A-GAR-GDT-G-02_ GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

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Consejo Profesional de Ingeniería Química de Colombia 
Bogotá D.C. Diciembre de 2018 
 
Guía para la Organización de 
Documentos de Archivo 
 
 
 
 
 
 
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DE RECURSOS 
Código: A-GAR-GDT-G-02 
Fecha: 06/12/2018. 
GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 01 
GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE 
DOCUMENTOS DE ARCHIVO 
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Contenido 
 
Introducción .......................................................................................................... 3 
1. Objetivo ......................................................................................................... 4 
2. Alcance .......................................................................................................... 4 
3. Marco Legal .................................................................................................... 4 
4. Marco Conceptual ........................................................................................... 5 
5. Responsables .................................................................................................. 8 
6. Organización de Documentos .......................................................................... 9 
6.1. Principios Archivísticos Documentales. ....................................................... 10 
6.2. Clasificación de Documentos de Archivo. .................................................. 11 
6.3. Ordenación de Documentos. ................................................................... 13 
6.3.1. Organización General de Documentos dentro de las Carpetas. ............ 15 
6.3.2. Organización de Expedientes. ............................................................ 16 
6.3.3. Organización de Expedientes Electrónicos ........................................... 16 
6.3.4. Foliación .......................................................................................... 18 
6.4. Descripción. ............................................................................................ 23 
6.3.5. Organización de Documentos Especiales. .............................................. 23 
6.4. Identificación ............................................................................................ 25 
7. Responsables del Documento ......................................................................... 27 
8. Control de Cambios ...................................................................................... 28 
 
 
 
 
 
 
 
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DE RECURSOS 
Código: A-GAR-GDT-G-02 
Fecha: 06/12/2018. 
GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 01 
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DOCUMENTOS DE ARCHIVO 
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Ilustraciones 
Ilustración 1. Ejemplo de Principio de Orden Original ................................................................. 11 
Ilustración 2. Sistemas de Ordenación de Documentos ................................................................ 14 
Ilustración 3. Componentes del Expediente Electrónico. ............................................................... 17 
Ilustración 4. Ejemplo de Organización de Expedientes Electrónicos........................................... 17 
Ilustración 5. Ejemplo de Organización de Expedientes Electrónicos en Subseries. .................... 18 
Ilustración 6. Ejemplo de Rótulos de Carpetas. ............................................................................. 26 
Ilustración 7. Ejemplo de Rótulos de Cajas en el Archivo Central ................................................ 26 
 
Gráficos 
Gráfico 1. Ejemplo de Foliación ...................................................................................... 23 
 
Ecuaciones 
Ecuación 1. Ecuación Recordatoria de Organización Documental de Archivos ..................... 10 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DE RECURSOS 
Código: A-GAR-GDT-G-02 
Fecha: 06/12/2018. 
GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 01 
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DOCUMENTOS DE ARCHIVO 
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Introducción 
 
Los documentos de archivo son el registro de información producida o recibida por 
una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor 
administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de 
conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior; es por ello por lo que son 
considerados como uno de los recursos esenciales de las organizaciones que, 
correctamente organizados, se constituyen en la memoria y evidencia de la gestión de 
esta. 
 
Un archivo organizado garantiza el flujo y disposición de la información dentro de la 
organización de forma ágil y oportuna; simplifica trámites; reduce el riesgo de pérdida 
de información; evita la acumulación innecesaria de información y documentos; facilita 
la toma de decisiones y conserva la memoria institucional. 
 
En este sentido, el Consejo Profesional de Ingeniería Química de Colombia – CPIQ 
dentro de su proceso de “Gestión Administrativa y de Recursos” contempla, en materia 
de gestión documental, la estandarización de la forma de organización de documentos 
de archivos de gestión, a partir del procedimiento de “Organización Documental”, el cual 
establece la secuencia de actividades de clasificación, ordenación y descripción de los 
documentos de archivo, con el fin de declarar el documento en el sistema de gestión 
documental de la organización. 
 
Por consiguiente, la presente guía se desarrolla y establece como una herramienta de 
consulta complementaria al proceso de “Organización Documental” del CPIQ, la cual 
expone los lineamientos generales y las técnicas archivísticas para la organización 
documental, de acuerdo con la normatividad legal vigente y las directrices del Archivo 
General de la Nación frente a la materia. 
 
