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PROFESOR PATROCINANTE: MG. LUIS ALBERTO DIAZ ESCUELA DE INGENIERÍA CIVIL INDUSTRIAL “Diseño de una solución sistémica para la gestión logística de una empresa salmonera”. Trabajo de titulación para optar al título de Ingeniero Civil Industrial PABLO ANDRES GALLARDO VIDAL PUERTO MONTT – CHILE 2015 ii DEDICATORIA Especialmente dedicado a mis padres, porque este trabajo representa todo el apoyo que me han brindado en estos 6 años de esfuerzo. A mis hermanas quienes siempre fueron un pilar fundamental en todo este proceso. A mis compañeros y amigos, por su amistad y apoyo en los buenos y malos momentos. Y finalmente se lo dedico a Nayadet, por ser la persona que hizo más fácil y linda vivir esta linda experiencia en la universidad, por su paciencia y confianza. iii AGRADECIMIENTOS En las siguientes líneas me gustaría expresar mis más sinceros agradecimientos a todas aquellas personas que con su apoyo y ayuda han colaborado en la elaboración de la presente investigación, especialmente al Sr. Carlos Montecinos, Sub Gerente de Abastecimiento de Multiexport Foods, por la orientación, preocupación y especialmente la motivación recibida durante mi estancia en la empresa. Al profesor Luis Díaz quien fue un apoyo fundamental en todo el proceso tanto de investigación como mi formación de estudiante. A la profesora Jessica Bull por transmitir sus conocimientos y apoyo hacia esta investigación. Un agradecimiento especial hacia todos los profesores de la escuela de ingeniería civil industrial, por la formación profesional y los grandes valores humanos que inculcan. Además hacer un gran agradecimiento a mis compañeros de departamento de abastecimiento quienes me apoyaron en todo momento y siempre demostraron interés y apoyo en mi progreso de aprendizaje. También quiero dar las gracias al Sr. Javier Álvarez y al Sr. Marcelo Torres, quienes siempre estuvieron con una excelente disponibilidad para enseñar y resolver todas las dudas acerca de los procesos del área de bodega. Finalmente un agradecimiento muy especial a la comprensión, paciencia y todo el apoyo brindado por mi familia y amigos. A todos ellos, muchas gracias. iv SUMARIO La presente investigación se desarrolló en la empresa Multiexport Foods, la cual se dedica principalmente al rubro de la producción y comercialización de salmónidos, abarcando el negocio completo, desde la reproducción hasta la distribución, siendo la empresa líder en exportaciones de productos ahumados en nuestro país. El principal objetivo de esta investigación consistió en generar una propuesta de mejoras hacia la logística del departamento de abastecimiento de la empresa Multiexport Foods, utilizando herramientas de análisis con el fin de encontrar las causas que provocan los sectores críticos de dicha área en términos de gestión de procesos. Bajo este contexto se consideraron las contribuciones de diferentes autores tales como Ronald Ballou, Sunil Chopra, Luis Mora García y Jhon Gattorna, debido a que estos profundizan desde la teoría la forma de obtener un correcto funcionamiento de la cadena de abastecimiento y los pasos fundamentales para una eficiente configuración de la misma. A la vez, se estudiaron los autores Vidal de Rada, Gabriela Moran y Mario Bunge, que gracias a sus aportes se logró recopilar información importante para el análisis. Luego de recopilar la información se procedió a validar los puntos críticos más representativos en términos de dificultad de gestión, los cuales se presentaron principalmente en el área de bodega y transporte. Es por esto que se aplicaron técnicas de análisis de la información con el fin de obtener las causales hacia los problemas detectados y a la vez tener una participación de los trabajadores para generar ideas y propuestas para mejorar los procesos. Después de validar los sectores que presentan mayores dificultades de gestión, se procedió a realizar propuestas de mejoras con el fin de tener un mayor control sobre los procesos del área de bodega y transporte. Adicionalmente las propuestas fueron sustentadas con un sistema de información con la capacidad de gestionar la bodega, obtener la trazabilidad de los envíos y calcular indicadores de gestión de manera automática, con el fin de contribuir a la rápida toma de decisiones, y de esta manera mejorar la gestión de la logística de la empresa Multiexport Foods. Finalmente se hizo una evaluación para medir el impacto que podría tener la implementación de las propuestas de mejoras con el fin de validar esta investigación en pos de mejorar la eficiencia de la logística de la empresa. v ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. ANTECEDENTES GENERALES .................................................................................................. 1 1.1 Introducción .................................................................................................................. 1 1.2 Objetivos ....................................................................................................................... 2 1.2.1 Objetivo general ............................................................................................ 2 1.2.2 Objetivos específicos..................................................................................... 2 1.3 Planteamiento del Problema ......................................................................................... 3 1.4 Descripción de la Organización .................................................................................... 5 1.4.1 Historia ....................................................................................................... 5 1.4.2 Misión ....................................................................................................... 6 1.4.3 Visión ....................................................................................................... 6 1.4.4 Valores de la empresa .................................................................................. 6 1.4.5 Organigrama Departamento de Abastecimiento ........................................... 7 1.4.6 Mercado ....................................................................................................... 9 1.4.7 Principales competidores y Ranking de exportaciones............................... 10 1.4.8 Productos .................................................................................................... 11 2. MARCO TEÓRICO ...................................................................................................................... 13 2.1 Conceptos Claves ....................................................................................................... 13 2.1.1 Cadena de abastecimiento .......................................................................... 13 2.1.2 Logística ..................................................................................................... 13 2.2 Objetivos de la cadena de abastecimiento y la logística ............................................ 14 2.3 Etapas de la cadena de abastecimiento ..................................................................... 15 2.4 Fases de decisión de una cadena de abastecimiento ................................................ 16 2.5 Método para el estudio de la logística y la cadena de abastecimiento ...................... 17 2.6 Indicadores de gestión, KPI ........................................................................................ 18 2.6.1 Importancia de los indicadores de gestión .................................................. 19 2.6.2 Características de los indicadores de gestión .............................................19 2.6.3 Objetivos de los indicadores de gestión ...................................................... 20 2.6.4 Clasificación de los indicadores de gestión ............................................... 20 2.7 Gestión de procesos ................................................................................................... 22 2.7.1 Modelamiento de procesos ......................................................................... 22 2.8 Gestión de Inventarios ................................................................................................ 22 2.8.1 Evaluación de inventarios ........................................................................... 23 2.8.2 Tipos de inventario ...................................................................................... 23 2.8.3 Clasificación de los modelos de inventarios ............................................... 28 vi 2.9 Herramientas y técnicas para la gestión de procesos ................................................ 29 2.9.1 Métodos para recopilar información ............................................................ 29 2.9.2 Métodos para diagnóstico y evaluación de procesos ................................. 30 2.10 Categorización ABC .................................................................................................... 32 2.11 Sistemas de información ............................................................................................ 32 3. DISEÑO METODOLÓGICO ........................................................................................................ 34 3.1 Metodología de trabajo Utilizada ................................................................................ 34 3.1.1 Recopilación de información ....................................................................... 