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Universidad del Istmo Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA VERSUS ADMINISTRACIÓN INFORMAL CÉSAR JOSÉ LÓPEZ VELÁSQUEZ Guatemala, 1 de Octubre de 2,007 Universidad del Istmo Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA VERSUS ADMINISTRACIÓN INFORMAL Trabajo de Graduación Presentado al Consejo de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales de la Universidad del Istmo para optar al título de: Licenciado en Administración de Empresas con especialidad en Mercadeo por CÉSAR JOSÉ LÓPEZ VELÁSQUEZ Asesorado por: Ingeniero Julio Aguilar Guatemala, 1 de Octubre de 2,007 Universidad del Istmo Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales A continuación presento el trabajo ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA VERSUS ADMINISTRACIÓN INFORMAL Tema que fuera asignado por el Consejo de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales en el mes de Febrero de 2007 CÉSAR JOSÉ LÓPEZ VELÁSQUEZ Dedicatoria: A mis señores padres César López Guillén y Lilian Velásquez de López por el apoyo recibido a lo largo de mi vida y carrera universitaria; así como mi demás familia y amigos, por alentarme a seguir hacia el camino del éxito. Agradecimiento: A todas las personas e instituciones que colaboraron conmigo para la elaboración de este trabajo. ÍNDICE. # Página RESUMEN. 1 Administración científica versus administración informal. 2 I. Administración. 2 I.1 Administración científica. 3 I.1.1 Principales aportaciones de la 3 administración científica. I.2 Administración informal. 6 I.3 Definición de administración. 7 I.4 Enfoques de la administración. 8 I.5 Características de la administración. 9 I.6 Elementos de la administración. 9 I.7 Importancia de la administración. 10 I.8 Proceso administrativo. 10 I.8.1 Actividades del Proceso administrativo. 16 I I.9 Elementos de la administración. 16 I.10 Tendencias en la administración contemporánea. 17 I.10.1 Administración de Calidad. 18 I.10.2 Administración participativa. 19 I.10.3 Creatividad en la administración. 20 II. Enfoques de la administración científica versus 21 administración informal. II.1 Inventarios. 21 II.1.1 Definición de inventario. 21 II.1.2 Función de los inventarios. 24 II.1.3. Administración de inventarios informal. 25 II.1.4 Beneficios de la administración 26 científica de inventarios. II.2 Comercialización o Mercadeo. 27 II.2.1 Historia de la comercialización o mercadeo. 27 II.2.2 Definición de comercialización. 27 II.2.3 Definición de mercado. 29 II II.2.4 Etapas de mercadeo o comercialización. 30 II.2.5 El marketing o comercialización en la 31 pequeña y mediana empresa. II.2.5.1 Técnicas de marketing o 31 comercialización. II.2.6 Estudio de Mercado. 32 II.2.7 Beneficios de la aplicación científica 34 de mercadeo o comercialización. II.3 Recursos Humanos. 34 II.3.1 Definiciones de Recursos Humanos. 35 II.3.2 Características de la administración de 36 recursos humanos en la pequeña y mediana empresa. II.3.3 Propósito de la administración de 38 los recursos humanos. II.3.4 Objetivos de la administración de 38 recursos humanos. III II.3.5 Actividades para lograr los objetivos 40 de la administración de recursos humanos. II.3.6 Beneficios de la aplicación científica 42 de recursos humanos. II.4 Contabilidad. 42 II.4.1 Origen de la contabilidad. 43 II.4.2 Definición Contabilidad. 45 II.4.3 Objetivo de la contabilidad. 47 II.4.4 Clasificación de la información en 49 contabilidad. II.4.5 Estados contables. 50 II.4.5.1 Balance. 51 II.4.5.2 Cuenta de pérdidas y ganancias. 53 II.4.5.3 Estados de origen y aplicación 53 de fondos. II.4.5.4 Flujo de tesorería. 54 IV II.4.6 Beneficios de la administración 55 científica de contabilidad. III. Globalización. 55 III.1 Origen del fenómeno de la globalización. 56 III.2 Definición de globalización. 57 III.3 La empresa pequeña y mediana globalizada. 58 III.4 Estrategias para los negocios internacionales. 59 III.5 Posibilidades que brinda la Globalización. 61 IV. Tratado de Libre Comercio República 63 Dominicana – Centroamérica – Estados Unidos. IV.1 Antecedentes del Tratado de Libre Comercio 63 República Dominicana – Centroamérica – Estados Unidos. IV.2 Tipo de Tratado de Libre Comercio República 65 Dominicana – Centroamérica – Estados Unidos. IV.3 Tratado de Libre Comercio República 66 Dominicana – Centroamérica – Estados Unidos. V IV.4 Objetivos generales Tratado de Libre Comercio 67 República Dominicana – Centroamérica – Estados Unidos. IV.5 Comportamiento hacia el éxito de la pequeña 68 y mediana empresa frente al Tratado de Libre Comercio República Dominicana – Centroamérica – Estados Unidos. V. SÍNTESIS FINAL. 70 VI. BIBLIOGRAFÍA. 72 VI RESUMEN. En Guatemala hay personas muy creativas y emprendedoras en todos los ámbitos, desde los deportes, la vida misma, hasta el trabajo, teniendo muchas veces éxito en sus objetivos. El aspecto empresarial no es la excepción, ésto ha llevado a muchas familias guatemaltecas al éxito profesional en sus empresas, a pesar que muchas veces estas familias no tienen necesariamente un estudio científicosobre la administración. Sin embargo hay muchas personas que han fracasado en sus negocios o que han dejado de tener éxito debido a la falta de conocimientos o experiencia en la aplicación del proceso administrativo dentro de sus empresas, en Guatemala esto se ve reflejado ante la desaparición de negocios que tienen muchos años de éxito y ante un cambio del mercado o nueva competencia desaparecen. Como administrador surge la interrogante sobre qué se puede hacer para tener éxito empresarial en el mercado y a través del tiempo con una empresa pequeña o mediana ante un mundo globalizado y con tratados de libre comercio llevándose a cabo constantemente entre países. Es importante conocer los diferentes conceptos administrativos, así como las áreas de la empresa que pueden llegar a ser una ventaja competitiva, conocer lo que es un mundo globalizado y cómo puede llegar a ser aprovechado por la pequeña y mediana empresa. 1 Administración científica versus la administración informal. El estudio de administración científica versus la administración informal, se basa en el estudio e investigación de cuatro áreas de la empresa: de la pequeña y mediana, importantes para evitar que éstas sean marginadas del mercado, por la competencia o por la obsolescencia de sus productos, así como de los métodos o procesos administrativos utilizados. Estas áreas a estudiar son los inventarios, la comercialización, la contabilidad, los recursos humanos. En dichas áreas de la pequeña o mediana empresa, es común el descontrol en operaciones y al ser estas áreas claves dentro de la empresa es importante evitar errores, ya que de existir problemas se detiene el proceso administrativo que ayuda a optimizar los recursos, brindar un mejor servicio, lograr fidelidad de clientes, entre otros. Es importante reconocer que la administración empírica o tradicional ha llevado a las empresas a una administración militarizada. Por el contrario la administración científica permite las condiciones de incorporación a los movimientos contemporáneos de la globalización y tratados de libre comercio. I. Administración. La administración es necesaria en cualquier organización ya que sin ella no es posible que una empresa u organización logre resultados para la que ha sido creada; ser una fuerza decisiva e impulsora, y una dimensión vital del éxito de una organización. (Brown B. Warren, 1983.) 2 I.1 Administración científica. Éste es el nombre que recibió al aplicar los métodos de la ciencia a los problemas de la administración para lograr una eficiencia industrial. Los principales métodos científicos aplicables a los problemas de la administración son la observación y la medición. La teoría de la administración científica surgió por la necesidad de elevar la productividad. A mediados del siglo XX, en Estados Unidos ya había poca oferta de mano de obra. La única manera de elevar la productividad era elevando la eficiencia de los trabajadores. Así fue como Frederick W. Taylor, Henry L. Gantt y Frank y William Gilbreth inventaron el conjunto de principios que se conocen como la teoría de la administración científica. I.1.1 Principales aportaciones de la administración científica. Frederick Wilson Taylor (1846 – 1915), es considerado como el padre de la administración científica, fue el primero que trató de desarrollar esta disciplina, aún cuando no presentó sus ideas en forma sistematizada sino de manera paulatina, concibiéndolas mientras trabajaba en diferentes empresas. Su primera aportación a la administración fue el análisis crítico que realizó de las empresas en operación, el cual le llevó a concluir que: 3 • No existía un concepto claro de responsabilidades de la dirección ni del empleado. • No existía ningún estándar de trabajo eficaz. • No se incentivaba el desempeño de los trabajadores. • La administración aplicaba un sistema militarizado. • Las decisiones administrativas se basaban en premoniciones e intuiciones. • Los trabajadores ocupaban puestos para los cuales tenían poca o ninguna habilidad. Con base a estas conclusiones Taylor comenzó a desarrollar su nueva visión de la administración empresarial: • El objetivo de una buena administración es lograr bajos costos unitarios. • Para lograr estos objetivos se deben de aplicar métodos científicos de investigación y experimentación con los que sea posible formular procesos estándar que permitan controlar las operaciones. • Los empleados deben de ser científicamente seleccionados para colocarlos donde puedan aplicar sus aptitudes. • Los empleados deben de ser entrenados para desarrollar sus habilidades en desempeño de su trabajo. • Es necesario desarrollar un ambiente de cooperación cercana y amistosa para crear un entorno psicológico de colaboración. 