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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN INSTITUTO DE POST-GRADO Y EDUCACIÓN CONTINUA PROGRAMA DE MAESTRÍA EN GERENCIA EDUCATIVA GESTIÓN ORGANIZACIONAL DEL JARDÍN Y ESCUELA PARTICULAR MIXTA BILINGÜE LICEO GOLDEN DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL EN EL AÑO 2012. MODELO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL TOMO I TESIS DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGÍSTER EN GERENCIA EDUCATIVA. AUTOR: GUAMÁN AGUIAR STALIN OSWALDO CONSULTORA ACADÉMICA DRA. YEROVI ERAZO JEANNETH MSc. GUAYAQUIL JULIO DE 2012 ii ii CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DE LA CONSULTORA ACADÉMICA Yo, Dra. Yerovi Erazo Jeanneth MSc. En mi calidad de asesora del programa de Maestría en Gerencia Educativa, nombrado por parte del Consejo Directivo de la Facultad de Filosofía, Letras y Ciencias de la Educación de la Universidad de Guayaquil CERTIFICO Que he analizado la Tesis de Investigación de Grado presentada como requisito previo a la aprobación y desarrollo de la investigación y propuesta para optar por el Grado de Magister en Gerencia Educativa, el problema de investigación se refiere: “GESTIÓN ORGANIZACIONAL DEL JARDÍN Y ESCUELA PARTICULAR MIXTA BILINGÜE LICEO GOLDEN DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL EN EL AÑO 2012. MODELO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL” Presentado por el señor: Guamán Aguiar Stalin Oswaldo C.C. # 0914076450 Al constatar que el proyecto elaborado cumple con las disposiciones reglamentarias, acepto dirigir el proceso de elaboración del proyecto. Dra. Yerovi Erazo Jeanneth MSc. Guayaquil, julio de 2012 iii iii DEDICATORIA DEDICATORIA Este trabajo está dedicado a mi esposa LCDA. CPA. PAOLA CORONEL MOLINA quien durante todo este período me brindó su apoyo, comprensión y fortaleza convirtiéndose en el pilar necesario para concluir con éxito mi maestría y a mis hijos GABRIELLA ALEJANDRA y JOSHUA ANDRÉ, quienes tuvieron que sacrificar fines de semana debido a mi ausencia. Adicionalmente, una dedicación muy especial a mi madre la DRA. JUANA AGUIAR CASCANTE, quien confió desde el inicio en mi esfuerzo y dedicación para la obtención de este título. iv iv AGRADECIMIENTO En primer lugar a Dios, nuestro creador, ya que sin su presencia y fortaleza espiritual, no hubiese sido posible alcanzar el objetivo. A las autoridades de la UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN INSTITUTO DE POST-GRADO Y EDUCACIÓN CONTINUA, en especial a la DRA. JANETH YEROVI ERAZO MSC. con su gran dedicación y profesionalismo dirige de forma acertada el INSTITUTO DE POST- GRADO Y EDUCACIÓN CONTINUA, quien además tuve el privilegio de contar como mi consultora de tesis, que más allá de ser mi tutora, se convirtió en una guía y ejemplo para que pueda lograr la culminación de un trabajo profesional a la altura de tan prestigiosa Institución. A cada uno de mis profesores que entregaron todos sus conocimientos y experiencias para obtener una formación de excelencia. A mi familia que me brindó el apoyo y comprensión durante este largo proceso de estudio. Al Dr. GUILLERMO VÁSQUEZ LÓPEZ, MSc. por sus sabios y muy apreciados consejos y la Lcda. ROCÍO RUIZ AMÓN, por su ayuda incondicional en cada una de las jornadas de estudio. Por último al personal administrativo de la UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN INSTITUTO DE POST-GRADO EDUCACIÓN CONTINUA por su esfuerzo y dedicación para que contemos con todos los recursos necesarios durante el proceso de estudios. v v ÍNDICE GENERAL CONTENIDO: Pág. CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DE LA CONSULTORA ACADÉMICA ........ ii AGRADECIMIENTO ........................................................................................... iv ÍNDICE GENERAL ................................................................................... V ÍNDICE DE CUADROS.......................................................................... VIII ÍNDICE DE GRÁFICOS ............................................................................ X RESUMEN ........................................................................................................ xiii INTRODUCCIÓN .......................................................................................1 CAPÍTULO NO. I EL PROBLEMA ............................................................3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................... 3 Ubicación del problema en un contexto .............................................3 Situación conflicto .............................................................................4 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................... 8 Planteamiento del Problema o Formulación ......................................8 Evaluación del Problema ...................................................................8 OBJETIVOS ..................................................................................................... 10 Objetivos Generales ........................................................................10 Objetivos Específicos ......................................................................10 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA ................................................................ 11 CAPÍTULO NO. II MARCO TEÓRICO .....................................................13 ANTECEDENTES DEL ESTUDIO ................................................................... 13 FUNDAMENTACIÓN EPISTEMOLÓGICA...................................................... 13 FUNDAMENTACIÓN FILOSÓFICA................................................................. 15 FUNDAMENTACIÓN PEDAGÓGICA .............................................................. 16 FUNDAMENTACIÓN SOCIOLÓGICA ............................................................. 17 vi vi FUNDAMENTACIÓN PSICOLÓGICA. ............................................................ 19 FUNDAMENTACIÓN ADMINISTRATIVA ........................................................ 20 CARACTERÍSTICAS ........................................................................................ 21 TEORÍA DE LA CONTINGENCIA .................................................................... 22 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ...................................................................... 24 LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN EN LAS INSTITUCIONES. ....................... 25 COMPLEJIDAD ORGANIZACIONAL. ............................................................. 27 LA PLANEACIÓN ............................................................................................. 29 CULTURA E INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL ......................................... 30 LA IDENTIDAD INSTITUCIONAL EDUCATIVA .............................................. 32 Proceso metodológico para la construcción de los perfiles. .............33 MODELO PEDAGÓGICO ................................................................................ 33 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ........................................................................ 34 ADMINISTRACIÓN Y PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ............................... 34 MISIÓN ............................................................................................................. 36 VISIÓN .............................................................................................................. 37 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................... 38 ORGANIGRAMAS ............................................................................................ 38 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO. ............................................................... 41 LA COMUNICACIÓN ....................................................................................... 43 FUNDAMENTACIÓNLEGAL........................................................................... 46 PREGUNTAS A CONTESTARSE ................................................................... 48 VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................ 50 DEFINICIONES CONCEPTUALES ................................................................. 50 CAPITULO NO III METODOLOGÍA ........................................................55 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................... 55 MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN ................................................................ 56 Investigación de campo. ..................................................................56 TIPO DE INVESTIGACIÓN .............................................................................. 57 POBLACIÓN Y MUESTRA. ............................................................................. 59 MUESTRA ........................................................................................................ 60 CALCULO DE LA MUESTRA .......................................................................... 61 vii vii OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES ............................................. 63 TÉCNICAS DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................. 63 LA OBSERVACIÓN .......................................................................................... 65 LA ENCUESTA................................................................................................. 66 PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN .................................................. 67 El problema ...................................................................................................... 