36 3.1.2 Análisis de la información ............................................................................ 38 3.1.3 Propuesta de Mejoras a la logística de la empresa .................................... 38 3.1.4 Evaluación de propuestas ........................................................................... 41 4. RESULTADOS ............................................................................................................................ 42 4.1 Recopilación de información ....................................................................................... 42 4.1.1 Entrevistas no estructuradas ....................................................................... 42 4.1.2 Observación Participante ............................................................................ 44 4.1.3 Diseño de diagramas de procesos de las áreas de estudio. ...................... 44 4.1.4 Validación de Puntos Críticos ..................................................................... 49 4.2 Resultados de actividades de análisis ........................................................................ 50 4.2.1 Brainstorming o tormenta de ideas ............................................................. 50 4.2.2 Diagrama Causa-Efecto .............................................................................. 51 4.2.3 Benchmarking .............................................................................................. 54 4.3 Propuestas de Mejoras ............................................................................................... 55 4.3.1 Diseño de un Modelo de inventario ............................................................. 55 4.3.2 Diseño de Códigos QR para la trazabilidad de los productos .................... 76 4.3.3 Diseño de Indicadores de Gestión .............................................................. 77 4.3.4 Diseño de una aplicación para trazabilidad de cargas................................ 82 4.3.5 Diseño de un sistema de información ......................................................... 84 4.4 Evaluación .................................................................................................................. 85 4.4.1 Evaluación del sistema de información para gestión de bodega BC-100... 85 4.4.2 Evaluación del diseño de una aplicación para trazabilidad de cargas ........ 90 4.4.3 Evaluación global de resultados .................................................................. 92 5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................................. 94 vii 6. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................... 98 7. LINKOGRAFIA .......................................................................................................................... 100 8. ANEXOS .................................................................................................................................... 101 ÍNDICE DE FIGURAS Figura N° 1.0: Organigrama del departamento de Abastecimiento de Multiexport Foods………..7 Figura N° 1.1: Exportaciones Chilenas de Salmón Atlántico, Trucha y Coho año 2014…….……..9 Figura N° 1.2: Principales destinos de exportaciones Multiexport Foods 2014….…………..……10 Figura N° 1.3: Ranking exportaciones chilenas de salmones y truchas en 2014…..………..……10 Figura N° 1.4: Imagen de filete salmón atlántico………………………………..….…………..…….11 Figura N° 1.5: Imagen de filete trucha arcoíris…………………………………..….…………..….…11 Figura N° 1.6: Imagen de filete salmón Ahumado……..………………………..….………….……..12 Figura N° 1.7: Imagen de mejillones……………………………………………..….………….…….12 Figura N° 2.1: Etapas de la cadena de abastecimiento……………………..….………….…….…..15 Figura N° 2.2: Triangulo de la planificación en relación de las actividades logística/administración de la cadena de abastecimiento………...…...…..………17 Figura N° 2.3: Sistemas de inventario de cantidad de pedido fija y periodo fijo…………………..25 Figura N° 2.4: Modelo básico de cantidad de pedido fijo...…………………….………………….…25 Figura N° 2.5: Ecuación de costo total anual...……………………..……………………..……...….26 Figura N° 2.6: Funcionamiento de un sistema de información con bases de datos……………..33 Figura N° 3.1: Código QR de un producto de Inventario bodega BC-100…...…………………….39 Figura N° 4.1: Etapas del proceso logístico de la empresa Multiexport Foods…………………….45 Figura N° 4.2: Flujo de Entrada Bodega BC-100 de la empresa Multiexport Foods…..………….46 Figura N° 4.3: Flujo de Salida Bodega BC-100 de la empresa Multiexport Foods...………………47 Figura N° 4.4: Proceso de Transporte de la empresa Multiexport Foods……..……………………48 viii Figura N° 4.5: Centro de Cultivo en Jaula Metálica……...……………………..…………………….48 Figura N° 4.6: Imagen de la vista general de bodega BC-100…….…………..…………………….49 Figura N° 4.7: Diagrama de Brainstorming aplicado al personal de bodega....……………………50 Figura N° 4.8: Diagrama de Causa-Efecto de Reclamos por centro de costos…..……………….51 Figura N° 4.9: Diagrama de Causa-Efecto de Quiebres de stock……………..……………………52 Figura N° 4.10: Diagrama de Causa-Efecto de Dificultad de gestión en bodega...…….……….….52 Figura N° 4.11: Diagrama de Causa-Efecto Cargas a centro de costo equivocado….…………….53 Figura N° 4.12: Cuadro resumen de las causas a las problemáticas de la logística………………..53 Figura N° 4.13: Plano de la distribución de la bodega BC-100.......................................................56 Figura N° 4.14: Plano de la distribución de áreas de almacenaje planta baja….……………………57 Figura N° 4.15: Plano de la distribución de áreas de almacenaje planta alta…..……………………58 Figura N° 4.16: Programa freeware QR Code Studio………….…….…………..……………………76 Figura N° 4.17: Diagrama general del proceso de transporte hacia los centros de costos………...83 Figura N° 4.18: Menú principal del sistema de información propuesto……………………………....84 Figura N° 4.19: Propuestas de mejora insertas en el sistema de información...…..……………….85 FiguraN° 4.20: Flujo de salida propuesto………………………………………....…..……………….87 ÍNDICE DE TABLAS Tabla N° 3.1: Estructura de Diseño Metodológico……………………………………………….….34 Tabla N° 4.1: Puntos críticos identificados en cada área de la logística de la empresa….……...49 Tabla N° 4.2: Cuadro comparativo entre Bodega Central y Bodega BC-100………………….….54 Tabla N° 4.3: Clasificación ABC de productos por precio y por familia de ropa de trabajo....….59 Tabla N° 4.4: Costos asociados al costo de almacenar……………………………………...….….61 Tabla N° 4.5: Costo unitario anual de almacenar por producto…...…………………………….….62 Tabla N° 4.6: Costo unitario de emitir una orden para botas térmicas……...………………….….64 Tabla N° 4.7: Costo unitario de emitir una orden para chalecos salvavidas…..……………….….64 ix Tabla N° 4.8: Costo unitario de emitir una orden para overoles…………..…………………….….65 Tabla N° 4.9: Costo unitario de emitir una orden para trajes de agua………………………….….65 Tabla N° 4.10: Costo unitario de emitir una orden para traje de agua antiácido……………….….65 Tabla N° 4.11: Costo unitario de emitir una orden para trajes térmicos………………………….….66 Tabla N° 4.12: Costo unitario de emitir una orden para zapatos de seguridad………………….….66 Tabla N° 4.13: Costo unitario de emitir una orden para gorros…………………..……………….….66 Tabla N° 4.14: Cantidad óptima a ordenar de cada producto…………………………………….….67 Tabla N° 4.15: Punto de reorden de cada producto……………………………………………….….69 Tabla N° 4.16: Inventario de seguridad para cada producto……………………..……………….….71 Tabla N° 4.17: Costo total del modelo de inventario……………………………...……………….….73 Tabla N° 4.18: Indicador de nivel de cumplimiento de pedidos entregados completos…….….….77 Tabla N° 4.19: Indicador de nivel de entregas perfectas………………………………………….….78 Tabla N° 4.20: Indicador de tiempo medio de respuesta………………………………………….….78 Tabla N° 4.21: Indicador de pedidos entregados a tiempo……………………………………….….79 Tabla N° 4.22: Indicador de la rotación de productos…………………………….……………….….79 Tabla N° 4.23: Indicador de la indisponibilidad del inventario…………………………………….….80 Tabla N° 4.24: Indicador de nivel de exactitud del inventario…………………………………….….80 Tabla N° 4.25: Indicador del costo de unidad almacenada……………………………………….….81 Tabla N° 4.26: Indicador de costo de metro cuadrado…………………………………………….….81 Tabla N° 4.27: Comparativa del tiempo actual y propuesto hacia las actividades administrativas de la bodega BC-100……………………………………………………………….….86 Tabla N° 4.28: Porcentaje de utilización actual del recurso humano en bodega……………….….88 Tabla N° 4.29: Porcentaje de utilización propuesto del recurso humano en bodega…….…….….89 Tabla N° 4.30: Costos por reprocesos en el transporte marítimo……………….……………….….90 Tabla N° 4.31: Costos de oportunidad para Bota térmica de seguridad…………………………….92 Tabla N° 4.32: Costos de oportunidad para Traje de agua ……..……………….……………….….93 Tabla N° 4.33: Costos de oportunidad para Bota Traje térmico...……………….……………….….93 x ÍNDICE DE FORMULAS Fórmula N° 2.1: Indicador del nivel de entregas perfectas….………………………….………….….21 Fórmula N° 2.2: Fórmula para cálculo de cantidad a ordenar………………………….………….….26 Fórmula N° 2.3: Fórmula para cálculo de demanda durante el lead time………………………….….27 Fórmula N° 2.4: Fórmula para cálculo de desviación durante el lead time……………….……….….27 Fórmula N° 2.5: Fórmula para cálculo del punto de reorden……………………………………….….27 Fórmula N° 2.6: Fórmula para cálculo del inventario de seguridad………….…………………….….27 Fórmula N° 2.7: Fórmula para el cálculo del costo total…………………………………………….