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COLEGI O DE I NGENI EROS DEL PERU 
Capítulo de Ingeniería Civil 
 Programa de Actualización Profesional 
 
 
CURSO TALLER 
“PREPARANDO OFERTAS COMPETITIVAS PARA 
CONTRATAR CON EL ESTADO” 
 
 APLICACIONES 
DE EXCEL EN 
COSTOS Y 
PRESUPUESTOS 
 
 
 
 
 
Ing. Jorge Max Blanco Ruiz 
COLEGI O DE I NGENI EROS DEL PERU 
Capítulo de Ingeniería Civil 
 
Programa de Actualización Profesional - Aplicaciones de Excel en Costos y Presupuesto - Ing. Jorge Blanco Ruiz Página 2 
 
SISTEMA DE PRESUPUESTOS DE OBRA CON MICROSOFT EXCEL 
 
 
INTRODUCCIÓN 
 
El presente trabajo ha sido preparado para formar parte del Taller de Actualización 
Profesional “Preparando Ofertas Competitivas para Contratar con el Estado” y esta enfocado 
a la preparación de la Oferta Económica de una obra en proceso de Licitación, pero el 
procedimiento que presentaremos ha continuación es valedero para la preparación de 
cualquier tipo de Presupuesto de Obra haciendo uso de una herramienta poderosa como es 
Microsoft Excel u otra Hoja de Cálculo de características similares. 
 
Este manual es una actualización de los procedimientos que vengo impartiendo a mis 
alumnos de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas – UPC y el SENCICO y 
muestra como preparar presupuestos de obra de manera fácil y sencilla. Este manual no 
pretende indicar que los demás programas de Costos y Presupuestos que existen en el 
mercado son de poca utilidad, sabedor sobretodo de la potencia y versatilidad que ofrecen 
estos, pero pretende ser una alternativa real para el profesional que no cuenta con estos 
recursos, pero que accede fácilmente a una Hoja de Cálculo como el Excel u otra similar. Lo 
que si pretende este manual es proponer una estandarización en los procedimientos de 
elaboración de costos y presupuestos, hasta donde esto sea posible, a fin de que 
independientemente del programa que usemos puedan estos compartir la información como 
se hace en otros países. 
 
Este manual esta dirigido a los profesionales de la construcción que desarrollan 
Presupuestos de Obra y cuentan con un mediano conocimiento de Excel, en el curso 
desarrollaremos herramientas de Excel tales como: 
 
• Asignar Nombres a Celdas o Rango de Celdas 
• Funciones de Búsqueda y Referencia 
• Funciones Lógicas 
• Filtros 
• Tablas Dinámicas 
 
Para explicar esto hemos preparado un ejemplo práctico que muestra el procedimiento a 
seguir, además haremos entrega de un disquete con un presupuesto completo de una 
vivienda y los ejemplos seguidos en clase. 
 
Presupuestos con Excel 
 
El siguiente procedimiento nos muestra la manera de elaborar el Presupuesto de una obra a 
través del uso de la Hoja de Cálculo Microsoft Excel a fin de obtener el Presupuesto de una 
obra, los Análisis de Costos,, la relación de Insumos, la Formula Polinómica y los 
cronogramas de obra 
 
Para iniciar la creación del presupuesto nosotros debemos seguir previamente los siguientes 
pasos: 
 
o Identificar las Partidas del Presupuesto 
o Metrado 
o Recopilación de Información de Análisis de Costos (AC) 
o Codificación de las Partidas (p.ej. Reglamento de Metrados) 
 
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La creación de los AC es un proceso en el que el Analista de Costos evaluara todos los 
componentes que la Especificación Técnica de la partida requiera, así como la experiencia 
que la empresa tenga, tales como el aporte unitario de los materiales, el rendimientos de la 
mano de obra y equipos y la cuadrilla asignada. Para este ejemplo hemos tomado los 
análisis de costos del libro “Costos y Presupuestos en Edificación” editado por CAPECO, lo 
cuales deben ser tomados como referenciales y ser adecuados a la realidad de la empresa 
constructora, el tipo de obra y la ubicación del mismo. 
 
El presente ejemplo nos muestra las partidas y metrados de una obra de edificación de un 
edificio multifamiliar típico, cuyos datos iniciales mostramos: 
 