4 Ésto es algo que puede llegar a parecer muy simple o lógico en la actualidad, pero en realidad es algo que muchas empresas en Guatemala no lo han aplicado y siguen sufriendo problemas por la falta de atención en estos temas, y como Taylor dice: La administración científica no es una herramienta de eficiencia, ni una herramienta de ninguna clase para asegurar la eficiencia. Sino que la administración científica es un apoyo a toda organización para mejorar los resultados de la empresa. Para entender de una mejor manera lo que Taylor concluye existen cuatro principios que se deben aplicar en toda empresa sin importar el tamaño de las mismas ya que estos principios sirven como base para toda organización tanto en Guatemala como en el extranjero. Principios básicos de Administración Científica • Crear una ciencia para estudiar cada elemento del trabajo individual, que sustituya al método empírico. • Escoger científicamente y luego capacitar, entrenar y desarrollar al trabajador. En el pasado los trabajadores escogían su propio trabajo y se entrenaban lo mejor que podían. • Colaborar ampliamente con los empleados para que todo el trabajo se realice conforme a los principios de la ciencia que se han ido desarrollando. 5 • Debe existir una división igual de tareas y responsabilidades entre el administrador y los empleados. La administración debe encargarse de todo el trabajo para el cual esté mejor dotada que los empleados; en el pasado, casi todo el trabajo y la mayor parte de la responsabilidad recaían sobre éstos. I.2 Administración Empírica o informal. La administración empírica postula que las tareas administrativas deben ser ejecutadas y consideradas en la forma sugerida por el paso reciente, la costumbre o la tradición. Sus principales representantes son Peter F. Drucker, Erners Dale y Lawewnce Appley quienes realizaron estudios basándose en experiencias prácticas en los que descartaron casi todos los fundamentos teóricos. La principal desventaja de la escuela empírica es que los resultados que se obtienen en ocasiones no responde a la situación actual; ya que lo que es conveniente para una empresa, no siempre es para otra. La administración informal o empírica es llevar a cabo el manejo de la empresa en base a lo aprendido en el transcurso del tiempo en el que se ha tenido un negocio, así como en base apreciaciones y experiencia. (Osorio, Lic. Carlos, entrevista personal, 17/02/07.) 6 I.3 Definición de administración. Administración es la tarea de conducir el esfuerzo y el talento de los demás para el logro de resultados. (Juan Gerardo Garza Treviño. Administración contemporánea. Segunda Edición. Editorial McGraw-Hill. México. 2000. Página 9). La administración también se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Ésta se aplica a todotipo de organización, sean pequeñas o grandes empresas, lucrativas o no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio. La definición de administración demuestra la importancia de la misma dentro de toda organización ya que la adecuada aplicación de la misma, lleva al fracaso o al éxito, dependiendo de la eficiencia y eficacia con que se obtenga y utilicen los recursos. Una organización es una unidad social o agrupación de personas constituida para alcanzar objetivos específicos, lo que significa que las organizaciones deben de proponerse y construirse en base a una planeación y se elaboran para conseguir objetivos determinados. Toda empresa ya sea pequeña, mediana o grande, busca la manera de funcionar adecuadamente para lograr los resultados deseados. Para esto, recure a la administración, la cual tiene diferentes funciones dentro de toda organización: 7 Determinar dónde se encuentra la empresa. Diagnostico Establecer que desea hacer la empresa. Planeación Diseñar la escritura organizacional para realizar lo planeado. Organización Conducir las actividades requeridas. Dirección Realizar tareas y actividades. Ejecución Evaluar si se está realizando correctamente. Control I.4 Enfoques de la administración. a) Como filosofía: busca un significado a lo que se hace, un sentido a las tareas de todos los días, y al encontrar un sentido, así como un significado dentro de una organización, existe una manera de pensar, es decir una filosofía. Las organizaciones necesitan una filosofía para entender su misión y su finalidad. b) Como método: es una forma aprendida de conseguir determinados resultados. Lo qué supone la utilización óptima de recursos, pero también la búsqueda de mejores formas de hacer las cosas. c) Como procesos y estructuras: los procesos son las condiciones que hacen que las cosas sucedan, por lo cual se dice que los procesos son cambios, innovación, adaptación a la realidad. Las estructuras que representan estabilidad, continuidad y seguridad, esto es la definición de funciones, asignación de recursos, convenios o contratos, etc. 8 d) Como teoría administrativa: es un conjunto de conocimientos, en torno a la disciplina denominada administración, esta teoría da respuesta a preguntas con relación a: ¿qué significa delegar?, ¿cómo se formula una estrategia?, ¿qué diferencia existe entre poder, autoridad, e influencia?, ¿cómo desarrollar las habilidades administrativas y para qué sirve formular la misión de la empresa? I.5 Características de la administración. Es importante que todo administrador al momento llevar a cabo la administración conozca las características de la misma, las cuales son: • Universalidad. • Especificidad unidad temporal. • Valor instrumental. • Amplitud del ejercicio. • Flexibilidad. I.6 Elementos de la administración. Los elementos de administración con los que debe de contar una empresa son: • La eficiencia. • Eficacia. • Productividad. • Coordinación de recursos. • Objetivos. 9 • Grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas. I.7 Importancia de la administración. La administración dentro de una empresa busca alcanzar los objetivos a través de las personas que trabajan en ella, mediante la aplicación de técnicas dentro de una organización. Estas técnicas son la clave dentro de un sistema organizacional, así mismo comprenden a toda la organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas. Dentro de la administración se ubica: • Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales. • Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad. • Desempeño de ciertas funciones especificas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc. • Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión. I.8 Proceso administrativo. El proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, así como dirigir y controlar sus actividades. En Guatemala la pequeña y mediana empresa tienen la dificultad de aplicar, de una manera adecuada, el proceso 10 administrativo, debido al aumento en costos dentro de la empresa, falta de conocimientos científicos sobre administración, la mala utilización de recursos, clientes insatisfechos, problemas de inventario, desventaja ante la competencia etc. Todo administrador debe conocer que la eficiencia de la empresa no se da con la simple suma de la eficiencia de cada trabajador, ya que para lograr dicha eficiencia, es necesario llegar a la racionalidad. Ésto significa adecuar los medios de la empresa a los fines que se desea alcanzar; en ellos el administrador debe tener una función de coordinador, la habilidad de coordinar todos los esfuerzos de cada trabajador para que en conjunto, se encaminen al cumplimiento de las metas del grupo. El mayor precursor de la administración moderna es Henry Fayol (1841 – 1925), él observaba la organización como un cuerpo social; para comprender mejor el papel de la dirección de la empresa, propone los siguientes principios: • División de trabajo. • Autoridad. • Disciplina. • Unidad de mando. • Unidad de dirección. • Subordinación de los intereses individuales al interés general. • Remuneración. • Centralización. • Cadena de mando (línea de autoridad). • Orden. • Equidad. • Estabilidad del personal. • Iniciativa. • Espíritu de grupo. 