37 Tabla N.12 Índice de papeles de trabajo.............................................................. 38 Tabla N.13 ACT. 01 CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO ............................................................................................................... 39 Tabla N.14 ACTV. 02 MATRIZ DE PONDERACIÓN ...................................... 41 Tabla N.15 TABLA DE RIESGO Y CONFIANZA .............................................. 42 Tabla N.16 ACTV. 03 MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES………………43 Tabla N.17 ACTV. 04 MATRIZ ENFOQUE DE CONTROL ............................ 45 Tabla N.18 ACTV. 05 HOJA DE HALLAZGOS ................................................ 47 Tabla N.19 Cálculo Financiero ............................................................................... 54 - 10 - RESUMEN EJECUTIVO El presente trabajo de investigación comprende la aplicación de un Sistema de control interno y su incidencia en la rentabilidad de la compañía de economía mixta de vivienda alternativa Pastaza - CEMVIVP. En la actualidad el sector de la construcción juega un papel importante dentro del producto interno bruto, pues ocupa el 5,7% a nivel nacional dentro de las ramas de actividad, el otro último tomados del censo nacional del Instituto Ecuatoriano de Estadísticas y Censos, es por este motivo que al analizar el control interno en empresas dedicadas a esta actividad, se da importancia a los elementos que se deben tomar en cuenta al momento de aplicar una metodología de control. La compañía CEMVIVP., es una de las empresas más importantes y posicionadas en el mercado en el cual la misma se desenvuelve con una impecable trayectoria, a pesar de esto la empresa se ve afectada por el control interno lo mismo que ha afectado de manera directa a la rentabilidad de la organización. Se ha determinado que la empresa tiene constantes deficiencias en la rentabilidad tanto como el recurso humano como financiero lo cual se genera por el inadecuado uso de procesos dentro de la organización, estos a su vez, se dan por falta de información y delimitaciones en la organización Se presenta la propuesta al problema con un modelo de control interno, mediante procedimientos como son los papeles de trabajo de auditoría que permite evaluar y así proporcionar criterios conforme sean necesarias a las necesidades de la compañía. - 11 - EXECUTIVE SUMMARY This study deals with the application of an internal control system and its impact on the profitability in the company of mixed economy of alternative housing Pastaza-CEMVIVP. At the moment, the construction industry plays an important role in the gross domestic product. Construction occupies 5.7% of the national economy within the different sectors of the economy in the last national census of the National Institute of Statistics and Censuses, because of this when analyzing the internal control in companies engaged in this activity, the elements to be taken into accountwhen applying a control methodology. The company CEMVIVP is one of the most important and positioned in the market in which it operates, with an impeccable track record and continued growth over time, despite this business enterprise is affected by the internal control as well as has directly affected the profitability of the organization. It has been determined that the company has constant shortcomings in profitability which is generated by and inappropriate use of processes within the organization, such as u once taken for lack of information and delimitations in the organization Is presents it proposed to the problem with a model of control internal, through procedures as are then papers of work of audit that allows evaluate and thus provide criteria as are necessary to the needs of the company 1 INTRODUCCIÓN TEMA Sistema de Control Interno y su incidencia en la rentabilidad de la compañía de economía mixta de vivienda alternativa Pastaza-CEMVIVP. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Según (Posso Zumárraga, 2005) “en su ensayo sobre: La disolución y liquidación de cooperativas de vivienda en el Ecuador; dice que la construcción masiva de viviendas, es la actividad que trae la reactivación económica de cualquier país en vías de desarrollo, porque la construcción de viviendas es la actividad que más empleo o plazas de trabajo genera y la que más mano de obra ocupa”. Dentro de la clasificación de las Compañías en el Ecuador, entre las más importantes tenemos las de Compañías de producción, las de consumo, y las de servicios, pero ninguna ha tenido singular importancia como las compañías de la construcción y de vivienda sean urbanas o rurales. En el Ecuador se tiene estadísticas aproximadas que los ecuatorianos en un 51% de la población carecen de vivienda propia y subsistente arrendando inmuebles y pagando cánones exorbitantes. 2 Estas han hecho que diversos sectores de la población, se agrupen en compañías, y muchas de las de vivienda, han surgido legal o ilegalmente a través de las llamadas invasiones de tierras aptas para las urbanizaciones, y muchas de otras compañías de vivienda constituidas legalmente a través de la Superintendencia de Compañías, el Ministerio de Inclusión, Económica y Social amparado en la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria; y del sector, El Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda a través del Banco Ecuatoriano de la Vivienda, además el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social otorga préstamos hipotecarios, a través del Banco del IESS “BIESS”, y por ultimo sobre la base del impulso de la empresas privadas de la construcción. Las compañías de economía mixta de vivienda están obligadas a cumplir con todas las ordenanzas municipales, en cuanto a espacios verdes, lotización, planos, y procesos financieros generales los cuales no se cumplen en su totalidad ya que el uso de los recursos es inadecuado y su organización es empírica. Según el listado de compañías de economía mixta obtenido en la SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑIAS (supercias.gob.ec, 2013), la realidad se evidencia que en nuestro país existen 115 de Economía Mixta, donde la región sierra cuenta con la mayor concentración con un total de 79 compañías de la Costa con 30 y finalmente la Amazonía que apenas cuentan con 6 de ellas. Siendo este un sector muy reducido en la Región Amazónica y principalmente de Pastaza, cabe mencionar que en la ciudad de el Puyo existen tres compañías de economía mixta: Compañía de Económica Mixta de Vivienda Alternativa de Pastaza “CEMVIVP”, 3 Compañía de Economía Mixta Inge Asfaltos; y la Empresa de Generación Termoeléctrica Pastaza Compañía de Economía Mixta – EGETEPA presentando inconvenientes con los organismos de control mencionadas anteriormente. Como antecedente para la investigación se ha podido recopilar información de la compañía de economía mixta de vivienda alternativa de Pastaza – CEMVIVP, con personería jurídica de derecho público y autonomía administrativa, operativa, financiera y patrimonial, se rige principalmente por las normas de la Ley Orgánica de Régimen Municipal, su ordenanza, los estatutos, reglamentos internos que expiden las disposiciones de la Ley de Compañías. Su objetivo primordial es ejecutar el proyecto de vivienda alternativa mediante convenios, contratos, concesiones o administraciones directa con la finalidad de disminuir el déficit habitacional de la ciudad del Puyo y del cantón Pastaza, oferta viviendas dignas, con los servicios básicos necesarios, a precio de costo, para los estratos sociales medios y bajos. SITUACIÓN PROBLEMÁTICA La escasa capacitación al personal es una causa para que los procesos actuales no se cumplan integralmente de manera satisfactoria y existan considerables errores y reprocesos que involucran tiempos muertos y por ende ineficiencia en el servicio interno, lo cual de cierta manera también afecta al servicio final hacia el cliente externo, e igualmente el clima laboral. 