Manual ASISTENCIA ADMINISTRATIVA INGLÉS

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10/5/2024

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PROGRAMA FÓRMATE
PARA EL TRABAJO
Manual PLAN FORMATIVO
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
MENCIÓN INGLÉS

Curso: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

MÓDULO 1: Elaboración de documentación

MÓDULO 2: Técnicas de comunicación y atención al cliente

MÓDULO 3: Uso de aplicaciones informáticas elementales en
operaciones de contabilidad básica

MÓDULO 4: Operaciones de contabilidad básica

MÓDULO 5: Inglés técnico básico

MÓDULO 6: Nociones de inglés comunicativo aplicado a situaciones
laborales

Este manual corresponde a una recopilación bibliográfica de diversas fuentes y para fines estrictamente
pedagógicos.

MÓDULO 1: ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

- Nociones de Administración
Fuente: (https://concepto.de/empresa/#ixzz5sA3oASQq)
1.- Concepto de empresa:

Se refiere a una organización o institución, que se dedica a la producción o prestación de bienes o
servicios que son demandados por los consumidores; obteniendo de esta actividad un rédito
económico, es decir, una ganancia. Para el correcto desempeño de la producción estas se basan en
planificaciones previamente definidas, estrategias determinadas por el equipo de trabajo.

El éxito de una empresa requerirá de objetivos claros y bien
establecidos, además de una misión preestablecida. Por otra
parte, estas deberán definir las políticas y los reglamentos según
los cuales van a manejarse. Sin embargo, más allá de las
reglamentaciones que decidan en forma interna e informal,
deberán regirse ante todo según las leyes que determinen la
regulación de su actividad y funcionamiento en la jurisdicción en
la que estas operen.

Quizás desde una perspectiva más técnica se la puede definir como una unidad socioeconómica.
Según esta forma, la misma utilizará todos los recursos que estén a su alcance para transformar
materia prima en un bien o servicio que pueda introducir en el mercado de oferta y demanda para
obtener una utilidad.

Es importante aclarar que se utiliza el término socioeconómico dado que se identifica como parte
social de esta unidad el conjunto de individuos que forman parte de ella, y como económica el
componente de capitales que se busca conseguir.

2.- Administración

La palabra administración viene del latín "ad" y significa cumplimiento de una función bajo el mando
de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro. Sin embargo el significado de esta palabra
sufrió una radical transformación. La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos
propuestos por la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la
organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la
empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación. La
administración comprende diversos elementos para su ejecución es necesario establecer
Fuente: (https://es.scribd.com/document/138707518/Introduccion-al-proceso-
administrativo)

procedimientos mediante los cuales se puedan generar soluciones claras a problemas determinados,
dentro de todo proceso los patrones establecidos siguen una serie de normativas y controles que
permiten regular sus acciones.

Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben
seguir para lograr la excelencia, dentro de los cuales está la integración
corporativa, la estructura, los recursos físicos y humanos y todas
aquellas características que permiten que la empresa se pueda
desarrollar dentro de la sociedad. Las empresas están estructuradas
bajo parámetros organizativos en donde se conjugan el recurso
humano y la ejecución de las actividades por parte de las partes que la
integran es necesario que dentro de una organización se deben
establecer planes de acción estratégicos caracterizados por el manejo
de políticas adecuadas para el control y la toma de decisiones dentro
de una organización.

Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental obtener el mayor
rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es
indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de
determinar la situación real de la empresa, en función de plantear una efectiva toma de decisiones.
Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un mundo cambiante,
las organizaciones deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso
efectivo de los recursos propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso
administrativo en cualquiera de sus fases. El proceso administrativo comprende las actividades
interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que
implican relaciones humanas y tiempo.

3.- Características de la administración:

Por su Universalidad: La administración estará presente en cualquier
organismo social ya que siempre existirá un coordinación de medios.

Por su Especificidad: Siempre estarán presentes elementos de distintos
índoles como la productividad, la economía, la contabilidad, las cuales son funciones especificas dentro
de la empresa de acuerdo a una coordinación sistematizada para obtener los resultados.

Por su Jerarquía: Todos los designados con un cargo mayor de una organización participaran y varias
modalidades de la administración.
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Por su Unidad Temporal: Esta se estará dando en todo momento dentro de la organización, ya sea de
menor o mayor grado, o en la mayoría de los elementos administrativos, aunque se pueden distinguir
etapas, funciones y elementos del fenómeno.

4.- Procesos administrativos

El proceso administrativo da un enfoque particular de abordaje al estudio de las organizaciones y se
habla de ciclo administrativo cuando se quiere aludir al análisis de las funciones del administrador en
cualquier nivel de la estructura. Fue ideado por Farol, que concibe a la administración como un proceso
tendiente a lograr que las cosas se hagan por medio de personas que operan en grupos o formas
organizadas y que usan racionalmente los recursos para lograr los objetivos. El análisis del proceso
permitirá constituir una “teoría administrativa” que se sustenta en los siguientes conceptos:

 La administración es vista como un medio de resumir y organizar la experiencia, en forma tal
que la práctica pueda ser perfeccionada.
 Reconoce la importancia del medio ambiente que difiere según la organización y el nivel de
análisis.
 La administración es un proceso que puede ser intelectualmente comprendido mediante el
análisis de las funciones del administrador o gerente.
 Los principios de la administración son verdaderos aún cuando las excepciones a las reglas
prueben ser efectivos en determinadas situaciones.

5.- Procesos administrativos (concepto):

Se denomina proceso administrativo al conjunto de funciones y
actividades que se desarrollan en las organizaciones, orientadas en
la consecución de fines y objetivos.

6.- Teoría del proceso administrativo

La administración científica se interesaba en la organización del
esfuerzo operativo o de taller y, por lo tanto, era un micro enfoque. En contraste, se desarrolló un
cuerpo de conocimiento durante la primera mitad del siglo XX, que hacía hincapié principalmente en el
establecimiento de principios administrativos generales aplicables a los altos niveles de organización.
March y Simón se refería a este cuerpo de conocimientos como "teoría de proceso administrativo El
proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadasde: planificación, organización,
dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo. A continuación
algunos criterios de diversos autores acerca de las etapas del proceso administrativo:
Fuente: (https://es.scribd.com/document/138707518/Introduccion-al-proceso-administrativo)

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https://es.scribd.com/document/138707518/Introduccion-al-proceso-administrativo

ELEMENTOS BÁSICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO SEGÚN LAS TEORÍAS DE AUTORES CLÁSICOS Y
NEOCLÁSICOS

7.- Etapas del proceso administrativo

A. Planificación

La planificación del proceso administrativo es la parte del proceso
donde se establecen los objetivos o las metas a alcanzar a corto,
mediano y largo plazo. También se establecen las estrategias más
idóneas para alcanzar esos objetivos y se construye un plan donde se
clarifique las actividades a realizar, los recursos materiales que se
necesitan y el perfil o las competencias de las personas más idóneas
para realizar cada actividad. Esta es una función que debe cumplir el
alto mando administrativo de la organización, puesto que está
totalmente relacionada con la misión y visión de la empresa.

Taylor Dale Wadia Miner Melinkoff

Planeación
Preparación
Control
Ejecución

Planeación
Organización
Dirección
Control

Planeación
Organización
Motivación
Inmotivación
Control

Planeación
Organización
Dirección
Coordinación
Control

Organización
Dirección
Planeación
Ejecución
Terry Reyes Ponce Fernández
Arenas
Davis Mee John

Planificación
Organización
Ejecución
Control
Prevención
Planeación
Organización
Integración
Dirección
Control

Planeación
Implementación
Control

Planeación
Organización
Control

Planeación
Organización
Motivación
Control
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B. Organización

Es la fase que le da vida a aquellos detalles que se han planificado
dentro del proceso administrativo, estructurando mejor cada
actividad, asignando los recursos que se necesitan y seleccionando las
personas con las competencias requeridas para cumplir las actividades
asignadas.

En la organización del proceso administrativo lo que se busca en esta
fase es la coordinación de todo lo planificado con anterioridad. Por
ello, esta etapa resulta esencial para poder dirigir los esfuerzos de
trabajo hacia metas precisas y concretas.

De nada serviría definir una serie de objetivos si posteriormente, el equipo es incapaz de poder
redirigirlos hacia su consecución.

