NORMA IFS HPC V 1

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IFS HPC
IFS Household and
Personal Care Products
© IFS, Octubre 2009
Versión 1
Octubre 2009
Norma para auditar marcas
del distribuidor de productos de uso doméstico
y del cuidado personal
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responsabilizarse por errores, omisiones o p osible información errónea en sus publicacio-
nes, y e n particular en este documento.
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quier tipo de uso no autorizado sin el previo consentimiento expreso y p or escrito del pro-
pietario de la norma IFS. Esto es aplicable también al fotocopiado, inclusión en una base
de datos electrónica/software o r eproducción en CD-ROM.
La edición en inglés de IFS Food versión 6 e s el documento original y e n caso de duda debe
utilizarse como documento de referencia.
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Se puede contactar con IFS HPC online en:
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O por correo, fax o e mail en:
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10117 Berlin
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Oficina IFSALEMANIA | BERLIN
IFS Management GmbH
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Phone: +49(0)3072625074
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Oficina IFS FRANCIA | PARÍS
IFS Office Paris
FCD
12, rue Euler
F-75008 Paris
Phone: +33(0)144439916
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Oficina IFS ITALIA | MILÁN
IFS Office Milan
Federdistribuzione
Via Albricci 8
I-20122 Milano
Phone: +39(0)289075150
Fax: +39(0)26551169
E-Mail: ifs-milano@ifs-certification.com
Oficina IFS POLONIA |VARSOVIA
IFS Office Central & Eastern Europe
ul. Serwituty 25
PL-02-233Warsaw
Phone: +48601957701
E-Mail: marzec@ifs-certification.com
Oficina IFS BRASIL | DOURADOS
Representante IFS Brasil
Caroline Nowak
BR-79824 Dourados, MS
Phone: +55(67)81514560
E-Mail: cnowak@ifs-certification.com
Oficina IFS CHINA | HEFEI
StarFarm
Room 2301, C building,
Fortune Plaza No. 278 Suixi Road, 230041,
Hefei, Anhui, China
Phone: +86(0)5515666069
Fax: +86(0)5515681376
E-Mail: china@ifs-certification.com
asia@ifs-certification.com
Oficina IFS EEUU | ST. LOUIS
IFS North America
1610 Des Peres Road, Suite 150
USA-St. Louis, MO 63131
Phone: +13146864610
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IFS HPC
IFS Household and
Personal Care Products
Norma para auditar marcas
del distribuidor de productos de uso doméstico
y del cuidado personal
Versión 1
Octubre 2009
© IFS HPC, Octubre 2009
IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 3
AGRADECIMIENTOS
IFS agradece a los miembros del grupo de trabajo internacional IFS y a los asociados al grupo
de trabajo IFS HPC.
Miembros del Grupo Internacional de trabajo IFS:
Andrea Artoni CONAD, en nombre de ANCD (Associazione Nazionale Cooperative tra Dettaglianti), Italia
Jens Buchheim Lidl Stiftung & Co KG, Alemania
Rosannna Casciano CONAD, en nombre de ANCD (Associazione Nazionale Cooperative tra Dettaglianti), Italia
Yvan Chamielec EMC Distribution – Groupe Casino, Francia
Roberta Denatale Auchan, en nombre de Federedistribuzione, Italia
Gianni di Falco Federedistribuzione, Italia
Antonella Donato COOP, en nombre de ANCC (Associazione Nazionale Cooperative Consumatori), Italia
Gerald Erbach Metro Group Buying International GmbH, Alemania
Isabelle Formaux/
Luc Horemans Scamark-Groupement Leclerc, Francia
Cécile Gillard Kaplan Groupe Carrefour, Francia
Annegret Karsch-Keller KauflandWarenhandel GmbH & Co. KG, Alemania.
Marguerite Knefel Système U, Francia
Jan Kranghand Metro Group Buying International GmbH, Alemania
Laurence Manuel Provera Alimentarie, Francia
Dra. Angela Moritz REWE Group, REWE-Zentral-AG, Alemania
Horst Röser COOP, Suiza
Sergio Stagni COOP, en nombre de ANCC (Associazione Nazionale Cooperative Consumatori), Italia
BèatriceThiriet Auchan, Francia
Karin Voss EDEKA ZENTRALE AG & Co KG, Alemania.
Miembros del grupo de trabajo IFS HPC quienes redactaron esta norma:
Carinne Contremoulin Scamark-Groupement Leclerc, Francia
Brigitte Driaux Groupe Carrefour, Francia
Henning Eick EDEKA ZENTRALE AG & Co KG, Alemania
Christophe Legravérend Groupe Carrefour, Francia
Sergio Stagni COOP, en nombre de ANCC (Associazione Nazionale Cooperative Consumatori), Italia
IFS también se complace en agradecer a las siguientes personas:
Dra. Anna Katharina
Boertz Experta IFS
Elodie Cazelle AISE (Association Internationale de la Savonnerie, de la Détergence et des Produits
d´Entretien, Asociación Internacional de Jabones, Detergentes y Productos de manteni-
miento), Bélgica.
Franck Courtray Experto IFS HPC
Alain d´Haese FEA (Fédération Européennes des Aérosols, Federación europea de Aerosoles), Bélgica.
Sandrine Dupin COFRAC (Comité Français d’Accréditation), Francia
Sebastian Fischer-
Rombach Experto IFS HPC
Birgit Huber IKW (Industrieverband Körperpflege und Waschmittel e.V., la Asociación alemana de
Productos de aseo personal, Perfumería y Detergentes), Alemania
Martine Jouannic COSMED (L’association de la filière cosmétique), Francia
Hadjira Mezaiti EDANA (LeadingAssociation and voice of the non woven and related industries), Bélgica
Valérie Midena Experto IFS HPC
Gerald Renner COLIPA (Asociación europea de Cosméticos), Bélgica
Dr. Klaus Rettinger IKW (Industrieverband Körperpflege undWaschmittel e.V, la Asociación alemana de Pro-
ductos de aseo personal, Perfumería y Detergentes), Alemania
Valérie Séjourné AISE (Association Internationale de la Savonnerie, de la Détergence et des Produits
d´Entretien, Asociación Internacional de Jabones, Detergentes y Productos de manteni-
miento), Bélgica.
Marjam Smit SIM BV, Países Bajos
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4 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
Kevin Swoffer KPS Resources Ltd, Inglaterra.