4 Los procesos son elaborados en base a las necesidades de cada área de manera independiente y no relacionados entre sí. Adicionalmente no existen evaluaciones de control interno previas e informes sobre posibles alineamientos de metas y objetivos conjuntos entre áreas laborales. En tal sentido no se profundizan o prevén repercusiones de acciones y toma de decisiones, actores involucrados, manejo de la eficacia en tiempos, seguimientos o reuniones previas para llegar a acuerdos mutuos en beneficio de la compañía. Con lo expuesto se resume: Presencia de procesos ineficaces que no generan valor a la empresa. No se ha dado la importancia a la mejora continua en el desarrollo y aplicación de evaluaciones de control interno actuales. La alta rotación, ausentismo, poca innovación, baja productividad, entre otros. PROBLEMA CIENTÍFICO ¿Cómo incrementar la rentabilidad en la Compañía de Economía Mixta de Vivienda Alternativa Pastaza-CEMVIVP? IDENTIFICACIÓN EN LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN Auditoria DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA Objeto de investigación: Evaluación de control interno Campo de acción: Componentes de Control Interno 5 JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD, ACTUALIDAD E IMPORTANCIA DEL TEMA El presente trabajo de investigación tiene gran relevancia y es de suma importancia porque contiene no solo una visión de los diversos problemas o necesidades que presenta la compañía sino también nos ayudará a proporcionar información oportuna a la autoridad competente para adoptar a tiempo las acciones correctivas pertinentes, a fin de asegurar la continuidad comercial de la misma. Por lo tanto el interés de la investigación está dirigido a detectar en la forma más temprana posible, los riesgos o dificultades que puedan comprometer a la compañía. A más de ello el presente proyecto constituye una herramienta práctica de gestión administrativa y financiera, sencillos y sistemáticos, con el propósito de diseñar un control interno para la compañía, a fin de favorecer su crecimiento y desarrollo y lo que es más importante el eficiente servicio al cliente por tratarse de ser una compañía que presta los servicios de vivienda. OBJETIVOS Objetivo General Diseñar un sistema de control interno para la determinación de la rentabilidad de la Compañía de Economía Mixta de Vivienda Alternativa CEMVIV-PASTAZA. 6 Objetivos Específicos Fundamentar teóricamente el Control Interno y sus Componentes. Evaluar los procedimientos de control interno a través de métodos estadísticos, utilizando mecanismos detallados, diagnosticando, mejorando, estableciendo y evaluando cada uno de ellos. Proponer un sistema de control interno para la determinación de la rentabilidad de la Compañíade Economía Mixta de Vivienda Alternativa CEMVIV-PASTAZA. IDEA A DEFENDER Con el diseño de un sistema de control interno será útil para la compañía porque ayudara a la dirección mejorar y maximizar el trabajo de todos sus colaboradores. VARIABLES DE INVESTIGACIÓN Variable Independiente: Control Interno Variable Dependiente: Rentabilidad 7 CAPITULO I. 1. MARCO TEÓRICO 1.1 ¿Qué es el Control? Según expresa Rodriguez Valencia (2010) “El control es una función independiente y bien definida. Incluye todas las actividades que el administrador emprende para asegurar que las actuales operaciones se lleven a cabo conforme a lo planeado. La palabra controlar tiene varios significados y, más aún, varios sentidos: a) verificar, b) regular, c) comparar con una norma, d) ejercer autoridad sobre alguien o algo, e) limitar o restringir. (p.51)” 1.1.1 ¿Qué es el control interno? Según Mantilla B., (2004) “Los controles internos se implantan para mantener la compañía en la dirección de sus objetivos de rentabilidad y en la consecución de su misión, así como minimizar las sorpresas en el camino. Ellos le hacen posible a la administración negociar en ambientes económicos y competitivos rápidamente cambiantes, ajustándose a las demandas y prioridades de los clientes, y reestructurándose para el crecimiento futuro. Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de pérdida de activos, y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros, y el cumplimiento de las leyes y regulaciones.(p.3)” 8 1.2 Conceptos Generales 1.2.1 Control interno Según Mantilla B. (2004): hace hincapié en que el control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar una razonable seguridad con miras a la consecución de objetivos en las siguientes categoría: - Efectividad y eficiencia de las operaciones. - Confiabilidad de la información financiera. - Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.(p.14) Según El Contador Público y la Contabilidad como Medio de Prueba (2010):“Control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y medidas coordinadas y adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables, promover la eficiencia operante y estimular la adhesión a los métodos prescritos por la gerencia. (p.66)” COSO “define el control interno como un proceso, ejecutado por la junta de directores, la administración principal y otro personal de la entidad, diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización.” (Mantilla B. S. A., 2013, p.3) 9 1.2.2 Importancia del control interno y de la admnistración del riesgo Según: (Mantilla B. S. A., 2013) El sistema de control interno de una compañía tiene un rol clave en la administración de los riesgo que son significantes para el cumplimiento de los objetivos de negocio. Un sistema sólido de control interno contribuye a salvarguardar la inversión de los accionistas y los activos de la compañía. Falicita la efectividad y la eficiencia de las operaciones, ayuda a asegurar la confiabilidad del proceso de presentación de reportes internos y externos y ayuda al cumplimiento de las leyes y regulaciones. Los objetivos de una compañía, su organización interna y el ambiente en el cual opera están continuamente evolucionando y, como resultado de ello, los riesgos que enfrentan estan continuamente cambiando. Un sistema sólido de control interno depende, por consiguiente, de una evaluación cuidadosa y regular de la naturaleza y extensión de los riesgos frente a los cuales la compañía está expuesta. Dado que las utilidades son, en parte, la recompensa por la exitosa toma de riesgos en el negocio, el propósito del control interno es ayudar a administrar y controlar el riesgo de una manera apropiada más que eliminarlo. 10 1.2.3 Estructura del control interno propuesta por el modelo COSO Según expresa Estupiñan, AEC, & Pineda (2010): Identifica cinco componentes: 1. Ambiente de Control.