GUIA_DE_AUDITORIA_A_LA_ORGANIZACION_Y_AD

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GUIA DE AUDITORIA A LA ORGANIZACIÓN Y 
ADMINISTRACION DE LA EMPRESA
EMPRESA: MLINCOL S.A.S. FECHA: 24/08/2018
FUNCIONARIO: Eduard Diaz
	CUESTIONARIO
	SI
	NO
	NA
	OBSERVACIONES
	
	
	
	
	
	1.Existe un manual de funciones de los empleados de la compañía?
	
	
	
	
	2. El manual describe claramente las funciones de los empleados?
	
	
	
	
	3. Los funcionarios de la empresa conocen este manual?.
	
	
	
	
	4. Existe una adecuada segregación de funciones acorde a las actividades de la empresa?.
	
	
	
	
	5. Existe una planeación mensual y semanal de actividades a realizar?.
	
	
	
	
	6. Existe un plan de proyectos y recursos de la empresa?.
	
	
	
	
	7. Se rota el personal que realiza funciones críticas?.
	
	
	
	
	8. Se evalúa periódicamente el personal de la empresa?.
	
	
	
	
	9. Existen adecuados incentivos y motivaciones al personal?.
	
	
	
	
	10. Se capacita adecuadamente al personal en las labores que realiza la empresa?.
	
	
	
	
	11. Existe un adecuado presupuesto para las actividades que realiza el personal y el funcionamiento de la empresa?.
	
	
	
	
	12. Las actividades de la empresa son supervisadas adecuadamente?.
	
	
	
	
	13. Existe una adecuada política de selección del personal?.
	
	
	
	
	14. Existe una adecuada política de contratación del personal?.
	
	
	
	
	15. Existen adecuados estándares para el desarrollo normal de las actividades de la empresa?.
	
	
	
	
	16. Se manejan y controlan las estadísticas mensuales y anuales de los afiliados y clientes de la empresa?.
	
	
	
	
	17. Existen contratos soportados de la contratación del personal?.
	
	
	
	
	18. Existen políticas adecuadas de modificación y cambios al software?.
	
	
	
	
	19. Se utilizan órdenes de trabajo para la solicitud de tareas?.
	
	
	
	
GUIA DE AUDITORIA A LA ORGANIZACIÓN Y 
ADMINISTRACION DE LA EMPRESA
EMPRESA: MLINCOL S.A.S. FECHA: 24/08/2018
FUNCIONARIO: Eduard Diaz
	CUESTIONARIO
	SI
	NO
	NA
	OBSERVACIONES
	
	
	
	
	
	20. Existen horarios de trabajo establecidos? Cuales?.
	
	
	
	
	21. Están definidas las fechas de corte de actividades específicas? En caso de respuesta afirmativa especificar cuales
	
	
	
	
	22. Existe el plan de SGSST?. En caso de respuesta afirmativa, especificar en qué porcentaje se encuentra
	
	
	
	
	23. El personal cuenta con todas las herramientas para desempeñar su labor?.
	
	
	
	
	24. La documentación jurídica, contable y tributaria de la empresa se encuentra actualizada?.
	
	
	
	
	25. Existe una planeación financiera y presupuestal de la empresa?.
	
	
	
	
	26. Existe un plan de contingencias para cubrir periodos de una eventual disminución de ingresos?.
	
	
	
	
	27. Está debidamente diseñado?.
	
	
	
	
	28. El personal de la empresa se encuentra afiliado al sistema de Seguridad Social?.
	
	
	
	
FORMATO DE PRUEBA
II. ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE MLINCOL
 
	No.
PREGUNTA
	CONTROL A PROBAR
	RESULTADO DE LA PRUEBA
	
9
	Existencia de incentivos y motivaciones al personal
Método: Encuesta y observación
	Ok
Días compensatorios, permisos, vacaciones pagas 
	
10
	Capacitación adecuada al personal en las labores que realiza la empresa
Método: Entrevista 
	Ok
Efectuadas por el SENA 
	
20
	Existencia de horarios de trabajo establecidos 
Método: Entrevista y observación
	Ok
8:00am – 12:00m Y 2:00pm – 6:00pm
Sin embargo son flexibles de acuerdo a las necesidades de la empresa.
	
21
	Existencia de fechas de corte de actividades específicas.
Método: Entrevista y observación
	Ok
Cobro por servicios 21 de cada mes y liquidación de planillas de seguridad social 23 de cada mes
	
22
	Existencia del plan de SGSST. 
Método: Entrevista
 
	Ok
Incompleto, no se sabe exactamente en qué porcentaje se encuentra, problemas para encontrar el personal idóneo.
	
