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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 
CODIGO: 
EST1-P-001 
PROCEDIMIENTO 
VERSIÓN: 
5 
 PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO ESTRATÉGICO Y 
OPERATIVO 
FECHA VIGENCIA: 
14/08/2018 
 
 
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1. OBJETIVO 
 
Establecer las directrices y lineamientos para elaborar y hacer seguimiento al cumplimiento de la planeación 
estratégica (largo plazo) y operativa (corto plazo) de la Agencia Nacional de Minería. 
 
 
2. ALCANCE 
 
Inicia con la identificación de lineamentos contenidos en: el Plan Nacional de Desarrollo, los Planes estratégicos 
sectoriales, Directrices de la alta dirección, Evaluación de los resultados del Plan Estratégico y Operativos de la 
vigencia anterior de la Entidad, entre otros, y finaliza con la verificación del cumplimiento de la gestión y la 
generación de acciones de mejora cuando así se identifique. 
 
 
3. DEFINICIONES 
 
 
3.1 AMENAZAS: Circunstancias externas que pueden dificultar o hacer imposible el logro de un objetivo. 
 
3.2 ANÁLISIS FODA: (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas): Metodología que le permite a 
una empresa identificar y analizar los factores estratégicos críticos, para gestionar los cambios 
organizacionales: consolidando las fortalezas, minimizando las debilidades, aprovechando las ventajas de las 
oportunidades y eliminando o reduciendo las amenazas 
 
3.3 BALANCE SCORECARD (CUADRO DE MANDO INTEGRAL): Herramienta técnica que permite realizar 
seguimiento a las actividades realizadas al interior de una entidad y medir el grado de cumplimiento de los 
indicadores desde diferente perspectiva. 
 
3.4 CONTEXTO: Tener en cuenta todos los aspectos internos y externos que pueden afectar a los objetivos 
estratégicos y la planificación. 
 
3.5 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN: Proceso que determina los factores que influyen en el propósito, 
objetivos y sostenibilidad de la organización. Considera factores internos tales como los valores, cultura, 
conocimiento y desempeño de la organización. También considera factores externos tales como entornos 
legales, tecnológicos, de competitividad. de mercados, culturales, sociales y económicos. (La visión, misión, 
políticas y objetivos son ejemplos de las formas en las pueden expresar los propósitos de la organización). 
 
3.6 DEBILIDADES: Toda deficiencia importante que posee una empresa y que podría disminuir su capacidad 
para alcanzar sus objetivos. 
 
3.7 DOFA: Herramienta técnica que permite diagnosticar la entidad, detectando las debilidades, oportunidades, 
fortalezas y amenazas. Y plantear de forma sustentada estrategias que contribuyan al cumplimiento de la 
misión y visión de la entidad. 
 
 
 
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OPERATIVO 
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3.8 FORTALEZAS: Representa una capacidad inherente a la empresa que puede ser explotada eficazmente con 
el fin de alcanzar un objetivo. 
 
3.9 INDICADOR: Instrumento que sirve para registrar y presentar la información cualitativa o cuantitativa 
necesaria para establecer el avance de un determinado objetivo. 
 
3.10 META: Resultados planeados y que se esperan alcanzar en un tiempo determinado. 
 
3.11 MISIÓN: Establece la razón de ser de la Entidad, indica para qué existe, y sirve de referente para el 
planteamiento de acciones y esfuerzos enfocados a su cumplimiento. Debe ser concisa, expresada por 
verbos activos y definidos en consenso por el cuerpo directivo. 
 
3.12 OBJETIVOS DE CALIDAD: Algo ambicionado o pretendido relacionado con la calidad estos se basan en la 
política de calidad definida por la entidad. 
 
3.13 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: Forma de institucionalizar la planificación en la Entidad, de tal forma que 
permita identificar en dónde está, hacia dónde va, a dónde debe llegar y cómo hacerlo, es decir, especifica 
los resultados esperados con la ejecución de los programas, proyectos y líneas de acción a nivel operativo. 
 
Características principales de los objetivos (Razonables o posibles, Medibles, Claros, Concretos, 
Coherentes, Cualitativos o cuantitativos, Definidos en un tiempo determinado, Motivadores, Retadores) 
 
3.14 OBJETIVO SECTORIAL: Es el objetivo determinado por cada sector teniendo como fundamento su 
contribución al Plan Nacional de Desarrollo. 
 
3.15 OPORTUNIDADES: Circunstancias externas que podrían favorecer el logro de un objetivo. 
 
3.16 PLAN ESTRATÉGICO: Herramienta que busca mejorar el proceso de planeación, ejecución, seguimiento y 
verificación del cumplimiento de los compromisos de la Entidad, enmarcadas dentro del Plan Nacional de 
Desarrollo y sectorial, y bajo un horizonte determinado por la misión, visión, principios y retos de la Entidad. 
 