67 Marco Teórico ................................................................................................... 68 Metodología ...................................................................................................... 69 CAPÍTULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS......70 DISCUSIÓN DE RESULTADOS ................................................... 101 PREGUNTAS A CONTESTARSE ................................................................. 102 CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................. 106 CONCLUSIONES ........................................................................................... 106 RECOMENDACIONES .................................................................................. 106 BIBLIOGRAFÍA............................................................................................... 108 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................................. 111 REFERENCIAS ELECTRÓNICAS ................................................................ 113 viii viii ÍNDICE DE CUADROS CONTENIDO: Pág. Cuadro No. 1 Causas y consecuencias del problema .................................. 7 Cuadro No. 2 La población ...................................................................... 59 Cuadro No. 3 La muestra ........................................................................ 61 Gráfico No. 5 Muestra .............................................................................. 62 Cuadro No. 4 Operacionalización de las variables ................................... 63 Cuadro #5 Pregunta #1 Relaciones interpersonales de la institución ....... 71 Cuadro #6 Pregunta # 2 Comunicación eficaz en la comunidad educativa ................................................................................................................ 72 Cuadro #7 Pregunta # 3 Los puestos y las funciones del personas ......... 73 Cuadro #8 Pregunta # 4 La evaluación de los miembros de la comunidad ................................................................................................................ 74 Cuadro #9 Pregunta # 5 Mediación de conflicto....................................... 75 Cuadro #10 Pregunta # 6 La responsabilidad de los directivos ................ 76 Cuadro #11 Pregunta # 7 Sistema de información gerencial ................... 77 Cuadro #12 Pregunta # 8 Reingeniería de procesos ............................... 78 Cuadro #13 Pregunta # 9 Implementación de estrategias ....................... 79 Cuadro #14 Pregunta # 10 Adecuada asignación de funciones ............... 80 Cuadro #15 Pregunta # 1 La comunicación asertiva ................................ 81 ix ix Cuadro #16 Pregunta # 2 La aplicación de un sistema organizacional .... 82 Cuadro #17 Pregunta # 3 El perfil del talento humano ............................. 83 Cuadro #18 Pregunta # 5 El talento humano y el ambiente institucional .. 85 Cuadro #19 Pregunta # 6 Rendimiento del talento humano ..................... 86 Cuadro #21 Pregunta # 8 Asignación de puestos según el perfil ............. 88 Cuadro #22 Pregunta # 9 El Clima organizacional de la institución ......... 89 Cuadro #23 Pregunta # 10 El Clima organizacional de la institución ....... 90 Cuadro #24 Pregunta # 11 El desempeño profesional del talento humano ................................................................................................................ 91 Cuadro #25 Pregunta # 12 La motivación y estímulo de la labor docente 92 Cuadro #26 Pregunta # 13 Sistema de Información gerencia y la comunicación eficaz. ............................................................................... 93 Cuadro #27 Pregunta # 14 La mediación de conflictos y el clima de la institución ................................................................................................ 94 Cuadro #28 Pregunta # 15 El liderazgo y la gestión en la institucional .... 95 Cuadro #29 Pregunta # 16 La optimización del clima organizacional. ..... 96 Cuadro #30 Pregunta # 17 La calidad educativa de la institución ............ 97 Cuadro #31 Pregunta # 18 La operacionalización de actividades ............ 98 Cuadro #32 Pregunta # 19 Rendimiento de la calidad educativa ............. 99 Cuadro #33 Pregunta # 20 Las estrategias de integración institucional . 100 x x ÍNDICE DE GRÁFICOS CONTENIDO: Pág. Gráfico No. 2 Proceso de la administración estratégica ...........................35 Gráfico No.1 Pasos del cambio organizacional planeado ........................36 Gráfico No. 2 Ejemplo de organigrama ....................................................39 Gráfico No. 3 El proceso de comunicación ..............................................45 Gráfico No. 5 Población ...........................................................................60 Gráfico No. 5 Muestra ..............................................................................62 Gráfico #6 Pregunta # 1 Relaciones interpersonales de la institución ......71 Gráfico #7 Pregunta # 2 Comunicación eficaz en la comunidad educativa ................................................................................................................72 Gráfico #8 Pregunta # 3 Los puestos y las funciones del personal ..........73 Gráfico #8 Pregunta # 4 La evaluación de los miembros de la comunidad ................................................................................................................74 Gráfico #9 Pregunta # 5 Mediación de conflicto .......................................75 Gráfico #11 Pregunta # 6 La responsabilidad de los directivos ................76 Gráfico #12 Pregunta # 7 Sistema de información gerencial ....................77 Gráfico #13 Pregunta # 8 Reingeniería de procesos................................78 Gráfico #14 Pregunta # 9 Implementación de estrategias ........................79 Gráfica #15 Pregunta # 10 Adecuada asignación de funciones ...............80 xi xi Gráfico #16 Pregunta # 1 La comunicación asertiva ................................81 Gráfico #17 Pregunta # 2 La aplicación de un sistemaorganizacional ....82 Gráfico #18 Pregunta # 3 El perfil del talento humano .............................83 Gráfico #19 Pregunta # 4 La evaluación contribuye al desarrollo de la institución.................................................................................................84 Gráfico # 19 Pregunta # 5 El talento humano y el ambiente institucional .85 Gráfico #20 Pregunta # 6 Rendimiento del talento humano .....................86 Gráfico #21 Pregunta # 7 La comunicación eficaz de la comunidad educativa .................................................................................................87 Gráfico #22 Pregunta # 8 Asignación de puestos según el perfil .............88 Gráfico #23 Pregunta # 9 El Clima organizacional de la institución ..........89 Gráfico #24 Pregunta # 10 El Clima organizacional de la institución ........90 Gráfico #25 Pregunta # 11 El desempeño profesional del talento humano ................................................................................................................91 Gráfico #26 Pregunta # 12 La motivación y estímulo de la labor docente 92 Gráfico #27 Pregunta # 13 Sistema de Información gerencia y la comunicación eficaz. ...............................................................................93 Gráfico #28 Pregunta # 14 La mediación de conflictos y el clima de la institución ................................................................................................94 Gráfico #29 Pregunta # 15 El liderazgo y la gestión en la institucional ....95 Gráfico #30 Pregunta # 16 El liderazgo y la gestión en la institucional ....96 xii xii Gráfico #31 Pregunta # 17 La calidad educativa de la institución ............97 Gráfico #31 Pregunta # 18 La operacionalización de actividades ............98 Gráfico #33 Pregunta # 19 Rendimiento de la calidad educativa .............99 Gráfico #34 Pregunta # 20 Las estrategias de integración institucional . 100 xiii xiii UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN INSTITUTO DE POST-GRADO Y EDUCACIÓN CONTINUA MAESTRÍA EN GERENCIA EDUCATIVA GESTIÓN ORGANIZACIONAL DEL JARDÍN Y ESCUELA PARTICULAR MIXTA BILINGÜE LICEO GOLDEN DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL EN EL AÑO 2012 MODELO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL. AUTOR: GUAMÁN AGUIAR STALIN OSWALDO CONSULTORA ACADÉMICA: Dra. Yerovi Erazo Jeanneth MSc. FECHA: Agosto 2012 RESUMEN En el presente proyecto se enfoca la importancia que tiene una gestión de buena calidad, mediante la cual se considera que una de las metas de la administración es acumular una base de conocimiento que sirva para que todos los integrantes de la institución disfruten lo que hacen y de esta manera brinden un servicio de calidad y calidez. Es importante respetar las diferentes culturas y comportamiento del talento humano, la buena gestión consigue que todas converjan en un mismo vértice para desarrollar una cultura organizacional, que juntos como equipo sólido se enrumben al logro de los objetivos que tiene la institución. El entorno dinámico y cambiante hace que la innovación y el cambio sean tan importantes, es necesario que los directivos practiquen un liderazgo democrático justo y equitativo para desarrollar una gestión organizacional que contribuya alcanzar el éxito institucional. La comunicación efectiva permite a los directivos tomar los correctivos y brindar las orientaciones oportunas, la buena comunicación desarrolla la comprensión, transmisión e intercambio de información entre personas, a través de ella se cumple funciones importantes como la planeación, organización, dirección