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Planificación del Alcance, Tiempo, Coste y Riesgos para el Diseño y Desarrollo de una Motocicleta de Competición Autor: D. Manuel Alejandro del Olmo Bautista Tutor: D. Guillermo Montero Fernández-Vivancos Dep. Organización Industrial y Gestión de Empresas II Escuela Técnica Superior de Ingeniería Universidad de Sevilla Sevilla, 2017 Trabajo Fin de Máster Máster en Organización Industrial y Gestión de Empresas Trabajo Fin de Máster Máster en Organización Industrial y Gestión de Empresas Planificación del Alcance, Tiempo, Coste y Riesgos para el Diseño y Desarrollo de una Motocicleta de Competición Autor: D. Manuel Alejandro del Olmo Bautista Tutor: D. Guillermo Montero Fernández-Vivancos Profesor asociado Dep. Organización Industrial y Gestión de Empresas II Escuela Técnica Superior de Ingeniería Universidad de Sevilla Sevilla, 2017 i Agradecimientos Para todos aquellos que lo han hecho posible, Muchas gracias. Manuel Alejandro del Olmo Bautista Sevilla, 2017 ii iii Resumen La creciente complejidad de los proyectos ha hecho necesaria la figura del Project Manager, cuyo rol es asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Para facilitar esta tarea, se han desarrollado diversas metodologías que definen los procesos y herramientas a utilizar durante el ciclo de vida del proyecto. En el desarrollo de este Trabajo Fin de Máster se profundiza en la planificación de los procesos de gestión del tiempo, costes, alcance y riesgos aplicados a un proyecto de diseño y desarrollo de una motocicleta de competición, que será utilizada por el equipo SevillaRacing en la competición internacional MotoStudent 2017/2018, en representación de la Universidad de Sevilla. iv v Índice Agradecimientos ............................................................................................................................ i Resumen ....................................................................................................................................... iii Índice ............................................................................................................................................. v Índice de Figuras .......................................................................................................................... vii Índice de Tablas ............................................................................................................................. ix 1. Introducción .......................................................................................................................... 2 Objeto ............................................................................................................................ 2 1.1. Alcance .......................................................................................................................... 2 1.2. 2. Caso de Uso ........................................................................................................................... 3 MotoStudent ................................................................................................................. 3 2.1. La Competición .............................................................................................................. 3 2.2. SevillaRacing .................................................................................................................. 4 2.3. Objetivos del Proyecto .................................................................................................. 4 2.4. 3. Gestión de Proyectos ............................................................................................................ 5 Metodología .................................................................................................................. 5 3.1. Ciclo de Vida del Proyecto ............................................................................................. 6 3.2. 3.2.1. Características ....................................................................................................... 6 Grupos de Procesos ....................................................................................................... 7 3.3. Áreas de Conocimiento ................................................................................................. 8 3.4. Procesos ........................................................................................................................ 9 3.5. 3.5.1. Restricciones del Proyecto .................................................................................. 11 3.5.2. Procesos de Integración ...................................................................................... 12 3.5.3. Procesos de Gestión del Alcance ......................................................................... 14 3.5.4. Procesos de Gestión del Tiempo ......................................................................... 17 3.5.5. Procesos de Gestión del Coste ............................................................................ 20 3.5.6. Procesos de Gestión del Riesgo ........................................................................... 23 Documentos del Proyecto ........................................................................................... 25 3.6. 4. Aplicación al Caso de Uso: MotoStudent ............................................................................ 27 Introducción ................................................................................................................ 27 4.1. 4.1.1. Búsqueda Bibliográfica ........................................................................................ 27 4.1.2. Desarrollo ............................................................................................................ 28 vi Primera Etapa .............................................................................................................. 30 4.2. 4.2.1. Definir el Alcance................................................................................................. 30 4.2.2. Desarrollar los Planes del Proyecto ..................................................................... 31 4.2.3. Planes para la Gestión del Proyecto .................................................................... 41 Segunda Etapa ............................................................................................................. 90 4.3. 4.3.1. Crear la Estructura de Desglose de Trabajos ....................................................... 90 4.3.2. Definir Actividades .............................................................................................. 96 4.3.3. Actividades del Proyecto ................................................................................... 100 Tercera Etapa ............................................................................................................ 167 4.4. 4.4.1. Secuenciar Actividades ...................................................................................... 167 4.4.2. Estimar Duración de Actividades....................................................................... 170 4.4.3. Estimar los Costos ............................................................................................. 171 4.4.4. Asignación de Duración y Costos ...................................................................... 172 Cuarta Etapa .............................................................................................................. 173 4.5. 4.5.1. Identificar los Riesgos ........................................................................................ 174 4.5.2. Evaluar los Riesgos ............................................................................................177 4.5.3. Tratar los Riesgos .............................................................................................. 183 4.5.4. Planes de Respuesta .......................................................................................... 197 Quinta Etapa .............................................................................................................. 207 4.6. 4.6.1. Desarrollar Cronograma .................................................................................... 207 4.6.2. Cronograma ....................................................................................................... 209 4.6.3. Desarrollar Presupuestos .................................................................................. 215 5. Conclusiones...................................................................................................................... 219 Referencias ................................................................................................................................ 220 vii Índice de Figuras Ilustración 1. Pruebas Estáticas del Prototipo. ............................................................................. 3 Ilustración 2. Equipo SevillaRacing. Edición 2015/2016................................................................ 4 Ilustración 3. Prototipo Edición 2015/2016. ................................................................................. 5 Ilustración 4. Niveles típicos de coste y personal en el ciclo de vida del proyecto. [1] ................ 6 Ilustración 5. Impacto de las variables en función del Tiempo. [1] .............................................. 7 Ilustración 6. Interactuación entre grupos de proceso. Elaboración Propia. [1] .......................... 