Obra CONSTRUCCION EDIFICIO MULTIFAMILIAR 
Ubicación SURCO 
Fecha ENERO 2001 
 
PROPIO PARTIDA UNIDAD METRADO 
01.00 OBRAS Y TRABAJOS PRELIMINARES 
01.01 TRAZO, NIVELES Y REPLANTEO PRELIMINAR CON VALLAS AISLADAS M2 128.62 
01.02 LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL M2 128.62 
02.00 MOVIMIENTO DE TIERRAS 
02.01 EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT TERRENO NORMAL M3 45.76 
02.02 EXCAVACION PARA ZAPATAS HASTA 1.00 MT DE PROFUNDIDAD M3 1.78 
02.03 RELLENO CON MATERIAL PROPIO APISONADO DE ZANJAS M3 11.71 
03.00 OBRAS DE CONCRETO SIMPLE 
03.01 CIMIENTOS CORRIDOS MEZCLA 1:10 CEMENTO-HORMIGON 30% PIEDRA M3 30.50 
03.02 SOLADO PARA ZAPATAS DE 2" MEZCLA 1:12 CEMENTO-HORMIGON M2 1.62 
03.03 CONCRETO SOBRECIMIENTO DE 1:8 CEM-HOR 25% PM ANCHO=0.15 MT M3 5.49 
03.04 ENCOFRADO Y DEDESENCOFRADO SOBRECIMIENTO HASTA 0.30 MT M2 84.54 
03.05 CONCRETO EN FALSOPISO DE 4" DE 1:8 CEM-HOR M2 99.20 
04.00 OBRAS DE CONCRETO ARMADO 
04.01 ZAPATAS 
04.01.01 CONCRETO EN ZAPATAS F'C= 210 KG/CM2 M3 0.49 
04.01.02 ACERO PARA ZAPATAS GRADO 60 KG 8.82 
04.02 PLACAS 
04.02.01 CONCRETO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS F'C= 210 KG/CM2 M3 9.95 
04.02.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO MUROS TABIQUES Y PLACAS M2 172.10 
04.02.03 ACERO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS GRADO 60 KG 700.30 
04.03 COLUMNAS 
04.03.01 CONCRETO EN COLUMNAS F'C=210 KG/CM2 M3 12.65 
04.03.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN COLUMNAS M2 350.35 
04.03.03 ACERO GRADO 60 EN COLUMNAS KG 3,088.90 
04.04 VIGAS 
04.04.01 CONCRETO EN VIGAS F'C=210 KG/CM2 M3 20.30 
04.04.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN VIGAS M2 242.20 
04.04.03 ACERO GRADO 60 EN VIGAS KG 2,467.85 
04.05 LOSA ALIGERADA 
04.05.01 CONCRETO EN LOSAS ALIGERADAS F'C=210 KG/CM2 M3 43.35 
04.05.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN LOSAS ALIGERADAS M2 542.10 
04.05.03 ACERO GRADO 60 EN LOSAS ALIGERADAS KG 17,334.60 
04.05.04 LADRILLO HUECO/ARCILLA 12X30X30 P/TECHO ALIGERADO UND 4,516.00 
04.06 ESCALERA 
04.06.01 CONCRETO EN ESCALERAS F'C=210 KG/CM2 M3 7.90 
04.06.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN ESCALERAS M2 56.52 
04.06.03 ACERO GRADO 60 EN ESCALERAS KG 439.40 
05.00 MUROS DE ALBAÑILERIA 
05.01 MURO DE SOGA LADRILLO KING-KONG CON CEMENTO-CAL-ARENA M2 758.87 
 
 
En función a estos metrados procederemos a preparar la Hoja de Calculo en Excel para 
lograr manejar los Análisis de Costos, Insumos, Precios y el Presupuesto de Obra. 
 
Como paso Inicial para desarrollar el procedimiento, abriremos un nuevo Libro 
 
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Excel nos muestra 3 hojas por defecto (hoja1, 2 y 3), etiquetaremos a una de ellas como 
Análisis de Costos (AC) y prepararemos dicha hoja para reproducir los análisis de costos 
que hemos preparado en el Anexo 1, primero prepararemos la estructura del AC a construir 
identificando a los columnas con el respectivo nombre de campo 
 
 
 
Hemos creado 13 columnas que pasaremos a definir: 
 
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Partida: en esta columna se ubicara el código de identificación de las partidas del 
presupuesto, para esto podemos tomar como referencia el Reglamento de Metrados. 
 
Código: aquí se ubicará el código de identificación del insumo o recurso componente del 
AC, este código identifica al insumo de acuerdo a su respectivo Índice Unificado (IU) y sus 
características propias. Adicionalmente ubicaremos la descripción de la partida a analizar. 
Para este ejemplo hemos utilizado unos Análisis de costos previamente procesadosen el 
Programa de Presupuestos S10 
 
Insumo: se refiere a la descripción del insumo ya sea material (MA), mano de obra (MO) o 
equipo (EQ) (p.ej. cemento, hormigón, capataz, operario, mezcladora, vibrador, etc). 
 
Unidad: se refiere a la unidad de comercialización y/o identificación del insumo, se 
abreviara a tres letras (p.ej. bls, m3, hh, he, etc) 
 
Cuadrilla: esta columna se usara para ingresar el numero de personal y/o equipo requerido 
para ejecutar la partida. 
 
Cantidad: se ingresara la cantidad unitaria de materiales, mano de obra y/o equipo que 
requiere la partida. Los materiales aportaran de acuerdo al consumo requerido para producir 
una unidad de la partida, la mano de obra y el equipo en función al rendimiento y la cuadrilla 
asignada a la partida. Se ingresara la cantidad redondeada a 4 cifras decimales 
 
Precio: se ingresara el precio del material puesto en obra sin impuestos (sin IGV), es decir 
incluyendo fletes y costo financieros de su adquisición, el precio de la mano de obra incluirá 
todas la leyes sociales que le correspondan, los equipos incluirán el coste de reposición, 
depreciación, mantenimiento, fletes, etc. Se reitera que en el precio NO se debe incluir el 
IGV. 
 
Parcial: será el resultado del Precio por la Cantidad, redondeado a 2 cifras decimales. 
 
Subtotal: es la sumatoria de los parciales de cada tipo de insumo o recurso: materiales, 
mano de obra y equipos. 
 
