Administracion_Profesional_de_Proyectos

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Administración
Profesional de
Proyectos LA GuíA
Yamal Chamoun
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ESCALA
MÉXICO' BOGOTÁ' BUENOS AIRES' CARACAS' GUATEMALA' LISBOA
MADRID' NUEVA YORK' SAN JUAN' SANTIAGO
AUCKLAND • LONDRES' MILÁN, MONTREAL • NUEVA DELHI
SAN FRANCISCO' SINGAPUR· STo LOUIS • SIDNEY • TORONTO
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ADMINISTRACiÓN PROFESIONAL DE PROYECTOS
La Gula
_ McGraw-HiII
_ Interamericana
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ISBN: 970-10-4833-4
ISBN anterior: 970·93408·0-8
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Disei'lo de portada
Mauro Machuca
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Project Management Inslitute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge
( P M B O K ~ u i d e ) - 2000 Edition. Project Management lnstitute. Inc.. 2000. AI1 rights
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ni eri'","" l.Il p...,..., S.A. df C.\.
P ~ i 6 0 0 df Pino 577,
<:el A.-al 029110, MiI~ D.F".
Índice
Sección Tema Página
_Dedicaron-ª-y A g ~ d e d m i e n t o s _
Acerca del Auto~ _
Prefacio
Introducción
11
13
15
19
C 't I 1 Introducción a la Administración Profesional p"apl u o de Proyectos (APpMR) aglna
33
36
43
44
45
45
~ ) 7
1.8
1.7
1.10
1.11
1.1:1
- = = ~ 1 ~ , ' ~ = = O ~ b J ~ ' e t , " ~ V ~ O ~ S ~ 9 ~ e ~ n e r a l e s ~ 27_ 1.2 ¿Qué es un proyecto? 27
1.3 Definición del éxito enproyectos bajo el MétOdo Escala~ 28
l.4!-__ Particlpantes clave en ¡:l:royectos ' 29
1.5 _ ~ C i n c o 2rocesos en el desarrollo de proyectos - ~ _ 31
Nueve áreas por considerar en la Administración
___~ ~ ~ Profesional de P r o Y _ ~ Q ? J A - ' p ' p ~ R )
Fases en todo R.l:9yecto____ _
Influencia en proyectos del tipo de organización de la
~rnpresa
Definición de la Administración Profesional de Proyectos
1.9 (AppHR) _~_39
--- 1.9.1 Conocimientos el saber 40
1.9.2 Habilidades - el saber hacer - poder 40
----1.9.3 Técnicas y herramientas apoyos, métodos,
_-,==.tecoologia
Mapas Mentales
~ Herramienta - Ma a Mental--1.13 Cue.uGna 46
Capítulo 2 Cómo iniciar el Proyecto Página
63
64
65
65
66
66
67
2.1: 0~bjetiVos generC<.:les~;;::;===::::=:.::===-- __ 51
__2.2 Introducción ~ 51
2.3 ¿[)ónde nace u!!...Qrq'iecto? 51
2.4 , Charter 52
2.5 -- J ~ Herramienta - O"Iarter -~ -- --_-==_=_ ~3
_J.6 T I D . ~ ~ d u _ c _ d _ 6 n al Caso _ _ ~_~ ---T 54
~ ~ ~ - - - - - j - ~ f ~ ~ ; ~ g ~ : ~ ~ c ~ o e ~ a ~ ~ c i - C ~ ? - ª - - - - 9 ~ - ~ - - --+~."~~ ~
~:2.9 1- ¿Cómo docume-n-iar-i.3-s-expectativas_de los invo"fucr¡dC:iiiLl-' SS "
2.10 1 Ma~ Mental d~~ectat¡va~ - Caso __ -4- ~
2.11 ' Charter - Caso : 60
2.12 i Involucrados y expectativas - Caso -------, 62
2.13 ' Práctica poco común - Charter 63
. El Olarter nos sirve para enfocar los esfuerzos del2.14 .___ eqUIpO
2.15 Beneficios del C h ~ . ~ r t " ...;;;-----
2.16 Restricciones y supuestos, ¿para qué nos sirven?
2.17 , ¿º~ién prepara y quién autoriza el Charter?
2.18 ¿ ~ 2.asa si las expectativas cambian?