y control. Es imperioso identificar las barreras que se presentan en la comunicación porque ellas entorpecen la buena marcha de la organización. Al aplicar un modelo de información gerencial en el Jardín Escuela Liceo Golden de la ciudad de Guayaquil, permitirá supervisar el desempeño de la institución, organizar y controlar las actividades, se logrará comparar y tomar medidas que forman parte del proceso de control, se logra identificar lo que sucede en cada una de las áreas, la comunicación permite desarrollar estándares de calidad que le ayuda a ejecutar cursos de acción adecuados para alcanzar los objetivos que la institución y brindar un servicio de calidad a beneficio de los niños que se educan en la institución.. MODELO DE INFORMACIÓN GERENCIAL ORGANIZACIÓN GESTIÓN xiv xiv UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN INSTITUTO DE POST-GRADO Y EDUCACIÓN CONTINUA MAESTRÍA EN GERENCIA EDUCATIVA ORGANIZATIONAL MANAGEMENT PRIVATE GARDEN AND MIXED BILINGUAL SCHOOL GOLDEN LICEO GUAYAQUIL CITY IN 2012 MODEL MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM. AUTHOR: GUAMÁN AGUIAR STALIN OSWALDO CONSULTANT ACADEMIC: DRA. YEROVI ERAZO JEANNETH MSC. FECHA: JULIO 2012 ABSTRACT In this project focuses the importance of quality management, in which it is considered that one of the goals of management is to build a knowledge base that is available for all members of the institution and enjoy what they do thus provide a quality service and warmth. It is important to respect different cultures and behavior of human talent, good governance ensures that all converge in one vertex to develop an organizational culture that together as solid team routed to achieving the objectives of the institution. The dynamic and changing environment makes innovation and change are so important, managers need to practice a fair and equitable democratic leadership to develop an organizational management that helps institutional success. Effective communication enables managers to take corrective and provide appropriate guidance, good communication develops understanding, transmission and exchange of information between people, through it is fulfilled important functions such as planning, organizing, directing and controlling. It is imperative to identify the barriers that arise in communication because they hinder the smooth running of the organization. By applying a management information model in Golden Lyceum School Garden city of Guayaquil, will monitor the performance of the institution, organize and control activities will be achieved compare and take steps that are part of the monitoring process, is able to identify what happens in each of the areas, communication can develop standards that helps you execute appropriate courses of action to achieve the goals that the institution and provide a quality service for the benefit of children who are educated in the institution. MANAGEMENT ORGANIZATION MANAGEMENT INFORMATION GENERAL 1 INTRODUCCIÓN Se aborda a través de la presente investigación una problemática que involucra a la correcta toma de decisiones por parte de quienes administran la Gestión Organizacional de las instituciones. La información organizacional es necesaria para las instituciones siempre que esté asentada en una base confiable, oportuna y que refleje de manera idónea el estado de las actividades, mediante ésta se puede ofrecer productos y servicios nuevos, reformar empleos y flujos de trabajos dentro de la organización y fundamentalmente cambiar profundamente la manera de conducir y encaminar las Instituciones. Los principales objetivos de esta investigación son analizar el manejo de la información de gestión organizacional del Jardín y Escuela Particular Mixta Bilingüe “LICEO GOLDEN” para identificar los factores que inciden en la Gestión y diseñar un modelo de Sistema de Información Gerencial para mejorar el manejo de la información de la Gestión Organizacional. El presente proyecto esta constituido en 2 tomos, los cuales se dividen de la siguiente manera: En el Tomo I se describen 5 capítulos que están compuestos de la siguiente manera: 2 El Capítulo No. I con el planteamientodel problema, que consiste en la ubicación del problema, causas y efectos, la formulación de las interrogantes de la investigación, los objetivos generales y específicos, la justificación del porqué de este trabajo y la definición conceptual y operacional de las variables, consideradas en esta investigación. En el Capítulo No. II, se detalla todas las fundamentaciones, las teorías que avalan la investigación y un esquema del marco teórico. En el Capítulo III define y muestra el diseño, modalidad, tipos de la investigación, población y muestra, operacionalización de variable, instrumentos, procedimientos, recolección de la investigación y los criterios para elaborar la propuesta dados a través de la Metodología. Capítulo IV se analizarán e interpretarán los resultados, se observará los cuadros, gráficos, análisis de cada una de las preguntas de las encuestas, discusión de resultados, respuesta a las preguntas de la investigación. En el Capítulo V se presentarán las conclusiones y recomendaciones del proyecto. En el tomo II se encuentra detallada la Propuesta donde se da la solución al problema planteado de la investigación. 3 CAPÍTULO I EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Ubicación del problema en un contexto La gestión administrativa demanda un trabajo equitativo, justo y objetivo, más aún en el área educativa. Se ha escrito varios textos acerca de la gestión educativa y de la importancia que tiene la comunicación para alcanzar óptimos resultados que redunde a beneficio de todos los integrantes de la institución. El sistema educativo ecuatoriano se encuentra inmerso en un proceso de evaluación donde se exige un trabajo de buena calidad en todos los estamentos que conforman las instituciones. Una buena gestión organizacional permite alcanzar la misión y objetivos de las instituciones, debe contar con el conocimiento técnico y la capacidad de respuesta de todos los integrantes, es necesaria que la estructura organizacional posibilite el logro de los objetivos. La forma como está estructurada la organización de las instituciones demanda la atención al ciudadano como un ente que requiere de un buen servicio y de ahí la necesidad de conocer sus requerimiento. Las organizaciones deben superar la funciones y generar un modelo sistémico que interrelacione todos los esfuerzos que se realizan en ellas y que conducen a la consecución de sus objetivos 4 La gestión organizacional en palabras simples, se puede decir que es la forma de hacer las cosas donde juega un papel importante los valores y normas que respaldan los comportamientos en el que se desarrolla la convivencia del grupo. El manejo de la información de gestión organizacional requiere del cumplimiento en la entrega de información verídica y confiable por parte de las diferentes áreas funcionales de la Institución, información que debe ser elaborada de acuerdo a normas y políticas contables, operativas, de control interno, etc., situación que por distintas razones no se ha realizado, lo que origina problemas en el correcto manejo de la información y en la toma oportuna de correctivos. Situación conflicto En la gestión de la organización administrativa que se desarrolla en el Jardín y Escuela Particular Mixta Bilingüe “Liceo Golden” de la ciudad de Guayaquil, institución que se encuentra ubicada en Oriente y Gallegos Lara en la Parroquia Letamendi de la Provincia del Guayas. Ha presentado complicaciones que demanda una reestructuración organizacional, la misma que está conformada por las autoridades principales como los son el Director General y demás directores tales como la Directora Académica, Directora Financiera y Directora Administrativa; el personal administrativo conformado por la Secretaria, Colectora, Asistente contable y mensajero y el personal docente. El problema en el manejo de la información se ha podido evidenciar mediante ciertos indicadores y aspectos identificados en la gestión organizacional, el escaso control ejecutado ha permitido observar un alto índice de indisciplina en el cumplimiento de las obligaciones de los representantes legales. Es necesario tomar correctivos que contribuyan a 5 garantizar el fortalecimiento de una cultura de responsabilidad económica y académica en las familias que participan en el proceso educativo de la institución. La gestión organizacional va a permitir cumplir el objetivo de alcanzar un nivel académico de prestigio y de proteger la institución de posibles deudas incobrables, porque va a generar la comprobación sistemática de los límites de riesgo de cada estudiante activo, es fundamental fortalecer el control de los créditos económicos y tener actualizada la base de datos de información de los representantes legales de la institución, además la buena gestión organizacional va a permitir optimizar los recursos en todas las áreas, Muchas Instituciones son cuidadosas en la realización de controles que se debe establecer en las instituciones, es importante comprobar que toda la información esté actualizada, se hace necesario revisar, evaluar y actualizar aspectos relacionados tendientes a un control efectivo del accionar de todo el talento humano que pertenece a la institución. Uno de los elementos básicos de las instituciones es el sistema contables que permite conocer la forma y el estado en que se encuentra la institución. En la medida que estos registros sean realizados de forma manual o con el uso únicamente de sistemas de oficina como Excel, se corre el riesgo de que dichos registros no sean verídicos ya que es susceptible al error humano. Es necesario