11 • División de trabajo: su objetivo es lograr una mayor productividad. La especialización en una tarea desarrolla destrezas que en el corto plazo lograrán un incremento de resultados. Sin embargo, es importante tomar en cuenta que la especialización de las tareas tiene también consecuencias negativas, las más frecuentes son la fatiga y el aburrimiento en el trabajo. • Autoridad: es el derecho a dar órdenes y el poder exigir obediencia. Es importante establecer la distinción entre autoridad oficial de un director que se deriva del puesto, y la autoridad personal integrada por su inteligencia, experiencia, valor moral, capacidad directiva, etc. La responsabilidad deriva de la autoridad, es su consecuencia natural y contraparte esencial, ya que donde se ejerce autoridad surge responsabilidad. • Disciplina: es obediencia, aplicación, energía, conducta y muestras exteriores de respeto observadas de acuerdo con los convenios existentes entre la empresa y empleados. • Unidad de mando: ésto significa que para cualquier acción, sea la que fuere, un empleado debe recibir órdenes únicamente de un superior ya que el doble mando es una fuente de conflictos. • Unidad de dirección: este principio se explica así: Una cabeza y un plan para un grupo de actividades que tengan un mismo objetivo. La unidad de mando no puede existir sin una unidad de dirección, pero ella no nace de sí misma. • Subordinación de los intereses individuales al interés general: establece que en una empresa el interés de un empleado, o grupo de empleados, no debe prevalecer sobre el de la empresa. 12 • Remuneración: es el precio de los servicios prestados, debe ser justa y, hasta donde sea posible, proporcionar satisfacción, tanto en lo personal como a la empresa. Lo que se busca en la remuneración es que el pago asegure una remuneración justa, que estimule la perspicacia, recompensando el esfuerzo bien encaminado, y no que genere un pago excesivo que transcienda ciertos límites razonables. • Centralización: no es un sistema de administración bueno o malo en sí mismo, susceptible de adaptarse o descartarse a voluntad de los administradores o de las circunstancias;siempre está presente en mayor o menor grado en todas las organizaciones. El asunto de la centralización o descentralización es una sencilla cuestión de proporción, de encontrar el grado óptimo para la empresa en particular. • Cadena de mando (línea de autoridad): es la serie de superiores que va desde la autoridad máxima, hasta los niveles más bajos. La línea de autoridad es la ruta que siguen, vía eslabón de la cadena, todas las comunicaciones que parten de, o van hacia la autoridad suprema. • Orden: es necesario un lugar para cada uno y cada uno en su lugar. Exige un conocimiento preciso de las necesidades humanas y de los recursos de la empresa, logrando, de esta manera, un equilibrio constante entre ambos. • Equidad: es el resultado de la combinación de la benevolencia y la justicia, no excluye energía ni severidad, y su aplicación requiere de mucho criterio, experiencia y bondad. • Estabilidad del personal: la inestabilidad del personal es al mismo tiempo causa y efecto de funcionamiento defectuoso, por esta razón suponiendo que un empleado posee las habilidades requeridas para un puesto, éste necesita de tiempo 13 para acostumbrarse al nuevo trabajo y realizarlo con éxito, lo cual crea problemas para la empresa si no existe estabilidad del personal. • Iniciativa: esto aumenta el celo y la energía por parte de los empleados. La iniciativa representa una enorme fortaleza para el negocio, pero se requiere mucha discreción e integridad para inspirar y mantener la iniciativa general dentro de los límites de respeto a la autoridad y la disciplina. • Espíritu de grupo: es una gran fortaleza para la empresa cuando existe unión entre el personal de una empresa, por el hecho que se considera que la unión hace la fuerza. La visión de Henry Fayol de sistematizar las tareas de la empresa en un proceso administrativo: planeación, organización, dirección, y control, revolucionó la administración. Cada una de las funciones del proceso administrativo es interdependiente de las otras. Todo administrador independientemente del nivel que ocupe tiene que aplicar las cuatro funciones, así como toda tarea que se lleva a cabo. Estas funciones se definen de la siguiente manera: • Planear: es predecir el futuro y trazar un programa de acción. La planeación es el proceso de prever el futuro y proponer estrategias para desarrollarse y crecer en el contexto futuro. Una organización no sólo vive el presente, por lo cual debe dar dirección a sus propósitos y, en función de esta previsión, coordinar esfuerzos y recursos. 14 • Organizar: es constituir el doble del organismo material y social de la empresa. Esta etapa consiste en decidir qué recursos y actividades son necesarios para alcanzar los objetivos de la organización, distribuir recursos, definir funciones y tareas, así como clarificar autoridad y responsabilidades. • Dirigir: es conducir las actividades requeridas. Significa conducir el talento y el esfuerzo de los demás para conseguir el logro de los resultados esperados, busca influir en el desempeño de las personas y coordinar sus esfuerzos y del equipo. Para que la dirección se lleve a cabo adecuadamente es necesario llevar a cabo autoridad, motivación y liderazgo. • Controlar: es verificar que todo ocurra de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes impartidas. Ésta es la última etapa del proceso administrativo y tiene como propósito asegurarse de que se cumplan las actividades como fueron planeadas y se establezcan medidas correctivas en caso de ser necesario, ésto quiere decir comparar el desempeño real con el estándar deseado. Estas funciones y principios contribuyeron a que las empresas organizaran sus áreas o departamentos por actividades afines y trascendentes, para lograr los objetivos de la organización. 15 I.8.1 Actividades del Proceso administrativo. Los principios del proceso administrativo fueron los primeros intentos por desarrollar una teoría administrativa, y en base a esto Henry Farol tuvo el acierto de clasificar las actividades de la empresa, las cuales fueron agrupadas en seis funciones básicas: • Técnica (producción). • Comercial (compra, venta e intercambio). • Financiera (obtención y utilización del capital). • De seguridad (protección de la propiedad y de las personas). • De contabilidad (incluyendo estadísticas). • De administración (planeación, organización, dirección y control). Toda empresa independientemente de su tamaño debe entender la administración de su empresa como el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización, y al mismo tiempo emplear todos los recursos organizacionales con el propósito de alcanzar las metas establecidas por la organización. I.9 Elementos de la administración. • Eficiencia: es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un 16 concepto que se refiere a insumo - productos. Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando: Se logra incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el volumen de recursos empleados. Es constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso empleado. • Eficacia: es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, esto quiere decir, cuando se consiguen las metas que se habían definido. Estos dos conceptos están muy interrelacionado ya que la eficacia del modelo de un administrador esta íntimamente unida a la necesidad de ser o no eficiente. El desempeño del modelo de todo administrador debe centrarse en ser eficaces de la forma más eficiente posible. I.10 Tendencias en la administración contemporánea. Es importante que toda empresa se encuentre actualizada sobre lo que sucede en el mundo y para las empresas guatemaltecas éste es un tema que no puede pasar por alto ahora que existe un tratado de libre comercio con USA, la manera de mantenerse actualizado es dar un vistazo fuera de las fronteras guatemaltecas y sacar provecho a lo que se observa en el extranjero, sumado ésto a los conocimientos y experiencias en el mercado local, es posible tener un alto grado de competitividad. 17 En el mundo actual hay tres tendencias administrativas que se están siguiendo, las cuales son: • Administración de calidad (Total quality management). • Administración participativa. • Creatividad en la administración. I.10.1 Administración de Calidad. Es la corriente en administración más importante en la época contemporánea, en la cual se toma a la calidad como una filosofía, una forma de trabajar y una metodología para lograr mejores resultados. Un personaje muy importante en la administración de calidad es Edwards W. Deming. La calidad en sí, ha surgido como una filosofía administrativa, centrada en el incremento de resultados excelentes y confiables en función de los clientes que reciben los productos y servicios. El enfoque de la organización hacia la calidad es un proceso educativo que requiere compromiso, capacitación, entrenamiento, motivación, participación y autocontrol. Se refiere a la creación de una cultura en la empresa, que por el hecho de ser algo nuevo requiere de técnicas y métodos de cambio por parte de las personas. 