MANUAL-FARMACIA

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MANUAL DE FARMACIA 
 
 
 
 ACTUALIZÓ REVISÓ APROBÓ 
FIRMA: 
 
 
 
NOMBRE
: 
MARTHA SOLANYE 
SEMANATE BURGOS 
LINA CRISTINA BRAVO 
MUÑOZ 
ORIANA SOFIAPEÑA MAZABEL 
CARGO: 
Líder Servicio 
farmacéutico 
 
Subdirector Científico 
 
Gerente 
FECHA: 04/03/2021 04/03/2021 01/07/2021 
 
 
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CONTENIDO 
 
INTRODUCCION ............................................................................................................................................ 3 
1. OBJETIVOS ................................................................................................................................................ 4 
1.1 OBJETIVOS GENERALES .......................................................................................................................... 4 
1.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ......................................................................................................................... 4 
2. ALCANCE ................................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. 
3. RESPONSABLES ......................................................................................................................................... 5 
4. DEFINICIONES ........................................................................................................................................... 5 
5. MARCO NORMATIVO ............................................................................................................................... 5 
6. GENERALIDADES ....................................................................................................................................... 8 
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ...................................................................................................... 11 
7.1 PROVISION DE ÁREAS DE ALMACENAMIENTO ..................................................................................... 11 
7.2 DISTRIBUCION Y DISPENSACION AMBULATORIA ................................................................................. 16 
7.3 DEVOLUCION DE MEDICAMENTOS ...................................................................................................... 20 
7.4 CONTROL DE INVENTARIOS ................................................................................................................. 23 
7.5. PROCESO Y MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL ..................................................... 27 
7.6 ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL. ................................................................ 32 
7.7 DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL ................................................................ 35 
7.8 CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO EN AREA DE ALMACENAMIENTO ......................................... 37 
7.9 INSCRIPCION PAR EL MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ANTE SECRETARIA DE SALUD 
DEPARTAMENTAL....................................................................................................................................... 41 
7.10 PROCESO PARA COMPRA DE RECETARIOS DE CONTROL ANTE SECRETARIA DE SALUD 
DEPARTAMENTAL....................................................................................................................................... 43 
7.10 INFORMES DE MEDICAMENTOS DE CONTROL Y FARMACODEPENDIENTES ....................................... 45 
7.11 BAJA Y RESIDUOS DE MEDICAMENTOS .............................................................................................. 49 
7.12 PROCESO DE ENTREGA DE MEDICAMENTOS PENDIENTES A DOMICILIO A LOS USUARIOS .............. 52 
8. LISTADO INSTITUCIONAL DE MEDICAMENTOS ...................................................................................... 54 
LISTA DE ANEXOS ....................................................................................................................................... 73 
 
 
 
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INTRODUCCION 
 
La importancia de la farmacia en la E.S.E. Municipal Manuel Castro Tovar de 
Pitalito, constituye parte fundamental en la prestación integral del servicio de 
salud, pues el éxito en ésta actividad se obtiene con base en un adecuado 
abastecimiento de los medicamentos y dispositivos médicos pues son elementos 
necesarios para ejecutarlas, como también una administración eficiente que 
cumpla con los propósitos fijados llevando una buena organización y planificación 
de las actividades y procedimientos, que permitan concluir el objetivo fundamental 
de la institución como es prestar un eficiente servicio de salud a la comunidad. 
 
El presente documento tiene la finalidad de convertirse en un instrumento ágil y de 
fácil consulta que permita dar a conocer a todo el personal de nuestra Institución 
los parámetros manejados en ésta dependencia. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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1. OBJETIVOS 
1.1 OBJETIVOS GENERALES 
 Brindar de manera oportuna y eficaz a la población Laboyana, servicios de 
distribución, venta de medicamentos y apoyo terapéutico. Al igual que material 
médico quirúrgico de la más alta calidad y a precios económicos; fomentando 
la utilización segura y adecuada de éstos, en beneficio de nuestros usuarios y 
de la Institución. 
 Garantizar la prestación correcta del servicio con personal debidamente 
capacitado que trabaje conjuntamente con miembros del equipo del cuidado 
directo de la salud, con base en los principios de colaboración, atención 
personalizada y humanizada, respetando las creencias de los usuarios, con el 
compromiso de mejorar la salud y disminuir los índices epidemiológicos que 
afectan a la población de ésta región. 
 
1.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 
 Dar cumplimiento a los aspectos básicos para el suministro, administración 
y control de los medicamentos y material médico quirúrgico dentro de la 
Institución, acorde con lo establecido en el manual de normas y técnicas 
del subsistema nacional de suministros: Programación, Adquisición, 
Recepción, Almacenaje, Distribución y Control. 
 Garantizar a todos los clientes internos como externos de la Institución la 
disponibilidad, acceso y uso racional en condiciones óptimas de calidad, 
seguridad y eficacia. 
 Prestar un servicio óptimo de suministro de medicamentos y material 
médico quirúrgico, con responsabilidad efectividad basándose en las 
normas establecidas, con personal capacitado de acuerdo al perfil 
ocupacional necesario y al recurso tecnológico actualizado. 
 Brindar una permanente coordinación con las otras dependencias de la 
Institución; manteniendo un punto de reposición constante, para el puntual 
despacho de fórmulas a los usuarios. 
 2. ALCANCE 
Este manual está dirigido a todas las áreas de farmacia perteneciente a la E.S.E 
MANUEL CASTRO TOVAR, inicia con la adquisición de medicamentos para que 
 
 
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los usuarios reciban sus medicamentos de forma adecuada hacia su necesidad 
clínica en dosis precisas con la mayor eficiencia terapéutica. 
3. RESPONSABLES 
Líder de farmacia, auxiliares de farmacia líder de almacén y activos fijos 
4. DEFINICIONES 
Medicamento esencial: Aquel medicamento que reúne características de ser el 
más costo-efectivo en el tratamiento de una enfermedad, en razón de su eficacia y 
seguridad farmacológica, por dar una respuesta más favorable a los problemas de 
mayor relevancia en el perfil de morbimortalidad de una comunidad y porque su 
costo se ajusta a las condiciones de economía del país. 
Medicamento genérico: Aquel medicamento que utiliza la Denominación Común 
Internacional para la prescripción y expendio. En el artículo cuarto de Acuerdo 83, 
se establece que será de carácter obligatorio la utilización de la Denominación 
Común Internacional (Nombre Genérico) en la prescripción de medicamentos. 
Servicio farmacéutico según MINSALUD: Servicios de apoyo asistencial, 
responsable del conjunto ordenado y sistemático de las acciones y 
procedimientos en los aspectos técnicos, científicos y administrativo de los 
medicamentos y productos afines, con el propósito de contribuir en forma 
armónica e integral en la prevención de la enfermedad, la promoción, recuperación 
y rehabilitación de la salud y la calidad de vida individual y colectiva. 
 
5. MARCO NORMATIVO 
MARCO LEGAL DEL SERVICIO FARMACEUTICO EN COLOMBIA 
CONSTITUCIÓN NACIONAL DE 1991. 
Referencia para el sistema de Seguridad Social Integral. 
 
 
 
 
 
 
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 Articulo 48 
 Articulo 49 
 Articulo 50 
 Articulo 78 
 Articulo 336 
 
ARTICULO 48: “La Seguridad Social es un servicio público de carácter obligatorio 
que se prestará bajo la dirección coordinación y control del estado, en sujeción a 
los principios de eficiencias, universalidad, solidaridad, integridad, unidad y 
participación. Se garantiza a todos los habitantes el derecho irrenunciable a la 
Seguridad social. La Seguridad Social podrá ser prestada por entidades públicas o 
privadas, de conformidad por la Ley”. 
ARTICULO 49: “La atención en Salud y el Saneamiento Ambiental son servicios 
públicos a cargo del estado. Se garantiza a todas las personas el acceso a los 
servicios de promoción, protección y recuperación de la salud. Corresponde al 
estado organizar, dirigir y reglamentar la prestación de servicios de salud a los 
habitantes y de saneamiento ambiental conforme a los principios de eficiencia, 
universalidad y solidaridad. También, establecer políticas para la prestación de 
servicios de salud por entidades privadas y ejercer su vigilancia y control. Los 
servicios de salud se organizaran en forma descentralizada. Por niveles de 
atención y con participación de la comunidad”. 
ARTICULO 50: “Todo niño menor de un año que no esté cubierto por algún tipo 
de protección o de seguridad social, tendrá derecho a recibir atención gratuita en 
todas las instituciones de salud que reciban aportes del estado”. 
ARTICULO 78: “La ley regulará el control de calidad de bienes y servicios 
ofrecidos y presentados a la comunidad, así como la información de acuerdo con 
la ley, quienes en la producción y en la comercialización de bienes y servicios, 
atenten contra la salud, la seguridad y el adecuado aprovisionamiento a 
consumidores y usuarios 
 