IU: es el índice unificado del Insumo, podemos ingresarlo o extraerlo del código del insumo 
 
Metrado: es el metrado de la partida sin incluir desperdicios. Lo extraeremos del 
Presupuesto. 
 
CT: es el producto de la Cantidad por el Metrado, redondeado a 2 cifras decimales, nos 
muestra la cantidad total del insumo que se requiere para esta partida. 
 
PT: es el producto de la Parcial por el Metrado, redondeado a 2 cifras decimales, nos 
muestra el monto total del insumo que se requiere para esta partida. 
 
A las 4 primeras columnas se ingresaran datos de tipo alfanuméricos (texto), las columnas 
de partida y código requieren un tratamiento para el ingreso de estos dato, en cambio la de 
Insumo y Unidad no, pues es implícito que el dato que se ingrese será del tipo texto, por lo 
que es conveniente definir que el tipo de dato ingresado será texto, peor veremos que en 
forma practica solo es conveniente para la columna Código. Para hacer esto 
seleccionaremos la columna B y en el menú Formato/celdas/numero/texto definiremos a la 
misma como texto: Una forma abreviada de definir el formato de una celda o rango de 
celdas es usar la tecla abreviada CTRL+1 
 
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Estos datos ingresados en la fila 5 constituyen la fila de encabezados, y cada uno de ellos 
determina el nombre de campo que manejan la base de datos de los AC, se debe hacer una 
sola vez y no volver a repetirse para cada AC. 
 
 
 
La columnas E, F, G, H, I, K, L y M correspondiente a los campos Cuadrilla, Cantidad, 
Precio, Parcial, Subtotal, Metrado CT y PT respectivamente, serán definidas con formato 
numérico de estilo millares (usar separador de miles) y 2 decimales, salvo las columnas 
Cuadrilla y Cantidad que tendrán 3 y 4 decimales respectivamente 
 
 
 
Ahora ingresaremos nuestro primer Análisis de Costo, para este caso usaremos la partida 
Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas que se mide en metros cuadrados (m2) . 
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El código de identificación de la partida “01.01” se ingresara en la primera celda disponible 
de nuestra plantilla, es decir la celda A6, como este dato “01.01” es un texto alfanumérico y 
un número a la vez. Excel determina por defecto la segunda opción, es decir nos muestra el 
valor 1.01 alineado a derecha, para que Excel reconozca a esta como Texto al escribirla 
incluiremos al inicio el apostrofe ’01.01 y así Excel determinara que es texto y la alineara a la 
izquierda. 
 
La descripción de la partida, “Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas“, en la celda 
B6, la unidad, “M2”, en la celda H6. Como se ve la descripción de la partida ocupa solo una 
celda pero se visualiza en las columnas B, C, D, E, F y G, además podremos ampliar el 
ancho de la columnas a nuestra elección. 
 
En la siguiente fila ubicaremos el dato mas importante de la partida, su rendimiento, para lo 
cual ingresaremos la palabra “Rendimiento” en la celda E7, el rendimiento de la partida en la 
celda F7 y nuestra primera formula =H6&”/día” en la celda G7 como se muestra en la figura: 
 
 
 
Vemos que las 2 primeras filas de nuestro AC establecen la identificación, descripción, 
unidad y rendimiento de la partida. La formula ingresada en la celda G7 establece el 
procedimiento para concatenar la unidad (Celda H7) con el texto “/día” para poder visualizar 
la unidad por día (m2/día) 
. 
Ahora procederemos a ingresar los insumos a nuestro AC, es decir los Materiales Mano de 
Obra y Equipos para lo cual ingresaremos en primer termino los materiales que se requieren 
en esta partida: 
 
En la celda C8 ingresaremos en negrita la palabra “Materiales” , ha continuación en la celda 
B9 ingresaremos el código del primer material 
 
Antes reforzaremos la definición que le hemos dado al código: este debe identificar 
plenamente al Índice Unificado (IU), el cual será usado luego para definir la Formula 
Polinómica 
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Código : XXYYZZ 
 Define el Índice Unificado (IU de a 79) 
 
 Define el Tipo de Insumo 
 
 Define el orden de ingreso del Insumo 
 
Por ejemplo podemos definir al Clavo para Madera de 2” con el código “020105” 
 
Código : 020105 
 IU=02 Acero Liso 
 
 Clavos para Madera 
 
 De 2” 
 
 
En la partida “Trazo y Replanteo....” los materiales a usar son la Cal, Madera, Cordel y 
Wincha, las 2 primeras tienen IU 30 y 43 respectivamente, mientras que el Cordel y la 
Wincha IU 37 que define a la Herramienta Manual, sin embargo la estamos considerando 
como si fuera material, esto nos da una regla que usaremos, cuando una herramienta o 
equipo sea definida en su unidad distinta a la hora equipo (HE) la consideraremos como si 
fuera material, pero al definir su índice unificado este ya lo clasifico adecuadamente 
 
Procederemos entonces a ingresar en la celda B9 el código “300101”, en la Celda C9 la 
descripción del insumo: “CAL HIDRATADA DE 30KG”, en la celda D9 la respectiva unidad 
de comercialización de a Cal “BLS”, la celda E9 se deja en blanco, la celda F9 contendrá el 
aporte unitario de la Cal en esta partida: 0.0500 (Bls/m2), la celda G9 contendrá el PRECIO 
de la bolsa de Cal: S/. 11.03 y finalmente la celda H9 el producto de la cantidad de material 
por el precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual usaremos la formula 
=REDONDEAR(F9*G9,2). 
 