C. Dirección

Es la fase de ejecución de lo coordinado donde se necesita un gerente que motive, comunique y
supervise las actividades planeadas y coordinadas. En la dirección del proceso administrativo, la
persona que ejerce el cargo de gerente debe tener la potestad de decidir y también una excelente
inteligencia interpersonal, ya que será el director de la orquesta. No hay que olvidar que necesitará
relacionarse eficazmente con cada miembro del equipo, y ser capaz de transmitir en todo momento el
objetivo necesario.

D. Control

Es la fase del proceso administrativo de una organización donde se busca medir los resultados
obtenidos con la finalidad de mejorar aquello que sea necesario y asegurar que el proceso vuelva a
comenzar desde una planeación más inteligente que la anterior.
El control del proceso administrativo proporciona la oportunidad de mejorar los puntos débiles y
ratificar los fuertes para incorporarlos en la cultura organizacional. En esta fase se compara lo
planeado con lo obtenido y se observa la desviación existente en caso de que exista.

Se dice que el proyecto ha llegado a su fase final cuando cumple su fase de control, y es justo en ese
momento que termina un primer ciclo para comenzar de nuevo en la fase de planificación. Esta fase
también resulta imprescindible, porque sin ella resultaría imposible poder conocer los aspectos
necesarios a mejorar durante las distintas etapas del proceso administrativo.
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Tras el control, se especificará si es adecuado continuar con la misma estrategia de gestión, o si por
el contrario, resulta conveniente volver a fijar nuevos objetivos empresariales que se adecuen mejor
a los resultados deseados.

8.- Diagrama de flujo

Un diagrama de flujo o flujograma es una representación grafica de la forma en que funciona un
proceso, ilustrado como mínimo el orden de los pasos. hay diversos tipos de flujogramas: el más simple
(un flujograma de alto nivel o primer nivel), una versión detallada (un flujograma de segundo nivel) y
uno que indica también la gente que participa en los distintos pasos (un flujograma de distribución o
matriz).

El diagrama de flujo sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y como pueden mejorarse. Esta
herramienta ayuda también a buscar los elementos claves del proceso, a la vez que se delinea
claramente donde termina un proceso y donde empieza el próximo. El trazado de un flujograma
establece la comunicación y el conocimiento general del proceso. Además, los diagramas de flujo se
usan para identificar los miembros adecuados del equipo, identificar quien proporciona insumos o
recursos a quien, establecer áreas importantes para la observación o recopilación de datos, identificar
las áreas importantes para la observación o recopilación de datos, identificar las áreas para mejorar o
hacer más eficientes, y para generar hipótesis sobre las causas. Los flujograma puede usarse para
examinar los procesos para el flujo de pacientes, el flujo de información, el flujo de materiales, los
procesos de atención clínica o las combinaciones de estos procesos. una de las aplicaciones del
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diagrama de flujo es la obtención de un conocimiento global y especifico de un proceso. Esta
herramienta posibilita un conocimiento común que sirva de base para un determinado estudio,
planificación.

Los símbolos más usados son los siguientes:

9.- Beneficios del diagrama de flujo

Son numerosos los beneficios que aporta el uso del diagrama de flujo:

 Facilita la obtención de una visión transparente del proceso.

En primer lugar, mejora la comprensión del proceso. El conjunto de actividades, relaciones e
incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace posible
aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las
interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y
subprocesos.

 Permite definir los límites de un proceso.

A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes
(internos y externos) involucrados.

 Facilita la identificación de los clientes.

Es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus
necesidades y expectativas.

 Estimula el pensamiento analítico.

En el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles.

 Proporciona un método de comunicación más eficaz.

Al introducir un lenguaje común; si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de
quienes entrarán en contacto con la diagramación.

 Ayuda a establecer el valor agregado.

El diagrama flujo permite analizar qué valor aporta cada una de las actividades que componen el
proceso. Por lo tanto, permite identificar aquellas innecesarias, reduciendo tiempo y costes.

 Referencia para establecer mecanismos de control.

Igualmente, constituye una excelente herramienta para el control y mejora de los procesos.
Igualmente, facilita establecerlos objetivos para las distintas operaciones y actividades llevadas a cabo.

 Mejora tiempos y costes

Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo y
costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia. Finalmente,
constituye el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora, rediseño o reingeniería.

10.- Organización Pública Fuente: (https://concepto.de/administracion-publica)

La administración pública se ocupa de gestionar el contacto entre la ciudadanía y el poder público, no
sólo en las instituciones burocráticas del Estado, sino también en las empresas estatales, en los entes
de salud, en las fuerzas armadas, en la policía, los bomberos, el servicio postal y los parques
nacionales, entre otros. En cambio, no abarca los sectores judiciales y legislativos.

Este concepto puede entenderse desde dos puntos de vista:

- Formalmente, se refiere a los organismos públicos que han
recibido del poder político las competencias para atender
necesidades puntuales de la ciudadanía en asuntos de
interés general, como la salud, la burocracia, etc.
- Materialmente, se refiere a la actividad administrativa del
Estado, es decir, a la gestión de sí mismo, para reforzar el
cumplimiento de las leyes y la satisfacción de las necesidades públicas, así como su relación con
organismos particulares.
- La administración pública tiene el privilegio de lo contencioso-administrativo, o sea, del derecho
procesal administrativo, capaz de gestionar actos de gestión (el Estado actúa como persona
jurídica) o actos de autoridad (ejecutados por el Estado por decreto).

Estructura de la administración publica

1.- Presidente de la república

El Poder Ejecutivo es encabezado por el Presidente de la República. En Chile el Poder Ejecutivo es
monista, por cuanto el Presidente desarrolla las funciones de Jefe de Estado como también las de Jefe
de Gobierno.

Según la Constitución de 1980, reformada en algunos artículos en 1989, "el Gobierno y la
administración del Estado corresponden al Presidente de la República, quien es el Jefe del Estado". Por
ello, la autoridad del Presidente de la República "se extiende a todo cuanto tiene por objeto la
conservación del orden público en el interior y la seguridad externa de la República", con la
colaboración de los órganos que establezcan la Constitución y las leyes, a las que, además, debe
someter sus actuaciones.

Cada 21 de Mayo ante el Congreso Nacional, el Presidente de la República debe dar cuenta al país de la
situación administrativa y política de la Nación.
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Atribuciones del Presidente de la República (Artículo 32)

- Atribuciones relacionadas con la función legislativa

 Concurrir a
la formación de las leyes con arreglo a la constitución, sancionarlas
y promulgarlas.
 Convocar al Congreso Nacional a legislatura extraordinaria y
clausurarla.
 Dictar, previa delegación de facultades del Congreso Nacional,
decretos con fuerza de ley sobre materias que las materias que
señala la Constitución.

- Atribuciones de carácter político

 Declarar los estados de excepción constitucional, en los casos y formas señalados en la
Constitución.
 Convocar a la ciudadanía a plebiscito durante el procedimiento de reforma de la Constitución
Política.
 Designar a los integrantes del Senado de la República, en conformidad al Art. 45 de la
Constitución Política: un ex rector de una universidad estatal o reconocida por el Estado, que
haya desempeñado el cargo por un período no inferior a dos años continuos, y un ex ministro
de Estado, que haya ejercido el cargo por más de dos años continuos, en períodos
presidenciales anteriores a aquel en que se realiza el nombramiento.

- Atribuciones relacionadas con la actividad administrativa

 Ejercer la potestad reglamentaria en todas aquellas materias que no sean propias del dominio
legal, sin perjuicio de la facultad de dictar los demás reglamentos, decretos e instrucciones que
crea convenientes para la ejecución de las leyes.
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 Nombrar y remover a su voluntad a los Ministros de Estado, Subsecretarios, Intendentes y
Gobernadores.
 Designar a los embajadores, ministros diplomáticos y a los representantes ante organismos
internacionales.
 Nombrar y remover a los funcionarios que la ley denomina como de su exclusiva confianza y
proveer los demás empleos civiles en conformidad a la ley.
 Nombrar al Contralor General de la República, con acuerdo del Senado.
 Conceder jubilaciones, retiros, montepíos y pensiones de gracia, con arreglo a las leyes.