3.17 PLAN ESTRATÉGICO SECTORIAL: Instrumento formal que establece los principales objetivos y 
lineamientos de un sector en especial y que busca mejorar el desarrollo de dicho sector. 
 
3.18 PLAN NACIONAL DE DESARROLLO: Herramienta legal que establece los principales objetivos de cada 
periodo presidencial, direccionando las políticas de gobierno. 
 
3.19 PLAN OPERATIVO ANUAL (POA): Documento institucional en el que se registran los productos que se van 
a realizar en un proyecto para realizar seguimiento y dar cumplimiento a las políticas y objetivos estratégicos 
de la entidad. El Plan Operativo se determina para una vigencia anual y debe ser coherente con los objetivos 
y estrategias contempladas en el Plan Estratégico. 
 
 
 
 
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3.20 POLÍTICAS: Las políticas son pautas, administrativas específicas que se formulan para estimular y apoyar el 
trabajo hacia las metas formuladas. Las políticas son la orientación conceptual que permite darle el 
direccionamiento estratégico a la organización. 
 
3.21 VALORES: Es el conjunto de principios morales, de preferencias culturales y de actitudes psicológicas que 
estructuran los juicios de los actores de la organización. 
 
3.22 VISIÓN: Es el estado deseado y necesario a largo plazo, que dice ¿Hacia dónde vamos? y la entidad que 
queremos construir a futuro. Esta debe ser motivada y formulada por líderes, positiva y alentadora siendo 
compartida y apoyada por toda la institución. 
 
4. CONDICIONES GENERALES 
 
4.1 IDENTIFICACIÓN, ELABORACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO Y/O PLAN 
OPERATIVO ANUAL 
 
4.1.1 El Plan Estratégico de la Entidad se elabora o modifica cada vez que hay un nuevo Plan Nacional de 
Desarrollo y/o nuevas Políticas Publicas, cambios sectoriales, cambios regulatorios y/o legales en el marco 
de la actividad minera, cambio de servicio prestados por la entidad, proyectos de transformación 
institucional, mejora interna de procesos, lineamientos derivados de otras entidades, con instrucciones 
relacionadas a la gestión ya sea administrativa o misional de la entidad y/o cambios en las condiciones de 
mercado o contexto de la entidad. 
 
4.1.2 El Plan Operativo, se elabora cada año, durante los últimos meses de la vigencia que precede y el primer 
mes de la vigencia que ingresa, con el fin de operativizar las acciones que dan cumplimiento al Plan 
Estratégico de la ANM. 
 
4.1.3 El Plan Estratégico y el Plan Operativo se gestionan mediante el Cuadro de Mando Integral, que consolida 
todas las líneas e indicadores que miden la gestión desde diferentes perspectivas como: Objetivos 
Estratégicos, Procesos, Política, Áreas entre otros. 
 
4.1.4 Si los Responsables de reportar el avance de los indicadores identifican que los planes en alguno de sus 
componentes son susceptibles de ajuste, mejora y/o reformulación, deberán solicitar y sustentar 
formalmente al área de Planeación, mediante el formato de modificaciones Planes Estratégicos y 
Operativos / EST1-P-001-F-005. Los cambios se pueden originar por las razones descritas en el literal 4.1.1. 
 
Conforme a la naturalezay trascendencia de los cambios estos serán revisados y avalados por: 
 
 
 
 
 
 
 
 
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NATURALEZA Y TRASCENDENCIA DE LOS CAMBIOS 
COORDINADOR DE PLANEACIÓN Y/O 
VICEPRESIDENTE ADMINISTRATIVO Y 
FINANCIERO 
PRESIDENTE Y/O RESPONSABLE DELEGADO 
Cambio de redacción, para precisar errores de 
transcripción y alcance a la interpretación 
Cambios en Objetivos Estratégicos 
Cambio en líneas de Acción 
Cambio de periodo de ejecución de las metas 
Ajuste de formulación de indicadores 
 
Las solicitudes de mejora se gestionan antes de que se acabe cada trimestre (enero-marzo; abril-junio; julio-
septiembre y octubre-diciembre). 
 
4.1.5 Cada vez que se requiera, la ANM debe realizar un trabajo de alineación, ya que aparte de los indicadores 
detallados en el Plan Estratégico y el Plan Operativo Anual, pueden existir otros indicadores encaminados a 
medir el cumplimiento de la misionalidad de la entidad como los establecidos en el Plan Nacional de 
Desarrollo. 
 