sistematizar y tecnificar la información, para proporcionarla con mayor rapidez que uno manual, porque la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho 6 tiempo cuando se hacen en forma manual; Se puede manejar un volumen de operaciones mayor; que permita reducir el número de errores, porque la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que el ser humano; el uso de esta asegura cada movimiento contable con exactitud, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa y pasar una cantidad equivocada. Para la correcta toma de decisiones es necesario contar con la información suficiente. Dentro del proceso de toma de decisiones que garantice una correcta administración es necesario contar con información de cada una de las áreas funcionales y niveles de la Institución como lo son el nivel operativo, nivel administrativo, nivel del conocimiento y nivel estratégico. El poder identificar los problemas, permite generar posibles alternativas de solución, elegir y poner en práctica la solución son etapas que se deben considerar para la correcta toma de decisiones y que desembocarán en la calidad administrativa. No se puede negar la importancia y necesidad de planificar para guiar en una forma activa, democrática y optimizada la marcha de cualquier actividad y muy especialmente cuando se refiere a la educación que es una de las tareas más importantes en el desarrollo del ser humano, está orientada hacia un fin, el mismo que será orientado para dotarle de racionalidad; para economizar tiempo, recursos y esfuerzos, que finalmente permita facilitar el logro de los objetivos planteados. 7 Cuadro No. 1 Causas y consecuencias del problema CAUSAS CONSECUENCIAS Falta de un registro tecnológico de procesos académico, administrativo y financiero Retraso en la entrega de Estados Financieros Falta de aplicación de estrategias didácticas innovadoras Registro manual de información Procesos lentos y sujetos a errores No hay seguimiento de datos informático Incumplimiento en los pagos de pensiones Malestar en la comunidad educativa por falta de informesoportunos Incumplimiento de actividades académicas del plantel Poco interés del estudiante en el aprendizaje Deserción Escolar Elaborado por: Guamán Aguiar Stalin Oswaldo 8 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA CAMPO: Educación inicial y educación básica ÁREA: Gestión Organizacional ASPECTO: Administrativo Organizacional TEMA: Gestión Organizacional del Jardín y Escuela Particular Mixta Bilingüe “Liceo Golden” de la Ciudad de Guayaquil en el año 2012. Modelo de un Sistema de Información Gerencial Planteamiento del Problema o Formulación ¿En qué medida incidirá el modelo de un Sistema de Información Gerencial en la Gestión organizacional del Jardín y Escuela particular Mixta Bilingüe Liceo Golden año 2012? Evaluación del Problema A continuación se describen los aspectos con que se evaluará el problema: Delimitado.- El proyecto se desarrollará en los ámbitos de investigación en el Jardín Escuela Particular Mixta Bilingüe Liceo Golden en el año 2012, con una población distribuida en Autoridades, Personal administrativo, docentes y Padres de familia 9 Claro.- En el proyecto que se ha elaborado se toma en cuenta una forma fácil de interpretación, lectura y análisis evidenciando los puntos clave de manera clara y concisa. Concreto.- La elaboración del proyecto se encuentra enfocada en acciones concretas que brinda una interpretación directa en los puntos de forma precisa y adecuada. Relevante.- La creación del modelo de un sistema de información gerencial permitirá brindar información que ayudará a la correcta gestión administrativa lo que optimizará los recursos desarrollando procesos claros y confiables. Factible.- Los propietarios y directivos poseen experiencia en el desarrollo de procesos e implementación de sistemas de información lo que facilita el desarrollo de un modelo Evidente.- El proyecto se desarrolla en el Jardín y escuela Liceo Golden lo que permite evidenciar el proceso del mismo. 10 OBJETIVOS Objetivos Generales Analizar el manejo de la información de gestión organizacional del Jardín y Escuela Particular Mixta Bilingüe LICEO GOLDEN para identificar los factores que inciden en la Gestión Diseñar un modelo de Sistema de Información Gerencial para mejorar el manejo de la información de Gestión Organizacional Objetivos Específicos Determinar los procesos organizacionales de la institución que generan información de Gestión organizacional Identificar las necesidades de información de la Institución Evaluar las características de los Sistemas vigentes así como el talento humano, recursos financieros Identificar políticas y procedimientos actuales de generación de reportes en cada nivel de la organización Determinar la factibilidad tecnológica, capacidad de personal y recursos financieros Evaluar las alternativas de desarrollo del SIG (Sistema de Información Gerencial) Interno o Externo Diseñar técnicas financieras y administrativas del modelo 11 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA El Jardín y Escuela Particular Mixta Bilingüe Liceo Golden de la ciudad de Guayaquil, institución que se encuentra ubicada en Oriente y Gallegos Lara en la Parroquia Letamendi de la Provincia del Guayas. La investigación se basa en que toda organización debe proveer información confiable y que brinde el apoyo necesario para promover la toma de decisiones por parte de los directivos y profesionales de los negocios La investigación podría generar como resultados la necesidad de rediseñar los sistemas operacionales y administrativos en cuanto a procesos y políticas organizacionales, se plantea como posible solución el desarrollo de un Modelo de un Sistema de Información Gerencial para la Unidad Educativa Liceo Golden de la ciudad de Guayaquil. La aplicación de la gestión organizacional permite fortalecer y optimizar los recursos, fomenta la reflexión crítica constructiva acerca de los procesos de gestión que se desarrollan en la institución, mediante la cual se obtienen las respuestas a las demandas actuales a través del diseño, organización e implementación de propuestas que permita identificar pautas y elementos de capacitación, asesoramiento, asistencia técnica y otros servicios para que de manera conjunta se alcance los objetivos de la institución La importancia de la gestión organizacional, es crear una cultura del reconocimiento, de identificación de las debilidades y de las fortalezas contribuye a entender el contexto socioeconómico de la sociedad local y nacional en la que se encuentra la institución, la cultura organizacional permite evitar conflictos, optimizar recursos y tomar correctivos oportunos. 12 Quienes se beneficiarán del proyecto son los miembros del Jardín Escuela “Liceo Golden”, todo cambio que se genere producirá resultados que redundarán directamente en los niños que se educan en la institución. Se pretende con este proyecto contribuir a mejorar el sistema organizacional no solo en el Jardín Escuela Liceo Golden si no en las instituciones educativas del sector, porque solo un buen manejo en la gestión de organizaciones en las instituciones educativas permitirá alcanzar una educación de calidad y calidez para el país. 13 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO ANTECEDENTES DEL ESTUDIO Una vez revisado los archivos bibliográficos y de más fuentes de investigación acerca del tema gestión organizacional y modelo de un sistema de información gerencial, se establece que no existe un trabajo elaborado con este tema, existes trabajos publicados a través de los medios electrónicos relacionados con el tema; pero no apegado a la realidad que es motivo de este estudio. Las instituciones educativas necesitan basar sus decisiones en información real y que se obtenga de manera oportuna, tanto directivos, administradores y docentes deben tener a la mano información necesaria para identificar problemas, generar posibles soluciones, elegir entre las diferentes alternativas de solución y poner en práctica aquella que sea viable. Un sistema de información es una solución organizacional y administrativa, basada en la tecnología actual. FUNDAMENTACIÓN EPISTEMOLÓGICA Los seres humanos se han enfrentado siempre al reto, teórico y práctico a la vez, de aumentar los conocimientos y de transformar la realidad circundante y así acumular saberes sobre el entorno en el que se 14 vive, este conjunto de conocimientos que las personas tienen sobre el mundo, así como la actividad humana destinada a conseguirlos, es lo que se denomina ciencia. Únicamente a los saberes que se han obtenido mediante una metodología. Para el compilador MSc. Oswaldo Pacheco Gil (2011) Aristóteles expresa: “la Ciencia debe conseguir estructurar sistemáticamente los conocimientos en función de unos principios generales que sirven de explicación y poseen a aquéllos, dando una coherencia general y claridad inexistente anteriormente” (pág. 166). La ciencia es un concepto creado por los filósofos para definir su propio conocimiento frente al mito, la epistemología es una ciencia universal, ya que alcanza por ser última y radical todas las áreas de la realidad; el resto de las ciencias son particulares, estudian en áreas concreta de lo existente. Dentro de la filosofía encuentra el pragmatismo, en él no existe el conocer por conocer. Si algo no tiene un fin o uso determinado no hay razón para que tal cosa exista; el pragmatismo rechaza la existencia de verdades absolutas, las ideas son provisionales y están sujetas al cambio a la luz de la investigación futura, ya que se basa en la utilidad que presta. El conocimiento no crece de forma natural e inexorable. Crece por las investigaciones de los estudiosos que pueden ser empíricos, teóricos, prácticos y es por tanto una función de los tipos de preguntas formuladas,problemas planteados y cuestiones estructuradas por aquellos que investigan. 