PierreWiertz EDANA (LeadingAssociation and voice of the non woven and
related industries)
Christian Zolesi Experto IFS HPC
Equipo IFS:
Helga Barrios Vidal Technical Project Manager
George Gansner Marketing/Business Development Director
Dr. Helga Hippe Quality Assurance Management Director
Seon Kim Shop Manager
Christin Kluge Project Manager Quality Assurance
Nina Lehmann Project Manager Academy/Marketing/Communications
Stéphanie Lemaitre Technical Director
Lucie Leroy Project Manager
Clemens Mahnecke Technical Project Manager
Marek Marzec IFS Business consultant Central/Eastern Europe
Caroline Nowak IFS Representative South America
Ksenia Otto Office Manager
Sabine Podewski Project Manager Auditor Management
SerenaVenturi Project Manager
StephanTromp IFS Managing Director
Como parte del proceso de creación de la norma, se llevaron
a cabo auditorías piloto. Nos gustaría agradecer la colaboración
de las siguientes compañías:
– Eurowipes, Francia
– Mc Bride, Bélgica
– Ontex, Bélgica
– Hyodall/Nicols, Francia
– Materie Plastiche Cotti, Italia
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IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 5
Índice
Parte 1: Protocolo de auditoría
1 Historia de IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2 Antecedentes e historia de la norma IFS Household
and Personal Care Products (IFS HPC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3.1 Objetivo y contenidos del protocolo de auditoría . . . . . . . . . 12
3.2 Requisitos generalespara el sistema de gestión
de la calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
4 Tipos de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.1 Auditoría inicial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.2 Auditoría complementaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.3 Auditoria de renovación (tras caducar la auditoría anterior) 15
5 Alcance de la auditoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
6 El proceso de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
6.1 Preparación de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
6.2 Selección de la entidad de certificación – acuerdos
contractuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
6.3 Duración de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
6.4 Diseño del plan de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
6.5 Evaluación de los requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
6.5.1 Puntuación de un requisito como desviación . . . . . . . . . . . . . 22
6.5.2 Puntuación de un requisito como no conformidad . . . . . . . 23
6.5.2.1 No conformidad Mayor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
6.5.2.2 KO (Knock Out) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
6.5.3 Puntuación de un requisito como N/A (no aplicable) . . . . . 24
6.6 Determinación de la frecuencia de auditoría . . . . . . . . . . . . . 25
6.7 Informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
6.7.1 Estructura del informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
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6 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
6.7.2 Diferentes pasos en la cumplimentación del informe
de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
6.7.2.1 Diseño del informe previo de auditoría y del boceto
del plan de acción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
6.7.2.2 Cumplimentación por la compañía del plan de acciones
correctivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
6.7.2.3 Validación del plan de acción por el auditor . . . . . . . . . . . . . . 28
6.7.3 Normas adicionales relativas al informe de auditoría:
conexión entre dos informes consecutivos de auditoría
(inicial y auditoría de renovación) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
6.8 Puntuación, condiciones para la redacción del informe
y la emisión del certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
7 Concesión del certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
7.1 Plazos para la concesión del certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
7.2 Diferentes etapas en el proceso de certificación . . . . . . . . . . 30
7.3 Diferentes etapas en el proceso de certificación si se ha
evidenciado una no conformidad Mayor y se ha realizado
una auditoría complementaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
8 Distribución y conservación del informe de auditoría . . . . . 31
9 Acciones suplementarias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
10 Procedimiento de recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
11 Reclamaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
12 Propiedad y uso del logotipo IFS HPC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
13 Revisión de la Norma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
14 Evaluación de las entidades de certificación por parte
de las compañías . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
ANEXO 1:
Determinación del alcance entre IFS HPC, IFS Broker e IFS Logistics 35
ANEXO 2:
Proceso de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
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IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 7
Parte 2: Catálogo de requisitos
1 Responsabilidad de la dirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
1.1 Política corporativa/Principios corporativos . . . . . . . . . . . . . . 37
1.2 Enfoque al cliente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
1.3 Estructura corporativa y procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
1.4 Marco legislativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
1.5 Protección medioambiental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2 Sistema de Gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.1 Calidad y gestión de la evaluación del riesgo . . . . . . . . . . . . 40
2.1.1 Gestión del riesgo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.1.2 Formación del equipo de evaluación del riesgo . . . . . . . . . . 40
2.1.3 Análisis de peligros y evaluación del riesgo . . . . . . . . . . . . . . 41
2.2 Requisitos de la documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.3 Mantenimiento de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
3 Gestión de los Recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
3.1 Recursos humanos/Higiene del personal . . . . . . . . . . . . . . . . 43
3.2 Formación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.3 Condiciones de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
4 Proceso de producción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
4.1 Especificaciones de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
4.2 Materias primas (incluyendo envases, productos
semi terminados y reproceso) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
4.3 Desarrollo de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
4.4 Compras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
4.5 Normas del entorno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
4.5.1 Seguridad del lugar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
4.5.2 Exteriores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
4.5.3 Diseño y flujo del proceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
4.5.4 Edificios e instalaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
4.5.4.1 Edificios, estructuras internas y accesorios e instalaciones 50
4.5.4.2 Iluminación, aire acondicionado/ventilación . . . . . . . . . . . . . 51
4.5.4.3 Calidad del agua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
4.6 Limpieza e higiene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
4.7 Residuos/Eliminación de residuos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
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8 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
4.8 Riesgo de contaminación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
4.9 Vigilancia y control de plagas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
4.10 Recepción y almacenamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
4.11 Transporte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
4.12 Mantenimiento y reparación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.13Equipos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.14 Validación del proceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
4.15 Trazabilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
5 Medidas, análisis, acciones correctivas y gestión
de incidentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
5.1 Auditorías internas, inspecciones de la fábrica in situ . . . . 59
5.2 Control del proceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
5.3 Calibración y verificación de los equipos de medición
y vigilancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
5.4 Verificación de la cantidad (control de la cantidad/
cantidades de llenado) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
5.5 Laboratorios (laboratorios de controles de calidad)
y análisis de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
5.6 Cuarentena y liberación del producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
5.7 Gestión de las reclamaciones de las autoridades
y consumidores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5.8 Gestión de incidentes, retiradas de producto
y recuperación de productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5.9 Gestión de no conformidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
5.10 Acciones correctivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
ANEXO 1
Glosario/listado de definiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
ANEXO 2
Referencias cruzadas IFS HPC versus ISO 22716 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
ANEXO 3
Campos obligatorios a completar por el auditor . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
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IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 9
Parte 3: Requisitos para las entidades de acreditación, entidades
de certificación y auditores
Acreditación IFS HPC y proceso de certificación
0 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
1 Requisitos para los entidades de acreditación . . . . . . . . . . . . . . 73
1.1 Formación requerida para el comité de acreditación
(o persona competente) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
1.2 Competencias del evaluador de la entidad de acreditación 74
1.3 Frecuencia de las evaluaciones de las entidades
de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
1.4 Acreditación de una entidad de certificación con actividad
internacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
2 Requisitos para las entidades de certificación . . . . . . . . . . . . . 75
2.1 Proceso de acreditación Guía ISO/IEC 65 para IFS . . . . . . . . 75
2.2 Firma del contrato con los propietarios de IFS . . . . . . . . . . . 76
2.3 Decisión de la certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
2.4 Responsabilidades de la entidad de certificación relativas
a los auditores IFS HPC (incluyendo autónomos) . . . . . . . . . 77
2.5 Curso de formación IFS HPC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
3 Requisitos para los auditores IFS HPC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
3.1 Requisitos antes de solicitar la realización para los
exámenes IFS HPC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
3.2 Requisitos generales para auditores cuando solicitan
la realización de los exámenes de IFS HPC . . . . . . . . . . . . . . . 79
3.3 Proceso de examen IFS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
3.4 Ampliación del alcance para auditores IFS HPC aprobados 81
ANEXO 1
Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
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10 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
Parte 4: Confección del informe, Software AuditXpress y Portal
de auditoría IFS
0 Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
1 Redacción del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
1.1 Visión general de la auditoría (Anexo 1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
1.2 Informe de auditoría (Anexo 2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
1.3 Plan de acción (Anexo 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
1.4 Requisitos mínimos del certificado IFS HPC (Anexo 4) . . . . 85
2 Software AuditXpress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
3 El Portal de auditoría IFS y la Base de datos IFS
(www.ifs-online.eu) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
ANEXO 1
Portada del informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Primera página del informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Explicaciones relativas al informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
ANEXO 2
Informe de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Capítulo 1: Responsabilidad de la dirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Informe de las valoraciones N/A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Informe detallado de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
ANEXO 3
Plan de acción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
ANEXO 4
Certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
ANEXO
Listado de requisitos de la auditoría IFS HPC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
© IFS HPC, Octubre 2009
IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 11
Parte 1: Protocolo de auditoría
1 Historia de IFS
Las auditorías a proveedores han sido durante largo tiempo un aspecto
importante de los sistemas y procedimientos de las empresas de distri-
bución. Hasta 2003 se llevaban a cabo por sus propios departamentos
de gestión de la calidad. Varios factores han contribuido a la necesidad
de desarrollar una norma uniforme de calidad y seguridad alimentaria,
entre ellos, las demandas de los consumidores, la responsabilidad cada
vez mayor de los distribuidores, el incremento de requisitos legales y la
globalización del suministro de productos. Además, había que encon-
trar una solución para reducir el tiempo dedicado a la realización de
multitud de auditorías, tanto por parte de distribuidores como de fabri-
cantes.
Los miembros asociados a la federación alemana de la distribución
– Hauptverband des Deutschen Einzelhandels (HDE) – y su homóloga
francesa – Fédération des Entreprises du Commerce et de la Distribu-
tion (FCD) – desarrollaron una norma de calidad y seguridad alimenta-
ria para productos con marca del distribuidor, conocida como Interna-
tional Food Standard (IFS), cuyo objetivo fue permitir la evaluación de
los sistemas de calidad y seguridad alimentaria de los fabricantes,
tomando como referencia un enfoque uniforme. Esta norma es aplica-
ble a todas las etapas más allá de la producción primaria.
En 2003, HDE desarrolló y publicó la versión 3 de esta norma. En enero
de 2004, y en colaboración con FCD, se actualizó la versión 4. A lo largo
de 2005 y 2006, las asociaciones italianas de distribución mostraron
también su interés por IFS. El desarrollo de la nueva versión de IFS
Food, la versión 5, es una colaboración de tres federaciones de distri-
buidores de Alemania, Francia e Italia.
La norma IFS Foodha sido desarrollada como norma líder para la pro-
ducción de alimentos en todo el mundo.
Los objetivos básicos de International Featured Standards son:
– Establecer una norma común con un sistema común de evalua-
ción,
– Trabajar con entidades de certificación acreditadas y auditores
cualificados,
– Asegurar la comparabilidad y transparencia a lo largo de toda
la cadena de suministro,
– Reducir costes y tiempo a fabricantes y distribuidores.
© IFS HPC, Octubre 2009
12 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
IFS comenzó con la publicación de IFS Food y posteriormente desarro-
lló nuevas normas, como IFS Logistics y esta norma que nos ocupa, IFS
Household and Personal Care Products (IFS HPC).