 
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Código: A-GAR-GDT-G-02 
Fecha: 06/12/2018. 
GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 01 
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1. Objetivo 
 
Definir los lineamientos generales y las técnicas archivísticas para la organización 
documental de archivos de gestión en el Consejo Profesional de Ingeniería Química de 
Colombia – CPIQ, de acuerdo con la normatividad legal vigente y las directrices del 
Archivo General de la Nación frente a la materia. 
2. Alcance 
 
La presente Guía de Organización de Documentos de Archivos en el Consejo 
Profesional de Ingeniería Química de Colombia – CPIQ está dirigido a todos los 
servidores públicos, contratistas y practicantes del Consejo que estén relacionados con 
la elaboración, recepción, trámite, administración, organización y consulta de 
documentos, así como, lo relacionado con la transferencia, conservación y custodia de 
la documentación. 
3. Marco Legal 
 
• Constitución Política de Colombia de 1991. Artículos 2º, 15, 20, 23, 27, 70, 71, 
72, 73, 74, 95, 112, 209 
• Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se 
dictan otras disposiciones. 
• Ley 734 de 2002. (Art. 34 y 35) Código Disciplinario Único. Manejo del archivo: 
Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, 
cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o 
evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. 
• Acuerdo 02 de 2004 del Archivo Generalde la Nación. “Por el cual se establecen 
los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”. 
 
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• Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación. "Por medio del cual se 
establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, 
control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones" 
• Circular 004 de 2003. Departamento Administrativo de la Función Pública – 
Archivo General de la Nación. Organización Historias Laborales. 
• Circular 007 de 2002. Departamento Administrativo de la Función Pública – 
Archivo General de la Nación. Organización y conservación de documentos. 
• Circular 012 de 2004. Orientaciones para el cumplimiento de la Circular No 004 
(Organización de las Historias Laborales). 
4. Marco Conceptual 
 
• Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. 
• Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte 
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública 
o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden 
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los 
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. 
• Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una 
entidad pública o privada debido a sus actividades o funciones. 
• Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, producida 
o recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada 
electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una persona o 
entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, 
fiscal, legal, o valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada 
conforme a los principios y procesos archivísticos. 
• Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a 
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras 
 
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que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución 
a los asuntos iniciados; 
• Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos 
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente 
pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias 
oficinas y particulares en general. 
• Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los 
documentos de archivo de conservación permanente. 
• Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer 
archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su 
eliminación o conservación permanente. 
• Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes 
a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y 
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto 
de facilitar su utilización y conservación. 
• Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor 
histórico o cultural. 
• Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los 
materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos 
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. 
• Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos 
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa 
del ciclo vital de los documentos. 
• Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y 
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. 
• Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo 
de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia 
o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan 
 
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manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta 
su resolución definitiva. 
• Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos 
documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato 
electrónico mediante procesos de digitalización. 
• Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones 
electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o 
procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y 
vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo 
del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo 
su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo. 
• Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos 
análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad 
documental por razones del trámite o actuación. 
• Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite 
o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o 
de información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, 
pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados 
mediante procedimiento tecnológicos seguros. 
• Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice 
electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de 
garantizar su integridad, orden y autenticidad. 
• Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un 
expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la 
metodología reglamentada para tal fin. 
• Preservación a largo plazo: Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y 
estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la 
estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la 
 
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integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro 
o almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico 
(documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo 
y formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física. 
• Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo 
tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando 
un expediente (unidad documental compleja) 
• Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural 
o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.• Fondo Abierto: Documentación de Entidades Administrativas Vigentes. 
• Fondo Cerrado: Documentación de Entidades Suprimidas. 
• Fondo Acumulado: Documentación reunida por una entidad en el transcurso de 
su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización y conservación. 
• Folio: Hoja. 
• Foliar: Acción de numerar hojas. 
• Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación 
incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente 
todos los folios de cada unidad documental”. 
• Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. 
• Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. 
• Página: Lo escrito o impreso en una cara. 
• Paginar: Acción de numerar páginas. 
5. Responsables 
 
De acuerdo con el literal d) del artículo 4 de la Ley General de Archivos – Ley 594 de 
2000 se establecen los principios generales que rigen la función archivística, dentro de 
los cuales se encuentra el principio de responsabilidad: 
 
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“d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, 
conservación, uso y manejo de los documentos.” 
Todos los servidores públicos, contratistas y practicantes del CPIQ son responsables 
de la documentación resultante de su gestión. La función de archivo tiene un carácter 
vital, dinámico y permanente en la institución. La conservación y custodia de los 
documentos existentes en los archivos de gestión, así como su transferencia organizada, 
es obligación de cada uno de los líderes de procesos. 
6. Organización de Documentos 
 
