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UTILIDAD PRÁCTICA DE IMPLEMENTAR E-BUSINESS EN LAS EMPRESAS DE MEDELLÍN WENDY ORTA MONTOYA Proyecto de Grado para optar el título de Ingeniero de Sistemas Asesor SONIA CARDONA RIOS INGENIERA DE SISTEMAS MAGISTER EN ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS ESCUELA DE INGENIERÍA UNIVERSIDAD EAFIT MEDELLIN MAYO 2007 2 | P á g i n a Nota de aceptación _____________________________________ _____________________________________ Presidente del Jurado _____________________________________ Jurado _____________________________________ Jurado _____________________________________ Medellín Mayo 4 de 2007 3 | P á g i n a A Dios que me dio la fortaleza, la confianza y la pasión para llevar a cabo este proyecto. A mi familia por apoyarme incondicionalmente aceptando sacrificar nuestro tiempo juntos por cumplir con esta meta. 4 | P á g i n a AGRADECIMIENTOS Expreso mis más sinceros agradecimientos a: Sonia Cardona asesora de este proyecto, por su constante y valiosa ayuda, su determinación por sacar con éxito este proyecto y sus ganas por mantener mi motivación viva. A mi madre, porque gracias a su esfuerzo logro darme todo lo necesario para que hoy pueda culminar mis estudios académicos y así comenzar una nueva etapa de mi vida. A mis amigos y mi familia que han apoyado de alguna manera para que todo en mi vida marche de la mejor manera. 5 | P á g i n a Contenido Glosario…….………………………………………………………………………………10 Introducción……………………………………………………………………………….14 1. Capitulo 1: Marco General del E-Business………………………………………16 1.1. Como surgió el e-business……………….………………..……………………...18 1.2. Evolución………………………………………………...…………………………...21 2. Capitulo 2: Modalidades del e-business, mejores practicas para implementar e impactos ocasionados…………………………………………...25 2.1. E-Business Transaccional…………………………………………………………27 2.1.1. Descripción del e-business transaccional………………………………....28 2.1.2. Impacto del e-business transaccional……………………………………...35 2.1.3. Mejores practicas…………………………………………………………….38 2.1.4. Factores críticos de éxito……………………………………………………43 2.2. E-Business Informativo……………………………...……………………………..45 2.2.1. Descripción del e-business informativo……………………………………46 2.2.2. Impacto del e-business informativo………………………………………..51 2.2.3. Mejores practicas…………………………………………………………….53 2.2.4. Factores críticos de éxito……………………………………………………56 2.3. E-Business Estratégico………………………………………………………….....59 2.3.1. Descripción del e-business estratégico…………………………………....60 2.3.2. Impacto del e-business estratégico………………………………………...65 2.3.2.1. Transformación de la industria………………………………………....65 2.3.2.2. Convergencia………………………………………………………….....67 2.3.3. Mejores practicas……………………………………………………………70 2.3.4. Factores críticos de éxito…………………………………………………...76 2.3.5. Factores críticos de éxito de un proyecto de e-business integral………79 6 | P á g i n a 3. Capitulo 3: Investigación sobre el e-business en las empresas antioqueñas…………………………………………………………………………..83 3.1. Nivel de comprensión/aplicación del e-business…………………..…...........84 3.1.1. Como se entiende el e-business………………………………………..….85 3.1.2. Nacimiento del e-business en la empresa………………………………...86 3.1.3. Herramientas de apoyo para el e-business…………………………….....88 3.1.4. Evolución del e-business en la empresa………………………………….89 3.1.5. Actualidad del e-business en la empresa…………………………………90 3.2. Modalidades implementadas…………………………………...…………………91 3.2.1. Procesos del e-business transaccional…………………………………....91 3.2.2. Factores críticos de éxito en la empresa……………………………..…...95 3.2.3. Problemas derivados…………………………………………………….….97 3.2.4. Pasos de la metodología propuesta por las empresas antioqueñas…..98 3.2.5. Avances en las diferentes modalidades del e-business……….………..99 3.2.5.1. E-Business Informativo………………………………………………....99 3.3.5.2. E-business estratégico……………………………………………...…101 4. Capitulo 4: Análisis Comparativo…………………………………………………103 4.1. Nivel de comprensión/aplicación del e-business………………………….……103 4.1.1. Como se entiende el e-business……………………………………….....103 4.1.2. Nacimiento y herramientas de apoyo del e-business…………………..104 4.1.3. Evolución del e-business…………………………………………………..104 4.1.4. Actualidad del e-business………………………………………………….105 4.2. Modalidades implementadas……………………………………………………..106 4.2.1. Procesos del e-business transaccional………………………………..…107 4.2.2. Factores críticos de las modalidades implementadas..………………..107 4.2.3. Problemas derivados……………………………………………………...107 4.2.4. Pasos de la metodología propuesta por las empresas antioqueñas…109 4.2.5. Avances en las diferentes modalidades del e-business…………..…...112 4.2.5.1. E-Business Informativo………………………………………………..112 7 | P á g i n a 4.3.5.2. E-business estratégico………………………………………………...113 5. Capitulo 5: Conclusiones……………………………………………………………...115 5.1. Factores claves del e-business………………………………………………..115 5.2. Transformaciones empresariales para la incorporación del e-business….117 5.3. Qué impacto tiene las iniciativas de e-business……………………………..118 5.4. Aspectos relevantes del e-business en la práctica………………………….119 5.5. Análisis entre la teoría y la práctica…………………………………………...120 5.6. Contribuciones de este trabajo de investigación…………………………….122 5.7. Trabajos Futuros………………………………………………………………..122 6. Bibliografía………………………………………………………………………...……..124 8 | P á g i n a LISTA DE TABLAS Tabla 1: Transformación del modelo de negocio por e-business estratégico ................. 61 Tabla 2: Recomendación sobre pilares de una metodología e-business estratégico ..... 63 Tabla 3: Organización de apoyo para implementación de un proyecto e-business estratégico .................................................................................................................... 64 Tabla 4: Matriz de Valor para el área de atención del cliente ........................................ 73 Tabla 5: Matriz de Priorización de proyecto e-business ................................................. 75 Tabla 6: Cadena de Valor y horizonte temporal de los proyectos e-business ................ 76 9 | P á g i n a LISTA DE FIGURAS Figura 1: Arquitectura de las aplicaciones e-business ................................................... 18 Figura 2: Evolución del E-business ............................................................................... 24 Figura 3: Modalidades E-business ................................................................................ 27 Figura 4: Transformaciones empresariales a raíz de la incorporación del e-business ... 36 Figura 5: Canales del E-business .................................................................................. 38 Figura 6: Aplicaciones E-business informativo .............................................................. 47 Figura 7: Modelo de Negocio CRM ............................................................................... 48 Figura 8: Modelo de Negocio ERP ................................................................................ 49 Figura 9: Modelo de Negocio SCM ................................................................................ 49 Figura 10: Integración de Internet y la tecnología de información .................................. 51 Figura 11: Integración Cadena de Valor ........................................................................ 53 Figura 12: Capacidad de Reorganización ...................................................................... 66 Figura 13: Transformación de la empresa ..................................................................... 67 Figura 14: Análisis comparativo del e-business transaccional..................................... 111 10 | P á g i n a GLOSARIO A continuación se definen algunos términos importantes para el e-business Autentificación: proceso de de verificar la identidad de una persona. B2B (Business to Business – Empresa hacia empresa): Es la relación comercial establecida, por medio de las TIC, entre dos empresas o compañías B2C (Business to Consumers – Empresa hacia el cliente): Es la relación comercial establecida, por medio de las tecnologías de la información, entre una empresa y un cliente final. Back office (trastienda de la oficina): Es la parte de las empresas donde tienen lugar las tareas destinadas a gestionar la propia empresa y con las cuales el cliente no necesita contacto directo. Por ejemplo: el departamento de informática y comunicaciones que hace que funcionen los ordenadores, redes y teléfonos, el departamento de recursos humanos, el de contabilidad, etc. El término se construye a partir del concepto de que la oficina visible es el departamento de ventas y clientes y en la trastienda es donde se fabrica, diseña y gestiona la actividad. Conocido también como sistemas de apoyo al negocio donde back office corresponde a "todo lo que no está frente al cliente". Base de datos: colección de datos formateados de manera tal de facilitar la recuperación de una información en particular. BI (Business Intelligence – Inteligencia del negocio): conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa. 11 | P á g i n a C2C (Costumer to Costumer – Cliente hacia cliente): Se refiere a las transacciones privadas entre consumidores que pueden tener lugar mediante el intercambio de correos electrónicos o el uso de tecnologías P2P (Peer to Peer) CRM (Customer Relationship Management – Gestión de Relaciones con Clientes): Enfoque administrativo orientado a satisfacer, conocer y retener a los clientes de una organización, con apoyo de tecnologías informáticas. Datawarehouse (almacén de datos): Es una colección de datos orientadas a un