18 I.10.2 Administración participativa. La administración participativa implica el involucramiento de las personas con el trabajo, por lo cual es opuesto a la administración autocrática, en la que los superiores ordenan o mandan a los demás como subalternos, los cuales simplemente deben de ejecutar lo que se les ordena. La administración participativa supone tres niveles de involucramiento,que ayudan a los trabajadores a desempeñar de una mejor manera su trabajo, estos niveles son: • Información: es tener la información necesaria y suficiente de acuerdo con el nivel y puesto que se ocupa. • Asesoría: indica que quien desempeñe un trabajo, posee capacidades y experiencias que lo preparan para asesorar a los niveles superiores en las decisiones que deben tomarse, ejemplo: un jefe desarrolla administración participativa cuando solicita sugerencias a los subalternos y los consulta cuando debe tomar una decisión importante. • Toma de decisiones: consiste en responsabilizar a las personas de las decisiones que deberán tomar. Sucede cuando el jefe delega en trabajadores alternos la toma de decisiones, delega y espera resultados. 19 I.10.3 Creatividad en la administración. La creatividad es el fundamento de cualquier organización ya que en las organizaciones todo gira en torno a dos preceptos: solucionar problemas y detectar oportunidades. La creatividad es el proceso que permite encontrar posibles soluciones a las dificultades en el logro de objetivos, ya que sin creatividad más opción que repetir una experiencia anterior, donde se tuvo algo de creatividad y se encontró alguna solución. Para dar respuesta a las diferentes oportunidades que puede llegar a enfrentar la empresa también es necesario recurrir a la creatividad, ya que sin ideas las oportunidades no se descubrirían y mucho menos se podría llegar a aprovechar las mismas. La creatividad tiene gran importancia en las empresas en que se aplica una administración empírica, ya que no solamente se llega a tomar en cuenta el pasado, sino que las ideas nuevas nacen en base a la creatividad que tiene el administrador, tanto para afrontar los problemas como las oportunidades, dando a la simplicidad administrativa. 20 II. Enfoques de la administración científica versus administración informal. En toda empresa es necesario llevar una administración adecuada para alcanzar los objetivos propuestos. La administración es un tema extenso para analizar. Dentro de la pequeña y mediana empresa, existen áreas empresariales que presentan una gran oportunidad para aumentar la competitividad, y las probabilidades de éxito, estas áreas son: • Inventarios • Comercialización o Mercadeo • Recursos Humanos • Contabilidad II.1 Inventarios. Los administradores deben ser concientes de la importancia de la administración de los inventarios en toda empresa. En la elaboración de la administración de inventarios es necesario ser eficientes, pues significa llevar el control de materias primas y productos terminados con que cuenta la empresa. Control que conduce al alcance de metas y objetivos, aumentando el nivel de competitividad. II.1.1 Definición de inventario. Son aquellos bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. 21 Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Los inventarios pueden ser de: • Abastecimiento • Materiales • Componentes • Productos intermedios o en proceso • Productos terminados Es importante llevar una adecuada administración de materiales, para tratar de reducir los costos en inventarios, entre los diversos costos que se encuentran en los inventarios de una organización son: • Costo de compra de los artículos que forman el inventario. • Costo de ordenar el pedido. • Costo de conservación y mantenimiento del inventario. • Costos de faltantes. • Costo financiero o de oportunidad. El costo faltante se refiere a la pérdida de imagen y ventas que la compañía sufre al no poder satisfacer las necesidades de un cliente por faltantes de sus inventarios. 22 Cuando una empresa se dedica a la manufactura muchas veces sufre perdidas debido al costo de faltante, porque se ve obligada a detener el flujo productivo cuando éste carece de suministros. Este costo es algo que suele ser común en empresas guatemaltecas como latinoamericanas, ya que existe falta de confiabilidad de los proveedores. El costo financiero o de oportunidad cobra mayor relevancia en aquellas épocas de estrechez financiera o en contextos donde la competencia es tan grande que no se puede desaprovechar la mínima cantidad de recursos, los cuales deben colocarse donde mayor rendimiento proporcionen. La importancia de llevar contabilidad en los inventarios radica en que la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el mayor activo en los balances generales, y los gastos por inventarios llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las operaciones restantes, necesita constantemente información resumida y analizada sobre sus inventarios, dicha información lleva a la empresa hacia la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Estas cuentas son las siguientes: 23 • Inventario Inicial. • Compras. • Devoluciones en compra. • Gastos de compras. • Ventas. • Devoluciones en ventas. • Mercancías en tránsito. • Mercancías en consignación. • Inventario Final. II.1.2 Función de los inventarios. En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función del inventario tiene a generar demandas de inventario diferente: • Ventas: se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado. • Producción: se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables. • Compras: las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general. 24 • Financiación: los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión como el corriente de efectivo y disminuyen los costos de mantener inventarios como el almacenamiento, la antigüedad, riesgos, etc. Es importante que todo administrador tenga claro que la empresa debe buscar la eficiencia en todas sus áreas, por lo que los inventarios deben ser administrados de una manera eficiente y para lograr dicha eficiencia es necesario determinar el tamaño óptimo de los inventarios. Un inventario elevado evita la existencia de faltantes, pero compromete los recursos financieros de la empresa, por esta razón es necesario que un inventario asegure que no existan faltantes, pero al mismo tiempo debe ser lo suficientemente pequeño para reducir los costos al mínimo. Una herramienta importante para establecer el tamaño de inventarios adecuados, son los pronósticos de ventas y pronósticos de producción si es que existen, ya que éstos ayudan a mantener un control adecuado en la administración de inventarios. II.1.3. Administración de inventarios informal. La administración de inventarios en la pequeña y mediana empresa en Guatemala, es común que se lleve de una manera informal; ésto quiere decir que la 25 empresa no tiene un verdadero control sobre los inventarios, no tiene políticas de inventario y realmente no está del todo conciente de los costos que conlleva un inventario. Por mediode entrevistas realizadas a empresarios de pequeñas y medianas empresas manejadas de manera informal, se determinó que la mayoría de las veces realizan sus compras para abastecer el inventario de sus empresas, cuando existen ofertas o promociones en compras por cantidades grandes, al mismo tiempo por temporadas según el producto y, muy importante para ellos, por medio de la observación de la rotación de productos, ya sea por marcas o por tipo de producto. II.1.4 Beneficios de la administración científica de inventarios. • Ahorro en costos y tiempo de espera y entrega de producto. • Satisfacción de la demanda de productos. • Conocer y reducir los costos escondidos de inventarios. • Financiamiento a través de inventarios. • Tener control sobre los bienes de la empresa. 