Sesion 3 Gestión del Alcance

Vista previa del material en texto

Gestión del Alcance del 
Proyecto
Rocio DeLaCuadraVigil
Gestión del Alcance del Proyecto
Logro de sesión
En esta sesión, repasaremos los conceptos:
• Alcance del proyecto y del producto
• Procesos de la gestión del alcance
• Planificar el alcance
• Recopilar requisitos
• Definir el alcance
• Crear la estructura de desglose del trabajo
• Validar el alcance
• Controlar el alcance
Garantiza que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y
únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito.
Gestión del Alcance del Proyecto
➢ Alcance del Producto: Características y funciones que describen
un producto, servicio o resultado.
➢ Alcance del Proyecto: Trabajo realizado para entregar un
producto, servicio o resultado con las funciones y características
especificadas.
Gestión del Alcance del Proyecto
Gestión del Alcance del Proyecto
Plan de 
requisitos
Plan del 
Proyecto
En los proyectos tenemos dos tipos de entregables: los entregables del producto y los entregables de
gestión. Ambos son considerados entregables del proyecto.
En consecuencia, el alcance del producto se define en relación a los entregables del producto, mientras que el alcance del proyecto en función a los
entregables del proyecto (entregables del producto más los entregables de gestión).
❖ Uno de los factores de éxito
de un proyecto es una
adecuada gestión del
alcance.
❖ Muchos proyectos tienen
serios problemas e incluso
han fracasado debido a la
inadecuada definición de los
requerimientos del producto
o inadecuada gestión del
alcance del proyecto, lo que
agrega trabajo no autorizado
y esto a su vez altera el
tiempo y presupuesto
inicialmente estimado en el
proyecto.
❖ Gold plating ó corrupción del
alcance: Dar al cliente más
de lo que él pide, ni más ni
menos.
Gestión del Alcance del Proyecto
 Gold Plating:
Sucede cuando :
Recopilación de requisitos: se
agregan requisitos sin el
respaldo del cliente o el caso
de negocios.
Desarrollo del producto: los
miembros del equipo deciden
mejorar el producto por su
propia cuenta agregando
nuevas características o
tecnologías complejas.
Gestión del Alcance del Proyecto
Gestión del Alcance del Proyecto
¿Cómo aseguro la 
definición del alcance de 
un proyecto?
¿Qué debo hacer para 
identificar y/o validar los 
requerimientos del 
cliente(s)?
¿Es evidente el (mismo) 
alcance para todos los 
interesados del proyecto?
¿Porque se producen 
problemas en el cierre del 
proyecto?
¿El alcance permanece 
inalterable durante los 
proyectos?
¿Porque se producen los 
cambios durante el 
proyecto?. ¿De donde 
vienen? ¿Quien los pide? 
¿En que momento llegan?
¿El cliente sabe 
perfectamente lo que 
quiere en el proyecto?
¿Lo tiene completamente 
definido?
¿Podemos evitar los 
cambios en el alcance? 
¿Los podemos controlar?
¿Que puede implicar un 
cambio?
Gestión del Alcance del Proyecto
 Es responsabilidad del Director del Proyecto gestionar los cambios en el proyecto, para modificar, agregar o
eliminar requisitos y al mismo tiempo permanecer enmarcados dentro de la Declaración del Alcance
inicialmente aprobado y de esta manera alcanzar los objetivos del proyecto.
 Mediante la gestión de cambios, el Director del Proyecto controla el balance entre alcance, tiempo,
presupuesto y otras áreas de conocimiento.
Gestión del Alcance del Proyecto
Gestionar el Alcance del proyecto se enfoca primordialmente
en Definir y Controlar qué se incluye y qué no se incluye en el
Proyecto.
Gestión del Alcance del Proyecto
Recopilar Requisitos: Determina, documenta y gestiona las necesidades y los requisitos de los
interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.
Definir el Alcance: Desarrolla una descripción detallada del proyecto y del producto.
Crear la EDT/WBS: Subdivide los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más
pequeños y más fáciles de manejar.
Validar el Alcance: Formaliza la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan
completado.
Controlar el Alcance: Monitorea el estado del proyecto y de la línea base del alcance del
producto, y de gestionar cambios a la línea base del alcance.
Planificar la Gestión del Alcance: Crea el plan para la gestión del alcance que documenta
cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.
