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www.cursodeacceso-uned.com ADE BLOQUE 1: Introducción a la Administración de la Empresa Tema I: Administración, Empresa y Empresario 1 Introducción 1 ¿Qué significa Administrar?- Concepto de administración. 2 ¿Qué peculiaridades presenta Adm. Una empresa? El empresario: El autor de la Adm. 3 ¿Quién Adm. La empresa? El empresario: el autor de la Adm. 4) ¿En qué elementos se apoyará la Adm.? El patrimonio: La base de la Adm. La información y comunicación: los elementos fundamentales 2. El concepto de Administración 1. ¿En que consiste la tarea concreta de Adm. una empresa? 2. ¿Cuáles son las funciones principales? ¿En que actuaciones concretas se materializa de un responsable empresarial? Administración según el diccionario: • Dirigir una institución: el responsable debe poseer la capacidad y autoridad para tomar decisiones y llevarlas a la práctica con la colaboración de otros. • Organizar ,disponer y ordenar la hacienda o bienes de la empresa(patrimonio) • El administrador debe perseguir el objetivo de obtener un mayor rendimiento del que se obtiene actualmente. Administrar significa: 1. Definir el patrimonio 2. Establecer los objetivos a alcanzar mediante la utilización de patrimonio 3. Fijar el momento que se prevé alcanzar los objetivos establecidos 4. Determinar la forma en que se pretende alcanzar los objetivos Para ello hay que cumplir unos requisitos mínimos • Se debe organizar los distintos elementos del patrimonio que serán utilizados para alcanzar los objetivos de manera que su organización contribuya a un mejor rendimiento • Asignar las tareas por cada elemento ya organizado” tarea de dirección, conduciendo las acciones a ejecutar coordinándolas hacia un objetivo marcado • Para asegurarse de que todo vaya bien, proceso de control, determinando desviaciones y reconduciéndolas hacia el objetivo marcado. PLANIFICAR Que objetivos se desean alcanzar Cuando se desea alcanzarlos De que forma se desean alcanzar ORGANIZAR Que lugar ocupa c/elemento Que papel desempeña c/elemento DIRIGIR Tomar decisiones Ejecutar la autoridad Conducir las tareas de los subordinados CONTROLAR Comprobar que todo va según lo planeado Detectar desviaciones y corregirlas. 3 La Empresa: El objetivo de la Administración 3.1 ¿Porqué es necesario que existan empresas? Son las instituciones encargadas de producir bienes y servicios que consumimos; en la medida que la gente necesite y desee consumir más de lo que puede proporcionarse, resulta imprescindible crear estas instituciones. 3.2 ¿Qué condiciones deben darse para que existan empresas? www.cursodeacceso-uned.com Como nuestras necesidades van más allá de lo que podemos proporcionarnos, debemos organizarnos para producir los bienes y servicios para satisfacer al mayor número de consumidores dentro del grupo. Esto nos lleva a 2 nuevos conceptos: • Actividad económica: cualquier trabajo o tarea que contribuya a la satisfacción de una necesidad humana; esta la desempeñan las personas e instituciones. • Agentes económicos: a cualquiera que desempeñe una actividad económica. 3.2.1 La escasez de recursos Los recursos disponibles son limitados, mientras que las necesidades de las personas ilimitadas, esto nos obliga a elegir que necesidades satisfacer en cada momento. 3.2.1. La necesidad de elegir Dada la escasez de un determinado recurso, si nuestra necesidad excede sus posibilidades, las tendremos que cubrir con otras fuentes. La escasez de los recursos nos obliga a elegir no solo la utilización de diferentes fuentes, sino también la cantidad que consumiremos de c/u de ellas 3.2.3 El esfuerzo y el precio El consumo de bienes requiere un esfuerzo que solo se realiza a cambio de un precio. “La actividad económica surge asociada a la escasez de los bienes respecto a la necesidad que se tiene. Solo ellos son susceptibles a ser intercambiados por un precio. 3.2.4 El consumo la producción y la organización social Es conveniente distinguir 2 grandes vertientes dentro del conjunto de tareas que conforman la Actividad económica. En conjunto de “agentes económicos se agrupan en 2 células 1. El grupo social se agrupa en células reducidas (familias) que asumen el papel de consumidores. Denominados Agentes de Consumo 2. Organizaciones más amplias que tienen como objetivo la producción de bienes y servicios. Denominados Agentes Económicos de Producción o Empresas. 3.3. Significado del término empresa • Intento o designio de hacer una cosa • Acción ardua y dificultosa que valiosamente se comienza • Casa o sociedad mercantil o industrial fundada para emprender o llevar a cabo construcciones, negocios o proyectos de importación. • Entidad integrada por capital y trabajo, dedicada a Act. Industriales, mercantiles o de servicios con fines lucrativos y la consiguiente responsabilidad. “Las empresas son instituciones sociales que desempeñan sus actividades inmersas en la sociedad a la que pertenecen y funcionan sometidas a sus normas.” Es la propia sociedad la que establece e implanta los requisitos necesarios para que existan las empresas y sean viables. 3.2.5 El sistema económico Está compuesto por: los consumidores, las empresas y el Estado; y el marco legal que regula las Actividades Económicas. Sus integrantes se relacionan entre si, estas siempre tienen una finalidad. El Estado establece los objetivos a alcanzar por el sistema (aumentar la riqueza, nivel de empleo y mejorar la calida de vida) 3.3 Significado de Empresa 3.3.1 La empresa en el diccionario Las primeras 2 hacen referencia al intento de hacer algo y las segundas a los elementos materiales Para crear una empresa se comienza con una idea, que permite alcanzar un resultado deseado (alcanzar dinero) a través de alguna actividad. La cual necesita un mercado a satisfacer. La idea de realizar una actividad es preciso materializarla. Al hacerlo asumimos un riesgo inherente a cualquier tarea ardua y dificultosa. El materializar hace referencia a las 2 últimas definiciones: Nosotros buscamos una definición en estas últimas, porque la administración se desarrolla entorno a la estructura material de la empresa; factores de producción o patrimonio. 3.3.2 Significado del objetivo básico de la empresa: La producción como vía para la creación de utilidad • Producción consiste en obtener un bien distinto de los materiales que lo componen • Comercializar es hacer llegar el producto al consumidor • Prestar un servicio es satisfacer una necesidad con algo inmaterial. www.cursodeacceso-uned.com 3.3.3 Significado de empresa como entidad mercantil. “unidad Económica de Producción” “Unidad” hace referencia a todos los elementos que la componen, c/elemento aislado no tiene sentido, sino la función de contribuir al logro de los objetivos. “producción” la empresa debe desarrollar una actividad tendiente a incrementar la utilidad de los bienes “económico” será necesario realizar transacciones que generan movimientos económicos: • La empresa debe adquirir los medios de producción que necesite, edificios, mobiliario y materias primas • Una vez concluida la producción, la empresa venderá y generara otro tipo de transacciones “La empresa es la unidad económica de producción que le corresponde el papel de generar riquezas mediante el incremento de la utilidad de los bienes a través de un proceso de producción utilizando un conjunto de factores productivos ordenados bajo la dirección del empresario” 3.4 Administración y Empresa necesidad de clasificar la actividad empresaria. Las actividades se suelen agrupar en distintas “Áreas funcionales”, Independientemente de la actividad que se realice. Existen algunas presentes en todas: Finanzas, comercialización y producción; aparte personal o RRHH. • Finanzas: La Administración se refiere al patrimonio y descansa en su cuantificación y aplicación. Muestran el origendel patrimonio, quien lo aporta y sus aplicaciones. Ello se expresa a través de “las cuentas” y un sistema de contabilidad. • Comercialización o marketing: Para analizar las posibles inversiones se analizan “mercados y productos” e incluso “innovaciones; y a descubrir potenciales clientes para la empresa. • Producción: es el siguiente paso, producir bienes y servicios para satisfacer necesidades. • RRHH: Las actividades económicas son ejecutadas por personas. Es preciso determinar cuantas, qué características y crear ambiente. 3.5 Significado de la Empresa como Agente Social La función de producción de bienes y servicios la desempeña en la propia sociedad y por ello, la empresa se conforma como una institución imbricada en el tejido social. Hay que poner de manifiesto la simbiosis sociedad-empresa. • Desde la creación nace una relación de la empresa con un grupo social. Ellos ceden capital o patrimonio a la empresa. Ellos serán socios, en caso de SA. Accionistas. • Por otro lado deberá contratar trabajadores para su funcionamiento, conformando la plantilla. • Además de RRHH necesitara RR materiales que deberá adquirirlos de proveedores que también serán empresas. • Una vez producidos volverá su vista al mundo para relacionarse con clientes • Al estar funcionando en el seno de la sociedad, consume bienes públicos y utiliza las infraestructuras y por ello relacionarse con el Estado. • Los grupos de personas y las instituciones, al relacionarse, influyen en ella al igual que reciben influencias. Todos colaboran con la unidad de producción y son quienes hacen posible que exista, funcione y cumpla objetivos • Ellos colaboran no por altruismo, sino por objetivos propios a través de la colaboración • La colaboración será más efectiva cuando mejor vean sus necesidades satisfechas. 