MANUAL ADMINISTRACION - SISBEN Colombia

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Manual de
Sistema de identificación y clasificación
de potenciales beneficiarios para programas sociales
Grupo de Calidad de Vida
Dirección de Desarrollo Social
Departamento Nacional de Planeación
Bogotá, D. C. - 2002
1
administración
Sisbén
2 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
Dirección: Santiago Montenegro Trujillo
Subdirección: Alejandro Gaviria Uribe
Secretaria General: María Fernanda Pérez Valencia
Dirección de Desarrollo Social: Jairo Augusto Núñez Méndez
Grupo de Calidad de Vida: Edgar Baldión Waldron
Programa Nacional de Desarrollo Humano: Alfredo Sarmiento Gómez
Departamento Nacional de Planeación
Dirección de Desarrollo Social
Grupo de Calidad de Vida e Impacto de los Programas Sociales
Coordinación Nacional del Sisbén
Calle 26 No. 13-19 piso 5º
Bogotá, D. C.
Colombia
Teléfono (091) 5960300 / 5663666 Ext. 2050, 2051 o 2010
© El titular del derecho patrimonial de la presente obra es el DNP en virtud del artículo 91, ley 23 de 1982.
El DNP se reserva el derecho de transformación, y autorización para su reproducción y distribución
Manual de Administración
3Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
CONTENIDO
Pág.
1. Qué es la focalización del gasto social .......................................................... 5
2. Cómo se focaliza el gasto social .................................................................... 5
3. Qué es el Sisbén ............................................................................................ 6
3.1 Cuáles son los objetivos del Sisbén ....................................................... 7
3.1.1 Objetivo general .......................................................................... 7
3.1.2 Objetivos específicos ................................................................... 7
3.2 ¿Cuál es el marco legal del Sisbén? ...................................................... 8
3.3 ¿Cómo se diseñó el Sisbén? .................................................................. 8
3.4 ¿Quiénes participan en el Sisbén? ........................................................ 9
3.5 Cuáles son los componentes del nuevo Sisbén ..................................... 10
3.5.1 Ficha de clasificación socioeconómica ....................................... 10
3.5.2 Manuales de instrucción ............................................................. 10
3.5.3 Software....................................................................................... 11
3.5.3.1 Captura, administración y uso de la información .......... 11
3.5.3.2 Control de trabajo de campo ......................................... 11
3.5.3.3 Control de calidad ......................................................... 11
3.6 Cómo se obtiene la información del Sisbén ........................................... 12
3.7 Estrategias para la recolección de la información .................................. 12
3.8 Cómo se debe organizar el municipio para asumir el Sisbén ................ 13
3.9 Para qué le sirve el Sisbén al municipio................................................. 13
Introducción .................................................................................................... 15
1. Cómo se implanta el Sisbén directamente ..................................................... 15
1.1 Aspectos de organización y administración ........................................... 15
1.1.1 El comité técnico de administración municipal ............................ 17
1.1.2 El administrador municipal .......................................................... 18
1.1.3 Áreas de apoyo ........................................................................... 19
Sisbén
4 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
Pág.
• Cartográfica ............................................................................................... 19
• Informática ................................................................................................. 20
• Análisis técnico.......................................................................................... 20
• Apoyo logístico .......................................................................................... 20
• Apoyo departamental ................................................................................ 20
1.2 Aspectos operativos para la conformación de la base de datos ............ 21
1.2.1 Actividades preparatorias para la encuesta masiva ................... 22
1.2.2 Operativo de campo .................................................................... 23
1.2.3 Captura y calidad de la información ............................................ 23
1.2.4 El control de calidad a nivel municipal ........................................ 24
2. Contratación con empresas privadas ............................................................. 26
2.1 Aspectos a considerar en la selección de empresas a contratar ........... 26
2.1.1 Experiencia .................................................................................. 26
• De la empresa ........................................................................................... 26
• Del equipo de trabajo ................................................................................ 26
2.1.2 Propuesta económica .................................................................. 26
2.1.3 Propuesta técnica ........................................................................ 27
2.1.4 Costos ......................................................................................... 27
• Para valores unitarios................................................................................ 27
• Consideraciones básicas o esenciales ..................................................... 27
2.1.5 Informes ....................................................................................... 28
2.1.6 Soporte al sistema ....................................................................... 28
2.1.7 Responsabilidades del municipio ................................................ 28
• Funciones del comité técnico y del administrador Sisbén......................... 29
2.1.8 Rescisión del contrato ................................................................. 29
3. Entrega y evaluación de resultados ............................................................... 29
Costos directos del operativo de campo y la digitación de la información ..... 31
Manual de Administración
5Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
Introducción
La Constitución Nacional de 1991 dentro del ámbito de Estado Social de Derecho
establece la necesidad de focalizar o dirigir el gasto social a la población más pobre y
vulnerable por parte del gobierno nacional y de los gobiernos departamentales y loca-
les. Para cumplir con este mandato, los responsables de la administración pública
deben contar con mecanismos técnicos y objetivos que garanticen una total transpa-
rencia en la identificación de las necesidades reales y en la selección de los potencia-
les beneficiarios para los programas sociales.
Para facilitar la comprensión del Sisbén, su uso y utilidad en las entidades territoriales,
a continuación se resumen algunos conceptos e instrumentos básicos de focalización
individual del gasto social.
1. Qué es la focalización del gasto social
La ley 715 de 2001 define la focalización como el “proceso mediante el cual se garan-
tiza que el gasto social se asigne a los grupos de población más pobre y vulnerable”.
La focalización no es, por tanto, la política social sino un instrumento básico para
lograr que determinados programas destinados a grupos específicos lleguen efectiva-
mente a estos grupos escogidos como objetivo.
2. Cómo se focaliza el gasto social
Existen tres métodos principales para llegar a los grupos objetivo:(i) Focalización por programa consiste en invertir en programas, que se sabe de
antemano, llegan a los grupos objetivo del gasto; por ejemplo, un programa mater-
no - infantil público llega a madres y niños, en gran proporción de estratos pobres,
puesto que los de estratos medios o altos buscan servicios en el sistema de segu-
ros o en el sector privado. Otros ejemplos son los programas de atención a niños
con desnutrición, o alimentación escolar en escuelas públicas ubicadas en ba-
rrios pobres. El instrumento de focalización clave aquí es el programa, que debe
estar bien diseñado para asegurar que la mayoría de los beneficiarios correspon-
den al grupo objetivo que se quiere beneficiar. El Ministerio de Salud enfatiza este
método de focalización en sus programas materno-infantil y otros destinados a
grupos específicos de la población.
