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“Estructura Administrativa para el Laboratorio de Alimentos y Bebidas para el Programa Educativo de Licenciados en Administración de Empresas Turísticas” Tesis que para obtener el título de Licenciada en Administración de Empresas Turísticas Presenta Carmen Angélica Flores Godoy Ciudad Obregón, Sonora; Junio de 2011 ii DEDICATORIAS A DIOS: Por darme la vida y la oportunidad de llegar a este momento tan importante en compañía de todos mis seres queridos, con salud y felicidad. Por los sueños y metas hasta hoy alcanzados, por los momentos difíciles que me han forjado como mejor persona y hoy me permiten ser quien soy. A MI MADRE: Ma. Del Carmen Godoy, quisiera poder encontrar las palabras exactas para agradecerte tanto amor pero todo lo que expreso es poco, gracias por ser mi mejor amiga, mi compañera, mi confidente, mi consejera y el pilar de mi vida; por todo tu apoyo y amor incondicional, por educarme y guiar mis pasos, sin duda te debo todo lo que soy y más. A MI PADRE: Gregorio Flores, por inspirarme cada día, enseñándome que trabajando duro es posible lograr nuestros propósitos, por ser la figura que me imponía autoridad pero a la vez me trataba con tanto amor, por tu esfuerzo y apoyo incondicional para ser de mi y de mis hermanos mejores personas y profesionistas de éxito. A MIS HERMANOS: Alejandro Flores y Gregorio Flores, por su cariño y apoyo incondicional en cada etapa de mi vida, por protegerme y cuidarme, ayudarme en todos los momentos difíciles y contagiarme con su optimismo y carisma, por estar siempre ahí cuando más los necesito, por que al crecer juntos han sido mi modelo a seguir. iii A MI NOVIO: José Luis López, eres una parte muy importante y especial de mi vida, pero también lo eres en mi desarrollo profesional, gracias por brindarme siempre tu apoyo incondicional, por estar a mi lado en cada momento, por hacer hasta lo imposible por verme feliz y por llenar mi vida de alegría. DIOS LOS BENDIGA SIEMPRE, MUCHAS GRACIAS CARMEN ANGÉLICA FLORES GODOY iv AGRADECIMIENTOS A MI ASESORA: Maestra Elba Myriam Navarro Arvizu, por la oportunidad de participar en este proyecto, por su dedicación, consejos y apoyo, por su trato amable, por ser además de una gran maestra, una excelente persona. A MIS REVISORES: Mtra. Yesenia Clark Mendívil y Mtra. Beatriz Adriana Franco Gutiérrez por la esmerada lectura de este trabajo, por sus comentarios y atinadas correcciones. A MI TUTORA: Dra. Irma Guadalupe Esparza García, por que desde el inicio de mis estudios profesionales me ofreció su apoyo, brindándome ánimo y valiosos consejos que llevare siempre conmigo, por su tiempo y dedicación, por ser una admirable maestra, profesionista y persona. A MIS MAESTROS: Por compartirme su experiencia y conocimiento, por su paciencia y amor por la docencia, a cada uno de ustedes que fueron parte vital de mi formación profesional. A MI COMPAÑERA DE TESIS: Yudith Hurtado Valenzuela, por tu apoyo y amistad incondicional, por motivarme en mis momentos de estrés y por se parte de este momento tan importante en nuestras vidas. A MIS COMPAÑEROS: Por permitirme entrar en sus vidas y compartir momentos inolvidables, por cada proyecto, asignaciones y trabajos finales que desarrollamos juntos con éxito y dedicación. v RESUMEN El presente trabajo tiene como objetivo principal establecer la estructura administrativa que ayude al personal del Laboratorio de Alimentos y Bebidas a realizar su trabajo de forma eficiente y eficaz para apoyar a los alumnos del Programa Educativo de Licenciado en Administración de Empresas Turísticas a que realicen sus prácticas de simulación alimentos y bebidas. El contenido se presenta en cinco capítulos donde se describe ampliamente los componentes de cada uno. En su primer capítulo se encuentran los antecedentes del estudio, el planteamiento del problema ¿Cómo ayudar a que el personal del Laboratorio de Alimentos y Bebidas realice su trabajo de forma eficiente y eficaz para apoyar a los alumnos del Programa Educativo de Licenciado en Administración de Empresas Turísticas a que realicen sus prácticas de simulación alimentos y bebidas?, justificación y objetivo de establecer una estructura administrativa para ayudar a que el personal del Laboratorio de Alimentos y Bebidas realice su trabajo de forma eficiente y eficaz para apoyar a los alumnos del Programa Educativo de Licenciado en Administración de Empresas Turísticas a que realicen sus prácticas de alimentos y bebidas. Dentro del segundo capítulo se expone el marco teórico que es precisamente la consulta del tema en cuestión, en libros de autores reconocidos y con experiencia en la materia, lo cual es la base para el desarrollo y obtención de los resultados deseados. Por otra parte en el capítulo tercero se presenta la metodología que se siguió en la obtención de los resultados, así como los sujetos y materiales que fueron necesarios. vi Los resultados se encuentran en el capítulo número cuatro, la estructura administrativa la cual consiste en misión, visión, valores, objetivos, reglamento interno del laboratorio de alimentos y bebidas, organigrama, descripción de puestos, hoja membretada, sugerencias de motivación y siete formatos de control. Por último se expone como conclusión que al establecer una estructura administrativa ayudará a que el personal del Laboratorio de Alimentos y Bebidas realice su trabajo de forma eficiente y eficaz para apoyar a los alumnos del Programa Educativo de Licenciado en Administración de Empresas Turísticas a que realicen sus prácticas de alimentos y bebidas; por otra parte se presentan recomendaciones para ser llevadas a cabo en el futuro. vii ÍNDICE Dedicatorias................................................................................................... ii Agradecimientos............................................................................................ iv Resumen...................................................................................................... v Índice........................................................................................................... vii CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN 1.1. Antecedentes............................................................................. 9 1.2. Planteamiento del Problema................................................... 11 1.3. Justificación........................................................................... 11 1.4. Objetivo.................................................................................. 13 CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO 2.1. Administración.............................................................................. 14 2.1.1. Concepto de Administración................................................ 15 2.1.2 Importancia de la Administración........................................... 16 2.2. Proceso Administrativo................................................................. 18 2.3. Planeación.................................................................................... 19 2.3.1. Elementos de la Planeación................................................. 20 2.4. Organización................................................................................ 28 2.4.1. Etapas de la Organización.................................................... 30 2.4.2. Técnicas de la Organización................................................. 32 2.5. Dirección...................................................................................... 35 2.5.1. Etapas de Dirección............................................................. 36 2.6. Control......................................................................................... 39 2.6.1. Proceso de Control............................................................... 39 2.6.2. Factores de Control ............................................................. 42 2.6.3. Técnicas de Control ............................................................. 42 viii CAPÍTULO III. MÉTODO 3.1. Sujetos............................................................................................ 45 3.2. Materiales....................................................................................... 45 3.3. Metodología.................................................................................... 45 CAPÍTULO IV. RESULTADOS Y DISCUSIONES 4.1. Planeación...................................................................................... 49 4.2. Organización................................................................................... 58 4.3. Dirección......................................................................................... 70 4.4. Control............................................................................................ 