4 El Empresario “Es quien tiene la responsabilidad de ordenar y dirigir el conjunto de elementos materiales y humanos que conforman la empresa.” Ello supone la subordinación de todos los elementos a sus decisiones. Es así dado que quien asume los riesgos derivados es fundamentalmente el empresario “Capitalista es quien aporta recursos, capital a una empresa y el empresario es el responsable de su buen funcionamiento. Pueden ser la misma persona pero no tiene por que ser así necesariamente. El las sociedades mercantiles modernas son muchos los socios capitalistas y pocos los que se responsabilizan de su gestión. Y se recomienda, por la complejidad alcanzada, encomendar la dirección a técnicos adecuados Del empresario hay que destacar 3 rasgos esenciales: • El empresario asume diferentes riesgos en distintos momentos: www.cursodeacceso-uned.com o Interpretar los deseos de los consumidores, decidiendo que bienes producir que sea deseado y satisfaga las necesidades de los consumidores. o Debe decidir cuanto producir: si produce más, el exceso de stock será una pérdida al igual que el dinero no ingresado por la falta de bienes no producidos. o Es preciso determinar el coste de producción para determinar el “precio” • El empresario ha de organizar la producción o Analizar y diagnosticar la situación económica: las decisiones tomadas sean lo más racional. o Dicho análisis apoyará el plan de acción o Para ejercer dicho plan es preciso establecer una organización administrativa de los recursos o Por último establecer los mecanismos de control • El empresario ha de ejercer autoridad, solo con ella se puede asumir responsabilidad. Tema II: Patrimonio, Información y Comunicación 1. El patrimonio: la base de la administración 1.1 El patrimonio empresarial 1. Hay un grupo de elementos que son bienes, tanto tangibles como inmateriales y derechos de contenido económico a su favor 2. Y obligaciones contraídas sobre las que tendrá que responder en la cuantía y momento correspondiente “El patrimonio de una empresa está constituido por el conjunto de bienes es su propiedad, derechos de contenido económico a su favor y obligaciones contraídas, tanto con terceros como con los socios o propietarios”. “Activo” es el conjunto de bienes y derechos. “Pasivo” las obligaciones contraídas con 3º que deben ser devueltas en tiempo y forma (pasivo en sentido estricto). “Neto” las obligaciones consigo mismo (socios y propietarios) A=P+N Ecuación fundamental del patrimonio N=A-P El patrimonio neto es la verdadera riqueza “El balance es el documento que representa un patrimonio en un momento determinado, como una fotografía del patrimonio 1.2 Análisis de la estructura patrimonial Activo: son elementos que la empresa tiene, ha adquirido para poder funcionar y derechos adquiridos a través de su funcionamiento “capital en funcionamiento o productivo” Sustancia económica o inversión. Pasivo: nos indica el origen variedad y naturaleza de los recursos financieros utilizados para adquirir los activos (aportación de socios, beneficios retenidos, prestamos. Denominados estructura financiera). Sustancia financiera y fuente de recursos. 1.2.1 Clasificación y ordenación de activos y pasivos El criterio más utilizado es el temporal. Están los “fijos o inmovilizados y el “activo circulante”. Todo activo tiene la finalidad de convertirse en liquidez y se clasifican según el tiempo que tarden en convertirse en dinero. Activo: 1. Edificios y Naves 2. Maquinas y herramientas 3. Mobiliario 4. Fondo de comercio 5. Materias primas 6. Productos fabricados 7. Facturas pendientes 8. Dinero en caja. Pasivo: 1 Aportación de socios 2. Beneficios retenidos 3. Deudas a largo plazo 4. Corto plazo El corto plazo hace referencia al año natural. Los activos a largo plazo se llamarán activos fijos y los cortos activos circulantes. Los fijos se dividen en inmovilizados materiales y inmovilizados inmateriales (deudas a largo plazo) El activo circulante en “existencias”: materias primas y mercaderías con el fin de convertirse en productos. “Realizables”: derechos de cobro por ventas realizadas y “Disponible”: el dinero 2. La información y comunicación: 2 elementos fundamentales de la Administración Para que cualquier responsable empresarial pueda tomar decisiones racionales es imprescindible obtener y utilizar información 2.1. La información La principal fuente de información interna es la contabilidad. Pero el Administrador además necesita disponer de otros tipos de información muy variada y de distinta naturaleza y que tiene que conseguir de las fuentes que las elaboran. Ej.: información macroeconómica (renta nacional, tipos de interés); información www.cursodeacceso-uned.com económica de otros países y zonas económicas (productividad sectorial, nivel salarial); información social (nivel de vida, segmentos de población). • Elaborar la información en la propia empresa (contabilidad) • Conseguirla de fuentes externas y ya elaborada (Instituto Nacional de Estadística, Banco de España) • Encargarlo a un tercero ( Consultoría, analista) También los administradores generan información dirigida especialmente a los trabajadores y accionistas. Para llevar a cabo las decisiones tomadas, es imprescindible que estos grupos tengas dicha información en tiempo y forma. 2.1.1. La toma de decisiones requiere información. Tomar decisiones no es una tarea neutra, los resultados de las decisiones tomadas tienen efectos, tanto sobre las cosas y las personas y nunca debe ignorarse la responsabilidad en la toma de decisiones. Al tomar decisiones debemos tener presente un marco futuro y ello implica incertidumbre y riesgo. Mientras menos sepamos del futuro y presente (información) mayor será el riesgo. Las decisiones pueden estar basadas en intuición del empresario, hábitos o en costumbre heredados o apoyadas en información adecuada. En las economías actuales cada vez es más patente que solo con la información adecuada y aplicación de métodos científicos y su correcto tratamiento es posible adoptar decisiones racionales. 2.1.2 El sistema de información para lagestión de la empresa El concepto de sistema de información para la gestión hace referencia al conjunto de elementos materiales y humanos, que utilizando un diseño previamente planificado, conforman una estructura pensada para el tratamiento y suministro de cualquier clase de información necesaria para los responsables de la empresa. 2.2 La comunicación Juega un papel importante ya que posibilita la unificación y coordinación de la actividad organizada. También tiene la capacidad de modificar conductas que es el medio a través el cual los trabajadores reciben las instrucciones. Las empresas necesitan dotarse de un sistema de comunicación formal destinado a transmitir la información que necesitan los administradores. Generalmente dicha información proviene del sistema oficial (formal) elaborado por otros trabajadores y ello permite pensar que esta nunca será perjudicial para los propios subordinados. Por ello los administradores deben completarla de otros canales informales y elaborada por otras personas. Muchas cuestiones están influenciadas por la comunicación: 1. Relacionadas con la planificación a. Contribuye a establecer los objetivos de la empresa b. A través de ella se difunden los objetivos a todos los integrantes de la empresa c. Contribuye a la difusión y al conocimiento de los planes para el logro de objetivos. 2. Relacionadas con la organización a. Colabora en la eficiencia de los trabajadores al transmitirles como y que deben hacer b. Contribuye a la mejor orientación y motivación de los trabajadores 3. Relacionadas con la dirección a. contribuye a crear un clima adecuado a la participación del personal 4. Relacionadas con el control a. Es un mecanismo eficaz b. La comunicación con el mundo exterior, conociendo las necesidades de los demandantes, disponibilidad de proveedores, etc. 2.2.1. El proceso de comunicación www.cursodeacceso-uned.com 2.2.2 La comunicación en la organización empresarial Debe proporcionar información sobre la marcha de las actividades de cada departamento, identificar los problemas y hacerlo, si es posible, en tiempo real, ya que solo el administrado podrá poner en marcha medidas correctoras eficaces. Las Tecnologías de la informática nos han situado en la sociedad de comunicación. Esto a veces produce un exceso de información, generando inconvenientes. Y es necesario depurar información para tomar decisiones adecuadas. Paradójicamente muchas veces existen grandes cantidades de información irrelevante o poco práctica careciendo de la información verdaderamente necesaria. Tema III: La información y el patrimonio: una aproximación a la contabilidad del patrimonio 1. El papel de la contabilidad del patrimonio Se trata de una técnica de elaboración de información técnica-financiera esencial de la empresa. En un lenguaje concreto y conciso describiendo todas las alteraciones del patrimonio y de su actividad económica. Esta información muestra la evolución desde el punto de vista cuantitativo como cualitativo de los distintos elementos del patrimonio; permite mostrar la situación y evolución. Permite obtener información periódica fundamental como los resultados obtenidos en un periodo determinado y a la forma en la que se han obtenido. También es útil para personas ajenas a la empresa. Muchos ahorradores basas sus inversiones en los datos que proporcionan. También resulta útil a los socios sobre la conveniencia de mantener o retirar sus aportaciones; y a los proveedores, ya que les orienta del riesgo al vender sus productos a plazos a la empresa 2. La técnica contable La contabilidad actúa en distintos ámbitos: 1. El ámbito de la contabilidad financiera a. Define el patrimonio al determinar el balance al comienzo de cada ejercicio b. A partir de el describe todas las operaciones y modificaciones del patrimonio c. Y al cierre del ejercicio obtiene los resultados obtenidos y variaciones del patrimonio. 