(ii) Focalización geográfica consiste en invertir en zonas pobres, identificadas de an-
temano mediante mapas de pobreza construidos con información del Departa-
mento Nacional de Planeación - DNP, Dane, Empresas de Servicios Públicos,
Secretarías de Bienestar Social del municipio, ICBF (Sistema de Vigilancia
Sisbén
6 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
Epidemiológica, Alimentaria y Nutricional), Organizaciones No Gubernamentales
(ONG), iglesia, y otras instituciones. Este método es especialmente útil para orientar
el gasto en infraestructura de servicios cuando falten escuelas, puestos y centros
de salud, saneamiento, y programas de subsidios a grupos específicos de pobla-
ción. Todos los habitantes de la zona en referencia son beneficiarios del gasto. El
instrumento de focalización aquí son los mapas socioeconómicos o de carencias
de la población por barrio, vereda u otra definición geográfica. Ejemplos: el Minis-
terio de Salud recomienda mapas epidemiológicos para muchos de sus progra-
mas, y las empresas de servicios públicos que emplean la estratificación para
determinar tarifas diferenciales a los usuarios, dando subsidios a los estratos más
pobres de la población.
(iii) Focalización individual o familiar, contempla la selección precisa de cada uno de
los beneficiarios del programa de gasto social. Existen numerosos programas
que no se pueden asignar a todos los que acudan a solicitarlos, independiente
de su situación socioeconómica (como en el caso de la focalización por progra-
ma), ni a todos los habitantes de una zona geográfica (como en el caso de la
focalización geográfica), sino que se deben asignar a hogares, familias o indivi-
duos pobres puesto que corresponden a subsidios o ayudas temporales para
aliviar o complementar el poder de pago de tales personas. En este caso se
debe tener un instrumento que permita la clasificación socioeconómica de estas
personas.
Un instrumento que permite el manejo integrado y moderno de los tres métodos men-
cionados es el Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios
para Programas Sociales – Sisbén, desarrollado por el Departamento Nacional de
Planeación - DNP.
3. Qué es el Sisbén
El Sisbén comprende un conjunto de reglas, normas y procedimientos, que permiten
obtener información socioeconómica confiable y actualizada de grupos específicos en
los distritos y municipios del país.
Es una herramienta básica que facilita el diagnóstico socioeconómico preciso de de-
terminados grupos de la población, se aplica a hogares no colectivos, y es muy útil
para la elaboración del plan de desarrollo social de los municipios y la selección técni-
ca, objetiva, uniforme y equitativa de beneficiarios para programas sociales, de acuer-
do con su condición socioeconómica particular, representada mediante un indicador
resumen de calidad de vida - índice Sisbén.
El índice refleja un puntaje de 0 a 100 para cada una de las familias. Una familia es más
pobre cuanto más se acerca su puntaje a 0 y menos cuanto más se aproxima a 100.
Manual de Administración
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Las variables para la construcción del indicador se determinaron con base en la infor-
mación obtenida en la Encuesta Nacional de Calidad de Vida de 1997 aplicada a 9.600
hogares en todo el país. Con esta información se ordenó, según el nivel de pobreza, a
cada una de las familias colombianas a partir de un conjunto de variables
socioeconómicas, incluyendo las características de índole regional, tamaño de las
cabeceras y zona de residencia.
Uno de los principales resultados del sistema es la creación de una base de datos con
información válida, confiable y actualizada sobre potenciales beneficiarios para pro-
gramas sociales en las áreas de salud, educación, vivienda, bienestar social.
Esta base permite hacer diagnósticos detallados de la situación de necesidades bási-
cas insatisfechas, empleo, ingresos y educación de la población pobre del municipio.
El proceso de focalización requiere la actualización periódica de la base de datos y el
uso de ésta por todas las entidades que operan los programas sociales del orden
departamental, distrital y municipal, esto permitirá unificar los criterios de identifica-
ción y selección de beneficiarios.
3.1 Cuáles son los objetivos del Sisbén
3.1.1 Objetivo general
Establecer un mecanismo técnico, objetivo, equitativo y uniforme de selección de po-
sibles beneficiarios del gasto social para ser usado por las entidades territoriales.
3.1.2 Objetivos específicos
• Permitir la elaboración de diagnósticos socioeconómicos precisos de la población
pobre para apoyar los planes de desarrollo municipal, y el diseño y elaboración de
programas concretos, orientados a los sectores de menores recursos o población
vulnerable.
• Contribuir al fortalecimiento institucional del municipio, mediante la puesta en
marcha de un sistema moderno de información social confiable.
• Facilitar la clasificación de los potenciales beneficiarios para programas sociales
de manera rápida, objetiva, uniforme y equitativa.
• Apoyar la coordinación interinstitucional municipal para mejorar el impacto del
gasto social, eliminar duplicidades y facilitar el control tanto municipal, como de la
sociedad y entidades que ejecutan programas sociales, posibilitando la asigna-
ción de recursos a los más pobres.
• Facilitar la evaluación de las metas de focalización de los departamentos, distritos
y municipios, y lucha contra la pobreza en el territorio colombiano.
Sisbén
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3.2 ¿Cuál es el marco legal del Sisbén?
El marco legal del Sisbén estaba consignado en el artículo 30 de la ley 60 de 1993 y
actualmente, se encuentra en el artículo 94 de la ley 715 de 2001, donde se definen
los elementos generales para la focalización del gasto social y se dan recomendacio-
nes al CONPES Social para que fije cada tres años los criterios para la determinación,
identificación y selección de potenciales beneficiarios de programas sociales.
Después de ocho años de utilización del Sisbén como principal instrumento de
focalización de recursos públicos destinados a programas sociales, se identifican lo-
gros importantes: focalización efectiva de los recursos; apropiación por la comunidad
y autoridades locales de los criterios y utilización del instrumento; apoyo a los proce-
sos de planeación, ejecución de programas específicos, descentralización y fortaleci-
miento del desarrollo institucional local y nacional.
No obstante, la evaluación del Sisbén propuesta en el CONPES No. 40 de 1997 y
realizada por la Misión Social del DNP y el Ministerio de Salud, en 2000 - 2001 “Eva-
luación Integral del Sisbén”, para validar o redefinir los criterios del instrumento, seña-
ló como problemas: la posibilidad de manipulación del instrumento por parte de los
actores involucrados, deficiencias en la captura de información, debilidades en el índi-
ce Sisbén para discriminar pobreza, filtraciones de carácter político enla escogencia
de potenciales beneficiarios para programas sociales, mecanismos poco eficaces de
control y vigilancia, y debilidad del control social.
De acuerdo con lo anterior, el CONPES Social expidió el documento 055 de 2001, el
cual aprobó la reforma al sistema de focalización individual del gasto social.
3.3 ¿Cómo se diseñó el Sisbén?
Para el diseño del Sisbén se desarrollaron las siguientes etapas:
• Aplicación de una encuesta a 9.600 hogares para determinar las características
de la calidad de vida de la población colombiana. En esta encuesta, usada tam-
bién para analizar el impacto del gasto social, se tomó información sobre un am-
plio número de variables socioeconómicas, demográficas, educativas, de salud y
de fuerza de trabajo de las familias, así como las características de la vivienda y la
disponibilidad de servicios públicos. Mediante técnicas estadísticas se determina-
ron cuáles de estas variables eran las que más influían en el nivel de pobreza de
cada una de las familias de Colombia.