- Atribuciones de carácter militar

 Designar y remover a los Comandantes en Jefe del Ejército, de la Armada, de la Fuerza Aérea y
al General Director de Carabineros.
 Estos cargos deben ser designados por el Presidente de la República de entre los cinco oficiales
generales de mayor antigüedad, que reúnan las calidades exigidas por los estatutos de cada
institución, duran cuatro años en sus funciones, durante el cual gozan de inamovilidad, no
pudiendo ser designados para un nuevo período. Sólo en casos calificados, el Presidente de la
República con acuerdo del Consejo de Seguridad Nacional, adoptado por mayoría absoluta de
sus miembros en ejercicio con derecho a voto, puede llamarles a retiro.
 Le corresponde, asimismo, disponer los nombramientos, ascensos y retiros de los oficiales de
las Fuerzas Armadas y de Carabineros, por decreto supremo, en conformidad a la ley orgánica
constitucional correspondiente.
 Disponer de las fuerzas de aire, mar y tierra, organizarlas y distribuirlas de acuerdo con las
necesidades de la seguridad nacional.
 Declarar la guerra, previa autorización por ley, debiendo dejar constancia de haber oído al
Consejo de Seguridad Nacional.
 Asumir, en caso de guerra, la jefatura suprema de las Fuerzas Armadas.

- Atribuciones relacionadas con la función judicial

 Nombrar a los magistrados y fiscales judiciales de las Cortes de
Apelaciones y a los jueces letrados, a proposición de la Corte
Suprema y de las Cortes de Apelaciones, respectivamente; al
miembro del Tribunal Constitucional que le corresponda
designar; y a los magistrados y fiscales judiciales de la Corte
Suprema y Fiscal Nacional, a proposición de dicha Corte y con
acuerdo del Senado.
Velar por la conducta ministerial de los jueces y demás empleados del Poder Judicial y requerir,
con tal objeto, a la Corte Suprema para que, si procede, declare su mal comportamiento, o al
Ministerio Público, para que reclame medidas disciplinarias del tribunal competente, o para
que, si hubiere mérito bastante, entable la correspondiente acusación.
 Otorgar indultos particulares en los casos y formas que determine la ley, siendo éste,
improcedente mientras no se haya dictado sentencia ejecutoriada en el respectivo proceso.

- Atribuciones económicas

Cuidar de la recaudación de las rentas públicas y decretar su inversión con arreglo a la ley. El
Presidente de la República, con la firma de todos los Ministros de Estado, podrá decretar pagos no
autorizados por ley, para atender necesidades impostergables derivadas de calamidades públicas, de
agresión exterior, de conmoción interna, de grave daño o peligro para la seguridad nacional o del
agotamiento de los recursos destinados a mantener servicios que no pueden paralizarse sin serio
perjuicio para el país. El total de los giros que se efectúen para estos objetos no pueden exceder
anualmente del 2% del monto de los gastos que autorice la Ley de Presupuestos.

- Atribuciones en materias internacionales

Conducir las relaciones políticas con las potencias extranjeras y organismos internacionales,y llevar a
cabo las negociaciones. Concluir, firmar y ratificar los tratados que estime convenientes para los
intereses del país, los que previamente deben ser sometidos a la aprobación del Congreso Nacional.

- Atribuciones de las Entidades Dependientes o Relacionadas
No tiene entidades dependientes.

2. Ministerios

El ámbito sectorial de la Administración Pública está cubierto, básicamente, por los ministerios y los
servicios respectivos. Los ministerios son los órganos superiores de colaboración del Presidente de la
República en las funciones de gobierno y administración de sus respectivos sectores. Se entiende por
«sector» un campo más o menos específico de la actividad social, en la cual debe ejercerse la autoridad
del gobierno.

Dicha autoridad se ejerce por parte de los ministerios mediante la proposición y evaluación de las
políticas y planes correspondientes, el estudio y proposición de las normas aplicables a los sectores a
su cargo, el control del cumplimiento de las normas dictadas, la asignación de recursos y la fiscalización
de las actividades del respectivo sector.
Sólo en forma excepcional está considerado legalmente que los ministerios actúen como órganos
administrativos de ejecución. Desde un punto de vista organizativo, los ministerios cuentan con un
Ministro, con una o más subsecretarías y las secretarías regionales ministeriales.

Los ministros de Estado, en su calidad de colaboradores directos
e inmediatos del Presidente de la República, son responsables de la
conducción de sus respectivos ministerios, en conformidad con las
políticas e instrucciones que aquél imparte. Los subsecretarios son
los jefes superiores de las subsecretarías y tienen carácter de
colaboradores inmediatos de los ministros. Les corresponde
coordinar la acción de los órganos y servicios públicos del sector,
actuar como Ministros de fe, ejercer la administración interna del
Ministerio y cumplir las demás funciones que les señala la Ley.

Las secretarías regionales ministeriales constituyen una desconcentración territorial de los
ministerios, con la excepción de los ministerios del Interior, de Relaciones Exteriores, de Defensa
Nacional y Secretaría General de la Presidencia. Están a cargo de un Secretario Regional Ministerial,
quien representa al respectivo Ministro en la región. Sin perjuicio de su condición de representante del
Ministerio respectivo en la región es colaborador directo del Intendente, al que está subordinado en
todo lo relativo a la elaboración, ejecución y coordinación de las políticas, planes, proyectos de
desarrollo y demás materias que son de competencia del Gobierno Regional.

La designación de los Ministros es de exclusiva confianza del Presidente de la República.

Actualmente los ministerios son:

Ministerio de Interior
 Funciones
 Proponer al Jefe del Estado las normas y acciones sobre políticas internas orientadas a
mantener el orden público, la seguridad y la paz social; aplicar, por medio de las autoridades de
Gobierno Interior, las normas que para este efecto se dicten.
 Coordinar los Ministerios encargados, en sus respectivas esferas de competencia, de la
seguridad pública y ciudadana.
 Promover e impulsar políticas de desarrollo regional, provincial y local, evaluando su ejecución.
 Proponer normas, acciones y medidas relacionadas con la ejecución de los programas de
desarrollo regional, provincial y local, velando por la aplicación de aquellos que se establezcan
para impulsarlos.
 Fiscalizar el cumplimiento de las normas legales, reglamentarias y técnicas y de las instrucciones
que se dicten para la administración civil del Estado, en materias atingentes a las áreas de
desarrollo regional, modernización y reforma administrativa, sin perjuicio de as atribuciones
que corresponden a la Contraloría General de la República.
 Estudiar la racionalización de las estructuras, funciones y procedimientos de las instituciones y
organismos que integran la administración civil del Estado, con el fin de mantenerlas
permanentemente adecuadas a las necesidades del país, formulando proposiciones al
Presidente de la República.
 Representar al Gobierno ante los organismos internacionales en materia de reforma
administrativa, sin perjuicio de las funciones propias del Ministerio de Relaciones Exteriores.
 Asesorar en materias jurídicas, administrativas y financieras de carácter municipal a
Intendencias, Gobernaciones y Municipalidades, como asimismo a otros ministerios y servicios
públicos.
 Proponer al Presidente de la República las políticas de migración, aplicar la legislación de
extranjería y dictar las normas para el otorgamiento o la pérdida de nacionalidad.
 Asumir la representación judicial del gobierno en todos los casos que le señalan las leyes y, en
general, cumplir y ejercer las atribuciones que le encomiende el Presidente de la República o la
ley; revisar y sustanciar sumarios administrativos e investigaciones sumarias; redactar y
patrocinar renuncias, querellas y requerimientos que el Ministerio presente ante los tribunales
de justicia por infracciones a las leyes de seguridad interior del Estado, de control de armas,
antiterroristas y a otras disposiciones legales.
 Estudiar y proponer medidas de descentralización y delegación de funciones en el interior del
Estado y en la aplicación de las políticas internas orientadas a mantener el orden público, la
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seguridad y la paz social, así como ejercer especialmente una supervisión y coordinación de la
gestión del Servicio de Gobierno Interior.
 Para el cumplimiento de sus funciones el Ministerio del Interior cuenta con dos Subsecretarías,
a saber: La Subsecretaría del Interior y la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo,
cuyas funciones son las siguientes:

Subsecretaría de Interior

Colaborar con el Ministro del Interior en materias de Gobierno y Administración Interior del Estado y
en la aplicación de las políticas internas orientadas a mantener el orden público, la seguridad y la paz
social, así como ejercer, especialmente, una supervisión en materias de programas sociales de su
competencia y en la adecuada aplicación de las políticas de migración y extranjería.

Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo

Colaborar con el Ministro del Interior en materias relativas a coordinación, impulso y evaluación del
desarrollo regional, provincial y comunal; en las funciones de modernización y reforma administrativa a
que se refiere el artículo 12 de la Ley Nº 18.201, complementadas por el artículo 16 de la Ley Nº 18.993
y en las de estudio, apoyo técnico y administración derivadas de ellas.

 Funciones de las Entidades Dependientes o Relacionadas

Oficina Nacional de Emergencia
 Planificar, coordinar y ejecutar, en el nivel nacional, las actividades destinadas a prevenir o
solucionar los problemas derivados de grandes calamidades públicas y de catástrofes naturales
o provocadas por el hombre.
 Capacitar a la población para afrontar los problemas creados por catástrofes y recuperar la
normalidad, si ella es alterada, en el plazo más breve.
 Coordinar los recursos humanos y materiales, tanto de los organismos públicos como privados,
y también las operaciones que deban ejecutarse al ocurrir una emergencia nacional.
 Instruir a las autoridades regionales sobre medidas preventivas u operativas frente a las
variables de catástrofe.

Servicio Electoral
 Supervigilar y fiscalizar a los organismos electorales establecidos en la
Ley Nº 18.556, y velar por el cumplimiento de las normas electorales,
debiendo denunciar ante la autoridad que corresponda a las personas
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que la infringiesen, sin perjuicio de las acciones legales que
correspondan.
 Formar y mantener un boletíndenominado Padrón Electoral, ordenado computacionalmente,
el que contendrá la nómina alfabética de las personas habilitadas para ejercer el derecho a
sufragio en los procesos electorales y plebiscitarios.
 Formar y mantener un registro alfabético de las personas a quienes se haya suspendido el
derecho a sufragio y de quienes hayan perdido su calidad de ciudadanos, de conformidad con lo
dispuesto en los artículos 16 y 17 de la Constitución Política de la República.
 Adoptar y aplicar las medidas administrativas pertinentes para llevar a cabo el proceso de
inscripción electoral en todo el país.
 Formar y mantener el Archivo Electoral General y el Registro de Partidos Políticos establecidos
por la Ley Orgánica Constitucional Nº 18.603, de 1987.
 Coordinar su acción con los organismos internacionales afines para el intercambio de
experiencia en los campos de la planificación, capacitación y oportuna entrega de ayuda en
catástrofes.

Dirección de Seguridad Pública e Informaciones

Servicio Público descentralizado, de carácter directivo, técnico y especializado, cuyo objetivo
principal es servir de órgano coordinador de la información relacionada con el orden público, la
seguridad pública interior y con las apreciaciones de inteligencia.

Gobiernos Regionales

Servicio público descentralizado, donde está radicada la administración superior de las regiones del
país. Tienen por objeto el desarrollo social, cultural y económico de ellas. Para el ejercicio de sus
funciones gozan de personalidad jurídica de derecho público, patrimonio propio y están investidos de
las atribuciones que la ley les confiere.

Ministerio de Relaciones Exteriores
 Funciones
 Planificar, dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y dar a conocer la política exterior que formule
el Presidente de la República.
 Coordinar las actividades de los distintos ministerios y organismos públicos en aquellos asuntos
que incidan en la política exterior.
 Intervenir en todo lo relacionado con la determinación y demarcación de las fronteras y límites
del país, así como en las cuestiones que atañen a sus zonas fronterizas y a sus espacios aéreos,
marítimos y a la política antártica en general.
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Funciones de las Entidades Dependientes o Relacionadas

Dirección General de Relaciones Económicas Internacionales

Asesorar al Ministerio en materias económicas internacionales y ejecutar la acción económica en el
exterior.

Dirección Nacional de Fronteras y Límites del Estado

Instituto Antártico Chileno
 Planificar y coordinar las actividades científicas y tecnológicas que organismos del Estado y del
sector privado, debidamente autorizados por el Ministerio, lleven a cabo en la comuna
Antártica.
 Coordinar la participación de Chile en las actividades científicas internacionales que se realicen
en la Antártica, en virtud de lo dispuesto en el Tratado Antártico de 1959.
 Asesorar al Gobierno e intervenir en todo lo que se refiere a los límites internacionales de Chile
y sus fronteras.

Ministerio de Defensa Nacional
 Funciones
 Además de las funciones generales según lo dispone el artículo 19 de la Ley Orgánica
Constitucional de Bases de la Administración del Estado, el Ministerio de Defensa Nacional
cumple la tarea de ser es el órgano superior de colaboración del Presidente de la República en
las funciones de gobierno y administración del sector de la Defensa Nacional. La Constitución
Política de la República, en su Capítulo X lo define como el Ministerio encargado de la Defensa
Nacional.

 El Ministro de Defensa Nacional, como representante del Presidente de la República, es el jefe
inmediato de las Instituciones que integran las Fuerzas Armadas (FF.AA.) y las Fuerzas de Orden
y Seguridad Pública (FF.OO. y S.P.) y de los demás organismos dependientes de su Ministerio.
 Para el cumplimiento de lo anterior, el Ministerio está constituido por las subsecretarías de
Guerra, Marina, Aviación, Carabineros e Investigaciones. Además para efectos de trabajo,
coordinación y asesoría en materias militares, cuenta con el Estado Mayor de la Defensa
Nacional (EMDN). Complementariamente, dispone del apoyo y asesoría de la Junta de
Comandantes en Jefe (JCCJJ) y del Consejo Superior de Defensa Nacional (CONSUDENA).
Además están subordinadas al Ministro, a través de la Subsecretaría de Guerra, la Dirección
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General del Movilización Nacional (DGMN) y, a través del Estado Mayor de la Defensa Nacional
(EMDN), la Academia Nacional de Estudios Políticos y Estratégicos (ANEPE).
 Por otra parte, dependen del Ministerio de Defensa, las instituciones de las Fuerzas Armadas, o
sea el Ejército, la Armada y Fuerza Aérea de Chile. Las instituciones encargadas del Orden y
Seguridad internos, Carabineros de Chile y la Policía de investigaciones, también dependen del
Ministerio de Defensa Nacional, pero su control operativo está radicado en el Ministerio del
Interior.

Funciones de las Entidades Dependientes o Relacionadas

Además de sus funciones propias y connaturales en el ámbito de la seguridad nacional, las
instituciones realizan las siguientes tareas complementarias que van en beneficio de la ciudadanía y del
desarrollo socio-económico del país.

Instituciones de las Fuerzas Armadas
Ejército de Chile

 Contribuir a garantizar, en forma permanente, la integridad territorial y la soberanía del país
mediante una eficiente preparación y el correcto empleo de sus potenciales humanos y
materiales.
 Participar en la preservación de la seguridad de las fronteras terrestres de toda acción
provocada desde el exterior y, en conformidad con la ley, en aquellas tareas de mantención del
orden público durante los estados de excepción que le competen, a objeto de dar estabilidad al
desenvolvimiento nacional, asegurar la normalidad ciudadana y el libre ejercicio de sus
instituciones fundamentales.
 Contribuir con los recursos que le son asignados, a posibilitar el Bien Común y el desarrollo de
toda la Nación.

Armada de Chile
 Contribuir al incremento de las actividades marítimas tanto
comerciales como deportivas, tendientes a un mejor
aprovechamiento de los recursos potenciales del país en este rubro.
 Mantener el sistema de seguridad para la navegación y materializar el
rescate de embarcaciones y tripulantes en nuestro mar territorial o
fuera de él cuando es requerido.
 Prestar servicios a usuarios nacionales y extranjeros en todas las
especialidades de la ingeniería naval y fomentar la construcción e
investigación en esta área.
19

 Realizar
acciones tendientes a inculcar en la ciudadanía valores permanentes
relacionados con los intereses marítimos nacionales.

Fuerza Aérea de Chile
 Materializar el enlace aéreo en zonas aisladas o de difícil acceso del
territorio nacional mediante el transporte de carga y de pasajeros.
 Fomentar la industria aeronáutica y la investigación en esta área, a la
vez que prestar sus servicios especializados a los requirentes
extrainstitucionales en cualquiera de las especialidades de la ingeniería que le son propias.
 Contribuir al mejoramiento de los servicios meteorológicos y de ayuda a la navegación aérea
con el objeto de entregar un servicio cada vez más eficiente y seguro a los usuarios.
 Realizar acciones de apoyo a la comunidad, a través del Servicio Aéreo de Rescate.