2. En el ámbito de la auditoria financiera: la contabilidad verifica las cuentas y la correcta realización de la descripción de operaciones, resultado y patrimonio resultante. 3. El ámbito del análisis de la información contable: uan vez verificada y comprobada la bondad de los datos, se analiza para obtener conclusiones útiles para la gestión y verificar la evolución. 4. El ámbito de la gestión interna: aplicando las llamadas contabilidades de coste y gestión. La información generada no se transmite a terceros y se hace pensando exclusivamente en las necesidades del gestor. 2.1 La función descriptiva de la contabilidad 2.1.1 El hecho contable. Cualquier operación, tarea o actividad realizada, por tener un contenido económico afecte directamente a cualquier elemento del patrimonio. “La contabilidad solo describe los hechos contable” 2.1.2 Los elementos empleados en la descripción contable. 2.1.2.1 La cuenta como elemento básico de la descripción contable “Una cuenta es un instrumento que nos sirve para representar a un elemento patrimonial” “T” “Una masa patrimonial está formada por un conjunto de elementos patrimoniales de características homogéneas” Las empresa deberá utilizar tantas cuentas como elementos compongan el patrimonio 2.1.2.1.1 La teoría del cargo y del abono. “Cargar una cuenta es anotar una cantidad en el debe y Abonar es escribir una cantidad en el Haber. Los nacimientos de elementos del Activo se “cargan, y los del Pasivo nacen con una anotación en el Haber. Y las del Neto también en el haber. Una vez recogidos los valores iniciales se procede a las variaciones de valor de dichos elementos www.cursodeacceso-uned.com “Cuanto el Haber suma más que el debe, al saldo se le llama Saldo Acreedor, cuando el debe suma más que el Haber se llama Saldo Deudor” “A la operación de anotar el saldo de una cuenta se llama saldar la cuenta” Para que ambos lados sumen iguales se anota, en la cuenta del activo el saldo deudor a la derecha; y en la cuenta de pasivo el saldo acreedor a la izquierda. 2.1.2.2 El Libro Diario Recoge la historia económica de la empresa en forma cronológica día a día. 2.1.2.2.1 La partida doble Toda operación económica tiene una partida y contrapartida, ambas de igual cantidad y de signo contrario. Cunado la operación afecta solo 2 elementos patrimoniales es un “hecho contable simple” cuando afecta a 3 o más elementos es un “hecho contable compuesto” .------------------------------- 1 ---------------------------------- 2000 Factura pendiente de cobro 3000 Dinero A Mercancías 5000 ------------------------------- 2 ---------------------------------- 2.1.2.3 El Libro Mayor El libro Mayor es el encargado de registrar las cuentas de los distintos elementos patrimoniales. 1. La contabilidad es una técnica y un sistema que ocupa los siguientes aspectos a. Proporciona la información sobre el patrimonio b. Sintetiza información en documentos que posibilitan su comunicación a terceros. c. Verificar que la información se ajusta a la realidad d. Analizar la información no solo por los responsables sino también para cualquier persona interesada. 2. La parte descriptiva de la contabilidad: consiste en aplicar un tratamiento a los datos para relatarlos mediante los 3 documentos ya mencionados, y que dicha información permita conocer su evolución. 2.1.2.3.1 Mecanismo de funcionamiento del registro contable. Fase 1: Determinación de los elementos patrimoniales: ¿Qué elementos patrimoniales intervienen en el hecho contable a registrar? Fase 2: Identificar a la masa patrimonial a que pertenece cada elemento: Si se trata de un bien o derecho a su favor (activo) o una obligación contraída (Pasivo o Neto) Fase 3: Verificar si las masas aumentan o disminuyen su valor: Fase 4: Aplicación de la teoría del cargo y del abono Fase 5: Determinar la cuantía económica que afecta a cada elemento patrimonial 2.2 Lacorriente de ingresos y gastos y el patrimonio de la empresa 2.2.1 Los gastos Son la adquisición de cualquier elemento que tenga vocación de ser consumido en el corto plazo y activos a aquellos elementos que previsiblemente van a permanecer formando parte estable del patrimonio de la empresa. Es estrictamente necesario conocer el coste, dado que debe ser considerado para determinar el precio que serán vendidos los productos o servicios. Ejemplos de gastos habituales: Gastos de personal; sueldos y seguridad social; Gastos de alquiler; Primas de seguro; Luz, teléfono, suministros en general. 2.2.2 Los ingresos. Para generar ganancias deben ser superiores a los gastos. www.cursodeacceso-uned.com 2.2.3 Representación contable de gastos e ingresos Las cuentas de gastos nacen y aumentan en el Debe y disminuyen por el Haber; Las cuentas de ingresos nacen y aumenten en el Haber y disminuyen por el Debe. 2.2.4 El proceso contable completo Se elabora generalmente por periodos de tiempos anuales y comienza mediante el “asiento de apertura”. • En el momento de apertura no figurará ningún gasto ni ingresos. Solo Activos Pasivos y Netos. • En virtud de la simetría por partida doble, debe cumplirse que el lado izquierdo sume igual que el derecho A= P+N • Constituye una descripción pormenorizada de patrimonio al comienzo de su ejercicio. Al mismo tiempo se comienza a rellenar el Libro Mayor con cada una de las cuentas y su partida inicial. A lo largo del año se van anotando todos los movimientos con el fin de: • Determinar el resultado al periodo contabilizado • Determinar la composición actual del patrimonio, que naturalmente ha sufrido modificaciones. Estos objetivos se logran a través de la regularización que va a concluir con la elaboración de 2 documentos: • Cuenta de resultados: donde el Debe aparecerán todos los gastos y el Haber todas las ganancias y su saldo, el Resultado del periodo • Balance de situación: constituye una especie de fotografía de la situación de patrimonio empresarial al cierre del ejercicio. Antes DE comenzar el proceso de regulación hay que hacer un recuento físico de los elementos patrimoniales; al resultado de esta tarea se conoce como “inventario extracontable” El proceso de regulación consta de las siguientes etapas: 2.2.4.1 Etapa 1: Clasificación correcta de las cuentas Al finalizar un periodo contable, algunas cuentas pueden la dimensión temporal correcta. Ej. un préstamo a 2 años el primer año es un “préstamo a largo plazo”, pero al segundo año deja de serlo y dicha cuenta debe ser cancelada y abierta una de “Préstamo a Corto plazo” 2.2.4.2 Etapa 2: Periodificación En esta etapa nos ocuparemos de los gastos e ingresos. Buscamos el resultado del periodo contable, por lo cual necesitamos los gastos e ingresos sólo es dicho periodo. Ej.: El 1 de Mayo se contrata un alquiler de 1 año por valor de 7200€. Dicho importe no refleja el valor real del gasto del periodo de 2010 sino desde 1/03/10 hasta el 31/02/11. por lo cual se debe transformar el resto en activo ya que no será utilizado en el periodo 2010. ----------------------------------X------------------------------ 2400 Derechos de alquiler de oficina a gastos por alquiler de oficinas 2400 El 1 de Mayo de 2010 habrá que realizar el asiento inverso. 2.2.4.3 Etapa 3: Corrección de los saldos de las cuentas Si se comprueba que el saldo de alguna cuenta del libro Mayor otorga a un elemento patrimonio a un valor diferente al obtenido en el recuento físico, habrá que corregirlo. Una cuenta que presenta características especiales es la de Mercaderías. Es una cuenta con muchos movimientos y compras y ventas durante todo el año a distintos valores. El cálculo del resultado bruto de ventas requiere disponer de la siguiente información: www.cursodeacceso-uned.com 1. El importe total por ventas de mercaderías 2. El importe total de lo gastado en compras, exceptuando el primer valor que corresponde a las existencias al principio del periodo contable 3. El importe de mercaderías que ya eran propiedad de la empresa 4. El importe total que queda al final de periodo “Coste de lo vendido= Compras+Existencias iniciales – existencias finales” “Resultado bruto de ventas= Ingresos por ventas- coste de lo vendido” 2.2.4.4 Etapa 4: Amortización. Es la depreciación de los elementos inmovilizados y la depreciación como la pérdida de valor que experimentan por el uso, paso del tiempo y obsolescencia de dichos elementos patrimoniales. El método directo: Consiste en disminuir en la misma cuenta de los activos depreciados el importe de la amortización. --------------------------------X-------------------------------- 1050 Amortización de equipos informáticos a Equipos informáticos 1050 El método indirecto El método anterior presenta la desventaja de que se pierde información del precio de adquisición al comienzo del próximo periodo contable. Cuando dicha información se desea conservar se utiliza el método indirecto -------------------------------------------X------------------------------------------- 1050 Amortización de equipos informáticos a Amortización acumulada de equipos informáticos 1050 2.2.4.5 Etapa 5: Determinación del resultado del periodo -------------------------------X----------------------------------- Pérdidas y Ganancias a Cuentas de gasto ------------------------------X----------------------------------- Cuentas de ingresos a Pérdidas y Ganancias S i Σ de Gastos es > Σ DE Ingresos Debe > Haber Saldo deudor = Pérdidas Si Σ de Gasrtos es < Σ de Ingresos Haber > Debe Saldo acreedor = Ganancias Pero aún no se ha saldado esta cuenta 2.2.4.6 Etapa 6: Cierre de la contabilidad El último paso de regulación es un asiento en el que queden cerradas todas las cuentas. Donde las cuentas de activo con saldo deudor se anotan en el Haber y las cuentas de pasivo, neto e ingresos con saldo acreedor en el Debe. Con este paso y el anterior sirven para lograr el objetivo de la regulación: 2.2.5 La cuenta general de resultados Con el asiento que determina el resultado del periodo (paso 5) contiene la información para generar la cuenta general de resultados. Primero se hace una relación de los ingresos y gastos de explotación determinando el resultado exclusivo de explotación. Luego se indican los ingresos y gastos de naturaleza financiera proporcionando el resultado financiero. La suma de estos 2 nos proporciona el resultado ordinario del ejercicio. A continuación se reflejan los gastos e ingresos extraordinarios ofreciendo el resultado extraordinario. El resultado final es la suma de los resultados ordinarios y extraordinarios. 