dominio, integrado, no volátil y varía en el tiempo que ayuda a la toma de decisiones de la empresa u organización. Se trata, sobre todo, de un expediente de una empresa más allá de la información transaccional y operacional, almacenada en una base de datos diseñada para favorecer análisis y la divulgación eficientes de datos. El almacenamiento de los datos no debe usarse con datos de uso actual. Los almacenes de los datos contienen a menudo grandes cantidades de información que se subdividen a veces en unidades lógicas más pequeñas, llamadas los centros comerciales, dependientes de los datos. E-Commerce: Trasladar y adaptar los procesos de compra-venta y marketing de productos y servicios a Internet. Es un canal de gran potencialidad que se complementa perfectamente con las formas físicas de hacer negocios. EDI (Electronic Data Interchange - Intercambio Electrónico de Datos): Es un software Middleware que permite la conexión a distintos sistemas empresariales como ERP o CRM, en otras palabras es un estándar para el intercambio interorganizacional de información estructurada entre computadoras. E-Marketplaces: Son mercados virtuales que permiten tanto a vendedores como compradores agilizar sus procesos de compra/venta. http://es.wikipedia.org/wiki/Software 12 | P á g i n a E-Procurement: Gestiona los procesos de aprovisionamiento a través de Internet, desde la solicitud del producto o servicio hasta el pago del mismo. ERP (Enterprise Resource Planning – Planeación de Recursos Empresariales): Sistemas de información altamente integrados, orientados al manejoadministrativo de los recursos y procesos que lleva a cabo una empresa. Front Office (Frente de la empresa): Se refiere al departamento de ventas y mercadeo de la compañía. También se refiere a otros departamentos que tengan contacto directo con el cliente. KM (Knowledge Management – Administración del conocimiento): es un concepto utilizado en las empresas, que pretenden transferir el conocimiento y experiencia existente en los empleados, de modo de ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización. Outsourcing (Subcontratación): También llamado tercerización o externalización, es el proceso económico en el cual una empresa determinada mueve o destina los recursos orientados a cumplir ciertas tareas, a una empresa externa, por medio de un contrato. PYME: Es el acrónimo de pequeñas y medianas empresas. SCM (Supply Chain Management – Gestión de procesos de abastecimiento). Gestiona los procesos de negocio tanto internos como externos de la empresa implicando a todos los agentes que directa o indirectamente están implicados, desde la producción a la distribución. TIC (Tecnologías de la Información y Comunicaciones): son las tecnologías que se necesitan para gestión y transformación de la información y muy en particular 13 | P á g i n a el uso de ordenadores y programas que permiten crear, modificar, almacenar, proteger y recuperar esa información. XML, (Extensible Markup Language – Lenguaje de marcas extensible): es un metalenguaje extensible de etiquetas desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C). Permite definir la gramática de lenguajes específicos. XML no es realmente un lenguaje en particular, sino una manera de definir lenguajes para diferentes necesidades. Algunos de estos lenguajes que usan XML para su definición son XHTML, SVG, MathML. XML no ha nacido sólo para su aplicación en Internet, sino que se propone como un estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas. Se puede usar en bases de datos, editores de texto, hojas de cálculo y casi cualquier cosa imaginable. http://es.wikipedia.org/wiki/Lenguaje_de_marcas http://es.wikipedia.org/wiki/Metalenguaje http://es.wikipedia.org/wiki/World_Wide_Web_Consortium http://es.wikipedia.org/wiki/World_Wide_Web_Consortium http://es.wikipedia.org/wiki/World_Wide_Web_Consortium http://es.wikipedia.org/wiki/XHTML http://es.wikipedia.org/wiki/SVG http://es.wikipedia.org/wiki/MathML http://es.wikipedia.org/wiki/Internet 14 | P á g i n a INTRODUCCION E-Business (negocios electrónicos) es un nuevo fenómeno en el mundo comercial de hoy. Hay diferentes opiniones acerca de lo que e-business es realmente, pero todas tienen algo en común: e-business debe mejorar la eficiencia de las organizaciones reduciendo el número de pasos entre el proveedor y el cliente. Muchas soluciones se enfocan fuera de la organización: como el e-Commerce (vendiendo vía Web) o e- Procurement (pidiendo vía Web), pero la ganancia más grande puede ser obtenida empezando dentro de la organización (empleados). El e-business es la transformación de los procesos de negocio a un entorno de red (Internet, Intranet o Extranet) para integrarse con los diferentes componentes de la organización y optimizar así las relaciones internas y las relaciones con los clientes y proveedores. El reto del e-business pasa por integrar las Tecnologías de la Información e Internet en la infraestructura propia de la organización y establecer entornos on-line para ofrecer servicios tanto a los clientes como a los proveedores, optimizando así procesos claves del negocio incluyendo los de la propia organización que establece servicios (a nivel Intranet) entre los distintos departamentos o delegaciones. La implantación del e-business en una organización implica desarrollar un plan estratégico previo y un sistema de aplicación paso a paso que permita adaptarse a los continuos cambios y particularidades del entorno El objetivo del presente proyecto de grado es recopilar las mejores prácticas a nivel mundialde las diferentes modalidades del e-business, junto con el impacto en las empresas así como los factores de éxito que propiciaron su satisfactoria implementación y de esta forma comparar lo investigado con casos reales en los que se han aplicado el e-business en algunas empresas de Medellín. Lo anterior con el fin de proporcionar un documento que sirva de apoyo y guía a las empresas colombianas que quieren empezar a adoptar soluciones completas de e-business. 15 | P á g i n a En el capítulo 1 abarcaremos el surgimiento del e-business, el cual nace como el resultado de las aplicaciones de las tecnologías de la información al ecosistema empresarial. Luego daremos un vistazo a las tres distintas fases de evolución que ha tenido el e-business desde su nacimiento en 1996. Asimismo, el lector podrá contar con un glosario en el cual se planteen las definiciones de los términos mas relevantes en el tema de e-business Un proyecto de e-business ofrece ventajas que tocan las diferentes actividades del negocio. Desde reducciones de costos asociadas a la automatización de procesos, mejoramiento de la relación con los clientes a través de nuevos canales de contacto, pasando por el fortalecimiento de los canales de ventas a través de la automatización de los mismos, hasta el aprovechamiento de la experiencia y conocimiento que adquiere la organización [COC03]. Para lograr obtener dichas ventajas es necesario llevar a cabo una metodología que lograr logre obtener el máximo beneficio de cada una de las modalidades del e-business. Esta modalidades, como su impacto, las mejores practicas a nivel mundial y los factores críticos de éxito presentaran en el capitulo 2. En el siguiente capitulo se muestra la síntesis de las visitas realizadas a algunas empresas de Medellín con el fin de recoger las implementaciones que las empresas han llevado a cabo y así identificar las falencias y/o fortalezas que dichos proyectos han dejando en las empresas. Esto con el fin de llegar al núcleo del proyecto de grado, el cual es un análisis comparativo entre lo investigado teóricamente con lo recogido en la practica, lo cual esta plasmado en el capitulo 4 de esta memoria. Por ultimo se presentan un conjunto de conclusiones del trabajo, acorde a lo visto capitulo por capitulo y con los objetivos y alcance del proyecto de grado. También se muestra el valor sustancial que deja esta memoria y se hacen recomendaciones de trabajos futuros. 16 | P á g i n a 1. MARCO GENERAL DEL E-BUSINESS El e-business (Negocio electrónico) es un término general con el que se denomina a una nueva manera de llevar a cabo el proceso empresarial mediante medios electrónicos. Con el uso de las nuevas tecnologías de la información, se consigue mejorar y transformar los principales procesos empresariales, llegando a la automatización y optimización de la gestión tanto interna como externa de la empresa en todos sus sectores posibles. Por tanto podriamos decir que el negocio electrónico es un conjunto de actividades empresariales con sus estrategias, procesos, servicios, logística, herramientas de gestión corporativa, tecnologías de la información y especialmente, tecnologías de transmisión electrónica de datos entre la empresa y sus empleados, clientes, distribuidores, proveedores, socios, etc. La optimización en la gestión empresarial como vía de lograr mayor rentabilidad y crecimiento de la empresa, es uno de lo grandes retos de cualquier empresario/trabajador. Para ello las nuevas tecnologías aparecen como facilitadoras de la gestión y relación con los grandes colectivos que generan valor en una compañía: los clientes, proveedores y empleados. El e-business implica la utilización de las modernas redes de comunicación electrónica para que las organizaciones transmitan y reciban información a través de diversos medio y para diversos propósitos. Esto quiere decir que la información puede utilizarse, además para transacciones, para suministrar noticias, fidelizar a los clientes, comunicar normativas y gestionar el conocimiento. Es por todo esto que el objetivo