- Es el elemento que proporciona disciplina y estructura. El ambiente de control se determina en función de la integridad y competencia del personal de una organización; los valores éticos son un elemento esencial que afecta a otros componentes de control. Entre sus factores se influye su filosofía de la administración, la atención y la guía proporcionados por el consejo de administración, el estilo operativo, así como la manera en que la gerencia confiere autoridad y asigna responsabilidades, organiza y desarrolla a su personal.(p.69) 2. Evaluación de riesgos.- Es la identificación y análisis de los riesgos que se relacionan con el logro de los objetivos; la administración debe cuantificar su magnitud, proyectar su probabilidad, y sus posibles consecuencia.(p.70) 3. Actividades de Control.- Las actividades de control ocurren a lo largo de la organización en todos los niveles y todas las funciones, incluyendo los procesos de aprobación, autorización, conciliaciones, etc.(p.70) 4. Información y Comunicación.- Se debe generar información relevante y comunicación oportunamente, de tal manera que permita a las personas entenderla y cumplir con sus responsabilidades.(p.71) 5. Monitoreo.- Los controles internos deben ser “monitoreados” constantemente para asegurarse que el proceso se encuentra operando como se planeó y comprobar que son efectivos ante los cambios de las situaciones que les dieron origen. El alcance y la frecuencia de monitoreo dependen de los riesgos que se pretenden cubrir. (p.72) 11 1.2.4 Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos. Según Velez Sanchez (2010) 100-03.- Responsables del Control Interno El diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación de control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias. (p.6) 200.- Ambiente de control El ambiente de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de servidoras y servidores, con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. (p.6) 200-1 Integridad y valores éticos La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control, la administración y el monitoreo de los otros componentes del control interno. (p.6) 200-2 Administración Estratégica Las entidades del sector público, y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, implantarán, pondrán en funcionamiento y actualizarán el sistema de planificación, así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional. (p.6) 12 200-3 Políticas y prácticas de talento humano El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar una apropiada planificación y administración del talento humano de la institución, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio. (p.7) 200-4 Estructura organizativa La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el logro de los objetivosorganizacionales, la realización de los procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes. (p.7) 300.- Evaluación de riesgo La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos. (p.7) 300-1 Identificación de riesgos Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos. (p.7) 400 Actividades de control La máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de acuerdo a sus competencias, establecerán políticas y procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de información. (p.8) 13 400-1 Separación de funciones y rotación de labores La máxima autoridad y los directores de cada entidad tendrán cuidado al definir las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotación de las tareas, de manera que exista independencia, separación de funciones incompatibles y reducción del riesgo de errores o acciones irregulares. (p.8) 400-03 Supervisión Los directores de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno. (p.8) 500 Información y comunicación La máxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y comunicar información pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades. (p.8) 501-01 Controles sobre sistemas de información Los sistemas de información contarán con controles adecuados para garantizar confiabilidad, seguridad y una clara administración de los niveles de acceso a la información de datos sensibles. (p.8) 500-02 Canales de comunicación abiertas Se establecerán canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar la información de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institución. (p.8) 14 600 Seguimiento o Monitoreo La máxima autoridad y los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del sistema de control interno. (p.8) 600-01 Seguimiento continuo o periódicas La máxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad, efectuarán un seguimiento constante del ambiente interno y externo que les permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o potenciales que afecten al desarrollo de las actividades institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos. (p.8) 1.3 Auditoria Según (Peña Gutiérrez, 2009) el vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc. Hoy en día, la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa. (p.5) Según (Gonzalez Colcerasa ,2013) afirma que “La auditoria es un proceso sistemático para obtener y evaluar evidencias de una manera objetiva respecto a las afirmaciones concernientes a actos económicos para determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos y, comunicar los resultados a los terceros interesados”. (p. 22) 15 1.3.1 Clasificación de la Auditoria Dentro de la auditoría económica podríamos establecer diversas clasificaciones atendiendo a distintos puntos de vista, obteniendo, de esta manera, la siguiente clasificación: Tabla N.01 Clasificación de la Auditoría Económica a) Según la naturaleza del profesional - Auditoría externa - Auditoría interna - Auditoría gubernamental b) Según la clase de objetivos perseguidos - Auditoría financiera o contable - Auditoría operativa c) Según la amplitud del trabajo y el alcance de los procedimientos aplicados - Auditoría completa o convencional -Auditoría parcial o limitada d) Según su obligatoriedad - Auditoría obligatoria - Auditoría voluntaria e) Según la técnica utilizada - Auditoría por comprobantes - Auditoría por controles Fuente: Peña Gutiérrez, 2009 El autor Peña Gutiérrez, 2009 detalla también conceptos básicos como: 1.3.2 Auditoria Interna Es aquella actividad que lleva a cabo profesionales que ejercen su actividad en el seno de una empresa, normalmente en un departamento, bajo la dependencia de la máxima autoridad de la misma, pudiéndose definir ésta como una función de valoración independiente establecida en el seno de una organización dirigida a examinar y evaluar sus actividades, así como el sistema de control interno, con la finalidad de garantizar su patrimonio. (p.6)” 16 1.3.3 Auditoria Externa o independiente Es un servicio prestado a la propia entidad auditada por profesionales independientes a la misma según los términos contenidos en un contrato de prestación de servicios. (p.6)” 1.4 Auditoria administrativa La auditoría administrativa es indispensable en una empresa para su funcionamiento es por ello que el autor (Fanklin finkowsky, 2013) menciona: “Es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar el valor y lograr una ventaja competitiva”. 1.4.1 Objetivo Constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permita demostrar en qué áreas se requiere de un estudio más profundo, qué acciones se pueden emprender para subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos, cómo imprimir mayor cohesión al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un análisis causa-efecto que concilie de forma congruente los hechos con las ideas. 