26 II.2 Comercialización o Mercadeo. Para ganar hay que vender y para vender hay que conocer, entender y llegar al cliente. Toda empresa debe buscar en todo momento, aquellos mecanismos para llegar al consumidor y atraerlo para que realice la compra. La herramienta para hacer este tipo de estrategias es el mercadeo o comercialización. II.2.1 Historia de la comercialización o mercadeo. A principios del siglo XIX se decía que toda oferta crea su propia demanda, lo cual significa que lo que se produce acaba por venderse mejor o peor, en estos casos las empresas forzaban a sus trabajadores para colocar los productos en el mercado. El proceso técnico llevó a las empresas a fabricar más de lo que los clientes podían comprar y entonces se invirtió la situación: en lugar de fabricar un determinado producto y luego tratar de venderlo, hubo que buscar el mercado y conocer lo que este deseaba para fabricar el producto correspondiente, a partir de ello, la actividad empresarial se basó en la venta. II.2.2 Definición de comercialización. • La comercialización o mercadeo se refiere a las acciones que la empresa realiza para lograr el intercambio de bienes y servicios con sus clientes, para beneficio de todas las partes. 27 • También se define marketing como el conjunto de actividades desarrolladas para conocer el mercado y adecuar a él los productos y servicios de la empresa. (Enciclopedia práctica de la pequeña y mediana empresa. Editorial OCEANO / CENTRUM. España. Pág. 3) El manejo dentro de la empresa en mercadeo o comercialización, obtiene resultados combinando una disciplina que revalora la percepción subjetiva mediante la satisfacción de deseos y necesidades y un conjunto de técnicas para conseguir o dirigir comportamientos deseados. La comercialización es una acción que toda empresa, ya sea pequeña o grande, debe prestarle un interés real, porque ésto ayuda a que el cliente tome la decisión final del lugar donde debe de realizar la compra. Toda empresa debe procurar hacer una comercialización adecuada, de modo que sea elegida por el cliente y que él mismo se identifique con la marca logrando la fidelidad de éste. Las estrategias de marketing no afectan solamente la actividad comercial de la empresa, sino que afecta la estructura de la misma en su totalidad, ya que es necesario adaptar la estructura para asumir el reto que supone la nueva estrategia. 28 Por medio de la comercialización la empresa reconoce que la diversidad o heterogeneidad del mercado implica la existencia de deseos y necesidades distintas por lo que la comercialización emplea una técnica conocida como segmentación, la cual consiste en la agrupación de individuos con características semejantes, con la presunción de que una mayor homogeneidad permitirá detectar más eficientemente las necesidades y deseos del subgrupo seleccionado, diseñar una oferta más atractiva y optimizar las posibilidades de éxito. Para cada segmento de mercado, es necesario que toda empresa proponga el posicionamiento que quiere lograr, luego debe definir, diseñar y desarrollar la denominada mezcla de que comprende cuatro variables: producto, precio, plaza y promoción las cuales ayudan a la empresa a lograr relaciones con el cliente al largo plazo. II.2.3 Definición de mercado. Toda empresa para poder entender mejor la manera en que debe aplicar el área de comercialización es necesario que conozca adecuadamente el mercado. Mercado es el conjunto de consumidores de un lugar determinado, sobre los cuales confluyen unas circunstancias concretas; éstas pueden ser geográficas, sociales, económicas, jurídicas, etc. El conocimiento de las mismas constituye un elemento básico para llevar a 29 cabo la operación de marketing y a que se llega a este conocimiento a través del estudio de mercado. II.2.4 Etapas de mercadeo o comercialización. Las etapas por las que debe de pasar una empresa pequeña o mediana para que la estrategia de mercado tenga alcance sobre los cambios a realizar, deben ser: • Determinación del mercado potencial mediante la investigación de las necesidades de los clientes. • Definición de los gustos de los clientes. • Definición del producto que se les va a ofrecer. • Análisis de los costos del producto. • Estudio de los medios de venta. • Presentación del producto (embalaje, tamaño, etc.) • Prueba del producto • Fijación del precio del producto. • Lanzamiento del producto (con ayuda de la publicidad). • Seguimiento del producto en el mercado. Todo administrador debe conocer concretamente que una operación de marketing consiste en partir de unos datos (mercado) y aplicar sobre ellos unas técnicas (o política de actuación) determinadas. 30 II.2.5 El marketing o comercialización en la pequeña y mediana empresa. Todo parece indicar que los problemas que conciernen a la pequeña y mediana empresa tienen poco que ver con la noción del marketing, pero esto es solo apariencia, de hecho, la vida de estas empresas se encuentra estrechamente vinculada al enfoque del marketing por dos razones: Porque el marketing inspira la filosofía de toda empresa mediana, independientemente de la envergadura de ésta, y en segundo lugar, porque las pequeñas y las medianas empresas desempeñan un importante papel en relación a las técnicas de marketing. II.2.5.1 Técnicas de marketing o comercialización. Las técnicas de marketing o comercialización con todos aquellos instrumentos o políticas que permiten actuar sobre el mercado. De su aplicación correcta o incorrecta depende el éxito de la operación de marketing que se esté desarrollando. Las técnicas de marketing se pueden clasificar en: Política de productos • Comprende aspectos como la elección de los productos que van a venderse, sus características técnicas, su presentación (envase y 31 embalaje), la marca bajo la cual van a comercializarse, el precio a que se venderá, entre otros. Política de distribución • El elemento más importante es la elección del canal de distribución; es decir, la forma de hacer llegar el producto a los clientes, prescindiendo de aspectos como el almacenamiento o el transporte. En términos generales, cabe distinguir entre la distribución directa y la distribución mediante intermediarios. Política de promoción • Además de la venta directa, que de algún modo ayuda a la promoción del producto, los pilares en que se basa esta política son la publicidad y la promoción de ventas. II.2.6 Estudio de Mercado. Dentro de toda empresa es necesario para poder llevar estrategias de marketing un estudio de mercado, el cual consiste en el conjunto de operaciones que 32 realiza la empresa desde que se dispone de las mercancías para la venta, o aún antes, hasta que éstas se ponen al alcance de los consumidores. Consiste en un análisis profundo, sistemático y ordenado de los hechosque afectan al mercado y que tienen una seria incidencia en todas las empresas, particularmente en las dedicadas a la venta. Es importante que toda empresa tenga claro los objetivos que se pretenden alcanzar con el estudio de mercado, ya que éste supone para el empresario un costo complementario a la inversión realizada, que se verá compensada con el aumento en la cifra de ventas que trata de conseguir. Un buen estudio de mercado debe contener la información necesaria básica sobre los siguientes aspectos: • Tipo de clientes que pueden proporcionar mayor utilidad a la empresa, así como los aspectos más débiles del mercado. • Cambios que se van produciendo en cuanto a gustos y preferencias de los consumidores. • Métodos de comercialización que sirvan para aumentar el volumen de ventas. • Previsiones y objetivos que se han de alcanzar para poder realizar ventas más realistas y viables. La expansión que se observa actualmente en el campo de los estudios de mercado se debe en gran parte a la presión ejercida por la competencia. En sustitución del antiguo sistema por el cual los directores comerciales 33 basaban sus estrategias de venta en sus impulsos, desafiando la realidad aplastante de los hechos que se ofrecían a sus ojos, la rentabilidad de estos estudios está fuera de duda, aunque hasta la fecha ésto sigue siendo aplicado en la administración informal o empírica. II.2.7 Beneficios de la aplicación científica de mercadeo o comercialización. • Establecer objetivos de venta y alcanzar dichos objetivos trazados. • Llegar a los clientes deseados y mantener la fidelidad de los mismos. • Optimizar recursos asignados publicidad y promoción. • Conocer adecuadamente el mercado que atiende la empresa. • Fijar precios, clasificar clientes y productos por utilidad. • Aumentar el número de clientes y volumen de ventas. II.3 Recursos Humanos. En Guatemala el tamaño de la empresa define la mayoría de las veces la necesidad de contar con un departamento de recursos humanos, pero agregado a ésto existen diferentes problemas como la falta de un presupuesto adecuado que no permita contar con el departamento de recursos humanos, personal capacitado, organización, etc. Este es un departamento tan importante en la 34 productividad de la empresa y en el desarrollo del trabajador, que debe ser tomado en cuenta tanto por empresas, pequeñas, medianas y grandes. II.3.1 Definiciones de Recursos Humanos. • Actividades, responsabilidades y tareas que buscan facilitar las aportaciones que las personas efectúan al objetivo común de alcanzar las metas de la organización a que pertenecen. • Es el proceso de ayudar a los empleados a alcanzar un nivel de desempeño y de calidad de conducta tanto personal como