del e-business no es solo el establecer relaciones comerciales, sino también administrar valor a la organización frente a sus trabajadores, clientes, proveedores y socios. Las tecnologías permiten a la compañía crecer de manera eficiente, sostenible y escalable dentro de su entorno. Se consigue una mayor participación por parte de los clientes en el proceso empresarial, y se gana en automatización en los procesos internos de la empresa, reduciendo así de manera sustancial el papeleo y el tiempo empleado. En el mercado actual, para que las empresas tengan éxito deben saber gestionar adecuadamente la información estratégica mediante procesos 17 | P á g i n a exhaustivamente definidos e implementados en cantidad, calidad y recursos (humanos, tiempo y dinero). La mayoría de las empresas son conscientes de esta necesidad y han comenzado a abandonar progresivamente las prácticas empresariales tradicionales para asumir las propias del e-business. Han empezado a adaptar sus procesos esenciales a la presencia en la red con el fin de reforzar el servicio al cliente, optimizar las cadenas de suministro y acceder a clientes nuevos y conocidos. La accesibilidad y el amplio alcance de Internet han transformado para siempre las expectativas de los clientes respecto a la prestación de asistencia y la capacidad de respuesta de las empresas. Los modelos de e-business deben basarse en las capacidades de proceso de la empresa, que a su vez están integrados en las aplicaciones. Las empresas podrán alcanzar los niveles de rendimiento que exige la economía mundial sólo si se concentran en los procesos de principio a fin y en las aplicaciones de negocios. Es importante un diagrama explícito de las diversas aplicaciones multifuncionales y de cómo se integran para formar la columna vertebral de la empresa. Sin un diagrama así, los directivos no pueden tener una idea clara de qué pasos deben dar y qué posiciones tomar. “La arquitectura de una solución de e-business debe implementarse en toda la empresa tanto vertical como horizontalmente, es decir que implica el relacionamiento de accionistas, empleados, socios, proveedores y clientes. La solución e-business debe estar íntimamente ligada con las aplicaciones de planeación empresarial (ERP’s por sus siglas en inglés), con las herramientas de administración de las relaciones con clientes (CRM’s) así como con herramientas de gestión del conocimiento, estos aspectos deben implantarse en todos los departamentos empresariales (como se ve en la figura 1)” [KAL12] 18 | P á g i n a Figura 1: Arquitectura de las aplicaciones e-business [KAL12]. 1.1 COMO SURGIÓ EL E-BUSINESS La historia del e-Business comenzó con la puesta en común de la información y la utilización de ordenadores. A medida que los sistemas informáticos se convirtieron en una parte fundamental de la vida ordinaria de las empresas, se desarrollaron nuevos sistemas para su uso interno en las compañías. Sirviéndose de esos nuevos sistemas, 19 | P á g i n a los gestores de empresas, departamentos y proyectos observaron que podían obtener un acceso actualizado a la información, y el siguiente paso lógico fue potenciar este proceso mediante el intercambio entre empresas y sus clientes y proveedores. El problema para su realización consistía en el empleo de códigos internos en cada compañía, así como la utilización de códigos y denominaciones de productos que no eran uniformes. Incluso el orden de la información no coincidía, por lo que era necesario que una persona la interpretara antes de su introducción en los ordenadores receptores. Esta deficiencia dio lugar al desarrollo de estándares como el EDI (electronic data interchange o intercambio electrónico de datos)y el XML (extensible markuplanguage o lenguaje de marcación ampliado). A mediados del decenio de 1990, Internet, o más exactamente, la World Wide Web, apareció en escena, y las empresas comprendieron que podían utilizar este nuevo medio para presentarse mediante sus propios sitios web, en los que, de repente, todas las compañías tenían la misma posibilidad de atraer la atención de los clientes. [LEV13] Gracias a las páginas de los sitios Web, las empresas podían poner su material comercial a disposición del público en general, y pronto aparecieron los primeros catálogos de productos. Más adelante, las soluciones de comercio electrónico permitieron a los clientes comprar en línea y, lógicamente, el siguiente paso consistió en garantizar que las empresas eran capaces de tramitar las operaciones electrónicamente, integrándolas de manera directa en los sistemas de gestión de pedidos y de contabilidad. En un mundo ideal, se dispondría de una producción en tiempo ajustado y todos los clientes encontrarían los productos que buscaran en función de anuncios previamente efectuados en la red. Mediante la cooperación con empresas de logística, los artículos se entregarían directamente y el importe facturado se transferiría a través de medios electrónicos desde la cuenta bancaria de los clientes en la fecha debida. La realización de operaciones de e-Business se sirve de numerosas herramientas, utilizadas para sustituir a las aplicadas tradicionalmente por las empresas y automatizar 20 | P á g i n a y facilitar los procesos de preventa, venta y posventa. Normalmente, los sistemas más avanzados requieren que la empresa utilice y haya implantado los procesos menores. Por orden de complejidad, se podrían establecer las siguientes herramientas: Correo electrónico. Complementa las herramientas tradicionales de comercialización y comunicación de ventas. Se han vertido ríos de tinta sobre el uso eficaz del correo electrónico y existen normas y directrices comunes respecto al modo y los momentos propicios para utilizar esta herramienta con eficacia. Sitio Web corporativo. Los sitios Web se utilizaron inicialmente como herramienta de comercialización y asistencia. Con la disponibilidad de herramientas normalizadas, hasta la empresa más pequeña es capaz de constituir su propia tienda en línea. No obstante, la dificultad radica en los cambios organizativos que es preciso efectuar y en el hecho de que se trata de una decisión estratégica que requiere más recursos que los considerados en un principio. Protocolos de comunicación directa. A diferencia del sitio web, que llega a un determinado número de clientes y proveedores, la comunicación directa se establece como vínculo directo entre la empresa y sus interlocutores. Hay componentes y protocolos normalizados que pueden utilizarse, pero, en principio, se trata de una herramienta de comunicación individualizada. Dependiendo del volumen de operaciones, la comunicación puede encontrarse semi o plenamente automatizada, en función del grado de integración entre los sistemas de front-office (destinados al tratamiento directo con el cliente) y de back-office (vinculados a los centros neurálgicos de gestión de la empresa). Mercados electrónicos (e-Markets). Se trata de foros en los que se realizan intercambios entre numerosos agentes. Suelen establecerse directrices y 21 | P á g i n a criterios en los que se define quién puede incorporarse al mercado, pero, en principio, están abiertos a todo proveedor y comprador en el sector o el área a los que se dirija el mercado. En éste, un único proveedor no puede establecer el precio, y debe seguir las normas habituales de oferta y demanda. Mercados privados. Son e-Markets en los que se relacionan un agente y muchos otros; por ejemplo, un proveedor y muchos clientes, o un cliente y numerosos compradores. Se utiliza el término «privado» en alusión al hecho de que un agente individual controla el mercado electrónico, decide quién puede integrarse, establece los criterios aplicables a las operaciones, decide los precios, etcétera. 1.2 EVOLUCIÓN La irrupción de Internet revoluciono los negocios, permitiendo a las empresas de todo el mundo adoptar las nuevas tecnologías de la información para transformar sus operaciones. Ese fue el nacimiento del e-business, un término creado por IBM en 1996. Desde entonces, ha habido tres fases distintas en el desarrollo del e-business. Acceso: En la primera fase del e-business, las empresas comenzaron a ofrecer acceso a la información en sitios Web sencillos en los que los clientes podían consultar cualquiera cosa, desde información sobre vuelos hasta balances de cuentas bancarias. En la mayoría de los casos, estos sitios Web hacían poco más que reproducir información que estaba impresa en papel. Había más información disponible, pero la mayor parte permanecía estática limitando su utilidad. Al crear los primeros sitios Web externos, las empresas descubren enseguida el potencial de la red para establecer unas relaciones más personales, eficientes y competitivas con sus clientes. En la fase de acceso las empresas centran su 22 | P á g i n a atención en preparar la información para hacerla accesible a sus clientes como un verdadero “autoservicio”. Integración: En la segunda fase de e-business, Internet se transformó en un medio para realizar transacciones comerciales. Los bancos permitieron a sus clientes mover dinero entre cuentas. Las aerolíneas aceptaban reservas online. A medida que las empresas integraron sistemas internos y procesos de negocio en segundo plano, se hizo posible realizar transacciones de todo tipo. La información se volvió más útil y manejable. Las empresas descubrieron nuevas herramientas a partir del e-business; herramientas como CRM, SCM, ERP, tecnología inalámbrica, en definitiva, los componentes del e-business. Las TIC de forma integrada entregan al personal de las empresas información más detallada