Circular 002 de 2018_0

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ALCALDÍA MAYOR
DE BOGOTÁ D.C.
SECRETARÍA GENE RAL
CIRCULAR No. HQ2 DE 2018
6
Rarl. No.
Fecha
Destino
>Lüi/* MAY CU* DE gCG0Tís .
SECRETARIA GENERAL
2-2018-13329
1¿ 06/2018 15:01:49
EMDADES DISTRITALES
Copia: Na
Anexos: m-a.
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Para: PRESIDENTE DEL CONCEJO DE BOGOTÁ D.C, SECRETARIOS Y
SECRETARIAS DE DESPACHO, DIRECTORES Y DIRECTORAS DE
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS E INSTITUTOS, GERENTES Y
GERENTAS, DIRECTORES Y DIRECTORAS, DE ESTABLECIMIENTOS
PÚBLICOS; UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES; EMPRESAS DE
SERVICIOS PÚBLICOS MIXTAS Y OFICIALES; EMPRESAS INDUSTRIALES
Y COMERCIALES DEL ESTADO; EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO;
SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD; SOCIEDADES DE
ECONOMÍA MIXTA; RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO,
VEEDURÍA DISTRITAL, PERSONERÍA DISTRITAL Y CONTRALORÍA DE
BOGOTÁ
De:
Asunto:
DIRECTORA ARCHIVO DE BOGOTÁ - SECRETARÍA GENERAL ALCALDÍA
MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.
Directrices para el manejo de los archivos por parte de los concesionarios
de las entidades de la administración Distrital.
La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, como cabeza del sector Gestión
Pública y líder del tema documental a nivel distrital, a través de la Subsecretaría Técnica y
la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y en cumplimiento de las funciones y
competencias otorgadas por el Decreto Distrital 425 de 2016, ha identificado varios
aspectos a precisar y normalizar acerca de la administración de los archivos producidos por
los concesionarios.
En este sentido, teniendo en cuenta que la Constitución Política en su artículo 74 establece
el derecho que tiene los ciudadanos de acceder a los documentos públicos, y que la Ley
594 de 2000, consagra como objetivo esencial de los archivos, el de disponer de la
documentación organizada, en tal forma que la información sea recuperable para uso de la
administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; se determina que
las partes que celebren contratos de concesión deberán tener en cuenta las siguientes
directrices:
1. La documentación de la administración pública es propiedad del Estado y éste
ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser
un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación. Tratándose de
contratos de concesión, el concesionario tendrá bajo su responsabilidad y para su
uso los documentos generados en desarrollo de las actividades concesionadas y
aquellas funciones que le sean entregadas por la entidad para tal efecto.
Carreras No. 10-6$
Código Pos!»!: 111711
TeS 3813000
www.bogoia.gov.co
Info. Línea 195
MEJOR
PARA TODOS
4233100 FT-020 Versión 03
ALCALDÍA MAYOR
DE BOGOTÁ D.C.
SECRETARIA GENERAL
En los contratos de concesión se debe estipular una cláusula de reversión en virtud
de la cual al finalizar el contrato todos los documentos producidos deben ser
entregados a la entidad contratante, sin que por ello ésta deba efectuar
compensación alguna. Esta cláusula, llamada de reversión, es una disposición legal
de obligatoria inclusión en los contratos estatales de concesión, por tanto, quien
acepta participar en la licitación para la adjudicación de estos contratos, debe
conocer las condiciones del mismo.
La entidad concedente deberá incluir los documentos y archivos producidos en
desarrollo del contrato de concesión en su Programa de Gestión y estará obligada
a realizar el seguimiento y verificación de la organización, custodia, almacenamiento
y administración de los documentos generados en la ejecución del contrato, en caso
de incumplimiento reportará a las instancias respectivas.
Los documentos generados en la ejecución del contrato, deberán ser organizados
de acuerdo con los instrumentos archivísticos Cuadro de Clasificación Documental,
y Tabla de Retención Documental, los cuales serán suministrados por la entidad
concedente al contratista-concesionario. Adicionalmente el concesionario está
obligado a elaborar el respectivo inventario documental y mantenerlo actualizado.
El concesionario deberá realizar la organización (clasificación, ordenación,
descripción), custodia (condiciones de almacenamiento) y administración de los
documentos generados en la ejecución del contrato de concesión, teniendo en
cuenta los instrumentos enunciados en los puntos anteriores.
Al momento de finalizar y/o extinguir el contrato de concesión, los documentos
producidos en razón de éste deberán ser entregados a la entidad organizados con
las herramientas archivísticas enunciadas en él, y de acuerdo con los parámetros
establecidos por la normatividad vigente.
La información que sea capturada, procesada, almacenada y conservada en
sistemas de información, servidores y demás medios electrónicos debe ser
entregada sin claves, sin encriptaciones, ni ninguna restricción de seguridad, bajo
criterios archivísticos, garantizando la integridad, usabilidad, legibilidad de los
documentos y la neutralidad tecnológica.
El carácter reservado de un documento, no será oponible a las autoridades, que,
siendo constitucional o legalmente competentes para ello, lo soliciten para el debido
ejercicio de sus funciones y corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva
de los documentos que lleguen a conocer.
La Ley 1581 de 2012, reconoce y protege el derecho que tienen las personas a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella
en bases de datos o archivos que sean susceptible de tratamiento por entidades de
naturaleza pública o privada. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser
suministrados a terceros se deberá, informar al titular y solicitar su autorización; los
Carrera 8 No 10-65
Código Po>s5ai: 111711
Te! 3813000
www bogota gov co
¡nfo Lmca 195
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PARA TODOS
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responsables y encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a
esta Ley.
10. La responsabilidad sobre la custodia de los documentos generados en desarrollo de
la concesión es del concesionario.
11. El concesionario no podrá subcontratar procesos de gestión documental, sin la
previa autorización del concedente.
12. En desarrollo de un contrato de concesión, cualquiera sea su duración, objeto, y
alcance, las entidades de la Administración Distrital, deberán incluir en el contrato
como obligaciones los numerales 1 al 10 de la presente Circular.
Teniendo en cuenta lo expuesto, las entidades distritales que celebren contratos de
concesión con personas naturales o jurídicas, deberán adoptar las directrices dadas por la
presente Circular a partir de la fecha de su expedición.
Cordialmente,
Anexo: N/A
ce: N/A
GLORIA MERCEDES VARGAS TISNES
Directora Archivo de Bogotá
Proyectó: Nelson Humberto León Acuña - Profesional Especializado SSDA<4¿-
Marly Yolie Quintana Daza- Profesional SSDA vtó¡).
Revisó: Carlos Galván Vega - Asesor Jurídico l^Jy
Aprobó: JulioAlberto Parra Acosta - SubdirectorSistema Distrital de Archivos f)"
Carrera 8 No 10-65
Código Posta!: 111711
TeK 3813000
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