 
 
 
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SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL 
Conjunto de Instituciones, normas y procedimientos, de que disponen la persona y 
la comunidad para gozar de una calidad de vida, mediante el cumplimiento 
progresivo de los planes y programas que el estado y la sociedad desarrollen para 
proporcionar la cobertura integral de las contingencias, especialmente las que 
menoscaban la salud y la capacidad económica, de los habitantes del territorio 
nacional, con el fin de lograr el bienestar individual y la integración de la 
comunidad. 
ARTÍCULO 152: Objetivos del SGSSS Regular el servicio público esencial de 
salud y crear condiciones de acceso de tosa la población al servicio en todos los 
niveles de atención. 
ARTÍCULO 162: Plan Obligatorio en Salud y Suministro de Medicamentos 
Esenciales. 
NORMATIVIDAD VIGENTE 
Creada a partir del Sistema de Seguridad Social Integral. 
DECRETO 2174\96: Por el cual se organiza el Sistema Obligatorio de Garantía de 
Calidad del Sistema General de Seguridad Social en Salud. 
DECRETO 2753\97: Se dictan las normas para el funcionamiento de los 
Prestadores de Servicios en Salud en el Sistema General de Seguridad Social en 
Salud. 
RESOLUCIÓN 04252\97: Establece normas técnicas, científicas y administrativas 
sobre los requisitos esenciales para la prestación de servicios de salud. 
Determina los Requisitos Mínimos Esenciales que debe cumplir cada servicio en 
una I.P.S. establece el Servicio Farmacéutico como una Unidad Funcional de 
Apoyo diagnóstico y Terapéutico en los niveles de baja (1), mediana (2) y alta 
complejidad (3) de atención. 
RESOLUCIÓN 1439\02: Por el cual se adopta los formularios de novedades para 
el registro especial de prestadores de servicios de salud, los manuales de 
Estándares y de Procedimientos, se establecen las condiciones de suficiencia 
patrimonial y financiera del sistema único de habilitación de prestadores de 
servicios de salud y los definidos como tales 
 
 
 
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RESOLUCIÓN 050661\96: Reglamenta los comités técnicos científicos, determina 
las condiciones y el procedimiento para la prescripción de medicamentos 
esenciales con criterios de costo – efectividad, que no se encuentren en el listado 
de medicamentos aprobados por el Consejo Nacional de Seguridad Social. 
También determina los criterios, procedimientos y excepciones para autorizar los 
medicamentos no incluidos en el listado de medicamentos esenciales. 
ACUERDO 051\97: Se crea el Comité Técnico de Medicamentos, quien 
recomienda al CNSSS los criterios a seguir para actualizar permanentemente el 
listado de medicamentos esenciales. 
ACUERDO 228\02: Se adopta el Manual de Medicamentos del sistema General 
de Seguridad Social en Salud. (P.O.S.) 
Se establecen las definiciones de Medicamento esencial y medicamento genérico. 
RESOLUCION 826\03: Por la cual se expiden normas para el control y vigilancia 
de la importación, exportación, procesamiento, síntesis, fabricación, distribución, 
dispensación, compra, venta y destrucción de materias primas de control especial 
y medicamentos que las contengan y sobre aquellos que son monopolio del 
Estado. 
DECRETO 2200 DE 2005: Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se 
dictan otras disposiciones. 
RESOLUCION 1403 DE 2007: Por la cual se determina el modelo de gestión del 
Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y 
Procedimientos y se dictan otras disposiciones. 
RESOLUCION 5521 DE DICIEMBRE 27 DE 2013: por la cual se define actualiza 
y aclara el plan obligatorio en salud (POS) 
 6. GENERALIDADES 
El servicio farmacéutico de la E.S.E. Hospital Manuel Castro Tovar de Pitalito, se 
presenta como una necesidad en la prestación del servicio integral de salud, 
contemplado en la Constitución Nacional, mediante el cual se pretende brindaruna eficaz y oportuna disponibilidad de los elementos necesarios para la atención 
de los usuarios. 
Para nuestra Institución representa la oportunidad de contribuir al mejoramiento 
del servicio al cliente, quien se constituye como la base fundamental de nuestra 
actividad, lo cual redundará de manera directa en beneficio a toda la comunidad y 
 
 
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a la vez fortalecerá los programas de competitividad en el ámbito de la oferta y la 
demanda del mercado de la salud. 
 
LIMITACIONES Y PROHIBICIONES: 
 
EL DISPENSADOR NO PODRÁ: 
 
a) Realizar cambio alguno en la prescripción o fórmula médica 
 
b) Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de 
administración, frecuencia, cantidad y la dosis prescrita. 
 
c) Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos. 
 
d) Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que 
desempeña. 
 
e) Recomendar a los usuarios el uso de medicamentos diferentes a los 
formulados ni tratamientos naturales o parecidos. 
 
f) Distribuir, dispensar y administrar muestras médicas. 
 
g) Enviar por correo medicamentos de venta bajo prescripción médica, a 
 
menos que previo al eranticen las condiciones y requisitos para el transport
e de los mismos. En ningún caso, podrán enviarse por correo los medi
camentos de control especial. 
 
h) Brindar asesoría farmacología por personal diferente al químico 
farmacéutico. 
 
LIMITACIONES Y PROHIBICIONES SOBRE MEDICAMENTOS DE CONTROL 
ESPECIAL: 
a) Cuando la fórmula para medicamentos de Control Especial sea expedida en 
dosis superiores a las establecidas, su venta se hará previa autorización del 
Fondo Nacional de Estupefacientes del Ministerio de Salud o de la Secretaria 
de Salud Departamental, los cuales no podrán autorizar hasta el doble de lo 
señalado en el presente manual. 
 
 
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b) En los casos de cambio de terapia o fallecimiento del paciente, si existen 
sobrantes de los medicamentos suministrados por la Secretaria de Salud 
Departamental, la persona responsable de estos, deberán hacer devolución de 
los productos a la Secretaria, donde se le reintegrará el valor del mismo, si es 
el caso. 
 
c) Prohíbase a los establecimientos farmacéuticos debidamente autorizados 
despachar fórmulas de medicamentos de control especial, cuando estas 
tengan más de quince (15) días calendario de haber sido expedidas. 
 
d) Los Hospitales y centros de salud adscritos al sistema de Salud, están 
obligados a expender al público los medicamentos del Control especial. 
 
e) Prohíbase la distribución de muestras médicas de Medicamentos de Control 
especial. 
 
f) Los médicos y odontólogos en ejercicio de los cargos oficialmente reconocidos 
para la prestación del Servicio Social Obligatorio, deberán colocar en las 
fórmulas de medicamentos de Control Especial, el sello de la Institución a la 
cual estén vinculados y el número de su cédula de ciudadanía. 
 
g) Los odontólogos con títulos universitarios y ejercicio legal de su profesión, sólo 
podrán prescribir los medicamentos de Control Especial de la lista IB 
ANALGÉSICOS ESPECIALES (MODERADAMENTE NARCOTICOS) y IV 
TRANQUILIZANTES E HIPNITICOS NO BARBITURICOS. 
 
h) La venta y entrega de medicamentos de Control especial se hará directamente 
al interesado quedando prohibido el despacho por correo. 
 
Sólo podrán despacharse previa presentación de la fórmula médica en original 
como en la copia se anotara que fue despachada 
 
 
 
 
 
 
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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 
 7.1 PROVISION DE ÁREAS DE ALMACENAMIENTO 
 
 
ACTIVIDAD 
 
DESCRIPCION 
 
 
RESPONSABLE 
 
REGISTRO 
 
PROVISIÓN 
ÁREAS DE 
ALMACENAM
IENTO 
 
 
Dependencia 
Servicio 
Farmacéutico 
 
Área: 
Bodega de 
Medicamentos 
 
 
 
 
 
 
 
CODIGO ATC 
DE UN 
MEDICAMEN
TO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Auxiliar de farmacia: 
 
1. Aprovisiona las 
estanterías de la bodega 
de medicamentos de 
productos que cumplen 
con las especificaciones 
según la recepción técnica 
2. Ingresa los productos al 
kardex manual de bodega, 
según formato 
3. Organiza los productos”. 
 
El código ATC es el código de 
clasificación anatómica-
terapéutica-química asignado por 
el Collaborating Centre for Drug 
Statistics Methodology de la 
OMS. El sistema ATC/ es una 
herramienta usada para 
investigar la utilización de los 
medicamentos con objeto de 
mejorar la calidad en el uso de 
los mismos. 
Los códigos ATC se dividen en 
14 grupos: 
• Sistema digestivo y 
metabólico. 
• Sangre y órganos 
hematopoyéticos 
• Sistema cardiovascular. 
• Medicamentos 
 
Auxiliar de 
farmacia 
 
Líder y regente de 
farmacia. 
 
