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PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 1 de 21 1. OBJETIVO Establecer un instrumento de trabajo esencial para la verificación del correcto manejo de recursos públicos, evitando su pérdida, disminuyendo índices de corrupción y riesgos, mediante la aplicación articulada y simultánea de los sistemas de control fiscal definidos en la ley 42 de 1993, con el propósito de evaluar la gestión, el logro de los resultados y la efectividad de su impacto. 2. ALCANCE Aplica para los sistemas de Control Fiscal definidos en la ley, siguiendo los lineamientos del proceso auditor realizado conforme a la normatividad vigente, aplicable a la Contraloría General de la Republica, en donde a través del control de gestión y resultados se examinara la calidad, eficiencia y eficacia de la gestión misional, así como el cumplimiento de los objetivos, planes y metas definidas en su planeación estratégica y plan general de auditorías. Incluye la evaluación de las operaciones, documentos, registros y desarrollo de las actividades para el logro de los objetivos institucionales, junto con el cumplimiento de la Norma NTC ISO 9001:2008 en sus apartes 4.23 control de documentos y 4.2.4 Control de registros. 3. GENERALIDADES 3.1 Definiciones Las siguientes son las definiciones que para el Control Fiscal de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA, aplican: Auditoría: Proceso sistemático que acorde con normas, evalúa la gestión y los resultados fiscales, para determinar el cumplimiento de los fines esenciales del Estado. Metodología: Guía que se sigue a fin realizar las acciones propias de una investigación. Control Financiero: Examen para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, mediante el cumplimiento de normas prescritas por las autoridades pertinentes. Control de legalidad: Comprobación de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables. Control de Gestión: Examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, mediante la evaluación de sus procesos y el uso de indicadores. Control de Resultados: Examen para establecer el cumplimiento de objetivos, planes, programas y proyectos adoptados por la administración. Revisión de Cuentas: Estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones PGAT: Plan General de Auditoria Territorial. Papeles de Trabajo: Son los registro efectuados por el auditor, de aquella información obtenida en el desarrollo de la auditoria, en la cual se debe consignar observaciones, hallazgos, opiniones y conceptos. Programa de Auditoria: Guía de trabajo que va a realizar cada equipo auditor. PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 2 de 21 3.2 AUDITORIA GUBERNAMENTAL Proceso sistemático que acordes con normas de auditoria del proceso auditor territorial, evalúa la gestión y los resultados fiscales mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal, para determinar el cumplimiento de los principios fiscales en la prestación de servicios o provisión de bienes públicos en desarrollo de los fines esenciales del Estado. 3.3 MODALIDADES DE AUDITORIA 3.4 PROPÓSITOS DE LA AUDITORIA Vigilancia y control oportunos y efectivos Generación de confianza y promoción de la participación ciudadana Transparencia en el manejo de los recursos públicos Fortalecimiento del apoyo técnico a las corporaciones de elección popular Promover el mejoramiento de la gestión pública. 3.5 SISTEMAS DE CONTROL Auditoría especial Evalúa políticas, asuntos, programas, proyectos, procesos o actividades de carácter específico. Auditoría regular Realiza un dictamen a partir de los estados contables y el concepto sobre la gestión y los resultados Auditoría Exprés Atiende situaciones coyunturales que por importancia o impacto requiere de evaluación inmediata PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 3 de 21 3.6 ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO AUDITOR - Establecer mecanismos de dirección, supervisión, ejecución y comunicación que permita a la contraloría Gestionar y controlar el proceso auditor. - Definir las actividades generales según sus etapas y fases, describir los roles y sus responsabilidades, y determinar los resultados de las actividades. - Gestionar el talento humano, los recursos técnicos, tecnológicos, físicos y financieros necesarios para la ejecución del proceso. - Garantizar la organización, conservación y preservación de la información generada en el proceso auditor, para apoyar la toma de decisiones y retroalimentar el proceso auditor. - Garantizar que los productos del proceso se generen con la calidad requerida por la contraloría departamental. CONTROL FINANCIERO • Examen para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, mediante el cumplimiento de normas y principios contables. CONTROL DE LEGALIDAD • Comprobación de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables. CONTROL DE GESTIÓN • Evalua la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, mediante el uso de indicadores de rentabilidad y desempeño CONTROL DE RESULTADOS • Establece en que medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administración. REVISIÓN DE CUENTAS • Estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas durante un periodo determinado. