Desenvolvimento de Produto Dermocosmético

Vista previa del material en texto

PRE-FORMULACIÓN, FORMULACIÓN Y DISEÑO DE UN 
PRODUCTO DERMOCOSMETICO PARA LA COMPAÑÍA 
LABORATORIOS SEGFRIED SAS 
 
 
 
DIOSA CANO HANNA ALEJANDRA 
GOMEZ BASTIDAS DEIBER JOSE 
HIGUERA SOLANO TANIA LORENA 
SOCHA GOMEZ EDNA ROCIO 
 
 
 
 
UNIVERSIDAD EL BOSQUE 
ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS 
BOGOTA D.C 
 2019 
 
ii 
CONTENIDO 
PÁG. 
ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................... vi 
ÍNDICE DE FIGURAS ........................................................................................... viii 
DEDICATORIA ........................................................................................................ ix 
AGRADECIMIENTOS .............................................................................................. x 
F-TDG-001-Formato Propuesta Trabajo de grado aprobado en comité .................... xi 
F-TDG-002-Formato Carta Aceptación Empresa..................................................... xii 
F-TDG-003-Carta del Comité Aprobación iniciativa Trabajo de grado ................. xiv 
F-TDG-004-Formato Aceptación Director Trabajo de grado .................................. xv 
F-TDG-005-Formato Aprobacion para presentacion en Primera Plenaria .............. xvi 
F-TDG-006-Formato Aprobación para presentación en Plenaria Final ................. xvii 
F-TDG-007-Formato Aprobación de la empresa para sustentación en plenaria final
 ........................................................................................................................................... xviii 
F-TDG-008-Formato Autorización de uso de información Derechos de Autor ...... xix 
F-TDG-009-Acta de reunión de trabajo de grado ..................................................... xx 
F-TDG-010-Acta de Aprobación de Trabajo de grado ........................................... xlvi 
RESUMEN EJECUTIVO ...................................................................................... xlvii 
Executive Summary ............................................................................................... xlvii 
1 PROCESOS DE INICIACIÓN ............................................................................ 1 
1.1 Project Charter .............................................................................................. 1 
1.1.1 Justificación. ........................................................................................... 1 
1.1.2 Objetivos. ................................................................................................ 2 
1.1.3 Criterios de éxito. .................................................................................... 3 
1.1.4 Alcance del proyecto. .............................................................................. 3 
iii 
1.1.5 Requisitos de alto nivel. .......................................................................... 4 
1.1.6 Supuestos. ............................................................................................... 5 
1.1.7 Restricciones. .......................................................................................... 5 
1.1.8 Exclusiones. ............................................................................................ 6 
1.1.9 Entregables. ............................................................................................. 6 
1.1.10 Riesgos. ................................................................................................. 7 
1.1.11 Clico de vida del proyecto. ................................................................... 7 
1.1.12 Hitos del proyecto. ................................................................................ 9 
1.1.13 Presupuesto del proyecto – alto nivel. .................................................. 9 
1.1.14 Organigrama del equipo de proyecto. ................................................. 11 
1.1.15 Autoridad del gerente de proyecto. ..................................................... 11 
1.2 Identificación de interesados ...................................................................... 12 
2 PROCESOS DE PLANEACIÓN ....................................................................... 13 
2.1 Procesos de planeación de la gestión del alcance ....................................... 13 
2.1.1 Recopilación de requisitos. ................................................................... 14 
2.1.2 Definir el alcance. ................................................................................. 16 
2.1.3 Crear WBS. ........................................................................................... 18 
2.1.4 Validación ............................................................................................. 18 
2.1.5 Control. ................................................................................................. 19 
2.2 Procesos de planeación de la gestión de tiempo. ........................................ 19 
2.2.1 Planificar la gestión del cronograma. .................................................... 19 
2.2.2 Definir las actividades. .......................................................................... 20 
2.2.3 Secuenciar las actividades del cronograma ........................................... 20 
2.2.4 Estimar la duración de las actividades. ................................................. 20 
2.2.5 Desarrollar el cronograma. .................................................................... 21 
iv 
2.2.6 Controlar el cronograma ....................................................................... 21 
2.3 Procesos de planeación de costos ............................................................... 22 
2.3.1 Determinar el presupuesto y curvas. ..................................................... 22 
2.3.2 Controlar los costos. .............................................................................. 23 
2.4 Procesos de planeación de la gestión de calidad del proyecto .................... 24 
2.4.1 Objetivos de calidad .............................................................................. 24 
2.4.2 Metodología .......................................................................................... 24 
2.4.3 Procesos para identificar métricas ......................................................... 26 
2.4.4 Estándares de referencia ........................................................................ 26 
2.4.5 Aseguramiento de la calidad ................................................................. 26 
2.5 Procesos de planificación de la gestión de recursos humanos .................... 27 
2.5.1 Procesos para estimar los recursos ........................................................ 32 
2.5.2 Procesos para adquirir recursos ............................................................. 32 
2.6 Procesos de planeación de la gestión de comunicaciones .......................... 33 
2.6.1 Flujo de comunicación .......................................................................... 34 
2.7 Procesos de planeación de gestión de riesgos ............................................. 36 
2.7.1 Criterios de Probabilidad e Impacto para el análisis cualitativo de los 
riesgos. 37 
2.7.2 Análisis cualitativo de los riesgos del proyecto. ................................... 39 
2.7.3 Procesos de monitoreo de los riesgos. .................................................. 40 
2.8 Procesos de planeación de la gestión de interesados .................................. 41 
2.8.1 Identificación de interesados. ................................................................ 41 
2.8.2 Planificar el involucramiento de interesados. ....................................... 42 
2.8.3 Gestionar el involucramiento de los interesados ................................... 42 
2.8.4 Monitorear el involucramiento de los interesados ................................ 43 
v 
3 PROCESOS DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROLY CIERRRE .. 44 
3.1 Informes de gestión de cambios del proyecto ............................................. 44 
3.1.1 Solicitud de cambio 001. ....................................................................... 44 
3.1.2 Solicitud de Cambio 002 ....................................................................... 58 
3.2 Informes de Avance del proyecto ............................................................... 59 
3.2.1 Informe 1- Fecha de Corte 30 de marzo. .............................................. 59 
3.2.2 Informe 2 Fecha de Corte 30 de abril ................................................... 64 
3.2.3 Informe 3 Fecha de corte 29 de mayo ................................................... 65 
4 ANEXOS ............................................................................................................ 72 
4.1 Anexo - TDG-2018-2-021 Organigrama del proyecto del plan de gestión de 
recursos 73 
4.2 Anexo - TDG-2018-2-021 -Matriz de Riesgos ........................................... 88 
4.3 ANEXO- TDG-2018-2-021-Matriz trazabilidad de Interesados ................ 89 
 
 
 
vi 
ÍNDICE DE TABLAS 
PÁG. 
Tabla 1. Hitos del proyecto ......................................................................................... 9 
Tabla 2. Presupuesto recurso humano ...................................................................... 10 
Tabla 3. Presupuesto recurso humano ...................................................................... 10 
Tabla 4. Matriz de interesados influencia/poder ....................................................... 12 
Tabla 5. Matriz de trazabilidad de requisitos ............................................................ 15 
Tabla 6. Cuadro control de cronograma ................................................................... 21 
Tabla 7. Cuadro control de costos ............................................................................ 23 
Tabla 8. Matriz de métricas ...................................................................................... 25 
Tabla 9. Matriz de asignación de responsabilidades (RAM o RACI) ...................... 27 
Tabla 10. Estructura de desglose de recursos (RBS) ................................................ 29 
Tabla 11. Métodos de comunicación ........................................................................ 34 
Tabla 12.Estrategias de comunicación para los interesados ..................................... 35 
Tabla 13. Impacto en los entregables........................................................................ 46 
Tabla 14. Impacto en los requisitos. ......................................................................... 46 
Tabla 15. Impacto en los supuestos. ......................................................................... 49 
Tabla 16. Impacto en las restricciones. ..................................................................... 49 
Tabla 17. Impacto en las exclusiones ....................................................................... 50 
Tabla 18. Impacto en el cronograma. ....................................................................... 50 
Tabla 19. Impacto en el costo del proyecto. ............................................................. 51 
Tabla 20. Impacto en los Stakeholders. .................................................................... 52 
Tabla 21. Estrategias gestión de interesados. ........................................................... 53 
Tabla 22. Impacto en calidad. ................................................................................... 54 
Tabla 23. Impacto en Riesgos. .................................................................................. 54 
Tabla 24. Impacto en Recursos Humanos. ............................................................... 55 
Tabla 25 tabla Impacto en Comunicaciones. ............................................................ 57 
Tabla 26 Impacto en las Adquisiciones. ................................................................... 57 
Tabla 27 Costo y tiempo (3) Ensayos Fórmula cualitativa del producto. ................ 61 
Tabla 28 componentes de la Formula cuantitativa del producto. ............................. 63 
 
vii 
 
viii 
ÍNDICE DE FIGURAS 
PÁG. 
Figura 1. Organigrama del equipo del proyecto ....................................................... 11 
Figura 2. Organigrama del proyecto ......................................................................... 31 
Figura 3. Diagrama del flujo de comunicación ........................................................ 35 
Figura 4. Matriz de probabilidad e impacto .............................................................. 39 
Figura 5.WBS inicial. ............................................................................................... 47 
Figura 6.WBS Modificada de acuerdo con el cambio. ............................................. 48 
Figura 7. Curva S inicial Vrs Curva S Modificada. .................................................. 53 
 
 
ix 
DEDICATORIA 
 
 
 
 
Para cada uno de nosotros 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Llegar juntos es el principio. 
Mantenerse juntos es el progreso. 
Trabajar juntos es el éxito. 
 