Gestión del Alcance del Proyecto
Gestión del Alcance del Proyecto
ÁREA DE 
CONOCIMIENTO
GRUPOS DE PROCESOS
INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO Y 
CONTROL
CIERRE
Gestión del 
Alcance
❖ Planificar la Gestión
del Alcance
❖ Recopilar Requisitos
❖ Definir el Alcance
❖ Crear la EDT/WBS
❖ Validar el Alcance
❖ Controlar el Alcance
Gestión del Alcance del Proyecto
Planificar la Gestión del 
Alcance
Planificar
Crea un plan para la gestión del alcance que documente
cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del
proyecto.
Planificar la Gestión del Alcance
El beneficio clave de este proceso es
que pro porciona orientación e
indicaciones sobre cómo se gestionará el
alcance a lo largo del proyecto.
Planificar la Gestión del Alcance
Plan para la Dirección de
Proyecto
Planificar la Gestión del Alcance
Entradas
Acta de Constitución de
Proyecto
Analisis de alternativas
Planificar la Gestión del Alcance
Herramientas y Técnicas
Planificar la Gestión del Alcance
Plan de Gestión del
Alcance
Salidas
Plan de Gestión de
Requisitos
Plan de análisis de negocios: documento que incluye los siguientes 
ítems
1) ¿Cómo se documentarán, analizarán y gestionarán los requisitos 
del producto y proyecto?
2) ¿Cómo será el proceso de monitoreo y control de los requisitos?
3) ¿Cómo se realizarán cambios en los requisitos? ¿Quiénes 
aprobarán esos cambios?
4) ¿Cómo se priorizarán los requisitos?
5) ¿Cómo será la estructura de trazabilidad de los requisitos?
S
o
n
 p
la
n
e
s 
su
b
si
d
ia
ri
o
s 
d
e
l 
P
la
n
 d
e
l 
P
ro
y
e
c
to
Recopilar Requisitos
Planificar
Determina, documenta y gestiona las necesidades y los
requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del
proyecto.
Recopilar Requisitos
El beneficio clave de este proceso es
que proporciona la base para definir y
gestionar el alcance del proyecto,
incluyendo el alcance del producto.
Recopilar Requisitos
Recopilar Requisitos
Planes
Plan gestión del
alcance,
Plan de requisitos y
plan de interesados.
Recopilar Requisitos
Entradas
descripción del 
proyecto y requisitos 
de alto nivel.
Acta de Constitución de Proyecto
Documentos
Casos de negocio
criterios de éxito para
alcanzar las
necesidades y
beneficios del negocio.
Acuerdos
contratos que
explicitan los requisitos
del producto y
proyecto.
Recopilar datos
Recopilar Requisitos
Herramientas y Técnicas
Análisis de documentos Toma de Decisiones
Diagrama de afinidad
Recopilar Requisitos
Herramientas y Técnicas
Mapa Mental
F u n c i o n a l e s
Sistema Usuarios
Detalle del 
servicio
Restricciones
Acceso a 
internet
Acceder desde 
otraoficina
Acceso a Mobil Acceso desde 
Cel
N o F u n c i o n a l e s
Producto Externo
Velocidad Interoperativida
d
Capacidad Cumplir leyes
Estabilidad Seguridad
Representación de datos:
Recopilar Requisitos
Herramientas y Técnicas
Diagramas de Contexto
Recopilar Requisitos
Herramientas y Técnicas
Prototipos
Recopilar Requisitos
Herramientas y Técnicas
Documentación de Requisitos
Recopilar Requisitos
Salidas
Los requisitos deben ser ambiguos (medibles y testeables), trazables, 
completos, consistentes y aceptados por los interesados. 
Matriz de Trazabilidad de
Requisitos
Recopilar Requisitos
Salidas
Ejercicio No. 1 : Identificar que requisito es funcional y cual es no funcional
Descripción Funcional No Funcional
Todos los sistemas deben respaldarse cada 6 horas 
Las páginas web a ser desarrolladas deben cumplir con la ley de 
confidencialidad de la información.