 
Rótulo de 
bodega la 
salida 
medicamento
. 
 
 
kardex de 
bodega 
 
 
 
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Clasificació
n de los 
dispositivos 
médicos 
según el 
riesgo 
 
dermatológicos 
• Aparato genitourinario y 
hormonas sexuales. 
• Preparados hormonales 
sistémicos,excell 
hormonales sexuales 
• Anti infecciosos en 
general para uso 
sistémico. 
• Agentes antineoplásicos e 
imunomodulares. 
• Sistema musculo 
esquelético. 
• Sistema nervioso 
• Productos antiparasitario, 
insecticidas y repelentes 
• Sistema respiratorio 
• Órganos de los sentidos. 
• Varios. 
Dependencia: Servicio 
Farmacéutico 
Área: Bodega de Material Médico 
quirúrgico 
Auxiliar de farmacia: 
1. Aprovisiona las 
estanterías de la bodega 
de material médico 
quirúrgico de productos 
que cumplen con las 
especificaciones según la 
recepción técnica 
2. Ingresa los productos al 
kardex manual de bodega 
3. Organiza los productos 
almacenados y se 
clasifica según su riesgo 
y separa dichos productos 
bajo el criterio de fechas 
de vencimiento largas y 
cortas, o de acuerdo a la 
técnica de 
 
 
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almacenamiento. 
CLASE I: Son aquellos 
dispositivos médicos de bajo 
riesgo, sujetos a controles 
generales, no destinados para 
proteger o mantener la vida o 
para un uso de importancia 
especial en la prevención del 
deterioro de la salud humana y 
que no representan un riesgo 
potencial no razonable de 
enfermedad o lesión. 
CLASE II A: Son los 
dispositivos médicos de riesgo 
moderado, sujetos a controles 
especiales en la fase de 
fabricación para demostrar su 
seguridad y efectividad. 
CLASE II B: Son los 
dispositivos médicos de riesgo 
alto, sujetos a controles 
especiales en el diseño y 
fabricación para demostrar su 
seguridad y efectividad. 
CLASE III: Son los 
dispositivos médicos de 
muy alto riesgo sujetos 
a controles especiales, 
destinados a proteger o 
mantener la vida o para 
un uso de importancia 
 
4. Auxiliarde farmacia: 
 
1. Revisa diariamente el 
interior de las columnas 
de almacenamiento de 
medicamentos y realiza 
estimaciones cualitativas y 
cuantitativas de 
 
 
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reabastecimiento de 
productos, basado en los 
Niveles Mínimos de 
Existencias (NME). 
2. Reabastece las columnas 
de almacenamiento de 
productos (medicamentos 
o material médico 
quirúrgico). 
3. Descargar del rotulo de 
bodega la salida del 
medicamento o dispositivo 
médico. 
4. Registra tanto en el rotulo 
de bodega como en el 
kardex de bodega las 
salidas que se ha 
realizado en la durante el 
dia. 
5. El auxilia de farmacia es 
el responsable por los 
medicamentos en su 
almacenamiento y los 
faltantes que ellos surjan. 
6. Realizar semaforización 
de acuerdo al 
procedimiento de mejora 
de seguridad de 
medicamentos y 
dispositivos. 
 
Líder y Regente de Farmacia: 
1. Supervisa y/o verifica el 
modo de reabastecimiento 
en las columnas de 
almacenamiento en 
farmacia y el 
aprovisionamiento de los 
estantes en bodega, así 
como la disposición de 
medicamentos en estibas 
 
 
 
 
 
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IMPLEMENTA
CION DE 
IDENTIFICACI
ON 
MEDICAMEN
TOS LASA: 
 
Los medicamentos LASA son 
los que tiene nombres, aspectos 
o estructuras similares; 
Sus objetivos: 
1-Identificar los errores o fallas que 
determinan la presencia de eventos 
adversos asociados al uso de 
medicamentos LASA. 
 2-Identificar los factores 
contributivos asociados los eventos 
adversos por el uso de 
medicamentos LASA. 
 3-Identificar las barreras de 
seguridad que prevengan la 
aparición de eventos e incidentes 
adversos. 
 4-Definir políticas y procesos que 
garanticen una adecuada gestión de 
los eventos adversos presentados y 
la elaboración de planes de 
mejoramiento. 
 
DEFICION DE COLORES 
ROJO: a 6 mese 
AMARILLO: de 6 meses a 1 año. 
VERDE: más de 1 año 
NARANJA: medicamentos 
fonéticamente parecidos. 
Ejemplo: amoxicilina ampicilina 
AZUL: el mismo principio activo 
pero diferente concentración. 
Ejemplo: 
Losartan x 100mg y losartan x 
50mg 
Gris: medicamentos que tienen la 
misma presentación. 
FUCSIA: medicamentos de alto 
riesgo(peligrosos) 
 
 
 
 
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 7.2 DISTRIBUCION Y DISPENSACION AMBULATORIA 
 
ACTIVIDAD 
 
 
DESCRIPCION 
 
RESPONSABLE 
 
REGISTRO 
CLASIFICACION 
DE LAS AREAS 
EN UN SERVICIO 
FARMACEUTICO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
• Recepción: verde, en esta 
era se coloca las compras 
que llegan para su estricta 
revisión. 
En el área de cuarentena se 
almacenarán medicamentos 
vencidos, dañados, 
deteriorados, 
Que estén fuera del mercado 
o no cumplan con las 
especificaciones del 
fabricante. 
• . 
• Almacenamiento: amarillo, 
en esta área es donde se 
almacenan los 
medicamentos de forma 
adecuada. 
• Medicamentos de control 
especial: violeta, en esta 
área se encuentran los 
medicamentos de control 
especial, lo cual se 
encuentran en un stan con 
llave y los cuales están 
estrictamente 
custodiados. 
• Cadena de frio: azul, son 
los medicamentos, 
termolábiles o de nevera. 
• Dispensación: blanco, 
esta área se entregan los 
Médico tratante 
 
 
Auxiliar de 
farmacia 
 
 
facturador de 
farmacia 
 
 
(órdenes 
médicas). 
 
 
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DISTRIBUCION 
 Y 
DISPENSACION 
AMBULATORIA 
DE 
MEDICAMENTOS 
 
CODIGO: M6-02-
003 
medicamentos para los 
usuarios. 
• Administrativa: vino tinto 
• Clasificación de residuos: 
rosado, donde colocamos 
los residuos que salen de 
la farmacia, como papel, 
cartón, plástico. 
 
Dependencia: Servicio 
Farmacéutico 
Área: Farmacia 
 
Médico Tratante: 
1. Durante la atención 
médica, realiza valoración 
al paciente, emite una 
instrucción del tratamiento 
farmacológico a usar en 
un tiempo determinado. la 
prescripción médica debe 
cumplir con los siguientes 
requisitos, logo de la 
entidad, fecha, nombre y 
apellido, número del 
documento identidad, 
edad, diagnostico con 
cie10, nombre del 
medicamento, 
concentración, dosis, 
intervalos de dosificación, 
firma y registro del 
médico. Según (ordenes 
médicas). 
 
Auxiliar de Farmacia: 
Si el médico tratante ordena 
prescripción médica según su 
tratamiento. 
 
 
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1. El auxiliar de farmacia 
recibe del paciente la 
prescripción médica, debe 
hacerse con amabilidad y 
cortesía, leyendo y 
entendiendo orden 
médica y Verificado si 
cumplen con los 
requisitos establecidos 
en las normas para el uso 
del recetario. 
2. En caso de faltar uno o 
más requisitos, la 
prescripción médica debe 
enviarse al médico 
tratante. 
3. Si la auxiliar tiene duda 
sobre lo prescrito, debe 
dirigirse o llamar al 
médico tratante. 
4. Así mismo el auxiliar de 
farmacia revisa la orden 
médica en suministros, 
para mirar la última fecha 
que el usuario recibe 
medicamentos y luego 
pasa la orden medica en 
la base de datos para 
saber a qué EPS 
pertenece el usuario y si 
coincide con la EPS 
relacionada en la formula 
médica. 
5. Luego localiza el lugar 
donde está ubicado el 
medicamento, es 
importante que verifique si 
el medicamento 
corresponde al nombre y 
presentación que indica 
la prescripción, leyendo 
cuidadosamente la 
información que contiene 
el envase o la etiqueta, se 
debe leer por lo menos 
dos veces el nombre 
genérico, la composición 
 
 
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del producto, 
concentración, vía de 
administración, y forma 
farmacéutica, la 
dosificación y periodo de 
tratamiento. 
6. Realizar la fragmentación 
de medicamentos, (en 
caso que sea necesario) 
para así garantizar la 
calidad del producto. 
La Fragmentación 
consiste en ingresar en 
una bolsa hermética el 
medicamento con su 
nombre correspondiente, 
lote. Registro invima y 
fecha de vencimiento 
cuando el medicamento 
es separado de su blíster. 
7. En el momento de 
dispensar, verifica el 
medicamento, la dosis e 
intervalo, se puede 
adicionar información 
necesaria para el paciente 
como se debe administrar, 
preparar y conservar el 
medicamento. 
8. Entrega el medicamento 
al paciente, explicando 
verbalmente y con 
palabras sencillas pero 
claras, los siguientes 
elementos; el nombre del 
medicamento, la dosis e 
intervalo (cuando y como 
tomarlo), periodo de 
tratamiento (por cuánto 
tiempo), indicaciones 
especiales. Se verifica si 
el paciente entendió las 
instrucciones sobre la 
información brindada. 
9. La auxiliar debe colocar 
su nombre en la parte 
inferior o sello de la orden 
 
 
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médica, que indica la 
responsabilidad de la 
entrega y debe cerrar en 
un círculo con lápiz rojo la 
cantidad entregada. 
 
