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5° Congreso Internacional de Competitividad Organizacional y Evento Acoplado Simposium Emprender con Responsabilidad Social bajo una Visión Sustentable Análisis de las funciones de la administración de operaciones en empresas comercializadoras cubanas Analysis of the functions of the operations management in Cubans trading enterprises Mesa de trabajo: Competitividad y Gestión del Conocimiento Estado: Trabajo concluido Autores: MSc. Yosvani Orlando Lao León*, ylaol@facinf.uho.edu.cu MSc. Elisa Leyva Cardeñosa* Dra. C. Milagros Caridad Pérez Pravia* * Universidad de Holguín, Cuba. Resumen El bienestar económico de las organizaciones, es un aspecto que se vincula con la administración de operaciones (AO) y que generalmente se identifica a través de las funciones de la administración de operaciones (FAO). De estas se conoce que han sido ampliamente tratadas en la literatura, aunque de forma muy escasa, en el sector de los servicios y no siempre se ha logrado su evaluación integrada. El sector empresarial cubano no se encuentra ajeno a esta realidad, y aunque se reconoce lo alcanzado, existe una intención de mantenerlo y perfeccionarlo, por lo que constituye una prioridad para la dirección del país el perfeccionamiento de la AO dentro de su sistema empresarial. Atendiendo a lo anterior se desarrolló un procedimiento que fue aplicado en varias entidades comercializadoras, mostrando diversidad en los resultados, constituyendo estos el objeto de análisis que se resume en este artículo. Palabras claves: administración de operaciones, funciones de la administración de operaciones, perfeccionamiento, evaluación integrada. Abstract The economic welfare of the organizations, it’s an aspect that links up with the Operations Management (OM) and that generally provides evidence of identity through the Functions of the Operations Management (FOM). Of these, know that have been largely processed in literature, although of very scarce form, at the sector of the services and integrated evaluation has not always turned out well. The entrepreneurial sector in Cuba does not find himself not our own to this reality, and although what caught up with is recognized, an intention of maintaining it and making it perfect, which is why the perfecting of the OM within entrepreneurial system constitutes a priority for the direction of the country. Attending to the previous was developed a procedure that was applied in several trading enterprises, evidencing diversity in the results, constituting these the analysis's object of these paper. Key words: operations management, functions of the operations management, perfecting, integrated evaluation. mailto:ylaol@facinf.uho.edu.cu Análisis de las funciones de la administración de operaciones en empresas comercializadoras cubanas Introducción La gestión empresarial actual, se encuentra condicionada por constantes y dinámicos cambios en el entorno socioeconómico en que se desenvuelven las empresas. Fruto a estas condicionantes se adolece de mecanismos, métodos y técnicas que permitan flexibilizar la gestión empresarial en aras de disminuir los tiempos de respuesta de la empresa a las exigencias de sus clientes y por ende del entorno. En este escenario el papel del factor humano, adquiere un importante rol, al constituir el motor impulsor e innovador para el incremento de la eficiencia y eficacia de las producciones y (o) servicios, aspectos que guardan estrecha relación con la AO. Esta permite la evaluación de los factores que favorecen u obstaculizan el desempeño empresarial, el grado de eficiencia a alcanzar en la utilización de los recursos materiales, humanos, informativos y financieros, así como, las proporciones entre acumulación y consumo, la influencia del entorno y el grado de impacto en la satisfacción del cliente. Según Lao León (2013), desde su surgimiento la AO se ha asociado con el bienestar económico de las empresas, y en el transcurso del tiempo, ha sido tratada tanto en la esfera manufacturera como en la de los servicios (aunque en esta aún de forma incipiente), identificándose fundamentalmente a través de las FAO. La AO y sus funciones han sido y son objeto de disímiles investigaciones (Everett, 1991; Marrero Delgado, Asencio García, Cespón Castro, Abréu Ledón, Orozco Sánchez, y Sánchez Castillo, 2001; Negrin Sosa, 2003; Garza Ríos y González Sánchez, 2004; Schroeder, 2004; Berumen y Llamazares Redondo, 2007; Chase, Jacobs, y Aquilano, 2009; González Véliz, 2009; Lezama, 2010; Ascencio Carreño, González Ramírez, Bearzotti, y Guerrero, 2011; Roger, 2011; Carrión Delgado, 2012; Krajewski Lee y de Larry, 