1.4.2 Indicador A más añade (Fanklin finkowsky, 2013), sobre la importancia del indicador y sus características: Un indicador es una estadística simple o compuesta que refleja algún rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretación. 17 Un indicador permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y preciar cambios. Puede medir el desempeño de un individuo, de un sistema y sus niveles, de una organización, el comportamiento de un contexto, el costo y la calidad de los insumos, la efectividad de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos con relación a necesidades específicas.(p.53) 1.4.2.1 Características Ser relevante o útil para la toma de decisiones Factible de medir Fácil de llevar de una parte a otra Altamente discriminativo Verificable Libre de sesgo estadístico o personal Aceptado por la organización Justificable con relación a su costo-beneficio Fácil de interpretar Utilizable con otros indicadores 1.4.3 Indicadores Financieros También hace referencia sobre los indicadores financieros y su clasificación el autor (Fanklin Finkowsky, 2013): Los indicadores que aquí se incorporan son los que tradicionalmente emplean las organizaciones para apoyar la evaluación cuantitativa de los hallazgos obtenidos durante 18 una auditoría, los cuales sirven para determinar las relaciones y tendencias de los hechos.Está claro que su adecuada utilización se subordina al correcto conocimiento de su significado y alcance. Para poder ubicarlos en función de su campo de aplicación y utilidad, se clasifican en indicadores de: Rentabilidad Liquidez Financiamiento Ventas Producción Abastecimiento Fuerza laboral 1.5 El informe “Al finalizar el examen de la organización, después de seguir el proceso correspondiente, seleccionar los enfoques de análisis organizacional y cuantitativo, y formular el diagnóstico administrativo, es necesario preparar un informe”. (Fanklin finkowsky, 2013) 1.5.1 Tipos de Informe El mismo autor señala lo siguiente: La variedad de alternativas para presentar un informe depende del destino y propósito que se les quiera dar, también del impacto que se busca con su presentación. En función de estos criterios, los informes más representativos son: Informe general Informe ejecutivo Informe de aspectos relevantes. 19 1.5.1.1 Informe general Responsable. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Introducción. Breve descripción de la causa por la causa de que surgió la necesidad de aplicar la auditoría, los mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo, duración de su revisión así como e, propósito y la explicación general de su contenido. Antecedentes. Exposición de la génesis de la organización, es decir, los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de implementar la auditoría. Técnicas empleadas. Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de resultados en función del objetivo. Diagnóstico. Definición de las causas y consecuencias de los estudios, mismas que justifican los cambios o modificaciones posibles. Propuesta. Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados. Estrategia de implantación. Esclarecimiento de los pasos o etapas previstos para instrumentar los resultados. Seguimiento. Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos. Conclusiones y recomendaciones. Concentrado de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para la consecución real de las propuestas. 20 Apéndices o anexos. Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentación del estudio. 1.5.1.2 Informe ejecutivo Responsable. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Periodo de revisión. Tiempo que comprendió el examen. Objetivos. Propósitos que se pretende obtener con la auditoría. Alcance. Profundidad con la que se examinó la organización. Metodología. Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría. Síntesis. Relación de los resultados alcanzados y logros obtenidos con los recursos asignados. Conclusiones. Concentrado de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuación. 1.5.1.3 Informe de aspectos relevantes Documento que se integra adoptando un criterio de selectividad para analizar los aspectos que reflejan obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organización. Mediante este informe se puede analizar y evaluar; Si se finalizó el proceso de aplicación de la auditoría. Si se presentaron observaciones relevantes. Si la auditoría está en proceso, se reprogramó o replanteo. 21 La fundamentación a cada observación Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas. Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas.(ps.54-56). 1.6 Eficacia En el mismo orden de conceptos que se han venido desarrollando sobre control interno, auditoría, indicadores y el informe se insertan eficacia y eficiencia. El autor (Rodriguez Valencia, 2010) define: “Se describe a menudo como hacer lo que es apropiado, es decir, las actividades de trabajo que ayudan a la organización a lograr sus objetivos” (p.18). “Es la medida o grado en el que una organización alcanza sus objetivos.”(p.18). “El grado en que un administrador alcanza sus objetivos.”(p.18) 1.7 Eficiencia “La relación entre insumos y producto, cuyo propósito es minimizar el costo por concepto de recursos.” (p.19) “La cantidad de recursos que se emplean para obtener una unidad de producto.” (p.19) “El grado en el cual los recursos organizacionales contribuyan a la productividad.” (p.20) 22 CAPITULO II 2. MARCO METODOLÓGICO 2.1 Antecedentes La investigación será llevada a cabo en la Provincia de Pastaza, Ciudad de Puyo, Parroquia Puyo; Barrio el Recreo, en la cual se busca establecer un Sistema de control interno y su incidencia en la rentabilidad de la compañía de economía mixta de vivienda alternativa Pastaza-CEMVIVP. La fundamentación estará dada en tipos, técnicas e instrumentos de investigación los que posibilitarán el desarrollo y creación de la propuesta basados en las necesidades de la organización en cuestión. Se llevará a cabo un análisis evaluativo mediante la metodología definida en lo adelante, ya que esta información es relevante para conocer las causas y problemas existentes, para posteriormente establecer correctas y útiles soluciones que generarán las mejoras a nivel empresarial y con ello garantizar el logro de la eficacia mediante la generación de valor en los procesos actuales. La indagación en fuentes bibliográficas permite ampliar y actualizar los conocimientos en el campo de estudio a tratar y para su posterior aplicación al sistema de control interno. 23 2.2 Tipos de investigación 2.2.1 Investigación Exploratoria En este tipo de investigación es necesario tener en cuenta que el investigador debe estar en contacto con la institución y con la realidad del problema, porque así se podrá realizar una observación directa de los departamentos que se encuentran con inconvenientes. 2.2.2 Investigación Descriptiva Este método nos permitirá estudiar el entorno en el que se encuentran los departamentos en los cuales se está suscitando los problemas, ver las características, las conductas, actitudes y motivación de las personas frente al trabajo que se realiza; características que servirán para profundizar el conocimiento objeto del problema, sujeto de la investigación y describirlo tal como se produce en la realidad, en un tiempo y espacio determinado, involucrando a personas, hechos, procesos. 