FACTURADOR DE FARMACIA 
1. Recibe del auxiliar de 
farmacia, las formulas 
dispensadas: registros de 
“despacho” e inicia con el 
descargue en el sistema 
de las mismas mediante el 
Programa de Inventarios 
Hospitalarios DINAMICA 
GERENCIAL, haciendo 
uso de los aplicativos 
(Suministro a Paciente) el 
concepto de descargue 
correspondiente a la sede 
cálamo. 
2. Adjunta a las formulas 
médicas de la demás 
sedes, la factura generada 
de los descargues y 
entrega al auxiliar de 
Facturación. 
 
 
 
7.3 DEVOLUCION DE MEDICAMENTOS 
 
ACTIVIDAD 
 
DESCRIPCION 
 
RESPONSABLE 
 
 
REGISTRO 
DEVOLUCIÓN 
DE 
MEDICAMENTO
S DE 
PACIENTES 
AMBULATORIOS 
A FARMACIA 
 
Dependencia: Servicio 
Farmacéutico 
Área: Programa Especial 
Médico Tratante: 
1. Durante la atención 
médica, realiza la 
evolución del paciente, y 
Médico tratante 
 
Enfermera 
programa especial 
 
 
Auxiliar de 
farmacia 
Devolución 
de 
Medicament
os de 
paciente 
 
 
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de acuerdo a lo valorado 
emite una instrucción de 
suspensión del 
tratamiento farmacológico, 
cambio de dicho 
tratamiento y/o 
continuidad del mismo 
tratamiento y registra 
dicha instrucción en las 
órdenes médicas. 
 
 
Jefe de enfermería (Programa 
Especial): 
Si el médico tratante ordena 
suspensión o cambio de 
tratamiento. 
2. Recibe instrucción médica 
basada en lo establecido 
en las órdenes médicas; 
procede a registrar la 
suspensión de la siguiente 
administración de la dosis 
del medicamento. 
3. Bajo los criterios de 
suspensión o cambios de 
los tratamientos 
farmacológicos ordenados 
por el médico tratante, 
determina los 
medicamentos que no van 
a seguir siendo 
administrados a los 
pacientes, con el objeto 
de ser devueltos al 
servicio farmacéutico. 
4. Alista los medicamentos 
a devolver y registra en el 
formato Devolución de 
Medicamentos de 
paciente; los siguientes 
datos: fecha, nombre del 
paciente, número de 
Historia clínica o 
 
 
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documento, descripción 
del medicamento y las 
cantidades, lote, R.invima, 
fecha vencimiento, motivo 
de devolución, 
responsable. Envía con el 
paciente los 
medicamentos al servicio 
farmacéutico. 
5. Igualmente las Jefe de 
servicios ambulatorios 
encargados de realizar 
entrega de medicamentos 
a crónicos ha realizado 
devolución de 
medicamentos , los 
presenta en un formato el 
nombre del medicamento 
fecha de vencimiento, y la 
cantidad correspondiente, 
cuando los entrega a el 
área de farmacia el 
auxiliar los recibe 
verificando de manera 
cuidadosa las cantidades, 
f de vencimiento y el 
estado como se encuentre 
el medicamento, que no 
vaya a estar en mal 
estado, cuando se realiza 
la revisión completa se 
realiza un oficio a la 
Subgerente administrativa 
y financiera pidiendo la 
autorización de ingresar 
los medicamentos 
relacionados a 
continuación al sistema; 
quien lo hace son los 
ingenieros de sistema. 
6. 
Dependencia: Servicio de 
Farmacéutico 
Área: Farmacia 
Auxiliar de Farmacia: 
 
 
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1. Recibe de los pacientes, 
los medicamentos 
devueltos por el servicio 
de consulta y programa 
especiales y los 
formatos: Devolución de 
Medicamentos, 
debidamente 
diligenciados. Revisa 
detalladamente las 
características físicas del 
medicamento y compara 
con el diligenciamiento de 
los formatos: Devolución 
de Medicamentos. 
2. Reabastece las columnas 
de almacenamiento de 
medicamentos y entrega 
al digitador de farmacia, 
los formatos: (Devolución 
de Medicamentos). Para 
el ingreso al sistema: se 
realiza un oficio a la 
Subdirección 
Administrativa y 
Financiera para que 
autorice al ingeniero el 
ingreso de los 
medicamentos al sistema 
programa de inventarios 
hospitalario DINAMICA 
GERENCIAL y genera el 
comprobante de entrada 
de la factura. 
 
 
 
 
7.4 CONTROL DE INVENTARIOS 
 
ACTIVIDAD 
 
 
DESCRIPCION 
 
RESPONSABLE 
 
REGISTRO 
CONTROL DE 
INVENTARIOS 
Dependencia: Servicio 
(Kardex de 
 
 
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EN AREAS DE 
ALMACENAMIEN
TO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Farmacéutico 
Área: Farmacia 
Regente de Farmacia: 
1. Elabora la programación 
anual de jornadas de 
inventario general de 
medicamentos y material 
médico quirúrgico, 
almacenados en las 
bodegas de 
Medicamentos, así como 
los productos almacenados 
en la farmacia. 
2. Genera cada seis meses 
los documentos: Registro 
de Inventarios de 
Medicamentos, (Kardex de 
inventario) y Registro de 
Inventarios 
3. Organiza por grupos de 
trabajo, el personal de 
auxiliares de farmacia para 
participar en la jornada de 
inventario general. 
4. Sin embargo se establece 
semanalmente los 
muestreos aleatorios de 
productos, para activar los 
conteos físicos cíclicos en 
farmacia y asi llevar un 
control estricto del mismo; 
con apoyo de los auxiliares 
de farmacia. 
5. Igualmente se realiza 
semanalmente los conteos 
físicos de medicamentos 
de control especial, 
ubicados en el servicio 
farmacéutico y registra los 
datos en el formato: 
Control Semanal de 
Inventario de 
Medicamentos de Control 
Especial. 
6. Realiza mensualmente los 
inventario) 
 
Control 
Semanal de 
Inventario de 
Medicamentos 
de Control 
Especial 
 
 
 
 
 
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PEDIDOS DE 
MEDICAMENTO
S A LAS SEDES 
cierres de inventario en el 
sistema: Programa de 
Inventarios Hospitalarios 
DINAMICA GERENCIAL 
usando los aplicativo 
“informes estadísticos 
inventario al costo” y 
“utilidades cierre mensual”. 
 
 
La farmacia de la E.S.E. realiza la 
entrega de medicamentos a las 
sedes de panorama , paraíso y 
Bruselas de manera quincenal, lo 
cual cada auxiliar de farmacia a 
principios y mediados de mes 
saca su necesidad de 
medicamentos, la envía a la 
farmacia de la sede cálamo, para 
que le realicen su respectivo 
alistamiento, la auxiliar de bodega 
lo realiza (alista), verificando 
cuidadosamente las cantidades 
forma farmacéutica, solicitadas, 
ya listo el pedido para la sede 
que lo solicita, lo entrega a la 
auxiliar de apoyo administrativa 
para que realice el respectivo 
traslado a la sede, (DINAMICA 
GERENCIAL), igualmente ya listo 
su traslado lo pasamos a la 
subdirección administrativa , para 
su respectiva autorización, y así 
poder enviar los medicamentos a 
la cual hizo el pedido, igualmente 
ese mismo proceso se realiza a 
todas sedes y quincenalmente opor alguna necesidad extra o 
cambio de médicos. 
A comienzos del 2020 que se 
presentó la pandemia, la ESE 
Municipal Manuel Castro Tovar 
se acogió a la resolución 521 
donde ofreció a los usuarios 
 