 
 
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Repetiremos el proceso para ingresar a la madera, Wincha y Cordel y luego obtendremos la 
suma de los parciales de los materiales. 
 
 
 
Luego que ingresamos y obtenemos el costo de los materiales en la partida iniciaremos el 
ingreso de la Mano de Obra, para lo cual en la celda C13 ingresaremos en negrita la palabra 
“Mano de Obra” , ha continuación en la celda B14 ingresaremos el código del primer obrero 
“470032”, en C14 la descripción “TOPOGRAFO”, en D14 la unidad “HH” (Hora Hombre), en 
la celda E14 el número de personal en la cuadrilla asignadaa la partida: 1.0000, en la celda 
F14 calcularemos la cantidad de HH que requiere este personal para ejecutar la partida 
mediante la formula: HH = 8/rendimiento x # Cuadrilla, para lo que aplicaremos la 
siguiente formula =REDONDEAR(8/F$7*E14,4). Esta formula será repetida en la partida 
para cada personal y/o equipo que lo requiera. 
 
 
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En la celda G14 ingresaremos el “PRECIO” y finalmente la celda H14 el producto de la 
cantidad de Horas Hombre por el precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual 
usaremos la formula =REDONDEAR(F14*G14,2). Repetiremos el proceso para ingresar al 
Capataz y Peón y luego obtendremos la suma de los parciales de la Mano de Obra. 
 
Luego que ingresamos y obtenemos el costo de la Mano de Obra en la partida iniciaremos el 
ingreso del Equipo, para lo cual en la celda C17 ingresaremos en negrita la palabra 
“Equipo” , ha continuación en la celda B18 ingresaremos el código del primer equipo 
“370101”, en C18 la descripción “Herramientas Manuales”, en D18 la unidad “%MO” 
(Porcentaje de la Mano de Obra), en la celda E18 el número de Equipos asignada a la 
partida, en este caso se deja en blanco, en la celda F18 calcularemos la cantidad de HE que 
requiere este Equipo para ejecutar la partida mediante la formula: HE = 8/rendimiento x # 
Equipo. En este caso se nos pide un porcentaje del costo de la Mano de Obra para definir el 
costo de la Herramienta Manual, estableceremos el mismo en 3% por lo que ingresaremos 
el valor 3.0000 en dicha celda (F18), en la celda G18 debemos ingresar el precio del equipo 
por hora, pero en este caso ingresaremos el costo parcial de la mano de obra que como 
vemos ha sido calculado en la celda I16. 
 
 
 
Finalmente en la celda H18 el producto de la cantidad de Horas Equipo por el precio 
redondeado a 2 cifras decimales, en este caso el precio será multiplicada por la cantidad en 
porcentaje para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR(F18%*G18,2), como se ve en la 
formula anterior se ha añadido a la referencia de la celda F18 el sufijo %. Repetiremos el 
proceso para obtener la suma de los parciales del Equipo. 
 
Luego para obtener el Precio Unitario de este AC, sumaremos los parciales de Materiales, 
Mano de Obra y equipos haciendo lo siguiente: en la celda I38 marcaremos la Auto suma 
del rango I7:I18 
 
Ahora es un buen momento para Grabar la información , esto lo debemos hacer 
continuamente 
 
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Finalmente vincularemos el código de la partida de la Celda A6 a la celda A7 y luego esta 
celda será copiada de A8 hasta A18 y estableceremos la fuente de la celdas A7 a A18 como 
de color blanco para ocultarlas a la vista 
 
 
 
 
Una vez concluida nuestra primera partida usaremos a está como molde para ingresar las 
siguientes partidas, es decir copiaremos toda la estructura de esta partida que se ubica en el 
rango A6:I18 a la celda A19. 
 
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Este Análisis de Costo copiado servirá de base para escribir sobre él el siguiente Análisis de 
Costo. Este procedimiento se repetirá tantas veces como AC nos falte ingresar. 
 
Una vez concluido el ingreso de los 28 AC del ejemplo nos encontraremos con el primer 
problema, si uno de los insumos tuviera un “PRECIO” distinto al que se definió y transcribió 
inicialmente, cambiarlo implicará una búsqueda del mismo en cada uno de los 28 AC, lo que 
implica un trabajo adicional, peor aun si el cambio debe hacerse en mas de un insumo, 
felizmente el Excel nos ofrece una serie de posibilidades para hacer esto, sin embargo 
nosotros explicaremos el proceso para automatizar el proceso. 
 
Para proceder seleccionaremos el área comprendida entre las celdas A5 y M394, como se 
vera la fila “5” contiene los encabezados entre las columnas “A” hasta la “M”, las otras filas 
contienen la información completa de todos y cada uno de los Análisis de Costo. A esta área 
seleccionada se la asignara un nombre aplicando una propiedad de Excel de poder asignar 
nombres a una celda o un rango de celdas para facilitar su localización. Esto lo haremos una 
vez el área ha sido seleccionada y ingresando al menú Insertar/Nombre/Definir le 
asignaremos el nombre “ACOSTOS”, estos pasos lo podemos abreviar con la tecla 
abreviada “CTRL+F3”. En el futuro para referirnos al área donde están los Análisis de Costo 
podemos llamar al nombre “ACOSTOS”. 
 