Instituciones de las Fuerzas de Orden y Seguridad

Carabineros de Chile
 Resguardar la vida y bienes de las personas.
 Establecer el orden público, hacer practicar los actos de instrucción y las órdenes decretadas
por las autoridades judiciales y administrativas competentes.
 Crear en las personas la adecuada predisposición para la consciente observancia del
ordenamiento jurídico vigente.
 Proporcionar colaboración e informaciones de utilidad e interés prácticogeneral.
 Dar apoyo oportuno a la comunidad nacional en situaciones de emergencia.

Policía de Investigaciones de Chile
 Colaborar con la administración de justicia, dando cumplimiento a las resoluciones judiciales,
acatar las órdenes de las autoridades administrativas en los actos que intervengan como
tribunales especiales, y dar cumplimiento a otras funciones que le encomienden las leyes.
 Contribuir al mantenimiento de la tranquilidad pública, mediante la investigación de delitos, la
prevención y el combate de la delincuencia y del terrorismo.
 Controlar el ingreso y salida de personas del territorio nacional.
 Fiscalizar la permanencia de extranjeros en el país.
 Prevenir e investigar el tráfico de estupefacientes y su consumo.
 Representar a Chile como miembro de la Organización Internacional de la Policía Criminal
(INTERPOL)

Organismos Dependientes o Relacionados
Estado Mayor de la Defensa Nacional

 Realizar todo trabajo o estudio que determine el Ministro de
Defensa Nacional; aquellos acodados por el Consejo Superior de
Seguridad Nacional, por la Junta de Comandantes en Jefe y que
tengan relación con la Seguridad Nacional, preparación y empleo
de las Fuerzas
 Armadas, ya sea en tiempo de paz, de crisis o en caso de conflicto
bélico.
 Preparar y mantener actualizados los Documentos Primarios y los Documentos Secundarios,
referidos a la Seguridad Nacional y a la Defensa Nacional.
 Realizar, en coordinación con la Dirección General de Movilización Nacional, todo trabajo o
estudio relacionado con la movilización nacional que disponga el Consejo Superior de Seguridad
Nacional.
 Coordinar la ejecución de las funciones y tareas conjuntas que deban realizar las Instituciones
de las Fuerzas Armadas.
 Coordinar con Carabineros y Policía de Investigaciones a través del Ministerio del Interior de
acuerdo con la normativa nacional, las actividades relacionadas a la Seguridad Interior del país.

Fábricas y Maestranzas del Ejército

Tiene por misión la fabricación y mantenimiento de elementos bélicos para satisfacer las necesidades
de la Defensa Nacional, en general, y del Ejército, en particular. Para cumplir con tal propósito, la
empresa FAMAE puede constituir o formar parte de sociedades públicas o privadas, como asimismo
fabricar y comercializar maquinarias, herramientas y artículos de uso industrial.
Dirección General de Movilización Nacional

La DGMN es el organismo asesor y de trabajo del Ministro de Defensa Nacional en todas las
actividades y materias relativas a reclutamiento y movilización, control de armas y explosivos, control
de artes marciales, control de tiro ciudadano y control de armas químicas y
biológicas.

Defensa Civil de Chile

 Desarrollar actividades de preparación y alistamiento de sus
recursos humanos y materiales para los fines de la defensa
nacional, seguridad interior del Estado y apoyo a la comunidad.
21

 Colaborar en las medidas preventivas destinadas a paliar los efectos causados por catástrofes
de diversa naturaleza que afecten a la población civil.

Academia Nacional de Estudios Políticos y Estratégicos

La ANEPE, cuya misión es acrecentar en el país, a través de la investigación, la docencia y la extensión
académica, los niveles de conocimiento y comprensión de las materias propias de la Seguridad y
Defensa Nacional, considerando su interacción con el Desarrollo Nacional. Para ello, no sólo imparte
docencia a Oficiales de las Fuerzas Armadas sino también a profesionales de los más altos niveles de la
Administración Civil del Estado, a través de una amplia gama de cursos destinados a optimizar su
capacitación en materias asociadas con la seguridad, el desarrollo y la defensa nacional.

Instituto Geográfico Militar

 Representar oficialmente al Estado en todo lo que se refiere a la geografía, levantamiento y
confección de cartas del territorio nacional.
 Revisar y aprobar todo trabajo de levantamiento o de cartografía que le encomiende el
Gobierno, en cuyo caso los originales y antecedentes técnicos correspondientes a las
operaciones ejecutadas pasan a formar parte del archivo y documentación técnica del Instituto.

Obispado Castrense de Chile

El Obispado Castrense de Chile, tiene como preocupación principal velar por la atención espiritual de
los integrantes y familiares de las ramas de las Fuerzas Armadas. Para ello se organiza en Vicariatos
Castrenses (uno por cada rama), siendo Chile una de las primeras naciones del mundo y la primera en
América, donde la Santa Sede erigió un Vicariato Castrense para la atención religiosa de los hombres
de armas.

Cuerpo de Veteranos de la Guerra del Pacífico

Brindar ayuda asistencial a los descendientes de los veteranos de la Guerra de 1879, conforme a la
regulación vigente.

Ministerio Público Militar

Organismo encargado de velar por la defensa, ante los Tribunales Militares
de tiempo de paz, del interés social comprometido en los delitos de
jurisdicción de aquellos y, en especial, del interés de las instituciones de la
22

Defensa Nacional.

Astilleros y Maestranzas de la Armada

 Reparar y carenar las unidades navales de la Armada.
 Atender la reparación y carena de naves nacionales y extranjeras, fabricar y reparar artículos
industriales para fines de seguridad nacional y construir naves para la Armada y para terceros.
 Efectuar trabajos a las unidades y reparticiones terrestres de la Armada y de las Instituciones de
la Defensa Nacional.

Servicio Hidrográfico y Oceanográfico de la Armada de Chile

 Proporcionar los elementos técnicos y la información y asistencia técnica destinada a dar
seguridad a la navegación en las vías fluviales y lacustres y dentro de las aguas interiores y mar
territorial chileno y en la alta mar contigua al litoral chileno.
 Constituir el servicio oficial técnico y permanente del Estado, en
todo lo que se refiere a la hidrografía, levantamiento
hidrográfico marítimo, fluvial y lacustre, cartografía náutica,
confección y publicación de cartas de navegación de aguas
nacionales, oceanografía, planificación y coordinación de
todas las actividades oceanográficas nacionales, relacionadas
con investigaciones físico- químicas, mareas, maremotos,
geografía náutica, navegación, astronomía, señales horarias
oficiales, y aerofotogrametría aplicada a la carta náutica.
 Contribuir mediante la investigación al desarrollo y fomento de otras actividades nacionales e
internacionales afines que sean de interés para el país, y proporcionar las informaciones
científicas necesarias, salvo aquellas que el Instituto Hidrográfico estime reservadas.

Empresa Nacional Aeronáutica de Chile

 Diseñar, construir, fabricar, comercializar, vender, reparar y transformar cualquier clase de
aeronaves, sus piezas o partes, repuestos y equipos aéreos o terrestres asociados a las
operaciones aéreas, ya sean estos bienes de su propia fabricación, integrados o de otras
industrias aeronáuticas, para la Fuerza Aérea o para terceros.
 Efectuar estudios e investigaciones aeronáuticos o encargarlos a terceros.
 Otorgar asesorías y proporcionar asistencia técnica.

Servicio Aerofotogramétrico de la Fuerza Aérea de Chile

 Satisfacer las necesidades de aerofotogrametría y de técnicas afines de la Institución y demás
organismos de la Defensa Nacional.
 Sin perjuicio de las actividades mencionadas este Servicio, a petición de entidades fiscales,
semifiscales, autónomas, municipales o particulares, podrá ejecutar directamente o con
intervención de otras entidades o empresas, cualquiera de los trabajos propios de su
especialidad.
 Efectuar cursos regulares a estudiantes universitarios.

Dirección General del Territorio Marítimo y Marina Mercante

 Velar por la seguridad de la navegacióny por la protección de la vida humana en el mar,
controlando el cumplimiento de las disposiciones nacionales e internacionales sobre estas
materias.
 Cautelar los intereses marítimos con el propósito de contribuir al poder marítimo de la Nación.

