4201000-PR-361_V05_Auditorias_internas_de_calidad

Vista previa del material en texto

PROCESO
	
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
	CÓDIGO
	4201000-PR-361
	
	
	
	VERSIÓN
	05
	
	
PROCEDIMIENTO
	
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
	
PÁGINA:
	
1 de 19
 (
Desarrollar
 
auditorías
 
internas
 
de
 
calidad,
 
para
 
evaluar
 
la
 
conformidad
 
del
 
Sistema
 
de
 
Gestión
 
de
 
la
 
entidad
 
frente
 
a
 
los
 
requisitos
 
exigidos
 
en
 
la
 
norma
 
técnica
 
ISO
 
9001
 
vigente.
1.
 
OBJETIVO
) (
Toma como punto de inicio el Plan Anual de Auditoria de cada vigencia y finaliza con la presentación de los resultados obtenidos en la
 
ejecución de las mismas al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno o el Comité Institucional de Gestión y Desempeño,
 
o
 
el
 
que
 
haga
 
sus
 
veces
 
para
 
efectos
 
de
 
la
 
Revisión
 
por
 
la
 
Dirección.
Así mismo, abarca las actividades de (i) apertura del ciclo de auditorias internas de calidad, (ii) desarrollo de las auditorias internas de
 
calidad
 
y
 
iii)
 
cierre
 
del
 
ciclo.
Aplica a todos los procesos y elementos contemplados en el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad.
2.
 
ALCANCE
) (
Acción Correctiva: 
Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir.
3.
 
DEFINICIONES
)
	
	NOMBRE
	CARGO
	FECHA
	FIRMA
	
ELABORÓ
	Sandra Patricia Osorio Hoyos
	Profesional Especializado - Oficina de Control Interno
	
15/05/2020
	
	REVISÓ
	Jorge Eliecer Gomez Quintero
	Jefe de Oficina - Oficina de Control Interno
	16/05/2020
	
	APROBÓ
	Jorge Eliecer Gomez Quintero
	Jefe de Oficina - Oficina de Control Interno
	16/05/2020
	
 (
2210111-FT-002 Versión 06
)
Alcance de Auditoria: Es el marco o límite de la auditoria y de los temas que serán objeto de la misma, debe ser suficiente para satisfacer sus objetivos y contemplar las posibles limitaciones al alcance (factores externos al equipo de auditoria que pueden impedir obtener toda la información para cumplir con el objetivo).
Auditado o Responsable: Líder del proceso, operación o actividad a la cual se realiza auditoria.
Auditor Acompañante: Rol desempeñado por un funcionario de la entidad que, en atención a su formación y experiencia, se designa para hacer parte de un equipo auditor.
Auditor Líder: Rol desempeñado por un funcionario de la entidad que, en razón a su formación, competencia y especialmente, experiencia, se designa para direccionar y orientar un equipo auditor, asegurando la correcta y oportuna ejecución de las labores de auditoria.
Auditoria Interna de Calidad: En el contexto de este procedimiento, es el proceso de evaluación sistemático e independiente desarrollado con el fin de determinar la conformidad de un sistema de gestión frente a los criterios establecidos en las normas técnicas (ISO)
Ciclo de Auditoría: Período de tiempo estimado en el Cronograma anual de auditorías, para la ejecución de las auditorías internas de calidad. Durante una vigencia se pueden programar uno o más ciclos de auditoría, que en todo caso atenderán a las prioridades y énfasis previstos en el Plan Anual de Auditorías y que a su vez atienden a los objetivos institucionales prioritarios.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad: profesional de la Oficina Asesora de Planeación que lidera la implementación, el sostenimiento y mejora del sistema de gestión de la calidad.
 (
PROCEDIMIENTO
AUDITORIAS
 