 
 
Usaremos ahora que tenemos el área seleccionada para insertar en ella los filtros que nos 
permitan seleccionar un dato especifico para lo que iremos al menú Datos/Filtros/Autofiltro 
 
Este autofiltro agregara a la celdas de encabezado (Nombres de Campo) la posibilidad de 
abrir un menú desplegable que nos permitirá escoger algún dato especifico bajo una 
determinada columna. 
 
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Como se ve en el gráfico anterior la columna “Unidad” nos permite abrir un menú donde se 
aprecia las unidades de los diferentes insumos de nuestra tabla. Esta utilidad de filtros de 
Excel es ampliamente provechosa nos permitirá escoger por ejemplo un determinado 
insumo por su código, descripción o unidad, imaginemos que el precio que hemos asignado 
al “Cemento Portland tipo I” hay que aumentarlo en un 10%, hacerlo implicaría buscar dicho 
insumo en todos los análisis con la posibilidad de cometer un error por omisión en alguno de 
ellos. Usando la utilidad de filtro podemos ir a la columna “insumo” y buscar y seleccionar al 
material en cuestión, lo que nos presentara la lista de todos los cementos en cada uno de 
los Análisis de Costo donde se ubican. 
 
 
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Como se ve en la figura se ha seleccionado 10 filas conteniendo la descripción del material 
requerido, asimismo se aprecia que las filas que no corresponden a la selección se han 
ocultado automáticamente. Esto nos permitiría cambiar el precio de acuerdo al criterio 
preestablecido. Como se vera este método aparenta ser la solución pero si nuestra tabla 
contara con 50 insumos a los que se les debe modificar el precio nos ocasionaría repetir 
este proceso 50 veces. Debemos encontrar otra solución. 
 
Para esto seria muy útil encontrar una lista de todos los insumos requeridos y poder 
establecer una relación entre esta lista y los Análisis de Costo. Felizmente en Excel esto es 
fácil. 
 
 
TABLAS DINAMICAS 
 
Una Herramienta poderosa que nos ofrece Excel es las Tablas Dinámicas que nos permiten 
hacer reporte directos de una Base de Datos a través de consultas especificas. Nosotros lo 
usaremos en primer termino para extraer un listado único de los insumos usados en este 
presupuesto y luego para obtener el listado total de los insumos requeridos acorde con el 
metrado del presupuesto. De este reporte también podremos obtener la Formula Polinómica. 
 
Excel define a las Tablas dinámicas de la siguiente manera: “Un informe de tabla dinámica 
es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes volúmenes de datos. 
Podrá girar las filas y las columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, y 
mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.” 
 
Nuestros Análisis de Costos están estructuradoscomo una Base de Datos en la que los 
encabezados son los nombres de campo, el área de esta Base de Datos es el que hemos 
denominado ACOSTOS y de ella queremos extraer en primer lugar un listado de todos los 
insumos que usan nuestros AC, es decir un listado único que indique que insumos tanto 
materiales, mano de obra como equipos, estamos usando en este presupuesto. Luego 
veremos que el uso de Tablas Dinámicas nos permitirá sacar un totalizado de los insumos 
que requeriremos en esta obra. 
 
Para hacer esto usaremos el Asistente de Tablas y Gráficos Dinámicos, en el menú 
Datos/Asistente para Tablas y Gráficos Dinámicos 
 
 
 
 
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Esto dará inicio al Asistente para Tablas y Gráficos Dinámicos, que nos guiara a través de 3 
simples pasos. El primero será definir el tipo de datos con que contamos y que tipo de 
informe deseamos crear, el segundo será darle el rango donde están los datos, en este caso 
el área previamente definida ACOSTO, y por ultimo, le indicaremos que deseamos que se 
cree una nueva hoja donde se ubicarán los resultados 
 
 
Paso 1 
 
Paso 2 
 
 
 
Paso 3 
 
 
 
 
 
 
 
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Finalmente seleccionaremos la tecla Finalizar y se insertará una hoja nueva (Hoja 4) que 
muestra una Tabla en blanco con unas áreas claramente delimitadas que indican se coloque 
Campos de Página, Filas y columnas, así como una ventana llamada Lista de Campos de 
Tabla Dinámica que muestra los campos de nuestra Tabla ACOSTOS (Partida, Código, 
Insumo, Unidad, Cuadrilla, Cantidad, Precio, Parcial, Subtotal, IU, Metrado, CT y PT) y otra 
ventana llamada Tabla Dinámica con unos botones que son herramientas para el análisi en 
está tabla. 
 
 
 
 
Esta tabla inicial es básica para el éxito de nuestro análisis y nos permitirá crear los informe 
dinámico que requerimos para obtener el listado de insumos, la cantidad total requerida y 
finalmente la Formula Polinómica 
 
El procedimiento para armar nuestra Tabla es sencillo, pero debemos respetar los pasos 
seguidos: 
 
Establecer los Campos de Filas: en está área colocaremos los campos Código, Insumo, 
Unidad y Precio para armar nuestra tabla de insumos. El procedimiento depende de la 
versión de Excel que usemos pero consiste en seleccionar el campo en la ventana ”Lista de 
Campos de Tabla Dinámica”, picarlo y llevarlo al área de Campo de Filas. En Excel XP esto 
es más fácil pues basta con seleccionar el campo a llevar y en la parte baja de la ventana 
“Lista de Campos de Tabla Dinámica” existe un botón “Agregar a” y un desplegable que 
indica el área destino. Este procedimiento lo debemos repetir para los campos señalados 
anteriormente. 
 