en tiempo de consulta más cortos. Muchas de las empresas que han brincado al mundo del e-business esta área de desarrollo. “Toda incorporación de tecnologías en nuestra empresa es un proceso de innovación. Pero la incorporación de las TIC exige cambios en los procesos, en los equipos de trabajo, en sus habilidades y competencias, en metas, en los sistemas de evaluación del desempeño, etc. Estos cambios son necesarios para asegurarnos de obtener los beneficios realmente importantes, los que cuentan: menores costos reales o ingresos adicionales. La brecha entre nuestra velocidad para incorporar nuevas ideas y la velocidad con que evoluciona el potencial de las TIC genera un potencial de mejora extraordinario que debemos ser capaces de aprovechar antes, mejor y más rápido que la competencia.” [LOP14]. Durante esta fase las empresas ya poseen información precisa sobre sus clientes y se integran sus herramientas de business intelligence, sus métodos de análisis y sus conocimientos junto con las tecnologías de información. Estas condiciones ideales hacen posible la mejora del proceso de gestión de las relaciones con los clientes y proveedores pudiendo personalizar las 23 | P á g i n a interacciones online y ofrecer una visión unificada de la empresa. En otras palabras esta fase se centra en la integración de todo los procesos internos de la empresa, así como de los procesos de los clientes. Para la empresa, esto significa la integración de todos los puntos de contacto de los clientes con el conjunto de sistemas operativos, desde el abastecimiento y el cumplimiento de un pedido hasta la satisfacción del cliente. On demand: Hoy en día, la mayoría de las empresas están bien posicionadas en la primera fase del e-business. Cada vez más empresas se concentras ahora en la segunda fase. Algunasde estas ha integrado todo sus procesos de negocio, lo que les está permitiendo responder dinámicamente a las necesidades de sus clientes, oportunidades de mercado y amenazas externas. Estas organizaciones están comenzando a optimizar el verdadero potencial de un mundo conectado a través de la Red. A partir de su trabajo con clientes en proyectos e-business, IBM ha identificado cuatro características indispensables de una empresa on demand. Capacidad de respuesta: Detecta los cambios de entorno y responde dinámicamente. Estructuras variables: Adapta las estructuras de costes y los procesos de negocio flexiblemente. Centrado en sus competencias: Se centra en sus competencias fundamentales, diferenciando tareas y activos. Capacidad de reacción: Está preparado para responder ante cambios inesperados y amenazas en tiempo real. En última instancia, el negocio “on demand” le permite considerar y gestionar su empresa como un todo integrado, incluso aunque áreas importantes de la misma sean gestionadas por otros. En esta fase es necesario una e-estrategia a nivel horizontal donde todos los procesos de la estructura empresarial estén 24 | P á g i n a enlazados con la estrategia de negocio y donde el personal este en un alto conocimiento y habilidades de las TIC y los beneficios que se obtienen con el e- business. En la siguiente figura podemos observar dicha evolución, donde nos permite verificar los productos finales de la fase de acceso y de integración así como la intensidad, tiempo e inversión que se debe tener en cuanto en cada una de estas fases. Figura 2: Evolución del e-business [ROD18] 25 | P á g i n a 2. MODALIDADES DEL E-BUSINESS, MEJORES PRACTICAS PARA IMPLEMENTAR E IMPACTOS OCACIONADOS Las organizaciones acuden a estructuras que faciliten la entrega de productos y servicios a sus clientes. Con ese fin, diseñan sus canales de distribución, fuerzas de ventas, formas de pago, exposición de productos etc. La infraestructura física, la tecnología y los procesos complementan esta labor. Cada vez es más común, que en la formulación de la estrategia de negocio, estas estructuras estén apoyadas por procesos de innovación tecnológica. Sin embargo, no en todos los casos la apropiación de tecnología se realiza de manera organizada, contemplando el riesgo inherente a la complejidad y teniendo total conciencia del beneficio. En el caso de e-business la situación no es diferente. Entre otras muchas razones, lo que motiva a actuar a los directivos manteniendo la inercia de presupuestos anteriores, es sencillamente que no tienen claro el tema. Es necesario entender, en que consiste un proyecto de e-business y cuales son sus componentes estructurales, con el fin de canalizar el esfuerzo al interior de las empresas. Canalizar el esfuerzo, significa diseñar procesos y adaptaciones tecnológicas al interior de la organización, que permitan visualizar resultados en corto plazo, pero manteniendo una línea de acción en el largo plazo. Como complemento del modelo tradicional, un proyecto de e-business ofrece ventajas que tocan las diferentes actividades del negocio. Desde reducciones de costos asociadas a la automatización de procesos, mejoramiento de la relación con los clientes a través de nuevos canales de contacto, pasando por el fortalecimiento de los canales de ventas a través de la automatización de los mismos, hasta el aprovechamiento de la experiencia y conocimiento que adquiere la organización; entre otros, son ventajas de utilizar canales electrónicos [COC03]. Para esto se estudio una metodología propuesta por varios autores citados en la bibliografía de este trabajo, y que se detallaran más concisamente a medida que se avanza en el contenido. Estas metodologías logran sacarle el máximo provecho a cada 26 | P á g i n a inversión de e-business. Las inversiones de un proyecto de e-business transaccional se centran en automatizar las transacciones básicas de una empresa. Su propósito es reducir los costes, mejorar la eficacia, ampliar la uniformidad y aumentar la productividad. Esta modalidad entraña riesgos reducidos o moderados. Por otro lado las inversiones del e-business informativo centran su atención en suministrar información para la gestión de la empresa (por ejemplo, ERP, CRM, etc.). Sus ventajas son fruto de ciclos más cortos de comercialización, mejora de la calidad de la información, mayor integración y flexibilidad empresarial. Esta modalidad entraña riesgos moderados o elevados dependiendo del grado de madurez de la actividad Las estrategias de e-business no están desligadas de la estrategia general de la compañía y viceversa. Como todas las compañías que participan en el mercado tienen acceso a las diferentes tecnologías disponibles, la adquisición de las mismas no genera por sí sola ventajas competitivas. Es lo que cada compañía esta en capacidad de hacer y el máximo retorno que pueda obtener de estas inversiones, lo que hace la diferencia. En la práctica estas dos estrategias se fusionan de tal manera, que es difícil diferenciar claramente lo que corresponde a la estrategia de e-business y a la estrategia global de negocio. Adicionalmente, el hecho de que la estrategia de negocio involucre a las diferentes áreas de la organización y la estrategia de e-business ofrezca oportunidades de mejora para cada una de ellas; indica un alto grado de cohesión. Estas tres modalidades del e-business se pueden visualizar en la figura 3. Si bien es cierto, la conciencia sobre la implementación del tema de e-business ha ido incrementando paulatinamente, en algunos casos no se tiene claridad sobre la manera de abordarlo. En otras palabras, un plan organizado que parta de entender el impacto de los cambios del entorno y la situación interna de la organización, que permita definir las iniciativas a diseñar; que oriente la construcción de las soluciones que tecnológicas, que facilite proyectar la continuidad en el tiempo; para finalmente acompañar su 27 | P á g i n a implantación, con el fin de asegurar la apropiación de la nueva forma de hacer el negocio. Es por ello que se hace necesario este estudio. Figura 3: Modalidades E-business [MAR15] 2.1. E-BUSINESS TRANSACCIONAL Se define el e-business transaccional como el uso de TIC para mejorar las comunicaciones con todas las personas y/o organismos implicados, los cuales pueden ser clientes, proveedores, instituciones financieras, etc, en otras palabras, el e-business transaccional es una metodología moderna para hacer negocios que detecta la necesidad de las empresas, proveedores y clientes de reducir costos, así como mejorar la calidad de los bienes y servicios, además de mejorar el tiempo de entrega de los bienes o servicios. Por lo tanto no debe seguirse contemplando el e-business transaccional como una tecnología, sino que es el uso de la tecnología para mejorar la forma de llevar a cabo las actividades empresariales. Actualmente la manera de comerciar se caracteriza por el mejoramiento constante en los procesos de abastecimiento, y como respuesta a ello los negocios a nivel mundial están cambiando http://www.monografias.com/trabajos15/plan-negocio/plan-negocio.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtml http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE 28 | P á g i n a tanto su organización como sus operaciones. El e-business transaccional es el medio de llevar a cabo dichos cambios dentro de una escala global, permitiendo a las compañías ser más eficientes y flexibles en sus operaciones internas, para así trabajar de una manera más cercana con sus proveedores y estar más pendiente de las necesidades y expectativas de sus clientes, todo esto gracias al uso adecuado de Internet. Hoy en día el e-business transaccionalparte de una definición genérica como cualquier forma de transacción o intercambio de información comercial basada en la transmisión de datos sobre redes de comunicación como Internet. Es decir, se incluye tanto lo que son las compraventas en sí mismas como todas aquellas actividades previas a las mismas tales como el marketing, búsqueda de información, contratación previa etc. De hecho y hoy por hoy el mayor uso que se hace de Internet es publicitario, las empresas utilizan la Red principalmente para darse a conocer, y para ofrecer sus productos y servicios y atraer a nuevos clientes. 