LA HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL

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MÓDULO V: LA HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Estructura de la hoja de cálculo
	
	A
	B
	C
	1
	
	
	
	2
	
	
	
	3
	
	
	
 
 FILA COLUMNAS CELDA B2: aquí observamos resultados a partir de datos 	
 Para seleccionar celdas:
Clic en la celda que quiero seleccionar
Si quiero seleccionar más de una celda, hago clic en una de ellas y arrastro el ratón
Para seleccionar celdas no consecutivas selecciono el conjunto de celdas, aprieto la tecla CONTROL del teclado y marco las otras celdas, filas o columnas que deseo seleccionar
Selecciono los datos + copiar + pegar, en otra parte de la hoja de cálculo (basta con hacer clic en una celda
Haciendo clic en la esquina inferior derecha y arrastrando tb consigo que se copien los daros
Poniéndonos sobre los bordes de una celda nos sale una flecha blanca, arrastramos, y los datos se mueven de un sitio a otro
1.2 Tipos de datos
1.3 Formato de la hoja de cálculo. Incrustar objetos
Selección de columnas y filas
Presionamos en la parte superior o en la izquierda de la fila
Si presionamos en cuadro que hay en la parte superior de la izquierda se nos marca toda la hoja de cálculo
Variación de tamaño
Doble clic sobre la línea de una columna para que se tamaño se ajuste al texto escrito
Si movemos las flechas que tenemos entre dos columnas, al poner el ratón variamos el tamaño de las columnas
Si la columna es tan pequeña que no caben todos los dígitos, Excel nos muestra #, para indicarnos hay números ocultos
2. FÓRMULAS Y FUNCIONES
2.1 Utilización de nombres
Las funciones son procedimientos de cálculo más complejos
Diferentes funciones:
+ => sumar
- => restar
* => multiplicar
/ => dividir
^ => potencia
() => paréntesis
SUMA
SENO
PROMEDIO
VARIANZA
 (
=B3+B4*B5/B6^2
)Y muchos más
Toda formula ha de llevar un = delante: 
Para no escribirlo todo hago clic sobre la celda que quiero sumar, restar...
Si cambio el resultado de alguna de las celdas de la fórmula, se modifica el resultado automáticamente
2.2 Referencias relativas/ absolutas/ mixtas
Referencias relativas: cuando copiamos una fórmula, lo que se copia es el proceso que hace el ordenador para llegar de las celda seleccionada a aquella en la que queremos copiar la fórmula.
$ : lo ponemos delante del número o letra que no queremos que cambie, así, cuando copiamos la fórmula que contiene este símbolo, la letra o número no cambiará
Referencia mixta: H4*100/H$9, que al copiarla nos quedará como H5*100/H$9
Otro ejemplo: $H9
Referencia absoluta: lo utilizamos cuando copio en vertical y horizontal
$H$9
2.3 Vínculos
2.4 Operaciones y funciones básicas
 (
= 
nombre f (parámetro)
)Podemos insertar funciones de dos maneras:
 (
fx
)
Se inserta la función o se hace clic en la tecla , que está en la barra de herramientas
¿Qué función hay que utilizar?
 (
Funciones
) (
Categoría
)
seleccionamos la función que queremos
Se nos abre una ventana en la que tenemos que seleccionar los parámetros
Si cambias un valor de los de la tabla... en todos los cálculos se cambian los resultados automáticamente
2.5 Funciones avanzadas
Máximo: MAX en la opción de las funciones
Promedio: para calcular el promedio de una serie de valores
Contar: cuenta solo los números
Contara: cuenta todo lo que hay en las celdas seleccionadas
Contar.si: cuenta con condiciones
“>=”: superior o igual a
“<=”: inferior o igual a
“<>”: no igual a
Si
3. FORMATO DE CELDAS
Formato + Celdas + 
Tramas
Bordes
Fuentes: tipo de letra, estilo, tamaño, color de la letra...
Alineación: derecha, izquierda, centrada...
Número:
Número: no decimales fijos, entre los que podemos elegir el color de los número positivos o negativos
· H3*100/H$8
Moneda
Fecha
· mm=> 12
· mmm=> dec
· mmmm=> diciembre
· aa=> 02
· aaaa=> 2002
· d=> 9
· dd=> 09
Porcentaje
· H3/H$8 => si le damos a esta opción nos saldrá directamente el porcentage
Personalizada
· Escribimos en la barra, por ejemplo: “Palma”, d “de” mmmm “de” aaaa => y nos queda así: Palma, 1 de enero de 2002
· Ahora queremos poner los números en euros:
· 0=> nos indica que queremos que aparezca 0 cuando se encuentre en un conjunto de números
· #=> si utilizamos este símbolo quiere decir que no queremos que aparezca un 0 cuando éste aparezca en la posición en la que colocamos este símbolo