2 Antecedentes e historia de la norma IFS
Household and Personal Care Products
(IFS HPC)
Actualmente no hay una norma internacional impulsada que esté dis-
ponible para la producción de productos de uso doméstico y del cui-
dado personal. Desde que los productos tienen un impacto directo en la
salud y seguridad, compradores y distribuidores decidieron dar una
mayor transparencia sobre la manera en qué los productos de uso
doméstico y del cuidado personal son producidos.
Para favorecer una situación en la que los fabricantes de productos de
uso doméstico y del cuidado personal acaben afrontando con satisfac-
ción un amplio rango de requisitos, los distribuidores alemanes, france-
ses e italianos, apoyados por otros distribuidores internacionales
comenzaron a desarrollar en 2006 la norma IFS Household and Perso-
nal Care Products (HPC). El propósito de esta norma y este protocolo
complementario es reducir costes y asegurar transparencia englobando
la totalidad del sistema de producción de productos de uso doméstico
y del cuidado personal.
En este momento, IFS HPC está disponible en inglés, alemán, francés,
italiano y español.
La auditoría será preferiblemente llevada a cabo en el idioma de la com-
pañía que está siendo auditada y la entidad de certificación debe hacer
todo lo posible para nombrar a un auditor cuyo idioma de trabajo prin-
cipal sea la lengua nativa de esa compañía. Si no es posible, la auditoría
debe llevarse a cabo en inglés.
Sin embargo, en todos los casos, el informe de auditoría deberá ser
escrito en inglés.
3 Introducción
3.1 Objetivo y contenidos del protocolo de auditoría
Este protocolo de auditoría describe los requisitos específicos que se
aplican a las organizaciones implicadas en las auditorías IFS Household
and Personal Care Products.
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IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 13
El objetivo de este protocolo es definir los criterios a seguir por las enti-
dades de certificación que llevan a cabo auditorías tomando como refe-
rencia los requisitos de IFS, y de acuerdo con la norma de acreditación
EN 45011/Guía ISO IEC 65. También detalla los procedimientos que
deben respetar las compañías auditadas, y aclara la importancia de la
necesidad de la auditoría.
Sólo las entidadesdecertificaciónacreditadas conformeaEN45011/Guía
ISO IEC 65 para el alcance de IFS HPC, y que hayan firmado un acuerdo
con los propietario de la norma, podrán llevar a cabo auditorías según
la norma IFS HPC y expedir certificados. Los requisitos de IFS para las
entidades de certificación se detallan en la parte 3 de este documento.
Las entidades de certificación que estén acreditadas EN 45011/Guía ISO
IEC 65 para IFS Food y/o IFS Logistics necesitarán una ampliación espe-
cífica para el alcance IFS HPC.
3.2 Requisitos generales para el sistema de gestión de
la calidad
En general, cuando se audita conforme a IFS, el auditor evalúa si los
diferentes elementos del sistema de gestión de la calidad del auditado
están siendo documentados, implantados, actualizados y mejorados de
manera continua. El auditor examinará los siguientes elementos:
– Responsabilidad del personal, autoridad, cualificación y des-
cripción del puesto de trabajo,
– Procedimientos documentados e instrucciones relativas a su
implantación,
– Inspección y ensayo: requisitos y criterios definidos de acepta-
ción y tolerancia,
– Acciones a tomar en caso de no conformidad,
– Investigación de las causas que generan las no conformidades
y la implantación de medidas correctivas,
– Análisis de conformidad de los datos de calidad y su implanta-
ción en la práctica,
– Manipulación, almacenamiento y acceso a los registros de cali-
dad, tales como datos de trazabilidad,
– Control de documentos.
Todos los procesos y procedimientos deben ser comprensibles, y el
personal responsable deberá comprender los principios del sistema de
gestión de la calidad.
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14 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
El sistema de gestión de la calidad se basa en la siguiente metodología:
– Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión
de la calidad;
– Determinar la secuencia e interacción de estos procesos;
– Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar la
operación y el control eficaz de estos procesos;
– Asegurar la disponibilidad de información necesaria para facili-
tar la operación y vigilancia de estos procesos;
– Medir, vigilar y analizar estos procesos, e implantar las accio-
nes necesarias para conseguir los resultados planificados y la
mejora continua.
4 Tipos de auditoría
4.1 Auditoría inicial
La auditoría inicial es la primera auditoría IFS HPC que se hace en una
compañía. Se lleva a cabo en fechas y horarios acordados entre la com-
pañía y la entidad de certificación seleccionada. Durante esta auditoría,
se audita a la compañía en su totalidad, tanto los documentos como los
procesos. Durante la auditoría, el auditor debe evaluar todos los requi-
sitos de IFS. En el caso de que se realice una auditoría previa, el auditor
que lleve a cabo esta auditoría será diferente del que lleve a cabo la
inicial. Además, el auditor de la auditoría inicial no deberá conocer las
conclusiones de la auditoría previa.
4.2 Auditoría complementaria
Una auditoría complementaria se requiere bajo determinadas circuns-
tancias, cuando los resultados de la auditoría (inicial o de renovación)
han sido insuficientes para permitir la concesión del certificado (ver
tabla N.º 5). Durante la auditoría complementaria, el auditor se concen-
tra en la implantación de las acciones tomadas para corregir las no con-
formidades (p.e. Mayor) que se han evidenciado a lo largo de la audito-
ría anterior. La auditoría complementaria se llevará a cabo en un plazo
máximo de 6 meses a contar desde la fecha de la auditoría anterior.
Si la no conformidad mayor está relacionada con fallo(s) en el proceso,
la auditoría complementaria no se llevará a cabo antes de 6 semanas ni
después de 6 meses a contar desde la fecha de la auditoría anterior. Para
otro tipo de fallos (p.e. documentación), la entidad de certificación es la
responsable de determinar la fecha de la auditoría complementaria.
Si la auditoría complementaria no se ha llevado a cabo después de 6
meses desde la fecha de auditoría previa, será necesaria una auditoría
completa.
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IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 15
En caso de que la auditoría complementaria no sea satisfactoria, será
necesaria entonces una nueva auditoría completa. La eliminación de las
no conformidades mayores se verificará siempre mediante una visita
del auditor a las instalaciones.
4.3 Auditoria de renovación (tras caducar la auditoría
anterior)
Las auditorías de renovación se realizan después de un cierto período
de tiempo, que se define en el momento de la concesión de certifica-
ción, pero que está relacionado con la fecha de la auditoría anterior. El
periodo en que la auditoría de renovación se lleva a cabo se muestra en
el certificado. La auditoría de renovación es una auditoría completa a la
compañía, cuyo resultado es la emisión de un certificado renovado. Se
presta especial atención a las no conformidades detectadas durante la
auditoría anterior, así como al grado de implantacióny la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas especificadas en el plan de acciones
correctivas de la compañía. La fecha de la auditoría de renovación será
calculada a partir de la fecha de la auditoría anterior, y no de la de emi-
sión del certificado.
Las compañías son las responsables demantener su certificación.Todas
las compañías certificadas IFS HPC recibirán un aviso desde el portal de
auditoría on-line IFS tres meses antes de la caducidad de su certificado.
Las entidades de certificación pueden también contactar con la compa-
ñía para fijar la fecha de la nueva auditoría. Las fechas que se hayan
fijado pueden ser anunciadas a través del portal de auditoría IFS.
5 Alcance de la auditoria
La Norma es aplicada a las marcas de distribuidor de productos de uso
doméstico y del cuidado personal que están destinados a entrar en con-
tacto con el cuerpo; directa y/o indirectamente. Esto incluye todos los
productos para consumidores y usuarios profesionales.
El alcance de los diferentes productos de la Norma IFS HPC son:
Alcance 1 Pc: Cosméticos = Productos del cuidado personal – Con-
tacto con la piel
=> Incluye todos los productos descritos en la legislación
Cosmética (p.e. champús, pasta de dientes, bandas
lubricadas de las cuchillas de afeitar, tatuajes tempo-
rales y lavables, toallitas cosméticas, maquillaje para
muñecas o niños, parches en la piel y sustancias apli-
cadas en la piel a través de parches, etc.)
© IFS HPC, Octubre 2009
16 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
Alcance 2 Hcp: Productos químicos de uso doméstico
=> Productos de limpieza y para pulir, así como produc-
tos impregnados destinados para actividades de uso
familiar o para el coche (p.e. detergentes, todos los
productos destinados para actividades de limpieza,
líquidos o toallitas, limpiadores de ventanas, etc.).
También incluye productos específicos de limpieza
p.e. productos para la limpieza de piscinas.
=> Productos y materiales que están destinados a mejo-
rar el olor del aire (p.e. sprays o aerosoles ambienta-
dores, velas, etc.)
=> Productos insecticidas.
Alcance 3 Hp: Propiedades de limpieza – Contacto con los alimentos
=> Materiales y artículos descritos en la Regulación (EC)
N.°1935/2004, que están destinadas a estar en con-
tacto con comida (p.e. tazas/tenedores/platos de plás-
tico y cartón, láminas de aluminio, productos para
“uso diario”, etc.)