 
4.2 REPORTE DE INDICADORES 
 
4.4.1 Durante los ocho (8) primeros días hábiles del mes siguiente al trimestre, los responsables de los procesos 
y de los indicadores del Cuadro de Mando Integral reportaran los resultados de la gestión con su respectivo 
análisis al Grupo de Planeación, cargando las evidencias que soportan el reporte del indicador en la carpeta 
compartida diseñada para tal fin, ver (C:\Users\52437265\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Network 
Shortcuts\PE_POA_ANM) 
 
4.4.1 Todos los indicadores deben ser reportados por el Responsable de Procesos en el formato de Medición y 
Seguimiento de Indicadores / EST1-P-001-F-003, ya que ellos son quienes garantizan la calidad y veracidad 
de la información. 
 
4.4.1 En todos los casos es necesario realizar el análisis cuantitativo y cualitativo de la información, que evidencie 
el estado de avance de los indicadores; cuando aplique se deben relacionar las dificultades y las acciones 
gestionadas para subsanarlas y así lograr el cumplimiento de las metas propuestas. 
 
 
4.3 SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DE LOS INDICADORES 
 
4.3.1 El Presidente, los Vicepresidentes, Jefes, Gerentes y Coordinadores son los responsables de hacer 
seguimiento al cumplimiento de sus indicadores. 
 
 
 
 
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4.3.2 El grupo de Planeación a partir de la publicación de la versión 5 del presenté documento, realizará 
seguimiento y verificación al 100% de los indicadores, por lo menos una vez al año. 
 
4.3.3 Gracias al reporte y los seguimientos de los indicadores, se pueden obtener resultados en función de 
diferentes perspectivas asociadas a; el cumplimiento de los objetivos estratégicos, el cumplimiento de los 
procesos y el cumplimiento de las áreas o dependencias, lo anterior teniendo como consideración que los 
responsables definen los pesos porcentuales de cada indicador según la perspectiva. 
 
 
4.4 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 
 
4.4.1 GESTION DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES: 
 
Este procedimiento está enlazado al procedimiento de Gestión integral del riesgo / EST1-P-003, ya que 
ambos dentro de su etapa de planificación, consideran como elemento prioritario el contexto de la 
organización (aspectos externos e internos), para así cerciorarse que cualquier riesgo potencial que pueda 
impactar los resultados propuestos por la ANM y su alineación con el sector y la nación, es identificado, 
analizado y controlado. 
 
Actualmente este procedimiento ha identificado un riesgo de corrupción, asociado a la Manipulación de 
directrices y políticas para favorecer intereses particulares sin la debida justificación técnica. Y ha 
identificado varios riesgos de gestión, asociados al Incumplimiento de: metas y objetivos, elaboración de 
Informes de monitoreo y/o seguimiento a los planes. 
 
Adicionalmente se ha identificado un riesgo asociado al impacto ambiental y es por eso que la mayor parte 
de gestión de este procedimiento se lleva a cabo vía correo electrónico, para minimizar el uso de papeles y 
reducir el consumo de tinta. 
 
Estos riegos son susceptibles de cambio, dependiendo de diferentes aspectos como: el cambio de 
directrices, cambios tecnológicos, mejoramiento de prácticas asociadas a los procesos, entre otros. 
 
Paralelamente, la ANM está permanentemente gestionando de manera trasversal, acciones encaminadas a 
promover el uso racional de los recursos, y esto se debe a una toma de conciencia de la necesidad de 
contribuir a la preservación de los mismos. 
 
4.4.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS 
 
La ANM cuenta con un procedimiento para gestionar el control de la normatividad vigente aplicable a su 
gestión de forma transversal y se identifica con el nombre de Elaboración y/o actualización del nomograma / 
APO6-P-003, en el cual resalta la responsabilidad que tiene cada responsable de proceso, cada servidor y 
la Oficina Jurídica, de identificar, implementar y evaluar los requisitos legales vigentes que pueden impactar 
la gestión y los resultados de la entidad. 
 
4.4.3 GESTIÓN DE CONTRATISTAS Y PARTES INTERESADAS 
 
 
 
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La planificación de la entidad además de hacer referencia a la identificación y cumplimiento de metas, 
también hace referencia a la identificación y control de todos aquellos elementos, que pueden impactar la 
gestión de la entidad de manera puntual y transversal, en materia de seguridad, salud el trabajo y gestión 
ambiental. 
 