INTERNAS
 
DE
 
CALIDAD
CÓDIGO
4201000-PR-361
VERSIÓN
05
PÁGINA
9
 
de
 
19
)
 (
2210111-FT-002 Versión 06
)
Cronograma de Auditorías Internas: herramienta de planeación en la cual se proyectan los plazos y auditores que desarrollaran las Auditorías Internas, considerando las condiciones generales relativas al objetivo, alcance, recursos y término general, definidos en el Plan Anual de Auditorias aprobado por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.
Criterio: Normas, políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Equipo Auditor: Una o más personas que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
Hallazgo de Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
Líder de auditoria: Rol desempeñado por el funcionario idóneo en el ejercicio de auditorias internas de calidad, designado por la Oficina de Control interno y encargado de realizar el acompañamiento y apoyo el en desarrollo del ciclo de auditoria.
Lista de Chequeo: Cuestionario elaborado por los auditores internos de calidad en la fase de planeación de la auditoría, que tiene como finalidad orientar el desarrollo de la auditoría y servir de instrumento de recopilación de evidencia frente al cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas técnicas.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito
Observación: Deficiencia resultante de la comparación entre un criterio establecido y la situación encontrada durante el examen a un proceso, procedimiento o actividad.
Plan Anual de Auditorias - PAA: Es el documento formulado por el equipo de trabajo de la Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoria Interna o quien haga sus veces en la entidad, cuya finalidad es planificar y establecer los objetivos a cumplir anualmente para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de operación, control y gobierno. Establece los objetivos y metas a cumplir por el equipo auditor durante la vigencia, así como las actividades que en desarrollo de los roles establecidos en la normatividad para el Jefe de Control Interno o quien hace sus veces, deben contemplarse dada su obligatoriedad y periodicidad de presentación.
Programa de Trabajo de Auditoría Interna de Calidad: Herramienta de planificación utilizada con la finalidad de definir el objetivo, alcance, criterios y demás aspectos considerados para el desarrollo de una auditoria interna de calidad.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Verificación: Confirmar mediante la aportación de evidencia objetiva que se han cumplido los requisitos especificados
 (
Resolución
 
494
 
de
 
2019:
 
Por
 
medio
 
de
 
la
 
cual
 
se
 
constituye
 
el
 
Comité
 
Institucional
 
de
 
Gestión
 
y
 
Desempeño
 
de
 
la
 
Secretaría
 
General
de
 
la
 
Alcaldía
 
Mayor
 
de
 
Bogotá D.C.
 
y
 
reorganizan
 
las
 
demás instancias
 
de
 
coordinación
 
de
 
la entidad.
Decreto
 
807
 
de
 
2019
 
de
 
2019:
 
Por
 
medio
 
del
 
cual
 
se
 
reglamenta
 
el
 
Sistema
 
de
 
Gestión
 
en
 
el
 
Distrito
 
Capital
 
y
 
se
 
dictan
 
otras
disposiciones
4.
 
NORMAS
)
5. CONDICIONES GENERALES
Compromiso Institucional: Para realizar de manera exitosa las auditorías internas de calidad, tanto los auditados como los auditores deben fortalecer al máximo su compromiso institucional. Lo anterior implica parte de todos los funcionarios y en especial, del equipo directivo, el deber de asegurar los recursos necesarios para la ejecución de las auditorías, para lo cual es fundamental contar con el tiempo, talento humano y disposición, conducentes a una adecuada evaluación del Sistema Integrado de Gestión.
Apertura del ciclo de auditorías internas de calidad: Al iniciar el ciclo de auditorías internas de calidad se convocará una reunión de apertura con los lideres de los procesos, donde se comunicara el Cronograma de Auditorías Internas de Calidad, dando inicio asi al ciclo de auditorias.
Instrucciones generales para la aplicación del ciclo de auditorias: Previo al inicio del ciclo de auditorias se convocarà una reunión con los equipos auditores, donde se socializarán los lineamientos generales en materia de auditoria y se presentarael cronograma de Auditorías Internas de Calidad, con el fin de obtener retroalimentación de los auditores respecto de sus inquietudes y sugerencias con el fin de advertir oportunidades de mejora que apoyen el fortalecimiento del ciclo auditor.
Contratación de las Auditoria Internas de Calidad: Las Auditorías Internas de Calidad podrán llevarse a cabo por terceros contratados para este fin. Teniendo en cuenta que corresponde a Comité Institucional de Coordinación de Control Interno aprobar el Plan Anual de Auditorias, en el suceso de requerirse esta contratación este evento deberá ser puesto a consideración del Comité en la misma sesión de aprobación o modificación del Plan Anual de Auditorias. Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos contractuales aplicables según la normatividad y procesos vigentes de la Secretaria General.
 (
ASPECTO
AUDITOR LÍDER
AUDITOR ACOMPAÑANTE
Formación
Certificado de auditor de calidad en la
 