72 CAPÍTULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1. Conclusiones................................................................................ 88 5.2 Recomendaciones ........................................................................ 91 BIBLIOGRAFÍA........................................................................................ 93 APÉNDICE............................................................................................... 95 ANEXO..................................................................................................... 100 9 CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes Según el perfil de egreso de la Licenciatura en Administración de Empresas Turísticas los egresados de dicha licenciatura se caracterizan por ser profesionistas bilingües capaces de desarrollar, operar y comercializar productos y servicios turísticos para generar valor; coadyuvando a que el sector turismo sea eje de impulso competitivo sostenible, dentro de una cultura de alto desempeño y actitud de servicio, en contextos nacional e internacional (ITSON, 2011). En base a lo anterior se puede decir que al egresar de la Licenciatura en administración de Empresas Turísticas se cuenta con la capacidad de comercializar productos y servicios turísticos en contextos nacionales e 10 internacionales. Sin duda un área vital en empresas turísticas es el manejo adecuado de alimentos y bebidas, debido a que este debe ser sumamente cuidadoso en aspectos de higiene, lavado, desinfección, limpieza, almacenamiento, congelación, refrigeración, descongelación. Es así que al identificarse la importancia de la gestión de alimentos y bebidas surgen en las universidades los laboratorios especializados en esta área, pues estos deben contar con todo lo necesario para la preparación de comidas y bebidas nacionales e internacionales, lo cual permite llevar a la práctica los conocimientos obtenidos en clase. En ITSON la implementación de un Laboratorio de Alimentos y Bebidas es un proyecto que se venía buscando desarrollar desde los inicios de la carrera de Licenciado en Administración de Empresas Turísticas pero por diversas circunstancias no se había tenido la oportunidad de establecer uno. Este proyecto surge por la necesidad de los alumnos de la carrera de LAET de contar con las instalaciones adecuadas para llevar a la práctica los conocimientos adquiridos en las materias de Operación de alimentos y bebidas y Gestión de alimentos y bebidas del plan 2002 y Operación de alimentos y bebidas y Administración de establecimientos de alimentos y bebidas (Inglés) del plan 2009. El inicio de operaciones del Laboratorio de Alimentos y Bebidas para ITSON se programó para el semestre Agosto-Diciembre 2011, el cual contará con las áreas de cocina, lavado, lockers, recepción, almacén y bar. El laboratorio estará ubicado dentro de las instalaciones de ITSON Unidad Nainari. Las encargadas de este proyecto son la Mtra. Elba Myriam Navarro Arvizu y Mtra. Beatriz Alicia Leyva Osuna además está supervisada por la coordinadora de la carrera de LAET Mtra. Yesenia Clark Mendívil. 11 1.2 Planteamiento del Problema El Instituto Tecnológico de Sonora está comprometido con la ciudadanía en formar alumnos competentes con una amplia gama de conocimiento por lo que se detectó que es necesario establecer un Laboratorio de Alimentos y Bebidas para la carrera de Lic. en Administración de Empresas Turísticas y que de esta manera apliquen sus conocimientos teóricos en la práctica ayudando a comprender cómo es el manejo de un restaurante y/o bar en el área laboral. Con la creación del Laboratorio de Alimentos y Bebidas se dará un mayor valor a la carrera LAET, buscando con ello la acreditación del programa educativo de nivel licenciatura en el área académica de turismo otorgado por CONAET (Consejo Nacional para la Calidad de la Educación Turística A.C). Por lo anterior es necesario conocer e implementar los lineamientos y elementos necesarios para su apertura. ¿Cómo ayudar a que el personal del Laboratorio de Alimentos y Bebidas realice su trabajo de forma eficiente y eficaz para apoyar a los alumnos del Programa Educativo de Licenciado en Administración de Empresas Turísticas a que realicen sus prácticas de simulación alimentos y bebidas? 1.3 Justificación Dentro de la extensa oferta académica que tiene el Instituto Tecnológico de Sonora se encuentra la Licenciatura en Administración de Empresas Turísticas (LAET) la cuál iniciará un proceso de evaluación en el año 2011 para obtener su acreditación. Por otra parte el establecimiento de este laboratorio es una contribución para el desarrollo de otra meta de suma importancia que es obtener la acreditación por parte de CONAET (Consejo Nacional para la Calidad de la Educación Turística A. 12 C.). Ahora bien, la razón para obtener esta acreditación es que al acreditar un Programa Educativo de nivel superior se obtiene el reconocimiento público que otorga un organismo acreditador, no gubernamental y reconocido formalmente por el COPAES (Consejo para la Acreditación de la Educación Superior, A. C.), en el sentido de que cumple con determinados criterios, indicadores y parámetros de calidad en su estructura, organización, funcionamiento, insumos, procesos de enseñanza, servicios y en sus resultados. Significa también que el programa tiene pertinencia social. El objetivo de la acreditación es reconocer a aquellos Programas educativos en turismo que voluntariamente se someten al proceso y cumplan con los criterios mínimos de calidad tal, que coadyuven y promuevan la mejora continua de la educación turística en los diversos perfiles de formación a nivel superior, en beneficio de la sociedad y del país. A largo plazo, dicho sistema podrá establecer alianzas estratégicas para promover el reconocimiento mutuo de programas similares y de otros niveles educativos en otros países con los que se tendrá interacción de profesionistas, principalmente en Latinoamérica, Europa, Estados Unidos y Canadá. Para iniciar el proceso de evaluación con fines de acreditación, los Programas educativos solicitantes requieren satisfacer un conjunto de condiciones previamente establecidas por el CONAET, el cual también ha establecido diferentes tipos de criterios para llevar a cabo su evaluación, dividiéndolos en Criterios Esenciales: que son aquellos criteriosque por sus características se consideran básicos y necesarios a cumplir por un Programa Educativo en el área de turismo, en sus cinco perfiles de egreso; y Criterios Recomendables: que son aquellos criterios que por sus características se consideran deseables en este momento, y que en un futuro tenderán a cambiar su categoría a esenciales. Así mismo, el CONAET ha establecido diferentes ÁREAS DE EVALUACIÓN, dentro de las cuales se encuentra la de VINCULACIÓN Y FORMACIÓN PRÁCTICA, que significa que el Programa Educativo necesita contar con un 13 programa estructurado que permita la planeación, operación, control y evaluación de la práctica en sus distintas modalidades, siendo una de ellas la de Simulación debiéndose utilizar laboratorios en el campus o comprobar con evidencias que se cuenta con convenios de vinculación para usar otras instalaciones en diversas áreas como alimentos y bebidas, cómputo especializado en la planeación, operación y administración del turismo, mesas de negocios, etc., dependiendo del perfil de egreso. Otra Área de Evaluación es la de INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO donde se menciona que las instalaciones y equipamiento en laboratorios son indispensables para la realización de prácticas de simulación en la educación turística, particularmente en los perfiles de Gastronomía, de Administración de Instituciones de Servicio y de Gestión Empresarial. Es por esto que los alumnos del programa educativo de Licenciado en Administración de Empresas Turísticas deben de realizar las prácticas de las materias de Operación de Alimentos y Bebidas de III semestre y Administración de Establecimientos de Alimentos y Bebidas de V semestre del plan 2009, además de las materias de Operación de Alimentos y Bebidas del VI semestre y la de Gestión de Alimentos y Bebidas de VII semestre del plan 2002 en un espacio adecuado, contando con la infraestructura, material y utensilios necesarios para la realización de dichas prácticas. 1.4 Objetivo Establecer una estructura administrativa para ayudar a que el personal del Laboratorio de Alimentos y Bebidas realice su trabajo de forma eficiente y eficaz para apoyar a los alumnos del Programa Educativo de Licenciado en Administración de Empresas Turísticas a que realicen sus prácticas de simulación de alimentos y bebidas. CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO El presente capítulo tiene como finalidad presentar una recopilación de la información bibliográfica consultada en diversos autores reconocidos y con experiencia en la materia lo cual sustenta los resultados obtenidos en este proyecto. 