15 FUNDAMENTACIÓN FILOSÓFICA. El concepto de filosofía se ha modificado a través de la historia. La filosofía al igual que todas las creaciones del ser humano es histórica. No puede comprenderse a la filosofía si no se relaciona con el ser humano y las situaciones concretas en que está se dan. La sola idea de alguien que haga la declaración de que no hay una verdad absoluta es totalmente lógica. Aun así, en la actualidad, mucha gente sigue este relativismo cultural que en su esencia niega cualquier tipo de verdad absoluta. Para el compilador MSc. Oswaldo Pacheco Gil (2011) Aristóteles expresa que la Filosofía: “es una ciencia que se ocupa de las causas y de los principios de las cosas. En este sentido, la Filosofía para Aristóteles es una ciencia o conocimiento verdadero de lo universal y no de las cosas meramente particulares. Con los escépticos, los epicúreos, los estoicos y cínicos, la Filosofía cambia de dirección” (pág. 13). La filosofía, se ocupa de principios y causas que por ser último alcanza a todos los ámbitos de la realidad. El resto de la ciencia por el contrario son particularidades, ya que su estudio se limita a un ámbito mìnimo de la realidad, sea el campo de los números, seres físicos u otros. El materialismo dialéctico, como sistema filosófico, es opuesto a la filosofía idealista, la misma que concibe al alma y el espíritu como el principio de la realidad. Para el materialismo dialéctico las ideas tienen un origen físico, primero es la materia y la conciencia es lo que se deriva de ella. Por esta razón se puede indicar que el materialismo dialéctico se 16 apoya en los datos, resultados y avances de las ciencias y su esencia se mantiene en correspondencia y vigencia como es el pensamiento racional Filosofar es una actividad sin supuestos. La mirada religiosa mira el mundo porque en él cree ver a Dios o la manifestación de a cualquier otro poder distinto del humano. La mirada científica está mucho más hipotecada todavía que la religiosa, porque añade a lo supuestos necesarios acerca de un objeto, los referidos a sus instrumentos. Frente a estas miradas, se halla la del filósofo, que sólo dispone de un ojo: el de la razón y la facultad de ver: pensar. FUNDAMENTACIÓN PEDAGÓGICA Reflexionar sobre las teorías del Aprendizaje y los Modelos Pedagógicos, significan no solamente expresar lo que no se sabe, sino además saber lo que no se quiere para la educación; durante mucho tiempo se ha adoptado saberes de quienes creen saber y no han hecho sino más que repetir errores ajenos. La pedagogía es el conjunto de conocimientos que están orientados hacia la enseñanza de jóvenes y niños, que los lleva a desarrollar la capacidad de expresar y percibir, comprender, sentir y disfrutar el conocimiento, los ideales y sentimientos que se manifiestan por medio de diferentes artes en sus diversas formas. PEDAGOGÍA CONSTRUCTIVISTA.- El constructivismo en general y la teoría de Piaget en particular, consideran al sujeto como un ser activo en el proceso de su desarrollo cognitivo. Más que la conducta, al constructivismo le interesa como el ser humano procesa la información, 17 de qué manera los datos obtenidos a través de la percepción, se organizan de acuerdo a las construcciones mentales que el individuo ya posee como resultado de su interacción con las cosas. Carrión Fabián ( 2004), expresa que:“El término constructivista, explica precisamente que bajo la relación aislada entre el sujeto y el objetivo el niño o el adulto construye activamente nociones y conceptos, en correspondiente con la experiencia netamente individual que va teniendo con la realidad material. Estos conceptos y nociones elaborados individualmente, cambian con el transcurso de las experiencias y condicional las maneras de percibir y comprender la realidad” (pág. 60). En el constructivismo se desarrollan procesos de interaprendizaje donde par aprender se construye esquemas mentales, dirigidos a la comprensión del entorno, son siempre consientes pues requieren actividad del sujeto, estos aprendizajes son generalmente más duraderos, porque son significativos, frutos de la reflexión, los pedagogos más importantes en este modelo se puede mencionar a Piaget, Vygostski y Ausubel. FUNDAMENTACIÓN SOCIOLÓGICA La sociología fundamenta la idea de que los seres humanos no actúan de acuerdo a los propias decisiones y convicciones individuales, sino bajo influencias culturales, sociales e históricas, además influye en ella los deseos y expectativas de la comunidad o el medio en el que viven, Se puede determinar que el concepto básico de sociología es la interacción 18 social como punto de partida para cualquiera relación en una sociedad, si se especifica más la definición se puede indicar que la sociología se encarga del estudio de los detalles de las interacciones de la vida cotidiana, recibe el nombre de microsociología, mientras que la encargada de los patrones de relación entre sectores sociales más amplios como el Estado, la economía e incluso las relaciones internacionales, recibe el nombre de macrosociología. Se puede concretar que la Sociología es la ciencia que estudia el desarrollo, la estructura y la función de la sociedad. Otras disciplinas de las ciencias sociales son la economía, las ciencias políticas, la antropología y la psicología, las que también estudian temas que pertenecen al ámbito de la sociología. Los sociólogos analizan las formas en que las estructuras sociales, las instituciones es decir las clases de, familia, comunidad y poder, incluir también los problemas de índole social como los delitos que también son factores de la sociedad. Vale la pena citar lo que indica Ochoa Mesina Gabriel Sociología (2007), haciendo mención en el texto a Compte: “en su positivismo afirmaba que solo las ciencias empíricas son la adecuada fuente del conocimiento, que no es accesible para el hombre el conocimiento de la esencia de las cosas, pues únicamente logra a través de la experiencia la descripción de los fenómenos y las relaciones entre estos”. (pág. 28) La sociología, permite a las personas pasar de las explicaciones sensoriales inmediatas propias de la vida cotidiana a cuestionamientos más profundos sobre varios fenómenos sociales al ser la ciencia dedicada al estudio de las relaciones sociales del ser humano y siendo ésta de 19 carácter heterogéneo, ha producido diversos y en ocasiones opuestas corrientes dentro de su mismo quehacer; tal situación ha enriquecido, mediante la confrontación de conocimientos, el cuerpo teórico de esta disciplina. FUNDAMENTACIÓN PSICOLÓGICA. En la actualidad el hombre y la mujer le da mucha importancia el tener acceso a la tecnología y a la parte científica, en ciertos casos se olvida de las ciencias humanas que es la que permite encontrar soluciones y afrontar con fortaleza los problemas que se encuentra en el diario vivir, la psicología es un punto de equilibrio para mejorar la convivencia en la sociedad cambiante en la actualidad. Varios estudiosos de la psicología han manifestado que no es una ciencia, por cuanto su objetivo de estudio no es susceptible de ser investigado por medio de un método experimental y por eso no cumple con una de las principales condiciones de cualquier ciencia. Y esto hace que el hombre no valore la importancia que tiene en la sociedad y en la vida diaria, este enfoque se centra principalmente en el desarrollo integral de la personalidad. Vigotski ha realizado aportes muy importantes en las ciencias de la educación, manifiesta que es un enfoque epistemológico, por que promueve y se ratifica que el desarrollo individual de todos los miembros de una sociedad se fortalece a través de su inserción social como sujetosde la historia. 20 En relación a la importancia de la historia en el ser humano Abraham Maslow (2008), expresa: "Hemos llegado al punto de la historia biológica donde somos ya responsables de nuestra propia evolución. Nos hemos convertido en autoevolucionadores. La evolución significa seleccionar y por tanto, escoger y decidir y eso significa valorar." (Pág.45) Es importante recalcar, que el ser humano razona, piensa, reflexiona y reacciona en atención a los cambios en los que ha generado los años vividos, sus experiencias, el medio influye en su madurez y en el entorno familiar, social y en el comportamiento de las personas que le rodean. FUNDAMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Para tratar el tema de la administración, es necesario encontrar una definición de organización, Idalberto Chiavenato (1996), define a la organización como “una de las más complejas y notables instituciones sociales que el hombre ha construido. Las organizaciones de hoy difieren de las de antaño y posiblemente, mañana y en el futuro lejano presentarán diferencias muchos mayores. Debido a que la principal característica de las organizaciones es la diversidad” (pág. 7) Las organizaciones tienen a crecer a medida que prosperan, esto se refleja en el aumento de personal. Para poder administrar esa cantidad de personas, se incrementa el número de niveles jerárquicos y entonces ocurre un distanciamiento gradual entre las personas, porque cada uno de 21 ellos requiere satisfacer sus objetivos individuales y la cúpula de la organización, con sus propios objetivos, lo cual casi siempre lleva a un enfrentamiento entre los objetivos de los miembros y los de la dirección, por lo tanto se pude decir que el crecimiento de las organizaciones conduce hacia la complejidad, lo cual requiere de una buena administración. Se puede definir a la administración como una actividad que se desarrolla en cualquier