Por lo anterior se ha creado un programa Integral para control y seguimiento a los proveedores y/o 
contratistas, teniendo como referencia la normatividad vigente, y se establecen como mínimo los siguientes 
requisitos: 
 
• Conocer y aplicar toda la legislación nacional y políticas internas en materia de seguridad, salud 
en el trabajo y gestión ambiental, incluye políticas, prácticas y procedimientos de la ANM. 
• Los Proveedores y/o contratistas serán responsables ante la ANM y ante terceros por los 
perjuicios que ocasionen a personas, instalaciones y/o equipos y al ambiente durante la prestación 
del servicio contratado. 
• Capacitar a sus trabajadores en temas de Seguridad, Salud en el trabajo y Gestión Ambiental. 
• Garantizar el cumplimiento de requisitos Legales y el pago de aportes a seguridad Social integral 
(EPS, AFP y ARL) y parafiscales. 
• Entregar toda la documentación y requisitos en seguridad, salud en el trabajo y gestión ambiental, 
al proceso (encargado de contratar), al supervisor técnico del contrato y/o al personal de seguridad 
de la ANM, cuando sean requeridos. 
• Participar en las actividades y/o reuniones organizadas por la ANM en temas de seguridad, salud 
en el trabajo y gestión ambiental. 
• Notificar al supervisor técnico de Contrato las máquinas y herramientas que serán ingresadas a 
las instalaciones de la ANM, también aplica para PARES, ESSM y PESSM, además de asegurar 
que estas estén buen estado y se encuentren inspeccionadas antes del uso. 
 
4.4.4 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES 
 
Parte de la planificación de la entidad se focaliza en el cumplimiento de las características y los requisitos 
asociados a los productos y servicios que presta la ANM, por lo que toda la gestión de la entidad se basa en 
la identificación de controles durante las todas sus etapas (planificación, ejecución y control), para mitigar la 
posibilidad de entregar productos y/o servicios que no cumplan con un mínimo de requisitos de calidad a los 
clientes externos e internos. 
 
Por lo anterior, se implementó el procedimiento EVA1-P-007 Control de las Salidas No conformes,donde se 
establecen unos controles finales, para dar tratamiento a los productos y/o servicios que no cumplen con 
ese mínimo de requisitos, antes de su entrega al usuario final. 
 
4.4.5 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 
 
Conforme a lo que se expresa en el literal 4.3.3, uno de los seguimientos por perspectiva de la entidad, corresponde al 
de áreas o dependencias, que se deriva de los resultados del plan Operativo de cada vigencia de la ANM, y está ligado 
a lo establecido en el acuerdo 565 de 2016 “Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño 
Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Período de Prueba” en su artículo 16, que define los 
 
 
 
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porcentajes de los aspectos que se deben considerar para para la evaluación del desempeño y destaca para la 
CALIFICACIÓN PARA EL PERÍODO ANUAL U ORDINARIA que el resultado de la Evaluación de Gestión por Áreas o 
Dependencias equivale al 10% del total de la calificación. 
 
 
Adicionalmente, se cuenta con otra herramienta institucional de autocontrol, que apunta a mejorar la 
gestión interna de la entidad y corresponde a la realización de Auditorías Internas / EVA1-P-001, donde de 
manera independiente, se evalúa el grado en que se cumplen los requisitos establecidos en la normatividad 
legal y por la ANM. 
 
 
3 DOCUMENTOS RELACIONADOS 
 
Documentos internos 
 
 Cuadro de Mando Integral / EST1-P-001-F-002 
 Medición y Seguimiento de Indicadores / EST1-P-001-F-003 
 Informe de Seguimiento / EST1-P-001-F-004 
 Formato de modificaciones Planes Estratégicos y Operativos / EST1-P-001-F-005 
 Plan Estratégico y Plan Operativo Anual 
 Metodología para elaboración y/o actualización del Plan Estratégico 
 Resultados aplicación de la metodología de implementación de Plan Estratégico 
 Correo Electrónico y/o Ayuda de Memoria 
 
Documentos externos (Ver Normograma) 
 
 
4 DETALLE DE ACTIVIDADES 
 
 
N.º DESCRIPCION ACTIVIDAD RESPONSABLE 
CONTROLES Y/O 
REGISTROS 
RELACIONADOS 
http://www.anm.gov.co/sites/default/files/DocumentosAnm/est1-p-001-f-002_cuadro_de_mando_integral.xls
http://www.anm.gov.co/sites/default/files/DocumentosAnm/est1-p-001-f-003_medicion_y_seguimiento_ind.xlsx
http://www.anm.gov.co/sites/default/files/DocumentosAnm/est1-p-001-f-004_informe_de_seguimiento.docx
http://www.anm.gov.co/sites/default/files/DocumentosAnm/est1-p-001-f-005_modificaciones_al_plan_estrategico_y_operativo.docx
 
 
 