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO • Análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza y el cumplimiento de objetivos. PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 4 de 21 3.7 FASES EN LA ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO AUDITOR Planeación Estratégica Fase de Planeación Fase de Ejecución Fasede Informe 4. PROCESO AUDITORÍA PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 5 de 21 4.1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Objetivos: Determinar los entes y/o asuntos a ser auditados por la contraloría territorial, de acuerdo a la matriz de riesgo fiscal. Identifica las necesidades de talento humano y los recursos para ejecutar eficientemente el proceso auditor. Facilitar el seguimiento y control al desarrollo del proceso auditor ACTIVIDAD RESPONSABLE RESULTADO Definición de políticas y lineamientos Despacho del contralor Plan estratégico y documento de planeación Elaboración y consolidación de la matriz de riesgo fiscal Área de control fiscal que desarrolla el Proceso Matriz de riesgo fiscal Determinación de objetivos y estrategias Área de control fiscal que desarrolla el Proceso PGAT Priorización de entes o asuntos a auditar Área de control fiscal que desarrolla el Proceso PGAT Estimación e identificación de recursos. Área de control fiscal que desarrolla el Proceso y Secretaria Administrativa y Financiera PGAT Aprobación del PGAT Comité de alta dirección Acta o resolución Modificaciones y seguimientos al PGAT Área de control fiscal que desarrolla el Proceso Acta o resolución de modificación 4.1.1 Asignación de Auditoria Es el memorando mediante el cual se inicia formalmente la auditoria. Lo elabora el jefe de área responsable del control fiscal que desarrolla el proceso auditor. Contenido del memorando Ente o asunto a auditor Designación del coordinar de la auditoria y del equipo auditor Modalidad Componente y factores a auditar Objetivos generales y específicos Términos de referencia (Duración y alcance) Vigencia o periodo a auditar Identificación de la vigencia del PGAT PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 6 de 21 Termino de identificación del plan de trabajo 4.2 FASE DE PLANEACIÓN Objetivo: Definir el alcance y la estrategia de auditoria a partir del conocimiento de equipo auditor sobre la entidad o asuntos a auditar. ACTIVIDAD RESPONSABLE RESULTADO Notificación memorando de asignación de auditoría Jefe del área de control fiscal Formalización del equipo auditor Conocimiento del ente o asunto a auditar Equipo auditor Papel de trabajo Análisis de la cuenta rendida o informes Equipo auditor Conocimiento de informe que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones. Evaluación y conceptualización sobre control fiscal interno Equipo auditor Determinación de criterios técnicos Equipo auditor Establece muestras a evaluar (Materialidad y muestra de auditoría) Determinación de estrategia de la auditoria Equipo auditor Direccionamiento del proceso auditor Plan de Trabajo Equipo auditor Instrumento para el control de calidad el proceso Programa de auditoria Equipo auditor Guía de Trabajo 4.3 FASE DE EJECUCIÓN Objetivo: PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 7 de 21 Practicar las pruebas de auditoría utilizando técnicas y procedimientos para encontrar las evidencias de auditoría que sustentarán el informe, siguiendo las directrices del plan de trabajo y los programas de auditoría para la fase de ejecución de informe En esta fase el equipo auditor ajusta y desarrolla los programas de auditoría para los componentes y factores, aplicando pruebas mediante las diferentes técnicas de auditoría que conduzca a determinar las observaciones y/o hallazgos. ACTIVIDAD RESPONSABLE RESULTADO Ajustar programas de auditoría Equipo Auditor Respectivos ajustes Aplicación de procedimientos, pruebas y obtención de evidencias. Equipo Auditor Papeles de Trabajo Determinar observaciones de auditoría Equipo Auditor Informe Preliminar Conclusiones por componentes y factores Equipo auditor y coordinador 4.3.1 Evaluación de Gestión y Resultados PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 8 de 21 Se fundamenta en la calificación de los siguientes factores: Gestión - Gestión contractual - Rendición y revisión de cuentas - Gestión ambiental - Tecnologías de la comunicación y la información (TICS) - Plan de mejoramiento - Control fiscal interno Resultados - Cumplimiento de planes, programas y proyectos. En esta evaluación se deben tener en cuenta los principios de la gestión fiscal fundamentados en: Eficiencia Economía Eficacia Equidad Valoración de los costos ambientales. 