social que cubra las necesidades del empleado y la empresa. (http://www.monografias.com/trabajos44/factor- humano-empresa/factor-humano-empresa2.shtml) Al mismo tiempo existe la administración de recursos reactiva y proactiva. La administración de recursos humanos reactiva ocurre cuando las decisiones se toman para resolver problemas de personal, y para estos casos se espera hasta que ocurra un problema y en ese momento muchas veces reaccionar a él puede ser inapropiado y costoso. La administración de recursos humanos proactiva se lleva a cabo cuando los problemas se anticipan y se toman acciones correctivas antes de que aquellos surjan. La importancia de que toda empresa grande, mediana o pequeña evalúe a las personas, radica en que estas 35 constituyen el motor de la organización; por esta razón, es importante la administración de recursos humanos. La satisfacción en el trabajo es importante tanto para la empresa como para el trabajador en sí, por lo cual es importante conocer el significado de dicha satisfacción, la cual es simplemente la diferencia entre la cantidad de recompensas que los trabajadores reciben y la cantidad que deberían recibir, al mismo tiempo la satisfacción en el trabajo representa una actitud más que un comportamiento, por lo cual la actitud debe ser positiva, en beneficio tanto del trabajador como de la empresa, para generar una relación ganar y ganar. Para lograr tener dentro de la empresa una actitud de un comportamiento positivo, es importante tener un ambiente de trabajo agradable donde todo trabajador pueda tener un desarrollo tanto personal como profesional, ya que a mediano y largo plazo lleva beneficios: menor rotación de personal, reducción de costos, identificación con la empresa, comunicación fluida, mayor productividad, el logro de objetivos, etc. II.3.2 Características de la administración de recursos humanos en la pequeña y mediana empresa. Una de las principales diferencia entre el desarrollo de los recursos humanos de una gran empresa y una pequeña o mediana empresa es que en ésta última la importancia del factor humano es vital. Ya 36 sea porque es el recurso por excelencia con el que cuentan, o por la selección de un nuevo empleado significará la incorporación de un nuevo miembro al clan familiar, entre otras. Si las grandes empresas disponen de departamentos de recursos humanos, con una buena dotación de recursos materiales y prestigio dentro de la organización, en ocasiones esto no basta para evitar la dificultad de conocer de cerca de los empleados y el ambiente en el que desempeñan su trabajo. A la hora de solventar dificultades, resolver conflictos o montar programas de formación, la distancia que la burocracia impone en organizaciones de grandes dimensiones puede hacer inoperante tanta infraestructura. Por otro lado, el delicado manejo de las relaciones humanas hace que en aquellas empresas pequeñas o medianas, en las que el contacto es más directo y cotidiano, sea la directiva quien tenga que estar más capacitada en el manejo de las relaciones interpersonales. La competitividad, la rivalidad, los enfrentamientos directos o velados así como la necesidad de motivaciones e incentivos, posibilidades de crecimiento personal, etcétera, son elementos que están presentes en todo grupo humano. 37 De la importancia que se le otorgue y de la capacidad en su manejo dependerá en buena medida el ambiente de trabajo que se respire en la empresa, así como las consecuencias directas que ello tenga en el logro de objetivos. Un elemento que es clave en toda empresa es el manejo de las relaciones humanas tomando en cuenta la opinión de los empleados, contando con ellos para la solución de problemas ya que esto no solamente es necesario sino que también despertará el espíritu de colaboración. II.3.3 Propósito de la administración de los recursos humanos. El propósito de la administración de los recursos humanos es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, de manera que sean responsables desde un punto de vista estratégico, ético y social. II.3.4 Objetivos de la administración de recursos humanos. Los objetivos equivalen a parámetros que permiten evaluar las acciones que se llevan a cabo dentro de la empresa, los objetivos son los que guían la función de la administración de los recursos humanos. 38 Los objetivos de la administración de los recursos humanos no sólo deben reflejar los propósitos e intensiones de la cúpula administrativa, sino que también los desafíos que puedan surgir en la organización, del departamento de personal mismo y de las personas participantes en el proceso. Por esta razón los objetivos se deben de dividir en cuatro áreas fundamentales (Werther, Jr., William B., Keith Davis. Administración de Personal y Recursos Humanos. Quinta edición. Editorial McGraw-Hill. México. 2000. Página 10.): • Objetivos corporativos: reconoce elhecho fundamental que el administrador de recursos humanos tiene como objetivo básico contribuir al éxito de la empresa o corporación, esto significa que aún existiendo un departamento de RRHH cada uno de los supervisores y gerentes continúan siendo responsables del desempeño de los integrantes de sus equipos de trabajo respectivos. • Objetivos funcionales: mantener la contribución del departamento de recursos humanos a un nivel apropiado a las necesidades de la organización como prioridad absoluta. Ésto significa por ejemplo que la compañía debe determinar el nivel adecuado de equilibrio que debe existir entre el número de integrantes del departamento de recursos humanos y el total de personas a su cargo. 39 • Objetivos sociales: el departamento de recursos humanos debe responder éticamente y socialmente a los desafíos que presenta la sociedad en general y reducir al máximo las tensiones o demandas negativas que la sociedad pueda ejercer sobre la organización. • Objetivos personales: el departamento de recursos humanos necesita tener presente que cada uno de los integrantes de la organización aspira a lograr ciertas metas personales legítimas. En la medida en que el logro de las metas de los integrantes de la organización contribuye al objetivo común de alcanzar las metas de la organización, el departamento de RRHH reconoce que una de sus metas es apoyar las aspiraciones de quienes componen la empresa. II.3.5 Actividades para lograr los objetivos de la administración de recursos humanos. Para lograr que se cumplan los objetivos propuestos dentro de la administración de RRHH, es necesario llevar a cabo actividades administradas de manera eficiente por los gerentes de cada uno de los departamentos o unidades de la empresa. El cuadro a continuación, muestra la relación que existe entre las actividades y sus objetivos (Werther, Jr., William B. Keith Davis. Administración de Personal y Recursos 40 Humanos. Quinta edición. Editorial McGraw-Hill. México. 2000. Página 10.): Objetivos de la organización. Objetivos Sociales. Objetivos corporativos. 1. Cumplir con las obligaciones legales. 2. Proporcionar prestaciones. 3. Relaciones entre el sindicato y la empresa. Objetivos funcionales. 1. Planeación de los recursos humanos. 2. Relaciones con los empleados. 3. Selección. 4. Capacitación y desarrollo. 5. Evaluación. 6. Ubicación. 7. Retroalimentación. Objetivos personales. 1. Evaluación. 2. Ubicación. 3. Retroalimentación. Actividades. 1. Capacitación. 2. Evaluación. 3. Ubicación. 4. Compensación. 5. Retroalimentación. 41 II.3.6 Beneficios de la aplicación científica de recursos humanos. • Aumento de Productividad; ahorro en costos, tiempo, mayor calidad, etc. • Menor rotación de personal. • Mejoramiento en evaluación y retroalimentación. • Comunicación fluida entre personas de la empresa. • Mejor relación entre la jerarquía organizacional. II.4 Contabilidad. Es común que muchos hombres de negocios, sobre todo los pequeños empresarios, se preguntan a veces: ¿por qué tengo que gastar mi tiempo en anotar y calcular cifras que no me van a servir para nada, si no es para calcular el impuesto que deberá pagar, cuando tengo tantas cosas que hacer y que están esperando a que las haga? Para aquellos empresarios que todavía consideran que los datos históricos sólo sirven para constatar el éxito o el fracaso pasado, pero no para prever el futuro, es posible que los registros contables sean, en verdad, una pérdida en recursos, pero no es así para quienes creen que la historia es maestra de la vida. Los registros contables no sólo sirven para calcular el impuesto que se debe pagar, o para demostrar la solvencia del empresario individual o de la sociedad mercantil que exigen los bancos al concederle un crédito. Sirven también para conocer aspectos como: 42 • La situación patrimonial y financiera de la empresa, bien en un momento dado, bien en una perspectiva temporal más amplia. • Los aumentos y disminuciones del patrimonio, esto es, las pérdidas y las ganancias. El