grupo social. También se pude indicar que la administración es el esfuerzo coordinado de un grupo de personas para alcanzar un objetivo con eficiencia y poco esfuerzo. Si se estudia las definiciones de varios autores existe una coincidencia que el concepto de administración esta integrado con otros elementos como objetivo, eficiencia y eficacia, además la administración es la encargada de coordinar recursos y la productividad, en conclusión se podría definir que la administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social. CARACTERÍSTICAS Se podría mencionar que la administración como cualquier otra disciplina tiene características que la diferencian de otras como: universalidad, valor instrumental, unidad temporal, amplitud de ejercicio, especificidad, interdisciplinariedad, flexibilidad y principios Existen principios universales que vale la pena recalcar como la división de trabajo, autoridad y responsabilidad, disciplina, unidad de mando, unidad de dirección, subordinación, remuneración del personal, 22 centralización, jerarquía o cadena escalar, orden, equidad, estabilidad, iniciativa, espíritu de equipo. Los administradores son planificadores, organizadores líderes y controladores de la organización. Todo administrador tiene bajo su responsabilidad una gama muy amplia de funciones para llevar adelante la organización y cumplir con los objetivos establecidos, los administradores cumplen tres roles interpersonales como figura directiva, como líder y como enlace. Cada institución tiene su propia organización, en función de sus objetivos, a su tamaño, la coyuntura que atraviesa y a la naturaleza de los productos que ofrece o de los servicios que presta. Ninguna de las instituciones a pesar de desempeñarse en la misma rama o área son iguales cada institución poseen una organización propia, especifica e individual. Los tipos de organización que cada administrador escoge de acuerdo a la realidad, a la organización y a la gestión de la institución y puede ser: organización lineal, funcional, lineal-staff. TEORÍA DE LA CONTINGENCIA Con el pasar de los años, las instituciones han sufrido cambios, se han visto obligadas a realizar varios modificaciones para superar los diferentes problemas que les ha tocado enfrentar, se han observado varios conceptos y teorías que ha permitido superar los retos que los ha involucrados la evolución de esta sociedad competitiva. 23 Milton Mora (2010), expresa que “la definición de contingencia encierra tres elementos principales, los cuales son importantes de enumerar 1) un estado previo del medio ambiente o punto inicial del proceso, 2) un comportamiento y 3) una consecuencia” (pág. 22). Los administradores, han usado y en la actualidad el enfoque de contingencia en una forma intuitiva e implícita, sin mucho conocimiento de las teorías de organización y toma de decisiones, ellos han dirigido las organizaciones. El enfoque contingencial reconoce la complejidad que rodea la dirección de organizaciones modernas y está consciente que las instituciones forman parte del proceso evolutivo científico, por esta razón propone respuestas a los problemas organizaciones con una relación funcional SI – ENTONCES, que quiere decir si esto no funciona, aquí está la opción para superar este problema. Según Robbins Stephen (2005), manifiesta que: “El método de la contingencia o situacional es de sentido común, porque las organizaciones y aún las unidades de las mismas organizaciones varían de tamaño, metas, trabajo, etc. Nos sorprenderíamos de encontrar reglas universales de administración que funcionarán en cualquier situación. Pero, desde luego una cosa es decir que el método de administración depende de la situación y otra cosa es saber cuales variables afectan la situación” (pág. 36). La administración no puede basarse en principios simples que se apliquen en todas las situaciones. Según el contexto y sus cambios, los directivos tienen que adoptar diversos métodos y técnicas, porque las 24 instituciones son diferentes y enfrentan situaciones distintas, necesitan métodos diversos de administración. El diccionario define a la contingencia que es una eventualidad, que puede haber sido provocada o no, puede ser la consecuencia de acciones o ser totalmente imprevista”. Varios escritos enfocan que la contingencia está en la identificación de las variables que producen mayor impacto sobre la organización, como el ambiente y la tecnología, entonces predecir las diferencias en la estructura y en el funcionamiento de las organizaciones están en las variables. Así, distintos ambientes requieren diferentes relaciones organizaciones para una eficacia óptima. Se hace necesario un modelo apropiado para cada situación que se presente en la institución. Según Idalberto Chiavenato (2000), expresa que “existen cuatro tipos de contextos ambientales que regulan la estructura y comportamiento organizacional, estos son: El entorno Estático y Aleatorio, Entorno Estático y Segmentado, Entorno perturbado y reactivo y el entorno de campos turbulentos” (Pág. 824), esto determina que el entorno juega un papel primordial en el desarrollo de las instituciones. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA Se puede definir a la Gestión como un proceso o conjuntos de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. El proceso administrativo está interrelacionada y forman un proceso integral. 25 El diccionario de la Real Academia Española de la Lengua define a la gestión como “Acción o trámite que hay que llevar a cabo para conseguir o resolver una cosa” pág. 56. La gestión es un fenómeno universal en el mundo moderno. Cada organización y cada empresa requieren tomar decisiones, coordinar múltiples actividades, la conducción de personas, la evaluación del desempeño dirigido a objetivos previamente determinados, la obtencióny colocación de diferentes recursos, etc. LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN EN LAS INSTITUCIONES. El diccionario de la Real Academia de la lengua define a la organización “grupo de personas y medios organizados con un fin determinado” (pág. 98). En la organización es importante el desarrollo de procesos que es el conjunto de procedimientos que debe realizarse para ejecutar las operaciones de las instituciones; es necesario gestionar dividir la carga de trabajo en tareas debidamente asignadas, optimizar los recursos para ser ejecutadas en forma lógica y cómoda, de manera personal o grupal. Dentro de la gestión administrativa se encuentran actividades que desarrolla la gestión organizacional, como la planificación, que no es otra cosa que la anticipación del quehacer futuro de la empresa y la contingencia a tomar para prevenir riesgos, la fijación y establecimientos de estrategias, políticas, metas y objetivos a cumplir por la institución, organizar y determinar las funciones y ejecución de las estructuras necesaria para lograr los objetivos; establecer la jerarquía de la autoridad y asignar o designar responsabilidades al talento humano que tendrán 26 bajo su responsabilidad el cumplimiento de estas funciones, se encargará de dirigir, en hacer actuar a los demás de manera correcta para poder alcanzar los objetivos planteados, controlar y monitorear con la verificación y evaluación oportuna. La gestión organizacional es el pilar de toda empresa. Es el ordenamiento de la estructura interna, es el factor de éxito para una gestión de logros, consecuentemente de acciones previstas y estratégicamente concebidas. La organización se encarga de la consecución de los objetivos primordiales de la institución de manera eficiente y con calidad, con un mínimo esfuerzo; busca eliminar la duplicidad del trabajo, establecer canales de comunicación y representar la estructura oficial de la empresa. Promueve la colaboración y negociación entre los individuos en un grupo y mejora así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la empresa. La función de la organización es crear áreas definidas de autoridad y responsabilidad de la institución y contribuye de esta manera al desarrollo de todas las actividades requeridas para alcanzar los objetivos y metas propuestas. Es considerado también un medio que establece la forma más óptima para alcanzar los objetivos. La gestión organizacional, establece documentos normativos operativos que desglosan detalladamente como está estructurada la institución, las funciones, las relaciones de coordinación y tareas de las diferentes dependencias que tiene una institución, así mismo se asignan los puestos, cargos, perfiles y requisitos que deben cumplir las personas para cubrir estas funciones, determina también la ubicación y las tareas requeridas que cumplirán en los cargos, establece de forma precisa las 27 interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de los diferentes departamentos, proporciona información oportuna y verás a los funcionarios y trabajadores acerca de sus funciones, que sirven como instrumento básico para la racionalización y cumplimiento de los procedimientos a ejecutarse en la institución. La información es la secuencia de hechos y representan eventos que ocurren en las organizaciones o en el entorno físico antes de ser organizados y ordenados se puedan entender y utilizar, son datos moldeados en una forma significativa y útil para los seres humanos. COMPLEJIDAD ORGANIZACIONAL. Los sistemas de una organización no son sencillos, un sistema es complejo cuando un elemento cualquiera no puede relacionarse directamente con cada uno de los demás elementos de dicho sistema, mientras mayor es el número de personas que intervienen mayor complejidad se presenta, porque la posibilidades de relacionarse y comunicarse es menor. La construcción del sistema organizacional como la de todo