TESIS NICOLAS JUNCO FINAL

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Trabajo de Grado - Segundo Semestre 2022 
 
 
Trabajo de Grado en la Modalidad de Proyecto Líder/ TESIS 
Código del Trabajo: A5 
Área del Trabajo: Gestión Social 
Elaboración de una base de datos centralizada que permita 
realizar los informes de gestión de las entidades aliadas 
para el Banco de Alimentos. 
Abstract: 
The Banco de Alimentos is a non-profit institution that belongs to the public and private sectors and 
whose objective is to serve vulnerable populations by collecting, selecting and distributing food and 
goods that are donated by entities. This work was based on the area of Social Management which 
aims to provide a follow-up to the entities that are linked and the way in which they benefit the 
different actors. A diagnosis of the area was carried out in which a nuclear problem corresponding 
to the organization and centralization of the data was evidenced, which obstructed one of the 
fundamental activities of the area, which is the creation of the Management Reports periodically 
due to the dispersion of the data, the way that it was documented the data and the sources on which 
it rested. Through qualitative research, an understanding of the processes that must be diligent to 
determine the causes of the decentralization of information is proposed. An Excel database is 
developed in this project that collects and centralizes information from all related areas and that 
allows improvement in quality and reduction of search times, considering the characterization of 
the causes of the evidenced problem. 
Keywords: Information; Organization, Databases, Management Report, Dispersion. 
Resumen: 
El Banco de Alimentos es una institución sin animo de lucro que pertenece al sector público y 
privado y cuyo objetivo es atender a poblaciones vulnerables recolectando, seleccionando y 
distribuyendo alimentos y bienes que son donados por entidades. Este trabajo estuvo basado en el 
área de Gestión Social el cual tiene como objetivo brindar un seguimiento a las entidades que están 
vinculadas y la forma en la que se llegan a beneficiar los diferentes actores. Se realizó un diagnóstico 
del área en el que se evidenció un problema nuclear correspondiente a la organización y 
centralización de los datos que obstruía una de las actividades fundamentales del área que es la 
creación de los Informes de Gestión de manera periódica debido a la dispersión de los datos, la 
forma en la que se documentaba y las fuentes en las que reposaba. Mediante una investigación 
cualitativa se propone un entendimiento de los procesos que deben ser diligenciados para 
determinar las causas de la descentralización de la información. Se elabora una base de datos en 
Excel que compile y centralice la información de todas las áreas relacionadas y que permita la mejora 
en la calidad y la reducción de tiempos de búsqueda teniendo en cuenta la caracterización de las 
causas del problema evidenciados. 
Palabras claves: Información; Organización, Bases de datos, Informe de Gestión, Dispersión. 
 
Trabajo de Grado - Segundo Semestre 2022 
 
 
1. DIAGNÓSTICO Y ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN 
1 1. Dimensión de la Entidad 
El Banco de Alimentos de Bogotá fue fundado en el año 2001 como una organización sin ánimo de 
lucro dentro del sector privado y público el cual se encarga de atender a las poblaciones vulnerables, 
recolectando, seleccionando y distribuyendo alimentos, bienes y servicios, donados por entidades o 
comprados directamente; generando una cooperación para entregarlos con responsabilidad y 
caridad. 
La Entidad valora el desarrollo social y sostenible como el compromiso que asiste a todos quienes 
quieren reducir el porcentaje de inequidad en la ciudad Bogotá; y tienen por objeto garantizar que la 
alimentación sea un derecho y no un privilegio, para la entidad derrotar el hambre y fomentar la 
solidaridad de la ciudadanía. Para ello requieren ciudadanos comprometidos con la sociedad y 
compasivos con el prójimo. 
En la gráfica 1, procedencia de las donaciones, y en la gráfica 2 histórico de las donaciones en especie, 
se evidencia los diferentes tipos de donaciones que obtiene el banco a lo largo de año, representada 
en un 58,7% por lo que reciben en productos directamente, que se valoran y entregan a las diferentes 
organizaciones sin ánimo de lucro afiliadas por medio del “Aporte solidario”, el cual representa un 
aporte que entregan las organizaciones sin ánimo de lucro al Banco. 
GRAFICA 1 
 
Fuente: Informe de Gestion 2021 tomado de: https://www.bancodealimentos.org.co/wp-content/uploads/2020/12/Informe-de-Gestion-2021.pdf 
 
 
GRAFICA 2 
 
Fuente: Informe de Gestion 2021 tomado de: https://www.bancodealimentos.org.co/wp-content/uploads/2020/12/Informe-de-Gestion-2021.pdf 
 
Las donaciones en especie al banco han logrado un alcance histórico en los últimos años logrando 
enfatizar en el año pasado 2021 de la siguiente manera: 
 
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1. Donaciones en alimentos: 43,7% (4.660.074 kg) 
2. Frutas y verduras: 38,7% (4.120.868 kg) 
3. Aseo: 4,0% (416.423 kg) 
4. Lácteos: 9,8% (1.041.036 kg) 
5. No alimentos: 4,0% (423.160 kg) 
 
El modelo integrador de prácticas y proyección social del banco se aprecia en la gráfica 3, muestra 
que está conformada por dos grandes líneas; 
GRAFICA 3 
 
 
la primera es la línea de acompañamiento e investigación la cual muestra las diferentes capacitaciones 
que ofrece el Banco de Alimentos, que se enfocan en ayudar a resolver un problema específico que 
tenga la organización sin ánimo de lucro en líneas de investigación en conjunto con la universidad 
aliada. 
La segunda es el “consultorio” el cual ofrece un amplio número de universidades el cual buscan una 
ayuda más completa para las fundaciones ya que el consultorio podría ofrecer apoyo en conjunto de 
contabilidad, logística e innovación. 
La fundación cuenta con 43 universidades aliadas para los diferentes proyectos que la organización 
tenga, como aprecia en el siguiente cuadro: 
 
 
Fuente: Informe de Gestion 2021 tomado de: https://www.bancodealimentos.org.co/wp-content/uploads/2020/12/Informe-de-Gestion-2021.pdf 
 