 
 
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Como se ve en el gráfico anterior se ha generado una tabla con los campos Código, Insumo, 
Unidad y Precio, así como un listado donde se visualiza que para cada dato se ha totalizado 
cada uno de los campos, para eliminar este totalizado que aparece por defecto haremos lo 
siguiente: 
 
Sobre la celda A4 haremos doble clic sobre la palabra código y aparecerá la siguiente 
ventana: 
 
 
 
 
Donde aparece en Subtotales marcado Automáticos, nosotros debemos marcar Ninguno y 
hacer Aceptar. Este procedimiento lo repetiremos para todos los campos y el reporte se verá 
así 
 
 
 
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Como se verá ya se aprecia un listado de los insumos de nuestro presupuesto, pero vemos 
que el insumo Herramientas Manuales tiene distintos precios, además veremos que en 
listado existen códigos y partidas, estas ultimas son las que identificaban a cada Análisis de 
Costo, para nuestro reporte solo queremos los insumos propiamente dichos, es decir 
materiales, mano de obra y equipos, esto es fácil de seleccionar, pues cada uno de ellos 
tienen una unidad asignada, en el caso del la Herramienta Manual, la unidad asignada %MO 
corresponde a una insumo comodín, como apropiadamente lo llaman nuestros amigos del 
S10. 
 
Para seleccionar únicamente a los 
insumos desplegamos el campo unidad 
que nos muestra los siguiente 
 
En el desmarcaremos la Unidad %MO y 
las que se indican en blanco 
 
Con esto dejaremos habilitados 
únicamente a los insumos que existen en 
nuestro presupuesto. 
 
Debemos dejar claro que nuestra Tabla 
Dinámica está incompleta, pero para el 
reporte que requerimos hasta el momento 
es suficiente, es decir el listado de los 
insumos de nuestra obra. 
 
 
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De nuestra Tabla ya visualizamos el total de insumos que requerimos, los seleccionaremos 
y llevaremos una copia a la hoja3 que habíamos denominado Insumos. La copia la 
pegaremos sobre la celda A5 de la Hoja Insumos 
 
 
 
Luego veremos que solo teníamos 35 tipo de insumos en nuestra tabla 
 
 
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Esta tabla tienen la lista de Insumos que requerimos en nuestra obra y nos permitirá verificar 
los precios da cado uno de ellos, exceptuando claro esta a la Herramienta Manual 
 
Asimismo podremos seleccionar a esta tabla de A5 a D39 y darle el Nombre INSUMOS para 
referirnos a ella en el futuro. 
 
 
 
Ahora usaremos una de las funciones incorporadas en Excel para Búsqueda y referencia, a 
fin de poder vincular la tabla de precios de los Insumos a los Análisis de Costos y permitir 
que la variación de precio en alguno de los insumos afecte inmediatamente a todos los AC 
que la contengan. 
 
Para esto usaremos la función BUSCARV que nos permite relacionar el código de los 
insumos con su respectiva descripción, unidad y precio. Esta función tiene los siguientes 
argumentos =BUSCARV(Qué, Dónde, Columna, 0), donde “Qué” se refiere al valor 
buscado en la columna mas a la izquierda de una tabla (1ra columna), “Dónde” es el 
nombre de la tabla donde se realizara la búsqueda y “Columna” es la ubicación de la 
columna de datos que se quiere extraer. 
 
Por ejemplo nosotros 
podríamos extraer de la 
tabla de INSUMOS el 
precio del Cemento 
Pórtland Tipo I (42.5Kg) 
cuyo código es “210000”, 
para esto identificaremos 
que la tabla INSUMOS 
tiene por el momento 4 
columnas, la 1ra es 
“Código”, la 2da es 
“Insumos”, la 3ra es 
“Unidad” y la última es 
“Precio”; como queremos 
extraer el precio nos 
referiremos a la 4ta 
columna. 
 
 
 
 
Luego de está explicación procederemos a vincular todos y cada uno de los insumos de 
nuestra tabla con la de los Análisis de Costos, dejando de lado únicamente al insumo 
Herramientas Manuales cuyo precio proviene de la Mano de Obra asignada a cada partida. 
 
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Vamos a la tabla Análisis de Costo y en la columna “unidad”, procederemos al auto filtro 
personalizado eligiendo en los criterios personalizados primero a todas aquellas unidades 
que nos son iguales a “%MO” y como segundo criterio que tampoco son unidades vacías. 
Esto nos permitirá seleccionara todos los demás insumos de nuestra tabla de Análisis de 
Costo y poder vincularlas a la tabla de Insumos 
 
 
 
 
 
 
Hecho esto veremos que la tabla de AC solo muestra los insumos, las demás filas están 
ocultas, esto nos permitirá reemplazar la transcripción de los insumos, unidades y precios 
por un vinculo a la tabla de insumos. Para hacer esto haremos uso de las formulas de 
Búsqueda y Referencia, específicamente la formula BUSCARV como detalláramos 
anteriormente. 
 