2.2.6 El balance de situación Se obtienen del asiento de cierre de la contabilidad. Definiendo la situación patrimonial del próximo ejercicio Los activos se orden del siguiente modo: Inmovilizados (1º inmateriales, 2º materiales, 3º financieros); Circulantes (1º Existencias, 2º Deudores, 3º activos de corto plazo) El pasivo aparecen primeros los fondos propios, luego acreedores a largo plazo y finalmente a corto plazo. www.cursodeacceso-uned.com Tema IV: Formas de empresa 1 Clases de Empresas 2 Formas jurídicas de la empresa 2.1 El empresario individual Es una persona física y no un capitalista, ya que este no solo aporta recursos a la empresa, sino que también asume entera responsabilidad. Para crearla no existe cantidad mínima de aportación. Aspecto a tener en cuanta para su creación: • La única condición es ser mayor de edad y poseer libre disposición de su bienes de propiedad • No están obligados a inscribirse en el Registro Mercantil. • La responsabilidad es personal e ilimitada Además debe cumplir las siguientes obligaciones• Alta en el régimen Especial de Trabajadores autónomos • Inscripción en la seguridad social(al contratar trabajadores) • Contratación de trabajadores y cotización. Obligaciones tributarias: • Declaración censual de comienzo de Actividad • Alta en el impuesto de actividades económicas • Declaración-liquidación sobre la renta de las personas físicas • Declaración-liquidación del IVA Una característica destacada es que el patrimonio empresarial se confunde con el patrimonio del empresario. También el beneficio empresarial con su patrimonio particular. Por ello se considera una renta más, que está grabada por el IRPF en el apartado de Rendimientos de Act. Económicas. www.cursodeacceso-uned.com Su tamaño suele ser reducido, abundan en cantidad, pero su capacidad de generar riquezas es limitada y su participación en la renta del país es poco significativa. Posee también dificultades para crecer y conseguir recursos financieros. 2.2 Comunidad de bienes y sociedad civil Es una extensión de la primera, ya que requiere la participación de 2 o más personas, respondiendo solidaria y subsidiariamente. Se constituye mediante contrato privado. No se constituye en escritura pública ni es obligatorio inscribirse en el Registro Mercantil. La responsabilidad ilimitada y los beneficios se reparten en manera proporcional al capital aportado. 2.3 La empresa social Cuando el capital pertenece a 2 o más personas se debe constituir una sociedad. Poniendo en común dinero y/o trabajo. Estas pueden optar por diferentes características: 2.3.1 La Sociedad Colectiva Es una evolución de las comunidades hereditarias familiares. Suelen estar constituidas por familiares o personas unidas por fuertes vínculos de amistad. Los socios no pueden transferir su condición a un tercero sin la aprobación del resto. De no existir acuerdo o fallecimiento de una de las partes la sociedad ha de disolverse. La Responsabilidad de los socios es ilimitada. La razón social ha de incluir todos los nombres de los socios, algunos o uno de ellos, y compañía. Debe ser inscripta en el Registro Mercantil. Algunos Requisitos: Datos de todos los socios, domicilio de la sociedad, razón social, objeto social, nombre de los socios encomendados a la gestión, capital aportado por c/u, duración (suele ser ilimitada) Los socios tienen los siguientes: Aportar al patrimonio social las cantidades estipuladas, soportar las pérdidas en proporción a la participación que tenga, Los socios pueden realizar actividades para la compañía; y Derechos: a participar de la administración o gestión, obtener información sobre su marcha, participar de sus beneficios en la proporción previamente pactada 2.3.2 La sociedad comanditaria Derivada de la sociedad colectiva, donde existen 2 tipos de socios con derechos y obligaciones diferentes: • Los socios colectivos tienen la responsabilidad de la dirección y gestión y responden ilimitadamente de las deudas sociales • Los socios comanditarios que pueden desempeñar tareas y tienen limitada su responsabilidad a la aportación hecha a la empresas 2.3.3 La Sociedad de Responsabilidad Limitada La necesidad de acometer grande proyectos, precisando grandes cantidades de dinero, llevaron a la creación de las sociedades capitalistas, en la cual la responsabilidad está limitada al capital aportado. Donde la importancia de la aportación de c/socio es mayor a la relación de confianza mutua entre los mismos. No todos tienen derecho a participar de su gestión. El capital está dividido en participaciones iguales, acumulables e indivisibles a títulos negociables ni acciones. Tienen un mínimo de 3006€, Nº máximo de socios es 50, sin número mínimo. Debe ser inscripta en el Registro mercantil con los siguiente datos: Datos de los socios, Denominación social, SRL o SL; objeto social, duración (suele ser ilimitada); domicilio, Capital social y su división; aportaciones de c/u; designación de administrador y gestión; Gorma de convocar la junta: Derecho a voto según participación, derecho a participar en beneficios, y liquidación del patrimonio; derecho preferente de suscribir nuevas participaciones 2.3.4 La sociedad Anónima Es la sociedad capitalista por excelencia, el personalismo desaparece y lo único relevante en la relación socio-sociedad es la aportación. La nota más distintiva es la división del capital en alícuotas denominadas acciones, incorporadas a títulos valores y transferibles. Características más relevantes: • Es una sociedad capitalista. Ya desde su constitución debe contar con recursos propios. • Es una sociedad por acciones, la sociedad no está obligada a restituir sus cuantías en ningún momento(salvo disolución); aunque si puede venderlas a terceros • Es de Resp.Limitada al la aportación. • El capital social no puede ser inferior a 60.101€ Puede ser constituida al instante a través de “fundación simultanea o por convenio” o en un proceso de meses “fundación sucesiva”. Previamente debe generarse la escritura de constitución y los estatutos que la regirán y luego ser inscripta en el Registro Mercantil. Los principales órganos son la Junta de accionistas www.cursodeacceso-uned.com (representantes) y el Consejo de Administración. Derechos de los socios: a sus beneficios en proporción de sus aportes; participación de su liquidación; preferencia de suscripción de nuevas acciones, asistencia y voto en las juntas; y derecho a disponer de información relevante a la sociedad. 2.4 Sociedades Mercantiles Especiales 2.4.1 Sociedad Laboral Es una SRL o SA donde el 50% del capital está en mano de los trabajadores y ninguno puede poseer más de 1/3 del total. Sus abreviaturas son SLL o SAL, nº mínimo de socios es 3, Responsabilidad limitada a la aportación 2.4.2 Sociedades cooperativas Permite la agrupación de pequeños empresarios para satisfacer intereses comunes. Realizan su actividad económica en común para la mutua y equitativa ayuda entre sus miembros. Todos sus socios, independientemente de su participación, pueden participar en su control. Su Nº de socios es ilimitado y la responsabilidad será la fijada en sus estatutos Ej. Cooperativas de trabajo; Consumidores y usuarios; agrarias; de Mar; Servicios, Transporte; Seguros 2.4.3 Sociedad de garantía recíproca Entidad financiera constituida por PYMES con el fin de facilitar su acceso al crédito y mejor sus condiciones de financiación. Mínimo de 15 Socios y responsabilidad Limitada. Capital mínimo 180.303€ y máximo de 5.409.108€ 2.4.4 Agrupación de interés económico Entidad asociativa y societaria No tiene ánimo de locro para si misma, limitándose su objeto a la actividad económica auxiliar de la que desarrollan sus socios. Constituida por profesionales o determinados como instrumentos de su cooperación. 2.4.5 Unión temporal de empresas Sistema de colaboración entre empresarios por un tiempo determinado para ejecutar o desarrollar un obra, servicio. Carece de personalidad jurídica propia 2.4.6 Sociedad de inversión mobiliaria Tiene la forma de SA. Su objeto es de adquirir, tenencia administración y enajenación de valores inmobiliarios con el objeto de compensar riesgos rendimientos de otras sociedades sin poseer participación mayoritaria. 3 Recomendaciones para crear una empresa 1º Etapa: La idea original y su creación. • Pensamos en un negocio nuevo y original, abriendo nuevos mercados y/o generando nuevas necesidades • Desarrollar un producto o servicio que ya existe, datándole de alguna nueva característica o mejorándolo, enajenándonos de un mercado perteneciente a otra empresa. • Deberemos preguntarnos si la idea es realista y viable 2º Etapa: ¿Va a llevar Vd. solo el proyecto o participan otras personas? Para una sola persona suele ser complicado. Es más frecuente que se busque la participación de otros para realizar un proyecto conjunto. Determinar la participación de otros puede hacerse de distintas maneras: • Conformar un grupo de promotores para llevara cabo la idea desde el principio e igualdad de condiciones. • Asumir individualmente el desarrollo del proyecto, buscando socios que participen con recursos, sin participar en la gestión • Como alternativa al anterior, ofrecer el proyecto a otros apartando la idea y capital sin involucrarse en la gestión. 