2.1 Administración. De acuerdo con Chiavenato (2001) la historia de la administración es reciente, es un producto característico del siglo XX. En realidad, la administración tiene poco más de cien años, y es el resultado histórico e integrado de la contribución 15 acumulada de diversos precursores, filósofos, físicos, economistas, estadistas y empresarios que, con el paso del tiempo, fueron desarrollando y divulgando, cada uno, obras y teorías en su campo de actividades. Por tanto, la administración moderna utiliza conceptos y principios empleados en las ciencias matemáticas (incluso la estadística), en las ciencias humanas (como psicología, sociología, biología, educación, etc.), en las ciencias físicas, así como en derecho, ingeniería, tecnología de la información, entre otras. Es así que en relación a lo expresado por Chiavenato la administración ha ido evolucionando a la par con el desarrollo de la humanidad y ha sido parte fundamental en la mayoría de las diversas ciencias. Por lo anteriormente expuesto el presente apartado conlleva a explicar el concepto de administración y la importancia de la misma en el éxito de las empresas en la actualidad. 2.1.1 Concepto de Administración. La administración representa un factor de vital importancia para toda empresa ya que de esta depende el futuro que se tendrá y el cómo se podrá lograr la estabilidad tanto económica como laboral, es decir, constituye el camino que se desea seguir para lograr los propósitos y objetivos, tomando como base el adecuado orden y manejo de cada una de las actividades que se desarrollan dentro de una organización. Harold Koontz (2004) describe a la administración como un proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos. Por otra parte Münch Galindo (2008) establece que la administración es el esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles. 16 Reyes Ponce (2007) define a la administración es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social. Por otra parte define a la administración de empresas como la técnica que busca lograr resultados de máxima eficiencia en la coordinación de las cosas y personas que integran una empresa. Por su parte Chiavenato (2001) expone que la tarea de la administración cosiste en interpretar los objetivos de la empresa y transformarlos en acción empresarial mediante planeación, organización, dirección y control de las actividades realizadas en las diversas áreas y niveles de la empresa para conseguir tales objetivos. Por lo tanto, administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para conseguir determinados objetivos con eficiencia y eficacia. Es así que en relación a las definiciones presentadas de los autores aquí mencionados se determina como concepto de administración como el proceso sistemático de planear, organizar, dirigir y controlar los recursos organizacionales para alcanzar objetivos específicos con eficiencia y eficacia. 2.1.2 Importancia de la administración. Los administradores asumen la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de objetivos grupales. En consecuencia, la administración se aplica lo mismo a organizaciones grandes y pequeñas, empresas lucrativas y no lucrativas, industrias manufactureras y de servicios. (Koontz, 2004) Münch Galindo (2008) enuncia los siguientes argumentos más relevantes que fundamentan la importancia de esta disciplina: 1. Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es 17 imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social. 2. Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad. 3. La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración. 4. A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre. Por su parte Reyes Ponce (2007) menciona los siguientes puntos que resaltan la importancia de la administración: 1. El éxito de un organismo social depende, directa e indirectamente, de su buena administración, y sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. 2. Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial, ya que, por su magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica. 3. Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su única posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de su administración,o sea, obtener una mejor coordinación de sus elementos: maquinaria, mercado, mercado, calificación de mano de obra, etc., en los que, indiscutiblemente, son superadas por sus grandes competidoras. 4. En especial para los países que están desarrollándose, quizá uno de los requisitos substanciales es mejorar la calidad de su administración, porque, para crear la capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados y trabajadores, etc., bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la más eficiente técnica de coordinación de todos los elementos, la que viene 18 a ser, por ello, como el punto de partida de ese desarrollo. Es así que la importancia de la administración radica en su vitalidad para todas la empresas sean chicas o grandes empresas, pues estas pueden realizar sus actividades con eficacia y eficiencia, además de optimizar los recursos de la organización, permite obtener una ventaja competitiva en relación con empresas competidoras, por lo tanto el éxito de toda organización depende en gran medida de la oportunidad de su administración. 2.2 Proceso Administrativo. Toda actividad requiere un proceso y cualquier proceso va encaminado hacia un objetivo en específico, en este caso la administración, busca lograr una correcta planeación, organización, control y dirección de cada labor que se desee realizar tanto en la vida diaria como en el ámbito laboral, sirviendo este como un apoyo característico de llevar bajo ciertas bases las actividades, y así, poder ir evaluando cada una de ellas para lograr el propósito final. De acuerdo con Münch Galindo (2008) un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. Se puede definir al proceso administrativo como el conjunto de fases o etapas (planeación, organización, dirección y control) sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Chiavenato (2001) define al proceso administrativo no sólo como una simple secuencia ni un ciclo repetitivo de funciones- planeación, organización, dirección y control-, sino que conforma un sistema en el que el todo es mayor que la suma de las partes, gracias el efecto sinérgico. El proceso administrativo es un medio de integrar diferentes actividades para poner en marcha la estrategia empresarial. 19 Sin embargo Reyes Ponce (2007) contempla al proceso administrativo como un conjunto de seis etapas: previsión, planeación, organización, integración, dirección y control. Autor Proceso Administrativo Münch, 2008 • Planeación. • Organización. • Dirección. • Control. Reyes Ponce, 2007 • Previsión. • Planeación. • Organización. • Integración. • Dirección. • Control. Idalberto Chiavenato, 2001 • Planeación. • Organización. • Dirección. • Control. Como se puede mostrar en lo descrito anteriormente la mayor parte de los autores reconocen el proceso administrativo como un conjunto de cuatro etapas planeación, organización, dirección y control interdependientes que brindan el medio para el óptimo desempeño organizacional, es por esto que así será identificado para fines de este proyecto. 2.3. Planeación. En todas las empresas sean grandes o micro e incluso en la vida cotidiana antes de realizar cualquier actividad es necesario planear como se llevará a cabo, previendo ante que escenarios es posible enfrentarse y cómo afrontarlos para lograr un objetivo, por tal motivo a continuación se presenta el concepto y la importancia de planeación. El primer paso del proceso administrativo es la planeación Münch Galindo (2008) 20 la define como la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro. La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Koontz (2004) conceptualiza a la planeación como un procedimiento que implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para llevar a cabo las primeras y alcanzar los segundos, requiere tomar decisiones, esto es, elegir entre alternativas de futuros cursos de acción. De acuerdo con Mercado (2001) planear es definir los objetivos y determinar los medios para alcanzarlos; es fundamentalmente analizar por anticipado los problemas, planear posibles soluciones y señalar los pasos necesarios para llegar eficientemente a los objetivos que la solución elegida define. Planear es tan importante como organizar, dirigir o controlar, porque la eficiencia no se logra con la improvisación y, si administrar es “hacer a través de otros”, necesitamos primero hacer planes sobre la forma como esa acción se habrá de coordinar. Es así que planear es determinar objetivos y metas, así como los pasos y medios por los cuales se alcanzarán los mismos, teniendo una visión de contingencias futuras y que acciones se pueden elegir para enfrentarlas y darles solución para lograr dichos objetivos. 