….28 ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico Nº 4.1: Demandas mensuales de la bota térmica de seguridad verde nº 42…………….….55 Gráfico Nº 4.2: Comparativa del tiempo actual y propuesto hacia las actividades administrativas de la bodega BC-100…………….………………………………………………………….86 Gráfico Nº 4.3: Ejemplo del nivel de estado de las cargas por categoría………………………….….91 Gráfico Nº 4.4: Ejemplo del nivel de estado de los pedidos por categoría…………..…………….….91 ÍNDICE DE ANEXOS ANEXO A: Bitácora resumen de eventos y actividades presenciados durante el mes de octubre en Los procesos de las áreas del departamento de abastecimiento..........….…………..101 ANEXO B: Diagrama del proceso de compra en el departamento de adquisiciones………...…….106 ANEXO C: Sistema de información complementario que se propone para enlazar a base de datos Oracle de la empresa Multiexport Foods…………………...……..……….….....……..107 ANEXO D: Sistema de información (Master) para la Trazabilidad de Cargas………...……….….113 xi ANEXO E: Sistema de información (Slave) para la Trazabilidad de Cargas...……...….………..…115 ANEXO F: Etiqueta rotulado de bins propuesta para la Trazabilidad ……………………………....117 ANEXO G: Imágenes de actividades en bodega…………..…………………………..……………...118 ANEXO H: Imágenes de las áreas de almacenamiento de la bodega………..……...………….....122 ANEXO I: Tabla de distribución Normal………………………………...………..……...………….....124 1 1. ANTECEDENTES GENERALES 1.1 Introducción Hoy en día las empresas del rubro salmonero, que dentro de sus departamentos tienen una gestión con toma de decisiones basadas en el día a día, no traen resultados esperados como generar una mayor eficiencia en sus procesos y mayores rentabilidades, ya que no se generan buenas estrategias de gestión, y por ende no se tiene una correcta retroalimentación para mejorar los procesos en la gestión de los recursos con los que cuenta la empresa. Adicionalmente cada día la competitividad del rubro salmonero es más fuerte y las empresas están obligadas a hacer un esfuerzo adicional por tratar de destacar frente a sus competidores, teniendo procesos de mejor calidad que afecten positivamente tanto a clientes internos como externos de la empresa. Es por esto que es esencial que se generen estrategias con el fin de tener un control efectivo sobre el rendimiento de todos y cada uno de los departamentos de la empresa, buscando de esta manera lograr mejorar la eficiencia general de la organización. Bajo este contexto la logística es un concepto importante para el desarrollo de las organizaciones, ya que representa un modelo y un mecanismo de planificación que permite reducir la incertidumbre frente a los posibles escenarios y situaciones a las que se puedan ver enfrentados en el transcurso del tiempo. Es por ello que toda empresa que desee competir en el complejo mundo industrial debe contar con el correcto control de sus procesos y con una logística que le permita planificar, implementar y controlar el flujo y almacenamiento de materiales e información desde un origen a un punto de consumo. El presente tesis, dentro de sus contenidos exhibe las diferentes propuestas de mejoras que se hicieron hacia la logística de la empresa Multiexport Foods, las cuales se centran principalmente en el área de la bodega denominada BC-100 (código de identificación interno) y en el proceso de transporte. Dentro de la cadena de abastecimiento, estas áreas presentan puntos críticos que causan una gran dificultad en la gestión, lo que muchas veces provoca problemas en el eficiente cumplimiento hacia las demás áreas de la cadena de suministro. A la vez se hace especial énfasis en la importancia de la gestión logística de satisfacer las necesidades de los clientes internos, mejorando las fases de la empresa, como la gestión de bodega y transporte, haciendo de esta manera, el control de gestión una herramienta fundamental hacia los aspectos de recursos económicos, humanos, materiales, etc. Finalmente a través de la presente tesis se espera tener un mayor conocimiento de las problemáticas que presenta la empresa en las áreas de estudio, logrando detectar las causas, y de esta manera realizar finalmente un diseño de mejoras que cumpla las expectativas de mejorar laeficiencia en los procesos de la gestión de sus recursos y por consiguiente contribuir hacia la rentabilidad de la empresa. 2 1.2 Objetivos 1.2.1 Objetivo general Elaborar propuestas de mejoras de aspectos logísticos para la Bodega BC-100 y el Trasporte de la empresa Multiexport Foods, mediante el análisis de puntos críticos en los actuales procesos, buscando mejorar la eficiencia y contribuir hacia la generación de valor y competitividad de la empresa. 1.2.2 Objetivos específicos Recopilar información de los actuales procesos en las áreas de bodega y trasporte de la empresa mediante el uso de técnicas e instrumentos específicos con el fin de conocer la situación actual de la empresa. Analizar la información recopilada de los procesos de la logística de la empresa mediante el uso de herramientas que permitan detectar problemas que impidan el correcto funcionamiento. Proponer mejoras e indicadores de gestión mediante el análisis de puntos críticos, con el fin de establecer puntos de control y acciones correctivas sobre los procesos. Evaluar mediante el análisis de situaciones, con el fin de validar las propuestas de mejoras hacia la logística de la empresa Multiexport Foods. 3 1.3 Planteamiento del Problema En la actualidad, durante la búsqueda para encontrar mejores prácticas hacia los procesos de gestión de recursos, las empresas se ven obligadas a incursionar en el desarrollo de ideas innovadoras que les permitan obtener nuevas ventajas competitivas. Debido a esto, una de las áreas de gran interés para las empresas es la gestión de la cadena de abastecimiento, la cual crea valor para la empresa, concentrándose primordialmente en la satisfacción de las expectativas del cliente final. Bajo este contexto la empresa Multiexport Foods presenta algunos inconvenientes en su logística, los cuales hacen deteriorar el rendimiento y la calidad del servicio tanto a clientes internos como externos de la empresa. Esto se ve reflejado en las constantes reclamos por parte de los centros de costos (pisciculturas y centros de cultivo agua mar) manifestando la falta de sus recursos y el incumplimiento de los tiempos estipulados para la entrega de sus pedidos, ya que la falta de materiales repercuten directamente en el cumplimiento de las faenas diarias en el cultivo del salmón. Dentro de los puntos críticos, en primer lugar la empresa presenta problemas en los inventarios, es decir, tienen constantemente quiebres de stock de diferentes insumos, lo que hace tener retrasos en las entregas y por ende un retraso en los centros de costos que dependen de esos productos, lo que podría implicar finalmente en un aumento en el ciclo de crianza del salmón. En segundo lugar se presentan problemas al momento de registrar la salida de un insumo en el sistema, ya que su sistema de información ERP (Oracle Applications versión 11.5.9) no cuenta con la función de confeccionar Guías de Despacho, lo cual hace que se tenga que realizar en un programa aparte y luego hacer la salida manualmente en su sistema de gestión, lo que genera un gran cuello de botella e improductividad en términos de tiempo. En tercer lugar la empresa en algunas áreas de su cadena de abastecimiento carece de una implementación adecuada de herramientas de medición para la gestión, lo que provoca un deficiente control sobre sus procesos. Por ejemplo no hay indicadores de la cantidad de pedidos despachados y entregados satisfactoriamente, así mismo no hay medición de la satisfacción del cliente interno (centros de costos), o sea no se cuenta con estadísticas de desempeño hacia los procesos logísticos de la empresa. Finalmente, la empresa dentro de su proceso de crianza del salmón tanto en tierra como en mar, cuenta con variados centros de cultivo y pisciculturas, con presencia tanto en la décima como undécima región, los cuales son denominados centros de costos con el objetivo de tener el control de presupuestos principalmente hacia los costos incurridos durante un ciclo de crianza de salmón. 4 Bajo este contexto un problema con el que cuenta la empresa es en la logística de transporte, ya que en ocasiones la carga no llega al centro de costo que corresponde, produciéndose confusiones, pérdidas de tiempo y altos costos por reprocesos. Lo mencionado anteriormente son puntos críticos que sin lugar a dudas producen dificultad de gestión en los procesos de la cadena de abastecimiento, trayendo consecuencias que afectan directamente a todos los demás departamentos de la empresa. Frente a esto, el objetivo principal de este trabajo es hacer una propuesta de mejoras en base al análisis de puntos críticos, principalmente en el área de bodega y transporte, y de esta manera contribuir a la mejora del rendimiento de la logística y finalmente la rentabilidad de la empresa. Bajo el contexto presentado algunas preguntas de investigación que se pueden plantear son las siguientes: 1. ¿Cuáles son los principales factores que inciden en los retrasos de los tiempos de entrega del producto? 2. ¿Cuál será el impacto en la logística, la implementación de un software dedicado a los procesos logísticos de la empresa? 3. ¿Qué tan importante es la retroalimentación logística del cliente interno final? 4. ¿Cuáles propuestas se podrían replicar dentro de la industria? Cada una de estas interrogantes se consideró a la hora del desarrollo de este trabajo, por lo tanto el resultado pretende dar una respuesta satisfactoria tanto a la empresa como a los interesados de esta investigación. 