norma ISO 9001 vigente ó
Certificado de auditor de calidad y curso
 
de actualización en la norma ISO
 
9001:2015
Certificado como auditor de calidad en la
 
norma ISO 9001 preferiblemente o Curso
 
en la norma ISO 9001
Experiencia como auditor
Haber participado como auditor en
 
mínimo dos auditorias internas de calidad
 
en los últimos dos años o minimo un año
 
de experiencia laboral en funciones de
 
auditor interno.
N/A
)Competencias de los auditores
Responsabilidades del Auditor Líder
Además de las responsabilidades previstas para el auditor acompañante, en la ejecución de las auditorías internas de calidad el auditor líder tendrá las siguientes:
a. Realizar el seguimiento, control y revisiones necesarias para asegurar la ejecución de la auditoría conforme a los lineamientos establecidos en este procedimiento y en el Cronograma de Auditorías Internas de Calidad.
b. Revisar el informe preliminar de la auditoría elaborado por el auditor acompañante.
c. Presentar a la Oficina de Control Interno el Informe de Auditoría Interna de Calidad.
d. En caso de solicitud de prórroga o aplazamiento de la auditoría (por parte del Auditado), acordar una nueva fecha, sin que se exceda el tiempo previsto para la ejecución del ciclo de Auditorías Internas de Calidad.
Responsabilidades del Auditor Acompañante
a.Notificarse de la Auditoria Interna de Calidad asignada. En caso de impedimento o inhabilidad deberá manifestar por escrito la causa o el motivo que le asiste, a más tardar el siguiente día hábil al recibo de la comunicación.
b. Planificar la auditoría. Para esto, deberá conocer todos los documentos que orientan la gestión del proceso a auditar y elaborar las
listas de chequeo de conformidad con los criterios, objetivos y alcance señalados en el Cronograma de Auditorías Internas de Calidad.
c. Asistir y participar en las diferentes etapas de la(s) auditoría(s) asignada(s).
d. Elaborar el Informe Preliminar de Auditoría Interna de Calidad, diligenciando todos los campos establecidos. En el campo de conclusiones, además de indicar la opinión general frente al objetivo de auditoria definido y su opinión frente al funcionamiento general del proceso, debe informar los riesgos materiales que haya podido identificar como no controlados o gestionados. Otros aspectos relevantes del informe son los requisitos no cumplidos, las fortalezas y oportunidades de mejora observadas durante el proceso de auditoría.
e. Acatar las orientaciones dadas por el Líder de Auditoria.
Responsabilidades del Auditado
a. Promover el compromiso institucional con el Sistema de Gestión, facilitar la ejecución de las auditorías internas de calidad, adoptar con celeridad las acciones de mejora consecuentes con los hallazgos o situaciones de riesgo advertidos.
b. Comunicar al Auditor Líder, cuando requiera reprogramar la fecha de la auditoría, justificando debidamente la circunstancia o situación excepcional que así lo amerite.
c. Designar, si lo considera pertinente, un funcionario de enlace entre el equipo auditor y el área auditada, para que la auditoría pueda ejecutarse dentro de los términos previstos en el Plan de Auditoría, sin que ello implique delegación de la responsabilidad que le asiste de conocer los resultados de la auditoría y suscribir el correspondiente informe.
d. Generar las actividades requeridas en atención a las no conformidades y observaciones detectadas durante el proceso auditor.
e. Evaluar de forma objetiva e imparcial al Equipo auditor, en el formato “Evaluación Auditor Interno” al finalizar el proceso de auditoría
	6. DESCRIPCIÓN
	ID
	(QUE) ACTIVIDAD
	(QUIEN) RESPONSABLE
	(COMO) TAREA (S)
	REGISTROS
	1
	Conformar el Equipo de Auditores Internos
	Líder de Auditoria
	Con el propósito de conformar la base de auditores internos de calidad con la cual se definirá el Cronograma de
	