sistema social, tiene como tarea y función primordial es reducir la complejidad. Un sistema es siempre menos complejo que su entorno, la ley de variedad necesaria a la que hace mención Ashby (1972) “un sistema debe ser capaz de reducir la complejidad del entorno para sobrevivir en él” (pág. 22), se puede decir que los sistemas organizacionales actuales se relacionan selectivamente con la complejidad de su entorno y de la sociedad en la cual se desenvuelven, 28 hay que establecer distinciones que permitan orientar su accionar y ejecución de actividades. Las organizaciones son consideradas complejas cuando comprenden numerosas sub-partes las mismas que se ven obligadas a recibir coordinación, control y evaluación porque mientras más compleja es la organización, más serios serán los problemas a los cuales tendrá que enfrentar. Silva Rut (2011), al referirte al sistema indica que: “Para Berthlanfy (1930), creador de la Teoría de Sistemas, un sistema es un conjunto de elementos u objetos en interacción. La teoría ofrece a las organizaciones una nueva forma de pensamiento al buscar la unión de unir lo estrictamente mecánico, con lo conductual y considera a la organización como un todo integrado cuyo objeto es lograr la eficiencia del sistema en su totalidad, armonizando sus objetivos con aquellos de los integrantes.” (Pág. 13). Es importante aplicar sistemas de información y de comunicación intra y extra institucional en todas las áreas de la empresa, para contribuir a la óptima toma de decisiones en conjunto con el uso de internet. Para obtener una adecuada información ésta se debe ejecutar mediante la correcta aplicación de sistemas. Varios entendidos en la materia, ven a la organización como un sistema de decisiones, las que deben generar las innovaciones y propuestas relevantes del sistema, es importante la reflexión acerca de las mismas, en todos sus componentes, cuál es el punto de partida, 29 quienes la integran, qué ventajas ofrecen, que recursos requerirá, quién decide esto, cuáles son los ambientes relevantes. Factores que, al obtener la respuesta contribuirán en el éxito de la institución. LA PLANEACIÓN La planeación consiste en definir las metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzarlas y trazar planes exhaustivos para integrar y coordinar el trabajo de la organización. La planeación se ocupa tanto de los fines como del hacer como de los medios, es decir cómo hacerlo. La planeación puede ser formal o informal. Todos los directivos planean y en parte lo hacen informalmente. En la planeación informal nada está escrito y hay pocas metas en inclusive ninguna que se compartan en la organización, esta planeación se presenta en organizaciones pequeñas, en las que el propietario-director tiene una visión acerca de hacia dónde quiere que marche su negocio y cómo quiere hacerlo. La planeación informal es general y le falta continuidad. Aunque es más común en las organizaciones pequeñas, esta situación también se da en las grandes. Por lo demás, algunas organizaciones pequeñas tienen planes y procesos de planeación más elaborados. En la planeación formal, se establecen actividades y responsabilidades por escrito, de manera individualizada, se evalúa para verificar los resultados obtener resultados. La planeación establece las metas o los criterios de control. ¿Si no se están seguros de lo que trata de conseguir, cómo sabe si de verdad lo conseguirá? En la planeación se pone las metas y los planes, luego, 30 mediante el control se comparan el desempeño con las metas, se identifica las desviaciones importantes y emprenden las medidas correctivas adecuadas. Sin planeación, no existe manera de controlar. CULTURA E INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL Los sistemas organizacionales realizan tareas globales que no es posible desarrollarla integralmente de manera aislada, es imperiosala necesidad de un trabajo en equipo para desarrollar un sistema. Las organizaciones deben estar abiertas a la aplicación de nuevos paradigmas, se requiere que el talento humano se introduzca en el trabajo de la institución, para ello deber distribuir y desarrollar actividades coherentes, coordinadas y que apunten al norte establecido por la institución. Toda institución al estar integrada por seres humanos, genera influencia con sus actitudes en el desempeño de su trabajo hacia la sociedad, es necesario que quienes están al frente de la institución cumplan con las tareas encomendadas, el correcto desempeño del talento humano permite alcanzar resultados exitosos, mientras que un desempeño mediocre entorpece el desarrollo de la institución. Silva Rut (2011), indica que comportamiento organizacional: “es el conjunto de actitudes individuales y grupales del personal dentro de las organizaciones, con influencia mutua en el alcance de la estrategia institucional. El estudio del comportamiento organizacional se baja en aportes de la psicología y trata temas como personalidad, actitudes, 31 percepción, comunicación, motivación” (Pág.). El nivel de la organización que mantiene la institución genera un conjunto de comportamientos, que están determinados por los valores, principios, costumbres establecidos por la cultura organizacional y le brinda las características particulares a cada segmento de servicio. Idalberto Chiavenato (2000), indica que “la cultura organizacional puede ser fuerte o débil, es fuerte cuando sus valores son compartidos intensamente por la mayoría de los empleados e influye comportamientos y expectativas, la cultura organizacional representa el universo simbólico de la organización y proporciona un referente de estándares de desempeño entre los empleados, misma que influye en la puntualidad, la productividad y la preocupación por la calidad y el servicio” (pág. 143) que el talento humano brinda a la sociedad. Todo cambio genera resistencia, más aún el cambio de cultura organizacional, provoca en las personas una sensación de amenaza, real o imaginaria, incertidumbre, inseguridad, que se fortalece por los comentarios, por rumores, que se incrementan porque no existe una comunicación eficaz. Robbins Stephen (2005) expresa lo siguiente: “El reto del cambio consiste en descongelar la cultura existente, implantar las nuevas “formas de hacer las cosas” y reforzar los nuevos valores. Ninguna acción por sí sola producirá el impacto necesario para cambiar algo que está tan arraigado y es tan valorado” (pág. 322). 32 Cuando existe una aplicación de un nuevo paradigma o una transición cultural se pueden presentar contratiempo y conflictos en la institución. La buena gestión administrativa debe generar procesos de cambio en una institución, para que se ejecute de manera normal, sin encontrar resistencia, fortalece el trabajo individual y en equipo. Es importante aprender que el trabajo en equipo requiere que cada integrante ponga a disposición de la organización sus capacidades individuales, porque la fortaleza del grupo estriba en las potencias individuales. Alcanzar una cultura de colaboración y del trabajo en equipo, se convierte en condición necesaria para alcanzar el éxito en el establecimiento y demuestra una buena gestión escolar y propicia un clima organizacional adecuado para el éxito educativo. La organización debe ayudar a sus empleados a adaptar su cultura mediante la socialización, que es el proceso por el que los empleados asimilan la manera que tiene la organización de hacer las cosas. Además cuando existe la socialización se reduce la posibilidad de que los empleados nuevos, que no conocen la cultura de la organización, trastornen las ideas y los usos del lugar. La cultura organización influye en los criterios con que se contrata es necesario las actividades grupales, para compartir anécdotas, “ritos” y símbolos, lenguajes que ayuden a la adaptación de los empleados. LA IDENTIDAD INSTITUCIONAL EDUCATIVA Se conoce como identidad institucional al conjunto de características propias de una institución, desde las cuales se coordina acciones para optimizar todo tipo de recursos a beneficio de los integrantes de la 33 comunidad educativa a través del trabajo conjunto de sus miembros y que viene a ser la oferta educativa que la distingue de otras similares: Dentro de los principales elementos que forman parte de la identidad institucional existe la historia de la organización, símbolos institucionales, visión, misión, oferta educativa, modelo pedagógico, perfiles, objetivos estratégicos políticas educativas Proceso metodológico para la construcción de los perfiles. Para la construcción de los perfiles se realizarán diferente talleres con cada uno de los actores con los que se debe conocer, reflexionar y poner en práctica los objetivos de la Educación, su trascendencia en la realidad, sus proyecciones y aplicaciones prácticas, para lo cual se debe recordar los siguientes puntos: 1. Tomar en cuenta los objetivos de la educación que oferta el establecimiento. 2. Demostrar equilibrio y madurez emocional y profesional 3. Estudiar todo el enfoque del currículo de la educación 4. Deben ser concretos. MODELO PEDAGÓGICO Es el medio fundamental para propiciar el cambio intelectual, la transformación de conciencia y el cambio de actitud requerido en los miembros de la comunidad educativa para alcanzar la innovación que se aspira. Es un proceso de replanteamiento y de reconstrucción de todas las teorías y los paradigmas que sustentarán el modelo pedagógico. Es la representación de las relaciones que predominan en el proceso de enseñanza – aprendizaje. 