empresario no obtiene esta información a través del balance, sino de la cuenta de resultados. • La evolución de la empresa, que se puede conocer anotando de forma ordenada y cotidiana todos los acontecimientos que ocurren en la misma. Esta información actualizada ayudará al empresario a tomar decisiones más eficaces y racionales, es decir, decisiones basadas en hechos y no en simples hipótesis. • Las tendencias de las principales variables de la explotación de los recursos propios. II.4.1 Origen de la contabilidad. La Contabilidad se remonta a tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades, porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores, que en épocas como la egipcia o romana se empleaban técnicas contables que se derivaban del intercambio comercial. El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del franciscano Fraile Luca Paccioli de 1494 titulado “La Summa de Arithmética, Geometría Proportioni et 43 Proportionalitá”, en donde se considera el concepto de partida doble por primera vez. Actualmente, dentro de los sistemas de información empresarial, la contabilidad se erige como uno de los sistemas más notables y eficaces para dar a conocer los diversos ámbitos de la información de las unidades de producción o empresas. El concepto ha evolucionado sobremanera, de forma que cada vez es mayor el grado de “especialización” de ésta disciplina dentro del entorno empresarial. Por el hecho que no existen escrituras antiguas en algunas culturas no se ha podido descifrar lo que sucedió en ciertas culturas, por esta razón aún permanecen parcial o totalmente inexplicados aspectos importantes de las culturas precolombinas de América. Lo mismo puede decirse del mundo empresarial donde no existen registros, por esta razón, el medio más idóneo para conocer la historia de la empresa es registrar el acontecer de su vida; no solo las efemérides más importantes, sino también los pequeños hechos cotidianos que van configurando la vivienda empresarial. En base a la historia, la contabilidad ha tenido un papel importante dentro de la empresa y a pesar del paso del tiempo, ésto no ha perdido importancia, al contrario, ésto es lo que puede motivar a futuras inversiones, tomar decisiones, entre otros. 44 II.4.2 Definición Contabilidad. La Contabilidad es como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Por medio de la contabilidad las empresas obtienen mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. Para que el sistema contable logre alcanzar los niveles de utilidad y eficacia que se esperan del mismo, debe reunir las siguientes condiciones: • Ajustarse a las necesidades de información de la empresa. • Ser manejable y fácil de interpretación. • Ser exacto en el reflejo de la realidad, además de coherente y fiable. • Proporcionar información actualizada que sirva de base a la toma de decisiones racionales. 45 Al tener la empresa los datos ordenadosy debidamente clasificados, éstos permiten conocer las siguientes realidades: • Cuantía y distribución de los recursos disponibles (capital propio y ajeno). • Disposición de esos fondos; es decir, su inversión en activos de distinta naturaleza (edificios, maquinaria, mercaderías, disponibles, etc.) Ésto es lo que constituye su activo. • Ingresos y sus fuentes. • Gastos y su distribución. Con estos datos al pasar por un proceso de análisis por la empresa, se pueden conocer otras realidades, entre ellas: • Beneficio o pérdida del ejercicio o del período deseado. • Volumen de ventas y su distribución, tanto espacial y temporal como por clases de productos. • Rentabilidad de los distintos artículos que componen la gama de productos. • Solvencia de la empresa, es decir, su disponibilidad financiera para hacer frente a las contingencias. • Rendimiento de la inversión, lo que significa el capital utilizado en la explotación. Es común que en una empresa pequeña o mediana el empresario no dispone de tiempo, o no tiene la suficiente 46 preparación contable para hacerse cargo él mismo de la contabilidad, por lo cual es necesario encomendar esta función a un especialista contratado por la empresa o a un experto de fuera, ya sea firma contable, colaborador individual, etc. II.4.3 Objetivo de la contabilidad. La contabilidad tiene como objetivo facilitar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. La contabilidad en general es un instrumento al servicio de la gestión de la empresa que persigue dos objetivos fundamentales (Enciclopedia Práctica de la Pequeña y Mediana Empresa. Editorial Océano / CEMTRUM. España. Página 467.): • Dejar constancia de las operaciones económicas realizadas, para lo cual procede su registro. • Aportar información útil para interpretar lo ocurrido en el pasado y tomar decisiones acerca de la actuación en el futuro. Al mismo tiempo la contabilidad tiene por objetivo proporcionar información para: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, las cosas poseídas por el negocio. La información que se obtiene de la contabilidad debe ser información razonada, en base a registros técnicos 47 de las operaciones que se realizan ya sea por un ente privado o público. Es necesario que la empresa realice: • Registros basados en sistemas y procedimientos técnicos que estén adaptados a las diferentes operaciones que pueda realizar un ente público o privado. • Clasificar las operaciones que se encuentren registradas como medio para obtener objetivos propuestos. • Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada. Las empresas desde el punto de vista contable deben cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero: • Administrativo: ofrece información a los usuarios internos, facilitando y brindando a la administración intrínseca, la planificación, la toma de decisiones y el control de operaciones. Para alcanzar el objetivo administrativo es necesaria la información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa. • Financiero: proporciona información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica. 48 II.4.4 Clasificación de la información en contabilidad. Es necesario que toda empresa lleve los siguientes libros contables, para convertir los datos en información, en casi todos los países las empresas deben llevar: • Un libro de inventarios y balances. • Un libro diario. • Un libro mayor. Como su propio nombre lo indica, en el diario se registran, por orden cronológico, todos los movimientos de la empresa, por ejemplo: el pago de las facturas por parte de los clientes, la compra de mercaderías, los sueldos y salarios pagados a los empleados, etc. El diario permite conocer, entre otros, datos cuáles han sido los ingresos y gastos de la empresa durante un ejercicio, así como el costo de las materias primas adquiridas y de las mercaderías vendidas a lo largo de cierto período. La información en el diario mayor es un resumen que refleja lo ocurrido en el diario menor, pero la primera está convenientemente desglosada y clasificada para facilitar la lectura y el manejo de los datos más significativos. El diario mayor puede desglosarse en varios mayores auxiliares, en los que se recoge la información específica, clasificada por cuentas o partidas principales; por ejemplo libro de caja, libro de bancos, de mercaderías compradas, de mercaderías vendidas, etc. 49 En síntesis, se puede decir que el libro mayor es un exponente del principio de especialización contable. El libro diario sirve de base al libro mayor y a los mayores auxiliares, al pasarse la información registrada en el primero a los auxiliares correspondientes, según el plan contable que aplique la empresa. Los libros contables y sus auxiliares son importantes para la toma de decisiones ya que sirven de base para la confección de los estados contables, como el balance y la cuenta de resultados. Las cifras del balance y de la cuenta de resultados sirven de base para confeccionar otros estados financieros, como el de origen y aplicación de fondos (flujos de fondos), donde se aprecia detalladamente su movimiento a lo largo del ejercicio. II.4.5 Estados contables. Los estados contables se utilizan dentro de una empresa para obtener información de contabilidad que lleva a conocer el estado económico de la empresa. Los estados contables sirven para ordenar la información introducida en la contabilidad de forma útil, para que los responsables conozcan su situación y puedan tomar las decisiones necesarias en cada caso. Existen cuatro tipos de estados contables: 50 I Balance e inventarios: • Reflejan la situación patrimonial de la empresa. Cuenta de pérdidas y ganancias: • Informan del resultado (pérdida o ganancia) de un ejercicio. Estados de origen y aplicación de fondos: • Revela cómo se han obtenido los fondos necesarios para financiar la actividad de la empresa y cuál ha sido la aplicación de dichos fondos financieros. Flujos de tesorería: • Informa de la planificación financiera