2 - Sistemas de gestiÃn

Vista previa del material en texto

9 
Viabilidad e impacto de la implantación de sistemas de gestión 
certificados en organizaciones nacionales e internacionales 
Estefanía Caballero Rivero - Máster en Ingeniería Ambiental 2014 
2.- SISTEMAS DE GESTIÓN 
Según Ricardo Fernández (2005), se entiende por Sistema de Gestión la 
estructura organizada, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las 
prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, 
implantar, llevar a cabo, revisar y mantener al día la política de una empresa. En 
otras palabras, es un método sistemático de control de las actividades, procesos y 
asuntos relevantes para una organización, que posibilita alcanzar los objetivos 
previstos y obtener el resultado deseado, a través de la participación e implicación 
de todos los miembros de la organización, garantizando la satisfacción del cliente, 
de la sociedad en general y de cualquier parte interesada. 
Entre los elementos que conforman un sistema de gestión están: 
- Recursos (personas, infraestructuras, equipos, capital, conocimiento…). 
- Métodos de trabajo. 
- Estructura organizativa. 
- Funciones y responsabilidades. 
- Productos y servicios a desarrollar. 
- Documentación asociada, etc. 
Todos estos elementos no son independientes, sino que se interrelacionan 
entre ellos, creando una estructura que posibilita el desarrollo de una misión 
corporativa determinada. 
Su objetivo, sea cual sea el sistema de gestión es: 
- Proporcionar garantías del cumplimiento de las políticas, especificaciones, 
normativa o legislación. 
- Favorecer la mejora continua. 
- Permitir demostrar ante otras instituciones el cumplimiento de los 
requisitos, mediante la documentación y los registros adecuados. 
Cualquier organización, incluiyenfo las unipersonales, disponen de un sistema 
de gestión. Toda entidad, por sencilla que sea, dispone de personas que trabajan 
para ella, un capital invertido, unas instalaciones físicas o virtuales donde desarrollar 
el negocio, unos métodos de trabajo que permiten generar productos y servicios 
que proporcionar a los clientes, una serie de documentos derivados de la actividad, 
funciones otorgadas, etc., y todo esto compone un sistema de gestión. El grado de 
10 
Viabilidad e impacto de la implantación de sistemas de gestión 
certificados en organizaciones nacionales e internacionales 
Estefanía Caballero Rivero - Máster en Ingeniería Ambiental 2014 
madurez de éste, es variable según las organizaciones, siendo claramente 
reconocible y muy desarrollado en unas, y no tanto en otras. En muchos casos, este 
grado de madurez determina el éxito de la organización a medio y largo plazo. 
(Cristina Gatell, 2014) 
La Organización Internacional de Normalización (en inglés, ISO), es un 
organismo dedicado a la publicación de Normas a escala internacional. Es el 
encargado de promover el desarrollo de Normas Internacionales de fabricación, 
comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la 
eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la estandarización de 
Normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel 
internacional. (Ministerio de Fomento, 2005) 
Los trabajos de la Organización Internacional de Normalización concluyen en 
acuerdos internacionales que son publicados con la forma de Normas 
Internacionales. 
Se entiende por Norma aquellos acuerdos documentados que contienen 
especificaciones técnicas u otros criterios precisos, destinados a ser utilizados 
sistemáticamente como reglas, directrices o definiciones de características para 
asegurar que los materiales, procesos y servicios son aptos para su empleo. 
(Ministerio de Fomento, 2005) 
Las Normas como ISO 9001, ISO 14001 u OHSAS 18001, entre otras, proponen 
establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la 
calidad, ambiental, de seguridad y salud en el trabajo o de cualquier otro tipo, según 
las especificaciones recogidas en la propia Norma. En muchos casos, y sobre todo a 
nivel de la calidad, este sistema de gestión ya se tiene, y únicamente es cuestión de 
oficializarlo y ajustarlo a los requisitos que la Norma de referencia demanda, 
requisitos que, en su gran mayoría son puro sentido común aplicado. (Cristina 
Gatell, 2014) 
La aplicación simultánea de este tipo de Normas conlleva ciertos esfuerzos 
que, como en cualquier otro ámbito de la gestión, convienen ser optimizados. 
Máxime cuando éstas presentan una estructura similar y se basan en elementos que 
en muchos casos son comunes. 