3º ¿Cómo llevar a la práctica la idea de negocio? 3.1 El plan de empresa 1. Descripción del negocio que uno desea crear: a. Su objeto o que va a ofrecer al mercado b. Que necesidades deben estar disponibles para comenzar a actuar, Capital más recursos. c. Como conseguir esas necesidades 2. Un estudio serio y analítico que verifique la viabilidad 3. Una estrategia a seguir para hacer viable el logro de los objetivos www.cursodeacceso-uned.com Secciones del Proyecto I. Definición de la idea original: descripción de la idea, objeto del negocio, participantes, experiencia II. Descripción del objeto: minuciosamente el producto o servicio que se pretende introducir al mercado III. Análisis del mercado objetivo: Previamente debemos haber realizado un estudio de mercado. Necesidades, competencia, posibilidades del mercado etc. IV. Previsión de estrategia de venta: Determinar puntos de venta, publicidad y divulgación. V. Análisis de las necesidades de producción: Tipo de proceso productivo, ubicación de la empresa (nave, oficina, local), Necesidades de maquinaria y mobiliario y herramienta. VI. Descripción de la forma en que se suministrará todo lo necesario: Analizar proveedores y ubicación de infraestructuras. VII. Descripción de la organización interna de la empresa y de las necesidades de personal: anticipar el conjunto de tareas necesarias para llevar a cabo el negocio. Luego plasmar cual el mejor tipo de organización, cantidad de personal y calificación necesaria. Por último realizar una estimación de su coste. VIII. Forma jurídica de la empresa IX. Estudio económico-financiero: Cuantificar y determinar los recursos y determinar de donde obtener dichos recursos y el coste que supondría. Luego realizar una previsión de posible rentabilidad del proyecto. 3.2 La constitución de la empresa Cumplir con los requisitos y obligaciones ya antes mencionadas en c/u de ellas. BLOQUE 2: La Administración de la empresa Tema V: La Planificación empresarial 1 Concepto de Planificación Consiste en la elaboración de un documento en el que se expone lo que debe hacerse en un determinado periodo de tiempo, cómo debe hacerse y quién tiene la responsabilidad de hacerlo. Pero antes será necesario analizar la realidad actual para definir correctamente el presente; el punto de partida de la planificación para determinar los objetivos que queremos alcanzar. 2 Ventajas que proporciona la planificación www.cursodeacceso-uned.com La planificación afecta a toda la empresa (departamentos áreas y secciones y el plan debe contemplar no solo los objetivos globales, sino los que deben lograr parcialmente c/u de sus divisiones 3 Tipos de planificación 3.1 Según su naturaleza 3.1.1 Propósitos Hace referencia alas metas fundamentales, ej.: producción o comercialización de productos o concertación de seguros. Se ubica a la empresa en un mercado o sector determinado, encauzando muchas de las relaciones necesarias: clientes proveedores, etc.… 3.1.2 Objetivos Son las metas, las finalidades hacia las que debe encaminarse la empresa en su totalidad. Las empresas no suelen perseguir un solo objetivo (objetivo principal), sino varios (sub.-objetivos más concretos); por eso deben jerarquizarse. Los objetivos pueden ser no verificables (lograr una rentabilidad suficiente) o verificable (lograr una rentabilidad del 15% sobre el capital 3.1.3 Estrategias Debemos diferenciar entre estrategia y táctica. La estrategia es un plan global que afecta a toda la organización para establecer una posición favorable respecto a sus competidores mediante la utilización más adecuada de los recursos disponibles. Una táctica es un plan para llevar a cabo una acción específica. “Una estrategia debe contener los elementos que permitan la defensa de la empresa frente a las acciones de sus competidores”. Constituye la parte del plan que tiene en cuenta las acciones que pueden diseñar otras empresas y la finalidad de adelantarse a ellas. El proceso de administración estratégica comienza con el análisis del ambiente externo en el que se desenvuelve la empresa y el ambiente interno. El objetivo del análisis externo es estudiar los determinantes de rentabilidad del sector, para luego poder predecir la rentabilidad futura del sector. La influencia externa no solo se limita al sector, sino por todas las influencias externas que puedan afectar a la empresa. Como son muchas debemos distinguir entre lo principal y lo accesorio; por lo cual su red de relaciones comerciales, es decir clientes, proveedores y consumidores, es lo más importante. Son factores ambientales de orden superior Concluido el análisis externo, procedemos a sacar conclusiones identificando oportunidades y amenazas Con dicho análisis ahora estudiaremos la empresa por dentro. Con el fin de detectar el papel que pueden jugar en la estrategia los recursos y capacidades de la empresa, buscando ventajas e intentar lograr incremento y mejora de los mismos. El análisis debe contemplar 3 escenarios diferentes estudiados independiente mente: Los recursos tangibles respondiendo a 2 preguntas ¿Cómo economizar la utilización de los recursos y como emplearlos en alternativas más rentables?; Los recursos intangibles: no solamente la contabilidad, sino es preciso considerar reputación de la empresa, la imagen, tecnología…; El capital Humano: sus habilidades, capacidades y destrezas a menudo proporcionan una ventaja a considerar. El fin del estudio interno es el de la estructura de organización, sistemas de control y estilo de la alta dirección. 3.1.3.1 Niveles de estrategia El nivel superior o corporativo, otro intermedio orientado a las distintas UEN* y el nivel funcional (finanzas, producción y marketing) *Unidad Estratégica de Negocios: es la parte de la corporación que actúa de manera independiente en un mercado concreto y se encarga de todas las actuaciones propias de dicho mercado. 3.1.3.1.1 Estrategia corporativa Define el ámbito de la empresa en término de sectores y mercados en los que compite. Las decisiones incluyen las inversiones en diversificación, integración vertical, las adquisiciones y creación de nuevas empresas 3.1.3.1.2 Estrategia de negocios o competitividad www.cursodeacceso-uned.com Se ocupa de cómo compite en determinados sectores del mercado; define el enfoque global de la empresa para alcanzar una ventaja competitiva. En las empresas de un solo negocio no debe haber diferencias entre estrategia corporativa y de negocio. 3.1.3.1.3 Estrategia funcional. Es la definición detallada del empleo de los recursos en el nivel operativo, el ámbito de cada sector o producto. Se ocupa de las estrategias de producción, investigación y desarrollo (I+D), marketing, personal y finanzas. Dicha estrategia se suele ser elaborada e implantada por los responsables de los departamentos funcionales. A diferencia de la estrategia corporativa y de negocios, donde suelen tomarse por la alta dirección. Una vez finalizado dichas estrategia el siguiente paso será implantarlas y evaluar sus resultados. 3.1.4 Políticas Son principios generales sobre los que deben basarse las acciones concretas. Delimitan un área sobre la cual de decidirse 3.1.5 Procedimientos Es la secuencia de pasos concretos que hay que ejecutar para realizar una acción determinada. Mientras más inferior es el nivel de aplicación más riguroso suelen ser. 3.1.6 Reglas Es una norma imperativa que ordena que se haga o no se haga determinada cosa. No dejan ningún margen para la interpretación. Las normas puedeno no formar parte de un procedimiento. 3.1.7 Programas Es un plan que incluye un conjunto de metas, objetivos y procedimientos y reglas necesarias para determinar los pasos a seguir en la ejecución de una línea de acción concreta 3.1.8 Presupuestos Es un plan cuantificado; es la expresión numérica del plan literario. Es un poderoso instrumento de control de las actividades previstas, los recursos empleados y nos permite establecer comparaciones entro lo acontecido y las previsiones, detectar desviaciones y corregirlas. Previniendo gastos e ingresos nos permite diseñar un equilibrio financiero. “Presupuesto de base cero”: consiste en dividir el presupuesto entre los distintos departamentos y encargar a los responsables identificar las actividades y sus gastos. Cada vez que se realiza, parten de cero; de este modo se evita utilizar el del año en curso y modificando sólo los cambios. “Presupuesto por programas”: es un paso adelante del base cero, y deja de ver el departamento, sino pone sus ojos en las metas u objetivos concretos. Es un tipo de presupuesto temporal. www.cursodeacceso-uned.com 3.2 Tipos de planificación en atención a su duración temporal 3.2.1 Planificación a largo plazo Son planes superiores a 5 años. Se orienta a la evolución de aspectos estructurales, expansión e inversión y determinar las fuentes de financiación. 3.2.2 Planificación a medio plazo De entre 1 a 5 años. Mayor grado de concreción. Diseñan las actividades por la mayor parte de los sectores, determinado cuotas de mercado, volumen de producción y características de trabajadores 3.2.3 Planificación a corto plazo Tienen como frontera el ejercicio económico actual 4 El proceso de planificación 4.1 1ª Etapa: diagnóstico de la situación Diagnóstico no solo de la empresa, también del entorno relacionada a ella. Solo con él es posible darse cuenta de las oportunidades y permite diseñar estrategias 4.2 2ª Etapa: establecimiento de objetivos Tanto los generales, que afectan a la empresa como conjunto y subordinados, los que deben alcanzar c/u de las secciones. Características: • Deben ser asequibles, realistas alcanzables con los recursos y organización disponible • Presentarse de forma jerarquizada y expresados claramente • Los objetivos verificables cuantificados • Deben ser conocidos por todos. 