Debe especificarse un plan de recuperación ante siniestros en planta
El reportede analytics debe aceptar como mínimo 3 multi-criterios (edad, 
sexo, educación)
El sistema SAP debe ser capaz de operar adecuadamente con hasta 5.000 
usuarios con sesiones concurrentes 
El sistema permitirá aprobar, cambiar o actualizar planes y cronogramas de 
proyecto 
La herramienta tiene que ser compatible con el software de DP que utiliza 
actualmente la organización
La contraseña debe contener 8 caracteres con números y letras 
El software debe poder emitir gráficos con los reportes del valor ganado 
La capacitación del uso del sistema por cada usuario deberá de ser menor a 
8 horas
Los permisos de acceso al sistema podrán ser cambiados solamente por el 
administrador.
La herramienta se podrá utilizar desde celulares con sistema Android o 
Iphone 
La tasa de tiempos de falla del sistema no podrá ser mayor al 0,1% del 
tiempo de operación total
Las hojas de cálculo aseguraran los datos usando firmas electrónicas
Ejercicio 2 Matriz de Trazabilidad https://youtu.be/X_FaCPmpnBA
Matriz deTrazabilidad de Requisitos: Es una tabla que le permite vincular los requisitos del proyecto y facilita el seguimiento.
Desayunos N° Requisito
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Definir el Alcance
Planificar
Desarrolla una descripción detallada del proyecto y del 
producto.
Definir el Alcance
El beneficio clave de este proceso es
que describe los límites del proyecto,
servicio o resultado mediante la
especificación de cuáles de los requisitos
recopilados serán incluidos y cuáles
excluidos del alcance del proyecto.
 Alcance (Scope): La suma de productos, servicios y/o resultados que
se proporcionarán como un proyecto.
• Gestión:
• Plan
• Avances
• Control
• Ingeniería
• Diseño
• Construcción
• Pruebas
• Especificaciones
• Cliente/Servidor
• MSSQL Server
• VB .NET 2012
• Funcionalidades
• Ventas
• Compras
• Inventario y Almacén
Proyecto
Alcance
TiempoCosto
Definir el Alcance
Definir el Alcance
Definir el Alcance
 Plan de Gestión del Alcance: El plan
para la gestión del alcance es un
componente del plan para la
dirección del proyecto que
establece las actividades necesarias
para desarrollar, monitorear y
controlar el alcance del proyecto.
Definir el Alcance
Entradas
 Acta de Constitución del
Proyecto: descripción
general del proyecto,
características generales
del producto, requisitos de
aprobación.
 Documentación de Requisitos: 
requisitos, supuestos, planes de respuesta del 
registro de riesgos. 
 Análisis de datos y alternativas: identificar diferentes enfoques para cumplir con
los requisitos y objetivos mediante reuniones, tormentas de ideas, pensamiento
lateral, etc.
 Pensamiento lateral: en contraposición del pensamiento lógico rígido dónde una silla es para
sentarse, un cuchillo para cortar, un libro para leer, etc., que limitan las soluciones posibles; el
pensamiento lateral rompe con este patrón rígido provocando a la lógica para obtener ideas
creativas e innovadoras que permiten la resolución de problemas de manera indirecta. Al enfocar
los problemas de diferentes puntos de vista, se pueden encontrar novedosas soluciones a problemas
conocidos.
Definir el Alcance
Herramientas y Técnicas
 Análisis de Producto: analizar los objetivos del producto o 
servicio establecidos por el cliente y convertirlos en 
requisitos tangibles del proyecto.
 Análisis de sistemas: determinar las condiciones para cumplir con el 
alcance del producto, considerando los potenciales conflictos 
entre los requisitos de los diferentes interesados. 
 Análisis de requisitos: analizar los requisitos según las necesidades 
del negocio. 
 Ingeniería de sistemas: crear y ejecutar un proceso interdisciplinario 
para asegurar que los requisitos del cliente e interesados se 
puedan alcanzar de manera eficiente. 
 Ingeniería del valor: mejorar el valor (relación funcionamiento-
costo) del producto examinando su funcionalidad. Por ejemplo, si 
un producto será tecnológicamente obsoleto en cinco años, 
utilizar materiales baratos que duren solamente cinco años. 
 Análisis del valor: asegurar que los costos de los requisitos del 
producto no superen lo necesario para lograr su funcionalidad. 
 Descomposición del producto: descomponer el producto en 
menores entregables para tener una visión general del alcance del 
producto.
Definir el Alcance
Herramientas y Técnicas
Definir el Alcance
Herramientas y Técnicas
Habilidades interpersonales y de equipo:
Facilitadores de talleres : reunir a los principales
interesados para buscar consenso sobre los
entregables y límites del proyecto.