· tenemos el número 1551’08=> escribimos: #.##0,0#, ya que les 0 a la izquierda no tienen sentido
· Para poner el número de una cuenta corriente escribimos: 00000000-00
Formato + celdas + alineación + combinar celdas => se nos eliminan las barras que separan las celadas... aquí tb podemos cambiar la orientación del texto dentro de las celdas
Formato + celdas + alineación + ajustar texto => hacemos que el texto que hemos escrito y que es superior al tamaño de la celda, se adapte a la celda y se incluya todo en una
4. GRÁFICOS
4.1 Creación de un gráfico en una hoja de cálculo. Tipos de gráficos
Marcamos las columnas que queremos representar y a continuación: Insertar + Gráfico, entonces vamos seleccionando las características del gráfico
Asistente para gráficos => Paso 4 de 4 => lo podemos mantener en la misma hoja de cálculo o ponerlo en una nueva
¿Cómo eliminar cualquiera de los elementos del gráfico? => botón derecho del ratón y nos salen una serie de acciones, de las que nosotros elegimos Opciones de gráfico
Para modificar el gráfico => 
Clic en la representación => muevo el ratón y se nos separa
Otro clic y puedo mover uno a uno las porciones en un gráfico circular
Puedo cambiar los colores de las porciones o de los elementos del gráfico
Nos sale un cuadrado alrededor del círculo, si se trata de un gráfico circular:
· Hacemos clic aquí y movemos la circunferencia
· Si hacemos clic en los bordes modificamos el tamaño
 TIPOS DE GRÁFICOS:
Columnas		
Barras son los más importantes
Circular
 Lineal => muestra evoluciones de datos en el espacio y el tiempo
XY dispersión
Radial		 se utilizan en estadística
Burbujas
4.2 Creación de un gráfico independiente
4.3 Edición de un gráfico
5. IMPORTACIÓN/ EXPORTACIÓN DE DATOS A/ DESDE UNA HOJA DE CÁLCULO
5.1 Formatos de ficheros
5.2 Importación
5.3 Exportación
6. UTILIDADES DE TRATAMIENTO DE DATOS
Edición + Rellenar + Series + Lineal => para hacer progresiones aritméticas
Edición + Rellenar + Series + Geométrica => para hacer progresiones geométricas
Edición + Rellenar + Series + Cronológica
Marcamos una serie de celdas para tener un limite fijado en el que se incluirán las series, sean del tipo que sean
Cuando copiamos arrastrando, y apretamos en la esquina derecha inferior, nos sale una serie si apretamos la tecla de control antes de soltar el botón del ratón
Si copiamos los dos primeros valores no hace falta apretar control para que se continue la serie, ya que basta con copiar arrastrando
Si copiamos por arrastre un día de la semana se nos van copiando los sucesivos días, y lo mismo ocurre con los meses
Si queremos que se trate de una hora lo que vaya en progresión, hacemos lo mismo, por lo que aumenta de hora en hora
Apretando la tecla de control no nos cambian los valores, ya sean días, meses, horas...
Herramientas + Opciones + Listas personalizadas => añadimos una nueva lista con lo que queremos que se cree una nueva serie
Si marcas todas las columnas y modificas el tamaño de una de ellas se modifican todas las columnas
 Prueba lógica => compara un valor con otro valor
 (
<
 / 
>
 / 
=
 / 
>=
 / 
<=
 / 
<>
) (
Celda
) (
Celda
) (
SI
) +		 +						 +
SI => discrimina entre dos posibilidades
6.1 Ordenación
Se pueden tener hasta 3 criterios
Lista de encabezamiento => si hay títulos
Clic en cualquier celda que contenga datos
Datos + ordenar => y seleccionamos como queremos el orden
Si eliminamos la fila de los títulos hacemos lo mismo, pero entonces ordenamos con: Columna A; Columna B....
6.2 Filtros
Pueden ser de dos tipos:
Autofiltros => permiten hacer operaciones sencilla
Clic en el conjunto de datos
Datos + filtro + autofiltro
Salenunas flechas en los títulos => tienen diferentes opciones
Elegimos que es lo que queremos ver o no ver
Podemos personalizar el autofiltro: es mayor o igual a... / es igual a... o es igual a...
 (
EJEMPLO:
 queremos ver las asignaturas de 1º con nota <5, junto con las asignaturas de 2º
En cualquier punto de la hoja de cálculo escribimos las condiciones que queremos
Tenemos
 que decir qué es el curso y qué es la nota => tiene que estar escrito igual que los títulos para asegurarse
Clic en la zona que queremos filtrar
Datos + filtro + filtro avanzado
Copiamos la información filtrada a otro lado
Rango de la lista => lo que quer
emos filtrar
Rango de criterios => condiciones
Copiar a => donde queremos copiar los filtros. Basta con seleccionar una celda nada más
)
 (
CURSO NOTA
 