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N.º DESCRIPCION ACTIVIDAD RESPONSABLE 
CONTROLES Y/O 
REGISTROS 
RELACIONADOS 
1. 
Identificar insumos para formular el Plan Estratégico 
Se identifican para los años correspondientes a los aprobados por 
el Comité Directivo, teniendo en cuenta los lineamientos del literal 
4.1.1. 
Presidente y/o 
vicepresidentes y/o jefes de 
oficina y/o coordinador de 
planeación 
Ayuda de Memoria 
2. 
Diseñar, preparar y exponer la metodología de trabajo para la 
elaboración y/o actualización del Plan Estratégico 
Esta actividad hace parte del proceso de planificación y 
preparación para la identificación de la estrategia de la ANM. 
Vicepresidente administrativo 
y financiero y/o coordinador 
de planeación y/o servidor 
delegado 
Metodología para 
elaboración y/o 
actualización del 
Plan Estratégico 
3. 
Aplicar metodología 
Corresponde a la ejecución e identificación del Plan estratégico. 
Presidente y/o 
vicepresidentes y/o jefes de 
oficina y/o coordinador de 
planeación 
Resultados 
aplicación de la 
metodología de 
implementación de 
Plan Estratégico 
4. 
Elaborar y/o ajustar documento del Plan estratégico 
Como resultado de la implementación de la metodología, se 
realizará la elaboración y/o ajustes al Plan Estratégico de la 
Entidad, lo cual se realizará cada vez que se identifique necesario, 
en correspondencia a los lineamientos nacionales y sectoriales, o 
cuando la alta dirección lo considere pertinente. 
Alcance: Misión, Visión, Objetivos Estratégicos y/o Políticas 
Vicepresidente administrativo 
y financiero y/o coordinador 
de planeación y/o servidor 
delegado 
Cuadro de Mando 
Integral 
5. 
¿Es aprobado? 
SI: Continuar Actividad 6 
NO: Volver Actividad 4 
Presidente y/o 
vicepresidentes y/o jefes de 
oficina y/o coordinador de 
planeación 
- 
6. 
Diligenciar matriz del Plan Operativo Anual 
El Grupo de Planeación realiza talleres / mesas de trabajo con los 
responsables de cada proceso y/o sus delegados, con el fin de 
registrar la información relacionada a todos los componentes del 
Cuadro de Mando Integral (objetivos estratégicos, objetivos 
específicos, acciones, indicadores, alcance, etc.) 
Una vez diligenciado este registro, debe ser remitido por un cargo 
responsable y/o funcionario asignado al Grupo de Planeación, 
dando aval de lo que debe quedar registrado en la planificación 
Operativa Anual de la Entidad. 
Vicepresidente administrativo 
y financiero y/o coordinador 
de planeación y/o 
responsable y/o servidor 
delegado procesos 
involucrados 
Cuadro de Mando 
Integral 
7. 
¿Requiere ajustes? 
SI: Volver Actividad 6 
NO: Continuar Actividad 8 
Vicepresidente administrativo 
y financiero y/o coordinador 
de planeación y/o servidor 
delegado 
- 
8. 
Consolidar matriz de seguimiento del Plan Estratégico y 
Operativo 
Vicepresidente administrativo 
y financiero y/o coordinador 
Cuadro de Mando 
Integral 
 
 
 
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OPERATIVO 
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N.º DESCRIPCION ACTIVIDAD RESPONSABLE 
CONTROLES Y/O 
REGISTROS 
RELACIONADOS 
Diligenciar el formato de matriz de seguimiento del Plan Operativo 
Anual. 
Se entiende aprobado cuando este es enviado por correo 
electrónico por parte del responsable del proceso. 
de planeación y/o servidor 
delegado 
9. 
Publicar versión aprobada por los responsables de proceso 
Una vez se consoliden las matrices aprobada por cada 
responsable de proceso, se procede a publicar la versión vigente 
del Plan Estratégico y Plan Operativo Anual de la ANM en la 
Intranet y la página WEB de la entidad en link de Transparencia. 
Vicepresidente administrativo 
y financiero y/o coordinador 
de planeación y/o servidor 
delegado 
Plan Estratégico y 
Plan Operativo Anual 
Aprobado 
 
