Mejoramiento com a Contraloría

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PROCEDIMIENTO MEJORAMIENTO CON LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 
Naturaleza del proceso: Evaluación Código: CEVP03 Versión: 03 
 
 
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OBJETIVO 
Suscribir y realizar seguimiento al plan de mejoramiento del Ministerio de Salud y Protección Social con base en los informes de auditorías o actuaciones especiales 
de la Contraloría General de la República, con el propósito de subsanar las causas de los hallazgos y hacer más eficiente y efectiva la gestión institucional. 
ALCANCE 
Inicia con la recepción del Informe de auditoría emitido por la CGR, continua con la asesoría en la formulación, suscripción del Plan de Mejoramiento mediante la 
transmisión y recibo a satisfacción por la CGR. Se íntegra la nueva información al Plan de mejoramiento, continua con el seguimiento al cumplimiento de las acciones 
y finaliza con el cierre de las acciones del Plan por parte de la CGR. 
ÁMBITO DE 
APLICACIÓN 
Aplica a todas las Dependencias del Ministerio de Salud y Protección Social 
LÍDER Jefe Oficina de Control Interno 
DEFINICIONES 
AUDITORIA FINANCIERA AF: Es el examen independiente, objetivo y 
confiable de la información financiera y presupuestal que permite determinar, 
en el caso de un sujeto de control y vigilancia fiscal, si sus estados financieros 
y su presupuesto reflejan razonablemente los resultados, los flujos de efectivo 
u otros elementos que se reconocen, se miden y se presentan en los mismos. 
Así mismo, el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación 
financiera y, comprobar que en su elaboración y en las transacciones y 
operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas 
prescritas por las autoridades competentes. 
 
AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO: La auditoría de cumplimiento –AC– es la 
evaluación independiente, sistemática y objetiva mediante la cual se recopila 
y obtiene evidencia para determinar si la entidad, asunto o materia a auditar 
cumplen con las disposiciones de todo orden, emanadas de Organismos o 
Entidades competentes que han sido identificadas como criterios de 
evaluación. 
 
AUDITORIA DE DESEMPEÑO: La auditoría de desempeño, como medio de 
vigilancia y control fiscal posterior y selectivo, es una revisión independiente, 
objetiva y confiable de la gestión fiscal y de los resultados e impactos de la 
administración pública, con el fin de determinar si las políticas, programas, 
planes, proyectos, acciones, sistemas, operaciones, actividades u 
organizaciones de los sujetos vigilados operan de acuerdo con los principios 
de economía, eficiencia y eficacia; y si existen áreas de mejora. La auditoría 
de desempeño también tiene en cuenta la equidad y la valoración de costos 
ambientales. 
EVIDENCIAS: Es la información que soportan la acción o los hechos. 
 
HALLAZGO DE AUDITORÍA: Es un hecho relevante que se constituye en un 
resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la 
condición [situación detectada] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una 
situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará 
estableciendo sus causas y efectos. 
 
HALLAZGO ADMINISTRATIVO: Hecho que demuestra que la gestión fiscal de un 
sujeto de control, no se está desarrollando de acuerdo con los principios generales 
establecidos. 
 
HALLAZGO CON IMPACTO DISCIPLINARIO: Hallazgo administrativo donde se 
configura que los servidores Públicos o los particulares que transitoriamente ejerzan 
funciones Públicas, han incurrido en alguna conducta que la legislación tipifica como 
falta disciplinaria. 
 
HALLAZGO CON IMPACTO FISCAL: Todo hallazgo administrativo donde se 
tipifica que los servidores Públicos o los particulares han realizado una gestión fiscal 
deficiente, contraria a los principios establecidos para la función, que han producido 
un daño patrimonial al Estado. 
 