=> Otra clase de materiales y artículos (p.e. esponjas, bol-
sas de plástico para el contenedor de basura, etc.)
Alcance 4 Ph: Higiene personal – Contacto con la piel
=> Productos o materiales que están destinados al cui-
dado del cuerpo, excepto productos cosméticos (p.e.
cepillos para el pelo, cuchillas de afeitar, pañuelos de
papel, algunos dispositivos médicos clase 1, pañales,
higiene femenina, pelucas, pestañas postizas, uñas
postizas, joyería, etc.)
=> Productos o materiales que están destinados a estar
en contacto con el interior de la boca (p.e. cepillos de
dientes, hilo dental, espaciadores dentales demadera/
plástico, etc.)
A los dispositivos médicos de clase 1 que se incluyen en el alcance de
IFS HPC se les ha dado la designación de alcance y se muestra en la
siguiente tabla.
Para dispositivos médicos clase 1, el proceso de esterilización no estará
auditado dentro de IFS HPC, pero el acuerdo/certificado del organismo
notificado deberá ser mostrado al auditor.
Dispositivos médicos clase 1 incluidos en el alcance IFS HPC Alcance
Vendas (todos los tipos: extensibles, elásticas, cohesivas …) Higiene Personal
Gasas clásicas + Cintas sin impregnación “medicinal” líquida Higiene Personal
Compresas (la condición “estéril” no es auditable) Higiene Personal
Productos para la incontinencia Higiene Personal
Suero fisiológico (la condición “estéril” no es auditable) Cosméticos
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IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 17
Crema adhesiva para dentaduras Cosméticos
Tabletas efervescentes para la limpieza de dentaduras
(sin propósito de desinfección)
Cosméticos
Los siguientes productos están excluidos del alcance de la Norma IFS
HPC:
– Medicamentos
– Productos de consumo oral
– Juguetes (excepto los cosméticos para juguetes)
– Lubricantes (p.e. lubricantes de motor, etc.)
– Textiles
– Productos alimenticios: vitaminas y suplementos alimenticios
– Utensilios de más de un uso tales como: platos de cerámica,
tenedores y cuchillos de acero inoxidable, etc.
– Paquetes, contenedores y materiales que están destinados a
estar en contacto con los productos. En este caso, los materia-
les de envasado son considerados como materias primas.
– Dispositivos médicos (clase mayor de 1), por ejemplo blísteres,
preservativos, etc.
– Algunos productos, que están incluidos en la legislación de
Cosmética, son excluidos del alcance de la Norma IFS HPC:
• Ropa de liberación de sustancias cosméticas,
• Chicles con fines cosméticos,
• Parches cutáneos y sustancias aplicadas con parches cutá-
neos si la sustancia modifica funciones fisiológicas (pro-
ducto medicinal).
– Dispositivos electrónicos/eléctricos
Un caso particular para dispositivos electrónicos/eléctricos
(p.e. cepillo de dientes, ambientadores, maquinillas de afeitar,
termómetros)
• Si la compañía compra las partes electrónicas, éstas son
consideradas como materias primas para la compañía y
serán producidas de acuerdo con las normas europeas (las
partes electrónicas son consideradas comomaterias primas)
• Si la compañía produce las partes electrónicas, esta activi-
dad de la compañía queda excluida del alcance.
IFS HPC no se aplica a oficinas de importación o cualquier organización
donde el producto se mantiene sin cambios, p.e. almacenados o distri-
buidos.
© IFS HPC, Octubre 2009
18 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
En caso de que los productos estén gestionados por una agencia de
corretaje, será requerida una certificación IFS Broker.
Antes de que se lleve a cabo la auditoría, el alcance de la misma deberá
haber sido definido y validado entre la compañía y la entidad de certifi-
cación. El alcance estará definido con claridad y sin ambigüedades en
el contrato entre la compañía y la entidad de certificación, así como en
el informe de auditoría y el certificado.
La auditoría es específica para la instalación en la que se lleva a cabo el
procesado del producto. Pueden darse situaciones en las que el pro-
ceso se lleve a cabo en varias instalaciones de la compañía. En este
caso, el alcance de la auditoría deberá incluir a todas ellas, haciendo
constar esta información en el informe y en el certificado.
Cuando exista una estructura descentralizada y la auditoría a una sola
instalación se muestre insuficiente para hacerse una idea exhaustiva de
las capacidades de la compañía, deberán incluirse en la auditoría todas
las instalaciones necesarias para ello. Esta situación quedará documen-
tada en el informe y el certificado.
En caso de producción externalizada, la entidad de certificación será
plenamente consciente de estos acuerdos, con el fin de determinar la
actividad requerida para cumplir con el alcance de la auditoría.
La subcontratación y externalización serán claramente descritas y espe-
cificadas tanto en el informe como en el certificado.
El alcance de la auditoría incluirá la actividad completa de la compañía
(es decir, la misma clase de producción en varias líneas para productos
bajo marca del proveedor y marcas del distribuidor) y no solo la línea
de producción para productos con marca del distribuidor. El alcance de
auditoría es acordada una segunda vez al comienzo de la auditoría, des-
pués de un análisis de riesgos inicial: esto es importante de como el
alcance puede ser modificado después del análisis de riesgo (por ejem-
plo, si una actividad más interfiere con el contemplado por el alcance
de la auditoría).
Si la empresa bajo el proceso de auditoría tiene funciones de procesa-
miento de envasado in situ, p.e. soplado, conformado o moldura, el
auditor revisará si los procedimientos deprocesado de envases son al
mismo tiempo, buenos e higiénicos procesos de fabricación, en cuanto
a los procesos de productos.
El alcance hace referencia al alcance(s) del producto auditado (ver
página anterior para los cuatro tipos de alcances).
Si, en caso excepcional, la compañía decide excluir rangos de produc-
tos específicos (líneas de producto) del alcance de auditoría, debe que-
dar claramente anotado e incluido en el informe de auditoría y en el
certificado IFS Household and Personal Care Products.
© IFS HPC, Octubre 2009
IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 19
Auditorías en compañías Multi centro
Para las compañías multi centro, en general, la entidad de certificación
tiene la responsabilidad de asegurar que todos los requisitos de IFS se
cumplen. Si algunos de los requisitos (p.e. documentación relativa a las
especificaciones) se gestionan mediante procesos llevados a cabo
desde una oficina central, se tiene que asegurar que el centro de pro-
ducción entiende el proceso y puede mostrar evidencias de cumpli-
miento (p.e. documentación). Se auditará por separado a cada centro
de producción, y cada uno dispondrá de su propio informe y certificado.
Antes de la auditoría, la entidad de certificación preparará el plan de
auditoría y la compañía facilitará toda la información necesaria para
poder auditar todos los requisitos de IFS.
6 El proceso de certificación
6.1 Preparación de la auditoría
Antes de ser auditados, la compañía estudia en detalle todos los requi-
sitos de IFS Household and Personal Care Products. La compañía es
responsable de adquirir la versión actual de la Norma. Para prepararse
para la auditoría inicial, la compañía puede llevar a cabo una auditoría
previa, cuyo único uso previsto es interno, y no puede incluir recomen-
dación alguna.
La entidad de certificación será la responsable de comunicar a los pro-
pietarios de IFS, a través del portal de auditoría IFS, la fecha prevista
para la realización de una auditoría inicial o de renovación.
6.2 Selección de la entidad de certificación – acuerdos
contractuales
Para llevar a cabo la auditoría IFS HPC, la compañía seleccionará una
entidad de certificación de entre las aprobadas para realizar este tipo de
auditorías. Sólo aquellas entidades de certificación aprobadas para IFS
HPC – las cuales deberán estar acreditadas conforme a EN 45011/Guía
ISO IEC 65 cuyo alcance incluya IFS HPC y que hayan firmado un con-
trato con IFS (ver Parte 3) – podrán llevar a cabo auditorías IFS HPC y
expedir certificados. La lista de todas las entidades de certificación
aprobadas para IFS a nivel internacional está disponible, organizada
por países, en la web www.ifs-online.eu.
Las entidades de certificación pueden disponer de un equipo de audito-
res multidisciplinares, capaces de llevar a cabo auditorías para cual-
quier tipo de categoría de productos y procesos, o bien, disponer de
auditores cuya aptitud esté limitada a determinadas categorías de
alcances de producto. La confirmación de los alcances de producto para
los cuales la entidadpuede llevar a caboauditorías seobtendrámediante
consulta con los organismos de certificación individuales.
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20 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
Deberá existir un contrato entre la compañía y la entidad de certifica-
ción, en el que se detallen el alcance de la auditoría, la duración y los
requisitos relativos al informe.
La auditoría se desarrollará preferiblemente en el idioma de la compa-
ñía y la entidad de certificación deberá hacer el máximo esfuerzo posi-
ble para asegurar que el auditor seleccionado tenga ese idioma como
lenguamaterna o lengua habitual de trabajo de la compañía. Si no fuera
posible la auditoría se llevaría a cabo en inglés.
