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PLAN DE MEJORAMIENTO PARA ENTREGA DE RESULTADOS OPORTUNOS LABORATORIO CLINICO SAN FRANCISCO KAREN GINETH CALDERÓN ARIZA ELIODORA MARIA OCHOA CASTAÑEDA YENSI SUAREZ LOPEZ Trabajo de grado para optar por el título de Especialista en GERENCIA EN SALUD Nombre del asesor que dirigió el trabajo con su título académico o cargo CRISTIAN LLANO VILLEGAS Enfermero epidemiólogo - Abogado administrativista FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE CIENCIAS DE LA SALUD FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS EN SALUD PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE LA SALUD BOGOTÁ 2023. 2 Introducción ............................................................................................................................... 3 Justificación ............................................................................................................................... 4 Presentación del problema. ........................................................................................................ 7 Formulación del problema. .................................................................................................... 9 Objetivo.................................................................................................................................... 10 Objetivo General. ................................................................................................................. 10 Marco Referencial. ................................................................................................................... 10 Marco Teórico. ..................................................................................................................... 10 Marco Institucional. ............................................................................................................. 12 Marco Legal. ........................................................................................................................ 14 Metodología ............................................................................................................................. 17 Resultados. ............................................................................................................................... 18 Matriz de Integración de Resultados........................................................................................ 18 Programa de Mejora Continua. ................................................................................................ 23 Conclusiones. ........................................................................................................................... 27 Bibliografía/Webgrafía ............................................................................................................ 43 CONSIDERACIONES LEGALES ......................................................................................... 45 3 Introducción El inicio de los laboratorios en Colombia se presentó de manera precaria y con el apoyo de muy pocos profesionales interesados en la materia, estos iniciaron con equipos biomédicos importados en sus casas. Pero sobre el año de 1914 se abrió el Laboratorio Bacteriológico Central y el Laboratorio Oficial de Higiene situado en Bogotá. En la década de los 70´s se estableció el Instituto Nacional de Salud (INS), dentro del cual se incluyen los laboratorios de referencia para todo el territorio nacional. Pero no fue sino hasta la década de los años 80 ́s que se introdujeron métodos semiautomatizados, gracias al aumento de la solicitud de pruebas y debido a la exigencia con respecto al mejoramiento en la producción y entrega de resultados confiables y seguros para los usuarios. (Fajardo Sánchez, J. E. Solarte,Y. 2016). El Centro de Control y Prevención de enfermedad (CDC) en su división de sistemas de laboratorio en compañía de otras 39 organizaciones, convocó a una conferencia en el año 2003 sobre en las acciones y los planes que se deben tener en cuenta para que el laboratorio se convierta en un aliado con respecto a la seguridad del paciente. Su conferencia denominada “Making the Laboratory a Partner in Patient Safety”, incitó a sus asistentes a compartir experiencias y así lograr planes de mejoramiento para conseguir resultados de calidad en la prestación de servicios de laboratorio clínico. Teniendo en cuenta esta premisa, este trabajo se desarrollará en tres secciones; El primero, auditoría y control de calidad en salud donde se plantean estrategias según los resultados arrojados mediante el método de autoevaluación y priorización de procesos midiendo la calidad esperada con los estándares de seguridad del manual de acreditación. Segundo, desarrollo organizacional donde evaluaremos los procesos y dinámica propia del equipo de trabajo y por último la Gestión estratégica y del servicio en donde plantearemos 4 estrategias para conseguir cumplir con entrega de resultados en tiempo oportuno y seguros. El presente trabajo tiene como fin lograr generar procesos que propendan la entrega en tiempo oportuno de los resultados de las muestras tomadas a los usuarios en el Laboratorio y Unidad médica San Francisco. Con el fin que el personal perteneciente a la empresa se adhiera al proceso, para poder brindar una atención segura y oportuna a los usuarios, con gran sentido de responsabilidad y transparencia. Justificación El laboratorio clínico es parte fundamental del desarrollo de la práctica médica, es importante resaltar que en la mayoría de las ocasiones donde el usuario tiene contacto con un prestador de servicios prestadores de salud obtiene una orden de exámenes que ayudarán al profesional a tener una perspectiva más clara sobre su estado de salud y así realizar un diagnóstico certero que impacte sobre la salud del usuario. Consideramos este tema de alto interés ya que aproximadamente el 70 % de los procedimientos en medicina se basan en pruebas de diagnóstico, siendo las relacionadas con el laboratorio clínico las de mayor porcentaje. Por tanto, el laboratorio clínico cobra un papel crucial en la práctica clínica, sus procesos se centran en función del paciente quien es el eje central de la prestación de los servicios. Garantizar la seguridad y la calidad en la prestación del servicio de laboratorio clínico debe ser fundamental en los procesos y planes de mejora, además, es importante hacer un camino