Henry Ford 
 
 
x 
AGRADECIMIENTOS 
En estas palabras manifestamos nuestra gratitud a todas las personas e instituciones 
que hicieron posible este trabajo. 
En primer lugar, a nuestras familias Edna (A DIOS, mi madre por sus palabras de 
aliento y su compañía en las noches de estudio, mis hermanos, sobrinos, amigos y mi padre 
que desde el cielo está orgulloso de mi), Deiber (A DIOS mi esposa Leini y mi Priscila), 
Hanna (A Orlando Moreira y Laura Diosa) y Tania (A mis PADRES, Luis y mi hijo hermoso) 
por su apoyo incondicional, y su comprensión a nuestra ausencia. 
En segundo lugar, agradecer a nuestra tutora Claudia Paipa, por aguantar más de la 
cuenta, además de ser la guía de este trabajo. 
Finalmente, a todos los que de una u otra manera nos acompañaron en este proceso 
de aprendizaje. 
. 
 
xlvii 
RESUMEN EJECUTIVO 
Como trabajo de grado se ejecutó un proyecto desde la pre-formulación, formulación 
y diseño de una emulsión gel (producto dermocosmético para el cuidado corporal). Se realizó 
con el patrocinio de la empresa laboratorio Siegfried S.A.S., que facilitó las instalaciones, 
materia prima y personal calificado para el desarrolla de algunas actividades del proyecto. 
Este proyecto constituye una nueva oportunidad de negocio para Siegfried, al incursionar con 
la inclusión de componentes naturales en sus productos y la disminución de excipientes. 
En el presente informe se describe el proceso realizado para obtener el producto 
dermocosmético. iniciado desde la carta de constitución, la planeación de las áreas de 
conocimiento, la ejecución (a través de informes de cumplimiento en tres cortes mensuales), 
el seguimiento y estado de lo ejecutado con sus respectivas evidencias. Además, se presenta 
la entrega y aprobación del producto, generando un exitoso al trabajo ejecutado. 
EXECUTIVE SUMMARY 
 
As a degree project, a project was executed from the pre-formulation, formulation and design 
of a gel emulsion (dermocosmetic product for body care). It was carried out with the 
sponsorship of the laboratory company Siegfried, which facilitated the facilities, raw material 
and qualified personnel for the development of some project activities. This project 
constitutes a new business opportunity for Siegfried, to venture into the inclusion of natural 
components in its products and the decrease of excipients. In the present report, the process 
performed to obtain the dermocosmetic product is described. initiated from the constitution 
letter, the planning of the knowledge areas, the execution (through compliance reports in 
three monthly courts), the follow-up and status of the executed with their respective 
evidences. In addition, the deliveryand approval of the product is presented, generating a 
successful work executed. 
 
1 
1 PROCESOS DE INICIACIÓN 
1.1 Project Charter 
Pre-formulación, formulación, diseño, fabricación de lote piloto y obtención de la 
notificación sanitaria obligatoria cosmética de un producto dermocosmético, para la empresa 
Laboratorios Siegfried S.A.S. 
1.1.1 Justificación. 
Laboratorios Siegfried S.A.S. es una compañía multilatina que está presente en 
Colombia desde hace 10 años, de origen argentino perteneciente al grupo Roemmers, con 
sedes en México, Panamá, Venezuela, Ecuador y Perú. La compañía cuenta con un portafolio 
de 8 líneas de productos: 
1. Consumo 
2. Dermatológica 
3. Cardiometabólica 
4. Neuropsiquiátrica 
5. Nutricional 
6. Familiar 
7. Analgésica 
8. Femenina 
 
De los productos de la compañía la línea dermatológica representa el 27,12%, 
teniendo así una participación significativa dentro del portafolio de Laboratorios Siegfried 
S.A.S. 
El proyecto tiene como finalidad crear una emulsión limpiadora y humectante para la 
línea dermatológica, dicho producto se clasifica como un dermocosmético1, el cual permite 
a Laboratorios Siegfried S.A.S. incursionar en una nueva oportunidad de negocio, teniendo 
características de innovación por ser un producto novedoso, además de adquirir las siguientes 
bondades: limpiadora, mascarilla, nutritiva y humectante, todo al mismo tiempo, sabemos 
que existen productos en el mercado con dos o hasta tres de estas bondades, pero no que 
 
1
 Clasificación dermocosmético: Los productos dermatológicos son aquellos que previenen y ayudan 
al tratamiento de enfermedades de la piel y los cosméticos ayudan al embellecimiento de la piel, estos conceptos 
unidos en un producto cumplirán con las bondades de cuidar y embellecer al mismo tiempo. 
2 
cumplan con los cuatro atributos citados anteriormente. Adicionalmente con la particularidad 
de ser natural en un 85% por su fórmula y componentes. 
Una de las compañías que maneja este tipo de conceptos es Natura que desarrolla 
productos con la promesa de ser naturales, donde sus productos son limpiadoras e hidratantes, 
o limpiadoras y nutritivas. 
Por lo anterior la finalidad es diseñar un producto al sponsor cuyas características 
sean innovadoras a partir de componentes naturales diferentes a los que ya están en el 
mercado de la línea dermatológica del laboratorio; según la directora general de la marca 
Nuxe en España Julia Lacambra, argumenta en una entrevista para TodoDermo2, que el 85% 
de los componentes de un producto deben ser de origen natural para adquirir esta 
denominación y potenciar la finalidad de cada formulación. Partiendo de la anterior premisa, 
los nuevos componentes naturales que contiene la fórmula cualitativa en el producto, 
permiten a la compañía desarrollar nuevos productos. 
Este proyecto se realiza como requisito de grado de la especialización gerencia de 
proyectos, en la cual se pondrá en práctica lo aprendido en las diferentes áreas de 
conocimiento de la especialización, al crear un producto dermocosmético innovador para la 
compañía Laboratorios Siegfried S.A.S. 
1.1.2 Objetivos. 
1.1.2.1 Objetivo de negocio. 
Innovar con la incorporación de ingredientes naturales en un nuevo producto para la 
línea dermatológica de la compañía, en un plazo de 8 meses. Aprovechar la oportunidad del 
mercado con un nuevo producto incluyendo dentro de la fórmula el 85 % de componentes de 
origen natural, para lograr un efecto hidratante y calmante en la piel de hombres y mujeres 
en un plazo de 8 meses. 
1.1.2.2 Objetivo general. 
Desarrollar un nuevo producto dermocosmético para Laboratorios Siegfried S.A.S., 
cuya formulación contenga el 85% de componentes naturales. 
 
2
 Es un espacio web, donde farmacéuticos dermatológicos hablan sobre sus experiencias. 
3 
1.1.2.3 Objetivos específicos. 
 Definir los principios activos del producto. 
 Investigar las características fisicoquímicas de cada uno de los principios activos y 
excipientes. 
 Determinar la fórmula final del producto que contenga el 85% de componentes 
naturales, en un plazo de 8 meses. 
 Producir un lote piloto de 5 kilos de producto, envasados en presentación de 50 g, 
como entregable al sponsor, en un plazo de 8 meses. 
 Cumplir el marco normativo de la Decisión 516 de 2002 sobre la armonización de la 
legislación de la Comunidad Andina de Naciones (CAN), en un plazo de 8 meses. 
 Solicitar y lograr la aprobación de la Notificación Sanitaria Obligatoria Cosmética, 
con la propuesta de diseño en un plazo de 8 meses. 
1.1.3 Criterios de éxito. 
 Certificar mediante un análisis de control de calidad, ejecutado por un laboratorio 
externo, que la fórmula del producto dermocosmético contenga el 85% de 
componentes naturales. 
 Cumplir al 100 % con lo estipulado por la decisión 516 de 2002, con el fin de obtener 
la Notificación Sanitaria Obligatoria Cosmética (NSOC). 
 Fabricar un lote piloto de 5 Kg y envasarlo en material biodegradable aportando de 
esta manera al medio ambiente. 
 Se considera que el proyecto es exitoso si no sobrepasa el presupuesto, en más del 
5% de lo planteado inicialmente. 
1.1.4 Alcance del proyecto. 
El presente proyecto se ejecuta con el fin de pre-formular, formular, diseñar, fabricar 
un lote piloto y obtener la notificación sanitaria obligatoria cosmética de una emulsión (gel), 
para Laboratorios Siegfried S.A.S. con el propósito de nutrir, refrescar y remover células 
muertas de la piel, cuya formulación contiene el 85% de componentes naturales. 
4 
1.1.5 Requisitos de alto nivel. 
1.1.5.1 Funcional. 
Fabricar el lote piloto de acuerdo a las características funcionales de cada uno de los 
activos y excipientes para que, de esta manera, el producto dermocosmético cumpla con las 
bondades del producto las cuales son limpiadora, mascarilla, nutritiva y humectante. 
1.1.5.2 Legal. 
Cumplir con las buenas prácticas de manufactura (BPM)3 para la industria del 
cosmético de la Comunidad Andina, decisión 516 de 2002. 
1.1.5.3 Operativo. 
Apoyo de los directores de área, quienes se encuentran involucrados dentro del 
proyecto, Juan Pablo Benítez (Gerente general), Janeth Puentes (directora de manufactura), 
Diana Sánchez (directora de control de calidad), Nydia Muñoz (directora de compras), 
Vladimir Andrade (Director de proyecto y desarrollo de la marca), Teresa Bravo (Jefe de 
asuntos legales). 
1.1.5.4 Diseño. 
El producto debe ser una emulsión viscosa, medible a través de un viscosímetro y 
reómetro, siguiendo la especificación interna establecida de la compañía4, de olor neutro 
5y color blanco según especificaciones del sponsor, y diseño de la propuesta de imagen 
que contemple imagotipo6 del producto. 
Seleccionar el envase que contenga materiales biodegradables7, con un contenido de 
50g. 
 
3
 BPM: Buenas prácticas de manufactura, es un conjunto de normas que cada Laboratorio farmacéutico 
o cosmético debe poner en práctica con el fin de asegurar la calidad de los productos que fabrique. 
4 Laboratorios Siegfried utiliza el siguiente procedimiento para medir la viscosidad deseada la cual es: 
Transferir aproximadamente 500 g del producto a un recipiente limpio y seco con las siguientes dimensiones 
(aproximadas), altura total 12 cm y diámetro de 8 cm. Medir con aguja 7 a una velocidad de 20 rpm. 
5
 Olor neutro hace referencia al aroma que no es agradable ni tampoco es desagradable. El producto 
toma el aroma natural de los principios activos y excipientes. 
6
 Imagotipo se dice cuando en la representación visual de una marca existe un elemento pictográfico junto al 
texto que puede ser abstracto o no. 
7
Biodegradable: fabricado con materias primas orgánicas que proceden de fuentes renovables, como elplátano, la yuca, la celulosa, las legumbres que contienen grandes cantidades de ácido láctico, 
5 
1.1.5.5 Financiero. 
El proyecto se realiza bajo un presupuesto aproximado de 35 millones de pesos. 
1.1.5.6 Recurso. 
Se requiere una empresa externa encargada de certificar las especificaciones de 
calidad cualitativas del producto. 
Las visitas por parte de los integrantes del grupo de TDG, se realizan bajo la directriz de 
la compañía bajo los lineamientos del Sponsor8. 
1.1.6 Supuestos. 
1. La directora de desarrollo cosmético Janneth Puentes de la compañía 
LABORATORIOS SIEGFRIED S.A.S. dispone de 4 horas semanales. 
2. Los equipos y máquinas ubicados en el área de desarrollo cosmético de la empresa 
LABORATORIOS SIEGFRIED S.A.S. están disponibles durante 15 días para el 
desarrollo de la fase de pre-formulación y para el proceso de fabricación de lote 
piloto. 
3. Cumplimiento y disponibilidad de los recursos económicos, materias primas y 
recurso humano que se requiera de la compañía LABORATORIOS SIEGFRIED 
S.A.S. 
1.1.7 Restricciones. 
1. Los envases biodegradables y las materias primas se tendrán que adquirir sólo con 
los proveedores que la compañía tiene registrados en su base de datos, los cuales están 
debidamente auditados por el área de compras. 
2. Seguir el instructivo de manufactura cosmética (código FR-PC-001-V2) establecido 
por Laboratorios Siegfried S.A.S. para la ejecución de las fases y desarrollo del 
proyecto. 
3. Las visitas por parte de los integrantes del grupo de TDG, se realizará conforme los 
lineamientos de la compañía los días y la hora que el Sponsor y la directora de 
manufactura cosmética indiquen. 
 