2012; Villagómez, Viteri, y Medina León, 2012; AA, 2013; Lao León, 2013; Marín Marín y Gutiérrez Gutiérrez, 2013; Peña y Garrido, 2013; Rodríguez y Ramírez, 2013; Silva y Vanegas, 2013; Álvarez, Inche, y Salvador, 2014; Argoty López, 2014; Díaz Corredera, Jiménez Pupo, Escobar Aguilera, y Jiménez Figueredo, 2014; Díaz Curbelo y Marrero Delgado, 2014; Chacón y Zavaleta, 2015). Como tendencia se observa el tratamiento de factores externos como la retroalimentación de los clientes, los proveedores y la información de la competencia; y factores internos como la información y retroalimentación del personal de la organización, aunque no se observa consenso en la definición y tratamiento de las FAO. De forma general predomina la jerarquización de las funciones, independientemente a que varios adjudican mayor importancia a las inherentes a las capacidades (Buffa, 1961; Everett, 1991; Díaz, 1993; Pérez Pravia, 2010; Villagómez et al., 2012; Álvarez et al., 2014; Díaz Lao-León, Leyva-Cardeñosa, Pérez-Pravia Corredera et al., 2014; Chacón y Zavaleta, 2015). Existe una marcada propensión al sector productivo (Buffa, 1961; Companys Pascual y Corominas, 1990; Everett, 1991; Cuatrecasas Arbós, 2000; Gaither y Frazier, 2000; Garza Ríos y González Sánchez, 2004; Schroeder, 2004; Chase et al., 2009; González Véliz, 2009; Ascencio Carreño et al., 2011; Roger, 2011; Krajewski Lee y de Larry, 2012; Álvarez et al., 2014; Chacón y Zavaleta, 2015); independientemente a que estos autores no desconocen al sector terciario, otros autores (Padrón Robaina, 1998; Negrin Sosa, 2003; Parra Ferié, 2005; Pérez Pravia, 2010; AA, 2013; Lao León, 2013; Marqués León, 2013; Peña y Garrido, 2013; Argoty López, 2014) han profundizado en los servicios. Se consideran importantes los aportes de Lao León (2013) en este campo, este autor propone un procedimiento donde logra el perfeccionamiento de las FAO (definidas como resultado de la investigación) a través de su evaluación integrada con la fiabilidad del sistema, evidenciándose la integración en términos de eficiencia y eficacia. Para la selección de las entidades objeto de estudio se tuvo en cuenta un conjunto de sintomatología evidenciada a través de la consulta de informes resultados de su gestión, de igual forma de un total de 20 entidades comercializadoras se seleccionaron 5 por su representatividad en el territorio, la magnitud de sus servicios y el papel social que desempeñan. Dentro de los síntomas más frecuentes destacan los siguientes: irregularidades en el aprovisionamiento por déficit de medios de transporte no se contemplan las demandas insatisfechas en períodos anteriores para el pronóstico aumento de los incumplimientos de los plazos de entrega deficiencias en el control por parte de los responsables inmediatos déficit de los medios de trabajo fundamentalmente en las áreas claves los análisis de los resultados del funcionamiento de la entidad no poseen un enfoque integrado de las funciones de la administración de operaciones. Atendiendo a los síntomas asociados a las funciones de la administración de operaciones, se decidió evaluar de forma integrada las FAO a través de su relación con la fiabilidadempresarial en las entidades objeto de estudio. Metodología El procedimiento propuesto por Lao León (2013) tiene como objetivo fundamental el evaluar de forma integrada las funciones de la administración de operaciones. Al estar caracterizado por un enfoque de mejora continua, garantiza la retroalimentación del sistema a través de la evaluación, Análisis de las funciones de la administración de operaciones en empresas comercializadoras cubanas partiendo de la última fase del procedimiento; avalando la actividad cíclica y estable del sistema. Las fases, los objetivos, los pasos, las tareas y los métodos y técnicas se muestran en la tabla 1. Tabla 1. Descripción del procedimiento para la evaluación integrada de las funciones de la administración de operaciones Fase Paso Objetivo Tarea Métodos y técnicas I. I n tr o d u cc ió n 1. Presentación Crear las condiciones para favorecer el compromiso con el cambio Conferencias, cursos, seminarios, métodos grupales de toma de decisiones 2. Caracterización general de la entidad Definir las principales características organizativas de la entidad 1. Descripción de la entidad Revisión de documentos, entrevistas, diagrama de flujo OTIDA 2. Elaborar o rediseñar el mapa de procesos Diagrama de flujo de datos (DFD), diagrama SIPOC (proveedores, inputs, proceso, outputs, clientes) II . E v a lu a ci ó n 3. Determinación de la fiabilidad del sistema [F(S)] Comprobar si la organización interna del sistema se corresponde con las exigencias del cliente y