 
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varios beneficios, entre ellos 
llevar el medicamento a sus casa, 
después de las visitas domiciliaria 
x médicos, las auxiliares de 
enfermería entregaban a las 
auxiliares de farmacia un listado 
de usuarios a los que el medico 
ya le habían realizado su visita ( 
área extramural) el papel de la 
auxiliar de farmacia es el 
alistamiento correcto del 
medicamento para ser llevado a 
las casa de los usuarios, los 
medicamentos se entregan así: 
Alto riesgo a tres meses 
Riesgo moderado: a dos meses, 
El listado que las auxiliares 
entregan a farmacia va con el 
nombre del usuario, cedula y 
EPS y la firma del auxiliar de 
enfermería responsable de 
realizar la entrega del 
medicamento a los usuarios. 
Igualmente las sedes de la ESE 
Municipal Manuel Castro Tovar 
están divididas de la siguiente 
manera: 
Sede Paraíso: se atienden solo 
crecimiento y desarrollo,, sin 
embargo en la farmacia se tiene 
el stok completo de 
medicamentos, tanto crónicos 
como de consulta externa y 
planificación, el usuario puede 
reclamar en la sede más cercana 
a conveniencia del mismo. 
En la sede Panorama: se 
atienden a embarazaditas e 
igualmente, en la farmacia de 
Panorama se encuentran todos el 
stok completo del medicamentos 
En la sede de Cálamo y Bruselas 
hay atención de consulta externa, 
planificación, crónicos,( abarca 
 
 
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todos los programas crecimiento 
y desarrollo, control del joven, 
servic son sedes con mayores 
número de usuarios. 
En estos momentos la entrega de 
medicamentos se sigue 
cumpliendo a mayores de 70 
años, se le entrega a tres meses 
y menores de 70 años cada mes;, 
igualmente las auxiliares de 
enfermería realiza la entrega de 
medicamentos en sus lugares de 
habitación. 
Las auxiliares de farmacia 
realizan el aseo así : 
 Área de dispensación, se 
desinfecta cada 10 usuarios o si 
en el trascurso de los 10 usuarios 
antes llega una persona con 
COVID vuelve y se realiza 
limpieza de la misma área; los 
stan se realiza la limpieza cada 
semana, la nevera una vez al 
mes y diariamente se le pasa la 
toalla, el termo higrómetro se 
realiza la limpieza y desinfección 
a diario.. 
 
 
 
 
7.5. PROCESO Y MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL 
ESTABLECIMIENTOS MINORISTAS: 
Los establecimientos farmacéuticos que expenden o manejan medicamentos de control 
especial deben llenar los siguientes requisitos establecidos en la Resolución 6980\91, 
articulo 40 y Resolución 4252de 1997, anexo técnico. 
a) Estar legalmente inscrito en la Secretaria de Salud Departamental del Huila y el 
manejo a cargo de un Químico Farmacéutico, un regente de Farmacia, un 
Farmacéutico licenciado, un director de Droguería o un expendedor de drogas en 
ejercicio de su profesión, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. 
 
 
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Los servicios farmacéuticos, dependiendo del nivel de complejidad, que presten servicios 
al sistema general de seguridad social deberán tener en la dirección técnica, un 
profesional así: Nivel 1: Tecnólogo de Regencia de Farmacia, Nivel II y Nivel III un 
Químico Farmacéutico. 
 
b) No tener antecedentes de haber sido sancionado por mal manejo de medicamentos 
de control especial, ni el propietario, ni el farmacéutico responsable. 
c) Todo establecimiento legalmente autorizado para distribuir, manejar o vender 
medicamentos de Control especial, dispondrá de medios de almacenamientos 
seguros, adecuados e independientes de los demás medicamentos. Ver anexo de 
condiciones ambientales óptimas de almacenamiento de medicamentos. 
 
REQUISITOS PARA LA COMPRA: 
a) Para la compra de los medicamentos de distribución exclusiva del Fondo Nacional de 
Estupefacientes. 
Los establecimientos autorizados deberán presentar solicitud escrita a la Secretaria de 
Salud Departamental suscrita por el propietario, Gerente y\o representante legal del 
establecimiento y el farmacéutico responsable, con el pedido respectivo, indicando 
claramente el nombre del producto. Concentración, Presentación requerida y cantidad. 
b) Para la compra de los demás productos farmacéuticos de control especial. 
 
Los demás productos farmacéuticos de control especial son distribuidos directamente por 
los laboratorios fabricantes o distribuidores mayoristas. El establecimiento mantendrá la 
factura de las compras realizadas a productores o distribuidores diferentes del Fondo 
Nacional de Estupefacientes o la Secretaria de Salud Departamental. 
 REQUISITOS PARA EL MANEJO: 
a) Los establecimientos autorizados para manejar y vender medicamentos de control 
especial deben, llevar un libro de contabilidad foliado y registrado en la Secretaria de 
Salud Departamental, sección Protección al Ambiente, Control Medicamentos, donde 
anotará el movimiento diario de los productos de control especial. 
b) Además deberán enviar por duplicado dentro de los diez (10) primeros días de cada 
mes, a la Secretaria de Salud Departamental, sección Protección al Ambiente, Control 
Medicamentos, un Balance Mensual del movimiento de dichos medicamentos, 
sustentándolo con el original de cada fórmula despachada, de acuerdo al modelo 
adjunto. Copia del informe deberá reposar en el archivo del establecimiento. 
 
 
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c) En caso de pérdida de productos de control especial, de inmediato ha de formularse el 
respectivo denuncio penal ante la autoridad competente y copia se enviará a la 
Secretaria de Salud Departamental, sección Protección al Ambiente, Control 
Medicamentos sin perjuicio de las acciones que adelante la Secretaria de Salud o el 
Fondo Nacional de Estupefacientes del Ministerio de Salud. 
 
VENTA Y DISPENSACION: 
a) Los medicamentos de Control Especial sólo podrán despacharse previa presentación 
de la fórmula médica, en original y copia. Tanto en el original y copia se anotará que 
fue despachada; el original será archivado por el establecimiento y copia se entregará 
al interesado. 
b) La fórmula médica debe contener los siguientes datos: 
1. Nombre del médico, dirección y teléfono. 
2. Fecha. 
3. Nombre del paciente, dirección y número del documento de identidad si es el caso. 
4. Nombre del medicamento, forma farmacéutica, cantidad total en número y letras y 
dosis diaria. 
5. Firma del médico tratante y numero de resolución de la autorización del ejercicio 
profesional (antiguo registro). Número que aparece en la tarjeta profesional de 
médico. 
 
c) Las cantidades prescritas se harán teniendo en cuenta los siguientes límites 
establecidos en el artículo 51, de la Resolución 6980\91. 
 
1. Medicamentos correspondientes al Grupo IA, Analgésicos Narcóticos hasta la 
requerida para diez (10) días calendario. 
2. Medicamentos correspondientes al Grupo IB, Analgésicos Moderadamente 
Narcóticos, al GrupoII “Barbitúricos o medicamentos que contienen Barbitúricos”, 
con excepción del Fenobarbital; al Grupo III “Anfetaminas y Estimulantes 
Centrales”, al Grupo IV “Tranquilizantes e Hipnóticos no barbitúricos”, hasta la 
dosis requerida para treinta (30) días calendario. 
3. Medicamentos correspondientes al Grupo V “Oxitócicos y Antihemorrágicos 
Uterinos”, la dosis ordenada bajo la responsabilidad del médico tratante. 
4. Fenobarbital, hasta la dosis requerida para noventa (90) días calendario. 
 
Anexos: Balance mensual de venta de medicamentos. Lista de medicamentos incluidos 
por la comisión revisora del INVIMA como de Control Especial (Franja violeta, condiciones 
ambientales óptimas de almacenamiento. 
 
 
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CONDICIONES ÓPTIMAS DE ALMACENAMIENTO: 
 
FARMACIA- BODEGA- ATENCION PRIORITARIA- AMBULANCIA 
A la mayoría de los productos farmacéuticos el fabricante les coloca en las etiquetas y 
empaques las condiciones de almacenamiento, que son obligatorias e imperativas, ya que 
solamente garantiza el medicamento bajo estas condiciones, si no se observan, no está 
en la obligación de cambiarlo en caso de deterioro. En general las condiciones se refieren 
a: 
El área de farmacia se le realiza seguimiento diario de la temperatura, humedad y cadena 
de frio, cuando la temperatura y la humedad se encuentran muy alta o baja las auxiliares 
de farmacia realizan las siguientes maniobras: 
Se realiza control al temo higrómetro con los biomédicos 
Se realiza maniobras con el control del mismo aire acondicionado (se apaga unos 
minutos para mirar si la temperatura o humedad se restablecen) 
Se abren ventanas o puerta del establecimiento farmacéutico. 
Para así lograr establecer tanto la temperatura como humedad y que cumpla con las 
conductas establecidas y cumplir con el buen almacenamiento del medicamento. 
Temperatura: Las condiciones sobre temperatura que pueden aparecer en los rótulos de 
los medicamentos son: 
Cadena de Frio: Corresponde a temperatura entre 2°c y 8°c (la de una nevera). 
Manténgase a temperatura ambiente: Entre 15°c y 25°c grados centígrados. 
Humedad Relativa: comprende entre 40 % mínimas y a 70% máximas. 
 
