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QUÉ ES UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA? El término “auditoría administrativa” se empleó por primera vez en 1935, cuando James O. McKinsey, perteneciente a la American Economic Association propuso los fundamentos para una revisión de una empresa en todos sus aspectos, “a la luz de su ambiente presente y futuro probable”. Es una revisión completa de la estructura organizacional de una empresa u organización de cualquier tipo, así como de sus mecanismos de control, de operación y sus recursos humanos y materiales. Este procedimiento evalúa a la organización como un todo, cotejando su desempeño con sus objetivos tanto globales como por unidad, para hacerse una idea sobre lo efectivo de su modelo de gestión. OBJETIVOS DE UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Toda auditoría administrativa busca dar con las deficiencias o debilidades de las diversas regiones de una empresa, para corregirlas o solventarlas. El objetivo principal de una Auditoría es la emisión de un diagnóstico sobre un sistema de información empresarial, que permita tomar decisiones sobre el mismo. Estas decisiones pueden ser de diferentes tipos respecto al área examinada y al usuario del dictamen o diagnóstico. Descubrir fraudes Descubrir errores de principio Descubrir errores técnicos Determinar si existe un sistema que proporcione datos pertinentes y fiables para la planeación y el control. Determinar si este sistema produce resultados, es decir, planes, presupuestos, pronósticos, estados financieros, informes de control dignos de confianza, adecuados y suficientemente inteligibles por el usuario. Efectuar sugerencias que permitan mejorar el control interno de la entidad. Generar y proponer nuevos esquemas organizativos que resuelvan problemas a niveles macro o micro empresariales. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA El área que abarca la auditoría administrativa comprende la totalidad de una organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esto incluye aspectos tales como: https://concepto.de/estructura-organizacional/ https://concepto.de/empresa/ https://concepto.de/organizacion/ https://concepto.de/recursos-humanos/ Naturaleza jurídica. Criterios de funcionamiento. Estilo de administración. Enfoque estratégico. Sector de actividad. Giro industrial. Ámbito de operación. Tamaño de la empresa. Número de empleados. Relaciones de coordinación. Desarrollo tecnológico. Sistemas de comunicación e información. Nivel de desempeño. Trato a clientes (internos y externos). Generación de bienes, servicios, capital y conocimiento. Sistemas de calidad. CAMPO DE APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA La auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizaciones, ya sean públicas, privadas o sociales. Por su extensión y complejidad, es necesario entender cómo están conformadas estas organizaciones para responder a las demandas de servicios y productos del medio ambiente y, sobre todo, de qué manera se articulan, lo cual obliga a precisar su fisonomía, área de influencia y dimensión. A continuación se presenta la información por sector específico: SECTOR PÚBLICO En este sector la auditoría se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en estos criterios, el ámbito de aplicación se centra en las instituciones representativas de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial. PODER EJECUTIVO. 1. Dependencias del Ejecutivo Federal (Secretarías o Ministerios de Estado). 2. Entidades paraestatales. 3. Organismos autónomos. 4. Gobiernos de los estados (entidades federativas o departamentos). 5. Gabinete presidencial. 6. Comisiones, coordinaciones o consejos intersecretariales. 7. Mecanismos especiales. PODER LEGISLATIVO. 1. Cámara de diputados. 2. Cámara de senadores. 3. Comisiones y/o grupos especiales de estudio. PODER JUDICIAL. 1. Suprema Corte de Justicia de la Nación. 2. Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación. 3. Consejo de la Judicatura Federal. 4. Efecto: El resultado de aplicar la auditoría administrativa en el sector público es mejorar la actuación de los órganos y mecanismos que lo integran considerando sus acciones particulares y la interacción proveniente de la naturaleza de sus funciones, a partir de la idea de que el Poder legislativo determina el orden jurídico, el Poder ejecutivo lo implementa y el Poder judicial vigila su cumplimiento. SECTOR PRIVADO Por lo que toca a este sector, la auditoría se aplica tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación, área de influencia, relación comercial y pensamiento estratégico sobre la base de las siguientes características: 1. Tamaño de la empresa. 2. Tipo de industria. 3. Naturaleza de sus operaciones. 