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En la gráfica 4, voluntariado, se muestra cómo Banco de Alimentos de Bogotá maneja diferentes 
acciones de voluntariado con diferentes entidades o personas naturales los cuales consisten 
principalmente en: 
1. “Manos a la obra”: este tipo de voluntariado está dirigido al apoyo directo de su planta de 
trabajo por empresas que aportan con mano de obra como son BBVA, BIMBO, TRANSCOM, 
WINGO, UNITED AIRLINES, SCOUTS. 
2. “Donantes de conocimiento”: En esta categoría entran empresas que entregan su 
conocimiento para fortalecer la gestión del banco y las organizaciones beneficiarias. 
3. “Voluntarios fuerza pública”: Desde la pandemia la fuerza pública ha estado presente con 
miembros del Batallón de Ingenieros de combate N.º 13 General Antonio Baraya y el Batallón 
de Policía Militar N.º 15 Bacatá. 
 
GRAFICA 4 
 
Fuente: Informe de Gestion 2021 tomado de: https://www.bancodealimentos.org.co/wp-content/uploads/2020/12/Informe-de-Gestion-2021.pd 
 
1 2. Dimensión del área de practica 
El área de Gestión Social del Banco de alimentos es un departamento de apoyo el cual está encargado 
de la vinculación, seguimiento y retención de los diferentes miembros que se vinculan a la entidad 
con el objetivo de cumplir con la misión y objetivos institucionales; con las alianzas creadas con 
universidades el Banco le apuesta a no solo llegar con alimentos nutritivos, sino también brindarle a 
las familias un apoyo educativo con el fin de permitirle acceder a mejores oportunidades laborales 
además de generar una mejor proyección de temas como la vivienda, la educación y otros desafíos 
que la vida les ha impuesto. 
Toda entidad sin ánimo de lucro que quiera ser parte del Banco de Alimentos puede serlo y lo único 
que se necesita es cumplir con unos requisitos internos que maneja el Bancocomo lo siguiente: 
 
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• Ofrecer una ayuda humanitaria a un grupo poblacional los cuales son clasificados según el 
banco por los siguientes nueve grupos: Ayuda humanitaria, Tejiendo comunidad, comedor 
amigo, comedor escolar, internado, adulto mayor, jardín infantil, terapéutico por adicción, 
terapéutico por discapacidad e institución educativa 
• Diligenciar un formato de compromiso con el banco 
• Informar los datos del representante legal 
• Dar información completa de la fundación (horarios de funcionamiento para establecer tipo 
de alimentos) 
El banco de alimentos tiene como objetivo fundamental ayudar a las personas. Gracias a la estructura 
solida el Banco permite movilizar por el país miles de alimentos con los más altos niveles de calidad 
para el manejo y almacenamiento de alimentos; esto le ha ofrecido una salud financiera en 
infraestructura de más de 10 mil millones de pesos y con un fondo social de más de 20 mil millones 
de pesos, lo cual refleja el trabajo de más de 130 empleados directos y los más de 2000 estudiantes 
que maneja la institución. 
En la gráfica 5 se puede ver detalladamente la estructura organizacional del Banco de Alimentos y 
ubicando los tres grandes pilares los cuales son: el área de Gerencia Administrativa y Financiera la 
cual está encargada de todo el tema de contratación, control y gestión de los diferentes proyectos que 
maneja la organización; la Gerencia de Relaciones Corporativas la cual se enfoca en los donantes, 
beneficiarios y la comunicación del banco y por último la Gerencia Operativa y Logística que se 
encarga directamente de la operación de logística, almacenamiento, entrada y salidas de alimentos, 
y la calidad de todo lo que entra a la organización, a través de este grupo logístico junto a las empresas 
aliadas hacen posible su tarea diaria revisando los productos donados en temas de calidad, caducidad 
y ambiente de los productos para seleccionar los que mantengan sus niveles de calidad y de esta 
manera lograr ser entregados a las familias vulnerables. 
Gráfica 5. 
 
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1.1.3 Diagnóstico del área 
 
El banco de alimentos reconoce al grupo de Gestión Social como un elemento fundamental para el 
desarrollo de la misión, visión y propósitos para el desarrollo de los objetivos del Banco y las 
diferentes actividades que se realizan para ayudar a los que más necesitan; gracias a lo anterior el 
área cuenta con una fortaleza muy grande y es que hoy en día, el banco cuenta con más de 130 
empleados de planta, 1.957 practicantes y más de cuarenta (40) universidades aliadas para el 
cumplimiento de sus objetivos. El área de gestión social tiene otra fortaleza y es que se encarga de 
del reclutamiento, formación, seguimiento y evaluación del desempeño de las diferentes 
competencias que necesitan para el desarrollo de sus objetivos, con el fin de lograr un factor de éxito. 
La trayectoria del banco es otra fortaleza la cual ha permitido tener oportunidades de crecimiento 
gracias a su amplia trayectoria en el mercado, el Banco se compromete con personas de buen 
desarrollo social y sostenible. Su trayectoria es de alrededor de 20 años, no sólo llevando alimento 
sino también oportunidades a las más de 1.059 organizaciones vinculadas. 
 
Con respecto a las debilidades, el área de Gestión Social presenta dificultades en el proceso de 
seguimiento de los practicantes, sobre todo en la organización y su correspondiente gestión al 
momento de revisarlo. El problema de esta falencia se da porque existen puntos críticos en varios 
puntos de contacto con el practicante. Un ejemplo de esto es el registro del ingreso o salida del 
practicante, ya que no se maneja ningún tipo de control, lo que evidencia una debilidad interna en 
términos de organización. 
 
Este problema ha generado pocas iniciativas para revisar, controlar y mantener feedback 
vigente con respecto a los procesos activos de la organización con practicantes – que como se 
 
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menciono anteriormente, no son pocos - este aspecto es considerado también como una amenaza ya 
que no le permite a la organización conocer realmente la efectividad, productividad, cumplimiento 
y eficacia de los practicantes, lo que puede amenazar sus operaciones internas. 
 