delimitar las variables con mayor incidencia Encuestas, revisión documental 4. Validación del instrumento para el diagnóstico Certificar la información necesaria para el diagnóstico Alpha de Cronbach, pruebas no paramétricas 5. Análisis de las funciones de la administración de operaciones Identificar y analizar los problemas existentes de las funciones Lista de chequeo, revisión documental, encuesta 6. Determinación del nivel de integración Establecer la medida en que influye la situación actual de las FAO con el nivel de fiabilidad del sistema 7. Determinación de las causas raíces Identificar las “causas raíces” que inciden directamente en los problemas detectados Árbol de la realidad de Goldratt II I. P er fe cc io n a m ie n to 8. Proyección de las soluciones Perfeccionar las funciones de la administración de operaciones Tormenta de ideas 9. Selección y jerarquización de las soluciones Analizar las posibilidades reales de aplicación de las soluciones y su orden de implementación Método ABC (Diagrama de Pareto), voto ponderado, estudios de factibilidad económica 10. Confección del cronograma de implementación Elaborar el cronograma de implementación IV . E v a lu a ci ó n y a ju st e 11. Ejecución del cronograma Aplicar y controlar todas las soluciones propuestas en la fase anterior a través del cronograma de implementación Revisión documental, diagrama de GANTT, método de la ruta crítica (Gráficos PERT/CPM). 12. Balance comparativo Detectar las posibles desviaciones en el funcionamiento del sistema y su respectiva corrección Hojas de balance Lao-León, Leyva-Cardeñosa, Pérez-Pravia Desarrollo del tema Desde su desarrollo el instrumento se aplicó en la Empresa Mayorista de Productos Alimenticios y otros Bienes de Consumo de Holguín (EMPA) en el 2013, la Panadería Doñaneli de Holguín (NELI) en el 2014 y en la UEB Beneficio, Envasado y Comercialización (BEC), UB Especializada (UBE) y la Empresa Cárnica de Holguín (EC) en el 2015. Estas entidades representan el 42% de las entidades comercializadoras del territorio holguinero. Todas las aplicaciones muestran resultados positivos, que demuestran la efectividad y pertinencia del instrumento metodológico. A continuación se resumen los principales resultados obtenidos. De forma general en las aplicaciones, la primera fase transcurrió de forma adecuada, puesto que fue facilitada por parte del personal de las entidades las informaciones necesarias para lograr la familiarización del grupo de investigación. La determinación de la fiabilidad empresarial, mostró dispersión en sus resultados, como se puede observar en la figura 1, independientemente a que las entidades pertenecen al sector terciario, es obvio que sus clientes perciben sus servicios de forma diferente aun cuando la mayoría coinciden. Figura 1. Comportamiento de la fiabilidad empresarial por entidad. En este aspecto se observa la posición ventajosa de la EMPA con respecto al resto de las entidades, situación influenciada por su objeto social que restringe el comportamiento de las variables costo, surtido y cantidad, que como se observa en la figura 2 tienen un comportamiento estable. Análisis de las funciones de la administración de operaciones en empresas comercializadoras cubanas Figura 2. Comportamiento de las variables de la fiabilidad empresarial por entidad. En cuanto al comportamiento por variables de la fiabilidad empresarial se percibe cierta estabilidad en su comportamiento, excepto en la UEB Beneficio, Envasado y Comercialización, donde la variable surtido influye negativamente, esta situación estuvo condicionada por la no disponibilidad de algunos de sus surtidos en el mercado en el periodo analizado. Se concluye que las variables que más problemas presentan desde la perspectiva del cliente son la calidad, el surtido y el costo, aun cuando este último estuvo evaluado de uno en tres de las cinco entidades (situación sujeta a características de las entidades que no permiten la variación de los precios de venta). En el análisis de las funciones de la administración de operaciones, se pudo constatar deficiencias en las seis funciones analizadas. En la tabla 1 se resumen los ítems y las calificaciones otorgadas en la práctica en cada entidad y los resultados de estos luego de someterlos al criterio de expertos en la materia. Aplicada la lista de chequeo se obtuvo que de los 35 ítems existió problemas en 18 como promedio por entidad (puntuaciones por debajo de los 80 ptos) 1 , estos recibieron calificaciones que promediaron los 72 puntos. Las funciones pronóstico de la demanda, planeación agregada y control manifestaron bajas puntuaciones en la totalidad de sus ítems, no ocurriendo así con el resto cuyas deficiencias se concentraron en cerca del 80% de sus ítems. Las calificaciones más bajas (60-70 ptos como promedio) las recibieron las funciones planeación agregada y gestión de materiales, resultado coherente con la situación de los inventarios en el territorio, según informaciones de la oficina del Ministerio de Estadística y Planificación en Holguín al cierre del 2014. 