8 Ilustración 7. Gestión de la Integración del Proyecto [2]. Elaboración Propia ........................... 13 Ilustración 8. Proceso de Definir el Alcance [2]. Elaboración Propia .......................................... 14 Ilustración 9. Proceso Crear la EDT [2]. Elaboración Propia ........................................................ 15 Ilustración 10. Proceso de Definir las Actividades [2]. Elaboración Propia ................................. 16 Ilustración 11. Proceso de Secuenciar las Actividades [2]. Elaboración Propia .......................... 17 Ilustración 12. Proceso de Estimar la Duración de las Actividades [2]. Elaboración Propia ....... 18 Ilustración 13. Proceso de Desarrollar el Cronograma [2]. Elaboración Propia .......................... 19 Ilustración 14. Proceso de Estimar los Costes [2]. Elaboración Propia ....................................... 21 Ilustración 15. Proceso de Desarrollar el Presupuesto [2]. Elaboración Propia.......................... 22 Ilustración 16. Componentes del Presupuesto del Proyecto. [1] ................................................ 22 Ilustración 17. Proceso de Identificar los Riesgos [2]. Elaboración Propia ................................. 23 Ilustración 18. Proceso de Evaluar los Riesgos [2]. Elaboración Propia ...................................... 24 Ilustración 19. Proceso de Tratar los Riesgos [2]. Elaboración Propia ........................................ 25 Ilustración 20. Proceso de Planificación del Proyecto MotoStudent. Elaboración Propia ......... 29 Ilustración 21. Detalle EDT. Elaboración Propia .......................................................................... 93 Ilustración 22. Estructura de Desglose de Riesgos. Elaboración Propia ................................... 175 Ilustración 23. Diagrama de Ishikawa para riesgo R012 ........................................................... 186 Ilustración 24. Diagrama de Ishikawa. Riesgo R014 .................................................................. 190 Ilustración 25. Diagrama de Ishikawa. Riesgo R014 .................................................................. 190 Ilustración 26. Diagrama de Ishikawa. Riesgo R024 .................................................................. 192 Ilustración 27. Diagrama de Ishikawa. Oportunidad OP042 ..................................................... 194 Ilustración 28. Diagrama de Ishikawa. Oportunidad OP050 ..................................................... 196 Ilustración 29. Calendario del Proyecto .................................................................................... 208 Ilustración 30. Recursos del Proyecto ....................................................................................... 208 Ilustración 31. Ejemplo de Asignación de Actividades .............................................................. 209 viii ix Índice de Tablas Tabla 1. Procesos según guía del PMBOK [1]. Elaboración Propia .............................................. 10 Tabla 2. Procesos según UNE-ISO 21500:2013 [2]. Elaboración Propia ...................................... 11 Tabla 3. Listado de Actividades. Parte 1. Elaboración Propia ..................................................... 98 Tabla 4. Listado de Actividades. Parte 2. Elaboración Propia ..................................................... 99 Tabla 5. Lista de Hitos. Elaboración Propia ............................................................................... 100 Tabla 6. Relaciones de Precedencia. Parte 1. Elaboración Propia ............................................ 167 Tabla 7. Relaciones de Precedencia. Parte 2. Elaboración Propia ............................................ 168 Tabla 8. Relaciones de Precedencia. Parte 3. Elaboración Propia ............................................ 169 Tabla 9. Duración y Coste de las Actividades. Parte 1. Elaboración Propia .............................. 172 Tabla 10. Duración y Coste de las Actividades. Parte 2. Elaboración Propia ............................ 173 Tabla 11. Lista de Riesgos y Oportunidades. Parte 1. Elaboración Propia ................................ 176 Tabla 12. Lista de Riesgos y Oportunidades. Parte 2. Elaboración Propia ................................ 177 Tabla 13. Escalas de Impacto [1]. Adaptación ........................................................................... 179 Tabla 14. Escalas de Probabilidad. Elaboración Propia ............................................................. 179 Tabla 15. Matriz Probabilidad e Impacto. Elaboración Propia .................................................. 180 Tabla 16. Riesgos Priorizados. Parte 1. Elaboración Propia ...................................................... 181 Tabla 17. Riesgos Priorizados. Parte 2. Elaboración Propia ...................................................... 182 Tabla 18. Riesgos Priorizados. Parte 3. Elaboración Propia ...................................................... 183 Tabla 19. Resumen Evaluación de Riesgos. Elaboración Propia ............................................... 183 Tabla 20. Actividades con Costes, Reservas de Contingencia y Fechas de Inicio. Parte 1 ........ 215 Tabla 21. Actividades con Costes, Reservas de Contingencia y Fechas de Inicio. Parte 2 ........ 216 Tabla 22. Necesidades de Financiación ..................................................................................... 218 Tabla 23. Presupuesto del Proyecto .......................................................................................... 218 1 2 1. Introducción Se puede definir un proyecto como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para la creación de un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando se termina porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al mismo [1]. De esta manera, la dirección o gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos,habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Conforme avanza la tecnología y la sociedad, los proyectos industriales han ido ganando complejidad, haciéndose necesaria la figura del Project Manager, cuya misión es el cumplimiento de los objetivos del proyecto. La gestión de proyectos se desarrolla para gestionar todas las restricciones del proyecto, muchas veces con intereses contrapuestos. La triple restricción: alcance, tiempo y coste conforman el núcleo fundamental de cualquier proyecto, y su correcta gestión será fundamental para asegurar el cumplimiento de sus objetivos. Además, la gestión de los riesgos es un pilar fundamental que marcará la diferencia entre un proyecto exitoso y otro de resultado incierto gobernado por la incertidumbre, se aborda la incertidumbre en las estimaciones y suposiciones del proyecto, tratando de eliminar los efectos negativos y potenciando los efectos positivos del mismo. Objeto 1.1. El objeto de este Trabajo Fin de Máster es proporcionar una base técnica adecuada que permita la gestión del alcance, tiempo, coste y riesgos en un proyecto de diseño y desarrollo de una motocicleta de competición durante su fase de planificación, así como la integración de todos estos procesos. El equipo involucrado en dicho proyecto es SevillaRacing, que representa a la Escuela Politécnica Superior y la Escuela Superior de Ingeniería en la competición internacional MotoStudent. El desarrollo de este Trabajo Fin de Máster se engloba dentro de la edición 2017/2018 de la competición y está basado, fundamentalmente, en las lecciones aprendidas de la primera edición, MotoStudent 2015/2016. Alcance 1.2. En el desarrollo de este Trabajo Fin de Máster, se ha realizado una revisión del estado del arte de procedimientos, herramientas y técnicas de gestión de proyectos. Además, se ha desarrollado y recopilado toda la documentación necesaria para la identificación, evaluación y control de los riesgos, tiempo, alcance y costes de un proyecto de diseño y desarrollo de una motocicleta de competición. Tomando como referencia esta información, se ha desarrollado una base técnica para la correcta gestión del mismo, que incluye el desarrollo de los Planes de Gestión y la línea base del alcance, la definición de las actividades del proyecto, la asignación de recursos a dichas actividades, la identificación de riesgos y oportunidades del proyecto, su análisis cualitativo 3 para una correcta priorización, la elaboración de planes de respuesta, el desarrollo del presupuesto con las reservas de contingencias y de gestión integradas, las necesidades de financiación y el cronograma. 2. Caso de Uso En este apartado se presenta la competición MotoStudent, el equipo SevillaRacing y las características generales del proyecto en el que se aplica el desarrollo de este Trabajo Fin de Máster. MotoStudent 2.1. MotoStudent 2016 es una competición internacional promovida por la fundación Moto Engineering Foundation, que persigue estimular a estudiantes de universidades de todo el mundo para que pongan en práctica los conocimientos adquiridos durante su formación. La Competición 2.2. Durante dos años, equipos de Universidades de todo el mundo diseñan y desarrollan un prototipo de motocicleta de competición de 250cc y 4 tiempos. En cada edición, la organización del evento proporciona el motor, llantas, neumáticos y frenos a cada uno de los equipos, así como un reglamento de restricciones técnicas. La competición está dividida en dos fases bien diferenciadas: MS1, que engloba el diseño, desarrollo, innovación e industrialización del prototipo, y MS2, que evalúa las características de cada prototipo en una serie de pruebas de circuito. Cada equipo parte con mil puntos y será evaluado según diferentes criterios y pruebas, obteniendo penalizaciones si no se cumplimentan los objetivos marcados durante todo el año, plazos de entrega, presentación del proyecto, etc. Ilustración 1. Pruebas Estáticas del Prototipo. 