• Se determinaron los pesos relativos o ponderaciones para cada una de las varia-
bles, y las correspondientes categorías.
Manual de Administración
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• A partir de la información obtenida se determinó un Índice de Pobreza - IP en el
nivel familiar, permitiendo identificar a la población que por sus características se
puede cuantificar como más pobre o vulnerable.
• Con estas variables y otras más que permiten identificar a las familias, se diseñó
un formulario que se denomina “Ficha de clasificación socioeconómica”, y que ha
sido probada en varios municipios del país, con resultados satisfactorios.
• Se elaboraron los manuales necesarios para el proceso de implantación del Sisbén.
• Para ser utilizados en cada uno de los municipios del país se diseñaron tres soft-
ware de fácil manejo: i) captura, administración y uso del Sisbén, ii) control del
trabajo de campo y, iii) control de calidad.
3.4 ¿Quiénes participan en el Sisbén?
Participan todos los niveles de Gobierno: nacional, departamental, distrital y munici-
pal, los organismos de control y vigilancia y la comunidad.
• De acuerdo con lo establecido en la Resolución 970 de 2002 del DNP, el nivel
nacional diseña el marco de políticas, desarrolla y prueba metodologías, elabora
el instrumento de focalización, genera los elementos que deben usarse para la
implantación del instrumento (fichas, manuales, software), produce el marco de
regulación y sanción; y de acuerdo con el artículo 79 numeral 4 de la ley 715 de
2001, consolida y evalúa la calidad de la información información municipal, ad-
ministra las bases para su uso en programas sociales que involucran subsidios
del orden nacional, coordina con otras instancias del nivel central, desarrolla los
mecanismos y procesos para la depuración de las bases.
• El nivel departamental sensibiliza a la población, a las autoridades municipales y
a los organismos de control y vigilancia sobre el Sisbén, apoya la implantación del
Sisbén en los municipios y les presta asistencia técnica para el desarrollo e im-
plantación de los instrumentos de focalización, controla el desarrollo de los
operativos, consolida la información municipal del departamento, administra las
bases para su uso en programas sociales que involucran subsidios del orden
departamental, coordina con otras instancias del nivel departamental y desarrolla
los mecanismos y procesos para la depuración de las bases.
• El nivel distrital y municipal es el encargado de sensibilizar la población del muni-
cipio, así como de implantar, operar y administrar el Sisbén siguiendo las políticas
y procedimientos creados para el efecto. Debe, así mismo, propiciar la participa-
ción activa de los organismos de control y vigilancia municipal y de la comunidad
para que aquellos que den mal uso al instrumento reciban la sanción que determi-
ne la ley.
Sisbén
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El mal manejo del sistema en cualquiera de sus procesos conducirá a sanciones pe-
nales. El sistema para tal efecto contará con una estricta vigilancia por parte de los
organismos de control, la sociedad civil e instituciones gubernamentales.
La capacitación de la metodología del nuevo Sisbén debe ser autorizada por el
DNP; esta capacitación en ningún caso tendrá costo.
3.5 Cuáles son los componentes del nuevo Sisbén
El nuevo Sisbén está compuesto por los siguientes elementos: fichas de clasificación
socioeconómica, manuales de instrucción y manejo, y software.
3.5.1 Ficha de clasificación socioeconómica
Es un formulario que contiene 74 preguntas por medio de las cuales se puede conocer
y medir los niveles de pobreza a través de la construcción de un indicador resumen de
calidad de vida.
Las preguntas están distribuidas en siete secciones: identificación, datos de la unidad
de vivienda, control de trabajo, datos del hogar, antecedentes sociodemográficos,
educación, ocupación e ingreso.
3.5.2 Manuales de instrucción
Para la obtención de información válida y confiable se cuenta con siete (7) manuales
de instrucción y operación del Sisbén:
Manual 1: Administración
Presenta los conceptos e instrumentos básicos de focalización del gasto social y des-
cribe las etapas administrativas a realizar para la implantación y operación del Sisbén,
cómo se obtiene la información, los recursos humanos necesarios, el presupuesto, la
cartografía, su uso y la actualización de la información.
Manual 2: Encuestador
Contiene las funciones, normas, conceptos y definiciones que debe manejar el
encuestador para el diligenciamiento de la ficha de clasificación socioeconómica.
Manual 3: Técnico operativo para la recolección y captura de la información
Describe las funciones y los pasos a seguir en el operativo de recolección de la infor-
mación, digitación y empleo de los controles de calidad establecidos.
Manual de Administración
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Manual 4: Supervisor
Contiene las funciones, normas e instrucciones que le permiten al supervisor verificar
la consistencia formal de los datos, la detección preliminar de errores de rango, la
validez de la información y la administración de la labor de recolección.
Manual 5: Usuario (manejo del software de captura, administración y uso de la
información)
Manual 6: Control de calidad (manejo del software de control de calidad)
Estos dos manuales contienen las normas y procedimientos para el ingreso, valida-
ción, corrección de los datos y la producción de cuadros y listados; así mismo, los
procedimientos para la utilización y obtención de resultados del trabajo de campo y el
control de calidad.
Manual 7: Normatividad
Describe y establece la naturaleza jurídica de la ficha de clasificación socioeconómica
y la reserva estadística de la misma; las responsabilidades de quienes participan en el
proceso de administración, operación, actualización, uso y manejo del Sisbén; tipología
de las faltas de los funcionarios y de las empresas en la recolección, captura y admi-
nistración del Sisbén; sanciones de tipo penal, disciplinario y fiscal para conductas
punibles en que puedan incurrir.
3.5.3 Software
Adicional al software básico diseñado para el manejo y uso de la información, se han
incorporado otros dos, orientados al control de calidad y al control del trabajo de campo.
3.5.3.1 Captura, administración y uso de la información
Permite la captura de la información suministrada en la ficha, validación, análisis y la
selección de potenciales beneficiarios para programas sociales de acuerdo con los
puntajes del indicador de calidad de vida.
3.5.3.2 Control de trabajo de campo
Registra el resultado de la aplicación de la ficha en campo, completa o no completa, a
la vez que refleja en forma sintética el estado y resultados del operativo de campo. Se
constituye en herramienta de apoyopara evaluar la integridad de la base Sisbén.
3.5.3.3 Control de calidad
Tiene como objetivo capturar información previamente seleccionada y generar infor-
mes para evaluar la calidad de información recolectada y digitada.
Sisbén
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3.6 Cómo se obtiene la información del Sisbén
Para la aplicación de la ficha en zonas previamente focalizadas por nivel de pobreza,
el municipio tiene dos opciones:
1. Realizar las tareas de recolección y sistematización de la información directamen-
te.
2. Contratar el operativo con una empresa privada u Organización no Gubernamen-
tal (ONG) de reconocida idoneidad y experiencia en aplicación de encuestas.