2.19 Ideas finales sobre el Charter
2.20 Resumen
2.n _ 67
__3.1 O b j e t ¡ " O s J l ~ e ~ n e ~ " ' = ' e = ' , .__. _
3.2 Introducción--- --_ .._---- ---- -----
3.3 :l Herramienta - Plan del Pro ecto
~ : : : : ; ~ 3 ~ . 4 ~ : : t j A d ~ " ~ ~ ~ del A I c a ~
_ ~ . l ~ j e t i v o s de la Administración del ~ l c a n c e _
_.3.4.2 I Declaración del Alean,ce ___
74
75
_3.4.3 ;l Herramienta Oedaración del Alcance
1
76--
3.4.4 E n t r e ~ b 1 e s de la AP¡:>"l 7L
3.4.5 Mapa Mental de la DeclaBlción del Alcance ca", 77
__~ . 4 . 6 __ Ciclo de vida 77
3.4.7 _ Entre~b1es ~Ol" fases 78 ---'
-L4 .8__ Declaración del Alcance c a ~ _ I 78- ---- --
3.4.9 Capaddad de ahorro 83
3.4.10 lnaeniería de Valor 84-, 3.4.11 WBS - WOl"k Breakdown Stru:ture 86
3.4.12 :l Herramienta WBS 87
3.4.13 W8S c.", 88 ---'
3.4.14 Relación entre Charter Declaración del Alcance '1 WBS
I
91
3.4.15 Práctica CI;lmún Dedaradón del Alcance v W8S 92
~ . ...... ... .... " ,- 3.5.1 Qbtetivos de la Administradón de los Recursos Humanos I 923.5.2 Perfil y rese2nsabilidades del Patrocinado!"'y del_Gerente 93 ,-
_3.5.3 ;l Herramienta Diagrama Organlzaclonal 94
3.504 Diagrama D!!janizadonal ca", 94
3.S.S Matriz de Roles 't.- Funciones I 95 I
3.s.~_ .:l Herramienta - Matriz de Roles y Funciones
t
95
3.5.7 Matriz de Roles y Funciones de la AppMR ca", 96 j
3._ M
3.6.1 Objetivos de la Administración de la Comunlcad6n 98
3.6.2 :l Herramienta - Matriz de Comunicadón 98
3.6.3 Matriz de Comunicación Ca", 99
3.6.4 :l Herramienta calendario de Eventos 100
3.6.5 Calendario de EverIos - caso 100
3.6.6 :l Herramienta Estatus Semanal 102
3.6.7 Estatus Semanal - Caso 103
3.6.8 :l Herramienta Reporte Mensual 104
3.6.9 Renorte Mensual - Caso 105
3.7 .... TIOm loe
1-- 3.7.1 Objetivos d e J ~ AdmiQistración_cJel Tle~Q9 106
3.7.2 Definiciones - Programa del Proyecto 106
- ~
,_.,_1., ~,3 __ ~ _ J : : ! erra.mleO.!'! ___ frQ9,rama del . p . ! . 2 Y _ e _ ~ o 109
3.7.4 Nivelación d ~ _ recu!'Sos 110
~ . ~ ---- . .
