I-6-5-1

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INSTRUCTIVO DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DEL CAMBIO 
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG 
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I-6-5-1 
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CONTENIDO 
Contenido 
1. CRITERIOS ORIENTADORES .............................................................................................................................................. 2 
2. PLANIFICACIÓN YSEGUIMIENTO DE LOS CAMBIOS ......................................................................................... 4 
3. COMUNICACIÓN DE LOS CAMBIOS .............................................................................................................................. 5 
4. GESTIÓN DEL CAMBIO PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL................................................. 5 
5. GESTIÓN DEL CAMBIO PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL 
TRABAJO .............................................................................................................................................................................................. 6 
 
 
 
 
 
 
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1. CRITERIOS ORIENTADORES 
 
Con el fin de gestionar de manera planificada los cambios al Sistema Integrado de Gestión – SIG, dentro de la 
UNAD se han definido los siguientes aspectos, para tener en cuenta, para la gestión del cambio: 
 
a) Entradas para la planificación del cambio en el Sistema Integrado de Gestión -SIG de la UNAD: 
 
 La necesidad de cambios en el SIG de la UNAD se puede asociar a los resultados que se obtienen de: 
 
● Nuevo Plan de Desarrollo del Gobierno Nacional 
● Plan Decenal de Educación 
● Nuevo Plan de Desarrollo de la Universidad 
● Cambios en la Normatividad 
● Actualizaciones a los lineamientos de acreditación institucional y de programas 
● Cambios en la Estructura Organizacional 
● Revisión de política y objetivos del SIG 
● Revisiones de la alta dirección 
● Encuestas de satisfacción 
● Análisis del Contexto de la Organización 
● Auditorías internas y externas 
● Revisiones efectuadas a los documentos del SIG, para su actualización 
● Desarrollo en conocimiento y tecnología 
● Cambios en el conocimiento o la información sobre los peligros y riesgos para la SST 
● Procesos y procedimientos 
● Modificaciones en los dispositivos y equipos o controles de SST 
. 
b) Clasificación de los cambios: 
 
Para realizar la gestión del cambio en la UNAD, se establecen las siguientes categorías, según las cuales 
se dará tratamiento a los registros asociados y se asignarán las responsabilidades: 
 
● Cambios mayores: hace referencia a aquellas situaciones que implican modificaciones que por su 
magnitud podrían llegar a afectar lo definido en el alcance, la política y los objetivos del SIG o de los 
procesos que lo constituyen. Estas modificaciones podrían estar asociadas a cambios en la 
normatividad, modificaciones del contexto interno o externo, necesidades y/o expectativas de las 
partes interesadas, actualización en normas de Sistemas de Gestión, cambio en estructura 
organizacional, cambios en los procesos y sus caracterizaciones, cambios en el producto/servicio, 
Innovación, riesgos y/u oportunidades identificados, disponibilidad de recursos; entre otros y deben ser 
atendidas según lo definido por la alta dirección. 
 
A continuación, se enuncian algunos ejemplos de lo que podría originar un cambio mayor dentro del SIG 
 
● Ejemplos 
 
o ¿Se han presentado cambios en la normatividad asociada al proceso? Ejemplo: Emisión de actos 
administrativos internos como Acuerdos, resoluciones, circulares o normas regulatorias 
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externas de estricto cumplimiento como: Leyes, decretos, códigos, ordenanzas, sentencias, 
resoluciones, manuales (MECI, MIPG), certificación o actualización de normas voluntarias (ISO). 
 
o ¿Se han presentado cambios en las condiciones internas de la universidad que influyan de 
manera positiva o negativa en el cumplimiento del objetivo del proceso? Ejemplo: 
Implementación de sistemas de información, Implementación o cambio de políticas 
institucionales específicas como Retención y permanencia, Nuevo plan de desarrollo. 
 
o ¿Se han presentado cambios en las condiciones externas de la universidad que influyan de 
manera positiva o negativa en el cumplimiento del objetivo del proceso? Ejemplo: Aumento de la 
oferta académica en Educación a Distancia y Virtual en otras instituciones educativas, 
Implementación de políticas estatales de conectividad o cobertura educativa, ajuste en 
lineamientos para oferta de programas de educación en todos los niveles de formación, cambios 
aplicables a entidades públicas, actos sancionatorios, nuevos programas de gobierno. 
 
o ¿Se han identificado nuevas necesidades y/o expectativas de las partes interesadas que deban 
ser atendidas desde el proceso? Ejemplo: Estudiantes con necesidades especiales en condición 
de discapacidad, Estudiantes en centros penitenciarios y carcelarios. (verificar información en la 
Matriz de Stakeholders y Partes Interesadas). 
 
o ¿Se han presentado cambios en la estructura organizacional que afecten a lo definido por el 
proceso? Ejemplo: Eliminación de roles, reasignación de responsabilidades o funciones. 
Cambios en los estatutos organizacionales, cambios en las distribuciones zonales, cambios en 
manuales de funciones y competencias laborales, rotación de personal, cambio de directivos. 
 