1 Se adoptó esta cifra por consenso de los autores. Lao-León, Leyva-Cardeñosa, Pérez-Pravia Tabla 1. Comportamiento de los ítems de las FAO por entidad y su valoración por expertos teóricos. Ítems EMPA NELI BEC UBE EC Teoría2 P ro n ó st ic o d e la d em a n d a Conocimiento de las cantidades demandadas por los clientes Toma en cuenta la demanda en la comercialización Control y evaluación del comportamiento de la demanda periódicamente Tener en cuenta un inventario de seguridad en función de la demanda Conocimiento de la demanda por productos Definición de la demanda a través de la aplicación de métodos de pronósticos Definido el responsable de llevar a cabo el proceso control y evaluación del comportamiento de la demanda periódicamente P la n ea ci ó n a g re g a d a Conocimiento de la capacidad de almacenamiento Conocimiento de la necesidad de fuerza de trabajo Implementación de alternativas para el equilibrio entre la oferta y la demandaRealización de la planeación agregada Conocimiento de los costos asociados a las actividades de planeación agregada Determinación del número de equipos necesarios P ro g ra m a ci ó n Asignación en la comercialización Diseño de las rutas de distribución Nivel de explotación adecuado de los equipos Cumplimiento de las rutas de distribución Secuenciación de la distribución Programación de las órdenes de distribución (Cantidad, frecuencia, etc.) Control en la contabilización de los costos de distribución G es ti ó n d e m a te ri a le s Aplicación medidas ante la detección de productos deficitarios y (o) faltantes Definición del tipo de sistema de administración de inventario por producto Utilización eficiente de la automatización del sistema de administración de inventario Sistema de control de inventario efectivo (garantiza trazabilidad) L a n z. d e ó rd en es Conocimiento del plazo de entrega de la orden Establecimiento del índice de rechazo Implementación de documentación y registros adecuados Conocimiento de los costos asociados al lanzamiento de la orden C o n tr o l Establecimiento de indicadores por proceso Evaluación de estos indicadores establecidos (quién, dónde y cómo) Implementación de medidas correctivas Información de los resultados del control 2 Tomado de Lao León (2013). Análisis de las funciones de la administración de operaciones en empresas comercializadoras cubanas Leyenda: Color Rango 1-20 21-40 41-60 61-70 71-80 81-90 91-100 Específicamente la situación más comprometida la mostró la función planeación agregada, pues recibió las calificaciones menores en los cinco casos de aplicación. Esta situación se debe a que independientemente a que la planificación continua constituyendo un elemento fundamental en la gestión empresarial cubana, en las empresas se adolece de una cultura de planificación consecuente, materializándose a través de la planeación agregada. Para determinar la relación entre las seis FAO y las variables de la fiabilidad empresarial, se utilizó el análisis de redes sociales a través del Borgatti, S.P., Everett, M.G. and Freeman, L.C. 2002. Ucinet for Windows: Software for Social Network Analysis. Harvard, MA: Analytic Technologies, obteniéndose la red que se muestra en la figura 3. Figura 3. Relaciones de las FAO con las variables de la fiabilidad empresarial por entidad. Para establecer las relaciones de utilizó una escala dicotómica, asignándole valores de uno a las relaciones positivas y cero a la ausencia de esta. El análisis de las medidas de centralidad Cercanía y Grado de centralidad (tabla 2), corroboran que las funciones con mayores influencias, dada su situación interna, en la fiabilidad empresarial son la planeación agregada y la gestión de materiales. De igual forma entre las empresas objeto de estudio la EC muestra el mayor grado de integración entre las FAO y las variables de su fiabilidad. Lao-León, Leyva-Cardeñosa, Pérez-Pravia Tabla 2. Medidas de centralidad Entidades\Variables Grado de centralidad Cercanía EMPA NELI BEC UBE EC EMPA NELI BEC UBE EC Cantidad 2 3 5 3 6 901 871 811 871 781 Calidad 3 4 0 5 6 871 841 961 811 781 Costo 0 2 0 0 6 901 811 811 781 781 Surtido 2 5 5 6 6 841 871 811 811 781 Plazo 4 3 5 5 6 961 901 961 961 781 Pronóstico de demanda 15 992 Planeación agregada 19 992 Gestión de materiales 16 992 