LUZ: Cuando el rótulo especifica la observación “protéjase de la luz” (Fotosensible) y el 
medicamento esta en recipiente traslúcido, envuelto en una cubierta opaca, este 
revestimiento no se debe retirar; en general, los fabricantes envasan estos medicamentos 
en recipientes opacos (vidrio o plástico de color ámbar). 
HUMEDAD Y EL AIRE: Los medicamentos que se pueden dañar con la humedad traen 
en algunos casos aditamentos (como bolsitas) para que absorban la humedad y que el 
paciente o usuario no debe consumir. En algunos casos las indicaciones se refieren al 
cierre del envase, así: 
 
 
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Manténgase bien cerrado: Proteger el contenido de la contaminación por líquidos 
extraños, sólidos o vapores de pérdida o florescencia, delicuescencia o evaporación bajo 
condiciones ordinarias de manejo, transporte, almacenamiento y distribución, 
Manténgase herméticamente cerrado: Para ofrecer impermeabilidad al aire y otros 
gases bajo condiciones ordinarias de manejo, transporte, almacenamiento y distribución. 
Cuando en el rótulo no aparecen indicadores para el almacenamiento, se sobreentiende 
que los productos deben protegerse de la humedad, calor excesivo y congelación. 
VIGILANCIA A PRESENTACIÓN DE MEDICAMENTOS: 
La institución cuenta con un listado que incluye todos los medicamentos con sus 
respectivas descripciones para la prestación de los servicios que ofrece; dicho listado 
debe incluir las características definidas a continuación: 
✓ Principio activo. 
✓ Forma farmacéutica. 
✓ Concentración. 
✓ Lote. 
✓ Registro sanitario INVIMA. 
✓ Fecha de vencimiento. 
✓ Presentación comercial. 
 
Según lo establecido en el Decreto 2200 de 2005 o las demás normas que lo modifiquen, 
adicionen o sustituyan. 
Para dispositivos médicos un listado que incluya: 
✓ Nombre genérico o marca del dispositivo. 
✓ Presentación comercial. 
✓ Registro sanitario INVIMA. 
✓ Vida útil si aplica. 
✓ Clasificación de acuerdo al riesgo. 
 
Según lo establecido en el Decreto 4725 de 2005 o demás normas que lo adicionen, 
modifiquen o sustituyan. 
Se tienen definidas las especificaciones técnicas para la adquisición y se aplican 
procedimientos técnicos para almacenamiento y distribución de medicamentos, productos 
biológicos, reactivos y dispositivos médicos, incluidos los de uso odontológico y en 
general los insumos asistenciales que utilice la institución. 
CRITERIOS DE CALIDAD PARA ADQUISICION DE MEDICAMENTOS: 
 
 
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La E.S.E. determino los siguientes criterios de calidad para la adquisición de 
medicamentos: 
 Listado básico de los medicamentos e insumos médicos. 
 Proveedor debe estar inscrito ante la secretaria de salud departamental 
✓ Registro INVIMA actualizado. 
✓ Fechas de vencimiento mayores a 2 años. 
✓ Presentación de empaques y etiquetas sin deterioro. 
✓ Laboratorios certificados por el INVIMA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7.6 ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL. 
 
ACTIVIDAD 
 
 
DESCRIPCION 
 
RESPONSABLE 
 
REGISTRO 
ADQUISICION Y 
SUMINISTRO 
DE 
MEDICAMENTO
S DE CONTROL 
ESPECIAL 
 
Dependencia: Servicio de 
Farmacéutico 
Área: Farmacia 
Líder y Regente Farmacia: 
1. Elabora la programación 
anual de necesidades de 
consumo de medicamentos 
de control especial con 
base a los consumos 
históricos, patologías más 
comunes y consumos 
promedios mensuales. 
2. Genera en el software, las 
solicitudes de pedidos de 
medicamentos y material 
Líder y Regente 
Farmacia: 
 
Acta de 
Recepción 
Técnica 
 
 
 
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médico quirúrgico, para un 
periodo de tres meses, 
mediante el aplicativo Excel 
“análisis de existencias”. 
Si el medicamento no pertenece al 
grupo de estupefacientes. 
3. Envía a la subdirección 
administrativa las 
solicitudes periódicas de 
pedidos de medicamentos 
de control especial. 
Si el medicamento de control 
especial pertenece al grupo de 
estupefacientes. 
4. Determina las cantidades y 
realiza un oficio con la 
cantidad de medicamentos 
que se va a comprar, el 
oficio va con la firma de la 
Gerente de la institución y 
la regente de farmacia, y es 
enviado al correo 
frehuila.salud@huila.gov.co 
ya con él envió de la 
cotización vuelve y se 
realiza otro oficio con el 
nombre y cedula de la 
persona que va a realizar la 
compra, el oficio debe ir 
con la firma y autorizacion) 
Gerente de la institución y 
el coordinador médico, y se 
envía por medio magnético 
al correo 
frehuila.salud@huila.gov.co 
o presencial, la persona 
encargada de la compra 
realiza el pago en el banco 
Colpatria de la ciudad de 
Neiva y ya pago sale con 
su recibo a la secretaria de 
salud departamental para la 
respectiva entrega del 
medicamento, para 
 
 
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reclamar el medicamento 
debemos llevar un 
respectivo termo para 
garantizar un buen 
almacenamiento 
5. Diligencia el Acta de 
Recepción Técnica, y 
Verifica la vigencia de los 
registros sanitarios de los 
productos Recepcionados 
6. utilizando el aplicativo de la 
consulta pública sobre 
información de registros 
sanitarios, contenida en la 
página web del Instituto de 
Vigilancia de Medicamentos 
y Alimentos INVIMA. 
7. Si el producto cumple con 
las especificaciones se 
ingresa al sistema: 
programa de inventarios 
hospitalario DINAMICA 
GERENCIAL y genera el 
comprobante de entrada de 
la factura. 
 
8. Envía a archivo de 
farmacia, los documentos: 
copia de comprobante de 
entrada y acta de recepción 
técnica. 
9. Realiza mensualmente el 
informe correspondiente al 
Balance Mensual de 
Consumo de Medicamentos 
de Control Especial y lo 
envía a la Secretaria de 
Salud Departamental 
Seccional Huila, en los 
primeros 10 días del mes, 
según correo: 
informes.huila@gmail.com 
10. Realiza semanalmente, 
inventarios cíclicos de 
medicamentos de control 
especial en bodega y 
farmacia. 
 
 
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7.7 DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL 
 
ACTIVIDAD 
 
 
DESCRIPCION 
 
RESPONSABLE 
 
REGISTRO 
DISTRIBUCION 
Y 
DISPENSACION 
AMBULATORIA 
DE 
MEDICAMENTO
S DE CONTROL 
ESPECIAL 
 
 
 
 
 
Dependencia: Servicio 
Farmacéutico 
Área: Farmacia 
Regente de Farmacia: 
1. Recibe del Auxiliar de 
Farmacia, formulas 
médicas y recetarios 
oficiales del Fondo 
Seccional de 
Estupefacientes 
debidamente diligenciado 
por los médicos 
generales. 
2. Revisa detalladamente el 
diligenciamiento de los 
documentos: formulas 
 AUXILIAR DE 
FARMACIA 
Formula 
medica 
 
 
recetarios 
oficiales del 
Fondo 
Seccional 
 
 
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médicas, recetarios 
oficiales del Fondo 
Seccional de 
Estupefacientes. 
 
 Si las solicitudes no 
presentan inconsistencia o 
datos incompletos: 
1. Realiza inmediatamente el 
alistamiento de los 
medicamentos, utilizando 
bolsas plásticas para re 
empaques. 
2. Separa las formulas 
medicas de los formatos 
las entrega al digitador de 
farmacia de turno para la 
facturación de dichos 
productos. 
3. Registra los descargue de 
medicamentos de control 
especial en el libro de 
movimiento entradas y 
salidas basado en el 
contenido recetario 
oficiales del fondo 
Seccional de 
Estupefacientes y de las 
formulas medicas 
 
Facturador de Farmacia: 
1. Recibe del auxiliar de 
farmacia, las formulas 
dispensadas: e inicia con el 
descargue en el sistema de 
las mismas mediante el 
Programa de Inventarios 
Hospitalarios DINAMICA 
GERENCIAL, haciendo uso 
de los aplicativos (Suministro 
a Paciente) el concepto de 
descargue correspondiente a 
la sede cálamo. 
 