8
 El procedimiento protocolario de Laboratorios Siegfried S.A.S. se logra directamente con la asistente 
de gerencia mediante los dos integrantes del grupo de trabajo de grado, que a su vez pertenecen a esta compañía. 
6 
4. El equipo de trabajo de grado destinará 3 horas de lunes a jueves para ejecutar el 
desarrollo del proyecto. 
5. La Directora de Manufactura cosmética dispone 4 horas de su tiempo laboral 
distribuidas entre de lunes a jueves, para realizar junto con los integrantes del 
proyecto de grado las etapas de pre-formulación, formulación, diseño y fabricación 
del lote piloto del producto dermocosmético. 
6. El costo del proyecto será de 35 millones de pesos y no debe sobrepasar el 5%. 
7. La ejecución de todo el proyecto dermocosmético se realizará en la ciudad de Bogotá, 
el laboratorio está ubicado en la calle 17 N° 42-09 zona industrial en la localidad de 
Puente Aranda. 
1.1.8 Exclusiones. 
1. Este proyecto no incluye plan de negocio ni estudio de mercadeo. 
2. Este proyecto no incluye la entrega de la fórmula cuantitativa del producto, sólo 
fórmula cualitativa dando cumplimiento a la Decisión 516 de 2002. 
3. No incluye el certificado marcario9. Sin embargo, se aclara que, para la obtención de 
dicho certificado, la SIC tarda alrededor de 1 año en aprobar el certificado, por éste 
motivo no se incluye el certificado marcario, pero sí se gestiona la solicitud del 
mismo. 
1.1.9 Entregables. 
1. Acta de inicio del Project Charter. 
2. Plan de dirección del proyecto. 
3. Se entrega la Pre-formulación del producto dermocosmético. 
4. La fórmula cualitativa del producto. 
5. Diseño del producto dermocosmético. 
 
9 El registro marcario es un trámite administrativo que se efectúa ante la Superintendencia de Industria y 
Comercio y consta de las siguientes etapas: 1) Presentación de la solicitud, 2) Examen de forma, 3) Publicación, 
4) Oposiciones de terceros y 5) Examen de fondo. Este proceso tiene una duración aproximada de siete (7) 
meses, en caso de que no existan obstáculos, tales como oposiciones por parte de terceros. 
 
7 
6. Fabricación de lote piloto de 5 Kg. 
7. Obtención de la notificación sanitaria obligatoria cosmética (NSOC), cuyo 
documento lo expide INVIMA cumpliendo las exigencias de la Decisión 516 de 2002. 
8. Actas de reuniones y actas de seguimiento de seguimiento. 
9. Lecciones aprendidas. 
10. Acta de cierre. 
1.1.10 Riesgos. 
1. Posible incumplimiento por parte de los proveedores a la hora de entregar los 
materiales e insumos del proyecto. 
2. Que el material no cumpla con las especificaciones de biodegradabilidad dadas por 
el proveedor. 
3. Al momento de la fabricación del producto la emulsión se rompa10, provocando la 
formación de grumos. 
4. Es posible que la autoridad reguladora (Invima) emita alguna alerta sanitaria para 
alguno de los componentes del producto, lo que llevaría a reformular la fórmula del 
producto. 
5. Que por motivos de Inspección al laboratorio se vea afectada la programación 
planificada para la fabricación del lote piloto. 
6. Posible incumplimiento de la disponibilidad establecida del sponsor sobre los 
recursos de la organización que participaran en el proyecto. 
7. El proyecto Pre-formulación, formulación, diseño, fabricación de lote piloto y 
obtención de la notificación sanitaria obligatoria cosmética de un producto 
dermocosmético, para la empresa Laboratorios Siegfried S.A.S., se ha definido bajo 
la siguiente estructura: 
1.1.11 Clico de vida del proyecto. 
1.1.11.1 Fase 1 - preformulación. 
Principios activos: 
 
10
 La ruptura de una emulsión puede deberse a la adición de un agente emulsificante incompatible, 
descomposición química o microbiológica del emulsificante, adición de electrolitos, exposición a temperatura 
elevada, educida o cambio en pH. 
8 
 Definir los posibles principios activos que acompañan el producto: Consulta en las 
diferentes fuentes bibliográficas los componentes para el producto. 
 Investigación de las características fisicoquímicas de cada uno de los principios 
activos. 
 De acuerdo con los principios activos establecidos, se realiza una selección de los 
excipientes y posibles formas cosméticas. 
Pre-ensayos: 
 Pre-ensayos de los diferentes activos y excipientes para verificación de su 
compatibilidad. 
 Selección de los componentes del producto: En esta fase se establecen los 
componentes que brindan las propiedades, beneficios y características del producto. 
1.1.11.2 Fase 2 - formulación. 
Elaboración: 
 Elaboración de las diferentes formulaciones variando la proporción de los 
componentes. 
Pre-estabilidad: 
 Determinación de las especificaciones fisicoquímicas y microbiológicas y pre-
estabilidades en ciclos de estrés (diferentes temperaturas) para posible elección de 
fórmula final. 
Adquisición: 
 Adquisición de componentes del producto: Emisión de la solicitud de orden de 
compra de los componentes. 
1.1.11.3 Fase 3 - diseño. 
Producto: 
 Definir el color, textura y aroma del producto. 
 Desarrollo del diseño de propuesta de imagen y solicitud del certificado marcario. 
Envase: 
 Se selecciona el envase biodegradable, verificando los componentes de este mediante 
ficha técnica y/o certificado de análisis emitido por el proveedor, seguido de esto se 
emite la orden de compra del envase y se acuerdan las fechas de entrega. 
9 
1.1.11.4 Fase 4 – fabricación de lote piloto. 
Fabricación: 
 Fabricación de los tres (3) lotes pilotos desafiando la fórmula establecida: emisión de 
orden de producción: entrega del producto acondicionado. 
Estudios: 
 Estudios de Hidratación del producto. 
 Estudios de Irritabilidad del producto 
1.1.11.5 Fase 5 – Notificación sanitaria obligatoria cosmética. 
Certificado: 
 Solicitud del Certificado de Notificación Sanitaria Obligatoria Cosmética (NSOC) 
ante el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA de 
acuerdo a la Decisión 516 de 2002. 
1.1.12 Hitos del proyecto. 
A continuación, se presentan la descripción y las fechas de entrega de los hitos del 
proyecto. 
Tabla1. Hitos del proyecto 
DESCRIPCIÓN DEL HITO ENTREGA 
Inicio del proyecto octubre-2018 
Aprobación de la planeación del proyecto diciembre -2018 
Aprobación de entregable pre-formulación febrero -2018 
Aprobación de entregable formulación marzo -2019 
Aprobación de entregable diseño mayo-2019 
Aprobación de entregable fabricación lote 
piloto 
junio -2019 
Aprobación de entregable notificación sanitaria 
por parte del INVIMA 
junio -2019 
Acta de cierre del proyecto junio - 2019 
 
1.1.13 Presupuesto del proyecto – alto nivel. 
A continuación, se presentan el presupuesto del proyecto para el recurso humano y la 
fabricación del lote piloto. 
 
 
10 
Tabla 2. Presupuesto recurso humano 
Rol 
No. Horas / 
Mensual 
Valor/Hora 
Total / 
8 meses 
Gerente de 
Proyecto 
16 $35.000 $ 4.480.000 
Líder técnico y 
legal 
16 $25.000 $ 3.200.000 
Líder Planeación y 
control 
16 $25.000 $ 3.200.000 
Líder Diseño 16 $25.000 $ 3.200.000 
Líder Piloto 16 $25.000 $ 3.200.000 
TOTAL $ 17.280.000 
 
Tabla 3. Presupuesto recurso humano 
Nombre del Recurso No. Horas/Mensual 
Valor en 
Pesos/Hora 
Total 
EQUIPO 
Mezclador 8 $10.000 $80.000 
Agitador 24 $6.000 $144.000 
Medidor de PH 8 $1.200 $9.600 
Medidor de viscosidad 8 $1.500 $12.000 
Computador 8 $10.000 $80.000 
Impresora 8 $1.700 $13.600 
cuartos de estabilidad 80 $30.000 $2.400.000 
MAQUINAS 
Envasado 20 $40.000 $800.000 
Estuchado 3 $1.200 $3.600 
INSUMOS 
Nombre del Recurso Cantidad Kilo valor/Kilo Costo Total 
Principios activos 4 $430.000 $1.720.000 
Excipientes 7 $800.000 $5.600.000 
Envase (120unds) $150.000 
Papel $10.000 
OTROS 
Solicitud de (NSOC) $2.200.000 
Solicitud de Certificación Marcaria $1.400.000 
TOTAL $ 31.902.800 
IMPREVISTOS 10% $ 3.190.280 
TOTAL + IMPREVISTOS $ 35.093.080 
 
12 
1.2 Identificación de interesados 
A continuación, se presenta la Matriz de interesados (influencia/poder) del proyecto. 
Tabla 4. Matriz de interesados influencia/poder 
 
Desconoce
Se resiste
Neutral
Apoya
Lider
Ju
an
 P
ab
lo
 B
en
ite
z
S
p
o
ns
o
r-
G
er
en
te
 G
en
er
al
S
ie
gf
ri
ed
 S
.A
.S
X
N
IN
G
U
N
O
N
IN
G
U
N
O
N
IN
G
U
N
O
Ja
nn
et
h 
P
ue
nt
es
D
ir
ec
ci
ó
n 
d
e 
M
an
uf
ac
tu
ra
 