3.7 Estrategias para la recolección de la información
Debido a los graves problemas de orden público en el país y la dispersión de la pobla-
ción en el territorio, para obtener la información de los hogares del casco urbano,
centro poblado y el rural disperso, se plantean estrategias de recolección diferentes.
Para la zona urbana y sus alrededores, los centros poblados e incluso el rural disper-
so localizado en municipios sin problemas de orden público y fácil acceso, en la fase
inicial la información se debe recolectar mediante el “método de barrido” realizando un
censo de zonas pobres, previamente identificadas, diligenciando para cada hogar la
ficha de clasificación socioeconómica. De igual forma, las familias pobres que no se
encuesten durante el transcurso del operativo, deben ser individualizadas, localiza-
das, censadas e incorporadas en la base Sisbén.
Para el rural disperso con dificultades o riesgo para el personal de campo, la informa-
ción se obtiene mediante jornadas de actualización de la información, consistente en
el montaje de centros de recepción en la cabecera municipal, en los centros poblados
o en lugares a los que periódicamente acuden los residentes del rural disperso; la
realización de una convocatoria amplia a la población residente en la zona rural dis-
persa para que acuda a los centros de recepción; y la actualización de la información
mediante la aplicación de la nueva ficha.
Una vez concluida la encuesta por barrido se aplica la ficha a solicitud de los interesa-
dos: i) porque no quedaron registrados en la base de datos y consideran que tienen
derecho a estar en ella; y, ii) porque considera que los resultados de ella no reflejan su
situación sociodemográfica y económica.
Manual de Administración
13Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
3.8 Cómo se debe organizar el municipio para asumir el Sisbén
El alcalde es el responsable de la administración y uso del Sisbén en el muni-
cipio.
A continuación se describen los pasos que debe seguir un municipio o distrito para
recolectar y mantener la información actualizada:
1. Crear un comité técnico de administración del Sisbén, conformado por un delega-
do del alcalde, quien lo debe presidir, y por técnicos de las secretarías sociales y
planeación municipal.
2. Designar un administrador del orden municipal que le reporte al comité técnico, y
que será el responsable de recolectar la información y mantener actualizada la
base de datos de potenciales beneficiarios para programas sociales.
3. Propiciar el control social a través de las veedurías ciudadanas (decreto 2170 de
2002) y de los organismos de control y vigilancia gubernamentales para que no
permitan la manipulación y mal uso del Sisbén.
4. Planificar el operativo de campo. Para esto se debe consultar los diferentes ma-
nuales.
3.9 Para qué le sirve el Sisbén al municipio
1. Identificar y clasificar la población de menores recursos económicos y preparar el
plan de desarrollo social y planes sectoriales de salud, educación, agua potable y
vivienda, entre otros.
2. Mejorar el diseño y la estrategia de los programas y proyectos de desarrollo social
municipal.
3. Seleccionar, rápida y eficientemente los beneficiarios de programas que involucran
la entrega de subsidios a la población, como lo establece el documento CONPES
055 “Reforma del Sistema de Focalización Individual del Gasto Social” aprobado
el 22 de noviembre de 2001. Entre estos programas están:
• Programas que pueden desarrollar los distritos y municipios, circunscritos en la
ley 100 de 1993 y ley 715 de 2001.
• Los subsidios a Empresas Promotoras de Salud o Empresas Solidarias de Salud
o los que indique el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.
Sisbén
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• Programas de carácter nacional como Red de Apoyo Social y Becas Paces o
programas institucionales: ICBF, INURBE, Ministerio de Educación, Red de Soli-
daridad Social.
4. Disponer de una base de información permanente y actualizada de las caracterís-
ticas socioeconómicas de potenciales beneficiarios, lo que facilita el diagnóstico,
diseño y elaboración de planes, programas y proyectos, orientados a los sectores
de menores recursos económicos.
5. Generar los mecanismos que faciliten la acción coordinada de los entes municipa-
les e instituciones que ejecutan programas sociales, posibilitando la concentra-
ción de recursos en los más pobres.
6. Facilitar la evaluación de las metas de focalización.
Manual de Administración
15Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
Administración del sistema
Introducción
En esta sección se describen las etapas administrativas que se deben realizar para la
implantación y operación del Sisbén, en el distrito o municipio, identificando las fases
del sistema y las actividades a seguir para el desarrollo de cada una de ellas, garan-
tizando así la uniformidad en el proceso.
Existen dos opciones para la implantación del Sisbén.
1. Implantación directa por parte del municipio, que consiste en conformar la base de
datos de potenciales beneficiarios Sisbén directamente, para lo cual el municipio
o distrito debe realizar todos los procesos: planificación, estimación de costos,
operativo de campo, digitación y la actualización continua de la información.
2. Mediante la contratación con empresas o contratistas privados. Si el municipio
opta por realizar la aplicación de la encuesta mediante la contratación con agen-
tes externos, el DNP recomienda, siguiendo la directiva presidencial, que se rea-
lice con participación de las universidades. En cualquiera de los casos, contrata-
ción con particulares o con universidades, el costo adicional debe asumirlo el
municipio.
Tanto en implantación directa, como por contratación es necesario seguir los aspectos
de organización, seguimiento y control que se describen en los diferentes manuales.
En ambos casos, es necesario seguir los aspectos de organización, operación, segui-
miento y control que se describen en los diferentes manuales.
1. Cómo se implanta el Sisbén directamente
Para implantar el Sisbén directamente, el municipio debe prestar atención a varios
aspectos, entre ellos los de organización, administración y operación.
1.1 Aspectos de organización y administración
Para su operación en su sentido más amplio, el Sisbén se apoya en la siguiente es-
tructura organizacional:
Sisbén
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Estructura organizacional del Sisbén
Sin embargo, por el tamaño del municipio, la capacidad operativa y los recursos e
infraestructura informática que dispone, la estructura organizacional no es la misma
para todos los municipios. Los análisis efectuados han permitido armar la estructura
municipal Sisbén de acuerdo con el número de hogares existentes:
Presidencia de la República
Dirección DNP
Dirección Desarrollo
Social DNP
Planeación departamental
Alcaldía municipal
Comité técnico
Administrador Sisbén
Áreas de apoyo
Cartográfica
Informática
Análisis
Apoyo logístico
Coordinador T. C.
SupervisoresEncuestadores
Verificadores Digitadores
Coord. digitación
Supervisores
delegados
Coordinador
Sisbén
Manual de Administración
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Estructura organizacional del Sisbén según número de hogares
en la zona urbana del municipio
Personal
Municipios con menos de 1.000 hogares en el casco urbano
- Administrador Sisbén
- Supervisores
- Encuestadores
- Digitadores
Municipios entre 1.000 y 3.000 hogares en el casco urbano
- Administrador Sisbén
- Supervisores
- Encuestadores
- Digitadores
- Verificadores
Municipios con más de 3.000 hogares en el casco urbano
- Administrador Sisbén
- Supervisores
- Encuestadores
- Digitadores
- Verificadores
- Coordinadores de trabajo de campo
- Coordinadores de digitación
1.1.1 El comité técnico de administración municipal
Se recomienda crear en los municipios un comité técnico de administración, cuyo
objetivo fundamental es coordinar las acciones de las dependencias del municipio
comprometidas con el proyecto, a fin de materializar la implantación del Sisbén.