10. 
Realizar seguimiento al cumplimiento de los objetivos 
estratégicos y operativos 
Trimestralmente cada Responsable de Proceso debe realizar el 
seguimiento al cumplimiento de objetivos estratégicos y operativos 
de la entidad a través del reporte de los indicadores y las metas 
programadas. 
Para este reporte se diligencia el formato de Medición y 
Seguimiento de Indicadores y se adjuntan evidencias en la 
carpeta compartida. Ver 
C:\Users\52437265\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Networ
k Shortcuts\PE_POA_ANM. 
El Grupo de Planeación validara la información y enviará 
retroalimentación para realizar los ajustes al reporte cuando así se 
requiera. 
Presidente y/o 
vicepresidentes y/o jefes de 
oficina y/o coordinador y/o 
servidor delegado 
Medición y 
Seguimiento de 
Indicadores 
11. 
Recibir y revisar reporte de la medición y seguimiento de 
indicadores 
Se recibe la información mediante correo electrónico, se verifica la 
coherencia y consistencia de la información frente a la 
programación del Plan Anual Operativo, de acuerdo a los 
lineamientos establecidos para revisión de indicadores. 
Vicepresidente administrativo 
y financiero y/o coordinador 
de planeación y/o servidor 
delegado 
- 
12. 
¿Es coherente y consistente la información? 
SI: Continua con la actividad 13 
NO:Regresa a la actividad 10 
Vicepresidente administrativo 
y financiero y/o coordinador 
de planeación y/o servidor 
delegado 
Correo Electrónico 
13. 
Recibir y diligenciar Cuadro de Mando Integral 
Se introduce la información reportada por las áreas en el Cuadro 
de Mando Integral y se emplea de insumo para elaborar el informe 
de seguimiento. 
Vicepresidente administrativo 
y financiero y/o coordinador 
de planeación y/o servidor 
delegado 
Cuadro de Mando 
Integral 
14. 
Elaborar y enviar informe de seguimiento 
Se consolidará la información correspondiente al seguimiento de 
los indicadores del Plan Operativo Anual y se enviará al Comité 
Vicepresidente administrativo 
y financiero y/o coordinador 
de planeación y/o servidor 
Informe de 
Seguimiento 
 
 
 
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PROCEDIMIENTO 
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OPERATIVO 
FECHA VIGENCIA: 
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N.º DESCRIPCION ACTIVIDAD RESPONSABLE 
CONTROLES Y/O 
REGISTROS 
RELACIONADOS 
Directivo o miembros de la Alta Dirección. delegado 
15. 
¿Se está dando cumplimiento a los indicadores? 
SI: FIN 
NO: Continua con la actividad 16 
Vicepresidente administrativo 
y financiero y/o coordinador 
de planeación y/o servidor 
delegado 
- 
16. 
Analizar causas y generar propuestas para su cumplimiento 
Conforme a los resultados analizar las causas del no 
cumplimiento e identificar si se requiere modificar o ajustar el Plan 
Operativo o se procede a levantar acciones de mejora. 
Presidente y/o 
vicepresidentes y/o jefes de 
oficina y/o coordinador y/o 
servidor delegado 
- 
17. 
¿Los planes o alguna línea de acción requieren revisión, 
ajuste y/o reformulación? 
SI: Continua con la actividad 18 
NO: Continua con la actividad 25 
Presidente y/o 
vicepresidentes y/o jefes de 
oficina y/o coordinador y/o 
servidor delegado 
- 
18. 
Sustentar y solicitar modificaciones 
Presentar ante el Grupo de Planeación la(s) necesidad(es) de 
modificar el plan estratégico y/o operativo, con la justificación 
debidamente sustentada. 
Presidente y/o 
vicepresidentes y/o jefes de 
oficina y/o coordinador y/o 
servidor delegado 
Formato de 
modificaciones 
Planes Estratégicos 
y Operativos 
19. 
Recibir y revisar modificaciones propuestas 
Revisar que la sustentación de la modificación sea coherentes 
frente a los lineamientos y metas de la Alta Dirección. 
Vicepresidente administrativo 
y financiero y/o coordinador 
de planeación y/o servidor 
delegado 
- 
20. 
¿Es viable? 
SI: Continua con la pregunta 21 
NO: Continua con la Actividad 25 
Vicepresidente administrativo 
y financiero y/o coordinador 
de planeación y/o servidor 
delegado 
- 
21. 
¿El ajuste requiere aprobación del Presidente y/o 
Vicepresidente y/o Jefe de Oficina responsable y/o 
Coordinador responsable del tema? 
SI: Continua con la Actividad 22 
NO: Continua con la Actividad 24 
Vicepresidente administrativo 
y financiero y/o coordinador 
de planeación y/o servidor 
delegado 
- 
22. 
Revisar y analizar solicitud 
Revisar que la sustentación de la modificación no esté en 
contravía de la visión de la Alta Dirección y sea coherentes frente 
a los lineamientos y metas establecidas. 
Presidente y/o 
vicepresidentes y/o jefes de 
oficina y/o coordinador y/o 
servidor delegado 
Formato de 
modificaciones 
Planes Estratégicos 
y Operativos 
23. 
¿Se aprueba? 
SI: Continuar Actividad 24 
NO: Continuar Actividad 25 
Presidente y/o 
vicepresidentes y/o jefes de 
oficina y/o coordinador y/o 
servidor delegado 
- 
24. Ajustar planes y emitir nueva versión Vicepresidente administrativo - 
 