La misión de la organización es “recolectar, seleccionar, distribuir bienes y servicios” dentro de los cuales 
se resaltan los objetivos de desarrollo sostenible. Una de las fortalezas es su cobertura en programas 
de nutrición y formación que ayudan a mejorar la calidad de vida de las personas beneficiadas y que 
además garantizan a las organizaciones vinculadas, el acceso y disponibilidad a una alimentación 
sana y saludable. Cabe recalcar que además fortalecen las organizaciones para que sean sostenibles 
con el apoyo de las universidades y algunas empresas privadas aliadas al Banco. 
 
La herramienta sugerida para justificar el diagnóstico del área es elaborar una matriz DOFA de la 
entidad, para determinar así los mecanismos que permitan una oportunidad de mejora para la 
realización de “informes de gestión” dentro del área de la entidad. En principio se hizo un análisis 
previo del DOFA de la entidad, que se presenta a continuación, que se realizó en compañía de la jefe 
del área de Gestión a Beneficiarios y Nutrición gracias a un análisis de los años previos y gracias a la 
experiencia de diez años que tiene en el Banco de alimentos. 
 
Se realiza a continuación un análisis DOFA del área de Gestión Social de la organización con el fin 
de detallar algunos aspectos relevantes: 
 
 
Amenazas Fortalezas 
• Dependencia del Banco de instituciones 
privadas para el cumplimiento de sus 
“donaciones”	
• Falta de organización para la entrega de 
informes lo que podría omitir 
información relevante para los 
“informes de gestión de las 
universidades y su labor de cara a las 
organizaciones” dificultando las 
alianzas con practicantes y su 
financiamiento.	
• Sus actividades se focalizan en el 
cumplimiento de más de cinco de los 
“Objetivos de Desarrollo Sostenible” 
• Más de 40 alianzas universitarias en las 
cuales destacan las 5 mejores del país. 
• Cuentan con una trayectoria de 20 años 
lo cual les da experiencia adicional 
frente a los demás Bancos de Alimentos 
a nivel nacional.	
Debilidades Oportunidades 
• Falta de organización en la Base de 
datos para la creación y control de los 
informes de gestión de las 
universidades y su labor de cara a las 
organizaciones, en el 2021 se 
presentaron 10 inconvenientes para la 
validación de algunos practicantes. 
• Cuenta con pocos recursos económicos 
para la optimización de procesos 
internos del Banco. 
• Creación de nuevos sistemas y/o 
automatización para la optimización de 
los recursos y por ende facilitar la 
creación de informes y documentos 
semestrales/anuales. 
• Creación de nuevas herramientas para 
el control de las organizaciones que 
estén afiliadas al Banco. 
 
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• Bajo control de las organizaciones que 
se encuentran inscritas al banco de 
alimentos por una insuficiencia en la 
base de datos 
• Demoras en la búsqueda de datos que 
deben ir en los Informes de Gestión 
periódicos ya que no existen bases de 
datos unificadas 
 
 
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 
 
El área de Gestión Social del Banco de Alimentos cuenta con varias responsabilidades para el 
cumplimiento de sus objetivos, una de ellas (y de vital importancia), es el registro del seguimiento de 
las organizaciones sin ánimo de lucro afiliadas a la entidad a través de una base de datos, donde, a 
pesar de esto no cuenta con una herramienta definida para el seguimiento de la gestión de los 
practicantes de cara a las organizaciones sin ánimo de lucro, aspecto mencionado en el análisis DOFA 
presentado en el diagnóstico del área, como una debilidad. Este punto se considera crucial ya que no 
le permitea la organización mostrar de manera real como están soportadas las actividades de los 
practicantes en la gestión interna y claramente, como ha sido su desempeño, lo que en el futuro puede 
perjudicar la reputación de la organización y sus programas con practicantes universitarios. 
 
El área de Gestión Social, y el jefe directo del área expreso que durante el 2021 que la empresa había 
tenido alrededor de 10 problemas para el control del seguimiento de los practicantes a quienes fue 
difícil corroborarles su trabajo en la organización, por otro lado, la empresa no cuenta con los recursos 
necesarios para solicitar a una empresa privada la optimización de las herramientas utilizadas. Por 
otro lado, la elaboración de Informes de Gestión periódicos hace necesario la búsqueda de datos 
precisos de como fueron las operaciones del Banco en ese periodo de tiempo, lo que puede ser por 
ejemplo, la cantidad de donaciones realizadas, las líneas de investigación con estudiantes, los grupos 
poblacionales impactados y demás, donde se han tenido demoras para encontrar los datos que se 
deben analizar en promedio de 3 a 4 horas, y por medio de Excel, lo que demora grandemente el 
trabajo de búsqueda. 
 
La investigación que se propone realizar surge a partir de la necesidad identificada en el diagnóstico 
del área de mantener y actualizar el seguimiento de las organizaciones sin ánimo de lucro afiliadas 
al Banco de Alimentos de Bogotá y la creación de una base de datos que unifique los aspectos 
relacionados en el informe, ya que, en el momento de solicitar los informes y reportes de gestión, los 
cuales se realizan anualmente, no se cuenta con la información clara. El problema se da 
principalmente porque no existe una base de datos establecida para la creación de estos informes; Se 
idéntica un problema a corto, mediano y largo plazo, debido a que estos informes se solicitan por 
parte de la gerencia administrativa de manera bimestral, semestral y anual y los cuales son necesarios 
para tener un control de las organizaciones que se encuentran inscritas y las cuales básicamente, 
mantienen la financiación de la institución y brindan el recurso humano utilizado por la organización 
de los practicantes. 
 
Dicho lo anterior, esta investigación pretende responder a la siguiente pregunta: 
 
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¿De qué manera El Banco de Alimentos podrá mejorar la recolección de información, análisis 
y soportes necesarios para elaborar y presentar los informes de gestión solicitados por la Gerencia 
administrativa en diferentes periodos de tiempo del año? 
 