5 1.4 Descripción de la Organización 1.4.1 Historia Los orígenes de Multiexport Foods se remontan en el año 1983, cuando Martín Borda y Alberto del Pedregal, recién titulados de economía, visualizaron una oportunidad de negocio en el auge de las exportaciones que vivía el país. Es por esto que comenzaron con envíos de productos no tradicionales como el lapislázuli y el cuero, pero al poco tiempo ampliaron sus embarques, incorporando productos del mar como locos, caracoles, jaibas y merluzas, que se procesaban en plantas de otras empresas. En el año 1980, el principal negocio era el loco, lo cual para ellos fue necesario tomar ventaja frente a sus competidores y fue así como en el año 1987, con José Ramón Gutiérrez, Hugo Pino y Carlos Pucci ya integrados al negocio, se abrió la planta de Cardonal, la cual se construyó para procesar el loco y otros productos que se enviaban a mercados extranjeros, lo que permitía que la instalación estuviera siempre en funcionamiento. Sin embargo, al pasar el tiempo, la materia prima empezó a escasear y, por consiguiente, a subir sus precios, por lo que la acuicultura se tornó una opción atractiva de negocio. Primero se iniciaron operaciones con salmones de otras empresas en la planta de procesos, para luego en el año 1989 se abrir el primer centro de cultivo de salmones en la localidad chilota de Dalcahue. Desde ese momento, el negocio de los salmones tomó un curso acelerado que llevó a instalar múltiples centros de cultivo, y a formar alianzas estratégicas y a realizar nuevas inversiones. Todo esto con el objetivo de comercializar los productos propios y de terceros en el mercado estadounidense. Luego en 1991 se creó una sociedad filial en Miami y cuatro años más tarde, se inició una alianza estratégica con Mitsui & Co. para la exportación de salmones al mercado japonés. Años más tarde, en 1996 la empresa compra el 50 por ciento de los activos en agua dulce de Chisal S.A., por lo que la compañía comenzó un proceso de integración productiva, que consolidó tres años más tarde con la adquisición del total de dicha empresa. Luego en el año 2001, la empresa se hizo propietaria de la Pisciculturade Río Bueno S.A., y al año siguiente se inauguró la planta de salmón ahumado más moderna del mundo en esa época. Buscando trabajar bajo una continua mejora e innovación de sus procesos, en el año 2006 se puso en marcha una piscicultura de recirculación en Puerto Fonck. Y a la vez finalizando la construcción de la planta Cardonal, la cual cuenta con una capacidad de producción de 80 mil toneladas anuales. . 6 1.4.2 Misión La misión de Multiexport Foods S.A. es alimentar al mundo con productos de calidad superior, satisfaciendo las necesidades de los consumidores mediante una eficiente gestión empresarial basada en las personas, la innovación, el cuidado del medio ambiente y la buena relación con las comunidades locales. 1.4.3 Visión La visión de Multiexport Foods S.A. es ser una de las empresas más importantes de la acuicultura mundial, siendo reconocida por la calidad de sus productos, su pasión por la innovación, la rentabilidad de sus operaciones y su alto sentido de responsabilidad social. 1.4.4 Valores de la empresa Calidad: Sus procesos y productos son realizados con los más altos estándares de calidad y seguridad disponibles en el mercado. Compromiso con nuestra gente: Valoran profundamente el desarrollo personal, familiar y profesional de la gente, brindándoles las competencias, el ambiente de trabajo y las oportunidades necesarias para hacer de ellos seres humanos más felices, más productivos y más comprometidos con su trabajo. Responsabilidad social: Para Multiexport Foods la empresa es una prolongación del hombre y, como tal, es un instrumento privilegiado para contribuir al desarrollo de la sociedad. Con esta convicción realiza su labor, sustentada en un gran compromiso tanto con el bienestar de las comunidades donde está inserta, como con la protección de su medio ambiente. Pasión por la innovación: Sólo la innovación y el mejoramiento continuo la llevan a la excelencia. Y esa es siempre es su meta. Orientación al mercado: Escucha atentamente las necesidades del mercado de modo de ofrecerle oportunamente las mejores propuestas de valor. Asimismo, pone atención permanente a nuestros clientes para dar una óptima calidad de servicio antes y después de la venta. 7 1.4.5 Organigrama Departamento de Abastecimiento Figura Nº 1.0: Organigrama del departamento de Abastecimiento Fuente: Multiexport Foods 2015 Dentro del organigrama presentado anteriormente, el presente trabajo se enfoca principalmente en el área que maneja el jefe de bodega y sub contrataciones, en la cual se encuentran cargos con responsabilidades y funciones las cuales se definen a continuación: Gerente de abastecimiento: principalmente se enfoca a la toma de decisiones en base a los presupuestos que maneja el departamento y la distribución de recursos para satisfacer las necesidades internas de la empresa. Dentro de sus funciones, la principal es que las áreas que están bajo su responsabilidad cumplan con las políticas y procedimientos establecidos por la empresa. Gerente de Abastecimiento Sub Gerente de Abastecimiento Jefe de Bodega Parcela Supervisor de Bodega Administrativo de bodega Operarios Jefe de Adquisiciones Analista de Datos Comprador Técnico Jefe de bodega y sub contrataciones Administrativo de sub contrataciones Supervisor de Bodega Administrativo de bodega Operarios 8 Sub Gerente de abastecimiento: principalmente se enfoca en el apoyo hacia la gerencia y tiene la responsabilidad de controlar el abastecimiento de insumos, productos y servicios en la compañía, asegurando el establecimiento de acuerdos de compra con los proveedores, generando el máximo la eficiencia en el uso del presupuesto del departamento. Además tiene la función de planificar, organizar y definir acciones destinadas hacia el mejoramiento continuo frente a la capacidad de respuesta hacia los requerimientos de los clientes internos de la empresa. Jefe de bodega de sub contrataciones: tiene la responsabilidad del correcto funcionamiento de la bodega BC-100 de la empresa y las sub contrataciones hacia las distintas faenas que se realizan en terreno, teniendo como principal función, velar por que el nivel de cumplimiento de los contratos con empresas de servicios sea eficiente. Supervisor de bodega: tiene la responsabilidad de controlar el stock de los insumos de la bodega, manteniendo siempre un control sobre las salidas y entradas de insumos y el correcto registro en el sistema de información, reportando siempre hacia el departamento de adquisiciones las solicitudes de compra por insumos con bajo stock. Administrativo de bodega: tiene la responsabilidad de apoyar en las tareas administrativas del supervisor, y su principal función es consolidar el despacho de los insumos a través de las correspondientes guías de despacho. Operarios: tiene la responsabilidad de mantener el orden y el correcto funcionamiento de las áreas de almacenaje de la bodega, y su principales funciones son las de preparar los material, sellar, rotular y finalmente despachar las cargas para su posterior transporte. 9 1.4.6 Mercado Consumidores de más de 30 países disfrutan diariamente, en sus mesas, de la calidad y seguridad de los productos Multiexport Foods S.A. Mantener una importante presencia en los mercados de mayor consumo de salmón como Japón, Estados Unidos, Europa Central y Rusia y en los mercados emergentes como China, Corea, Sudeste Asiático y Latinoamérica, siempre ha sido una prioridad para Multiexport Foods. Su orientación al cliente les ha permitido consolidar relaciones de largo plazo, permitiéndoles tener un negocio diversificado y estable. Son actores relevantes en el mercado norteamericano, donde tienen una oficina de ventas que les facilita la presencia en los principales supermercados y cadenas de food service del mundo. Asimismo, han construido relaciones de largo plazo con los principales importadores de Japón y fueron pioneros en el mercado de Rusia, donde hoy en día son los más grandes exportadores. En la siguiente figura se muestran los volúmenes de exportación de chile hacia los principales clientes en el mundo. Figura Nº 1.1: Exportaciones Chilenas de Salmón Atlántico, Trucha y Coho año 2014 Fuente: Memoria anual Multiexport Foods 2014 10 Figura Nº 1.2: Principales destinos de exportaciones Multiexport Foods 2014 Fuente: Memoria anual Multiexport Foods 2014 1.4.7 Principales competidores y Ranking de exportaciones Dentro de la industria Multiexport Foods tiene diferentes competidores los cuales presentan una variada participación en el mercado la cual se observa en la siguiente figura: Figura Nº 1.3: Ranking exportaciones chilenas de salmones y truchas en 2014. Fuente: Intesal 11 1.4.8 Productos Salmón Atlántico: Esta especie cultivada en los fiordos del sur de Chile, es la más apetecida por el mercado europeo y norteamericano, no sólo por sus altos índices de Omega 3, sino también por su excelente textura y sabor. Sobre la base de la excelente calidad de los salmones producidos en sus centros de cultivo, Multiexport Foods ofrece una gran variedad de productos y cortes. Figura Nº 1.4: Salmón atlántico Fuente: Multiexport Foods Trucha Arcoíris: Su intenso color rojizo y su excelente textura la convierten en la especie más requerida