Sin embargo, en todos los casos, el informe de auditoría será escrito en
inglés.
Es responsabilidad de la compañía verificar que la entidad de certifica-
ción seleccionada esté acreditada para llevar a cabo certificaciones
basadas en IFS HPC.
Sólo se podrán llevar a cabo auditorías combinadas en el caso de que
éstas se desarrollen de acuerdo a la misma norma de acreditación. En
caso de auditorías combinadas, los tiempos de auditoría serán ajusta-
dos para que todos los requisitos de la auditoría IFS HPC sean adecua-
damente auditados.
6.3 Duración de la auditoría
Las entidades de certificación disponen de sistemas adecuados para
estimar el tiempo mínimo necesario para la auditoría.
Se han identificado varios factores que influyen en el tiempo de audito-
ría, que están detallados en el contrato entre la compañía y la entidad
de certificación. Entre éstos:
– Tamaño del establecimiento
– Tipo de proceso de producción
– Alcance de auditoría
– Número de líneas de producción implicadas
– Número de empleados en el establecimiento
– Número de no conformidades encontradas en la auditoría pre-
via.
La experiencia demuestra que habitualmente el tiempo de auditoría
requerido es de 2 días de trabajo. Las excepciones a este requisito
deben ser detalladas por la entidad de certificación/auditor en la pri-
mera página del informe, en el campo de “perfil de la empresa”.
La auditoría in situ (excluyendo la comprobación de la documentación)
debe ocupar al menos 1/3 del tiempo total de auditoría.
© IFS HPC, Octubre 2009
IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 21
La duración de la auditoría podría ser alargada, dependiendo de los
factores arriba expuestos. Si el auditor estima que es necesario un
tiempo adicional, la duración de la auditoría se extiende.
La preparación del informe de auditoría requiere un período adicional
de aproximadamente 0.5 días.
Los requisitos arriba mencionados se aplican igualmente a las audito-
rías de renovación, que son consideradas completamente como nuevas
auditorías.
6.4 Diseño del plan de auditoría
La entidad de certificación diseña el plan de auditoría, que incluye deta-
lles relativos al alcance de auditoría y a la complejidad de la misma.
Debe ser suficientemente flexible para poder dar respuesta a las even-
tualidades que pudieran surgir a lo largo de la auditoría de certificación
in situ. El plan de auditoría deberá tomar en consideración el informe
de auditoría y el plan de acción relativos a la última auditoría de certi-
ficación. Debe especificar asimismo qué productos o gamas de pro-
ductos de la compañía se van a auditar. La compañía sólo puede ser
auditada en el momento en que esté produciendo los productos espe-
cificados en el alcance de la auditoría.
La auditoría se compone de los cinco partes siguientes:
– Reunión inicial
– Evaluación del estado de los sistemas de gestión de la calidad
y seguridad; logrados por la comprobación documental (eva-
luación del riesgo, gestión de la calidad)
– Inspección in situ y entrevistas con el personal
– Preparación final de las conclusiones de la auditoría
– Reunión final
La compañía prestará al auditor el apoyo necesario durante la auditoría.
Como parte de la auditoría, se entrevistará al personal de diferentes
niveles del organigrama. Es recomendable que los directores de la
compañía estén presentes durante las reuniones inicial y final, con el
objetivo de que se pueda hablar de las no conformidades, y se pueda
comenzar con las acciones correctivas.
El auditor que lleve a cabo la auditoría, evaluará todos los requisitos de
IFS HPC, que son relevantes para la estructura y funciones de la compa-
ñía.
Durante la reunión final, el auditor presenta todos los hallazgos y
comenta todas las desviaciones y no conformidades que se han identi-
ficado.Tal como especifica la Norma EN 45011/Guía ISO IEC 65, el audi-
tor tan solo puede facilitar una evaluación provisional del estado de la
© IFS HPC, Octubre 2009
22 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
compañía durante la reunión final. La entidad de certificación emitirá un
informe previo de auditoría y un boceto del plan de acción para la com-
pañía, que será utilizado como base para el diseño de las acciones
correctivas para las desviacionesy las no conformidades.
La dirección de la entidad de certificación sólo puede tomar la decisión
de certificación y preparar el informe de auditoría definitivo tras la
recepción del plan de acción completado. La emisión del certificado
depende de los resultados de la auditoría y del adecuado plan de acción.
6.5 Evaluación de los requisitos
El auditor evalúa la naturaleza y significado de cualquier desviación o
no conformidad. Para poder determinar si se cumple un determinado
requisito de IFS HPC, el auditor debe evaluar cada uno de los requisitos
de la Norma. Hay diferentes maneras de categorizar los hallazgos.
6.5.1 Puntuación de un requisito como desviación
En IFS HPC hay 4 puntuaciones posibles:
Puntuación con:
A: Conformidad total respecto del requisito mencionado en la Norma
B: Conformidad casi total, si bien se evidencia una pequeña desviación
C: Solo una pequeña parte del requisito ha sido implantado
D: El requisito de la Norma no se ha implantado
A cada uno de estos resultados se le asignará una serie de puntos, de
acuerdo con la siguiente tabla:
Tabla N.°1: Puntuación
Resultado Explicación Puntuación
A Conformidad total 20 puntos
B (desviación) Conformidad casi total 15 puntos
C (desviación) Se ha implantado una pequeña parte del
requisito
5 puntos
D (desviación) No se ha implantado 0 puntos
El auditor deberá explicar en el informe de auditoría todas las puntua-
ciones B, C y D.
Además de esta puntuación, el auditor puede decidir dar a la compañía
“KO” o “no conformidad Mayor” que restarán puntos del total de la
puntuación. Estas posibilidades serán explicadas en los siguientes capí-
tulos.
© IFS HPC, Octubre 2009
IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 23
6.5.2 Puntuación de un requisito como no conformidad
En la Norma IFS HPC, hay también dos tipos de no conformidades, no
conformidad Mayor y KO. Ambas implican la substracción de puntos
de la puntuación total. Si la compañía incurre en al menos una de éstas,
no se podrá conceder el certificado.
6.5.2.1 No conformidad Mayor
Una no conformidad Mayor es definida de la siguiente manera:
Una no conformidad Mayor se puede otorgar contra cualquier requi-
sito, a excepción de los requisitos KO.
Cuando existe una deficiencia sustancial en el cumplimiento de los
requisitos de la Norma, por ejemplo los requisitos legales aplicables en
los países de producción y países donde los productos serán vendidos.
También se puede otorgar una no conformidad Mayor cuando la no
conformidad identificada puede implicar un peligro serio para la salud.
Una no conformidad Mayor sustraerá un 15% de la máxima puntuación
total posible.
Tabla N.°2: Evaluación de una no conformidad Mayor:
Evaluación Puntuación
No conformidad Mayor Se resta un 15% del total de la nota final
6.5.2.2 KO (Knock Out)
En la Norma IFS HPC, hay requisitos específicos que se denominan
requisitos KO (KO – Knock Out).
Si durante la auditoría, el auditor comprueba que estos requisitos no
están completos por la compañía, el resultado es la no certificación,
retirada de la certificación o se suspende. En cualquier caso, la auditoría
deberá completarse y todos los requisitos serán evaluados para facilitar
a la compañía una visión completa de su situación.
En caso de identificar un KO, se llevará a cabo una nueva auditoría com-
pleta, en la que se deberá demostrar evidencias de cumplimiento. La
nueva auditoría no será programada antes de 6 semanas después de
haber llevado a cabo la auditoría en la que se ha evidenciado un KO.
© IFS HPC, Octubre 2009
24 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
En la Norma IFS HPC, los siguientes 5 requisitos están definidos como
requisitos KO:
1.3.3 Responsabilidad de la dirección
4.1.3 Especificaciones de producto
4.15.1 Trazabilidad
5.8.1 Gestión en caso de crisis
5.10.2 Acciones correctivas
Los requisitos KO serán evaluados de acuerdo a las siguientes reglas de
puntuación:
Tabla N.° 3: Puntuación de requisitos KO
Resultado Explicación Puntuación
A Conformidad total 20 puntos
B (desviación) Conformidad casi total 15 puntos
C (desviación) Se ha implantado una
pequeña parte del requisito
No se permite puntuación C
KO (= D) No se ha implantado Se resta un 50% de la máxima
puntuación total posible –> la con-
cesión del certificado no es posible
Nota importante
La puntuación “C” no es posible para los requisitos KO; a este respecto,
el auditor solo puede usar A, B o D (= KO).
Cuando un requisito KO ha sido puntuado con “D”, el 50% será restado
del total de la nota, lo que significa que automáticamente la compañía
“no es apta” para obtener el certificado IFS HPC.
6.5.3 Puntuación de un requisito como N/A (no aplicable)
Cuando un auditor decide que un requisito es no aplicable, el auditor
debe utilizar:
N/A: No aplicable, con una breve explicación.