Procederemos a ubicarnos en la celda “C9” para reemplazar la descripción existente “CAL 
HIDRATADA DE 30 Kg” por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,2,0), luego procedemos a 
cambiar la unidad descrita en la celda “D9” por =BUSCARV(B9,INSUMOS,3,0) y finalmente 
el precio guardado en “G9” por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,4,0). Como se vera la 
descripción, la unidad y el precio es el mismo, pero ahora están vinculados a la tabla de 
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Insumos, estas formulas podemos copiarlas una por una para su respectiva columna, 
haciendo esto hemos logrado que todos los insumos de nuestros Análisis de Costo 
dependan de la lista de Insumos. 
 
 
 
 
Hemos logrado entonces que los Precios Unitarios de cada partida dependan no solo de la 
respectivas incidencias de materiales, mano de obra y equipo, sino también de la tabla de 
precios ubicada en los INSUMOS 
 
Ahora debemos armar el presupuesto, nada mas fácil con lo que hemos aprendido, 
podemos hacerlo de 2 maneras, primero reproduciendo en una nueva hoja a que 
llamaremos “presupuesto” la descripción de las Partidas y Metrado que tenemos en las 
páginas 2 y 3 del presente manual, solo nos faltaría vincular su respectivo precio unitario. 
 
La otra manera es filtrar la tabla de Análisis de Costos para extraer las descripción de las 
partidas de cada uno de los AC. Para hacer esto filtraremos en la columna “unidad” las 
celdas vacías y en la columna “código” las no vacías, estas opciones nos permitirán ver 
únicamente a las partidas con su ítem y respectiva unidad, para lo cual seleccionaremos 
desde la celda A5 has la H407 y copiaremos a hoja “Presupuesto” a la celda A5. Como se 
ve luego podemos eliminar en la hoja de “Presupuesto” a las columnas C, D, E, F y G, luego 
la descripción que se visualiza en C5 debe ser cambiada a “Unidad”, finalmente auto 
ajustaremos el ancho de las 3 columnas y podremos tener las partidas que usaremos en 
nuestro presupuesto. Lugo añadiremos los encabezados de “Metrados”, “Precio”, “Parcial” y 
“Subtotal”. 
 
 
 
 
 
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Luego que tenemos estas partidas debemos ordenar el presupuesto añadiéndoles los títulos 
que agrupan partidas y los sus respectivos metrados. Preparando la hoja para recibir los 
precios unitarios. 
 
 
 
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De manera análoga a como vinculamos los precios de la tabla de insumos a los Análisis de 
Costos, podemos vincular a estos con la hoja de presupuestos, recordaremos que la tabal 
de Análisis de Costos se denomina ACOSTOS y podemos referirnos a ella en cualquier 
formula, además el precio unitario se ubica en la novena columna de dicha tabla 
 
Se deja claro que al buscar el ítem de la partida en la tabla de AC nos referimos a la primera 
columna, pero dicho ítem o partida se repite varias veces, pero al ubicarse la descripción y 
el precio unitario en la primera fila de cada análisis Excel tomara el primer valor. 
 
Luego procederemos de la siguiente manera en la celda “E7” ingresaremos al siguiente 
función =BUSCARV(A7,ACOSTOS,9,0) de esta manera podremos vincular el Precio 
unitario de la partida con su respectivo Análisis de Costo, luego obtendremos el parcial de 
multiplicar el metrado por su respectivo P.U. con la formula =REDONDEAR(D7*E7,2), luego 
estas 2 celdas podremos copiarlas a todas las partidas. 
 
 
 
 
Luego que hemos obtenido los respectivos parciales de cada partida debemos obtener los 
subtotales de cada bloque de partidas, en este caso se sugiere para hacer de este un 
proceso automático realizar la suma de los acumulados de la columna de parciales y 
restarle la columna acumulada superior de subtotales para obtener el subtotal de cada 
bloque como se ve en la siguiente figura. Adicionalmente hemos congelado la fila inicial del 
presupuesto para que parta siempre del mismo lugar. 
 
 
 
 
 
 
 
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Luego de terminar estos procesos procederemos a sumar los subtotales obtenidos para 
obtener el Costo Directo del presupuesto, a este le debemos añadir los respectivos 
porcentajes de gastos generales y utilidad para obtener el costo total y finalmente el 
impuesto general a las ventas y obtendremos el presupuesto de la obra. 
 
 
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Respecto a los Gastos Generales y Utilidad hacemos la salvedad que este ejemplo 
especifica un porcentaje del 25% del Costo Directo, pero este es el mayor error que 
comenten los presupuestadotes al estimar Gastos Generales y Utilidad del 14%, 20%, o 
25% en función al monto de la obra, esto se hace de manera habitual sin ningún fundamento 
es pues esencial hacer un análisis de los Gastos Generales y del margen o utilidad que 
esperamos en cada tipo de obra. 
 
Haciendo uso del Excel podemos preparar una Hoja para analizar los gastos generales y la 
utilidad esperada y este valor asignarlo a la formula que calcula el monto de Gastos 
Generales y Utilidad. 
 
Dejamos al lector el análisis de este punto. 
 
