UNIDAD V TEA

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CUAM “Cuestión de Excelencia” 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Unidad V 
TEA 
Proceso Administrativo 
La administración es considerada como una disciplina compuesta de cuatro funciones 
fundamentales que constituyen el proceso administrativo: Planeación, organización, dirección y 
control. 
1. La Planificación: para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse. 
2. La Organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer 
y reconocer las relaciones necesarias. 
3. La Dirección para que los integrantes del grupo lleven a cabo las tareas prescritas con 
voluntad y entusiasmo. 
4. El Control de las actividades para que se correspondan con los planes. 
Planificación 
Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los 
objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas ¿qué 
trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se hará? Cuales serán los necesarios componentes del 
trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plano un patrón integrando 
predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del 
propósito de ver hacia delante. 
Actividades Importantes de Planificación 
a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. 
1. Pronosticar. 
2. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo. 
3. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. 
4. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios 
nuevos y mejores de desempeñar el trabajo. 
5. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño. 
6. Anticipar los posibles problemas futuros. 
7. Modificar los planes a la luz de los resultados del control. 
Organización 
Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso 
siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo 
entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta 
distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las 
actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles. 
Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos 
o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si 
el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se 
procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se 
enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa 
Actividades Importantes de la Organización 
1. Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos) 
2. Agrupar las obligaciones operativas en puestos. 
3. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. 
4. Aclarar los requisitos del puesto. 
5. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. 
6. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración. 
7. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. 
8. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control. 
Dirección 
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y 
organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones 
requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes 
utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción están dirigir, desarrollar a los gerentes, 
instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia 
creatividad y la compensación. 
 
Actividades Importantes de la Dirección 
1. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión. 
2. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. 
3. Motivar a los miembros. 
4. Comunicar con efectividad. 
5. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. 
6. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. 
7. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo. 
8. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control. 
Control 
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para 
asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo 
predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese 
plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden 
presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser 
comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva. 
Actividades Importantes del Control 
1. Comparar los resultados con los planes generales. 
2. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño. 
3. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. 
4. Comunicar cuales son los medios de medición. 
5. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. 
6. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. 
7. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. 
8. Ajustar el control a la luz de los resultados del control. 
Interrelación entre las funciones 
En la practica real, las cuatro funciones fundamentales de la administración están de modo 
entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo (termina) antes 
que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como 
parezca exigirlo la situación. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será quizás 
como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control 
en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear. 
La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se haya involucrado 
en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la 
impresión de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente talvez esta actuando 
con todo propósito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones 
más que en otras, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo 
y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción. 
La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado 
las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede 
ejercerse en el vació debe haber algo que controlar. 
En realidad, la planeación esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual 
manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad. Cada 
función fundamental de la administración afecta a las otras y todas están relacionadas para formar el 
proceso administrativo. 
La Planificación 
Definición 
Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos 
antes de emprender la acción. 
Propósito de la planificación 
La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. 
El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo 
de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito 
afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional. 
Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de 
lasorganizaciones. Se ha dicho que la planificación es la función que impulsa a las actividades de la 
organización, dirección y control. 
 
 
Importancia de la planificación 
Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan 
sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos 
de la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. 
Además los planes son la guía para que la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los 
objetivos; los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes 
con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los 
objetivos que generan resultados. 
Principios de la planificación 
Racionalidad: El establecimiento de objetivos claros y precisos, es decir que sean alcanzables. 
Previsión: Fijar planes definidos para ejecutar las acciones, teniendo en cuenta las necesidades de 
recursos, tanto humanos como materiales que deben ser utilizados. 
Coherencia: Los diferentes planes, programas y proyectos, deben ser coordinados y consolidados 
para evitar los esfuerzos innecesarios o en sentido inverso a los objetivos. 
Flexibilidad: Los planes deben ser adaptables a las circunstancias futuras. 