~
3.7.5 WB§.. S~2.Y_CBS J10
j_l:7.~_ - COQ.slderaciones Rara preparar el Programa del Proyecto 112
3.7.7 Programa del Proyecto Ca", 114
,
I
3.7.8 Fast Track - programa en el que se traslapan dlsePlo,
1- concursos e IlTV'llementación 116 .3.7.9 . Impllcadones del esquema Fast Track 117-=:J-
índice I vii
Capítulo 3 Cómo desarrollar el Plan del Proyecto Página
131
130
131
134
134
135
136
137
137
38
141
132
133
134
m-1
138
_139 1
_140 _
141
141
-
3.11.4
_3.11.3
_ ~ . 1 0 . 1 O b ~ t i v o s de la Administración del Riesgo
3.10.2 =Herramienta Ma!=!a de ¡ g ~ o s
3.10.3 Mapa de Riesgos Caso
_ 3.10.4 Posibles resp-ue~!i~ª~----ª-'ºs"_d~.gº-!i ~ __. _
__,__3 ....10.5 =Herramienta - Matriz de }~dl!:li!ljs.tr:afIQD_de_Rlesgos
3.10.6 Matriz de Administración de R l ~ o s - Caso
de f o J i ü ~ l e d I 4 l k l n t o a
__3.11.1
_ 3.11.2
••
Objetivos ctll:J.?! Ad!TIinistracJón de los Abastecimientos
Factores por consideraralf1lanear los C1bastecimlentos
3. 11. 2. 1 'N úmero-de ci;iii!rªiQi=~~~~""~.~=_. ,
3.11.~.2 Tipo qe contrato __. _
~.1!~~._ Forma de P---ª9'\0c- _
Esquemas de C ~ Q . t r a ~ q ó n .____ _
3.11.3.1 Proveedor General - Contrato a Predo Alzado
3.11.3.2 Proveedor General - Contrato por
Administración
~ . -
I 3.11.3.3 Dlseño·rmplementación "Uave en Mano"-
I
Precio Alzado 142=== ~3~.'~I~.3*.~4~Ad~m~;n~;s~tn>~a~·o~·n~o~;recta~~de~vga~'~ios?f~"'~O~V~eed~o~'~eis=-J=='~4~2!:-_
3.11.3.5 Relación contractual Agente y Vendedor 143
:> Herramienta - Matriz de Abastecimientos 144
8 I ...d6nMII
f - ~ l . _ 8 . 1 -ºbjetivos de la Administración del Costo _-.!.t8_¡
ces Estructura de Costos catálogo de cuentasL 3.8.2 coordinado con el WBS 118
~ . 3.8.3 :> Herramienta - Estimados de Costos - - - . ! ~
1- 3.8.4 Estimados de Costos - Caso 119
l-- 3.8.5 Elaboración del Estimado de Costos 120
, 3.8.6 Análisis de Precio Unitario 120
3.S.7 Fuentes deinformación ara estimar costos 121
3.S.S Evaluación de costos relevantes_ 121
_3.S.9 TIpos de Estimados <!e Costos 122
~
3.8.10 Imprevlstosy c o n t i n g e ~ ~ n = a = · a ~ s , : : - : = : : - ; = 122
3.8.11 Estimado de Costos y Presupuesto Base 123
3.8.12 Diferencia entre Presupuesto y Estimado de Costos 123
3 . 8 . 1 3 ~ :> Hltl:ramienta Presupuesto Base - (Baseline Budget) 124
f.--.c3--=S.14 Presupuesto I ! a s e ~ a s e l i n e Budqe-!J...= Caso _ 124
~ = ~ 3 ~ · i 8 ~ . ' ~ 5 ~ ~ ~ = ~ H ~ e ~ ' ~ " ' i m ~ i e ~ n ~ t a ~ - ~ " , ~ o g ~ " ' ~ m a ~ ~ d i e ~ E i r o ~ g a ~ ' ~ ; o ~ n e ~ S ~ = = = = ~ ; ¡ ' 2 6
>------ 3.8.16 Programa de Erogaciones 126
. 3.S.17 Pro ama de ErQQ.aciones - caso 127
SIl ...d6 .CddMl
! - - - - e 3 ; ' ; . 9 . ~ I _ = = - ~ O ~ ' 1 J ~ e ~ t ~ ; v ~ o ~ ' ~ d e ~ ' a ~ A ~ d ~ m ~ ; ~ n ~ ; s t T : : " a < " i ó n ~ ~ d : e ~ l a ~ C a ~ , , , , " , , , , a d ~ ___== t- 128
¡..... 3....9.~ Grado de Calidad . ~ ...._128
3.9.3 Responsabilidad sobre la calidad 128
3.9.4 la Administración Moderna de la Calidad V la Appl4R 129
3.9.5 Modelo de MadJrez de Calidad 130
lQuiénes y con qué criterio determinan que el producto
3.9.6 es de calidad?