HALLAZGO CON IMPACTO PENAL: Ocurrencia de un hecho constitutivo de delito. 
Cuando en el ejercicio de sus funciones o con ocasión de ellas, el servidor Público 
comete un hecho punible, de aquellos cuyo bien jurídico pertenece a la protección 
de la administración y función pública, se le da traslado a la Fiscalía General de la 
 
 
 
 
PROCEDIMIENTO MEJORAMIENTO CON LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 
Naturaleza del proceso: Evaluación Código: CEVP03 Versión: 03 
 
 
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ACTUACIÓN ESPECIAL: Son acciones de vigilancia y fiscalización breves y 
sumarias, en el que un funcionario o equipo de trabajo aborda la investigación 
de un hecho o asunto que llegue al conocimiento de la Contraloría General 
de la República, por cualquier medio de información o denuncia ciudadana, 
que adquiere connotación fiscal por su afectación al interés general, la 
moralidad administrativa y el patrimonio público. 
 
CICCI: Comité Institucional de Coordinación de Control Interno 
 
CONTROL FISCAL: Función pública autónoma que ejercen los órganos 
instituidos en la Constitución con ese preciso objetivo. Dicho control se 
extiende a las actividades, operaciones, resultados y demás acciones 
relacionadas con el manejo de fondos o bienes del Estado, que llevan a cabo 
sujetos Públicos y particulares, y su objeto es el de verificar- mediante la 
aplicación de sistemas de control financiero, de legalidad, de gestión, de 
resultados, de revisión de cuentas y evaluación del control interno que las 
mismas se ajusten a los dictados y objetivos previstos en la Constitución y en 
la Ley 
 
CUMPLIMIENTO DE ACCIONES: Logro de las actividades propuestas 
dentro de los plazos establecidos. 
 
CGR: “Contraloría General de la República”. 
 
Nación para lo de su competencia y a la Contraloría Delegada de Investigaciones, 
Juicios y Jurisdicción Coactiva para efectos de constituirse en parte civil. 
INFORME DE AUDITORÍA: Es el resultado presentado por escrito, sobre el trabajo 
realizado por los auditores, en desarrollo de la aplicación de los diferentes sistemas 
de control. 
 
OCI: “Oficina de Control Interno”. 
 
OBSERVACIÓN DE AUDITORIA: Hecho constitutivo de posibles hallazgos. Los 
cuales una vez evaluados, valorados y validados en mesa de trabajo, con base en 
la respuesta o descargos presentados por el ente auditado, cuando esta se da, se 
configuran como hallazgos. 
 
PLAN DE MEJORAMIENTO: Es el instrumento que contiene la información del 
conjunto de las acciones correctivas y/o preventivas que debe adelantar un sujeto 
de vigilancia y control fiscal o entidad territorial, en un periodo determinado, para dar 
cumplimiento a la obligación de subsanar y corregir las causas administrativas que 
dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría General de la 
República, como resultado del ejercicio de una actuación fiscal. 
 
SIRECI: “Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes”. 
 
SUSCRIBIR: Acto de registrar el plan de mejoramiento en la Contraloría General de 
la República. 
 
 
POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 
1. El representante legal o quien haga sus veces en los sujetos de control y entidades territoriales, donde la Contraloría General de la Republica haya realizado procesos de vigilancia 
y control fiscal, en los que se establezca la obligación se suscribir y presentar un Plan de Mejoramiento Consolidado por Entidad, deben presentarlo con base en los resultados del 
respectivo proceso de vigilancia o control fiscal y sus avances semestrales con corte a 30 de junio y a 31 de diciembre. 
2. Se debe tener en cuenta los hallazgos y las causas identificadas por la Contraloría General de la República, para formular las acciones en las auditorías externas y actuaciones 
especiales. 
3. Los plazos establecidos para la ejecución de las acciones de mejora beben ser razonables y acordes con la dimensión de las acciones formuladas. 
4. El Líder delProceso o Jefe de Dependencia, es el responsable del cumplimiento de las acciones previstas en el Plan de Mejoramiento. 
 