Continuidad: Las metas no deben abandonarse, el plan debe ser continuo hasta el logro de los 
objetivos, ya que si no, se malgastan los recursos al dejar las cosas sin terminar. 
Sencillez: Los planes deben estar expresados de manera clara para su fácil comprensión. Los planes 
demasiados complejos son de difícil ejecución. 
Comparabilidad: Los planes deben ser confrontables con la realidad, además de dar información 
acerca de lo ocurrido, proporcionan las bases para la elaboración de planes futuros. 
Estandarización: Implica la homogeneización de procedimientos, programas y productos. Este 
principio es aplicable en aquellas tareas que son repetitivas y que no exigen gran discrecionalidad por 
pare de quien las ejecuta. 
Participación: Un buen plan nace de todos aquellos que deberán aunar esfuerzos para su ejecución. 
Factores que influyen en la planificación 
a) Factores Externos 
Son aquellos que forman parte del ambiente o entorno de la organización y que generalmente no 
pueden ser controlados por ésta. 
• Situación Económica del País: Las organizaciones deben prever el futuro para su 
planificación, tomando en cuenta la situación económica y sus posibles proyecciones 
posteriores, algunos aspectos claves que se deben considerar son la inflación, devaluación y 
la crisis o prosperidad económica. 
• Regulaciones Gubernamentales: Estas pueden ser legislaciones que incentiven o limiten la 
producción de un determinado bien o servicio, aranceles que dificultan o faciliten la 
importación de materias primas o productos competitivos, políticas fiscales (impuestos), 
obtención de divisas y otras. 
• Competencia Empresarial: La competencia puede ser nacional, porque hay otras empresas 
que ofrecen el mismo producto o servicio en la región, o internacional, cuando el mercado es 
amplio y desborda los límites de lo nacional. 
b) Factores Internos: 
Son aquellos intrínsecos de la organización y que nacen de sus características particulares. 
Generalmente son controlables. Estos pueden ser: 
• Recursos Humanos: Las personas que conforman la organización constituyen el factor más 
importante para su desarrollo y éxito, y que por lo tanto debe tomarse principalmente en 
cuenta, algunas consideraciones relacionadas con este factor incluyen los contratos 
colectivos, las vacantes de personal, los sindicatos, las necesidades de adiestramiento y otras. 
• Tecnología: Los procesos tecnológicos y la tecnología en los que se encuentra inmersa la 
organización evoluciona con el tiempo. La organización deberá estar al día con estos cambios 
para adaptar e innovar sus procesos y asegurar su éxito y permanencia en el tiempo. 
Tipos de planes 
a) Según el período 
De Corto Plazo: Abarcan periodos menores a un año. 
De Mediano Plazo: Abarcan un periodo comprendido entre uno y cinco años. 
De Largo Plazo: Los que comprenden periodos mayores a cinco años. 
b) Según el nivel 
• Estratégicos: Son aquellos que orientan la toma de decisiones de forma deliberada y 
sistemática e incluyen propósitos que afectan o deberían afectar a toda la organización a largo 
plazo. 
• Tácticos: Son los desarrollados a nivel intermedio de las organizaciones, orientados dentro 
de sus departamentos y a mediano plazo. 
• Operacionales: Son los detallan con minuciosidad cada tarea o actividad que debe ejecutarse 
y constituyen la subdivisión de los planes operacionales a corto plazo. 
c) Según el uso 
1) Repetitivos 
Son aquellos que se utilizan muchas veces sin un periodo definido de duración. Aquí se agrupan las 
políticas, los procedimientos y las reglas. 
• Políticas: Son enunciados o conceptos que constituyen una guía para la toma de decisiones, 
establecen los límites entre los cuales las decisiones pueden ser acordadas. Ejemplo: 
“Promover los ascensos desde adentro para motivar al personal” (Política de recursos 
humanos) 
• Procedimientos: Definen una sucesión cronológica de eventos, acordes con una política 
establecida y especifican como deben ejecutarse las labores, cuándo y quién debe hacerlas. 