Definir el Alcance
Herramientas y Técnicas
Toma de decisiones: seleccionar los requisitos finales 
utilizando múltiples criterios como impacto del 
requisito en los beneficios del negocio, cronograma, 
presupuesto, recursos disponibles, etc. 
 Enunciado (o declaración) del alcance: documento donde se 
explicitan los entregables y las tareas necesarias para realizar 
esos entregables. En este documento se detalla en 
profundidad la descripción de los entregables, se analiza si los 
supuestos preliminares son válidos y se explicitan los límites del 
proyecto. Incluye:
 Descripción del alcance: Caracterisiticas del producto
 Entregables: Cualquier producto, resultado o verificable que se debe de 
hacer para completar un proceso o fase o un proyecto.
 Criterios de aceptación: Condiciones que deben de cumplirse
 Exclusiones del proyecto: Indica lo que esta fuera del alcance del 
proyecto y ayuda a gestionar expectativas de los interesados.
Definir el Alcance
Salidas
Pregunta: Cual es la diferencia entre el enunciado del alcance y el Acta de constitución?
AC es de alto nivel
EA: Información detallada del proyecto
Ejercicio 3 Marque con una X cuales items son del Acta de Constitución y cuales al enunciado del alcance
Item Acta de Constitución Enunciado del alcance
Criterios de aceptación de 
entregables
Criterios de éxito
Descripción general del 
proyecto
Detalle del alcance del producto
Director del proyecto y nivel de 
autoridad
Entregables detallados
Exclusiones del proyecto
Hitos Principales
Información de alto nivel
Interesados claves
Justificación del proyecto
Límites del proyecto
Objetivos estratégicos
Principales entregables
Riesgos generales de alto nivel
Crear la EDT/WBS
Planificar
El proceso de crear la estructura de desglose del trabajo (EDT) 
o WBS (work breakdown structure), consiste en dividir al 
proyecto en menores componentes para facilitar la 
planificación del proyecto.
Crear la EDT/WBS
El beneficio clave de este proceso es que
proporciona una visión estructurada de lo que
se debe entregar.
Ejemplo de EDT/WBS, desglosada hasta el nivel de paquete de trabajo:
Nivel 1: Objetivo del Proyecto
Nivel 2: Fases
Nivel 3: Entregables
Nivel 4: Paquete de Trabajo
Crear la EDT/WBS
LA REGLA DEL 100%: Todo lo que no esta en el WBS , no esta incluido en el proyecto
Crear la EDT/WBS
Crear la EDT/WBS
Crear la EDT/WBS
Entradas
Plan de Gestión del Alcance Enunciado del Alcance
Documento de requisitos
 Descomposición: 
dividir el proyecto en menores componentes más fáciles de manejar. Se 
suele aplicar la técnica de descomponer de arriba hacia abajo (desde 
el proyecto hacia entregables); también se pueden utilizar plantillas de 
proyectos similares realizados en el pasado. 
¿En cuántos niveles debo descomponer el proyecto? Deberías subdividirlo 
hasta aquel punto en que los costos y el cronograma puedan estimarse 
con precisión para cada paquete de trabajo (último nivel de la EDT).
Crear la EDT/WBS
Herramientas y Técnicas
Divida al proyecto en tantos paquetes de trabajo como sea posible y necesario para su mejor gestión.
 Juicio de Expertos: A menudo se utiliza el juicio de expertos para
analizar la información necesaria para descomponer los entregables
del proyecto en componentes más pequeños a fin de crearuna
EDT/WBS eficaz.
 El juicio y experiencia se aplican a los detalles técnicos del alcance
del proyecto y se utilizan para conciliar las diferencias de opinión
sobre cómo desglosar el alcance global del proyecto de la mejor
manera posible. Cualquier grupo o individuo con capacitación,
conocimientos o experiencia relevantes en proyectos o áreas de
negocio similares puede proporcionar este nivel de experiencia.
 El director del proyecto, en colaboración con el
equipo del proyecto, determina la descomposición
final del alcance del proyecto en los paquetes de
trabajo específicos que se utilizarán para gestionar el
trabajo del proyecto de manera eficaz.