 
 
 
PROCEDIMIENTO MEJORAMIENTO CON LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 
Naturaleza del proceso: Evaluación Código: CEVP03 Versión: 03 
 
 
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN: 
5. Cuando los responsables de ejecutar las acciones propuestas pertenezcan a diferentes dependencias, se debe concertar la formulación de las acciones propuestas bajo la 
coordinación del Líder del Proceso o Jefe de Dependencia, donde se identificó el hallazgo. 
6. Corresponde a los Líderes de Proceso, la ejecución de las acciones del plan de mejoramiento, quienes remitirán el cumplimiento de las acciones a la Oficina de Control Interno de 
acuerdo con lo programado. 
7. Deben remitirse los soportes de evidencias de cumplimiento a las acciones registradas en el Plan de Mejoramiento, dentro de los cinco (5) días calendario, siguientes al término 
establecido, o antes, si se da cumplimiento anticipadamente. 
8. El representante legal de la entidad, podrá solicitar prórrogas para su suscripción a través del SIRECI en caso de fuerza mayor o caso fortuito, a través del SIRECI, con una antelación 
no menor a cinco (5) días hábiles a la fecha de vencimiento fijada y mediante comunicación dirigida al respectivo Contralor Delegado, quien mediante respuesta expedida dentro 
de los tres (3) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud, podrá negar o concederla por un término máximo de diez días hábiles; en caso de que no sea expresamente 
comunicada la respuesta, el SIRECI automáticamente otorgará la prórroga. 
9. En el caso que una acción requiera ser reformulada y/o reprogramada debe ser el responsable quien haga la respectiva solicitud mediante memorando antes del vencimiento de la 
misma, previa justificación, la cual se registrará en la matriz del plan de mejoramiento. 
10. La Contraloría General de la Republica revisará el Plan de Mejoramiento dentro de los procesos de vigilancia y control, para lo cual la Oficina de Control Interno presentará la matriz 
de seguimiento del Plan y coordinará la presentación de evidencias por parte de los procesos/dependencias responsables. Sin embargo, también es responsabilidad de los procesos 
/dependencias el archivo de la documentación que soporta la implementación y cumplimiento de las acciones de mejora. 
11. Los procesos y/o dependencias deberán remitir la suscripción del plan de mejoramiento, dentro de los ocho (8) días calendario siguientes a la solicitud realizada por la Oficina de 
Control Interno. 
 
 
REQUISITOS LEGALES 
REQUISITO DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO 
Resolución Reglamentaria 42 de 2020 – “Por la cual se reglamenta la rendición 
electrónica de la cuenta, los informes y otra información que realizan los sujetos de 
vigilancia y control fiscal a la Contraloría General de la República a través del Sistema de 
Rendición Electrónico de la Cuenta e Informes y Otra Información (SIRECI)”. 
 
Aplica toda la Resolución. 
Circular 15 del 30 de septiembre de 2020: “Lineamientos Generales sobre los Planes de 
Mejoramiento y manejo de las acciones cumplidas”. 
Aplica toda la Circular 
 
 
 
 
 
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 
No ACTIVIDAD/TAREA DESCRIPCIÓN PHVA 
PUNTO DE 
CONTROL 
RESPONSABLE REGISTRO 
1 Recibir Informe de Auditoria 
 Revisar y socializar el informe a los líderes de los 
procesos auditados para dar a conocer los hallazgos 
identificados por el ente de control. 
Planear 
 
Jefe Oficina Control 
Interno 
Informe 
2 Solicitar suscripción 
Solicitar autorización a la Contraloría General de la 
República para la suscripción del Plan de 
Mejoramiento en el SIRECI y descarga del formulario 
400 F14.1. Planes de mejoramiento Entidades. 
Nota No. 1: En la autorización, la Contraloría General 
de la República establece el término de suscripción del 
Plan de mejoramiento. 
Hacer 
Verificación de 
autorización del 
Plan en SIRECI. 
Profesional Oficina de 
Control Interno. 
Formulario de Plan de 
Mejoramiento. 
3 
Diligenciar el formulario del 
Plan de Mejoramiento 
Diligenciar el formulario de la Contraloría General de 
la República 400 F14.1. Planes de mejoramiento 
Entidades, con los hallazgos, causas y responsables 
y remitirlo a los líderes de los procesos involucrados. 
Hacer 
Profesional Oficina de 
Control Interno. 
Formulario 400 F14.1. 
Planes de 
mejoramiento 
Entidades, con 
hallazgos 
4 
Formular y remitir acciones 
de mejora 
Los líderes de los procesos diseñarán y definirán las 
acciones a seguir para subsanar las causas de los 
hallazgos, así como los términos de cumplimiento de 
las mismas. 
 
