CT El proceso de presupuestación

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"Este boletín es de carácter informativo y no compromete la opinión de La Universidad EAFIT." 
 
“EL PROCESO DE PRESUPUESTACIÓN: UN RETO PARA EJERCITAR CREATIVIDAD, SENTIDO COMÚN Y 
CRITERIO PROFESIONAL” 
 
Una Organización, cualquiera que sea, debe tratar de resolver el problema de la asignación de 
recursos (humano, tecnológico, financiero, planta física, etc.), y es a través de un buen proceso 
presupuestal como se busca asignar estos recursos, en la forma más racional posible a las distintas 
dependencias que directa o indirectamente ayudan al desarrollo de las actividades normales 
del negocio. 
El presupuesto es un plan de operaciones y recursos de la Empresa, expresado en términos 
monetarios, que se elabora para lograr en el próximo año los objetivos propuestos por la alta 
dirección. 
La alta dirección de la Empresa quiere, a través de este proceso presupuestal, lograr un buen 
sistema de información de presupuestos que satisfaga sus necesidades administrativas y 
financieras, permita evaluar su impacto, apoye la toma de decisiones relacionadas con la 
adecuada asignación y ejecución de recursos y ayude a su elaboración y control. Así mismo 
espera que el presupuesto sea observado como una herramienta, que, con un enfoque integral 
y sistémico, contribuya al logro de los objetivos Institucionales. 
En tal sentido, el proceso de elaboración del presupuesto implica, para los responsables de cada 
una de las dependencias de la Empresa, la necesidad de definir una etapa de previsión y 
planificación, en el sentido de decidir por anticipado lo que ha de hacerse el próximo año en 
cada una de ellas y/o en los proyectos a cargo. 
Esta planeación de las diferentes áreas o unidades estratégicas, expresada en términos 
cuantificables, debe estar directamente relacionada con los planes operativo y estratégico de 
la Empresa. 
 
REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN BUEN PRESUPUESTO 
 
Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se esperan, 
es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse 
en su estructuración, como son: 
 
 
 
 
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1. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA 
Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su organización, y a 
sus necesidades; su contenido y forma varían de una entidad a otra, por lo cual es indispensable 
el conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades en que se hayan de aplicar. 
 
2. EXPOSICIÓN DEL PLAN O POLÍTICA 
El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca 
con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de 
manuales o instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y 
coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución del 
presupuesto, definiendo las responsabilidades y los límites de autoridad en cada uno de ellos. 
 
EL PLAN: Debe ser a corto plazo (un año), y para su construcción se deben formular los siguientes 
interrogantes: 
a) ¿Qué hacer? El cual hace que se definan los objetivos. 
b) ¿Cómo hacerlo? Permite la definición o redefinición de los procesos. 
c) ¿Con qué hacerlo? Conlleva a la determinación de los recursos. 
 
3. COORDINACIÓN 
La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario, en que se 
precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información 
necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones. Los planes para 
varios departamentos o áreas de la Empresa deben ser preparados conjuntamente. Si estos 
planes no son coordinados, el presupuesto general carece de integración. 
 
4. FIJACIÓN DEL PERIODO PRESUPUESTAL 
Normalmente se hacen coincidir los períodos de las estimaciones con los de los resultados, para 
poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones 
necesarias. 
La práctica más aceptable es la de estimar las operaciones de la empresa en períodos de un 
año, dividiendo éste en meses; posteriormente se irían elaborando estimaciones futuras por los 
 
 
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mismos lapsos, tomando como base las experiencias adquiridas, con el objeto de lograr el 
establecimiento de un presupuesto continuo. 
La determinación de este periodo opera en función de diversos factores, tales como: estabilidad 
o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el período del proceso productivo, las 
tendencias del mercado, ventas de temporada, etc. Por ejemplo, a una empresa estable en sus 
operaciones, le será más fácil hacer sus presupuestos por períodos más largos que otra que no 
lo sea. 
 
5. DIRECCIÓN Y VIGILANCIA 
Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar 
los presupuestos que les correspondan, con las instrucciones o recomendaciones que ayudarán 
a los jefes a poner en práctica dichos planes. El siguiente paso será hacer un estudio minucioso 
de las diferencias que surjan de la comparación de los datos reales con los predeterminados, 
revisar periódicamente las estimaciones y, de ser necesario, modificarlas en función con la 
entidad a la que pertenecen. 
 
6. APOYO DIRECTIVO 
La voluntad en la implantación del Presupuesto por parte de los Directivos y su respaldo, es 
indispensable para su buena realización y desarrollo, lo cual da al presupuesto un uso no 
solamente informativo, sino que lo convierte en un plan de acción operativa, y de patrón de 
medida con lo ejecutado. 
 
Se recomienda a cada responsable de las diferentes dependencias elaborar el presupuesto de 
manera razonable, planeada, con sentido común y de acuerdo con los proyectos, metas y 
objetivos que se haya fijado para el próximo año. Así es posible lograr que verdaderamente sea 
una excelente herramienta administrativa y financiera que permita mejorar la situación 
financiera e incrementar el desempeño de cada una de las dependencias de la Empresa. Se 
debe, en buena medida, justificar mediante un análisis costo-beneficio, cualquier incremento de 
las actividades para el próximo año, y además jerarquizarlas de acuerdo con el beneficio y su 
importancia para la Empresa. 
 
La invitación es a enfrentar este proceso presupuestal como un reto para ejercitar la creatividad, 
el sentido común y el criterio profesional a fin de lograr objetivos como: 
 
 
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• La coordinación de las actividades del próximo año; para que los planes trazados 
permitan la obtención de los mejores resultados, de acuerdo con las condiciones que se 
presenten. 
• El aseguramiento de la liquidez financiera de la Empresa. 
• El establecimiento de controles para conocer si los planes son llevados a cabo de 
acuerdo a lo fijado y determinar la dirección con relación a los objetivos propuestos.