2.3 Técnicas e instrumentos de investigación 2.3.1 Investigación de Campo.- Porque se realizó en el lugar mismo donde ocurre los hechos y en los cuales se pudo recolectar información fidedigna que sirvió para el desarrollo de la presente investigación. 2.3.2 Encuestas.- Se realiza a todo el personal involucrado dentro de la misma Compañía para poder obtener la mejor calidad de la información. 24 2.4 Población Esta investigación está conformada por todos los funcionarios, personal administrativo, operativo y de seguridad de la Compañía de Economía Mixta de Vivienda Alternativa CEMVIV-PASTAZA que asciende a un número de 85 compuesto de la siguiente manera: Tabla N.02 Nomina General de CEMVIVPASTAZA Nº GRUPO POBLACION 1 Junta General de Accionista 5 2 Personal Administrativo 15 3 Personal de Seguridad 4 4 Personal Operativo 61 TOTAL 85 Fuente: Compañía CEMVIVPASTAZA 2.5 La Muestra La presente investigación se los realizará con todoslos integrantes de la población tiene la misma probabilidad de ser parte de la muestra. 2.5.1 Cálculo de la Muestra Para el desarrollo del trabajo de investigación se considera un nivel de confianza del 95%, con un margen de error del 5%, si la población es de 1605 socios, ¿Qué tamaño tendrá la muestra que se va a tomar? Si se tiene la probabilidad de éxito del 50% y la probabilidad de fracaso del 50%. 25 Simbología Z = Nivel de confianza. p = probabilidad de éxito q = probabilidad de fracaso. N = Población. E = Error admisible. n = tamaño de la muestra DATOS N= 85 p = 0,5 q = 1-p 1 – 0,5 = 0,5 Z = 95% = 1.65 E = 5% = 0.05 PQZEN NPQZ n 22 2 )1( 22 2 )65.1)(25.0()05.0)(185( )65.1(*25.0*85 n 68.021.0 85,57 n 89.0 85,57 n 65n Para facilitar la tabulación, análisis y organización de los resultados por preguntas, se coloca cada una de las mismas en páginas independientes a continuación. 26 2.5.2 Análisis e Interpretación de Datos 1.- ¿El Control Interno influye en el cumplimiento de los objetivos de la compañía? Tabla N.03 ALTERNATIVA FRECUENCIA % SI 49 75 NO 16 25 TOTAL 65 100 75% 25% CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA COMPAÑÍA Si No Gráfico Nº 01. Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Marcia Villamarin Interpretación de Datos: De 49 personas que representa el 75 % indican que SI influye el Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la compañía, mientras que 16 personas que representa el 25 % manifiestan NO influir de manera regular. Análisis de datos: Cada funcionario conoce sus derechos, obligaciones y actividades en cada área por ende el control interno influye en el cumplimiento de los objetivos de la compañía. 27 2.- ¿Con qué frecuencia se actualizan los procedimientos de control interno? Tabla N.04 26% 74% Actualización de Procedimientos de Control Interno SIEMPRE NUNCA Gráfico Nº02. Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Marcia Villamarin Interpretación de Datos: De acuerdo a la representación gráfica en el cual se muestra que el 26% de los funcionarios señalan que siempre se actualizan los procedimientos de control interno, mientras que el 74% manifiesta que nunca actualizan dichos procedimientos. Análisis de datos: La mayoría de las personas encuestadas manifiestan que Nunca se actualizan los procedimientos de control interno, el cual deberían realizarlo frecuentemente. ALTERNATIVA FRECUENCIA % SIEMPRE 17 26 NUNCA 48 74 TOTAL 65 100 28 3.- ¿Los resultados de la evaluación de control interno contribuyen a una adecuada toma de decisiones? Tabla N.05 ALTERNATIVA FRECUENCIA % SI 59 91 NO 6 9 TOTAL 65 100 91% 9% LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTRIBUYEN A UNA ADECUADA TOMA DE DECISIONES SI NO Gráfico Nº03. Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Marcia Villamarin Interpretación de Datos: El 91% en efecto los resultados de la evaluación de control interno Si contribuyen a una adecuada toma de decisiones; mientras que el 9% No considera importante los resultados. Análisis de datos: Cabe recalcar que es de suma importancia realizar una evaluación de control interno y así determinar falencias y en base a ello tomar medidas preventivas para la entidad 29 4.- ¿Las funciones asignadas a los empleados, se encuentran definidas de manera formal en la CEMVIVPASTAZA? Tabla N.06 ALTERNATIVA FRECUENCIA % SI 8 12 NO 57 88 TOTAL 65 100 Gráfico Nº 04. Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Marcia Villamarin Interpretación de Datos: El 12% manifiesta que las funciones Si se encuentran bien definidas a cada uno de los empleados pero el 88% es decir mayoría de encuestados afirma que No se encuentran bien definidas las funciones. Análisis de datos: Se puede apreciar que para la mayoría de encuestados afirma que No se aplican correctamente las funciones asignadas a ellos por lo que perjudicaría a la compañía. 12% 88% LAS FUNCIONES SE ENCUENTRAN DEFINIDAS DE MANERA FORMAL EN LA CEMVIVPASTAZA SI NO 30 5.- ¿Conoce si las actividades a realizar se las efectúa previo a una planificación? Tabla N.07 ALTERNATIVA FRECUENCIA % SIEMPRE 12 18 CASI NUNCA 53 82 TOTAL 65 100 Gráfico Nº 05. Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Marcia Villamarin Interpretación de Datos: Las 12 personas que representa el 18% indican siempre, mientras que 53 personas que representa el 82% manifiestan casi nunca las actividades se realizan previo a una planificación. Análisis de datos: La mayoría de las personas indican que en efecto casi nunca las actividades a realizarse se las efectúa previo a una planificación, es decir que es necesaria la determinación de funciones por escrito. 18% 82% LAS ACTIVIDADES A REALIZARS E SE LAS EFECTÚA PREVIO A UNA PLANIFICACIÓN SIEMPRE CASI NUNCA 31 6.- ¿La Compañía de Economía Mixta de Vivienda Alternativa Pastaza-CEMVIVP, tienen definidas los objetivos, misión visión? Tabla N.08 ALTERNATIVA FRECUENCIA % SI 1 2 NO 64 98 TOTAL 65 100 Gráfico Nº06 Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Marcia Villamarin Interpretación de Datos: De 1 persona que representa el 2% opina que SÍ tienen definidas los objetivos, misión visión de la compañía, mientras que 64 personas que representa el 98% dicen que No. Análisis de datos: Dar a conocer en su totalidad los objetivos, misión visión de la Compañía valiéndose de diferentes maneras logrando así un efectivo interés de sus colaboradores. 32 7.- ¿De qué manera contribuye la adecuada toma de decisiones, en la planificación administrativa de la Compañía CEMVIVPASTAZA? Tabla N.09 ALTERNATIVA FRECUENCIA % POSITIVAMENTE 17 26 NEGATIVAMENTE 48 74 TOTAL 65 100 Gráfico Nº 07 Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Marcia Villamarin Interpretación de Datos: El 74% opina negativamente, indican que existe una inadecuada toma de decisiones en la planificación administrativa de la Compañía de Vivienda CEMVIVPASTAZA, frente a un 26% que refleja que positivamente contribuye. Análisis de datos: Se considera importante que la adecuada toma de decisiones mejorare significativamente de forma tal que sea percibida por todos los funcionarios de la compañía, especialmente cuando los cambios involucren procesos compartidos que requieran de acuerdos mutuos y trabajo correlacionado. 33 8.