4 La dificultad no sólo radica en el diseño y desarrollo del prototipo: hay que buscar financiación, organizar una gran carga de trabajo, diseñar y fabricar con altos estándares de calidad y restricciones técnicas, así como solventar los muchos problemas que surgen en un proyecto de esta envergadura. SevillaRacing 2.3. El primer prototipo presentado en MotoStudent 2015/2016 fue desarrollado por un equipo multidisciplinar de veintiséis estudiantes de ingeniería, habiendo crecido en la presente edición hasta los treintaidós integrantes. Existen perfiles de Ingeniería Mecánica, Ingeniería en Diseño Industrial, Ingeniería Electrónica e Ingeniería en Organización Industrial. Los integrantes se dividen en seis áreas técnicas y una de gestión. Cada una de las áreas técnicas se encarga del diseño y desarrollo de varios sistemas de la motocicleta, estructurándose en las siguientes áreas: chasis, diseño y carenado, escape y admisión, electrónica, elementos auxiliares y suspensión. Para finalizar, el área de gestión se encarga del marketing, la comunicación, la planificación del proyecto o la gestión económica, entre otras actividades. SevillaRacing se convirtió en el mejor equipo debutante de la cuarta edición de MotoStudent, alcanzado la posición 21 de los 35 equipos participantes en el ranking general, con un total de 472 sobre 1000 puntos. Objetivos del Proyecto 2.4. Reflejados en el Plan para la Dirección del Proyecto, los objetivos generales son los siguientes: � Finalizar el ensamblaje a tiempo para la competición, siendo el prototipo completamente funcional y cumpliendo todos los requisitos técnicos exigidos por la competición. Ilustración 2. Equipo SevillaRacing. Edición 2015/2016. 5 � Cumplimiento de todos los hitos del proyecto impuestos por la organización sin recibir penalizaciones por demora o falta de calidad. � Mejorar los resultados hasta alcanzar el Top 10 de la competición, situado en una horquilla de 585 sobre 1000 puntos en la edición anterior. � No realizar aportaciones económicas directas por parte de los integrantes del equipo, debiendo buscar la financiación a través del patrocinio económico o material de entidades y empresas. 3. Gestión de Proyectos En este apartado se realiza una breve reseña sobre los grupos de procesos estudiados en la Guía del PMBOK[1]y la norma UNE-ISO 21500:2013[2] , además de definir el ciclo de vida del proyecto y como se integran los procesos de gestión dentro del mismo. Metodología 3.1. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del mismo, lo que obliga a gestionar de manera adecuada todos los procesos de dirección de proyectos. Se puede definir un proceso como un conjunto de actividades y acciones, relacionadas entre sí y realizadas para crear un producto, resultado o servicio predefinido [1]. Dichos procesos están caracterizados por tener información de entrada, herramientas o técnicas e información de salida. La metodología de gestión de proyectos definida por el PMI® y plasmada en la guía del PMBOK®, así como la norma UNE-ISO 21500:2013, establecen una serie de procesos de la dirección de proyectos, los cuáles pueden ser tomados como referencia por el equipo de proyecto para asegurarse que el proyecto avanza de manera eficaz a lo largo de su ciclo de vida. Ilustración 3. Prototipo Edición 2015/2016. 6 Ciclo de Vida del Proyecto 3.2. El ciclo de vida de un proyecto está constituido por la serie de fases que atraviesa desde su inicio hasta su cierre. Las fases son generalmente secuenciales, determinándose sus nombres y números en función de las necesidades de gestión y control, la naturaleza del proyecto y su ámbito de aplicación. Las fases sepueden dividir por objetivos funcionales o parciales, resultados o entregables intermedios, hitos específicos dentro del alcance global del trabajo o disponibilidad financiera. Las fases son generalmente acotadas en el tiempo, con un inicio y un final. El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico involucrado. 3.2.1. Características Los proyectos varían en tamaño y complejidad, pudiendo configurarse todos ellos dentro de la siguiente estructura genérica de ciclo de vida: Inicio del proyecto, organización y preparación, ejecución y cierre del proyecto. Esta perspectiva general puede proporcionar un marco de referencia común para comparar proyectos, incluso si son de naturaleza diferente. Hay que reseñar que, aunque durante el ciclo de vida del proyecto es fundamental considerar la fase actual en que se encuentra el desarrollo de un producto, su ciclo de vida es independiente del mismo. La estructura genérica del ciclo de vida presenta por lo general las siguientes características: • Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio del proyecto, alcanzan su punto máximo según se desarrolla el trabajo y caen rápidamente cuando el proyecto se acerca al cierre. Ilustración 4. Niveles típicos de coste y personal en el ciclo de vida del proyecto. [1] 7 • La curva presentada en la Ilustración 5 puede no ser aplicable a todos los proyectos. Un proyecto puede, por ejemplo, requerir gastos importantes para asegurar los recursos necesarios al inicio de su ciclo de vida o contar con su dotación de personal completa desde un punto muy temprano de su ciclo de vida. • Los riesgos y la incertidumbre son mayores en el inicio del proyecto. Estos factores disminuyen durante la vida del proyecto, a medida que se van adoptando decisiones y aceptando los entregables. • La capacidad de influir en las características finales del producto del proyecto, sin afectar significativamente al costo, es más alta al inicio del proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su conclusión. Grupos de Procesos 3.3. Los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías, conocidas como grupos de procesos, presentados como elementos diferenciados y con interfaces bien definidas. En la práctica, dichos procesos se superponen y actúan unos sobre otros de múltiples formas, aplicando los mismos de manera iterativa y repitiéndose a lo largo del proyecto [1]. • Grupo de procesos de inicio. El grupo de procesos de inicio está compuesto por aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto. En los mismos se determina el alcance inicial del proyecto y se comprometen los recursos iniciales necesarios para su ejecución. • Grupo de procesos de planificación. Está compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos. • Grupo de procesos de ejecución. Está compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, a fin de cumplir con Ilustración 5. Impacto de las variables en función del Tiempo. [1] 8 las especificaciones y requerimientos del mismo. Los procesos incluidos en dicho grupo implican coordinar a personas y recursos, gestionar las expectativas de los interesados e integrar y realizar las actividades del proyecto. • Grupo de procesos de monitoreo y control. Este grupo de procesos está compuesto por aquellos procesos utilizados en analizar y dirigir el desempeño y el progreso del proyecto, pudiendo identificar áreas que requieran cambios y gestionar los cambios correspondientes. • Grupo de procesos de cierre. Está compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los procesos de la dirección de proyectos, a fin de completar y cerrar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales. Es importante remarcar que los grupos de procesos no son fases del ciclo de vida del proyecto, siendo posible que todos los grupos de procesos se lleven a cabo dentro de una fase del mismo. Áreas de Conocimiento 3.4. Los 47 procesos de la dirección de proyectos identificados en la guía del PMBOK® se agrupan a su vez en diez áreas de conocimiento diferenciadas. Un área de conocimiento representa un conjunto completo de términos, actividades y conceptos que conforman un ámbito profesional, un ámbito de gestión o un área de especialización. Por otra parte, la norma UNE- ISO 21500:2013 presenta una estructura de áreas similar. Las diferentes áreas de conocimiento se exponen a continuación: Ilustración 6. Interactuación entre grupos de proceso. Elaboración Propia. [1] 9 • Gestión de la Integración del Proyecto. Incluye todos los procesos y actividades necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diferentes procesos y actividades de dirección del proyecto. • Gestión del Alcance. Incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo y únicamente el necesario para completar el proyecto con éxito. • Gestión del Tiempo. Incluye todos los procesos necesarios para gestionar la terminación en plazo del proyecto. • Gestión de Costos. Incluye todos los procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. • Gestión de la Calidad. Incluye los procesos y actividades de la organización ejecutora que establecen las políticas de calidad, los objetivos y las responsabilidades de calidad para que el proyecto satisfaga las necesidades para las que fue acometido. • Gestión de Recursos Humanos. Incluye todos los procesos que organizan, gestionan y conducen al equipo del proyecto, compuesto por las personas a las que se han asignado roles y responsabilidades para completar el mismo. • Gestión de las Comunicaciones. Incluye todos los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados. • Gestión de Riesgos. Incluye todos los procesos necesarios para llevar a cabo la gestión de riesgos, así como la identificación, análisis, planificación de respuesta y control de los riesgos de un proyecto. • Gestión de las Adquisiciones. La gestión de las adquisiciones del proyecto incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del proyecto. • Gestión de los Interesados. Incluye todos los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos y organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto. Procesos 3.5. En la Tabla 1 y Tabla 2 se refleja la correspondencia de los procesos dentro de los 5 grupos de procesos y 10 Áreas de Conocimiento del PMBOK[1] y la norma UNE-ISO 21500:2013[2]. Como se puede comprobar, se desarrolla una estructura de grupos de procesos y áreas del conocimiento similares, destacando: � Estructura segmentada y procesos bien definidos. � Estructura de procesos equivalente, que representan el flujo de trabajo existente durante la gestión de proyectos. 