 
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2. Adjunta a las formulas 
médicas de la demás sedes, 
la factura generada de los 
descargues y entrega al 
auxiliar de Facturación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7.8 REVISION Y CONTROL DE FORMULAS Y RECETARIOS DE MEDICAMENTOS DE 
CONTROL ESPECIAL 
 
ACTIVIDAD 
 
 
DESCRIPCION 
 
RESPONSABLE 
 
REGISTRO 
 
REVISION Y 
CONTROL DE LAS 
FORMULAS Y 
RECETARIOS 
DILIGENCIADOS 
 
 
Dependencia: Servicio 
Farmacéutico 
Área: Farmacia 
Auxiliar de Farmacia: 
1. Realiza verificación de 
diligenciamiento correcto 
de la formula médica; 
debe encontrarse 
debidamente diligenciada 
por el médico; de lo 
contrario es devuelta al 
profesional responsable. 
2. Realiza verificación del 
 
 
Auxiliar de 
farmacia 
 
 
 
 
 
 
 
 
Formato de 
recetario de 
dispensación 
de 
medicamentos 
de control 
especial. 
 
 
 
 
 
 
 
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diligenciamiento correcto 
del formato de recetario 
de dispensación de 
medicamentos de control 
especial por parte del 
médico: Paciente, fecha 
(día, mes, año), 
documento de identidad,, 
edad, género, teléfono, 
municipio, dirección de 
residencia, departamento, 
afiliación al SGSSS, 
nombre eps y continúa el 
diligenciamiento de los 
datos de su competencia: 
Quien recibe, quien 
entrega, documentos de 
identidad, firmas, nombre 
y dirección del 
establecimiento, sellos de 
fecha de despacho y 
responsable(s). 
 
Líder de proceso: 
 
 1. Diariamente realiza 
verificación y seguimiento a los 
formatos de recetario de 
dispensación de medicamentos 
de control especial, 
procedimiento que se evidencia 
en el libro de kardex y registro de 
farmacodependientes, que 
igualmente se diligencia 
diariamente. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Líder de proceso 
de farmacia 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Formato de 
recetario de 
dispensación 
de 
medicamentos 
de control 
especial 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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7.9 CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO EN AREA DE ALMACENAMIENTO 
 
ACTIVIDAD 
 
 
DESCRIPCION 
 
RESPONSABLE 
 
REGISTRO 
CONTROL DE 
FECHAS DE 
VENCIMIENTOS 
EN AREAS DE 
ALMACENAMIEN
TO 
 
 
 
Dependencia: Servicio 
Farmacéutico 
Área: Farmacia 
Auxiliar de Farmacia: 
Los medicamentos de control 
especial deben tener estricto 
vigilancia, en un stan bajo llaves, 
y no tener visibilidad al público. 
Las llaves las maneja el regente 
de farmacia o la auxiliar 
encargada, deben ir con su 
respectivo semáforo y el cual se 
está revisando los primeros cinco 
días de cada mes. 
Realiza mensualmente la revisión 
Auxiliar de 
farmacia 
Formato 
inventario y 
fechas de 
vencimientos 
de 
medicamento
s de control 
especial. 
 
 
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de Fechas de Vencimiento de 
Medicamentos en las columnas 
de almacenamiento ubicadas en 
la farmacia, (Control de Fechas 
de Vencimiento); 
1. Realiza bimensualmente 
la revisión de Fechas de 
Vencimiento de 
Medicamentos en los 
Stock de reservas de los 
servicios de sala de 
consulta prioritaria. 
2. Separa en Área de 
próximos a vencer, los 
productos cuyas fechas 
de vencimiento se 
encuentran a cuatro 
meses de cumplirse su 
caducidad. 
3. Alista y empaca, los 
productos que se van a 
devolver al proveedor con 
fecha de vencimiento de 
caducidad de tres meses 
y los reporta al Regente 
de Farmacia, para su 
despacho. 
4. Realiza bimensualmente 
la revisión de Fechas de 
Vencimiento de 
Medicamentos y Material 
Médico quirúrgico en los 
Stock de reservasde los 
servicios de sala de 
consulta prioritaria. 
5. Realiza los recambios de 
medicamentos 
almacenados en el Stock 
de Reservas, cuya fecha 
de vencimiento se 
encuentran a cuatro 
meses de cumplirse su 
caducidad. 
7 - La destrucción de 
sustancias sometidas a 
fiscalización, medicamentos 
 
 
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y/o productos que las 
contengan por vencimiento, 
deterioro u otra razón, se hará 
con la intervención del 
Delegado de la sociedad o 
entidad solicitante y un 
delegado de la U.A.E. Fondo 
Nacional de Estupefacientes 
del Ministerio de la Protección 
Social, o del Fondo Rotatorio 
de Estupefacientes, la cual 
debe ser solicitada mínimo 
con diez (10) días calendario 
de antelación, informando la 
fecha, hora y lugar en que se 
llevará a cabo dicho 
procedimiento. De lo anterior, 
se levantará un acta de 
destrucción en el formato 
contenido en el ANEXO No. 7 
de la presente Resolución. 
 
7.10 INSCRIPCION PAR EL MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ANTE 
SECRETARIA DE SALUD DEPARTAMENTAL 
 
ACTIVIDAD 
 
 
DESCRIPCION 
 
RESPONSABLE 
 
REGISTRO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
INSCRIPCION 
PARA EL 
 
Para cualquier tipo de 
actividad con sustancias 
sometidas a fiscalización. 
Medicamento o cualquier otro 
producto que las contengan, 
las entidades públicas, 
privadas y personas 
naturales deberán estar 
inscritas ante la U. A. E 
fondo nacional de 
estupefacientes o fondo 
rotatorio de estupefacientes 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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MANEJO DE 
MEDICAMENTO
S DE CONTROL 
ESPECIAL 
 
 
La documentación solicitada 
es la siguiente 
1 Solicitud firmada por el 
representante 
legal(GERENTE) 
2 Listado actualizado de 
medicamentos de control con 
nombre del medicamento, 
concentración, y 
presentación farmacéutica 
3.Acta de posesión del 
Gerente 
 
 
4. Decreto del nombramiento 
del Gerente 
5. Fotocopia de la cedula del 
Gerente 
6.Fotocopia del Rut del 
Gerente y de la ESE 
7.Fotocopia de la resolución 
de habilitación del servicio 
farmacéutico(farmacia) 
8. Acta de visita efectuada 
por al direcciones institutos o 
Secretaria de salud 
Departamental de Salud con 
evaluación de condiciones 
mínimas para el manejo de 
medicamentos de control 
sometida a fiscalización de 
acuerdo a la normatividad 
vigente 
9. Fotocopia del contrato del 
Regente de farmacia 
 
 
 
 
 
GERENTE 
 
REGENTE DE 
FARMACIA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DOCUMENTACION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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10.Fotocopia de la tarjeta 
profesional y permiso de 
secretaria de salud para 
ejercer el cargo de la regente 
de farmacia 
11. fotocopia de la cedula de 
la regente e farmacia 
12 fotocopia del Rut de la 
regente 
13 Se efectúa el respectivo 
pago de recursos de 
medicamentos de control. 
 
14. Llevar consignación con 
toda la documentación a la 
oficina de Secretaria de 
Salud Departamental 
15. Tiempo termino de 15 
días calendario para aprobar 
o rechazar la solicitud de 
inscripción. 
16 La inscripción tendrá una 
vigencia de cinco años, la 
renovación deberá solicitarse 
con tres meses de 
anticipación a la fecha de su 
vencimiento, si en dicho 
término no se llegara a 
solicitar se cancelara la 
inscripción de manera 
automática y otorgaría una 
multa por el vencimiento. 
GERENTE 
REGENTE DE 
FARMACIA 
DOCUMENTACION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7.11 PROCESO PARA COMPRA DE RECETARIOS DE CONTROL ANTE SECRETARIA DE 
SALUD DEPARTAMENTAL 
 
ACTIVIDAD 
 
DESCRIPCION 
 
RESPONSABLE 
 
REGISTRO 
 
 
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COMPRA DE 
RECETARIOS 
DE CONTROL 
ANTE 
SECRETARIA 
DE SALUD 
DEPARTAMENT
AL 
1. Realizar cotización de 
recetario o formulario de 
medicamentos de control 
especial 
2. La cotización se envía al 
correo electrónico 
frehuila.salud@huila.gov.co 
3. Después de obtener la 
cotización por parte de 
secretaria de Salud, se 
procede a pasar la 
cotización a presupuesto 
4. El gerente autoriza la 
Compra 
5. Solicitud del suministro 
firmada por el 
representante legal y el 
médico responsable del 
suministro. 
6. Anexa fotocopia de la 
cedula y tarjeta profesional 
7. Se efectúa el respectivo 
pago de recursos de 
medicamentos de control 
8. Se lleva y se entrega al 
autorizado de la Secretaria 
de Salud Departamental la 
cotización, el recibo de 
pago y la autorización para 
que venda y entregue los 
recetarios de control 
especial. 
9. Recibe recetario de control 
especial y su respectiva 
factura. 
 