Este comité esta conformado por un delegado del alcalde, quien lo debe presidir, y por
técnicos de las secretarías sociales y planeación municipal.
El comité tiene como funciones:
1. Definir y aprobar un plan, de acuerdo con los recursos y situación de orden públi-
co en el municipio, la forma y estrategia para la recolección de la información.
2. Evaluar y realizar seguimientos para el cumplimiento del proceso de implantación
y actualización del Sisbén de acuerdo con lo establecido por el DNP.
3. Coordinar las acciones de las diferentes dependencias municipales e identificar el
recurso humano requerido para conformar las áreas de apoyo.
4. Velar porque los recursos técnicos y materiales que demande la operación del
Sisbén se obtengan en forma oportuna y adecuada. Adoptar medidas para que
dicha operación sea más eficiente y transparente.
Sisbén
18 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
5. Recibir y analizar los informes de avance y cumplimiento programático del admi-
nistrador Sisbén, sobre cobertura, control de calidad de la información y estado
de cada una de las etapas y si es el caso, emitir recomendaciones para mejorar el
funcionamiento.
6. Apoyar el proceso de planeación local, aportando criterios e información que per-
mita a las entidades ejecutoras de programas sociales focalizar su acción; la puesta
en marcha de nuevos programas sociales que ayuden a mejorar las condiciones
de vida de la población de escasos recursos, de acuerdo con los diagnósticos y
perfiles que ofrece el Sisbén.
El comité deberá sesionar en forma ordinaria cuatro veces al año y en forma extraor-
dinaria, las veces que sea necesario, a juicio del alcalde o a propuesta del administra-
dor del Sisbén. En cualquiera de los casos se requiere de la presencia de la mitad más
uno de los integrantes, quienes podrán tomar las decisiones.
1.1.2 El administrador municipal
Este cargo es el de mayor importancia por ser el único que requiere dedicación exclu-
siva dentro de la estructura del Sisbén. Dado que sus funciones exigen del conoci-
miento en diferentes áreas, debe ser ejercido por un profesional con experiencia en
administración, con facilidad para dirigir equipos de trabajo, capacidad de comunica-
ción, conocimiento en sistemas de información, manejo de cartografía y evaluación de
programas sociales.
Sus funciones son:
1. Administrar, operar y actualizar el Sisbén, siguiendo las directrices del DNP.
2. Definir, siguiendo las directrices del alcalde o consejo de gobierno, los objetivos a
corto, mediano y largo plazo del Sisbén en el municipio.
3. Preparar y dirigir la encuesta masiva, según las orientaciones del DNP. Para este
evento se requiere seleccionar y capacitar al personal a vincular en las diferentes
etapas: recolección, verificación, supervisión y procesamiento computacional.
4. Cumplir los procedimientos determinados por el comité técnico, que permitan la
coordinación efectiva de las dependencias involucradas en el sistema.
5. Establecer, de acuerdo con las orientaciones del comité técnico, convenios o con-
tratos con universidades, empresas privadas, empresas de economía solidaria y
afines, requeridas en el proceso de recolección y actualización de la información.
6. Realizar diagnósticos socioeconómicos anuales sobre las condiciones de vida y
características de la población encuestada a partir de la base de datos del Sisbén.
Manual de Administración
19Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
7. Preparar y dirigir el Sisbén en la fase de actualización, según las orientaciones del
DNP y del comité técnico.
8. Enviar cada seis meses al DNP y a planeación departamental, copia de la base
Sisbén y de los resultados del software de control de calidad.
9. Realizar reportes semestrales de cobertura y utilización de las bases Sisbén por
parte de las entidades del sector social encargadas de focalizar el gasto social.
10. Publicar semestralmente la información correspondiente al resultado de la aplica-
ción del Sisbén en el municipio (puntaje, nivel Sisbén y zona) por personas.
El administrador es el responsable de la conformación, actualización y uso de la infor-
mación de la base de datos. Por lo tanto, sus funciones deben estar orientadas a
lograr y mantener una estrecha coordinación interinstitucional y una adecuada admi-
nistración del sistema.
Para asegurar la permanencia y continuidad del Sisbén, es recomendable que tanto la
creación del comité como la designación del administrador se formalicen mediante
decreto o acuerdo municipal para asegurar la permanencia y continuidad al Sisbén.
1.1.3 Áreas de apoyo
Para el funcionamiento eficiente del Sisbén, es recomendable contemplar algunas
áreas que constituyen un soporte importante del sistema. Cada área de apoyo se
puede integrar con personal de la administración o representantes de la dependencia
especializada, sin que sea necesaria su dedicación exclusiva.
Entre las funciones de apoyo se pueden identificar:
• Cartográfica
Contempla la realización de acciones orientadas a obtener de diferentes fuentes (pú-
blicas o privadas) la información, documentación y elementos que permitan actualizar
la cartografía del municipio con el propósito de identificar y sectorizar la población
objetivo. Es la responsable de aportar los planos que servirán como base en la identi-
ficación de las zonas donde se aplicará el instrumento de recolección de información.
También tiene como responsabilidad aportar los criterios para el levantamiento, actua-
lización y uso cartográfico, como una herramienta permanente en el trabajo del Sisbén.
Sisbén
20 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
• Informática
Esta función se considera el soporte interno del proceso automatizado y de validación
de la información. Debe contemplar, además, la identificación de los mecanismos más
adecuados para la transmisión de la información entre las entidades o dependencias
usuarias.
Debe también saber de los métodos y procedimientos técnicos propios para la confor-
mación de la base de datos. En esta área se debe contemplar la búsqueda de meca-
nismos convenientes para la compatibilidad de las aplicaciones computacionales exis-
tentes en el municipio con el Sisbén, para lograr un mejor uso de la información.
• Análisis técnico
Comprende el manejo, interpretación y uso de la información contenida en la base de
datos; como estrategia de organización para la implantación del sistema en su fase
inicial, se propone que se realice mediante el apoyo de diferentes dependencias de la
administración municipal, las que se harán responsables de las labores correspon-
dientes a un área de trabajo específica.
• Apoyo logístico
El área de apoyo logístico es la responsable de suministrar oportunamente los insumos
indispensables paralograr la eficaz y eficiente aplicación del nuevo Sisbén.
• Apoyo departamental
La oficina de Planeación departamental tiene un papel primordial, no solo en la im-
plantación del Sisbén en los municipios, sino en la asistencia permanente, a través de
las siguientes funciones:
1. Coordinar, capacitar y asesorar técnicamente a los administradores Sisbén muni-
cipales.
2. Sensibilizar a los alcaldes, concejales y organismo de control y vigilancia sobre la
aplicación masiva del Nuevo Sisbén.