10 Grupos de Procesos PMBOK Inicio Planificación Ejecución Monitoreo y Control Cierre Á re as d e C o n o ci m ie n to Integración · Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto · Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto · Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto · Monitorear y Controlar el Trabajodel Proyecto · Realizar el Control Integrado de Cambios · Cerrar proyecto o Fase Alcance · Planificar la gestión del Alcance · Recopilar Requisitos · Definir Alcance · Crear EDT/WBS · Validar el Alcance · Controlar el Alcance Tiempo · Planificar Gestión del Cronograma · Definir Actividades · Secuenciar Actividades · Estimar Recursos de las Actividades · Estimar Duración de las Actividades · Desarrollar Cronograma · Controlar el Cronograma Coste · Planificar Gestión de Costos · Estimar Costos · Determinar Presupuesto · Controlar los Costos Calidad · Planificar Gestión de la Calidad · Realizar Aseguramiento de la Calidad · Controlar la Calidad RRHH · Planificar Gestión de los Recursos Humanos · Adquirir el Equipo · Desarrollar el Equipo · Dirigir el Equipo Comunicaciones · Planificar Gestión de las Comunicaciones · Gestionar las Comunicaciones · Controlar las Comunicaciones Riesgos · Planificar Gestión de los Riesgos · Identificar Riesgos · Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos · Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos · Planificar Respuesta a Riesgos · Controlar los Riesgos Adquisiciones · Planificar Gestión de las Adquisiciones · Efectuar las Adquisiciones · Controlar las Adquisiciones · Cerrar las adquisiciones Interesados · Identificar Interesados · Planificar Gestión de los Interesados · Gestionar la Participación de los Interesados · Controlar la participación de los Interesados Tabla 1. Procesos según guía del PMBOK [1]. Elaboración Propia 11 3.5.1. Restricciones del Proyecto Hay que destacar que el desarrollo de todos los procesos puede ser contraproducente para abordar un proyecto de manera correcta, estando la elección de los mismos condicionada por las características del proyecto y el propio gestor, que a su vez deberá tener en cuenta los factores ambientales de la empresa y sus activos. Existen varios tipos de restricciones y, siendo estas interdependientes, es importante que el director de proyecto equilibre una restricción en particular respecto a las otras [3]. Grupos de Procesos UNE-ISO 21500:2013 Inicio Planificación Implementación Control Cierre Á re as d e C o n o ci m ie n to Integración · Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto · Desarrollar los Planes del Proyecto · Dirigir el Trabajo del Proyecto · Controlar el Trabajo del Proyecto · Controlar los Cambios · Cerrar proyecto o Fase · Recopilar las Lecciones Aprendidas Alcance · Definir el Alcance · Crear EDT/WBS · Definir las Actividades · Controlar el Alcance Tiempo · Secuenciar Actividades · Estimar Duración de las Actividades · Desarrollar Cronograma · Controlar el Cronograma Costo · Estimar Costos · Desarrollar el Presupuesto · Controlar los Costos Calidad · Planificar la Calidad · Realizar Aseguramiento de la Calidad · Realizar el Control de la Calidad Recursos · Establecer el Equipo del Proyecto · Estimar los Recursos · Definir la Organización del Proyecto · Desarrollar el Equipo del Proyecto · Controlar los Recursos · Gestionar el Equipo del Proyecto Comunicaciones · Planificar las Comunicaciones · Distribuir la Información · Gestionar las Comunicaciones Riesgo · Identificar Riesgos · Evaluar los Riesgos · Tratar los Riesgos · Controlar los Riesgos Adquisiciones · Planificar las Adquisiciones · Seleccionar Proveedores · Administrar los Contratos Parte Interesada · Identificar las Partes Interesadas · Gestionar las Partes Interesadas Tabla 2. Procesos según UNE-ISO 21500:2013 [2]. Elaboración Propia 12 Tradicionalmente se consideraba que las variables de las restricciones de un proyecto eran tres: alcance, tiempo y coste; lo que se ha denominado comúnmente como la “triple restricción”. A día de hoy, el concepto ha evolucionado e incluye otras restricciones. Los entregables deberán cumplir todos los requisitos del proyecto, que estarán relacionados con restricciones como el alcance, la calidad, el cronograma, los recursos o los costes. Las restricciones se interrelacionan generalmente de forma tal que un cambio en una de ellas puede afectar a otras, teniendo un impacto en las decisiones tomadas dentro de los procesos de dirección y gestión de proyectos. Alcanzar el consenso entre las principales partes interesadas del proyecto sobre las restricciones constituye una base sólida para el éxito del proyecto. Algunas de las restricciones podrían ser las siguientes[2]: - Duración o fecha prevista de finalización. - Disponibilidad de presupuesto del proyecto. - Disponibilidad de los recursos del proyecto, tales como: personal, instalaciones, equipamiento, materiales, infraestructura, herramientas y otros recursos relacionados con los requisitos del proyecto. - Factores relacionados con la salud y la seguridad del personal. - Nivel de exposición aceptable de riesgo. - Potencial impacto social o ecológico del proyecto. - Leyes, reglamentos y otros requisitos legales. 3.5.2. Procesos de Integración En este apartado se realizará una revisión de los procesos que intervienen en la Gestión de la Integración del proyecto, basados fundamentalmente en la estructura de la norma UNE-ISO 21500:2013 durante la fase de planificación. Se puede definir la Integración del proyecto como los “procesos necesarios para identificar, definir, combinar, unificar, coordinar, controlar y cerrar las distintas actividades y procesos relacionados con el proyecto”[2]. 3.5.2.1. Desarrollar los Planes del Proyecto La finalidad de este proceso es documentar por qué se está llevando a cabo el proyecto, qué se debe crear y por quién, cómo será creado, cuánto costará y como será implementado, controlado y cerrado el proyecto. El Plan para la Dirección y Gestión del Proyecto es un documento o conjunto de documentos que define cómo se ejecuta, monitoriza y controla el proyecto. Puede ser aplicado a todo el proyecto u aspectos concretos a través de planes subsidiarios, debiendo integrar el alcance, tiempo, coste y otras restricciones. Además, el Plan del Proyecto contiene las líneas base para realizar el mismo, debiendo estar todas sus partes integradas y ser coherentes entre sí. 13 Siguiendo la metodología de la norma UNE-ISO 21500:2013 se puede comprobar que todos los planes de gestión se integran en el Plan de Gestión del Proyecto junto a las líneas base pertinentes. Ilustración 7. Gestión de la Integración del Proyecto [2]. Elaboración Propia Como entradas principales se utilizan: � Acta de Constitución del Proyecto. Autoriza formalmente un proyecto, identifica al director del proyecto y documenta las necesidades de negocio, objetivos, resultados esperados y aspectos económicos generales. � Planes Subsidiarios. Planes de gestión de las diferentes áreas del conocimiento. � Lecciones Aprendidas. Recopila experiencias para beneficiar a proyectos presentes y futuros. � Caso de Negocio. Documenta las oportunidades que justifican la ejecución del proyecto. � Cambios Aprobados. Modificaciones aprobadas sobre el proyecto o los entregables. Las salidas principales del proceso de Desarrollar los Planes del Proyecto son las siguientes: � Plan de Proyecto. Integra las líneas base del proyecto que se utilizarán para medir y controlar el desempeño del proyecto. � Plan de Gestión del Proyecto. Define roles, responsabilidades, organización, procedimientos o herramientas para la gestión de las restricciones del proyecto, integrando las diferentes áreas del conocimiento. 14 3.5.3. Procesos de Gestión del Alcance En este apartado se realizará una revisión de los procesos que intervienen en la Gestión del Alcance del proyecto, basados fundamentalmenteen la estructura de la norma UNE-ISO 21500:2013 durante la fase de planificación. Se puede definir la Integración del proyecto como los “procesos necesarios para identificar, definir, combinar, unificar, coordinar, controlar y cerrar las distintas actividades y procesos relacionados con el proyecto” [2]. 