 
)
Filtros avanzados 
 (
EJEMPLO
: queremos ver las asignaturas de 9 créditos, las suspendidas de 1º y 2º, y t
odas las de 3º
CRÉDITOS
CURSO
NOTA
9
1
<5
2
<5
3
)
6.3 Sumar. si
Se suma lo que le digamos correspondiendo a la condición
Rango: donde encontramos los datos
Rango suma: columna en la que encontramos los datos que queremos sumar
Criterio: lo que queremos que sume... es la condición
 (
CÓDIGO
TIPO
CURSO
CRÉDITOS
NOTA
T
O
T
O
RANGO
RANGO SUMA
CRITERIO
T
Aquí apretamos la tecla de funciones y elegimos Sumar.si
)
6.4 Subtotales
Permite hacer agrupaciones
Ordenación => clic + datos + ordenar
Datos + Subtotales
7. LIBRO DE CÁLCULO
7.1 Añadir nuevas hojas
Insertar + hoja de cálculo
Para pasar de una a otra hasta hacer clic en la solapa de abajo
7.2 Eliminar
Edición + Eliminar => siempre puestos en la hoja que queremos eliminar
7.3 Cambiar nombre
Si queremos cambiar de sitio las hojas => hacemos clic abajo, donde pone hoja 1, y arrastramos al lugar en el que queremos que se quede
Para cambiar el nombre => doble clic en el nombre antiguo, y escribimos el nombre nuevo
7.4 Aritmética 3D
Trabajando con distintas hojas hemos de tener la misma estructura
Para hacer operaciones con los datos en las diferentes hojas:
Hago clic en cada una de las celdas que quiero que se sume, reste, etc.
· = enero(hago clic en la hoja de enero) B2+ febrero B2+ marzo B2+INTRO => nunca volvemos a la hoja en la queremos poner el resultado, ya que se sumaría lo que hubiera en la celda, que no suele ser nada
Utilizo las funciones
· fx + marcamos el primer número +	 + clic en la última de las hojas => así se nos marcan todas las celdas de las distintas hojas que tenemos y que queremos sumar, restar... etc
BUSCARV => busca un valor dentro de una matriz y lo pone donde nosotros le digamos
 
	
	A
	B
	C
	D
	E
	1
	ALUMNO
	GRUPO
	AULA
	NOTAS
	PROMEDIO
	2
	A
	1
	
	X
	X
	3
	B
	3
	
	X
	X
	4
	C
	2
	
	X
	X
	5
	D
	3
	
	X
	X
	6
	
	
	
	
	
	7
	
	GRUPO
	AULA
	
	
	8
	
	1
	17
	
	
	9
	
	2
	15
	
	
	10
	
	3
	12
	
	
	11
	
	
	COLUMNA 2
	
	
MATRIZ BUSCAR	lo que buscamos se pone a la derecha. Esto no hay que escribirlo
 
 (
fx
) => Búsqueda y referencia + BuscarV
 	Nos sale un cuadro como este:	
 (
Valor buscado
B2
Matriz buscar en
B8:C10
Indicador columnas
2
Ordenado
falso
Grupo que queremos buscar
allí donde buscamos el resultado
No podemos copiar lo escrito si no ponemos $, por lo que nos quedaría así: 
B$8:C&10
) 
Si cambiamos los valores de la matriz o de la tabla se cambian tb los resultados
Si tenemos intervalos en la Matriz, en ORDENADO hemos de poner Verdadero, por lo que entonces se nos buscará un valor aproximado
8. TABLAS
8.1 Tablas estáticas
8.2 Tablas dinámicas
8.3 Esquemas
9. PLANTILLAS
9.1 Ejemplos predefinidos
9.2 Creación de plantillas