Dichas acciones deberán remitirse a la Oficina de 
Control Interno en los plazos definidos en la política 
No.11. 
Hacer 
Líderes de Procesos. 
 
Formulario 400 F14.1. 
Planes de 
mejoramiento 
Entidades, con acciones 
y términos de 
cumplimiento 
5 
Consolidar acciones Plan 
de Mejoramiento 
Consolidar el Plan de Mejoramiento con las acciones 
propuestas por los responsables. 
Hacer 
Formulario 
Consolidado 
Profesional Oficina de 
Control Interno. 
Formulario Consolidado 
400 F14.1. Planes de 
mejoramiento 
Entidades 
6 Validar Formulario 
Validar la información contenida en el Formulario 
consolidado 400 F14.1. Planes de mejoramiento 
Entidades, con el sistema SIRECI. 
Hacer 
Profesional Oficina de 
Control Interno. 
Reporte de validación 
 
 
 
 
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 
No ACTIVIDAD/TAREA DESCRIPCIÓN PHVA 
PUNTO DE 
CONTROL 
RESPONSABLE REGISTRO 
7 
Suscribir Plan de 
Mejoramiento 
Realizar la trasmisión de suscripción del Plan de 
Mejoramiento y generar el certificado de transmisión, 
dentro de los términos autorizados. 
Hacer 
Certificado de 
recibido a 
satisfacción 
Representante Legal y 
Oficina de Control 
Interno. 
Certificado de 
Suscripción de la 
Contraloría General de la 
República 
8 
Integrar Plan de 
Mejoramiento 
Se integra la información del nuevo Plan de 
Mejoramiento con el Plan de Mejoramiento 
acumulado. 
Hacer 
Profesional Oficina de 
Control Interno. 
Plan de Mejoramiento 
vigente 
9 
Enviar Acciones de 
Cumplimiento 
Los líderes de procesos remiten los avances de las 
acciones con los soportes que evidencien el 
cumplimiento del Plan. 
 
Nota 2: Los soportes deberán remitirse dentro de 
los términos establecidos en la política No. 7. 
Nota 3: En caso de que una acción requiera ser 
reformulada y/o reprogramada debe tenerse en cuenta 
lo establecido en la política No. 9. 
Hacer Líderes de Procesos. Memorandos 
10 Verificar Evidencias 
Verificar las evidencias o soportes allegados frente a 
las acciones propuestas. 
 
Nota 4: Si los soportes son pertinentes se da por 
cumplida la acción de lo contrario se informa los 
motivos del no cumplimiento. 
 
Nota 5: Disponer de las evidencias que den 
cumplimiento de las acciones para validación por parte 
de la Contraloría General de la República y demás 
partes interesadas. 
 
Nota 6: Las acciones se cerrarán en el momento que 
la Contraloría General de la República evalué el Plan 
Verificar 
Verificación 
pertinencia 
soporte. 
Profesional Oficina de 
Control Interno. 
Plan de Mejoramiento 
Actualizado 
 
 
 