4.3.2 Evaluación de control financiero y presupuestal Comprende los siguientes factores: - Gestión Presupuestal: Se emite un concepto sobre la programación, aprobación y ejecución de los ingresos y gastos presupuestales. Gestión Financiera: Se analiza y concluye sobre el comportamiento de los indicadores financieros - Estados Contables. Opinión de los Estados Financieros: Enunciado a cerca del análisis de las cuentas examinadas del activo, pasivo y patrimonio, considerando el principio y enunciado de la partida doble, en la actividad financiera, económica, social y ambiental. TIPOS DE OPINIONES PARA EL CONTROL FINANCIERO Tipo de opinión Caracterización Rango de PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 9 de 21 errores Sin Salvedades o Limpia Opinión mediante la cual se manifiesta de forma clara y precisa que los estados financieros en su conjunto expresan, en todo aspecto significativo, la situación financiera, el resultado de las operaciones y los recursos obtenidos, lo cual permite determinar que los estados financieros están razonablemente presentados y no se evidencian errores e inconsistencias significativas. ≤ 2 % Con Salvedades Manifiesta que los estados financieros presentan errores en la información registrada, información insuficiente e incumplimiento de las normas prescritas las cuales impiden la interpretación y comprensión adecuada de los estados. >2% ≤ 10% Adversa o negativa Opinión por la cual, el auditor bajo su criterio profesional, concluyeque en su conjunto los estados financieros no reflejan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del auditado y los resultados de sus operaciones. >10% Abstención de opinión Ocurre cuando el auditor tiene limitaciones en el acceso a la información o ésta no se ha suministrado a tiempo por el auditado, o es suministrada incompleta y por lo tanto, no se ha podido obtener la evidencia necesaria para formarse una opinión sobre los estados financieros tomados en su conjunto. Sin presencia de informe 4.4 Evaluación del Control Fiscal El equipo auditor deberá llevar a cabo la evaluación de la gestión fiscal mediante la siguiente ponderación de sus componentes: PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 10 de 21 La ponderación a los componentes y factores se ha establecido de manera unificada y no puede ser modificada, excepto cuando no se califique uno o más de ellos, en razón a que los que sean evaluados deben llevarse a base 100, en la misma proporción. Calificación de la gestión fiscal y fenecimiento de la cuenta Se considera calificación Favorable cuando el resultado cuantitativo sea mayor o igual a 80 puntos y desfavorable cuando los resultados son menores a 80 puntos. FENECIMIENTO: Es el pronunciamiento que pone fin a la revisión de la cuenta fiscal rendida por el ente auditado, mediante el cual se califica la gestión fiscal. El fenecimiento que expida la contraloría se hará aplicando criterios técnicos expresados en la matriz de evaluación de la gestión fiscal y el artículo 17 de la ley 42 de 1993. Si con la posteridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecen pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares, e levantara el fenecimiento y se iniciara el proceso de responsabilidad fiscal. Control de Gestión 50% Control de Resultados 30% Control Financiero 20% Evaluación del Control Fiscal PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 11 de 21 PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 12 de 21 4.5 HALLAZGO DE AUDITORÍA Hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, todos los hallazgos determinados por la contraloría territorial son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios o de otra índole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado. La aplicación de técnicas y procedimientos permite al auditor encontrar hechos o situaciones que impacten el desempeño de la organización; estas técnicas y procedimientos se aplican sobre información, casos, situaciones hechos o relaciones específicas. CARACTERÍSTICAS Y REQUISITOS DEL HALLAZGO La aplicación de técnicas y procedimientos permite al auditor encontrar hechos o situaciones que impacten el desempeño de la organización; estas técnicas y procedimientos se aplican sobre información, casos, situaciones hechos o relaciones específicas. Hallazgo Objetivo Factual Relevante Claro Verificable Útil PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 13 de 21 PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 14 de 21 4.6 CAUSAS Y EFECTOS DE PROBLEMAS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Causas: Deficiencias en la comunicación entre dependencias y funcionarios. Esta deficiencia es aún más grave cuando los problemas de comunicación se dan desde el nivel directivo hacia el nivel ejecutor. • Falta de conocimiento de requisitos. • Procedimientos o normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o poco prácticas. • Uso ineficiente de los