 
CALCULO DE LOS INSUMOS REQUERIDOS EN LA OBRA 
 
Hemos obtenido el presupuesto de obra amarrado completamente cada partida a su 
respectivo Análisis de Costo y este a sus vez a sus incidencias, rendimientos y precio de los 
insumos, es decir tenemos un sistema de costo y presupuestos casi completo, decimos casi 
pues aun no hemos obtenido algo importante, esto es el listado final de insumos requerido 
en la obra que nos sirva para entre otras cosas armar la Formula Polinómica, la cantidad de 
materiales a usar, las horas hombres de personal que requerimos y las horas maquina de 
los equipos, este es un simple procedimiento que lo solucionaremos de la siguiente manera 
procederemos a usar los metrados de las partidas y las incidencias de los análisis de costos 
para obtener los requerimientos de cada partida y finalmente el requerimiento total para esto 
iremos a la hoja de análisis de costo y traeremos los metrados de cada partida vinculando 
las celdas de metrado con el metrado de la hoja de presupuesto. 
 
Para hacer esto debo darle nombre a la tabla donde se ubica el presupuesto para poder 
extraer de ella los metrados de cada partida. Asignémosle un nombre apropiado como 
“PRESUPUESTO” 
 
Luego en la Tabla de AC, filtraremos la columna de unidad para ver solo los insumos y 
poder extraer del código de cada insumo los 2 primeros caracteres que representan el índice 
unificado. Esto lo haremos usando la función en la celda “J9” =IZQUIERDA(B9,2) es decir 
coge solo los 2 primeros caracteres de la izquierda, luego esto lo copiamos para toda la 
columna. 
 
Luego extraeremos de la tabla PRESUPUESTO los respectivos metrados para cada partida, 
recordemos que el ítem de cada partida esta ocultoen la columna A, esto lo haremos con la 
función de búsqueda y referencia en la celda “K9” insertaremos la función 
=BUSCARV(B9,PRESUPUESTO,4,0), esto nos traerá el metrado de cada partida, en la 
siguiente celda “L9” calcularemos el producto de este metrado por la cantidad de insumo 
(columna F) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*F9,2), finalmente debemos calcular 
el parcial total el insumo utilizado multiplicando el metrado por el parcial del insumo 
(columna H) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*H9,2). 
 
Estas celdas deben ser copiadas a todos los insumos, pero a la vista encontraremos una 
primera observación el insumo Herramienta Manual que es un porcentaje de la Mano de 
Obra ha sumado cantidades que no corresponden pues en ese caso la cantidad total de el 
debe ser considerada la unidad pues el Total absorbe todo su valor, por lo que debemos 
seleccionar la columna de unidad y escoger solo la unidad “%MO” y en la columna de “CT” 
reemplazar la formula por el valor 0 (cero). 
 
 
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Para obtener ahora la cantidad total de insumos procederemos a liberar de filtrados la tabla 
de AC y continuaremos la construcción de la TABLA DINÁMICA que dejamos inconclusa 
 
 
 
Llevaremos de la Lista de Campos de Tabla Dinámica el campo CT al área de datos y 
veremos que la tabla se ha modificado mostrándonos las veces que un insumo participa en 
los Análisis de Costos 
 
 
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En al celda A3 se visualiza “Contar de” si hacemos doble clic sobre ella veremos que 
aparece una ventana llamada “Campo de Tabla Dinámica” que indica que los datos han sido 
resumidos por la cantidad de veces que aparece en la tabla nosotros lo cambiaremos a 
resumir por suma y obtendremos la cantidad de material total 
 
 
 
Finalmente vemos la tabla resumida así 
 
 
 
 
De esta tabla podremos copiar los totales a la tabla Insumos y obtener el reporte final de 
material requerido para la obra. 
 
Dejamos al lector la tarea de preparar la Formula Polinómica para lo cual le sugerimos lo 
siguiente: En la hoja Análisis de Costos vuelva a llamar al Asistente de Informes de Tablas y 
Gráficos Dinámicos, repitiendo el proceso inicial de creación, con la salvedad que llevara de 
la “Lista de Campos de Tabla Dinámica” el campo IU al área de campos de filas y el campo 
PT al área de datos, con lo cual obtendrá los montos parciales para cada Índice Unificado. 
Con estos resultados es fácil proseguir con el procedimiento de elaboración de la Formula 
Polinómica establecido por su Reglamento. 
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Conclusiones 
 
El presente manual muestra un procedimiento que hace uso de las Herramientas de Excel 
para la Elaboración de Costos y Presupuestos de Obra. Muestra además que un 
Presupuesto no es mas que una gran matriz de datos que adecuadamente manejado puede 
controlarse. 
 
Este manual no debe tomarse como un reemplazo de los Sistemas de Costo y Presupuesto 
que existen en el mercado, los cuales tienen enormes ventajas respecto a este. Cada uno 
de ellos tiene su ventaja pero esta propuesta viene a proponer una solución simple y sencilla 
como alternativa de solución a quienes no acceden a un sistema por cualquier razón. 
 
Queda para el lector la tarea de enriquecer el presente trabajo, el cual puede recibir rutinas 
VBA (Visual Basic for Aplication) para simplificar los procedimientos y mostrar ventanas 
mas amigable para el ingreso de nuevos Análisis de Costos. 
 
Cualquier comentario para este trabajo dirigirse a pccijbla@upc.edu.pe 
 
 
Muchas Gracias