por el mercado oriental. Se cosecha la trucha arcoíris durante todo el año y gracias a los exigentes niveles de control sanitario en los procesos, son la empresa preferente para los mercados que demandan productos de consumo crudo como el sashimi. Figura Nº 1.5: Imagen de filete de trucha arcoíris Fuente: Multiexport Foods 12 Ahumados:Construida bajo los más altos estándares sanitarios, su planta de ahumados tiene la capacidad y el equipamiento para producir una amplia gama de productos derivados de la trucha y el salmón, como también variedad de formatos, condimentos y empaques. Figura Nº 1.6: Imagen de filete de salmón Ahumado Fuente: Multiexport Foods Mejillones: La empresa produce mejillones en Chiloé, bajo una cuidadosa política de trabajo que busca garantizar la calidad que los hace ser elegidos por el mercado europeo. Los mejillones son procesados en líneas continuas, envasados y sellados al vacío, lo cual asegura una excelente textura del producto final. Figura Nº 1.7: Imagen de mejillones Fuente: Multiexport Foods 13 2. MARCO TEÓRICO 2.1 Conceptos Claves 2.1.1 Cadena de abastecimiento Dentro de la literatura se puede encontrar variadas definiciones sobre la cadena de abastecimiento, y una definición valida es la que presenta el consejo de profesionales de la gestión de cadena de abastecimiento: Conjunto de empresas en las cuales los intercambios de información en los procesos logísticos se extienden desde la adquisición de materias primas hasta la entrega de productos terminados al usuario final. Todos los proveedores, prestadores de servicios y los clientes son eslabones de la cadena de suministro (Council of Supply Chain Management Professionals). Otra definición que ofrece otra fuente de información es que una cadena de suministro está formada por todas aquellas partes involucradas de manera directa o indirecta en la satisfacción de una solitud de un cliente. La cadena de suministro incluye no solamente al fabricante y al proveedor, sino también a los transportistas, almacenistas, vendedores al detalle (o menudeo) e incluso a los mismos clientes. Dentro de cada organización, como la del fabricante, abarca todas las funciones que participan en la recepción y el cumplimiento de una petición del cliente. Estas funciones incluyen, pero no están limitadas al desarrollo de nuevos productos, la mercadotecnia, las operaciones, la distribución, las finanzas y el servicio al cliente (BALLOU, 2004). Por otra parte Mentzer define la cadena de suministro como un conjunto de tres o más empresas conectadas o relacionadas con flujos de productos, servicios, finanzas y/o información desde el suministro hasta el cliente final. (MENTZER, 2004). Al tener las definiciones de distintos autores podemos tener un concepto más amplio y acabado de la cadena de abastecimiento y de esta manera tener un mayor conocimiento de las funciones y las áreas que se encuentran implicadas para el estudio de esta investigación. 2.1.2 Logística Logística es el proceso de planificación, ejecución y control de los procedimientos para el transporte eficiente y eficaz y almacenamiento de mercancías, incluidos los servicios e información relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el fin de ajustarse a las necesidades del cliente. Esta definición 14 incluye entrante, saliente, interno, y los movimientos externos (Council of Supply Chain Management Professionals). Otra definición que encontramos en la literatura es que la logística es una función operativa importante que comprende todas las actividades necesarias para la obtención y administración de materias primas y componentes, así como el manejo de los productos terminados, su empaque y su distribución a los clientes (O. C. FERREL, 2010). En síntesis de puede conocer y describir de manera amplia y precisa la definición de logística en el ámbito empresarial como una función operativa que comprende todas las actividades y procesos necesarios para la administración estratégica del flujo y almacenamiento de materias primas, existencias en proceso y productos terminados; de tal manera, que estos estén en la cantidad adecuada, en el lugar correcto y en el momento apropiado. Es importante destacar que la logística es una parte interna de la cadena de abastecimiento y pensar en ambos conceptos como lo mismo es un error. 2.2 Objetivos de la cadena de abastecimiento y la logística El objetivo de la cadena de abastecimiento siempre debe ser maximizar la utilidad final que se genera en una empresa. El valor que genera una cadena de suministro es el diferencial del valor que tiene el producto final para los clientes y todos los costos en que la cadena incurre para cumplir con la satisfacción a la necesidad del cliente. En gran mayoría de las cadenas de abastecimiento el valor estará relacionado directamente con la rentabilidad de la cadena de la cadena de suministro, que es la diferencia entre los ingresos generados por los clientes en el costo toda de la cadena de abastecimiento. La cadena de abastecimiento debe ser rentable, lo que significa que siempre se debe buscar que las operaciones mantengan costos acorde a lo presupuestado y a la vez tenga una constante búsqueda de ahorros sostenibles en el largo plazo más que en lograr ahorros puntuales que solo beneficien a una parte de la cadena y solo en una ocasión. Mientras más alta sea la rentabilidad, mejor será para la empresa y su cadena. Cabe destacar que el éxito debe medirse en términos de rentabilidad y no en función de la ganancia de cada etapa. (SUNIL CHOPRA, 2008). El objetivo de la logística es aumentar las ventajas competitivas, captando y reteniendo clientes y generando un incremento en los beneficios económicos obtenidos por la comercialización y producción de los bienes y servicios, distribución física, aprovisionamiento de materias primas, manejo de información, 15 tiempos de respuesta, control del nivel de inventarios, estudio de la demanda, servicio al cliente. Todo ello se traduce en una tasa de retorno de la inversión más elevada, con un aumento de la rentabilidad. Otro de los objetivos primordiales de la logística es reducir costos y contribuir sustancialmente a las utilidades de las compañías, mediante la racionalización y optimización de los recursos utilizados. (MORA. L. A., 2010). 2.3 Etapas de la cadena de abastecimiento Una cadena de abastecimiento es dinámica e implica un flujo constante de información de diferentes etapas. Como se decía anteriormente el cliente es parte integral de las cadenas de abastecimiento. De hecho el propósito principal de estas es satisfacer las necesidades del cliente y, en el proceso generar una utilidad (SUNIL CHOPRA, 2008). El término de cadena de abastecimiento puede implicar que solo un participante interviene en cada etapa, pero en realidad un fabricante puede recibir material de varios proveedores y luego abastecer a varios distribuidores. Entonces, la mayoría de las cadenas de abastecimiento, son en realidad redes. Podría ser más preciso usar el término de red de abastecimiento para lograr describir la estructura de las cadenas de abastecimiento como se observa en la siguiente figura: Figura Nº 2.1: Etapas de la cadena de abastecimiento Fuente: Administración de la Cadena de Suministro, S. Chopra y P. Meindl. Cada etapa dentro de cadena de abastecimiento interactúa a través del flujo de productos, información y fondos. Cada etapa no es necesaria que esté presente en la cadena de suministro, sino que el diseño apropiado de ésta dependerá tanto de las necesidades del cliente como de las funciones que desempeñan las etapas que abarca. (SUNIL CHOPRA, 2008). 16 2.4 Fases de decisión de una cadena de abastecimiento La administración eficiente de una cadena de abastecimiento requiere de la toma de muchas decisiones relacionadas con el flujo de información, productos y fondos. Cada decisión se debe tomar con el fin de incrementar la rentabilidad de la cadena de abastecimiento. Estas decisiones se clasifican en tres categorías, dependiendo de la frecuencia con la que se tomacada decisión. Estrategia o diseño de la cadena de abastecimiento: en esta etapa las compañías deciden como estructurar la cadena de suministro durante los siguientes periodos. Decide cómo será la configuración de la cadena, como se distribuirán los recursos y cuáles serán los procesos que se llevaran a cabo en cada etapa. Las decisiones estratégicas tomadas por las empresas incluyen ya sea subcontratar o realizar las funciones internamente, la ubicación y las capacidades de producción e instalaciones de almacenaje, los medios de transporte disponibles para las diferentes rutas de envío y el tipo de sistema de información que se utilizara. Una empresa debe asegurarse que la implementación de la cadena de abastecimiento este diseñara conforme a sus objetivos estratégicos y así incremente la rentabilidad de la misma durante esta etapa. Todas estas decisiones por lo general se toman a largo plazo y resulta muy costoso hacer modificaciones a corto plazo, por lo tanto cuando las empresas toman este tipo de decisiones deben tener en consideración la incertidumbre en las condiciones previstas de mercado para los años siguientes (SUNIL CHOPRA, 2008). Planeación de la cadena de abastecimiento: el periodo que se considera para las decisiones que se toman en esta etapa, es de un trimestre a un año. Por lo tanto, la configuración que se determina para la cadena de abastecimiento en esta etapa es fija. Le objetivo es maximizar la rentabilidad de la cadena de abastecimiento que se puede generar en el horizonte de planeación, teniendo en cuenta las restricciones que se establecen en la etapa estratégica o de diseño. Las empresas parten por hacer un pronóstico para el siguiente periodo de la demanda en los diferentes mercados. Esta planeación toma en cuenta las decisiones respecto a cuales mercado serán abastecidos. La subcontratación, las políticas de inventario y la magnitud de las promociones de marketing y precio. Como resultado de la etapa de planeación, las empresas definen un conjunto de políticas de operación que dirigen las operaciones a corto plazo (SUNIL CHOPRA, 2008). Operación de la cadena de abastecimiento: en esta etapa el horizonte de planeación es semanal o diario, y las empresas deben tomar decisiones con respecto a los pedidos de los clientes. En esta etapa como la configuración de la cadena de suministro se considera fija y las políticas de planeación ya se han definido, el objetivo de las operaciones de la cadena de abastecimiento es el correcto manejo de los pedidos entrantes de los clientes, distribuyendo el inventario o la producción entre cada uno de los pedidos y estableciendo una fecha en que el pedido debe completarse. También asignan los pedidos a un sistema particular de transporte y envío (SUNIL CHOPRA, 2008). 