En caso de uno o varios requisitos que sean no aplicables para la com-
pañía, el auditor tiene la posibilidad de puntuarlos con N/A y explicarlo
en el informe de auditoría.
Los requisitos N/A no se incluirán en el boceto del plan de acción, sino
que deberán estar listados en una tabla aparte en el informe de auditoría.
Como puede haber varios requisitos no aplicables, utilizar una puntua-
ción absoluta para la auditoría podría conducir a error. Por ello, el sis-
tema de puntuación de IFS HPC se basa en el porcentaje de la puntua-
ción total posible, y es ésta la que se utiliza para decidir la categorización
de la compañía, esto es nivel básico o nivel superior.
© IFS HPC, Octubre 2009
IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 25
6.6 Determinación de la frecuencia de auditoría
Se utilizará una misma frecuencia de auditoría para todo tipo de pro-
ductos y niveles de certificación, la frecuencia de auditoría es de 12
meses a contar desde la fecha de auditoría y no desde la fecha de emi-
sión del certificado.
6.7 Informe de auditoría
Una vez realizada la auditoría, se tiene que elaborar un informe com-
pleto en el formato acordado (ver Parte 4).
El informe de auditoría será escrito en inglés.
6.7.1 Estructura del informe de auditoría
El informe de auditoría será redactado por el auditor y deberá inspirar
transparencia y confianza al lector. El informe de auditoría está subdi-
vido en diferentes secciones:
– Información general acerca de la compañía
– Resumen de la auditoría con descripción detallada del alcance y
resumen general en formato de tabla para todos los capítulos.
El resultado de la auditoría especificará el nivel y porcentaje
– Observaciones a los requisitos KO y no conformidades Mayo-
res
– Campos obligatorios a completar por el auditor, para algunos
requisitos IFS HPC (ver Anexo 3, Parte 2)
– Un resumen de todas las desviaciones y no conformidades
encontradas para cada capítulo (1 a 5), incluyendo un breve
resumen del capítulo
– Una lista separada (que incluya justificaciones) de todos los
requisitos evaluados como N/A (no aplicable)
– Un informe de auditoría detallado.
Todas las desviaciones (B, C, D) y requisitos KO puntuados con B, no
conformidades (Mayor, requisitos KO puntuados con D) identificados
durante la auditoría deben presentarse en un plan de acción separado.
Después de la asignación de la nota y no conformidades, la compañía
tiene que realizar un plan de acciones correctivas. De esta manera, el
lector del informe puede ver no sólo las no conformidades, sino tam-
bién las acciones correctivas que la compañía piensa llevar a cabo.
Si se identifica una no conformidad Mayor que posteriormente se
resuelve y el resultado de la auditoría es positivo, la entidad de certifi-
cación mencionará en el informe de auditoría que el requisito se incum-
plía en el momento de identificar esa no conformidad Mayor.
© IFS HPC, Octubre 2009
26 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
6.7.2 Diferentes pasos en la cumplimentación del informe de
auditoría
6.7.2.1 Diseño del informe previo de auditoría y del boceto del plan
de acción
El auditor explicará todas las no conformidades (requisitos KO puntua-dos con una D, y no conformidades Mayores), todas las desviaciones
(B, C, D) y los requisitos KO puntuados con una B, y todos los requisitos
considerados como N/A.
El auditor describirá/explicará también la puntuación A para algunos
requisitos predeterminados (ver Anexo 3, Parte 2).
Puede aceptarse que algunas partes del informe se acorten o alarguen
para adaptarlo a necesidades específicas, pero el formato general del
informe no deberá alterarse cumpliendo con los requisitos de este apar-
tado.
El plan de acción incluirá todos los requisitos que no hayan sido pun-
tuados con una A o N/A. El boceto del plan de acción deberá respetar el
del software AuditXpress (asistente para el redactor del informe de
auditoría IFS). Incluirá los elementos de la tabla siguiente.
El boceto del plan de acción emitido por las entidades de certificación
que no utilicen el software AuditXpress será conforme al mismo en lo
que a diseño se refiere. El auditor completará el Campo A de la tabla
n.° 4, explicando y justificando los hallazgos que suponen desviaciones
y no conformidades antes de enviar a la compañía el boceto del plan de
acción y el informe previo de auditoría.
La entidad de certificación enviará a la compañía tanto el informe pre-
vio de auditoría como el boceto del plan de acción antes de dos sema-
nas a contar desde la fecha de auditoría.
© IFS HPC, Octubre 2009
IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 27
Tabla N.° 4: Boceto del plan de acción
Número
del
requisito
Requisito IFS HPC Evalua-
ción
Explicación
(por el
auditor)
Acciones
correctiva
(por la
compañía)
Responsabili-
dad
Fecha y estado
de implanta-
ción (por la
compañía)
Publicado
por el
auditor
CampoA Campo B Campo C Campo D
1.3.1 Estructura de la
compañía …
B
1.3.2 Competencias y
responsabilidades …
C
1.3.3
KO
La dirección se asegu-
rará …
KO/D
1.3.4 Aquellos empleados
cuyo trabajo …
Mayor
1.3.5 La dirección tendrá … D
4.1.3
KO
Especificaciones reales
y validadas del pro-
ducto terminado …
KO/B
6.7.2.2 Cumplimentación por la compañía del plan de acciones
correctivas
La compañía introducirá su propuesta de acciones correctivas (Campo
B de la tabla n.° 4) para todas las desviaciones (B, C, D) y requisitos KO
puntuados con una B y no conformidades (no conformidades Mayores,
requisitos KO puntuados con una D) que haya listado el auditor.
Para todas las desviaciones evaluadas con puntuación C y D y no con-
formidades, Mayor o requisitos KO puntuados con B y/o una D, la com-
pañía establecerá de manera clara las responsabilidades y plazos para
la implantación (tabla n.° 4, Campo C). La compañía enviará el plan de
acciones correctivas a la entidad de certificación en un plazo máximo de
dos semanas a contar desde la fecha de recepción del informe previo
de auditoría y del boceto del plan de acción. Si no se respeta este plazo,
la compañía deberá tener de nuevo una auditoría completa inicial o una
auditoría de renovación.
Sólo se concederá un certificado IFS en el caso de que el plan de accio-
nes correctivas incluya responsabilidades y fechas para la implantación
para todos aquellos requisitos que hayan sido puntuados con una C o
una D, y requisitos KO puntuados con una B.
El plan de acciones correctivas que la compañía transmita a la entidad
de certificación no tendrá un efecto sobre la puntuación final, pero su
idoneidad puede influir sobre la decisión final de concesión del certifi-
cado IFS HPC.
© IFS HPC, Octubre 2009
28 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
La compañía deberá siempre facilitar un plan de acciones correctivas
documentado antes de recibir el informe final y el certificado. El obje-
tivo final de este plan es encaminar a la compañía hacia la mejora con-
tinua.
Observación: Cuando la compañía obtenga una puntuación D en algún
requisito KO y, en consecuencia, no se le conceda el certificado IFS, se
recomienda que complete el plan de acciones con un objetivo final de
mejora.
6.7.2.3 Validación del plan de acción por el auditor
El auditor o un representante de la entidad de certificación validarán la
idoneidad de las acciones correctivas en la última columna del plan de
acciones antes de preparar el informe final de auditoría (Campo D de la
tabla n.° 4). Si las acciones correctivas no se consideran adecuadas, la
entidad de certificación deberá devolver el plan de acción a la compañía
para su corrección y finalización dentro de plazo.
6.7.3 Normas adicionales relativas al informe de auditoría:
conexión entre dos informes consecutivos de auditoría
(inicial y auditoría de renovación)
Cuando el auditor puntúa un requisito con C o D, las acciones correcti-
vas serán implementadas antes de la auditoría de renovación. Si no es
así, el auditor tiene la posibilidad de puntuar el requisito con una no
conformidad Mayor. De esta manera, se asegura que la entidad de cer-
tificación lea el informe de auditoría y el plan de acciones correctivas de
la auditoría anterior, incluso si la participación en las mismas ha corres-
pondido a otra entidad.
© IFS HPC, Octubre 2009
IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 29
6.8 Puntuación, condiciones para la redacción del
informe y la emisión del certificado
Tabla N.° 5: Puntuación y concesión del certificado
Resultado de
la Auditoria
Estado Acciones a llevar
a cabo por el
auditado
Tipo de
informe
Certificado
Al menos
1 KO
No aprobado Acciones y acor-
dar una nueva
auditoría inicial
El informe
indica el
estado
No
>1 NC mayor
y/o <75% de
cumplimiento
de los
requisitos
No aprobado Acciones y
acordar una
nueva auditoría
inicial
El informe
indica el
estado
No
Máxima 1 NC
mayor y
≥75% de
cumplimiento
de los
requisitos
No aprobado
a menos que
se empren-
dan acciones
Enviar plan de
acción antes de
2 semanas desde
la recepción del
informe previo.