C
o
sm
et
ic
a
S
ie
gf
ri
ed
 S
.A
.S
X
A
L
T
O
A
L
T
O
A
L
T
O
C
la
ud
ia
 G
ar
zó
n
G
er
en
te
 c
o
m
er
ci
al
 d
e 
p
ro
d
uc
to
.
S
ie
gf
ri
ed
 S
.A
.S
X
B
A
JO
B
A
JO
B
A
JO
M
uj
er
es
 y
 H
o
m
b
re
 m
ay
o
re
s 
d
e 
2
5
 a
ño
s
C
o
ns
um
id
o
r
N
/A
X
B
A
JO
B
A
JO
B
A
JO
E
d
na
 S
o
ch
a
G
er
en
te
 d
el
 P
ro
ye
ct
o
U
ni
ve
rs
id
ad
 d
el
 B
o
sq
ue
X
X
A
L
T
O
A
L
T
O
A
L
T
O
D
ei
b
er
 G
o
m
ez
L
íd
er
 T
éc
ni
co
 y
 le
ga
l
U
ni
ve
rs
id
ad
 d
el
 B
o
sq
ue
X
X
A
L
T
O
A
L
T
O
A
L
T
O
T
an
ia
 H
ig
ue
ra
L
íd
er
 d
e 
P
la
ne
ac
ió
n 
y 
co
nt
ro
l
U
ni
ve
rs
id
ad
 d
el
 B
o
sq
ue
X
X
A
L
T
O
A
L
T
O
A
L
T
O
H
an
na
 D
io
sa
L
id
er
 d
e 
D
is
eñ
o
U
ni
ve
rs
id
ad
 d
el
 B
o
sq
ue
X
X
A
L
T
O
A
L
T
O
A
L
T
O
C
la
ud
ia
 P
ai
p
a
D
ir
ec
to
ra
 d
e 
T
D
G
U
ni
ve
rs
id
ad
 d
el
 B
o
sq
ue
X
X
A
L
T
O
A
L
T
O
A
L
T
O
D
ia
na
 S
an
ch
ez
C
o
nt
ro
l d
e 
ca
lid
ad
.
S
ie
gf
ri
ed
 S
.A
.S
X
B
A
JO
B
A
JO
B
A
JO
V
la
d
im
ir
 A
nd
ra
d
e
D
es
ar
ro
llo
 d
e 
m
ar
ca
.
S
ie
gf
ri
ed
 S
.A
.S
X
N
IN
G
U
N
O
N
IN
G
U
N
O
N
IN
G
U
N
O
T
er
es
a 
B
ra
vo
Á
re
a 
d
e 
as
un
to
s 
le
ga
le
s
S
ie
gf
ri
ed
 S
.A
.S
X
B
A
JO
B
A
JO
B
A
JO
In
vi
m
a
E
nt
e 
R
eg
ul
ad
o
r
M
in
is
te
ri
o
 d
e 
sa
lu
d
X
B
A
JO
B
A
JO
B
A
JO
P
ro
ve
ed
o
r 
m
at
er
ia
s 
p
ri
m
as
P
ro
ve
ed
o
r 
d
e 
m
at
er
ia
s 
p
ri
m
as
 
M
er
q
ui
m
ia
 d
e 
C
o
lo
m
b
ia
 S
.A
.S
.
X
B
A
JO
B
A
JO
B
A
JO
P
ro
ve
ed
o
r 
M
at
er
ia
l d
e 
E
nv
as
e
P
ro
ve
ed
o
r 
d
el
 m
at
er
ia
l d
e 
en
va
se
P
ro
em
p
aq
ue
s
X
B
A
JO
B
A
JO
B
A
JO
Jo
rg
e 
A
lb
er
to
 O
so
ri
o
C
o
o
rd
in
ad
o
r 
d
e 
E
sp
ec
ia
liz
ac
ió
n 
en
 G
er
en
ci
a 
d
e 
P
ro
ye
ct
o
U
ni
ve
rs
id
ad
 d
el
 B
o
sq
ue
X
B
A
JO
B
A
JO
B
A
JO
Ju
lio
 C
es
ar
 S
an
d
o
va
l
D
ec
an
o
 d
e 
la
 f
ac
ul
ta
d
 d
e 
In
ge
ni
er
ía
U
ni
ve
rs
id
ad
 d
el
 B
o
sq
ue
X
B
A
JO
B
A
JO
B
A
JO
In
te
ré
s
In
flu
en
ci
a
In
te
re
sa
d
o
R
o
l
O
rg
a
n
iz
a
c
ió
n
C
o
m
p
ro
m
is
o
Pod
er
13 
2 PROCESOS DE PLANEACIÓN 
2.1 Procesos de planeación de la gestión del alcance 
La gestión del alcance incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto 
incluya todo el trabajo requerido, y de esta manera obtener con éxito el producto final. 
En el contexto del proyecto el término alcance se refiere: 
Alcance del producto: Pre-formular, formular y diseñar un producto 
dermocosmético que tenga diferentes funcionalidades y componentes naturales e 
innovadores para la compañía Laboratorios Siegfried S.A.S. 
Alcance del proyecto: Definir el trabajo y los procesos necesarios alineados a las 
buenas prácticas de la gestión de los proyectos del PMI, para la obtención de la pre-formula, 
formula y diseño de un producto dermocosmético conforme a los requisitos establecidos por 
INVIMA. Dentro del ciclo de vida del producto contamos con las siguientes fases: 
 Pre-Formulación: Proceso en el que se define los posibles principios activos que 
acompañan el producto, se realiza una investigación para posterior selección de 
los principios activos y excipientes con el fin de determinar las características 
fisicoquímicas y posibles formas cosméticas del producto. En esta fase se realizan 
Pre-ensayos a los diferentes activos y excipientes con el fin de verificar la 
compatibilidad de cada uno de los componentes del producto y así determinar las 
propiedades, beneficios y características del producto. 
 Formulación: Se realiza diferentes formulaciones variando la proporción de los 
componentes con el fin de verificar la compatibilidad entre los activos y 
excipientes y de esta manera determinar las especificaciones fisicoquímicas y 
microbiológicas del producto. 
 Diseño: En esta fase se define el color, textura y aroma del producto, 
desarrollando 3 propuestas diferentes para el diseño de imagen del producto y de 
esta manera escoger la que mejor se adapte a las necesidades del sponsor. 
14 
2.1.1 Recopilación de requisitos. 
Es el proceso de indagar las necesidades y expectativas de los interesados del proyecto 
y de esta manera dejarlas documentadas para convertirlas en requisitos de este, se aclara que 
no todos los requisitos recopilados hacen parte final del alcance. 
Para la recopilación de requisitos de los interesados se tuvo en cuenta las siguientes 
actividades: 
 Realizar lista de componentes naturales registrados en la compañía Laboratorios 
Siegfried S.A.S. 
 Realizar estudio preliminar de compatibilidad a los componentes conforme a lo que 
el consumidor elija en la encuesta a desarrollar. 
 Definir la población y grupo muestra de la encuesta. 
 Diseñar las preguntas que conforman la encuesta 
 Desarrollar cronograma, donde se define el día y hora en el que se realiza las 
encuestas. 
 Ejecución de la encuesta. 
 Realizar el análisis de resultados, utilizando herramientas como tabulaciones y 
gráficas. 
 Efectuar las conclusiones de la encuesta con base a los resultados obtenidos. 
 Documentar los requisitos, realizando una tabla en la cual se agrupen los tipos 
requisitos funcionales y no funcionales. 
 Desarrollar la matriz de trazabilidad de requisitos (Tabla 5). 
 
15 
Tabla 5. Matriz de trazabilidad de requisitos 
 
 
 
N
o
.
D
e
sc
ri
p
ci
ó
n
 d
e
l 
R
e
q
u
e
ri
m
ie
n
to
C
la
si
fi
ca
ci
ó
n
A
so
ci
a
d
o
 a
 
E
n
tr
e
g
a
b
le
F
e
ch
a
 
C
rea
ci
ó
n
S
o
li
ci
ta
d
o
 P
o
r
J
u
st
if
ic
a
ci
o
n
P
ri
o
ri
d
a
d
R
e
sp
o
n
sa
b
le
1
D
es
ar
ro
lla
r 
in
ve
st
ig
ac
ió
n 
a 
co
m
p
o
ne
nt
es
  
p
ar
a 
as
eg
ur
ar
 la
 
co
m
p
at
ib
ili
d
ad
 d
e 
lo
s 
m
is
m
o
T
éc
ni
co
p
re
- 
fo
rm
ul
ac
ió
n
L
id
er
 P
ilo
to
 
O
b
et
en
er
 u
n 
p
ro
d
uc
to
 e
st
ab
le
 y
 q
ue
 c
um
p
la
 
co
n 
la
s 
es
p
ec
ifi
ca
ci
o
ne
s 
d
e 
ca
lid
ad
 d
e 
la
 
co
m
p
añ
ia
.
5
E
d
na
 R
o
ci
o
 S
o
ch
a
2
 L
o
s 
co
m
p
o
ne
nt
es
 n
at
ur
al
es
 d
eb
en
 
co
nt
em
p
la
r 
el
 8
5
%
 d
e 
la
 f
ó
rm
ul
a 
fin
al
.
T
éc
ni
co
 F
o
rm
ul
ac
ió
n
L
id
er
 P
ilo
to
 
A
se
gu
ra
r 
la
 n
at
ur
al
id
ad
 d
el
 p
ro
d
uc
to
.
5
E
d
na
 R
o
ci
o
 S
o
ch
a
3
A
p
o
yo
 d
e 
lo
s 
d
ir
ec
to
re
s 
d
e 
ár
ea
, 
q
ui
en
es
 s
e 
en
cu
en
tr
an
 in
vo
lu
cr
ad
o
s 
d
en
tr
o
 d
el
 p
ro
ye
ct
o
,
G
er
en
ci
a
T
o
d
o
s 
lo
s 
en
tr
eg
ab
le
s
M
at
ri
z
G
er
en
te
 d
e 
P
ro
ye
ct
o
D
eb
id
o
 a
 la
 a
m
p
lia
 e
xp
er
ie
nc
ia
 q
ue
 t
ie
ne
 c
ad
a 
un
o
 d
e 
lo
s 
fu
nc
io
na
ri
o
s;
 A
d
ic
io
na
lm
en
te
 
el
 
p
ro
ye
ct
o
 s
e 
d
eb
er
á 
re
al
iz
ar
 c
o
n 
lo
s 
lin
ea
m
ie
nt
o
s 
y 
p
ro
to
co
lo
s 
d
e 
d
es
ar
ro
llo
 
co
sm
ét
ic
o
 e
st
ab
le
ci
d
o
s 
p
o
r 
 la
 c
o
m
p
añ
ia
 
L
ab
o
ra
to
ri
o
s 
S
ie
gf
ri
ed
 S
.A
.S
 
3
D
ei
b
er
 B
as
tid
as
4
E
l d
is
eñ
o
 d
e 
la
 p
ro
p
ue
st
a 
d
e 
im
ag
en
 
d
eb
e 
co
nt
em
p
la
r 
im
ag
o
tip
o
 (
fu
si
ó
n 
o
 
tr
ab
aj
o
 j
un
to
s 
d
e 
lo
go
tip
o
 m
ás
 is
o
tip
o
) 
d
el
 p
ro
d
uc
to
.
D
is
eñ
o
D
is
eñ
o
S
p
o
ns
o
r
Im
p
le
m
en
ta
r 
la
 p
o
lit
ic
a 
d
e 
la
 c
o
m
p
añ
ía
 d
e 
ap
o
yo
 a
l m
ed
io
 a
m
b
ie
nt
e.
 