continuo de mejora y ceñirse a la normatividad vigente, con la meta de la certificación y acreditación de la Norma ISO 15189, con la que se garantiza un adecuado 5 control en los procesos asistenciales y administrativos, y buscar cumplir los requerimientos técnicos que aseguren un proceso con calidad en el marco de la prestación de servicios. En la búsqueda de bibliografía sobre el tema que nos concierne, encontramos que la mayoría de los estudios se desarrollan en Europa y África, donde se resalta el impacto de la entrega oportuna de resultados de laboratorio, principalmente en patologías con gran impacto en salud pública. Adoptar estos conocimientos y poder aplicarlos e individualizarlos de acuerdo a nuestro lugar de estudio, podría traer como resultado oportunidades de mejora para pequeños y medianos laboratorios. Fomentar una cultura de calidad y seguridad que tenga como eje fundamental el paciente y su familia, logrará que los miembros de la organización se comprometan a actuar bajo esta premisa teniendo como fin informar con oportunidad y transparencia los resultados de los pacientes, para que de forma ágil se logre resolver la situación de la salud de los usuarios en base a la ayuda diagnostica (en esta caso de laboratorio clínico) solicitada y que en conjunto con la evaluación del profesional tratante, consiga dar un diagnóstico y tratamiento oportuno. Teniendo en cuenta lo anterior, es importanteque las muestras sean procesadas siguiendo un protocolo establecido, con altos estándares de calidad en tecnología y talento humano de acuerdo a las normas de habilitación en salud vigentes, cumpliendo con la promesa de servicio de entrega de resultados, impactando sobre la salud del paciente. El control de calidad es la base para desarrollar un enfoque de calidad total que se requiere en el laboratorio clínico, Mediante un control de calidad interno y externo es posible garantizar con certeza absoluta que los resultados generales reflejen correctamente la realidad de nuestros pacientes. A través de la identificación, valoración y posible tratamiento de riesgo evaluado en las etapas del laboratorio los sistemas de 6 gestión de calidad han contribuido a disminuir la posibilidad de ocurrencia de riesgos en todos los procesos mediante la estandarización de procedimientos y protocolos. Se establece un sistema de gestión de calidad es necesario tener líderes del proceso que estén atentos a escuchar activamente a su personal, usuarios que estén involucrados y puedan aportar críticas y recomendaciones para lograr ofrecer un mejor servicio y con esto satisfacer las necesidades de los usuarios. Un aspecto importante que se debe trabajar en el laboratorio clínico es documentar las actividades, procedimientos y métodos que describan las acciones que se desarrollen en el laboratorio clínico, Con el fin de llevar una correcta revisión de la gestión, evaluar el funcionamiento e impulsar a la mejora en el desempeño de las actividades realizadas en el laboratorio. Con prioridades de planificación estratégica, permite controlar la ejecución de las operaciones y generar estrategias para minimizar y mitigar los errores de las pruebas clínicas. La parte tecnológica (sistemas, equipos de alta tecnología) es la principal herramienta para detectar fallas en la prestación de los servicios con el fin de orientar la organización al cliente de tal forma que los usuarios participen en el mejoramiento de la gestión logrando preferencia y fidelización. Para esto se requiere de un equipo de trabajo comprometido y con un personal debidamente capacitado en la excelente atención. Durante el desarrollo de nuestro estudio no se realizarán experimentos o conductas que atenten contra la integridad de ningún ser vivo; adicionalmente contamos con el aval del representante legal del laboratorio (que será adjuntada en el presente trabajo). Para el desarrollo de este trabajo, se contó con la colaboración del talento humano del Laboratorio Clínico, además es importante resaltar que los socios del laboratorio están dispuestos a hacer cambios que no impliquen altos costos, según las conclusiones que arroje este estudio. 7 Presentación del problema. Según Carmen Mecane (2017) Surge la necesidad de planear y ejecutar una evaluación del servicio para establecer estándares de calidad, identificar las necesidades de los usuarios, diseñar estrategias de promoción y prevención y comprometer a los empleados en el mejoramiento de la atención y el servicio. En Colombia ha existido siempre un problema relacionado con la insatisfacción de los usuarios frente a los servicios de salud, ya que el sistema presenta falencias de larga data a nivel económico y financiero, entre otros, lo que tiende a sacrificar la calidad en la atención. Por esta razón, es importante la implementación de herramientas a nivel interno y externo dentro de una compañía. Dentro de estas herramientas, se pueden encontrar los indicadores de gestión, que permiten controlar y medir la eficiencia en la prestación de los servicios, lo que se traduce en brindar mayor seguridad al paciente y replantear nuevas propuestas de calidad en la atención. Los resultados que se obtienen en la realización de los procedimientos clínicos dentro de un laboratorio son responsabilidad en gran parte del grupo de talento humano que se desempeña dentro de las dependencias del servicio, la idea es obtener resultados de exámenes oportunos y de calidad. Gran parte de las conductas médicas se toman en base a resultados de ayudas diagnósticas, dentro de estas los exámenes de laboratorio juegan un papel protagónico. Estos pueden orientar sobre el estado de salud actual del paciente y en conjunto con una adecuada anamnesis y revisión física, guían sobre el diagnóstico y posible tratamiento. Tener retrasos en el procesamiento y entrega de los resultados puede propender a generar demora en el diagnóstico y por ende en un tratamiento oportuno, impactando negativamente sobre la salud del paciente. A pesar de que son exámenes tomados de manera ambulatoria, estos retrasos pueden repercutir a 8 futuro sobre el paciente y la imagen de la institución. Según lo revisado por Rahayu, P. L., Nadapdap, T., & Theo, D. (2021), los resultados oportunos pueden hacer la diferencia a la hora de tomar decisiones médicas, minimizar los tratamientos innecesarios o ayudar a realizar un rápido diagnóstico y tratamiento. Esto puede depender del número de trabajadores, el estado