La teoría y práctica archivística establece tanto los principios como las técnicas para 
organizar cualquier tipo de archivo. Por lo general se encuentran desorganizados y sólo 
los propietarios pueden acceder a ellos. Sin embargo, muchas veces, por carecer de una 
organización adecuada, se desconoce qué documentos se guardan y por qué. 
La organización documental implica tres procesos vinculados: la clasificación, la 
ordenación y la identificación. La clasificación es el proceso que consiste en conformar 
las carpetas de acuerdo con las funciones asignadas a cada una de las dependencias de 
la entidad. La ordenación consiste en ubicar los documentos dentro de las series 
documentales y el respectivo fondo, de acuerdo con la secuencia en que se realizó el 
trámite, dándole una disposición física a los documentos, de conformidad con un sistema 
de ordenación previamente definido: Alfabético, cronológico y mixto. La identificación 
consiste en el proceso de descripción de los principales elementos que caracterizan a un 
expediente. A continuación, se presenta una ecuación del procedimiento de 
Organización Documental, esto con el fin de tener una mayor recordación de este. 
 
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vigente reposa virtualmente en la carpeta SIG. 
Ecuación 1. Ecuación Recordatoria de Organización Documental de Archivos 
Fuente. Elaboración Propia. 
6.1. Principios Archivísticos Documentales. 
 
Los principios archivísticos para la organización de documentos de archivo se 
enmarcan en los principios de procedencia y de orden original. A continuación se explica 
cada uno de ellos. 
Principio de procedencia: Se define como aquél según el cual cada documento debe 
estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe 
mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter 
seriado de los documentos. El principio de procedencia debe tenerse en cuenta tanto en 
la organización de los documentos del archivo, como en la ordenación, clasificación y 
descripción de estos. 
Principio de Orden Original: se define como la ubicación física de los documentos 
dentro de un expediente, respetando el orden cronológico en que se recibieron, 
produjeron o tramitaron con miras a solucionar un asunto determinado, es decir, hace 
relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con 
la secuencia que originó el expediente y en el orden en que se dieron los documentos 
que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa 
de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la dependencia que tiene la 
Clasificación Ordenación Identificación
Organización 
Documental 
de Archivos
 
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competencia específica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los 
documentos ya que son producidos en una relación causa-efecto 
A continuación, se presenta un ejemplo explicativo del principio de orden original. 
 
Ilustración 1. Ejemplo de Principio de Orden Original 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fuente. Elaboración Propia. 
6.2. Clasificación de Documentos de Archivo. 
 
La Clasificación de Documentos de Archivo es la operación intelectual mediante la 
cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental, 
de acuerdo con la estructura orgánico-funcional del fondo. Este proceso comienza 
determinando la agrupación documental más grande (Fondo Documental) y finaliza 
determinando la más pequeña (Series, subseries y tipos documentales). 
10 de Junio de 2018 
15 de Junio de 2018 
20 de Junio de 2018 
25 de Junio de 2018 
30 de Junio de 2018 
05 de Julio de 2018 
CDP 
Estudios Previos
RP 
Acto Administrativo de Contratación 
Hoja de Vida 
Minuta de Contrato 
 
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La finalidad de la clasificación es la conformación ordenada y controlada de 
expedientes, de manera tal que se archiven ligados todos los documentos relativos a un 
mismo asunto. Se trata de asignar cada documento a su expediente, de dividir los 
expedientes en tipos documentales y agruparlos dentro de ellos. 
La clasificación documental se lleva a cabo teniendo en cuenta la organización lógica 
de las funciones administrativas y las actividades en que se concretan esas funciones, 
integradas en las series documentales; las cuales, están recogidas en la Tabla de 
Retención Documental. 
Las agrupaciones documentales no se definen caprichosamente, ya que la 
clasificación se lleva teniendo en cuenta la organización lógica de las funciones propias 
de secretaría ejecutiva (dependencia productora de documentos) y las actividades en que 
se concretan esas funciones. 
Atendiendo al principio de procedencia, la clasificación permite identificar los 
creadores de documentos; los cuales, pueden ser institucionales (Fondos Documentales) 
y administrativos (Secciones y subsecciones documentales). Este proceso inicia 
determinando la agrupación documental más grande: El Fondo Documental, el cual es 
la mayor unidad archivística y hace referencia a todo el acervo documental, cualquiera 
sea su formato osoporte, producido orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una 
persona en particular, familia u organismo en ejercicio de las actividades y funciones de 
ese productor. 
La Sección y Subsección hace referencia a las unidades administrativas dentro la 
entidad (dependencias) en las que ésta se encuentra organizada, de acuerdo con la 
estructura orgánica. Una vez identificado y establecidos los anteriores niveles jerárquicos 
se descenderá a nivel documental. 
Las Series documentales constituyen el segundo nivel de agrupación de los 
documentos en los archivos de gestión y están constituidas por la suma de expedientes 
 