- ¿Existe un organigrama funcional de la Compañía de Economía Mixta de Vivienda Alternativa Pastaza – CEMVIVP? Tabla N.10 ALTERNATIVA FRECUENCIA % SI EXISTE 47 72 NO EXISTE 18 28 TOTAL 65 100 72% 28% EXISTE ORGANIGRAMA FUNCIONAL EN LA COMPAÑÌA SI CONOCE NO SABE Gráfico Nº08 Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Marcia Villamarin Interpretación de Datos: El 72% indican que si existe un organigrama funcional de la Compañía de Vivienda Alternativa Pastaza-CEMVIVP, mientras que el 28% manifiesta No existe. Análisis de datos: La mayoría de las personas encuestadas manifiestan que si existe un organigrama funcional de la Compañía, ya que del conocimiento del mismo cada funcionario dependerá su desempeño. 34 CAPITULO III 3. MARCO PROPOSITIVO Proponer un sistema de control interno para medir la rentabilidad de la Compañía de Economía Mixtade Vivienda Alternativa Pastaza CEMVIVP. 3.1 Introducción El presente capítulo contiene como modelo operativo una evaluación de control interno, y sus respectivos papeles de trabajo para en base a este análisis inicial y en base a los resultados obtenidos de la encuesta, se pueda establecer el diseño de un sistema de control interno para la determinación de la rentabilidad de la Compañía de Economía Mixta de Vivienda Alternativa CEMVIVP. Siendo así, ésta matriz quedará detallada, conteniendo variables de organización que se establecen mediante las referencias teóricas y los sistemas de evaluación de los problemas presentados por la empresa, así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la compañía para su posterior seguimiento. 3.2 Antecedentes Enfocada en las necesidades actuales de la organización de contar con procesos de control interno que generen valor y la mejora continua sea una realidad permanente, se propone la implementación de un sistema de evaluación de control interno para la determinación de la rentabilidad de la Compañía de Economía Mixta de Vivienda Alternativa CEMVIVP. Su propósito está enmarcado en que a través de la aplicación de una evaluación de control interno los procesos mejoren: tiempos de respuesta, índices de satisfacción del cliente, se 35 genere una cultura de ahorro y su impacto alcance mejores niveles de calidad y trabajo en equipo. Al contar con procesos correctamente definidos desde la propuesta, se establecerá la implementación asertiva de controles a través de los indicadores, como es el indicador financiero algo que considero es muy importante. La implementación del sistema se desarrollará de acuerdo al Control Interno mediante el informe COSO. Finalmente para que el sistema se ajuste a las proyecciones de la compañía, se implementará una herramienta que proporcione visualizar el nivel óptimo de la rentabilidad, reflejados en los estados financiero, beneficiando así a la compañía CEMVIVP, se registrarán de la misma manera aspectos como: visión, misión y un organigrama funcional para la compañía. 3.2.1 Visión para la compañía CEMVIVP “Llegar a consolidar como una de las mejores Compañías Mixtas de Vivienda del Ecuador, a través del desarrollo de procesos más eficientes, y promoviendo la reducción de excesos de trámites” 3.2.2 Misión de la compañía CEMVIVP “Brindar un servicio de calidad a los socios de la compañía y al público en general en todas las actividades relevantes a la compra-venta de lotes, minimizando tiempo y recursos a través del mejoramiento continuo” 36 3.2.3 Organigrama funcional para la compañía CEMVIVP Para estructurar los procedimientos de control interno se define una estructura funcional organizativa, que brinde a la compañía la seguridad de que existe independencia entre las distintas unidades de la compañía, establezca responsabilidades y delegación de autoridad para cada actividad. Gráfico N. 09 Organigrama funcional Elaborado por: Marcia Villamarin 37 3.3 El modelo basado en el Informe COSO necesita de sus componentes de evaluación para el fiel cumplimiento de todas las fases a implementarse. Tabla N.11 Fases del Modelo Fase I Ambiente de Control El Ambiente de Control permite una seguridad en el logro de objetivos, dependiendo de los estándares impuestos externamente; el éxito del modelo de control interno dependerá de cómo se realicen las actividades dentro de los controles establecidos por la empresa, en este caso la compañía CEMVIVP. Fase II Evaluación de Riesgo La evaluación de los riesgos es la parte fundamental y la más importante en el análisis de riesgos y va evolucionado primordialmente debido a la necesidad de adoptar decisiones sobre la protección de posibles daños que deriven de una actividad; además los riesgos y sus resultados pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo. Fase III Actividades De Control Las actividades de control comprenden la tercera fase del control interno bajo los lineamientos del informe COSO; en este se describe las acciones adoptadas por el gerente o administradores de la empresa, con el fin de evaluar y monitorear las operaciones en cada departamento dentro de la entidad. El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables expresados en los balances y estados financieros. Fase IV Información y comunicación La Comunicación se logra a través de símbolos y sistemas de mensajes que se producen como parte de la actividad misma o el quehacer diario. Es la puesta en marcha de mensajes con algún valor significativo emitidos por diferentes canales, la mayoría para influir en el comportamiento de los demás y en la empresa y desarrollo de los sistemas más sociales. Fase V Monitoreo y Evaluación La última fase del control interno corresponde al monitoreo y evaluación al proceso, mediante el cual se recolectan y analizan datos para proporcionar información relevante a formuladores de políticas y otras personas para que la utilicen en la planificación y gestión de programas que conllevaran al cumplimiento de los objetivos propuestos por la empresa, así como al fiel cumplimiento de la misión y visión empresarial Elaborado por: Marcia Villamarin 38 COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP” Tabla N.12 Índice de papeles de trabajo NO. ACTIVIDAD P/T ELABORADO POR 1 Cuestionario evaluación de control interno CE Marcia Villamarin 2 Matriz de ponderación MP Marcia Villamarin 3 Matriz de riesgos y controles MR Marcia Villamarin 4 Matriz enfoque de control MEC Marcia Villamarin 5 Hoja de hallazgos HH Marcia Villamarin 6 Informe de control interno IC Marcia Villamarin Elaborado por: Marcia Villamarin Los papeles de trabajo son una herramienta útil mediante la cual la administración logra asegurar, la conducción ordenada y eficiente de los procedimientos a seguir, además debe contar con un grupo humano idóneo para las funciones a cumplir, es decir incentiva al trabajo en equipo para el logro de los objetivos. Por ello que cada actividad realizada es factible aplicarla. 