3.5.3.1. Definir el Alcance La finalidad de Definir el Alcance es lograr claridad respecto al trabajo que involucra el proyecto; definiendo objetivos, entregables, requisitos y límites. La definición del alcance del proyecto deja claro que el proyecto contribuirá a las metas estratégicas de la organización y deberá usarse como base para decisiones futuras. Como entradas principales se utilizan: � Acta de Constitución del Proyecto. Autoriza formalmente un proyecto, identifica al director del proyecto y documenta las necesidades de negocio, objetivos, resultados esperados y aspectos económicos generales. � Cambios Aprobados. Modificaciones aprobadas sobre el proyecto o los entregables. Ilustración 8. Proceso de Definir el Alcance [2]. Elaboración Propia 15 Las salidas principales del proceso de Desarrollar los Planes del Proyecto son las siguientes: � Enunciado del Alcance del Proyecto. Documenta el alcance del proyecto. � Requisitos. Describe cómo los requisitos individuales cumplen con las necesidades de negocio del proyecto, debiendo ser medibles, comprobables, trazables, completos, coherentes y aceptables. 3.5.3.2. Crear la Estructura de Desglose de Trabajo Es el proceso de subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de mejorar, proporcionando una visión estructurada de lo que se debe entregar. La Estructura de Desglose de Trabajos puede ser estructurada en fases del proyecto, principales entregables, por disciplina o por localización. Cada nivel descendente de la EDT describe el trabajo del proyecto en un nivel cada vez más detallado. Las entradas principales del proceso de crear la EDT están formadas por: � Planes de Proyecto. Salida del proceso Desarrollar los Planes Proyecto, desarrollado en el apartado 3.5.2.1. � Requisitos. Salida del proceso Definir el Alcance, desarrollado en el apartado 3.5.3.1. � Cambios Aprobados. Modificaciones aprobadas sobre el proyecto o los entregables. Ilustración 9. Proceso Crear la EDT [2]. Elaboración Propia 16 Las salidas principales del proceso de crear la EDT son: � Estructura de Desglose de Trabajos. Descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos y crear los entregables requeridos. � Diccionario de la EDT. Es un documento que proporciona información detallada sobre los entregables, actividades y programación de cada uno de los componentes de la EDT. 3.5.3.3. Definir Actividades Consiste en identificar, definir y documentar todas las actividades que deberían estar incluidas en el cronograma y realizarse para lograr los objetivos del proyecto. El proceso comienza al nivel más bajo de la estructura de desglose de trabajo e identifica, define y documenta el trabajo a través del uso de componentes menores llamados actividades, que proporcionan una base para la planificación del proyecto, la implementación, el control de proyectos y el cierre del trabajo. Las entradas principales del proceso de definir las actividades son: � Estructura de Desglose de Trabajos. Salida del proceso Crear la EDT, desarrollado en el apartado 3.5.3.2. � Diccionario de la EDT. Salida del proceso Crear la EDT, desarrollado en el apartado 3.5.3.2. Ilustración 10. Proceso de Definir las Actividades [2]. Elaboración Propia 17 � Planes del Proyecto. Salida del proceso Desarrollar los Planes Proyecto, desarrollado en el apartado 3.5.2.1. � Cambios Aprobados. Modificaciones aprobadas sobre el proyecto o los entregables. Las salidas principales del proceso de definir las actividades son: � Lista de Actividades. Es una lista exhaustiva que incluye todas las actividades del cronograma necesarias para el proyecto. Incluye asimismo un identificador para cada actividad, así como una descripción del alcance del trabajo. 3.5.4. Procesos de Gestión del Tiempo En este apartado se realizará una revisión de los procesos que intervienen en la Gestión del Tiempo del proyecto, basados fundamentalmente en la estructura de la norma UNE-ISO 21500:2013 durante la fase de planificación. Se puede definir la gestión del tiempo del proyecto como los “procesos necesarios para realizar el cronograma de actividades del proyecto y hacer seguimiento de su progreso para controlar el cronograma”[2]. 3.5.4.1. Secuenciar Actividades El objetivo de este proceso es identificar y documentar las relaciones lógicas entre las actividades del proyecto. Todas las actividades del proyecto deberían estar vinculadas mediante dependencias para producir un diagrama de red de manera tal que el camino crítico pueda calcularse. Las actividades deberían estar secuenciadas de modo lógico con las debidas relaciones de precedencia y con apropiados adelantos, retrasos, restricciones, interdependencias y dependencias externas para dar soporte al desarrollo de un cronograma de proyecto realista y alcanzable. Ilustración 11. Proceso de Secuenciar las Actividades [2]. Elaboración Propia 18 Las entradas principales del proceso de secuenciar las actividades son: � Lista de Actividades. Salida del proceso Definir las Actividades, desarrollado en el apartado 3.5.3.3. � Cambios Aprobados. Modificaciones aprobadas sobre el proyecto o los entregables. Las salidas principales del proceso de secuenciar las actividades son: � Secuencia de Actividades. Representación de las relaciones lógicas –denominadas dependencias– de las actividades del cronograma del proyecto. 3.5.4.2. Estimar Duración de las Actividades La finalidad de este proceso es estimar el tiempo requerido para completar cada actividad del proyecto. La duración de las actividades depende de cuestiones como la cantidad y el tipo de recursos disponibles, la relación entre las actividades, las diferentes capacidades, los calendarios de planificación, las curvas de aprendizaje y diferentes tramitaciones administrativas. Utiliza información sobre el alcance del proyecto, los tipos de recursos necesarios, las cantidades necesarias de los mismos y sus calendarios de utilización. Ilustración 12. Proceso de Estimar la Duración de las Actividades [2]. Elaboración Propia 19 Las entradas principales de este proceso son: � Lista de Actividades. Salida del proceso Definir las Actividades, desarrollado en el apartado 3.5.3.3. � Requisitos de los Recursos. Establece los requisitos específicos de los recursos que pueden condicionar su disponibilidad. � Datos Históricos. Información histórica que permita hacer analogías con las actividades del proyecto. � Normas de la Industria. Que pueden condicionar la duración de las actividades. � Cambios Aprobados. Modificaciones aprobadas sobre el proyecto o los entregables. Las salidas principales de este proceso son: � Estimación de la Duración de las Actividades. Son valoraciones cuantitativas de la cantidad probable de periodos de trabajo que se necesitarían para completar una actividad. Las estimaciones de duración no incluyen retrasos. 3.5.4.3. Desarrollar Cronograma Es el proceso de analizar las secuencias de actividades, las duraciones, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que –al incorporar actividades del cronograma, duraciones, recursos, disponibilidad de recursos y relaciones lógicas en la herramienta de programación– se genera un modelo con fechas planificadas para completar las actividades del proyecto. Ilustración 13. Proceso deDesarrollar el Cronograma [2]. Elaboración Propia 20 Las entradas principales de este proceso son: � Secuencia de las Actividades. Salida del proceso Secuenciar las Actividades, desarrollado en el apartado 3.5.4.1. � Estimación de la Duración de las Actividades. Salida del proceso Estimar Duración de las Actividades, desarrollado en el apartado 3.5.4.2. � Restricciones del Cronograma. Define las restricciones del cronograma que se deberá considerar, como el horario laboral o el calendario. � Registro de Riesgos. Salida del proceso Identificar los Riesgos, desarrollado en el apartado 3.5.6.1. � Cambios Aprobados. Modificaciones aprobadas sobre el proyecto o los entregables. Las salidas principales de este proceso son: � Cronograma. Debe contener como mínimo una fecha de inicio y otra de fin para cada una de las actividades planificadas. Se puede representar en forma de resumen como cronograma de hitos o de manera más detallada por actividades. 3.5.5. Procesos de Gestión del Coste En este apartado se realizará una revisión de los procesos que intervienen en la Gestión del Coste del proyecto, basados fundamentalmente en la estructura de la norma UNE-ISO 21500:2013 durante la fase de planificación. Se puede definir la gestión del coste del proyecto como los “procesos necesarios para desarrollar el presupuesto y hacer seguimiento de su progreso para controlar los costes”[2]. 3.5.5.1. Estimar Costos La finalidad de estimar los costos es obtener una aproximación de los costos que se necesitan para completar cada actividad del proyecto y el costo del proyecto en su conjunto. La estimación de costos puede expresarse en unidades de medida como horas de trabajo, número de horas de periodo o valor monetario. Por otra parte, las reservas o contingencias estimadas se utilizan para hacer frente a riesgos o incertidumbres y deberían ser añadidas a la estimación de costos, estando claramente identificadas. Las entradas principales de este proceso son: � Estructura de Desglose de Trabajos. Salida del proceso Crear la EDT, desarrollado en el apartado 3.5.3.2. � Lista de Actividades. Salida del proceso Definir las Actividades, desarrollado en el apartado 3.5.3.3. � Planes del Proyecto. Salida del proceso Desarrollar los Planes Proyecto, desarrollado en el apartado 3.5.2.1. � Cambios Aprobados. Modificaciones aprobadas sobre el proyecto o los entregables. 