	ID
	(QUE) ACTIVIDAD
	(QUIEN) RESPONSABLE
	(COMO) TAREA (S)
	REGISTROS
	
	
de Auditores Internos de Calidad
	
Coordinador del sistema de gestión de la calidad
	Auditorias Internas de calidas, se valida con la Dirección de Talento Humano los funcionarios que aparecen en base actual de auditores su situación administrativa (vinculado, retirado o en vacaciones) y con la Oficina Asesora de Planeación los Gestores de Calidad que tienen la competencia para ejecutar auditorias.
Se solicita por medio de memorando y/o correo electrónico a cada dependencia de la Entidad los funcionario que cuenten con conocimientos en auditoria (gestión y calidad) y/o certificación en la norma ISO 9001/2015 y que quieren pertener al grupo de auditores internos de calidad
Esta información debe ser documentada en el formato selección perfil auditor interno de calidad acompañado de los soportes que sustente lo documentado en el mismo.
	
Selección perfil auditor interno de calidad
2210112-FT-799
Memorando 2211600-FT-011
	
2
	
Definir el Cronograma de Auditorías
	
Líder de Auditoria
Coordinador del sistema de gestión de la calidad
	Se define el cronograma de las auditorías internas de calidad que se desarrollaran, considerando: a) la criticidad de los procesos, la cual se determina con base en los resultados de las auditorías internas y externas de calidad anteriores, el número de requisitos de la norma que cubre, el volumen de documentos asociados, el número de servidores públicos que intervienen y las sedes donde se desarrolla; b) la disponibilidad y competencias de los auditores y c) las fechas predeterminadas en el Plan anual de auditorías (ver procedimiento Auditorías Internas de Gestión 2210112-PR- 006 22-04-2020).
	
Cronograma de auditorías internas de calidad
2210112-FT-158
	ID
	(QUE) ACTIVIDAD
	(QUIEN) RESPONSABLE
	(COMO) TAREA (S)
	REGISTROS
	
 3
	
 Revisar y aprobar el Cronograma de Auditorías Internas de Calidad
	
Jefe oficina control interno
Jefe oficina asesora de planeacion
	Revisan el Cronograma de Auditorías Internas de Calidad frente a los objetivos institucionales, los recursos disponibles y directrices generales del Plan Anual de Auditorías, con el fin de determinar la adecuada asignación de recursos (distribución, objetividad, expertiz del auditor líder, entre otros).
Se realizan las observaciones pertinentes, si aplican, para su ajuste por parte del líder de auditoría, regresa a la actividad 2.
De lo contrario continúa con la actividad 4.
El líder de auditoría actualiza el formato de “Control del ciclo de Auditorías Internas de Calidad” empleado para conservar trazabilidad de la asignación y estado de avance de las auditorías internas de calidad a lo largo del ciclo de auditorías.
	Correo electrónico
Control del ciclo de Auditorias Internas de Calidad
4201000-FT-1074
Cronograma de auditorías internas de calidad
2210112-FT-158
Revisado
	