 
 
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 
CODIGO: 
EST1-P-001 
PROCEDIMIENTO 
VERSIÓN: 
5 
 PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO ESTRATÉGICO Y 
OPERATIVO 
FECHA VIGENCIA: 
14/08/2018 
 
 
11 de 15 
 
N.º DESCRIPCION ACTIVIDAD RESPONSABLE 
CONTROLES Y/O 
REGISTROS 
RELACIONADOS 
Cada tres (3) meses, se consolidarán las solicitudes de 
modificación que los responsables identifiquen y conforme a la 
solicitud y la aprobación de la misma se emitirá la versión 
pertinente. 
Se retoma la actividad 8 
y financiero y/o coordinador 
de planeación y/o servidor 
delegado 
25. 
Establecer corrección y/o definir si se requiere acción 
correctiva 
Aplicar el procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y 
acciones de mejora. 
Presidente y/o 
vicepresidentes y/o jefes de 
oficina y/o coordinador y/o 
servidor delegado 
- 
 FIN 
DIAGRAMA DE FLUJO 
 
 
 
 
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 
CODIGO: 
EST1-P-001 
PROCEDIMIENTO 
VERSIÓN: 
5 
 PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO ESTRATÉGICO Y 
OPERATIVO 
FECHA VIGENCIA: 
14/08/2018 
 
 
12 de 15 
 
INICIO
ENTIDADES DEL ESTADO
Plan Nacional de Desarrollo y/o 
nuevas Políticas Publicas, cambios 
sectoriales, cambios regulator ios y/o 
legales en el marco de la actividad 
minera, lineamientos derivados de 
otras entidades, con instrucciones 
relacionadas a la gestión ya sea 
administrativa o misional de la 
entidad y/o cambios en las 
condiciones de mercado o contexto 
de la entidad. 
OTRAS ENTIDADES
VICEPRESIDENTE ADMINISTRATIVO Y 
FINANCIERO Y/O COORDINADOR DE 
PLANEACIÓN Y/O SERVIDOR 
DELEGADO
Lineamientos de la Alta Dirección / 
Evaluación de los resultados del Plan 
Estratégico y Operativo de la vigencia 
anterior, cambio de servicio prestados 
por la ent idad, proyectos de 
transformación institucional, mejora 
interna de procesos
COMITÉ DIRECTIVO
1. Identificar insumos para 
formular el Plan Estratégico
2. Diseñar, preparar y exponer la 
metodología de trabajo para la 
elaboración y/o actualización del 
Plan Estratégico
1
3. Aplicar metodología
Resultados aplicación de la 
metodología de implementación de 
Plan Estratégico
PRESIDENTE Y/O VICEPRESIDENTES 
Y/O JEFES DE OFICINA Y/O 
COORDINADOR DE PLANEACIÓN
4. Elaborar y/o ajustar 
documento del Plan estratégico 
VICEPRESIDENTE ADMINISTRATIVO Y 
FINANCIERO Y/O COORDINADOR DE 
PLANEACIÓN Y/O RESPONSABLE Y/O 
SERVIDOR DELEGADO PROCESOS 
INVOLUCRADOS
Cuadro de Mando Integral
5. ¿Es aprobado?
NO
6. Diligenciar matriz del Plan 
Operativo Anual
SI
Cuadro de Mando Integral
7. Requiere ajustes? SI
8. Consolidar matriz de 
seguimiento del Plan Estratégico 
y Operativo 
Cuadro de Mando Integral
NO
Ayuda de Memoria
Metodología para elaboración y/o 
actualización del Plan Estratégico
 
 
 
 
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 
CODIGO: 
EST1-P-001 
PROCEDIMIENTO 
VERSIÓN: 
5 
 PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO ESTRATÉGICO Y 
OPERATIVO 
FECHA VIGENCIA: 
14/08/2018 
 