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de la misma naturaleza; la cual, refleja las actividades desarrolladas por una 
dependencia productora, en virtud de sus funciones. Cuando haya funciones específicas 
que identifiquen un asunto principal, los trámites administrativos pueden variar, lo cual, 
hace que surjan asuntos relacionados con el principal. Para tales efectos, la serie podrá 
subdividirse en cierto número de asuntos relacionados; los cuales, se describen como 
subseries. 
6.3. Ordenación de Documentos. 
 
La ordenación archivística sirve para asegurar que un cuerpo de documentos tenga 
un ordenamiento interno apropiado, y para incorporar esos documentos al sistema en 
que están organizados los fondos. Esto quiere decir, que la ordenación documental, al 
interior de cada expediente, debe responder de manera lógica al procedimiento mismo. 
Para la ordenación de documentos se tendrán en cuenta tres (3) sistemas de 
ordenación, estos son: Alfabético, Numérico o Mixto. A continuación, se explicaran cada 
uno de ellos. 
 
 
 
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Ilustración 2. Sistemas de Ordenación de Documentos 
 
Fuente. Elaboración Propia. 
Sistema de Ordenación Alfabética. Es el sistema que utiliza la secuencia alfabética 
para ordenar los documentos. Hace referencia a la acción de ordenar los expedientes de 
acuerdo con el alfabeto, es decir de la “A” a la “Z”. Generalmente este tipo de 
ordenación aplica a documentos referidos a personas, lugares o entidades. 
• Recomendaciones: 
1) Su uso es recomendable únicamente para unidades administrativas con 
poco volumen documental. 
Sistemas de 
Ordenación
Alfabético
Alfabético General
Onomástico
Geográfico
Numérico
Numérico Simple
Cronológico
Decimal
Mixto
Combinación del 
Sistema Alfabético 
y Numérico
 
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2) Al tomar este tipo de ordenación, es necesario tener en cuenta el primer 
apellido dará la pauta para la ordenación, seguido del segundo apellido, 
y por último el (los) nombre(s). 
Sistema de Ordenación Onomástica: Sistema que se lleva únicamente cuando el 
archivo es constituido por expedientes cuyos encabezamientos corresponden a nombres 
de personas. Se realiza para expedientes que permanecen abiertos por lapsos de tiempo 
amplios. Un ejemplo son las Historias Laborales, las cuales se ordenan teniendo en 
cuenta: Primer apellido, segundo apellido y por último el nombre. 
Sistema de Ordenación Geográfica: Es el método de ordenación de documentos que 
se basa en la utilización de divisiones territoriales existentes. 
 Sistema de Ordenación Numérica: Es aquel método de ordenación en el cual los 
documentos se agrupan utilizando la numeración progresiva consecutiva. Algunos 
ejemplos de ello son las actas, resoluciones, facturas que genera una organización. 
Sistema de Ordenación Cronológica: Ordenación que se da a los documentos de 
acuerdo con las divisiones del tiempo (año, mes, día). 
6.3.1. Organización General de Documentos dentro de las Carpetas. 
 
La ubicación física de los documentos se hará de tal manera que la fecha más antigua 
de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha 
más reciente se encontrará al final de esta. 
Recomendaciones 
1) No se deben guardar duplicados y documentos en papel químico o de fax, 
cuando éstos existan se recomienda sacar fotocopia, debido a que con el tiempo 
sufren deterioro. 
 
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vigente reposa virtualmente en la carpeta SIG. 
2) Cuando se proceda a archivar documentos se debe tener especial cuidado de 
verificar que efectivamente han cumplido su trámite y que corresponden a la serie 
bajo la cual se están archivando (Principio de Procedencia) 
3) En el caso de las historias laborales, se deben tener en cuenta las Circulares No. 
004 de 2003 y No. 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función 
Pública y el Archivo General de la Nación, que establecen los criterios generales 
para su organización. 
 