4.3 3ª Etapa: establecimiento de hipótesis sobre el entorno Tanto del entorno interno y externo en el que tendrán que desenvolverse la ejecución de los planes. Son pronósticos sobre aquellas variables no pueden ser controladas por la empresa 4.4 4ª Etapa: determinación de líneas de acción Determinar las vías alternativas que se consideran más idóneas para alcanzar los objetivos; especificar las tareas a realizar y actuaciones concretas. Conviene diseñar varios caminos alternativos. Opciones que luego pueden ser analizadas. 4.5 5ª Etapa: Evaluación de las líneas de acción Analizando los puntos débiles y fuertes de cada camino considerado, evaluando costes y logros, dificultades, etc. 4.6 6ª Etapa: elección de una línea de acción www.cursodeacceso-uned.com En esta etapa es donde se adopta el plan y supone el punto en el que se toma una decisión 4.7 7ª Etapa: elaboración de planes derivados Son planes subordinados deberán disciplinar las tareas parciales y sustentar, entre todos, al plan básico. 4.8 8ª Etapa: Presupuestación Consiste en cuantificar los planes establecidos. Nos permite hacer un seguimiento puntual de los logros parciales y también el control que posibilita la detección de desviaciones. Tema VI: La Organización empresarial 1 Concepto de Organización La Organización requiere distribuir los elementos patrimoniales que estén a disposición del administrador, de modo que la distribución resultante contribuya a la mejor manera posible al logro de los objetivos diseñados en la fase de planificación. Es diseñar los papeles de c/u de los miembros de la organización deben despeñar. Debemos plantearnos si la tarea de organización es o no necesaria para el buen fin de los objetivos propuestos. Esto nos lleva a 2 ideas claras: 1. Cualquier organización diseñada coherentemente debe ser capaz de materializar las ventajas de la cooperación de las personas desempeñando sus tareas individuales. 2. Como la división del trabajo incremente la productividad, el planificador debe dividir las tareas en otras más sencillas y el organizador asignas a c/miembro un papel a desempeñar. Para mejorar la productividad del trabajo de papel asignado a los miembros debe tener sentido para c/u de ellos y deben cumplir los siguientes requisitos: • C/persona debe tener asignados unos objetivos verificables • Las principales tareas y actividades de c/u deben estar claramente definidas • c/papel asignado a c/persona debe estar adscrito a un área de autoridad, para que sepa lo que puede y no hacer y de quién depende. Para diseñar una organización es preciso: 1. Identificar y clasificar todas las tareas, trabajos y actividades 2. Luego agruparlas (actividades homogéneas), para concretar los grupos o departamentos de la empresa que correspondan. 3. Asignar a cada grupo un responsable para supervisar el trabajo 4. Establecer los medios para coordinar horizontal y verticalmente el conjunto de grupos establecidos. Esto proporciona ventajas derivadas de los mecanismos de coordinación, al facilitar la comunicación entre ellos y la toma de decisiones dirigidas a minimizar esfuerzos. Existe una relación directa entre eficiencia y organización. Mientras más adecuada a los fines que se persigue sea la organización, más eficientemente se conseguirán. La organización es una estructura intencional y formalizada de papeles y puestos. 2 Los elementos básicos de la organización. 2.1 Principio de la división del trabajo. La necesidad de cooperación entre las personas para conseguir un mismo objetivo se debe a la complejidad del ser abordados individualmente. Incluso aquellos que pueden ser realizados individualmente, por razones de eficacia invitan a la cooperación. “Una organización adecuada es capaz de multiplicar varias veces la capacidad productiva.” 2.2 La organización formal Es una estructura determinada, es una actividad deliberada y planificada. Un elemento clave es el conocimiento de cada uno de los integrantes del papel a desempeñar y de los límites de autoridad. Ello conlleva la necesidad de compatibilizar 2 cuestiones claves, la delimitación de la autoridad con la necesidad de flexibilidad de la organización en su conjunto. Las organizaciones deben ser diseñadas de modo que las obligaciones de los miembros no deben coartar las iniciativas e ideas que puedan aportar. “Las organizaciones deben ser flexibles en el sentido de posibilitar la canalización de las aportaciones de sus integrantes.” www.cursodeacceso-uned.com 2.3 La organización informal Suelen coexistir en la empresa las organizaciones formales e informales. No persiguen concientemente objetivos comunes, pero al ser formadas por individuos de la empresa, deben ser tomadas en cuenta (grupo de trabajadores amigos). A veces constituyen “grupos de presión”, en el que sus miembros se asocian con la necesidad de auto protegerse y suele perturbar la organización formal y el buen funcionamiento de la empresa. Mientras que la organización formal satisfaga las inquietudes de sus componentes, las informales serán menos preocupantes. 2.4 Organización y flexibilidad Las organizaciones deben ser flexibles en el sentido de ser capaces de asumir cambios que permitan adaptarse a nuevas circunstancias del entorno 3 La división de la organización: Departamentalización 3.1 Los niveles de la organización Al conjunto de subordinados dependientes de un superior más el conjunto de actividades y tareas asignadas a ese grupo se denomina “Área de Control” Se distinguen entre las “Amplias” se asocian con pocos niveles organizacionalesy estrechas “con muchos niveles”. La estrechez o amplitud presentan ventajas e inconvenientes 3.1.1 La definición de las áreas de control 3.1.1.1 El número de subordinados adscritos a un responsable. El número más adecuado debe estar comprendido entre 4 y 8 en los niveles más alto y 8 a 15 en los inferiores. Uno de necesidades de estableces niveles es la delimitar las nº de personas que pueden integrarse en un área de autoridad 3.1.1.2 La capacidad de los subordinados El número de relaciones que necesita mantener el supervisor será tanto menor cuanto mayor capacitación tengan los subordinados; cuantos más integrados estén los subordinados y mayor sea su entrenamiento en el trabajo que den realizar, menor será el número de relaciones e intensidad de la supervisión; y mayor flexibilidad tendrá el organizador para diseñar áreas de control más amplias. 3.1.1.3 La delegación de autoridad Es cuando un superior confiere de manera formal a un subordinado ciertas competencias que le corresponden a aquel. No solo se transfiere la capacidad de toma de decisiones sino también la responsabilidad que ello conlleva. 3.2 La definición de la estructura de la organización 3.2.1 La configuración de departamentos 3.2.1.1 El diseño de departamentos orientados a los resultados 3.2.1.1.1 La departamentalización por productos Se basa la distribución de tareas en función a la producción y las diferentes líneas de productos que genera la empresa. Ventajas: facilita el mejor uso del capital especializado; Fomenta un tipo de coordinación que aprovecha al máximo los conocimientos y habilidades; permite obtener ventajas económica en cuanto a la producción,, montaje e inhalaciones; Mayor capacidad de diversificar los productos; mejor coordinación en la producción; mejor evaluación de cada línea de producto. Inconvenientes: altos costes en su funcionamiento; más personal administrativo; los problemas de control se agudizan y se generan más conflictos entre responsables; Mochos costes indirectos son transferidos a los distintos departamentos. 3.2.1.1.2 La departamentalización por clientes Es el caso cuando la orientación va dirigida hacia la venta de los productos. La principal razón es la existencia de departamentos especializados en la venta que pueden contribuir a la mejora de los servicios que presta la empresa a sus clientes. Ventajas: se puede atender mejor las necesidades especiales y variadas de los consumidores; mu8estran al predisposición de la empresa para facilitar los negocios a sus clientes; se obtiene mayor información del negocio de sus clientes. Inconvenientes: Es difícil la coordinación entre el departamento por clientes y otros organizados de manera distinta, ya que los primeros buscan un tratamiento especial; Puede ser difícil distinguir entre los distintos grupos de clientes. 3.2.1.1.3 La departamentalización territorial www.cursodeacceso-uned.com Ventajas: Sitúa la responsabilidades en un nivel inferior; estimula la participación local; mejora la coordinación en una región; mayor atención a los mercados locales; reclutar vendedores locales que conocen más el mercado y menos viajes; también la producción Inconvenientes: requieren más personas con habilidades administrativas generales; tiende a la duplicidad de servicios; puede aumentar el control por parte de los altos cargos. 