4
H
an
na
 D
io
sa
5
E
l p
ro
d
uc
to
 d
eb
e 
se
r 
un
a 
em
ul
si
ó
n,
 
co
n 
ar
o
m
a 
ne
ut
ro
 y
 c
o
lo
r 
b
la
nc
o
 s
eg
ún
 
es
p
ec
ifi
ca
ci
o
ne
s 
D
is
eñ
o
D
is
eñ
o
S
p
o
ns
o
r
E
l p
ro
d
uc
to
 d
er
m
o
co
sm
ét
ic
o
 e
st
ar
á 
d
ir
ig
id
o
 
ta
nt
o
 p
ar
a 
ho
m
b
re
s 
co
m
o
 m
uj
er
es
 m
ay
o
re
s 
d
e 
2
5
 a
ño
s,
 p
o
r 
lo
 t
an
to
 s
u 
ap
ar
ie
nc
ia
 s
er
á 
co
n 
at
ri
b
us
to
s 
ne
ut
ro
s.
 
3
H
an
na
 D
io
sa
6
F
ab
ri
ca
r 
el
 lo
te
 p
ilo
to
 d
e 
ac
ue
rd
o
 a
 la
s 
ca
ra
ct
er
ís
tic
as
 f
un
ci
o
na
le
s 
d
e 
ca
d
a 
un
o
 
d
e 
lo
s 
ac
tiv
o
s 
y 
ex
ci
p
ie
nt
es
 
F
un
ci
o
na
l
F
ab
ri
ca
ci
ó
n 
L
o
te
 
P
ilo
to
Ja
nn
et
h 
P
ue
nt
es
O
b
et
en
er
 u
n 
p
ro
d
uc
to
 e
st
ab
le
 y
 q
ue
 c
um
p
la
 
co
n 
la
s 
es
p
ec
ifi
ca
ci
o
ne
s 
d
e 
ca
lid
ad
 d
e 
la
 
co
m
p
añ
ia
.
5
D
ei
b
er
 B
as
tid
as
7
C
um
p
lir
 c
o
n 
la
s 
b
ue
na
s 
p
rá
ct
ic
as
 d
e 
m
an
uf
ac
tu
ra
 (
B
P
M
) 
p
ar
a 
la
 in
d
us
tr
ia
 
d
el
 c
o
sm
ét
ic
o
 d
e 
la
 C
o
m
un
id
ad
 
A
nd
in
a,
 d
ec
is
ió
n 
5
1
6
 d
e 
2
0
0
2
; 
A
ne
xo
 
II
. 
(C
A
N
).
 
L
eg
al
O
b
te
nc
ió
n 
d
e 
la
 
N
o
tif
ic
ac
ió
n 
o
b
lig
at
o
ri
a 
co
sm
et
ic
a
R
eq
ui
si
to
 d
e 
o
b
lig
at
o
ri
ed
ad
 p
o
r 
IN
V
IM
A
 
p
ar
a 
p
ro
d
uc
ir
 u
n 
p
ro
d
uc
to
 d
er
m
o
co
sm
ét
ic
o
.
5
T
an
ia
 H
ig
ue
ra
8
S
e 
d
eb
en
 r
ea
liz
ar
 u
na
 a
ct
a 
p
ar
a 
la
 
te
rm
in
ac
ió
n 
a 
ca
d
a 
en
p
tr
eg
ab
le
 c
o
n 
fir
m
a 
d
el
 S
p
o
ns
o
r.
G
er
en
ci
a
T
o
d
o
s 
lo
s 
en
tr
eg
ab
le
s
S
p
o
ns
o
r 
E
s 
la
 v
al
id
ac
ió
n 
d
el
 S
p
o
ns
o
r 
p
ar
a 
co
nt
in
ua
r 
co
n 
el
 s
ig
ui
en
te
 e
nt
re
ga
b
le
. 
5
T
an
ia
 H
ig
ue
ra
16 
2.1.2 Definir el alcance. 
Es el proceso donde se define el alcance, este paso es fundamental en el proyecto, ya 
que se determina los requisitos finales. Aquí se establece una descripción detallada del 
proyecto y del producto con el fin de especificar qué requisitos están incluidos y cuales son 
excluidos del proyecto y cuáles son los entregables. 
Para nuestro proyecto es muy importante tener bien definido el alcance, ya que el 
producto final genera expectativas en los interesados al momento de la interacción con el 
proyecto y el cumplimento del mismo. Por consiguientes es importante determinar cuáles 
van a ser las bondades del producto dermocosmético, el producto a desarrollar debe ser 
innovador para la compañía y lo que lo diferencia de los demás productos dermocosmético 
es que cuenta con un 85% de componentes naturales dentro de su fórmula final. 
Por otra parte, el contenido del enunciado del alcance del proyecto debe constar por 
lo menos con la siguiente información: 
2.1.2.1 Nombre del proyecto: 
Pre-formulación, formulación y diseño de un producto dermocosmético, para la 
empresa Laboratorios Siegfried S.A.S. 
2.1.2.2 Descripción del alcance del proyecto: 
 El proyecto se ejecuta con el fin de pre-formular, formular y diseñar un producto 
dermocosmético para la compañía Laboratorios Siegfried S.A.S. 
2.1.2.3 Descripción del alcance del producto: 
El presente producto se realiza con el propósito de nutrir y refrescar la piel a través 
de una fórmula que contiene el 85% de componentes naturales. 
2.1.2.4 Criterios de aceptación del producto: 
 Los componentes (excipientes e ingredientes activos) deben cumplir con el estudio 
de compatibilidad establecida por Laboratorios Siegfried S.A.S. 
 La fórmula cuantitativa debe estar compuesta por el 85% de componentes naturales. 
 El diseño de la imagen del producto debe ser acorde a las expectativas del sponsor. 
2.1.2.5 Entregables del proyecto: 
 Acta de inicio del Project Charter. 
 Plan de dirección del proyecto. 
17 
 Pre-formulación del producto dermocosmético. 
 Fórmula cualitativa del producto. 
 Propuesta de diseño del producto dermocosmético. 
 Actas de reuniones y actas de seguimiento. 
 Lecciones aprendidas. 
 Acta de cierre. 
2.1.2.6 Exclusiones del proyecto: 
 Este proyecto no incluye plan de negocio ni estudio de mercadeo. 
 Este proyecto no incluye la entrega de la fórmula cuantitativa del producto, sólo 
fórmula cualitativa dando cumplimiento a la Decisión 516 de 2002. 
 No incluye el certificado marcario11 . Se aclara que, para la obtención de dicho 
certificado, la SIC tarda alrededor de 1 año en aprobar el certificado, por este motivo 
no se incluye el certificado marcario. 
2.1.2.7 Supuestos del proyecto: 
 La líder piloto de la compañía Laboratorios Siegfried S.A.S. dispone de 4 horas 
semanales. 
 Los equipos y máquinas ubicados en el área de desarrollo cosmético de la empresa 
Laboratorios Siegfried S.A.S. están disponibles durante 15 días para el desarrollo de 
la fase de pre-formulación. 
2.1.2.8 Restricciones del proyecto: 
 La visita por parte de los integrantes del grupo de TDG-2018-2-021, se realizará 
conforme los lineamientos de la compañía los días y la hora que el Sponsor y la 
directora de manufactura cosmética indiquen. 
 El equipo de trabajo de grado destinará 3 horas de lunes a jueves para ejecutar el 
proyecto. 
 