de los equipos, la rapidez con la cual se procesó la muestra desde el momento en que fue recolectada, entre otros. Por lo tanto, es necesario contar con un excelente control de calidad durante todo el proceso, aunque en los modelos de acreditación se resaltan aspectos claves para perpetuar la calidad de los servicios, al ser la acreditación voluntaria en nuestro país, estos estándares se han visto dejados a un lado ya que no constituyen un mecanismo obligatorio para poder generar la prestación del servicio. En el laboratorio Clínico y Unidad Médica San Francisco, se evidencia una falencia sobre el tiempo de entrega de resultados, ya que no se cuenta un proceso establecido para el procesamiento y entrega de resultados, se tiene una promesa de servicio de 12 a 24 horas (varía de acuerdo al tipo de muestra) pero esto puede verse afectado, ya que aunque los auxiliares de laboratorio realizan turnos rotativos de 48 horas, el bacteriólogo no labora por horario establecido lo que puede generar retrasos en los procesos ya que hay unas muestras como por ejemplo: la hormona estimulante del Tiroides (TSH) que solo puede ser procesadas por un profesional como éste. Adicionalmente la función de cada rol no está muy bien definida para el personal de Laboratorio, muchas veces generando confusión sobre quién sería la persona encargada de reportar y enviar los resultados. Si bien existe una estructura organizacional funcional, esta no se ha expuesto de manera clara ni se han definido muy bien las funciones del personal, lo que implica que durante la operatividad de los turnos se puedan generar confusiones y retrasos en la prestación del servicio. Otro factor que puede influir en la entrega inoportuna de resultados es la falta de un protocolo estandarizado para toma de muestras, 9 reporte y entrega de resultados. Según Hauser, R.G. et al. (2022), el estudio realizado demostró que una adecuada estandarización de procesos puede acortar los tiempos de entrega de resultados, pero es importante contar con la participación de todos los integrantes y su disposición al cambio. Todas estas situaciones generan a su vez que la eficacia se vea afectada, ya que no se estarían cumpliendo con los objetivos trazados para obtener los resultados deseados. Como se menciona en la estructura de la norma ISO 9001 en el Sistema de Gestión de la Calidad, se deben generar procesos que orienten a cumplir los principios que establece la norma, de esta manera generar acciones y planes de mejora que permitan cumplir con las expectativas del cliente y las características del Sistema Obligatorio de Calidad en Salud mencionadas en el artículo 2.5.1.2.1 del decreto 780 de 2016, principalmente la Oportunidad y Seguridad. (Norma Técnica Colombiana ISO 9001, 2015; Editada por el Icontec). La calidad de la toma de unamuestra, verificación de datos personales, la adecuada selección de los tubos en donde se debe procesar cada muestra, la verificación de las fechas de vencimiento y adecuado almacenamiento de los reactivos utilizados, así como la organización de la empresa y la generación y divulgación de procesos, son algunos de los factores que pueden influir para que los resultados de laboratorios sean entregados de una manera oportuna y segura. Formulación del problema. ¿Cuál sería la propuesta para la formulación y aplicación de protocolos de reporte y entrega de resultados en el Laboratorio Clínico San Francisco? 10 Objetivo. Objetivo General. Diseñar mediante estrategias de corte gerencial, una propuesta de mejora en la calidad de atención, desarrollo de procedimientos y tiempos de entrega de resultados del laboratorio clínico y Unidad Médica San Francisco, para optimizar los protocolos y mejorar la calidad en el servicio, entre marzo 2022 y marzo 2023 Marco Referencial. Marco Teórico. Para el presente estudio consideramos relevante dentro de la información consultada, definir los siguientes conceptos para tenerlos en cuenta durante el desarrollo del trabajo. Los tiempos atención y servicio, definidos como el tiempo entre la llegada del paciente, tiempos de servicio de la recepcionista y los auxiliares de laboratorios (Hernández, M. et al. 2016). También se resalta el concepto de plan de mejoramiento, consistente en una herramienta que permite detectar falencias y fortalezas e identificar oportunidades de mejora, para optimizar el servicio prestado por el laboratorio clínico. (López, A. 2008). Actualmente las organizaciones del sector público y privado se encuentran inmersas en un mundo completamente globalizado que exige altos niveles de competitividad. En este entorno, la calidad del producto o servicio constituye una estrategia de diferenciación y excelencia reflejada en mayor número de usuarios o clientes y mejor imagen de la empresa. Se garantiza aún más el éxito si toda institución adopta normas que le sirvan como marco de referencia; asociadas a normas internacionales de calidad sustentadas y aceptadas por principios de probada eficacia. En este contexto, toda empresa 11 dedicada al servicio debe asegurar mediante la mejora continua que ese servicio cubra las expectativas y necesidades del cliente o usuario. Para cubrir esta exigencia, debe incrementar la Gestión de Calidad desarrollando una serie de acciones planificadas y dirigidas a la dirección, políticas y estrategias, gestión de los recursos y de las personas, se debe orientar al usuario todos los procesos de la organización alcanzando un impacto positivo en la sociedad (Molero, T. 2010). En el caso del presente estudio, esto debe aplicarse al laboratorio clínico, ya que como toda organización deben contar con un sistema de gestión de la calidad, el cual debe abarcar todos los aspectos del funcionamiento del laboratorio, incluidos la estructura organizativa y los procesos y procedimientos realizados, para garantizar la calidad de los resultados. La gestión realiza e implementa indicadores de calidad para monitorear y evaluar sistemáticamente la contribución del laboratorio a la atención del paciente. Una vez que el programa identifique oportunidades de optimización dentro del sistema, la dirección del laboratorio debería tomar las medidas correctas para abordarlas. (Salazar, D. 2022) Control de calidad interno: Una validación deficiente de los procesos internos puede dar lugar a la implementación de un sistema de gestión y control que permitirá optimizar el recurso humano y equipos para un acortamiento de tiempos de entrega de resultados y que estos a su vez cuenten con un proceso eficaz para garantizar la veracidad de los mismos. De esta manera poder garantizar la entrega de resultados de Laboratorio Clínico y Unidad Médica San Francisco de una manera oportuna. 