3. JUSTIFICACIÓN 
 
Para el Banco de Alimentos de Alimentos de Bogotá es muy importante identificar un plan de accion 
o protocolo establecido con tiempos específicos para tener la capacidad de llevar a cabo informes de 
gestión en forma eficiente y efectiva, evitando asi un “obsolescencia en el proceso” y demoras, es 
decir, un mal manejo en la base de datos y por lo mismo una mala gestion en el informe de gestion 
de la fundación. Como se mencionó, es necesario unificar la base de datos y poder tener fiabilidad en 
los datos consignados con el fin de mejorar la calidad de la información y generar bases de datos que 
permitan consolidar la información realmente importante y la cual se pueda organizar de manera 
rápida y eficiente. Para el Banco, es necesario demostrar periódicamente cuales han sido sus logros y 
sus impactos a nivel Colombia, por lo tanto, es relevante que la información suministrada sea fiable 
y corresponda con la realidad, claramente, mejorando los mecanismos para obtener esta información. 
 
 Con respecto a la disciplina de administración de empresas, el objetivo del proyecto es ofrecer 
una solución para el desarrollo de informes de gestión, se espera hacer uso de los conocimientos 
adquiridos en el área de operaciones para entender como el manejo de la información y los diferentes 
cuellos de botella pueden implicar demoras en los procesos, con el fin de optimizarlo y brindar desde 
la perspectiva de los implicados la mejor forma de hacer las cosas volviendo mas eficiente la creación 
de los informes y el trabajo de búsqueda de información, en general. 
 
 Desde la perspectiva personal, encuentro interesante comprender como desde la primera 
etapa de la creación de los Informes de Gestión se puede optimizar el trabajo para todas las etapas y 
fases del proceso, ya que, si la información es rápidamente identificada, los demás tendrán mas 
tiempo para hacer el ajuste y el análisis, brindando realmente una ayuda para la organización y 
entendiendo como una herramienta eficaz puede reducir la manualidad. 
 
 
4. OBJETIVOS 
 
Objetivo General: 
Identificar y reconocer soluciones posibles en el desarrollo de informes de gestión en el área de 
Gestión Social del Banco de Alimentos. 
Objetivos Específicos: 
1. Relatar los procedimientos actuales que el área de Gestión Social utiliza para el desarrollo de 
“informes de gestión” 
 
 
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2. Determinar las causas por las que se da la “obsolescencia en el proceso” en la elaboración de 
informes de gestión. 
 
3. Elaborar una base de datos centralizada que permita la realización de los Informes de Gestión 
de una manera más eficiente y exacta. 
5. MARCO TEÓRICO 
 
Las Entidades sin Ánimo de Lucro (ESAL) surgen como desarrollo del derecho fundamental 
de asociación contenido en los artículos 38 y 39 de la Constitución política, en donde el Estado 
garantiza la libertad de las personas para reunirse y desarrollar actividades comunes desprovistas 
del ánimo de lucro. Para ello, el ordenamiento jurídico colombiano exige que dichas entidades nazcan 
a la vida jurídica como el resultado de la expresión de voluntad para asociarse y la creación de reglas 
de participación democrática de quienes se asocian. Esa entidad, como su nombre lo indica, no 
persigue ánimo de lucro, es decir, no pretende el reparto, entre los asociados, de las utilidades que se 
generen en desarrollo de su objetivo social, sino que busca engrandecer su propio patrimonio, para 
el cumplimiento de sus metas y objetivos que, son de beneficio social. (CCB Bogotá, 2014). 
 
La definición más usada de desarrollo sostenible fue publicada en un documento conocido 
como el informe Bruntland. En este informe el desarrollo sostenible se definió como el que “satisface 
las necesidades del presente sin comprometer las necesidades de las futuras generaciones” (ONU 
Bruntland Commission, 1987). Los Objetivos de desarrollo sostenible (ODS) son una serie de 17 
grandes propósitos sociales, económicos y medioambientales que 193 países acordaron alcanzar para 
mejorar las condiciones de vida en el mundo. Se interrelacionan entre sí e incorporan los desafíos 
globales a los que nos enfrentamos día a día, como la pobreza, la desigualdad, el clima, la degradación 
ambiental, la prosperidad, la paz y la justicia, (ONU, 2015). Dichos objetivos fueron propuestos por 
Colombia, en cabeza de la entonces directora de asuntos económicos, sociales y ambientales del 
Ministerio de Relaciones Exteriores Paula Caballero y su equipo. Desde entonces, la Organización de 
las Naciones Unidas (ONU) y los países miembros están adelantando esfuerzos integrales para lograr 
cumplir con los puntos de una agenda a 2030. Su cumplimiento requiere de la coordinación de 
acciones conjuntas entre organizaciones públicas, empresas, sociedad civil y academia tanto en el 
nivel nacional como en el internacional. 
 
Los Bancos de Alimentos nacieron en Estados Unidos, en Phoenix (Arizona) en 1967. El 
motivo de su nacimiento fue el comprobar que alimentos en perfectas condiciones se desperdiciaban 
diariamente, bien por ser excedentes de producción o de cosechas, por defectos de envasado, o por 
estar próxima su fecha de caducidad. La idea era aprovechar estos alimentos que iban a ser 
eliminados, para donarlos a las personas que no podían adquirirlos de otro modo (FBAZ, 2022).El 
Banco de alimentos en Bogotá es una organización fundada en el año 2001 y nace como un articulador 
de los esfuerzos de la empresa privada, la academia y organizaciones sin ánimo de lucro, que trabaja 
para ayudar a poblaciones en condiciones de vulnerabilidad que sufren de inseguridad alimentaria 
y desnutrición. 
 