 
 
 
 
 
 
LIDER Y 
REGENTE DE 
FARMACIA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DOCUMENTACIO
N 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PROCESO PARA COMPRA DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL 
 
ACTIVIDAD 
 
 
DESCRIPCION 
 
RESPONSABLE 
 
REGISTRO 
 
 
4. Realizar cotización de 
medicamentos de control 
 
 
 
 
 
 
 
 Carrera 14A No. 9A – 65, Barrio Cálamo, Pitalito, Huila 
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7.12 INFORMES DE MEDICAMENTOS DE CONTROL Y FARMACODEPENDIENTES 
 
 
 
 
 
 
 
 
COMPRA DE 
RECETARIOS 
DE 
MEDICAMENT
OS DE 
CONTROL 
ESPECIAL 
5. La cotización se envía al correo 
electrónico de la Secretaría de 
salud departamental del Huila: 
frehuila.salud@huila.gov 
 
 
6. Después de obtener la cotización 
por parte de secretaria de Salud, 
se procede a pasar la cotización 
a presupuesto 
 
7. El gerente autoriza la Compra de 
medicamentos de control 
 
 
8. Solicitud firmada por el 
representante legal y líder y 
regente de farmacia 
 
9. Autoriza a la persona dentro del 
texto de la solicitud de compra de 
medicamentos con nombre y 
número de cedula. 
 
10. Efectuar las recomendaciones de 
transporte de los medicamentos. 
 
11. Se efectúa el respectivo pago de 
recursos de medicamentos de 
control. 
 
12. Se lleva y se entrega al 
autorizado de la Secretaria de 
Salud Departamental la 
cotización, el recibo de pago y la 
autorización para que venta y 
entregue de los medicamentos 
de control especial. 
 
13. Recibe recetario de control 
especial y su respectiva factura. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LIDER Y 
REGENTE DE 
FARMACIA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DOCUMEN
TACION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Carrera 14A No. 9A – 65, Barrio Cálamo, Pitalito, Huila 
 (8) 836 3362 
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ACTIVIDAD 
 
 
DESCRIPCIONRESPONSABLE 
 
REGISTRO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
INFORMES DE 
MEDICAMENT
OS DE 
CONTROL Y 
FARMACODEP
ENDIENTES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Para la realización y 
presentación de los informes de 
medicamentos de control y 
farmacodependiente se 
realizara los siguientes 
procesos: 
1. Enviar el informe de 
medicamentos e control y 
farmacodependiente vía correo 
electrónico: 
informes.huila@gmail.com o en 
medio magnético enviado a la 
oficina de la Secretaria de Salud 
y entregado al funcionario que 
corresponda. 
2. El informe de medicamento 
de control especial se realiza en 
un formato ANEXO 13 
especificado según resolución 
donde contiene los siguientes 
parámetros: 
- Nombre del establecimiento y 
mes Reportado 
-Nombre genérico de los 
medicamentos 
- Nombre COMERCIAL de los 
medicamentos 
-Concentración 
-Forma farmacéutica 
-Saldo anterior 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
LIDER Y 
REGENTE DE 
FARMACIA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FORMATOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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INFORMES DE 
MEDICAMENT
OS DE 
CONTROL Y 
FARMACODEP
ENDIENTES 
 
 
 
 
-Entrada de medicamentos 
-Laboratorio o Distribuidor 
-Salidas Cantidad 
-Número de formulas 
-Nuevo saldo 
-Total de fórmulas diligenciadas 
-Firma los informes La regente 
de farmacia 
3. El informe de 
farmacodependiente se realiza 
en el anexo 5 y va de la 
siguiente manera: 
*Nombre y apellido del paciente 
*identificación del paciente 
*Eda del paciente 
*Diagnostico 
*Nombre del Medicamento 
*Médico tratante, especialidad y 
Registro Médico 
-Firma informe Regente de 
farmacia 
4. Los informes deben ser 
enviados los primeros 
diez(10)días calendario de cada 
mes en el formato prescrito de 
 
 
 
 
 
 
 
 
REGENTED E 
FARMACIA 
 
 
 
 
 
 
 
 
FORMATOS 
 
 
 
 
 
 
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la resolución 
5. La formulas deben ser 
diligenciadas por el medico 
prescriptor, sin enmendaduras 
ni tachones, cumpliendo todo 
los requisitos de prescripción 
de fórmulas del decreto 2200 de 
2005 firma y sello del 
profesional. 
6. No se debe eliminar, agregar 
o mover columnas del 
respectivo formato, si no se 
tiene información a registrar 
dentro de algunas columnas o 
campo, deberá siempre 
diligenciarse así si es una 
cantidad en Cero y si es un 
campo del texto se debe colocar 
N/A. 
7. Responsable del Reporte 
(Regente de Farmacia) 
8. El informe se envía con un 
oficio para el recibido. 
9. Se archiva en una carpeta de 
la farmacia los informes con su 
respectivo recibidos. 
 Al igual se debe enviar el 
informe de 
 
 
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 farmacovigilancia : mensual. 
 tecno vigilancia: trimestral 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7.13 BAJA Y RESIDUOS DE MEDICAMENTOS 
 
ACTIVIDAD 
 
 
DESCRIPCION 
 
RESPONSABLE 
 
REGISTRO 
 
 
 
 
 
BAJA DE 
MEDICAMENTOS 
Y RESIDUOS DE 
MEDICAMENTOS 
 
Si se detecta medicamento 
vencido 
Auxiliar de Farmacia: 
1. Separa o aísla los 
productos: 
medicamentos vencidos, 
en el área de 
cuarentena. Realiza el 
registro de la descripción 
técnica de dichos 
productos y entrega los 
registros al Regente de 
Farmacia 
 
Auxiliar de 
farmacia 
 
Líder y regente de 
farmacia 
Formato de 
Nota de 
Novedades. 
 
 
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Regente Farmacia: 
1. Recibe los registros de 
la descripción Técnica 
de Productos Vencidos. 
Elabora el Acta de Baja 
de Productos Vencido, 
previa autorización 
administrativa. Verifica 
las actividades descritas 
del procedimiento en 
mención, se deja una 
copia del acta para la 
entidad contratante 
Incinerados del Huila- 
INCIHUILA S.A. Es la 
encargada de la 
desnaturalización y 
destrucción de los 
residuos hospitalarios, 
que en 8 días 
aproximados están 
enviando el acta del 
procedimiento de la 
desnaturalización del 
fármaco. 
 
Dependencia: Servicio de 
Farmacéutico 
Área: Farmacia 
Si se quiebra el producto con la 
manipulación o se detecta en la 
Recepción Técnica de Pedidos, 
las averías. 
Auxiliar de Farmacia: 
1. contar con los elementos 
de protección personal. 
2. Delimitar el área donde 
se produjo el derrame 
3. Si el vertido es un sólido, 
recoger con cepillo y 
recogedor y depositarlo 
en una bolsa resistente 
 
 
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de color rojo. 
4. Si el vertido es líquido, 
recogerlo con una toalla 
de papel absolvente 
distribuyendo la toalla 
sobre el área, cubriendo 
desde el contorno hasta 
el centro. 
5. Inspeccionar el área 
para verificar que no 
haya restos en otro 
lugar. En caso de haber 
vidrio roto utilizando 
guantes los depositamos 
en bolsa roja. 
6. Recoger el producto y si 
es necesario 
neutralizarlo con supra 
(alcohol glicerinado al 
70%) y depositar en 
recipiente adecuado. 
7. Limpiar la superficie 
afectada con 
glutaraldeido. 
8. Informar en caso de 
accidente al encargado 
de la seguridad y salud 
en el trabajo. 
9. Genera el reporte a 
verías en el accidente 
por manipulación del 
medicamento. y/o 
registra la descripción de 
la avería por mal 
embalaje, recibida en la 
recepción del pedido de 
medicamentos o 
insumos medico 
quirúrgicos, en el 
formato de Nota de 
Novedades. 
10. Entrega el reporte o las 
novedades presentadas 
al Regente de 
Farmacia. 
 
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11. Recibe los reportes de 
accidentes por 
manipulación de 
medicamentos y 
novedades en la 
recepción técnica. 
Elabora el Acta de Baja 
de Productos Averiados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7.14 PROCESO DE ENTREGA DE MEDICAMENTOS PENDIENTES A DOMICILIO A LOS 
USUARIOS 
 
ACTIVIDAD 
 
 
DESCRIPCION 
 
RESPONSABLE 
 
REGISTRO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ENTREGA DE 
1. El procedimiento inicia cuando el 
medicamento prescrito en la 
formula medica no está disponible 
en la farmacia. 
2. Se le informa al paciente la no 
existencia del medicamento, se 
coloca en la formula medica el 
sello de pendiente frente al 
medicamento no existente y de 
inmediato se registra en el formato 
de registro diarios de 
medicamentos pendientes formato 
establecido por la institución. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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