2.1.1. DESCRIPCION DEL E-BUSINESS TRANSACCIONAL Para efectos de este estudio, se define una metodología para la adopción del e- business transaccional, como la incorporación en términos estratégicos, de tecnología de información que permita transacciones con clientes (B2C). Además, se clasifican los modelos en tres enfoques distintos, complementarios entre sí. El primer enfoque se orienta al cliente/usuario [VAN23]. Aquí se analiza el comportamiento del usuario, relacionado con la percepción que se tiene respecto a la seguridad online. El segundo enfoque se orienta a la empresa como tal. El tercer enfoque se refiere a modelos orientados a la evolución de la plataforma de e-business transaccional. http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml http://www.monografias.com/trabajos6/dige/dige.shtml#evo http://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtml 29 | P á g i n a Enfoque-Cliente/Usuario Del análisis de los modelos, se distingue en primer término lo concerniente a los riesgos aceptados por parte de la empresa, principalmente las que se encuentran en posición de adoptar un e-business transaccional. Es de suma importancia considerar que existe un riesgo percibido, representado por parte de los usuarios que acceden a la plataforma comercial, y que este riesgo siempre está presente y afectará el comportamiento de compra del cliente virtual. La influencia del riesgo percibido se explica con la adquisición de un compromiso por parte de un consumidor virtual con una compra, cuando éste tiene una gran confidencialidad y transparencia en la transacción, además de que la transacción misma se mantenga dentro de un marco legal definido. De acuerdo al modelo de riesgo percibido, se identifican tres tipos de riesgos importantes percibidos en el contexto de transacciones online: Privacidad, Seguridad e Irrefutabilidad, también se tiene que tener en cuenta todos los demás riesgos percibidos en una transacción online. De lo analizado para el diseño metodológico, se considera de vital importancia [VAN23]: Riesgo percibido en transacciones online: Lo más importante en la venta online es que las personas sientan confianza en una compra. De esto se infiere que el desafío que se enfrenta es brindar las herramientas que aseguren la seguridad y privacidad. Riesgo percibido con productos y servicios: Gran parte de las limitantes que aseguran que no se consiga una venta online es que los consumidores no observan lo que están adquiriendo. Según se evidenciado por el autor del articulo “E-business la evolución” [LOP14] en Colombia aún no existe una cultura que permita las ventas online a la par con los países desarrollados. 30 | P á g i n a Las empresas que no han innovado la adopción de un e-business transaccional deben examinar los factores que determinan la aceptación de tecnología. Existen modelos que estudian el comportamiento del consumidor, los cuales analizan la percepción acerca del uso de una innovación y los efectos que conlleva. En resumen, lo que deriva el análisis de estos modelos, es identificar los principales factores que debe considerar una empresa en su relación comercial con clientes y/o proveedores: Confianza: Crear confianza en los visitantes es el mejor método para asegurar un tráfico comercial en el sitio Web, y aumentar la lealtad de los clientes. El enfoque más efectivo es entender la generación de confianza como un proceso de reducción de la incertidumbre. Seguridad y Privacidad: Para realizar transacciones tipo comercial a través de Internet, los aspectos fundamentales que se deben entender sobre los sistemas de seguridad son: confidencialidad, fiabilidad, integridad y autenticación de datos. Riesgo: Desde el punto de vista del consumidor, el que se presente un nivel de confianza aceptable en una transacción online representa el punto más importante para contrarrestar el riesgo que se percibe al hacer una compra online. Hay que considerar que el consumidor online nunca se sentirá totalmente seguro al realizar una compra, ya que ésta no se realiza en el acto. Justamente, los comerciantes deberán producir confianza en el consumidor cuando exista un elevado nivel de riesgo percibido en una transacción, mientras más significativa sea una compra y más desfavorables sean los resultados percibidos en caso de que ésta fracase [VAN23]. De este enfoque se desprende, que es importante saber el porqué y el cómo los consumidores toman sus decisiones de consumo, para que la empresa pueda tomar 31 | P á g i n a mejores decisiones estratégicas. El objetivo es prever la forma posible en que los consumidores reaccionarán ante las señales que dan las nuevas tecnologías, particularmente en Internet. Esto último afecta principalmente a aquellas empresas que tienen un mercado potencial bien definido, dado principalmente por recursos, zona geográfica de venta; y poder comprender cómo los usuarios estimarán la presencia comercial de la empresa en Internet. Enfoque-Empresa Según lo referente a la empresa, los modelos de adopción estudiados comprenden factores internos y externos a ésta Factores Internos Se debe contar con una estructura que brinde las garantías necesarias para poder tener completa seguridad de que el e-business transaccional será un factor comercial importante a largo plazo. Así, de acuerdo a éste modelo de adopción de e-business y tomando como referencia, asimismo, los factores organizacionales presentes en otro modelo de adopción, se derivan las siguientes conclusiones: Primero, la incorporación de nueva tecnología debe contar con un soporte de negocio y de apoyo técnico, dado preferentemente por recursos tecnológicos actualizados (computadores, conexión constante, seguridad en las transacciones, etc.), que den a la empresa capacidad de poder desarrollarse ante un “posible” incremento constante en la venta de productos y servicios a través de la Red. Además, la importancia de disponer de personas especializadas en e-business transaccional hace que la incorporación de tecnologías en la empresa se haga de acuerdo a un nivel de independencia respecto a entes externos a ésta. En lo referente a cómo la empresa se adecua a cualquier innovación que se presente, se debe considerar cómo la innovación modificará los hábitos que presenta una empresa que desee adoptar un proyecto de e-business transaccional. Por lo mismo, los 32 | P á g i n a factores que toda empresa debe considerar son los siguientes: Ventaja relativa percibida, Complejidad, Trazabilidad y Compatibilidad [ADL01] . Ventaja Relativa Percibida: Este factor está relacionado con los beneficios percibidos que puede tener una empresa en el proceso de apertura de un proyecto de e-business transaccional. Las empresas colombianas perciben la utilidad del uso de Internet para lograr un mejoramiento en su negocio, según los estudios realizados por Roberto Pearl, el 55% de las empresas lo usa básicamente para buscar información para su negocio. En cuanto al e-business transaccional, sólo el 18,4% de las empresas reconoce la ventaja del comercio virtual para vender sus productos y/o servicios, razón aprovechable para buscar nuevas oportunidades de avanzar en calidad yproductividad. Complejidad (La dificultad percibida por las empresas para adoptar un proyecto de e- business): La empresa que no cuenta con la capacidad suficiente para solventarse con eficiencia en el mundo de las nuevas tecnologías no estará preparada para comenzar a transar sus productos en la red. Así, se podría deducir que en la mayoría de los casos sólo el segmento de las grandes y medianas empresas puede estar preparado para tomar decisiones de llevar a cabo un proyecto de e-business transaccional, dejando sólo que las pequeñas empresas usen la red para la búsqueda de información. Trazabilidad: Es la capacidad que tiene una organización o sistema para rastrear, reconstruir o establecer relaciones entre objetos monitoreados, para identificar y analizar situaciones específicas o generales en los mismos. Compatibilidad: Definido como la capacidad de una empresa de enlazar la incorporación de Internet en su actual proceso de negocios. Las medianas empresas son técnicamente capaces para generar un producto o servicio y hacerlo llegar a los clientes, pero administrativamente son muy deficientes en el manejo de los recursos. 