 
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En otras palabras, En las últimas décadas, el movimiento de bancos de alimentos se ha 
logrado establecer como complemento importante y necesario para la constitucion de seguridad 
alimentaria y nutricional del sector público/ para millones de poblaciones de bajos ingresos y con 
inseguridad alimentaria en los Estados Unidos y en todo el mundo. El sistema de bancos de alimentos 
es una iniciativa no gubernamental del sector privado, caracterizada por organizaciones 
centralizadas sin fines de lucro que adquieren, inventarian, almacenan y distribuyen alimentos para 
múltiples agencias locales de alivio del hambre en varias comunidades. Desde el comienzo del 
movimiento de los bancos de alimentos, el esfuerzo ha estado estrechamente relacionado con el 
sistema comercial de alimentos. Un factor crucial en el establecimiento y desarrollo del movimiento 
de bancos de alimentos ha sido el papel de la industria alimentaria en el surgimiento del movimiento, 
el establecimiento de redes nacionales y la sostenibilidad a largo plazo de los bancos de alimentos. 
 
Desde 1979, con la fundación de America's Second Harvest (ahora Feeding America), la 
industria alimentaria, y especialmente los fabricantes de alimentos, han sido una de las principales 
fuentes de alimentos y apoyo financiero para el movimiento de los bancos de alimentos; y, por 
extensión, la industria ha desempeñado un papel importante en la reducción del hambre en los EE. 
UU. y en todo el mundo. Este artículo rastrea la historia de esa colaboración y las tendencias futuras 
en la relación entre los bancos de alimentos y la industria alimentaria. 
 
De lo nombrado anteriormente se puede decir que a pesar de que el banco de alimentos de 
Bogota ha crecido considerablemtne en sus 20 años de funcionamiento todavía tiene pilares por 
mejorar pero al igual que los datos que nos ofrece “feeding America” la mayoria de los bancos de 
alimentos presentan los mismos problema según el USDA, más de 38 millones de personas, incluidos 
12 millones de niños, en los Estados Unidos padecen inseguridad alimentaria. (Feeding america, 
2022). 
Después de realizar las investigaciones pertinentes basadas en el problema de estudio se 
constata la existencia de los siguientes trabajos de investigación relacionados con el título del tema 
de estudio, los cuales se mencionan y sirven de apoyo al presente trabajo. 
 
Actualmente la gestión se concibe en las organizaciones como el conjunto de acciones que se 
ejercen sobre los procesos al analizar su interrelación con disponibilidad de recursos y estructura 
para la toma de decisiones, además de la organización de los recursos de manera que se pueda elevar 
la calidad eficiencia y los objetivos en la organización. Al respecto la autora Gauchi (2012) plantea 
que la gestión dentro de la perspectiva de las prácticas organizativas se caracteriza por un conjunto 
de actividades de decisión y acciones que parten de diversas informaciones, que tienen lugar dentro 
de una organización y son aplicadas como un conjunto de procedimientos de adecuación de recursos 
de cualquier índole. 
 
 Según (Softtek, 2021) los estudios de nuevas alternativas para las bases de datos de la nube 
buscan que el almacenamiento y la computación sean compatibles con una amplia variedad de 
interfaces de código abierto. Por ejemplo, con los nuevos tipos de bases de datos se admitirán 
diferentes modelos de tablas con columnas más anchas o series de tiempo, almacenamiento y análisis 
de datos estructurados, semiestructurados y no estructurados. Todo ello, tendrá como resultado un 
rendimiento mayor de los dispositivos inteligentes que requieran almacenamiento de datos de 
múltiples modelos, el análisis de metadatos, datos de series de tiempo y registros de dispositivos. 
 
 
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 En los siguientes párrafos se van a describir diferentes tendencias de bases de datos que 
pueden ayudar a cualquier empresa a mejorar la gestión de sus datos e información. Para 2022, se 
estima que el 75% de todas las bases de datos migrarán a una plataforma en la nube. Por lo tanto, las 
organizaciones requieren servicios y soluciones en la nube que administren su arquitectura nativa, 
que permitan que los procesos empresariales sean más dinámicos. 
 
En 2009, apareció una tecnología denominada Blockchain propuesta por (Satoshi Nakamoto 
en 2008) y la cual fue inicialmente utilizada para almacenar todas las transacciones originadas por 
los movimientos o cambios de valor con Bitcoin; sin embargo, la estructura que propone puede ser 
utilizada para intercambiar cualquier conjunto de valores de manera distribuida y segura, no 
solamente cuando se honda en términos de valores y productos financieros. La tecnología blockchain 
ha sido usada no solamente en el campo financiero, sino en otras muy diversas como: la conducción 
automática de autos y registros educativos, gestión de identidades, cadenas de suministro, internet 
de las cosas por supuesto en el área de la salud, campo este último que se encuentra en constante 
crecimiento, dado su gran potencial especialmente en aquellos escenarios donde existen problemas 
de conectividad entre los sistemas de salud. 
 
 
6. METODOLOGÍA 
 
Para la metodología de la investigación se usará un enfoque cualitativo descriptivo, el cual tiene por 
naturaleza la recolección de la información con precisión y basado en las experiencias y percepciones 
de los empleados del Banco de alimentos de Bogotá se espera evidenciar una perspectiva más clara 
acerca del problema del área de información y control; adicional a esto buscaremos evidenciar las 
causas las cuales llevaron a mal manejo de base de datos en el control y seguimiento de las 
fundaciones y de esta manera identificar posibles soluciones. 
 
Las principales herramientas que utilizaremos para el método descriptivo será la recolección de datos 
por medio de entrevistas abiertas que incluirá el relato de los empleados con respecto a los problemas 
actuales en la creación de los Informes de Gestión, los participantes fueron seleccionados por 
conveniencia por el entrevistador, y las dos personas entrevistadas tienen una alta incidencia en la 
realización de los Informes de Gestión, se realizará una entrevista a las dos personas que se encargan 
usualmente de buscar en las bases de datos y luego cuadrar la estructura del documento, se 
profundizará en sus impresiones de cómo se ejecutan las actividades y cuáles son los datos más 
importantes, se compila en el apartado de objetivos los hallazgos más importantes encontrados, para 
el objetivo dos, se establecerá la causa de los problemas identificados en la entrevista gracias a la 
trayectoria del periodo de las prácticas en esta actividad y por otra parte, se realizará un control de 
la base de datos actual para determinar su control y manejo adentro de la organización lo cual se 
validará con el jefe directo. Finalmente se tendrán en cuenta los hallazgos de los dos principales 
objetivos para poder crear una base de base de datos centralizada -objeto del objetivo específico 3- 
que le sirva a la organización para la creación de los informes de una manera mucho más rápida y 
eficiente. 
 