Ejemplo: Procedimiento para reclutamiento de personal: (1) Colocar aviso en el periódico. 
(2) Entrevistar a los candidatos. (3) Seleccionar a los que presentarán pruebas de ingreso. 
(4) Seleccionar al mejor candidato. (5) Programar la inducción del mejor candidato. 
2) De un solo uso 
Son aquellos planes que se realizan con un solo propósito para el logro de un objetivo específico 
dentro de un periodo de tiempo establecido. Están conformados por los presupuestos, proyectos y 
programas. 
• Presupuestos: Son planes de gran jerarquía en las organizaciones. Se utilizan para guiar y 
controlar las operaciones monetarias de una organización durante el periodo que especifican. 
• Programas: Son acciones planeadas, integradas en una unidad y diseñadas para el logro de 
un objetivo. Generalmente proporcionan un diagrama de las acciones que emprenderán y el 
tipo de recursos a utilizar. 
• Proyectos: Usualmente forman parte de un programa y han sido diseñados para el logro de 
un objetivo muy específico. Por ejemplo, en un programa de expansión de la planta física de 
una empresa, la construcción de un galpón es un proyecto y la construcción de las vías de 
acceso es otro. 
Misión, Visión y Valores de una organización 
Misión: Es el motivo propósito, fin o razón de ser de una empresa u organización porque define lo 
que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa y para quien lo va a hacer. 
Ejemplo: Misión del CUAM: Formar ciudadanos integrales que se desempeñen como profesionales de 
excelencia en áreas prioritarias de la actividad económica y social del país, en carreras técnicas de 
amplia demanda en el mercado laboral, contando con programas de estudio actualizados y utilizando 
tecnología de punta. El CUAM promueve una política de formación armónica donde la academia, los 
valores, la cultura y la práctica deportiva conforman una unidad. 
Criterios necesarios para establecer una misión 
Idealmente la Declaración de la Misión debe constar de 3 partes: 
• Descripción de lo que la empresa hace, 
• Para quién está dirigido el esfuerzo, el público consumidor o mercado. 
• Presentación de la particularidad, lo singular de la organización, el factor diferencial. 
Visión: Se define cómo el camino al cuál se dirige la organización a largo plazo y sirve de orientación 
y estímulo para tomar las decisiones estratégicas y de operatividad. 
Ejemplo: Visión del CUAM: Proyectar al CUAM como una institución de educación superior reconocida 
nacional e internacionalmente, líder en la formación del capital humano, la investigación y la 
tecnologíaen concordancia con los estándares de calidad y gestión académica exigidos por un mundo 
cada vez más globalizado y altamente competitivo. 
Criterios para establecer una visión 
• Debe ser factible alcanzarla, no debe ser una fantasía. 
• La Visión motiva e inspira. 
• Debe ser compartida. 
• Debe ser clara y sencilla, de fácil comunicación. 
Valores: Son principios consciente considerados válidos porque evidenciamos que ya los tenemos o 
porque evidenciamos que requerimos de éstos. 
Ejemplo: Valores de la Universidad Católica Andrés Bello: Honestidad, Iniciativa, Compromiso, 
Excelencia, Espíritu de Servicio Social, Liderazgo. 
Criterios para establecer los valores de la organización 
Los valores son los puntales que le brindan a las organizaciones, su fortaleza, su poder y fortalecen 
la Visión. 
Los valores no deben ser elaborados únicamente por la Gerencia General o por la persona asignada 
por esta para luego ser anunciados a los demás: Deben ser el resultado de un trabajo en equipo, 
aunque lamentablemente, este estado ideal en la vida real, no es tan frecuente. 
Tampoco deberá ocurrir que luego de delineados, quedan como simples enunciados, impresos en 
hermosas placas de bronce que son lucidas en la recepción de la empresa o en la presidencia 
Ejecutiva, deben ser verdaderas cartas de navegación, que dirijan todos los esfuerzos hacia el norte 
deseado. 
 
 
	UNIDAD 5.1.pdf
	UNIDAD 5.2.pdf