21 Las salidas principales de este proceso son: � Estimación de Costos. Las estimaciones de costos de las actividades son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto. Se estiman los costos de todos los recursos necesarios para completar el trabajo. Si se incluyen los costos indirectos del proyecto, estos se pueden incluir en el nivel de la actividad o en niveles superiores. 3.5.5.2. Desarrollar Presupuestos Determinar el presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo de cara a establecer una línea base de costes autorizada. El beneficio de este proceso es poder determinar una referencia con respecto a la cual se puede monitorizar y controlar el desempeño del proyecto. Las entradas principales de este proceso son: � Estructura de Desglose de Trabajos. Salida del proceso Crear la EDT, desarrollado en el apartado 3.5.3.2. � Estimación de Costos. Salida del proceso Estimar los Costos, desarrollado en el apartado 3.5.5.1. � Cronograma. Salida del proceso Desarrollar el Cronograma, desarrollado en el apartado 3.5.4.3. � Planes de Proyecto. Salida del proceso Desarrollar los Planes Proyecto, desarrollado en el apartado 3.5.2.1. � Cambios Aprobados. Modificaciones aprobadas sobre el proyecto o los entregables. Ilustración 14. Proceso de Estimar los Costes [2]. Elaboración Propia 22 Las salidas principales de este proceso son: � Presupuesto. Es la versión aprobada del presupuesto por fases del proyecto, excluida cualquier reserva de gestión y que se utiliza como base para la evaluación del desempeño del mismo. Está compuesto por los costos de las actividades, las reservas para contingencias y las reservas de gestión. Ilustración 16. Componentes del Presupuesto del Proyecto. [1] Ilustración 15. Proceso de Desarrollar el Presupuesto [2]. Elaboración Propia 23 3.5.6. Procesos de Gestión del Riesgo En este apartado se realizará una revisión de los procesos que intervienen en la Gestión de Riesgos del proyecto, basados fundamentalmente en la estructura de la norma UNE-ISO 21500:2013 durante las fases de planificación y ejecución, Se puede definir la gestión de riesgos del proyecto como los “procesos necesarios para identificar y gestionar las amenazas y oportunidades”[2]. 3.5.6.1. Identificar los Riesgos Un riesgo no puede gestionarse si no es identificado. De esta manera, tras completar la planificación de riesgos debe procederse a la identificación de los riesgos. La exposición del proyecto al riesgo varía con el tiempo, por lo que la identificación debe ser un proceso iterativo. La entrada principal de este proceso e: � Planes del Proyecto. Salida del proceso Desarrollar los Planes Proyecto, desarrollado en el apartado 3.5.2.1. La salida principal de este proceso es: � Registro de Riesgos. Será un listado de riesgos y sus respuestas potenciales que contiene información necesaria para evaluar y priorizar los riesgos. Ilustración 17. Proceso de Identificar los Riesgos [2]. Elaboración Propia 24 3.5.6.2. Evaluar los Riesgos Implica evaluar la probabilidad de que un riesgo se materialice y su impacto sobre los objetivos del proyecto. Un paso común es categorizar los riesgos según su fuente y realizar análisis de causa-raíz si fuera necesario. Los métodos del análisis se aplican a la lista de riesgos identificados, para determinar qué riesgos tienen mayor influencia en la consecución de los objetivos del proyecto Las entradas principales de este proceso son: � Registro de Riesgos. Salida del proceso Identificar los Riesgos, desarrollado en el apartado 3.5.6.1. � Planes del Proyecto. Salida del proceso Desarrollar los Planes del Proyecto, desarrollado en el apartado 3.5.2.1. La salida principal de este proceso es: � Riesgos Priorizados. El objetivo de este proceso es actualizar el Registro de Riesgos para añadir categorías de prioridad, generalmente determinadas por la probabilidad de ocurrencia del riesgo y su impacto potencial en el proyecto. 3.5.6.3. Tratar los Riesgos El objetivo de este proceso es desarrollar opciones y determinar las acciones a realizar para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas del proyecto. Este proceso trata los riesgos mediante la incorporación de recursos y actividades en el presupuesto y en el cronograma. El tratamiento debería ser adecuado al riesgo, eficaz en costo, oportuno, realista dentro del contexto del proyecto, comprendido por todas las partes interesadas y asignado a una persona adecuada. Ilustración 18. Proceso de Evaluar los Riesgos [2]. Elaboración Propia 25 Las entradas principales de este proceso son: � Registro de Riesgos. Salida del proceso Identificar los Riesgos, desarrollado en el apartado 3.5.6.1. � Planes del Proyecto. Salida del proceso Desarrollar los Planes Proyecto, desarrollado en el apartado 3.5.2.1. Las salidas principales de este proceso son: � Respuesta a los Riesgos. Una serie de acciones que aumentarán las probabilidades del proyecto de tener éxito. Una vez que los riesgos se han identificado, analizado y priorizado, se deben desarrollar planes de respuesta para aquellos riesgos que se consideren relevantes. � Solicitudes de Cambio. Solicitudes de cambio de las líneas base aprobadas del proyecto que permitirán añadir las reservas de gestión delproyecto. Documentos del Proyecto 3.6. En este apartado se analizará la documentación e información necesaria para el correcto desarrollo de los procesos de planificación de la integración y la gestión del alcance, tiempo, coste y riesgo. Como documento fundamental se tiene el Plan para la Gestión del Proyecto, que es el documento que describe el modo en que el proyecto será ejecutado, monitoreado y controlado. Integra y consolida todos los planes y líneas base secundarios de los procesos de planificación. Incluye entre otros los presentados a continuación [1][4][2]. Ilustración 19. Proceso de Tratar los Riesgos [2]. Elaboración Propia 26 • Plan de Gestión y Línea Base del Alcance. El Plan de Gestión del Alcance describe cómo será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado el alcance. Por otra parte, la Línea Base del Alcance incluye el Enunciado del Alcance del Proyecto, la Estructura de Desglose de Trabajos y el Diccionario de la EDT. • Plan de Gestión y Línea Base del Cronograma. El Plan de Gestión del Cronograma establece los criterios y actividades a llevar a cabo para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma. El cronograma representa las actividades relacionadas con fechas planificadas, duraciones, hitos y recursos. • Plan de Gestión y Línea Base de Costes. El Plan de Gestión de los Costes describe la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costes del proyecto. La Línea Base de Costes es una versión aprobada de los presupuestos por fases del proyecto, excluidas las reservas de gestión y utilizada como base de comparación con los resultados reales. • Plan de Gestión de la Calidad. Describe cómo se implementarán las políticas de calidad de la organización, indicando la manera en que el equipo de proyecto planea cumplir los objetivos de calidad del mismo. • Plan de Gestión de Riesgos. Describe la manera en que se abordará la gestión de los riesgos del proyecto, incluyendo procesos de planificación, impacto o estructura de riesgos. • Plan de Gestión de Recursos Humanos. Proporciona una guía sobre el modo en que se deben definir, adquirir, dirigir, controlar y liberar los recursos humanos del proyecto. • Plan de Gestión de las Comunicaciones. Describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto. • Plan de Gestión de los Interesados. Identifica las estrategias de gestión necesarias para involucrar a los interesados de manera eficaz. • Plan de Gestión de las Adquisiciones. Describe cómo el equipo del proyecto adquirirá bienes y servicios externos a la organización. Otros documentos relevantes para los procesos de gestión de riesgos no incluidos en el Plan para la Dirección del Proyecto son los siguientes: • Registro de Interesados. Listado donde se indican los interesados del proyecto. • Factores Ambientales. Pueden afectar a los riesgos del proyecto, como análisis técnicos sobre los riesgos del sector. • Activos de los Procesos. Documentos pertenecientes a otros procesos, como las lecciones aprendidas de ediciones anteriores. 27 4. Aplicación al Caso de Uso: MotoStudent Introducción 4.1. En este apartado se van a desarrollar los procesos de integración, gestión del alcance, tiempo, coste y riesgo para el proyecto MotoStudent 2017/2018. Como se ha definido en el apartado 2.4, los objetivos del proyecto son los siguientes: � Finalizar el ensamblaje a tiempo para la competición, siendo el prototipo completamente funcional y cumpliendo todos los requisitos técnicos exigidos por la organización. � Cumplimiento de todos los hitos del proyecto impuestos por la organización sin recibir penalizaciones por demora o falta de calidad. � Mejorar los resultados hasta alcanzar el Top 10 de la competición, situado en una horquilla de 585 sobre 1000 puntos en la edición anterior. � No realizar aportaciones económicas directas por parte de los integrantes del equipo, debiendo buscar la financiación a través del patrocinio económico o material de entidades y empresas. Además, la competición en que se engloba el desarrollo de este proyecto tiene las siguientes características: � Participan más de 70 equipos de 17 países, que compiten durante 4 días en Motorland, Aragón. � Se establecen más de 20 hitos por la organización, a cumplir durante todo el proceso de diseño y desarrollo. � Se fabrica un prototipo de motocicleta de competición de 250cc, que será desarrollado bajo un estricto Reglamento Técnico. � Además de valorar las características técnicas del vehículo en las diferentes pruebas, se valora la industrialización del producto y las innovaciones presentes en el mismo. 