12 Marco Institucional. 1. Presentación de la empresa. a. Nombre de la entidad: Laboratorio Clínico y Unidad Médica San Francisco b. Sector económico: Según reposa en el Formulario del Registro Único tributario se reconoce como establecimiento tipo consultorio con actividad económica de apoyo diagnostico bajo el NIT 1098660046-7 a la empresa denominada Laboratorio Clínico y Unidad Médica San Francisco, ubicada en Calle 10 # 23-52 Local 3 Barrio Universidad de la ciudad de Bucaramanga. c. Representante legal: Dr. Carlos Alberto Pinzón Gualdrón. d. Introducción de las actividades que realiza la empresa: Laboratorio Clínico y Unidad Médica San Francisco, tiene como objeto social la prestación de servicio de toma de muestras de laboratorio clínico básico y especializado, consulta médica general presencial y domiciliaria. Impactando sobre el cuidado de la salud de los ciudadanos que así lo requieran. e. Sector donde se desarrolla su actividad: Sector Salud. f. Historia: Laboratorio clínico de la ciudad de Bucaramanga, que se constituye como empresa en el año 2018, su sede principal se encuentra en el municipio de Bucaramanga. Creada para la prestación de servicios de apoyo diagnóstico en el área de laboratorio clínico, consulta de medicina general y enfermería. g. Misión: Su misión se basa en lograr análisis confiables, confidenciales y oportunos. Teniendo como base el uso de elementos de última tecnología y con el respaldo de un equipo de talento 13 humano altamente profesional y comprometido con los principios de la empresa logrando que sus usuarios estén satisfechos con los servicios que se brindan. h. Visión: Para el año 2030 el Laboratorio Clínico y Unidad Médica S.F, logrará posicionarse como un laboratorio de tercer nivel de complejidad, enfocados en lograr la prestación de servicios de salud ocupacional y fortaleciendo el servicio de laboratorio clínico. Adhiriéndose a la normatividad vigente de las normas ISO. i. Objetivos de la misma: Dentro de esta empresa se cuenta con unos principios fundamentales, donde se toma como premisa la actuación ética, que se refleja en todos y cada uno de sus integrantes. Sus objetivos son: Fidelización, atracción y crecimiento de sus usuarios. 2. Presentación de productos y servicios que ofrece a. Descripción de la cadena de valor: Su compromiso es garantizar servicios de salud oportunos y eficientes, basados en la confianza para contribuir con la calidad de vida del paciente y de su familia. b. Forma de producción: Ofrece los servicios de salud a través de personal en salud y administrativo, altamente calificados y en alianza con diferentes entidades de referencia a nivel del área metropolitana de Bucaramanga. Adicionalmente basados en la normatividad vigente y con altos estándares de calidad, oportunidad y eficiencia, enfocados en la mejora continua de sus procesos en pro de la seguridad y bienestar de los pacientes y sus familias. c. Clientes: Entidades Promotoras de Salud, Personas Naturales, Empresas. 14 3. Descripción de áreas o dependencias. a. Área de procesamiento de muestras: Espacio donde se realiza el procesamiento de las muestras que cuenta con equipos biomédicos de alta tecnología para garantizar los resultados, basándose en la normatividad vigente y protocolos de bioseguridad. b. Área de toma de muestras ginecológicas: Se cuenta con un espacio para realizar este tipo de atención, adecuado con una camilla ginecológica. c. Medicina general presencial y domiciliaria: Se cuenta con un área destinada a atención de pacientes, además con servicio de programación de médico en casa a través de sus líneas de atención. d. Área de toma de muestras Laboratorio Clínico: Cuenta con área de toma muestras, equipada con silla para paciente, mesa de mayo, equipo de bioseguridad del personal de salud. Marco Legal. NORMA MARCO GENERAL Artículos que se utilizarán o señaladastextualmente o parafraseados. Resolución 3100 de 2019 Se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los prestadores de servicios de salud y de habilitación de los Numeral 11.3.11 Servicio de Laboratorio Clínico, donde se describen los estándares con los que debe cumplir el servicio para garantizar las normas 15 servicios de salud y se adopta el Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de Servicios de Salud. mínimas para brindar seguridad a los usuarios en el proceso de la atención en salud. Norma ISO 9001 en el Sistema de Gestión de la Calidad Establece los requisitos de un Sistema de gestión de la calidad, describe parámetros de calidad y estándares de referencia, enfocados en la mejora continua de la calidad y por tanto de la satisfacción del cliente En base a la norma técnica, aunque el objetivo de este trabajo no es conseguir la acreditación, si es un referente para planificar procesos basados en calidad. Norma Técnica NTC-ISO Colombiana 151892014-05-21 Laboratorios Clínicos. Requisitos Generales Esta norma, basada en las normas ISO/IEC 17025 e ISO 9001, especifica los requisitos relativos a la competencia y la calidad Implementación de acciones prácticas garantizando la formación del personal en el sistema de gestión de la calidad y los procesos/procedimiento s asignados, la salud, 16 seguridad y la confidencialidad del paciente. Decreto 780 de 2016 La presente Parte tiene por objeto unificar y actualizar las reglas de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud ... y definir los instrumentos para garantizar la continuidad en la afiliación y el goce efectivo del derecho a la salud. Artículo 2.5.1.2.1 Características del SOGCS. Las acciones que desarrolle el SOGCS se orientarán a la mejora de los resultados de la atención en salud, centrados en el usuario, que van más allá de la verificación de la existencia de estructura o de la documentación de procesos los cuales solo constituyen prerrequisito para alcanzar los mencionados resultados. 