2.3.1. Elementos de la Planeación. Para planear es necesario llevar a cabo una serie de elementos que conformarán los planes que sustentarán y solidificarán una plataforma para llevar a cabo la organización, la dirección y el control. Estos elementos constan desde desarrollar 21 una misión, visión y objetivos hasta establecer programas y presupuestos, tal y como se desarrolla a continuación. v Misión. Münch Galindo (2008) menciona que el punto de partida en una empresa es la misión, sea tanto crearla o cuando se va a reestructurar. Se define misión en cuanto: describe la actividad o función básica de producción o servicio que desarrolla la empresa y que es la razón de su existencia; expone a lo que se dedica la empresa. Una misión debe contener al menos los siguientes puntos: 1.- producto(s) y/o servicio(s), 2.- mercado: lugar o concentración donde ofrece su(s) productos(s) y/o servicio(s) por tipo de clientes, venta por zona geografía o ventas por canales de distribución. De acuerdo con Koontz (2004) en la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una institución o de una parte de ésta. Consiste en una amplia formulación de los siguientes elementos de una organización: valores esenciales, ámbito geográfico, dirección y relaciones con quienes participan en ella. Daft (2010) expone que misión es una definición del propósito que distingue a la organización de otras similares. Una misión bien diseñada aumenta la motivación de los empleados y el desempeño de la organización. A menudo, el contenido de una misión se enfoca en el mercado y los clientes e identifica los campos de comportamiento deseados. Algunas describen las características de la empresa, como los valores corporativos, la calidad de sus productos, la ubicación de sus instalaciones y la actitud hacia los empleados. Por su parte Chiavenato (2002) establece que la definición de misión organizacional debe responder a tres preguntas básicas: ¿quiénes somos?, ¿qué hacemos? y ¿por qué hacemos los que hacemos?, la misión es la razón de la existencia de una organización. Debe constar de una declaración formal y escrita, denominado el credo de la organización, para que sirva como recordatorio periódico que indique a los empleados hacia dónde y cómo conducir los negocios. 22 Para que sea eficaz debe describir: ¿cuál es el propósito fundamental del negocio?, ¿cuáles son las necesidades básicas que el negocio debe atender y cómo debe atenderlas?, ¿quién es el cliente o cuáles son los sectores o el mercado que se debe atender?, ¿cuál es el papel y la contribuciónde la organización a las sociedad?, ¿cuáles son las competencias que la organización pretende construir y desarrollar?, ¿cuáles son los compromisos y valores y creencias centrales que impulsan el negocio?, ¿cómo crear el contexto adecuado para formular objetivos estratégicos y tácticos y delinear la planeación en la organización?. v Visión. Münch Galindo (2008) en el medio empresarial el termino visión, expresa las aspiraciones futuras y fundamentales de cualquier tipo de empresas o en otras palabras, es la proyección a futuro de las mismas. La visión contesta a la pregunta ¿qué se desea que sea la empresa en un futuro? está relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se determinen aspiraciones cualitativas (propósitos) y cuantitativas (objetivos). Para Hellriegel (2005) una visión expresa las aspiraciones y propósito fundamentales de una organización, por lo general apelando a los corazones y las mentes de sus miembros. Para Chiavenato (2002) una visión es la imagen que la organización tiene respecto de sí misma y de su futuro. Es el acto de verse en el tiempo y el espacio. Toda organización debe tener una visión adecuada de sí misma, de los recursos de que dispone, del tipo de relación que desea mantener con sus clientes y de los clientes, de cómo alcanzará los objetivos organizacionales, de las oportunidades y desafíos que debe enfrentar, de sus principales agentes, de las fuerzas que la impulsan y de las condiciones en que opera. v Propósitos y/o valores. Respecto con Münch Galindo(2008) los propósitos determinan los valores 23 generales de la empresa y en especifican actitudes morales de actuación que guía el comportamiento ético de los integrantes con un sentido pragmático, tanto en lo económico como en lo social. De igual manera el autor define a los propósitos como las aspiraciones cualitativas básicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo socioeconómico y que se establecen en forma permanente o semipermanente en un grupo social. Se establecen en forma inmediata de la misión y la visión, y no indican una limitante de duración en el futuro. De acuerdo con Chiavenato (2002) los valores o creencias centrales, representan los principios básicos de la organización y orientan su conducta ética, su responsabilidad social y sus respuestas a las necesidades del ambiente. v Investigación. En relación con Münch Galindo (2008) investigación es un proceso que procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir cualquier situación administrativa que afecte o beneficie a la empresa. La investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos y objetivos, así como de los medios óptimos para conseguirlos. Por otra parte Mercado H. (2001) establece que la investigación determina todos los factores, tanto positivos como negativos, que habrán de influir en la consecución de lo objetivos. Dicha investigación tiene como fin, por lo tanto, determinar los medios más aptos para alcanzar el objetivo fijado. Entre esos medios se encuentran la eliminación de aquellos factores que nos dificultarán la obtención del objetivo, eliminación que es por sí misma ya un medio. v Objetivos. De acuerdo con Münch Galindo (2008) los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico. Los objetivos se clasifican en función del área que abarquen y del 24 tiempo al que se establezcan, pueden ser: 1. Estratégicos o generales. Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo. 2. Tácticos o departamentales. Se refieren a un área o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o mediano plazo. 3. Operacionales o específicos. Se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa, se refieren a actividades más detalladas, e invariablemente son a corto plazo. Se determinan en función de los objetivos departamentales y, obviamente, de los generales. Koontz (2004) establece que los objetivos son los fines importantes a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. Un objetivo es verificable cuando al final del periodo determina si el objetivo se cumplió o no. Los objetivos forman una jerarquía, que va desde el propósito general hasta los objetivos individuales específicos. Representan no sólo el punto terminal de la planeación, sino también el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control. v Estrategias. Una estrategia de acuerdo con Koontz (2004) es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los recursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento. Münch Galindo(2008) define a las estrategias como cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Por su parte Daft (2010) define una estrategia como un plan de acción que describe la asignación de los recursos y las actividades para enfrentar el entorno, lograr una ventaja competitiva y alcanzar las metas de la organización. 25 v Políticas. Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones. Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes, permitiendo así a los administradores delegar autoridad sin perder el control de las acciones de sus subordinados, de acuerdo con Koontz (2004). Ahora bien Mercado H. (2001) define a las Políticas como normas de acción, expresadas en forma verbal, escrita o implícita, que son adoptadas y seguidas por un dirigente. Las políticas son necesarias porque por medio de ellas se establece la manera cómo vamos a alcanzar los objetivos. Son muy importantes en la planeación, pues con ellas el gerente tiene una guía, un camino a seguir para desarrollar positivamente su trabajo. De acuerdo con Münch Galindo (2008) las políticas son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales que hay que observar en la toma de decisiones, acerca de problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización. Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan, dado que, facilitan la delegación de autoridad, motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones, evitan pérdidas de tiempo a los supervisores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados, indican al personal cómo deben actuar en sus operaciones y facilitan la inducción del nuevo personal. v Reglas. En relación con Koontz (2004) en las reglas se exponen acciones o prohibiciones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. La esencia de la regla es reflejar una decisión administrativa en cuanto a la obligación, realización u omisión de una acción. Chiavenato (2002) establece que los reglamentos constituyen planes operacionales relacionados con el comportamiento esperado de las personas, los 26 cuales especifican cómo se deben comportar éstas en determinadas situaciones. En general, especifican lo que las personas deben hacer o no y lo que pueden hacer. Se diferencian de las políticas porque son muy específicos. Buscan sustituir el proceso de decisión individual, restringiendo el grado de libertad de las personas en determinadas situaciones previstas.v Procedimientos. Koontz (2004) establece que los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla de manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Münch Galindo (2008) los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Son fundamentales para planear adecuadamente, dado que: determinan el orden lógico que deben seguir las actividades, promueven la eficiencia y especialización, delimitan responsabilidades, evitan duplicidades, determinan cómo deben ejecutarse las actividades, y también cuándo y quién debe realizarlas y son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente. Un procedimiento respecto con Mercado H. (2001), es una guía de acción, por que detalla en forma precisa e inflexible cómo se va a desarrollar tal o cual actividad. Es una secuencia de labores debidamente ordenas, cuyo objetivo principal es llevar a cabo determinada labor. De acuerdo con Chiavenato (2002) un procedimiento es una secuencia de etapas o pasos necesarios que indican cómo cumplir una tarea o alcanzar una meta establecida de manera previa. En consecuencia, los procedimientos son sub- planes de planes mayores. Debido a su naturaleza detallada, se escriben y se ponen a disposición de quienes deben utilizarlos. 27 v Programas. Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado, Koontz (2004). Mercado H. (2001) establece que el programa es el conjunto de actividades a desarrollar en un tiempo determinado y tiende a alcanzar las metas fijadas. De acuerdo con Münch Galindo (2008) un programa es un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. Su elaboración es fundamental debido a que: suministran información e indican el estado de avance de actividades, mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control, identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, determinan los recursos que se necesitan, disminuyen los costos, determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades, evitan duplicidad de esfuerzos. Respecto con Chiavenato (2002) los programas también denominados programación, constituyen planes operacionales relacionados con el tiempo. Son planes que correlacionan dos variables: tiempo y actividades que se deben ejecutar o realizar. v Presupuestos. En relación con Koontz (2004) un presupuesto es la formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos. Un presupuesto puede expresarse en términos de horas-hombre, unidades de productos u horas-máquina, o en cualesquiera otros términos numéricamente medibles. Puede referirse a las operaciones, como en el caso del presupuesto de egresos; puede reflejar desembolsos de capital, como el presupuesto de inversiones de capital, o puede indicar el flujo de efectivo, como el presupuesto de efectivo. El presupuesto es necesario para el control, pero sería inútil como norma sensible de control si no es un reflejo fiel de los planes. 28 Mercado H. (2001) establece que un presupuesto es un plan y, en ciertos casos, el más importante de una empresa. Por medio de él se pueden expresar anticipadamente los resultados posibles, en datos numéricos tales como pesos, horas-hombre o unidades de producción. Es un elemento muy importante de la planeación porque por medio de él podemos conocer la cantidad de dinero que necesitamos invertir en nuestros programas. Münch Galindo (2008) define a un presupuesto como un esquema escrito de tipo general y/o específico, que determina por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignación de los recursos de la empresa, para un periodo determinado. Es así que planear consiste en llevar a cabo los elementos aquí mencionados, es importante tomar en cuenta que los planes cambian conforme una organización va evolucionando con el paso de los años y por lo tanto estos elementos deben se vanguardistas a la par con la empresa. 2.4. Organización. Toda actividad además de planearse debe enfocarse a estar bien estructurada ya que ayuda al proceso de logro de cada actividad establecida apoyando a su vez a disminuir el tiempo y con esto evitar el mínimo error y que todo prosiga de manera fluida. A continuación se muestra la opinión de distintos autores con respecto a la definición y la importancia de organización. Münch Galindo (2008) describe al segundo elemento del proceso administrativo, es decir organización, como el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. 29 Para Koontz (2004) la organización consiste en 1) la identificación y clasificación de las actividades requeridas, 2) la agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos, 3) la asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad necesaria para supervisarlo y 4) la estipulación de coordinación horizontal y vertical en la estructura organizacional. La importancia de organizar es ayudar a que los objetivos tengan sentido y contribuir a la eficiencia de la entidad. Mercado (2001) expone que es la etapa más creativa de la administración, puesto que en ella se deben establecer todas las consideraciones necesarias para definir claramente hacia dónde va un organismo y la forma más correcta y conveniente de ejecución para lograr sus objetivos A continuación se expone la importancia de la organización en las empresas en relación con diversos autores de renombre: Münch Galindo (2008) denota que los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son: l Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes, lo que obviamente redunda la necesidad de efectuar cambios en la organización. l Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. l Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos. l Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. l Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. Mercado (2001) expone que es la etapa más creativa de la administración, puesto 30 que en ella se deben establecer todas las consideraciones necesarias para definir claramente hacia dónde va un organismo y la forma más correcta y conveniente de ejecución para lograr sus objetivos Después de analizar la definición e importancia de la organización se puede mencionar que es el elemento principal del proceso administrativo ya que de este depende cuales vayan a ser los objetivos y como se deberán alcanzar, así mismo ayuda a mejorar la calidad de trabajo de los empleados y directivos haciendo una correcta indicación de labores a cada puesto y con esto evitar la duplicidad de funciones. 2.4.1 Etapas de la Organización. Cualquier actividad que sedesee realizar va enfocada en etapas, las cuales ayudan a llevar un debido orden e ir realizando las cosas de una manera concreta y con esto evitar errores al momento de implementarlo. A continuación se mencionan cada una de las etapas de la organización, haciendo mención a lo que refiere cada una de estas: 1. Se entiende por división de trabajo a la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. (Münch, 2008) Para entender y realizar una adecuada división de trabajo es necesario conocer los pasos y especificaciones que se deben seguir al momento de formalizar está etapa, ayudando con ello a mejorar el funcionamiento de las actividades y puestos establecidos en una organización. • Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por 31 orden de rango, grado o importancia. Mediante esto se forman los niveles jerárquicos los cuales se definen como el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen. (Münch, 2008) • Departamentalización es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Es importante seguir una continuidad al momento de realizar la departamentalización ya que de esta depende que la empresa funcione adecuadamente y que los puestos con los que está cuenta se ubiquen en su área. Son siete pasos los que se enlistan a continuación: 1) Listar todas las funciones de la empresa. 2) Clasificarlas. 3) Agruparlas según un orden jerárquico. 4) Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos. 5) Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos. 6) Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos. 7) El tamaño, la existencia y el tipo de organización de su departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas. (Münch, 2008) • La descripción de funciones, actividades y obligaciones es la última etapa de la división del trabajo y consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera un trabajo. (Münch, 2008) 2. La coordinación: Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos. Su función básica radica en lograr la combinación y la unidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo social. (Münch, 2008) 32 También se define como el logro de la armonía de los esfuerzos individuales y de grupo hacia el logro de los propósitos y objetivos de grupo. (Koontz, Weihrich, 2004) Por lo anteriormente expuesto las etapas o pasos de la organización consisten en primeramente realizar una división del trabajo la cual consiste en jerarquizar puestos y dividir la empresa en áreas funcionales (departamentalización), una vez realizado este paso, se procede a la realización de una descripción de puestos la cual ayuda tener una mejor coordinación de los recursos humanos evitando así la duplicidad de funciones. 2.4.2. Técnicas de la Organización. Las técnicas de la organización ayudan a establecer una correcta filosofía de las empresas, figurando un componente primordial para mostrar a cada empleado como está compuesta la organización en la que laboran, además ayuda al empresario a realizar con mayor facilidad cualquier cambio que se pueda dar dentro de la misma. Son herramientas necesarias para el proceso de organización y aplicables de acuerdo a las necesidades. Entre las más importantes se encuentran: • Organigramas: Descripción gráfica de la estructura de la empresa en términos de áreas funcionales que la componen, sus direcciones, gerencias, jefaturas, etc. Dependientes. Muestra las jerarquías y las relaciones de autorización y comunicación de cada uno de los puestos de la empresa. (Hernández y Rodríguez, 2008) Representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que 33 muestran las interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y autoridad existentes dentro de ella. Los tipos de organigrama son: - Vertical: Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo. - Horizontal: Niveles representados de izquierda a derecha. - Circular: Quedan determinados desde el centro hacia la periferia. - Mixto: Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical. (Münch, 2008) • Manuales: Documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. De acuerdo a su contenido pueden ser: - Políticas. - Departamentales. - Bienvenida. - Organización. - Procedimientos. - Contenido Múltiple. - Técnicas. - Puesto. • Diagrama de flujo: Representación simbólica y geográfica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y los puestos de trabajo que intervienen en un procedimiento detallado. (Münch, 2008) • Diagrama de proceso: Representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. (Münch, 2008) 34 • Formas: Papel que tiene información formal de lo que acontece en la empresa. (Münch, 2008) • Carta de distribución del trabajo o de actividades: Con esto se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. (Münch, 2008) Se indica en una forma general el trabajo que debe desarrollar cada uno de los encargados de las unidades orgánicas. Describen un conjunto de labores que son necesarias para alcanzar un objetivo determinado, aunque su desempeño se realice por varias personas y no por una sola. (Mercado, 2001) • Análisis de puestos: Es un cuestionario que sirve para obtener información sobre los componentes del puesto, desde, el título del puesto, jefe inmediato, subordinados y funciones o actividades, así como los requisitos de las cualidades humanas necesarias para desempeñarlo satisfactoriamente, tales como estudios o conocimientos necesarios, sexo, edad, experiencia, habilidades y perfil del puesto. (Münch, 2008) Es el método de segmentación de las partes y elementos de un todo, que permite comprender y reorganizar las funciones, los procesos, plasmándolas en una descripción de puestos. (Hernández y Rodríguez, 2008) Mercado (2001) puntualiza que consiste en reglas que se dan para separar los elementos del puesto y organizarlos adecuadamente. • Descripción de puesto: Es una técnica en la que se reclasifican las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes que deben poseer el personal que lo desempeña. (Münch, 2008) 35 Documento definitivo que determina con precisión, las tareas, responsabilidades, autoridad en términos de capacidad para tomar decisiones y ordenar a colaboradores, en su caso. (Hernández y Rodríguez, 2008) Determina lo que cada hombre debe hacer, es especifica porque determina lo que se requiere que el trabajador tenga para poder ocuparla y es impersonal porque el puesto es una unidad teórica y por lo mismo no se refiere a las personas que lo ocupan, sino que es parte de un nivel jerárquico que necesita de la intervención del hombre para cumplir ciertos objetivos. (Mercado, 2001) Las técnicas de organización representan un elementode gran importancia en una empresa ya que estas ayudan a planificar las actividades de sus empleados, formando así la estructura de la organización. Después de haberse investigado y analizado cada una de las técnicas que mencionan los tres autores referenciados anteriormente se pueden identificar como elementos principales a los organigramas, manuales, cartas de trabajo, análisis de puestos y descripción de puestos, esto no quiere decir que las demás no ayuden a las labores y que puedan ser utilizadas por cualquier organización. 2.5. Dirección. Para una empresa es de gran interés influir en sus empleados y en toda la gente que hace que la organización vaya encaminada de la mejor manera posible, es esencial que los empresarios tengan presente que la comunicación representa un factor elemental, ya que mediante este se pueden identificar las fallas que causan la desviación de los objetivos a lograr. • De acuerdo con Münch Galindo (2008) dirección es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la 36 supervisión. • Por su parte Koontz (2004) establece que la función administrativa de la dirección es el proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. • Es aquel elemento de la administración con el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio del ejercicio de la autoridad del administrador, a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o con más frecuencia delegando dicha autoridad. (Mercado, 2001) La dirección es trascendental porque: 1. Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. 2. A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional. 3. La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. 4. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control. 5. A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione. (Münch, 2008) Una vez estudiados los conceptos mencionados por diversos autores se puede decir que la organización es un proceso por medio del cual se puede intervenir para mejorar el trabajo de las personas que laboran en la empresa, así mismo buscar alternativas que motiven al empleado a realizar las cosas con gran interés y gusto y buscar el provecho de la empresa para lograr los objetivos. 2.5.1. Etapas de Dirección. Resulta indispensable para cualquier proceso basarse en una serie de etapas ya 37 que están ayudan a la correcta realización de cualquier actividad que se desee desarrollar y a través de esta poder identificar a tiempo errores y poderlos rectificar para beneficio de cualquier organización. A continuación se presentan las etapas de dirección: • Toma de decisiones. Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas. Al tomar decisiones es necesario: definir el problema, analizar el problema, evaluar las alternativas, elegir entre alternativas, aplicar la decisión. (Münch, 2008) Selección de un curso de acción entre varias opciones; selección racional de un curso de acción. (Koontz, Weihrich, 2004) • Integración. Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. La integración comprende: reclutamiento, selección, introducción o inducción, capacitación y desarrollo. (Münch, 2008) • Motivación. A través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. (Münch, 2008) • Comunicación. Proceso a través del cual se trasmite y recibe información en un grupo social. La comunicación consta de tres elementos básicos: emisor (se origina la información), trasmisor (fluye la comunicación), receptor (recibe y entiende la información). (Münch, 2008) Es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderla. (Koontz, Weihrich, 2004) Se clasifica de la siguiente manera: - Formal: se origina en la estructura formal de la organización y fluye a 38 través de los canales organizacionales (correspondencia, instructivos, manuales, etc.). - Informal: Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización (chismes, comentarios, opiniones, etc.). (Münch, 2008) Autoridad: Es la facultad de que está investida una persona, dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo. (Münch, 2008) Delegación: Es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar. (Münch, 2008) Mando: Asume dos formas. - Órdenes: Ejercicio de autoridad a través de la cual un supervisor trasmite a un subordinado la indicación de que una actividad debe ser realizada. - Instrucciones: Son las normas que habrán de observarse en situaciones de carácter repetitivo; los medios más convenientes para trasmitirlas son los instructivos y las circulares. (Münch, 2008) • Liderazgo-supervisión. Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Es de gran importancia para la empresa ya que mediante él se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos. (Münch, 2008) Cómo se puede observar en lo descrito en este apartado se identifica que el autor Münch menciona mas etapas que los demás mencionados por lo que se tomará por etapas las descritas por dicho autor, ya que es de manera más detallada 39 ayudando a su vez a realizar las labores con mayor perfección. 2.6. Control. El control es identificado como un componente el cual ayuda a corregir los errores en base a estándares que miden el funcionamiento de las labores, acciones, movimientos, etc. Es necesario conocer la definición de control por lo cual se mencionan las siguientes: - Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias, es el concepto que Münch Galindo (2008) proporciona. - Koontz (2004) expone que la función administrativa del control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se hayan cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos. El propósito del control es asegurar que se logren los objetivos mediante la detección de desviaciones y la ejecución de acciones ideadas para corregir o prevenir aquéllas. - Es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. (Chiavenato, 2001) Aunque los autores utilizan distintas palabras para definir el control el significado resulta el mismo por lo que se reconoce al control como medición del desempeño para lograr los fines propuestos mediante acciones correctivas y preventivas. 2.6.1 Proceso de Control. En este apartado se mencionará el proceso del control para identificar cual es el camino correcto por el cual se puede lograr medir cada actividad que se emprenda y mediante poder identificar tanto errores para mejorarlos así como las beneficios que pueden apoyar a seguir adelante a la empresa. 40 El control es identificado como un componenteel cual ayuda a corregir los errores en base a estándares que miden el funcionamiento de las labores, acciones, movimientos, etc. • Establecimiento de normas y/o estándares. Las normas son sencillamente criterios de desempeño. Son los puntos seleccionados en un programa de planeación en su totalidad en los cuales habrán de tomarse medidas de desempeño para que los administradores puedan recibir señales de cómo marchan las cosas, a fin de que no tengan que vigilar cada paso de la ejecución de los planes. (Koontz, 2004) Mercado (2001) expone que viene a constituir la primera parte del proceso de control y a establecer sus bases. Para lograrlo se necesita valuar la actividad de una entidad determinada, estableciendo unidades de medida. El administrador identifica el estándar fue establecido y le v a servir como unidad de medida para evaluarlo. La identificación de los estándares representa el estado de ejecución deseado en su aplicación. (Münch, 2008) • Medición del desempeño. Tiene como fin detectar desviaciones antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. (Koontz, 2004) Mercado (2001) dice que el trabajo puede ser medido por tiempo o por datos estadísticos, lo cual puede hacerse por medio de observaciones personales, informaciones verbales o por escrito. Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares. (Münch, 2008) • Comparación. Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario 41 comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos. (Münch, 2008) • Detección de desviaciones. El resultado de la comparación da la determinación de las desviaciones entre el desempeño real y el estándar, mismas que deberán reportarse inmediatamente. (Münch, 2008) • Corrección de desviaciones. Es el punto donde el control puede concebirse como parte del sistema total de la administración y ponerse en relación con las demás funciones administrativas. Los administradores pueden corregir desviaciones rediseñando sus planes o modificando sus metas. (Koontz, 2004) Por medio de la acción correctiva se puede llegar a la eficiencia del control, al localizar en donde ocurren las variables se debe desviar la ejecución del trabajo en forma de enmienda. Aún mejor que corregir el defecto es eliminar la causa de la desviación. (Mercado, 2001) La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. Es de carácter netamente ejecutivo, y se debe reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. (Münch, 2008) • Retroalimentación. A través de esta la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. (Münch, 2008) El proceso de control será identificado por el establecimiento de estándares, medición del desempeño, comparación, detección de desviaciones, corrección de desviaciones y retroalimentación para la correcta evaluación dentro de cualquier empresa. 42 2.6.2 Factores de Control. Es esencial basarse en factores que ayuden al control a planificar la manera en que llevarán a cabo cada evaluación, ya que depende de esta que tan satisfactorio pueda ser para la empresa y sobre todo a llevar márgenes en cada actividad. Münch (2008) menciona que los factores que intervienen en el control son los siguientes: a. Cantidad: Se aplica en actividades en las que el volumen es importante (presupuestos, estimaciones, productos terminados, inventarios de personal, etc.) b. Tiempo: Se controlan las fechas programadas (estudios de tiempo, fechas límite, programas, procedimientos, estándares, etc.) c. Costo: Es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades (presupuesto, costos estándar, pronósticos, contabilidad, etc.) d. Calidad: Se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa (evaluación de la actuación, pruebas psicológicas, inspecciones visuales, rendimiento del personal, informes, etc.) Cantidad, tiempo, costo y calidad es aplicable a todo actividad que se desee llevar por el camino del éxito, ayuda a planificar las actividades y sobre todo a seguir dando seguimiento para que todo marche bajo control. 2.6.3 Técnicas de Control. Las técnicas ayudan a llevar a cabo las labores de una manera más fácil ya que mediante esto se puede reducir la cantidad de trabajo y aparte ayuda a que esto se encuentre de manera visible para cualquier persona que quiera conocer 43 información de su interés, ayuda al correcto manejo de las asignaciones y sobre al entendimiento para un mejor control. Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control: • Sistemas de información: contabilidad, auditoría, presupuestos, reportes, informes, formas, archivos. • Gráficas/Diagramas: proceso, procedimientos, Gantt, etc. • Estudio de métodos: Tiempos y movimientos estándares, etc. • Métodos cuantitativos: redes, modelos matemáticos, investigaciones de operaciones, estadísticas, cálculos probabilísticos, programación dinámica. • Control interno: Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización, sus propósitos son: obtención de información correcta y segura, protección de los activos de la empresa, promoción de la eficiencia en la operación. (Münch, 2008) Cualquier técnica ayuda a facilitar las actividades ya que es una manera de presentar la información y sobre todo de asegurar un perfecto desarrollo de lo que se pretende dar a conocer o simplemente de organizar lo que se desee. CAPÍTULO III MÉTODO En todo trabajo de investigación se hace necesario el establecimiento de una serie de pasos consecutivos, los cuales se deben seguir para obtener un resultado, a esta serie de pasos se le denomina método o proceso de investigación, por tal motivo en el siguiente capítulo se presenta el procedimiento que se aplicó al diseñar la estructura administrativa para el laboratorio de alimentos y bebidas de la Licenciatura en Administración de Empresas Turísticas. De igual manera se presentan los sujetos que proporcionaron información y los materiales que fueron utilizados para obtener el resultado deseado. 