Las Normas se desarrollan sobre dos cuestiones fundamentales: la prevención 
y la mejora continua. Una gran parte de los requisitos de las Normas exige la puesta 
en marcha o el refuerzo de prácticas para tratar de prevenir incidencias que puedan 
alterar la marcha de la actividad de una organización, ya sean a nivel de calidad, 
medio ambiente, seguridad y salud o cualquier otro referencial. Por otro lado, 
incitan y obligan a mejorar continuamente los resultados de nuestra actividad, 
11 
Viabilidad e impacto de la implantación de sistemas de gestión 
certificados en organizaciones nacionales e internacionales 
Estefanía Caballero Rivero - Máster en Ingeniería Ambiental 2014 
mediante la definición periódica de objetivos de mejora, realización de auditorías, 
establecimiento de acciones preventivas, análisis de datos, etc. (Cristina Gatell, 
2014) 
Los beneficios obtenidos de la implantación de un sistema de gestión son 
numerosos y diversos, entre ellos se encuentran (Cristina Gatell, 2014): 
- Crea una mentalidad preventiva en la organización y sus procesos 
(prevención de no conformidades e incidentes). 
- Aporta mayor organización a todas las actividades desarrolladas. 
- Ayuda a la identificación y cumplimiento de los requisitos legales. 
- Evita posibles sanciones por incumplimiento de la legislación vigente. 
- Fomenta la optimización de procesos, inversiones y costes, con el 
consiguiente impacto en la eficiencia. 
- Mejora la eficacia en el cumplimiento de los requisitos de las partes 
interesadas. 
- Ayuda a conseguir la satisfacción de los clientes y la mejora de la 
fidelización de los mismos. 
- Fomenta la participación y la motivación del personal a todos los niveles. 
- Facilita la integración con el entorno social y la credibilidad entre las partes 
interesadas. 
- Proyecta una mejor imagen interna y externa de la entidad, reforzando su 
notoriedad. 
Un sistema de gestión está normalizado, cuando cumple con los requisitos de 
una Norma. Las Normas de referencia dictan qué debemos hacer, pero no los 
cómos; los métodos para dar respuesta a esas demandas, son una decisión 
exclusiva de cada organización. (Cristina Gatell, 2014) 
12 
Viabilidad e impacto de la implantación de sistemas de gestión 
certificados en organizaciones nacionales e internacionales 
Estefanía Caballero Rivero - Máster en Ingeniería Ambiental 2014 
2.1.- ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN 
Los elementos de un sistema de gestión son las partes constitutivas del 
mismo, que, interrelacionadas, dan sentido al conjunto. Al estructurar un sistema de 
gestión se suelen encontrar los siguientes elementos (Cristina Gatell, 2014): 
- Política: se trata de la declaración de intenciones que realiza la 
organización para demostrar su compromiso con la calidad, el medio 
ambiente, la seguridad y salud en el trabajo, u otro referente que nos 
interese. 
- Productos y servicios: son los bienes que la organización ofrece y entrega 
a sus clientes. 
- Procesos: constituyen el conjunto de pautas de actuación o métodos de 
trabajo utilizados por una organización para generar los productos y 
servicios que entrega a sus clientes. Se puede definir “proceso” como el 
conjunto de actividades interrelacionadas, repetitivas y sistemáticas 
mediante las que unas entradas son transformadas en unas salidas o 
resultados que satisfagana los clientes. Todo proceso implica una 
aportación de valor al negocio, sin el cual no tendría sentido. 
- Recursos: son los medios utilizados o consumidos por la organización para 
el funcionamiento de sus procesos. Pueden ser de todo tipo, tecnológicos, 
de infraestructura, humanos, económicos, de conocimiento, etc. 
- Estructura organizacional: determina los puestos de trabajo y sus 
relaciones. Se suele representar gráficamente en un organigrama, que es 
complementado por una definición de funciones y responsabilidades. 
- Documentos: son los textos que establecen las pautas de funcionamiento 
o constituyen evidencias de actuaciones desarrolladas. Cualquier
organización cuenta con algún documento de apoyo, aunque sólo sean los 
permisos de funcionamiento, pedidos, ofertas o facturas que emite. 