4.1.1. Búsqueda Bibliográfica Como se puede comprobar, el caso de uso representa un proyecto de gran envergadura y dificultad técnica, que involucra el trabajo de más de 30 estudiantes de ingeniería durante 18 meses y tiene gran cantidad de restricciones. Se ha realizado una búsqueda bibliográfica que ha permitido desarrollar e integrar de manera correcta los procesos descritos dentro del proyecto. Para ello se han utilizado los siguientes recursos: • Bases de datos. Scopus, Google Scholar, AENOR. • Bibliotecas Especializadas. PMI Publications & Papers. 28 4.1.2. Desarrollo De manera histórica, el proceso de desarrollo de productos de automoción ha consistido en definir hitos clave, como la validación del diseño o la aprobación del prototipo, en función de los tiempos de proyectos anteriores, por lo que la calidad del cronograma dependía únicamente de la habilidad y conocimientos del planificador. Con la aplicación de las nuevas metodologías de gestión de proyectos se ha conseguido reducir los tiempos de desarrollo de productos considerablemente [5]. De manera general, el primer paso para planificar el proceso de desarrollo de productos consiste en definir los objetivos, así como la descripción del producto y una visión sobre los procesos. Esto proporciona una idea clara sobre los objetivos del proyecto y cómo gestionarlo. Posteriormente se debe establecer el equipo y el alcance del proyecto, desarrollando la estructura de desglose de trabajos, determinando todas las actividades y recursos asociados al proyecto. Basándonos en el flujo de procesos descritos anteriormente [2], se establecen las siguientes etapas de la fase de planificación del proyecto, que se desarrollarán en los siguientes apartados: • Primera Etapa. Definición del alcance del proyecto y los planes de gestión necesarios. Con el desarrollo de estos procesos se consigue una visión clara de lo que involucra el proyecto y como se va a gestionar. • Segunda Etapa. Definición de la Estructura de Desglose de Trabajos y las actividades del proyecto. Las actividades desarrolladas serán las correspondientes al diseño y fabricación del prototipo, así como a la documentación de dicho proceso. Con el desarrollo de estos procesos se subdivide el alcance en paquetes de trabajo y actividades más fáciles de gestionar. Se establece además las cuentas de control que se utilizarán durante la monitorización del proyecto. • Tercera Etapa. Secuenciar las actividades y estimar su coste y duración en función de los recursos humanos disponibles. Con el desarrollo de estos procesos se consigue una definición con gran nivel de detalle de cada actividad. • Cuarta Etapa. Identificación, evaluación y tratamiento de los riesgos. Aunque el proceso de tratar los riesgos se considera dentro de la fase de ejecución del proyecto, se ha decidido incluirlo en esta etapa porque permite identificar las modificaciones sobre las líneas base originales para la incorporación de los planes de respuesta a riesgo. • Quinta Etapa. Desarrollo del cronograma del proyecto, en función de la duración y requisitos de las actividades y recursos, incorporando la planificación de larespuesta a riesgos. Desarrollo de la línea base de costes del proyecto y su presupuesto, en función de los costes de las actividades y su secuenciación, lo que permitirá definir los requisitos de financiación. 29 Tras completar las etapas descritas, se obtendrá la base metodológica que permitirá gestionar el proyecto con todas sus restricciones; así como las líneas base de tiempo, coste y alcance tras la primera identificación de los riesgos del proyecto. En la imagen siguiente se muestra el proceso desarrollado y los apartados donde se define cada proceso. Ilustración 20. Proceso de Planificación del Proyecto MotoStudent. Elaboración Propia 30 Primera Etapa 4.2. En este apartado van a desarrollarse los procesos considerados en la primera etapa de planificación: el desarrollo de los planes del proyecto y la definición del alcance. El objetivo fundamental de esta etapa es presentar una visión clara del trabajo que tiene que realizarse y cómo va a gestionarse el proyecto. 4.2.1. Definir el Alcance 4.2.1.1. Introducción Se define el Alcance del proyecto como el trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas [1]. Para la correcta planificación de un proyecto con fecha de entrega fija, es fundamental que el alcance se defina de manera completa, al no poder determinarlo de manera incremental. La lista de entregables de gestión e ingeniería, así como los criterios de aceptación, deben estar muy bien definidos. Deben priorizarse los entregables para poder excluir aquellos que no puedan desarrollarse en el tiempo fijado y, aunque no se disponga de muchos recursos, deben analizarse los riesgos del proyecto para determinar las reservas de contingencia de tiempo y coste[6]. De esta manera, la definición del alcance debe: � Describir los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear dichos entregables. � Definir los criterios de aceptación de dichos entregables. 4.2.1.2. Aplicación al Caso de Uso Como elemento fundamental para la definición del alcance del proyecto se ha utilizado el Reglamento de la Competición de la V Edición MotoStudent, donde se regulan todos los requisitos del producto, hitos de la competición y reglamentos administrativos a cumplir por todos los participantes. Del análisis de dicho documento se han identificado los siguientes entregables [7]: • Diseño y desarrollo de un prototipo de motocicleta de competición. Dicho prototipo debe cumplir todos los requisitos especificados en el reglamento técnico, deberá pasar unas pruebas estáticas y dinámicas que verifiquen su calidad y competirá durante la fase MS2 de la competición contra otros prototipos. Para desarrollar el prototipo, deben integrarse los componentes establecidos por la competición a los sistemas desarrollados por el equipo del proyecto, que incluyen los elementos estructurales, sistemas de admisión y escape, sistemas de suspensión, instalación eléctrica o sistemas de control, entre otros. Los criterios de aceptación vendrán definidos por el Reglamento de la Competición, que establece todos los requisitos técnicos que deben cumplir los prototipos. • Documentación MS1 - Entregas del Proyecto. Documento que justifica el diseño del prototipo, la innovación y el proyecto de industrialización. Deberá incluir las partes correspondientes al diseño conceptual, diseño de detalle, prototipado y validación, 31 proyecto de innovación, producción industrial y caso de negocio. Además, la documentación MS1 será defendida ante un tribunal, por lo que se deberá generarse documentación gráfica para su exposición. Para generar este entregable, se debe documentar todo el proceso de diseño y desarrollo, justificando todas las decisiones tomadas y evaluando las oportunidades de negocio del prototipo, así como realizar estudios sobre su posible fabricación en serie. Los criterios de aceptación vendrán definidos por el Reglamento de la Competición. • Hitos Administrativos. Hitos establecidos por la competición para controlar el desarrollo del trabajo de los participantes. Incluye la selección y validación del piloto, documentos sobre la composición del equipo o la entrega del material necesario para las acreditaciones. Para el desarrollo de estos hitos deben realizarse las actividades propuestas por la competición, cumpliendo los requerimientos administrativos en tiempo y forma. Al tratarse de un proyecto englobado dentro de una competición, la necesidad que ha generado el mismo ha sido la propia participación en MotoStudent; por esta razón, los requisitos individuales de cada entregable establecidos por el reglamento de la competición, contribuyen al cumplimiento de dicha necesidad de negocio. Como se establece en el apartado 3.5.3.1, dichos requisitos son medibles, comprobables y aceptables. 4.2.2. Desarrollar los Planes del Proyecto 4.2.2.1. Introducción Los Planes de Gestión del Proyecto son documentos que describen como serán definidas, desarrolladas, monitoreadas y controladas cada una de las áreas del proyecto. Para el desarrollo de cada Plan de Gestión se han definido todos los procesos y herramientas necesarias, identificando el qué, quién, cómo, cuándo, dónde y con qué deberán realizarse los mismos. Para finalizar el ejercicio, se han analizado diferentes plantillas disponibles en la bibliografía [4][8], lo que ha permitido tener una visión global del proceso y los aspectos desarrollados. Dentro de este apartado se realiza una valoración de las herramientas y/o procesos desarrollados, explicando sus ventajas y la aportación de valor para la gestión del proyecto MotoStudent. 4.2.2.2. Alcance Definimos el Alcance del Producto como las características y funciones que describen el producto. Por otra parte, definimos el Alcance del Proyecto como el trabajo necesario para entregar el producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas. 4.2.2.2.1. Estructura de Desglose de Trabajos La Estructura de Desglose de Trabajos representa de manera estructurada todo el trabajo necesario para realizar el producto y el proyecto. El correcto desarrollo de este proceso es fundamental para identificar el alcance completo del proyecto, y será utilizado posteriormente para la asignación y el control del desempeño de las actividades. 