F
I
3.9.7 Alcance del Proyecto y Alcance del Producto
~ 3 ~ . 9 ~ . ~ 8 __ Establecer Precedentes (Benchmarking
: Herramienta - Diagrama Causa-Efecto con üsta de
3.9.9 Verificación
3.9.10 Diaorama Causa-::'-Efecto v Lista de Verificación - Caso
3.10 Admlnl_n del
3.11.5
3.11.6
Matriz de Abastecimientos Caso 145
Matriz de Roles y Funciones E g ~ o Externo - Caso 146
vIII t Índice
!----r,
3.12.10
.;.•.3.1, Admlnift,ecl6n ........I..•..'-*"
3.12.1 Ob'etfvos de la Administración de la Integradón
3.12.2 Sistema de Control de cambios---
3.12.3 ---t Práctica común - cambios
3.12.4 ! Diagrama de flujo deL~tema de C-º",trQ!.JIe cambi~os",-_-+_f.i:<--!
3.12.5 ¡:;I Herramienta - Sistema de Control de Cambios_
3 . 1 2 ~ I Solicitud de cambiº---- caso --======:-TIr3.12.7_ Relación de Cambios - caso
~ 1 2 . 8 _ :> Herramienta Lecdones Aprendidas
3.12.9 lecciones Aprendidas Caso
Resumen de pasos recomendados para desarrollar el
Plan del Proyecto
__ . 3.12.10.1 Desarrollar un Plan del Proyecto prelimina",_-;-_
- --'-3.12.10.2 Revisar el Plan con los expertos e
__ ~ _ _ InvQ.luscados princi~ales
--tJ.12.10.3 Presentar el Plan del Proyecto para
¡ J a robadón
.. -. '-'-H
3.ll "' ,~umen ..
3.14:¡-l.¡¡ULt)I.e.•ltonarlo
Capítulo 4 Cómo ejecutar siguiendo el Plan del Proyecto Págína
4.1 __ - - - º º - í ~ t i v o s generales
4.2 Introducción .
Herramientas del Plan del Proyecto que apoyan la
4.3 Ejecución
4.4 Herramientas adicionales ara facilitar la F ución
159
__,159
160
162
164
164
,
164
.62
163
164
! 164
L 1 ~ 6 ~ 5 -
165
'66
166
4.5.1 j Responsabilidad del equipo durante la Ejecución
Herramientas para integrar equípos y mejorar la4.5.2 . .'
_____+1~ro;";!m~u~""'''''aclon _
4.5.2.1 Confinnar el grado de compromiso de cada
mIembro del equi
F
:4.5.2.2 Establecer las reglas de juego del e g U ! ~
4.5.2.3 Acordar la forma de dar y reCIbir
I retroalimentación- - 4.5.2.4 Adoptar guías ytéCrllcas que ayuden al equipo
paLa resolver los problemas sin deSQ?lste
b4._. 4.5.2.5 E s t a b l e c e r g u r a ~ " " p - - ª ! a el manejo de jüntas.. 4.5.2.6 Crear un listado de ntos or resolverAMgurllmlento ded .
4.6.1 Diferencia entre As uramiento Control de Candad
4 . 7 . ~ · Admlnl Ión·deConcursc. na'
__ ~ 4 ~ . 7 ~ . ~ I _ ~ ~ O ~ b " l j : e t l v o s al concursa-!..Y..f.otizar los trabajo_s 166
4.7.2 Práctica comun al concursar I 167
4.7.3 Proceso para conc:tJrsar los trabajos _ 168
4.7.4 , PlIego de Requísitos Paquete de Concurso =t= 170
4.7.5 ! Tipo de c o n t r a ~ u n el tipo de servido 171
4.7.6 Contrato para Servidos Proresionales 171
4 ' 7 ~ 7 ~ ~ ~ c ~ o n ~ " ~ a t o ~ p ~ a ~ ' ; a ~ P r o ~ ~ V e e d ~ ~ " ' ~ O ~ C o ~ " " ~ a ; t i ~ s ~ t a ~ G ~ e n ~ e ~ " : ' - = ~ ~ ~ : = 1 7 24.7.8 Garantías y Fianzas 1734.7.9 SeglSOS 173
4.7.10 Matriz de Evaluación de Alternativas 174
4.7.11 :> Herramienta Matriz de Evaluación ~de~AJ~t:e~m~ativ~· ~a~s 174
4.7.12 Matriz de Evaluación de Alternativas - 9so 175
índice I Ix
4
4.8.1
4.8.2
4.8.3
4.9
4.1
:> Herramienta - Estado de Cuenta de Contrato
:> Herramienta - Re uisición de Pa
As ectos a administrar en cada contrato
R......... .