Auditoría
complementaria
máximo 6 meses
después.
El informe
incluye el
plan de
acción e
indica el
estado
Certificado,
dependiendo
de los
resultados de
la auditoría
complemen-
taria
Puntuación
total entre
≥75% y
<95%
Aprobado
para el nivel
básico IFS
HPC tras la
recepción del
plan de acción
Enviar plan de
acción antes de
2 semanas desde
la recepción del
informe previo
El informe
incluye el
plan de
acción e
indica el
estado
Si,
Certificado de
nivel básico
de 12 meses
de validez
Puntuación
total es
≥95%
Aprobado
para el nivel
superior IFS
HPC tras la
recepción del
plan de
acciones
Enviar plan de
acciones antes
de 2 semanas
desde la recep-
ción del informe
previo
El informe
incluye el
plan de
acciones e
indica el
estado
Sí,
Certificado de
nivel superior
de 12 meses
de validez
7 Concesión del certificado
Se emitirá un certificado para cada establecimiento de manera indivi-
dualizada, o para un determinado grupo de productos de ese estableci-
miento.
7.1 Plazos para la concesión del certificado
La entidad de certificación es la responsable de la decisión de conceder
o no el certificado IFS Household and Personal Care Products. La deci-
sión debe ser tomada por persona(s) diferente(s) de las que realizaron
© IFS HPC, Octubre 2009
30 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
la auditoría. La certificación tendrá validez desde la fecha de emisión
que conste en el certificado y caducará al cabo de 12 meses. La fecha
para la auditoría de renovación se calculará a partir de la fecha de la
auditoría anterior, no a partir de la fecha de emisión del certificado. Si la
auditoría no se realiza en el plazo previsto, se informará a los distribui-
dores a través del portal de auditoría.
El plazo entre la fecha de auditoría y la concesión del certificado se
determina de la siguiente manera:
– 2 semanas para redactar el informe previo de auditoría
– 2 semanas para que la compañía responda a las desviaciones y
no conformidades, es decir, para redactar el plan de acciones
– 2 semanas para que el auditor verifique el plan de acciones
correctivas propuesto, para el procedimiento de certificación y
para cargar el informe de auditoría en el portal de auditoría
En total:6 semanas entre la fecha de auditoría y la carga del informe de
auditoría en el portal y la concesión del certificado:
– Plazo objetivo: 6 semanas,
– Plazo máximo: 8 semanas (período entre A => C en la siguiente
tabla Nº 6).
7.2 Diferentes etapas en el proceso de certificación
Tabla N.° 6: Validez del certificado – frecuencia de auditoría: ejemplo de
un ciclo típico de certificación
La auditoría de renovación se programará no más tarde de 12 meses a
contar desde la fecha de la auditoría anterior. Como el período máximo
autorizado entre una auditoría y la concesión del certificado es de 8
semanas, el informe de la auditoría anterior permanecerá 8 semanas
adicionales en el portal de auditoría. Si la auditoría de renovación se
realiza una vez superados esos 12 meses, el informe se eliminará del
portal de auditoría IFS.
IA: Auditoría Inicial
Fecha de la auditoría inicial
(p.e. 12/02/2009)
C
Fecha de concesión del certificado
Validez del certificado = 12 meses
C + 12 meses
IA + 12 meses
Fecha de la auditoría de renovación,
no más tarde
(p.e. 11/02/2010)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3
Duración
en meses
© IFS HPC, Octubre 2009
IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 31
Nota importante
Si el auditor evidencia un KO o una no conformidad Mayor en la audi-
toría de renovación, el certificado anterior pierde su validez inmediata-
mente.
7.3 Diferentes etapas en el proceso de certificación si se
ha evidenciado una no conformidad Mayor y se ha
realizado una auditoría complementaria
Si la puntuación total obtenida es ≥75%, pero el auditor ha evidenciado
una no conformidad Mayor, se deberá programar una auditoría com-
plementaria dentro de los 6 meses siguientes a la fecha de la auditoría
inicial. El proceso de certificación es, en este caso, el siguiente:
Tabla N.°7: Validez del certificado – frecuencia de auditoría: ejemplo de
una auditoría complementaria
Para la validez de la auditoría anterior, se aplican las mismas reglas que
las descritas en la sección 7.2.
8 Distribución y conservación del informe de
auditoría
Los informes de auditoría serán propiedad de la compañía y no se
difundirán, entera o parcialmente, a terceras partes sin el consenti-
miento previo de la compañía (excepto cuando lo requiera la ley).
Deberá obtenerse constancia escrita de este consentimiento para la
difusión, que podrá ser facilitado por la compañía a la entidad de certi-
ficación o al distribuidor. La entidad de certificación conservará una
copia del informe de auditoría. El informe deberá conservarse adecua-
damente y bajo medidas de seguridad durante un período de cinco
años.
IA: Auditoría Inicial
Fecha de la auditoría inicial
(p.e. 12/02/2009)
C
Fecha de concesión del certificado C + 12 meses
IA + 12 meses
Fecha de la auditoría de renovación,
no más tarde
(p.e. 11/02/2010)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5
Duración
en meses
FUA: Auditoría complementaria
(no más tarde del 12/08/2009)
Resultado: una no conformidad Mayor y
> 75 % de los requisitos cumplidos
Validez del certificado = 12 meses
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32 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
9 Acciones suplementarias
La decisión del nivel de las acciones suplementarias necesarias sobre la
base del certificado, se hará bajo el criterio de la organización de com-
pra individual.
10 Procedimiento de recurso
La entidad de certificación deberá disponer de procedimientos docu-
mentados para tomar en consideración y resolver los recursos contra
los resultados de una auditoría. Estos procedimientos serán indepen-
dientes del auditor individual y deberán ser gestionados por la direc-
ción de la entidad de certificación. El plazo máximo para la resolución
de los recursos será de 20 días laborables a contar desde la fecha de
recepción de la información del auditado.
11 Reclamaciones
La entidad de certificación deberá disponer de procedimientos docu-
mentados para gestionar las reclamaciones recibidas de las compañías
y/o otras partes interesadas. Deberá facilitarse una respuesta en un
período máximo de 10 días laborables a contar desde la fecha de recep-
ción de la reclamación. Deberá emitirse una carta a modo de acuse de
recibo de la reclamación en un plazo máximo de 5 días laborables.
Deberá facilitarse una carta de respuesta tras haber llevado a cabo un
proceso exhaustivo de investigación relativo a la solución de la recla-
mación.
12 Propiedad y uso del logotipo IFS HPC
El copyright de la norma IFS Household and Personal Care Products
y la marca registrada son propiedad de “Hauptverband des Deutschen
Einzelhandels” (HDE), Berlín, y de “Fédération des Entreprises du Com-
merce et de la distribution” (FCD), París. El logotipo de IFS HPC puede
descargarse a través de la página segura del portal de auditoría IFS.
Términos y condiciones para las compañías certificadas IFS HPC – Uso
del logotipo IFS HPC y comunicación relativa a la certificación IFS HPC
Aplicación
Estos términos y condiciones son aplicables al logotipo IFS HPC.
© IFS HPC, Octubre 2009
IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 33
Forma, diseño y color del logo de IFS HPC
Cuando se utilice el logotipo IFS HPC se tiene que respetar la forma y
color original. Una compañía certificada IFS HPC puede – respetando
las normas que se presentan a continuación – utilizar el logotipo IFS
HPC en sus documentos.
El logotipo IFS HPC puede utilizarse en formato impreso, físico y elec-
trónico, y en films, siempre que se respeten su forma y formatos. Idén-
ticas condiciones se aplican al uso del logotipo en sellos.
Restricción de los comentarios e interpretación
Cuando una compañía con certificación IFS HPC publica documentos
con el logotipo IFS, los comentarios y las interpretaciones respecto a
IFS deben estar identificados como tales de forma clara.
Uso del logotipo IFS en material promocional
Una compañía certificada IFS HPC puede utilizar el logotipo IFS con
fines promocionales y publicar información relativa a su certificado IFS
siempre que no sea visible por el consumidor final: el logotipo IFS HPC
y la información relativa a la certificación puede utilizarse en la corres-
pondencia con proveedores y distribuidores, pero no en la que va diri-
gida al consumidor final. El logotipo IFS HPC no puede utilizarse en
vehículos, en el propio producto en sí mismo, ni en ningún tipo de
documento publicitario que pudiera llegar al consumidor final (p.e.
exposición pública dirigida a consumidores finales, folletos). En el caso
particular de sitios web que no estén dirigidos en exclusiva a profesio-
nales, el logotipo sólo podrá aparecer en las páginas relacionadas con
la calidad y seguridad de los productos de uso doméstico y del cuidado
personal. La Norma IFS Household and Personal Care Products fue
desarrollada por los distribuidores para garantizar la seguridad de sus
proveedores. IFS HPC es un medio de comunicación entre fabricantes y
distribuidores y no se expondrá o publicará en material dirigido al
público en general.