6.3.2. Organización de Expedientes. 
 
Los expedientes se conformarán con la totalidad de los documentos de archivo 
agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, 
independientemente del tipo de información, formato o soporte y deben agruparse 
formando series o subseries documentales. 
Recomendaciones. 
1) Se deben organizar los expedientes, de tal forma que se agrupen los tipos 
documentales de acuerdo con el principio de procedencia. 
2) Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la 
secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con los procedimientos 
establecidos para cada caso. 
 
6.3.3. Organización de Expedientes Electrónicos 
 
Los documentos electrónicos de archivo deben ser archivados en expedientes 
electrónicos, los documentos electrónicos que forman parte de un expediente deben estar 
asociados a un identificador único, al que se añadirá el índice electrónico donde figure 
el expediente o los expedientes que lo conforman. Los documentos podrán mantenerse 
 
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independientes o agrupados según las series y subseries mediante las cuales se haya 
clasificado la documentación de la entidad. 
Ilustración 3. Componentes del Expediente Electrónico. 
Elaboración Propia. 
Fuente. Guía No 4. Expediente Electrónico. 
 
Un expediente electrónico está integrado por la suma de cuatro componentes: 
• Documentos electrónicos, que cumplirán las características de contenido, 
estructura y contexto definidas. 
• Índice electrónico, que garantizará la integridad del expediente electrónico y 
permitirá su recuperación siempre que sea necesario. 
• Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad a cargo 
de acuerdo con la normativa aplicable. 
• Metadatos del expediente electrónico oinformación virtual contenida en ellos 
 
Para la organización del expediente electrónico se pueden manejar carpetas, éstas 
se asimilan a la codificación del registro Padrón. 
Ilustración 4. Ejemplo de Organización de Expedientes Electrónicos. 
 
Documentos 
Electrónicos
Índice 
Electrónico
Firma del 
Índice 
Electrónico
Metadatos 
del 
Expediente
Organización 
Documental 
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Fuente. Elaboración Propia. 
 
Dentro de cada carpeta de los procesos se incluyen otras subseries, tales como: 
Ilustración 5. Ejemplo de Organización de Expedientes Electrónicos en Subseries. 
 
Fuente. Elaboración Propia. 
 
6.3.4. Foliación 
 
La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de 
organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de 
folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, 
entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de 
la integridad de la unidad documental o unidad archivística. En tanto se cumplan estas 
 
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finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa. En 
tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es 
necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de 
control de préstamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos). De otra 
parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo 
de gestión al archivo central) como secundarios (archivo central al archivo histórico). 
Requisitos: 
1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente 
clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención 
Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la documentación que por 
Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo 
Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros 
soportes. 
2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. 
La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden 
original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su 
producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número uno (1) 
corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia 
corresponde a la fecha más antigua. 
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La 
depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y 
documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, 
se hará igualmente depuración. 
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el 
caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la 
foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el 
caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones 
 
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disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola 
foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de 
una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la 
segunda será la continuación de la primera. 
Materiales: 
1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. 
Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso 
de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada. 
2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la 
mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas. 
Indicaciones para Foliar 
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. 
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. 
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio 
en el mismo sentido del texto del documento. Teniendo en cuenta que el folio No. 1 
es para el documento más antiguo dentro de la carpeta. 
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio 
en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. 
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al 
soporte papel. 
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. 
7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio 
consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas 
del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las 
características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros 
datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará 
 
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constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la 
procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia. 
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se 
numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de 
consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta 
por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. 
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, 
a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del 
instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: 
cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de estos. (Para adherir 
documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido). 
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de 
mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de 
ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar 
constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, 
fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran 
adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando 
constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta, de la 
cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, 
color, título, asunto, fechay otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por 
separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. 
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben 
colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar 
el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del 
instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, 
título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. 
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, 
tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados 
 
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de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a 
mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de 
control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene. 
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se 
dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más 
de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad 
de conservación. 
14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando 
tachones. 
15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o 
proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización). 
16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en 
Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el 
contrario, se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la 
anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de consulta que 
tienen esta condición. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse 
utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. 
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se 
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí 
dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta. 
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una 
función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, 
protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas 
por contacto. 
19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (discos digitales –CD 
´s-, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental 
a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si 
se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia. 
 
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Gráfico 1. Ejemplo de Foliación 
 
 
 
 
 
 
6.4. Descripción. 
 
 
Fuente. Elaboración Propia. 
6.3.5. Organización de Documentos Especiales. 
 