 
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 
 
 
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8. DESARROLLO DE ACTIVIDADES Y RESULTADOS 
Objetivo específico 1: Relatar los procedimientos actuales que el área de Gestión Social utiliza para 
el desarrollo de “informes de gestión”. 
 
El Banco de alimentos de Bogotá tiene áreas establecidas para la creación de los Informes de Gestión, 
estos se encuentran dentro del organigramade la empresa. En este objetivo se espera poder hacer un 
relato de la forma en la que se obtiene la información que sirve de input para la creación periódica 
de estos informes. Como se mencionó anteriormente y según el diagnostico, la empresa posee pocas 
herramientas estandarizables que permitan la consolidación lo que ha evidenciado un grave 
problema de organización y de obsolescencias de este proceso. 
 
El informe de gestión tiene como objetivo comunicarles a terceros como se manejan los 
recursos dentro de la institución y como periodo a periodo se realizan nuevos proyectos, alianzas e 
iniciativas. Este informe de gestión es relevante para la organización ya que las empresas privadas 
que contribuyen al fin social del Banco de Alimentos solicitan un informe detallado, aspecto que hace 
relevante el mantenimiento y diligenciamiento cuidadoso de la información, que inclusive en el largo 
plazo fomenta las alianzas con nuevas instituciones y mejora la reputación de la entidad. 
 
 El proceso inicia cuando las personas de los niveles medios de la organización le solicitan a 
los practicantes universitarios compilar la información de las operaciones del día a día, esta orden es 
 
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dada por diferentes personas de diferentes áreas de la organización, incluyendo diferentes niveles de 
jerarquía, ya que el Informe de Gestión busca dar una mirada holística a todos los procesos internos 
y a su impacto, por lo que la alineación en términos procedimentales son muy bajos y la interacción 
de diferentes personas para la agrupación de información es bastante alta. En este punto es 
importante tener en cuenta que cada practicante utiliza su propio sistema y orden para poder 
registrar la información y en donde el solicitante, que por lo general son los gerentes de línea, pueden 
recibir hasta diez (10) informes en diferentes formatos. La entrevista realizada a la jefa de Gestión 
Social dejó entrever en su caso particular que los practicantes muchas veces le brindaban la 
información en tablas por medio de Excel, en la integración en la agenda de la compañía e incluso en 
formatos físicos. 
 
 La información solicitada a los practicantes es, en primer lugar, la cantidad de universidades 
que mantienen alianzas actuales con el banco, sus nombres y trayectoria individual, la cantidad de 
fundaciones que están aliadas y que cuentan con estudiantes activos, y la cantidad de universidades 
y fundaciones que no tienen practicantes activos. Por otro lado, se busca información relevante acerca 
de la cantidad de comida brindada a las diferentes poblaciones y a las entidades impactadas. Se 
explica de donde proceden las donaciones y la cantidad de Kg entregados año a año. 
 
Los informes se deben presentar de manera anual y semestral, e incluso, en situaciones -
extraordinarias- de forma trimestral. Una vez se inicia con el plan para realizar el informe de gestión los 
datos solicitados empiezan a ser buscados en diferentes fuentes de información de la organización, 
como se dijo anteriormente, mucha de la información necesaria se encuentra en diferentes formatos 
y asimismo en correos electrónicos. Posteriormente a la búsqueda en diferentes bases, los encargados 
de la sintetización de la información empiezan a corroborar y cruzar los datos obtenidos de todos los 
practicantes que tuvieron como tarea la consignación de la información. Después, se empiezan a 
buscar los datos faltantes y a priorizar la información que debe ser encontrada con mayor agilidad. 
Este proceso es contrastado de manera manual y toma bastante tiempo. Se categoriza la información 
prevista y se empieza a clasificar en pequeñas carpetas que puedan ser modificadas para al final 
condensar la información pertinente. 
 
Ahora, hay que anotar que los datos provistos siempre tienen una alta variación porque 
muchos de los practicantes que son asignados de las universidades no manejan todo tipo de 
herramientas, así como tampoco sucede con los colaboradores internos de la organización. Entonces, 
finalizada la recopilación mayoritaria de la información los actores relacionados con el Informe de 
Gestión se ponen de acuerdo en la herramienta en la que consolidarán todos los datos para su 
posterior análisis. No existe un conocimiento general de ninguna plataforma o herramienta de 
gestión de la información o de bases de datos, incluso en la medida en la que algunos de los 
funcionarios del Banco tienen un conocimiento superior, no existe la transferencia de conocimiento. 
 
La jefa de Gestión Social explico la importancia de la organización de contar con información 
oportuna y que no tenga oportunidad de se manipulada, ya que solamente desde esta esfera se puede 
tener una toma de decisión estratégica, de ahí parte la importancia de constar con una herramienta 
de consolidación y estandarización. Finalizado el proceso descrito con anterioridad, se prevén al 
menos 5 reuniones de revisión en las que los datos seleccionados para el Informe de Gestión son 
contrastados con las personas implicadas en el área, lo que fortalece la visión y la medida y reduce el 
 
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error humano en el diligenciamiento. Las demoras en los procesos son muy altas debido a la cantidad 
de información que debe analizarse e interpretarse. 
 
Objetivo específico 2: Determinar las causas por las que se da la “obsolescencia en el proceso” en la 
elaboración de informes de gestión. 
 