13 
Viabilidad e impacto de la implantación de sistemas de gestión 
certificados en organizaciones nacionales e internacionales 
Estefanía Caballero Rivero - Máster en Ingeniería Ambiental 2014 
2.2.- TIPOS DE SISTEMAS DE GESTIÓN 
Se pueden distinguir diferentes tipos de sistemas de gestión, en función del 
tipo de resultados y objetivos a los que se pretenda orientar el mismo (Miguel Ángel 
Carmona, 2008): 
- Sistema de gestión de la calidad: es un sistema de gestión para dirigir y 
controlar una organización con respecto a la calidad, es decir, orientado a la 
obtención de resultados en los clientes a través de productos que cumplan con sus 
requisitos. Busca asegurar que la empresa satisfaga las necesidades particulares de 
cada cliente. 
- Sistema de gestión ambiental: es un sistema de gestión usado para dirigir y 
controlar una organización con respecto al medio ambiente, es decir, orientado a la 
obtención de resultados en el entorno social a través de un buen comportamiento 
ambiental. Busca satisfacer a la sociedad en su conjunto, en el sentido de que la 
producción o el servicio se prestan de una forma respetuosa con el medio ambiente. 
- Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo: es un sistema de 
gestión que se utiliza para dirigir y controlar una organización con respecto a la 
seguridad y salud en el trabajo, es decir, orientado a la obtención de resultados en 
los trabajadores a través de un buen comportamiento que elimine o minimice los 
Ilustración 1.- Elementos de un Sistema de Gestión (Fuente: Cristina Gatell, 2014)
14 
Viabilidad e impacto de la implantación de sistemas de gestión 
certificados en organizaciones nacionales e internacionales 
Estefanía Caballero Rivero - Máster en Ingeniería Ambiental 2014 
riesgos laborales y los daños a los trabajadores. Busca satisfacer la necesidad de que 
la producción o el servicio se presten de forma respetuosa hacia la integridad del 
personal que interviene en el desarrollo, fabricación y prestación de los mismos. 
En el caso de la calidad y el medio ambiente, las empresas disponían de 
modelos en forma de Normas Internacionales, las conocidas series ISO 9000 e ISO 
14000 respectivamente, que les facilitaban la implantación de sistemas de gestión a 
partir del conjunto de requisitos que establecían. La amplia aceptación que han 
tenido se debe en gran medida al consenso que se alcanzó en su elaboración en los 
correspondientes comités técnicos, pero también debido a tres importantes 
características que las hacen especialmente atractivas para las empresas (Cristina 
Abril, 2008): 
- Incorporan el principio de “mejora continua” como fundamento de la 
gestión. 
- Permiten su certificación de conformidad a Norma por terceras partes. 
- Están elaboradas según los mismos criterios generales de gestión, lo 
que facilita la integración de ambos sistemas. 
En prevención de riesgos laborales, sin embargo, la situación era diferente. No 
existía una Norma ISO en este ámbito, lo que dio lugar a la proliferación de diversos 
modelos, muchos de ellos de ámbito exclusivamente nacional, creados tanto por 
entidades y organismos de normalización de diferentes países como por iniciativas 
privadas. En la actualidad se usan generalmente dos iniciativas: la Norma OHSAS 
18001:2007 (Occupational Health and safety Management Systems-Specification) y 
las “Directrices sobre sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo” de la 
lnternational Labour Office (ILO). Ambas siguen los mismos conceptos de mejora 
continua de las Normas de calidad y medio ambiente, por lo que facilitan la 
integración de los tres sistemas de gestión. (Cristina Abril, 2008) 
Para implantar y disponer de un sistema de gestión óptimo es necesario 
(Ricardo Fernández, 2005): 
- El firme compromiso de la dirección. 
- El seguimiento por parte de la estructura de mando de este 
compromiso. 
- Una decidida implicación de los trabajadores. 
15 
Viabilidad e impacto de la implantación de sistemas de gestión 
certificados en organizaciones nacionales e internacionales 
Estefanía Caballero Rivero - Máster en Ingeniería Ambiental 2014 
Para los trabajadores los beneficios que aporta la implantación de un sistema 
de gestión son: 
- Agilidad en las actividades a desarrollar. 
- Participación en el seguimiento y control de las actividades. 
- Mejora de la productividad, eficiencia y motivación de los empleados. 
- Desarrollo de nuevas competencias incrementando y perfeccionando 
el conocimiento de las actividades. 
A continuación describiremos con más detalle los tres sistemas de gestión más 
usados.