Dirección General de Aeronáutica Civil

 Supervigilar el cumplimiento de las leyes y reglamentos sobre navegación aérea.
 Dirigir y fomentar las actividades de aviación civil, en su aspecto técnico.
 Controlar el tránsito aéreo en el territorio nacional.
 Velar por la seguridad de la navegación aérea.
 Administrar y dirigir los aeropuertos y aeródromos públicos y los servicios destinados a la ayuda
y protección de la navegación aérea.

Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción
 Funciones
 Formular y efectuar el seguimiento de las políticas orientadas a
generar un crecimiento sostenido, con progresiva equidad en
la distribución de sus frutos.
 Este Ministerio cuenta con dos subsecretarías: Subsecretaría de Economía, Fomento y
Reconstrucción, y Subsecretaría de Pesca, cuyas atribuciones son las siguientes:

Subsecretaría de Economía Fomento y Reconstrucción

 Formular las políticas orientadas al fomento de la actividad productiva del país. En particular,
diseñar un plan general de política comercial y adoptar las medidas que estime convenientes
para la mejor orientación, coordinación, fomento y desarrollo del comercio interno y externo.
 Cumplir con las disposiciones legales vigentes sobre la Ley de Propiedad Industrial en relación
con las patentes de invención, marcas y modelos industriales.
 Fomentar el sistema de organización de cooperativas en sus distintas formas.
 Fijar los precios y tarifas de algunos servicios básicos, tales como los suministros de energía
eléctrica, agua potable y otros que tengan el carácter de monopolios naturales.
 Llevar el registro de asociaciones gremiales y fiscalizar sus actividades.
 Llevar el registro de Martilleros Públicos y fiscalizar sus actividades.

Subsecretaría de Pesca

 Promover el desarrollo del sector pesquero nacional,
asegurando la conservación de los recursos hidrobiológicos bajo
la jurisdicción nacional, y orientar la iniciativa privada para el
desenvolvimiento eficiente de las actividades pesqueras
productivas.
 Planificar y coordinar la política pesquera nacional.
 Pronunciarse, mediante resolución, sobre solicitudes de
permisos de pesca de buques nacionales o extranjeros.
 Ejecutar y evaluar los planes de manejo de las principales pesquerías nacionales.
 Elaborar indicadores sectoriales para impulsar el desarrollo de las actividades pesqueras y de
acuicultura.
 Ejecutar acciones de difusión y extensión pesquera.
 Formular y proponer acciones de orientación y coordinación de las actividades de desarrollo y
fomento de la Pesca Artesanal.

Objetivos de la administración publica

Las empresas públicas son creadas mediante decretos presidenciales para la realización de diversas
actividades, estas son financiadas principalmente por el Estado y por las ganancias que las mismas
obtienen de la explotación de algún producto. Los resultados obtenidos por dichas empresas no se van
a medir por el monto de dinero ganado, sino por la calidad del servicio que se está prestando.

Este tipo de empresas se encuentran bajos las leyes de función
pública por lo tanto los empleados de dichas empresas se deben
regir por lo que la ley para la empresa pública establece. Estas son
sometidas a controles fiscales realizados por los organismos
competentes (contralorías) creados para este fin, estos verifican que
el dinero proveniente de los fondos públicos vaya destinado a los
requerimientos más urgentes de la población, es decir que las
contralorías velan por el buen desempeño de las empresas públicas.

El principal objetivo de la empresa pública es buscar el bien común
de la colectividad en general es por ello que los costos de producción pasan a un segundo plano si el
servicio a ofrecer es de alta calidad, a diferencia de la empresa privada cuyo objetivo primordial es el
crecimiento de las ganancias y expansión en los diferentes mercados de la economía.

La empresa pública tiene cuatro objetivos claros y diferenciados que debe alcanzar para considerarse
que ha tenido éxito. Y esos son los siguientes:

 Distribución de la renta en efectos positivos.
 Efecto macroeconómico.
 Ser eficiente económicamente.
 Ser rentable.
Una empresa pública debe tener claro cuál es el objetivo social
que pretende cubrir, ya que esa es su meta, cubrir una necesidad
o solucionar un problema en la comunidad que solo una empresa
pública puede solventar. También debe conocer que se le dará de
vuelta por esa prestación que va a realizar a la sociedad y cómo
se van a medir los logros de dicha empresa que se va a poner en
marcha.

11.- Organización Privada

Son aquellas organizaciones que pertenecen a inversionistas
privados, por lo general estas organizaciones son conformadas
por un conjunto de socios, aunque existen casos donde la
propiedad total de la empresa es de un solo inversionista. Estas
empresas por lo general suelen ser la el pilar fundamental de la
26

economía de una país y trabajan en paralelo a las empresas estatales (públicas).

Por un lado, se considera empresa privada a una sociedad mercantil que es propiedad de un pequeño
número de individuos. Un número limitado de acciones se dividen entre los propietarios de acuerdo
con la inversión o aportes a la sociedad.

La otra concepción de empresa privada es aquella sociedad que es propiedad de inversores privados
no gubernamentales. Representan el tejido del sistema productivo privado que en conjunto con la
inversión pública o gubernamental mueven la economía de un país.

Estructura de la administración privada

Por lo general se distinguen cuatro modelos de estructura para empresa:

a) Estructura jerárquica:

El jefe tiene autoridad sobre los subordinados. Esto garantiza la eficacia de la gestión por que asegura
la autoridad de mando y evita la confusión de responsabilidades. Es el principio de la unidad de
dirección.

b) Estructura funcional:

En este tipo de estructura la unidad de mando se rompe, a un nivel dado, cada persona que
interviene puede recibir mandos de distintas autoridades; cada una de las cuales asume una función
diferente. Este tipo de estructura da lugar a problemas de coordinación. Es el principio de
especialización de tareas.

c) Estructura staff and line:

A los responsables operacionales, que tienen autoridad
sobre sus subordinados, se les da unas células de estado
mayor, el staff. Estas células están compuestas por expertos
que podrán proponer y sugerir, pero no deciden ni
conducen ninguna operación. Es el principio de las dos
líneas, que trata de conjugar las ventajas de la autoridad
jerárquica y de la competencia funcional.

d) Estructura por objetivos:

Es una estructura descentralizada por departamentos autónomos. Los jefes de estos departamentos
negocian los objetivos y asumen la responsabilidad por los resultados. Es el principio de
la dirección por objetivos, la responsabilidad va por departamentos y la
estructura es de tipo descentralizada.

Administrador/a

Un administrador es aquella persona dentro de la empresa que soluciona
problemas, mide recursos, planea su aplicación, desarrolla estrategias,
efectúa diagnósticos de situaciones; exclusivos de la organización a la que pertenece.

A un administrador se le puede enseñar lo que debe de hacer para llevar
a cabo el proceso administrativo, pero eso no lo capacitara efectivamente
para hacerlo en todas las organizaciones.

Gerente

La “gerencia” se trata de un cargo o posición dentrode la organización de una institución o empresa.
El gerente es una persona que se encuentra a cargo de la coordinación o dirección de las actividades
y funciones de una parte, de un departamento, sector o grupo de trabajo.

Existen posiciones de subgerentes intermedios en las organizaciones que son de mayor tamaño. Por
ejemplo, existen gerentes de marketing, gerente de finanzas, gerentes de sección, gerentes de local,
gerentes de proyecto, gerente administrativo, y demás.

Funciones de la administración privada

La empresa en una economía de mercado cumple con las siguientes funciones
generales:

a) Organiza y dirige básicamente el proceso de producción, si bien, a veces, se le marcan o regulan
ciertos aspectos y líneas de actuación de su actividad por los organismos estatales de planificación y
dirección económica.
b) Asume ciertos riesgos técnico-económicos inherentes a la anterior función, riesgos que se matizan
por los principios de responsabilidad y control de la empresa.
28

El riesgo se ve atenuado, entre otras, por las causas siguientes:

1. El progreso de las técnicas de gestión, permitiendo mejorar la planificación, programación,
presupuestación y control.
2. La posición de privilegio de la empresa en el mercado.
3. La dispersión del riesgo al aplicar los fondos financieros a explotaciones diversificadas.
4. La constitución de empresas multinacionales, así como acuerdos y conciertos de actuación con las
mismas.