33 | P á g i n a Factores Externos Las pequeñas empresas que comienzan a comercializar sus productos en Internet son más vulnerables a la presión competitiva, mientras menor sea la cantidad de competidores. Al contrario, las grandes y medianas empresas ya tienen en gran parte asumida esta presión, mediante una apertura más decidida a las nuevas tecnologías y a una adecuación de estrategias de Integración en el mercado. Por otra parte, el factor presión de proveedores se identifica en las empresas colombianas, en que sobre el 30 % de las medianas empresas se conectan a Internet para mejorar la gestión y productividad, mediante el conocimiento de que sus proveedores se conectarán. Según se infiere de los resultados presentados, sobre el 55.2% de las empresas colombianas cotizan sus productos y/o servicios a través de Internet, lo que indica que el proceso de distribución y compra de productos a través de la red se hará más eficiente mientras se responda rápidamente a esta presión [PEA18]. Enfoque – Modelamiento enfocado a la evolución Para el desarrollo de un proyecto de e-business transaccional se debe tener en cuanta que el desarrollo de un sitio Web se construirá con el tiempo funcionalidad, dependiendo de cómo la empresa vaya adecuándose al uso de herramientas tecnológicas que brinda Internet. Es por ellos que es necesario tener en cuenta un enfoque de modelos orientados a la evolución como es la Promoción, Provisión y Procesamiento [VAN23]. Promoción: Se caracteriza, porque la empresa presenta un sitio Web que carece de funcionalidad, y sólo se presenta información de carácter visual e informativo, con escasos enlaces entre el probable cliente y la empresa. Se propone que en esta primera etapa el sitio Web conste de información estática, la cual tiene que estar acorde a los objetivos propuestos en un plan básico de marketing, principalmente resaltar la imagen de la empresa. 34 | P á g i n a Provisión: Se añade funcionalidad al sitio Web, lo que permite agregar un sistema de información más detallado sobre los productos y/o servicios que ofrezca la empresa, con esto se puede tener el inicio de un sitio Web dinámico que permita conocer con mayor claridad para el usuario todos los recursos que tiene la empresa disponible. Aquí se identifican diferentes niveles de provisión de la información dependiendo de las características propias de la empresa. Cabe destacar que esta diferencia de niveles se da sólo con una diferencia de añadir valor a cada nivel de funcionalidad. Nivel 1. Bajo nivel de interactividad, catálogos de productos básicos, links a información más detallada, registro en formularios online. Nivel 2. Medio nivel de interactividad, nivel más alto de los catálogos de productos (base de datos propia), ayuda al usuario (ejemplo, mapa del sitio Web), links a otros sectores de industria, etc. Nivel 3. Alto nivel de interactividad, salas de chat, foros de discusión, aplicaciones multimedia, y envío de noticias por e-mail. Procesamiento: Se caracterizada, porque el sitio Web alcanza una madurez funcional que permite realizar transacciones online, de modo que exista un flujo de información constante entre la empresa, sus clientes, proveedores y los socios comerciales que ésta pueda tener. Por ello, es necesaria la incorporación en el sitio Web de información que contenga elementos de seguridad, por medio de la identificación y actualización constante de las personas y/o instituciones que están presentes en una transacción. 35 | P á g i n a 2.1.2. IMPACTO DEL E-BUSINESS TRANSACCIONAL El uso de las TIC y la Internet en las empresas no esta solo confinado al e-commerce, o ordenando y vendiendo en línea, se necesita prestar mas atención en que parte de los procesos de la empresa se utiliza la tecnología. De hecho aquí es donde las TIC tendrán mayor importancia en la estructuras del negocio, incorporándolas en la actividades del negocio tales como adquisición y retención del cliente, gestión financiera, servicio y soporte de productos, logística y control del inventario. Al automatizar alguna de estas funciones, las compañías integran sus tareas y procesos internos, así como sus relaciones con proveedores, clientes y sus aplicaciones. Por ejemplo al recibir una orden en-línea, la disponibilidad del producto es automáticamente consultada, los departamentos de contabilidad y logística son notificados y nuevos productos o materia prima son ordenados. Al unificar funciones como procesamiento de órdenes de compra, pagos y servicios post-venta, las compañías podrán reducir costos operacionales y proveer mejores servicios. Algunas de las funciones son integradas con sistemas de otras compañías, las de proveedores o clientes. El uso de la Internet mejora la gestión de relación con el cliente y permite a las empresas personalizar sus servicios. Servicios personalizados al cliente, permiten a la compañía responder a los clientes en tiempo verdadero, mejorando la confianza del cliente y monitorear las preferencias de los clientes y desarrollar estrategias mejor orientadas de marketing. A través de procesos de negocios por sistema de computadoras tales como: ordenar, procesar, despacho y entrega: el control de inventario y la contabilidad pueden ser conectados sin importar la ubicación. Se puede crear valor al ofrecer información de proceso de las órdenes del cliente. 36 | P á g i n a El impacto que el e-business ha tenido en las empresas a nivel mundial ha permito que las empresas asuman un cambio progresivo en el modelo de negocio, estos cambios se pueden visualizar en el figura 4. Figura 4: Transformaciones empresariales a raíz de la incorporación del e-business [LOP14] Teniendo presente las implicaciones del e-business transaccional, las transformaciones de las empresas para lograr incursionar apropiadamente en el negocio electrónico tienen una estrecha relación. Como se va a ver en esta sección, la mejora en el canal es poder realizar el marketing, la venta y la compra de productos y servicios a través de Internet, es tener la facilidad de automatizar las transacciones básicas de una empresa (las otras fases se verán mas adelante). El inicio de e-business empieza por la mejora en el canal (Channel Enhancement) y estos canales electrónicos son la cara tecnología que las organizaciones reflejan. A este nivel, las compañías hacen uso de la tecnología para compartir información, para la comercialización de sus productos y más que nada para el e-commerce, en otras 37 | P á g i n a palabras, para el mercadeo (compra y ventas de productos y servicios por Internet). Alcance global,disponibilidad las 24 horas del día, los siete días de la semana, alta velocidad, costos bajo en las transacciones, las capacidades del arreglo para requisitos particulares y la interactividad han hecho que los canales electrónicos sean la opción mas eficaz y elegida para vender y comprar lo necesario para hacer negocio. El cambio organizacional a este nivel, es unos procesos que debe ser orientado de forma tal que no sea un cambio radical sino un cambio incremental buscando lo táctico. La aplicación más innata en el ámbito empresarial del e-business y en la mejora de los canales es el B2C, o lo que es lo mismo Negocio hacia el Cliente y se está integrando cada vez más en los diferentes tipos de organizaciones y PYMES. El B2C consiste en ofrecer vía Web (utilizando Internet como canal de comunicación) diferentes servicios de valor añadido al cliente final, permitiendo mejorar el servicio actual ofrecido y acceder a nuevos mercados potenciales y usuarios de Internet. [HAM11] El comercio electrónico es tal vez uno de los mejores ejemplos de sistemas B2C, ofreciendo servicios de venta y pasarelas de pago a través de Internet. Los servicios que suelen ofrecer Grandes Empresas como Bancos, Telecomunicaciones, Industria, etc., permiten a sus clientes acceder vía Web al estado de sus cuentas, realizar pedidos, comunicarse on-line, etc. Estos servicios generan un alto valor añadido al cliente final estando al tanto de sus operaciones en tiempo real. Los canales de comunicación o tecnológicos se han convertido en un prerrequisito para que una organización pueda existir en un mundo tan competitivo con es hoy en día. Es necesario mejorar el canal y de esta forma lograr tener mayores oportunidades para la implementación de e-business. Muchas empresas comienzan compartiendo información en sitios Web y catálogos hasta características del e-commerce como ventas en línea y pagos electrónicos entre otros. Esto ayuda a reducir los costos, a mostrarse a nivel mundial y de esta forma atraer a nuevos clientes. Otros beneficios más sobresalientes se derivan de la capacidad de estudiar según los patrones de 38 | P á g i n a comprar a los consumidores, sus gustos y necesidades. El e-business transaccional a permitido que las empresas tenga este cambio positivo en el negocio permitiendo usar la información electrónica para mejorar el rendimiento, crear valor y posibilitar nuevas relaciones con clientes, como se puede ver en la figura 3. Figura 5: Canales del E-business [DEI05] 2.1.3. MEJORES PRÁCTICAS Es necesario llevar a cabo un modelo de adopción del e-business transaccional basado en los niveles de funcionalidad que tendrá un sitio Web, éste de acuerdo a las fases que incurre una empresa para estabilizar una presencia comercial en la red. En este proceso de adopción, se distinguen tres etapas [CHA04]: 1. Creación de un sitio Web. 2. Automatización del proceso de negocios. 3. Integración del Comercio Electrónico en la Empresa. 