recursos. • Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema. • Falta de delegación de autoridad. • Falta de capacitación. • Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo. Efectos: Uso ineficiente de recursos • Pérdida de ingresos potenciales • Incremento de costos • Incumplimiento de disposiciones generales • Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados) • Gastos indebidos • Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos • Control inadecuado de recursos o actividades • Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas 4.7 FASE DE INFORME El informe de auditoría es el documento final del proceso auditor, que sintetiza el resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el memorando de asignación de auditoría, en el plan de trabajo y el resultado de las pruebas adelantadas en la ejecución. Los propósitos del informe definitivo son: • Registrar los resultados de la auditoría adelantada Escribir de manera precisa, clara y concisa los hallazgos determinados durante el proceso auditor • Apoyar el control político que ejercen las respectivas corporaciones públicas • Servir de insumo para que el ente auditado formule el plan de mejoramiento • Comunicar e informar públicamente los resultados de la auditoría. Objetivo PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 15 de 21 Determinar los parámetros y directrices que se deben aplicar en la fase de informe de la auditoría, con el fin de estructurar un documento con los resultados del proceso auditor que se comunica a los destinatarios correspondientes. 4.7.1 Actividades básicas para generación de informes ACTIVIDAD RESPONSABLE RESULTADO Elaborar informe preliminar y realizar ajustes Equipo auditor Informe Preliminar Revisar y validarde forma y fondo el informe preliminar Jefe de área Informe Preliminar ajustado Aprobación Jefe de área Informe Preliminar aprobado Firma y Remisión Contralor o quien se delegue Informe Preliminar Revisión y análisis de respuesta del ente auditado Equipo auditor Acta mesa de trabajo Revisa y aprueba informe definitivo Jefe de área Informe Definitivo Remisión del informe definitivo al ente auditado Contralor o quien se delegue Oficio Remisorio 4.7.2 Atributos y características del informe Atributos del Informe Preciso Conciso Objetivo Soportado Oportuno PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 16 de 21 4.7.3 Características de presentación Protocolos Debe redactarse en: Letra Arial tamaño 12 de Word. Margen superior, 4 cms. Margen inferior, 3 cms. Margen izquierdo, 3 cms. Margen derecho, 3 cms. Espacio interlineado sencillo. Numeración Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula con negrilla a la izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. Paginación Debe ir en el margen inferior centrado y se numerará a partir del capítulo Resultados de Auditoría. Redacción Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. En la redacción del informe debe evitarse mencionar nombres propios Cuadros, tablas y graficas En los cuadros y tablas se utilizan números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra Arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. El análisis de las gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona. Cifras Las cifras presentadas en el informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras se separaran con puntos y no con comas. Numeración de hallazgos Los hallazgos se numerarán en forma consecutiva. 4.7.4 Estructura del informe PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 17 de 21 - Carátula - Hoja de presentación - Tabla de contenido - Dictamen integral - Carta de conclusiones - Resultado de auditoría - Anexos 5. CIERRE DE LA AUDITORÍA Cada contraloría territorial establecerá el término máximo a partir de la firma y liberación del informe final, para dar traslado de los hallazgos a las instancias competentes; así como para la ejecución de las actividades posteriores del proceso auditor de conformidad con las normas establecidas. Los hallazgos con incidencia disciplinaria, penal y otras incidencias contenidos en el informe final, serán trasladados a las instancias competentes. Los hallazgos con incidencia fiscal serán trasladados mediante el formato establecido para tal fin, junto con sus soportes a la dependencia encargada de adelantar estos procesos. Si dentro del proceso auditor se adelantaron denuncias, se deberá informar de los resultados a las dependencia de participación ciudadana o a quien haga sus veces, con el propósito de que se dé respuesta puntual al peticionario. Como resultado de la auditoría, el ente auditado elaborará y presentará a la contraloría territorial un plan de mejoramiento, en concordancia con las normas de auditoría del proceso auditor territorial NAFI – 08. Cada contraloría territorial con base en su propia reglamentación emitirá o no pronunciamiento de coherencia e integridad sobre la formulación de los planes de mejoramiento, que serán evaluados dentro del proceso auditor. De igual manera, el informe final de auditoría debe remitirse a la corporación administrativa correspondiente y será publicado en la página web de la contraloría territorial. 