45 3.1 Sujetos Para la determinación de la estructura administrativa del Laboratorio de Alimentos y Bebidas fue vital la participación de sujetos que facilitaron la información que fuese necesaria. Los sujetos fueron tres docentes responsables del desarrollo y funcionamiento del Laboratorio de Alimentos y Bebidas, cumpliendo con las siguientes funciones, un responsable del área de procesos de operación del laboratorio, un responsable en el desarrollo del área administrativa del laboratorio y un supervisor general en este caso el responsable del programa educativo de licenciado en administración de empresas turísticas. Dos de los docentes son profesores de tiempo completo en el Instituto Tecnológico de Sonora ambos con maestría en administración de empresas y el responsable del programa educativo cuenta con una maestría en incubación y aceleración de empresas. 3.2 Materiales Los materiales utilizados para obtener el resultado fueron los siguientes: una guía de entrevista la cual consiste en dieciséis preguntas abiertas correspondientes a información relevante del laboratorio; de igual manera se utilizó el paquete de Microsoft Office Word 2007 para la redacción y edición del resultado obtenido. (Ver apéndice A). 3.3 Metodología Este proyecto inicióen septiembre de 2010 y la fecha tentativa para su término es para el próximo mes de agosto de 2011 cuando el laboratorio inicie operaciones y se implemente la estructura administrativa contenida en el presente estudio. A continuación se muestran los pasos que se siguieron para la elaboración de ésta investigación: 46 1. Se realizó una reunión con los responsables del desarrollo y operación del Laboratorio de Alimentos y Bebidas, en la cual se tomaron acuerdos respecto a la forma de trabajo, el tiempo de duración, los beneficios a obtener, así como el costo del mismo. 2. Se llevó a cabo una entrevista con los responsables del proyecto, con la finalidad de obtener la información necesaria del laboratorio, es decir, sus antecedentes, dimensión, áreas que lo componen, el número de puestos y si contaba con alguno de los elementos que conforman una estructura administrativa. 3. Se procedió a la consulta de bibliografía presentada en este estudio, con autores reconocidos y con amplia experiencia en el tema, para después iniciar con el diseño de la estructura administrativa. 4. Se procedió al diseño de la estructura administrativa del laboratorio (ver capítulo IV, resultados) basándose en los autores Chiavenato (2001) y Münch (2008) quedando de la siguiente manera: 4.1 . Primeramente se estableció la planeación estratégica Filosofía del Laboratorio de Alimentos y Bebidas: se definieron la Misión, Visión, Objetivo General y Específicos, además de los valores con los que debe de contar el Laboratorio. 4.2. Se establecieron normas de operación: para asegurar el correcto funcionamiento del Laboratorio de Alimentos y Bebidas, se estableció un Reglamento Interno, el cual se dividió en apartados que se clasificaron en lineamientos generales, para Docentes, para Alumnos y de la preparación de los alimentos. 4.3. Posteriormente se diseño la Estructura Organizacional: en este punto se aplicaron una serie de pasos que dieron como resultado final la estructura del Laboratorio de Alimentos y Bebidas. Primero se determinaron las funciones que se van a desarrollar en el Laboratorio, luego se llevó a cabo la división del trabajo 47 donde se determinó el número de personas que se necesitaban para desempeñar dichas actividades. Después se realizó la descripción de puestos donde se asignaron las funciones que se van a llevar a cabo en cada uno de esos puestos y por último se diseñó el organigrama. 4.4. También se establecieron los elementos de dirección: como parte de la dirección de la empresa se diseño una hoja membretada para la distribución de memorándums cuando sea necesario dar a conocer información de suma importancia a la fuerza laboral. Por otra parte se analizó que tácticas motivacionales es posible implementar y se establecieron dos, las cuales se exponen en el capítulo IV de este estudio. 4.5. Por último se diseñaron los formatos de control: se elaboraron siete formatos para el adecuado control del laboratorio tomando en cuenta cada uno de los pasos desde el registro de los alumnos y del docente al área de lockers, la solicitud de material y equipo, solicitud de material especial, uno en caso de extravió o daño al equipo, control de inventario en almacén, requisición del almacén y la salida de los mismos con el llenado de un reporte de calidad en el servicio. 5 Una vez diseñada la estructura administrativa se sometió a revisión con expertos en el área tomando en cuenta sus observaciones, recomendaciones y sugerencias, para así obtener la versión final y ser presentada y entregada digitalmente al departamento de ciencias administrativas del Instituto Tecnológico de Sonora. CAPÍTULO IV RESULTADOS En el presente capítulo se exponen los resultados obtenidos, es decir la estructura administrativa del laboratorio de alimentos y bebidas, cada uno de los elementos desarrollados se muestran de acuerdo a la secuencia y etapas del proceso administrativo. Con los resultados que se muestra a continuación se pretende establecer una base sólida sobre la cual el laboratorio de alimentos y bebidas lleve a cabo sus operaciones de una forma eficiente y eficaz. . 49 Instituto Tecnológico de Sonora Estructura Administrativa para el Laboratorio de Alimentos y Bebidas 4.1 Planeación En el primer paso, planeación, se estableció la filosofía del laboratorio, la cual incluye misión, visión, valores, objetivo general y objetivo especifico; de igual manera se creó un reglamento interno, el cual se encuentra dividido en cuatro capítulos, disposiciones generales, del alumno, del maestro y de la preparación de los alimentos. Filosofía del laboratorio de alimentos y bebidas. Misión. Brindar a los alumnos de la carrera de LAET el escenario para realizar sus prácticas gastronómicas proporcionando además de las instalaciones físicas el material, equipo y utensilios necesarios para su óptimo aprendizaje. Visión. Establecer físicamente el laboratorio de alimentos y bebidas para la carrera LAET, en el cual se proporcione al alumno el material y utensilios necesarios para la realización de las prácticas formando profesionistas mayormente competitivos y mediante esto lograr la acreditación del programa de Licenciado en Administración de Empresas Turísticas. 50 Objetivo. Proporcionar a los alumnos de Administración de Empresas Turísticas los conocimientos y técnicas de la preparación, elaboración y conservación de alimentos y bebidas mediante el uso de instalaciones apropiadas para su aprendizaje, reforzando de esta manera las materias de Operación y Gestión de Alimentos y Bebidas. Objetivos Específicos. • Llevar a la práctica los conocimientos previamente adquiridos en clases a lo largo del programa de estudios en cuestión. • Crear un ambiente real de trabajo para que los alumnos puedan incorporarse al campo laboral sin problemas al finalizar sus estudios de Licenciatura. • Ser considerado a partir del momento en el que se empiece a utilizar, como una unidad de negocio donde los alumnos en coordinación con los encargados de cafeterías y Casa Club de ITSON realizando sus prácticas provean el servicio a eventos internos tales como congresos, convenciones, ceremonias, reuniones, entre otros. • Desarrollar las habilidades técnicas necesarias para el desempeño de los alumnos en el área gastronómica. 51 Nuestros Valores. • Responsabilidad: Significa responder por los actos propios, es así, que responsabilidad para el laboratorio significa realizar las labores que al puesto confieren de la manera adecuada y promoviendo prácticas sanas en la utilización y manejo de los utensilios y equipo en el desarrollo de las actividades. • Respeto: Es el reconocimiento de los intereses y sentimientos del otro en una relación de trabajo. • Tolerancia: respeto hacia las ideas, creencias o acciones de los compañeros de trabajo cuando son distintas o diferentes a las propias. • Honestidad: Es una forma de vivir congruente entre lo que se piensa y la conducta que se observa hacia el prójimo, que junto a la justicia, exige en dar a cada quién lo que le es debido. • Honradez: cualidad con la cual se designa a aquella persona que se muestra, tanto en su obrar como en su manera de pensar, como justa, recta e íntegra. • Calidad en el servicio: Capacidad de brindar un excelente servicio al usuario del laboratorio. • Puntualidad: característica de terminar y presentar una actividad o un trabajo específico antes de un plazo previamente determinado. 52 • Compromiso: El éxito de nuestras metas radica en la capacidad de comprometernos con nuestras labores para el logro de nuestros objetivos
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