39 Tabla N.13 ACT. 01 CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO PREGUNTAS RESPUESTAS OBSERVACIONES SI NO N/A AMBIENTE DE CONTROL ¿Es la estructura organizacional adecuada para el tamaño de la empresa? X ¿Existe descripciones de funciones, u otras formas de comunicación que informen al personal sobre sus obligaciones? X ¿Existen normas para la contratación de personal? X ¿Es clara la asignación de responsabilidades? X ¿El personal tiene la capacidad y el entrenamiento necesarios para su nivel de responsabilidades? X ¿Se comunica eficazmente el compromiso de la gerencia de la integridad y el comportamiento ético a toda la empresa? X ¿La gerencia muestra interés por la integridad y los valores éticos? X EVALUACIÓN DE RIESGOS ¿Se revisa y actualiza periódicamente los planes estratégicos de la Institución? X ¿Existe comunicación con los nuevos empleados de sus deberes y responsabilidades? X ¿La gerencia considera cuánto riesgo está dispuesto a aceptar? X ¿Creen los empleados que tienen la maquinaria adecuada y necesaria para cumplir con su trabajo? X ¿Se asigna responsabilidad para que la empresa responda apropiadamente las comunicaciones de los clientes, proveedores y partes externas? XCE 1/2 COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP” 40 ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Revisa la empresa sus políticas y procedimientos periódicamente para determinar si continúan siendo apropiados para las actividades de la empresa? X ¿Está la gerencia involucrada en la revisión de las estimaciones contables significativas? X ¿Se siguen las prácticas contables y de cierre consistentemente en fechas interinas durante el año? X INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Es la empresa capaz de preparar informes financieros exactos y oportunos? X ¿Reciben la gerencia suficiente información oportuna que le permita cumplir con sus responsabilidades? X ¿Están definidos los objetivos de la gerencia en términos de presupuestos, ganancias? X ¿Existe satisfacción de los usuarios con el procedimiento de información? X ¿La información de todos los departamentos son confiables? X MONITOREO ¿La gerencia revisa los procesos de control para asegurarse que los controles están siendo aplicados correctamente? X ¿Existen monitoreo de controles? X ¿Responde la gerencia en forma oportuna y apropiada a las observaciones y a las recomendaciones en relación al control interno? X ¿Se comunica cualquier deficiencia detectada en el control interno? X Elaborado por: Marcia Villamarin ANÁLISIS: Se ha determinado que para mejorar la rentabilidad de la compañía en primera instancia al elegir al personal idóneo se debe contar con personal capaz, competitivo que tenga experiencia suficiente para el desarrollo de las actividades a ejecutarse en la organización; mediante evaluaciones periódicas. CE 2/2 COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP” 41 Tabla N.14 ACTV. 02 MATRIZ DE PONDERACIÓN COMPONENTE PONDERACIÓN CALIFICACIÓN AMBIENTE DE CONTROL ¿Existe descripciones de funciones, u otras formas de comunicación que informen al personal sobre sus obligaciones? 10 6 ¿Existen normas para la contratación de personal? 10 7 ¿El personal tiene la capacidad y el entrenamiento necesarios para su nivel de responsabilidades? 10 8 EVALUACIÓN DE RIESGOS ¿Se revisa y actualiza periódicamente los planes estratégicos de la Institución? 10 6 ¿La gerencia considera cuánto riesgo está dispuesto a aceptar? 10 5 ¿Se asigna responsabilidad para que la empresa responda apropiadamente las comunicaciones de los clientes, proveedores y partes externas? 10 6 ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Revisa la empresa sus políticas y procedimientos periódicamente para determinar si continúan siendo apropiados para las actividades de la empresa? 10 6 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Existe satisfacción de los usuarios con el procedimiento de información? 10 6 ¿La información de todos los departamentos son confiables? 10 6 MONITOREO ¿Existen monitoreo de controles? 10 4 Elaborado por: Marcia Villamarin Factores críticos de éxito Evaluación del Riesgo de Control Nivel de Confianza: Calificación Total = 60 = 0.60 = 60% Ponderación Total 100 COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP” 42 Tabla N.15 TABLA DE RIESGO Y CONFIANZA CONFIANZA RANGO RIESGO BAJA 15-50 % ALTO MODERADA 51-75 % MODERADO ALTA 76-99 % BAJO Elaborado por: Marcia Villamarin El 60% es el nivel de confianza por lo tanto es moderado está en el rango de 51-75%, el riesgo igual es moderado. RESULTADO CONFIANZA : MODERADA RIESGO : MODERADO Al aplicar el cuestionario de control interno a la Compañía Mixta de Vivienda “CEMVIVPASTAZA”, se puede apreciar los factores críticos de éxito en los cuales la institución debe poner mayor énfasis para remediar los controles y esto se refleje en la rentabilidad institucional. Se verifica que el nivel de confianza es moderado por lo tanto el riesgo es moderado. 43 DESCRIPCION DE RIESGO RIESGO N° ACTIVIDAD DE CONTROL TIPO DE CONTROL PREVENTIVO Y CORRECTIVO CONTROL EFECTUADO EVALUACIÓN TIPO DE RIESGO MANUAL IT PROBABILIDAD DE OCURRENCIA IMPACTO RO RL RT AMBIENTE DE CONTROL Que los empleados cometan fraude en cualquier operación Institucional X 1 La gerencia debe aplicar la sanción adecuada en el momento que ocurre algún tipo de fraude C X Medio Medio Que el control interno no dé los resultados esperados y no se pueda lograr los objetivos Institucionales X 2 En el momento que se identifica alguna deficiencia tomar acción para tener el rumbo correcto de los control es internos C X Medio Medio Que no se cumpla con todas las responsabilidades de la actividad empresarial X 3 Designar a cada empleado sus responsabilidades por escrito P X Medio Medio Que se contrate al personal inadecuado y no pueda efectuarlas responsabilidades que deba cumplir X 4 Establecer especificaciones para la contratación del personal adecuado en cada área P X Medio Medio EVALUACIÓN DE RIESGOS Que el riesgo continúe sin ser detectado y no se pueda aplicar un correctivo inmediato X 5 Establecer cronograma de evaluación de riesgo para asegurar mayor control P X Medio Medio MRC 1/2 COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP” Tabla N.16 ACTV. 03 MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES 44 ACTIVIDADES DE CONTROL Que no se alcance el rendimiento esperado y no se cumpla con los objetivos de rentabilidad X 6 Analizar los indicadores de rendimiento periódicamente P X Medio Medio Que el rendimiento sea muy bajo en comparación con años anteriores X 7 Tomar acciones necesarias para mantener el rendimiento adecuado P X Medio Medio Que la empresa no pueda cubrir sus obligaciones con terceros X 8 Comunicar a tiempo variaciones en el rendimiento P X Medio Medio Que no se pueda recuperar información importante para el desarrollo Institucional X 9 Respaldar la información periódicamente P X Medio Medio INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Que se tome decisiones a destiempo o inadecuadas X 10 Enviar información oportuna para la correcta toma de decisiones P X Medio Medio Que exista abuso de autoridad por parte de jefes inmediatos X 11 Delimitar claramente las responsabilidades P X Medio Medio Que se pierda clientes por falta de comunicación X 12 Determinar responsable para atender información externa C X Medio Medio MONITOREO Que el control interno no se actualice o no se cumpla X 13 Adoptar recomendaciones en el momento adecuado P X Medio Medio Que no se comunique deficiencias a la gerencia X 14 Comunicación inmediata de las deficiencias en la institución P X Medio Medio Elaborado por: Tlga. Marcia Villamarin Fecha: 2015-07-02 Revisado por: Ing. Mg Renato Paredes Fecha: 2015-07-15 MRC 2/2 COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP” 45 COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP” Tabla N.17 ACTV. 04 MATRIZ ENFOQUE DE CONTROL OBJETO DE CONTROL ACTIVIDADES DE CONTROL PRUEBA AMBIENTE DE CONTROL La filosofía de la institución