El desarrollo de la actividad empresarial supone el desempeño de numerosas tareas, muchas de las
cuales se han convertido en campos especializados del conocimiento. A estas áreas de trabajo
especializadas también se les suele denominar “funciones empresariales”.

 LA DIRECCIÓN DE EMPRESAS: Define los objetivos, los recursos y
la organización de la empresa a largo, medio y corto plazo.
 LA GESTIÓN ECONÓMICA Y FINANCIERA: Se encarga de los temas
relacionados con la contabilidad, las finanzas y los temas fiscales.
 LA COMERCIALIZACIÓN: Entre otras cuestiones se dedica a la
investigación de mercados, la gestión de ventas y el marketing.
 LA DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN: Que diseña el producto, el proceso para realizarlo, y controla
la calidad de los materiales y procesos utilizados.
 LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS: Que se encarga, entre otras cuestiones, de
seleccionar y formar al personal y de las relaciones laborales.

Cada empresa las define y las lleva a cabo de una forma determinada. Así, en una empresa pequeña,
puede que una persona absorba varias funciones (por ejemplo, el gerente de una pequeña empresa
puede asumir las funciones de dirección y la gestión económica y financiera.

Objetivos de la administración privada

 Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección.
 Sirven de guía para la formulación de estrategias.
 Sirven de guía para la asignación de recursos.
 Sirven de base para la realización de tareas o actividades.
 Permiten evaluar resultados al comparar los resultados
obtenidos con los objetivos propuestos y, de ese modo, medir la eficacia o productividad de la
empresa, de cada área, de cada grupo o de cada trabajador.
 Generan coordinación, organización y control.
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 Generan participación, compromiso y motivación y, al alcanzarlos, generan satisfacción.
 Revelan prioridades.
 Producen sinergia.
 Disminuyen la incertidumbre.

Clasificación de la empresa privada

Según la actividad económica que desarrolla:

- Del sector primario, es decir, que crea la utilidad de los bienes al obtener los recursos de la
naturaleza (agrícolas, ganaderas, pesqueras, mineras, etc.).
- Del sector secundario, que centra su actividad productiva al transformar físicamente unos
bienes en otros más útiles para su uso. En este grupo se encuentran las empresas industriales y
de construcción.
- Del sector terciario (servicios y comercio), con actividades de diversa naturaleza, como
comerciales, transporte, turismo, asesoría, etc.

Según La Forma Jurídica:

- Empresas individuales: Si solo pertenece a una persona. Esta responde frente a terceros con
todos sus bienes, tiene responsabilidad ilimitada.
- Empresas societarias o sociedades: Generalmente constituidas por varias personas.

Según su Tamaño:

- Microempresa Si posee menos de 10 trabajadores.
- Pequeña empresa: Si tiene menos de 50 trabajadores.
- Mediana empresa: Si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores.
- Gran empresa: Si posee más de 250 trabajadores.

Según el Ámbito de Operación:

- Empresas locales
- Regionales
- Nacionales
- Multinacionales

Según la Composición del Capital:
Fuente: (https://encolombia.com/economia/empresas/definicionyclasificaciondelaempresa/)

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https://encolombia.com/economia/empresas/definicionyclasificaciondelaempresa/

- Empresa privada: Si el capital está en manos de particulares.
- Empresa pública: Si el capital y el control está en manos del Estado.
- Empresa mixta: Si la propiedad es compartida.
- Empresa de autogestión: Si el capital está en manos de los trabajadores.

12.- Concepto de Cliente: Es toda persona física o jurídica que compra un producto o
recibe un servicio y que mantiene una relación comercial con la empresa

13.- Concepto de Usuario: Un usuario es quien usa ordinariamente algo. El
término, que procede del latín usuarius, hace mención a la persona que
utiliza algún tipo de objeto o que es destinataria de un servicio, ya sea
privado o público.

14.- Características del cliente

Características
Demográficas

Características
Sociológicas

Características
Psicológicas
Edad
Sexo
Localidad
Clase social
Nivel de ingresos
Formación
Tipos de compras que realiza
Servicios que utiliza
Frecuencia y horario de compra
Estilo de vida
Actitudes
Motivaciones
Aprendizaje o conocimiento de los productos
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15.- Tipos de clientes

16.- Documentos del proceso de gestión administrativa:

Para realizar los procesos administrativos, se requiere conocer y manejar distintos tipos de
documentos que se utilizan comúnmente en empresas e instituciones.

Documentos Escritos:

A continuación analizaremos algunos de los documentos escritos más utilizados en el día a día de
la actividad empresarial:

A. CARTAS

Se dirigen a otras empresas o a particulares, que pueden ser clientes, trabajadores,
proveedores, empresas, etc.

a. Carta comercial: Constituida por tres partes.

1) Encabezamiento: En la parte superior de la carta. Contiene el membrete (nombre y
dirección del emisor), destinatario, lugar y fecha y saludo.
2) Cuerpo: Contiene una introducción, desarrollo y conclusión.
3) Cierre: Fórmula de despedida (“En espera de sus noticias le saluda atentamente.”), firma,
nombre y cargo del firmante.

b. Carta circular:

Es una carta que informa de noticias de interés y que se envía con un mismo modelo para varios
destinatarios, sólo cambia el nombre y dirección de la persona a la que se dirige. La carta irá escrita
en papel timbrado, redactada cuidadosamente, de modo que de la impresión de estar escrita sólo
para la persona a la que se envía.

c. Carta de presentación:

Es el documento que acompaña al currículum vitae, solicitando participar en un proceso de
selección. Debe causar una impresión favorable. Su objetivo es despertar el interés de la persona que
recibe la carta y puede ser:

 Autocandidatura.
 En respuesta a un anuncio.

B) MEMORÁNDUM

Es el documento medianteel cual es posible emitir un comunicado, de tal forma que se pone en
advertencia alguna decisión, se da a conocer alguna orden, o quizás para recordar acciones que se
deben de tener en cuenta. Este documento es bastante usado en los organismos dependientes
debido a que tienen la capacidad de ser documentos flexibles, prácticos, breves y directos.

Se considera que estos documentos son los más usados en área de la administración pública, ya
que poseen las características de un oficio y la capacidad de que la comunicación externa e interna
puedan ser notificadas mediante este escrito. El área de difusión de este documento solamente
puede ser de carácter interno, ya que como se sabe el único ambiente donde se difunde y circula es
dentro de la institución o de la empresa.

La persona que tiene la capacidad de poder firmar los memorandos son aquellos que son parte de
una institución o de una empresa, sin hacer ninguna clase de distinción jerárquica. Las partes para
poder redactar un correcto memorando son:

Lugar y fecha.
Código.
Destinatario.
Asunto.
Cuerpo.
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Despedida o antefirma
Firma y posfirma.
Suscribir Con Copia o "C.C".
Pie de página.

Ciertas veces se recomienda incluir además las siguientes partes en este documento:

 Membrete.
 Nombre del año.
 Referencia.
 Sello.
 Anexo.
 Redacción del texto.

Se tienen dos clases de memorándum, que son el memorándum simple y el múltiple, la diferencia
radica que en el memorándum simple es usado para comunicar, remitir, solicitar o comunicar la
realización de acciones o tareas. Las características de esta clase
de memo es que es capaz de
compartir las mismas
características con el oficio
simple.

Mientras que el memorándum
múltiple es utilizado para dar a
conocer decisiones o dar
información sobre algún tema en
particular, pero en forma
simultánea y a varios destinatarios,
esta clase de documento también
es conocido con el nombre de
memorándum circular.

C. INFORMES

Es un documento que se elabora a
petición de una persona,
departamento o entidad. Contiene una
exposición detallada y ordenada de
35

hechos o actividades. Existen diferentes tipos de informes:

A. INFORME DESCRIPTIVO O EXPOSITIVO:

Se limita a relatar unos hechos de forma objetiva. Ejemplo: Informe sobre un accidente de trabajo
ocurrido en la empresa.

B. INFORME VALORATIVO:
Junto al análisis de los hechos da una visión personal, incluyendo recomendaciones y terminando
con una conclusión. Ejemplo: Informe que aportan los representantes de los trabajadores sobre la
necesidad o no de realizar un despido colectivo.

C. INFORME DEMOSTRATIVO:
Refleja la constatación de unos hechos y su prueba. Informe sobre la investigación de unos hechos
concretos.