El relato de la forma en la que se realiza la creación de los Informes de Gestión permitió determinar 
las causas de las obsolescencias y principales problemas que se da en esta actividad, sumamente 
importante en la organización, donde se identificó lo siguiente: 
 
• Ausencia de conocimiento técnico: El primer problema que se percibe en la 
organización y en la metodología para la extracción y revisión de los datos para el 
análisis, es que los diferentes actores implicados -que son todas las áreas de la 
organización- no manejan una herramienta técnica sistematizada que sea estándar 
en la organización. De este problema surge la necesidad de crear una base de datos 
estándar que todas las personas puedan utilizar sin demandar demasiado tiempo de 
capacitación y tampoco una inversión extremadamente grande. Para resolver este 
problema se prevé después de una reunión con los implicados que la mayoría de las 
personas tienen conocimientos intermedios en Excel, entonces, con el fin de resolver 
esta problemática se plantea la realización de la base de datos por medio de la 
plataforma de hojas de cálculo de Microsoft, añadiendo que todos los dispositivos 
de la organización cuentan con el programa de manera vigente. 
 
• Multidimensionalidad de formatos y modo de trabajo actual: El segundo problema 
que se percibe dentro de la organización es que no existe una alineación interna por 
parte de las áreas que deben reportar datos en los formatos a utilizar y en la forma 
en la que se dan las ordenes a quienes deben almacenar los datos. Como se demostró 
en el relato, la mayoría de estas actividades las realizan practicantes universitarios 
los cuales no tienen una perspectiva de permanencia en la institución lo que reduce 
su compromiso con la forma en la que se van a utilizar en la posteridad los datos. De 
esta forma entonces, cada uno de los practicantes utiliza un formato diferente y los 
almacena en fuentes diferentes, muchos son enviados por correo electrónico y otros 
almacenados dentro de los computadores de la organización, sin tener una real 
trazabilidad de como se presentaron los datos del periodo y en donde se encuentran. 
Hay que tener en cuenta, que este problema no solamente se percibe como la 
multidimensionalidad del trabajo, sino que no hay una alineación interna en la forma 
en la que se les debe dar la orden a los practicantes por parte de sus superiores de 
como se deberían almacenar los datos. La creación de una base de datos estándar y 
la socialización con losactores implicados permitirá una alineación organizacional 
que realmente transmita la importancia de los datos y su validación. 
 
 
• Planeación inoportuna de los Informes de Gestión: El tercer problema identificado 
parte de la precaria planeación para la realización de los Informes de Gestión y su 
contenido, a pesar de que los datos y los informes al final son reales y los informes 
elaborados hasta el momento profundos, el tiempo que se necesita para recoger 
 
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todos los datos, analizarlos y transcribirlos es bastante y está basado en lo que se 
encuentre en los computadores. Los Informes deben ser elaborados de manera 
periódica pero muchas veces se espera hasta los últimos momentos para la 
compilación de la información. La creación de una base de datos estandarizada y 
compartible por toda la organización permitirá reducir los tiempos de búsqueda y 
permitir que las actividades se centren en el análisis y la presentación de los datos. 
Esta iniciativa también permitirá responder oportunamente a los requerimientos de 
las diferentes entidades y mejorar el trabajo realizado. 
 
• Ausencia en la transferencia de conocimiento y comunicación aislada: El cuarto 
problema identificado está estrechamente relacionado con el segundo 
“Multidimensionalidad de formatos y modo de trabajo actual” en este se hace énfasis en 
como las áreas trabajan de manera independiente y existe una baja colaboración en 
las metodologías adquiridas por cada equipo y departamento. Esto reduce el 
conocimiento global de los problemas encontrados y la forma en la que cada uno 
trabaja, de esta forma, es necesario que las áreas encuentren un punto en común en 
la forma de trabajar y que así mismo sean comunicados los inconvenientes con el fin 
de ajustar la base de datos que se propone en el objetivo especifico (3) a las 
necesidades de cada una de las áreas. 
Objetivos específicos 3: Elaborar una base de datos centralizada que permita la realización de los 
Informes de Gestión de una manera más eficiente y exacta. 
Para la consecución de este objetivo, se realizó una base de datos centralizada que pudiera ser 
manejada por cualquier actor de la organización, como se dijo anteriormente, la herramienta mas 
acorde a las capacidades y los recursos que tiene la empresa es Microsoft Excel. A continuación, se 
muestra la base de datos construida para compilar toda la información y reducir las demoras en las 
búsquedas y mejorar la calidad de los datos. 
 En primer lugar, se realizó una macro que permitiera extraer los datos de manera unificada 
y que los condensara en la base de datos general, en ella se incluyeron los siguientes aspectos como 
categorías en columnas para la definición y detalle de las instituciones vinculadas con el banco de 
alimentos. 
• Nit: Permite identificar por el numero de registro a las empresas o asociaciones vinculadas 
con la organización. 
• Organización: Se define en mayúsculas el nombre de la organización y se mantiene un orden 
alfabético. 
Ilustración 1. Columnas definidas de Nit y Organización 
 
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Fuente: Tomada de la base de datos construida 
 
Posteriormente se realizó una caracterización del estado de vinculación con las asociaciones, donde 
se establecieron los siguientes criterios: 
 
• Fecha de ingreso: Se define el día en el que la institución comenzó a tener una asociación con 
el Banco de Alimentos. 
• Sede: Se especifica el lugar en el que se plantean las operaciones. 
• Estado: Se define el estado de la alianza, si está activa o inactiva. 
• Vinculación: Se especifica si la vinculación con la entidad es de carácter permanente o 
esporádica. 
• Modalidad: Existen dos modalidades que deben ser definidas en la base de datos y que 
permitirán tener un indicador razonable del tipo de relación, estos dos criterios seleccionados 
son Externado o Internado. 
• Red: Se define el grupo de la asociación y si pertenece a una red especifica, tales como, 
Engativá, Espíritu Santo, Cristo Sacerdote y San Pedro. 
 
Ilustración 2. Caracterización en la base de datos de las entidades 
 
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Fuente: Tomada de la base de datos construida 
 
La tercera parte de la base de datos está relacionada con la caracterización del grupo poblacional al 
que se beneficiará con los recursos, se definieron en la base de datos, los siguientes aspectos: 
 
 
• Grupo principal: Población que se beneficia de manera directa. 
• Grupo secundario: Se establece un segundo grupo que en ocasiones puede verse beneficiado. 
• Observaciones: Se establecen algunas condiciones que deben ser aclaradas si la persona que 
lo rellena lo considera. 
 