gira sobre un ambiente de control óptimo y una ética profesional adecuada para mantener la disciplina y un adecuado sistema de control interno para identificar deficiencias y corregirlascon un personal altamente capacitado El dinero recaudado por concepto de Venta de lotes debe registrarse al final del día Realizar un arqueo de caja que verifique el dinero con las facturas emitidas. Al momento de despachar un lote de terreno se debe verificar que todo esté correcto Verificar que los lotes se vendan, se emitirá el respectivo documento Designar a cada empleado sus responsabilidades por escrito Verificar que los empleados cumplen con sus responsabilidades Establecer especificaciones para la contratación del personal Verificar que los clientes mantengan sus papeles en regla EVALUACION DE RESGOS La Evaluación de Riesgos es fundamental en el logro de objetivos de la institución Establecer un cronograma de evaluación de riesgos para tener mayor control Comprobar que se cumpla con el cronograma de evaluación ACTIVIDADES DE CONTROL Eficiencia en las responsabilidades y eficacia en el rendimiento institucional Analizar los indicadores de rendimiento Verificar los indicadores de rendimiento Tomar acciones necesarias Verificar si la gerencia toma acciones adecuadas en todos los aspectos fundamentales de la institución Comunicar a tiempo variaciones en el rendimiento Verificar el rendimiento se debe comunicar de forma inmediata Respaldar la información Verificar sí se respalda la información MEC 1/2 46 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Delimitar claramente las responsabilidades Hacer cumplir al personal de la institución sus responsabilidades MONITOREO Verificar las recomendaciones para corregir deficiencias Establecer acciones para corregir deficiencias Verificar que las deficiencias sean corregidas a tiempo para determinar acciones correctivas Adoptar recomendaciones Verificar que se cumpla con las recomendaciones efectuadas con anterioridad Comunicación inmediata Emplear la comunicación por ser la base primordial para que la compañía consiga sus objetivos Elaborado por: Marcia Villamarin COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP” MEC 2/2 47 Tabla N.18 ACTV. 05 HOJA DE HALLAZGOS PCI CONDICIÓN CRITERIO CAUSA EFECTO RECOMENDACIONES 1 En la institución no se están cumpliendo a cabalidad las disposiciones para mantener un excelente ambiente de control La filosofía de la empresa gira sobre un ambiente de control óptimo y una ética profesional adecuada para mantener la disciplina y un adecuado sistema de control interno para identificar deficiencias y corregirlas con un personal altamente capacitado Inadecuada socialización de responsabilidades a los empleados, falta de capacitación El sistema de control interno tiene deficiencias Capacitar al personal en todas sus responsabilidades 2 No se cumple con el cronograma de evaluación de riesgos en la institución La evaluación de riesgos es fundamental en el logro de objetivos de la institución Falta de planificación para cumplir con el cronograma Descontrol de riesgos en la institución que impiden con el cumplimiento de los objetivos Se debe planificar y evaluar de manera periódica a la Institución 3 No se revisa periódicamente los indicadores clave de rendimiento La actividad de control en la institución mantiene eficiencia en el rendimiento de la misma. No se designa a una persona para que realice la revisión de los indicadores de rendimiento Rendimiento no comprobado con lo planificado Revisar periódicamente los indicadores de rendimiento para saber hacia dónde se dirige la institución 4 No se entrega de manera oportuna los Estados Financieros Información y comunicación oportuna concisa y con gran responsabilidad El departamento de contabilidad no entrega en forma inmediata la información porque los auxiliares no tienen toda la información Toma de decisiones inadecuados Realizar un cronograma de entrega de información financiera. Revisar constantemente el trabajo de los auxiliares Elaborado por: Tlga. Marcia Villamarin Fecha: 2015-08-02 Revisado por: Ing. Mg Renato Paredes Fecha: 2015-08-15 COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA “CEMVIVP” 48 ACTV. 06 INFORME DE CONTROL INTERNO COMPAÑÍA DE ECONOMÍA MIXTA DE VIVIENDA ALTERNATIVA PASTAZA- “CEMVIVP” Informe Ejecutivo Equipo Técnico Responsable: Investigadora: Tlga. Marcia Villamarin Tutor: Ing. Mg. Renato Navas Periodo de revisión. Julio y Agosto del 2015 Objetivo Determinar riesgos relevantes que causen problemas al momento de cumplir con la compañía. Alcance Se obtuvo la información necesaria para cumplir mi investigación y efectué mis exámenes de acuerdo con las normas generalmente aceptadas en el país dichas normas requieren que planifique y ejecute la auditoría de tal forma que se obtenga seguridad razonable en cuanto a si los componentes estén libres de errores. Considero que mi auditoría proporciona una base razonable para fundamentar la investigación. Metodología. Se realizó el uso de la técnica de la encuesta en la compañía para la recolección de datos e información que nos proporciona resultados cuantitativos y cualitativos, y 49 los respectivos papeles de trabajo que a su vez nos permitió captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoría Síntesis Se presentan los resultados obtenidos de la encuesta aplicada en la compañía CEMVIVP en la ciudad de Puyo, una vez aplicada la encuesta que consta de preguntas referentes a control interno y rentabilidad se comenzó a tabular los datos usando una hoja de Excel, resultado de esta tabulación se obtuvieron cuadros estadísticos que muestran las frecuencias absoluta y relativa, además gráficos que facilitan el análisis y la interpretación de cada una de las preguntas. Al realizar la evaluación de control interno en base a los papeles de trabajo se logra obtener resultados que garantiza a la gerencia tomar medidas preventivas, además que la información entre trabajadores y directores no se pierda. Conclusiones En base a las encuestas realizadas se pudo determinar que en la Compañía existe poca comunicación, no existen canales de comunicación que permitan tener la transmisión de un mensaje eficiente con el fin de que las actividades se desarrollen con eficiencia y eficacia satisfaciendo tanto a los clientes internos como externos. No existen políticas definidas en forma clara para el personal de la institución, lo que conlleva a la existencia de varios problemas, como por 50 ejemplo no se las ha definido en forma escrita y mucho menos ha existido socialización con los empleados. Se concluye que en la compañía no existe una adecuada segregación de funciones lo cual dificultad el desempeño de las actividades de cada departamento causando así la disminución de la rentabilidad, limitando también el alcance de las metas y objetivos propuestos por el gerente. Atentamente, Marcia Villamarin Auditora 51 3.3 Indicadores Financieros como Elementos de Control Actividades para el cálculo del análisis financiero Estas razones miden el rendimiento de la compañía en relación con sus ventas, activos o capital. Es importante conocer estas cifras; ya que la compañía necesita producir utilidad para poder existir. Proporcionan orientación importante para dueños, banqueros y asesores, ya que relacionan directamente la capacidad de generar fondos en la operación de corto plazo de
Compartir