o ¿Se han presentado cambios en los procesos del Sistema Integrado de Gestión con los que 
interactúa el proceso? Ejemplo: Redefinición de salidas de proceso, anulación de 
procedimientos. 
 
o ¿Se han identificado nuevos requisitos asociados a las salidas de los procesos o los resultados 
de los procedimientos? Ejemplo: Definición de tiempos para el desarrollo de actividades 
asociados al requisito de oportunidad. 
 
o ¿Se han implementado innovaciones dentro del proceso? Ejemplo: automatización de 
actividades, introducción de novedades, modificaciones en el proceso de elementos ya 
existentes con el fin de mejorarlos o renovarlos. 
 
o ¿Se han identificado nuevos riesgos u oportunidades asociados al proceso? Ejemplo: Riesgos u 
oportunidades por análisis de indicadores, salidas no conformes, partes interesadas. 
 
o ¿Se ha afectado la disponibilidad de recursos para el proceso? Ejemplo: Necesidades de 
adquisición de bienesy servicios, obsolescencia tecnológica, adquisición de recursos por 
autogestión para el desarrollo del proceso, recepción de donaciones. 
 
o ¿Se han registrado recomendaciones, observaciones u oportunidades de mejora, resultado de 
las Auditorías Internas o Externas? ¿O como resultado de Revisión por la dirección? U otros 
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comités directivos o como resultado de pqrs o conocimiento de la percepción del cliente interno 
o externo 
 
 
c) Cambios menores: hace referencia a aquellas situaciones que implican modificaciones que por su 
alcance podrían llegar a afectar lo definido en los procedimientos sin tener efecto mayor sobre los 
procesos o el SIG. Estas modificaciones podrían estar asociadas a cambios en palabras o párrafos o 
partes relacionados en documentos aprobados previamente en el SIG, como lo son procedimientos, 
instructivos, formatos o indicadores que pueden atenderse directamente por la unidad que lidera el 
procedimiento. 
 
 
d) Tipología de cambios: 
 
• Cambios Estratégicos: Son los cambios derivados del Plan de Desarrollo de la Universidad, para 
el cuatrienio. 
 
• Cambios Operativos: Son los cambios asociados a los procesos y sistemas del SIG que no se 
encuentran identificados como metas en SIGMA. 
 
NOTA: Para identificar estos cambios, se deberá tener en cuenta los ejemplos de cambios mayores, 
citados en el presente instructivo. 
 
● Cambios Documentales: Hace referencia a los cambios menores; su tratamiento será a través de 
lo dispuesto, en el procedimiento P-2-1 Control Documental y Operacional del Sistema Integrado de 
Gestión. 
 
A continuación, se presenta la relación entre clasificación y tipología, enunciada anteriormente: 
 
 
 
 
Cambios Mayores 
 
 
 
 
Cambios Menores 
 
2. PLANIFICACIÓN YSEGUIMIENTO DE LOS CAMBIOS 
 
Para realizar la planificación y seguimiento de la gestión del cambio, se debe tener en cuenta lo siguiente: 
 
• Cambios Estratégicos: se planifican y se realiza seguimiento a través del Sistema de Gestión y 
Monitoreo Administrativo- SIGMA. 
Cambios Estratégicos 
Cambios Operativos 
Operativos 
Cambios Documentales 
 
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Cambios Operativos: La unidad que identificó la necesidad del cambio, formulará las acciones 
que considere pertinentes de acuerdo con las distintas fuentes de formulación dispuestos en el 
Instructivo para el Registro y Formalización de Planes I-1-1-1, de esta manera incluirá los 
elementos del ciclo PHVA que permitan evidenciar la trazabilidad en la planificación y ejecución 
de los cambios en línea con las entradas de planificación del cambio, en caso de determinar no 
necesaria la formulación de acciones se debe tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento 
P-6-5 Planificación y Gestión del Cambio del SIG en su condición general 3.3. 
 
• Cambios Documentales: Se debe gestionar a través del mecanismo dispuesto en la página del Sistema 
Integrado de Gestión https://unadvirtualedu.sharepoint.com/sites/GestionDocumentalSIG atendiendo lo 
definido en el procedimiento P-2-1 Control Documental y Operacional del SIG. 
 