39 | P á g i n a Etapa 1 - Creación de un Sitio Web El primer paso requerido, es que la empresa comience por una etapa de Experimentación, es decir, proponer una presencia virtual. En cuanto a las características del sitio Web son preferentemente su carácter informativo y presencial, lo que implica que la funcionalidad asociada en esta etapa generalmente está dada por: Un sitio Web con limitada funcionalidad (presencia estática), que incluye información sobre la empresa en general, ubicación, forma de contactarse con ésta. Folletos informativos sobre productos y/o servicios ofrecidos, forma de adquirirlos. Escasez de links con otros sitios Web de interés. La navegabilidad del sitio Web es de carácter simple. Etapa 2 - Automatización del proceso de negocios Etapa en la que se comienzan a integrar los negocios a la red, mediante una apertura comercial del proceso de compra y venta de productos. La funcionalidad que se le agrega al sitio Web se incrementa, dado que es necesario contar con elementos de acceso y resguardo de datos, mediante la inclusión de formularios de ingreso de información y bases de datos asociadas. En esta etapa de comienzo de una automatización del proceso de negocios, debe desarrollarse la visión de una completa integración de los negocios a la red, mediante la aplicación de lo ya planificado cuando se toma la decisión de crear un sitio Web comercial, junto con una visión estratégica de esta adopción [VAN23]. A medida que la 40 | P á g i n a empresa se adecue a la presencia en la Web y readecue su proceso de negocios a una apertura comercial (dada por realizar una estrategia de ventas y compras online), debe considerar necesario contar con requerimientos imperiosos para actuar con eficiencia. Dentro de las características de este nivel de adopción, se cuenta lo siguiente: Un beneficio comercial a gran parte de las unidades de la empresa. Además de una mayor exigencia a todo nivel, debido a que se integran al comercio virtual elementos de funcionalidad y transacciones que se hacían anteriormente de forma tradicional. Una transferencia de información que requiere necesariamente de una base de datos segura y flexible, a los requerimientos que se hagan necesarios mientras la empresa avance en la puesta en marcha de esta adopción del comercio electrónico. Aparición de nuevos intermediarios y conflictos en los canales de distribución. Etapa 3 - Integración del Comercio Electrónico en la Empresa Una vez establecidas las etapas precedentes, la empresa ya está en capacidad de poder realizar una integración total de los negocios a la red. Etapa caracterizada por una completa automatización e integración del proceso de negocios, aplicando elementos de integración de los clientes, e integración de los servicios de entrega a domicilio de los productos adquiridos por el usuario. La tecnología presente en las plataformas virtuales alcanza una madurez, que permite realizar transacciones con total seguridad [VAN23]. 41 | P á g i n a Por ello la evolución que se sigue en esta etapa está dada por: Aparición de mayor funcionalidad en el sitio Web, pasando de un estado de presentación estática a una de aspecto dinámica. Comienzo de una automatización del proceso de negocios, lo que afectará gran parte de las unidades comerciales de la empresa. Inclusión obligatoria de elementos de seguridad en el sitio Web. Para la metodología de adopción de e-business transaccional, las empresas deben tener en cuenta que la implementación debe contar con recursos financieros mínimos. Los aspectos relevantes a considerar, estriban en que gran parte de las empresas que están actualmente con alguna posición en la Red, no están descubriendo los beneficios del e-business transaccional a todo nivel de negocios, principalmente por los siguientes motivos: 1. Bajo apoyo por parte de los directivos, lo que conlleva a no tener el e-business transaccional posicionado como una oportunidad de negocios a corto y largo plazo. Esto se refleja en que se desconocen en la mayoría de las empresas (mas que todo PYMES) las ventajas relativas que puede traer el e-business transaccional para su negocio. 2. En la mayor parte de las empresas, en especial en el segmento de las medianas-pequeñas empresas, hay una falta de visión estratégica. Esto coincide con una evidente resistencia al cambio en la forma de hacer negocios, cuando se les ofrece implementar un proyecto de e-business transaccional. 3. Por último, y muy relacionado a lo anterior, existe una escasez de personal capacitado para el tema específica del e-business. 42 | P á g i n a Según lo analizado, respecto a las necesidades de las empresas en el ambiente del e- business transaccional y una vez realizado el análisis de los de laadopción, se infieren las siguientes conclusiones generales, en ámbito planificación estratégica: Clara definición de los objetivos del negocio, tanto en el ámbito estratégico como operativo. Definiendo políticas y procedimientos, es decir, estas definiciones deben estar planteadas por la dirección de la empresa. Contar con total seguridad del apoyo y creencia de los gerentes y/o altos directivos de la utilización de un e-business transaccional, es decir, debe haber un apoyo enfocado a una formación técnica sobre cómo utilizar Internet para fomentar nuevos negocios a todos los niveles de la empresa. Apoyo de las unidades estratégicas de negocio para el proyecto. Definir la implementación del proyecto de e-business transaccional como asunto de relevancia estratégica para la empresa. Mantenerse preparado para las oportunidades y amenazas que trae el e- business como tal, mediante una abierta disposición, a todo nivel de negocio, reflejado en un replanteamiento del modelo de negocios y los procesos mismos de la empresa. Dado que la relación entre empresa, proveedores y clientes está significativamente afectada por la implementación de un proyecto de e-business transaccional, la empresa debe considerar, en primer término, asegurar la generación de confianza y transparencia en el proceso; para ello se deben presentar la seguridad y privacidad en las transacciones con los clientes como aspecto prioritario en la presencia comercial virtual. Además de enfatizar en el factor riesgo percibido en toda transacción online, por 43 | P á g i n a parte de los que visitarán el sitio Web comercial. Según la evidencia disponible, en la evolución de un sitio Web comercial deben considerarse los siguientes aspectos relativos a la seguridad en la red: Proteger la integridad del sitio Web. Garantizar la integridad de los datos. Se debe proteger el contenido de los datos distribuidos por Internet. Debe resguardarse y retener la propiedad de los materiales presentes en el sitio Web. Los elementos esenciales en relación con el proceso de adopción de un proyecto de e- business transaccional en referente a materia de seguridad y confidencialidad electrónica son: Autenticación: Se refiere a establecer la identidad de un usuario, es decir, la exigencia de validar el acceso a información de carácter personal y confidencial. Autorización: La autorización se refiere a establecer que el usuario ya identificado tiene derecho a acceder a información específica o servicios que requieran. Irrefutabilidad (Integridad): Esto implica garantizar que la modificación de la información de los programas se realice únicamente de la manera especificada y autorizada, y que los datos presentados no serán eliminados en tránsito. 2.1.4. FACTORES CRITICOS DE EXITO Día a día aumenta la cantidad de países donde e-business transaccional se está convirtiendo en un componente fundamental del desarrollo del sector privado para lograr y mantener una mayor competitividad en el ámbito internacional. Esto es así esencialmente gracias a los múltiples beneficios que otorga como poderoso catalizador 44 | P á g i n a de la innovación, mejoras en productividad, menores costos de transacción con los gobiernos y reducción de la pobreza. La experiencia nos demuestra que para acelerar la adopción del negocio electrónico, especialmente entre las empresas más pequeñas, se necesita que el gobierno y el sector privado asuman de manera conjunta y deliberada la dirección para así establecer un marco normativo propicio que además permita superar las fallas del mercado. “Sin duda, el e-business transaccional se ha impuesto como una estrategia competitiva fundamental dentro de los países miembros de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) y de los países emergentes de Asia. En los países miembros de la UE, más de 75% de las empresas tiene acceso a Internet, 44% tiene una página web y 36% ofrece compras en línea, incluidas las empresas pequeñas. Según el International Benchmarking Study de 2004, aproximadamente el 20% de las ventas de los países que conforman el G8 son atribuibles a su presencia en línea. En Corea, las empresas han duplicado los ingresos provenientes de transacciones de e- business en sólo dos años (entre 2002 y 2004) y llegaron a la descomunal cifra de US$170.000 millones. Además, están recurriendo especialmente a las tecnologías de e-business transaccional para impulsar el crecimiento con la ayuda de la tecnología de banda ancha más rápida del mundo. China no ha ignorado estas tendencias y se estima que 80% de sus medianas y grandes empresas ya están participando en distintas formas de e-business, mientras que las pequeñas empresas están empezando a incursionar en este campo, específicamente en unas 9.000 villas y pueblos que ya se encuentran conectados a Internet. Estas tendencias indican que los países mencionados están superando de manera deliberada y aceleradamente las barreras básicas que dificultan la adopción del e-business y de hecho, muchas de las empresas de estos países ya están utilizando aplicaciones más sofisticadas que hacen que su impacto en la productividad sea mayor. Esto incluye mejorar la infraestructura de Internet con banda ancha, ampliar la utilización de aquellas aplicaciones relacionadas con la oferta que integran mejor la logística y las funciones de producción en las cadenas de suministro, usar sistemas de pedidos y de pagos en línea e integrar los 45 | P á g i n a sistemas de gestión internos. Este proceso en muchos casos es provocado por las grandes empresas manufactureras que desarrollan enlaces en línea con varios de sus proveedores pequeños [FIS08]. La mayoría de las demás zonas del mundo se encuentran muy rezagadas en estas sorprendentes tendencias que marcan el desarrollo del negocio electrónico. “En América