17 Al analizar conceptualmente las fases de decisión de la cadena de abastecimiento se puede concluir que el diseño, la planeación y la operación de una cadena de abastecimiento tienen un gran impacto en la rentabilidad de la misma, ya que de estas dependerá el éxito de la empresa al tomar las correctas decisiones. 2.5 Método para el estudio de la logística y la cadena de abastecimiento Dentro de toda organización la planeación de todas las actividades logísticas es muy importante ya que de éstas depende el cumplimiento del objetivo de satisfacer al cliente por medio de diferentes estrategias de trasporte, inventario, localización, etc. La planeación de la logística toma en cuenta cuatro áreas problemáticas dentro de la cadena de abastecimiento. Figura Nº 2.2: Triangulo de la planificación en relación de las actividades de logística/administración de la cadena de abastecimiento Fuente: Logística. Administración de la cadena de suministro. Ballou, 2004. En la figura 2.2, se muestra la dirección de la logística, es decir, que la planeación forma un triángulo de decisiones sobre las estrategias de inventario, transporte y localización y todas estas traen como resultado el servicio hacia el cliente. 18 A continuación se describen las actividades del triángulo presentado anteriormente y que sirven como base para lograr el objetivo de la cadena de abastecimiento. Objetivos de servicio al cliente: el nivel del servicio al cliente afecta de gran manera el diseño del sistema logístico, ya que los costos aumentan proporcionalmente al nivel del servicio ofrecido. Estrategia de localización: el lugar geográfico del punto de almacenamiento de las empresas son parte fundamental del plan logístico. Satisfacer la demanda directamente de las plantas o a través de los puntos de almacenamiento afecta en gran medida los costos de distribución. Estrategia de inventario: se refiere a la forma en que los inventarios son manejados. Estrategias de transporte: involucra la manera de selección de las rutas y los horarios. Estas dediciones son influenciadas por la cercanía de los puntos de almacenaje y los niveles de inventario. (BALLOU, 2004). 2.6 Indicadores de gestión, KPI Un indicador es una magnitud que muestra el desempeño o comportamiento de un proceso, el cual al poder compararlo frente algún nivel de referencia permite detectar desviaciones positivas o negativas. Todo se puede medir y por lo tanto se puede controlar, y es allí donde radica el éxito de las operaciones de una empresa. (MORA, L. A. 2010). Otra definición valida es la que nos presenta el modelo Scor enfocado en la cadena de abastecimiento, que se basa en la medición de los procesos logísticos y que busca medir su comportamiento a nivel interno (costos y activos) y externo (fiabilidad, respuesta y flexibilidad) de forma general, facilitando la toma de decisiones a los niveles gerenciales. (Council of Supply Chain Management Professionals). Un sistema de medición del desempeño para los procesos de las organizaciones dentro de los cuales se considera la cadena de suministro y la logística debe permitir a sus responsables entender su funcionamiento, influir sobre su comportamiento y obtener información sobre su desempeño (HANDFIELD, R, NICHOLS, E. 2002). 19 2.6.1 Importancia de los indicadores de gestión El uso adecuado y la aplicación de los indicadores en conjunto con el mejoramiento continuo en los procesos logísticos de las empresas, son una base para la generación de ventajas competitivas sostenibles y en consecuencia obtener un mejor posicionamiento frente a los competidores. Rolf Poluha describe que los indicadores de desempeño en la cadena de suministro deben ser fáciles de definir, aplicar y comprender de tal forma que permitan la toma de decisiones a los ejecutivos y personal relacionado con la cadena de suministro. Este autor también indica que al momento de seleccionar los indicadores de desempeño para la cadena de suministro se deben elegir aquellos que sean críticos para alcanzar los objetivos de la empresa a niveles adecuados de prestación de servicios, bajos costos de operación y utilización (POLUHA, 2007). Cuando se trabaja con indicadores es indispensable disponer de un sistema que abarque desde la toma de datos de la ocurrencia del hecho, hasta la retroalimentación que permitan mejorar los procesos (MORA, L. A. 2010). Por lo tanto, podemos concluir que los indicadores cumplen un rol fundamental en la medición de la logística con el fin de evaluar el desempeño y el resultado de cada proceso; estos incluyen procesos de recepción, distribución, entregas, facturación, etc. Es de suma importancia que toda empresa logre desarrollar la gestión a través de indicadores, con el fin de poder usar la información resultante en la toma de decisiones. 2.6.2 Características de los indicadores de gestión Los indicadores de gestión para su diseño deben tener algunas de las siguientes características: Cuantificables: losindicadores deben ser expresados en números o porcentajes. Consistentes: siempre deben generarse utilizando la misma fórmula y la misma información, de esta manera puede ser comparable en el tiempo. Comparable: deben estar diseñados con los mismos datos, con el fin de poder compararse con indicadores de la competencia. Periodicidad: es muy importante la frecuencia con la cual se deben hacer lecturas del indicador (MORA, L.A. 2010). 20 2.6.3 Objetivos de los indicadores de gestión Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos. Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales. Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado. Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final. Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa. (MORA, L.A. 2010). 2.6.4 Clasificación de los indicadores de gestión Dentro de una empresa se debe contar con un número mínimo posible de indicadores que ayuden a contar siempre con información real y precisa sobre principales aspectos que en conjunto constituyen los signos vitales de toda empresa. A continuación se presentan los tipos de indicadores que podrían estar presentes en toda organización. Indicadores financieros y operativos Estos indicadores tienen la función de medir el costo total de la operación logística, o sea el valor en dinero de satisfacer a los clientes, planear, administrar, adquirir, distribuir y almacenar el inventario. Es de suma importancia para una empresa tener claro el comportamiento de los costos de ejecución de los procesos logísticos con el fin de encontrar puntos clave que permitan mejorar los costos en la cadena de abastecimiento. Indicadores de tiempo Estos indicadores tienen la función de dar a conocer y controlar la duración de la ejecución de los procesos logísticos de la empresa, es decir, el tiempo que lleva realizar una determinada actividad. Estos indicadores 21 de tiempo muestran las variaciones que se generan en un periodo de tiempo, lo cual brinda herramientas de respuesta para realizar cambios en los procesos. Indicadores de calidad Estos indicadores tienen la función de mostrar la eficiencia con la cual se realizan las actividades inherentes a los procesos, es decir el nivel de perfección con la cual se hace la gestión de pedidos, transporte, almacenamiento, etc. Indicadores de productividad Estos indicadores tienen la función de dar a conocer la capacidad del área logística de utilizar eficientemente los recursos, es decir, mano de obra, sistemas de información, espacios de almacenamiento, etc. (MORA, L. A. 2010). Un ejemplo de indicador de gestión que se puede presentar es el siguiente: [∑ 𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑠 𝑝𝑒𝑟𝑓𝑒𝑐𝑡𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 𝑖 𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 𝑖 𝑛 𝑖 ] 𝑥 100 Formula Nº 2.3: Indicador de nivel de entregas perfectas Fuente: GS1 Chile. 