6. ADMINISTRACIÓN DE CALIDAD Consiste en asumir y seguir un conjunto de acciones planificadas y sistemáticas, con el objetivo de generar un producto o servicio acorde con los requerimientos de calidad del control fiscal. Para lograr dicho propósito esas acciones deben seguir normas de auditoría y requisitos internos establecidos por cada contraloría territorial. Igualmente, las contralorías territoriales podrán utilizar instrumentos exógenos al proceso auditor, para analizar, monitorear y verificar el desarrollo del mismo, con el fin de apoyar a los responsables del proceso con información confiable y oportuna que facilite tomar acciones para mejorar el proceso auditor. PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 18 de 21 6.1 PRODUCTO NO CONFORME Una vez identificado el producto no conforme se dejara evidencia de la detección de mismo y las acciones tomadas. 6.2 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS Las controversias son situaciones expresadas en diferencias de criterio de carácter técnico y/o jurídico y se presentan entre los diferentes roles e instancias del proceso auditor. El análisis y solución de las controversias se debe surtir durante el proceso auditor por parte del equipo auditor o por las instancias definidas en cada contraloría territorial. Las controversias pueden presentarse entre las siguientes instancias: PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 19 de 21 7. EVALUACIÓN DEL PROCESO AUDITOR Objetivos • Revisar y calificar el cumplimiento de los objetivos de las auditorías planteados en el Plan General de Auditoría Territorial (PGAT). • Revisar y calificar el desarrollo y aplicación de la metodología establecida en la Guía de Auditoría Territorial. • Generar beneficios del control fiscal. • Retroalimentar la planeación estratégica del PGAT como valor agregado de los resultados del proceso auditor PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espaciodedicado al SGC. Página 20 de 21 Normas de auditoria del proceso auditor territorial ANEXOS FORMATOS\Normas de auditoria.docx Anexos Formatos 1. Modelo de Descripción del Proceso y criterios de riesgo fiscal ANEXOS FORMATOS\Descripción del Proceso e identificación de Riesgos.docx 2. Modelo de memorando de asignación ANEXOS FORMATOS\Conocimiento del Ente o Asunto a Auditar.doc ANEXOS%20FORMATOS/Normas%20de%20auditoria.docx ANEXOS%20FORMATOS/Descripción%20del%20Proceso%20e%20identificación%20de%20Riesgos.docx ANEXOS%20FORMATOS/Conocimiento%20del%20Ente%20o%20Asunto%20a%20Auditar.doc PROCEDIMIENTO AUDITORIA FISCAL Proceso: CF - Control Fiscal Código: PCF-01 Versión: 01 Aprobado 30 de junio del 2013 COPIA CONTROLADA La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso. La versión actualizada y controlada de este documento, se consulta a través de la página web en el espacio dedicado al SGC. Página 21 de 21 3. Modelo carta de presentación ante el auditado ANEXOS FORMATOS\Carta Presentación Auditado.doc 4. Modelo carta de salvaguarda ANEXOS FORMATOS\Carta Salvaguarda.doc 5. Modelo de matriz evaluación del control fiscal interno ANEXOS FORMATOS\Evaluación Control Fiscal Interno 6. Modelo aplicativo muestreo ANEXOS FORMATOS\Aplicativo Muestreo.xlsx 7. Modelo plan de trabajo ANEXOS FORMATOS\Plan de trabajo.doc 8. Cronograma Fase de Planeación ANEXOS FORMATOS\Cronograma Fase de Planeacion.xls 9. Modelo cronograma de ejecución e Informe ANEXOS FORMATOS\Cronograma Ejecución e Informe.xls 10. Modelo de un programa de auditoria 11. Modelo plan de trabajo con el programa de auditoría 12. Instructivo y Matriz de calificación de gestión fiscal ANEXOS FORMATOS\Evaluación de Gestión 13. Modelo de informe Auditoria ANEXOS FORMATOS\Modelo informe de auditoria.doc 14. Modelo formato entrega hallazgos fiscales ANEXOS FORMATOS\Hallazgos Fiscales 15. Modelo de formato de evaluación del proceso auditor ANEXOS FORMATOS\Formato Autoevaluación.docx 16. Referenciación Papeles de Trabajo ANEXOS FORMATOS\Referenciación Papeles de Trabajo 17. Modelo Reporte de Resultados ANEXOS FORMATOS\Modelo Reporte Resultados.docx ANEXOS%20FORMATOS/Carta%20Presentación%20Auditado.doc ANEXOS%20FORMATOS/Carta%20Salvaguarda.doc ANEXOS%20FORMATOS/Evaluación%20Control%20Fiscal%20Interno ANEXOS%20FORMATOS/Aplicativo%20Muestreo.xlsx ANEXOS%20FORMATOS/Plan%20de%20trabajo.doc ANEXOS%20FORMATOS/Cronograma%20Fase%20de%20Planeacion.xls ANEXOS%20FORMATOS/Cronograma%20Ejecucion%20e%20Informe.xls ANEXOS%20FORMATOS/Evaluación%20de%20Gestión ANEXOS%20FORMATOS/Modelo%20informe%20de%20auditoria.doc ANEXOS%20FORMATOS/Hallazgos%20Fiscales ANEXOS%20FORMATOS/Formato%20Autoevaluación.docx ANEXOS%20FORMATOS/Referenciación%20Papeles%20de%20Trabajo ANEXOS%20FORMATOS/Modelo%20Reporte%20Resultados.docx
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