3. Planear y coordinar, teniendo en cuenta el número de municipios y la regionalización
existente al interior del departamento, las labores de capacitación y transferencia
de tecnología Sisbén.
4. Apoyar la implantación del Nuevo Sisbén, mediante supervisores (delegados de-
partamentales) específicamente nombrados por planeación departamental y ca-
pacitados por el nivel central.
Manual de Administración
21Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
5. Llevar a cabo el seguimiento y control a los procesos asociados al operativo de
campo, captura de la información y controles de calidad.
6. Hacer seguimiento y control a la adecuada utilización de las bases Sisbén por
parte de entidades encargadas de focalizar el gasto social.
7. Elevar las denuncias y efectuar el seguimiento a las mismas ante organismos de
control y fiscalización cuando se encuentren anomalías graves en el manejo del
Sisbén.
Para el cumplimiento de las anteriores funciones y las restantes enunciadas en la
presentación, se recomienda al departamento:
• Nombrar en planta al coordinador Sisbén departamental y fijar sus funciones me-
diante decreto o acto administrativo.
• Que la coordinación Sisbén dependa de la oficina de planeación departamental.
• Designar mediante acto administrativo, un funcionario de apoyo en sistemas.
1.2 Aspectos operativos para la conformación de la base de datos
El administrador municipal debe conformar la base de datos del Sisbén mediante la
utilización de dos o más de las siguientes estrategias: i) aplicación de la ficha Sisbén por
barrido en áreas pobres, previamente focalizadas, de las zonas urbanas, sus alrededo-
res y los centros poblados; ii) por medio de jornadas de actualización para captar la
población en el rural disperso; y iii) por medio de la actualización continua de la informa-
ción por demanda u obsolescencia. Los aspectos operativos se describen en detalle en
el “Manual técnico operativo para la recolección y captura de la información”.
El primero de los casos implica la definición cualitativa de un conjunto de población a
la cual se le aplica, sin excepción, la ficha. Por ejemplo, los lugares de residencia en
donde se presenta una mayor incidencia de población pobre. Corresponde a la obten-
ción de la información con el fin de:
• Construir una base inicial de potenciales beneficiarios de programas sociales.
• Garantizar la inclusión en la base de datos de grupos muy pobres, aislados y no
organizados que usualmente no se acercan a las instituciones del gobierno a
solicitar ayuda o beneficios y que, por lo general, quedan excluidos de los progra-
mas sociales.
A continuación se enuncian las actividades que se deben seguir para el desarrollo del
trabajo de campo de la encuesta masiva:
Sisbén
22 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
1. Actividades preparatorias, se refieren a acciones previas para dimensionar el tra-
bajo y establecer el presupuesto y el plan de actividades.
2. Aspectos técnicos (capacitación de encuestadores, verificadores, supervisores,
digitadores).
1.2.1 Actividades preparatorias para la encuesta masiva
El administrador, con el apoyo del comité técnico, debe:
• Actualizar la cartografía de zonas subnormales o pobreza que tenga el municipio,
para determinar las áreas y población a encuestar.
• Determinar el personal requerido para el operativo de campo. La estimación del
personal requerido para desarrollar el sistema está en función de la zona, el nú-
mero de hogares a encuestar y del tiempo máximo para su desarrollo. Para el
efecto se utilizan las siguientes relaciones:
1. Total encuestadores urbanos = total de encuestas urbanas y centro poblado
————————————————————
15 (encuestas día/hombre) x días hábiles encuesta
2. Total encuestadores rurales = total de encuestas en rural disperso
 ———————————————————
9 (encuestas día/hombre) x días hábiles encuesta
3. Total verificadores urbanos = 0.10 x total de encuestas urbanas
–——————————————————
10 (encuestas día/hombre) x días hábiles encuesta
4. Número de supervisores urbanos municipios = (total encuestadores) /6
5. Número de supervisores rurales = (total encuestadores) /4
6. Número de coordinadores de campo = (número de supervisores municipios) /5
7. Total digitadores = 1.20 x total de encuestas
 —————————————————
60 (encuestas día/hombre) x días hábiles encuesta
8. Número coordinadores de digitación: (número de digitadores) /10
• Asegurar la disponibilidad de los recursos financieros para los distintos requeri-
mientos.
Manual de Administración
23Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
• Elaborar un cronograma de actividades, de acuerdo con las necesidades y recur-
sos de cada municipio.
• Capacitar y seleccionar el personal para el operativo.
• Disponer de los equipos de cómputo requeridos de acuerdo con la magnitud del
operativo.
• Contar con la infraestructura, transporte e insumos para las diferentes fases del
proceso.
• Realizar una campaña amplia de difusión sobre el Sisbén y el operativo.
1.2.2 Operativo de campo
El operativo de campo se lleva a cabo mediante el desarrollo de una serie de activida-
des secuenciales que aseguran el cubrimiento total de la población pobre.
En el “Manual técnico operativo para la recolección y captura de la información” se
especifica cada uno de los procesos, así como el tratamiento de los centros poblados
y el rural disperso. En general, los procesos son:
• Demarcación cartográfica de los barrios o zonas a incluir en la encuesta.
• Delimitación de áreas, cargas de trabajo y alistamiento del material.
• Acompañamiento por parte de la comunidad.
• Localización en terreno del personal y definición de rutas.
• Aplicación de la ficha.
• Supervisión y corrección en terreno de las fichas.
• Recepción de las fichas diligenciadas y formatos de fichas no completas.
• Selección, aplicación y entrega de la muestra a verificar.
• Control general del operativo.
• Aplicación de las fichas a las unidades de vivienda en niveles 1 y 2 que no queda-
ron incluidas en el barrido.
1.2.3 Captura y calidad de la información
Tan importante como el operativo de campo, es la captura de la información y la veri-
ficación permanente de su calidad; de estos dos factores depende el éxito de la apli-
cación del Sisbén.
La aplicación de los procesos para la captura y el control de la calidad no son de
aplicación discrecional por parte del municipio o de la empresa que éste contrate;
Sisbén
24 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
son de estricto desarrollo, bajo los parámetros que para el efecto determina el
DNP.
Estos procesos, descritos en el “Manual técnico operativo para la recolección y captu-
ra de la información”, contemplan:
• Captura de la información contenida en las fichas recolectadas y detección de
inconsistencia.
• Desarrollo de procesos para verificar la calidad de información recolectada y la
información digitada.
• Aplicación de herramientas y procesos para verificar la integridad de la informa-
ción.
• Acompañamiento permanente, seguimiento y control por parte del nivel departa-
mental y central.
• Evaluación final por parte del nivel central.
1.2.4 El control de calidad a nivel municipal
Para llevar a cabo el control de calidad se presentan diferentes estrategias, normal-
mente asociados al tamaño del municipio:1. El municipio contrata con empresas particulares o universidades, la realización
del operativo y, a su vez, contrata la interventoría con agentes externos, se obser-
va particularmente en las capitales y ciudades de tamaño significativo.