Crear la EDT/WBS
Herramientas y Técnicas
Crear la EDT/WBS
Salidas
Cuentas de 
control
Cuentas de 
Planificación
Paquetes de 
trabajo
 Paquetes de trabajo: último nivel de cada división de la EDT. 
 Cuenta de control: lugares en la EDT donde se mide el progreso del alcance, el 
cronograma o los costos. Cada cuenta de control incluye uno o más paquetes 
de trabajo.
 Paquete de planificación: componente de la EDT por debajo de una cuenta 
de control y por encima de un paquete de trabajo.
 Línea Base del Alcance: enunciado del alcance aprobado, EDT y su 
diccionario (donde se explicitan los términos de la EDT). Lo que no 
está en la línea base del alcance, no forma parte del proyecto.
 La EDT es un organigrama jerárquico del proyecto donde se sub-
divide el mismo en menores componentes.
Crear la EDT/WBS
Salidas
Crear la EDT/WBS
Algunas ventajas de utilizar la EDT: 
• Herramienta de trabajo en equipo que
involucra con sentido de pertenencia a los
miembros claves.
• Tener una visión de conjunto para que el
equipo de trabajo comprenda rápidamente
su lugar en el proyecto.
• Servir como base para la estimación de
tiempos, costos, personas y riesgos.
• Facilitar la comunicación.
• Facilitar el control integrado de cambios.
La creación de la EDT es una excelente actividad 
para el desarrollo de equipos de trabajo. 
 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: Entre los
documentos del proyecto susceptibles de actualización se incluye,
entre otros, la documentación de los requisitos, que puede requerir
actualización para incluir los cambios aprobados. En caso de que
se generen solicitudes de cambio aprobadas a raíz del proceso
Crear la EDT/WBS, es posible que sea necesario actualizar la
documentación de requisitos para incorporar los cambios
aprobados.
Crear la EDT/WBS
Salidas
Ejercicio 4 Crear el EDT del desayuno Pan Tajado
Validar el Alcance
Monitorear y controlar
Formaliza la aceptación de los entregables del proyecto que se 
hayan completado.
Validar el Alcance
El beneficio clave de este proceso es que
aporta objetividad al proceso de aceptación y
aumenta las posibilidades de que el
producto, servicio o resultado final sea
aceptado mediante la validación de cada
entregable individual.
Validar el Alcance
Validar el Alcance
Los Planes
Validar el Alcance
Entradas
Documentación de Requisitos
lecciones aprendidas, reportes
sobre la calidad, documentación
de requisitos y su matriz de
trazabilidad. lecciones
aprendidas, reportes sobre la
calidad, documentación de
requisitos y su matriz de
trazabilidad.
Entregables Verificados Datos del Desempeño del Trabajo
Inspección
Validar el Alcance
Herramientas y Técnicas
Toma de decisiones
Entregables aceptados
Por el cliente o 
patrocinador
Validar el Alcance
Salida
Información de Desempeño del Trabajo
estado de los 
entregables 
aceptados y 
rechazados.
Solicitudes de Cambio
Validar el Alcance
El principal objetivo de validar el alcance es asegurar que cada 
entregable se esté completando en forma apropiada. Además, es un 
proceso pro-activo que permite recomendar acciones correctivas 
antes de entregar el producto final al cliente. 
Controlar el Alcance
Monitorear y controlar
el proceso de controlar el alcance consiste en revisar que se estén realizando los 
entregables definidos en el enunciado del alcance, ni más ni menos.
Controlar el Alcance
El beneficio clave de este proceso es que permite
mantener la línea base del alcance a lo largo del
proyecto.
Controlar el Alcance
Controlar el Alcance
Controlar el Alcance
Los Planes
Entradas
Documentación del proyecto
lecciones, requisitos y su 
matriz de trazabilidad. 
Información de Desempeño del Trabajo
estado de los 
entregables 
aceptados y 
rechazados.
Análisis de datos: Análisis de Variación
Controlar el Alcance
Herramientas y Técnicas
Análisis de datos: Análisis de tendencias
Información de Desempeño del Trabajo
Controlar el Alcance
Salidas
Solicitudes de Cambio
Controlar el Alcance
Al gestionar los cambios en el alcance se debe 
asegurar que cualquier modificación se realice a 
través del control integrado de cambios. 
Corrupción del alcance: cuando se realizó un 
cambio en el alcance que no pasó por el control 
integrado de cambios.
Resumiendo el Alcance