4
	
Realizar asamblea informativa a los auditores internos de calidad
	
Líder de Auditoria
Coordinador del sistema de gestión de la calidad
	Previo al inicio del ciclo de auditorías se informa a los equipos auditores, los lineamientos generales en materia de auditoría y se presenta el Cronogramade Auditorías Internas de Calidad, con el fin de obtener retroalimentación de los auditores respecto de sus inquietudes y sugerencias, con el fin de advertir oportunidades de mejora que apoyen el fortalecimiento del ciclo auditor.
Se gestiona la comunicación a los auditores internos de calidad con copia a su superior inmediato, la(s) auditoría(s) de calidad asignada(s) por medio del cronograma de auditorías.
	Registro de asistencia o
Correo electrónico con presentación o memorias
Cronograma de auditorías
	ID
	(QUE) ACTIVIDAD
	(QUIEN) RESPONSABLE
	(COMO) TAREA (S)
	REGISTROS
	
	
	
	
	auditorías internas de calidad
2210112-FT-158
Registro de asistencia 2211300-FT-211
Correo electrónico o Memorando 2211600-FT-011
Asignación de auditorías
	
5
	Realizar reunión de apertura del ciclo de auditorías internas de calidad
	Jefe oficina control interno
Jefe oficina asesora de planeacion
	Se convoca al Comité Institucional de Gestión y Desempeño ampliado, con participación de los líderes de procesos, para presentar el Cronograma de Auditorías Internas de Calidad, los lineamientos generales de la auditoría, junto con la finalidad y el alcance del ciclo a ejecutar.
	
Acta 2211600-FT-008
	
6
	
Planificar la Auditoría
	
Equipo auditor
	Revisan los documentos del proceso, requisitos, riesgos y controles, resultados de auditorías anteriores, indicadores, acciones correctivas y preventivas, entre otros, y procede a diligenciar el programa de auditorías internas de calidad en el tiempo asignado.
Determina por medio de apuntes u otra lista de verificación
	
Programa de trabajo auditoría interna de calidad 2210112-FT-005
 (
PROCEDIMIENTO
AUDITORIAS
 
INTERNAS
 
DE
 
CALIDAD
CÓDIGO
4201000-PR-361
VERSIÓN
05
PÁGINA
17
 
de
 
19
)
 (
2210111-FT-002 Versión 06
)
	ID
	(QUE) ACTIVIDAD
	(QUIEN) RESPONSABLE
	(COMO) TAREA (S)
	REGISTROS
	
	
	
	los requisitos a auditar.
	
	
7
	
Comunicar el Programa de Auditoría
	
Equipo auditor
	Para comunicar el Programa de Trabajo de Auditorías Internas de Calidad, procederá así:
1. El auditor líder remitirá a través de correo electrónico programa de auditoría al responsable del proceso a auditar, por lo menos con 4 días hábiles de antelación a la fecha de inicio de la auditoría.
2. Si existe algún impedimento, el auditado manifestará a través de memorando o correo electrónico, dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo del plan de auditoría, cualquier impedimento para el recibo de la auditoría (si lo hubiere).
3. En la eventualidad que no se pueda realizar la auditoría en las fechas propuestas, el auditado se comunicará con el auditor líder con el fin de acordar los posibles cambios, dentro de las fechas establecidas en el Plan Anual de Auditorías.
	
Programa de trabajo auditoría interna de calidad 2210112-FT-005
	
8
	
Ejecutar la Auditoría
	
Equipo auditor
	Se desarrolla la auditoría con base en el Programa establecido, realizando las entrevistas a los responsables de las actividades del proceso y revisando en sitio o de manera remota los soportes de cumplimiento.
Se comunican las situaciones observadas y se anuncian las posibles no conformidades u observaciones que se dejaran
	
Notas del auditor o listas de verificación empleadas
	ID
	(QUE) ACTIVIDAD
	(QUIEN) RESPONSABLE
	(COMO) TAREA (S)
	REGISTROS
	
	
	
	en	el	informe,	con	fundamento	en	las	debilidades	u omisiones	detectadas.
	
	
9
	
Elaborar el Informe preliminar de auditoría del proceso.
	