3. COMUNICACIÓN DE LOS CAMBIOS 
 
• Los cambios siempre deben ser comunicados de acuerdo con la tipología y según lo establecido en la 
matriz de comunicaciones publicada en el SIG https://sig.unad.edu.co/documentos/sig/matriz-
comunicaciones/, teniendo en cuenta las partes interesadas que se ven afectadas. 
4. GESTIÓN DEL CAMBIO PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL 
 
Los cambios planificados y no planificados en la Gestión Ambiental Institucional cuyas consecuencias pueden 
generar un efecto negativo sobre los resultados previstos del Sistema de Gestión Ambiental del SIG, se pueden 
abordar de diferentes maneras según se identifiquen estos cambios así: 
 
o Actualización de la Matriz de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales, 
incorporando nuevos servicios, procesos o cambios a las instalaciones que puedan generar nuevos 
aspectos ambientales o modificar los ya identificados. 
 
o Actualización de la Matriz Normativa Legal Ambientales, cuando se identifique un nuevo requisito 
aplicable. 
 
o Actualización de los Objetivos puntuales y metas de gestión ambiental, cuando se identifiquen elementos 
que puedan alterar su cumplimiento, o hayan podido dificultar su medición. 
 
o Notificaciones de Cambio siguiendo lo estipulado en la Matriz de Comunicaciones, cuando han existido 
cambios en los proveedores de servicios o cambios en el personal. 
 
o Estableciendo nuevos controles operacional, actualizando los Programas de Gestión Ambiental o 
estableciendo Planes de Mejoramiento, según los resultados de la documentación actualizada de la 
Matriz de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales, Matriz Normativa Legal 
Ambiental o Actualización de los Objetivos puntuales y metas de gestión ambiental según aplique. 
 
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https://unadvirtualedu.sharepoint.com/sites/GestionDocumentalSIG/
https://sig.una/
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o Estableciendo Planes de Acción según los resultados y compromiso de los ejercicios de Revisión por la 
Dirección. 
 
o Cuando existan nuevos conceptos técnicos por parte de la autoridad ambiental que ameriten alguna 
modificación en el Sistema, sus controles operacionales o herramientas determinadas. 
 
Cabe resaltar que dependiendo del tiempo que tomen cada uno de los cambios es recomendable realizar un Plan 
de Gestión del Cambio y formularlo en el SSAM, con el fin de dejar trazabilidad de los cambios y su planificación 
para abordarlos. 
 
 
5. GESTIÓN DEL CAMBIO PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 
 
Los cambios planificados y no planificados en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo 
cuyas consecuencias pueden generar un impacto sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en 
el Trabajo que puedan generar cambios internos y externos de diferentes maneras según se identifiquen 
estos cambios así: 
 
 
a) Matriz de Identificación de peligros valoración del riesgo y determinación de controles, Los nuevos 
productos, servicios y procesos o los cambios de productos, servicios y procesos existentes,incluyendo: 
— las ubicaciones de los lugares de trabajo y sus alrededores; 
— Cambio en las instalaciones 
— la organización del trabajo; 
— las condiciones de trabajo; 
— los equipos; 
— la fuerza de trabajo; 
b) cambios en los requisitos legales y otros requisitos; 
c) cambios en la evolución del conocimiento o la información sobre los peligros y riesgos para la SST; 
d) desarrollos en conocimiento y tecnología. 
 
e) Actualización de los Objetivos puntuales y metas de seguridad y salud en el trabajo cuando se 
identifiquen elementos que puedan alterar su cumplimiento, o hayan podido dificultar su medición. 
 
f) Cambios en los programas de gestión de seguridad y salud en el trabajo 
 
g) Estableciendo Planes de Acción según los resultados y compromiso de los ejercicios de revisión por 
la alta Dirección 
 
h) Cuando existan nuevos conceptos técnicos por parte de la autoridad en seguridad y salud en el trabajo 
que amerite alguna modificación en el sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, sus 
controles operacionales o acciones determinadas. 
 
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Cabe resaltar que dependiendo del tiempo que tomen cada uno de los cambios es recomendable realizar un Plan 
de Gestión del Cambio y formularlo en el aplicativo SSAM del SG-SST, con el fin de dejar trazabilidad de los 
cambios y su planificación para abordarlos. 
 
 
MODIFICACIONES O ACTUALIZACIONES AL INSTRUCTIVO 
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN RESUMIDA DEL CAMBIO 
0 7-04-2021 
Primera versión emitida. 
 
Este Instructivo se encontraba en el proceso C-3 Evaluación y Aseguramiento de la 
Gestión Organizacional, en el procedimiento (P-3-1) 
Aseguramiento del Sistema Integrado de Gestión, bajo el código I-3-1-2 versión 4-
16-10-2019 
1 10-10-2022 
Se incluye el Informe de Gestión por Proceso como insumo para la documentación 
de los cambios operativos no previstos y se relaciona la condición general 3.3 del 
Procedimiento P-6-5 Planificación y Gestión del Cambio del SIG. Se incluyen las 
demás fuentes contenidas en el Instructivo para el Registro y Formalización de 
Planes I-1-1-1 para la formulación de acciones asociadas a Gestión del Cambio. 
2 02-05-2023 
Se incluye el numeral 5 asociado a las condiciones para el tratamiento de los 
cambios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, así mismo se 
cambia la palabra Componente por Sistema para cada uno de los sistemas del 
Sistema Integrado de Gestión. 
3 05-07-2023 
Se elimina el apartado donde se indica a los procesos documentar los cambios en 
el Informe de Gestión de Proceso, dado que, este documento fue modificado. 
Se incorpora el formulario para las solicitudes documentales del SIG y se elimina el 
formato F-2-1-1 
 
 
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