17 Metodología El presente estudio utiliza una metodología cualitativa, ya que se genera una propuesta que intente dar solución a una situación que se evidencia, a partir de la observación y reflexión sobre el problema planteado. Para nuestro diseño de estudio nos enfocamos en el Laboratorio Clínico San Francisco, se trata de un estudio de caso donde se busca comprender las situaciones que llevan a que el tiempo de entrega de reporte de laboratorios clínicos se esté prolongando. Con respecto a la selección de la población y muestra, debido a que nuestro estudio se basa en IPS que cuenta con 5 colaboradores, decidimos contar con todos ellos como muestra para nuestra investigación. Dentro de las Categorías De Estudio (Unidades De Análisis), consideramos a la calidad en el servicio, “se entiende como la brecha que existe entre las expectativas del cliente (lo que quiere) y sus percepciones (lo que obtiene) después de recibir un servicio” (Silva-Treviño A.G. Macías-Hernández B.A. Tello-Leal E. Delgado-Rivas J.G (2021), de alta importancia en lo que queremos conseguir con el objetivo de nuestra investigación. Además, resalta dentro de las unidades de análisis, la satisfacción de los colaboradores internos en el Laboratorio Clínico, entendido como el lugar y muestra principal donde se realiza nuestro estudio de investigación, lugar de toma y procesamiento de muestras y análisis bioquímicos, serológicos, histológicos, citológicos y bacteriológicos; el grado de conformidad con la empresa es un eslabón fundamental en el adecuado funcionamiento de la misma. El reporte de resultados de laboratorio clínico se entiende como el proceso por el cual posterior a la toma y análisis de las muestras, se generan los resultados y se le hacen llegar al paciente. Dentro de las técnicas de recolección de la información tomamos la matriz DOFA y Balance ScoreCard, con el fin de evaluar la situación actual desde una perspectiva interna y al mismo tiempo evaluar los factores externos que pueden influir sobre la situación que concierne al estudio. La herramienta de autoevaluación en materia 18 de auditoría en salud y tomamos la encuesta mediante escala tipo Likert con el fin de diagnosticar la percepción actual del personal del Laboratorio con respecto a los siguientes aspectos relacionados con el desarrollo organizacional de la entidad. Resultados. Matriz de Integración de Resultados Unidades de Análisis. Unidad de análisis 1. Entrega de resultados de laboratorio clínico Unidad de análisis 2. Satisfacció n de colaborad ores internos Unidad de análisis 3. Calidad en el Servicio Ítem. Gerencia estratégica y de servicios. Objetivo. Plantear estrategias gerenciales para lograr mejorar los tiempos de entrega de reporte de resultados en el Laboratorio Clínico San Francisco, a través de la optimización de los recursos con los que se cuenta actualmente Diagnóstico. No se identifican procesos claros para realizar el reporte de laboratorios clínicos. Existen demoras en la lectura de algunos laboratorios por necesidad de referencia a un laboratorio de mayor complejidad. Instrumento. DOFA BSC Hallazgos. No hay proceso estandarizado para Dentro de esta herramienta se obtienen acciones que pueden realizarse según estrategias (financiero, cliente, procesos 19 reporte de laboratorios clínicos. Demora en lectura de algunos laboratorios por necesidad de referencia a un laboratorio de mayor complejidad. No hay un líder designado frente al proceso asistencial. Página web no se encuentra en funcionamiento para acceder a la revisión de exámenes. Aumento en el mercado de IPS afines que cuentan con mayor capacidad de atención. Aumento de la inflación a nivel mundial generando elevación de costos. Incertidumbre por los cambios anunciados por el nuevo gobierno sobre la reestructuración del modelo de atención en salud. Aumento de la tasa de desempleo del país. internos, aprendizaje y crecimiento) promover el crecimiento de los ingresos operacionales reorganizando la infraestructura actual, optimizando espacios y reforzándose el mercadeo mediante redes sociales y aumentando la publicidad buscando aumentar el volumen de usuarios y abarcar mayor población. Dentro del área de procesos el plan de mejoramiento se basa en la implementación de un protocolo de entrega de resultados donde se deje claridad sobre las actividades del personal a cargo, además de reforzar y consolidar conocimientos del manual de seguridad del paciente para evitar eventos adversos prevenibles. En la perspectiva de aprendizaje se propone diseñar un plan de ampliación de la oferta de servicios, instaurando el servicio de consulta de medicina general y reforzando la toma de muestras a domicilio con el fin de captar un mayor número de usuarios Análisis. El laboratorio puede aprovechar oportunidades que el mercado local ofrece para seguir creciendo y fortaleciéndose de manera progresiva, 20 contamos con el personal suficiente que permita reforzar el servicio de toma de muestras y reporte de resultados para disminuir los tiempos de respuesta. Además, se evidenció que diferentes centros médicos y EPS aún no han contratado sus servicios de laboratorio y pueden ser aportantes a la hora de lograr un aumento exponencial del volumen de usuarios. En infraestructura hay espacios que no se aprovechan al máximo y hay que resaltar que hay la disposición social al invertir en expansión de infraestructura. Esto daría lugar a ampliar el portafoliode servicios, implementando la consulta del médico general que genere mayores órdenes de laboratorio y así incrementar nuestros ingresos operacionales. DESARROLLO ORGANIZACI ONAL Objetivo. Implementar un plan de mejoramiento que facilite el desarrollo de los procedimientos que se realicen en el Laboratorio Clínico y unidad médica San Francisco, reduciendo el tiempo de entrega de resultados para mejorar la calidad de la atención que reciben los usuarios. Diagnóstico. El Laboratorio Clínico San Francisco, cuenta con buen clima organizacional. Sin embargo, existe inconformidad dentro del personal en cuanto a algunas áreas de la infraestructura y asignación de funciones. Lo que pone en riesgo el cumplimiento de los otros procesos del desarrollo organizacional como los son el desempeño por competencia, cultura Organizacional y riesgo psicosocial. Instrumento. Encuesta mediante una escala de tipo Likert Hallazgos. Según los resultados de la encuesta aplicada a colaboradores, la mayoría está altamente conforme con su empresa, con los valores que proyecta y se sienten identificados con ellos. Existen así mismo falencias sobre la claridad de las funciones a cumplir según sus roles. Aunque existe una estructura organizacional, esta no se ha expuesto ni se han definido las funciones del personal, lo que implica que durante la