D. INFORME TÉCNICO:
Debe primar la concreción de ideas y la recolección
de resultados.

¿Qué es un informe técnico? El informe técnico se trata de un
documento en el que se expone de forma clara y concisa,
aunque detallada, el desarrollo y resultados de un proyecto o
trabajo. Es esencial que pueda asimilarse el objetivo de forma
rápida y comprensiva.

Algunas de las características de un informe técnico son

 Como está enfocado a que sea leído por otras personas y no solo por nosotros mismos,
debemos tener en consideración a quién va dirigido.
 Deberá ser un escrito claro, sencillo y conciso.
 Una buena organización y una estructura adecuada también facilitarán su lectura.

Los datos que se proporcionen tienen que ser exactos y de manera que puedan demostrarse de
forma simple. La estructura de un informe técnico está compuesta por estos apartados, como mínimo:

1. Portada.
2. Un resumen del texto.
3. Índice.
4. Glosario de símbolos o términos técnicos, en caso de que fuese necesario
5. Una introducción.
6. Desarrollo del cuerpo del texto.
7. Conclusiones.
8. Los anexos que se necesiten.
9. La bibliografía consultada.

D. AVISO

Es una comunicación breve, directa y concreta que informa al personal de la empresa de alguna
noticia o advertencia.

Debe ir fechado y firmado por la persona que lo emite. Ejemplo:

AVISO

Se pone en conocimiento de todos los trabajadores que, con
motivo de la alarma social creada por la gripe A, el próximo día 4 de
Noviembre, se va a realizar una jornada de vacunación en el
centro y horario de trabajo, para todos aquellos que así lo deseen.
Burgos, a 28 de octubre de 2009
Departamento de RRHH

F. PEDIDO

Es el documento que recoge los artículos que queremos comprar, así como las condiciones de
compra: Precio, forma de pago, forma de envío, plazo y lugar de
entrega.

H. RECEPCIÓN

Es la nota de entrega que firma la persona que recibe una mercancía.
Hace referencia al número de pedido.

I. FACTURA

Documento que detalla y justifica una operación de compraventa o la
prestación de un servicio, con la mención, en su caso, del número, peso o
medida, calidad y precio. Este documento es expedido por el vendedor.

Técnicas de gestión de archivos

El proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar
adecuadamente los documentos en un lugar determinado, a fin de
localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas o deterioros.
Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos
producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen
encomendadas, y que son conservados para la toma de decisiones y apoyo en la tramitación de
asuntos.

La organización de archivos es una labor fundamental para mantener unos criterios de calidad y
eficacia en el acceso a la documentación generada.

Clasificación y ordenación de los documentos

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una
estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y,
por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los
procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la
organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de
documentos. Pero, además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada
expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea
ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas
que, aunque se hallan estrechamente relacionadas, conviene
distinguir: La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida
a todos los tipos documentales y refleje la estructura dada al archivo.
Clasificar los fondos consiste en definir y concretar los grandes grupos
que forman el archivo:

a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades desarrolladas por la
asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro de éstas,
b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un mismo
procedimiento administrativo o jurídico.

Así, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por áreas de negocio y después por
tipos de servicio.

 La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio más
adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la
clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades
documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.
 La instalaciónfísica de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas
archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a través del
correspondiente código de archivo o signatura topográfica.

El cuadro de clasificación

Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se elabora un
esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la organización del
archivo. El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una
visión de conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman
(secciones) y de sus relaciones jerárquicas.

Es la herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de las operaciones de
tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos (calendario de conservación) hasta
la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario).

Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación mínimamente sólido
y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de concretar la
denominación de los distintos tipos de documentos o series documentales y determinar la jerarquía
que se pueda establecer entre ellos, para más tarde articular una estructura que sistematice los grupos
de documentos o secciones.

Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio orgánico y el
criterio funcional. Se admite comúnmente que el criterio orgánico de clasificación de un archivo, aquél
que reproduce la estructura u organigrama de la entidad productora de los documentos, es muy útil
para fondos cerrados, o bien en casos de escasa evolución organizativa. Con este sistema las series se
agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas y reflejan los departamentos o
unidades administrativas de la entidad. En el caso de las asesorías, en las que no es habitual la
existencia de departamentos y con un funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible
emplear este criterio.

En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de una empresa, es decir,
por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que permite confeccionar un cuadro más sólido y
de mayor duración. Los servicios que ofrece la asesoría a sus clientes son los elementos que se han de
tomar en consideración para clasificar los documentos. Las clases principales o más amplias pueden
establecerse a partir de las áreas de negocio y las más elementales o series documentales deben
corresponder a expedientes y otras agrupaciones de documentos que sean resultado de un
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procedimiento o trámite específico. Cada serie posee identidad propia y se relaciona
jerárquicamente con las demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los
documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro.

Para establecer un sistema de archivo homogéneo, es preciso utilizar un sistema de clasificación que
refleje las funciones de la asesoría, es decir, los servicios que ofrece a sus clientes y que son la causa de
la creación y la recepción de documentos. El criterio funcional encaja perfectamente en el marco
actual, en el que se produce una cierta atomización en la toma de decisiones y se trabaja a menudo en
equipo.

Siguiendo el sistema funcional, se puede plantear un sistema distribuido en dos grandes apartados:
 Los documentos administrativos de gestión o internos, que hacen referencia a la propia
asesoría.
 Los documentos administrativos de explotación u operativos, procedentes de los trámites que
efectúa cada asesoría en el desempeño de sus funciones y que se pueden organizar
lógicamente por clientes.

La confección de un cuadro de clasificación uniforme presenta ventajas indudables, si bien es cierto
que exige una decisión previa. Fundamentalmente, la voluntad del equipo de dirección de
implantar un sistema de gestión documental que va más allá de la estricta acción archivística, en tanto
que precisa la integración de los sistemas informáticos, la introducción de nuevos procedimientos de
organización y métodos de trabajo y la capacidad del personal para adoptar una nueva cultura
administrativa.

Las principales ventajas que reporta a una asesoría un sistema de clasificación uniforme son las
siguientes:
 Constituye la clave para la implantación de un sistema de gestión integral de la
documentación y es la base sobre la que se apoyan los otros elementos del sistema (calendario
de conservación, inventario).
 Se utiliza el mismo cuadro de clasificación para toda la documentación del archivo de
oficina.
 Facilita un manejo ágil y efectivo de la documentación administrativa de los clientes y de la
propia asesoría.
 Agiliza el acceso a los expedientes gestionados por más de una persona y simplifica su consulta.
 Facilita el intercambio de información en el seno de la asesoría, ya que se trata de un sistema
único y uniforme.
 No es preciso modificar el cuadro de clasificación cuando se produce un cambio organizativo o
la incorporación de nuevo personal.
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 Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de los
profesionales y colaboradores.
 No obstante las ventajas que presenta, la aplicación de un cuadro de clasificación uniforme ha
de superar una serie de limitaciones:
 Su implantación es lenta, tanto por la necesidad de llevarla a cabo de forma progresiva como
por el hecho de que comporta un cambio global en los procesos administrativos de la
asesoría.
 Implica un trabajo en equipo que involucra a todos los niveles jerárquicos (gerencia,
profesionales y colaboradores, personal administrativo) con el objeto de definir conjuntamente
las respectivas funciones y mantenerlas debidamente actualizadas.
 Obliga a todo el personal a un conocimiento más profundo de las tareas y las actividades que se
desarrollan en la asesoría y también del funcionamiento de las diversas áreas de negocio.
 Precisa una supervisión y actualización constantes, con el objeto de adecuar el sistema de
clasificación a las circunstancias cambiantes y evitar su obsolescencia.
 Presupone la necesidad de dotar al personal de la formación adecuada (procedimientos
administrativos, técnicas de archivo, uso de aplicaciones informáticas…)

Tipos de ordenación

Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o tipos
documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para cada serie, a partir de
las características que la definen. La ordenación va a indicar qué lugar exacto ocupa un expediente o
documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.

- La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier
documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año más
remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses
y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros
de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se
deben ordenar cronológicamente por períodos anuales.
- La ordenación alfabética suele tener como referente principal
los apellidos de una persona o la razón social de una empresa y
utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación. Es
el idóneo, por ejemplo, para series de expedientes
personales, como es el caso del personal contratado de una
empresa.
- La
ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de
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