23
	El personal cuenta con todas las herramientas para desempeñar su labor
Método: Entrevista y observación
	Ok
Equipos de oficina completos
	
24
	Documentación jurídica, contable y tributaria actualizada
Método: Entrevista
	OJO
Se debe corroborar información
	
25
	Existencia de planeación financiera y presupuestal de la empresa
Método: Entrevista y observación
	Ok
Se debe ajustar, no se toman en cuenta algunos costos
	
28
	Afiliación de empleados a la seguridad social
Método: Entrevista y observación
	Ok 
La única empleada directa se encuentra afiliada.
	DEBILIDADES
	POSIBLES RIESGOS
	POSIBLES CONTROLES
	No existe un manual de funciones ni procedimientos de los empleados de la compañía
	-Dualidad de funciones
-Baja Productividad
-Omisión de tareas
-Fuga de recursos
	-Creación del manual de funciones y procedimientos
-Actualización periódica de dichos manuales
	No existe una adecuada segregación de funciones acorde a las actividades de la empresa
	-Perdida de la información
-Ineficiencia en la operación de la empresa
	-Ampliación de la planta de personal definiendo claramente sus funciones, sin embargo, la empresa no cuenta con el capital necesario
	
No existe una planeación mensual y semanal de actividades a realizar
	
-Pérdida de tiempo
-Baja productividad
-Disminución de ingresos
	-2 reuniones semanales, una el lunes 7:30 am para definir el cronograma de actividades semanal y otra el viernes 4:00pm para evaluar su ejecución
- 2 reuniones mensuales, una el primer día laboral del mes para definir el macro-cronograma y una el ultimo día laboral del mes para evaluar su ejecución
	
No existe un plan de proyectos y recursos de la empresa
	
-Estancamiento empresarial
-Se dejan de percibir ingresos
	-Establecer una hoja de ruta, por ejemplo un plan de mercadeo definiendo nichos de mercado a atacar
	
No se evalúa periódicamente el personal de la empresa
	-Caer en ambiente laboral monótono por falta de motivación
-Disminución del rendimiento laboral
-Falta de reconocimiento por labor realizada
	
-Evaluación periódica del personal para otorgación de incentivos
	No existe presupuesto para las actividades que realiza el personal y el funcionamiento de la empresa
	-Fuga de recursos 
-Disminución en la utilidad operacional
	-Realización del presupuesto teniendo en cuenta cada una de las actividades que realiza la empresa
	
No hay supervisión de las actividades de la empresa
	-Incumplimiento hacia los clientes
-Perdida de posición en el mercado
	-Elaborar un protocolo de supervisión de actividades y ejecutarlo
	
No existen políticas de selección y contratación de personal
	-Ineficiencia en la realización de labores
-Pérdida de tiempo
-Perdida de dinero
-Inconvenientes jurídicos 
	-Elaborar un protocolo técnicamente y jurídicamente sólido para la selección y contratación del personal
	Inexistencia de contratos soportados del personal
	-Demandas laborales
-Sanciones económicas
	-Elaboración inmediata de los contratos de trabajo y OPS
	No se utilizan órdenes de trabajo para la solicitud de tareas
	-No realización de tareas asignadas
-Deterioro del ambiente laboral
	-Asignación de tareas y actividades por escrito con la firma de recibido 
	No existe un plan de contingencias para cubrir periodos de una eventual disminución de ingresos
	-Déficit económico en dichos periodos
-Afectación a la imagen de la empresa 
	