4. Enfoque estratégico. En lo relativo al tamaño, convencionalmente se clasifican en: 1. Micro empresa, 2. Pequeña, 3. Mediana y 4. Grande. SECTOR SOCIAL En este sector, la auditoría administrativa se aplica para evaluar aspectos tales como la promoción del derecho a la educación, la vivienda, el trabajo, la salud, el desarrollo económico, la protección social y el bienestar de los sectores más desprotegidos, en atención a: a) Tipo de organización y b) Naturaleza de su función Por su tipo o figura, las organizaciones que forman el sector son: Empresas de solidaridad. Organismos de asistencia e integración social. Organizaciones comunitarias. Procuradurías. Planes emergentes. Programas permanentes, especiales y emergentes. Redes de referencia. Sistemas de apoyo. Voluntariados LIMITACIONES: Distancia entre la empresa a auditar y nuestro equipo de trabajo la cual dificulta hacer el proceso auditable. Poco tiempo para realizar la auditoría exhaustiva ya que solo se tiene un periodo de tres meses para realizarla, además de retrasos en el proceso o por falta de colaboración por parte de la empresa en el lapso establecido. Negativa de la empresa a entregarnos determinada información o a dejarnos practicar procedimientos con la cual concluiriamos con nuestra auditoría. Destrucción accidental de documentación o registros necesarios para la auditoría. CUADRO COMPARATIVO CONCEPTO AUDITOR EXTERNO AUDITOR INTERNO Relación con la empresa auditada No es personal de la compañía auditada. Es personal interno de la empresa auditada, Objetivo Aumentar el grado de confianza de los usuarios en los estados financieros a través la opinión sobre la razonabilidad de la información financiera y la obtención de una seguridad razonable de que no existen errores o irregularidades materiales Su objetivo no es opinar sobre los Estados Financieros. Los objetivos de su trabajo se determinan por la Dirección de la compañía auditada, no obstante, suelen tener objetivos bastante similares a los del Auditor Externo, si bien se centran en la gestión de riesgos y en el control interno. Destino del Informe de Auditoría Va dirigido a los accionistas Su destino es la Dirección y los responsables del gobierno de la empresa auditada Trascendencia del Informe de Auditoría El Informe de Auditoría es un documento mercantil que tiene efecto ante terceros (bancos, opinión pública) Es un documento interno de la compañía. Por norma general busca mejorar el control interno de la compañía. No tiene efecto ante terceros Fases del trabajo a realizar Planificar la auditoría, establecer los programas de trabajo, ejecutar las pruebas de auditoría y en base a las conclusiones y al juicio profesional, emitir el Informe de Auditoría. Algunas de las pruebas incluyen la evaluación del controlinterno Examinar y evaluar la adecuación y eficacia del control interno, emitir informe interno con las conclusiones o incidencias, y seguimiento de las mismas Forma de contratación Contrato por prestación de servicios Contrato laboral Periodicidad Generalmente cada año o cada seis meses Se realizan de forma permanente de acuerdo al reglamento interno Función análisis de la contabilidad de los estados financieros Evaluación del sistema del control interno y detección de riesgos Naturaleza del informe dividida en relación con las cuentas de balance y cuentas de resultados Dividida en la relación de áreas operativas y responsabilidad administrativa Grado de dependencia independencia absoluta por lo que el auditor está directamente al ser elaborado por un colaborador de la compañía está limitado e imposibilitado a dar fe publica Quien la ejecuta contratación del personal independiente o externo Personal interno de la organización con conocimientos del tema quien lo nombra Puede ser nombrado bien por la Junta de Accionistas o por el registrador mercantil es nombrado por los cargos directivos de la empresa EN CUANTO AL PERFIL. HABILIDADES Y DESTREZAS DEL AUDITOR Es conveniente que quien asuma la tarea de cumplir con la función de auditor, posea las siguientes características: Actitud positiva. Capacidad de análisis, negociación y observación. Claridad en la comunicación oral y escrita. Comportamiento ético. Concentración. Conciencia de los valores propios y de su entorno. Discreción. Estabilidad emocional. Facilidad para trabajar en equipo. Imaginación EXPERIENCIA DEL AUDITOR Uno de los elementos fundamentales que se deben destacar entre las características del auditor, es el relativo a su experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que emplea para determinar la profundidad de sus observaciones. Debido a la naturaleza de la función que desempeña, existen varios campos que debe dominar: Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización: Conocimiento de esfuerzos anteriores Conocimiento de casos prácticos Conocimiento derivado de la implementación de estudios organizacionales de otra naturaleza Conocimiento personal basado en elementos diversos
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