Equipo auditor
	
Proyecta el informe preliminar de la auditoría interna de calidad del proceso, con base en los resultados y evidencia obtenida en el desarrollo de la misma. Se envía mediante correo electrónico al Líder de auditoría y al Coordinador del sistema de gestión de la calidad.
	Correo electrónico
Informe de auditoría interna de calidad 2210112-FT-209
Preliminar
	
 10
	
 Revisar el informe de auditoría del proceso
	
Líder de auditoría
Coordinador del sistema de gestión de la calidad
	
Verifican en el informe preliminar de auditoría el cumplimiento del objetivo, el alcance definido para el proceso y la pertinencia de los hallazgos y conclusiones. De ser necesario se solicita ajustes al equipo auditor, quien podrá solicitar ampliar información al auditado en caso de necesitar aclaraciones, regresa a la actividad 9.
De lo contrario continúa con la actividad 11.
	Correo Electrónico
Informe de auditoría interna de calidad 2210112-FT-209
Revisado
	
11
	
Presentar el Informe de Auditoría y cierre de auditoría del proceso
	
Equipo auditor
	Se acuerda con el líder del proceso la presentación del informe y cierre de la auditoría del proceso, previamente revisado.
El informe final (versión editable y pdf), el programa de auditoría, las notas del auditor o listas de verificación
	
Correo electrónico con soportes de la auditoría
	ID
	(QUE) ACTIVIDAD
	(QUIEN) RESPONSABLE
	(COMO) TAREA (S)
	REGISTROS
	
	
	
	empleadas, las listas de asistencia en caso de presentarse o soportes correspondientes, se envían al Líder de Auditoría de la Oficina de Control Interno con copia al Líder del proceso auditado y gestor correspondiente.
	Informe de auditoría interna de calidad 2210112-FT-209
	
12
	
Evaluar el equipo Auditor
	
Auditado
	
Con base en la auditoría desarrollada, realiza la evaluación del equipo auditor con el fin de identificar las fortalezas y debilidades en su desempeño, y se remite a la Oficina de Control Interno.
Los resultados se tendrán en cuenta para el refuerzo a los auditores en el próximo ciclo de los aspectos con calificación mas baja.
	Correo electrónico o Memorando 2211600-FT-011
Remite evaluación equipo auditor
Evaluación Auditor Interno 2210112-FT-796
	
13
	
Registrar las no conformidades
	
Auditor líder
	
Registra en el aplicativo dispuesto para tal fin, las no conformidades que fueron detectadas e informa mediante correo electrónico al Líder del proceso con copia al gestor, para el respectivo análisis de causas y formulación de acciones.
	No conformidades registradas en el aplicativo
Correo electrónico
	
14
	
Registras las acciones de mejoramiento
	
Líder del proceso auditado
	Realiza la formulación de las acciones de mejoramiento necesarias (correcciones, acciones correctivas, acciones Preventivas, acciones de Mejora) y registra en el aplicativo dispuesto según lo establecido en el procedimiento 2210111-
	Acciones de mejoramiento registradas en el aplicativo
	ID
	(QUE) ACTIVIDAD
	(QUIEN) RESPONSABLE
	(COMO) TAREA (S)
	REGISTROS
	
	
	
	PR-005 Acciones correctivas, preventivas y/o mejora.
	
	
15
	
Certificar las horas del equipo Auditor
	
Líder de Auditoría
Jefe de control interno
	
Envía comunicación a la Dirección de Talento Humano, con copia a los superiores jerárquicos, relacionando los funcionarios que ejercieron el rol de auditores internos de calidad, los cuales participaron en la ejecución del Cronograma de Auditorías Internas de Calidad
	Registro en Aplicativo
Correo electrónico o Memorando 2211600-FT-011
	
16
	
Preparar el resultado del ciclo de auditorías
	
Líder de auditoría
Coordinador del sistema de gestión de la calidad
	
Al finalizar del ciclo de auditorías, proyecta la presentación de los resultados, la cual debe contener por lo menos el número de no conformidades y observaciones, así como las conclusiones y recomendaciones del ciclo de auditorías.
	Presentación preliminar de resultados de auditorías internas de calidad
	