 
13 de 15 
 
VICEPRESIDENTES ADMINISTRATIVO 
Y FINANCIERO Y/O COORDINADOR 
DE PLANEACIÓN Y/O SERVIDOR 
DELEGADO
1
VICEPRESIDENTE ADMINISTRATIVO Y 
FINANCIERO Y/O COORDINADOR DE 
PLANEACIÓN Y/O SERVIDOR 
DELEGADO
PRESIDENTE Y/O VICEPRESIDENTES / 
JEFES DE Y/O COORDINADOR Y/O 
SERVIDOR DELEGADO
PRESIDENTE Y/O VICEPRESIDENTES 
Y/O JEFES DE Y/O COORDINADOR Y/
O SERVIDOR DELEGADO
9. Publicar versión aprobada por 
los responsables de proceso
Plan Estratégico y Plan Operativo 
Anual
10. Realizar seguimiento al 
cumplimiento de los objetivos 
estratégicos y operativos 
Medición y Seguimiento de 
Indicadores
11. Recibir y revisar reporte de la 
Medición y Seguimiento de 
Indicadores 
12. ¿Es coherente y 
consistente la 
información?
SI
13. Recibir y diligenciar Cuadro 
de Mando Integral
Cuadro de Mando Integral
14. Elaborar informe de 
retroalimentación y Seguimiento
Informe de Seguimiento
18. ¿Se está dando 
cumplimiento a los 
indicadores?
SI
FIN
16. Analizar causas y generar 
propuestas para su cumplimiento
NO
17. ¿Los planes o 
alguna l ínea de acción 
requieren rev isión, 
ajuste y/o 
reformulación? 
18. Sustentar y solicitar 
modificaciones
SI
Formato de modificaciones Planes 
Estratégicos y O perativos
19. Recibir y revisar 
modificaciones propuestas
20. ¿Es viable?
21. El ajuste requiere 
aprobación del 
Presidente y/o 
Vicepresidente y/o Jefede Oficina responsable 
y/o Coordinador 
responsable del tema?
22. Revisar y analizar solicitud
SI
SI
23. ¿Se aprueba? 
24. Ajustar planes y emitir nueva 
versión
SI
1
1
25. Establecer corrección y/o 
acción correctiva
Procedimiento de 
Acciones Correctivas, 
Preventivas y acciones 
de mejora
NO
FIN
NO
NO
NO
Correo ElectrónicoNO
 
 
 
 
 
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 
CODIGO: 
EST1-P-001 
PROCEDIMIENTO 
VERSIÓN: 
5 
 PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO ESTRATÉGICO Y 
OPERATIVO 
FECHA VIGENCIA: 
14/08/2018 
 
 
14 de 15 
 
 
 
 
 
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 
CODIGO: 
EST1-P-001 
PROCEDIMIENTO 
VERSIÓN: 
5 
 PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO ESTRATÉGICO Y 
OPERATIVO 
FECHA VIGENCIA: 
 
 
 
 
ELABORÓ: Original Firmado 
 
 
REVISÓ: Original Firmado APROBÓ: Original Firmado 
Nombre: 
Mitzi Tatiana Ferro Mojica 
Cargo: 
Contratista Grupo de Planeación 
Fecha: 20/07/2018 
Nombre: 
Maria Carolina Neuta Espinosa 
Cargo: 
Coordinadora Grupo de Planeación 
Fecha: 23/07/2018 
Nombre: 
Aura Isabel Gonzalez Tiga 
Cargo: 
Vicepresidente Administrativo y Financiero 
Fecha:14/08/2018 
15 de 15 
 
5 ANEXO 
 
NA 
 
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 
1 08-01-2014 Creación del documento 
2 10-07-2014 
Se incluye aclaración de los tipos de cambios que puede sufrir el Plan Estratégico y Operativo 
y las instancias de aprobación según la naturaleza del cambio. 
Se adiciona el control 24. 
Se complementa información relacionada a la elaboración y cambios del Plan Estratégico y 
Operativo 
Se modifica el nombre y contenido del formato EST1-P-001-F-003, cambia de Informe de 
cumplimiento a Medición y Seguimiento de Indicadores. 
Se modifica el Formato de modificaciones Planes Estratégicos y Operativos / EST1-P-001-F-
005 
3 15-09-2014 
Se ajusta el alcance de aprobación de los cambios. 
Y se complementa la actividad 9 relacionada a elaborar y validar el Plan Operativo Anual 
4 13/03/2015 
Se complementó la condición general 4.5 y se adicionaron las condiciones generales 4.6 a la 
4.9. 
Se complementó la actividad 25. 
5 14/08/2018 
Se da de baja al Instructivo Formulación del Marco Estratégico / EST1-P-001-I-001, ya que la 
información del mismo, está contenida en este procedimiento. 
Se introdujo el capítulo 4.4 de Sistema Integrado de Gestión. 
Se actualizaron las actividades que dan claridad del paso a paso de este procedimiento y se 
incluyeron las mejoras que se han venido incorporando frente al acompañamiento, 
seguimiento y retroalimentación durante cada vigencia. 
Se cambia el nombre del registro Memorias Plan Estratégico de la Entidad por Resultados de 
la aplicación de la metodología 
Se da de baja el Instructivo Formulación del Marco Estratégico / EST1-P-001-I-001, ya que las 
instrucciones están inmersas en este procedimiento.