operatividad de 21 los turnos se puedan generar confusiones y retrasos en la prestación del servicio. Cuando se indagó sobre si tuvieron una inducción adecuada durante el proceso de contratación, solo dos personas contestaron "totalmente de acuerdo" a la hora de indagar sobre la claridad que tienen sobre la función que cumplen según su rol en la organización No se cuenta con horario establecido para el bacteriólogo lo que puede generar retrasos, ya que existen muestras que solo pueden ser procesada por el profesional. Falta de un protocolo estandarizado para toma de muestras, reporte y entrega de resultados. Análisis. De manera global el Desarrollo Organizacional de Laboratorio Clínico San Francisco, es bueno. Sin embargo, se presentan falencias desde la planeación que a su vez afecta la operación. Por tanto, hay que considerar los resultados evidenciados en la presente encuesta para generar estrategias que permitan un buen funcionamiento de la operación y que se realice considerando las necesidades y capacidades del talento humano. Es urgente generar protocolos estandarizados para la toma y procesamiento de muestra, entrega de resultados y aclaración de funciones al personal. Para de esta forma mejorar la calidad de los resultados y consolidarnos como una empresa reconocida por prestar un servicio con los más altos estándares de calidad. Auditoría en Salud Objetivo. Identificar las falencias de seguridad del paciente mediante la autoevaluación y la priorización de procesos en el Laboratorio Clínico San Francisco para impactar sobre la atención con calidad en el servicio. 22 Diagnóstico. En general los procesos que existen para llevar a cabo atenciones seguras están pobremente establecidos y la cultura se seguridad del paciente no está claramente definida Instrumento. Autoevaluación y Priorización de procesos Hallazgos. Aunque existe un formato para el reporte de eventos adversos, los pocos que se han intervenido se han reportado de manera verbal. Hay poco reporte de eventos adversos. No hay una clara cultura que propenda o incentive el reporte voluntario de los eventos. La monitorización de eventos adversos no está estandarizada de forma clara ni existe un protocolo sobre el proceso de reporte. / Se debe establecer un cronograma de capacitaciones al personal, estableciendo la importancia de realizar los procesos bajo la estructura de los protocolos de seguridad del paciente/ Se debe promover la cultura del reporte y la socialización de los mismos. / Reforzar la comunicación asertiva para gestionar los eventos adversos / Se deben realizar evaluaciones periódicas posterior a las capacitaciones de seguridad del paciente./ Cumplir con el protocolo de lavado de manos en todo el personal de salud durante los 5 momentos establecidos por la OMS / Realizar auditorías internas para evaluar la aplicación de los manuales de procedimientos durante la atención de los usuarios /El manejo de horarios en ocasiones no está previamente establecido, lo que por momentos genera un poco de incertidumbre en el personal asistencial ./ No hay refuerzo periódico de los protocolos de higiene de manos / Se debe implementar evaluaciones periódicas en los protocolos de higiene de manos a todo el personal de la institución y el personal en formación y en base a estos resultados realizar la respectiva retroalimentación / Análisis. Dando cumplimiento al objetivo de este módulo, la autoevaluación es una herramienta útil para encontrar 23 aquellas debilidades asociadas a la atención segura y con calidad de los pacientes. Se evidenció que existen procesos para cumplir con estos estándares de seguridad, pero no están claramente socializadas ni establecidos. Con el fin de propender hacia la mejora continua en el servicio, es importante que, durante el proceso de optimización de tiempos de entrega de resultados, se cuente con bases sólidas en materia de seguridad del paciente que mitiguen las posibilidades de presentar eventos adversos asociados. Programa de Mejora Continua. El laboratorio clínico San Francisco es una IPS joven, que lentamente ha logrado entrar y consolidarse en el mercado local y regional de Bucaramanga, sus servicios de laboratorio clínico han logrado ganar terreno de manera paulatina en la población atendida de tal manera que es reconocido como una institución con buen renombre y posicionamiento en el mercado. Con el fin de mejorar la calidad de atención, desarrollo de procedimientos y tiempos de entrega de resultados del laboratorio clínico y Unidad Médica San Francisco; es importante tener en cuenta con la herramienta de la autoevaluación, priorizar aquellas debilidades encontradas que generan mayor impacto durante el proceso de la prestación del servicio. Es importante que no solo los resultados sean entregados al usuario en un tiempo óptimo establecido, si no también que el proceso previo sea seguro. En ese orden de ideas, el fortalecimiento y la organización del comité de seguridad es clave para el desarrollo de prácticas de atención seguras. Este comité estará conformado por el administrador, bacteriólogo, médico y un auxiliar de laboratorio. Se reunirán el último lunes de cada mes y 24 se analizarán los eventos adversos que se hayan presentado para proponer soluciones qué eviten o mitiguen sus consecuencias. Este comité también fortalecerá las prácticas seguras de lavado de manos, correcta toma de muestras y embalaje de estas y se evaluará al personal asistencial tras estas capacitaciones; con estos resultados se implementará un sistema de información para divulgarlo al personal implicado. La consecuencia de la aplicación de estos planes de mejoramiento será lograr que el proceso previo a la generación del resultado de laboratorio clínico sea seguro, mitigando la presentación de eventos adversos asociados y por ende generar bases y estructuras sólidas que permitan desarrollar una atención segura desde el inicio. En materia de Gerencia Estratégica de Servicios, teniendo en cuenta la herramienta utilizada, la matriz DOFA 1 y el cruce de hallazgos 2 , permitió evidenciar que dentro del funcionamiento actual del laboratorio existen debilidades importantes a la hora de hacer el reporte de los resultados ya que no existe una estandarización que sea seguida por cada uno de los funcionarios de la institución, cada uno lo realiza de manera diferente acuerdo a lo que consideracorrecto, en el momento no hay un bacteriólogo líder en el proceso que sea quien