34 Para construir el modelo pedagógico o marco conceptual de la institución se puede valer de varias estrategias, entre las que se puede mencionar como: debates, lecturas críticas, intercambio de experiencias innovadoras, etc., OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Los objetivos estratégicos son lo que se anticipan al cambio y sirven para unir e integrar las decisiones y hacerlas coherente, están determinadas en la visión y la misión, son un aporte sustantivo para alcanzar la visión y la misión. Debe ser factible, ser evaluables, establecer plazos en que ser se evaluará su logro y su vigencia, debe ser importante para toda la comunidad educativa y debe haber la participación de todos quienes forman la institución. ADMINISTRACIÓN Y PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Las organizaciones no funcionan al azar, como sistemas abiertos, las organizaciones operan a través de mecanismos de cooperación y de competencia entre organizaciones. En la interacción con el ambiente, se puede decir que dependen de otras organizaciones y luchan contra otras para mantener sus dominios y mercados, la estrategia organización es el mecanismo que permite a la institución interactuar con el contexto ambiental. La administración estratégica es importante porque se encuentra en muchas de las decisiones que toman los directivos y no está limitada solamente a ciertas instituciones, es muy significativa porque marcar la 35 análisis externo oportunidades amenazas identifica la misión, metas y estrategías actuales de la organización identifica la misión, metas y estrategías actuales de la Analisis FODA Formular estrategias Implementar estrategias Evaluar resultados diferencia en el desempeño de la organización y son las aportaciones particulares que cada directivo brinda en la toma de decisiones. La estrategia define el comportamiento de la organización en un mundo cambiante, dinámico y competitivo. La estrategia está condicionada por la misión organizacional por la visión del futuro y por los objetivos principales de la organización. El único integrante racional e inteligente de la estrategia corporativa esel elemento humano; cabeza y sistema nervioso de la organización. Los cambios organizacionales son parte de la planificación estratégica, los directivos saben cuándo se necesita un cambio y son capaces de dirigir a sus organizaciones a lo largo del proceso de cambio. A menudo observan y aprenden lo que hacen otras organizaciones, otras veces el entorno empuja a la organización para que realice cambios mayores. Las organizaciones también son partidarias de efectuar cambios radicales y también crecientes. Gráfico No. 1 Proceso de la administración estratégica Elaborado por: Guamán Aguiar Stalin Oswaldo Fuente: Administración Robbins-Coulter pág. 182 36 Los esfuerzos por producir un cambio que tenga éxito están guiados por una visión clara del futuro. Mientras los líderes no hayan formulado y convencidos a otros de que todos se unan a ellos para dedicarse a esa visión, no podrán generar el entusiasmo ni los recursos que se necesitan para un cambio cultural de gran escala. Gráfico No. 2 Pasos del cambio organizacional planeado Elaborado por: Guamán Aguiar Stalin Oswaldo Fuente: Administración Don Hellriegelr pág. 394 MISIÓN Las organizaciones no son creadas aleatoriamente, sino que existen para cumplir algún propósito. Todas las organizaciones tienen una misión que cumplir, lo cual significa recibir un encargo. La misión, que representa la razón de la existencia de una organización, es la finalidad o el motivo que condujo a la creación de la organización y al que debe servir. Una definición de misión organizacional debe responder a tres preguntas básicas: ¿quiénes somos?, ¿qué hacemos?, ¿por qué lo 37 hacemos?; la misión incluye los objetivos esenciales del negocio y generalmente se focaliza fuera de la empresa. VISIÓN Es la imagen que la organización tiene de sí misma y de su futuro. Es el arte de verse proyectada en el tiempo y el espacio. Toda organización debe tener una visión apropiada de sí misma, de los recursos de que dispone, del tipo de relación que desea mantener con sus clientes y mercados de lo que quiere hacer para satisfacer continuamente las necesidades y preferencias de los clientes, de cómo alcanzará los objetivos organizacionales, de las oportunidades y retos que debe enfrentar, de sus principales agentes, de las fuerzas que la impulsan y en qué condiciones opera. En general, la visión está más orientada hacia lo que la organización pretende ser que hacia lo que realmente es. Desde esta perspectiva, muchas organizaciones asumen la visión como el proyecto que les gustaría materializar dentro de cierto plazo y el camino que pretende hacer para llegar allá. El término visión se utiliza para describir un claro sentido del futuro y la comprensión de las acciones necesarias para convertirlo en éxito rápidamente, la visión representa el destino que se pretende transformar en realidad, la imagen que los empleados de la organización por ejemplo. 38 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Robbins Stephen y Courter Mary (2005) definen a la estructura organización como: “La estructura organizacional es la distribución formal de los empleos dentro de una organización” (pág. 234). Es la distribución formal de los empleos dentro de una organización. Cuando los gerentes desarrollan o cambian la estructura, participan en el diseño organizacional, proceso que involucra decisiones sobre seis elementos claves: especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, amplitud de control, centralización y descentralización y formalización. Sin importar el diseño estructura que elijan los directivos para sus organizaciones, el diseño debe ayudar a los empleados a realizar su trabajo de la mejor manera posible, esto es lo más eficiente y eficaz. La estructura debe ayudar y facilitar a los miembros de la organización a llevar a cabo el trabajo. La estructura es simplemente un medio para llegar a un fin. ORGANIGRAMAS Los directivos a menudo describen la estructura de su organización a partir del organigrama. El concepto de organigrama tiene muchos siglos de existencia. Don Hellriegelr (2009) expresa que “un organigrama es un diagrama que ilustra las líneas de dependencia que existen entre las unidades y las personas de una organización” (pág. 358). 39 Un organigrama se traza para ayudar a visualizar la estructura de la organización, es una representación de la estructura de la empresa. El gráfico indica qué actividades se realizan y a quiénes lo hacen, así como el agrupamiento de esas actividades y sus relaciones. Las líneas del gráfico que unen los sectores de la empresa indican el flujo formal de la comunicación de esas actividades y sus relaciones.. Un organigrama es el esqueleto de una organización facilita la estructura, descripción o diseño de las diferentes relaciones organizacionales tales como: autoridad, subordinación, responsabilidad y comunicación. Gráfico No. 3 Ejemplo de organigrama Elaborado por: Guamán Aguiar Stalin Oswaldo 40 Según el ejemplo se puede observar que a medida que se subdivide las unidades organizacionales, aparecen los niveles de autoridad, o sea, se dibuja la estructura jerárquica de la empresa. Se establece las interacciones formadas entre las diversas unidades. Para elaborar los organigramas es necesario tener en cuenta que: 1. Todos los rectángulos deben ser del mismo tamaño 2. Todas las líneas deben ser del mismo grosor 3. Dentro de los rectángulos debe colocarse el nombre de la unidad y no el nombre de la persona 4. Los rectángulos se unen por medio de líneas que indican relaciones de autoridad y subordinación 5. Deben ser de fácil interpretación 6. Estar ajustado a la realidad actual de la organización de la empresa 7. Ser conocido por todos los integrantes de la institución 8. Servir como instrumento eficaz para el estudio de la empresa 9. Proporcionar una información clara, actual y uniforme. 41 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO. Las personas constituyen el principal activo de la organización y de ahí la necesidad de que las empresas sean conscientes de sus trabajadores y les presten más atención. Las organizaciones se han dado cuenta de que sólo pueden crecer, prosperar y mantener su continuidad si son capaces de optimizar el rendimiento sobre las inversiones de todos sus grupos. Principalmente el de los empleados. La moderna gestión del talento humano implica varias actividades, como descripción y análisis de cargos, planeación del talento humano, reclutamiento selección, orientación y motivación de las personas, evaluación del desempeño, remuneración entrenamiento y desarrollo, relaciones sindicales, seguridad salud y bienestar, etc. Idalberto Chiavenato (2000), indica que gestión de talento humano es: “es el conjunto de políticas y prácticas necesarias para dirigir los aspectos de los cargos gerenciales relacionados con las personas o recursos humanos, incluidos reclutamiento, selección, capacitación, recompensas y evaluaciones del desempeño” (pág. 9). La gestión de talento humano es un área muy sensible a la mentalidad que predomina en las organizaciones. Es contingente y situacional, pues depende de aspectos como la cultura de cada organización, la estructura organizacional adoptada, las características del contexto ambiental, el negocio de la organización, la tecnología utilizada, los procesos internos y otra infinidad de variables importantes. 42 La planeación de recursos humanos, implica pronosticar los recursos que necesitará la organización y preparar las medidas que se tomarán para satisfacer esas necesidades. El objetivo principal es garantizar que el número y el tipo correctos de individuos estarán disponibles en el momento oportuno y en el lugar indicado para poder satisfacer las necesidades de la organización. La planeación de los recursos
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