Debe asegurarse que toda la información relativa a certificaciones haga
mención demanera clara a IFS. El logotipo IFS no se utilizará en presen-
taciones que no tengan una clara conexión con IFS.
Restricciones adicionales en el uso del logotipo
El logotipo IFS HPC no se utilizará de modo que pudiera hacer pensar
que los propietarios de IFS son los responsables de asegurar la confor-
midad con los requisitos de certificación. Lo mismo se aplica a las opi-
niones e interpretaciones que se pudieran derivar. En caso de suspen-
sión o retirada de la certificación IFS HPC, la compañía certificada tendrá
que eliminar de manera inmediata la inclusión del logotipo IFS en sus
documentos y la comunicación relativa a IFS. Además la compañía
tiene que demostrar que ha eliminado el uso del logotipo IFS HPC en su
documentación.
Comunicación relativa a la certificación IFS HPC
Todas las normas mencionadas se aplican a cualquier comunicación
relativa a IFS HPC. Asimismo esto significa que no se permite el uso de
las palabras “IFS”, “IFSHousehold and Personal Care Products”, “IFS
© IFS HPC, Octubre 2009
34 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
HPC” o similares. Incluyendo por supuesto la comunicación en los pro-
ductos finales, que van a ser comprados por el consumidor final.
13 Revisión de la Norma
El comité de revisión tiene como objetivo garantizar el control de la
calidad y el contenido de la Norma, y revisará la misma y su Protocolo,
para asegurar que cumplen con sus objetivos. El comité de revisión
estará formado por todos los participantes implicados en el proceso de
auditoría: representantes de los distribuidores, representantes de la
industria y entidades de certificación. Se llevará a cabo una revisión
anual como mínimo. El objetivo del comité de revisión es compartir
experiencias, intercambiar opiniones y decidir cambios a la Norma, los
requisitos aplicables al informe de auditoría y la formación.
14 Evaluación de las entidades de
certificación por parte de las compañías
Todas las compañías auditadas tienen la oportunidad de expresar su
opinión acerca del auditor y de IFS HPC. Los impresos de evaluación
pueden obtenerse online del portal de auditoría IFS, en la parte reser-
vada a compañías auditadas. Los resultados de esta evaluación se faci-
litan a las entidades de certificación una vez al año y formarán parte de
los temas a abordar por el comité de revisión.
© IFS HPC, Octubre 2009
IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1 35
ANEXO 1: Determinación del alcance entre
IFS HPC, IFS Broker e IFS Logistics
IFS HPC es una Norma para auditar a los proveedores/productores de
productos de uso doméstico y/o del cuidado personal con marca del
distribuidor y que implica a las compañías que procesan o compañías
que envasan productos sueltos de uso doméstico y/o del cuidado per-
sonal.
IFS HPC es utilizada cuando un producto es “procesado” o cuando
existe un peligro de contaminación del producto durante el envasado
primario.
IFS HPC se aplica a establecimientos cuya(s) actividad(es) principal(es)
es/son:
– Procesamiento y/o
– Manejo de productos a granel y/o
– Actividades de envasado primario.
IFS Logistics es una Norma para auditar todas las actividades logísticas
relativas a productos alimenticios y no alimenticios, como transporte,
almacenamiento, distribución, carga/descarga, etc. Se aplica a todo
tipo de actividades: transporte por carretera, tren o barco; productos
refrigerados/congelados o a temperatura ambiente.
Aclaraciones/Ejemplos de aplicación de alcance entre IFS HPC e IFS
Logistics:
– IFS Logistics implica actividades en las que las compañías tie-
nen un contacto físico con productos que ya disponen de un
envase primario (transporte, empaquetado de productos enva-
sados, almacenamiento y/o distribución, transporte y almace-
namiento de palés).
– Cuando la compañía procesadora tiene su propia logística y/o
departamento de transporte/actividades (almacenamiento y
distribución), es incluida en IFS HPC, bajo el subcapítulo rela-
tivo sobre transporte y almacenamiento.
– Si las actividades de logística y transporte son externalizadas,
los requisitos especificados en los capítulos de IFS HPC sobre
almacenamiento y transporte serán claramente definidos en el
contrato respectivo, o se aplica IFS Logistics.
IFS Broker es una Norma para auditar compañías, tales como agencias
de comercio, bróker o alguna otra clase de compañía que no tengan un
contacto directo físico sobre el producto (p.e. que no tengan almace-
nes, lugares para embalar o flota de camiones, pero tienen entidades
legales con direcciones postales, oficinas etc.). La Norma se aplica a
alimentos y productos no alimenticios.
36 IFS Household and Personal Care Standard ·Versión 1
ANEXO 2: Proceso de certificación
Voluntario:
Auditoría previa
Determinación de la
fecha de auditoría
Determinación del
tiempo de auditoría
Definición del
alcance de auditoría
Envío a la compañía
auditada del informe
previo de auditoría
y el plan de acción
Acciones correctivas
a las no conformida-
des mayores en
plazo de 6 meses
3. Evaluación de la situación actual de la compañía
2. Encargar y leer el ejemplar de IFS Household and
Personal Care Products
1. Decisión de la compañía de certificarse conforme
a la Norma IFS HPC
Validación de las
acciones correctivas
por la entidad de
certificación
5. Realización de la auditoría in-situ en la fecha acordada,
por un auditor competente en la categoría de producto.
Determinación de
1 Mayor y circuns-
tancias particulares –
No aprobado hasta
que se emprendan
acciones
12. Concesión del certificado y envío del informe final
a la compañía auditada
11. Decisión de certificación, determinación de la validez
del certificado
9. Envío a la entidad de certificación del plan de acción
cumplimentado (2 semanas)
8. Cumplimentación del plan de acción y determinación
de acciones correctivas por la compañía auditada
(2 semanas)
13. Carga de los datos de la auditoría en el portal
de auditoría IFS (detalles de la auditoría, informe,
plan de acción) por la entidad de certificación
Envío a la compañía
auditada del informe
previo de auditoría
y el plan de acción
Determinación de
Mayores, KO – Audi-
toría no superada
Cumplimentación
voluntaria del plan
de acción y envío
a la entidad de
certificación
Finalización del plan
de acción
e informe – carga en
el portal de auditoría
IFS
No certificado
4. Selección de una entidad de certificación IFS
(acreditada y aprobada) por la compañía.
Presupuesto, decisión y firma de un contrato.
6. Reunión final
Información relativa a las no conformidades evidenciadas
Reunión inicial – Evaluación de la documentación – Evaluación del
establecimiento y entrevistas al personal – Conclusiones de la auditoría.
7. Preparación del informe previo de auditoría
y del plan de acción (2 semanas)
10. Corrección y verificación por la entidad
de certificación
14. Tres meses antes de la caducidad del certificado,
el portal de auditoría IFS envía un recordatorio a la
compañía para programar una nueva auditoría con la
entidad de certificación. La auditoría no se programará
más allá de la fecha prevista para la auditoría de
renovación en el certificado.
© IFS HPC, Octubre 2009
IFS Household and Personal Care Standard ·Version 1 37
Parte 2: Catálogo de requisitos
1 Responsabilidad de la dirección
1.1 Política corporativa/Principios corporativos
1.1.1 La dirección deberá redactar e implantar una política corpo-
rativa. En el desarrollo e implementación de esta política, se
tendrán en cuenta, como mínimo, los siguientes requisitos
de infraestructura necesarios para lograr la conformidad en
los requisitos del producto:
– Enfoque al cliente y consumidor,
– Responsabilidad medioambiental,
– Responsabilidad de la seguridad (dependiendo del nivel
de riesgo),
– Responsabilidad ética y laboral,
– Edificios,
– Máquinas y equipamientos,
– Requisitos de producto (incluyendo seguridad, calidad,
legalidad, y especificaciones del proceso).
La política corporativa deberá ser comunicada a todos los
empleados.
1.1.2 El contenido de la política corporativa deberá haber sido
desglosado en objetivos específicos para los departamentos
que estén relacionados con ella. Deberán definirse respon-
sables y plazos para la consecución de cada uno de ellos
definidos por cada departamento de la compañía.
1.1.3 Desde la política corporativa, los objetivos de calidad debe-
rán comunicarse a los empleados de cada departamento y
deberán estar implantados.
La compañía tendrá que asegurar que toda la información
apropiada será comunicada periódicamente a todo el perso-
nal pertinente.
1.1.4 La dirección asegurará que el logro de todos los objetivos
sea regularmente revisado (p.e. por auditores internos o ins-
pecciones in situ) e informado en una revisión de la gestión,
que tendrá lugar por lo menos una vez al año, comomínimo.
La compañía demostrará que estos resultados serán utiliza-
dos para la mejora continua.
© IFS HPC, Octubre 2009
38 IFS Household and Personal Care Standard