22 2.7 Gestión de procesos La definición de gestión de procesos aun es un campo del conocimiento en formación, sin embargo Juan Bravo lo define como la forma sistemática de identificar, comprender y aumentar el valor agregado de los procesos de la empresa para cumplir con la estrategia del negocio y elevar el nivel de satisfacción de los clientes (JUAN BRAVO, 2009). La gestión de procesos con base en la visión sistémica apoya el aumento de la productividad y el control de gestión para mejorar en las variables clave, por ejemplo, tiempo, calidad y costo. Aporta conceptos y técnicas, tales como integralidad, compensadores de complejidad, teoría del caos y mejoramiento continuo, destinados a concebir formas novedosas de cómo hacer los procesos. Ayuda a identificar, medir, describir y relacionar los procesos, luego abre un abanico de posibilidades de acción sobre ellos: describir, mejorar, comparar o rediseñar, entre otras. Considera vital la administración del cambio, la responsabilidad social, el análisis de riesgos y un enfoque integrador entre estrategia, personas, procesos, estructura y tecnología (JUAN BRAVO, 2009). 2.7.1 Modelamiento de procesos El modelamiento de procesos es una propuesta de la teoría de modelos para lograr la participación de todas las personas de la organización. Es vital, porque ya pasaron los tiempos en que solo unos pocos eran entendidos. (JUAN BRAVO, 2009). Los modelos de procesos buscan establecer de manera más sencilla y visual la forma en que cada proceso debe ser realizado. Para esto existen herramientas que permiten llevar a cabo un modelado a través de un lenguaje estándar, como lo es la Notación y Modelo de Procesos de Negocio (BPMN: Business Process Model and Notation). La principal ventaja del uso de este lenguaje es que es carácter estándar, lo que facilita su entendimiento. 2.8 Gestión de Inventarios La administración de un inventario es un punto clave en el manejo estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes. Las funciones que corresponden a la administración de inventaros se relacionan directamente con el método de registro, los puntos de rotación, las formas de clasificación y el modelo de inventario. (MORA, L.A. 2010). 23 Otra definición que nos ofrece la literatura es que la gestión de inventarios es el control de la cantidad de bienes o artículos que se encuentran en las dependencias de la empresa y las acciones destinadas a reducir costos que se originan por el almacenamiento de existencias. (CHASE, 2009). 2.8.1 Evaluación de inventarios Hay muchas razones por las cuales los inventarios están presentes en la cadena de abastecimiento, sin embargo en los últimos años el mantenimiento de inventarios ha sido fuertemente criticado como innecesario. Algunos argumentos a favor de los inventarios se relacionan con el servicio al cliente, ya que los sistemas de operación quizás no estén diseñados para responder de manera rápida a las necesidades del cliente. Los inventarios suministran de manera instantánea satisfacer las expectativas del cliente por la disponibilidad inmediata del producto, lo cual no solo puede mantener las ventas, sino que también las puede aumentarlas. Cuando se tiene inventarios, éstos tienen un costo asociado, sin embargo esta situación puede reducir indirectamente los costos de operación a otros procesos de la cadena de abastecimiento. En primer lugar mantener inventarios alienta economías en la compra y trasporte, ya que se puede comprar en cantidades mayores y así obtener descuentos por precio y cantidad. En segundo lugar adquirir cantidades adicionales a las necesarias de productos a precios actuales más bajos en vez de comprar a futuro con precios que se pronostican más altos. Por otro lado mantener inventario nos permite amortiguar impactos que se puedan tener dentro de la cadena logística, y así permitir las operaciones con normalidad mientras se pueda solucionar los efectos del impacto. Por otro lado existen argumentos en contra de los inventarios, dando fundamentos como que los inventarios son considerados como perdidas, o sea son capital muerto que podría ser utilizado de una mejor manera, como mejorar la productividad. En segundo lugar los inventarios pueden esconder problemas de calidad. Cuando suceden problemas de calidad, reducir los inventarios que existen para proteger la inversión de capital es fundamental (BALLOU, 2004). 2.8.2 Tipos de inventario Como se mencionaba anteriormente los inventarios sirven para evitar los golpesa nuestra producción, debido a las fluctuaciones del mercado, tanto el de compras (insumos) como el de ventas (productos). A continuación, se presentan cinco tipos de inventarios basados por su función. (MORA, L.A. 2010). 24 Inventarios de fluctuación: Estos stocks se llevan porque la cantidad y ritmo de las ventas y la producción no pueden predecirse con exactitud. Los pedidos pueden promediar en 100 unidades por semana para un artículo dado. No obstante, hay semanas en que las ventas son elevadas, por ejemplo de 300 o 400 unidades, y el material puede recibirse en stock, normalmente, tres semanas después de ser solicitado a la planta; pero ocasionalmente, puede arribar el pedido seis semanas después de su solicitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden componerse con las existencias de reserva o de seguridad, nombres usuales para los inventarios de fluctuación. Éstos existen cuando el flujo de trabajo en una factoría no puede equilibrarse completamente. Los stocks de fluctuación, conocidos también como de estabilización, pueden incluirse en el plan de manufactura, de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. Inventarios de anticipación: Son hechos con anticipación a las épocas de mayor venta, a programas de promoción comercial o a un período de cierre de la planta. Básicamente, los stocks de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de manufactura. Inventario de tamaño de lote: Con frecuencia es imposible o poco práctico fabricar o comprar artículos en las mismas cuotas que se venderán. Por lo tanto, los productos se consiguen en mayores cantidades a las que se necesitan en el momento. El stock resultante es el inventario de tamaño de lote. El tiempo de arreglo es menos importante en la determinación de dichas existencias (MORA, L.A. 2010). A la vez dentro de la literatura podemos encontrar sistemas de inventarios de varios periodos, principalmente los modelos de cantidad de pedido fija (también llamado cantidad de pedido económico o modelo Q) y modelos de periodo fijo (conocidos también como sistema periódico o modelo P). Los sistemas de inventario de varios periodos están diseñados para garantizar que una pieza estará disponible todo el año. Por lo general, la pieza se pide varias veces en el año; la lógica del sistema indica la cantidad real pedida y el momento del pedido CHASE, R; JACOBS, R; AQUILANO, N. 2009. La distinción fundamental es que los modelos de cantidad de pedido fija se basan en los eventos y los modelos de periodo fijo se basan en el tiempo. Es decir, un modelo de cantidad de pedido fija inicia un pedido cuando ocurre el evento de llegar a un nivel específico en el que es necesario volver a hacer un pedido. Este evento puede presentarse en cualquier momento, dependiendo de la demanda de las piezas consideradas. En contraste, el modelo de periodo fijo se limita a hacer pedidos al final de un periodo determinado, o sea que el modelo se basa sólo en el paso del tiempo. 25 Figura Nº 2.3: Sistemas de inventario de cantidad de pedido fija y periodo fijo Fuente: Administración de Operaciones. CHASE, R; JACOBS, R; AQUILANO, N. Los modelos de cantidad de pedido fija tratan de determinar el punto específico, R, en que se hará un pedido, así como el tamaño de éste, Q. El punto de pedido, R, siempre es un número específico de unidades. Se hace un pedido de tamaño Q cuando el inventario disponible (actualmente en existencia o en pedido) llega al punto R, como se muestra en la siguiente figura: Figura Nº 2.4: Modelo básico de cantidad de pedido fijo Fuente: Administración de Operaciones. CHASE, R; JACOBS, R; AQUILANO, N. 26 Al construir cualquier modelo de inventario, el primer paso consiste en desarrollar una relación funcional entre las variables de interés y la medida de efectividad. En este caso, como preocupa el costo, la ecuación apropiada es la siguiente: Figura Nº 2.5: Ecuación de costo total anual Fuente: Administración de Operaciones. CHASE, R; JACOBS, R; AQUILANO, N. En donde: CT = Costo total anual [CLP] D = Demanda [Unidades] C = Costo por unidad [CLP] Q = Cantidad a pedir [Unidades] Co = Costo de emitir una orden [CLP] R = Punto de reorden [Unidades] L = Lead Time (Tiempo de entrega) [Días] Ch = Costo de mantenimiento y almacenamiento por unidad de inventario [CLP] E [X] = Demanda durante el lead time [Unidades] σx = Desviación durante el lead time [Unidades] I = Inventario de seguridad [Unidades] Para el cálculo del de la cantidad óptima a ordenar se utiliza la siguiente formula: 𝑸∗ = √ 𝟐 × 𝑪𝒐 × 𝑫 𝑪𝒉 Formula Nº 2.2: Costos anuales del producto en base al tamaño del pedido Fuente: Administración de Operaciones. CHASE, R; JACOBS, R; AQUILANO, N. 27 Para el cálculo de la demanda durante el lead time se utiliza la siguiente formula: 𝑬[𝑿] = 𝑬[𝑫] × 𝑳 Formula Nº 2.3: Demanda durante el lead time Fuente: Curso de investigación de operaciones Avanzada, Ingeniería Civil Industrial, Universidad Austral de Chile Puerto Montt, 2013. Para el cálculo de la desviación durante el lead time se utiliza la siguiente formula: 𝝈𝑿 = 𝝈𝑫 × √𝑳 Formula Nº 2.4: Desviación durante el lead time Fuente: Curso de investigación de operaciones Avanzada, Ingeniería Civil Industrial, Universidad Austral de Chile Puerto Montt, 2013. Para el cálculo del punto de reorden se utiliza la siguiente formula: 𝑹 = 𝑬[𝑿] + (𝒁 × 𝝈𝑿) Formula Nº 2.5: Punto de reorden Fuente: Curso de investigación de operaciones Avanzada, Ingeniería Civil Industrial, Universidad Austral de Chile Puerto Montt, 2013. Para el cálculo del inventario de seguridad se utiliza la siguiente formula: 𝑰 = 𝑹 − 𝑬[𝑿] Formula Nº 2.6: Inventario de seguridad Fuente: Curso de investigación de operaciones Avanzada, Ingeniería Civil Industrial, Universidad Austral de Chile Puerto Montt, 2013. 