3.2.1.2 El diseño de departamentos orientado a las operaciones internas 3.2.1.2.1 Departamentalización por procesos Constituyen un proceso conformado por diferentes subprocesos parciales que absorben un porcentaje significativo de los costes totales. Agrupará los trabajos en función de las diferentes operaciones técnicas 3.2.1.2.2 Departamentalización por funciones Las funciones en la mayoría de las empresas son, las de financiación, producción, y comercialización Ventajas: es un método lógico, el más clásico y comprobado; facilita la eficiencia del personal; proporciona una medio para ejercer un control estricto desde la cima. Inconveniente: Dependiendo del tamaño puede resultar mejor una de tipo territorial; tiende a restar importancia a los objetivos globales; solo se puede responsabilizar al director general; es demasiado rígida en ciertos momentos; no sirve para capacitar gerentes generales Tema VII: La Dirección Empresarial 1 Concepto de dirección empresarial Consiste fundamentalmente en: “liderar al personal”, indicar a cada uno que rol deben desempeñar en la organización; y “tomar decisiones” lo que ha de hacerse en cada momento 2 El liderazgo en la función de dirección Dirigir supone conducir e influenciar a los demás (RRHH). La habilidad para dirigir esos recursos constituyes una de las claves de un buen director o líder. Su rasgo más característico es la capacidad para influir en los demás; generar confianza, respeto y empuje a trabajar con ilusión. Ha de situarse siempre a la cabeza del grupo, aplicando siempre al máximo las capacidades de c/u de sus miembros. Sus cuatro componentes son: La autoridad o poder de liderazgo, el comprender a los demás (fuerzas motivadoras diferentes); actuar en forma que propicie un clima que responda a las motivaciones y las fomente; estilo de líder. La autoridad del líder tiene como característica la capacidad de que las personas “se dejen conducir”. Debe tener sensibilidad y conocer las inquietudes y expectativas de sus subordinados. 2.1 Los límites del líder para atender a sus subordinados Además de dirigir y ordenar, un encargado debe supervisar el trabajo realizado por todos y comprobar el grado de eficacia logrado. Por ello no puede tener un número excesivo de subordinados y la cuestión de cuantos subordinados constituyen el número ideal uno de los mayores problemas que se plantea en la administración de los RRHH. A medida que aumenta el número de subordinados se incrementa geométricamente la complejidad de las relaciones. R= Relaciones S= Subordinados 3. El proceso de toma de decisiones www.cursodeacceso-uned.com “Las decisiones pueden adoptarse a partir de la intuición, de la experiencia o de la razón”. Pero en cualquier proceso de toma de decisiones hay que tener en cuenta “el coste de oportunidad”. 1. Primero ha de fijarse el objetivo; el cual debe ser realista y medible 2. Conseguir toda la información relevante que pueda influir en la consecución del objetivo 3. Establecer unas hipótesis sobre el comportamiento futuro de las variables (posibles escenarios) 4. Descripción de las líneas de actuación posible (cada posible escenario) 5. Análisis de la bondad de cada una de las líneas de actuación descritas y evolución. 6. Elección de la línea de actuación preferida 7. Ejecución de la línea de actuación elegida 8. Establecer el mecanismo de control, que debe ir midiendo los logros parciales. Es muy similar al proceso de planificación ya que tomar una decisión es “planificar el futuro”. “La incertidumbre sobre como va a ser el futuro incorpora riesgo al proceso de decisiones”. El punto 3º hace referencia al establecimiento de posibles escenarios de los cuales se pueden considerar 2 tipos: de certeza y de incertidumbre denominados “estados de la naturaleza” En el primero, las decisiones se pueden tomar con certeza ya que conocemos de antemano la evolución en el futuro, No existe riesgo y la toma de decisiones es más sencilla En el segundo caso caracterizado por la incógnita se pueden plantear 2 situaciones distintas: • Aquellas que podemos aventurar en términos de probabilidad y cuantificarla “Situación de riesgo” • Aquellos que ni en términos de probabilidad se puede aventurar “Situación de Incertidumbre” “Para paliar e riesgo en la toma de decisiones, el conocimiento económico pone a nuestra disposición distintas técnicas que resultan muy útiles” Una de las más utilizadas es la modelización que nos muestra la situación actual y nos permite hacer predicciones lógicas sobre su evolución. 2 ejemplos: Una de las técnicasutilizadas para prever las ventas basándose en los datos de ventas (datos históricos) pasadas son las llamada “técnicas de alisado”. La justificación reside en la supuesta existencia de un “patrón” en el comportamiento de la variable. “La previsión estadística es frecuente en la toma de decisiones” Así el método de las medidas móviles, una de las técnicas de alisado, se disminuye el impacto aleatorio mediante la consideración de los valores medios de una determinada serie (promedio). A medida que se van agregando datos más frescos van sustituyendo a las anteriores por una media nueva (móviles). Otro método de previsión de ventas, consiste en obtener la información directamente de los consumidores. Preguntando por sus “intenciones de compra en unas condiciones dadas. Su práctica tiene 2 limitaciones importantes. Una afecta a los fundamentos mismos, pues nada asegura que la intensión sea algo más que eso mismo. La otra está relacionada con la validez estadística, ya que el número de compradores potenciales de la muestra que no responden introduce un sesgo elevado al generalizar los resultados. 4 Tipologías de las decisiones “Las decisiones son programadas en tanto sean repetitivas y rutinarias y en cuanto haya sido elaborado un procedimiento definitivo. Son no programadas cuando sean novedosas, no estructuradas y de consecuencias importantes. No existe un método estándar porque éste no se había presentado antes; o porque su naturaleza es esquiva y compleja. Tema VIII: El Control Empresarial 1 Concepto de la función de control Consiste básicamente en verificar que todo se vaya desarrollando según lo planificado, en los planes, políticas y programas concretos. Se extiende a todos y todas las tareas y a los resultados que se van produciendo. Recae la responsabilidad sobre cualquier ejecutivo o administrador que tenga subordinados a su cargo. Se buscan detectar desviaciones pera poder corregirlas. Es delicada ya que trata con personas y pueden generar sentimientos de rechazo. Solo se puede realizar si se dispone de la información suficiente para cuantificar los objetivos perseguidos y los resultados parciales. 2 Las etapas del control 2.1 Establecimiento de estándares. Establecer una serie de medidas que se consideren adecuadas o normales. Debe permitir fijar en términos concretos los objetivos concretos a alcanzar y medir los resultados parciales. Tipos de estándares: www.cursodeacceso-uned.com • Físicos: utilizadas habitualmente en actividades de producción, mano de obra y stocks. • De Costes: medidas monetarias que determinan la cuantía de los gastos de las actividades • De Ingresos: Asignar el valor monetario esperado de las ventas de bienes y servicios. 2.2 Medición de las actividades Lo ideal es disponer de un sistema de control que permita ir verificando el desempeño de las actividades de manera que se pueda ir anticipar cuando se van a producir desviaciones; y no tener que esperar hasta el final para evaluar los resultados obtenidos y los estándares previamente fijados. Si los estándares están bien fijados y se utilizan los mecanismos adecuados para evaluar el trabajo se puede controlar prácticamente en tiempo real. 2.3 Corrección de las desviaciones La finalidad del control no es detectar errores sino tratar de evitarlos o conseguir corregirlos. Para ello hay que es preciso determinar y analizar las causas que las han originado. Básicamente pueden ser 2: Por que no se han ejecutado correctamente las tareas: es posible que la utilización de los recursos de la empresa no sea la óptima. Los planes estaban mal confeccionados y los objetivos inalcanzables con los medios disponibles. Todas las desviaciones y sus análisis derivados sirven como un poderoso elemento de retroalimentación. Dichos análisis pueden exigir nuevos planteamientos en todas las funciones del sistema administrativo, comenzando por la planificación. 3 El presupuesto como una técnica de control El presupuesto de gastos e ingresos no solo permiten anticipar los resultados de la empresa, sino también los resultados numéricos que deben general las distintas actividades. Los más utilizados son los de ingresos por ventas y de gastos de las actividades, donde cabe destacar, los gastos de producción. Es conveniente agrupar o no los gastos e ingresos dependiendo del peso que tengan cada uno de ellos, dado que el exceso de información de una presupuestación minuciosa puede ser poco práctica 4 Los costes de la empresa Los costes son necesarios para presupuestar y la principal responsabilidad del gestor es reducir los costes. El coste hace referencia al valor de consumo de los factores productivos. Al comprarse estos factores no se genera coste, es una “inversión”; el coste surge en la medida que los mismos se van consumiendo. 4.1 Los costes fijos y variables; costes totales Los costes fijos son aquellos en los que hay que incurrir con independencia del volumen de producción. Hace referencia exclusivamente al corto plazo y relacionados con la capacidad de las instalaciones. Los costes variables varían con el nivel de producción, por lo tanto no existen si la producción se detiene. Los materiales utilizados en la producción al igual que el conste del personal varían en proporción directa a la cantidad de bienes fabricados. La suma de los costes Fijos y Variables dan por resultado el “coste total” CT= Cv+Cf Cuando para aumentar la producción en una cantidad determinada, es preciso aumentar el consumo de factores en la misma cantidad se denomina “rendimiento constante a escala” La relación entre la cantidad de producto obtenido y la cantidad de factores empleados es “Productividad” En general la productividad de los distintos factores es muy alta al principio para luego ir decreciendo paulatinamente hasta hacerse negativa. Esto se debe a que a medida que se agregan más obreros la productividad de c/u va decreciendo hasta el punto que comienzan a estorbarse unos a otros. Cuando está en zona creciente se denomina “rendimientos crecientes a escala” 4.2 Costes medios y costes marginales. Q es el coste variable del volumen de producción Dividiendo el coste total de un periodo entre el Nº de productos obtenidos tenemos el “coste medio tota o coste unitario total” El “coste medio variable” o coste variable unitario será el cociente entre el coste variable del periodo y las unidades de obtenidas www.cursodeacceso-uned.com El “coste medio fijo” o coste unitario fijo es el cociente entre el conste fijo y el número de unidades El “coste marginal” es la variación que experimenta el coste total como consecuencia de aumentar la producción 4.3 Costes directos y costes indirectos Se debe distinguir entre los constes que afectan directamente a los productos elaborados, son directos y los que precisan establecer algún criterio de imputación son indirectos. 