Lanzamiento de órdenes 15 992 Programación 15 992 Control 12 992 Destacan las variables: calidad, surtido y costo (en correspondencia con lo mostrado en la figura 2), como las variables con mayor dependencia de la situación interna de las FAO. Como resultado de las aplicaciones realizadas se implementaron estrategias de gestión de inventario, transporte, informatización de procesos, pronósticos y de balance entre la oferta y la demanda. Como resultado tangible de la aplicación del procedimiento desarrollado, se impactó de forma favorable en la AO de las entidades objeto de estudio práctico, este se manifestó en la reducción de los costos por concepto de flete en transportación y estadías en 7 975,00 CUP aproximadamente, implantadas las alternativas de programación de la distribución. De igual forma se registraron reducciones en los inventarios ociosos y de lento de movimiento en más del 8% y cerca del 6% de incremento en las ventas como promedio, una vez implementadas las estrategias de gestión de materiales y pronóstico de la demanda. En cuatro de las cinco entidades se observó una reducción del costo de producción en un 2% como promedio aplicadas las alternativas de lanzamiento de órdenes y control. Así mismo en la totalidad de las entidades se registró un incremento de las ventas y utilidades, que si bien sería un tanto audaz adjudicarlos totalmente a la aplicación del procedimiento si se considera oportuno reconocer su influencia. Conclusiones 1. En el perfeccionamiento de la gestión empresarial, la AO constituye actualmente un factor importante para enfrentar al complejo y dinámico entorno empresarial, las organizaciones deben administrar eficientemente los recursos vinculados directamente con la producción de los bienes y servicios que estas ofrecen. Análisis de las funciones de la administración de operaciones en empresas comercializadoras cubanas 2. El procedimiento aplicado constituye un instrumento que permite dar solución desde la perspectiva teórico-metodológica a las deficiencias encontradas, por lo que queda demostrada su pertinencia, al permitir a los miembros de las organizaciones el perfeccionamiento de las FAO mediante su evaluación integrada con la fiabilidad empresarial. 3. Se identificaron las FAO que presentaron deficiencias internas que afectaron la fiabilidad empresarial de las entidades objeto de estudio, lo que permitió el despliegue de estrategias que solventaron en medida su situación. Referencias bibliográficas [1] AA, VV. (2013). Manual de dirección de operaciones: Decisiones estratégicas (Vol. 18): Ed. Universidad de Cantabria. [2] Álvarez, José, Inche, Jorge, y Salvador, Gerardo. (2014). Programación de operaciones mediante la teoría de restricciones. Gestión y Producción, 7(1), ISSN: 1810-9993, 12-19. [3] Argoty López, Jesús (2014). La investigación de operaciones en la administración de la empresa. 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Graduado de Ingeniería Industrial (2010) y Máster en Ingeniería Industrial en la mención de Producción y Logística (2013) en la Universidad de Holguín “Oscar Lucero Moya”, Cuba. Actualmente se desempeña como Profesor Asistente y asesor de Ciencia e Innovación Tecnológica en el Departamento de Computación en la Facultad de Informática y Matemática. Sus intereses investigativos incluyen la logística empresarial, la inteligencia artificial y la investigación de operaciones. Su dirección de correo es: ylaol@facinf.uho.edu.cu Elisa Leyva Cardeñosa es graduada de Ingeniería Industrial (1993) y Máster en Contabilidad Gerencial (2002). Es Profesora Auxiliar del Departamento de Ingeniería Industrial en la Facultad de Ingeniería Industrial y Turismo de la Universidad de Holguín “Oscar Lucero Moya”. Sus investigaciones están relacionadas con la evaluación del desempeño empresarial, la gestión por procesos, la gestión económica financiera y los estudios de factibilidad económica. Su dirección de correo es: eleyva@facii.uho.edu.cu Milagros Caridad Pérez Pravia es graduada de Ingeniería Industrial (1987) y Máster en Matemática Aplicada e Informática para la Administración (1997) en la Universidad de Holguín “Oscar Lucero Moya”. Obtuvo el grado científico de Doctor en Ciencias Técnicas (2010) y es Profesora Titular en la misma institución. Actualmente se desempeña como Decana de la Facultad de Ingeniería Industrial y Turismo. Sus intereses investigativos versan sobre la Logística Empresarial y aplicaciones de la Teoría de las Restricciones. Su dirección de correo es: mpp@facii.uho.edu.cu mailto:ylaol@facinf.uho.edu.cu mailto:eleyva@facii.uho.edu.cu mailto:mpp@facii.uho.edu.cu
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