• HISTORIAS LABORALES. 
Cada historia laboral se debe identificar, marcar y organizar cronológicamente, de tal 
forma que permita su ubicación y recuperación eficaz. 
o Distribución y Organización de Archivo: 
En el archivo se encuentran las historias laborales con la información laboral y personal 
de cada servidor público de planta del CPIQ. Estas historias laborales están organizadas 
en orden alfabético, para cada uno de los grupos que enseguida se nombran: 
1) Historias Laborales Administrativos Activos de la Secretaría Ejecutiva CPIQ 
2) Historias Laborales Administrativos Inactivos de la Secretaría Ejecutiva CPIQ 
 
o Contenido de las Historias Laborales. 
10 de Junio de 2018 
15 de Junio de 2018 
20 de Junio de 2018 
25 de Junio de 2018 
30 de Junio de 2018 
05 de Julio de 2018 
CDP 
Estudios Previos
RP 
Acto Administrativo de Contratación 
Hoja de Vida 
Minuta de Contrato 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
 
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Cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes 
documentos: 
1) Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo 
2) Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo 
3) Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo 
4) Documentos de identificación 
5) Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) 
6) Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del 
cargo 
7) Acta de posesión 
8) Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales 
9) Certificado de Antecedentes Fiscales 
10) Certificado de Antecedentes Disciplinarios 
11) Declaración de Bienes y Rentas 
12) Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso) 
13) Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de 
compensación, etc. 
14) Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: 
vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, 
ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de 
contrato, pago de prestaciones, entre otros. 
15) Evaluación del Desempeño 
16) Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde 
consten las razones de este: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, 
aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra 
entidad, etc. 
 
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El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo 
por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su 
naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios 
requerimientos documentales, complementándola. Finalmente se empleará un registro 
de control de las Historias Laborales, que debe ser adherida a la parte interna de la 
solapa izquierda de la carpeta que contiene el expediente de Historia Laboral de cada 
funcionario y deberá actualizarse a medida que se vayan ingresando nuevos documentos. 
• CONTRATOS. 
La organización de los contratos en el CPIQ se realizará de acuerdo con el principio 
de orden original, es decir, atendiendo a la secuencia de la actuación o proceso de 
contratación, de acuerdo con los procedimientos establecidos para cada modalidad. En 
este sentido, el Consejo cuenta con registros, enmarcados en lista de chequeo, que 
responden a las etapas de contratación, a saber, precontractual, contractual y 
postcontractual. 
• CONVENIOS. 
La organización de los convenios en el CPIQ, al igual que los contratos y demás 
expedientes, se realizará de acuerdo con el principio de orden original, es decir, 
atendiendoa la secuencia de la actuación o proceso de celebración de convenios. En 
este sentido, el Consejo cuenta con registros, enmarcados en lista de chequeo, que 
responden al proceso para la celebración de convenios dentro de la organización. 
6.4. Identificación 
 
Hace referencia a la identificación de carpetas con base en las Tablas de Retención 
Documental del Consejo, de los documentos de apoyo y del Sistema Integrado de 
Gestión. Es conveniente que se abran carpetas para cada serie y subserie. 
 
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La identificación y descripción de cada una de las carpetas (celuguías o cuatro aletas) 
se realizará en la esquina superior derecha, de acuerdo con la siguiente estructura: 
Ilustración 6. Ejemplo de Rótulos de Carpetas. 
 
Fuente. Elaboración Propia. 
Por otra parte, la estructura para la identificación de cajas dentro del archivo central 
será el siguiente: 
Ilustración 7. Ejemplo de Rótulos de Cajas en el Archivo Central 
 
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Fuente. Elaboración Propia. 
 
 
7. Revisado y Aprobado 
 
 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR 
NOMBRE María Alejandra 
Avellaneda Chaves 
Darly Stella Miranda 
Barbosa 
Darly Stella Miranda 
Barbosa 
 
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CARGO Administradora 
Publica 
Secretaria Ejecutiva 
CPIQ 
Secretaria Ejecutiva 
CPIQ 
FECHA 03 de Diciembre de 
2018. 
06 de Diciembre de 
2018. 
06 de Diciembre de 
2018. 
 
8. Control de Cambios 
 
VERSIÓN ACCIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN 
DE LA ACCIÓN 
MOTIVO 
DEL 
CAMBIO 
FECHA RESPONSABLE 
0.1 Creación Todos 
Creación de la 
Guía 
Necesidad 
de construir 
una guía con 
los 
lineamientos 
técnicos 
archivísticos 
para la 
organización 
de 
documentos. 
03/12/18 
María Alejandra 
Avellaneda 
Chaves.