Aula 4 Espanhol

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Espanhol nas Organizações
Aula 4
Profa. Me. Elys Regina Andretta
tutoriasecretariado@grupouninter.com.br
Secretariado
Contenido de la Cuarta Clase
 Organice buenas reuniones
• El acta
• Reuniones virtuales
• Cómo preparar una exposición
• Las imágenes en 
las presentaciones
• La agenda 
• Se debe trabajar en equipo
“El mayor descubrimiento de 
mi generación es que los seres 
humanos pueden alterar su 
vida alterando sus actitudes.”
(JAMES, William, 1842-1910)
Organice Buenas Reuniones
 Un(a) secretario(a) sabe como 
emplear su tiempo en preparar 
y organizar una buena reunión
 La mayoría de los ejecutivos 
pasan mucho tiempo 
en reuniones
 Siempre que se requiera 
convocar una reunión 
se debe tener en cuenta:
• el objetivo
• los medios para conseguirlo
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 El objetivo se refiere al 
qué se pretende conseguir
 Los medios se refieren al 
cómo se va al lograr el objetivo
Tipos de Reuniones
 Para informar algo concreto
 Para recoger información 
sobre uno o más aspectos
 Para formar, orientar, capacitar
 Para intercambiar puntos 
de vista
 Para llegar a un acuerdo
 Para generar ideas
 Para tomar decisiones
 Para dirimir desavenencias, 
esclarecer conflictos o 
equilibrar el ambiente laboral
 De junta directiva
 Cursos, talleres
 Seminarios, congresos
Puntos a Tener en 
Cuenta: Preparación
 Definir el objetivo
 Definir los pasos a seguir 
para lograr el objetivo
 Recursos humanos, físicos, 
documentos, aspectos anexos 
como libretas, bolígrafos, 
medios audiovisuales etc.
 Definir fecha y sitio
 Lista de asistentes
 La agenda de la reunión: 
el orden del día. Es el mapa 
de la reunión. Si se entrega 
antes tiene más efecto
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 Elaborar convocatoria. Es la 
invitación a los participantes
 Confirmar asistencia
 Verificar su lista de chequeo de 
las actividades para garantizar 
el éxito
 Comience y termine a tiempo 
(seriedad, compromiso y eficiencia)
 Mantenga el foco 
(no se salga del tema central)
 Registros 
(resumen de conclusiones)
 Retroalimentación 
(opinión de los participantes)
 Organice menos reuniones 
(cerciórese si realmente 
vale la pena convocarla)
 Incluya, no excluya (no 
se excluye a quien puede 
proporcionar mejores ideas)
El Acta
(Nombre de la empresa o de la institución)
Acta de la sesión no ___
Fecha: _______________
Lugar: _______________
Hora de inicio: __ Hora de finalización: ___
Asistentes:_________________________
Ausentes: _________________________
Temas tratados (enumeración de 
los temas tratados, orden del día):
Desarrollo:
__________________________________
Acuerdos (primero, segundo…)
__________________________________
Sin más asuntos que tratar, el/la 
presidente/a levanta la sesión de la 
que como secretario/a expido esta acta
Vo Bo
El/la presidente/a El/la secretario/a
Reuniones Virtuales: 
la Videoconferencia
 Sirve para realizar reuniones 
virtuales con personas ubicadas 
en distintos sitios en las que 
todos se pueden ver y escuchar 
en tiempo real
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Cómo Preparar 
una Exposición
 Determinar qué quiere lograr
 Hacer un bosquejo de lo que 
quiere comunicar a su auditorio
 Escribir la introducción 
y la conclusión
 Preparar las notas
 Ensayar la presentación
Las Imágenes en 
las Presentaciones
 Entregue copia del material 
 Uso de transparencias 
 Papelógrafo 
 La pizarra interactiva
El Día de la Exposición
 Esté tranquilo 
 Salude
 La presentación
 Atención del público
 Empiece la exposición
La Agenda
 Utilice religiosamente 
una agenda, ya sea manual 
o electrónica
 Destine 20 minutos a 
establecer las prioridades del día
 Ocúpese primero de 
su prioridad más importante
 Destine por lo menos 
20 minutos al terminar el 
día para atar los cabos sueltos
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La Agenda de Negocios
 En cada evento programado 
la planeación pasa a hacer 
parte de una agenda de trabajo 
o agenda de negocios
 Su agenda de negocios usted la 
debe manejar con tal maestría 
que se convierta en un factor 
de imagen invaluable para 
la empresa
Trabajar en Equipo
 La secretaria es una profesional 
que trabaja en equipo
 En general se ocupa de:
• organizar y, en ciertos 
casos, asistir a reuniones
• establecer buenos contactos 
telefónicos
• redactar y presentar 
correctamente informes, 
comunicados etc.
• planificar su tiempo 
y el de su jefe
• preparar y tratar la información 
adecuadamente 
• concertar, acoger y atender 
a las visitas 
• preparar presentaciones 
de productos o servicios 
• organizar los viajes de negocios
 Todo esto le exigen interacción 
constante con un sin número 
de personas y el fortalecimiento 
del equipo con cada una de ellas
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 Trabajar en equipo debe:
• saber establecer buenas 
relaciones personales internas 
y externas de la organización
• tener conocimientos de 
técnicas de interrelación 
personal
• ser asertiva, es decir, 
tener seguridad en sí misma
• desarrollar su inteligencia 
emocional
“Se debe contar cada día 
como una vida separada.”
(SÉNECA, 4 a.C.-65 a.C.)
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