5 Otras técnicas de control Una de las técnicas más utilizadas es la estadística que permite tratar los datos históricos y realizar inferencias sobre el comportamiento futuro de esos datos. Otra ampliamente utilizada es el llamado análisis de punto de equilibrio. Se trata de un gráfico donde se colocan las ventas en ordenadas y los gastos en abscinas de forma que la curva de las 2 variables se crucen en un punto. Cualquier punto por debajo del equilibro indicaría una situación de pérdidas; por el contrario cualquier punto por encima significaría beneficios. La auditoría interna es otra de las técnicas más utilizadas. Permite una evaluación regular y permanente de los libros contables y operaciones financieras de la empresa. La evaluación derivada de ella permite la elaboración de distintos tipos de informe. Los aspectos que normalmente verifican son: • Las políticas, programas y procedimientos • Análisis de los mecanismos de control • Estudios de documentos contables estimando su fiabilidad. • Descubrir fraudes y operaciones“poco recomendables” • Análisis de la eficaz utilización de los recursos y consecución de objetivos • Proponer en general recomendaciones tendentes a la mejora de cualquier aspecto www.cursodeacceso-uned.com BLOQUE 3: Las Funciones de la Empresa Tema IX: La Función Financiera: Cuestiones previas y captación de recursos Bloque 1: La función financiera y el sistema financiero 1 ¿En qué consiste la función financiera? “Fundamentalmente en proporcionarle a la empresa los recursos financieros que necesite en cada momento al menor coste posible y aplicar dichos recursos a la adquisición de los activos necesarios, de la forma más rentable posible. 1.1 El origen de los recursos: el ahorro y la inversión Siempre existen agentes con recursos financieros por encima de sus gastos (ahorros) y agentes que necesitan recursos financieros para invertir La sociedad tiene solo 2 alternativas, mantener los depósitos improductivos u organizar algún mecanismo que permita que dicho dinero se canalice hacia los que los necesitan.. Estos mecanismos se concretan en el Sistema Financiero cuya principal misión es interponerse entre ahorradores e inversores. “El sistema financiero está constituido por un conjunto de instituciones y reglas que tienen la función de canalizar los recursos ahorrados en la economía hacia los agentes que los necesitan para invertirlos” Para que ellas cumplan su función deben cumplirse al menos 2 requisitos indispensables: • El ahorrador debe tener total y absoluta confianza en las instituciones a las que entregue su dinero. • Al no ser entregado de manera altruista; el lógico pensar que exigirá algo a cambio 1.1.1 Los fundamentos del mecanismo de intermediación: la demanda y oferta de crédito y el tipo de interés. Para que se puedan concretar con ventajas los flujos financieros es necesario 2 condiciones • Que alguien convenza a los ahorradores para que entreguen sus recursos por un tiempo. • Que los agentes que cumplan ese encargo ganen dinero realizando esa actividad de intermediación. La inflación es un fenómeno que consiste en la pérdida del poder adquisitivo del dinero. Por ello habrá que aceptar habría pocos incentivos de ahorrar si no se dispusiera algún mecanismo que evitara o paliara ese proceso de pérdida de valor. Las instituciones financieras tienen una respuesta a este problema: • Pagando una cantidad a los ahorradores que estén dispuestos a prestarles sus recursos. Esa cantidad será tanto mayor cuanto más tiempo se comprometa a entregarlo. Es dinero que se paga a cambio es el “interés”. • El dinero captado, pagando por él un precio determinado, lo prestan a cambio de un precio mayor. La diferencia entre lo que pagan por captarlo y lo que cobran por prestarlo es su fuente de ingresos. Para que ello se cumpla siempre debe haber unas condiciones mínimas: www.cursodeacceso-uned.com 1 El ahorrador debe compensar a través del “interés” la pérdida que experimente su dinero por la inflación; si es posible aumentar su capacidad de comprar, este estará dispuesto a ahorrar tanto más cuanto más interés le den por su dinero. 2 El inversor estará dispuesto a solicitar crédito si su coste es inferior a la expectativa de rendimiento que el bien adquirido le vaya proporcionar; demandarán más crédito cuánto más bajo sea el interés 2 Los intermediarios financieros en España Las instituciones que conforman el sistema financiero, al igual que el propio sistema, están sometidas a una constante evolución como consecuencia del dinamismo propio de la economía financiera. 2.1 El Banco de España Es el gobierno de la nación quien nombra al la Máxima autoridad del Banco. Es un Banco Privado. Funciones a Destacar del decreto de 1962: La ejecución de la política monetaria, emisión de billetes; tesorería del Estado; Servicio Financiero de la Deuda Pública; Control e inspección de la banca privada. La situación de fuerte dependencia del Gobierno se mostró incompatible con el proceso liberalizador del Sistema Financiero, abogada por la necesidad de una política monetaria más independiente. Años más tarde, con la implementación de la Zona Euro el Banco de España ha tenido que ajustarse la las instrucciones del Banco Central Europeo. Funciones de 1998 del Banco Central: Política del tipo de Cambio y control de cambio; Emisión de Billete y puesta en circulación; Banco del Estado y operación con particulares; Central de Anotación en Cuenta de Deuda Pública; Central de Información de Riesgos y Central de Balances; Servicio de Liquidación del banco de España y Servicio de Reclamaciones; Banco del Sistema Bancario; Intervención y disciplinan de Entidades de Crédito 2.1.1 Las Entidades de Crédito 2.1.1.1 El Sistema Bancario 2.1.1.1.1 La Banca Privada Son empresas privadas constituidas como S., su intención última es la de obtener beneficios de sus actividades. De las 151 Entidades 4 de ellas suponen el 65% del peso total. Captan alrededor de 43% de los recursos privados y conceden el 52% de los créditos. Sus actividades más típicas son la captación de www.cursodeacceso-uned.com depósitos a la vista y concesión de créditos. También conceden arrendamiento financiero, seguros, Adm. De patrimonio, operaciones con divisas, etc. 2.1.1.1.2 El Instituto de Crédito Oficial (ICO) Es una entidad pública empresarial, considerada Agencia Financiera del Estado con personalidad jurídica, patrimonio, tesorería y autonomía de gestión propia. Sus objetivos son promover aquellas actividades que contribuyan al crecimiento y mejora de la distribución de la riqueza nacional, en especial a aquellas que tengan trascendencia, social, innovadora o ecológica. Sus funciones son: 1. Como entidad de crédito especializado: Financiación a medio y largo plazo para empresas españolas; a través de líneas de mediación (prestamos a través de bancos y cajas) u operaciones directas (créditos directamente del ICO). 2. Como Agencia Financiera del Estado: Financia, por expresa orden del Gobierno, a los afectados por situaciones graves de crisis o catástrofes. 2.1.1.1.3 Las Cajas de Ahorro Son entidades financieras plenas; tienen forma jurídica de “Fundaciones”, de naturaleza privada y patrimonio con finalidad social; Sin fines de lucro, sus beneficios son utilizados para financiar obras de carácter benéfico-social; Especializadas en captación del ahorro popular y financiación de pequeñas y medianas empresas, con fuerte raíz local. 2.1.1.1.4 Las Cooperativas de Crédito Constituidas por socios. Las cooperativas agrarias (Cajas Rurales) realizan sus actividades en sectores agrícolas, forestales y ganaderos. Las no agrícolas de carácter industrial o urbano provienen de cooperativas gremiales y profesionales. La actividad principal es el crédito, estos deben ir dirigidos a sus socios 85%. 2.1.2 Los establecimientos financieros de crédito. (EFC) • No pueden captar del público fondos en forma de depósitos o préstamos. Actividades principales: • Prestamos y crédito, tanto de consumo o hipotecario • Factoring y Actividades complementarias • Arrendamiento financiero(leasing) • Concesión de avales y garantías. 2.1.2.1 Las Entidades de Financiación y Factoring Es un contrato por el cual un “fabricante” cede el crédito de sus compradores a un “factor” para que este se haga cargo del cobro de los créditos concedidos a los “compradores. La gran diferencia entre entidades financieras y factoring es que estas últimas se cubren del posible riesgo de impagos y es el factor el que lo asume. 2.1.2.2 Las sociedades de arrendamiento financiero Un empresario arrendador adquiere unos bienes para cederlos en alquiler a otro empresario (arrendatario) que mediante cuotas periódicas (periodo predeterminado) adquiere el derecho a utilizarlo y a su cargo corren todos los gastos de mantenimiento. Al finalizar el contrato, el arrendatario puede
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