 
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 
No ACTIVIDAD/TAREA DESCRIPCIÓN PHVA 
PUNTO DE 
CONTROL 
RESPONSABLE REGISTRO 
de Mejoramiento o en que la Oficina de Control Interno 
después de realizar la verificación de las acciones 
cumplidas estás hayan subsanado la causa del 
hallazgo. 
11 Reportar Periódicamente 
De acuerdo con la legislación vigente, se presentan los 
avances del Plan de Mejoramiento actualizado a la 
Contraloría General de la República a través del 
SIRECI y se pública en el link de Transparencia – 
Página web. 
Actuar 
Certificado de 
presentación 
Contraloría 
General de la 
República. 
Profesional Oficina de 
Control Interno. 
Certificado de 
presentación del Plan de 
Mejoramiento a la 
Contraloría General de la 
República 
12 
Rendir informe sobre 
acciones cumplidas de 
planes de mejoramiento 
En cumplimiento de la Circular 15 de 2020 de la 
Contraloría General de la República-CGR este informe 
debe remitirse cuando la Oficina de Control Interno 
verifique y determine que las causas del hallazgo han 
desaparecido o se han modificado los supuestos de 
hecho o de derecho que dieron origen al mismo y se 
presenten acciones cumplidas que hayan subsanado 
las deficiencias que fueron objeto de observación por 
parte de la CGR. 
Nota 7. El informe se envía a través del Sistema de 
Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes – 
SIRECI. 
Actuar 
Profesional Oficina de 
Control Interno. 
Oficio remisorio 
13 
Elaborar Informe Alta 
Dirección 
 
Elaborar y presentar informes sobre estado del Plan 
de Mejoramiento al Comité Institucional de 
Coordinación de Control Interno (CICCI) 
Actuar 
Profesional Oficina de 
Control Interno. 
 
Acta de sesión 
 
DOCUMENTOS ASOCIADOS 
Ver Listado Maestro de Documentos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Naturaleza del proceso: Evaluación Código: CEVP03 Versión: 03 
 
 
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ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: 
Nombre y Cargo: Grupo OCI 
Profesionales Oficina de Control Interno 
Fecha: 28 de junio de 2021 
Nombre y Cargo: Sandra Liliana Silva Cordero 
Jefe Oficina de Control Interno 
Fecha: 28 de junio de 2021 
Nombre y Cargo: Sandra Liliana Silva Cordero 
Jefe Oficina de Control Interno 
Fecha: 30 de junio de 2021 
 
 
 
 
 
 
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Naturaleza del proceso: Evaluación Código: CEVP03 Versión: 03 
 
 
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DIAGRAMA DE FLUJO 
Profesional Oficina Control Interno Líderes de proceso Profesional Oficina Control Interno Profesional Oficina Control Interno Profesional Oficina Control Interno 
 
 
 
 
 
 
 
 Informe de Auditoría 
 
 
 
 
 
 
 Formulario de plan de 
mejoramiento 
 
 
 
 
 
 
 
Formulario 400 F14.1. 
Planes de mejoramiento 
Entidades, con hallazgos 
 
 
 
 
 
 
 Formulario 
400 F14.1. 
Planes de 
mejoramiento 
Entidades, con 
acciones y términos 
de cumplimiento 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Reporte de validación 
 
 
 
 
 
 
 
Certificado de Suscripción 
de la CGR 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Inicio 
1.Recibir Informe de 
Auditoria de la CGR 
7.Suscribir Plan de 
Mejoramiento 
8.Integrar Plan de 
Mejoramiento. 
Plan de Mejoramiento 
vigente 
6.Validar Formulario 
9. Enviar Acciones de 
Cumplimiento 
 Memorandos 
FIN 
2.Solicitar suscripción 
Formulario Consolidado 
400 F14.1. Planes de 
mejoramiento Entidades 
3.Diligenciar el 
formulario del Plan de 
Mejoramiento 
4.Formular y remitir 
acciones de mejora 
5. Consolidar acciones 
Plan de Mejoramiento 
10.Verificar Evidencias 
Plan de Mejoramiento 
Actualizado 
 
 
11.. Reportar 
Periódicamente 
Certificado de 
presentación del 
Plan de 
Mejoramiento a la 
CGR 
12.Rendir informe 
sobre acciones 
cumplidas de planes 
de mejoramiento 
Acta de sesión 
Oficio remisorio 
13.Elaborar Informe 
Alta Dirección