2. El municipio contrata con empresas particulares o universidades la realización del
operativo y efectúa en forma directa la interventoría, a través del personal del
Sisbén del municipio.
Cuando se adopta esta estrategia, es imprescindible que el municipio disponga
del personal y equipos necesarios para que se capturen las novedades que ocu-
rran en la recolección y se digiten las muestras de verificación. El costo de esta
digitación debe excluirse de los factores de costo de la empresa.
A fin de que haya total transparencia en el proceso, se recomienda que durante
todo el operativo se cuente con el acompañamiento de delegados de los organis-
mos de control y vigilancia o de la comunidad en los siguientes procesos:
Selección de la muestra y análisis de los resultados de la recolección y la digitación;
en el acopio diario de la base de datos de la encuesta básica: en el cotejo periódi-
Manual de Administración
25Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
co de las bases: encuesta básica y control de trabajo de campo, y el análisis de
los resultados.
3. El municipio realiza directamente la recolección de la información, la digitación y
realiza el control de calidad.
En esta estrategia, es imprescindible que el municipio disponga del personal y
equipos necesarios para que: se administre el operativo; se digiten las encuestas
completas; se capturen las novedades que ocurran en la recolección, y se digiten
las muestras de verificación.
En este caso, para la total trasparencia en el proceso, es necesario que durante
todo el operativo se cuente con el acompañamiento de delegados de los organis-
mos de control y vigilancia o de la comunidad, en los siguientes procesos: selec-
ción de la muestra y análisis de los resultados de la recolección y la digitación. En
el acopio diario de la base de datos de la encuesta básica; en el cotejo periódico
de las bases: encuesta básica y control de calidad y el análisis de sus resultados.
Para el efecto, el DNP elevará una solicitud formal a los organismos del Estado y
a las veedurías ciudadanas para que apoyen a los municipios en la implantación
del Nuevo Sisbén.
En el cuadro siguiente se resumen las actividades y obligaciones de las entidades
responsables del control de calidad:
Actividad Empresa, Interventoría
municipio externa,
municipio
Recolección encuesta básica X
Digitación encuesta básica X
Recolección novedades en recolección X
Producción de resultados encuesta básica X
Digitación novedades en recolección X
Selección de la muestra a verificar X
Verificación de la información en terreno X
Digitación de la muestra de verificación X
Producción de resultados calidad de la recolección X
Producción de resultados calidad de la digitación X
Acopio diario de base de datos encuesta básica X
Cotejo periódico de bases: Básica - control T. de C. X
Producción de resultados: integridad de la base X
Análisis de resultados : integridad de la base X
Sisbén
26 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
2. Contratación con empresas privadas
2.1 Aspectos a considerar en la selección de empresas a contratar
Tanto la aplicación de la ficha de clasificación socioeconómica, como el procesamien-
to de los datos se pueden contratar con empresas privadas.
Para la selección de la empresa o contratista, el municipio debe tener presente:
2.1.1 Experiencia
• De la empresa
Experiencia en la realización de proyectos o estudios socioeconómicos culminados
que hayan exigido recolección, captura y procesamiento de información.
• Del equipo de trabajo
Debe atender a las exigencias planteadas para los diferentes cargos: coordinador del
proyecto, coordinador de trabajo de campo, supervisores, verificadores, encuestadores,
digitadores.
2.1.2 Propuesta económica
La propuesta económica debidamente firmada por el representante legal de la empre-
sa será presentada con las siguientes especificidades y documentos:
• Los proponentes prepararán y presentarán su oferta económica, indicando clara-
mente y sin ambigüedades el precio unitario que oferta por “encuesta completa”,
es decir diligenciada en su totalidad.
• Estructura de costos de la propuesta económica, debidamente detallada y
desagregada, por objeto y naturaleza del gasto.
• La propuesta económica del oferente será considerada siempre y cuando la pro-
puesta técnica haya sido declarada legal y técnicamente hábil.
• La presentación incompleta, ambigua o inexacta de la propuesta económica origi-
nará el rechazo automático de la misma.
• El precio unitario que oferte el proponente por “encuesta completa” será fijo y, por
tanto, no habrá lugar, por ningún motivo a ajustes, reclamaciones o reconocimien-
Manual de Administración
27Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
tos adicionales posteriores, durante o después de la ejecución del objeto contrac-
tual.
2.1.3 Propuesta técnica
El contratista deberá presentar su propuesta técnica, debidamente firmada por el re-
presentante legal, a la cual adjuntará los siguientes documentos:
• Informe descriptivo que detalle: i) los procesos de capacitación que desarrollará
para el equipo de trabajo que propone conformar; y ii) los procesos de seguimien-
to y control de calidad que desarrollará para los trabajos de campo, de digitación,
procesamiento y validación de la información recolectada.
• Informe que establezca claramente el rendimiento/encuestador/día, esperado y,
por tanto, el plazo en que ejecutará el objeto contractual.
• Organización y programación del trabajo a realizar con su correspondiente
cronograma en el que se detallen las actividades y tiempos.
• Cuadro de personal en el que se registre el equipo de trabajo técnico-operativo y
de campo que el oferente propone conformar para la ejecución del proyecto en
caso de ser favorecido, y en el que especifique el cargo, las funciones que ejerce-
rá, el número de personas en cada cargo y su permanencia.
• Informe cualitativo y cuantitativo de apoyo logístico: espacios físicos de oficina,
equipos, materiales y herramientas de trabajo que pondrá a disposición del pro-
yecto, para asegurar la calidad y el cabal cumplimiento del objeto contractual.
2.1.4 Costos
• Para valores unitarios
El proponente deberá indicar en su oferta el precio unitario por encuesta Sisbén.
• Consideraciones básicas o esenciales
Con base en el presupuesto se determina que: i) el precio unitario máximo que se
recomienda por “encuesta completa” no deberá ser superior en un 50% al valor básico
de la encuesta en aplicación directa por parte del municipio; ii) el precio unitario que
proponga el oferente por “encuesta completa“ será fijo y, por tanto, no habrá lugar, por
ningún motivo, a ajustes, reclamaciones o reconocimientos adicionales posteriores,
Sisbén
28 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
durante o después de la ejecución del objeto contractual; iii) la entidad contratante
sólo reconocerá y pagará al contratista por “encuesta completa”.
2.1.5 Informes
• Informe parcial
La empresa de acuerdo con la metodología diseñada por el DNP y lo estipulado en el
respectivo contrato, deberá presentar informe parcial que contenga: El archivo histó-
rico o base de datos Sisbén actualizado en medio magnético.
• Informe final
La empresa de acuerdo con el plazo establecido en el contrato, deberá presentar un
informe final de ejecución, en el que relacione la totalidad de los productos entregados
(1) La descripción del trabajo realizado, detallando los controles de calidad y de
validación realizados durante todas las etapas de ejecución; (2) Archivo en medio
magnético, condescripción de los procedimientos utilizados en todo el proceso; (3)
Bases de datos en medio magnético como resultado del software Sisbén.