28 Finalmente para el cálculo del costo total se considera la siguiente formula: 𝑪𝑻 = [𝑪 × 𝑫] + 𝑪𝒉 [ 𝑸 𝟐 + 𝑹 − 𝑬(𝑿)] + [ 𝑪𝒐 ×𝑬(𝑫) 𝑸 ] Formula Nº 2.7: Costo total anual Fuente: Administración de Operaciones. CHASE, R; JACOBS, R; AQUILANO, N. 2.8.3 Clasificación de los modelos de inventarios La clasificación de los modelos de inventario va a depender directamente del tipo de demanda que tenga el artículo. Esta demanda solo puede ser de dos tipos: Demanda determinística Demanda probabilística En el primer caso la demanda del artículo es conocida con exactitud y probabilística en el caso de que la demanda del artículo para un periodo no se conozca con certeza, pero que se le pueda asignar una distribución de probabilidad a su ocurrencia. Teniendo esto en cuenta todos los artículos tienen cabida en una de estas dos categorías, sin embargo se pueden sub clasificar en un determinado modelo dependiendo de otras condiciones tales como: Tipo de producto: pueden ser productos perecederos, productos sustitutos o durables en el tiempo. Cantidad de productos: existen modelos para un solo producto o para varios. Modelos que permiten o no, déficit. Los tiempos de entrega (tiempos de anticipación) pueden ser al igual que la demanda determinísticos o probabilísticos. Modelos que involucran o no, costos fijos. Tipo de revisión: la revisión de un determinado artículo puede ser continua o periódica. 29 Tipo de reposición: dependiendo del tipo de reposición se dice que un modelo puede ser de reposición instantánea cuando el artículo es comprado y de reposición continua cuando el artículo es producido en una planta manufacturera. Horizontede planeación: el horizonte de planeación puede incluir un solo periodo o varios. (GERRERO. H., 2010). 2.9 Herramientas y técnicas para la gestión de procesos El levantamiento de información es un paso fundamental para lograr tener una mirada de la situación actual de alguna organización que se quiera analizar, con el propósito de identificar problemas y oportunidades de mejora. 2.9.1 Métodos para recopilar información A) Entrevista Según la RAE (2015) define la entrevista como vista, concurrencia y conferencia de dos o más personas en lugar determinado, para tratar o resolver un negocio. Por otro lado otros autores la definen como un encuentro cara a cara entre personas que conversan con la finalidad, al menos de una de las partes, de obtener información respecto de la otra (MORAN, 2010). La entrevista se puede aplicar a todo nivel de una organización, lo que posibilita la obtención de información de diversa índole que será de suma importancia para la investigación. B) Observación Consiste en la atención cuidadosa a un objeto con el fin de conocerlo. El proceso de la observación no solo aparece al principio, sino a lo largo de la investigación, y es algo más complejo que el simple hecho de ver con atención (MORAN, 2010). Por otra parte la observación se define como la técnica de investigación básica, sobre las que se sustentan todas las demás, ya que establece la relación básica entre el sujeto que observa y el objeto que es observado, que es el inicio de toda comprensión de la realidad. (BUNGE, 2004). Según Bunge (2004) la observación en cuanto es un procedimiento científico se caracteriza por ser: 30 Intencionada: porque coloca las metas y los objetivos que los seres humanos se proponen en relación con los hechos, para someterlos a una perspectiva teleológica. Ilustrada: porque cualquier observación para ser tal está dentro de un cuerpo de conocimientos que le permite ser tal; solo se observa desde una perspectiva teórica. Selectiva: porque necesitamos a cada paso discriminar aquello que nos interesa conocer y separarlo del cúmulo de sensaciones que nos invade a cada momento. Interpretativa: en la medida en que tratamos de describir y de explicar aquello que estamos observando. Al final de una observación científica nos dotamos de algún tipo de explicación acerca de lo que hemos captado, al colocarlo en relación con otros datos y con otros conocimientos previos. 2.9.2 Métodos para diagnóstico y evaluación de procesos Para realizar en forma adecuada el diagnostico de un proceso, es necesario utilizar las herramientas y técnicas específicas que han sido construidas para lograr ese objetivo. Estas nos permiten obtener datos confiables de fácil comprensión e interpretación, identificar problemas que existen en los procesos y sus causales. Algunos métodos existentes en la literatura son los siguientes: I. Diagrama de procesos El diagrama de flujo de procesos es una representación gráfica de la secuencia de los pasos o actividades de un proceso, incluidos transportes, inspecciones, esperas, almacenamientos y actividades de reproceso. A través de este diagrama se puede visualizar en que consiste el proceso y cómo se relacionan las diferentes actividades; es de especial utilidad para analizar y mejorar un proceso (GUTIÉRREZ, 2010). 31 II. Brainstorming o tormenta de ideas Es uno de los métodos más antiguos para la recolección de datos y es sumamente efectivo en la generación de ideas. Requiere la participación de todos los participantes involucrados, creando nuevas ideas y soluciones que sean lo más creativas e innovadoras dejando fuera todos los paradigmas establecidos. Este método es útil y complementario al uso de otras herramientas, permitiendo la identificación de las causas de los problemas, con el fin que sean investigadas posteriormente, definir y adoptar planes de acción. III. Diagrama Causa-Efecto Una vez que queda bien definido, delimitado y localizado dónde se presenta un problema importante, es momento de investigar sus causas. Gutiérrez (2010) nos plantea que una herramienta de especial utilidad para esta búsqueda es el diagrama de causa-efecto o diagrama de Ishikawa, que es un método gráfico mediante el cual se representa y analiza la relación entre un efecto (problema) y sus posibles causas. Algunas de las ventajas del uso del diagrama Causa-Efecto son las siguientes: Hacer un diagrama de Ishikawa es un aprendizaje en sí (se logra conocer más el proceso o la situación). Motiva la participación y el trabajo en equipo, y sirve de guía para la discusión. Las causas del problema se buscan activamente y los resultados quedan plasmados en el diagrama. Muestra el nivel de conocimientos técnicos que se han logrado sobre el proceso. Señala todas las posibles causas de un problema y cómo se relacionan entre sí, con lo cual la solución se vuelve un reto y se motiva así el trabajo por la calidad (CHIAVENATO, 2001). 32 IV. Benchmarking Según SPENDOLINI (1994) el benchmarking es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las empresas que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales. Existen varios tipos de benchmarking, los cuales se presentan a continuación: Benchmarking Interno: consiste en el análisis y comparación de procesos similares en la propia organización. Benchmarking competitivo: consiste en la comparación de procesos de la organización con procesos similares de otras empresas de la competencia o de distinto rubro. Benchmarking funcional: consiste en la comparación de procesos en la organización con aquellas organizaciones de distintos rubros, que han alcanzado un alto nivel en procesos similares, ubicándolas como modelo (SPENDOLINI, 1994). 2.10 Categorización ABC La categorización ABC es una herramienta derivada de la ley de Pareto, es decir, se basa en el concepto de que en una población de elementos determinados el 20 por ciento de éstos representa el 80 por ciento del valor total de ellos, mientras que el 80 por ciento restante representa el 20 por ciento del valor total. (MULLER, 2004) Otra aporte que se encuentra en la literatura es la que nos Juan Gómez (2013), que no dice que este método se destaca por su sencillez, ya que establece una clasificación por excepción, es decir, busca controlar con mayor énfasis aquellos materiales que representan un porcentaje de valor más significativo; para ellos se realiza una clasificación dividiendo los productos de la empresa en otras categorías (A, B Y C) en función de su importancia técnico-económica (GOMEZ, 2013). 2.11 Sistemas de información Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos fluyen entre una persona a otra y puede ser desde la comunicación interna hasta grandes sistemas computarizados (PRESSMAN, 2002). 33 En la actualidad los sistemas de información son fundamentales para hacer más eficiente las áreas de toda empresa, llevando a cabo tareas como de contabilidad, finanzas, mercadeo o producción. Cada vez son más las empresas que toman conciencia de la importancia del manejo de tecnologías de la información como elemento que brinda ventajas competitivas frente a la industria. Es por esto que en este sentido, el gran aporte de los sistemas de información es que cooperan con todos los sistemas que hay dentro de una organización, de tal forma de que todos los componentes existentes se vinculen para realizar un trabajo eficiente y direccionado al mismo objetivo. Formula Nº
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