32 La EDT se desglosa en tres niveles, identificando cada elemento con un código. El segundo nivel se utilizará como Cuenta de Control –un punto de control de gestión en el que se integran el alcance, el presupuesto, el coste real y el cronograma– y comparan con el valor ganado para medir el desempeño [1]. Por otra parte, todas las actividades del proyecto están asociadas a un elemento de la EDT, y cada elemento de la EDT tendrá un responsable, o grupo responsable, del desarrollo de las actividades que lo componen. De esta manera, utilizando la EDT como elemento central se facilita la asignación de responsabilidades, la gestión del valor ganado y el control de las actividades del proyecto. 4.2.2.2.2. Diccionario de EDT El diccionario de la EDT es un documento que proporciona información detallada sobre los entregables, actividades y programación de cada uno de los componentes de la EDT [1]. Un proyecto de esta envergadura tiene gran complejidad e involucra varios equipos de trabajo que desarrollan actividades muy diferentes y diferentes recursos. Por ello, se desarrolla esta herramienta que permite identificar rápidamente el presupuesto asignado a una actividad, el componente de la EDT al que pertenece o la fecha de inicio y fin prevista según el cronograma. 4.2.2.2.3. Actividades Las actividades se encuentran un nivel por debajo de la Estructura de Desglose de Trabajo y su conjunto define todo el trabajo a realizar por parte del equipo del proyecto. Las actividades pueden contener variosentregables asignados, así como un presupuesto de realización, por lo que el responsable de su ejecución deberá realizar una planificación en detalle de las mismas. Se ha optado por desarrollar las actividades como una agrupación de entregables, como se ha analizado en el apartado Definir Actividades 4.3.2, para facilitar la gestión del proyecto y reducir su complejidad. 4.2.2.2.4. Estructura de Producto La Estructura del Producto se utiliza para identificar cada uno de los componentes que conforman el prototipo, incluyendo características técnicas y requisitos de diseño o desarrollo. El uso de esta estructura es necesario por los siguientes aspectos: � Permite identificar características de fabricación o adquisición para los componentes del prototipo, por lo que se tomará como base para desarrollar el Proyecto de Industrialización. � Cada elemento de la estructura tiene asignadas varias actividades, correspondientes a las fases de diseño y fabricación para el desarrollo de cada componente del prototipo. Esto permite asignar correctamente los recursos del proyecto, evitando que se realicen trabajos por duplicado. � Se indican características técnicas y geométricas para cada componente, por lo que se facilita cualquier estudio relativo a los requerimientos de fabricación o validación del prototipo. 33 � Se identifica la posición de montaje de cada componente, indicando los conjuntos superiores donde se encuentra. De esta manera, será sencillo localizar pequeños componentes como tornillos especiales. 4.2.2.2.5. Reglamento Técnico MotoStudent El Reglamento Técnico de la Competición es proporcionado por la organización e indica todos los requisitos técnicos que debe cumplir el prototipo para competir en MotoStudent, así como los hitos administrativos y la documentación a desarrollar. De esta manera, este documento presenta de manera completa el alcance del proyecto y el producto, por lo que se ha utilizado como referencia para elaborar el enunciado del alcance y para definir los requisitos de diseño y fabricación. 4.2.2.2.6. Matriz de Trazabilidad de Requisitos Técnicos Dicha herramienta se utiliza para cruzar las actividades y entregables del proyecto con los requisitos técnicos impuestos por la competición para el diseño y fabricación del prototipo. A través de esta matriz se establecerá un responsable de asegurar el cumplimiento de todos los requisitos a través de las actividades desarrolladas y la asignación de responsabilidades de la EDT. 4.2.2.2.7. Conclusiones Mediante el desarrollo y la correcta utilización de las herramientas y procesos definidos en este apartado y desarrolladas en el Plan de Gestión del Alcance se podrá asegurar que: � El enunciado del alcance es completo y se disgrega en actividades para reducir su complejidad. � Los requisitos técnicos del producto están correctamente identificados y relacionados con las actividades de diseño y fabricación. � Cada elemento de la Estructura de Desglose de Trabajos, así como todas las actividades y requisitos asociados a los mismos, tiene un responsable para su ejecución. � Se pueden realizar los procesos de gestión del valor ganado y la asignación de recursos de manera clara y sencilla. 4.2.2.3. Tiempo El objetivo del Plan de Gestión del Tiempo es establecer los criterios y actividades a llevar a cabo para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma, así como la manera en que se integrará con procedimientos de otras áreas del conocimiento. 4.2.2.3.1. Lista de Hitos Un hito es un punto o evento significativo del proyecto que será definido según los requisitos del mismo. Estos puntos se utilizan como referencia para el cronograma. De manera general, se trabaja con dos tipos de hitos, los impuestos por la organización MotoStudent, cuyo no cumplimiento supondrá una penalización, y los determinados por el 34 equipo, que se utilizan para coordinar las actividades de la planificación y determinan eventos importantes, como el comienzo y fin de la fabricación. La utilidad de esta herramienta es proporcionar una base que permita distribuir las actividades durante el ciclo de vida del proyecto, que deberán ajustarse a los hitos en función de las restricciones de los mismos. 4.2.2.3.2. Cronograma del Proyecto El cronograma consiste en la programación de las actividades del proyecto, relacionando fechas planificadas, duraciones, hitos y recursos. La utilidad del cronograma es proporcionar una línea base para determinar el momento en que deben realizarse las actividades, indicando fechas de inicio y fin de las mismas y sirviendo para controlar el avance del mismo. Estas fechas serán calculadas según las restricciones de las actividades y los recursos, como se detallará en el apartado 5.2.1. 4.2.2.3.3. Conclusiones Mediante el desarrollo y correcto uso de las herramientas y procesos incluidos en el Plan para la Gestión del Tiempo se podrá asegurar que: � Los hitos del proyecto están bien definidos y documentados. � Todas las actividades tienen fecha de inicio y fin, que estarán determinadas por las restricciones de las actividades y recursos. � Existe una línea base que permite medir el desempeño del proyecto en tiempo, facilitando la toma de decisiones. 4.2.2.4. Coste El objetivo del Plan de Gestión del Coste es establecer los criterios y actividades a llevar a cabo para desarrollar, monitorear y controlar el coste, así como la manera en que se integrará con procedimientos de otras áreas del conocimiento. La gestión de costes es un elemento crítico del proyecto, más cuando no se dispone de recursos propios y se debe buscar patrocinio económico externo conforme se desarrollan las propias actividades del proyecto. Por una parte, cada actividad tendrá asignada un presupuesto para su desarrollo y estará identificada con un componente de la EDT. El segundo nivel de la EDT se utilizará como Cuenta de Control, sobre la que se imputarán los costes incurridos en tesorería para controlar los gastos del proyecto. Posteriormente, se determinan las reservas de contingencia mediante el análisis de riesgos de las actividades. Estas reservas de contingencia se asocian a las actividades o cuentas de control. Para finalizar, se determinan las reservas de gestión, utilizadas por el riesgo de no haber identificado correctamente el alcance. 35 4.2.2.4.1. Requisitos de Financiación Con objeto de determinar la necesidad de recursos económicos para desarrollar las actividades con normalidad, se desarrolla este documento, que permitirá al equipo de proyecto determinar la planificación de actividades para la financiación. Para determinar los requisitos de financiación se utiliza como base la planificación de actividades y los costes asociados a cada una de ellas. De esta manera, se puede determinar cuándo se necesitan los recursos económicos. Básicamente, este documento es un desglose del presupuesto en una escala temporal. 4.2.2.4.2. Gestión del Valor Ganado Para el control de los gastos incurridos del proyecto se utilizará la técnica EVM, para lo que se necesitará la siguiente información: • Valor planificado. Indica el presupuesto aproximado que se ha asignado al trabajo programado. • Valor ganado. Una vez se hayan validado los entregables de cada actividad, se puede identificar el valor ganado de cada actividad. • Coste real. El coste incurrido por el trabajo llevado a cabo en una actividad en un periodo determinado. Para el control de los gastos, el área de tesorería documenta todos los flujos monetarios del proyecto y asigna una Cuenta de Control. De esta manera, se puede determinar los costes de las actividades durante su desarrollo. Como particularidad, hay que mencionar que no se cotizan las horas de trabajo de los integrantes del equipo, que no reciben compensación económica. Así, los presupuestos asignados se corresponden
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