11 El registro marcario es un trámite administrativo que se efectúa ante la Superintendencia de Industria y Comercio 
y consta de las siguientes etapas: 1) Presentación de la solicitud, 2) Examen de forma, 3) Publicación, 4) Oposiciones 
de terceros y 5) Examen de fondo. Este proceso tiene una duración aproximada de siete (12) meses, en caso de que 
no existan obstáculos, tales como oposiciones por parte de terceros. 
18 
2.1.3 Crear WBS. 
La WBS permite organizar y definir el alcance total del proyecto. Ésta se debe 
descomponer de manera estructurada en partes más pequeñas con el fin de gestionar las 
actividades de la mejormanera. 
Para el desarrollo de la WBS del proyecto de grado dermocosmético el gerente del 
proyecto contó con la colaboración de juicio de expertos, en este caso la Líder Piloto, quien 
es la persona idónea para la elaboración del ciclo de vida del proyecto, una vez obtenida esta 
información se analizó y se empezó a elaborar la WBS indicando las cuentas de control que 
son los entregables del proyecto y de ahí se dividen los paquetes de trabajos y las actividades 
asociadas a cada paquete. La WBS cumple con los siguientes criterios: 
 Debe ser creada con la ayuda del equipo del proyecto. 
 Definir y organizar la estructura de trabajo total de proyecto. 
 Subdividir el trabajo en porciones más pequeñas, entendibles y fáciles de manejar. 
 Se divide por niveles los primeros niveles son las cuentas de control y cada nivel 
descendente representa una definición cada vez más detallada de trabajo, hasta llegar 
al nivel más bajo o paquete de trabajo. 
 El trabajo comprendido en los paquetes de trabajo puede ser programado, 
presupuestado, controlado y se le puede asignar un único responsable utilizando como 
base la WBS. 
2.1.4 Validación 
Es el proceso en el cual se busca formalizar la aceptación de los entregables por parte 
del sponsor, verificando que se cumplan los requisitos y criterios de aceptación del producto. 
Para el proyecto se realizan inspecciones verificando mediante la WBS que los 
entregables cumplan con los criterios de aceptación del producto, permitiendo establecer 
acciones correctivas si estas lo requieren antes de la entrega final de cada entregable, 
aumentando de esta manera la probabilidad de aceptación. La validación se realiza 
mensualmente y el encargado de realizarla es el equipo de trabajo de grado junto con la líder 
piloto de Laboratorios Siegfried S.A.S. (Anexo - TDG-2018-2-021 Organigrama del 
proyecto del plan de gestión de recursos). 
19 
2.1.5 Control. 
El gerente del proyecto deberá realizar un monitoreo mensual al trabajo realizado por 
el equipo del proyecto y al avance de este. A través de los informes el equipo mantendrá 
informado al gerente del proyecto del comportamiento general del proyecto recibiendo de los 
líderes del proyecto datos tales como: avance del cronograma, costos ejecutados, riesgos 
evidenciados y estado de cada uno de los entregables. Con dicha información el gerente del 
proyecto junto con su equipo podrá realizar una comparación entre lo planificado y lo 
ejecutado en cuanto al alcance, tiempo y costo. 
2.2 Procesos de planeación de la gestión de tiempo. 
El plan de gestión del cronograma establece el nivel de detalle al que se debe llevar 
el cronograma del proyecto. Para realizar la gestión del cronograma el Gerente del proyecto 
y los líderes del proyecto deben tener en cuenta la línea base del alcance y la WBS puesto 
que son la base para establecer las actividades que integran el cronograma. 
El Gerente del Proyecto establece las condiciones bajo las cuales el equipo del 
proyecto define y gestiona las actividades, de esta manera se genera un documento que 
contiene todos los procesos denominado plan de gestión del cronograma como planificar, 
definir, secuenciar, estimar, desarrollar y controlar el cronograma conforme los estándares 
recomendados por el PMI. 
2.2.1 Planificar la gestión del cronograma. 
Los recursos para la gerencia del cronograma del proyecto incluyen los siguientes 
documentos y fuentes de información: 
 La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT/WBS) la cual contiene una lista 
detallada de todas actividades y tareas del proyecto. 
 Adicionalmente se realiza la revisión de la información histórica de los proyectos 
similares en la compañía y sus lecciones aprendidas. 
 Juicio de expertos 
 Información de los días festivos durante la ejecución del proyecto. 
 Fechas para entrega de las actividades establecidas. 
20 
2.2.2 Definir las actividades. 
Para el proyecto se utiliza el método de descomposición, donde el gerente de proyecto 
con apoyo de su equipo y funcionarios de la compañía Siegfried S.A.S, toman los paquetes 
de trabajo establecidos en la WBS, y los descomponen en actividades plenamente 
identificadas para el desarrollo del producto y las contempladas para la dirección de proyecto, 
igualmente se definen los hitos12 y se involucran en las actividades. 
2.2.3 Secuenciar las actividades del cronograma 
En el proceso de secuenciar las actividades se debe identificar el orden de las 
acciones para ser ejecutadas y de esta manera lograr el desarrollo del proyecto. 
El gerente del proyecto con apoyo de su equipo procede a secuenciar las actividades 
identificadas en el proceso anterior, utilizando la herramienta diagramación por precedencia; 
Final a inicio (FS: finish-start), estableciendo las sucesoras y predecesoras a cada actividad 
permitiendo crear el diagrama de red (Anexo - TDG-2018-2-021 Organigrama del proyecto 
del plan de gestión de recursos). 
2.2.4 Estimar la duración de las actividades. 
El proyecto utiliza el método estimación por tres valores según (PERT), se toma la 
lista de actividades secuenciadas y se procede a realizar la pregunta ¿Cuánto dura esta 
actividad? a funcionarios la Compañía Laboratorios Siegfried S.A.S., tomando la respuesta 
Optimista, pesimista, más probable para cada actividad se procede a definir la duración por 
medio de la media; (Optimista + 4 más probable + pesimista / 6). Seguidamente se utiliza el 
método estimación de abajo hacia arriba, donde se establece inicialmente la duración a cada 
actividad teniendo en cuenta las restricciones y los recursos estimados; Al utilizar el proceso 
ascendente nos permite fácilmente calcular la duración de los paquetes de trabajo y del 
proyecto en general, este proceso lo realiza el gerente de proyecto con apoyo de su equipo de 
trabajo. A continuación, se muestra el cronograma establecido para la ejecución del proyecto. 
 
12 Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para 
supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duración cero se muestran 
automáticamente como un hito. También puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duración 
21 
2.2.5 Desarrollar el cronograma. 
Para desarrollar el cronograma se utiliza el método de cadena crítica; tomando en 
cuenta el plan de gestión de Recursos estimados para cada actividad, las duraciones y el 
diagrama de red, se calcula los tiempos de comienzo y terminación tempranas y tardías, 
identificando las holguras (libre y del proyecto), adicionalmente se debe realizar el diagrama 
de Gantt, permitiendo una mejor vista de las actividades secuenciadas, se utiliza el programa 
Project 2016. (Anexo - TDG-2018-2-021 Organigrama del proyecto del plan de gestión de 
recursos). 
2.2.6 Controlar el cronograma 
Con el fin de determinar las fechas, duraciones y controlar las actividades del 
proyecto, se utilizará el método revisión de desempeño, donde se realizará una comparación 
de las duraciones del cronograma ejecutado vs la línea base establecida en la planeación 
(Tabla 6). 
Cada líder del proyecto deberá seguir las siguientes reglas de parametrización a la 
hora de presentar al gerente de proyecto su informe de desempeño sobre las actividades a su 
cargo. Regla 50/50: la actividad se considera con un 50% de avance si ya comenzó́ y el otro 
50% sólo se asigna si ya finalizó. 
Cualquier modificación y/o cambio en este plan debe entrar por un proceso de control 
de cambio y se debe registrar en el formato de Control de cambios, establecido en el plan de 
Gestión de Alcance. 
Tabla 6. Cuadro control de cronograma 
Seguimiento 
Cronograma 
Actividades 
Planeadas 
 
Actividades 
Cumplidas 
 
% CumplimientoElaborado Por: Revisado por: Aprobado por: 
Nombre: Nombre: Nombre: 
22 
Cargo: Cargo: Cargo: 
Fecha: Fecha: Fecha: 
Firma Firma: Firma: 
 
2.3 Procesos de planeación de costos 
Para la estimación del presupuesto del proyecto se tienen como entradas la WBS, Plan 
de Gestión del Cronograma, y el plan de Gestión de Riesgos. Durante el proceso de planificar 
la gestión de costos se establecen los lineamientos para estimar, presupuestar, gestionar y 
controlar los costos a lo largo del proyecto. El nivel de exactitud a seguir para las 
estimaciones, seguirá un nivel por orden de magnitud (-25% y + 75%). 
Para la estimación de los costos del proyecto se utiliza la herramienta de estimación 
análoga recomendadas por el PMI. Se estiman los costos para todos los recursos que se van 
a asignar al proyecto. Estos incluyen, entre otros, el personal, los materiales, los equipos y 
maquinaria, y las instalaciones de Laboratorios Siegfried. Se costean las actividades que 
conforman cada paquete de trabajo, dando como resultado el presupuesto estimado para el 
proyecto. 
2.3.1 Determinar el presupuesto y curvas. 
2.3.1.1 Reserva de gestión. 
Para llegar a estimar el porcentaje a establecer como Reserva de Gestión, se toma 
como referencia juicio de expertos; según el cual, por la magnitud y tipo de proyecto se 
considera un 10%. Su cálculo es: Costo del proyecto (componente #1 del presupuesto) * 
10%. 
2.3.1.2 Reserva de contingencia. 
Estos costos corresponden a los calculados de las reservas residuales de riesgos 
conocidos. Su cálculo se genera de la siguiente manera: Costo de Impacto ($) * Probabilidad 
Residual = $ Reserva de Contingencia (por riesgo). 
El costo de Contingencia corresponde a los riesgos que se le aplica una respuesta 
(mitigación, Transferencia, Aceptación o Evitar), queda la probabilidad o deducible, este 
23 
rubro es una provisión para hacer reclamaciones cuando se dan los siniestros. Conforma el 
componente # 2 del presupuesto. 
2.3.1.3 Estimación del presupuesto requerido. 
Se constituye el presupuesto del proyecto con el costo total del proyecto (componente 
1), Costo de la reserva de contingencia (componente 2) y el costo de la reserva de 
contingencia (componente 3). 
2.3.1.4 Curva S del proyecto. 
El resultado del costo acumulado genera la Curva S del proyecto. 
2.3.2 Controlar los costos. 
Para el control y seguimiento de los indicadores de gestión que el proyecto en su 
proceso adopta los indicadores de la gestión del Valor ganado o (EVM) (Tabla 7) 
Tabla 7. Cuadro control de costos 
Variables de 
Referencia. 
Variables del 
proyecto 
Indicadores de 
rendimiento o Kpis del 
proyecto 
Pronósticos o 
proyecciones del 
Proyecto. 
BAC: Costo del 
Presupuesto 
aprobado para el 
proyecto 
SV: Costo de la 
Variación en 
Cronograma del 
proyecto 
SV = EV - PV 
SPI: Indicador de 
rendimiento del 
Cronograma (representa 
productividad del 
equipo) 
SPI = EV/PV 
ETC: Costo del 
Trabajo pendiente 
por terminar o 
hacer 
ETC = (BAC – 
EV)/CPI 
FC: fecha de Corte 
del proyecto 
CV: Costo de la 
variación de 
costos del 
proyecto 
CV = EV - AC 
CPI: Indicador de 
rendimiento de los 
Costos del proyecto 
CPI = EV/AC 
EAC: Costo total 
proyectado del 
proyecto una vez 
termine 
EAC = ((BAC – 
EV) / CPI )+AC 
PV : Costo del 
Trabajo Planeado 
 VAC: variación 
total proyectada de 
costo a la 
finalización 
VAC = (BAC – 
EAC) 
24 
Variables de 
Referencia. 
Variables del 
proyecto 
Indicadores de 
rendimiento o Kpis del 
proyecto 
Pronósticos o 
proyecciones del 
Proyecto. 
EV : Costo del 
Trabajo Ejecutado 
 