 17
	
 Revisar la presentación de los resultados del ciclo de auditorías
	
Jefe oficina control interno
Jefe oficina asesora de planeación
	
Se verifica que todos los procesos se encuentren relacionados en los resultados de las auditorías, exista claridad y coincidencia con el contenido de los informes de auditoría en cada proceso, y la pertinencia de las conclusiones y recomendaciones. En caso de observaciones se informan al Líder de auditoría y Coordinador del sistema de gestión de la calidad para las aclaraciones correspondientes, regresa a la actividad16.
De lo contrario continúa con la actividad 18.
	Presentación de resultados de auditorías internas de calidad definitivo
Control del ciclo de Auditorias Internas de Calidad
	ID
	(QUE) ACTIVIDAD
	(QUIEN) RESPONSABLE
	(COMO) TAREA (S)
	REGISTROS
	
	
	
	
	4201000-FT-1074
	
18
	
Efectuar la reunión de cierre del ciclo de auditorías internas de calidad
	
Jefe oficina de control interno
Jefe oficina asesora de planeación
	
Se convoca al Comité Institucional de Gestión y Desempeño ampliado, con participación de los líderes de procesos, para presentar los resultados del ciclo de auditorías internas de calidad, para efectos de la revisión por la dirección (ver procedimiento 2210111-PR-196 Revisión por la dirección).
	Correo electrónico con presentación de resultados de auditorías internas de calidad
Acta 2211600-FT-008
	7. PUNTOS DE CONTROL
	No.
	NOMBRE ACTIVIDAD
	MÉTODO DE CONTROL
	FRECUENCIA
	RESPONSABLE
	REGISTRO
	
3
	
Revisar y aprobar el Cronograma de Auditorías Internas de Calidad
	Revisan el Cronograma de Auditorías Internas de Calidad frente a los objetivos institucionales, los recursos disponibles y directrices generales del Plan Anual de Auditorías, con el fin de determinar la adecuada asignación de recursos (distribución, objetividad, expertiz del auditor líder, entre otros).
	
Anual
	
Jefe oficina control interno
Jefe oficina asesora de planeacion
	Cronograma de auditorías internas de calidad
2210112-FT-158
Control del ciclo de Auditorias Internas de Calidad
4201000-FT-1074
	
10
	Revisar el informe de auditoría del proceso
	Revisa el informe de auditoría y con base en su criterio experto, verifica la suficiencia,
	
Por evento
	Líder de auditoría
	Informe de auditoría interna de calidad 2210112-FT-209
	No.
	NOMBRE ACTIVIDAD
	MÉTODO DE CONTROL
	FRECUENCIA
	RESPONSABLE
	REGISTRO
	
	
	pertinencia y relevancia del resultado de la auditoría (hallazgos y conclusiones), en caso de observaciones se deben gestionar con el Auditor Acompañante
	
	Coordinador del sistema de gestión de la calidad
	
2210112-FT-209
	
17
	
Revisar la presentación de los resultados del ciclo de auditorías
	
Verificar que todos los procesos se encuentren relacionados en los resultados de las auditorías, exista claridad y coincidencia con el contenido de los informes de auditoría en cada proceso, y la pertinencia de las conclusiones y recomendaciones
	
Anual
	
Jefe de control interno
Jefe oficina de planeacion
	Presentación de resultados de auditorías internas de calidad definitivo
Control del ciclo de Auditorias Internas de Calidad
4201000-FT-1074
 (
ISO 9001: 2015 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.
ISO 19011: 2018 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión. Norma de referencia
 
ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad —Fundamentos y vocabulario
8.
 
DOCUMENTOS
 
DE
 
REFERENCIA
) (
9.
 