Ole 11'clnMto
176
176
_-!Z8
180
...!IO
•
Capítulo 5 Cómo controlar el Proyecto Página
5.1 Objetivos generales 185
5.2 In-troducd6n 185
Herramientas del Plan del Proyecto que apoyan el
5.3 ~ n t r o l 187
S.4 Herramientas adicIonales ara controlar el o ecto 189
5.5 1 el rama 189:
S·~,.l- fr9.grama Base Autorizado __ __ .-t- 189
5.5.2. Consideraciones Q a _ r _ a _ ~ _ c : t u a l i z a r eLP!_Q9rama del ProY.!':~(L~_ 190
_5.5.3 ~ L 9 ( L d ~ Control del Prl?grama del Proyecto _, : ~_~91
, 5.5.4 Control del PrQ9rama de E!29aciones - Flu o de Efectivo 192
5.6.-i¡-- QJnt;i9.1 ~uPU"~ ": -'- 194
5 . 6 - , - - ~ :> Herramienta - Control Presupuestal 194
5.6.2 Control Presu uestal - Caso 195
.7 Valor do Earned Yalu 19'
5.7.1 Desempeño del proyecto r e s p e c t o ~ t i e ~ - ~ - - - - J 196
5.7.2 Desempeño del provecto r e s ~ al costo i_ 196
5.7.3 ~ p o r t e de Valor Ganad",º- ~_.__ 197
_5.7.4 _ ~ Herramienta - Valor Ganado (Earned Value) 198
5.7.5 Valor Ganado Earned Value - Caso 200
5.8 Control_ c.nblc.--: Caso 202
5.8.1 Práctica comun - Control de cambios 203
5.. L e c c l o n . ~ . e-o 203
5.10 "no E.... s.m.nal- c.. 204
5.11 ""::-'Ileporte .....IUIII- Ce.. 206
5.12 Control de Cel.'" 1 201
5 . 1 3 _ ~ R M u m e n ...........' 201
5.1 nH • ~utIonarlo 210
Capítulo 6 Cómo cerrar el Proyecto Página
L
6.51"1':--· Admlnlltretlvo ''t'L... 21
6.5.1 Evaluación al cierre del ro 000 218
6.6·· _.. "'umen - .¡ 219
Capítulo 7 Conclusiones Página
2237.1
7.2
Benefidos de la Administradón Profesional de Pro ectos
Tabla comparativa entre la Administradón Profesional de
P r ~ e c t o ! l ' J a Administración Tradicional ~ ~ 2 c , 2 3
x I índice
Anexos Página
__:232233235
229
229230
Diagramas de Referenda Rál!!da
Sistemas de Información ra la APP-
Anexo ~ l _ ~ R ~ O C O ~ menda4;lon_ para Aplicar el Método Escala- _
Recomendadones para aplicar esta Guía en proyectos de
diferentes grados de c o m p ~ i d a d _
Resumen de 23 pasos recomendados
Tabla de aplicad6n del Método Escala"'" según la
complejidad del proyecto
Anexo 2
Anexo 3
Slites:
Progt"amas diseMdos para trabajar en conJ......to con toda
la información requerida para administrar el proyecto. La
~ m~yoría ~á enfocada al Área de I n t e g r a d , " 6 ~ n ~ 235
__S_oftware_para la Administradón del Alcance 236 -i
Software para usos múltiples:
Estos programas son útiles para desarrollar muchas de L
las herramlentas de diferentes áreas y ~~oce~;';O;'====~t~2~3~6~1Software para la Administración d ~ 1 Tiempo 237
Software para 1 ª - - - ~ m J . Q ! s t ! A c l p . ! l _ d e l Costo 238 ~
Software para la Administración de los Recursos
Hum_anos_ . _ __2..3_9 .
Software para la Administrad6n de la Comunicación 240
Software para PDA (asistentes digitales Q Q r t á t i l ~ ~ 240
f - ~ = c c _ . - _ ~ S o f t w a r e para la Admlnlstrad6n del Rles9Q___ 241
Anexo 4 Acerca de Escala 243
Glosarlo de T ~ r m l n o s 249
- - ~ B ~ ' ~ . " ' l I o g r a f l a Utilizada y Bibliografía Recomendada 259
indice Temático 263