AC : Costo del 
Gasto real 
incurrido por el 
Trabajo Ejecutado 
 
 
2.4 Procesos de planeación de la gestión de calidad del proyecto 
La dirección del proyecto entiende que debe alinearse con los procesos de calidad de 
la organización Laboratorios Siegfried para cumplir con los estándares ya establecidos y 
desarrollar todos sus procesos bajo estos para mantener un excelente nivel de calidad. 
2.4.1 Objetivos de calidad 
 Identificar los ejes de innovación que permitan cumplir con los requerimientos del 
sponsor. 
 Cumplir 100% con la Decisión 516 de 2002 emitida por la CAN. 
 Entregar la información correspondiente del proyecto en los tiempos establecidos de 
acuerdo a cada interesado. 
2.4.2 Metodología 
Se tomarán los entregables del proyecto y se les identificaran las métricas, quien 
liderará este proceso será el control calidad del proyecto con el acompañamiento del director 
de calidad de la empresa (Tabla 8). 
Se realizarán tres reuniones: i) La primera reunión se usará para la identificación de 
las métricas, esta reunión estará presidida por: Juicios de expertos, director de calidad, 
Director de manufactura, Gerente del proyecto, Líder técnico, Representante del área de 
asuntos regulatorios y Líder de diseño. Se tendrán en cuenta los estándares de calidad de la 
industrial y de la empresa Laboratorios Siegfried, ii) En la segunda reunión se asignan los 
25 
responsables de la para ejecutar cada métrica y iii) en la tercera reunión se establecerá los 
documentos con los que se debe monitorear y controlar las métricas. 
Tabla 8. Matriz de métricas 
Entregable Nombre de la 
métrica 
Métrica Meta Quien Frecuencia 
Gerencia de 
proyecto 
Cumplimiento 
a hitos 
Fecha real del 
hito - fecha 
planeada del 
hito 
 = 0 Gerente 
del 
proyecto 
Semanal 
Gerencia de 
proyecto 
Métrica 
Rendimiento 
de costos 
CPI = EV / AC >= 98 Gerente 
del 
proyecto 
Cada 
semana. 
Gerencia de 
proyecto 
Métrica de 
Rendimiento 
del 
cronograma 
SPI = EV /PV >= 98 Gerente 
del 
proyecto 
Cada 
semana. 
Pre-
formulación 
Métrica de 
madurez 
x= a/b 
a = número de 
ensayos 
realizados. 
b = número de 
ensayos 
planeados. 
 
x <= 0 
 
 
Líder de 
calidad 
Periodo de 
Pre- 
formulación. 
Formulación Métrica de 
duración 
x = tiempo 
esperado - 
tiempo usado 
 >= 0 Líder de 
calidad 
Periodo de 
Formulación. 
 
 
 
 
Diseño Métrica de 
cambiabilidad 
x = a / b 
a = número de 
requisitos con 
conformidad 
b = número de 
requisitos 
inconformes 
 
0 <= x <= 
1 
 
Entre más 
cercano a 
1 más 
completa. 
Líder de 
calidad 
 
 
 
 
Periodo de 
Diseño. 
 
26 
2.4.3 Procesos para identificar métricas 
 Se definirá lo que se debe medir. 
 Se definirá lo que es posible medir. 
 Se diseñará una lista de posibles métricas. 
 Se seleccionarán las métricas más importantes y confiables. 
 Asignación de las métricas a los entregables por medio de la matriz de métricas. 
2.4.4 Estándares de referencia 
Los estándares de referencia que se usarán en el proyecto serán los mismos que 
maneja el laboratorio Siegfried para los productos y procesos, estos son: 
 Certificación en BPM Invima 
 Certificación de capacidad de producción Invima 
 Informe 32 y 37 de la OMS 
 Infraestructura BPL 
2.4.5 Aseguramiento de la calidad 
El proceso de aseguramiento de la calidad se alineará con los procesos que maneja el 
laboratorio Siegfried los cuales son: 
 Procedimiento general de control de la documentación del sistema de calidad. 
 Procedimiento general de manejo de documentos del sistema de calidad. 
 Procedimiento general de manejo de acciones correctivas, preventivas y de 
mejoramiento. 
 Procedimiento general de manejo de realizaciones de autoinspección de B.P.M. 
 Los formatos que se manejan en el aseguramiento de la calidad son los siguientes: 
 Formato de solicitud de control de cambios 
 Formato de programación aseguramiento de calidad. 
 Formato de inspección a productos terminado. 
 Formato de programación anual de auditorías de calidad 
 Formato de programación ciclo auditoría interna de calidad 
 Formato matriz de no conformidades 
27 
 Formato de informe de auditoría 
 Formatocontrol de registros de calidad 
 Formato cronograma de auditorías. 
2.5 Procesos de planificación de la gestión de recursos humanos 
Se usarán las siguientes metodologías para la identificación, gestión y control de los recursos 
y los estándares recomendados por el PMI: 
Juicio de expertos: Se utilizará el conocimiento técnico de la persona experta de la 
compañía Laboratorios Siegfried quien es la Líder Piloto. 
Organigramas y Descripción de los roles: Para documentar los roles y 
responsabilidades de cada uno de los integrantes del proyecto se tomaron las siguientes 
matrices, con el fin de asegurar que cada paquete de trabajo tiene un propietario definido y 
que todo el equipo tiene una clara compresión de sus roles y responsabilidades a desempeñar: 
Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM o RACI).: Este diagrama 
matricial permite asignar las responsabilidades para cada actividad o paquete de trabajo 
(Tabla 9) 
Tabla 9. Matriz de asignación de responsabilidades (RAM o RACI) 
ROL DESCRIPCIÓN 
(R) Responsable 
Es el rol que debe seguir la persona que materializa la 
actividad. 
Responsable de que la tarea se realice y de rendir cuentas 
sobre su ejecución. 
Quien rinde cuentas 
Es el rol que le corresponde a la persona que debe rendir 
cuentas de la actividad o actividades realizadas por el 
responsable o responsables de la misma. 
(C) Consultado 
Dentro de un proyecto son las personas encargadas de 
emitir opiniones acerca de las tareas realizadas o la 
conducción de la tarea. 
Informado 
El rol del informado consiste en dar fe de la entrada y 
salida de los procesos. Está informado del comienzo o 
finalización de las actividades o fases del proyecto. 
 
28 
Paquete de Trabajo Sponsor 
Gerente del 
proyecto 
Líder 
piloto 
Analistas 
Líder de 
Diseño 
Investigación I A C I I 
Forma Farmacéutica I A R I I 
Características I A R I I 
Compatibilidad I A R I I 
Proporcionalidad de 
componentes 
I A R I I 
Selección de 
componentes 
I A C I I 
Análisis I A C R I 
Variación de 
temperatura 
I A R I I 
Olor, Textura y aroma C A R I I 
Imagen C A I I R 
Ficha Técnica I A C I I 
Orden de Producción I A R I I 
Lote piloto I A R I I 
Certificado emitido por 
Invima 
I A I I I 
 
Estructura de desglose de recursos (RBS).: Este diagrama jerárquico permite 
definir las diferentes categorías de los recursos del proyecto (Tabla 10). 
 
 
 
 
29 
Tabla 10. Estructura de desglose de recursos (RBS) 
RRHH/PERSONAL EQUIPO MAQUINAS INSUMOS 
PROFESIONALES MEZCLADOR 
ENVASADO/ MATERIAS 
PRIMAS LLENADO 
 1 Químico 
farmacéutico: 
responsable del trámite 
ante el Invima, con el fin 
de obtener la 
Notificación Sanitaria 
Obligatoria Cosmética, 
conforme a la Decisión 
516 de 2002 de la 
comunidad andina de 
naciones. 
 Los 
mezcladores a 
utilizar en la 
fabricación del 
producto deben 
ser de una 
capacidad de 
producción de 3 
a 10 Kg para el 
lote piloto.
 Las maquinas 
cuentan con la 
capacidad de 
producción para el 
llenado de la muestra 
de 50 g a entregar 
como lote piloto.
 Corresponde a 
los ingredientes 
naturales principales 
y los excipientes que 
hacen parte de la 
composición del 
producto.
 1 Químico 
farmacéutico: directora 
de manufactura 
cosmética
 El equipo 
estará 
disponible 2 
veces al mes 
por un periodo 
de 4 horas c/u.
 Disponible 1 vez 
por semana.
 Incluye la 
propuesta del sistema 
de envase y cierre del 
producto (frasco, 
tubo, tapa disc-top, 
tapa flip-top, etc.).
 1 Químico 
farmacéutico: 
Coordinador de 
Estabilidades
 El costo 
estimado por 
hora es de 5 mil 
a 10 mil pesos.
 1 Químico 
farmacéutico: Analista 
encargado del muestreo 
de las materias primas y 
lote piloto. 
Costo $ 2 mil por 
hora. 
 TÉCNICOS AGITADOR ESTUCHADO PAPEL 
 1 Experto en manejo 
de equipos y maquinas 
en la industria 
farmacéutica, cosmética 
o veterinaria.
Los agitadores 
deberán 
acoplarse a los 
mezcladores 
para la 
fabricación del 
lote piloto. 
Al momento de 
realizar el estuchado 
y etiquetado la 
maquina estará 
disponible para el 
acondicionamiento 
del producto. Costo 
estimado 1200 por 
hora. 
El material impreso 
en lo posible debe ser 
mínimo durante las 
fases que se lleven en 
el proyecto. Se 
encuentra disponible 
para uso. 
 1 Expertos en 
producción de productos 
cosméticos.
Disponible 2 a 
3 veces por 
semana. Costo 
de utilización 
por minuto 80 a 
100 pesos. 
 
30 
 
 
ANALISTA FISICOQUIMICO MEDIDOR DE PH IMPRESORAS 
 Encargado de la fase 
analítica y microbiológica tanto 
de materias primas como de 
producto terminado, para 
garantizar la calidad del 
producto.
El equipo debe ser 
digital para evitar 
errores de medida, 
incluye impresora para 
arrojar dato de pH. 
La impresora contiene los 
tóneres para la impresión 
de la propuesta de imagen y 
diseño con los pontones 
establecidos (colores, 
acabados, etc.). Costo 
estimado 1700 por hora. 
Encargado de la fase analítica y 
microbiológica tanto de materias 
primas como de producto 
terminado, para garantizar la 
calidad del producto
Se puede utilizar 2 
veces por semana. 
Costo 20 pesos por 
minuto. 
Los costos son estimados de 
acuerdo a las horas de 
producción: horas máquinas y 
horas hombre. 
MEDIDOR DE 
VISCOSIDAD 
La impresora contiene los 
tóneres para la impresión 
de la propuesta de imagen y 
diseño con los pontones 
establecidos (colores, 
acabados, etc.). Costo 
estimado 1700 por hora. 
 