ANEXOS
)
Diagrama de Flujo Procedimiento Auditorías Internas de Calidad
	10. CONTROL DE CAMBIOS
	ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
	DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS
	FECHA DEL CAMBIO
	VERSIÓN
	Objeto Definición Normas
Condiciones Generales Descripción y puntos de control.
	Teniendo en cuenta la integralidad del procedimiento de auditorías (gestión y calidad), se realizó la separación del procedimiento de calidad.
El procedimiento se creó conforme a los lineamientos de la ISO-9001-2015.
	
25/05/2018
	
01
	
Descripción
	Se ajusta la tarea de la actividad ID 7, en cuanto a:
1. Se cambia el plazo de la remisión del programa de trabajo a 4 días.
2. Se cambia el plazo para manifestar conformidad a 2 días.
	
12/09/2018
	
02
	
Descripción
	Actividad No. 1 : Se precisa que el cronograma de las auditorías internas de calidad aplica para las auditorías realizadas con apoyo de auditores de otras Dependencias, en el marco del ciclo de auditorías internas de calidad de cada vigencia.
Se incorpora el deber de verificar la relación o información aportada por la OAP y/o la DTH y solicitar a cada Dependencia la actualización del perfil de sus auditores en el formato “Perfil de Auditores Internos de calidad de la Secretaria General”.
Así como el de solicitar los soportes que acrediten, cuando menos, la experiencia y formación requerida; tratándose de colaboradores con perfil de
	
20/03/2019
	
03
	10. CONTROL DE CAMBIOS
	ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
	DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS
	FECHA DEL CAMBIO
	VERSIÓN
	
	auditor líder
Actividad No. 2: Se incorpora el deber de usar formato adicional de “Control de auditorías internas de calidad”, para conservar trazabilidad de la asignación y estado de avance de las auditorías internas de calidad a lo largo del ciclo de auditorías.
Actividad No. 5: Se precisa que la manifestación de si se tiene algún impedimento o conflicto de interés para el desarrollo de la auditoría asignada procede sólo cuando se advierte alguna de éstas situaciones.
Actividad No. 17: Se incorpora el deber de verifica la consistencia de la información registrada en la presentación de resultados respecto a lo documentado en los Informes de Auditoria y la trazabilidad de ejecución documentada en el formato de “Control de auditorías internas de calidad”
	
	
	
Descripción
	Se incorpora el formato de Control de auditorías internas de calidad” utilizado para para conservar trazabilidad de la asignación y estado de avance de las auditorías internas de calidad a lo largo del ciclo de auditorías.
Se ajusta el formato 2210112-FT-209 Informe de auditoría interna de calidad para precisar alcance del contenido que debe documentarse en el mismo
	
20/03/2019
	
03
	10. CONTROL DE CAMBIOS
	ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
	DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS
	FECHA DEL CAMBIO
	VERSIÓN
	
Puntos de control
	Se precisa en esta actividad de control, el deber de verificar la consistencia de la información registrada en la presentación de resultado, respecto a lo documentado en los Informes de Auditoria y la trazabilidad de ejecución documentada en el formato de “Control de auditorías internas de calidad”
	
20/03/2019
	
03
	Definiciones
	Se añadió la definición de Líder de Auditoria.
	03/04/2020
	04
	
Condiciones Generales
	Se ajustaron las competencias en formación y experiencia requeridas para la participación en el ciclo auditor tanto en líder como en acompañante.
La situación anterior conllevo a realizar la modificación del formato selección Auditor.
	
03/04/2020
	
04
	
Descripción
	Dentro de la descripción del procedimiento se vinculo en la actividades de ejecución al Coordinador del Sistema Integrado de Gestión como en las de revisión a la Jefe de la Oficina Asesora de Planeacion.
Se dividieron las actividades de Reunión de apertura e Instrucciones generales para la aplicación del ciclo de auditorias.
	
03/04/2020
	
04
	
Normas
	Actualización de la normatividad que aplica al procedimiento - Decreto 807 de 2019 y Resolución 494 de 2019.
	
15/05/2020
	
05