Ilustración 2. Grupo poblacional. 
 
Fuente: Tomada de la base de datos construida 
 
 
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Seguido, la población es discriminada en el tipo de persona que esta siendo beneficiada y a que grupo 
poblacional corresponde, se establecen las siguientes categorías: 
 
• Niños 
• Jóvenes 
• Adultos 
• Adultos mayores 
• Total de beneficiados: Suma de personas impactadas hasta ese punto. 
• Cantidad de familias 
• Habitantes de calle 
 
Ilustración 3. Total poblacional. 
 
 
 
Fuente: Tomada de la base de datos construida 
 
Finalmente se establecen los datos de contacto de las entidades y se discriminan por las siguientes 
especificaciones: 
 
• Representante legal 
• Celular 
• Email 
• Coordinador 
• Teléfono 
• Correo secundario 
• Dirección 
• Barrio 
• Localidad 
 
 
 
 
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Ilustración 4. Datos para diligenciar. 
 
Fuente: Tomada de la base de datos construida 
 
Ilustración 5. Datos para diligenciar. 
 
 
Fuente: Tomada de la base de datos construida 
 
La base de datos terminada fue socializada y hoy en día se siguen subiendo los datos por parte de 
colaboradores de todas las áreas. Como se dijo anteriormente, la relevancia de compilar la 
información permitirá desarrollar los Informes de Gestión de manera ágil y permitirá establecer la 
información necesaria de interés, para todos los lectores, se muestra a continuación fragmentos 
relacionados a la información compilada del informe de gestión del banco de alimentos para el 2021: 
 
Ilustración 6. Informe de gestión Banco de Alimentos 
 
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Fuente: Tomado del Informe de Gestión BDA (2021) 
 
Ilustración 7. Informe de gestión Banco de Alimentos 
 
Fuente: Elaboración propia 
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 
Conclusiones: 
 
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1. El primer objetivo especifico permitió entender en forma de relato los medios y la manera en 
la que se generaban los Informes de Gestión. Esta perspectiva narrativa permitió comprender 
que en el proceso de recolección y diligenciamiento de la información mediaban muchos 
actores internos, como los practicantes, quienes tienen una corta duración en la organización. 
Este relato permitió comprender que las forma en la que se diligenciaban los datos era 
orientada por los jefes superiores y donde no existía una alineación procedimental acerca de 
la forma y el lugar en la que debían ser reposados. Finalmente, de este entendimiento se pudo 
comprender que la gran cantidad de actores de diferentes áreas que están inmersos en el 
almacenamiento de la información influyen de manera radical ya que todos cuentan con 
niveles en conocimientos tecnológicos diferentes. Los informes de Gestión son importantes 
para la organización porque le permiten mostrarles a las entidades aliadas la forma en la que 
se están usando los recursos donados. 
 
2. El segundo objetivo especifico buscó desde el relato establecer las causas de las principales 
obsolescencias en el proceso de creación para los Informes de Gestión. Se logró determinar 
cuatro (4) principales causas, las cuales fueron, en primer lugar, la ausencia del conocimiento 
técnico, lacual básicamente tiene que ver con la baja estandarización y capacitación que existe 
en todos los implicados en la creación de los procesos, solo se logra evidenciar que todos los 
actores tienen conocimientos básicos-medios en excel, por eso se recomienda esta 
herramienta, como segunda causa se encuentra Multidimensionalidad de formatos y modo de 
trabajo actual la cual pudo prever la ausencia de alineación interdepartamental con respecto 
a la forma en la que se debían diligenciar los datos y los lugares en los que se debía 
salvaguardar la información, la tercera causa, “Planeación inoportuna de los Informes de Gestión” 
está relacionada con la forma en la que los Informes son planeados y la baja importancia que 
se les otorga, finalmente, la cuarta causa identificada fue la “Ausencia en la transferencia de 
conocimiento y comunicación aislada” la cual tiene que ver con la forma en la que trabajan los 
diferentes departamentos y como cada uno de ellos tiene metodologías diferentes de trabajo 
lo que reduce la unificación de formatos y la alineación de funciones. 
 
3. Se elabora una base de datos centralizada cuya base tecnológica se hace por medio de 
Microsoft Excel, dado que es la herramienta a la que todos los miembros de la organización 
tienen acceso y conocimiento. Hay que tener en cuenta que la organización no cuenta con 
recursos para adquirir una plataforma sistemática masiva debido a la alta inversión que 
requiere. Se construye una base de datos que contenga todas las necesidades de las áreas y 
que pueda integrar la información en un solo lugar, reduciendo las asimetrías. Se incluyen 
los aspectos de las organizaciones aliadas, las fechas de vinculación, los grupos poblacionales 
impactados y el contacto directo con los responsables. 
 
 
Recomendaciones 
 
1. Se recomienda que la organización tome medidas para socializar y concientizar a los 
practicantes universitarios acerca de la importancia de salvaguardar la información de la 
manera mas adecuada y en los mecanismos que la organización ha provisto para esto. Los 
jefes interdepartamentales deben aumentar la comunicación y establecer reuniones que les 
permitan unificar la forma de darle las órdenes a los practicantes. 
 
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2. Debería existir una alineación interna de las áreas para comprender la importancia de 
elaborar los Informes de Gestión con información de alta calidad, así mismo se recomienda 
la socialización con todos los departamentos implicados en su creación de la nueva base de 
datos centralizada, así mismo se pueden promover nuevas recomendaciones por diferentes 
actores para mejorar y establecer nuevas rubricas de entrada. 
 
3. Se recomienda socializar la nueva herramienta creada en Excel en una reunión con todos los 
implicados y enseñarles su funcionamiento, así mismo se deben proveer los accesos para 
todos los implicados y se debe otorgar un periodo de al menos un mes para la solución de 
dudas. 
 
 
REFERENCIAS 
 ANEXOS (Máximo 10 páginas de anexos) 
 
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