lo dirija, así mismo en algunas ocasiones el laboratorio depende de otras entidades de salud con las que se tiene convenio para el procesamiento de ciertos exámenes de mayor complejidad, esto genera demora en la consolidación de los resultados y su respectiva entrega al paciente. Los resultados se entregan de manera presencial, sin utilizar canales electrónicos ni la página web que permitan tanto al personal que labora en la institución revisar los resultados de las entidades de referencia, como informar digitalmente a los usuarios y ahorrar tiempo en el proceso de entrega. Para organizar estas estrategias, se plantea el cuadro de mando integral3, para obtener un plan estratégico que permita integrar 25 las ópticas empresariales referenciadas en el párrafo anterior. Se plantea un cronograma 4 de trabajo desde las diferentes perspectivas empresariales (financiera, cliente, procesos, aprendizaje) se busca promover el crecimiento de los ingresos operacionales con la reorganización de la infraestructura actual, optimizando espacios, además el reforzamiento del mercadeo a través de redes sociales y aumento de la publicidad busca aumentar el volumen de usuarios y abarcar mayor población. Dentro del área de procesos el plan de mejoramiento se basa en la implementación de un protocolo de entrega de resultados donde se deje claridad sobre las actividades del personal a cargo, además de reforzar y consolidar conocimientos del manual de seguridad del paciente para evitar eventos adversos prevenibles. En la perspectiva de aprendizaje se propone diseñar un plan de ampliación de la oferta de servicios, instaurando el servicio de consulta de medicina general y reforzando la toma de muestras a domicilio con el fin de captar un mayor número de usuarios. Dentro del módulo de Desarrollo Organizacional el instrumento que seleccionamos para medir la estructura organizacional de la empresa es la encuesta mediante una escala de tipo Likert 6, con el fin de diagnosticar la percepción actual del personal de Laboratorio con respecto a los siguientes aspectos relacionados con el desarrollo organizacional de la entidad: Clima organizacional, Cultura Organizacional, Ambiente físico y Estructura organizacional. Teniendo en cuenta estos resultados en ambiente físico se evaluaron aspectos como organización, limpieza y comodidad del área de trabajo, conocimiento sobre los equipos que se manejan. En base a los hallazgos se genera un plan de mejora, para la reorganización de los espacios actuales y plantear su modificación según la evaluación de encuestas de satisfacción aplicadas a los pacientes y al personal de la institución. 26 Con respecto a la Estructura organizacional no hay total claridad sobre las funciones que cada colaborador debe cumplir según su rol en la organización. En las entrevistas informales realizadas, se evidencia que no hay un horario establecido para enviar los reportes de resultados a los pacientes y adicionalmente hay días que lo hace la persona que está encargada de la toma de muestras, otros días el administrador y algunos el bacteriólogo. En este aspecto es importante dejar claridad en los manuales de funciones de cada cargo en la empresa y adicionalmente posterior a esta implementación, es necesario evaluar periódicamente el desempeño de cada colaborador según su función correspondiente. Recomendaciones para la toma de decisiones gerenciales Se evidenció que diferentes centros médicos y EPS aún no han contratado sus servicios de laboratorio, lograr convenios y nuevas contrataciones podrían dar como resultado un aumento exponencial del volumen de usuarios. A nivel de infraestructura hay espacios que no están siendo aprovechados al máximo y hay que resaltar que se cuenta con la disposición de los socios al momento de invertir en expansión de infraestructura. Esto daría lugar a ampliar el portafolio de servicios, implementando la consulta del médico general que genere mayores órdenes de laboratorio y así incrementar los ingresos operacionales. Se recomienda que desde la gerencia se dicten las disposiciones para la organización de los comités, designar las funciones en cada uno y velar por su cumplimiento, así se garantizará que el equipo reciba la información y se obtengan prácticas de atención segura mitigando la presentación de eventos adversos. 27 Es de gran importancia generar espacios de encuentro y escucha con todo el personal, para tomar en cuenta sus opiniones y lograr construir como equipo planes de mejora que orienten a generar una fuerte identidad con la empresa, de modo que esto se vea reflejado frente al usuario y en la calidad de la prestación del servicio. Se recomienda realizar el ajuste y organización de infraestructura sobre el área que se tiene actualmente, ya que hay espacios que al optimizarse generarían mayor comodidad al prestar el servicio. Además, es dentro de este plan se proyecta que al organizar el área podría implementarse un espacio de consulta de medicina general, lo que a su vez aumentaría el volumen de usuarios que tiene contacto con la IPS. Es importante revisar los convenios actuales para remitir muestras de mayor nivel de complejidad a otras IPS, ampliar este portafolio daría como resultado la posibilidad de tener un mayor número de opciones para no retrasar el procesamiento de la muestra y por ende la entrega de resultados. Conclusiones. Como se mencionó inicialmente, los resultados de laboratorio clínico impactan directamente sobre la salud de los usuarios, por eso hace relevante que se entreguen oportunamente para que el médico tratante pueda determinar la conducta a seguir con cada paciente. De manera global el Laboratorio Clínico San Francisco presenta un balance positivo, evidenciando una fuerte cultura organizacional y un buen ambiente laboral, además dentro de la estrategia gerencial se identifican fortalezas que se han venido posicionando con el paso del tiempo y que fueron poco perceptibles hasta el momento de 28 hacer el debido análisis. Con las herramientas utilizadas la matriz DOFA y el cruce de hallazgos permitió evidenciar el funcionamiento actual del laboratorio. Trabajar en sus fortalezas y debilidades con el fin de generar planes estratégicos (capacitaciones a nuestro personal, procesos internos, reforzando el mercadeo mediante las redes sociales.) esto con el fin de que nuestro laboratorio sea reconocido por su calidad en la atención y excelente servicio. Si bien, existen debilidades