Las fichas Sisbén diligenciadas en trabajo de campo deberán ser entregadas oportu-
namente al municipio, organizadas en forma secuencial por número de ficha de menor
a mayor.
La empresa contratada se compromete a: (i) limitar el uso de software Sisbén a
las actividades propias del contrato; (ii) no reproducirlo o utilizarlo para fines
ajenos a lo pactado en el contrato, y (iii) no introducir modificación alguna a los
software entregados.
2.1.6 Soporte al sistema
El contratista dará soporte al sistema si así quedo establecido en el contrato y por el
tiempo convenido.
2.1.7 Responsabilidades del municipio
El municipio es el responsable de la calidad, validez y oportunidad de los datos. Por lo
tanto en el contrato deben quedar claramente estipuladas las sanciones que se deben
aplicar por retrasos en la entrega de la información o por deficiencias en su calidad, para
lo cual se deben establecer estrictos parámetros, que garanticen su cumplimiento.
Manual de Administración
29Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
• Funciones del comité técnico y del administrador Sisbén
Adicional a las funciones presentadas para el comité y el administrador, cuando se va
a llevar a cabo la contratación con empresas, es necesario:
1. Preparar toda la documentación necesaria (términos de referencia con parámetros
de población a encuestar, dispersión geográfica, parámetros de costos, etc.) para
la convocatoria y deberán ser aprobados por el comité de administración del Sisbén.
2. Revisar las propuestas de los contratistas y preparar cuadros comparativos de las
empresas licitantes.
3. Establecer, de acuerdo con las orientaciones del comité técnico, convenios o con-
tratos con universidades, empresas privadas, empresas de economía solidaria y
afines requeridas en el proceso de recolección y actualización de la información.
4. Llevar a cabo los procesos de control de calidad diseñados, a fin de validar el
trabajo que realizan las empresas contratadas.
5. Realizar evaluaciones periódicas a todas las etapas del proceso: selección y ca-
pacitación del personal, recolección de los datos y procesamiento computacional,
estableciendo los estándares por encuestador, verificador, supervisor y digitador.
En los municipios que por su tamaño no ameriten interventoría externa (contra-
tada), el administrador Sisbén, con el apoyo del comité técnico, hará sus veces.
2.1.8 Rescisión del contrato
El municipio se debe reservar el derecho de rescindir el contrato cuando se establez-
can deficiencias en la calidad o retrasos reiterados en la entrega de la información. Es
conveniente, establecer una póliza de garantía por un monto que permita al municipio
resarcirse de los eventuales daños causados.
3. Entrega y evaluación de resultados
Una vez concluya el operativo total, el municipio entregará al nivel central la siguiente
información:
• Reporte de los resultados de la aplicación de cada uno de los controles de calidad
enunciados.
• Copia de las tres bases de datos: base de las fichas Sisbén de referencia, base de
control de trabajo de campo, base de control de calidad de la recolección y
digitación.
Sisbén
30 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
• Igualmente, la base de datos actualizada deberá ser suministrada cada seis me-
ses a las dependencias y entidades que desarrollen programas sociales, y a la
Secretaría de planeación departamental o entidad que tenga a su cargo la coordi-
nación del Sisbén, y a la Dirección de Desarrollo Social del DNP.
Con base en esta información el DNP llevará a cabo la determinación de las fichas
completas incorporadas a la base y la evaluación final del proceso.
Manual de Administración
31Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
Anexo
Costos directos del operativo de campo y la digitación de la información
El personal básico para la aplicación de la encuesta y su grabación está conformado
por encuestadores, supervisores y digitadores; no obstante, en la medida en que para
el nuevo Sisbén se presentan altas exigencias sobre la calidad de la información, al
anterior personal es necesario adicionarle verificadores y coordinadores de trabajo de
campo.
De acuerdo con los requerimientos por tamaño de municipio y el análisis realizado en
las diferentes pruebas piloto, y las consultas efectuadas, se presentan los siguientes
parámetros básicos para la estimación de costos:
Parámetros para la estimación de costos del operativo de campo urbano,
según número de hogares a encuestar en el municipio
ACTIVIDAD RENDIMIENTOS
Municipios con menos de 3.000 encuestas
Recolección 15 encuestas por día (mínimo)
Supervisión 1 supervisor por cada 6 encuestadores
Verificación 10 encuestas por día (mínimo)
Transporte Requerido para el personal de trabajo de campo
Municipios con más de 3.000 encuestas
Recolección 15 encuestas por día (mínimo)
Supervisión 1 supervisor por cada 6 encuestadores
Verificación 10 encuestas por día (mínimo)
Coordinación de trabajo de campo 1 coordinador por cada 5 supervisores
Transporte Requerido para el personal de trabajo de campo
Parámetros para la estimación de costos del operativo de campo rural disperso
Actividad Rendimientos
Recolección 9 encuestas por día (mínimo)
Supervisión 1 supervisor por cada 4 encuestadores
Coordinador de trabajo de campo Demarcación de recorridos (1/5 supervisores)
Transporte Requerido para el personal de trabajo de campo
Sisbén
32 Dirección de Desarrollo Social - Grupo de Calidad de Vida - Departamento Nacional de Planeación
Parámetros para la estimación de costos de la digitación de la información
Actividad Rendimientos
Municipios con menos de 3.000 encuestas en el casco urbano
Digitación 60 encuestas por día digitador (mínimo)
Municipios con más de 3.000 encuestas en el casco urbano
Digitación 60 encuestas por día digitador (mínimo)
Coordinación de digitación 1 coordinador por cada 10 digitadores
Los costos asociados a los anteriores parámetros son:
Factores de costo Urbano C. Poblado - Rural disperso
Trabajo de campo
Encuesta básica $1.600/encuesta $2.700/encuesta
Supervisión $356/encuesta $889/encuesta
Coordinador T. de campo $89/encuesta $222/encuesta
Verificación $280/encuesta No se realiza
Transporte $162/encuesta $433/encuesta
Subtotal $2.487/encuesta $4.244/encuesta
Digitación
Encuesta $400/encuesta $400/encuesta
Coordinador digitación $53/encuesta $53/encuesta
Subtotal $453/encuesta $453/encuesta
Costo sin verificación $2.940/encuesta $4.697/encuesta
Costo con verificación $3.020/encuesta
Para la obtención de un estimativo preliminar de los costos por municipio se deben
seguir las siguientes instrucciones:
a. Diligenciar para hogares, con base en la información de la base actual del Sisbén
el siguiente formato:
Distribución de los hogares por Niveles Sisbén y zona
Zona Nivel 1 y 2 Nivel 3 Nivel 4 y + Total
Urbana
Rural
Total
b. Agregue los hogares de los niveles 1, 2 y 3 de la zona urbana y aplique el costo
promedio establecido. Para la zona rural tome el total de hogares, independiente
del nivel Sisbén y aplique el valor promedio correspondiente.