Latina, el e-business transaccional apenas totalizó alrededor de US$6.500 millones en 2004 y se concentró en unos pocos países del área, de los cuales Brasil por sí solo explica US$3.700 millones, seguido de lejos por México y Argentina. Pero hasta este modesto nivel de actividad se encuentra fuertemente concentrado en empresas de gran tamaño y se indica que casi el 90% del negocio electrónico de Brasil es generado por sus 30 empresas más grandes. En este sentido particular, las empresas pequeñas de América Latina todavía no suelen pensar que el e-business transaccional sea una herramienta estratégica que permite mejorar la competitividad. Incluso en Chile, que es el líder en el continente en materia de indicadores del desarrollo electrónico y donde el 59% de las pequeñas empresas tiene computadores y el 37% tiene acceso a Internet, sólo el 10% tiene sitio web y apenas el 4% de los encuestados cree que Internet pueda ayudarlos a mejorar su competitividad y sus ventas.” [PEA18] 2.2. E-BUSINESS INFORMATIVO El e-business informativo aprovecha la potencia de Internet para crear nuevas oportunidades de negocio, con sus soluciones ERP, CRM y SCM, entre otras, basadas en tecnología Intra/Internet, cambia la manera en que las compañías compiten, permite desarrollar nuevas prácticas de negocio, expandir mercados, retener eficazmente a sus clientes y mejorar la eficiencia de sus procesos internos, en otras palabras el e-business informativo constituye un conjunto de aplicaciones de gestión empresarial que le permite a las empresas aprovechar íntegramente los beneficios de la tecnología de información. 46 | P á g i n a Aplicando tecnologías de información y telecomunicaciones, se desarrollan herramientas que faciliten el intercambio de información y la automatización de procesos, mediante la transformación de los procesos de la empresa a través de las nuevas tecnologías e Internet, se reorienta el modelo de negociologrando multitud de ventajas: Se logra una comunicación más flexible con proveedores y clientes. Permite una mayor sincronización e integridad entre los sistemas de gestión de información. Posibilita la optimización de las cadenas de aprovisionamiento (logística) y la gestión del capital humano. El objetivo del e-business informativo es encontrar la perfecta sinergia entre su infraestructura de telecomunicaciones y las necesidades de la empresa en cuanto a la gestión de información para lograr una combinación única entre las necesidades de los clientes, los proveedores y la empresa. 2.2.1. DESCRIPCION DEL E-BUSINESS INFORMATIVO Soluciones E-Business Informativo E-business informativo engloba a toda una serie de modelos de negocio basados en el empleo de las nuevas tecnologías encaminadas a mejorar las relaciones comerciales entre empresas, cadenas de aprovisionamiento y mercados verticales entre otros. En conclusión un sistema de e-business puede tomar múltiples formas y es la empresa quien debe decidir las más adecuadas según sus necesidades. Entre los modelos mas destacados están: 47 | P á g i n a Figura 6: Aplicaciones E-business informativo [COC03] CRM (Customer Relationship Management). Dirigido a todos los aspectos relacionados con la atención y el servicio a los clientes, coordina a todos los departamentos involucrados en esta atención: Ventas, marketing, asistencia técnica, etc. Las soluciones CRM gestionan conjuntamente el servicio de reclamaciones, la gestión de incidencias, vendedores y seguimiento de ventas. Al funcionar sobre sistemas de datawarehouse permiten obtener perfiles de usuario, preferencias y hábitos de compra. Es poner las habilidades y potencia de la empresa detrás de cada interacción con el cliente permite lanzar al mercado productos y servicios que se adapten a lo que los clientes realmente quieren, dotar a los servicios de flexibilidad para responder a necesidades particulares de segmentos de clientes cada vez más específicos o proporcionar información completa y actualizada del cliente a las personas que atienden un Centro de Llamadas. La clave para la construcción adecuada de un negocio centrado en el cliente radica en la habilidad de la organización para atraer y retener buenos clientes. Un CRM provee aplicaciones y tecnología Internet para alcanzar este objetivo. Integra los procesos "Front Office" y "Back Office" sincronizando todas las 48 | P á g i n a interacciones sea cual sea el medio que las origine, ya sea la web, centro de llamadas o relaciones personales, proporciona las herramientas, información e inteligencia, necesarias para tomar decisiones acertadas y atraer y retener a los clientes que más le interesan (Ver figura 7) Figura 7: Modelo de Negocio CRM [WIL25] ERP (Enterprise Resource Planning). Tecnología subyacente de gestión interna sobre la cual basar el resto de modelos de negocio de e-business. El termino ERP deriva de MRP (Material Requirement Planning), herramienta para el control de procesos productivos. Los sistemas ERP administran los procesos internos del negocio para la optimización de la cadena de valor que sirve a todos los departamentos dentro de la empresa. El software ERP incluye diversas funcionalidades: compras, producción, transporte, facturación, contabilidad, informes de gestión y recursos humanos (Ver figura 8). 49 | P á g i n a Figura 8: Modelo de Negocio ERP [WIL25] SCM (Supply Chain Management). Gestiona los procesos de negocio tanto internos como externos de la empresa implicando a todos los agentes que directa o indirectamente están implicados, desde la producción a la distribución. El SCM incluye el aprovisionamiento de materias primas, proveedores, la atención al cliente, la logística y en general, todo la cadena de valor de la empresa, optimizando los procesos mas que autorizándolos (Ver figura 9). Figura 9: Modelo de Negocio SCM [WIL25] 50 | P á g i n a El verdadero desafío de un e-business informativo es crear una cadena de suministro eficiente que enlace todos los clientes, distribuidores, fábricas, almacenes, distribuidores y transportistas que participan en el negocio. Usar Internet para colaborar a través de su red de socios, permite entregar al cliente el máximo valor: lo que quiere, cuando quiere, y dónde lo quiere. Un proyecto de e-business informativo ofrece la única solución integrada en Internet para la cadena de suministro, diseñada para conseguir un e-business de éxito. SCM transforma todos los procesos de su empresa, desde la generación de demanda hasta el servicio al cliente. E-Marketplaces. Mercados virtuales para la venta, compra e intercambio de información entre múltiples participantes. Básicamente, consiste en un directorio de empresas con información sobre los productos de cada una, donde compradores y vendedores buscan productos o servicios, solicitan ofertas y procesan pedidos. E-Procurement. Abastecimiento electrónico de productos y servicios vía Internet. Bajo estas plataformas se gestionan los procesos de compra a los diversos proveedores, bien sea compras de materias primas, auxiliares a la producción o servicios varios. La principal ventaja del uso de estas plataformas radica en el ahorro de tiempo en la gestión de compras, la comodidad y la reducción de los precios de adquisición, así como la posibilidad de acceder a nuevos proveedores. BI (Business Intelligence) centrado en el apoyo a la toma de decisiones y la evaluación de indicadores de negocio. Es un sistema integrado de notificación y gestión del rendimiento de toda la empresa. Con el sistema Business Intelligence, los datos de fabricación, cadena de suministro, finanzas, proyectos o recursos humanos se integran a la perfección, y así los directivos actúan con una información integrada, exacta y orientada a la toma de decisiones y el control de la rentabilidad. Las empresas han empezado a buscar soluciones que integren sus procesos empresariales tanto internos como externos y a este respecto Internet se ha vuelto cada 51 | P á g i n a vez más importante. Pero enseguida se han dado cuenta de que mantener una presencia en la red no es suficiente para tener una ventaja competitiva. Actualmente, es necesario que se reconsidere el concepto de e-business informativo y su relación con Internet como se puede visualizar en la figura 10. Figura 10: Integración de Internet y la tecnología de información [MAR15] 2.2.2. IMPACTO DEL E-BUSINESS INFORMATIVO Como se logro ver en la figura 4, la Integración de la Cadena de Valor ha sido uno de los impactos más importantes que las empresas han tenido gracias al e-business informativo. La definición de valor en términos de experiencia para el cliente implica una organización en la cual el cliente sea el centro real de atención y en buena parte de decisiones. Todo ello lleva a una inversión de la cadena de valor tradicional. Tradicionalmente la empresa se veía a si misma en los siguientes términos. A partir de sus competencias internas, definía una estructura más o menos rígida de procesos que 52 | P á g i n a elabora un producto o servicio. Tras todo ello se sitúa un conjunto de canales de distribución que llegan hasta el cliente. En la empresa e-business, la cadena de valor se inicia con las necesidades del cliente que llegan a la empresa a través de un conjunto de canales integrados (CRM). Este conocimiento de necesidades ha permitido el diseño y elaboración personalizada de productos o servicios, todo ello a través de procesos altamente flexibles. La exigencia de procesos flexibles lleva a la empresa a un nuevo comportamiento organizativo caracterizado por mantener de forma permanente aquellos elementos que garantizan sus competencias claves para su éxito.