y hallazgos por mejorar, las fortalezas encontradas generan oportunidades para cumplir con el objetivo del presente estudio. El laboratorio puede aprovechar oportunidades que el mercado local ofrece para seguir creciendo y fortaleciéndose de manera progresiva. Se evidenció que se cuenta con el personal suficiente dispuesto a reforzar el servicio de toma de muestras y reporte de resultados para disminuir los tiempos de respuesta. Se cuenta con un equipo de trabajo comprometido, que se mantiene fiel a la empresa y están dispuestos a asumir los retos que se presentan durante el plan de mejoramiento propuesto, con el fin de facilitar el cumplimiento de los objetivos planteados. La atención con calidad en salud es un pilar muy importante que cada día toma más fuerza en las IPS a nivel nacional (Hospitales, laboratorios clínicos) por eso es muy importante fortalecer y edificar aspectos como oportunidad en la atención, trato humanizado a los pacientes, adecuada infraestructura, entre otros; con el fin de garantizar atenciones y servicios de alto nivel. Vincular al personal en capacitaciones de liderazgo que motiven el desarrollo de sus capacidades, tanto a nivel profesional como personal, conseguirá un aumento de la 29 participación dentro de la organizacióny logrará conseguir una mayor satisfacción frente al rol que desempeñan. ANEXOS 1. Matriz Dofa 30 2. Cruce de hallazgos Factores Internos Factores Externos FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES -Gestionar la ampliación de servicios (medicina general) y reforzar con el personal existente la toma de muestras a domicilio con el fin de captar un mayor número de usuarios. - Reforzar manual de seguridad del paciente y socializarlo para evitar eventos adversos prevenibles con el aumento de volumen de usuarios. -Implementar un protocolo de entrega de resultados donde se estipulen las actividades del personal a cargo y se estandaricé el proceso de reporte de resultados. -Plantear un presupuesto para la opción de aumentar el tamaño de la infraestructura para poder atender de manera adecuada a un mayor número de usuarios. AMENAZAS -Establecer un cronograma de capacitaciones para verificar la calidad técnica del personal en aras de lograr un nivel de atención con calidad que logre competir frente a otras organizaciones similares en su objeto social. -Plantear una reunión con los proveedores de insumos para lograr concretar precios más atractivos empleando la estrategia del "justo a tiempo". -Reestructurar la página web para poner en funcionamiento la revisión de resultados de laboratorio por este medio con el fin de mejorar la oportunidad de entrega de resultados de cara al usuario. -Reforzar el mercadeo por redes sociales, aumentando la publicidad y exponiendo los servicios que se prestan incentivando al usuario a adquirir nuestros servicios. 31 6. Balance ScoreCard o cuadro de manda integral 32 4. 5. Modelo encuesta Tipo Likert Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic PROMOVER EL CRECIMIENTO DE LOS INGRESOS OPERACIONALES 1 Plantear un presupuesto para la opción de aumentar el tamaño de la infraestructura para poder atender de manera adecuada a un mayor número de usuarios DISMINUIR LOS COSTOS DE OPERACIÓN 2 Plantear una reunión con los proveedores de insumos para lograr concretar precios más atractivos empleando la estrategia del "justo a tiempo" AMPLIAR EL VOLUMEN DE USUARIOS 1 Reforzar el mercadeo por redes sociales, aumentando la publicidad y exponiendo los servicios que se prestan incentivando al usuario a adquirir nuestros servicios. MEJORAR EL SERVICIO DE CONSULTA DE RESULTADOS 2 Reestructurar la página web para poner en funcionamiento la revisión de resultados de laboratorio por este medio con el fin de mejorar la oportunidad de entrega de resultados de cara al usuario.ESTANDARIZAR EL REPORTE DE RESULTADOS DE LABORATORIO 1 Implementar un protocolo de entrega de resultados donde se estipulen las actividades del personal a cargo y se estandaricé el proceso de reporte de resultados. REFORZAR MANUALES DE SEGURIDAD DEL PACIENTE 2 Reforzar manual de seguridad del paciente y socializarlo para evitar eventos adversos prevenibles con el aumento de volumen de usuarios. DISEÑAR UN PLAN DE AMPLIACIÓN DE LA OFERTA DE SERVICIOS 1 Gestionar la ampliación de servicios (medicina general) y reforzar con el personal existente la toma de muestras a domicilio con el fin de captar un mayor número de usuarios. DESARROLLAR CAPACITACIONES TÉCNICAS DE FORMA PERIODICA 2 Establecer un cronograma de capacitaciones para verificar la calidad técnica del personal en aras de lograr un nivel de atención con calidad que logre competir frente a otras organizaciones similares en su objeto social. P R O C E S O S A P R E N D I Z A J E Cronograma PLAN DE ACCIÓN SERVICIO OPORTUNO Y DE CALIDAD F I N A N C I E R O C L I E N T E Perspectiva Objetivo Estrategico Estrategias 33 6. Variables utilizadas en encuesta – Resultados obtenidos de encuesta aplicada Tabla Nº1 Género Hombres Mujeres Total 5 2 3 Tabla Nº2 Escolaridad Técnico Profesional Total 5 2 3 Tabla Nº3 Tiempo laborado < 1 año Entre 1 y 2 años > 3 años 2 2 1 Clima Organizacional: 34 35 Cultura Organizacional: 36 Ambiente Físico: 37 Estructura Organizacional: 38 7. Cronograma Desarrollo organizacional 39 8. Autoevaluación 40 41 9. Priorización de procesos 10. Matriz de priorización de procesos 42 11. Planificación de gestión de procesos priorizados 43 Bibliografía/Webgrafía • 1) ISO 15189, Sistemas de Gestión de la Calidad en Laboratorios Clínicos, http://www.intedya.com/internacional/73/consultoria-sistema-de-gestion-de-lacalidad-e nlaboratorios-clinicos-iso-15189.html • 2) Silverstein, M.D. (2003) A White Paper: An Approach to Medical Errors and Patient Safety in Laboratory Services. Marzo 2022. https://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.597.741&rep=rep1&t ype=pdf • 3) Fajardo Sánchez, J. E. Solarte, Y. (2016) El laboratorio clínico en Colombia: orígenes, historia, nacimiento y desarrollo. Archivos de Medicina (Col), vol. 16. 393-409 • 4) Ministerio de salud Resolución Decreto Número 780 De 2016 (Mayo 2016), https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/Decreto%200780%20de%20 2016.pdf • 5) Rahayu, P. L., Nadapdap, T., & Theo, D. (2021). Analysis of Factors Affecting Waiting Time for Results of Clinical Laboratory Examinations at Medan Haji General Hospital. 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