-Elaborar un plan de contingencias 
MINERALES DE COLOMBIA MLINCOL S.A.S.
MLINCOL S.A.S. Está constituida como una sociedad por acciones simplificada que tiene como objeto realizar actividades a fines con la minería, es una compañía que fue creada en el año 2017 y se ha consolidado como una de las más fuertes en el mercado regional gracias a los beneficios que ofrece a sus clientes. Sin embargo, la empresa viene presentando falencias internas en su operatividad, que no le han permitido consolidarse y mantener una estabilidad. 
UBICAIÓN GEOGRAFICA
La sociedad por acciones simplificada MLINCOL S.A.S. se encuentra ubicada en la ciudad de Ibagué, con oficina en la Cra. 5ta #29-32, Centro Comercial La Quinta, Local 111. Sin embargo, ejerce su actividad mercantil en el corregimiento de Payandé perteneciente al municipio de San Luis, Departamentodel Tolima. 
CLIENTES:
El target (población objetivo) de MLINCOL S.A.S. son los centros de costos que tienen a su cargo mano de obra para la explotación de minas y a fines. La empresa cuenta con XX centros de costos lo que suma 44 clientes a corte de julio de 2018. A corte de agosto, la cantidad disminuyó a 25.
PERSONAL
En la actualidad, la empresa cuenta con un (1) funcionario directo (que depende de la actividad comercial de la empresa), el cual tiene a su cargo, por el momento, la parte operativa, comercial y relación con los clientes. La otra persona vinculada a la empresa es el único socio, quien también realiza labores de tipo comercial y operativo.
DIAGNOSTICO
Actualmente se viene realizando una auditoría que permita establecer un diagnóstico del funcionamiento de la empresa MLINCOL S.A.S. en todas sus áreas (Administrativa, Operativa, Comercial, Tributaria). Esto con el fin de detectar y corregir posibles fallas en alguna de sus áreas, y potencializar la operatividad de la compañía.
Se ha venido haciendo seguimiento mediante métodos como el de observación y encuesta, para la obtención de información que permita determinar la situación actual de la empresa. Los resultados hasta el momento son los siguientes: 
Aspectos Operativos:
El área de operaciones se ocupa de la parte operativa de la empresa, es decir, de su funcionamiento, esta área es la que se encarga de establecer las políticas, manuales, procedimientos e instrucciones de las actividades de la compañía. También debe encargarse de supervisar constantemente el rendimiento de dichas actividades con el fin de mejorar la operatividad. 
MLINCOL S.A.S. tiene graves falencias operativas debido a que NO cuenta con una serie de protocolos, directrices y planes, lo que repercute en la productividad de la compañía y los rendimientos financieros de la misma. Dichas falencias se relacionan a continuación:
· No existe un Manual de Funciones y Procedimientos de los empleados de la compañía: El manual de funciones es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas. Este documento es elaborado técnicamente basado en los respectivos procedimientos, sistemas y normas. 
La falta de un manual de funciones y procedimientos puede llevar a los funcionarios de MLINCOL S.A.S. a tener una baja productividad, omitir tareas importantes, a incurrir en dualidad de funciones. Se recomienda la creación del Manual de Funciones y Procedimientos, así como la actualización periódica de dicho manual. 
· Inexistencia de una planeación operativa semanal y mensual de las actividades a realizar: La planeación es un elemento fundamental en cualquier área de una empresa ya que permite fijar objetivos, estrategias, metas y políticas, además de desarrollar acciones con flexibilidad. Una planeación operativa permite cubrir tareas individuales, señala qué hacer y cómo lograrlo y respalda las acciones cotidianas.
El NO planear semanal y mensualmente las actividades a realizar y los objetivos a alcanzar, ocasiona pérdida de tiempo y además deja a MLINCOL sin una guía, por lo tanto, no es posible evaluar el rendimiento de la empresa. 
Con el fin de subsanar esta falencia, es recomendable realizar dos (2) reuniones semanales, la primera el día lunes a las 7:30 am, para definir el cronograma de actividades de la semana, y otra reunión el día viernes a las 4:30 pm, con el fin de evaluar la ejecución de dicho cronograma. Adicionalmente, se sugiere la realización de dos (2) reuniones mensuales, una a realizarse el primer día laboral del mes en el cual se establecerá un macro-cronograma con las actividades y objetivos a cumplir durante el mes, y otra reunión el ultimo día laboral, con el fin de evaluar el cumplimiento de dicho cronograma. 
· No se utilizan órdenes de trabajo para la solicitud de tareas: En todo ambiente laboral, es necesario tener definidas tareas específicas, pero, en el momento en el que surjan nuevas actividades, debe existir un formalismo al momento de la asignación de las mismas. La ausencia de este protocolo como en el caso puntual de la sociedad MLINCOL, le ocasiona a la empresa riesgos tales como la NO realización de las tareas asignadas o el deterioro del ambiente laboral, debido a los malentendidos que pueden surgir por la falta de comunicación. Para esto, al momento de asignar una tarea que no esté dentro del manual de funciones y procedimientos, se sugiere realizar una orden de trabajo por escrito, vía correo electrónico o “whatsapp” explicando claramente lo que el funcionario debe realizar. la persona a la que le fue delegada la función, debe contestar dando su visto bueno o solicitando aclarar las dudas que se tengan.
· No hay supervisión de las actividades de la empresa: La supervisión de las actividades que realiza la empresa, tiene como objetivo principal utilizar adecuadamente los factores que hacen posible la ejecución de los procesos o labores que realiza la empresa tales como, el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, etc. La supervisión es importante en el día a día de la empresa porque contribuye a mejorar la productividad de los empleados, desarrollar un uso adecuado de los recursos, obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada, desarrollar constantemente a los empleados de manera integral, monitorear las actitudes de los subordinados, contribuir a mejorar las condiciones laborales.
La falta de supervisión de las actividades que realiza la empresa MLINCOL S.A.S., puede ocasionar inconvenientes financieros y operativos, el no ejecutar una tarea como se debe, podría llevar a la compañía a incumplirle a sus clientes tal como ya sucedió en una oportunidad. Esto a su vez pondría en riesgo la imagen de la empresa en el mercado, lo cual repercutiría en la parte financiera. 
Una vez analizado este componente, se sugiere elaborar un protocolo de supervisión y mantenerlo actualizado.
· No se evalúa periódicamente el personal de la empresa: Las compañías deben realizar evaluaciones del personal de forma periódica para valorar con mayor precisión las aptitudes y el rendimiento de sus empleados. A través de estas pruebas, se busca conocer el nivel de conocimientos de cada profesional y analizar cuáles son los áreas donde la empresa debería enfocar mas