para administrar correctamente los flujos financieros en sus entradas (cobros) y salidas (pagos), de modo que la empresa siempre tenga capacidad suficiente para hacer frente a sus obligaciones. I.4.5.1 Balance. El balance constituye uno de los elementos básicos en el marco de la información de la empresa. Se puede clasificar como la radiografía de la situación económica, financiera y patrimonial de la empresa. Es un documento de carácter contable, jurídico y fiscal, que constituye un valioso instrumento de gestión y 51 control, imprescindible para la dirección, los accionistas y cualquier tercero que tenga relación con la empresa. El balance extracta un resumen de todos los derechos y propiedades de la empresa por un lado y, en contrapartida, todas las obligaciones y deudas contraídas por la misma. El balance lo forman, por un lado, la cuantificación de todas las propiedades y derechos de la empresa, activo, y por otro todas las obligaciones y deudas, pasivo. Cualquier elemento que influya de forma positiva y genere recursos susceptibles de cuantificación económica, que sean propiedad de la empresa o que representen un derecho sobre algo o alguien a favor de la empresa, se engloba en el balance bajo la denominación de activo. Por el contrario,aquellos que afectan de forma negativa y representan una obligación o una deuda para la empresa, se registran en el pasivo. De igual forma, en el activo se engloban todos aquellos conceptos en los que la empresa invirtió los fondos que se pusieron a su disposición, y el pasivo determina y clasifica los orígenes de los fondos invertidos. 52 II.4.5.2 Cuenta de pérdidas y ganancias. La cuenta de pérdidas y ganancias es el estado contable que suministra información sobre: • Clasificación y cuantificación de todos los gastos habidos en el ejercicio. • Clasificación, volumen y cuantificación de los ingresos del ejercicio. • Determinación del resultado del ejercicio. II.4.5.3 Estados de origen y aplicación de fondos. El concepto de fondo responde al valor intrínseco que tiene en dinero cada una de las cuentas contables representativas de las diferentes partidas que integran el balance. Es común a la estructura económica (aplicaciones) y a la estructura financiera (orígenes). Los fondos se clasifican en función de la realización de su estructura: • Fondos fijos: los integrados por las masas patrimoniales del inmovilizado y el pasivo a largo plazo, más los fondos propios. 53 • Fondos circulantes: son aquellos que afectan a la estructura del activo circulante y del pasivo circulante. Flujos financieros son aquellos movimientos que experimentan los recursos financieros como consecuencia de las entradas y salidas de medios financieros. II.4.5.4 Flujo de tesorería. Dentro del flujo de la tesorería en toda empresa se debe realizar una planeación financiera y presupuestos financieros. Se denomina planificación financiera a la gestión correcta de la administración y control de los flujos financieros, ya sea en sus orígenes o en su aplicación. El objetivo de cualquier planificación financiera consiste en controlar, orientar, impulsar y suministrar información sobre la situación de la masa de dinero que generan los recursos productivos de la empresa en cada momento para que siempre sea capaz de hacer frente a los pagos o en su caso recurrir a financiación externa temporal. Dentro del flujo de tesorería se encuentran los presupuestos financieros cuyo objetivo consiste 54 en determinar el posible déficit o superávit de los fondos monetarios de la empresa. El presupuesto tiene un aspecto crítico en la previsión de los cobros y pagos. Origina lo que se denomina capital circulante, que se define como aquel capital que está continuamente en movimiento, y contempla desde la rotación de los flujos financieros, velocidad de giro de las existencias, plazos de ventas y cobros, hasta los pagos a terceros. II.4.6 Beneficios de la administración científica de contabilidad. • Permite conocer económicamente a fondo la empresa. • La contabilidad ayuda a tomar decisiones con mayor probabilidad de éxito, en base a lo que tiene la empresa y objetivos deseados. • Facilita llevar un control adecuado de las diferentes cuentas en las que incurre la empresa en su actividad comercial y administrativa. • Permite conocer las operaciones diarias de la empresa. • Permite conocer las realidades de las operaciones de la empresa, si es que se obtuvieron ganancias o pérdidas. • Permite prever el futuro de la empresa. 55 III. Globalización. Toda sociedad y por consiguiente toda empresa independientemente de su tamaño, se ve afectada por la globalización, ya que ésta no solamente es la expansión mundial del comercio, sino que también lo es para la expansión cultural, ideológica, tecnológica, entre otras. El hecho que Guatemala no está aislada del mundo exterior repercute en la necesidad que las empresas nacionales conozcan lo que es la globalización y como puede afectar a sus empresas. III.1 Origen del fenómeno de la globalización. Los orígenes de la globalización se remonta a dos décadas posteriores a la Segunda Guerra Mundial, cuando los países industrializados de Norteamérica, Europa y Asia alcanzaron tasas de crecimiento del producto interno bruto tres veces superiores que en los 130 años precedentes, lo que provocó una expansión a nivel mundial de las transacciones comerciales de estos países. Con el fin de regular las crecientes relaciones comerciales, los países en cuestión generaron una estrategia económica y política de liberar todas las barreras al libre comercio, implantadas por la Estrategia de Sustitución de Importaciones. Producto de ello son las negociaciones del Acuerdo General sobre Comercio y Aranceles, la creación del Fondo Mundial de 56 Inversión y el Banco Mundial, las áreas de libre comercio sub.- regionales, entre otras. Este proceso se vio acelerado por las diferentes crisis en que se vio inmerso el entorno internacional, en 1971 la crisis del dólar, en 1973 y 1979 la crisis del petróleo y en 1982 la crisis de la deuda; otro elemento que ayudó al avance vertiginoso de la globalización fue el surgimiento de una teoría económica que se adecuaba a los requerimientos del fenómeno que se estaba dando en el mundo, esta teoría económica fue la del Neoliberalismo. III.2 Definición de globalización. La globalización es aumento del vínculo mundial, es expansión y profundiza en sí las distintas relaciones sociales, económicas y políticas. Aumenta en el mundo debido a la creciente interdependencia de todas las sociedades entre sí, siendo promovida por el aumento de los flujos económicos, financieros y comunicaciones, que es la tercera revolución industrial que facilita que los flujos puedan ser realizados en tiempo real. Una definición de globalización en referencia a las empresas en la Real Academia Española se entiende como: tendencia de los mercados y de las empresas a extenderse, alcanzando una dimensión mundial que sobrepasa las fronteras nacionales. (Diccionario de la Real Academia Española. 2007) 57 Dimensión económica de globalización: Es entendida como una nueva fase de expansión del sistema capitalista que se caracteriza por: • Apertura de los sistemas económicos nacionales. • Aumento del comercio internacional. • Expansión de los mercados financieros. • Reorganización espacial de la producción. • Búsqueda permanente de ventajas comparativas y de competitividad. • Prioridad a la innovación tecnológica. • Por lo general aparición de elevadas tasas de desempleo y el descenso del nivel de las remuneraciones. La importancia de la globalización es tal que aparece como el tema más relevante de las ciencias sociales desde finales de los años noventa. Por tal razón es importante que toda persona y empresario diversifique la mirada para darse cuenta de las variadas interrelaciones entre lo global y lo local, lo público y lo privado, lo individual y lo comunitario, la ganancia individual y el bien común, el conflicto y la construcción de consensos, los cambios culturales, la pobreza y violencia urbana. La globalización es un proceso multidimensional, aunque hay razones para pensar que es ante todo, un proceso económico hecho posible por cambios provenientes de la ciencia y la tecnología. 58 III.3 La empresa pequeña y mediana globalizada. Con la globalización no solamente se ven beneficiadas aquellas empresas grandes sino también las pequeñas y medianas empresas, las cuales en una economía global pueden enviar productos a cualquier parte del mundo en cuestión de días, en donde la comunicación es instantánea y la introducción de nuevos productos se puede realizar en tiempos más breves respecto al pasado. Las tendencias económicas mundiales con la globalización son (Hellriegel, Jackson y Slocum. Administración. Un enfoque basado en competencias. Novena edición. Colombia. 2002.
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