El equipo debe ser 
digital para evitar 
errores de medida. Se 
puede utilizar 2 veces 
por semana. Costo 25 
pesos por minuto. 
 

COMPUTADOR 
 
Es necesario que el 
equipo de cómputo 
cuente con las licencias 
para los programas de 
adobe illustrator para 
la realización del 
diseño e imagen del 
producto. 
Se hace uso 2 veces al 
mes. Costo de 10 mil 
por hora. 
 
 
31 
 
Estructura de desglose de la organización (OBS).: Dicho diagrama permite 
identificar el cargo y nivel jerárquico de cada persona, en el siguiente documento se puede 
comprobar cada uno de los cargos y niveles del proyecto 
Figura 2. Organigrama del proyecto 
 
Teoría organizacional: Se establece conforme el esquema organizacional de la 
compañía Laboratorios Siegfried S.A.S. dicho esquema hace referencia a los recursos 
humanos, tales como: Organigrama, Manual de funciones y Cargos, Mapa de procesos, 
Matriz de roles y responsabilidades conforme cada área. 
Con esta información el Gerente de Proyecto podrá establecer las personas que 
apoyan el proyecto, el tiempo en que deben ser contratados y los planes de formación que 
han sido programados en la compañía. Para cumplir con los objetivos y entregables del 
proyecto, el Gerente de Proyecto tiene la responsabilidad de formar su equipo de trabajo, el 
cual debe ser interdisciplinario, contando con los profesionales Químicos Farmacéuticos 
(Líder piloto, Líder de Microbiología y analista de control de calidad), un líder de diseño con 
su respectivo analistas de diseño; cada uno de los profesionales tiene un rol definido el cual 
conoce a la perfección cada etapa de la fabricación de lotes piloto, análisis de control de 
calidad de las materias primas; y demás fases descritas en la WBS. 
32 
2.5.1 Procesos para estimar los recursos 
Este proceso se encarga de definir a los involucrados que intervendrán directa o 
indirectamente en el desarrollo y ejecución de las fases del proyecto. El proceso de 
estimación de recursos se realiza mediante reunión inicial con el sponsor teniendo como base 
de información de la WBS del proyecto y organigrama de la compañía Siegfried, el gerente 
de proyecto en compañía de su equipo, realizan una lista con los funcionarios que participan 
en el mismo,especificando los paquetes de trabajo donde se requiere el apoyo. 
2.5.2 Procesos para adquirir recursos 
De acuerdo con el objetivo organizacional y la rentabilidad del mismo para la 
compañía, los recursos serán proporcionados por el sponsor (Laboratorios Siegfried S.A.S.), 
dentro de los recursos asignados se tienen: 
 Conocer las necesidades y prioridades de la organización, esto se logra a través de 
reuniones con el sponsor, el gerente de proyecto y los líderes de cada una de las áreas 
del proyecto. 
 Las materias primas y material de envase/empaque necesario para el desarrollo del 
proyecto, será con los recursos que ya tiene la compañía. Se debe tener en cuenta el 
cumplimiento de los estándares de calidad tanto de las materias primas como del 
material de envase. 
 Utilización de los equipos de cómputo del departamento de Desarrollo de marca. 
La Compañía brinda los recursos humanos necesarios, desde que inicia la etapa de 
pre-formulación, profesionales químicos farmacéuticos, un profesional en diseño de marca, 
líder Piloto, operario, analistas de control de calidad, líder de diseño, con el fin de llevar a 
cabalidad las etapas de pre-formulación, formulación y controles de calidad para el producto. 
2.5.2.1 Definición de roles y responsabilidades de cada uno de los perfiles que trabajan 
en el proyecto. 
Los roles y responsabilidades se definirán de la siguiente manera, en dado caso 
cualquier modificación y/ o cambio debe entrar por el proceso de control de cambios. 
Sponsor = Norberto Montenegro. 
 Firma del Acta de constitución del Proyecto. 
33 
 Asignar los recursos necesarios con el fin de que el proyecto se complete según lo 
 planificado. 
 
Gerente del proyecto: Deiber José Gómez Bastidas 
 El gerente de proyecto se destaca como la figura clave en la planificación, ejecución 
y control del proyecto y es el motor que ha de impulsar el avance del mismo mediante 
la toma de decisiones tendentes a la consecución de los objetivos. 
Líderes del proyecto = Hanna Diosa, Edna Socha, Tania Higuera 
 - Definir el tipo y cantidad de los recursos necesarios para el desarrollo de la actividad 
o paquete de trabajo. 
 - Mantener informado al Sponsor acerca de los recursos utilizados durante cada fase 
del proyecto. 
 - Realizar seguimiento y control de los recursos asignados al proyecto. 
Líder Piloto = Janeth Puentes 
Líder responsable de la fabricación de los pilotos que interviene en la etapa de pre-
formulación y formulación. 
Analista de control de calidad 
Personal altamente calificado, para verificar las especificaciones fisicoquímicas y 
microbiológicas de materias primas, material de envase y producto terminado. 
2.6 Procesos de planeación de la gestión de comunicaciones 
Para el proyecto usaremos el modelo interactivo, ya que siempre será necesario 
confirmar que el receptor entienda bien el mensaje del emisor. Esto se usará en todos los 
niveles de comunicación que existan en el proyecto. 
 
 
 
34 
Tabla 11. Métodos de comunicación 
MÉTODOS DESCRIPCIÓN 
Reuniones 
Se llevarán actas para cada reunión, de cualquier nivel de 
comunicación. 
Reunión interactiva o bi-direccional en tiempo real. 
Informes 
Informes requeridos según Matriz de comunicación 
Entrega de documentos físicos, informes, actas, reportes. 
Correos 
electrónicos 
Toda la información además de estar en físico debe enviarse 
por correo a los interesados o correspondientes. Envió de e-
mail unilateral (push). 
Otros métodos 
Como por ejemplo las vídeo conferencias cuando no se 
puedan llevar a cabo personalmente, WhatsApp. 
 
Las dimensiones de la comunicación estarán direccionadas a entregar la información que 
permita cumplir a cabalidad con los compromisos en el proyecto. 
 Interna: entre las personas que forman parte del proyecto 
 Externa: hacia los interesados externos del proyecto 
 Vertical: entre jefe-empleado y viceversa 
 Horizontal: entre colegas del proyecto 
 Escrita formal: planes, solicitud, etc. 
 Escrita informal: memos, e-mails, notas 
 Oral formal: presentaciones 
 Oral informal: reuniones, conversaciones 
 No oficial: información preliminar, confidencial, etc. 
2.6.1 Flujo de comunicación 
La comunicación del proyecto tendrá definidos niveles de comunicación que se 
definen a continuación: 
Nivel 1: La comunicación será de alto nivel, formal por medio de correos y escrita 
(física), de interacción. 
35 
Nivel 2: La comunicación será a nivel medio de interesados, directores, gerentes que 
fluye a líderes, formal por medio de correos y escrita (física), de interacción. 
Nivel 3: La comunicación será de nivel bajo de interesados, de líderes hacia adelante, 
formal por medio de correos y escrita (física), de interacción. 
El Nivel 0: Es la comunicación que fluye entre la gerencia del proyecto y los 
interesados de la universidad del Bosque, formal por medio de correos electrónicos y escrita 
(física), de interacción. 
Figura 3. Diagrama del flujo de comunicación 
 
Tabla 12.Estrategias de comunicación para los interesados 
Lista de Estrategias Stakeholders 
Interés (A-A) alto poder y alto interés deben ser gestionados con sumo cuidado. Entrega 
de informes semanales, reuniones, tener comunicación verbal constante, por correo 
electrónico o celular informando los avances, ideas, cambios, inquietudes del proyecto. 
Interés (A-B) alto poder y poco interés deben ser mantenidos satisfechos, se realiza 
comunicación una o dos veces por mes, se entrega informe final del proyecto. 
36 
Interés (B-A) poco poder y alto interés deben ser mantenidos informados. Comunicación 
semanal de los avances del proyecto, puede ser verbal o por correo electrónico, realizar 
reuniones quincenales conociendo sus inquietudes, aportes, ideas y opiniones sobre el 
avance del proyecto. 
Interés (B-B) poco poder y poco interés requieren menos esfuerzo que el resto. Solo deben 
ser supervisados, Supervisar dos veces por mes. 
 
2.7 Procesos de planeación de gestión de riesgos 
Se usarán los estándares establecidos por el PMI. Se establecerán los riesgos de las 
actividades por paquete de trabajo y dentro de estos se contempla la programación de 
reuniones mensuales. Estas serán entre el Gerente de Proyecto, la líder piloto, líder de técnico 
y líder de diseño, responsables de la gestión de riesgos del proyecto. La primera reunión se 
realizará una lluvia de ideas. En las reuniones posteriores el grupo de responsables y expertos 
identificarán, analizarán, categorizarán y asignarán prioridad a los riesgos encontrados. 
La identificación y categorización de los riesgos de este proyecto se llevará a cabo 
como se define a continuación: 
Paso 1. La identificación de riesgos se llevará a cabo aplicando las siguientes técnicas, 
registrados en el Anexo - TDG-2018-2-021 -Matriz de Riesgos. 
 Revisión y análisis de la documentación del proyecto. 
 Análisis de supuestos y restricciones. 
 Lluvia de ideas. 
 Análisis DOFA para la identificación de riesgos. 
 Análisis de causa-raíz. 
 Juicios de expertos. 
 Reporte de no conformidades, Riesgos o Acciones de Mejoramiento establecidos por 
Laboratorios Siegfried (FR-QA-018 V.4.) 
37 
Paso 2. Después de identificar los riesgos se deben registrar y mantener actualizados, 
lo que incluye: 
 Causas principales de los riesgos. 
 Definir el problema 
 Establecer información y datos necesarios para determinar el impacto 
 Identificar los riesgos sobre cada etapa del proyecto 
 Identificar las acciones para mitigar los riesgos sobre cada etapa del proyecto 
 Lista de posibles respuestas. 
 Comunicar y realizar seguimiento sobre las acciones de mitigación del riesgo. 
Paso 3. Categorización de los riesgos: Para la categorización de los riesgos es 
importante realizar una matriz donde se establecerá lo siguiente: El ID del riesgo, descripción 
del riesgo, actividad o componente en riesgo,